bab 4 analisis dan pembahasan 4.1. visi dan misi bpmigas 27221-perumusan key...tujuan organisasi,...

BAB 4

ANALISIS DAN PEMBAHASAN

4.1. Visi dan Misi BPMIGAS

BPMIGAS telah menyusun blue print yang bertujuan untuk menetapkan arah

dan pedoman strategis sebagai acuan bagi BPMIGAS dan stakeholders,

khususnya Kontraktor KKS dalam melaksanakan kegiatan usaha hulu minyak dan

gas bumi secara efektif dan efisien. Di dalam blue print tersebut telah ditetapkan

visi dan misi BPMIGAS termasuk strategi untuk mewujudkan visi dan misi

tersebut. Visi ini merupakan pernyataan keinginan BPMIGAS untuk menjadi apa

di masa yang akan datang. Secara substansi, visi BPMIGAS merupakan

penjabaran amanat UU No. 22 tahun 2001 dan PP No. 42 tahun 2002, yang

dirumuskan sebagai berikut:

Menjadi suatu lembaga pengawasan dan pengendalian kegiatan usaha

hulu migas yang efisien dan efektif.

Untuk mewujudkan visinya, telah ditetapkan pula misi BPMIGAS. Misi

BPMIGAS selain ditujukan ke arah pemenuhan keinginan stakeholder eksternal,

tujuan organisasi, definisi peran/bisnis, juga dengan jelas mengekspresikan misi

internal untuk dapat menjamin tercapainya keinginan stakeholder eksternal. Maka

sebagai jabaran dari visi tersebut, misi BPMIGAS telah dirumuskan sebagai

berikut:

a. Melakukan pengawasan dan pengendalian pelaksanaan kontrak kerja sama

untuk menjamin efektivitas dan efisiensi kegiatan usaha hulu minyak dan

gas bumi.

b. Mengupayakan tersedianya minyak dan gas bumi dari hasil kegiatan usaha

hulu untuk memenuhi kebutuhan dalam negeri.

c. Mengutamakan pemanfaatan sumber daya nasional yang terkait dengan

kegiatan usaha minyak dan gas bumi.

d. Mendukung terciptanya iklim investasi yang kondusif bagi kegiatan usaha

hulu minyak dan gas bumi.

e. Meningkatkan kompetensi organisasi yang profesional dalam melakukan

pengawasan dan pengendalian.

48 Universitas Indonesia

Perumusan key..., Dino Andrian, FE UI, 2009

49

4.2. Strategi/Sasaran Strategis

Sebagai industri yangat strategis keberadaannya bagi negara, industri hulu

migas di Indonesia di samping sebagai salah satu sumber pemasukan utama kas

negara juga dikehendaki dapat memberikan nilai tambah bagi sektor-sektor

perekonomian negara lainnya baik dalam bentuk penyediaan migas sebagai

sumber energi dan bahan baku industri dalam negeri serta pemanfaatan barang,

jasa dan tenaga kerja nasional. BPMIGAS sebagai pengawas dan pengendali

kegiatan usaha hulu migas, telah menetapkan strategi/sasaran strategis sebagai

berikut:

a. Menurunkan biaya operasi di bawah US$ 6/BOE (barrel oil

equivalent) pada akhir tahun 2010, dengan asumsi tingkat

produksi/lifting minyak 1,2 MMBOD (million barrel oil per day) dan

gas 11 BCFD (billion cubic feet per day).

Strategi untuk menurunkan biaya operasi di bawah US$ 6/BOE pada

akhir tahun 2010 meliputi:

- Melakukan continuous improvement initiatives dalam semua proses

untuk menurunkan biaya secara menyeluruh.

- Memilih dan menggunakan opsi-opsi konsep eksplorasi dan

pengembangan dan dipilih yang cost effective & efficient.

- Menggunakan teknologi tepat guna yang cost effective & efficient.

- Meningkatkan pengawasan dan pengendalian terpadu.

b. Mencapai tingkat produksi minyak nasional minimal 1,2 MMBOD

sampai tahun 2010.

Strategi untuk mencapai tingkat produksi minyak bumi nasional sebesar

minimal 1,2 MMBOD sampai tahun 2010 meliputi:

- Mengoptimalkan tingkat perolehan (recovery factor) lapangan

existing dengan teknologi tepat guna, EOR (enhanced oil recovery),

dan sound reservoir management.

- Menahan laju penurunan produksi melalui pemeliharaan sumur-

sumur.

- Mempercepat monetisasi penemuan cadangan baru baik dari lapangan

baru maupun lapangan marjinal.

Universitas Indonesia


50

c. Memenuhi potensi permintaan gas domestik sebesar 3,8 BCFD pada

tahun 2010, melalui peningkatan produksi dan optimalisasi

pemanfaatannya.

Strategi untuk memenuhi potensi permintaan gas bumi domestik sebesar

3,8 BCFD pada tahun 2010, melalui peningkatan produksi dan

optimalisasi pemanfaatannya meliputi:

- Membuat rencana pelaksanaan pengembangan dan pemanfaatan gas

bumi nasional dengan mengutamakan kebutuhan domestik.

- Mendorong pemerintah untuk menetapkan kebijakan harga gas yang

kondusif bagi produsen maupun konsumen.

- Meningkatkan kapasitas produksi gas bumi serta menetapkan alokasi

pemanfaatannya berdasarkan rencana pelaksanaan pengembangan dan

pemanfaatan gas bumi nasional.

- Mengamankan pasokan (security of supply) gas bumi.

d. Mencapai tingkat pembelanjaan untuk pemanfaatan sumber daya

nasional sedikitnya 55% dari total expenditure pada akhir tahun

2010.

Strategi untuk mencapai tingkat pembelanjaan sedikitnya 55% dari total

expenditure untuk pemanfaatan sumber daya nasional pada akhir tahun

2010 meliputi:

- Mengendalikan POD, WP&B serta rencana pengadaan barang dan

jasa, agar lebih dari 55% dari total expenditure KKKS dapat

dimanfaatkan oleh sumber daya nasional.

- Mengidentifikasi kemampuan penyedia barang dan jasa nasional serta

mendorong mereka untuk lebih kompetitif.

- Mengendalikan penggunaan sumber daya manusia KKKS secara

terstruktur dan terpola agar biaya TKI bisa mencapai 75% dari total

biaya personel dengan tetap memperhatikan kaidah cost-benefit.

e. Meningkatkan daya tarik investasi (investment attractiveness) yang

direfleksikan dalam nilai investasi sesuai dengan target produksi.

Strategi untuk meningkatkan daya tarik investasi yang direfleksikan

dalam nilai investasi sesuai dengan target produksi meliputi:



51

- Mengevaluasi kelemahan dalam regulatory framework, infrastruktur,

terms & conditions, dan fiscal regime di kegiatan usaha hulu migas

serta mendorong pemerintah untuk memperbaikinya.

- Mempercepat proses persetujuan proyek dan kontrak dengan tetap

memperhatikan akuntabilitas.

- Mendorong dan mempercepat penyediaan SDM nasional yang terlatih

untuk mendukung kegiatan usaha hulu minyak dan gas bumi.

f. Mengembangkan perangkat dan sistem organisasi yang meliputi

pembinaan SDM berbasis kompetensi, penerapan Good Governance,

pengembangan budaya organisasi serta penyiapan pedoman

kerja/SOP paling lambat akhir tahun 2006.

Strategi untuk mengembangkan perangkat dan sistem organisasi yang

meliputi pembinaan SDM berbasis kompetensi, penerapan Good

Governance, pengembangan budaya organisasi serta penyiapan pedoman

kerja/SOP paling lambat akhir tahun 2006:

- Melakukan pengembangan, sosialisasi dan internalisasi budaya

organisasi.

- Melakukan formalisasi, sosialisasi dan internalisasi good governance.

- Melakukan pemetaan, penyempurnaan, dan sosialisasi sistem dan

prosedur proses utama.

- Mengembangkan sistem SDM berbasis kompetensi dengan prinsip

kesetaraan dan keterbukaan.

- Mengembangkan struktur organisasi yang lebih efisien dan responsif.

4.3. Tema Stratejik

Chima (2007) mengemukakan bahwa pada sektor hulu migas, produk yang

dihasilkan oleh perusahaan yang bersaing hampir tidak ada perbedaan yaitu

minyak dan gas dengan diferensiasi produk yang sempit. Akibatnya, persaingan

dalam indsutri hulu migas bukanlah pada pengenalan produk-produk baru yang

menarik namun berdasarkan pada kemampuan secara ekonomis untuk

menemukan minyak dan gas secara ekonomis dengan efisien.



52

Dengan demikian, dapat disimpulkan tema stratejik BPMIGAS dalam

melakukan pengendalian dan pengawasan KKS adalah produktivitas. Dampak

dari tema produktivitas tersebut adalah semua kegiatan pada KKS harus dilakukan

dengan efektif dan efisien. Dalam konteks kegiatan pengadaan, hal tersebut berarti

melakukan usaha-usaha untuk memperoleh barang dan jasa dengan biaya dan

harga yang semurah mungkin.

4.4. Kontribusi Fungsi Pengadaan

Sebagai fungsi yang berperan untuk mendapatkan barang dan jasa dari

penyedia barang dan jasa bagi kebutuhan organisasi, fungsi pengadaan merupakan

garda terdepan organisasi dalam usaha memperoleh barang dan jasa dengan biaya

yang efektif dan efisien. Benton (2007) menyatakan bahwa tanggung jawab fungsi

pengadaan terhadap uang sangat besar baik secara relatif maupun absolut. Yang

lebih penting, fungsi pengadaan bertanggungjawab/berkontribusi terhadap

competitive stance dan keberlangsungan hidup jangka panjang dari perusahaan.

Semua aktivitas fungsi pengadaan memiliki potensi untuk pengurangan biaya dan

oleh karenanya meningkatkan keuntungan.

Dalam konteks Kontrak Kerja Sama (KKS), fungsi pengadaan KKKS dapat

memberikan kontribusi pada pencapaian sasaran strategis BPMIGAS sebagai

berikut:

a. Menurunkan biaya operasi di bawah US$ 6/BOE pada akhir tahun 2010,

dengan asumsi tingkat produksi/lifting minyak 1,2 MMBOD dan gas 11

BCFD.

BPMIGAS berkepentingan agar biaya operasi yang dikeluarkan

KKKS dalam operasinya dapat seefektif dan seefisien mungkin, sehingga

dapat memaksimalkan penerimaan negara. Dalam konteks pengadaan, hal

tersebut berarti mendapatkan barang dan jasa dengan harga semurah

mungkin, dengan asumsi telah memenuhi persyaratan jumlah, kualitas,

harga, waktu dan tempat yang tepat. Dan tugas tersebut tentunya

merupakan tugas fungsi pengadaan KKKS sebagai fungsi yang

melakukan kegiatan pengadaan di KKKS.



53

Sebagaimana telah dikemukakan, harga yang semurah mungkin

dicapai tentunya tanpa mengorbankan kebutuhan user. Penurunan biaya

tidak akan tercapai bila barang dan jasa yang diperoleh dengan harga

yang lebih murah tidak memenuhi syarat spesifikasi, kualitas dan

delivery. Dalam salah satu operasi migas seperti produksi, pemboran dan

konstruksi, banyak penyedia barang dan jasa yang terlibat dan saling

melengkapi. Cacat dan keterlambatan pengiriman barang atau

penyelesaian jasa dari salah satu kontraktor, dapat mengakibatkan

terhambatnya/tertundanya seluruh pekerjaan yang berdampak semakin

mahalnya biaya penyelesaian pekerjaan. Pada akhirnya, kondisi tersebut

akan mengakibatkan berkurangnya penerimaan negara dan KKKS itu

sendiri.

Mendapatkan barang dan jasa dengan harga semurah mungkin

dipengaruhi oleh faktor-faktor seperti kompetisi baik di antara penyedia

barang/jasa maupun KKKS dalam menjual atau memperoleh barang dan

jasa, harga bahan baku di pasaran baik domestik maupun internasional,

skala ekonomi dari pekerjaan, transparansi dan akuntabilitas proses

pengadaan, kemampuan memformulasikan kontrak/PO yang saling

menguntungkan dan kemampuan negosiasi fungsi pengadaan KKKS.

Proses pengadaan yang dilakukan fungsi pengadaan juga memiliki

potensi yang dapat berdampak kontraproduktif terhadap upaya-upaya

penurunan biaya, antara lain:

- Dalam penentuan strategi pengadaan, fungsi pengadaan dapat

melakukan pemecahan paket pengadaan menjadi paket-paket yang

lebih kecil untuk alasan-alasan seperti untuk menghindari keharusan

meminta persetujuan kegiatan pengadaan kepada BPMIGAS ataupun

motif memperkaya pihak-pihak tertentu. Akibat mengecilnya volume,

menyebabkan skala ekonomi pekerjaan menurun sehingga pengadaan

cenderung mendapatkan harga yang lebih mahal dibandingkan bila

paket pengadaan dijadikan satu.

- Melakukan penunjukan langsung kepada pemasok tertentu maupun

dengan melakukan kecurangan dalam proses pengadaan dengan



54

alasan untuk memperkaya pihak-pihak tertentu. Menurunnya atau

bahakan ketiadaan kompetisi dengan pemasok lainnya mengakibatkan

cenderung mahalnya harga barang dan jasa yang diperoleh.

- Menentukan spesifikasi barang dan jasa yang lebih tinggi dari

kebutuhan atau bahkan tidak diperlukan, yang tentunya harus dibayar

dengan harga yang lebih mahal dari yang seharusnya.

b. Mencapai tingkat produksi minyak nasional minimal 1,2 MMBOD sampai

tahun 2010 serta memenuhi potensi permintaan gas domestik sebesar 3,8

BCFD pada tahun 2010, melalui peningkatan produksi dan optimalisasi

pemanfaatannya.

Dalam konteks peningkatan produksi atau pencapaian target

produksi migas, fungsi pengadaan harus dapat mendukung rencana kerja

yang telah disepakati antara BPMIGAS dan KKKS dengan menyediakan

barang dan jasa sesuai dengan kebutuhan tepat pada waktunya.

Keterlambatan atau kegagalan fungsi pengadaan dalam delivery barang

dan jasa pada waktunya, akan berakibat tertundanya atau gagalnya

rencana kerja yang telah disepakati. Memperoleh pemasok dengan

kualifikasi yang tepat serta handal sangatlah penting untuk menjamin

ketersediaan barang dan jasa tepat pada waktunya.

Proses pengadaan telah menjadi perhatian berbagai pihak yang

berkepentingan seperti pemasok, masyarakat, ataupun pihak-pihak yang

berpotensi memperoleh keuntungan dari kegiatan pengadaan. Kegagalan

fungsi pengadaan untuk melakukan proses pengadaan sesuai dengan

ketentuan pengadaan yang berlaku dapat menyebabkan terkendalanya

usaha untuk memperoleh barang dan jasa yang dibutuhkan oleh user.

Sanggahan dari para pemasok yang mengikuti proses pengadaan, tuntutan

publik akan transparansi, campur tangan pihak-pihak yang mempunyai

kekuatan politik, dan investigasi oleh pihak yang berwajib akan sangat

menyita waktu. Akibatnya, fungsi pengadaan gagal memperoleh barang

dan jasa yang dibutuhkan sehingga menyebabkan mundur atau bahkan

gagalnya program kerja yang telah direncanakan sebelumnya.



55

c. Mencapai tingkat pembelanjaan untuk pemanfaatan sumber daya nasional

sedikitnya 55% dari total expenditure pada akhir tahun 2010.

Sebagai salah satu fungsi yang turut berperan dalam menentukan

spesifikasi atau kebutuhan barang dan jasa, fungsi pengadaan dapat

mengarahkan agar spesifikasi barang dan jasa yang hendak dibeli

semaksimal mungkin dapat memberdayakan potensi penyedia barang dan

jasa serta tenaga kerja nasional. Hal ini secara tidak langsung juga untuk

mendorong masuknya investasi luar ke dalam negeri, disamping

mendorong pengusaha dalam negeri untuk berinvestasi di sektor riil.

Sebagai fungsi yang juga melakukan manajemen penyedia barang dan

jasa, fungsi pengadaan juga dituntut melakukan pembinaan penyedia

barang dan jasa nasional terutama yang termasuk golongan kecil agar

dapat tumbuh dan kompetitif di masa depan.

Dalam penentuan spesifikasi, fungsi pengadaan KKKS dituntut

untuk memaksimalkan pemanfaatan barang, jasa dan tenaga kerja

nasional. Namun, preferensi dari user atau bahkan tekanan dari home

office KKKS yang mayoritas asing untuk menggunakan barang, jasa dan

tenaga kerja asing dapat menyebabkan tidak tercapainya sasaran strategis

BPMIGAS dalam meningkatkan pemanfaatan barang, jasa dan tenaga

kerja nasional.

4.5. Pelanggan Fungsi Pengadaan

Maksud pelanggan di sini adalah pelanggan secara keseluruhan, yaitu

pelanggan internal dan pelanggan eksternal fungsi pengadaan KKKS. pelanggan

eksternal adalah pelanggan yang berada di luar KKKS. Pelanggan internal adalah

pelanggan yang ada dalam lingkup KKKS, tetapi di luar fungsi pengadaan.

Dalam konsep supply link, fungsi pengadaan memiliki hubungan secara

langsung dengan fungsi pengguna barang/jasa dan penyedia barang/jasa. Namun

dalam konteks Kontrak Kerja Sama (KKS), fungsi pengadaan KKKS juga

memiliki hubungan langsung dengan BPMIGAS yang diwakili oleh Divisi

Pengadaan dan Manajemen Aset sebagai pengendali dan pengawas kegiatan



56

pengadaan KKKS. Hubungan fungsi pengadaan KKKS dengan pelanggannya

dapat dilihat pada Gambar 4.1. di bawah.

Gambar 4. 1. Hubungan Fungsi Pengadaan dan Pelanggan

Sumber: Hasil olahan

Dengan demikian, pelanggan internal fungsi pengadaan KKKS adalah fungsi

pengguna barang/jasa di KKKS seperti eksplorasi, pemboran, konstruksi,

produksi, transportasi, logistik, teknologi informasi, lingkungan, dan lain-lain.

Sementara itu, pelanggan eksternal fungsi pengadaan KKKS adalah BPMIGAS.

4.6. Tugas Pokok Fungsi Pengadaan

Dalam pelaksanaan kegiatan pengadaan barang dan jasa, BPMIGAS telah

mengeluarkan Pedoman Tata Kerja (PTK) No. 007/PTK/VI/2004 yang bertujuan

agar kegiatan pengadaan oleh KKKS dapat memperoleh barang/jasa yang

dibutuhkan, dalam jumlah, kualitas, harga, waktu dan tempat yang tepat, secara

efektif dan efisien dengan persyaratan dan kondisi kontrak yang jelas serta dapat

dipertanggungjawabkan, sesuai ketentuan dan prosedur yang berlaku. Di dalam

PTK tersebut juga telah dijabarkan tugas-tugas pokok fungsi pengadaan KKKS

sebagaimana dapat dilihat pada Tabel 4.1. di bawah.

Tabel 4. 1. Tugas Pokok Fungsi Pengadaan KKKS

No. Tugas Pokok Output 1 Melakukan identifikasi kebutuhan Procurement list 2 Merencanakan pengadaan barang/jasa Dokumen pengadaan 3 Membantu pembuatan anggaran dan

penyusunan harga perkiraan sendiri/owner Work Program & Budget dan HPS/OE/EE



57

estimate/engineering estimate (HPS/OE/EE) Tabel 4. 2. Tugas Pokok Fungsi Pengadaan KKKS (lanjutan)

No. Tugas Pokok Output 4 Melakukan proses pengadaan sesuai dengan

pedoman pelaksanaan pengadaan barang/jasa PTK No. 007/PTK/VI/2004

PO/Kontrak

5 Mengajukan permohonan persetujuan kegiatan pengadaan yang merupakan wewenang BPMIGAS

Dokumen usulan kegiatan pengadaan

6 Mengirimkan data dan/laporan kepada BPMIGAS sesuai dengan ketentuan PTK No. 007/PTK/VI/2004

Data dan laporan kepada BPMIGAS

7 Membina kemampuan berusaha dan memberikan kesempatan berusaha bagi usaha kecil termasuk koperasi kecil.

Program pengembangan penyedia barang/jasa usaha kecil dan koperasi kecil

8 Merencanakan maksimalisasi penggunaan produksi dan kompetensi dalam negeri.

Tingkat Komponen Dalam Negeri


4.7. Harapan Pelanggan

Setiap output dari tugas pokok fungsi pengadaan KKKS dihubungkan dengan

pelanggan fungsi pengadaan KKKS yang relevan, lalu ditambahkan ekspektasi

dari pelanggan tersebut atas output yang relevan. Tabulasi dari output, pelanggan

dan harapannya dapat dilihat pada Tabel 4.2.

Tabel 4. 3. Harapan Pelanggan Fungsi Pengadaan KKKS

No. Output Pelanggan Harapan 1 - Procurement list

- Dokumen usulan kegiatan pengadaan

- Data dan laporan kepada BPMIGAS

BPMIGAS Meningkatnya pengendalian dan pengawasan terhadap rencana kerja dan program pengadaan KKKS

2 Dokumen pengadaan

User Tersedianya dokumen pengadaan yang memenuhi kebutuhan user

3 PO/Kontrak User Terlaksananya rencana kerja dengan diperolehnya barang/jasa sesuai kebutuhan



58

Tabel 4. 4. Harapan Pelanggan Fungsi Pengadaan KKKS (lanjutan)

No. Output Pelanggan Harapan 4 Program pengembangan

penyedia barang/jasa usaha kecil dan koperasi kecil

BPMIGAS Penyedia barang/jasa usaha kecil dan koperasi kecil yang memiliki kualifikasi serta kesempatan berusaha.

5 Tingkat Komponen Dalam Negeri (TKDN)

BPMIGAS Terpenuhinya target TKDN sesuai blue print BPMIGAS


4.8. Sasaran Strategis Fungsi Pengadaan KKKS

4.7.1. Perspektif Finansial

Produksi minyak dan gas bumi Indonesia cenderung mengalami

penurunan dari tahun ke tahun. Sementara itu, sampai saat ini belum ada

penemuan cadangan dalam jumlah yang signifikan. Minyak dan gas bumi

sendiri merupakan bahan alami yang pendiferensiasiannya sangat sempit,

hanya berdasarkan karakteristik alaminya pula. Sebagai konsekuensi,

BPMIGAS menitikberatkan fokusnya pada usaha-usaha untuk secara

ekonomis menemukan dan memproduksikan minyak dan gas bumi dengan

efisien. Ini tercermin dalam salah satu strategi BPMIGAS untuk menurunkan

target biaya operasi di bawah US$ 6/BOE pada akhir tahun 2010, dengan

asumsi tingkat produksi/lifting minyak 1,2 MMBOD dan gas 11 BCFD.

BPMIGAS setiap tahunnya menyetujui Work Program & Budget

(WP&B) yang diusulkan oleh KKKS. Dalam WP&B tersebut juga

dicantumkan daftar pengadaan (procurement list) yang akan dilakukan oleh

KKKS tiap tahunnya sesuai dengan anggaran yang telah disetujui dalam

WP&B. Dalam mendapatkan barang dan jasa, fungsi pengadaan dituntut

untuk memperolehnya dengan harga yang semurah mungkin. Hasil

pengadaan yang melebihi dana yang telah dianggarkan juga dapat

menyebabkan penurunan keekonomian dari rencana kerja atau bahkan dapat

menyebabkan dibatalkannya suatu rencana kerja. Dengan demikian, dapat

dirumuskan sasaran strategis fungsi pengadaan pada perspektif finansial

adalah mengoptimalkan anggaran belanja pengadaan.



59

4.7.2. Perspektif Pelanggan

Sasaran strategis dalam persepektif pelanggan fungsi pengadaan

KKKS ditujukan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan utamanya yaitu

BPMIGAS dan user. Dalam kegiatan pengadaan, fungsi pengadaan tidak bisa

terlepas dari keterlibatan fungsi user, mulai dari identifikasi spesifikasi,

penentuan strategi pengadaan, pelaksanaan proses pengadaan, sampai dengan

manajemen kontrak. Sebagai divisi pendukung, tuntutan utama fungsi

pengadaan adalah memuaskan pelanggan internalnya yaitu user terutama

dalam memenuhi kebutuhan barang dan jasa.

Dalam konteks Kontrak Kerja Sama, fungsi pengadaan KKKS juga

memiliki hubungan kerja dengan BPMIGAS sebagai lembaga yang

mengendalikan dan mengawasi kegiatan pengadaan di KKKS. KKKS

dituntut untuk dapat bekerja sama secara profesional khususnya dalam

memenuhi target-target yang diminta BPMIGAS seperti mematuhi ketentuan

pelaksanaan pengadaan yang berlaku, meningkatkan pemanfaatan barang,

jasa, dan tenaga kerja nasional serta membina usaha kecil dan koperasi kecil.

Hubungan kerja yang baik dengan BPMIGAS akan mendukung kelancaran

kegiatan pengadaan KKKS. Dengan demikian, dapat dirumuskan sasaran

strategis fungsi pengadaan KKKS pada perspektif pelanggan yaitu

meningkatkan kepuasan pelanggan baik BPMIGAS maupun user.

4.7.3. Perspektif Proses Bisnis Internal

Dalam pelaksanaan kegiatan pengadaan barang dan jasa, BPMIGAS

telah mengeluarkan Pedoman Tata Kerja (PTK) No. 007/PTK/VI/2004 yang

bertujuan agar kegiatan pengadaan oleh KKKS dapat memperoleh

barang/jasa yang dibutuhkan, dalam jumlah, kualitas, harga, waktu dan

tempat yang tepat, secara efektif dan efisien dengan persyaratan dan kondisi

kontrak yang jelas serta dapat dipertanggungjawabkan, sesuai ketentuan dan

prosedur yang berlaku. Untuk dapat mewujudkannya fungsi pengadaan

KKKS dituntut untuk mematuhi PTK tersebut dalam melaksanakan

pengadaan barang dan jasa dengan cara yang efektif dan efisien. Sejalan

dengan itu, fungsi pengadaan dituntut untuk melakukan upaya-upaya untuk



60

mendapatkan barang dan jasa dengan harga yang paling murah dengan

mendorong kompetisi serta meningkatkan upaya-upaya untuk menurunkan

harga seperti melakukan negosiasi, konsolidasi volume, dan menggunakan

electronic reverse auction dalam pengadaan barang.

Setiap tahun, BPMIGAS dan KKKS menyepakati tingkat produksi

minyak dan gas bumi di dalam WP&B. untuk mencapai tingkat produksi

tersebut juga telah disepakati program-program yang harus dilakukan oleh

KKKS. Eksekusi rencana kerja tersebut akan dilakukan oleh fungsi user,

yang tentunya membutuhkan barang dan jasa pendukung. Terlebih dengan

semakin banyaknya kegiatan-kegiatan KKKS yang diserahkan pada pihak

ketiga (outsourcing). Oleh karena itu, dalam WP&B juga telah ditetapkan

daftar belanja pengadaan yang akan dilakukan oleh KKKS (procurement

list). Fungsi pengadaan KKKS dituntut untuk dapat memenuhi kebutuhan

barang dan jasa yang telah ditetapkan untuk memenuhi kebutuhan user.

Dengan demikian, dapat dirumuskan sasaran strategis pada perspektif

proses bisnis internal fungsi pengadaan KKKS sebagai berikut:

a. Meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses pengadaan barang

dan jasa.

b. Meningkatkan kepatuhan pada ketentuan pelaksanaan pengadaan

yang berlaku.

c. Meningkatkan pembinaan penyedia barang/jasa usaha kecil dan

koperasi kecil.

d. Meningkatkan penggunaan barang, jasa dan tenaga kerja nasional.

4.7.4. Perspektif Pertumbuhan dan Pembelajaran

Fondasi sumber daya yang kuat merupakan prasyarat untuk dapat

mendukung pencapaian sasaran strategis pada perspektif-perspektif

sebelumnya. Sumber daya manusia pada fungsi pengadaan KKKS, seperti

perencana, pelaksana, serta pengawas pengadaan barang/jasa haruslah

memiliki pengetahuan dan keahlian yang memadai tentang pengadaan

khususnya memahami pedoman pelaksanaan pengadaan barang dan jasa yang

dikeluarkan BPMIGAS. Dengan demikian, sasaran strategis pada perspektif



61

pertumbuhan dan pembelajaran adalah meningkatkan kompetensi para

perencana, pelaksana, serta pengawas pengadaan barang/jasa.

4.9. Peta Strategi Fungsi Pengadaan KKKS

Sasaran strategis yang telah dirumuskan di depan, kemudian diplotkan ke

dalam peta strategi berdasarkan perspektifnya masing-masing. Kemudian

ditentukan hubungan di antara sasaran strategis (cause and effect linkage). Peta

strategi fungsi pengadaan KKKS sebagai divisi pendukung memiliki struktur yang

berbeda dibandingkan divisi bisnis. Pada fungsi pengadaan KKKS, perspektif

pelanggan merupakan prioritas utama karena fungsi pengadaan merupakan fungsi

pendukung dari fungsi-fungsi pengguna. dapat dilihat pada Gambar 4.2.

Gambar 4. 2. Peta Strategi Fungsi Pengadaan KKKS


Tuntutan utama fungsi pengadaan KKKS sebagai fungsi yang mendukung

fungsi bisnis inti lainnya adalah untuk memenuhi kebutuhan barang dan jasa yang

diminta oleh user maupun dapat bekerja sama baik dengan BPMIGAS. Oleh

karena itu, perspektif pelanggan ditempatkan sejajar dengan perspektif finansial.



62

Pada perspektif finansial sasaran strategisnya adalah mengoptimalkan anggaran

belanja pengadaan.

Sasaran-sasaran strategis pada perspektif pelanggan dan perspektif finansial

dapat dicapai apabila sasaran-sasaran strategis pada perspektif proses bisnis

internal juga mendukungnya. Pencapaian semua sasaran strategis perspektif

proses bisnis internal akan meningkatkan kepuasan BPMIGAS dan sebagian

lainnya seperti melakukan pengadaan secara efektif dan efisien, meningkatkan

kepatuhan, meningkatkan kompetisi, serta melakukan upaya-upaya penurunan

harga merupakan kombinasi yang dapat meningkatkan kepuasan user.

Terpenuhinya kebutuhan barang dan jasa secara tepat waktu hanya dapat

diperoleh apabila proses pengadaan sesuai dengan ketentuan serta harga yang

diperoleh sesuai atau di bawah anggaran. Harga yang mahal bisa berarti gagalnya

rencana kerja user karena menjadi tidak ekonomis untuk dilaksanakan. Dengan

demikian, perspektif proses bisnis internal juga akan dapat mendukung sasaran

strategis pada perspektif finansial.

Demikian juga sasaran strategis pada perspektif proses bisnis internal harus

didukung oleh pencapaian sasaran strategis pada perspektif pertumbuhan dan

pembelajaran yaitu meningkatkan kompetensi para pelaku pengadaan. Sasaran

strategis pada perspektif tersebut merupakan fondasi bagi kesuksesan pencapaian

sasaran-sasaran stratgis pada perspektif-perspektif lainnya.

4.10. Key Performance Indicator (KPI)

Sasaran strategis yang telah tersusun dalam peta strategi perlu dipantau dan

diukur tingkat pencapaiannya. KPI merupakan indikator yang digunakan untuk

mengukur kinerja.

4.10.1. Perspektif Finansial

Untuk mengukur pencapaian optimalisasi anggaran belanja pengadaan,

digunakan rasio nilai kontrak/PO dibandingkan dengan anggaran pengadaan.

Semakin rendah persentasenya, berarti semakin baik kinerja fungsi pengadaan

KKKS. Nilai KPI ini maksimal sebesar 1, karena tidak mungkin nilai pengadaan

melebihi pagu anggaran karena akan menyebabkan pengadaan gagal. Data-data



63

KPI ini dapat langsung diperoleh dari data-data anggaran dan PO/kontrak yang

telah ditandatangani dengan pemasok.

Pencapaian kinerja ini dipengaruhi oleh banyak faktor seperti kemampuan

negosiasi, formulasi kontrak, pasar, dan sebagainya. Isu yang mempengaruhi

validitas KPI ini adalah KKKS mungkin akan berusaha untuk mengajukan kepada

BPMIGAS anggaran pengadaan melebihi harga pasar guna mendongkrak kinerja

KPI-nya.

4.10.2. Perspektif Pelanggan

Sasaran strategis pada perpektif pelanggan yaitu untuk meningkatkan

kepuasan pelanggan yang terdiri atas BPMIGAS dan fungsi pengguna internal

(user). KPI yang digunakan untuk mengukur pencapaian sasaran strategis di atas

adalah tingkat kepuasan pelanggan. Kepuasan pelanggan diukur terhadap aspek-

aspek sebagai berikut:

- Ketepatan waktu (timeliness)

KPI ini mengukur tingkat kepuasan pelanggan terhadap ketepatan

waktu proses pengadaan, aktivitas perencanaan, dan komunikasi yang

dilakukan dengan user maupun dengan BPMIGAS.

- Kualitas

KPI ini mengukur tingkat kepuasan pelanggan terhadap kualitas barang

dan jasa yang diterima oleh user maupun kualitas hubungan kerja

dengan BPMIGAS.

- Keefektifan pelayanan/kerja sama.

KPI ini mengukur tingkat kepuasan pelanggan terhadap respons, kerja

sama dan komunikasi yang dilakukan oleh fungsi pengadaan.

Data KPI di atas diperoleh dengan melakukan survey kepuasan dengan

respondennya para pelanggan internal (user) fungsi pengadaan dan para pekerja di

BPMIGAS yang memiliki kaitan kerja dengan fungsi pengadaan KKKS terhadap

aspek-aspek tersebut di atas. Semakin tinggi persentasenya, berarti semakin tinggi

kepuasan user dan BPMIGAS terhadap pelayanan yang diberikan fungsi

pengadaan. Sebaliknya, semakin rendah persentasenya, berarti kinerja fungsi

pengadaan semakin memburuk.

4.10.3. Perspektif Proses Bisnis Internal



64

KPI untuk sasaran strategis pada perpektif proses bisnis internal terdiri

atas:

a. Meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses pengadaan barang dan

jasa.

KPI yang digunakan untuk mengukur pencapai sasaran strategis di

atas adalah:

- Cycle time dari permintaan sampai menjadi kontrak/PO.

KPI ini mengukur waktu yang dibutuhkan untuk memperoleh

kontrak/PO sejak masuknya permintaan dari user. Semakin

singkat waktu yang dibutuhkan, semakin baik pula kinerja fungsi

pengadaan KKKS dan sebaliknya.

- Eksekusi rencana kontrak/PO.

Ketepatan waktu penyediaan kontrak/PO sangat penting bagi

terlaksananya program yang telah direncanakan oleh user

sebelumnya. Dalam procurement list yang merupakan bagian dari

W&B telah ditetapkan jadwal kebutuhan penyediaan kontrak/PO.

Ketepatan dalam menyediakan kontrak/PO diukur berdasarkan

ketepatan memenuhi target jadwal untuk tiap kontrak/PO

sebagaimana ditetapkan dalam procurement list.

- Tingkat kompetisi

Tingkat kompetisi sangatlah penting untuk mendorong penurunan

harga. Tingkat kompetisi yang diciptakan fungsi pengadaan

diukur berdasarkan banyaknya kegiatan pengadaan yang

dilakukan melalui pelelangan terhadap total kegiatan pengadaan

keseluruhan yang dilakukan oleh fungsi pengadaan.

- Jumlah pengadaan barang menggunakan electronic reverse

auction.

KPI ini merupakan persentase nilai pengadaan barang yang

menggunakan electronic reverse auction dibandingkan nilai

pengadaan barang keseluruhan. Semakin tinggi nilainya, berarti

semakin baik kinerjanya dan sebaliknya. Pengadaan barang

cenderung lebih sederhana karena spesifikasi yang telah



65

teridentifikasi dengan baik, sehingga penggunanaan metode

electronic reverse auction diharapakan mampu menghasilkan

harga barang yang lebih murah dibandingkan metode

konvensional.

- Penghematan hasil negosiasi

KPI ini diukur berdasarkan persentase besarnya penghematan

yang berhasil diperoleh dari hasil negosiasi dibandingkan dengan

harga penawaran sebelum negosiasi. Semakin besar persentase

yang diperoleh, berarti semakin baik kinerja fungsi pengadaan.

- Ketepatan waktu pengiriman barang/jasa sampai di lokasi.

KPI ini diukur dengan membandingkan banyaknya pengiriman

barang/jasa secara lengkap dan sesuai dengan kualitas yang

dipersyaratkan yang tiba di lokasi pada waktu yang telah

diperjanjikan sebelumnya dalam PO/kontrak. Semakin tinggi nilai

KPI ini, semakin baik kinerjanya.

b. Meningkatkan kepatuhan pada ketentuan pelaksanaan pengadaan yang

berlaku.


atas adalah:

- Pengadaan yang sesuai ketentuan.

KPI ini merupakan perbandingan antara jumlah pengadaan yang

sesuai dengan ketentuan dibandingkan jumlah pengadaan

keseluruhan. Semakin tinggi nilainya berarti semakin baik kinerja

fungsi pengadaan KKKS. Pengukuran KPI ini dilakukan dengan

melakukan audit atas pelaksanaan pengadaan oleh KKKS.

Keakuratan KPI ini sangat tergantung pada frekuensi pelaksanaan

audit itu sendiri. Bila frekuensinya hanya setahun sekali, hasilnya

menggambarkan kinerja pada tahun sebelumnya. Namun bila

sering dilakukan, misalnya setiap triwulan, bisa dikatakan telah

mendekati gambaran kinerja pada tahun yang berjalan.

- Kepatuhan menyampaikan data dan dokumen kepada BPMIGAS.



66

KPI ini diukur berdasarkan persentase pemenuhan kewajiban dan

ketepatan waktu fungsi pengadaan KKKS dalam menyampaikan

data dan dokumen pengadaan yang telah ditentukan. Data dan

dokumen tersebut penting bagi BPMIGAS dalam menjalankan

fungsinya mengendalikan dan mengawasi kegiatan pengadaan

KKKS.

c. Meningkatkan pembinaan penyedia barang/jasa usaha kecil dan

koperasi kecil.


atas adalah:

- Penyedia barang dan jasa usaha kecil dan koperasi kecil yang

mendapatkan kontrak/PO.

KPI ini mengukur persentase nilai pengadaan yang diperoleh

perusahaan kecil dan koperasi kecil yang mendapatkan pekerjaan

di KKKS dibandingkan nilai pengadaan keseluruhan yang dapat

dikerjakan oleh perusahaan dan koperasi kecil. Semakin tinggi

nilai KPI yang dicapai, maka semakin baik kinerja fungsi

pengadaan KKKS.

d. Meningkatkan penggunaan barang, jasa dan tenaga kerja nasional.


atas adalah:

- Pencapaian TKDN

Fungsi pengadaan dituntut untuk dapat memaksimalkan

penggunaan barang, jasa dan tenaga kerja nasional. KPI ini

mengukur tingkat pencapaian TKDN dengan membandingkan

harga/biaya yang dikeluarkan untuk barang, jasa, dan tenaga kerja

nasional yang diperoleh melalui audit realisasinya terhadap nilai

total kontrak/PO. Semakin tinggi nilai KPI ini berarti kinerja

fungsi pengadaan KKKS semakin baik.

4.10.4. Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan

KPI untuk sasaran strategis pada perpektif pembelajaran dan

pertumbuhan adalah:



67

- Pegawai yang memperoleh pelatihan sesuai peta kompetensi.

KPI ini mengukur persentase pegawai pada fungsi pengadaan

yang telah memperoleh pelatihan sesuai peta kompetensi

pengadaan yang disepakati BPMIGAS dan KKKS. Pelatihan-

pelatihan tersebut dapat berupa pelatihan untuk memperoleh

sertifikasi panitia pengadaan yang dikeluarkan oleh BPMIGAS

serta sertifikasi keahlian di bidang pengadaan lainnya seperti

Certified Purchasing Manager (CPM) dan Certified Purchasing

and Supply Manager yang diterbitkan oleh Institute of Supply

Management. Pegawai pada fungsi pengadaan KKKS dituntut

untuk memahami peraturan pelaksanaan pengadaan yang

dikeluarkan oleh BPMIGAS serta memiliki pengetahuan dan

keahlian yang memadai di bidang pengadaan yang pada akhirnya

diharapkan akan memiliki kinerja yang baik pula.

Ringkasan key performance indicator fungsi pengadaan KKKS dapat dilihat

pada Tabel 4.3 di bawah.

Tabel 4.3. Key Performance Indicator Fungsi Pengadaan KKKS

Perspektif Sasaran Strategis Key Performance Indicator Cara Pengukuran

Finansial Optimalisasi anggaran belanja pengadaan

Rasio nilai kontrak/PO terhadap anggaran pengadaan

Menggunakan data PO/kontrak dan anggaran

Pelanggan Meningkatkan kepuasan pelanggan

% Kepuasan pelanggan terhadap • Ketepatan waktu

(timeliness) • Kualitas • Keefektifan

pelayanan/kerja sama

Melakukan survey pelanggan baik terhadap user maupun BPMIGAS.

Proses bisnis internal

Meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses pengadaan barang dan jasa

• % eksekusi rencana kontrak/PO

• Cycle time dari permintaan sampai menjadi kontrak/PO

• % tingkat kompetisi • % banyaknya

pengadaan barang menggunakan electronic reverse

Menggunakan data proses pengadaan, PO/kontrak, anggaran.



68

auction • % nilai penghematan

hasil negosiasi • % ketepatan waktu

pengiriman barang/jasa sampai di lokasi

Tabel 4.3. Key Performance Indicator Fungsi Pengadaan KKKS (lanjutan)

Perspektif Sasaran Strategis Key Performance Indicator Cara Pengukuran

Proses bisnis internal

Meningkatkan penggunaan barang, jasa dan tenaga kerja nasional

% pencapaian TKDN Hasil audit realisasi TKDN

Meningkatkan kepatuhan pada ketentuan pelaksanaan pengadaan yang berlaku

• % pengadaan yang sesuai ketentuan

• % kepatuhan menyampaikan data dan dokumen kepada BPMIGAS

• Hasil audit proses pengadaan

• Data BPMIGAS

Meningkatkan pembinaan penyedia barang/jasa usaha kecil dan koperasi kecil

% nilai penyedia barang dan jasa usaha kecil dan koperasi kecil yang mendapatkan kontrak/PO

Data proses pengadaan dan kontrak

Pembelajaran dan pertumbuhan

Meningkatkan kompetensi para perencana, pelaksana, serta pengawas pengadaan barang/jasa

% pegawai pelaku pengadaan KKKS yang memperoleh pelatihan sesuai peta kompetensi

Menggunakan data pelatihan milik KKKS yang diikuti oleh pegawai




bab 4 analisis dan pembahasan 4.1. visi dan misi bpmigas 27221-perumusan key...tujuan organisasi,...

Documents