bab 4 perencanaan manajemen proyek 4.1. inisiasi...

54

BAB 4

PERENCANAAN MANAJEMEN PROYEK

4.1. Inisiasi Proyek

Proyek LOS Enhancement yang dilakukan berkaitan dengan pihak

internal dan eksternal. Pihak internal menunjuk dua orang project manager untuk

menangani proyek LOS Enhancement dan satu orang dari pihak vendor. Kedua

belah pihak perusahaan telah menunjuk penanggung jawab utama untuk

menangani proyek LOS Enhancement ini, yaitu:

• Program Manager dari pihak perusahaan dan pihak vendor masing – masing

sebanyak satu orang,

• PMO Manager dari pihak perusahaan dan pihak vendor masing - masing

sebanyak satu orang,

• Dan tim member lainnya.

4.1.1. LOS Enchancement Business Case

4.1.1.1. Latar Belakang

Aplikasi LOS telah diluncurkan pada 8 November 2004 sebagai

penunjang bisnis dalam proses kredit dan telah dapat menjalankan fungsinya

sesuai dengan ketentuan aturan bisnis yang ada. Berdasarkan perkembangan

aturan perbankan di Indonesia yang didasari oleh kebijakan Bank Indonesia

sehingga terbentuknya pedoman pelaksanaan kredit yang baru. Atas dasar

55

perubahan pedoman pelaksanaan kredit yang baru sehingga diperlukan suatu

aplikasi yang dapat menunjang perubahan tersebut. LOS Enhancement terdapat

modul tambahan dari LOS terdahulu

4.1.1.2. Objektif Bisnis

Sasaran strategis dari aplikasi ini adalah untuk membantu penanganan

proses perkreditan agar dapat meningkatkan pelayanan kepada nasabah melalui

efisiensi dan otomatisasi service, selain itu dapat menciptakan efektifitas dan

meningkatkan produktivitas proses kerja.

4.1.1.3. Analisa dan Rekomendasi Pilihan

Ada beberapa pilihan yang dapat diambil setelah dilakukan analisa dan

pertimbangan :

1. Pihak perusahaan tetap menggunakan aplikasi LOS yang sedang berjalan

tanpa melakukan perubahan dan tidak perlu melaksanakan proyek LOS

Enhancement dengan konsekuensi tidak bisa mengikuti perkembangan role

bisnis yang ada.

2. Melaksanakan proyek LOS Enhancement untuk menambah modul di dalam

sistem yang lama sehingga dapat mengikuti perkembangan role bisnis yang

ada berdasarkan peraturan pedoman kredit yang diterbitkan oleh Bank

Indonesia dan perubahan bisnis dari pihak perusahaan.

Berdasarkan pertimbangan yang dilakukan pihak perusahaan dan

pentingnya pelaksanaan proyek ini untuk monitoring proses kredit,

meningkatkan pelayanan kepada pelanggan dalam pengambilan keputusan, me

56

dan pengontrolan kinerja dari pegawai yang menggunakan sistem LOS. Atas

dasar pertimbangan dari dua opsi pilihan, maka diputusakan mengambil opsi

yang kedua merupakan yang terbaik untuk kepentingan perusahaan.

4.1.1.4. Hardware dan Software

Tabel 4.1. Spesifikasi Software dan Hardware

Equipment Quantity Hardware Software Application

Main web Application

Server (Data Center)

1 • Pentium IV 2.8 GHz or

Xeon

• Memory 3 GB

• Hard Disk 2 x 36 GB

SCSI Dual Ultra 320

• NIC 100/1000 Mbps LAN

• CD-ROM standard

• Windows 2000

advance server

service pack 3

• Microsoft Data

Access Component

2.6

• Microsoft .NET

Framework Versi

1.1

• Microsoft .NET

Framework SDK

versi 1.1

• Microsoft Office

2000

• SME/Com/Corp Loan

LOS

• .NET Framework

Versi 1.1 harus di

install pertama

dibandingkan dengan

Microsoft .NET

Framework SDK versi

1.1

Main Data Base Server

(Data Center)


Xeon

• Memory 1GB

• Hard Disk 250 GB SCSI

Dual Ultra 320,

Expandable

• NIC 100/1000 Mbps

LAN

• Tape Back Up (VXA-2

160 GB Capacity,

12MB/sec transfer rate)

• CD-ROM.

• Windows 2000

Advance Server

service pack 3

• Microsoft SQL

Server 2000

service pack 3a

dan service pack

4.0

• Microsoft SQL

Server 2000

Reporting services

Back Up Web

Application Server


Xeon

• Memory 3 GB

• Hard disk 2 x 36 GB

SCSI Dual Ultra 320

• NIC 100/1000 Mbps

LAN

• CD-ROM Standar

• Windows 2000

Advance server

service pack 3

• Internet

Information

Service 5

• Microsoft Data

Access Component

2.6

• SME/Com/Corp Loans

LOS

• .NET Framework versi

1.1 harus diinstall

terlebih dahulu

dibandingkan dengan

Microsoft .NET

Framework SDK versi

1.1

• Microsoft .NET

Framework Versi

1.1

• Microsoft .NET

Framework SDK

Versi 1.1


2000

Back Up Data Base

Server


Xeon

• Memory 1 GB

• Hard disk 250 GB SCSI

Dual Ultra 320,

Expandable

• NIC 100/1000 Mbps

LAN

• Tape Back Up (VXA-2

160 GB Capacity, 12

MB/sec transfer rate)

• CD ROM

• Windows 2000

Advance Server

service pack 3

• Microsoft SQL

Server 2000 with

service pack 3a

and service pack

4.0

• Microsoft SQL

Server 2000

Reporting Services

Workstation • Pentium III 1 GHz

• Memory 128 MB

• Hard disk 10 GB

• NIC 100 Mbps

• CD-ROM

• Windows 2000

Professional


2000

• Internet Explore

6.02 atau lebih

Printers Printer yang mendukung jaringan dan platform Windows

61

4.1.1.5. Estimasi Waktu

Perusahaan sebagai pemilik proyek melaksanakan proyek LOS

Enhancement ini dimulai dari tanggal 12 September 2005 sampai dengan 20

Januari 2006. Namun dikarenakan terdapat kendala yang menghambat jalannya

proyek LOS Enhancement, maka dilakukan penjadwalan ulang. Proyek LOS

Enhancement dimulai dari tanggal 6 September 2006 sampai dengan 17

November 2006. Jika terjadi keterlambatan penyelesaian proyek diharapkan

diselesaikan pada bulan Februari 2007.

4.1.2. Project Charter

4.1.2.1. Project Charter LOS Enhancement

1. Product Owner : 2 orang

2. Start Date : 12 September 2005

3. Finished Date : Februari 2007

4. Document Version : 1.0

5. Project Manager : 3 orang

6. Vendor Team

• Technical Team/Business Analyst : 2 orang

62

4.1.2.2. Struktur Tim Proyek LOS Enhancement

Dalam rangka mendukung jalannya proyek LOS Enchancement,

dibutuhkan sumber daya manusia yang dapat melakukan proses perencanaan,

pengorganisasian, kontroling dan pengimplementasi. Sehingga dibentuk suatu

tim proyek untuk dapat menangani proyek LOS Enhancement. Susunan tim

proyek LOS Enhancement adalah sebagai berikut:

Gambar 4.1. Struktur Organisasi Tim Proyek LOS Enhancement

Jumlah staff dari tim proyek untuk proyek LOS Enhancement berjumlah 21

orang terdiri dari:

1. Program Manager

a. Satu orang dari pihak perusahaan.

b. Satu orang dari pihak vendor .

2. Project Manager.

a. Dua orang dari pihak perusahaan.(kenapa 2 org)

Functional Team

Product Owner

IT Service Owner

Service Owner

Project Manager

IT Steering Committee

Program Manager PMO Manager

Technical Team/Business Analyst

Support Team

Reviewer

63

b. Satu orang dari pihak vendor.

3. Functional Team.

a. Sepuluh orang dari pihak perusahaan.

4. Tecnical Team/Business Analyst.

a. Tiga orang dari pihak perusahaan.

b. Dua orang dari pihak vendor.

5. Support team.

a. Satu orang dari pihak perusahaan.

Dalam proyek LOS Enhancement, setiap staff dari tim proyek memiliki

tugas dan tanggung yaitu:

1. Program Manager

a. Terpilih sebagai senior yang mewakili dari pihak IT

b. Menyediakan secara keseluruhan dari kebutuhan manajemen dan arahan

untuk implementasi dari solusi bisnis

c. Menyediakan secara keseluruhan dari arsitektur IT dan perencanaan

untuk implementasi dari solusi bisnis

d. Mengkoordinasikan solusi implementasi dengan group yang lain di dalam

internal dan dengan vendor

2. Project Manager

a. Mengatur dari aktivitas proyek

b. Memberikan solusi dari kebutuhan user

c. Memvalidasi dari keseluruhan proyek yang berhubungan solusi dan

dokumentasi

64

3. Functional Team/Business Analyst

a. Mengumpulkan dan mengkonfirmasi dari kebutuhan user dan dokumen

untuk solusi pengembangan

b. Pembuatan dokumentasi end user termasuk dokumen training UIM dan

SOM

c. Membuat perencanaan pengembangan

d. Mengkoordinasi workshop, SIT dan UAT

e. Support untuk training dan rollout

4. Technical Team

a. Menyediakan dan membangun infrastruktur IT

b. Menyediakan dan melakukan setting infrastruktur IT

c. Solusi migrasi dan sumber data

d. Mengatur dari profil user

5. Support Team

a. Mendukung manajemen proyek

b. Komunikasi proyek

c. Mendukung infrastruktur proyek

4.1.2.3. Project Goal

Tujuan dari project adalah untuk mengimplementasikan Pedoman

Pelaksanaan Kredit yang baru

65

4.1.2.4. Project Objective

Aplikasi LOS merupakan aplikasi yang diperuntukan sebagai penunjang

bisnis dalam proses kredit. Seiring dengan adanya kebijakan baru untuk

mendukung kemajuan perusahaan sehingga dibutuhkan peningkatan kapabilitas

dari aplikasi LOS. Atas dasar itulah Bank Mandiri melaksanakan proyek tersebut

dinamakan LOS Enhancement, agar dapat :

1. Meningkatkan efisiensi dan otomatisasi service.

2. Melakukan tracking terhadap semua aplikasi sampai ke tahap approval.

3. Mengurangi recapturing atas common data.

4. Memastikan semua aplikasi sesuai dengan prosedur dan peraturan yang ada.

5. Peningkatan kontrol dan monitoring terhadap aplikasi yang berjalan.

6. Meningkatkan produktifitas pegawai dan kapasitas proses.

4.1.2.5. Project Scope

Kebutuhan yang diperlukan dalam proyek LOS Enhancement adalah :

1. Penambahan proses dalam kaitan dengan guidelines dan aturan kredit, yaitu

pada bagian:

• Proposal pengajuan kredit.

• Proses persetujuan.

2. Penilaian periodik pada Commercial & Corporate customer yang berskala

besar, melalui pengambilan informasi yang diperoleh dari database pusat.

3. Alih Debitur – Peningkatan di (dalam) struktur kredit untuk mengakomodasi

perpindahan rekening.

4. Penbuatan Data Mart

66

4.1.2.6. Project Deliverables

Project Deliverables Responsibility Project Charter Document Sign-Off Perusahaan dan vendor Functional Specifications Document (FSD) Perusahaan dan vendor FSD Acceptance Sign-Off Perusahaan dan vendor System & Integration Testing (SIT) Test Scripts

Perusahaan dan vendor

User Acceptance Test (UAT) Test Script Perusahaan UAT Report Perusahaan UAT Sign-Off Perusahaan System User Guide Document Perusahaan dan vendor System User Guide Sign-Off Perusahaan dan vendor System Operation Manual Document Perusahaan System Operation Manual Sign-Off Perusahaan Live Implementation Sign-Off Perusahaan dan vendor

4.1.2.7. Deliverable Milestones Summary

Milestones Components Signatories Target Date Project Charter Project Charter

Document Signoff dan Addendum Project Charter Document Signoff

Program Manager, Product Owner, Service Owner, Reviewer, IT Service Owner, PMO Manager, Project Manager

6 September 2006

Functional Specifications Document (FSD)

Enhancement FSD Signed off dan Addendum Enhancement FSD Signed off


8 September 2006

System Integration Test

Compilation of SIT Test Scripts disetujui testers

IT Service Owner, PMO Manager, Project Manager

3 November 2006

User Acceptance Test

Compilation of UAT Test Scripts disetujui testers dan UAT Report

Program Manager, Reviewer, IT Service Owner, PMO Manager,

17 November 2006

67

Project Manager System User Guide SUG Document dan

SUG Sign-Off

Program Manager, Reviewer, IT Service Owner, PMO Manager, Project Manager

14 November 2006

System Operation Manual

SOM Document dan SOM Sign-Off

Reviewer, IT Service Owner, PMO Manager, Project Manager

17 November 2006

Live Implementation

Live Implementation document


27 November 2006

4.1.2.8. Project Benefit

1. Meningkatkan efisiensi dan layanan.

Melalui aplikasi LOS status suatu permohonan kredit dipantau sehingga

meningkatkan efisiensi dan kecepatan kerja.

2. Melacak semua aplikasi sampai persetujuan.

Dimulai dari pengajuan kredit sampai dengan pembukuan rekening dan

sarana untuk menginput data yang diperlukan untuk keperluan scoring dan

rating serta sarana untuk melakukan tracking atas suatu permohonan kredit.

3. Mengurangi data sama.

Selain itu database permohonan kredit menjadi lebih akurat dan terhindar

dari kemungkinan double entry karena telah terintegrasi di dalam suatu

sistem.

4. Meyakinkan semua aplikasi yang terlibat akan diproses sejalan dengan

service level agreement.

68

5. Mengontrol dan memonitor dari semua proses aplikasi.

6. Meningkatkan produktifitas staff dan meningkatkan kapasitas proses dalam

aplikasinya.

Melalui aplikasi LOS, aktifitas yang dilakukan karyawan dalam melakukan

pelayanan kredit dapat ter-record

4.2. Perencanaan Proyek (Project Planning)

4.2.1. Work Breakdown Stucture (WBS) LOS Enchancement

Gambar di WBS yang merupakan tahapan-tahapan dari kegiatan yang ada

dan akan dilaksanakan untuk menyelesaikan proyek LOS Enhancement:

69

Project Start Date

Project Charter

Enchancement Confirmation

Enchancement FSD

Solution Costumization

System & Integration Testing

User Acceptance Test

System User Guide

SOM Development

LOS Enchancement

Live

Project Charter Document Signoff

Functional Requirements

Enchancement FSD Signoff

Compilation of SIT Test Scripts

UAT Report

Compilation of UAT Test Scripts

UAT IR's

UAT Sign off

SUG Document

SUG Sign off

SOM Document

SOM Sign off

LOS Enchancement

Gambar 4.2. Work Breakdown Structure LOS Enhancement

72

4.2.3. Critical Path Method (CPM)

Tabel 4.3. Kegiatan Proyek LOS Enhancement

Node Nama Kegiatan

1 Project Start Date

2 Project Charter

3 Enhancement Confirmation

4 Enhancement FSD

5 Solution Customization

6 Addendum Project Charter

7 Addendum Enhancement FSD

8 Solution Customization

9 SIT

10 UAT

11 System User Guide

12 SOM Development

13 UAT Signoff

14 LOS Enhancement Live

78

Berdasarkan analisis jaringan kerja menggunakan metode PERT dapat

diperoleh probabilitas penyelesaian proyek dengan penjelasan sebagai berikut :

1. Target penyelesaian proyek yang diharapkan oleh user adalah 116 hari

2. Waktu paling akhir peristiwa terjadi adalah 115.2 hari

3. Project variance kegiatan adalah 7.22

4. Standart deviasi project yang diperoleh dari akar pangkat dua project

variance adalah 2.687

5. Deviasi penyelesaian proyek yang diperoleh dari pengurangan target

penyelesaian proyek dengan waktu paling akhir peristiwa setelah itu dibagi

dengan standart deviasi project adalah 0.298

6. Berdasarkan tabel distribusi normal kumulatif, maka deviasi penyelesaian

proyek sebesar 0.298 mempunyai probabilitas penyelesaian proyek sebesar

61%

4.2.5. Project Budgeting

Detail project budgeting

(Dalam US$)

Tabel 4.7. Project Budgeting LOS Enhancement

Jenis Anggaran Anggaran

Pengeluaran :

1.Investasi

-Anggaran pengembangan LOS Enhancement 110000

-Penyesuaian penerapan kebijakan kewenangan 270000

79

yang baru

2.Keperluan sosialisasi dan pelatihan 107400

Total 487400

Pendapatan :

1.Pendapatan langsung diperoleh dari kontribusi

LOS Enhancement

2400000

2.Pendapatan tak langsung 84000

Total 2484000

Detail biaya pelatihan proyek LOS Enhancement

(Dalam US$)

Tabel 4.8. Biaya Pelatihan LOS Enhancement

Peserta

Jumlah

Cabang

Peserta

Per Cabang

Total

Peserta Total Biaya

Kanwil I 22 3 66 24424

Kanwil II 15 3 45 16780

Kanwil III 5 3 15 635

Kanwil IV 5 3 15 635

Kanwil V 6 3 18 722

Kanwil VI 15 3 45 8680

Kanwil VII 12 3 36 7024

Kanwil

VIII 25 3 75 15700

80

Kanwil IX 14 3 42 15688

Kanwil X 32 3 45 16780

Total 151 3 402 107068

Biaya lain-

lain 332

Grand Total 107400

Berdasarkan anggaran pengeluaran dan pendapatan yang telah dijabarkan

dapat dilakukan analisis biaya sebagai berikut :

1. Melalui estimasi peningkatan proyek dalam kurun waktu 2 tahun, dapat

diperoleh biaya penyusutan proyek = $487400/2 tahun = $243700 per tahun.

2. Return On Investment yang diperoleh dari anggaran total pendapatan dan

pengeluaran = ($2484000/$487400) x 100% = 510 %

3. Berdasarkan anggaran total pendapatan dapat diperoleh keuntungan perbulan

yaitu = $2484000 / 12 bulan = $207000.

Sehingga dapat diperoleh jangka waktu pengembalian = $487400/$207000 = 2,35

bulan (dibulatkan menjadi 2 bulan).

4.2.6. Eksekusi Project

Berikut ini merupakan penjelasan dari langkah-langkah kegiatan yang perlu

dilakukan sesuai perencanaan proyek LOS Enhancement:

1. Project Start Date

Merupakan kegiatan yang menandakan dimulainya proyek, kegiatan ini dapat

dilakukan setelah system service required yang diajukan oleh user telah

81

memperoleh persetujuan untuk kelayakan pengembangan sistem informasi oleh

IT steering committee dan persetujuan proyek dari Board of Director (BOD).

Setelah itu harus dilakukan kick off meeting untuk memberikan penjelasan

secara global mengenai hal-hal yang berkaitan dengan proyek kepada seluruh

level karyawan yang terlibat..

2. Project Charter

Syarat pembuatan project charter adalah terlebih dahulu harus membuat

project sheet yang merupakan garis besar proyek yang terdiri dari objective

project dan key activities yang ditentukan oleh PIC project owner dan PIC dari

IT. Setelah itu baru dapat dilakukan pembuatan project charter untuk

menentukan goal dan objective project, project scope, project deliverables,

project organization dan responsibilities dan deliverable milestones summary.

3. Enhancement Confirmation

Merupakan tahap untuk mengkonfirmasi ulang kesiapan proyek dalam hal

mengantisipasi perubahan-perubahan kebutuhan user, kesiapan vendor maupun

regulasi.

4. Enhancement FSD (Functional Specification Document)

Kegiatan ini harus dapat menyediakan suatu dokumentasi kebutuhan modul

aplikasi yang tidak fungsional dan yang fungsional untuk mendukung

kebutuhan area bisnis. Dokumen ini harus dapat menguraikan keseluruhan

proses yang didukung oleh modul aplikasi dan kebutuhan detailnya yang

mencakup fungsional, data, keamanan & kendali, alat penghubung, masukan

buku besar, resolusi perbedaan yang disetujui dan lain lain Kebutuhan-

kebutuhan tersebut didasari scope dari project charter.

82

5. Solution Customization

Kegiatan ini harus dapat menghasilkan flowchart, logic program, formula,

tabel, dictionary, serta coding yang berkaitan dengan pembuatan aplikasi.

6. SIT (Sistem Integration Test)

Kegiatan ini bertujuan untuk melakukan integrasi terhadap modul-modul

program sehingga dapat menghasilkan satu alur proses yang mencakup seluruh

kebutuhan bisnis yang telah ditentukan.

7. UAT (User Acceptance Test)

Kegiatan ini bertujuan untuk menentukan metode tes yang akan digunakan (test

plan) sebelum melakukan test serta untuk memenuhi tujuan dari dilakukannya

UAT yaitu mengecek aplikasi dengan FSD sehingga dapat diketahui durasi

penggunaan aplikasi dari suatu proses, validasi sistem maupun ketahanan

sistem dengan memberikan real data dan maksimum data sehingga tidak

terjadi kesalahan.

8. SUG (System User Guide)

Kegiatan ini harus dapat menghasilkan langkah-langkah operasional aplikasi

secara keseluruhan berdasarkan hasil UAT.

9. SOM(System Operation Manual)

Kegiatan ini harus dapat menghasilkan operation manual secara spesifikasi

sebagai panduan operasional pengguna akhir yang didasari dari SUG. Panduan

SOM ini untuk kegiatan operation manual berdasarkan pengelompokan akses

level / job desk. SOM ini merupakan landasan yang digunakan untuk pelatihan.

83

10. LOS Enchancement Live

Kegiatan yang menyatakan bahwa aplikasi sudah siap digunakan oleh user,

sebelumnya sudah harus dilakukan kegiatan implementasi yang terdiri dari

migrasi data, telah dilakukan pengecekan kesiapan perangkat keras dan

jaringan, verifikasi data dan production trial run.

4.3. Pengontrolan Proyek

Dalam rangka untuk menjaga agar proyek berjalan sesuai dengan

objektifitasnya, maka perlu lakukan tindakan pengontrolan proyek. Berikut ini

merupakan beberapa rekomendasi mekanisme pengontrolan kegiatan proyek:

1. Pengontrolan proyek yang meliputi seluruh kegiatan secara berurutan

Tabel 4.9. Status Kegiatan Project LOS Enhancement

Project Milestone Start Date End Date Status %

Project Start Date 12/09/05 12/09/05 Completed 100%

Project Charter 19/09/05 19/09/05 Completed 100%

Enhancement Confirmation 21/09/05 22/09/05 Completed 100%

Enhancement FSD 03/10/05 03/10/05 Completed 100%

Solution Customization 12/09/05 09/12/05 Uncompleted 30%

Addendum Project Charter 06/09/06 06/09/06 Completed 100%

Addendum Enhancement

FSD 08/09/06 08/09/06 Completed 100%

Solution Customization 01/08/06 20/10/06 Completed 100%

SIT 30/10/06 03/11/06 Uncompleted 0%

84

UAT 06/11/06 10/11/06 Uncompleted 0%

Update System User Guide 13/11/06 14/11/06 Uncompleted 0%

SOM Development 15/11/06 17/11/06 Uncompleted 0%

UAT Signoff 17/11/06 17/11/06 Uncompleted 0%

LOS Enchancement Live 27/11/06 27/11/06 Uncompleted 0%

Kegiatan project start date

Tanggal: 12 September 2005

Tim yang terlibat: product owner dan IT service owner

Rincian kegiatan:

• Project start date telah dimulai

• Melakukan kickoff meeting

Masalah yang timbul : Saat ini tidak ada

Tindakan yang dilakukan : Tidak ada

Sampai saat ini proyek masih berjalan sesuai dengan yang direncanakan

Kegiatan project charter

Tanggal: 12 September 2005 – 19 september 2005

Tim yang terlibat: product owner, PMO manager, IT service owner, service

owner, reviewer, project manager dan program manager.

Rincian kegiatan:

• Project sheet telah dihasilkan

• Project charter document telah dihasilkan

85




Kegiatan enchancement confirmation

Tanggal: 21 September 2005 – 22 September 2005

Tim yang terlibat: product owner dan IT service owner

Rincian kegiatan: Enhancement confirmation telah dilaksanakan




Kegiatan enhancement Functional Specification Document (FSD)

Tanggal: 3 Oktober 2005 – 3 Oktober 2005


owner, reviewer, project manager, program manager,

functional team, technical team dan support team

Rincian kegiatan:

• Functional requirement telah dilaksanakan

• Enhancement FSD telah dilaksanakan

Masalah yang timbul: Saat ini tidak ada

Tindakan yang dilakukan: Tidak ada


86

Kegiatan solution customization

Tanggal: 12 September 2005 - 5 Oktober 2005

Tim yang terlibat: project manager, program manager, technical team

Rincian kegiatan: 30 % solution customization terlaksana

Masalah yang timbul:

• Perubahan struktur organisasi perusahaan

• Perubahan pedoman pelaksanaan kredit

• Keterlambatan proses pembayaran dari perusahaan terhadap vendor

Tindakan yang dilakukan: melakukan penjadwalan ulang proyek di kedua belah

pihak

Kegiatan addendum project charter

Tanggal: 12 September 2005 – 19 september 2005


owner, reviewer, project manager dan program manager

Rincian kegiatan: Addendum project charter telah dihasilkan




Kegiatan addendum enhancement FSD

Tanggal: 6 September 2006 – 6 September 2006

87


owner, reviewer, project manager, program manager,

functional team, technical team dan support team.

Rincian kegiatan: Addendum Enhancement FSD telah dilaksanakan




Kegiatan solution customization

Tanggal: 1 Agustus 2006 - 20 Oktober 2006

Tim yang terlibat: project manager, program manager, technical team

Rincian kegiatan: Solution customization telah dilaksanakan

Masalah yang timbul : Belum dilakukan integrasi data nasabah dari perusahaan

Tindakan yang dilakukan : Pihak perusahaan melakukan integrasi data dan

penambahan waktu penyelesaian proyek

Kegiatan System Integration Test (SIT)

Tanggal: 30 Oktomber 2006 – 3 November 2006

Tim yang terlibat : PMO Manager, IT Service owner, project manager, technical

team, support team.

Rincian kegiatan : Kompilasi SIT Test Script belum dilaksanakan

Masalah yang timbul : Tidak terdapat masalah karena belum dilaksanakan

Tindakan yang dilakukan : Tidak ada karena kegiatan SIT akan dilaksanakan

pada bulan Januari 2007.

88

Kegiatan User Acceptance Test (UAT)

Tanggal: 6 November 2006 – 10 November 2006


owner, reviewer, project manager, program manager

Rincian kegiatan:

• Kompilasi UAT Test Script belum dilaksanakan

• Pembuatan UAT Report belum dilaksanakan

• Investigation request’s belum dilaksanakan


Tindakan yang dilakukan : Tidak ada karena kegiatan UAT akan dilaksanakan

pada bulan Januari 2007

Kegiatan System User Guide (SUG)

Tanggal : 13 November 2006 - 14 November 2006

Tim yang terlibat : PMO manager, reviewer, project manager, program manager

Rincian kegiatan : Pembuatan SUG dokumen belum dilaksanakan


Tindakan yang dilakukan : Tidak ada karena kegiatan SUG akan dilaksanakan


Kegiatan System Operation Manual (SOM)

Tanggal : 13 November 2006 - 14 November 2006

89



Rincian kegiatan : Pembuatan SOM dokumen belum dilaksanakan


Tindakan yang dilakukan : Tidak ada karena kegiatan SOM akan dilaksanakan


Kegiatan User Acceptance Test (UAT) Sign off

Tanggal: 17 November 2006



Rincian kegiatan: UAT sign off belum dilaksanakan


Tindakan yang dilakukan : Tidak ada karena kegiatan UAT sign off akan

dilaksanakan pada bulan Januari 2007

Kegiatan LOS Enhancement Live

Tanggal: 27 November 2006



Rincian kegiatan: LOS Enhancement live belum dilaksanakan


Tindakan yang dilakukan : Tidak ada karena kegiatan LOS Enhancement live

akan dilaksanakan pada bulan Februari 2007

90

2. Pengontrolan proyek menggunakan formulir pengontrolan proyek yang

digunakan untuk mengontrol kegiatan yang mengalami kendala.

4.4. Penutupan Proyek

Penutupan proyek merupakan kegiatan terakhir yang menyatakan bahwa

kegiatan proyek telah selesai dilaksanakan. Sebelum melakukan penutupan proyek

perlu dilakukan perjanjian kesepakatan dari pihak perusahaan dan pihak vendor

mengenai syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh kedua belah pihak. Berikut ini

merupakan beberapa syarat yang harus dipenuhi sebelum melakukan penutupan

proyek antara lain:

a. Aplikasi sudah tidak terdapat debug.

b. Pembayaran dari pihak perusahaan kepada pihak vendor telah terselesaikan.

c. Maintenance aplikasi setelah proyek live telah dilaksanakan oleh pihak vendor

dalam kurun waktu yang telah disepakati .

Pada penutupan proyek perlu dilakukan pembuatan berita acara, yang

mendeskripsikan hal-hal sebagai berikut :

a. Penjadwalan proyek

b. Pengontrolan proyek

c. Fitur-fitur dalam aplikasi yang dibuat dalam proyek

d. Lampiran hasil UAT yang telah disetujui oleh pihak direksi perusahaan

bab 4 perencanaan manajemen proyek 4.1. inisiasi...

Documents