Bab 4 TOOL ANALISA SISTEM

A. Analisis Tingkatan Input Proses Output

Analisis tingkatan input, proses, dan output merupakan suatu proses analisa untuk dapat

mengetahui tingkatan yang ada dalam input, proses, dan output. Hasil dari kegiatan ini seorang

analis dapat melihat hubungan antara input, proses, dan output, seperti seorang analis akan

dapat mengetahui ada berapa tingkatan input dan proses sampai terbentuknya output (report)

yang disesuaikan dengan kebutuhan. Untuk dapat melakukan analisa yang dimaksud, maka

penggunaan diagram HIPO menjadi pilihan sebagai alat untuk melakukan analisa tersebut.

HIPO (Hierarchy Input Process Output) adalah suatu diagram yang berfungsi untuk

menggambarkan tingkatan input, proses, dan output dalam konteks dokumentasi program,

termasuk alat bantu dokumentasi dan analisa dalam pengembangan sistem.

HIPO telah dirancang dan dikembangkan secara khusus untuk menggambarkan suatu

struktur bertingkat guna memahami fungsi – fungsi dari modul-modul suatu sistem yang harus

diselesaikan oleh pemrogram. Atau dengan kata lain HIPO adalah alat Bantu yang digunakan

untuk membuat spesifikasi program. Diagram HIPO menggunakan tiga macam diagram sesuai

dengan tingkatannya.

1. Visual table of contents

Diagram ini menggambarkan hubungan dari modul-modul dalam suatu sistem secara

berjenjang.

Contoh :

Gambar: 4.1 Implementasi diagram HIPO

Cetak

Laporan 3.1

Proses

Data 2.0

Input

Data 1.0

Laporan

3.0

Hitung

2.1

Sistem

Pajak

0.0

2. Overview diagrams

Overview diagram digunakan untuk menunjukan secara garis besar hubungan dari input,

poses dan output. Input menunjukkan item-item data yang akan digunakan oleh bagian

proses, bagian proses berisi langkah-langkah yang menggambarkan kerja dari fungsi atau

modul, dan bagian output berisi hasil pemrosesan data.

Contoh :

Input Proses Output

Data karyawan Memasukan data - kartu identitas

- Daftar karyawan

- Slip gaji

3. Detail diagram

Detail diagram berisi elemen-elemen dasar dari paket yang menggambarkan secara rinci

kerja dari fungsi atau modul

Contoh :

Input Proses Output

Data karyawan :

NIP

Nama Lengkap

Tempat

Taanggal lahir

Alamat lengkap

Golongan

Jabatan

Status

Jumlah anak

Gaji pokok

Tunjangan

Memasukan data

Uji kesamaan data

Uji akhir input data

- kartu identitas

- Daftar karyawan

- Slip gaji

- Pemberitahuan

kesamaan data

- Pemberitahuan

kesalahan data

- Kembali ke menu

induk

B. Analisis Sistem secara global (secara garis besar)

Analisa sistem secara garis besar dalam konteks untuk melihat prosedur sebuah sistem

secara global itu sangat penting, karena dengan dapat memperkirakan seberapa besar sistem

yang akan kita analisa. Dengan melihat perkiraan besarnya sistem, maka analyst dapat

menentukan hal-hal lain seperti penjadwalan, tenaga operasional dan lain-lain. Sebagai alat

untuk melakukan kegitan analisa global kita bisa menggunakan dua cara yaitu :

1. Sistem flowchart

Sistem Flowchart adalah suatu cara untuk menggambarkan suatu perancangan dengan

berbasis pada penggunaan komputer yang menggambarkan suatu proses dan langkah–langkah

kendali dan aliran data yang menyertainnya. (Adams, Power, Owles, 1985)

Sistem Flowchart juga dapat didefinisikan sebagai suatu cara untuk menggambarkan suatu

sistem secara global dengan disertai alur data yang mengalir pada sistem tersebut.

Sementara (Jogiyanto,HM. 1995.) menjelaskan bahwa sistem flowchart adalah bagan

yang menunjukkan alir didalam program atau prosedur sistem secara logika.

Berikut diberikan simbol simbol sistem flowchart, yaitu :

Process Alternate process decision data Predefined

process

Internal storage document Multi document terminator Preparation

manual input Manual

operation

connector Off page

connector

Card

Punche card Summing

junction

or collate Sort

Extract Merger Storage data delay Sequential

Access storage

Magnetic disk Direct accses

storage

display line

Gambar : 4.2 simbol-simbol sistem flowchart

2. Sistem Prosedure (Sisdur)

Suatu cara lain untuk menggambarkan sistem global yaitu dengan menggunakan sistem

procedure. Sistem prosedure adalah proses penggambaran suatau sistem dengan pendekatan

deskripsi setiap proses yang ada dalam sistem sampai semua proses dalam sistem dapat

diselesaikan. (dapat digambarkan dengan flowmap)

C. Analisis．．．．．．．．

Aliran Data

Analisis aliran data dimaksudkan agar seorang analis dapat mengetahui aliran data yang

ada dalam sistem dapat dikontrol atau diketahui, sperti prosesnya jumlah proses, turunan

proses, jenis file penyimpanan, dan inputan dari aliran data sistem. Kegiatan ini dapat

dilakukan dengan pendekatan alat analisa aliran data yaitu data flow diagram.

Data flow Diagram Adalah diagram yang menggambarkan aliran data dan merupakan alat yang

digunakan pada metodelogi pengembangan sistem yang terstruktur.

Simbol – symbol yang digunakan dalam DFD adalah sbb:

1. External Entity (Kesatuan Luar) yaitu suatu kesatuan objek tertentu, seperti : Pelanggan,

Pemasok, Pimpinan dan lainnya.

2. Data Flow (Arus Data), yaitu menggambarkan aliran arus data yang berupa input maupun

output.

3. Process (Proses), yaitu kegiatan yang dilakukan untuk mendapatkan sesuatu.

4. Data Store (simpanan data), yang dapat berupa simpanan dari data data yang merupakan

hasil dari suatu proses tertentu.

Pedoman Menggambar Data Flow Diagram:

1. Identifikasi eksternal entity.

Contoh : dalam system penjualan terdapat entity sebagai berikut : langganan, manajer

kredit, bagian gudang dan bagian pengiriman.

Langganan

2. Identifikasi semua input dan output yang terlibat dalam eksternal entity.

Contoh :

Eksternal entity Input Output

Langganan

Bagian Gudang

Bagian Pengiriman

Manajer kredit

Order langganan

-

Tembusan jurnal

-

-

Tembusan permintaan persediaan

Faktur, tembusan kredit dan

tembusan jurnal

Status kredit

3. Gambarlah Diagram konteks.

Dengan berpedoman pada poin satu dan dua selanjutnya gambarkan diagram konteksnya.

Sistem PenjualanLangganan

Pengiriman

Manajer Kredit Gudang

Tembusan permintaan

persediaan

Faktuee tembusan kredit

Order

langga

nan

Status langganan

Gambar : 4.3 Diagram Konteks

Diaram konteks selalu mengandung satu dan hanya satu proses saja, dan umumnya diberi

nomor proses 0 yang berfungsi mewakili proses dari seluruh sistem. Diagram konteks

menggambarkan hubungan input/output antara sistem dengan dunia luarnya (kesatuan luar)

4. Gambarkan diagram HIPO setiap proses untuk menggambarkan level-level berikutnya.

Mengecek

pemenuhan

order

Merekam

back order

Membuat

order

penjualan

Merekam

transaksi

Posting

buku besar

Membuat

faktur dan

tembusann

ya

Laporan

order

Langganan

Laporan

back order

Laporan

Penjualan

Langganan

Laporan

penjualan

harian

Laporan

penjualan

barang

Laporan

penjualan

daerah

Sistem

Informasi

Penjualan

Memproses

order

Langganan

Memverifik

asi kredit

Merekam

transaksi

dan posting

Membuat

Laporan

Gambar : 4.4 Diagram Berjenjang (HIPO)

Hirarchy chart digunakan untuk mempersiapkan penggambaran DAD ke level-level

lebih bawah lagi, dan dapat digambarkan dengan notas proses yang digunakan di DAD.

Untuk sistem penjualan seperti dalam contoh diatas menggambarkan semua proses-proses

yang ada.

5. Gambarlah diagram overview (level 0)

Berdasarkan proses pada bagan berjenjang diatas, maka penggambaran untuk level 0 ini,

proses yang berhubungan dengan pembuatan laporan kepada manajemen (di contoh ini

merupakan proses no.4) sebaiknya tidak digambarkan terlebih dahulu di DAD level 0,

untuk memudahkan penggambarannya.

Langganan

Gudang

Pengiriman

Memproses

order

Langganan

Merekam

dan Posting

Memproses

order

Langganan

Manajer

Kredit

Back orderOrder

Penjualan

Rekam back orderRekam order

penjualan

Order

penjualanOrder penjualan

Order penjualan

Kode

LanggananStatus langganan

persediaan

Transaksi

barang

penjualan

Piutang

dagang

langganan

Order

penjualan

Buku besar

Tembusan jurnal

Faktur, tembusan

kredit dan

tembusan jurnal

Tembusan

permintaan

persediaan

Ringkasan

penjualan

Piutang langganan

Detail transaksi barang

Detail penjualan

Transaksi piutang

Barang dijual

Status langganan

Gambar : 4.5 Diagram DAD Level 0

Note: biasanya pada gambar DAD level ini sudah terjadi penambahan beberapa symbol,

seperti huru P pada memverifikasi kredit. Artinya P (primitive) yang mempunyai arti

proses ini merupakan proses yang sudah tidak dapat di pecah kembali.

6. Gambarlah diagram level-level berikutnya, yaitu level 1 dan seterusnya.

Penggambaran DAD level 1 dan seterusnya untuk tiap-tiap proses yang dipecah-pecah

sesuai dengan bagan berjenjangnya. Misalnya untuk contoh aplikasi transaksi penjualan ini

DAD yang harus digambar adalah level untuk proses1, proses 2 dan proses 3. Untuk proses

1, DAD level 1 adalah sebagai berikut:

Langganan

Gudang

Pengiriman

Mengecek

pemenuhan

order

Membuat

faktur

penjualan

Memproses

order

Langganan

persediaan

Back order

Kode barang

Status persediaan

Order

penjualan

Order tidak

terpenuhi

Rekam Order penjualan

Rekam back

order

Faktur, tembusan

kredit

Tembusan

permintaan

pesediaan

Nama langganan

Membuat

order

penjualan

Order penjualan

langganan

Order

penjualan

2

Order penjualan

3

Gambar : 4.6 Diagram DAD Level 1 proses nomor 1 contoh transaksi penjualan

7. Gambar diagram pelaporan

8. Gambar semua level dalam satu diagram.

D. Analisis Database :

a. Analisis Tabel

b. Analisis Normalisasi

c. Analisis ERD

d. Analisis Kamus Data

E. Analisis Interface :

a. Gaya dialog

Dialog Tanya jawab

Dialog perintah

Dialog menu

Dialog form masukan dan keluaran

Dialog masukan dalam konteks keluaran

b. Form

layout form masukan dan keluaran

desain warna tampilan form

system operasional form (mouse, enter)

F. Analisis Keluaran

Contoh :

Naama Keluaran : kwitansi

Fungsi : Gukti atas terjadinya transaksi pembayaran

Media : kertas

Distribusi : Pelanggan, keuangan, arsip

Rangkap : Tiga

Frekuensi : setiap transaksi pembayaran

Volume : lima kali perhari

Format : lampiran A.1 halaman 123

Keterangan : --

Hasil analisa :

1. tidak jelasnya identitas pembeli

G. Analisis Masukan

Contoh :

Nama Masukan : Pesanan

Sumber : Pelanggan

Fungsi : masukan data pesanan

Media : kertas

Rangkap : Satu

Frekuensi : setiap terjadi transaksi pesanan

Volume : 5 kali sehari

Format : lampiran A.1 halaman 123

Keterangan : pesanan disampaikan melalui fax

Hasil analisa :

- bentuk tida terstruktur

- infor masi kurang jelas

H. Analisis Kebutuhan Hardware

Spesifikasi Server Client

Processor

M/Board

RAM

VGA

Hardisk

Floppy Disc

CD/DVD Room

Keyboard

Mouse

Monitor

Cashing

?

?

?

?

?

?

?

?

?

?

?

?

?

?

?

?

?

?

?

?

?

?

I. Analisa Kebutuhan Software

Spesifikasi Server Client

Sistem Operasi

Microsoft Office

Bahasa Pemrograman

Database

Pemrograman Web

Anti Virus

Software Pendukung Lainnya

?

?

?

?

?

?

?

?

?

?

?

?

?

?

J. Analisis Biaya dan Manfaat

1. Komponen Biaya

Komponen biaya dikategorikan menjadi 4 kategori, yaitu :

- Biaya pengadaan ( biaya konsultasi pengadaan perangkat keras, pembelian atau sewa

perangkat keras, instalasi perangkat keras, ruangan perangkat keras, modal perangkat

keras, dan biaya manajeman atau staff pengadaan perangkat keras).

- Biaya Persiapan Operasi ( pembelian perangkat lunak sistem, instalasi peralatan

komunikasi, persiapan personel, biaya reorganisasi dan biaya manajemen dan staff yang

dibutuhkan dalam kegiatan persiapan operasi.

- Biaya Proyek, terdiri :

1. Biaya tahap analisis sistem ( pengumpulan data, dokumentasi, rapat dan biaya

manajemen yang berhubungan dengan tahap analisis sistem).

2. Biaya dalam tahan disain sistem (dokumentasi, rapat, staff analis, staff programmer,

pembelian perangkat lunak aplikasi, dan biaya manajemen yang berhubungan

dengan disain system).

3. Biaya tahap penerapan sistem (biaya pembuatan formulir baru, konversi data,

latihan personel dan biaya manajemen berhubungan dengan tahap penerapan

sistem).

* jika pengambangan dilakukan dengan jasa konsultan diluar perusahaan, maka akan

terjadi tambahan biaya pengembangan sistem lainnya berupa biaya honor konsultan.

- Biaya Operasi dan Biaya Perawatan (personil: operator, dministrasi; overhead :

telpon, listrik, asuransi, keamanan; perawatan perangkat keras; perawatan perangkat

lunak; peralatan dan fasilitas; manajemen yang terlibat; konsultan dan biaya penyusutan

2. Komponen Manfaat

Komponen manfaat dari pengembangan system informasi dapat diklasifikasikan :

- Mengurangi biaya

- Mengurangi kesalahan-kesalahan

- Meningkatkan kinerja atau kecepatan sistem

- Meningkatkan perencanaan dan pengendalian manajemen

Selain klasifikasi seperti diatas, terdapat pengklasifikasian manfaat berupa : tangible

benefits (keuntungan berwujud) :

- pengurangan biaya operasi

- pengurangan kesalahan – kesalahan proses

- pengurangan biaya telekomunikasi

- Peningkatan penjualan

- Pengurangan biaya persediaan

- Pengurangan kredit tak tertagih

dan intangible benefits terklasifikasikan sebagai berikut :

- Peningkatan pelayanan kepada langganan lebih baik

- Peningkatan kepuasan kerja personil

- Peningkatan pengambilan keputusan manajemen yang lebih baik.

3. Metode Analisis Biaya / Manfaat

- Metode Periode Pengembalian (payback periode)

Adalah metode yang menilai proyek dengan dasar lamanya investasi tersebut dapat

tertutup aliran-aliran kas masuk.

Contoh :

Suatu proyek system informasi bernilai Rp. 15.000.000, proceed tiap tahunnya sama,

yaitu Rp. 4.000.000, maka Payback periode –nya dalah :

000.000.4.

000.000.15.

Rp

Rp = 3 ¾ tahun

* Proceed adalah keuntungan bersih sesudah pajak ditambah dengan depresiasi (bila

depresiasi dimasukkan dalam komponen biaya.

Jika proceed tiap tahunnya tidak sama, maka harus dihitung satu persatu. Misalnya nilai

proyek Rp. 15.000.000 umur ekonomis proyek adalah 4 tahun dan proceed tiap

tahunnya adalah :

Proceed tahun 1 sebesar Rp. 5.000.000

Proceed tahun 2 sebesar Rp. 4.000.000

Proceed tahun 3 sebesar Rp. 4.500.000

Proceed tahun 4 sebesar Rp. 6.000.000

Maka, payback periode dapat dihitung sebagai berikut :

Nilai Investasi 1 Rp. 15.000.000

Proceed tahun 1 sebesar Rp. 5.000.000 -

Sisa Investasi th 2 Rp. 10.000.000

Proceed tahun 2 sebesar Rp. 4.000.000 -

Sisa Investasi th 3 Rp. 6.000.000

Proceed tahun 3 sebesar Rp. 4.500.000 -

Sisa Investasi th 4 Rp. 1.500.000

Sisa investasi tahun 4 tertutup oleh proceed tahun ke-4, sebagian dari sebesar Rp.

6.000.000, yaitu Rp. 1.500.000 / Rp. 6.000.000 = 1/3 bagian. Jadi payback period

investasi ini adalah 3 tahun tiga bulan.

- Metode Pengembalian Investasi (Return Of Investment=ROI)

Metode ini digunakan untuk mengukur prosentase manfaat yang dihasilkan oleh proyek

dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan. ROI suatu proyek investasi dapat

dihitung dengan rumus:

ROI= total manfaat – total biaya Total biaya

Contoh:

Manfaat tahun ke 1 = Rp. 68 Manfaat tahun ke 2 = Rp. 88 Manfaat tahun ke 3 = Rp. 113 Manfaat tahun ke 4 = Rp. 125,5 Total manfaat = Rp. 394,5 Biaya tahun ke 0 = Rp.173 Biaya tahun ke 1 = Rp. 12,2 Biaya tahun ke 2 = Rp. 15,8 Biaya tahun ke 3 = Rp. 17,05 Total Biaya = Rp.231,55

ROI= 394,5 – 231,55 x 100% =70,373% 231,55

Suatu proyek investasi yang mempunyai ROI >0 = proyek dapat diterima. Pada contoh diatas

ROI adalah 0.70373 atau 70,373%, berarti proyek ini dapat diterima, karena proyek ini akan memberikan keuntungan sebesar 70,373% dari biaya investasi.

- Metode Nilai Sekarang Bersih (Net Present Value = NPV)

Metode payback periode dan ROI tidak mempertimbangkan nilai waktu, satu rupiah

nilai sekarang lebih berharga dari satu rupiah nilai uang dikemudian hari. NPV

merupakan metode yang memperhatikan nilai waktu dari uang. Metode ini

menggunakan suku bunga diskonto yang akan mempengaruhi proceed atau arus dari

uangnya. NPV dapat dihitung dari selisih nilai proyek pada awal tahun dikurangi

dengan total proceed tiap-tiap tahun yang dinilai uangkan ke tahun awal dengan tingkat

bunga diskonto. Besarnya NPV bila dinyatakan dalam rumus adalah:

NPV= - Nilai Proyek + Proceed 1 + Proceed 2 +.. Proceed n

(1+i)1 (1+i)

2 (1+i)

n

Ket: NVP : Net Present Value i : tingkat bunga diskonto diperhitungkan n : umur Proyek Investasi Bila NPV bernilai >0 , berarti investasi menguntungkan dan dapat diterima.

Misal : Nilai proyek = Rp. 173, proceed1 Rp. 55,8 proceed2= Rp 74,5 proceed3= Rp 97,2 proceed4= Rp 108,45., dengan asumsi suku bunga 18% pertahun. Besarnya NVP adalah:

NPV= - 173 + 55,8 + 74,5 + 97,2 + 108,,45

(1+0,18)1 (1+0.18)

2 (1+0.18)

3 (1+0.18)

4

= 42889098,6