bab 4 perencanaan manajemen proyek 4.1 inisiasi …thesis.binus.ac.id/doc/bab4/2007-2-00487-si bab...

62

BAB 4

PERENCANAAN MANAJEMEN PROYEK

4.1 Inisiasi proyek (Project Initiation)

Dalam Proyek Pengembangan Interface Data Capture pada Aplikasi DCMS

CC yang akan dilaksanakan oleh PT. Aprisma Indonesia, perusahaan telah menunjuk

Bapak Julyan Ardianto sebagai manajer proyek. Pihak PT. Aprisma Indonesia

bertemu dengan sponsor dari proyek yaitu pihak klien untuk menentukan key

stakeholder dari Proyek pengembangan Interface Data Capture pada Aplikasi

DCMS CC. Kedua belah pihak telah sepakat untuk memutuskan key stakeholder

yang akan terlibat dalam pelaksanaan proyek adalah sebagai berikut:

• Management/ Steering Committe, Bapak Bandi Purwanto.

• Project Manager

• Bapak Julyan Ardianto (PT. Aprisma Indonesia)

• Bapak Eddy Chandra (pihak klien)

• Bapak Ronny Steven (AdIns)

• Quality Assurance, Bapak Eko Purnomo.

• Business Analyst, Bapak Robby Gunnawan.

• Developer 1, Bapak Jimmy Kurniawan.

• Developer 2, Bapak Rusman Wijaya.

• Developer 3, Bapak George.

63

4.1.1 Proyek Pengembangan Interface Data Capture pada Aplikasi DCMS CC

4.1.1.1 Latar Belakang

Tujuan bisnis dari Proyek Pengembangan Interface Data Capture pada

Aplikasi DCMS CC adalah untuk menyediakan pelayanan yang lebih baik pada

customer dan kepuasan pelanggan serta secara efektif mampu mengurangi siklus

proses aplikasi produk, dengan mengimplementasikan sebuah sistem manajemen

kredit terotomatisasi terhadap semua cabang.

4.1.1.2 Objektif Bisnis

Sasaran strategis dari produk ini adalah:

Untuk meningkatkan layanan kepada pelanggan dan meningkatkan

pendapatan pihak klien .

Produk layanan ini diharapkan mampu menyediakan penyingkatan

waktu (service level).

Aquisition pasar (melakukan promo sehingga mendapat consumer lebih

banyak dengan proses cepat). Mempercepat pemrosesan approval kartu

kredit sehingga bisa menarik customer lebih banyak.

4.1.2 Analisa dan rekomendasi pilihan

Ada beberapa pilihan yang dapat diambil setelah melakukan analisa dan

pertimbangan:

1. Pihak klien tetap menggunakan cara kerja lama berupa menginput secara

manual, rata-rata penginputan 20 menit untuk satu form yang diinput

kedalam sistem DCMS CC yang sedang berjalan tanpa melakukan

64

perubahan dan tidak perlu melaksanakan Proyek Pengembangan Interface

Data Capture pada Aplikasi DCMS CC.

2. Mengikuti usulan dari PT. Aprisma Indonesia untuk melaksanakan Proyek

Pengembangan Interface Data Capture pada Aplikasi DCMS CC.

Berdasarkan pertimbangan yang dilakukan oleh pihak klien dan pentingnya

pelaksanaan proyek ini untuk dapat mengembangkan produk layanannya kepada

pelanggan, maka dianggap keputusan ke dua dianggap sebagai keputusan yang

paling baik.

4.1.3 Struktur Tim Proyek

PT. Aprisma memilih tenaga kerja yang berkompeten dan PT. Aprisma

Indonesia juga telah mempunyai tim proyek yang berpengalaman dalam proyek

yang berhubungan dengan masalah perbankan. PT. Aprisma Indonesia juga terus

meningkatkan kemampuan para staf nya untuk menampilkan yang terbaik,

menyediakan umpan balik, menangani masalah, dan mengkoordinasikan setiap

perubahan dalam proyek.

65

Gambar 4.1 Struktur Tim Proyek

(Sumber: PT.Aprisma Indonesia)

Tugas dan tanggung jawab dari tim proyek:

1. Management/ Steering Committe

Pemegang kekuasaan tertinggi perusahaan yang memiliki wewenang

dalam mengambil keputusan.

2. Project Manager

• Mengidentifikasikan kebutuhan dari user.

• Memaksimalkan pencapaian tujuan proyek.

• Menjaga keseimbangan antara kualitas, ruang lingkup, waktu dan

biaya dari proyek.

• Menyesuaikan spesifikasi, rencana dan harapan dari para stakeholder.

66

• Mengkoordinasi dan bertanggung jawab terhadap tujuan bisnis dari

Proyek Pengembangan Interface Data Capture pada Aplikasi DCMS

CC secara keseluruhan.

• Membentuk dan mengatur tim proyek yang terlibat dalam

pelaksanaan proyek yang akan dilaksanakan dan saling bekerja sama

sekaligus memberikan solusi permasalahan yang mungkin timbul dari

proyek tersebut.

• Mengkoordinasi pelaksanaan proyek agar berjalan sesuai jadwal dan

sesuai dengan permintaan pelanggannya serta menampilkan proyek

dalam penjadwalan menurut Standar dan panduan pengembangan

yang digunakan.

3. Quality Assurance

Orang yang bertanggung jawab untuk mengetes program yang sudah

dibuat secara menyeluruh.

4. Analis

Memberikan solusi terhadap perancangan dan analisa kebutuhan klien,

mendesain dan menemukan spesifikasi yang cocok dengan sistem yang

akan dibuat sesuai state pekerjaan didalam kontrak yang telah dibuat

dengan klien.

5. Developer

• Orang yang bertanggung jawab untuk membuat program sesuai

dengan hasil desain sistem oleh analis.

• Memberi laporan status kemajuan tugas kepada pimpinan proyek.

67

Jumlah staf dari tim proyek secara keseluruhan dari Proyek Pengembangan

Interface Data Capture pada Aplikasi DCMS CC berjumlah 7 orang, yang terdiri

dari:

• Management/ Steering Committe : 1 orang

• Project Manager : 1 orang

• Quality Assurance : 1 orang.

• Analyst : 1 orang

• Developer : 3 orang

4.1.4 Dukungan Critical Sucess Factor (CSF)

Dalam pelaksanaan proyek Pengembangan Interface Data Capture pada Aplikasi

DCMS CC terdapat beberapa kriteria CSF yang mendukung kinerja dan proses

pengerjaan proyek, antara lain:

• Dukungan dari Top Management

Dalam pelaksanaan proyek, Top Management (Steering Commitee) turut

berperan dalam pelaksanaan proyek, seperti menghadiri meeting yang

berkaitan dengan pelaksanaan proyek, serta berpartisipasi secara aktif dalam

menyelesaikan masalah yang berkaitan dengan pelaksanaan proyek.

• Perencanaan dan penjadwalan

Pada tahap awal proyek, telah dilakukan perencanaan dan penjadwalan yang

disepakati oleh Top Management dan anggota tim proyek. Selama

merencanakan jadwal, Project Manager berperan dalam mengidentifikasi

kebutuhan klien, menyesuaikan spesifikasi dan rencana, harapan dari klien,

68

serta mengkoordinasi tujuan bisnis serta membentuk dan mengartur tim proyek

yang terlibat, dan memberikan solusi permasalahan yang mungkin timbul.

• Konsultasi dengan pemilik proyek

Memberikan laporan kepada klien setelah melalui tahap-tahap yang dilewati

untuk memperlancar pelaksanaan tahap implementasi agar sesuai dengan

keinginan klien.

• Tim proyek

Membentuk tim proyek yang berkompeten dalam melaksanaan tugas dan

tanggung jawab, agar pelaksanaan proyek sesuai dengan jadwal yang telah

ditentukan sebelumnya.

• Penerimaan dari pihak pemilik proyek

Meminta persetujuan kepada pihak klien dalam menandatangani dokumen

yang diberikan ketika menyelesaikan setiap tahap, terutama System Integration

Testing (SIT) dan User Acceptance Testing (UAT), agar sesuai dengan

keinginan klien.

• Komunikasi

Melakukan meeting secara berkala antar pihak Aprisma, klien dan AdIns untuk

mencegah duplikasi kegiatan maupun salah pengertian, dan untuk

mengantisipasi terjadinya resiko yang mungkin terjadi dalam proyek.

4.1.5 Hardware dan Software

Hardware dan software yang digunakan untuk komputer klien yang telah

tersedia dalam Proyek Pengembangan Interface Data Capture pada Aplikasi

DCMS CC terdiri dari:

69

• Processor Intel Pentium IV 3.0 GHz

• Installed Memory 512 MB (DDRAM)

• Monitor display 15”

• Operating System Microsoft Windows XP

• Hard Drive Capacity 80 GB

Server yang digunakan dalam Proyek Pengembangan Interface Data Capture

pada Aplikasi DCMS CC adalah Sun Fire 12K w/16-1050MHz/64GB.

Spesifikasi dari server terdiri dari:

• Remanufactured Sun Fire 12K, 16x1050MHz US-III CPU's 64GB

Memory.

• Includes: Fireplane Redundant Fans/ Power Supplies/ System Controllers

9x Expanders 4x CPU/ Memory Boards(CPUBD-482-1050)

• 6xhsPCI+Assemblies (4576A)

• 2xPCI Dual FastEthernet (2222A)

• 2xStorEdge S1arrays (NS-DSKS1-336GAC)

• internal 72" expansion rack.

Software yang digunakan dalam Proyek Pengembangan Interface Data Capture

pada Aplikasi DCMS CC adalah:

• Microsoft Project Professional 2003

• Toad

• Intelli JIDEA 4.0

• Oracle

70

Teknologi yang digunakan adalah:

• Java 2 Enterprise Edition (J2EE), Java Servlet, Java Server Pages (JSP),

Entreprise Java Bean.

• Jakarta Struts

• Java Script

4.1.6 Estimasi Waktu

Pihak klien ingin agar proyek dapat diselesaikan dalam kurun waktu

enam bulan jika kegiatan dilaksanakan sesuai dengan jadwal yang telah

ditetapkan. Namun bila terjadi perubahan jadwal, maka diharapkan dapat

diselesaikan dalam kurun waktu 7 (tujuh) bulan.

4.1.7 Project Charter

Proyek Pengembangan Interface Data Capture pada Aplikasi DCMS CC

Project Owner : Klien

Start Date : 12 Oktober 2006

Finished Date : 09 April 2007

Document Version : 1.0

Steering Committe : Bapak Bandi Puwanto

Project Manager : Bapak Julyan Ardianto

Quality Assurance : Bapak Eko Purnomo

Team (PT. Aprisma Indonesia):

• Quality Assurance : 1 orang

71

• Business Analyst : 1 orang

• Developer : 3 orang

4.1.8 Project Objective

Proyek Pengembangan Interface Data Capture pada Aplikasi DCMS CC akan

diluncurkan tanggal 30 Januari 2007, pada saat penutupan proyek fase pertama.

Permintaan klien atas masalah yang terjadi sampai saat ini adalah banyaknya

form yang harus di-entri kedalam komputer dalam jumlah yang sangat banyak

dan tenaga yang cukup terbatas, maka sistem yang baru diharapkan dapat

mengurangi lamanya waktu dalam proses pengentrian secara manual sehingga

hal tersebut tidak dapat memenuhi kebutuhan pelanggan dalam waktu yang

cepat.

4.1.9 Project Scope

Kebutuhan yang diperlukan dalam Proyek Pengembangan Interface Data Capture

pada Aplikasi DCMS CC adalah :

Pada fase 1

• Pengiriman data dari Data Capture kepada DCMS CC

Image dari form yang telah diisi oleh customer ditampung kedalam

database Data Capture. Kemudian aplikasi tersebut akan dikirimkan kepada

database DCMS CC. Didalam DCMS CC itu sendiri terdapat database

blacklist internal untuk mengecek data orang-orang yang bermasalah dalam

bank klien.

Pada fase 2

72

• Dibutuhkan adanya database (documentum).

Database tersebut diperlukan sebagai tempat penyimpanan image dari

form yang telah di-scan. Image tersebut akan disimpan, baik yang disetujui

maupun ditolak dalam pembuatan kartu kredit.

• Dibutuhkan pengecekkan data customer

Database terebut akan berfungsi sebagai pengecekkan data pribadi orang

yang akan membuat kartu kredit. Database tersebut akan terdiri atas database

pengecekkan internal dan database pengecekkan dari AKKI (Asosiasi Kartu

Kredit Indonesia).

Adapun modul-modul yang dibutuhkan antara lain:

• Modul Customer, sub modulnya terdiri dari:

o Personal Particulars, merupakan keterangan yang lengkap tentang klien/

pelanggan kartu kredit.

o Residence, merupakan keterangan tempat tinggal tentang klien/

pelanggan kartu kredit.

o Employment, merupakan keterangan tentang pekerjaan customer/nasabah

kartu kredit.

o Other Information, merupakan keterangan tentang informasi tambahan

yang layak diketahui oleh klien.

• Application, sub modulnya terdiri dari:

o Application Info, merupakan keterangan tentang aplikasi kartu kredit.

• Facility, sub modulnya terdiri dari:

73

o Basic Card, merupakan modul untuk menyimpan informasi dan kredit

limit dari kartu kredit utama.

o Supplement Card, merupakan modul untuk menyimpan informasi dan

kredit limit dari kartu kredit tambahan.

4.1.10 Project Risk Management

Untuk mengukur resiko yang akan terjadi pada pelaksanaan proyek

pengembangan interface data capture pada aplikasi DCMS CC maka tanggal 14

Oktober 2006 dibagikan kuisioner kepada tim proyek berdasarkan pengalaman

proyek sebelumnya.

Range yang digunakan adalah:

1 = sangat sering

2 = sering

3 = sedang

4 = jarang

5 = sangat jarang

Tabel 4.1 Kuisioner Berdasarkan Proyek Sebelumnya

Kuisioner berdasarkan pengalaman proyek sebelumnya

Pertanyaan: Hasil

Kuisioner 1 Apakah ruang lingkup proyek terdahulu jelas? 3,3,2,3,3,2 2 Apakah dalam proyek terdahulu membutuhkan biaya <$50000? 2,3,2,3,1,2 3 Apakah dalam proyek terdahulu kebutuhan klien sering berubah? 3,3,3,2,3,2

4 Apakah proyek terdahulu mengalami keterlambatan dari jadwal yang direncanakan? 3,2,3,2,2,3

5 Apakah ada dukungan dari Top Management dalam proyek terdahulu? 2,3,4,4,3,3 6 Apakah dalam mengerjakan proyek terdahulu diperlukan > 15000 LOC? 5,5,5,5,4,5 7 Apakah proyek terdahulu mengalami pergantian personil tim proyek? 2,2,2,1,2,2 8 Apakah jadwal yang direncanakan sesuai dengan harapan? 4,4,3,5,4,4 9 Apakah dokumentasi yang dihasilkan dari proyek terdahulu > 500 lembar? 1,1,2,1,1,2 10 Apakah dalam proyek terdahulu user sering terlibat? 4,5,4,5,5,5

74

Kuisioner berdasarkan pengalaman proyek sebelumnya

Pertanyaan: Hasil

Kuisioner 11 Apakah banyak mengalami kesalahan fatal yang menyebabkan > 100 error? 1,2,1,2,3,2 12 Apakah ada pembagian tugas yang jelas dalam proyek terdahulu? 4,4,3,3,4,4

13 Apakah tim yang terlibat > 5 orang sehingga memerlukan usaha > 7 orang setiap bulannya? 2,2,1,2,1,2

14 Apakah mudah memperoleh informasi yang dibutuhkan dalam proyek terdahulu? 5,4,4,4,4,5

15 Apakah staff menerima pelatihan yang memadai? 4,4,3,4,4,5

Dari analisis kebutuhan yang telah dibuat berdasarkan kuisioner yang telah

dibagikan, maka diperkirakan ada beberapa resiko yang mungkin terjadi dalam

pembuatan dan Proyek Pengembangan Interface Data Capture pada Aplikasi

DCMS CC berdasarkan proyek terdahulu, diantaranya yaitu:

1. Mundurnya waktu penyelesaian proyek

Proyek Pengembangan Interface Data Capture pada Aplikasi DCMS CC

melibatkan PT. Aprisma Indonesia sebagai penanggung jawab sistem dan

pihak klien untuk perubahan requirement sehingga waktu pengerjaan

proyek yang dibutuhkan dapat semakin panjang.

2. Membengkaknya biaya proyek

Hal ini disebabkan oleh waktu penyelesaian proyek yang mungkin saja

diperkirakan semakin panjang (mundur) dari jadwal yang telah ditentukan

sehingga akan mempengaruhi biaya-biaya yang akan dikeluarkan untuk

penyelesaian Proyek Pengembangan Interface Data Capture pada Aplikasi

DCMS CC (membuat biaya proyek bertambah dari anggaran yang telah

ditentukan).

3. Perolehan data informasi yang dibutuhkan tidak lengkap atau salah

sehingga dapat menjadi kendala yang menghambat proyek.

75

Kuisioner yang dibagikan kepada tim yang terlibat dalam pelaksanaan proyek

berdasarkan proyek pengembangan interface data capture pada aplikasi DCMS CC

yang berguna untuk mengukur probabilitas dan pengaruh terhadap proyek

berdasarkan analisa setiap pertanyaan adalah:

Range yang digunakan untuk mengukur resiko proyek adalah:

1 = 81 % - 100%

2 = 61 % - 80%

3 = 41 % - 60 %

4 = 21 % - 40 %

5 = 0 - 20 %

Tabel 4.2 Hasil kuisioner

No Resiko

Hasil Kuesioner Probability Pengaruh

Kriteria resiko pengukuran produk 1 Berapa kemungkinan ukuran produk dalam LOC

> 10000 LOC? 5,4,5,5 3% 2 2 Berapa kemungkinan jumlah function yang bisa

digunakan kembali? 2,2,3,3 70,75 % 2 3 Berapa kemungkinan Jumlah Bagian yang

terlibat dalam pembuatan produk > 3 bagian? 2,2,2,3 65% 3 4 Berapa kemungkinan Size Database dalam 1

Tahun > 1 GB? 1,2,2,1 77,5 % 2 Kriteria resiko pengaruh bisnis 1 Seberapa besar manfaat yang didapatkan oleh

perusahaan dari penerapan sistem ini? 1,2,1,1 85% 2 2 Seberapa besar pengaruh penurunan pendapatan

yang ditimbulkan jika proyek diselesaikan tidak tepat waktu? 2,3,3,3 53,75 % 3

3 Berapa banyak user yang menggunakan sistem ini > 50 user? 2,3,2,2 65% 3

4 Berapa persentase karyawan perusahaan yang bisa menggunakan komputer? 1,2,2,2 75% 2

76

No Resiko


Kriteria resiko karakteristik pelanggan 1 Seberapa besar kemungkinan keluhan pelanggan

terhadap software yang dibuat? 3,4,3,3 43,75 % 3 2 Berapa besar kemungkinan informasi yang baik

bagi pelanggan? 3,3,2,2 60% 3 3 Berapa kemungkinan pelanggan tidak

mengawasi pembuatan software? 4,3,5,4 31,25 % 3 4 Berapa kemungkinan pelanggan tidak bersedia

berpartisipasi dalam pembuatan proyek? 5,4,5,5 12,5 % 2 Kriteria resiko definisi proses 1 Berapa kemungkinan manajemen senior anda

mendukung suatu pertanyaan yang menekankan pentingnya suatu proses standar untuk pengembangan proses? 2,1,3,2 73,75 % 2

2 Berapa kemungkinan proses perangkat lunak digunakan dari proyek lain? 2,2,2,3 63,75 % 3

3 Berapa kemungkinan kajian teknis formal terhadap spesifikasi persyaratan, desain, dan kode dilakukan secara reguler? 1,2,2,1 82,5 % 1

4 Berapa kemungkinan kajian teknis formal terhadap prosedur pengujian dan test case dilakukan secara reguler? 3,3,3,3 48% 3

Kriteria resiko teknologi yang akan dibangun 1 Berapa kemungkinan banyaknya teknologi yang

akan dibangun adalah hal yang baru untuk organisasi dalam waktu 1 tahun > 2 teknologi yang berbeda? 2,3,3,2 62,5 % 3

2 Berapa kemungkinan mengganti Operating System Network System? 5,5,5,4 10,5 % 4

3 Berapa kemungkinan perubahan perangkat keras yang dibangun ke interface dengan suatu sistem database yang ada dalam area aplikasi? 2,3,3,2 55% 3

4 Berapa kemungkinan interface yang diperlukan bagi pemakai khusus? 4,4,4,4 31,75 % 3

Kriteria resiko lingkungan pengembangan 1 Apakah kebutuhan atau requirement sesuai

dengan produk yang dihasilkan? 1,1,1,1 90,5 % 2 2 Apakah proses pengujian dapat diperoleh dan

sesuai dengan produk yang akan dibangun? 1,1,1,2 86,5 % 3 3 Apakah anggota tim proyek mendapatkan

pelatihan sesuai dengan job desk ? 1,1,2,1 83,75 % 3 4 Apakah ada seseorang atau beberapa orang yang

memahami proses bisnis atau teknologi? 2,2,2,2 71,75 % 2 Kriteria resiko ukuran dan pengalaman staff 1 Berapa kemungkinan orang – orang terbaik dapat

dimasukkan kedalam proyek? 1,1,1,1 90,5 % 2

77

No Resiko


2 Berapa kemungkinan orang – orang memiliki gabungan keterampilan yang benar? 2,2,2,2 71,75 % 2

3 Berapa kemungkinan user terlibat dalam setiap aktivitas proyek? 4,5,5,4 20% 3

4 Berapa kemungkinan staf menerima pelatihan yang memadai? 1,1,1,1 88,75 % 1

Tabel 4.3 Kesimpulan hasil kuisioner

No Resiko Probabilitas

1 Resiko Pengukuran produk 54% 2 Resiko Pengaruh bisnis 69,68 % 3 Resiko Pelanggan 36,88% 4 Resiko Definisi proses 67% 5 Resiko Teknologi yang akan dibangun 39,9 % 6 Resiko Lingkungan pengembangan 83,13% 7 Resiko Ukuran dan pengalaman staff 67,75 %

Keterangan nilai pengaruh:

1- Katastropik : resiko kegagalan yang sangat kritis, dan menyebabkan proyek

gagal.

2- Kritis : resiko kegagalan yang menyebabkan menurunkan kinerja proyek

dan menyebabkan proyek diragukan untuk berhasil.

3- Marjinal : resiko kegagalan yang mengakibatkan penundaan waktu proyek.

4- Dapat diabaikan : resiko kegagalan yang tidak memberikan dampak berarti.

4.1.11 Penanganan Resiko

Dari hasil kuisioner dapat disimpulkan bahwa

Resiko pelanggan dengan probabilitas 36,88% dari interval 21% hingga 40

%, karena pelanggan sering mengajukan keluhan, tidak memberikan infomasi

78

serta jarang berpartisipasi dalam pembuatan proyek. Hal ini menghadirkan

rintangan bagi jalannya proyek. Oleh karena itu, untuk menghindari resiko

yang mungkin akan terjadi, maka baik dari PT. Aprisma, AdIns dan klien

melakukan meeting secara berkala untuk melaporkan perkembangan setiap

kegiatan, serta melaporkan User Acceptance Testing (UAT) dari hasil testing.

Teknologi yang akan dibangun dengan probabilitas 39,9% dari interval 21%

hingga 40%,karena sering bergantinya teknologi tanpa melihat keuntungan

yang akan dicapai sehingga teknologi terbaru tidak dapat dimaksimalkan

penggunaannya. Maka dilakukan pembahasan pada technical meeting pada

tanggal 16 Oktober 2006, mendiskusikan teknologi apa yang ingin digunakan

sebelum mengambil keputusan secara matang dan melihat apakah teknologi

tersebut sudah memadai dan sudah memenuhi kebutuhan.

Pengukuran produk dengan probabilitas 54% dari interval 41% hingga 60 %,

karena tidak dapat mengukur suatu produk yang ingin dihasilkan melalui

metode sesuai dengan kebutuhan sehingga tidak dapat mengukur biaya,

waktu, serta sumber daya yang dibutuhkan. Maka, pada tahap awal PT.

Aprisma telah memperhitungkan biaya, waktu, serta sumber daya melalui

metode Line Of Code (LOC) dan Constructive Cost Model (COCOMO) dari

proyek terdahulu sehingga dapat mengetahui biaya, waktu, serta sumber daya

dari awal.

79

4.2 Perencanaan Proyek (Project Planning)

4.2.1 Work Breakdown Structure (WBS)

Berikut ini adalah gambar WBS yang merupakan tahap-tahap dari kegiatan

yang ada dan akan dilaksanakan untuk menyelesaikan Proyek Pengembangan

Interface Data Capture pada Aplikasi DCMS CC oleh PT. Aprisma Indonesia:

80

projectPlanWBS [dur = 123 days]

Project DCMSCC Interface Data

Capture [dur = 123 days]

Phase 1 [dur = 74 days]

Deployment [dur = 7 days]

Apply Database Changes 1

[dur = 1 day]

Backup Database Schema 1

[dur = 1 day]

Backup Master File 1

[dur = 1 day]

Deploy Files to Production 1 [dur = 1 day]

Deployment Environment Check

1 [dur = 1 day]

Online Testing 1 [dur = 1 day]

Site Launching 1 [dur = 1 day]

Development [dur = 22 days]

Application [dur = 5 days]

CIS (Customer Information

System) [dur = 12 days]

Facility [dur = 5 days]

Interface Specification

[dur = 15 days]

Reconcilement Report

[dur = 3 days]

Update Database [dur = 5 days]

Workflow Update [dur = 15 days]

Project Closure Notification Sign Off

1 [dur = 1 day]

Requirement Gathering &

Design [dur = 29 days]

Analysis [dur = 9 days]


Project Initation [dur = 3 days]

Requirement Gathering

[dur = 7 days]

Testing[dur = 15 days]

SIT (Systems Integration

Testing) [dur = 7 days]

UAT (User Acceptance




Apply Database Changes 2

[dur = 1 day]

Backup Database Schema 2

[dur = 1 day]

Backup Master File 2

[dur = 1 day]

Deploy Files to Production 2 [dur = 1 day]


2 [dur = 1 day]

Online Testing 2 [dur = 1 day]

Site Launching 2 [dur = 1 day]


Audit Log / Audit Trail

[dur = 2 days]

New Screen For Documentum [dur = 5 days]

Workflow Development [dur = 5 days]


2 [dur = 1 day]



Analysis[dur = 6 days]



[dur = 8 days]

Testing [dur = 12 days]

Deploy to production sign off

sheet UAT 2 [dur = 1 day]





Gambar 4.3 WBS Proyek Pengembangan Interface Data Capture pada Aplikasi DCMS CC

81




Project Initation [dur = 3 days]

Assessment and Feasibility Study

(SC,PM,BA)[dur = 1 day]

Kick-off Meeting (BCA + Aprisma +

Adins) (SC,PM,BA,D1)

[dur = 1 day]Technical Meeting (Aprisma + Adins)

(PM,BA,D1)[dur = 1 day]


[dur = 7 days]

Approval Requirement Gathering 1 (PM,BA,SC)[dur = 1 day]

Review DCMS Database (Aprisma)

1 (BA,D1)[dur = 3 days]

Review Requirement & Prepare Request

Review Form 1 (PM,BA)

[dur = 3 days]

Analysis [dur = 9 days]

Analize Mapping Fields (BA,D1)[dur = 2 days]

Approval Analysis 1 (SC,PM,BA)[dur = 1 day]

Draft interface specification 1

(BA,D1)[dur = 2 days]

Review Business Process &

Workflow 1 (BA,D1)[dur = 4 days]


Approval Design 1 (SC,PM,BA) [dur = 1 day]

Prepare Project Control Form 1

(BA)[dur = 1 day]

Prepare Project Plan 1 (PM,BA)[dur = 2 days]

Present Project Plan, System Design, and

Project Control 1 (SC,PM,BA) [dur = 1 day]

System Design 1 (BA)

[dur = 5 days]

Gambar 4.4 Detail WBS Requirement Gathring & Design Fase 1

82



Interface Specification

[dur = 15 days]

Update Audit Log / Audit Trail (D3)[dur = 15 days]

CIS (Customer Information

System) [dur = 12 days]

Residence Module (D1)

[dur = 3 days]

Other Information Module (D1)

[dur = 3 days]

Employment Module (D1)

[dur = 3 days]

Personal Particular Module (D1)

[dur = 3 days]

Application Information (D1)

[dur = 5 days]

Application [dur = 5 days]

Facility [dur = 5 days]

Basic Card Module (D2)

[dur = 3 days]

Supplement Card Module (D2)[dur = 2 days]

Update Database (D1)

[dur = 5 days]

Workflow Update (D2)

[dur = 15 days]

Reconcilement Report (D3)

[dur = 3 days]

Gambar 4.5 Detail WBS Development Fase 1

83

Gambar 4.6 Detail WBS Testing Fase 1

84



Apply Database Changes 1 (D2)

[dur = 1 day]

Backup Database Schema 1 (D1)

[dur = 1 day]

Backup Master File 1 (D2)

[dur = 1 day]

Deploy Files to Production 1 (D3)

[dur = 1 day]


1 (D3)[dur = 1 day]

Online Testing 1 (D1)

[dur = 1 day]

Site Launching 1 (D3)

[dur = 1 day]


1 (SC,PM,BA)[dur = 1 day]

Gambar 4.7 Detail WBS Deployemnt Fase 1 dan Project Closure Notification Sign Off Fase 1

85

Gambar 4.8 Detail WBS Requirement Gathering & Design Fase 2

86



New Screen For Documentum SIT

(D1)[dur = 1 day]

Audit Log / Audit Trail SIT (D3)[dur = 1 day]

Workflow SIT (D2)[dur = 1 day]

Gambar 4.9 Detail WBS Development Fase 2

87


Testing [dur = 12 days]



Audit Log / Audit Trail SIT (D3)[dur = 1 day]

New Screen For Documentum SIT

(D1)[dur = 1 day]

SIT sign off sheet & approval (PM,BA)

[dur = 1 day]

Workflow SIT (D2)[dur = 1 day]



Audit Log / Audit Trail UAT (D3)[dur = 2 days]

New Screen For Documentum UAT

(D1)[dur = 2 days]

Workflow UAT (D2)[dur = 2 days]

UAT sign off sheet & approval (PM,BA)

[dur = 1 day]

Deploy to production sign off

sheet UAT 2 [dur = 1 day]

Gambar 4.10 Detail WBS Testing Fase 2

88



Apply Database Changes 2 (D3)

[dur = 1 day]

Backup Database Schema 2 (D3)

[dur = 1 day]

Backup Master File 2 (D2)

[dur = 1 day]

Deploy Files to Production 2 (D3)

[dur = 1 day]


2 (D1)[dur = 1 day]

Online Testing 2 (D1)

[dur = 1 day]

Site Launching 2 (D2)

[dur = 1 day]


2 [dur = 1 day]

Gambar 4.11 Detail WBS Deployemnt Fase 2 Project Closure Notification Sign Off Fase 2

89

4.2.2 Line Of Code (LOC)

Berdasarkan hasil kuisioner yang diberikan, maka didapat data proyek terdahulu

dengan perhitungan LOC sebagai berikut:

Tabel 4.4 Perhitungan Line Of Code

Effort Budget ($,Thousands)

Documentation

Error Defect People

LOC 12,420

32 36.6

745 126 143 8

Average per KLOC

2,58 2.95 59,98 10,14 11,51 0,64

SLOC: estimate LOC, multiply

Dengan data yang diperoleh dari proyek sebelumnya, maka diperkirakan usaha,

biaya, dokumentasi, kesalahan, celah dan orang yang terlibat dalam pengerjaan

proyek dengan perkiraan 3.895 KLOC adalah:

Effort = 2.58 x 3.895 KLOC = 10 person-month

Budget = 2.95 x 3.895 KLOC = $ 11.500

Documentation = 59.98x 3.895 KLOC = 234 halaman

Error = 10.14x 3.895 KLOC=39,4 ~ 40

Defect = 11.51 x 3.895 KLOC = 44,8 ~ 45

People = 0.64 x 3.895 KLOC = 2.5 ~3 orang

4.2.3 Cost Constructive Model (COCOMO)

Dengan memperkirakan proyek Pengembangan Interface Data Capture pada

Aplikasi DCMS CC berkisar 3.895 KLOC, maka dapat dihitung perkiraan model

waktu kronologis yang dibutuhkan untuk melaksanakan proyek Pengembangan

Interface Data Capture pada Aplikasi DCMS CC antara lain:

90

LOC = 3895

KLOC = 3,895

Person – month = 2,4 . KLOC 1.05 = e

= 2,4 . 3.895 1.05

= 10,00562166 ~10.

Duration = 2,5 . e 0,38

= 2,5 . 10,00562166 0,38

= 5,998363189

= 6 Month

864.2.3 Critical Path Method (CPM)

Id 51 Id 52 Id 54 Id 53

346 37

496 52

636 63

Id 56

0 0

16 1

27 2

38 3

6 9 6

91 9

101 10

Id 5 1

Id 6 Id 7 Id 11Id 10Id 9

1 1 3 3 1

18n 18

141 14

121 12

24n

19n 19

27 n 27

25n 25

Id 19 Id 18 Id 16 Id 15 Id 14Id 20 2 5 4 2 1 1

Id 132

436 43

446 49

326 35

346 34 29

6 29

28 6 28

Id 22 1

Id 24

Id 33

Id 37

406 40

376 37

466 46

476 52

516 51

526 52

Id 28Id 27 Id 26

Id 38

Id 35 Id 34

Id 41

Id 31

Id 29

3 3 3 3

15 2

3 15

5

1

5

Id 421

59 6 59

586 58

576 57

566 56

556 55

546 54

536 53

Id 46 Id 45 Id 44 Id 43Id 49 Id 47

1 1 1 1 1 1

Id 50 1 666 66

656 65

646 64

626 62

616 61

60 6 60 1 1 1

Id 55

Id 58

87

73 6 73

726 72

716 71

706 70

696 69

686 68

676 67

Id 65

Id 64 Id 63 Id 62 Id 61 Id 60 Id 59

1

1 1 1 1 1 1

74 6 74

986 98

976 97

956 95

946 94

93

886 88

876 87

846 84

826 82

816 81

796 79

Id 74Id 73 Id 71Id 70Id 69

Id 79 Id 78

Id 77

Id 75

Id 81 Id 80

1 2 5 3 2

1 2 1

1

1

5

100 6 101

103 6 98

Id 83

Id 84

2

5

104 6 104

105 6 105

103 6 103

Id 85

5

113 6 113

111 6 111

109 6 109

107 6 107

106 6 106

114 6 114

Id 94 Id 93Id 91Id 90

Id 89

Id 88

Id 96Id 95

Id 97

1 1 2 2 2 1

1

1

1

Id 106

115 6 115

123 6 123

122 6 122

121 6 121

120 6 120

119 6 119

118 6 118

117 6 117

116 6 116

Id 105

Id 104 Id 103 Id 102 Id 101 Id 100 Id 99

1

1

1 1 1 1 1 1

92

CPM = 5 – 6 – 7 – 9 – 10 – 11 – 13 – 14 – 15 – 16 – 17 – 18 – 19 – 20 – 21 – 22

– 24 – 26 – 27 – 28 – 29 – 31 – 41 – 42 – 43 – 44 – 45 – 46 – 47 – 49 – 50 – 51 –

52 – 53 – 54 – 55 – 56 – 58 – 59 – 60 – 61 – 62 – 63 – 64 – 65 – 69 – 70 – 71 –

73 – 74 – 75 – 77 – 78 – 79 – 80 – 81 – 85 – 88 – 89 – 90 – 91 – 93 – 94 – 95 –

96 – 97 – 99 – 100 – 101 – 102 – 103 – 104 – 105 – 106

Tabel 4.5 Program Evaluation & Review Technique (PERT)

ID Duration Optimistic Pesimistic Expected Varians 1 0 2 0 3 0 4 0 5 1 1 1 1 0 6 1 1 1 1 0 7 1 1 1 1 0 8 0 9 3 2 3 2.833333333 0.027777778 10 3 3 3 3 0 11 1 1 1 1 0 12 0 13 2 2 2 2 0 14 2 2 2 2 0 15 4 4 4 4 0 16 1 1 1 1 0 17 0 18 5 5 5 5 0 19 1 1 1 1 0 20 2 2 2 2 0 21 1 1 1 1 0 22 1 1 1 1 0 23 0 24 5 5 5 5 0 25 0 26 3 2 3 2.833333333 0.027777778 27 3 2 3 2.833333333 0.027777778 28 3 2 3 2.833333333 0.027777778 29 3 2 3 2.833333333 0.027777778 30 0 31 5 4 5 4.833333333 0.027777778 32 0

93

ID Duration Optimistic Pesimistic Expected Varians 33 0 34 0 35 0 36 0 37 0 38 0 39 0 40 0 41 1 1 1 1 0 42 1 1 1 1 0 43 1 1 2 1.166666667 0.027777778 44 1 1 1 1 0 45 1 1 1 1 0 46 1 1 1 1 0 47 1 1 2 1.166666667 0.027777778 48 0 49 1 1 1 1 0 50 1 1 1 1 0 51 1 1 2 1.166666667 0.027777778 52 1 1 1 1 0 53 1 1 2 1.166666667 0.027777778 54 1 1 1 1 0 55 1 1 2 1.166666667 0.027777778 56 1 1 2 1.166666667 0.027777778 57 0 58 1 1 2 1.166666667 0.027777778 59 1 1 2 1.166666667 0.027777778 60 1 1 2 1.166666667 0.027777778 61 1 1 1 1 0 62 1 1 2 1.166666667 0.027777778 63 1 1 1 1 0 64 1 1 1 1 0 65 1 1 2 1.166666667 0.027777778 66 0 67 0 68 0 69 5 4 6 5 0.111111111 70 2 1 5 2.333333333 0.444444444 71 1 1 2 1.166666667 0.027777778 72 0 73 2 1 4 2.166666667 0.25 74 3 2 6 3.333333333 0.444444444 75 1 1 2 1.166666667 0.027777778 76 0 77 5 4 7 5.166666667 0.25 78 1 1 3 1.333333333 0.111111111 79 1 1 2 1.166666667 0.027777778 80 2 2 4 2.333333333 0.111111111

94

ID Duration Optimistic Pesimistic Expected Varians 81 1 1 2 1.166666667 0.027777778 82 0 83 0 84 0 85 5 4 5 4.833333333 0.027777778 86 0 87 0 88 1 1 2 1.166666667 0.027777778 89 1 1 2 1.166666667 0.027777778 90 1 1 2 1.166666667 0.027777778 91 1 1 2 1.166666667 0.027777778 92 0 93 2 1 2 1.833333333 0.027777778 94 2 1 2 1.833333333 0.027777778 95 2 2 2 2 0 96 1 1 1 1 0 97 1 1 1 1 0 98 0 99 1 1 1 1 0

100 1 1 1 1 0 101 1 1 1 1 0 102 1 1 1 1 0 103 1 1 1 1 0 104 1 1 1 1 0 105 1 1 1 1 0 106 1 1 1 1 0

Jumlah 123 109 157 126.3333333 2.500

∑ Varians = 2.5

STD = √∑Varians = √2.5= 1.5

Keterangan:

Z = Kemungkinan / peluang proyek selesai (dalam %)

X = Waktu yang diharapkan klien untuk menyelesaikan proyek.

µ = Waktu yang kita rencanakan untuk menyelesaikan proyek.

STD = Akar jumlah varians

95

Z = x-µ = 123.33– 123 = 2.22

STD 1.5

Dilihat dari tabel Z, maka diperoleh nilai 0,9868.

Persentase peluang berhasilnya suatu proyek adalah 0,9868 x 100 % = 98.7%

Maka dapat diketahui probabilitas peluang berhasilnya suatu proyek adalah

98.7%

4.2.5 Jadwal Proyek (Schedule Project)

100

4.2.6 Resource Name

Tabel 4.6 Tabel Kegiatan Proyek beserta Nama Sumber Daya

ID Task Name Resource Duration (days) 1 Project DCMSCC Interface Data Capture 123 2 Phase 1 74 3 A.1 Requirement Gathering & Design 29 4 A.1.1 Project Initation 3 5 Assessment and Feasibility Study SC,PM,BA 1 6 Kick-off Meeting (Client + Aprisma + Adins) SC,PM,BA,D1 1 7 Technical Meeting (Aprisma + Adins) PM,BA,D1 1 8 A.1.2 Requirement Gathering 7 9 Review Requirement & Prepare Request Review Form PM,BA 3 10 Review DCMS Database (Aprisma) BA,D1 3 11 Approval Requirement Gathering 1 PM,BA,SC 1 12 A.1.3 Analysis 9 13 Analize Mapping Fields BA,D1 2 14 Draft interface specification BA,D1 2 15 Review Business Process & Workflow BA,D1 4 16 Approval Analysis 1 SC,PM,BA 1 17 A.1.4 Design 10 18 System Design BA 5 19 Prepare Project Control Form BA 1 20 Prepare Project Plan PM,BA 2 21 Present Project Plan, System Design, and Project Control SC,PM,BA 1 22 Approval Design 1 SC,PM,BA 1 23 A.2 Development 22 24 Update Database D1 5 25 A.2.1 CIS (Customer Information System) 12 26 Personal Particular Module D1 3 27 Residence Module D1 3 28 Employment Module D1 3 29 Other Information Module D1 3

101

ID Task Name Resource Duration 30 A.2.2 Application 5 31 Application Information D1 5 32 A.2.3 Facility 5 33 Basic Card Module D2 3 34 Supplement Card Module D2 2 35 Workflow Update D2 15 36 A.2.4 Interface Specification 15 37 Update Audit Log / Audit Trail D3 15 38 Reconcilement Report D3 3 39 A.3 Testing 15 40 A.3.1 SIT (Systems Integration Testing) 7 41 Test using dummy interface file BA,QA,D3 1 42 Test CIS Module BA,QA,D1 1 43 Test Application Module BA,QA,D1 1 44 Test Facility Module BA,QA,D2 1 45 Test Workflow BA,QA,D2 1 46 Test Reconcilement Report BA,QA,D2 1 47 SIT sign off sheet & approval PM,BA 1 48 A.3.2 UAT (User Acceptance Testing) 8 49 Test interface file BA,QA,D3 1 50 Test CIS Module BA,QA,D1 1 51 Test Application Module BA,QA,D1 1 52 Test Facility Module BA,QA,D2 1 53 Test Workflow BA,QA,D2 1 54 Test Reconcilement Report BA,QA,D3 1 55 UAT sign off sheet & approval PM,BA 1 56 Deploy to production sign off sheet D1,D2,D3 1 57 A.4. Deployment 7 58 Deployment Environment Check D1 1 59 Backup Master File D2 1 60 Backup Database Schema D2 1 61 Deploy Files to Production D1 1 62 Apply Database Changes D3 1 63 Online Testing D3 1

102

ID Task Name Resource Duration 64 Site Launching D3 1 65 Project Closure Notification Sign Off SC,PM,BA 1 66 Phase 2 49 67 B.1 Requirement Gathering & Design 24 68 B.1.1 Requirement Gathering 8 69 Review Requirement & Prepare Request Review Form PM,BA 5 70 Review DCMS Database (Aprisma) BA,D1 2 71 Approval Requirement Gathering 2 SC,PM,BA 1 72 B.1.2 Analysis 6 73 Draft interface specification BA,D1 2 74 Review Business Process & Workflow BA,D1 3 75 Approval Analysis 2 SC,PM,BA 1 76 B.1.3 Design 10 77 System Design BA 5 78 Prepare Project Control Form BA 1 79 Prepare Project Plan PM,BA 1 80 Present Project Plan, System Design, and Project Control SC,PM,BA 2 81 Approval Design 2 SC,PM,BA 1 82 B.2 Development 5 83 New Screen For Documentum D1 5 84 Audit Log / Audit Trail D3 2 85 Workflow D2 5 86 B.3 Testing 12 87 B.3.1 SIT (Systems Integration Testing) 4 88 New Screen For Documentum D1 1 89 Audit Log / Audit Trail D3 1 90 Workflow D2 1 91 SIT sign off sheet & approval PM,BA 1 92 B.3.2 UAT (User Acceptance Testing) 7 93 New Screen For Documentum D1 2 94 Audit Log / Audit Trail D3 2 95 Workflow D2 2 96 UAT sign off sheet & approval PM,BA 1

103

ID Task Name Resource Duration 97 Deploy to production sign off sheet D1,D2,D3 1 98 B.4 Deployment 7 99 Deployment Environment Check D1 1 100 Backup Master File D2 1 101 Backup Database Schema D2 1 102 Deploy Files to Production D1 1 103 Apply Database Changes D3 1 104 Online Testing D3 1 105 Site Launching D3 1 106 Project Closure Notification Sign Off SC,PM,BA 1

Keterangan:

• SC : Management/ Steering Committe • PM : Project Manager • BA : Business Analyst • D1 : Developer 1 • D2 : Developer 2 • D3 : Developer 3 • QA : Quality Assurance

4.2.7 Project Budgeting

Biaya konsultasi yang dibebankan kepada pihak klien dalam Proyek

Pengembangan Interface Data Capture pada Aplikasi DCMS CC adalah sebagai

berikut:

Biaya pokok PT. Aprisma Indonesia per level per hari (1 bulan = 22 hari kerja)

adalah :

• Management/ Steering Committe : $ 960 per manday

• Project Manager : $ 400 per manday

• Analyst : $180 per manday

• Developer : $ 100 per manday

104

• Quality Assurance : $ 50 per manday

Total Biaya konsultasi PT. Aprisma Indonesia $ 1690 per hari

PT. Aprisma Indonesia mengestimasikan anggaran biaya konsultasi untuk

Proyek Pengembangan Interface Data Capture pada Aplikasi DCMS CC sebesar

$ 50.460 untuk jangka waktu 6 bulan, dengan rincian sebagai berikut:

• Steering Committe 13 manday * $ 960 = $ 12,480

• Project Manager 29 manday * $ 400 = $ 11,600

• Bussiness Analyst 72 manday * $ 180 = $ 12,780

• Developer 1 59 manday * $ 100 = $ 5,900



• Quality Assurance 12 manday* $ 50 = $ 600

Total Anggaran yang di-charge kepada klien: $ 50,460

Software yang telah dimiliki oleh klien adalah:

• Biaya Licenses Sun Fire 12K $199,500

• Biaya Oracle RDBMS Licenses: $30,000

Pikah Aprisma tidak perlu membeli software yang dibutuhkan karena pihak klien

sudah memiliki software tersebut.

105

PT. Aprisma Indonesia telah mengestimasikan anggaran untuk Proyek

Pengembangan Interface Data Capture pada Aplikasi DCMS CC sebesar $

50.460 untuk jangka waktu 6 bulan. Estimasi didapat berdasarkan jumlah total

biaya konsultasi.

Biaya pokok PT. Aprisma Indonesia:

• Operasional

• Laptop (5 x $ 976,5) : $ 4,882.5

• Baya Konsumsi dan transportasi : $ 1,848

• Gaji (per 6 bulan)

• Project Manager : $ 9,000

• Analyst : $ 4,800

• Developer : $ 5,400

• Quality Assurance : $ 1,200

Total gaji : $ 20,400

• Biaya pengembangan proyek:

• Biaya Training : $ 350

• Biaya Manajemen & Adminitrasi : $ 200

• Biaya komunikasi untuk Leased Line : $ 1,500

• Biaya Toad Licenses (3 x $2.275) : $ 6,825

• Biaya Licenses Microsoft Project 2003 Standard : $ 599

• Biaya Licenses Intelli JIDEA 4.0 (3 x $499) : $ 1,497

106

Total biaya pengembangan proyek : $ 10,971

Total biaya pokok PT. Aprisma Indonsia : $ 38,101.5

Laba bersih = Total biaya Proyek - Total biaya pokok PT. Aprisma Indonesia

= $ 50,460 - $ 38,101.5

= $ 12,358.5

4.2.8 Procurement

Planning:

• Letter On Intent (LOI), dilakukan pada tanggal 11 September 2006.

• Sign Contract, dilakukan pada tanggal 3 Oktober 2006.

• Kick off meeting, dilakukan pada tanggal 13 Oktober 2006. Dihadiri oleh

perwakilan atas klien, PT. Aprisma Indonesia dan AdIns.

Purchasing:

• Hardware: Laptop 5 x $ 976,5 = $ 4,882.5

o ACER Travelmate 3252WXMI

o Intel Core Duo T2300 1.66

o Memory 512Mb Ddr2

o Harddisk 80Gb

o Dvd Super Multi Drive/

o Monitor 14.1"WXGA

107

• Software:

o Toad Licenses, dibeli pada tanggal 5 Oktober 2006.

o Licenses Microsoft Project 2003 Standard, dibeli pada tanggal 3 Oktober

2006.

o Licenses Intelli JIDEA 4.0 , dibeli pada tanggal 5 Oktober 2006.

4.2.9 Return on Investment (ROI)

Laba bersih = seluruh keuntungan dari klien per tahun

1 % = keuntungan yang diasumsikan sebagai keuntungan kartu kredit per

tahun

modal awal = total biaya konsultansi ditambah total biaya pengembangan

proyek (biaya training, biaya lisensi).

ROI = ((laba bersih x 1 %) / modal awal) x 100%

= ((359,740,000 x 1 %) / 50,460) x 100%

= 7129.2%

ROI dapat disimpulkan dengan asumsi laba bersih yang diambil dari

keuntungan klien per tahun dikali satu persen. Satu persen diasumsikan sebagai

laba bersih kartu kredit per tahun, yang kemudian dibagi dengan modal awal

berupa biaya proyek yang dikenakan kepada klien. Satu persen didapat

berdasarkan keterangan dari sumber berupa sebagian (pendapatan kartu kredit) dari

keseluruhan pendapatan klien per tahun.

108

4.3 Eksekusi Proyek (Project Execution)

Pada kick-off meeting yang diadakan pada 13 Oktober 2006 telah dibicarakan

tentang kebutuhan pelanggan, lama rencana dalam proyek, rencana kegiatan proyek,

pengumpulan data, waktu proyek selesai, dan lain-lain yang dihadiri oleh:

• Management/ Steering Committe

• Project Manager

• Business Analyst

• Salah seorang perwakilan dari developer.

Proyek Pengembangan Interface Data Capture pada Aplikasi DCMS CC terbagi

atas dua fase, tujuannya adalah dalam setengah perjalanan proyek, sebagian hasilnya

dapat dinikmati oleh pihak klien. Dengan cara ini pihak klien dapat langsung

menggunakan fungsi-fungsi utama proyek sebelum benar-benar selesai.

Pada fase satu kegiatan yang dilakukan adalah:

1. Requirement Gathering & Design terdiri dari kegiatan sebagai berikut:

a. Project Initation, terdiri dari:

• Assessment and Feasibility Study, menandakan dimulainya

suatu proyek dengan menentukan kelayakan proyek.

• Kick-off Meeting (klien + Aprisma + Adins), meeting pertama

kali dilaksanakan dengan memperkenalkan seluruh anggota

proyek serta menjelaskan timeline.

• Technical Meeting (Aprisma + Adins), menjelaskan arsitektur

program antara developer Aprisma dan Adins.

109

b. Requirement Gathering, yang terdiri dari:

• Review Requirement & Prepare Request Review Form, mencari

tahu kebutuhan user dan menganalisa kebutuhan user.

• Review DCMS Database (Aprisma), menganalisa dan merancang

database berdasarkan kebutuhan user.

• Approval Requirement Gathering, meminta persetujuan user atas

kebutuhan yang telah diminta oleh user sebelumnya.

c. Analysis, terdiri dari:

• Analize Mapping Fields, membandingkan aplikasi yang terdapat

pada Data Capture (aplikasi yang dibuat pada AdIns) dengan

DCMS, serta mengetahui kekurangan field nya.

• Draft interface specification, membuat spsesifikasi interface.

• Review Business Process & Workflow, menganalisa dan

merancang proses bisnis dan alur proses bisnis tersebut.

• Approval Analysis 1, meminta persetujuan user atas interface

yang telah diberikan.

d. Design , yang terdiri dari:

• System Design, mendesain system atas kebutuhan user.

• Prepare Project Control Form, menyiapkan formulir

pengontrolan proyek.

• Prepare Project Plan, menyiapkan perencanaan proyek berupa

timeline.

110

• Present Project Plan, System Design, and Project Control,

mempresentasikan keseluruhan project plan kepada semua tim

yang terlibat.

• Approval Design 1, penyetujuan atas project plan yang telah

dirancang.

2. Development terdiri dari kegiatan sebagai berikut:

Update Database, merevisi database sesuai dengan kebutuhan.

a. CIS (Customer Information System), merupakan salah satu modul

dalam DCMS CC yang berperan untuk menyimpan keseluruhan data

customer.

• Personal Particular Module, merupakan keterangan yang lengkap

tentang klien/ pelanggan kartu kredit.

• Residence Module, merupakan keterangan tempat tinggal tentang

klien/ pelanggan kartu kredit

• Employment Module, merupakan keterangan tentang pekerjaan

klien/ pelanggan kartu kredit

• Other Information Module, merupakan keterangan tentang

informasi tambahan yang layak diketahui oleh pelanggan

b. Application

Application Information, salah satu salah satu modul dalam DCMS CC

yang berperan untuk menyimpan informasi mengenai aplikasi

pembuatan kartu kredit.

111

c. Facility, salah satu modul dalam DCMS CC yang berperan untuk

menyimpan informasi kartu kredit setiap customer.

• Basic Card Module, merupakan modul untuk menyimpan

informasi dan kredit limit dari kartu kredit utama.

• Supplement Card Module, merupakan modul untuk menyimpan

informasi dan kredit limit dari kartu kredit tambahan.

Workflow Update, meng-update keseluruhan perubahan sistem yang

ditandai dengan adanya penambahan informasi.

d. Interface Specification

• Update Audit Log / Audit Trail, modul yang berfungsi untuk

mencatat perubahan apapun yang terjadi.

Reconcilement Report, laporan yang berfungsi untuk mencocokkan data

yang diupload dengan DCMS dengan Data Capture.

3. Testing

a. SIT (Systems Integration Testing), melakukan penggabungan terhadap system

yang telah dibuat oleh pihak Aprisma untuk kemudian dilakukan testing pada

sebagian proyek yang telah diselesaikan sampai fase satu, sebelum diberikan

kepada klien untuk dilakukan UAT.

• Test using dummy interface file, berfungsi untuk mengecek interface

apakah interface sudah dapat berjalan dengan baik.

• Test CIS Module, berfungsi untuk mengetes bagian yang terdapat dalam

modul CIS yang dilakukan oleh Aprisma.

112

• Test Application Module, berfungsi untuk mengetes bagian yang terdapat

dalam modul aplikasi yang dilakukan oleh Aprisma.

• Test Facility Module, berfungsi untuk mengetes bagian yang terdapat

dalam modul fasilitas yang dilakukan oleh Aprisma.

• Test Workflow, mengetes keseluruhan perubahan sistem yang ditandai

dengan adanya penambahan yang dilakukan oleh Aprisma.

• Test Reconcilement Report, mengetes kecocokkan data yang terdapat

dalam data capture dengan DCMS CC yang dilakukan oleh Aprisma.

• SIT sign off sheet & approval, penyetujuan pada keseluruhan proses SIT

yang dilakukan oleh pihak Aprisma.

b. UAT (User Acceptance Testing), dilakukan kegiatan testing pada sebagian

proyek yang telah diselesaikan pihak Aprisma sampai fase satu. UAT

dilakukan pada pihak klien dengan bantuan pihak Aprisma

• Test interface file, berfungsi untuk mengetes file upload yang

degenerate oleh Data Capture.

• Test CIS Module, berfungsi untuk mengetes bagian yang terdapat dalam

modul CIS yang dilakukan oleh pihak klien.

• Test Application Module, berfungsi untuk mengetes bagian yang

terdapat dalam modul aplikasi yang dilakukan oleh pihak klien.

• Test Facility Module, berfungsi untuk mengetes bagian yang terdapat

dalam modul fasilitas yang dilakukan oleh pihak klien.

• Test Workflow, mengetes keseluruhan perubahan sistem yang ditandai

dengan adanya penambahan yang dilakukan oleh pihak klien.

113

• Test Reconcilement Report, mengetes kecocokkan data yang terdapat

dalam data capture dengan DCMS CC yang dilakukan oleh pihak klien.

• UAT sign off sheet & approval, kegiatan pengetesan keseluruhan system

ditandai dengan penyetujuan kegiatan testing yang dilakukan oleh pihak

klien dengan bantuan Aprisma.

• Deploy to production sign off sheet, meminta konfirmasi dari user berupa

tanda tangan tertulis bahwa aplikasi ini sudah bisa diupload ke sever

production.

4. Deployment terdiri dari:

• Deployment Environment Check, migrasi program DCMS ke dalam

production dari server UAT.

• Backup Master File, sebelum diupload ke server production, aplikasi

yang sudah berjalan di back up terlebih dahulu.

• Backup Database Schema, sebelum database diubah, database yang

sudah ada diback up terlebih dahulu..

• Deploy Files to Production, setelah file diback up dengan benar, file pada

fase satu diupload ke production server.

• Apply Database Changes, pengupdate-an database untuk diupload ke

production server.

• Online Testing, merupakan tes di production server secara langsung.

• Site Launching, setelah seluruh masuk ke bagian production, aplikasi ini

sudah mulai dipakai pada pihak klien.

114

• Project Closure Notification Sign Off, penutupan proyek pada fase

pertama.

Pada fase kedua kegiatan yang dilakukan adalah:

1. Requirement Gathering & Design terdiri dari kegiatan sebagai berikut:

a. Requirement Gathering , terdiri dari:

• Review Requirement & Prepare Request Review Form, mencari tahu

kebutuhan user dan menganalisa kebutuhan user.

• Review DCMS Database (Aprisma), mengamati data dari DCMS

serta mempelajari ulang.

• Approval Requirement Gathering 2, meminta persetujuan user atas

kebutuhan yang telah diminta oleh user sebelumnya.

b. Analysis , terdiri dari:

• Draft interface specification, membuat spesifikasi interface dari

database DCMS.

• Review Business Process & Workflow, menganalisa dan merancang

proses bisnis dan alur proses bisnis atas kegiatan yang dilakukan

DCMS.

• Approval Analysis 2, meminta persetujuan user atas interface

yang telah diberikan.

c. Design , terdiri dari:

• System Design, mendesain system atas kebutuhan user.

• Prepare Project Control Form, menyiapkan formulir pengontrolan

proyek.

115

• Prepare Project Plan, menyiapkan perencanaan proyek berupa

timeline dan perencanaan resource Aprisma.

• Present Project Plan, System Design, and Project Control,

mempresentasikan keseluruhan project plan kepada semua tim yang

terlibat.

• Approval Design 2, penyetujuan atas project plan yang telah

dirancang.

2. Development

• New Screen For Documentum, merancang interface documentum.

• Audit Log / Audit Trail, modul yang berfungsi untuk mencatat

perubahan apapun yang terjadi untuk keperluan audit IT.

• Workflow, meng-update keseluruhan perubahan sistem atas proses

bisnis yang ditandai dengan adanya penambahan informasi.

3. Testing

a. SIT (Systems Integration Testing)

• New Screen For Documentum, mengetes interface documentum yang

dilakukan oleh Aprisma.

• Audit Log / Audit Trail, mengetes modul atas perubahan apapun yang

terjadi yang dilakukan oleh Aprisma.

• Workflow, mengetes keseluruhan perubahan sistem yang ditandai dengan

adanya penambahan informasi yang dilakukan oleh Aprisma.

• SIT sign off sheet & approval, penyetujuan pada keseluruhan proses SIT

yang dilakukan oleh pihak Aprisma.

116

b. UAT (User Acceptance Testing)

• New Screen For Documentum, mengetes interface documentum yang

dilakukan oleh klien.

• Audit Log / Audit Trail, mengetes modul atas perubahan apapun yang

terjadi yang dilakukan oleh klien.

• Workflow, mengetes keseluruhan perubahan sistem yang ditandai dengan

adanya penambahan informasi yang dilakukan oleh klien.

• UAT sign off sheet & approval, kegiatan pengetesan keseluruhan system

ditandai dengan penyetujuan kegiatan testing yang dilakukan oleh pihak

klien dengan bantuan Aprisma.

• Deploy to production sign off sheet, meminta persetujuan uer bahwa

aplikasi tersebut sudah layak untuk dideploy ke bagian production.

4. Deployment

• Deployment Environment Check, migrasi program DCMS ke dalam

production dari server UAT.

• Backup Master File, sebelum diupload ke server production, aplikasi

yang sudah berjalan di back up terlebih dahulu.

• Backup Database Schema, sebelum database diubah, database yang

sudah ada di back up terlebih dahulu.

• Deploy Files to Production, setelah file diback up dengan benar, file pada

fase satu diupload ke production server.

• Apply Database Changes, pengupdate-an database untuk diupload ke

production server.

117

• Online Testing, mengadakan tes di production server secara langsung.

• Site Launching, setelah seluruh masuk ke bagian production, aplikasi ini

sudah mulai dipakai pada pihak klien.

• Project Closure Notification Sign Off, kegiatan penutupan proyek pada

fase kedua.

4.4 Pengontrolan Proyek (Project Controlling)

Tabel 4.7 Form pengendali detail proyek

Project Milestone Start Date Finish Date Status % Phase 1 Project Initiation 12-Oct-06 16-Oct-06 Completed 100 Requirement Gathering 17-Oct-06 1-Nov-06 Completed 100 Analysis 2-Nov-06 14-Nov-06 Completed 100 Design 15-Nov-06 28-Nov-06 Completed 100 Development 29-Nov-06 28-Dec-06 Completed 100 Customer Information System 6-Dec-06 21-Dec-06 Completed 100 Application 22-Dec-06 28-Dec-06 Completed 100 Facility 29-Nov-06 5-Dec-06 Completed 100 Interface Specification 29-Nov-06 19-Dec-06 Completed 100 System Integration Testing 29-Dec-06 8-Jan-06 Completed 100 User Acceptance Testing 9-Jan-07 18-Jan-07 Completed 100 Deployment 19-Jan-07 29-Jan-07 Not Completed 75

Tabel 4.8 Penyesuaian rencana dengan kenyataan

Plan Actual Kegiatan

Person In Charge Start Date Finish Date Start Date Finish Date

Assessment and Feasibility Study SC, PM, BA 12-Oct-06 12-Oct-06 12-Oct-06 12-Oct-06 Kick off Meeting (Client+Aprisma+AdIns)

SC, PM, BA, D1 13-Oct-06 13-Oct-06 13-Oct-06 13-Oct-06

Technical Meeting (Client +Aprisma+AdIns) PM, BA, D1 16-Oct-06 16-Oct-06 16-Oct-06 16-Oct-06 Review Requirement & Prepare Request Review Form PM, BA 17-Oct-06 19-Oct-06 17-Oct-06 19-Oct-06

118



Review DCMS Database (Aprisma) BA, D1 20-Oct-06 31-Oct-06 20-Oct-06 31-Oct-06 Approval Requirement Gathering 1 PM, BA, SC 1-Nov-06 1-Nov-06 1-Nov-06 1-Nov-06 Analyze Mapping Fields BA, D1 2-Nov-06 3-Nov-06 2-Nov-06 3-Nov-06 Draft Interface Specification BA, D1 6-Nov-06 7-Nov-06 6-Nov-06 7-Nov-06 Review Business Process & Workflow BA, D1 8-Nov-06 13-Nov-06 8-Nov-06 13-Nov-06 Approval Analysis 1 SC, PM, BA 14-Nov-06 14-Nov-06 14-Nov-06 14-Nov-06 System Design BA 15-Nov-06 21-Nov-06 15-Nov-06 21-Nov-06 Prepare Project Control Form BA 22-Nov-06 22-Nov-06 22-Nov-06 22-Nov-06 Prepare Project Plan PM, BA 23-Nov-06 24-Nov-06 23-Nov-06 24-Nov-06 Present Project Plan, System Design & Project Control SC, PM, BA 27-Nov-06 27-Nov-06 27-Nov-06 27-Nov-06 Approval Design SC, PM, BA 28-Nov-06 28-Nov-06 28-Nov-06 28-Nov-06 Update Database D1 29-Nov-06 5-Dec-06 29-Nov-06 5-Dec-06 Personal Particular Module D1 6-Dec-06 8-Dec-06 6-Dec-06 8-Dec-06 Residence Module D1 11-Dec-06 13-Dec-06 11-Dec-06 13-Dec-06 Employment Module D1 14-Dec-06 18-Dec-06 14-Dec-06 18-Dec-06 Other Info Module D1 19-Dec-06 21-Dec-06 19-Dec-06 21-Dec-06 Application Information D1 22-Dec-06 28-Dec-06 22-Dec-06 28-Dec-06 Basic card Module D2 29-Nov-06 1-Dec-06 29-Nov-06 1-Dec-06 Supplement Card Module D2 4-Dec-06 5-Dec-06 4-Dec-06 5-Dec-06 Workflow Update D2 6-Dec-06 26-Dec-06 6-Dec-06 26-Dec-06 Update Audit Log / Audit Trail D3 29-Nov-06 19-Dec-06 29-Nov-06 19-Dec-06 Reconcilement Report D3 20-Dec-06 22-Dec-06 20-Dec-06 22-Dec-06 Test Using Dummy Interface SIT BA, QA, D3 29-Dec-06 29-Dec-06 29-Dec-06 29-Dec-06 Test CIS Module SIT BA, QA, D1 1-Jan-07 1-Jan-07 1-Jan-07 1-Jan-07 Test Application Module SIT BA, QA, D1 2-Jan-07 2-Jan-07 2-Jan-07 2-Jan-07 Test Facility Module SIT BA, QA, D2 3-Jan-07 3-Jan-07 3-Jan-07 3-Jan-07 Test Workflow SIT BA, QA, D2 4-Jan-07 4-Jan-07 4-Jan-07 4-Jan-07 Test Reconcilement Report SIT BA, QA, D3 5-Jan-07 5-Jan-07 5-Jan-07 5-Jan-07 SIT Sign off sheet & Approval PM, BA 8-Jan-07 8-Jan-07 8-Jan-07 8-Jan-07 Test Interface File SIT PM, QA, D3 9-Jan-07 9-Jan-07 9-Jan-07 9-Jan-07 Test CIS Module UAT BA, QA, D1 10-Jan-07 10-Jan-07 10-Jan-07 10-Jan-07 Test Application Module UAT BA, QA, D1 11-Jan-07 11-Jan-07 11-Jan-07 11-Jan-07 Test Facility Module UAT BA, QA, D2 12-Jan-07 12-Jan-07 12-Jan-07 12-Jan-07 Test Workflow UAT BA, QA, D2 15-Jan-07 15-Jan-07 15-Jan-07 15-Jan-07 Test Reconcilement Report UAT BA, QA, D3 16-Jan-07 16-Jan-07 16-Jan-07 16-Jan-07 Sign off sheet & approval PM, BA 17-Jan-07 17-Jan-07 17-Jan-07 17-Jan-07 Deploy to production sign off sheet D1, D2, D3 18-Jan-07 18-Jan-07 18-Jan-07 18-Jan-07

119



Development Environment Check D1 19-Jan-07 19-Jan-07 19-Jan-07 19-Jan-07 Back up Master File D2 22-Jan-07 22-Jan-07 22-Jan-07 22-Jan-07 Back up Database Schema D2 23-Jan-07 23-Jan-07 23-Jan-07 23-Jan-07

Grafik pencapaian hasil:

Gambar 4.14 Grafik pencapaian hasil

Tabel Penyesuaian Proyek

0 20 40 60 80 100 120 140

fase 1

Requirement Gathering & Design

Development

Testing

Deployment

fase 2

Requirement Gathering & Design

Development

Testing

Deployment

kegi

atan

durasi (hari)

durasi proyekactualplanning

120

Pengontrolan Proyek per kegiatan

Fase 1

1. Requirement Gathering & Design

Tanggal : 12 Oktober 2006 – 28 November 2006

Tim yang terlibat : Steering Committe, Project Manager, Business Analyst,

Developer 1

Kegiatan:

• Kick-off meeting telah dilakukan.

• Pembentukkan tim proyek pengembangan interface Data Capture dengan

DCMS.

• Menganalisa kebutuhan dan membuat rencana proyek secara detail.

• Menganalisa dan merancang proses bisnis yang telah disepakati oleh

semua pihak.

• Membuat estimasi jadwal proyek

Masalah yang timbul:

• Kebutuhan informasi yang didapat dari pihak klien masih sangat

minim.

Tindakan yang dilakukan:

• Mengadakan pertemuan dengan pihak klien untuk meminta informasi

lebih banyak yang berkaitan dengan kebutuhan proyek, masalah pun

telah teratasi dengan baik.

121

2.Development

Tanggal : 29 November 2006 – 28 Desember 2007

Tim yang terlibat : Developer1, Developer 2, Developer 3

Kegiatan:

• Membuat modul untuk menyimpan keseluruhan data customer dan

informasi yang dibutuhkan dalam pembuatan kartu kredit.

• Membuat modul untuk mencatat tentang perubahan serta mengupdate

perubahannya.


• Terjadi perubahan kebutuhan dari pihak klien.


• Melihat penyebab perubahan, maka klien harus mengajukan Change

Request Form (CRF).

3. Testing

Tanggal : 29 Desember 2006 – 18 Januari 2007

Tim yang terlibat : Business Analyst, Quality Assurance, Developer 1, Developer

2, Developer 3.

Kegiatan:

• Menggabungkan sistem yang telah dibuat oleh pihak Aprisma untuk

dites pada sebagian proyek yang telah diselesaikan sampai fase satu.


• Skenario testing belum sesuai dengan production.

122


• Meminta user untuk mereview apakah skenario testing sudah

mencukupi environment production

4. Deployment

Tanggal : 19 Januari 2007 – 23 Januari 2007

Pengontrolan hanya sampai pada Backup Database Schema karena kegiatan

tersebut berlangsung sampai tanggal 23 Januari.

Tim yang terlibat : Steering Commite, Project Manager, Business Analyst,

Developer 1, Developer 2, Developer 3.

Kegiatan:

• Migrasi program DCMS ke dalam production dari server UAT.

• Membuat semua cadangan data.


• Sampai saat ini tidak ada.


• Sampai saat ini tidak ada.

4.5 Penutupan Proyek

Proyek Pengembangan Interface Data Capture pada Aplikasi DCMS CC belum

sampai pada tahap penutupan proyek, namun rencana penutupan proyek fase pertama

akan dilaksanakan pada tanggal 30 Januari 2007, sedangkan rencana penutupan fase

kedua akan dilaksanakan pada tanggal 9 April 2007. Setelah kegiatan penutupan proyek,

dilakukan penyerahan kelengkapan dokumen sign-off yang telah disepakati antara pihak

123

klien dan PT. Aprisma Indonesia. Setelah proses penutupan, diadakan pula serah terima

dokumen dan penandatanganan dokumen-dokumen Proyek Pengembangan Interface

Data Capture pada Aplikasi DCMS CC yang berisi form sign-off SIT, UAT dan Project

Charter yang menandakan bahwa Proyek Pengembangan Interface Data Capture pada

Aplikasi DCMS CC telah diselesaikan dengan baik oleh PT. Aprisma Indonesia.

bab 4 perencanaan manajemen proyek 4.1 inisiasi …thesis.binus.ac.id/doc/bab4/2007-2-00487-si bab...

Documents