bab 4 pengembangan sistem aplikasi bisnisthesis.binus.ac.id/doc/bab4/2007-2-00279-ka-bab 4.pdf ·...
TRANSCRIPT
BAB 4
PENGEMBANGAN SISTEM APLIKASI BISNIS
Dari hasil analisis dan evaluasi terhadap sistem dari proses bisnis bidang usaha
pada perusahaan yang melakukan penjualan konsinyasi pada bab 3, ditemukan beberapa
permasalahan yang dihadapi pada sistem yang sedang berjalan. Pada bab 4 ini akan
dibahas mengenai usulan pengembangan sistem informasi penjualan konsinyasi yang
diharapkan dapat mengatasi permasalahan yang dihadapi oleh sistem yang sedang
berjalan.
4.1 Overview Sistem Aplikasi Bisnis
Berdasarkan pengamatan yang dilakukan maka di buat overview dari sistem
informasi akuntansi persediaan dan penjualan konsinyasi. Langkah-langkah awal dalam
pengaturan sistem antara lain pengisian profil perusahaan, pengisian data user, pengisian
nomor akun dan pengaturan hak akses. Setelah itu sistem aplikasi bisnis siap digunakan
dengan alur prosedur sebagai berikut :
4.1.1 Proses Pencatatan Pesanan
Proses ini dimulai setelah terjadi perjanjian konsinyasi antara konsinyi
dan perusahaan. Konsinyi dapat datang langsung atau menghubungi melalui
telepon untuk memberikan pesanannya. Setelah itu customer service akan
mencatat pesanan tersebut dengan membuat surat pesanan.
63
Jika data konsinyi yang telah melakukan perjanjian konsinyasi dengan
perusahaan belum dimasukkan ke dalam sistem, maka customer service akan
memasukan data konsinyi tersebut dengan cara masuk ke dalam menu Data
Konsinyi yang ada di Menu Master > Data Konsinyi.
Proses selanjutnya adalah pencatatan pesanan konsinyi pada form
pembuatan surat pesanan yang ada di Menu Transaksi > Surat Pesanan > Buat
Surat Pesanan. Kemudian customer service tersebut mengisikan data-data yang
ada pada pesanan konsinyi ke dalam form surat pesanan.
4.1.2 Proses Pembuatan Daftar Pengiriman
Proses ini dilakukan oleh bagian penjualan saat memeriksa surat pesanan
yang ada dan belum dikirim. Setelah masuk pada menu utama, bagian
penjualan tersebut harus memilih menu pembuatan daftar pengiriman yang ada
di Menu Transaksi > Daftar Pengiriman > Buat Daftar Pengiriman. Bagian
penjualan memilih surat pesanan yang belum dikirim. Setelah seluruh data
yang perlukan terisi, bagian penjualan akan menyimpan daftar pengiriman
tersebut dan mencetaknya. Kemudian sistem akan menyimpan data tersebut ke
dalam database. Bagian penjualan tidak dapat membuat daftar pengiriman
apabila tidak terdapat surat pesanan yang telah dibuat sebelumnya oleh
customer service.
4.1.3 Proses Pembuatan Daftar Sisa
Proses ini dilakukan oleh bagian penjualan saat ada retur barang dari
konsinyi atau saat akhir periode konsinyasi. Setelah masuk pada menu utama,
64
bagian penjualan tersebut harus memilih menu pembuatan daftar sisa yang ada
di Menu Transaksi > Daftar Sisa > Buat Daftar Sisa. Daftar sisa dibuat
berdasarkan daftar pengiriman yang sudah pernah dibuat yang tercantum dalam
memo retur dari konsinyi. Setelah bagian penjualan memasukkan nomor daftar
pengiriman, maka akan muncul data konsinyi yang meretur barang. Bagian
penjualan akan memasukkan kode barang yang diretur dan kuantitasnya pada
detail barang, setelah itu mengisi keterangan yang diperlukan.
Apabila daftar sisa dibuat saat akhir periode konsinyasi, konsinyi juga
akan memberikan laporan persediaan konsinyasi. Dalam laporan persediaan
konsinyasi, barang sisa sudah dikelompokkan berdasarkan nomor daftar
pengirimannya. Bagian penjualan akan memasukkan nomor daftar pengiriman
dan data barang sisa tersebut. Daftar sisa ini diperlukan untuk menyesuaikan
jumlah barang yang ada di konsinyi guna membuat faktur penjualan
konsinyasi. Jadi Daftar Sisa digunakan untuk mengurangi jumlah barang yang
ada pada Daftar Pengiriman yang bersangkutan. Daftar Pengiriman yang telah
dikurangi dengan Daftar Sisa akan menjadi Faktur Penjualan Konsinyasi.
Setelah semua data lengkap terisi, bagian penjualan akan mencetak daftar sisa
tersebut untuk dijadikan lampiran saat menagihkan faktur penjualan konsinyasi
ke konsinyi. Setelah data disimpan, secara otomatis data tersebut akan
tersimpan dalam database.
4.1.4 Proses Pembuatan Faktur Penjualan Konsinyasi
Proses ini dilakukan oleh bagian penjualan saat akhir periode konsinyasi.
Setelah masuk pada menu utama, bagian penjualan tersebut harus memilih
65
menu pembuatan faktur penjualan konsinyasi yang ada di Menu Transaksi >
Faktur Penjualan Konsinyasi > Buat Faktur Penjualan Konsinyasi.
Bagian penjualan memilih daftar pengiriman yang belum dibuatkan
faktur penjualan konsinyasinya. Setelah Nomor daftar pengiriman dipilih maka
akan muncul informasi mengenai daftar pengiriman tersebut. Bagian penjualan
dapat mengisi keterangan jika dibutuhkan. Setelah data disimpan, faktur
penjualan konsinyasi tersebut dicetak untuk diserahkan ke bagian keuangan
supaya dibuatkan surat tagihan.
4.1.5 Proses Pembuatan Surat Tagih
Proses ini dilakukan oleh bagian keuangan setelah menerima faktur yang
akan ditagihkan dari bagian penjualan. Setelah masuk pada menu utama,
bagian keuangan harus memilih menu pembuatan surat tagih yang ada di Menu
Transaksi > Surat Tagih > Buat Surat Tagih.
Bagian keuangan memilih nama konsinyi yang akan ditagih. Setelah
nama konsinyi dipilih maka akuan muncul daftar faktur yang akan ditagihkan.
Bagian keuangan dapat mengisi keterangan jika dibutuhkan. Setelah data
disimpan, surat tagihan tersebut dicetak dan disatukan dengan faktur yang akan
ditagihkan kemudian dikirimkan ke konsinyi.
4.1.6 Proses Pengisian Persediaan
Proses ini dilakukan oleh bagian gudang saat akan memasukkan barang
ke dalam persediaan di gudang. Berdasarkan surat pengisian persediaan, bagian
gudang menambah jumlah persediaan barang yang ada di gudang ke dalam
66
sistem. Setelah masuk pada menu utama, bagian gudang tersebut harus
memilih Menu Data Persediaan yang ada di Menu Master > Data Barang >
Data Barang Gudang kemudian pilih pada Tab Data Persediaan. Bagian
gudang memilih barang yang akan ditambah jumlah persediaannya berdasarkan
yang data-data ada pada surat pengisian persediaan.
4.1.7 Proses Pencetakan Laporan
Proses ini dilakukan oleh bagian penjualan saat akhir periode biasanya
pada akhir bulan. Macam-macam laporan pada sistem dapat ditemui pada
Menu Laporan, seperti laporan persediaan gudang, laporan persediaan
konsinyi, laporan penyesuaian persediaan, laporan penjualan konsinyasi,
laporan penjualan per barang, laporan penjualan per konsinyi, laporan
penjualan per tahun, laporan penjualan barang top ten. Setiap laporan
menggunakan paramater masing-masing yang digunakan untuk menampilkan
laporan yang lebih spesifik sehingga mendukung pihak manajemen dalam
proses pengambilan keputusan dan strategi penjualan pada periode selanjutnya.
4.1.8 Proses Pembuatan Jurnal
Proses ini dilakukan otomatis oleh sistem dan melibat bagian penjualan
untuk mengeksekusinya. Jurnal akan dibuat secara otomatis oleh sistem setiap
terjadi transaksi. Jurnal-jurnal yang ada adalah sebagai berikut :
1. Jurnal saat pembuatan daftar pengiriman
Persedian Barang Gudang xxx
Persediaan Barang Konsinyi xxx
67
2. Jurnal saat pembuatan daftar sisa
Persedian Barang Konsinyi xxx
Persediaan Barang Gudang xxx
3. Jurnal saat pembuatan faktur penjualan konsinyasi
Piutang Usaha xxx
Biaya Komisi xxx
Biaya Pengiriman Barang xxx
Biaya Lain-lain xxx
Pajak xxx
Penjualan Konsinyasi xxx
Harga pokok penjualan xxx
Persediaan Barang Konsinyasi xxx
Jurnal umum tersebut ditampilkan dalam bentuk laporan yang dapat
dibuat per bulan. Jurnal umum ini dapat dilihat dan dicetak dengan masuk ke
menu jurnal yang ada di Menu Laporan > Jurnal. Bagian penjualan akan
diminta untuk memasukkan periode bulan jurnal yang ingin diperiksa.
4.1.9 Proses Penyesuaian Persediaan
Proses ini dilakukan saat terjadi perbedaan jumlah persediaan pada sistem
dengan jumlah persediaan fisik. Perbedaan jumlah persediaan ini biasanya
terlihat saat terjadi pengecekan fisik (stock opname). Agar jumlah persediaan
yang ada pada sistem dengan jumlah persediaan fisik sama, maka dilakukan
penyesuaian persediaan pada sistem. Proses ini dilakukan oleh bagian gudang
68
dengan cara mengisi form penyesuaiaan persediaan yang ada pada Menu
Master > Data Barang > Data Barang Gudang pada Tab Penyesuaian
Persediaan. Penyesuaian dilakukan per barang dan harus menuliskan alasan
yang jelas pada kolom keterangan mengenai penyesuaian persediaan terhadap
barang tersebut.
69
4.2 Rich Picture Sistem Aplikasi Bisnis
Gambar 4.1 Gambar Rich Picture Sistem Informasi Akuntansi Persediaan dan Penjualan
Konsinyasi
70
Keterangan :
1. Customer service login ke dalam sistem.
2. Sistem memeriksa user id dan password yang dimasukkan oleh customer service
ke Ms_Admin
3. Konsinyi melakukan perjanjian konsinyasi dengan perusahaan dan membuat
surat perjanjian
4. Customer service memasukkan data konsinyi
5. Sistem menyimpan data konsinyi ke Ms_Pelanggan
6. Konsinyi memberikan pesanan melalui telepon atau menyerahkan Purchase
Order (PO)
7. Customer service mencatat PO tersebut ke dalam surat pesanan.
8. Sistem menyimpan data surat pesanan ke dalam Tr_SP.
9. Bagian penjualan login ke dalam sistem.
10. Sistem memeriksa user id dan password yang dimasukkan bagian penjualan ke
Ms_Admin.
11. Bagian penjualan memeriksa surat pesanan yang ada.
12. Bagian penjualan memeriksa persediaan barang yang dipesan pada Data
Persediaan.
13. Berdasarkan surat pesanan yang diperoleh, bagian penjualan melakukan
konfirmasi ke konsinyi jika barang yang dipesan tidak ada, kurang jumlahnya
atau hal lain yang berhubungan dengan pesanan konsinyi.
14. Bagian penjualan membuat daftar pengiriman berdasarkan surat pesanan yang
ada.
71
15. Sistem menyimpan daftar pengiriman tersebut ke Tr_DP sekaligus membuat
jurnal
16. Bagian penjualan memberikan daftar pengiriman ke konsinyi
17. Konsinyi mengembalikan daftar pengiriman yang ditandatangani dan
memberikan memo retur jika terjadi retur barang
18. Penjualan mencatat retur barang dengan membuat daftar sisa.
19. Sistem menyimpan daftar sisa di Tr_DS dan sekaligus membuat jurnal
20. Bagian penjualan mengirimkan daftar sisa ke konsinyi
21. Konsinyi mengirimkan laporan penjualan konsinyasi dan laporan persediaan
konsinyasi ke bagian penjualan
22. Bagian penjualan membuat faktur penjualan konsinyasi untuk menagih
23. Sistem menyimpan faktur penjualan konsinyasi pada Tr_Faktur sekaligus
membuat jurnal
24. Bagian penjualan memberikan faktur yang akan ditagihkan ke bagian keuangan
25. Bagian keuangan login ke dalam sistem
26. Sistem memeriksa user id dan password yang dimasukkan oleh bagian keuangan
ke Ms_Admin
27. Bagian keuangan membuat surat tagih sebagai ringkasan faktur yang ditagih
28. Sistem menyimpan surat tagih pada Tr_Surat_Tagih
29. Bagian keuangan mengirim faktur penjualan konsinyasi beserta surat tagih ke
konsinyi
30. Bagian gudang login ke dalam sistem
31. Sistem memeriksa user id dan password yang dimasukkan oleh bagian gudang ke
Ms_Admin
72
32. Bagian gudang menambah jumlah persediaan pada sistem berdasarkan surat
pengisian persediaan dengan memasukkan jumlah penambahan barang pada
form Data Persediaan
33. Sistem menyimpan jumlah penambahan persediaan pada surat pengisian
persediaan ke dalam Tr_SPP dan memperbaharui jumlah persediaan pada
Tr_Persediaan
34. Bagian gudang melakukan penyesuaian terhadap jumlah persediaan pada sistem
baik penambahan atau pengurangan yang jumlahnya berbeda dengan persediaan
di gudang dengan mengisi form Penyesuaian Persediaan
35. Sistem menyimpan penyesuaian persediaan tersebut dalam Tr_Penyesuaian dan
memperbaharui jumlah persediaan pada Tr_Persediaan
4.3 Kebutuhan Spesifikasi dan Keamanan Sistem
4.3.1 Kebutuhan Spesifikasi :
4.3.1.1 Perangkat Keras (Hardware)
Perangkat keras yang dibutuhkan dalam sistem terbagi dua, yaitu perangkat
keras untuk server dan client.
1. Perangkat keras (hardware) untuk Server
- Mainboard
- Processor : Intel Pentium 4 - 2,4 Ghz atau lebih tinggi
- Memory : Minimal 512 Mb
- Harddisk : 80 Gb
- VGA : 128 Mb
- USB port
- CD ROM drive
73
- Keyboard dan Mouse
- Monitor SVGA 15”
- Switch
- NIC : 100 Mbps
- UTP Cable
- UPS
2. Perangkat keras (hardware) untuk Client
- Mainboard
- Processor : Minimal Intel Celeron – 1 Ghz
- Memory : 128 Mb
- Harddisk : 10 Gb
- VGA : 32 Mb (on-board)
- Keyboard dan Mouse
- Monitor SVGA 15” : Minimal resolusi 1024x768
- Printer
- NIC : 100 Mbps
- UTP Cable
4.3.1.2 Perangkat Lunak (Software)
Perangkat lunak yang dibutuhkan dalam sistem adalah sistem
operasi Windows XP untuk Server dan Client
4.3.2 Keamanan Sistem
Keamanan merupakan hal penting yang harus diperhatikan dalam
sebuah sistem. Sistem dikatakan baik apabila terdapat pengamanan
terhadap gangguan atau ancaman yang berasal dari luar sistem. Adapun
74
keamanan sistem yang ada pada rancangan sistem yang dibuat antara
lain:
1. User Id dan Password
Untuk dapat masuk dan menggunakan sistem, user harus
memiliki pengenal dalam sistem berupa user id dan password. Hal ini
dimaksudkan supaya orang yang tidak berwenang tidak dapat masuk
ke dalam sistem sehingga informasi yang ada di dalam sistem tidak
dapat dibaca oleh orang-orang yang tidak bertanggung jawab.
2. Jabatan/Bagian
Pengolongan atas jabatan/bagian dimaksudkan agar terdapat
batasan yang jelas dalam penggunaan sistem karena sistem
melibatkan lebih dari satu bagian. Dengan begitu informasi yang
diberikan oleh sistem sesuai dengan wewenang atau batasan masing-
masing yang telah ditentukan sebelumnya. Contohnya bagian gudang
tidak dapat melihat harga jual barang melainkan hanya dapat melihat
kuantitasnya. Karena apabila bagian gudang mengetahui harga jual
barang akan menimbulkan potensi terjadinya kecurangan.
3. Back up dan Restore
Pembuatan salinan atau back up sangat diperlukan untuk
menjaga data-data yang disimpan dalam sistem. Ancaman dan bahaya
dapat datang kapan saja dan dari mana saja. Sebagai tindakan
preventif atas ancaman dan bahaya terhadap sistem maka perlu
dilakukan penyalinan atau back up secara berkala. Pembuatan salinan
ini dimaksudkan supaya jika sewaktu-waktu terjadi kerusakan pada
sistem, data-data yang tersimpan tidak hilang. Sehingga perbaikan
dapat dilakukan dengan memanggil ulang atau restore data yang
tersimpan atau diawali dengan meng-instal ulang sistem tersebut jika
dibutuhkan.
4.4 Mekanisme Kontrol Sistem Aplikasi Bisnis
Mekanisme kontrol yang terdapat dalam aplikasi yang dikembangkan antara lain:
75
1. Seluruh hak akses terhadap bagian-bagian yang ada dalam sistem dapat diatur
pada menu hak akses.
2. Saat melakukan penyesuaian jumlah persediaan pada sistem harus
mencantumkan keterangan
3. Surat pesanan yang sudah dibuatkan daftar pengiriman tidak dapat dibuatkan
daftar pengiriman baru.
4. Daftar pengiriman tidak dapat dibuat tanpa adanya pembuatan surat pesanan
terlebih dahulu.
5. Daftar sisa tidak dapat dibuat untuk lebih dari 1 daftar pengiriman
6. Faktur tidak dapat dibuat tanpa adanya pembuatan daftar pengiriman terlebih
dahulu
7. Surat pesanan yang sudah dibuatkan daftar pengiriman tidak dapat diubah lagi,
hanya dapat dilihat.
8. Daftar pengiriman yang sudah dibuatkan faktur tidak dapat diubah lagi, hanya
dapat dilihat dan dicetak.
9. Field-field yang merupakan primary key dalam database antara lain kode
konsinyi, kode barang, nomor surat pesanan, nomor daftar pengiriman, nomor
daftar sisa dan nomor faktur penjualan konsinyasi diberikan nomor secara
otomatis untuk menghindari kesalahan karena duplikasi data.
10. Field-field tanggal pencatatan diberikan secara otomatis dengan mengambil
waktu dari komputer untuk memudahkan user dalam menginput data. Dan
tidak dapat diubah, untuk menghindari input tanggal yang salah.
11. Field-field perhitungan diberikan secara otomatis untuk menghindari kesalahan
perhitungan atau kesalahan input.
76
4.5 UML Class Diagram
Gambar 4.2 Gambar UML Class Diagram Sistem Informasi Akuntansi Persediaan dan
Penjualan Konsinyasi
77
4.6 Use Case Diagram
Gambar 4.3 Gambar UML Use Case Diagram Sistem Informasi Akuntansi Persediaan
dan Penjualan Konsinyasi
78
4.7 Rancangan Database
4.7.1 Rancangan Database Master Tabel-tabel di bawah ini merupakan beberapa tabel Master yang
digunakan dalam sistem informasi akuntansi persediaan dan penjualan konsinyasi. Adapun tabel-tabel master adalah sebagai berikut :
1. Tabel : Ms_Pelanggan Primary Key : Kd_Pelanggan Foreign Key : -
Field Name Data Type Field Size Description
Kd_Pelanggan Text 8 Kode konsinyi Nama_Pelanggan Text 50 Nama konsinyi Alamat Text 50 Alamat konsinyi Kota Text 15 Kota konsinyi KodePos Text 5 Kode pos konsinyi Telp Text 15 Nomor telepon konsinyi Fax Text 15 Faks konsinyi Komisi Number Decimal Diskon perjanjian konsinyasi yang
diberikan kepada konsinyi Contact_person Text 15 Contact person konsinyi Tabel 4.1 Tabel Master Konsinyi
2. Tabel : Ms_User Primary Key : No_User Foreign Key : -
Field Name Field Type Field Size Description No_User Text 6 Kode user Nama Text 20 Nama user Password Text 14 Password user Jabatan Text 25 Jabatan user Tgl_Perubahan Date/Time Tanggal perubahan password
(dd/mm/yy) Tgl_Exp Date/Time Tanggal kadaluarsa password
(dd/mm/yy) Tabel 4.2 Tabel Master User
79
3. Tabel : Ms_Barang Primary Key : Kd_Barang Foreign Key : -
Field Name Field Type Field Size Description Kd_Barang Text 8 Kode barang Nama_Barang Text 50 Nama barang Satuan Text 10 Jenis satuan barang Harga_Satuan Number Double Harga barang Pajak Number Decimal Pajak barang Harga_Perolehan Number Double Harga perolehan
Tabel 4.3 Tabel Master Barang 4. Tabel : Ms_Akun Primary Key : No_Akun_Tetap Foreign Key : -
Field Name Field Type Field Size Description No_Akun_Tetap Text 2 No akun program No_Akun Text 10 No akun Nama_Akun Text 30 Nama akun
Tabel 4.4 Tabel Akun
5. Tabel : Ms_Profil Primary Key : Nama_perusahaan Foreign Key : -
Field Name Field Type Field Size Description Nama_perusahaan Text 50 Nama perusahaan Alamat_perusahaan Text 50 Alamat perusahaan Kota Text 15 Kota perusahaan KodePos Text 5 Kode pos perusahaan No_Telp Text 15 Nomor telepon perusahaan Fax Text 15 Fax perusahaan Nama_Bank Text 20 Nama bank di mana perusahaan
memiliki rekening No_Rekening Text 15 No rekening perusahaan di bank Picture OLE Object Logo perusahaan Pajak Number Decimal Pajak perusahaan NPWP Text 20 NPWP perusahaan Tabel 4.5 Tabel Profil Perusahaan
6. Tabel : Ms_TipeTransaksi Primary Key : Tipe_Transaksi Foreign Key : -
Field Name Field Type Field Size Description Tipe_Transaksi Text 2 Tipe transaksi
80
Nama_Transaksi Text 20 Nama tipe transaksi Tabel 4.6 Tabel Tipe Transaksi
7. Tabel : Ms_Setting Primary Key : Jabatan Foreign Key : -
Field Name Field Type Field Size Description Jabatan Text 25 Jenis jabatan Mn_restore Yes/No Pilihan restore Mn_backup Yes/No Pilihan backup Mn_transaksi Yes/No Pilihan transaksi Mn_sp1 Yes/No Pilihan Surat Pesanan Mn_dp1 Yes/No Pilihan Daftar Pengiriman Mn_ds1 Yes/No Pilihan Daftar Sisa Mn_fk1 Yes/No Pilihan Faktur Pnejualan Konsinyasi Mn_st1 Yes/No Pilihan Surat Tagihan Mn_laporan Yes/No Pilihan laporan Mn_LPBG Yes/No Pilihan laporan persediaan gudang
per barang Mn_PP Yes/No Pilihan laporan persediaan per
konsinyi Mn_LpBK Yes/No Pilihan laporan penjualan konsinyasi Mn_LpPPB Yes/No Pilihan laporan penjualan per barang Mn_HTP Yes/No Pilihan laporan penjualan per
konsinyi Mn_LpAPP Yes/No Pilihan laporan penjualan barang per
tahun Mn_LpBYPBT Yes/No Pilihan laporan barang top ten Mn_Jurnal Yes/No Pilihan jurnal Mn_master Yes/No Pilihan master Mn_datapelanggan Yes/No Pilihan data konsinyi Mn_db1 Yes/No Pilihan data barang Mn_profil Yes/No Pilihan profil perusahaan Mn_pengaturan Yes/No Pilihan pengaturan Mn_autorisasi Yes/No Pilihan hak akses Mn_NA Yes/No Pilihan nomor akun Mn_usermanagement Yes/No Pilihan user management Mn_tambahuser Yes/No Pilihan tambah user Mn_ubah_pas Yes/No Pilihan ubah password Mn_PO Yes/No Pilihan buat surat pesanan Mn_SP Yes/No Pilihan histori surat pesanan Mn_DP Yes/No Pilihan buat daftar pengiriman Mn_HDP Yes/No Pilihan histori daftar pengiriman Mn_DS Yes/No Pilihan buat daftar sisa Mn_HDS Yes/No Pilihan history daftar sisa
81
Mn_FK_Penjualan Yes/No Pilihan buat faktur penjualan konsinyasi
Mn_Histori Yes/No Pilihan history faktur penjualan konsinyasi
Mn_LapPenyu Yes/No Pilihan laporan penyesuaian persediaan
Mn_LPTTpT Yes/No Pilihan laporan penjualan top ten per tahun
Tabel 4.7 Tabel Setting
4.7.2 Rancangan Database Transaksi Tabel-tabel di bawah ini merupakan beberapa tabel transaksi yang
digunakan dalam sistem informasi akuntansi persediaan dan penjualan konsinyasi. Adapun tabel-tabel transaksinya adalah sebagai berikut :
1. Tabel : tr_DP_D Primary Key : No_DP Foreign Key : Kd_Barang
Field Name Field Type Field Size Description No_DP Text 8 Nomor Daftar Pengiriman Kd_Barang Text 8 Kode barang Qty Number Integer Kuantitas
Tabel 4.8 Tabel Detail Daftar Pengiriman 2. Tabel : tr_DP_H Primary Key : No_DP Foreign Key : -
Field Name Field Type Field Size Description No_DP Text 8 Nomor Daftar Pengiriman No_SP Text 8 Nomor Surat Pesanan Tgl_DP Date/Time Tanggal Daftar Pengiriman (dd/mm/yy) No_Kendaraan Text 10 Nomor kendaraan Keterangan Text 50 Keterangan Status_DP Yes/No Status Daftar Pengiriman Kd_Pelanggan Text 8 Kode konsinyi Biaya_Kirim Number Double Biaya Kirim
Tabel 4.9 Tabel Header Daftar Pengiriman 3. Tabel : tr_DS_D Primary Key : No_Ds Foreign Key : Kd_Barang
Field Name Field Type Field Size Description No_Ds Text 8 Nomor Daftar Sisa Kd_Barang Text 8 Kode barang Qty Number Integer Kuantitas
Tabel 4.10 Tabel Detail Daftar Sisa
82
4. Tabel : tr_DS_H Primary Key : No_DS Foreign Key : -
Field Name Field Type Field Size Description No_DS Text 8 Nomor Daftar Sisa No_DP Text 8 Nomor Daftar Pengiriman Tgl_Ds Date/Time Tanggal Daftar Sisa (dd/mm/yy) Keterangan Text 50 Keterangan Tabel 4.11 Tabel Header Daftar Sisa
5. Tabel : tr_Faktur_D Primary Key : No_Faktur Foreign Key : Kd_Barang
Field Name Field Type Field Size Description No_Faktur Text 8 Nomor faktur penjualan
konsinyasi Kd_Barang Text 8 Kode barang Qty Number Integer Kuantitas
Tabel 4.12 Tabel Detail Faktur Penjualan Konsinyasi 6. Tabel : tr_Faktur_H Primary Key : No_Faktur Foreign Key : -
Field Name Field Type Field Size Description No_Faktur Text 8 Nomor Faktur Penjualan
Konsinyasi No_DP Text 8 Nomor Daftar Pengiriman Tgl_Faktur Date/Time Tanggal Faktur Penjualan
Konsinyasi (dd/mm/yy) Tgl_Jatuh_Tempo Date/Time Tanggal jatuh tempo (dd/mm/yy)Keterangan Text 50 Keterangan Status_Tagih Yes/No Status tagihan Total Number Double Total Komisi Number Double Komisi Pajak Number Double Pajak Biaya_Kirim Number Double Biaya_Kirim Biaya_Lain-lain Number Double Biaya_Lain-lain Status_Tax Yes/No Status_Tax Tabel 4.13 Tabel Header Faktur Penjualan Konsinyasi
83
7. Tabel : Tr_Persediaan Primary Key : Kd_Barang Foreign Key : -
Field Name Field Type Field Size Description Kd_Barang Text 8 Kode barang Nama_Barang Text 20 Nama barang Qty Number Integer Kuantitas Tabel 4.14 Tabel Persediaan
8. Tabel : tr_SP_D Primary Key : No_SP Foreign Key : Kd_Barang
Field Name Field Type Field Size Description No_SP Text 8 Nomor Surat Pesanan Kd_Barang Text 8 Kode Barang Qty Number Integer Kuantitas Tabel 4.15 Tabel Detail Surat Pesanan
9. Tabel : tr_SP_H Primary Key : No_SP Foreign Key : -
Field Name Field Type Field Size Description No_SP Text 8 Nomor Surat Pesanan Tgl_SP Date/Time Tanggal Surat Pesanan (dd/mm/yy) Tgl_Kirim Date/Time Tanggal kirim Surat Pesanan (dd/mm/yy) Kd_Pelanggan Text 8 Kode konsinyi Keterangan Text 50 Keterangan No_PO_Plg Text 15 Nomor Surat Pesanan Konsinyi Jumlah Number Double Jumlah Status_SP Yes/No Status Surat Pesanan Tabel 4.16 Tabel Header Surat Pesanan
10. Tabel : Tr_SPP Primary Key : No_SPP Foreign Key : -
Field Name Field Type Field Size Description No_SPP Text 8 Nomor Surat Penambahan Persediaan Tgl_SPP Date/Time Tanggal Surat Penambahan Persediaan
(dd/mm/yy) Kd_Barang Text 8 Kode barang Qty Number Integer Kuantitas Tabel 4.17 Tabel Surat Pengisian Persediaan
84
11. Tabel : tr_Jurnal Primary Key : No_Jurnal Foreign Key : No_Akun_Tetap
Field Name Field Type Field Size Description No_Jurnal Text 7 Nomor jurnal No_Transaksi Text 8 Nomor transaksi Tipe_Transaksi Text 2 Tipe transaksi No_Akun_Tetap Text 2 No akun program Tipe Text 1 Debet/Kredit Nilai Number Double Nilai akun Tanggal Date/Time Tanggal jurnal (dd/mm/yy)
Tabel 4.18 Tabel Jurnal 12. Tabel : Tr_Penyesuaian Primary Key : Kd_Penyesuaian Foreign Key : -
Field Name Field Type Field Size Description Kd_Penyesuaian Text 8 Kode Penyesuaian Kd_Barang Text 8 Kode Barang Nama_Barang Text 50 Nama Barang Qty Number Integer Kuantitas Keterangan Text 50 Keterangan Tanggal Date/Time Tanggal penyesuaian (dd/mm/yy) Tabel 4.19 Tabel Penyesuaian 13 Tabel : Tr_Tagihan_D Primary Key : No_Tagihan Foreign Key : No_Faktur
Field Name Field Type Field Size Description No_Tagihan Text 8 No Tagihan No_Faktur Text 8 No_Faktur Jumlah Number Double Jumlah Tabel 4.20 Tabel Detail Surat Tagih 14 Tabel : Tr_Tagihan_H Primary Key : No_Tagihan Foreign Key : -
Field Name Field Type Field Size Description No_Tagihan Text 8 No Tagihan Kd_Pelanggan Text 8 Kode Pelanggan Tgl_Tagihan Date/Time Tanggal Tagihan Status_Pembayaran Yes/No Status Pembayaran Kd_TipePembayaran Text 2 Kode Tipe Pembayaran No_Cek/Giro Text 10 No Cek / Giro Tgl_Cek Date/Time Tgl_Cek Keterangan Text 50 Keterangan Tabel 4.21 Tabel Header Surat Tagih
85
4.8 Rancangan Formulir
Gambar 4.4 Gambar Formulir Cetak Daftar Pengiriman
Gambar 4.5 Gambar Formulir Cetak Daftar Sisa
86
Gambar 4.6 Gambar Formulir Cetak Faktur Penjualan Konsinyasi
Gambar 4.7 Gambar Formulir Cetak Surat Tagih
87
4.9 Rancangan Layar
Gambar 4.8 Rancangan Layar Log In
Gambar 4.9 Rancangan Layar Log In (Data yang dimasukkan salah)
Input User ID
Input Password
Memilih Jabatan/Bagian Log in ke Sistem
Keluar dari Form Login Membersihkan semua data
pada Form Login
88
Gambar 4.10 Rancangan Layar Menu Utama (Setelah Log In)
Gambar 4.11 Rancangan Layar Menu File
Memilih submenu Konversi ke XML
Memilih Submenu Restore
Memilih Submenu Back Up
Log off dari Sistem
Keluar dari Sistem
Memilih submenu UserManagement
89
Gambar 4.12 Rancangan Layar User Management
Gambar 4.13 Rancangan Layar Tambah User
Memilih Submenu Tambah User
Memilih Submenu Ubah Password
Menambah User Baru
Membatalkan pengisian atau keluar dari Form Tambah User
90
Gambar 4.14 Rancangan Layar Tambah User (Buat Baru)
Gambar 4.15 Rancangan Layar Tambah User (Nama belum diisi)
Menyimpan data User Baru
Membatalkan pengisian atau keluar dari Form Tambah User
Membuat Jabatan/Bagian Baru
91
Gambar 4.16 Rancangan Layar Tambah User (Password belum diisi)
Gambar 4.17 Rancangan Layar Tambah User (Konfirmasi Password belum diisi)
92
Gambar 4.18 Rancangan Layar Tambah User (Password tidak sama)
Gambar 4.19 Rancangan Layar Tambah User (Jabatan belum diisi)
93
Gambar 4.20 Rancangan Layar Tambah User (Buat Jabatan/Bagian baru)
Gambar 4.21 Rancangan Layar Tambah User (Konfirmasi Jumlah Karakter
Password)
94
Gambar 4.22 Rancangan Layar Tambah User (Konfirmasi Simpan)
Gambar 4.23 Rancangan Layar Ubah Password
Menyimpan Password baru
Membatalkan pengisian dan keluar
95
Gambar 4.24 Rancangan Layar Ubah Password (User ID belum diisi)
Gambar 4.25 Rancangan Layar Ubah Password (Password lama belum diisi)
96
Gambar 4.26 Rancangan Layar Ubah Password (Password baru belum diisi)
Gambar 4.27 Rancangan Layar Ubah Password (Konfirmasi Jumlah Karakter
Password)
97
Gambar 4.28 Rancangan Layar Ubah Password (Konfirmasi Simpan)
Gambar 4.29 Rancangan Layar Konversi ke XML
Mencari File database yang akan di konversi
Menentukan tempat hasil konversi dan memberi nama
Mengkonversi File database Menutup Form
98
Gambar 4.30 Rancangan Layar Konversi ke XML (Setelah mengkonversi)
Gambar 4.31 Rancangan Layar Restore Data
Melihat hasil konversi dengan notepad
Mencari File back up yang akan di-restore
99
Gambar 4.32 Rancangan Layar Restore Data (Setelah memilih file back up)
Gambar 4.33 Rancangan Layar Restore Data (Konfirmasi sebelum restore)
Me-restore File back up
100
Gambar 4.34 Rancangan Layar Back Up Data
Gambar 4.35 Rancangan Layar Back Up Data (Setelah menentukan lokasi
back up)
Memilih lokasi back up Keluar
Mulai mem-back upNama file back up yang akan dibuat
batal
101
Gambar 4.36 Rancangan Layar Back Up Data (Setelah back up selesai)
Gambar 4.37 Rancangan Layar Log Off
102
Gambar 4.38 Rancangan Layar Exit
Gambar 4.39 Rancangan Layar Menu Setting
Memilih submenu Profil Perusahaan
Memilih submenu Hak Akses
Memilih submenu Nomor Akun
103
Gambar 4.40 Rancangan Layar Profil Perusahaan
Gambar 4.41 Rancangan Layar Profil Perusahaan (Konfirmasi simpan)
Mengubah Profil Perusahaan
Keluar dari layar Profil Perusahaan
104
Gambar 4.42 Rancangan Layar Hak Akses
Gambar 4.43 Rancangan Layar Hak Akses (Konfirmasi simpan)
Menyimpan pengaturan
Keluar dari layar hak akses
Memilih Jabatan/Bagian
105
Gambar 4.44 Rancangan Layar Nomor Akun
Gambar 4.45 Rancangan Layar Nomor Akun (Konfirmasi Simpan)
Mengubah No Akun Keluar Dari layar Nomor Akun
106
Gambar 4.46 Rancangan Layar Nomor Akun (Kesalahan Input)
Gambar 4.47 Rancangan Layar Menu Master
Memilih submenu Data Konsinyi
Memilih submenu Data Barang
107
Gambar 4.48 Rancangan Layar Data Konsinyi
Gambar 4.49 Rancangan Layar Data Konsinyi (Setelah menekan tombol
Buat Baru)
Memasukkan Data Konsinyi baru
Mengubah data yang tersimpan
Menghapus Data Konsinyi
Keluar dari layar data konsinyi
Menyimpan Data Konsinyi
Membersihkan Data pada Form
Mencari Data berdasarkan Kode Pelanggan/Konsinyi
Mencari Data berdasarkan Nama Pelanggan/Konsinyi
108
Gambar 4.50 Rancangan Layar Data Konsinyi (Konfirmasi simpan)
Gambar 4.51 Rancangan Layar Data Konsinyi (Konfirmasi hapus)
109
Gambar 4.52 Rancangan Layar Data Barang
Gambar 4.53 Rancangan Layar Data Barang Gudang Tab Master Barang
Memilih submenu Data Barang Gudang Memilih submenu Data Barang Konsinyi
Memasukkan Data Barang Baru
Mengubah Data Barang
Menghapus Data Barang
Keluar dari layar Data Barang
110
Gambar 4.54 Rancangan Layar Data Barang Gudang Tab Master Barang
(seteleh menekan tombol Tambah)
Gambar 4.55 Rancangan Layar Data Barang Gudang Tab Master Barang
(Kuantitas belum dimasukkan saat tambah barang baru)
Menyimpan Data Barang Baru Keluar dari layar data barang
111
Gambar 4.56 Rancangan Layar Data Barang Gudang Tab Master Barang
(Konfirmasi simpan)
Gambar 4.57 Rancangan Layar Data Barang Gudang Tab Master Barang
(Ubah data barang)
Menyimpan Perubahan Keluar dari layar Data Barang
112
Gambar 4.58 Rancangan Layar Data Barang Gudang Tab Data Persediaan
Gambar 4.59 Rancangan Layar Data Barang Gudang Tab Data Persediaan
(Kuantitas belum dimasukkan)
Menambah Stok Persediaan
113
Gambar 4.60 Rancangan Layar Data Barang Gudang Tab Data Persediaan
(Konfirmasi simpan)
Gambar 4.61 Rancangan Layar Data Barang Gudang Tab Penyesuaian
Persediaan
114
Gambar 4.62 Rancangan Layar Data Barang Gudang Tab Penyesuaian
Persediaan (Konfirmasi simpan)
Gambar 4.63 Rancangan Layar Data Barang Konsinyi
Memilih kode pelanggan
115
Gambar 4.64 Rancangan Layar Menu Transaksi
Gambar 4.65 Rancangan Layar Surat Pesanan
Memilih submenu Surat Pesanan
Memilih submenu Daftar Pengiriman
Memilih submenu Daftar Sisa
Memilih submenu Faktur Penjualan Konsinyasi
Masuk ke dalam layar Buat Surat Pesanan
Masuk ke dalam layer History Surat Pesanan
Memilih submenu Surat Tagih
116
Gambar 4.66 Rancangan Layar Buat Surat Pesanan
Gambar 4.67 Rancangan Layar History Surat Pesanan
Memilih data konsinyi
Menginput data barang
Menyimpan Surat Pesanan
Membersihkan data pada layar
Keluar dari Form
Memilih Tanggal Kirim
Keluar dari layar History Surat Pesanan
Memilih No Surat Pesanan
Mengubah Data Surat Pesanan
117
Gambar 4.68 Rancangan Layar Daftar Pengiriman
Gambar 4.69 Rancangan Layar Buat Daftar Pengiriman
Masuk ke dalam layar Buat Daftar Pengiriman
Masuk ke dalam layar History Daftar Pengiriman
Memilih No SP yang belum dibuat Daftar Pengirimannya
Menyimpan Daftar Pengiriman
Keluar dari layar Buat Daftar Pengiriman
118
Gambar 4.70 Rancangan Layar Buat Daftar Pengiriman (Saat No SP telah
dimasukkan/Konfirmasi Simpan)
Gambar 4.71 Rancangan Layar History Daftar Pengiriman
Mengubah data Daftar Pengiriman
Mencetak Daftar Pengiriman
Keluar dari layar History Daftar Pengiriman
Memilih Surat Pesanan
119
Gambar 4.72 Rancangan Layar Daftar Sisa
Gambar 4.73 Rancangan Layar Buat Daftar Sisa
Masuk ke dalam layar Buat Daftar Sisa
Masuk ke dalam layar History Daftar Sisa
Keluar dari layar Buat Daftar Sisa
Menyimpan Daftar Sisa
Mengisi No DP yang belum dibuatkan Daftar Sisa
120
Gambar 4.74 Rancangan Layar Buat Daftar Sisa (Saat detail barang telah
ditekan/saat memilih barang)
Gambar 4.75 Rancangan Layar History Daftar Sisa
Keluar dari layar Buat Daftar Sisa
Keluar dari layar History Daftar Sisa
Mencetak Daftar Sisa
Mengubah Daftar Sisa
Memilih Daftar Pengiriman
121
Gambar 4.76 Rancangan Layar Faktur Penjualan Konsinyasi
Gambar 4.77 Rancangan Layar Buat Faktur Penjualan Konsinyasi
Masuk ke dalam layar Buat Faktur Penjualan Konsinyasi
Masuk ke dalam layar History Faktur Penjualan Konsinyasi
Memilih No_DP yang belum dibuatkan Faktur Penjualan Konsinyasi
122
Gambar 4.78 Rancangan Layar History Faktur Penjualan Konsinyasi
Gambar 4.79 Rancangan Layar Surat Tagih
Memilih No Faktur Penjualan Konsinyasi yang telah disimpan
Masuk ke dalam layar Buat Surat Tagih
Masuk ke dalam layar History Surat Tagih
123
Gambar 4.80 Rancangan Layar Buat Surat Tagih
Gambar 4.81 Rancangan Layar History Surat Tagih
Memilih Konsinyi Menyimpan Surat Tagih
Mencetak Surat Tagih
Memilih Surat Tagih yang ada
Mengubah Surat Tagih yang ada
124
Gambar 4.82 Rancangan Layar Laporan Penyesuaian Persediaan
Gambar 4.83 Rancangan Layar Laporan Penjualan Konsinyasi
Memilih tgl awal periode
Memilih tgl akhir periode
Mencetak Laporan Penyesuaian Persediaan
Keluar dari layar Laporan Penyesuaian Persediaan
125
Gambar 4.84 Rancangan Layar Laporan Penjualan per Barang
Gambar 4.85 Rancangan Layar Laporan Penjualan per Konsinyi
126
Gambar 4.86 Rancangan Layar Laporan Penjualan per Tahun
Gambar 4.87 Rancangan Layar Laporan Penjualan Top Ten per Bulan
Memilih tahun
Memilih konsinyiMemilih bulan Memilih tahun
127
Gambar 4.88 Rancangan Layar Laporan Penjualan Top Ten per Tahun
Gambar 4.89 Rancangan Layar Laporan Daftar Sisa
128
Gambar 4.90 Rancangan Layar Laporan Pajak
129
Gambar 4.91 Rancangan Layar Jurnal
130
4.10 Rancangan Laporan
Gambar 4.92 Rancangan Laporan Persediaan Gudang
Gambar 4.93 Rancangan Laporan Persediaan Konsinyi
131
Gambar 4.94 Rancangan Laporan Penyesuaian Persediaan
Gambar 4.95 Rancangan Laporan Penjualan Konsinyasi
132
Gambar 4.96 Rancangan Laporan Penjualan per Barang
Gambar 4.97 Rancangan Laporan Penjualan per Konsinyi
133
Gambar 4.98 Rancangan Laporan Penjualan per Tahun
Gambar 4.99 Rancangan Laporan Penjualan Top Ten per Bulan
134
Gambar 4.100 Rancangan Laporan Penjualan Top Ten per Tahun
Gambar 4.101 Rancangan Laporan Daftar Sisa
135
Gambar 4.102 Rancangan Laporan Konsinyi Terbaik
Gambar 4.103 Rancangan Laporan Pajak
136
Gambar 4.104 Rancangan Jurnal Umum
4.11 Navigation Diagram
Gambar 4.105 Gambar Navigation Diagram Sistem Informasi Akuntansi Persediaan dan Penjualan Konsinyasi
130
4.12 Standar dan Prosedur Sistem Aplikasi Bisnis
4.12.1 Proses Pengaturan Awal Sistem
Proses awal masuk ke dalam sistem dilakukan oleh sistem admin dengan
melakukan login pada Form Login dengan memasukkan User Id dan Password
yang tepat. Jika User Id dan Password yang dimasukkan tidak tepat maka akan
ada pemberitahuan bahwa User Id dan Password yang dimasukkan tidak benar.
Setelah sukses login, untuk mengisi profil perusahaan sistem admin akan masuk
ke dalam Menu Profil Perusahaan yang ada di menu Setting > Profil Perusahaan.
Data perusahaan yang dimasukkan antara lain nama, alamat, kota, kode pos,
nomor telpon, nomor fax, pajak pertambahan nilai yang dikenakan ke konsinyi,
Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) perusahaan dan info rekening yang dimiliki
oleh perusahaan (nama bank dan nomor rekening). Selain itu juga dapat
dimasukkan logo perusahaan ke dalam Form Profil Perusahaan dengan mengklik
tombol Pilih Gambar yang ada di sebelah kanan atas Form Profil Perusahaan,
setelah itu mencari letak logo perusahaan untuk ditampilkan ke dalam sistem.
Selanjutnya dalam pemberian hak akses pada tiap-tiap bagian akan
dilakukan sesuai kebutuhan dari tiap bagian. Pengaturan hak akses ada dalam
Menu Hak Akses yang ada di Menu Setting > Menu Hak Akses. Di dalamnya
terdapat beberapa check list yang dapat diisikan sesuai kebutuhan tiap-tiap
bagiannya.
131
4.12.2 Proses Pencatatan Pesanan
Proses ini dimulai setelah terjadi perjanjian konsinyasi antara konsinyi dan
perusahaan. Konsinyi dapat datang langsung atau menghubungi melalui telepon
ke perusahaan untuk memberikan pesanannya. Setelah itu Customer Service akan
mencatat pesanan tersebut dengan membuat Surat Pesanan.
Sebelum melakukan aktivitas di dalam sistem, Customer Service harus
login terlebih dahulu untuk masuk ke dalam sistem dengan memasukan User Id
dan Password secara tepat. Jika User Id dan Password yang dimasukkan tidak
cocok maka akan ada pesan yang memberitahukan bahwa User Id dan Password
tidak benar. Jika data konsinyi sudah ada dalam sistem, konsinyi hanya perlu
memberikan pesanannya kepada customer service. Jika data konsinyi belum
dimasukkan ke dalam sistem, Customer Service akan memasukan data konsinyi
tersebut dengan cara masuk ke dalam menu Data Konsinyi yang ada di Menu
Master > Data Konsinyi. Kemudian Customer Service memasukkan data
konsinyi yang antara lain nama, alamat, kota, kode pos, telepon, fax, diskon,
kontak person.
Proses selanjutnya adalah pencatatan pesanan konsinyi. Setelah masuk
pada menu utama, Customer Service tersebut harus memilih menu Pembuatan
Surat Pesanan yang ada di Menu Transaksi > Surat Pesanan > Buat Surat
Pesanan. Kemudian Customer Service tersebut mengisi data-data yang ada pada
pesanan konsinyi ke dalam form Surat Pesanan.
Data-data yang dimasukkan ke dalam form Surat Pesanan antara lain
adalah no PO, data konsinyi, tanggal kirim, kode Barang, kuantitas, keterangan,
status pajak, biaya pengiriman dan biaya lain-lain. Untuk nomor SP akan dibuat
132
oleh sistem secara otomatis dengan nomor yang berurutan setiap pembuatan
Surat Pesanan. Sedangkan untuk data konsinyi diidentifikasikan menggunakan
kode pelanggan. Dalam membuat SP baru, data konsinyi dapat diperoleh dengan
cara memilih kode pelanggan yang dimaksud pada combo box data konsinyi.
Setelah kode pelanggan dipilih maka akan muncul data–data dari konsinyi
tersebut sehingga dapat dicocokkan apakah benar konsinyi dengan nama
perusahaan ini yang akan memesan barang.
Untuk mengisi kode barang dapat dilakukan dengan mengklik pada kode
barang yang ada di detail barang, maka akan muncul pop up yang berisi daftar
barang yang ada di persediaan. Kemudian memilih barang yang dipesan dengan
melakukan double-click dan memasukkan kuantitasnya. Sedangkan total harga
barang yang dipesan akan dibuat secara otomatis oleh sistem. Apabila seluruh
data telah dimasukkan, Customer Service mengklik tombol Simpan maka data
akan disimpan ke dalam database sistem.
4.12.3 Proses Pembuatan Daftar Pengiriman
Proses ini dilakukan oleh bagian penjualan saat memeriksa surat pesanan
yang ada dan yang belum dikirim. Setelah masuk pada menu utama, bagian
penjualan tersebut harus memilih menu pembuatan Daftar Pengiriman yang ada
di Menu Transaksi > Menu Daftar Pengiriman > Menu Buat Daftar Pengiriman.
Bagian penjualan memilih surat pesanan yang belum dibuat dengan mengklik
tombol ... yang ada disebelah kolom No SP. Setelah No SP dipilih maka akan
muncul data pesanannya. Kemudian mengisi no kendaraan yang akan mengantar
dan keterangan yang dibutuhkan. Setelah seluruh data yang perlukan terisi,
133
bagian penjualan menyimpan Daftar Pengiriman tersebut dan mencetaknya.
Sistem akan menyimpan data tersebut kedalam database.
4.12.4 Proses Pembuatan Daftar Sisa
Proses ini dilakukan oleh bagian penjualan saat ada retur barang dari
konsinyi atau saat akhir periode konsinyasi. Setelah masuk pada menu utama,
bagian penjualan tersebut harus memilih menu pembuatan Daftar Sisa yang ada
di Menu Transaksi > Daftar Sisa > Buat Daftar Sisa.
Saat konsinyi memberikan barang yang diretur dan memo retur, bagian
penjualan akan membuat Daftar Sisa. Daftar Sisa dibuat berdasarkan Daftar
Pengiriman yang sudah pernah dibuat yang tercantum dalam memo retur dari
konsinyi. Bagian penjualan memasukkan No DP pada kolom No DP kemudian
menekan tombol Enter, maka akan muncul data konsinyi yang meretur barang.
Bagian penjualan akan memasukkan kd barang yang diretur dan kuantitasnya
pada detail barang kemudian mengisikan keterangan yang diperlukan.
Apabila Daftar Sisa dibuat saat akhir periode konsinyasi, konsinyi akan
memberikan laporan persediaan barang konsinyasi. Dalam laporan persediaan
konsinyasi, barang sisa sudah dikelompokkan berdasarkan No DP nya. Bagian
penjualan akan memasukkan No DP dan data barang sisa tersebut. Daftar Sisa ini
diperlukan untuk menyesuaikan jumlah barang yang ada di konsinyi guna
membuat Faktur Penjualan Konsinyasi. Jadi Daftar Sisa digunakan untuk
mengurangi jumlah barang yang ada pada Daftar Pengiriman yang bersangkutan.
Daftar Pengiriman yang telah dikurangi dengan Daftar Sisa akan menjadi Faktur
Penjualan Konsinyasi.
134
Setelah semua data lengkap terisi, bagian penjualan akan mencetak Daftar
Sisa tersebut untuk dijadikan lampiran saat menagihkan faktur ke konsinyi.
Setelah data disimpan secara otomatis data tersebut akan tersimpan dalam
database.
4.12.5 Proses Pembuatan Faktur Penjualan Konsinyasi
Proses ini dilakukan oleh bagian penjualan saat akhir periode konsinyasi.
Setelah masuk pada menu utama, bagian penjualan tersebut harus memilih menu
pembuatan Faktur Penjualan Konsinyasi yang ada di Menu Transaksi>Faktur
Penjualan Konsinyasi>Buat Faktur Penjualan Konsinyasi.
Bagian penjualan memilih daftar pengiriman yang belum dibuatkan faktur
dengan menekan tombol “...” yang ada disebelah kolom No DP. Setelah No DP
dipilih maka akan muncul informasi mengenai DP tersebut. Bagian Penjualan
dapat mengisikan keterangan jika dibutuhkan. Kemudian menekan tombol
simpan untuk menyimpan data tersebut ke dalam database. Setelah data
disimpan, dilanjutkan dengan mencetak faktur penjualan konsinyasi tersebut
dengan menekan tombol cetak untuk diserahkan ke bagian keuangan supaya
dibuatkan surat tagihan.
4.12.6 Proses Pembuatan Surat Tagih
Proses ini dilakukan oleh bagian keuangan setelah menerima faktur yang
akan ditagihkan dari bagian penjualan. Setelah masuk pada menu utama,
bagian keuangan harus memilih menu pembuatan surat tagih yang ada di Menu
Transaksi > Surat Tagih > Buat Surat Tagih.
135
Bagian keuangan memilih nama konsinyi yang akan ditagih. Setelah
nama konsinyi dipilih maka akuan muncul daftar faktur yang akan ditagihkan.
Bagian keuangan dapat mengisi keterangan jika dibutuhkan. Setelah data
disimpan, surat tagihan tersebut dicetak dan disatukan dengan faktur yang akan
ditagihkan kemudian dikirimkan ke konsinyi.
4.12.7 Proses Pengisian Persediaan
Proses ini dilakukan oleh bagian gudang saat akan memasukkan barang ke
dalam persediaan. Berdasarkan Surat Pengisian Persediaan, bagian gudang
menambah jumlah persediaan barang yang ada di gudang ke dalam sistem.
Setelah masuk pada menu utama, bagian gudang tersebut harus memilih menu
Data Persediaan yang ada di Menu Master>Data Barang>Data Barang Pusat
kemudian Tab Data Persediaan. Bagian gudang memilih barang yang akan
ditambah jumlah persediaannya berdasarkan yang ada pada Surat Pengisian
Persediaan. Setelah mendapat informasi barang yang dimaksud, bagian tersebut
harus menekan tombol Ubah dan memasukkan jumlah penambahan kuantitas
barang pada kolom kuantiti. Kemudian menekan tombol Perbaharui untuk
menyimpan data tersebut kedalam database.
4.12.8 Proses Pembuatan Jurnal
Proses ini dilakukan otomatis oleh sistem dan melibat bagian penjualan
untuk mengeksekusinya. Jurnal akan dibuat secara otomatis oleh sistem setiap
terjadi transaksi. Jurnal-jurnal yang ada adalah sebagai berikut :
1. Jurnal saat pembuatan Daftar Pengiriman
136
Persedian Barang Pusat xxx
Persediaan Barang Konsinyi xxx
2. Jurnal saat pembuatan Daftar Sisa
Persedian Barang Konsinyi xxx
Persediaan Barang Pusat xxx
3. Jurnal saat pembuatan Faktur Penjualan
Piutang Usaha xxx
Biaya Komisi xxx
Biaya Pengiriman Barang xxx
Biaya Lain-lain xxx
Pajak xxx
Penjualan Konsinyasi xxx
Harga pokok penjualan xxx
Persediaan barang konsinyasi xxx
Jurnal umum tersebut ditampilkan dalam bentuk laporan yang dapat dibuat
per bulan. Jurnal umum ini dapat dilihat dan dicetak dengan masuk ke menu
jurnal yang ada di Menu Laporan>Jurnal. Bagian penjualan akan diminta untuk
memasukkan periode bulan jurnal yang ini dilihat. Setelah memasukkan periode
bulannya, kemudian karywan penjualan tersebut harus menekan tombol Cetak
untuk melihat hasil jurnalnya. Untuk mencetak jurnal tersebut dapat dilakukan
dengan menekan tombol bergambar printer.
137
4.12.9 Proses Penyesuaian Persediaan
Proses ini dilakukan saat terjadi perbedaan jumlah persediaan pada sistem
dengan jumlah persediaan fisik. Perbedaan jumlah persediaan ini biasanya
terlihat saat terjadi pengecekan fisik (stock opname). Agar jumlah persediaan
yang ada di sistem dengan jumlah persediaan fisik sama, maka dilakukan
penyesuaian persediaan pada sistem. Proses ini dilakukan oleh bagian gudang
dengan cara mengisi form Penyesuaiaan Persediaan yang ada pada Menu Master
> Data Barang > Data Barang Pusat pada Tab Penyesuaian Persediaan.
Penyesuaiaan dilakukan per barang dan harus menuliskan alasan yang jelas pada
kolom keterangan mengenai penyesuaian persediaan terhadap barang tersebut.