PROEDUR SISTEM BERJALAN

1. Prosedur Penerimaan Pemesanan Barang

Costumer memesan barang kepada administrasi melalui telepon. Kemudian bagian

administrasi mengecek barang pada data barang, berdasarkan data barang dan info

pemesanan administrasi membuatkan Surat Penawaran Harga (SPH) yang dikirimkan

melauli email, setelah harga disepakati. Costumer memberikan Purchase Order (PO)

kepada Administrasi kemudian Administrasi memberikan Purchase Order (PO) ke bagian

accountinguntuk mengecek pembayaran setelah dicek oleh accounting, Purchase Order

(PO) akan dikembalikan lagi ke bagian Administrasi untuk dicopy dan diserahkan ke

bagian Gudang. Setelah itu Purchase Order ( PO ) yang asli di arsipkan dan Surat

Penawaran Harga (SPH) di arsipkan oleh admin.

2. Prosedur Pegiriman Barang

Berdasarkan POAdministrasi membuat Surat Jalan (SJ) empat rangkap ( putih, kuning,

pink, biru) diberikan kepada Costumer. Costumer mengecek barang yang dikirim setelah

sesuai dengan Surat Jalan (SJ) lalu Custumer mengaccSurat Jalan (SJ acc) apabila terjadi

kesalahan atau kekurangan pengiriman Costumer konfirmasi melalui telepon.Setelah

pengiriman sesuai maka Costumer akan mengembalikan surat jalan yang sudah di acc dan

Surat Tanda Terima (STT) kepada Administrasi. Kemudian Surat Jalan (SJ) di Arsi SJ

dan Surat Tanda Terima (STT) di Arsipkan pada Arsip STT oleh Administrasi.

3. Prosedur Penagihan dan Pelunasan Piutang

BerdasarkanPurchase Order acc (PO acc) yang diambil dari arsip Purchase Order (PO).

Administrasi membuat Invoice dan Faktur Pajak untuk diberikan kepada Accounting untuk

di acc . Setelah Invoice acc dan Faktur pajak acc diserahkan oleh Costumer. Kemudian

Invoice dan Faktur Pajak diarsipkan oleh Administrasi . Sesuai perjanjian jatuh tempo

Costumer memberikan Bukti Transfer (BT) kepada Administrasi ,kemudian Bukti Transfer

(BT) diarsipkan oleh Administrasi.

4. Prosedur Laporan Penjualan

Berdasarkan arsip Invoice, arsip Faktur Pajak (FP) dan Bukti Transfer (BT), Administrasi

membuat rekapan Laporan Penjualan yang akan di berikan kepada Direktur untuk di acc.

Kemudian oleh Administrasi menjadi arsip rekapan Laporan Penjualan.

Costumer

1

Prosedur

Penerimaan

Pemesanan

Barang

D1 Arsip Data BarangData Barang

SPH

SPH accD2 Arsip SPH

Data SPH

PO

Gudang

Copy PO

Accounting

PO

PO acc

D3 Arsip PO

2

Prosedur

Pengiriman

Barang

SJ

SJ acc D4 Arsip SJ

D5 Arsip STT

3

Prosedur

Penagihan dan

Pelunasan

Piutang

Invoice

Faktur Pajak

Bukti Transfer

D6

D7

D8

Arsip Invoice

Arsip Faktur Pajak

Arsip Bukti Transfer

Data Invoice

Data Faktur Pajak

Data BT

4

Prosedur

Laporan

Penjualan

Data Bukti Transfer

Data Faktur Pajak

Data Invoice

Direktur

Rekapan LP

Acc Rekapan LP

D9 Arsip Rekapan LPData Rekapan LP

Info Pesan

Info by Phone

STT

Data PO

Invoice

Faktur Pajak

Invoice acc

Faktur Pajak accPO

D3 Arsip POPO

Data SJ

Data STT

PROSEDUR SISTEM USULAN

1. Prosedur Penerimaan Pemesanan Barang

Costumer memesan barang kepada administrasi melalui telepon. Kemudian Administrasi

loginke sistem penjualan berdasarkan file User terlebih dahulu. Selanjutnya Administrasi

mengecek pada file barang. Berdasarkan info data dan info pesanan administrasi

membuatkan Surat Penawaran Harga (SPH) , Surat Penawaran Harga (SPH) di simpan di

file SPH dan dicetak, kemudian dkirimkan kepda Costumer melalui email.Setelah harga

disepakati Costumer memberikan konfirmasi melalui telepon. Kemudian Costumer

memberikan Purchase Order (PO) kepada Administrasi, selanjutnya Administrasi

mengecek data pembayaran untuk melihat status pembayaran dari File Pembayaran dan

menyimpan PO pada File Pemesanan. Kemudian Administrasi membuatkan Surat Perintah

Kerja (SPK) berdasarkan data PO dan disimpan pada file SPK. SPK diserahkan ke

bagian gudang untuk menyiapkan barang.

2. Prosedur Pengiriman Barang

Berdasakan Data Pesanan dari File Pemesanan Administrasimembuatkan Surat Jalan (SJ)

pada File Surat Jalan dan dicetak dan dokumen Surat Retur kosong yang akan diberikan

kepada Costumer. Jika ada Retur barang maka Costumer memberikan Dokumen Retur

kepada Administrasi, kemudian Administrasi menginput pada file Retur. Kemudian

costumer memberikan Surat Tanda Terima (STT) kepada Administrasi , Surat Tanda

Terima (STT) di input pada File Surat Jalan (SJ) oleh Administrasi.

3. Prosedur Penagihan dan Pelunasan Piutang

Berdasarkan data piutang dari file piutang administrasi membuatkan Invoice yang

disimpan dalam File Invoice lalu dicetak, dan membuat faktur pajak lalu faktur pajak

disimpan ke dalam File Invoice . Invoice dan Faktur Pajak dikirimkan ke Costumer,

Setelah jatuh tempo yang ditentukan , Costumer melakukan pembayaran dengan

memberikan Bukti Transfer (BT) kepada Adminitrasi. Kemudian administrasi mengupdate

kedalam file Pembayaran .Setelah itu Administrasi memberikan Kwitansi yang dicetak

pada File Kwitansi.

4. Prosedur Penjurnalan

Berdasarkan data Pesan dari File Pemesanan ,data pembayaran pada file Pembayaran ,data

piutang dari File Piutang dan data perkiraan pada file perkiraan yang menghasilkan

Laporan Penerimaan Kas . Kemudian disimpan pada File Jurnal oleh Administrasi.

5. Prosedur Pembuatan Laporan

Berdasarkan file jurnal administrasi membuat Laporan Penerimaan Kas,Berdasarkan data

pemesanan pada file pemesanan , data surat jalan dari file surat jalan dan data retur dari

file retur Admin membuat laporan penjualan. Kemudian Laporan diberikan kepada

Accounting dan diberikan kepada Direktur. Selanjutnya Direktur mengacc Laporan

Penerimaan Kas dan Laporan Penjualan. Laporan Penerimaan Kas dan Laporan yang

sudah d acc kemudian dikembalikan kepada Administrasi Lalu administrasi mengarsipkan

Laporan Penerimaan Kas pada Arsip Laporan Penerimaan Kas dan Laporan Penjualan

pada Arsip Laporan Penjualan.

4.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan

Gambar IV. 1

Diagram Konteks Sistem Usulan

Keterangan : PO = Purchase Order SJ = Surat Jalan

INV = Invoice BT = Bukti Transfer

SPH = Surat Penawaran Harga STT = Surat Tanda Terima

FP = Faktur Pajak LP = Laporan Penjualan

LPK = Laporan Penerimaan Kas SPK = Surat Perintah Kerja

1

Penerimaan

Pesanan

Costumer

Info PesanD1 File User

Data User

D2 File Data Barang

D3 File Costumer

Data Barang

Data

Costumer

Info Pesan

Info Data Barang

SPH

SPH

Info acc SPH

PO D4 File SPH

D11 File PembayaranInfo Pembayaran

D5 File PemesananData PO

Gudang

SPK

Acc SPK

2

Pengiriman

Barang

Data Pemesanan

SJ

Retur Kosong

Retur Isi

STT

D7 File Surat Jalan

D8 File Retur

Surat Jalan

Data Retur Isi

STT

3

Penagihan dan

Pelunasan

Piutang

D9 File PiutangInvoice

Faktur Pajak

BT

Kwintasi

Data Piutang

D10 File InvoiceData Invoice

Data Faktur Pajak

D11 File PembayaranBT

4

Jurnal

D6 File Pemesanan

Data Pemesanan

D13 File PerkiraanData Perkiraan

Data Pembayaran

D9 File PiutangData Piutang

D14 File Jurnal

Data Penerimaan

Kas

5

Pembuatan

Laporan

Accounting

Laporan Penerimaan Kas

Jurnal Penerimaan kas

Direktur

Data Pemesanan

Lap. Penerimaan

KasLaporan

Pemjulan

Lap.Penerimaan Kas acc

Laporan Penjualan acc

D7

D8

File Surat Jalan

File Retur

D16

D15 Arsip Lap.Penerimaan KasLaporan

Penerimaan Kas

Arsip Laporan Penjualan

Laporan Penjualan

D6 File SPKData PO

SPK

Data Surat Jalan

Data Retur

Laporan penjualan

Data Pemesanan

Kwintasi

Gambar IV. 2

Diagram Nol Sistem Usulan

Gambar IV.3

Diagram Detail Sistem Usulan Proses Pengiriman

4.4. Kamus Data Sistem Usulan

A. Kamus Data Dokumen Masukkan Sistem Usulan

1. Data Pengguna

Nama Arus Data : Data Pengguna

Alias : -

Bentuk Data : Bentuk Dokumen

Arus Data :File pengguna – Proses 1

Penjelasan : Sebagai data pengguna yang bisa masuk ke sistem

Periode :Setiap akan login ke sistem

Volume : 1 halaman

Struktur Kode :Header + Isi

Header =Nama_perusahaan + judul

Keterangan : Nama_perusahaan *CV.Cahaya Abadi *

Judul *Data Pengguna*

Isi = 1{@kode_pengguna + Nama_pengguna + Password +

level}n

Keterangan : @kode_pengguna*4 digit bertipe text*

Nama_pengguna *20 digit bertipe text*

Password *5 digit bertipe number*

Level *5 digit bertipe text

1. Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form)

kd_pengguna no_sph tgl_kirim nm_pengguna tgl_sph nm_costumer password nm_costumer no_po level alamat no_pesan kd_pengguna no_tlp qty nm_pengguna no_fax harga password nm_barang total level qty PPN kd_costumer harga subtotal nm_costumer total total_bayar alamat tgl_sph no_spk no_tlp no_sph tgl_spk no_fax nm_costumer tgl_kerja email nm_barang pic kd_costumer qty no_pesan nm_costumer harga kd_barang no_tlp total nm_barang no_fax no_pesan qty email tgl_kirim keterangan kd_barang tgl_pesan no_spk nm_barang no_po no_pesan jns_barang jatuh_tempo tgl_kerja stock nm_costumer nm_barang harga kd_barang qty satuan nm_barang no_sj kd_barang satuan tgl_sj nm_barang qty nm_costumer jns_barang harga alamat stock total no_tlp harga subtotal no_fax satuan PPN no_pesan

tgl no_po kode_jurnal tgl_stt no_retur no_piutang no_sj kd_barang no_pembayaran nm_costumer nm_barang kd_perkiraan no_pesan qty nm_perkiraan nm_barang harga debit qty total kredit no_sj subtotal keterangan tgl_retur PPN total nm_costumer total_bayar no_sj alamat no_inv no_po no_fax no_fp no_retur kd_barang no_piutang kd_barang nm_barang qty nm_barang qty harga qty keterangan total harga tgl tgl_stt total nm_costumer sdh_diterima PPN no_retur nm_costumer subtotal no_po no_transfer total_bayar no_sj nm_bank nm_barang jml_transfer qty no_kwitansi harga tgl total nm_costumer tgl bank no_piutang tgl_bayar nm_costumer uang_bayar no_sj ket_bayar no_po no_pembayaran no_retur no_kwitansi total_piutang no_inv no_inv no_pesan tgl_inv nm_costumer nm_costumer tgl_bayar alamat tot_bayar no_tlp kd_perkiraan no_fax nm_perkiraan

2. Bentuk Normal Ke Satu 1NF (One Normal Form)

Gambar.IV.5 Normalisasi Bentuk Pertama (1NF)

kd_pengguna* subtotal kd_perkiraan nama_pengguna PPN nm_perkiraan password total_bayar kode_jurnal level no_spk debit kd_costumer* tgl_spk kredit nm_costumer tgl_kerja alamat pic no_tlp keterangan no_fax no_sj* email tgl_sj kd_barang* tgl_stt nm_barang no_retur* jns_barang no_piutang* stock total_piutang harga no_inv* total tgl_inv satuan no_fp no_sph* no_transaksi tgl_sph bank no_pesan* jml_transfer tgl_kirim no_kwitansi tgl_pesan bank no_po tgl_bayar jatuh_tempo uang_bayar

3. Bentuk Normal Kedua / 2NF (Second Normal Form)

Keterangan:

* : Primary Key

** : Foreign Key

: One To One

: One To Many

Gambar IV.6

Bentuk Normalisasi 2NF (Second Normal Form)

4. Normalisasi Bentuk 3NF (Third Normal Form)

Keterangan:

* : Primary Key

** : Foreign Key

: One To One

: One To Many

Gambar IV.7

Bentuk Normalisasi 3NF (Third Normal Form)

Data Pengguna Lampiran C.1

Kode Pengguna :X999

Nama Pengguna :X (20)

Password :99999

Level :X (5)

Data Barang Lampiran C.2

DATA PENGGUNA

DATA BARANG

Kode Barang : X-999

Jenis Barang : X (10)

Nama Barang : X (20)

Harga Barang : 9 (8)

Stok Barang : 999

Satuan : X(6)

Data Customer Lampiran C.3

DATA CUSTOMER

Kode Costumer : XX999

Nama Costumer : X (30)

Alamat : X (70)

No.Tlp : 9 (12)

No.Fax : 9 (12)

Email : X (30)

Purchase Order Lampiran C.4

Tanda Terima Lampiran C.5

Bulti Transfer Lampiran C.6

Data Perkiraan Lampiran C.7

DATA PERKIRAAN

Kode Perkiraan : 9999

Nama Perkiraan : X(20)

Type Perkiraan : X(20)

Daftar Pengguna Lampiran D.1

DAFTAR PENGGUNA

Kode Pengguna Nama Pengguna

Password Level

X999 X(20) 99999 X(5)

X999 X(20) 99999 X(5)

Daftar Barang Lampiran D.2

DAFTAR BARANG

Kode Barang

Nama Barang

Jenis Barang

Harga Stock Satuan

X (5) 9(3) X(20) X(10) 9(8) 9(3) X(6)

X (5) 9(3) X(20) X(10) 0(8) 9(3) X(6)

Daftar Customer Lampiran D.3

DAFTAR CUSTOMER

No Kode Customer

Nama Customer

Alamat No.Tlp No.Fax Email

99 99999 X(30) X(70) 9(12) 9(12) X(30)

99 99999 X(30) X(70) 9(12) 9(12) X(30)

SPH Lampiran D.4

Surat Penawaran Harga

No.SPH :XX9999999 Tanggal : 99-99-9999

Nama Customer : X(20)

Alamat : X(50)

No.Telp : 9(12)

No.Fax : 9(12)

No. Nama Barang Qty Harga Total

99 X(20) 9999 Rp.99999999 Rp.99999999

99 X(30) 9999 Rp.99999999 Rp.99999999

Note : The Price in above excluded PPN 10%

Term of payment : 1 (one) month after Invoice

(..........................................)

Pembuat

SPK Lampiran D.5

SPK

No. SPK : XXX999999

Tanggal SPK : 99-99-9999 PIC : X(10)

Tanggal Kerja : 99-99-9999 No.Pesan : 999999999999

Kode Barang Nama Barang Qty Keterangan X(5)9(3) X(20) 9999 X(20)

X(5)9(3) X(20) 9999 X(20)

Surat Jalan Lampiran D.6

SURAT JALAN

No.SJ : XX9999999 Tanggal : 99-99-9999

Nama Customer : X(20)

Alamat : X(70)

No.Telp : 9(12)

No. Fax : 9(12)

No. Pesan : 999999999999

No. Kode Barang Nama Barang Qty Keterangan 99 X(5)9(3) X(20) 9999 X(30)

99 X(5)9(3) X(20) 9999 X(30)

Penerima Pembuat

(............................................) (............................................)

Retur Lampiran D.7

RETUR

Tanggal : 99-99-9999

Nama Customer : X(20) No.SJ : XX9(7)

Alamat : X(50)

No.Telp : 9(12)

No. Fax : 9(12)

No Kode Barang Nama barang Qty Keterangan

99 X(5) 9(3) X(20) 9999 X(20)

99 XXX999 X(20) 9999 X(20)

Penerima

(............................................) (............................................)

Pembuat

Invoice Lampiran D.8

INVOICE

No.Invoice : XX9999999 Tanggal : 99-99-9999

Nama Customer : X(20)

Alamat : X(50)

No.Telp : 9 (12)

No. Fax : 9 (12) No.Pesan :XX9999999

No. PO : 999999999999 No. Piutang : XX9999999

No. Kode Barang Nama Barang Qty Harga Total 99 X(5) 9(3) X(20) 9999 Rp.99999999 Rp. 9999999

99 X(5) 9(3) X(20) 9999 Rp.99999999 Rp. 9999999

Subtotal PPN 10% Total Bayar

Rp.99999999 Rp.99999999 Rp.99999999

Penerima Pembuat

Kwitansi Lampiran D.9

KWITANSI

No. Kwitansi : XX9(7)

Tanggal : 99-99-9999

No. Invoice : XX 9(7)

Nama Costumer

Bank Tanggal Bayar

Uang_bayar Keterangam Bayar

X(30) X(8) 99-99-9999 Rp.9(8) X(5)

X(30) X(8) 99-99-9999 Rp.9(8) X(5)

Hormat Kami,

(...........................)

Daftar Perkiraan Lampiran D.10

DAFTAR PERKIRAAN

Kode Perkiraan Nama Perkiraan Type Perkiraan 9999 X(20) X(20)

9999 X(20) X(20)

Laporan SPH Lampiran D.11

Laporan SPH

Periode : 99-99-9999

Tanggal No. SPH Nama Customer

Nama Barang

Qty Harga Total

99-99-9999 XX9(7) X(20) X(30) 9999 Rp.99999999 Rp.99999999

99-99-9999 XX9(7) X(20) X(30) 9999 Rp.99999999 Rp.99999999

Laporan Pemesanan Lampiran D.12

Laporan Pemesanan

Laporan SPK Lampiran D.13

Laporan SPK

Periode : 99-99-9999

No. No.SPK No.PO Tanggal Mulai

Tanggal Selesai

Material Qty Mesin Proses

99 XXX999999 999999999999 99-99-9999

99-99-9999

X(20) 9999 X(20)

99 XXX999999 999999999999 99-99-9999

99-99-9999

X(20) 9999 X(20)

Laporan Surat Jalan Lampiran D.14

Laporan Surat Jalan

Periode :99-99-999

tgl Tgl STT

No. SJ Nama Customer

No. Pesan

Nama Barang

Qty Keterangan

9(8) XX 9(7)

XX9(7) X(30) XX9(7) X(20) 9999 X(20)

9(8) XX 9(7)

XX 9(6) X(30) XX9(7) X(20) 9999 X(20)

Laporan Retur Lampiran D.15

LAPORAN RETUR

Periode :99-99-9999

Laporan Piutang Lampiran D.16

LAPORAN PIUTANG

Periode :99-99-9999

NO Tanggal No.Piutang Nama Costumer

No.Pesan No.SJ No.Retur Total Pitang

99 99-99-9999

XX 9(7) X(30) XX9(7) XX (6) XX(7) 9(8)

99 99-99-9999

XX 9(7) X(30) XX9(7) XX (6) XX(7) 9(8)

Laporan Invoice Lampiran D.17

LAPORAN INVOICE

Periode :99-99-9999

Laporan Pembayaran Lampiran D.18

LAPORAN PEMBAYARAN

Periode : 99-99-9999

Laporan Penerimaan Kas Lampiran D.19

LAPORAN PENERIMAAN KAS

Periode:99-99-9999

Laporan Penjualan Lampiran D.20

Laporan Penjualan

Periode :99-99-9999