bab 4 rancangan sistem yang diusulkan 4.1 uraian …thesis.binus.ac.id/doc/bab4/2008-1-00154-ka-bab...

99

BAB 4

RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN

4.1 Uraian Solusi yang Diusulkan

Seperti telah dibahas pada bab 3.3 bahwa sistem persediaan yang sekarang

berjalan masih mempunyai beberapa kelemahan, antara lain sebagai berikut :

a. Tidak ada standard operating procedure yang mengatur mengenai prosedur

permintaan pembelian

b. Pencatatan persediaan barang masih dilakukan secara manual

c. Tidak adanya sistem kode barang

d. Tidak adanya bukti keluar barang

e. Tidak adanya kartu persediaan

f. Laporan yang dihasilkan sistem masih terlampau minim bahkan hanya satu

laporan

Sehubungan dengan hal tersebut, solusi yang diusulkan adalah :

a. Sistem kode barang

PT. CMM Indonesia menjual lebih dari 40 jenis barang, sehingga sangat

diperlukannya sistem kode barang atau sistem pengkodean barang untuk setiap

jenis barang yang ada. Penulis mengusulkan untuk membuat kode barang

dengan format sebagai berikut :

100

Contoh :

NC001 = NC Nickel Chloride

001 nomor urut

MA001 = MA Methacrylic Acid

001 nomor urut

b. Adapun masalah-masalah yang berkaitan dengan pencatatan persediaan yang

masih dilakukan secara manual, tidak adanya bukti keluar barang, tidak adanya

kartu persediaan, dan laporan yang belum dimaksimalkan dapat diatasi dengan

suatu sistem terkomputerisasi yang didesain dan dilampirkan pada skripsi ini.

c. Mengenai tidak adanya prosedur permintaan pembelian diatasi dengan uraian

sistem berikut ini yang sekaligus merupakan petunjuk pelaksanaan permintaan

pembelian.

4.2 Uraian Sistem yang Diusulkan

4.2.1 Subsistem Jaringan Prosedur

Sistem informasi akuntansi persediaan pada skripsi ini terdiri dari

empat subsistem jaringan prosedur, yaitu :

a. Prosedur permintaan pembelian

b. Prosedur penerimaan barang

c. Prosedur pengeluaran barang

d. Prosedur pengecekan fisik

4.2.2 Unit yang Terkait

Unit yang terkait dalam sistem informasi akuntansi persediaan ini

adalah :

a. Bagian Gudang

101

Bagian gudang berfungsi untuk mencatat semua mutasi atau pergerakan

barang, baik penerimaan maupun pengeluaran barang dari gudang, ke

dalam dokumen DO, PBM, dan kartu gudang. Selain itu, bagian gudang

juga melakukan permintaan pembelian dengan membuat dokumen SPP,

serta membuat laporan yang berkaitan dengan persediaan barang di

gudang.

b. Bagian Business Service (BS)

Di dalam sistem informasi akuntansi persediaan ini, bagian BS

mempunyai fungsi untuk melakukan pengecekan fisik dengan mencatat

hasil pengecekannya ke dalam dokumen stock opname form.

c. Driver

Dalam sistem informasi akuntansi persediaan ini, driver berfungsi

untuk mengirim barang kepada pelanggan atau mengambil barang dari

supplier di pelabuhan.

d. Bagian Akuntansi

Bagian akuntansi berfungsi untuk mencatat mutasi barang (nama,

jumlah, beserta harga pokoknya) ke dalam kartu persediaan dan

membuat jurnal yang terkait dengan persediaan.

4.2.3 Dokumen

Dokumen-dokumen yang digunakan adalah :

a. Surat Permintaan Pembelian (SPP)

102

Merupakan dokumen yang dibuat oleh bagian gudang untuk mencatat

nama dan jumlah barang yang diminta untuk dibeli. Dokumen tersebut

akan diberikan kepada bagian pembelian.

b. Purchase Order (PO)

Dalam sistem informasi akuntansi persediaan ini, PO digunakan untuk

mengecek barang yang telah dikirim oleh supplier, sebagai dokumen

sumber untuk membuat PBM oleh bagian gudang, dan sebagai

dokumen sumber untuk mencatat penerimaan barang ke dalam kartu

persediaan oleh bagian akuntansi.

c. Receipt of Goods (Penerimaan Barang Masuk / PBM)

PBM merupakan dokumen yang dibuat oleh bagian gudang untuk

mencatat nama dan jumlah barang yang diterima dari supplier.

d. Sales Order (SO)

Dalam sistem informasi akuntansi persediaan ini, SO digunakan

sebagai dokumen sumber untuk membuat DO.

e. Delivery Order (DO)


pengeluaran barang (nama dan jumlah barang) dari gudang.

f. Commercial Invoice (Invoice Penjualan)

Dalam sistem informasi akuntansi persediaan ini, invoice penjualan

digunakan sebagai dokumen sumber untuk mencatat pengeluaran

barang ke dalam kartu persediaan oleh bagian akuntansi.

g. Stock Opname Form (SOF)

103

Merupakan dokumen yang digunakan untuk mencatat hasil pengecekan

fisik yang dilakukan oleh bagian BS.

h. Kartu Gudang


jumlah barang yang masuk dan keluar dari gudang untuk setiap jenis

barang.

i. Kartu Persediaan

Merupakan dokumen yang dibuat oleh bagian akuntansi untuk mencatat

jumlah barang yang diterima dan jumlah barang yang keluar, beserta

harga pokoknya untuk setiap jenis barang. Kartu persediaan digunakan

sebagai dokumen sumber untuk membuat jurnal oleh bagian akuntansi.

4.2.4 Uraian Prosedur

a. Prosedur Permintaan Pembelian

Prosedur permintaan pembelian diawali pada saat stok barang telah

mencapai batas minimum atau ROP, program aplikasi akan

memberikan peringatan berupa message box. Kemudian bagian gudang

akan mencetak Surat Permintaan Pembelian (SPP) sebanyak 2 rangkap.

SPP rangkap pertama diberikan kepada bagian pembelian untuk

melakukan pembelian dan rangkap kedua diarsip.

b. Prosedur Penerimaan Barang

Pada saat akan menerima barang dari supplier, supplier terlebih dahulu

memberitahukan bagian pembelian via fax atau telepon, bahwa barang

104

telah dikirim. Bagian pembelian memberikan Purchase Order (PO)

rangkap ke-2 kepada driver dan rangkap ke-3 kepada bagian gudang.

Driver mengambil barang beserta Bill of Lading (BL), packing list, dan

invoice dari supplier di pelabuhan berdasarkan PO rangkap ke-2 yang

diterima dari bagian pembelian. Kemudian driver memberikan barang

beserta BL dan packing list ke bagian gudang, sedangkan invoice

diberikan ke bagian akuntansi. Lalu bagian gudang mengecek barang

tersebut berdasarkan PO rangkap ke-3 yang diterima dari bagian

pembelian. Bila tidak sesuai dengan PO, maka bagian gudang

memberikan konfirmasi ke bagian pembelian. Bila telah sesuai dengan

PO, maka bagian gudang akan mengarsip BL dan packing list dan

kemudian mencetak Penerimaan Barang Masuk (PBM) sebanyak 2

rangkap. PBM rangkap pertama diberikan kepada bagian akuntansi dan

rangkap kedua untuk diarsip. Bagian gudang juga menginput data

barang yang diterima dari supplier ke dalam kartu gudang. Kemudian

bagian akuntansi menginput harga barang yang diterima dari supplier

ke dalam kartu persediaan berdasarkan invoice dari driver dan PBM

rangkap pertama dari bagian gudang. Dari kartu persediaan tersebut,

bagian akuntansi membuat jurnal umum. Pada akhir bulan, bagian

gudang mencetak laporan penerimaan barang untuk diberikan kepada

manajer gudang.

105

c. Prosedur Pengeluaran Barang

Prosedur pengeluaran barang dimulai pada saat bagian gudang

menerima Sales Order (SO) rangkap ke-1 dari bagian Business Service

(BS). Setelah itu bagian gudang mengecek SO tersebut. Apabila SO

tidak sesuai atau tidak terdapat di dalam database SO, maka bagian

gudang akan mengkonfirmasikan kembali ke bagian BS. Apabila

sesuai, bagian gudang memeriksa ketersediaan barang di gudang. Bila

tidak tersedia, maka bagian gudang akan memberitahukan kepada

bagian BS. Bila tersedia, maka bagian gudang akan mencetak Delivery

Order (DO) sebanyak 3 rangkap. Kemudian bagian gudang juga

menginput nama dan jumlah barang yang keluar ke dalam kartu

gudang. DO 2 rangkap beserta barang diberikan kepada driver,

sedangkan DO rangkap ketiga diarsip. Driver menerima invoice

penjualan sebanyak 2 rangkap dari bagian keuangan. Kemudian driver

mengirimkan barang beserta DO dan invoice kepada pelanggan. Setelah

memberikan barang kepada pelanggan, driver meminta pelanggan

untuk menandatangani DO dan invoice 2 rangkap. Lalu pelanggan

menerima DO rangkap ke-2 dan invoice rangkap ke-2. Setelah itu,

driver memberikan DO rangkap pertama dan invoice rangkap pertama

kepada bagian akuntansi. Bagian akuntansi akan menginput data harga

pokok produk ke dalam kartu persediaan berdasarkan DO dan invoice

tersebut. Dari kartu persediaan tersebut bagian akuntansi membuat

jurnal umum. Pada akhir bulan, bagian gudang akan mencetak laporan

pengeluaran barang yang akan diberikan kepada manajer gudang.

106

d. Prosedur Pengecekan Fisik

Setiap akhir bulan, bagian BS melakukan pengecekan fisik dan hasilnya

diinput ke dalam stock opname form yang dicetak sebanyak 3 rangkap.

Stock opname form tersebut diberikan kepada direktur untuk diotorisasi.

Setelah stock opname form diotorisasi oleh direktur, kemudian stock

opname form rangkap pertama diberikan kepada bagian gudang,

rangkap kedua kepada bagian akuntansi, dan rangkap ketiga diarsip

sendiri oleh bagian BS. Kemudian bagian gudang akan melakukan

adjustment (penyesuaian) di dalam database kartu gudang dengan

menginput jumlah stok yang baru berdasarkan stock opname form

rangkap pertama, sedangkan bagian akuntansi akan melakukan

adjustment di dalam database kartu persediaan dengan menginput data

persediaan yang baru berdasarkan stock opname form kedua.

4.2.5 Jurnal dan Laporan yang Dihasilkan

a. Jurnal

Jurnal yang dihasilkan dalam sistem informasi akuntansi persediaan ini

ditampilkan dalam bentuk jurnal umum, yang terdiri dari kolom

tanggal, nomor bukti, keterangan, nomor referensi, debit, dan kredit.

Jurnal yang dihasilkan adalah jurnal untuk mencatat penerimaan barang

dan jurnal untuk mencatat pengeluaran barang. Pencatatan jurnal dalam

sistem ini menggunakan sistem perpetual.

b. Laporan

107

Laporan yang dihasilkan dalam sistem informasi akuntansi persediaan

ini adalah :

Laporan mutasi barang per periode

Laporan barang yang belum diterima

Laporan barang rusak dan hilang

Laporan penerimaan barang per periode

Laporan penerimaan barang per jenis barang

Laporan pengeluaran barang per periode

Laporan pengeluaran barang per jenis barang

108

4.3 Event Table

Event Table untuk Prosedur Permintaan Pembelian dan Penerimaan Barang

Event Internal Agent Assuming

Responsibility

Starts When Activities in The Event

Membuat SPP Bagian gudang Stok barang

mencapai ROP

Mencetak SPP,

Memberikan SPP

kepada bagian

pembelian

Menerima barang Driver Menerima PO

rangkap ke-2 dari

bagian pembelian

Menerima barang,

BL, packing list, dan

invoice dari supplier,

Mencocokan barang

dengan PO,

Memberikan barang,

BL, dan packing list

ke bagian gudang,

Memberikan invoice

ke bagian akuntansi

Membuat PBM Bagian gudang Menerima barang,

BL, dan packing

list dari driver

Mengecek barang,

Menyimpan barang,

Mencetak PBM,

Menginput barang

109

yang masuk ke

dalam kartu gudang,

Memberikan PBM

ke bagian akuntansi

Membuat jurnal

penerimaan barang

Bagian

akuntansi

Menerima invoice

dari driver dan

PBM rangkap ke-

1 dari bagian

gudang

Menginput harga

barang yang diterima

dari supplier ke

dalam kartu

persediaan,

Membuat jurnal

umum

Membuat laporan

penerimaan barang

Bagian gudang Pada akhir bulan Mencetak laporan

penerimaan barang,

Memberikan laporan

kepada manajer

gudang

Tabel 4.1 Event Table Prosedur Permintaan Pembelian dan Penerimaan Barang

Event Table untuk Prosedur Pengeluaran Barang


Responsibility


Membuat DO Bagian gudang Menerima SO

rangkap ke-1 dari

Mengecek SO,

110

bagian BS Mengecek

ketersediaan barang,

Mencetak DO,

Menginput stok

barang yang keluar

ke dalam kartu

gudang,

Memberikan barang

dan DO ke driver

Mengirim barang Driver Menerima barang

dan DO dari

bagian gudang

serta invoice dari

bagian keuangan

Mengantar barang,

DO, dan invoice ke

pelanggan,

Meminta tanda

tangan dari

pelanggan,

Memberikan invoice

dan DO yang telah

ditandatangani ke

bagian akuntansi

Membuat jurnal

pengeluaran barang

Bagian

akuntansi

Menerima DO

dan invoice

penjualan

rangkap ke-1 dari

Menginput data

persediaan ke dalam

kartu persediaan,

Membuat jurnal

111

driver umum

Membuat laporan

pengeluaran barang

Bagian gudang Pada akhir bulan Mencetak laporan

pengeluaran barang,

Memberikan laporan

ke manajer gudang

Tabel 4.2 Event Table Prosedur Pengeluaran Barang

Event Table untuk Prosedur Pengecekan Fisik


Responsibility


Melakukan

pengecekan fisik

Bagian BS Setiap akhir bulan Melakukan

pengecekan fisik,

Mencetak stock

opname form

Memberikan stock

opname form kepada

direktur

Mengotorisasi stock

opname form

Direktur Menerima stock

opname form 3

rangkap dari

bagian BS

Mengecek stock

opname form,

Mengotorisasi stock

opname form,

Memberikan stock

112

opname form yang

telah ditandatangani

kepada bagian BS

Memberikan stock

opname form

Bagian BS Menerima stock

opname form

yang telah

ditandatangani

oleh direktur

Memberikan stock

opname form

rangkap ke-1 ke

bagian gudang,

Memberikan stock

opname form

rangkap ke-2 ke

bagian akuntansi

Menyesuaikan kartu

gudang

Bagian gudang Menerima stock

opname form

rangkap ke-1 dari

bagian BS

Melakukan

penyesuaian stok

barang di dalam

kartu gudang

Menyesuaikan kartu

persediaan

Bagian

akuntansi

Menerima stock

opname form

rangkap ke-2 dari

bagian BS

Melakukan

penyesuaian harga

pokok persediaan di

dalam kartu

persediaan

Tabel 4.3 Event Table Prosedur Pengecekan Fisik

113

4.4 Overview Activity Diagram

KomputerBagian AkuntansiDriverBagian Gudang

Overview Activity DiagramPermintaan Pembelian dan Penerimaan Barang

Membuat SPP

Menerima Barang

{PO}2

{BL}

{PL} {Invoice}

Membuat PBM

Membuat JurnalPenerimaan Barang

Membuat Laporan Penerimaan Barang

Ms_barang

Tr_SPP

{PO}3

{PL}

{BL}

Tr_PO

Tr_PBM

Kartu_persediaan{Invoice}

Jurnal_umum

Referensi

Tr_PBM

Ms_barang

{Laporan Penerimaan Barang}

{SPP}{SPP}

12

{PBM}{PBM}

12

{PBM}1

Kartu_gudang

Keterangan :SPP = Surat Permintaan PembelianPO = Purchase OrderBL = Bill of LadingPL= Packing ListPBM = Penerimaan Barang Masuk

Gambar 4.1 OAD Permintaan Pembelian dan Penerimaan Barang

114

KomputerBagian AkuntansiDriverBagian Gudang

Membuat DO

Mengirim Barang

Membuat JurnalPengeluaran Barang

Overview Activity DiagramPengeluaran barang

Membuat LaporanPengeluaran Barang

Tr_SO

Tr_DO

Kartu_gudang

{SO}

{}{Invoice}

12

{DO}{DO[ttd]}

12

{}{Invoice[ttd]}

12

{DO[ttd]}

1{Invoice

[ttd]}

1

Tr_Invoice_Penj

Kartu_persediaan

Jurnal_umum

Tr_DO

Ms_barang

{Laporan Pengeluaran Barang}

1

{DO}

3

{DO}{DO}

12

{DO}{DO}

12

Kartu_persediaan

Referensi

Keterangan :SO = Sales OrderDO = Delivery Order

Gambar 4.2 OAD Pengeluaran Barang

115

Bagian Gudang KomputerBagian AkuntansiDirektur Bagian BS

Melakukan Pengecekan Fisik

Overview Activity DiagramPengecekan Fisik

Menyesuaikan Kartu Gudang

Menyesuaikan Kartu Persediaan

Tr_Stock_Opname

Kartu_gudang

Kartu_persediaan

{SOF}{SOF}

{SOF}1

23

{SOF[ttd]}

1

{SOF[ttd]}

2

Mengotorisasi Stock Opname Form

{SOF}{SOF}{SOF

[ttd]}

12

3

Memberikan Stock Opname Form

Ms_barang

Keterangan :BS = Business ServiceSOF = Stock Opname Form

Gambar 4.3 OAD Pengecekan Fisik

116

4.5 Workflow Table

Prosedur Permintaan Pembelian dan Penerimaan Barang

Actor Activities

Komputer

Bagian gudang

Komputer

Bagian gudang

Supplier

Bagian pembelian

Driver

Supplier

Driver

Membuat SPP :

1. Menampillkan alert ROP

2. Menginput kode SPP

3. Menampilkan form SPP

4. Menyimpan SPP

5. Mencetak SPP sebanyak 2 rangkap

6. Memberikan SPP rangkap ke-1 kepada bagian

pembelian

7. Mengarsip SPP rangkap ke-2

Menerima Barang :

8. Mengkonfirmasi kepada bagian pembelian bahwa

barang telah dikirim

9. Memberikan PO rangkap ke-2 ke driver dan PO

rangkap ke-3 ke bagian gudang

10. Menerima PO rangkap ke-2 dari bagian pembelian

11. Memberikan barang, BL, packing list, dan invoice

12. Menerima barang, BL, packing list, dan invoice

13. Mencocokan packing list dengan PO rangkap ke-2

14. Memberikan barang, BL, dan packing list ke bagian

117

Bagian gudang

Komputer

Bagian gudang

Komputer

Bagian gudang

Bagian akuntansi

gudang

15. Memberikan invoice ke bagian akuntansi

Membuat PBM :


17. Menerima barang, BL, dan packing list dari driver

18. Mengecek barang dengan PO rangkap ke-3

19. Bila tidak sesuai, maka memberikan konfirmasi ke

bagian pembelian

20. Bila sesuai, maka menyimpan barang

21. Mengarsip BL dan packing list

22. Menginput kode PBM

23. Menampilkan PO

24. Menyimpan PBM

25. Mencetak PBM 2 rangkap

26. Menginput barang yang masuk ke dalam kartu

gudang

27. Menyimpan data kartu gudang

28. Memberikan PBM rangkap ke-1 ke bagian akuntansi

29. Mengarsip PBM rangkap ke-2

Membuat Jurnal Penerimaan Barang :

30. Menerima invoice dari driver

118

Komputer

Bagian akuntansi

Komputer

Bagian gudang

Komputer

Bagian gudang

31. Menerima PBM rangkap ke-1 dari bagian gudang

32. Menginput data persediaan ke dalam kartu persediaan

33. Menyimpan data kartu persediaan

34. Menginput no bukti dan no referensi ke dalam jurnal

umum

35. Menyimpan jurnal umum

Membuat Laporan Penerimaan Barang :

36. Mengentri periode laporan penerimaan barang

37. Menampilkan PBM dan database barang

38. Mencetak laporan penerimaan barang

39. Memberikan laporan penerimaan barang kepada

manajer gudang

Tabel 4.4 Workflow Table Prosedur Permintaan Pembelian dan Penerimaan Barang

Prosedur Pengeluaran Barang

Actor Activities

Bagian gudang

Komputer

Bagian gudang

Membuat DO :

1. Menerima SO rangkap ke-1 dari bagian BS

2. Menginput kode SO

3. Menampilkan data SO

4. Mengecek SO

119

Komputer

Bagian gudang

Komputer

Bagian gudang

Driver

5. Bila tidak sesuai, maka meminta konfirmasi dari

bagian BS

6. Bila sesuai, maka mengecek ketersediaan barang di

gudang

7. Bila barang tidak tersedia, maka memberitahukan

kepada bagian BS

8. Bila barang tersedia, maka menginput kode DO

9. Menampilkan SO

10. Menyimpan DO

11. Mencetak DO sebanyak 3 rangkap

12. Menginput data barang yang keluar ke dalam kartu

gudang


14. Menyiapkan barang

15. Memberikan DO rangkap ke-1, ke-2, dan barang ke

driver

16. Mengarsip DO rangkap ke-3

Mengirim Barang :

17. Menerima DO 2 rangkap dan barang dari bagian

gudang

18. Menerima invoice 2 rangkap dari bagian keuangan

19. Mengantar barang, DO 2 rangkap, dan invoice 2

120

Pelanggan

Driver

Pelanggan

Driver

Bagian akuntansi

Komputer

Bagian akuntansi

Komputer

Bagian gudang

Komputer

rangkap ke pelanggan

20. Meminta tanda tangan dari pelanggan

21. Menandatangani DO dan invoice 2 rangkap

22. Memberikan barang, DO rangkap ke-2, dan invoice

rangkap ke-2

23. Menerima barang, DO rangkap ke-2, dan invoice

rangkap ke-2 yang telah ditandatangani

24. Memberikan DO rangkap ke-1 dan invoice rangkap

ke-1 yang telah ditandatangani ke bagian akuntansi

Membuat Jurnal Pengeluaran Barang :

25. Menerima DO dan invoice rangkap ke-1 dari driver

26. Menginput data persediaan ke dalam kartu

persediaan

27. Menampilkan invoice penjualan


29. Menginput no bukti dan no referensi ke dalam jurnal

umum


Membuat Laporan Pengeluaran Barang :

31. Mengentri periode laporan pengeluaran barang

32. Menampilkan DO dan database barang

121

Bagian gudang

33. Mencetak laporan pengeluaran barang

34. Memberikan laporan pengeluaran barang kepada

manajer gudang

Tabel 4.5 Workflow Table Prosedur Pengeluaran Barang

Prosedur Pengecekan Fisik

Actor Activities

Bagian BS

Komputer

Bagian BS

Direktur

Melakukan Pengecekan Fisik :

1. Melakukan pengecekan fisik

2. Menginput hasil pengecekan ke dalam stock opname

form

3. Menyimpan stock opname form

4. Mencetak stock opname form sebanyak 3 rangkap

5. Memberikan stock opname form 3 rangkap kepada

direktur

Mengotorisasi Stock Opname Form :

6. Menerima stock opname form 3 rangkap

7. Mengecek stock opname form

8. Mengotorisasi stock opname form

9. Memberikan stock opname form yang telah

ditandatangani kepada bagian BS

122

Bagian BS

Bagian gudang

Komputer

Bagian akuntansi

Komputer

Memberikan Stock Opname Form :

10. Menerima stock opname form yang telah

ditandatangani oleh direktur

11. Memberikan stock opname form rangkap ke-1 untuk

bagian gudang

12. Memberikan stock opname form rangkap ke-2 untuk

bagian akuntansi

13. Mengarsip stock opname form rangkap ke-3

Menyesuaikan Kartu Gudang :

14. Menerima stock opname form rangkap ke-1 dari

bagian BS

15. Menginput stok barang hasil pengecekan fisik


Menyesuaikan Kartu Persediaan :

17. Menerima stock opname form rangkap ke-2 dari

bagian BS

18. Menginput harga pokok persediaan hasil pengecekan

fisik


Tabel 4.6 Workflow Table Prosedur Pengecekan Fisik

123

4.6 Detailed Activity Diagram

4.6.1 Prosedur Permintaan Pembelian dan Penerimaan Barang

Bagian Gudang Komputer

Detailed Activity DiagramMembuat SPP

1. Menampilkan alert ROP

2. Menginput kode SPP

3. Menampilkan form SPP

4. Menyimpan SPP

5. Mencetak SPP sebanyak 2 rangkap

{SPP}

6. Memberikan SPP rangkap ke-1kepada bagian pembelian

Tr_SPP

Ms_barang

{SPP}1

2

7. Mengarsip SPP rangkap ke-2

{SPP}1

{SPP}2

Kartu_gudang

Gambar 4.4 DAD Membuat SPP

124

DriverBagian PembelianSupplier

Detailed Activity DiagramMenerima Barang

8. Mengkonfirmasi kepada bagian pembelianbahwa barang segera dikirim

9. Memberikan PO rangkap ke-2 ke driverdan PO rangkap ke-3 ke bagian gudang

10. Menerima PO rangkap ke-2dari bagian pembelian

{PO} {PO}3 2

11. Memberikan barang, BL,packing list, dan invoice

{PL}

{BL}

{Invoice}

12. Menerima barang, BL,packing list, dan invoice

13. Mencocokan packing list denganPO rangkap ke-2

{PO}

14. Memberikan barang, BL,dan packing list ke bagian gudang

15. Memberikan invoiceke bagian akuntansi

2

{PO}2

{BL}{PL}

{Invoice}

{PL}

Gambar 4.5 DAD Menerima Barang

125

KomputerBagian Gudang

Detailed Activity DiagramMembuat PBM

17. Menerima barang, BL,dan packing list dari driver

{PL} {BL}

18. Mengecek barang denganPO rangkap ke-3

{PO}3

20. Menyimpan barang

21. Mengarsip BL dan packing list

22. Menginput kode PBM

Tr_PBM

23. Menampilkan PO

Tr_PO

24. Menyimpan PBM

25. Mencetak PBM 2 rangkap

{PBM}

26. Menginput barang yang masukke dalam kartu gudang


28. Memberikan PBM rangkap ke-1ke bagian akuntansi

Kartu_gudang

[Sesuai][Tidak sesuai]

19. Memberikan konfirmasike bagian pembelian

{PBM}


{PO}3

{PBM}1

2

29. Mengarsip PBM rangkap ke-2

1

{PBM}2

Kartu_persediaan

Gambar 4.6 DAD Membuat PBM

126

KomputerBagian Akuntansi

Detailed Activity DiagramMembuat Jurnal Penerimaan Barang

30. Menerima invoice dari driver

{Invoice}

31. Menerima PBM rangkap ke-1dari bagian gudang

{PBM}

Kartu_persediaan

32. Menginput data persediaanke dalam kartu persediaan


34. Menginput no bukti dan no referensike dalam jurnal umum

Jurnal_umum


1

Referensi

Gambar 4.7 DAD Membuat Jurnal Penerimaan Barang

127


Detailed Activity DiagramMembuat Laporan Penerimaan Barang

36. Mengentri periode laporan penerimaan barang

37. Menampilkan PBM dan database barang

Ms_barang

38. Mencetak laporan penerimaan barang

39. Memberikan laporan penerimaan barangkepada manajer gudang {Laporan Penerimaan Barang}

Tr_PBM

Gambar 4.8 DAD Membuat Laporan Penerimaan Barang

128

4.6.2 Prosedur Pengeluaran Barang

{DO}3

Ko mpute rBag ian Gud a n g

1. Menerima SO rangkap ke-1dari bagian BS

{SO}

2. Menginput kode SOTr_SO

3. Menampilkan data SO

4. Mengecek SO

6. Mengecek ketersediaan barang di gudang

[Sesuai][Tidak sesuai]

5. Meminta konfirmasidari bagian BS

[Tersedia]

8. Menginput kode DO7. Memberitahukan kepadabagian BS

[Tidak tersedia]

9. Menampilkan SO

T r _ S O

Tr_DO

10. Menyimpan DO

11. Mencetak DO sebanyak 3 rangkap

12. Menginput data barang yang keluarke dalam kartu gudang


Kar tu_gudang14. Menyiapkan barang

15. Memberikan DO rangkap ke-1, ke-2, dan barang ke driver

Detai led Activity DiagramMe mb uat DO

{DO}{DO}

12

{DO}{DO}

12

16. Mengarsip DO rangkap ke-3

{DO}3

1

Kartu_persediaan

Gambar 4.9 DAD Membuat DO

129

Pelanggan Driver

Detailed Activity DiagramMengirim Barang

17. Menerima DO 2 rangkap dan barang dari bagian gudang

18. Menerima invoice 2 rangkap dari bagian keuangan

{}{Invoice}

12

19. Mengantar barang, DO 2 rangkap,dan invoice 2 rangkap

ke pelanggan

20. Meminta tanda tangan dari pelanggan

21. Menandatangani DOdan invoice 2 rangkap

23. Menerima barang, DO rangkap ke-2, dan invoicerangkap ke-2 yang telah ditandatangani

24. Memberikan DO rangkap ke-1 dan invoice rangkap ke-1yang telah ditandatangani ke bagian akuntansi

{DO}{DO}

12

22. Memberikan barang, DO rangkap ke-2, dan invoice rangkap ke-2

{DO}{DO}

12

{}{Invoice}

12

{DO}{DO[ttd]}

12

{}{Invoice[ttd]}

12

{DO[ttd]}

2 {Invoice[ttd]}

2

{DO[ttd]}

1{Invoice

[ttd]}

1

{DO}{DO[ttd]}

12

{}{Invoice[ttd]}

12

Gambar 4.10 DAD Mengirim Barang

130


Detailed Activity DiagramMembuat Jurnal Pengeluaran Barang

25. Menerima DO dan invoice rangkap ke-1dari driver

26. Menginput data persediaanke dalam kartu persediaan

27. Menampilkan invoice penjualan

Tr_Invoice_Penj


Kartu_persediaan29. Menginput no bukti dan no referensi

ke dalam jurnal umum


Jurnal_umum

{DO[ttd]}

1 {Invoice[ttd]}

1

Referensi

Gambar 4.11 DAD Membuat Jurnal Pengeluaran Barang

131


Detailed Activity DiagramMembuat Laporan Pengeluaran Barang

31. Mengentri periodelaporan pengeluaran barang

32. Menampilkan DO dan database barang

33. Mencetak laporan pengeluaran barang

{Laporan Pengeluaran Barang}34. Memberikan laporan pengeluaran barangkepada manajer gudang

Tr_DO Ms_barang

Gambar 4.12 DAD Membuat Laporan Pengeluaran Barang

132

4.6.3 Prosedur Pegecekan Fisik

KomputerBagian BS

Detailed Activity DiagramMelakukan Pengecekan Fisik

1. Melakukan pengecekan fisik

2. Menginput hasil pengecekanke dalam stock opname form

Tr_Stock_Opname

3. Menyimpan stock opname form

4. Mencetak stock opname formsebanyak 3 rangkap

5. Memberikan stock opname form 3 rangkapkepada direktur

{SOF}{SOF}

{SOF}1

23

Ms_barang

Gambar 4.13 DAD Melakukan Pengecekan Fisik

133

Bagian BSDirektur

11. Memberikan stock opname formrangkap ke-1 untuk bagian gudang

6. Menerima stock opname form 3 rangkap

7. Mengecek stock opname form

8. Mengotorisasi stock opname form

9. Memberikan stock opname form yang telahditandatangani kepada bagian BS

12. Memberikan stock opname formrangkap ke-2 untuk bagian akuntansi

13. Mengarsip stock opname form rangkap ke-3

{SOF}{SOF}

{SOF}1

23

{SOF}{SOF}{SOF

[ttd]}

12

3

{SOF}{SOF}{SOF

[ttd]}

12

3

10. Menerima stock opname form yangtelah ditandatangani oleh direktur

{SOF[ttd]}

{SOF[ttd]}

{SOF[ttd]}

1

2

3

Detailed Activity DiagramMengotorisasi Stock Opname Form dan Memberikan Stock Opname Form

Gambar 4.14 DAD Mengotorisasi Stock Opname Form dan

DAD Memberikan Stock Opname Form

134


Detailed Activity DiagramMenyesuaikan Kartu Gudang

14. Menerima stock opname formrangkap ke-1 dari bagian BS

15. Menginput stok barang hasil pengecekan fisik

Kartu_gudang


{SOF[ttd]}

1

Tr_Stock_Opname

Gambar 4.15 DAD Menyesuaikan Kartu Gudang


Detailed Activity DiagramMenyesuaikan Kartu Persediaan

17. Menerima stock opname formrangkap ke-2 dari bagian BS

18. Menginput harga pokok persediaanhasil pengecekan fisik


Kartu_persediaan

{SOF[ttd]}

2

Tr_Stock_Opnam e

Gambar 4.16 DAD Menyesuaikan Kartu Persediaan

135

4.7 UML Class Diagram

+Add()+Delete()+Update()

-Kd_barang : String-Nama_barang : String-Satuan : String-ROP : Integer-Rak : String

Ms_barang

+Add()+Delete()+Update()

-Kd_karyawan : String-Nama_karyawan : String-Bagian : String-Password : String

Ms_karyawan

+Add()

-Kd_DO : String-Tgl_keluar : Date-Kd_SO : String-No_truk : String-Kd_karyawan : String

Tr_DO_header

+Add()

-Kd_DO : String-Kd_barang : String-Jml_keluar : Integer

Tr_DO_detail

+Add()

-Kd_SPP : String-Tgl_SPP : Date-Tgl_dibutuhkan : Date-Kd_karyawan : String

Tr_SPP_header

+Add()

-Kd_SPP : String-Kd_barang : String-Jml_permintaan : Integer

Tr_SPP_detail

+Add()

-Kd_stock_opname : String-Tgl_cek : Date-Kd_karyawan : String

Tr_Stock_Opname_header

+Add()

-Kd_stock_opname : String-Kd_barang : String-Jml_tersedia : Integer-Jml_rusak : Integer-Jml_hilang : Integer

Tr_Stock_Opname_detail

+Add()

-Kd_PO : String-Tgl_beli : Date-Kd_SPP : String-Kd_supplier : String-Total_harga : Currency

Tr_PO_header

+Add()+Update()

-Kd_PO : String-Kd_barang : String-Qty : Integer-Harga_satuan : Currency-Jml_harga : Currency-Keterangan : String-Sisa : Integer

Tr_PO_detail

+Add()

-Kd_invoice_penj : String-Tgl_invoice : Date-Kd_SO : String-Total_harga : Currency

Tr_Invoice_Penj_header

+Add()+Update()

-Kd_SO : String-Kd_barang : String-Jml_pesan : Integer-Harga_satuan : Currency-Jml_harga : Currency-Keterangan : String-Sisa : Integer

Tr_SO_detail

11..*

11..*

11..*

11..*

1

0..*

0..*

1

11..*

1

0..*

1

1..*

0..* 1

0..*

1

11..*

+Add()

-Kd_PBM : String-Tgl_terima : Date-Kd_PO : String-No_truk : String-Kd_karyawan : String

Tr_PBM_header

+Add()

-Kd_PBM : String-Kd_barang : String-Jml_diterima : Integer

Tr_PBM_detail

1..* 1

1

1..*

1

1..*

1

1..*

0..*

1

+Add()+Update()

-Kd_barang : String-Jml_stok : Integer

Kartu_gudang_header

+Add()+Update()

-Kd_barang : String-Jml_stok : Integer-Saldo_total_hrg : Currency

Kartu_persediaan_header

+Add()

-ak : String-Tgl : Date-No_bukti : String-Keterangan : String-No_ref : String-Debit : Currency-Kredit : Currency

Jurnal_umum1

1

+Add()

-Kd_barang : String-Tgl : Date-No_bukti : String-Stok : Integer-Keterangan : String

Kartu_gudang_detail

11..* 11

1

1

+Add()

-Kd_barang : String-Tgl : Date-No_bukti_1 : String-Stok : Integer-No_bukti_2 : String-Hrg_satuan : Currency-Total_hrg : Currency-Keterangan : String-ak : String

Kartu_persediaan_detail

11..*

+Add()

-Kd_SO : String-Tgl_pesan : Date-Kd_pelanggan : String-Total_hrg : Currency

Tr_SO_header

1

1..*

1

0..*

+Add()+Update()+Delete()

-No_ref : String-Nama_akun : String

Referensi

1

1..*

+Add()

-Kd_invoice_penj : String-Kd_barang : String-Jumlah : Integer-Harga_satuan : Currency-Jml_harga : Currency

Tr_Invoice_Penj_detail

11..*

1..* 1

0..*

1

Gambar 4.17 UML Class Diagram

136

4.8 Rancangan Database

Nama file : Ms_barang

Primary key : Kd_barang

Field Type Digit Keterangan

Kd_barang string 5 Digit 1 dan 2 = singkatan dari nama

barang

Digit 3, 4, dan 5 = nomor urut

Nama_barang string 30 Menunjukan nama barang

Satuan string 10 Menunjukan jumlah satuan

ROP integer 2 Menunjukan jumlah standar

minimum bahan baku

Rak string 2 Menunjukan letak rak

Tabel 4.7 Rancangan database Ms_barang

Nama file : Ms_karyawan

Primary key : Kd_karyawan


Kd_karyawan string 4 Digit 1 = kode karyawan (’A’, ’B’,

’G’)


Nama_karyawan string 30 Menunjukan nama karyawan

Bagian string 16 Menunjukan bagian

137

Password string 10 Menunjukan password

Tabel 4.8 Rancangan database Ms_karyawan

Nama file : Tr_SPP_header

Primary key : Kd_SPP


Kd_SPP string 6 Digit 1, 2 dan 3 = ’SPP’


Tgl_SPP date 10 dd/mm/yyyy

Tgl_dibutuhkan date 10 dd/mm/yyyy (tanggal barang

tersebut dibutuhkan)

Kd_karyawan string 4 Digit 1 = ’G’


Tabel 4.9 Rancangan database Tr_SPP_header

Nama file : Tr_SPP_detail

Primary key : Kd_SPP dan Kd_barang





barang

138


Jml_permintaan integer 3 Menunjukan jumlah barang yang

diminta

Tabel 4.10 Rancangan database Tr_SPP_detail

Nama file : Tr_PO_header

Primary key : Kd_PO


Kd_PO string 5 Digit 1 dan 2 = ’PO’


Tgl_beli date 10 dd/mm/yyyy



Kd_supplier string 4 Digit 1 = ’S’


Total_harga currency 11 Digit 1 dan 2 = ’Rp’

Digit 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9,10, dan 11

= total dari jumlah yang harus

dibayar

Tabel 4.11 Rancangan database Tr_PO_header

139

Nama file : Tr_PO_detail

Primary key : Kd_PO dan Kd_barang




Kd_barang string 5 Digit 1 dan 2 = singkatan dari

nama barang


Qty integer 3 Menunjukan kuantitas yang dibeli

Harga_satuan currency 8 Digit 1 dan 2 = ’Rp’

Digit 3, 4, 5, 6, 7, dan 8 = harga

satuan tiap barang

Jml_harga currency 10 Digit 1 dan 2 = ’Rp’

Digit 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, dan 10 =

jumlah yang harus dibayar untuk

tiap barang

Keterangan string 14 Keterangan = ’Sudah Diterima’

atau ’Belum Diterima’

Sisa integer 3 Menunjukan jumlah barang yang

belum diterima dari supplier

Tabel 4.12 Rancangan database Tr_PO_detail

140

Nama file : Tr_PBM_header

Primary key : Kd_PBM


Kd_PBM string 6 Digit 1, 2, dan 3 = ’PBM’


Tgl_terima date 10 dd/mm/yyyy



Kd_invoice_pemb string 10 Menunjukan kode invoice dari

supplier

No_truk string 9 Digit 1 = ’B’

Digit 2 dan 7 = -

Digit 3, 4, 5, dan 6 = nomor polisi

Digit 8 dan 9 = kode polisi



Tabel 4.13 Rancangan database Tr_PBM_header

Nama file : Tr_PBM_detail

Primary key : Kd_PBM dan Kd_barang


Kd_PBM string 6 Digit 1, 2, dan 3 = ’PBM’

141



nama barang


Jml_diterima integer 3 Menunjukan jumlah barang yang

diterima

Tabel 4.14 Rancangan database Tr_PBM_detail

Nama file : Tr_SO_header

Primary key : Kd_SO


Kd_SO string 5 Digit 1 dan 2 = ’SO’


Tgl_pesan date 10 dd/mm/yyyy

Kd_pelanggan string 5 Digit 1 dan 2 = ’PL’


Total_hrg currency 11 Digit 1 dan 2 = ’Rp’

Digit 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9,10, dan 11 =

total harga dari barang yang

dipesan oleh pelanggan

Tabel 4.15 Rancangan database Tr_SO_header

142

Nama file : Tr_SO_detail

Primary key : Kd_SO dan Kd_barang





barang


Jml_pesan integer 3 Menunjukan jumlah barang yang

dipesan


Digit 3, 4, 5, 6, 7, dan 8 = harga

satuan tiap barang


Digit 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, dan 10 =

jumlah yang harus dibayar oleh

pelanggan untuk tiap barang

Keterangan string 13 Keterangan ’Sudah Dikirim’ atau

’Belum Dikirim’

Sisa integer 3 Menunjukan jumlah barang yang

belum dikirim

Tabel 4.16 Rancangan database Tr_SO_detail

143

Nama file : Tr_DO_header

Primary key : Kd_DO


Kd_DO string 5 Digit 1 dan 2 = ’DO’


Tgl_keluar date 10 dd/mm/yyyy



No_truk string 9 Digit 1 = ’B’

Digit 2 dan 7 = ’-’

Digit 3, 4, 5, dan 6 = nomor polisi

Digit 8 dan 9 = kode polisi



Tabel 4.17 Rancangan database Tr_DO_header

Nama file : Tr_DO_detail

Primary key : Kd_DO dan Kd_barang


Kd_DO string 5 Digit 1 dan 2 = ’DO’



144

nama barang


Jml_keluar integer 3 Menunjukan jumlah barang yang

keluar

Tabel 4.18 Rancangan database Tr_DO_detail

Nama file : Tr_Invoice_Penj_header

Primary key : Kd_invoice_penj


Kd_invoice_penj string 5 Digit 1 dan 2 = ’CI’


Tgl_invoice date 10 dd/mm/yyyy



Total_harga currency 11 Digit 1 dan 2 = ’Rp’

Digit 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9,10, dan 11

= total dari jumlah yang harus

dibayar oleh pelanggan

Tabel 4.19 Rancangan database Tr_Invoice_Penj_header

145

Nama file : Tr_Invoice_Penj_detail

Primary key : Kd_invoice_penj dan Kd_barang


Kd_invoice_penj string 5 Digit 1 dan 2 = ’CI’



nama barang


Jumlah integer 3 Menunjukan jumlah barang yang

harus dibayar oleh pelanggan


Digit 3, 4, 5, 6, 7, dan 8 = harga

satuan tiap barang


Digit 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, dan 10 =

jumlah yang harus dibayar

pelanggan untuk tiap barang

Tabel 4.20 Rancangan database Tr_Invoice_Penj_detail

146

Nama file : Tr_Stock_Opname_header

Primary key : Kd_stock_opname

Tabel 4.21 Rancangan database Tr_Stock_Opname_header

Nama file : Tr_Stock_Opname_detail

Primary key : Kd_stock_opname dan Kd_barang


Kd_ stock_opname string 6 Digit 1, 2, dan 3 = ’SOF


Tgl_cek date 10 dd/mm/yyyy

Kd_karyawan string 4 Digit 1 = ’B’



Kd_ stock_opname string 6 Digit 1, 2, dan 3 = ’SOF



nama barang


Jml_tersedia integer 4 Menunjukan jumlah barang yang

tersedia di gudang

Jml_rusak integer 2 Menunjukan jumlah barang yang

rusak

147

N

Tabel 4.22 Rancangan database Tr_Stock_Opname_detail

Nama file : Kartu_gudang_header




barang


Jml_stok integer 4 Menunjukan jumlah stok barang

Tabel 4.23 Rancangan database Kartu_gudang_header

Nama file : Kartu_gudang_detail




barang


Tgl date 10 dd/mm/yyyy (tanggal transaksi

untuk setiap barang yang masuk,

keluar, hilang, atau rusak)

Jml_hilang integer 2 Menunjukan jumlah barang yang

hilang

148

No_bukti string 6 Menunjukan nomor bukti yang

digunakan untuk mencatat jumlah

barang, baik penerimaan,

pengeluaran barang, maupun

pengecekan fisik

Stok integer 3 Menunjukan jumlah barang yang

masuk, keluar, hilang, atau rusak

Keterangan string 25 Keterangan ’Penerimaan Barang’,

’Pengeluaran Barang’, atau

’Pengurangan Jumlah Barang’

Tabel 4.24 Rancangan database Kartu_gudang_detail

Nama file : Kartu_persediaan_header




barang


Jml_stok integer 4 Menunjukan jumlah stok barang

Saldo_total_hrg currency 11 Digit 1 dan 2 = ’Rp’

Digit 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9,10, dan 11 =

saldo total harga untuk setiap

149

barang

Tabel 4.25 Rancangan database Kartu_persediaan_header

Nama file : Kartu_persediaan_detail




barang


Tgl date 10 dd/mm/yyyy (tanggal transaksi

untuk setiap barang yang masuk,

keluar, hilang, atau rusak)

No_bukti_1 string 6 Menunjukan nomor bukti yang

digunakan untuk mencatat jumlah



pengecekan fisik

Stok integer 3 Menunjukan jumlah stok barang

untuk tiap transaksi

No_bukti_2 string 6 Menunjukan nomor bukti yang

digunakan untuk mencatat harga


150


pengecekan fisik

Hrg_satuan currency 8 Digit 1 dan 2 = ’Rp’

Digit 3, 4, 5, 6, 7, dan 8 = harga

satuan tiap barang

Total_hrg currency 10 Digit 1 dan 2 = ’Rp’

Digit 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, dan 10 =

total harga untuk setiap

pengeluaran atau penerimaan

barang

Keterangan string 25 Keterangan ’Penerimaan Barang’,

’Pengeluaran Barang’, atau

’Pengurangan Jumlah Barang’

ak string 6 Digit 1 dan 2 = ’no’

Digit 3, 4, 5, dan 6 = nomor urut

Menunjukan nomor transaksi untuk

jurnal

Tabel 4.26 Rancangan database Kartu_persediaan_detail

151

Nama file : Referensi

Primary key : No_ref


No_ref string 3 Menunjukan nomor referensi

Nama_akun string 21 Menunjukan nama akun

Tabel 4.27 Rancangan database Referensi

Nama file : Jurnal_umum

Primary key : ak


ak string 6 Digit 1 dan 2 = ’no’

Digit 3, 4, 5, dan 6 = nomor urut

Menunjukan nomor transaksi untuk

jurnal

Tgl date 10 dd/mm/yyyy

No_bukti string 6 Menunjukan nomor bukti yang

digunakan untuk mencatat transaksi

ke dalam jurnal

Keterangan string 34 Menunjukan keterangan dari setiap

akun

No_ref string 3 Menunjukan nomor referensi

Debit currency 10 Digit 1 dan 2 = ’Rp’

152

Digit 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, dan 10 =



barang

Menunjukan jumlah nominal yang

di debit

Kredit currency 10 Digit 1 dan 2 = ’Rp’

Digit 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, dan 10 =



barang

Menunjukan jumlah nominal yang

di kredit

Tabel 4.28 Rancangan database Jurnal_umum

153

4.9 Use Case Diagram

Sistem Informasi AkuntansiPersediaan

PT. CCM Indonesia

Bagian Gudang

Login

Membuat DeliveryOrder (DO)

Membuat Laporan

Membuat JurnalUmum

Menginput StokBarang ke dalam

Kartu Gudang

Menginput Harga PokokPersediaan ke dalam

Kartu Persediaan

Membuat PenerimaanBarang Masuk

(PBM)

Membuat Surat Permin-taan Pembelian

(SPP)

Bagian Business Service (BS)

Bagian Akuntansi

Membuat StockOpname Form

(SOF)

Memaintain DataBarang

Gambar 4.18 Use Case Diagram

154

4.10 Rancangan Formulir

Gambar 4.19 Rancangan formulir Surat Permintaan Pembelian

155

Gambar 4.20 Rancangan formulir Penerimaan Barang Masuk

156

Gambar 4.21 Rancangan formulir Delivery Order

157

Gambar 4.22 Rancangan formulir Stock Opname Form

158

Gambar 4.23 Rancangan formulir Kartu Gudang

159

Gambar 4.24 Rancangan formulir Kartu Persediaan

160

4.11 Rancangan Layar

Form Login

Form yang digunakan untuk membatasi siapa saja yang berhak dan tidak berhak

mengakses database perusahaan. Form ini dilengkapi dengan fungsi verifikasi kode

karyawan dan password, bila kode karyawan dan / atau password yang dimasukan salah,

maka akan muncul message box dan user tidak dapat masuk ke form selanjutnya.

Tombol login untuk Tombol exit untuk mengecek benar-tidaknya kode keluar dari form loginkaryawan dan password

Gambar 4.25 Rancangan Layar Form Login

161

Gambar 4.26 Rancangan Layar Form Login Validasi User ID

Gambar 4.27 Rancangan Layar Form Login Validasi Password

Menu Pembuka

Merupakan form yang berisi kumpulan menu yang ditampilkan sesuai dengan masing-

masing bagian. Untuk karyawan bagian gudang, maka menu yang ditampilkan adalah

menu master, transaksi, kartu, laporan, dan log out. Untuk karyawan bagian akuntansi,

maka menu yang ditampilkan adalah menu transaksi, kartu, jurnal, dan log out.

Sedangkan untuk karyawan bagian Business Service (BS), maka menu yang ditampilkan

adalah menu transaksi dan log out. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat tampilan layar di

bawah ini.

162

Login sebagai bagian gudang

Gambar 4.28 Rancangan Layar Menu Pembuka untuk Bagian Gudang

Di dalam menu pembuka untuk karyawan bagian gudang, terdapat menu master dan

submenunya adalah data barang.

Gambar 4.29 Rancangan Layar Menu Master

163

Form Maintenance

Merupakan form yang digunakan bagian gudang untuk memelihara (maintenance) data

barang yang ada di dalam database Ms_barang, seperti menambah data barang baru,

mengubah nama barang, mengubah satuan, mengubah data ROP, mengubah data rak,

atau menghapus data barang yang ada di dalam database.

Gambar 4.30 Rancangan Layar Form Maintenance

164

Di dalam menu pembuka untuk karyawan bagian gudang, terdapat menu transaksi dan

submenunya adalah permintaan pembelian, penerimaan barang, pengeluaran barang, dan

pengecekan fisik. Di menu pengecekan fisik terdapat submenu kartu gudang.

Gambar 4.31 Rancangan Layar Menu Transaksi untuk Bagian Gudang

165

Form Surat Permintaan Pembelian

Merupakan form yang digunakan untuk menginput, menyimpan, serta mencetak Surat

Permintaan Pembelian (SPP).

Gambar 4.32 Rancangan Layar Form Surat Permintaan Pembelian

166

Form Penerimaan Barang Masuk

Merupakan form yang digunakan untuk menginput, menyimpan, serta mencetak

Penerimaan Barang Masuk (PBM).

Gambar 4.33 Rancangan Layar Form Penerimaan Barang Masuk

167

Form Delivery Order

Merupakan form yang digunakan untuk menginput, menyimpan, serta mencetak

Delivery Order (DO).

Gambar 4.34 Rancangan Layar Form Delivery Order

168

Form Kartu Gudang

Merupakan form yang digunakan untuk menginput dan menyimpan data pengeluaran

dan penerimaan barang ke dalam kartu gudang. Form ini muncul secara otomatis setelah

bagian gudang menyimpan data PBM dan / atau DO dengan kemudian mengklik tombol

back yang ada di form PBM atau DO.

Gambar 4.35 Rancangan Layar Form Kartu Gudang

169

Gambar 4.36 Rancangan Layar Form Kartu Gudang Validasi ROP

Message box ini muncul setelah message box ROP diklik OK

Gambar 4.37 Rancangan Layar Form Kartu Gudang Validasi Permintaan Pembelian

170

Form Penyesuaian Kartu Gudang

Merupakan form yang digunakan untuk menginput dan menyimpan data penyesuaian

barang hilang atau rusak ke dalam kartu gudang, sehingga jumlah stok yang ada di

dalam kartu gudang berkurang sesuai dengan hasil pengecekan fisik.

Gambar 4.38 Rancangan Layar Form Penyesuaian Kartu Gudang

171

Di dalam menu pembuka untuk karyawan bagian gudang, terdapat menu kartu dan

submenunya adalah kartu gudang.

Gambar 4.39 Rancangan Layar Menu Kartu untuk Bagian Gudang

Form Preview Kartu Gudang

Merupakan form yang digunakan untuk melihat semua data yang ada di dalam kartu

gudang. Bagian gudang hanya tinggal mengklik mshflexgrid Ms_barang dan secara

otomatis data kartu gudang yang ditunjuk muncul di dalam mshflexgrid

Kartu_gudang_detail. Bagian gudang juga dapat mencetak kartu gudang dengan

menginput kode barang di input box terlebih dahulu.

172

Gambar 4.40 Rancangan Layar Form Preview Kartu Gudang

Gambar 4.41 Rancangan Layar Form Preview Kartu Gudang Validasi Input Box

173

Di dalam menu pembuka untuk karyawan bagian gudang, terdapat menu laporan dan

submenunya adalah laporan barang, laporan penerimaan barang, dan laporan

pengeluaran barang.

Gambar 4.42 Rancangan Layar Menu Laporan

Di dalam menu laporan barang terdapat 3 submenu, yaitu : laporan mutasi barang per

periode, laporan barang yang belum diterima, dan laporan barang rusak dan hilang.

Gambar 4.43 Rancangan Layar Submenu Laporan Barang

Sedangkan di dalam menu laporan penerimaan barang terdapat 2 submenu, yaitu :

laporan penerimaan barang per periode dan laporan penerimaan barang per jenis barang.

174

Gambar 4.44 Rancangan Layar Submenu Laporan Penerimaan Barang

Dan di dalam menu laporan pengeluaran barang berisi 2 submenu juga, yaitu : laporan

pengeluaran barang per periode dan laporan barang per jenis barang.

Gambar 4.45 Rancangan Layar Submenu Laporan Pengeluaran Barang

Di dalam semua laporan yang telah disebutkan di atas, hanya submenu laporan barang

yang belum diterima yang langsung menampilkan laporan yang telah terformat di dalam

program crystal reports, sedangkan submenu laporan lainnya menampilkan form laporan

terlebih dahulu. Contoh form laporan dapat dilihat pada tampilan di bawah ini.

175

Gambar 4.46 Rancangan Layar Form Laporan Mutasi Barang Per Periode

Gambar 4.47 Rancangan Layar Form Laporan Barang Rusak dan Hilang

Gambar 4.48 Rancangan Layar Form Laporan Penerimaan Barang Per Periode

176

Gambar 4.49 Rancangan Layar Form Laporan Penerimaan Barang Per Jenis Barang

Gambar 4.50 Rancangan Layar Form Laporan Pengeluaran Barang Per Periode

Gambar 4.51 Rancangan Layar Form Laporan Pengeluaran Barang Per Jenis Barang

177

Login sebagai bagian akuntansi

Gambar 4.52 Rancangan Layar Menu Pembuka untuk Bagian Akuntansi

Di dalam menu pembuka untuk karyawan bagian akuntansi, terdapat menu transaksi dan

submenunya adalah pengecekan fisik. Di menu pengecekan fisik terdapat submenu kartu

persediaan.

Gambar 4.53 Rancangan Layar Menu Transaksi untuk Bagian Akuntansi

178

Form Penyesuaian Kartu Persediaan

Merupakan form yang digunakan untuk menginput dan menyimpan data penyesuaian

barang hilang atau rusak ke dalam kartu persediaan.

Gambar 4.54 Rancangan Layar Form Penyesuaian Kartu Persediaan

179

Di dalam menu pembuka untuk karyawan bagian akuntansi, terdapat menu kartu dan

submenunya adalah kartu persediaan.

Gambar 4.55 Rancangan Layar Menu Kartu untuk Bagian Akuntansi

180

Form Kartu Persediaan

Merupakan form yang digunakan untuk menginput dan menyimpan data pengeluaran

dan penerimaan barang ke dalam kartu persediaan.

Gambar 4.56 Rancangan Layar Form Kartu Persediaan

181

Form Preview Kartu Persediaan

Merupakan form yang digunakan untuk melihat semua data yang ada di dalam kartu

persediaan. Bagian akuntansi hanya tinggal mengklik mshflexgrid

Kartu_persediaan_header dan secara otomatis data kartu gudang yang ditunjuk muncul

di dalam mshflexgrid Kartu_gudang_detail. Bagian persediaan juga dapat mencetak

kartu persediaan dengan menginput kode barang di input box terlebih dahulu.

Gambar 4.57 Rancangan Layar Form Preview Kartu Persediaan

182

Gambar 4.58 Rancangan Layar Form Preview Kartu Persediaan Validasi Input Box

Di dalam menu pembuka untuk karyawan bagian akuntansi, terdapat menu jurnal dan

submenunya adalah jurnal umum dan print jurnal umum.

Gambar 4.59 Rancangan Layar Menu Jurnal

183

Form Jurnal Umum

Merupakan form menampilkan semua jurnal umum yang telah diinput pada bulan dan

tahun yang sedang berjalan.

Untuk menampilkan semua jurnal yang telahdiinput ke dalam databaseJurnal_umum

Gambar 4.60 Rancangan Layar Form Jurnal Umum

184

Gambar 4.61 Rancangan Layar Form Jurnal Umum Preview

185

Form Print Jurnal Umum

Form ini digunakan untuk mencetak jurnal umum sesuai dengan periode yang telah

diplih oleh user.

Gambar 4.62 Rancangan Layar Form Print Jurnal Umum

186

Login sebagai bagian Business Service (BS)

Gambar 4.63 Rancangan Layar Menu Pembuka untuk Bagian BS

187

Di dalam menu pembuka untuk karyawan bagian BS, terdapat menu transaksi dan

submenunya adalah pengecekan fisik. Di menu pengecekan fisik terdapat submenu stock

opname form.

Gambar 4.64 Rancangan Layar Menu Transaksi untuk Bagian BS

188

Form Stock Opname

Merupakan form yang digunakan untuk menginput, menyimpan, dan mencetak hasil

pengecekan fisik. Bagian BS hanya menginput jumlah barang yang tersedia dan jumlah

barang yang rusak, sedangkan sistem secara otomatis akan menghitung jumlah barang

yang hilang.

Gambar 4.65 Rancangan Layar Form Stock Opname

189

4.12 Rancangan Laporan

Gambar 4.66 Rancangan Laporan Mutasi Barang Per Periode

190

Gambar 4.67 Rancangan Laporan Barang yang Belum Diterima

191

Gambar 4.68 Rancangan Laporan Barang Rusak dan Hilang

192

Gambar 4.69 Rancangan Laporan Penerimaan Barang Per Periode

193

Gambar 4.70 Rancangan Laporan Penerimaan Barang Per Jenis Barang

bab 4 rancangan sistem yang diusulkan 4.1 uraian …thesis.binus.ac.id/doc/bab4/2008-1-00154-ka-bab...

Documents