bab 3 tinjauan umum perusahaan 3.1 sejarah singkat...

51

BAB 3

TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN

3.1 Sejarah Singkat Perusahaan

PT. Nagasakti Kurnia Textile Mills pada mulanya merupakan perusahaan

dagang yang bernama PD. Nagamas. Perusahaan ini didirikan pada tahun 1982 oleh

seorang pedagang kain yang terletak di jalan Kesatriaan, Bandung. Adapun bidang

usaha yang digeluti adalah pengepakan kain, dengan mengambil pesanan dari

perusahaan textile di sekitar kota Bandung dan Jakarta.

Sejalan dengan perkembangan jaman, maka pihak-pihak yang menjadi

pendiri perusahaan mengadakan kerja sama dengan anggota keluarga lainnya untuk

mendirikan sebuah CV dan pada tahun 1982 berdiri sebuah CV. Nagamas yang

bergerak di bidang pertenunan, dalam kegiatan produksinya didukung oleh 112 unit

mesin tenun Toyoda, yang diperoleh secara kredit dari negara Jepang. Pada tahun

1988 membuka lagi bagian atau proses yang baru yaitu Dyeing dan Finishing.

CV. Nagamas sejak didirikan hingga sekarang telah mengalami beberapa

perkembangan yakni :

1) Ditahun 1985 hak kepemilikan perusahaan dialihkan menjadi perseorangan,

sekaligus merubah status dan nama perusahaan menjadi PT. Nagamas Sakti

Kurnia Textile Mills (PT. Nagatex). Setelah itu, dilakukan perluasan lahan

perusahaan menjadi 4 hektar dengan luas bangunan kurang lebih 26.000 m2.

Disamping itu, dilakukan penambahan unit produksi bagian pencelupan,

52

pencapan dan penyempurnaan. Bagian pencapan dirasakan tidak mengalami

kemajuan karena kurangnya teknisi, maka untuk selanjutnya diberhentikan.

2) Tahun 1988 bagian produksi pencelupan dan penyempurnaan dilengkapi dengan

beberapa mesin Jet Dyeing dengan maksud agar dapat meningkatkan

produktivitas, mutu, serta kualitas kerja karyawan.

3) Tahun 1988-1990 bagian produksi pertenunan (weaving) mendapat tambahan

berupa 60 unit mesin air Jet Loom atau yang lebih dikenal dengan mesin AJL.

4) Tahun 1991 dan 1994 sejalan dengan permintaan pasar dilakukan penambahan

mesin celup yang berupa mesin Jet Dyeing masing-masing sebanyak 6 unit.

Modal yang diperoleh perusahaan adalah dari keluarga karena pendirinya

merupakan orang–orang yang masih ada ikatan keluarga, jadi pada mulanya PT.

Nagasakti Kurnia Textile Mills ini merupakan perusahaan keluarga. Akan tetapi,

sejak tahun 1989 pihak perusahaan melakukan kerja sama dengan BNI 1946 untuk

penambahan modal yang tentu saja harus ada perjanjian tertulis sebelumnnya dan

telah sesuai dengan prosedur yang berlaku.

3.1.1 Misi Perusahaan

Sebagai perusahaan swasta, PT. Nagasakti Kurnia Textile Mills

mengambil misi sebagai berikut :

“Dengan mengambil sumber daya yang ada diharapkan dapat

menciptakan produksi textile yang berkualitas untuk memenuhi kebutuhan

masyarakat di bidang sandang”

3.1.2 Tujuan Perusahaan

Tujuan jangka panjang PT. Nagasakti Kurnia Textile Mills adalah

sebagai berikut :

53

1) Menghasilkan produk textile yang berkulitas

2) Melakukan pelayanan sebaik-baiknya kepada pelanggan terutama di

bidang textile.

3) Karyawan sebagai tenaga kerja merupakan penggerak untuk mencapai

tujuan perusahaan.

4) Produk tekstil yang dihasilkan diharapkan dapat memenuhi kebutuhan

karyawan, masyarakat dan pemerintah.

3.2 Struktur Organisasi Perusahaan

Struktur organisasi perusahaan merupakan susunan yang terdiri dari fungsi-

fungsi dan hubungan-hubungan yang menyatakan keseluruhan kegiatan untuk

tercapainya hubungan kerja sama yang baik antara kegiatan yang satu dengan yang

lainnya untuk mencapai tujuan perusahaan.

Sejalan dengan perkembangan dan kemajuan PT. Nagasakti Kurnia Textile

Mills dalam pembentukan struktur organsisasi mengalami perubahan sesuai dengan

kondisi perusahaan. Hal ini berfungsi untuk menjaga agar tidak terjadi duplikasi

tugas, yaitu seorang pekerja melaksanakan dua fungsi operasional atau lebih dan

mengurangi tugas yang dibebankan kepada seorang pekerja.

Untuk mengantisipasi hal tersebut maka PT. Nagasakti Kurnia Textile

Mills secara bertahap melakukan evaluasi atas struktur organisasi. Adapun struktur

organisasi di PT. Nagasakti Kurnia Textile Mills merupakan Organisasi Garis (Line

Organization), setiap bagian ditagangi oleh satu komando yang berwenang

melakukan koordinasi kebawah dalam batas-batas fungsinya. Berikut ini adalah

struktur organisasi PT. Nagasakti Kurnia Textile Mills.

54

Keterangan Gambar Struktur Organisasi :

1) KA. BAG : Kepala Bagian 2) WAKA. BAG : Wakil Kepala Bagian 3) D/F : Dyeing / Finishing 4) KA. SIE : Kepala Seksi 5) KARU : Kepala Regu 6) KA. UR : Kepala Urusan 7) P&U : Personalia dan Umum

55

Gambar 3.1 : STRUKTUR ORGANISASI PT. NAGASAKTI KURNIA TEXTILE MILLS

Sumber : Bagian Personalia 2004

DIREKTUR

ASISTEN DIREKTUR BIDANG UMUM ASISTEN DIREKTUR BIDANG PERENCANAAN DAN TEKNOLOGI

ASISTEN DIREKTUR BIDANG SECURITY DAN KEAMANAN

KA. BAG WAKA.BAG

PERSONALIA & UMUM

KA. BAG WAKA.BAG

PLAN UTILITY

ENGINEERING

KA. BAG WAKA..BAG

D/F

KA. BAG WAKA.BAG WEAFING

KA. BAG WAKA.BAG

MARKETING

KA. BAG WAKA.BAG KEUANGAN

STAF D/F

KA. SIE PERSIAPAN

KARU STAF ADM WEAFING

OPERATOR

KA SIE D/F

KA.Shift A,B,C

KA. SIE UTILITY

STAF PERENCANA

OPERATOR

KARU A,B,C

KARU P.U.E

OPERATOR

KA.SIE PERSONALIA

& UMUM

KA.UR PERSONALIA

& UMUM

KARU P&U

KA.SIE PACKING

KA.SIE MARKETING

KA. UR PACKING

KARU PACKING

OPERATOR

STAF MARKETING

KA.SIE PURCHASING

KA.SIE ACC

KA.UR PURCHASING

STAF ACCOUNTING

Manajer Operasi

KA.BAG WAKA.BAG

PACKING

56

3.3 Deskripsi Jabatan

Uraian jabatan di PT. Nagasakti Kurnia Textile Mills yang dibahas di sini

terdiri dari: Direktur Utama, Asisten Direktur Bidang Umum, Asisten Direktur

Bidang Perencanaan dan Teknologi, Asisten Direktur Bidang Keamanan, masing-

masing sebagai berikut:

1) Direktur Utama

a) Direktur Utama bertanggungjawab terhadap segala kegiatan yang

berhubungan dengan kelangsungan hidup perusahaan.

b) Direktur Utama berwenang dalam menentukan tujuan perusahaan dan dalam

menetapkan keputusan yang berhubungan dengan kelangsungan hidup

perusahaan.

2) Asisten Direktur Bidang Umum

a) Bertanggungjawab penuh kepada Direktur, mendampingi dan membantu serta

mengarahkan Kepada Departemen Personalia atau Umum untuk

menyelesaikan persoalan perburuhan yang rumit.

b) Mengevaluasi atau memberi ijin meninggalkan perusahaan pada seluruh

Kepala Departemen dan departemen yang belum ada Kepala Departemennya,

serta dalam hal pemakaian kendaraan.

3) Asisten Direktur Bidang Perencanaan dan Teknologi

Bertanggungjawab penuh pada Direktur atas kelancaran :

a) Utilities : steam boiler, oil boiler, listrik, air, water threatment, compreso,

workshop dan maintenance bangunan dan sarana.

57

b) Preventif : maintenance mekanik dan listrik (elektronik) di Dyeing Finishing

dan Weaving dan secara administratif persiapan warp atau sizing.

4) Asisten Direktur Bidang Keamanan

a) Bertanggungjawab penuh pada Direktur dalam menjaga keamanan perusahaan

sesuai dengan ketetapan yang berlaku agar terhindar dari segala hal yang tidak

diinginkan demi kesejahteraan dan ketertiban perusahaan.

b) Memeriksa barang-barang yang masuk ke dalam area perusahaan supaya

terjamin keamanannya.

c) Menjaga aset-aset perusahaan.

5) Manajer Operasional

Memonitor semua kegiatan operasi di PT. Nagasakti Kurnia Textile Mills.

Bertanggung jawab atas semua yang terjadi dalam peusahaan yang berhubungan

dengan kegiatan operasional. Bersama Direktur dan Assisten Direktur memilih

kepala bagian masing-masing divisi meningkatkan dan menjaga kinerja tiap

divisi.

6) Kepala Seksi Personalia

Mentransfer rencana kerja Kepala Bagian Personalia Umum ke dalam praktek

kerja nyata. Membantu Kepala Bagian dalam menjalankan tugas keseharian.

7) Kepala Urusan (KA.UR) Personalia Umum

Membantu kepala seksi personalia dalam menjalankan tugas keseharian. Yang

menjadi perantara karyawan dalam hal menentukan hak dan kewajiban karyawan.

58

8) KARU dan PU

Menjalankan kegiatan operasional penggajian misalnya pembagian gaji,

pengambilan absen dan lain-lain.

Berikut adalah tugas-tugas dari kepala departemen masing-masing bagian :

1) Kepala Departemen Weaving

a) Bertanggungjawab penuh kepada Direktur mengenai kelancaran produksi di

bagian weaving.

b) Memimpin, mengontrol dan mengkoordinir semua kegiatan-kegiatan di

lingkungan weaving. Bertanggungjawab terhadap mutu hasil produksi, waktu,

kualitas, kuantitas atas pekerjaan pesanan yang diterima dari Direksi atau

kepala Departement Marketing.

2) Kepala Departemen Dyeing Finishing

a) Bertanggungjawab secara umum kepada direktur atas segala kelancaran

produksi dan teknik yang ada di Departement dyeing finishing.

b) Memimpin, mengontrol, mengkoordinir semua kegiatan dilingkungannya.

c) Memeriksa laporan produksi statistik dan grafik setiap hari.

3) Kepala Departemen Personalia dan Umum

a) Bertanggungjawab langsung pada direktur untuk mengadakan rencana kerja

serta administrasi perihal penerimaan, seleksi penempatan karyawan,

pemindahan, kenaikan tingkat dan pemberhentian karyawan, latihan

keterampilan dan sikap pegawai, disiplin serta tata tertib pegawai, absensi dan

kerja lembur kerja sama dengan Kepala Departemen lain untuk memutuskan

penerimaan atau penolakan calon karyawan baru serta mengurus tempat kerja

59

dan memberi penjelasan mengenai peraturan pekerjaan juga untuk training,

serta keterampilan kerja dari para karyawan dan calon karyawan dengan

teratur, penyelidikan dan penyusutan terhadap karyawan yang melanggar tata

tertib atau keamanan perusahaan dan melaporkan hasilnya kepada direksi.

b) Mencatat absensi melalui kepala departemen atau kepala seksi.

c) Menampung keluhan pegawai yang dikelola secara adil dan dicari solusinya.

4) Kepala Departement Marketing

a) Bertanggungjawab secara umum pada Direktur, terhadap pengukuran panjang

kain yang selesai di produksi dan dikirim pada langganan, penyusunan

rencana penjualan sebagai bahan bagi bagian-bagian produksi untuk suatu

waktu tertentu, terhadap penagihan piutang langganan yang sudah jatuh

waktu.

b) Memimpin atau mengontrol dan mengkoordinir semua kegiatan-kegiatan di

departemennya.

c) Mencari dan mendapatkan order penjualan serta bahan info pasar.

5) Kepala Departement Plant Engineering, Kepala departement accounting, Kepala

Departemen keuangan dan purchasing mempunyai tugas yang sesuai dengan

bidangnya.

6) Semua kepala seksi yaitu Weaving, Dyeing/finishing/printing, personalia/umum,

Making up, Marketing, Plant engineering, Accounting, keuangan dan purchasing

bekerja sesuai dengan bidangnya dengan kepala departemen yang

membawahinya.

60

3.4 Sistem Penggajian PT. Nagasakti Kurnia Textile Mills

3.4.1 Sub-subsistem Yang Ada

Sistem Informasi Personil yang ada pada PT. Nagasakti Kurnia

Textile Mills terdiri dari beberapa subsistem, yaitu:

1) Rekrutmen

Rekrutmen atau analisis pekerjaan memberikan informasi tentang

uraian pekerjaan dan syarat-syarat karyawan yang diperlukan untuk

melaksanakan pekerjaan. Isi spesifikasi dipergunakan untuk menjadi dasar

dan untuk memutuskan jenis orang yang perlu direkrut dan diangkat.

Sistem penerimaan karyawan di PT. Nagasakti Kurnia Textile

Mills dilakukan bila perusahaan membutuhkan tenaga kerja yang sesuai

dengan kebutuhan perusahaan, dimana sistem penerimaan karyawan

harian melalui proses penyeleksian.

Adapun Persyaratan menjadi karyawan di PT. Nagasakti Kurnia

Textile Mills antara lain :

a) Bertagwa kepada Tuhan Yang Maha Esa

b) Sehat jasmani dan rohani yang dibuktikan dengan surat keterangan

dokter.

c) Berkelakuan baik yang dibuktikan dengan surat keterangan dari pihak

Kepolisian.

d) Lulus tes atau seleksi penerimaan karyawan.

e) Menyerahkan indentitas diri berupa KTP yang masih berlaku.

61

Calon tenaga kerja apabila dalam masa percobaan ternyata

memiliki kecakapan, jujur dan rajin dalam bekerja, untuk selanjutnya

dapat diangkat menjadi karyawan tetap. Selama dalam masa percobaan

kerja, dapat diputuskan melalui masing-masing pihak tanpa syarat.

Sedangkan dalam pengangkatan karyawan ditetapkan dengan surat

keputusan bagian personalia.

Setiap karyawan sebelum melakukan kerja harus menandatangani

surat perjanjian kerja yang dibuat oleh pengusaha. Kepada masing-masing

karyawan yang tidak terikat perjanjian kerja berjangka waktu terbatas,

diberikan surat pengangkatan atau penetapan yang menyebutkan jabatan,

golongan, serta gaji.

Namun demikian, yang akan dibahas sebagai obyek audit dalam

skripsi adalah hanya subsistem penggajian.

Sistem penerimaan karyawan baru yang diselenggarakan oleh PT.

Nagasakti Kurnia Textile Mills ada sebagai berikut:

a) Bagian personalia akan menyeleksi calon karyawan berdasarkan

persyaratan administrasi, wawancara, pengetahuan umum dan psikotes

untuk tingkatan tertentu.

b) Persyaratan Administrasi yang harus dipenuhi oleh calon karyawan

adalah sebagai berikut :

• Daftar riwayat hidup

• Fotokopi KTP (Kartu Tanda Penduduk)

• Fotokopi STTB (Surat Tanda Tamat Belajar)

62

• Surat keterangan kelakuan baik (SKKB) dari kantor kepolisian

• Surat dokter

• Foto Ukuran 3x4 dua lembar

c) Pelamar yang telah lulus seleksi dan memenuhi persyaratan sebagai

calon karyawan baru terlebih dahulu harus menjalani masa percobaan

dengan ketentuan sebagai berikut :

• Calon menandatangani surat perjanjian masa kerja percobaan

selama tiga bulan.

• Pada waktu masa percobaan dapat terjadi pemutusan hubungan

kerja oleh masing-masing pihak tanpa syarat.

• Apabila masa percobaan tersebut tidak terjadi masalah maka calon

pekerja akan diterima sebagai karyawan tetap.

• Dalam masa percobaan tersebut kepala bagian wajib menilai dan

memutuskan apakah calon pekerja tersebut dapat diterima atau

tidak.

d) Peraturan Waktu Kerja

Sistem peraturan jam kerja dan hari kerja PT. Nagasakti Kurnia

Textile Mills adalah :

• Jumlah hari kerja PT. Nagasakti Kurnia Textile Mills adalah 6 hari

kerja dalam seminggu

• Waktu kerja karyawan PT. Nagasakti Kurnia Textile Mills terbagi

dalam dua kelompok yaitu waktu kerja untuk karyawan non shift

dan karyawan shift. Waktu kerja untuk karyawan shift dibagi

63

menjadi 3 kelompok (A, B, C). Untuk lebih jelasnya pembagian

waktu kerja dapat dilihat di tabel sebagai berikut:

No Hari Jam kerja Istirahat

1. Senin – Kamis 08.00 – 15.30 12.00 – 13.00

2. Jum’at 08.00 – 14.30 11.30 – 13.00

3. Sabtu 08.00 – 14.00 12.00 – 13.00

Tabel 3.1

Waktu Kerja Untuk Karyawan Staf dan Non Shift

Sumber : Bagian Personalia

No Hari Jam Kerja Istirahat

1. Senin – Kamis 07.00 – 15.00 11.00 – 11.30

2. Jum’at 15.00 – 23.00 18.00 – 18.30

3. Sabtu 23.00 – 07.00 01.00 – 01.30

Tabel 3.2

Waktu Kerja Untuk Karyawan Shift


64

Keterangan A B C

Hari kerja

Jumlah jam kerja

Jam kerja

Istirahat

Senin s/d Sabtu

7 Jam sehari atau

40 jam seminggu

07.00 s/d 15.00

11.00 s/d 11.30

Senin s/d Sabtu

7 Jam sehari atau

40 jam seminggu

15.00 s/d 23.00

18.00 s/d 18.30

Senin s/d Sabtu

7 Jam sehari atau

40 jam seminggu

23.00 s/d 07.00

01.00 s/d 01.30

Tabel 3.3

Waktu Kerja Karyawan


• Kelebihan jam kerja dihitung sebagai jam kerja lembur yang

pelaksanaannya mengacu pada Undang-undang Perburuhan yang

ada (No.Kep 102/MEN/VI/2004)) serta ijin dari kantor

Departemen Tenaga Kerja Kabupaten Bandung.

Sedangkan ketentuan pembebasan kerja adalah :

a) Pembebasan Kewajiban Untuk bekerja

Untuk memperoleh istirahat tahunan (cuti) dengan mendapatkan gaji

penuh merupakan hak setiap karyawan dengan ketentuan sebagai

berikut :

i. Karyawan telah bekerja berturut-turut selama 12 bulan tanpa

terputus.

ii. Lamanya istirahat tahunan dihitung satu hari untuk setiap pekerja

yang telah menjalani sekurang-kurangnya 23 hari kerja dalam satu

bulan atau paling banyak 12 hari kerja dalam satu tahun.

65

iii. Istirahat mingguan, hari raya/hari besar, ijin dan lain-lain tidak

dianggap sebagai hari kerja.

iv. Permohonan istirahat tahunan lebih dari tiga hari kerja harus

diajukan paling lambat 7 hari sebelum kerja.

v. Ijin meninggalkan pekerjaan diluar cuti tahunan diberi ijin dalam

hal :

• Perkawinan pekerja sendiri : 3 hari

• Kematian keluarga pekerja : 3 hari

• Khitanan anak pekerja : 1 hari

• Pembaptisan anak pekerja : 1 hari

vi. Bagi karyawan wanita diberikan cuit haid maupun cuti hamil

dengan ketentuan sebagai berikut :

• Cuti haid diberikan 2 hari pada masa haid

• Cuti hamil diberikan 1 ½ bulan sebelum melahirkan dan 1 ½

bulan sesudah melahirkan.

2) Pemutusan Hubungan Kerja

Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) dapat dilakukan dengan cara :

a) Pemutusan kerja dengan hormat apabila terjadi hal-hal berikut ini :

i. Karyawan tersebut meninggal dunia

ii. Karyawan tersebut tidak dapat melakukan pekerjaannya karena

cacat atau sakit yang menurut dokter harus istirahat total atau

diisolir karena menderita penyakit menular.

66

iii. Keputusan Direksi yang didasarkan atas pertimbangan keadaan

perusahaan

iv. Karyawan tersebut atas permintaannya sendiri mengajukan

pengunduran diri dan disetujui oleh Direksi.

b) Pemutusan hubungan kerja dengan tidak hormat apabila terjadi hal-hal

sebagai berikut :

i. Karyawan tersebut dihukum oleh pengadilan, sehubungan dengan

tindak kejahatan yang dilakukannya.

ii. Karyawan tersebut baik langsung maupun tidak langsung

melakukan perbuatan merugikan perusahaan.

iii. Karyawan tersebut meninggalkan pekerjaan tanpa sepengetahuan

Direksi atau atasan selama 5 hari berturut-turut atau selama 8 hari

kerja dalam 1 bulan.

3) Kesejahteraan dan Jaminan Sosial

PT. Nagasakti Kurnia Textile Mills mengikut sertakan karyawan tetapnya

dalam Astek. PT Nagasakti Kurnia Textile Mills. juga memberikan

santunan kepada korban atau keluarga korban bila yang bersangkutan

selaku karyawan tetap mendapat kecelakaan atau meninggal dunia.

Besarnya persentase potongan Jamsostek adalah sebagai berikut :

a) Jaminan Kecelakaan kerja (JKK) 0,89%

b) Jaminan Hari Tua (JHT) 5,7%

c) Jaminan Kematian (JKM) 0,3%

d) Jaminan Pemeliharaan Kesehatan (JPK) 3,0%

67

PT. Nagasakti Kurnia Textile Mills meningkatkan kesejahteraan

karyawannya dengan mendirikan koperasi di lingkungan perusahaan.

Disamping itu, PT. Nagasakti Kurnia Textile Mills juga ikut menunjang

program pemerintah dalam bidang keluarga berencana dimana pengusaha

dan karyawan bersama-sama ikut mensukseskan program keluarga

berencana, dengan berpedoman pada surat edaran Menteri Tenaga Kerja

No. 150/Men/2000.

Kesejahteraan karyawan yang diberikan perusahaan pada karyawan

adalah:

a) Fasilitas tempat tinggal bagi karyawan yang tinggal diluar kota

b) Fasilitas tempat ibadah

c) Fasilitas transportasi, saat ini diperuntukan untuk staf

d) Fasilitas olah raga

e) Fasilitas makan bagi seluruh karyawan

f) Fasilitas koperasi karyawan.

Penjelasan diatas merupakan lampiran penjelasan subsistem yang

berkaitan dengan penggajian. Sedangkan yang akan dibahas pada skripsi

ini adalah subsistem penggajian saja.

3.4.2 Unit Terkait

Unit yang terkait dalam subsistem penggajian ini adalah sebagai berikut :

1) Fungsi kepegawaian

2) Fungsi pencatat waktu

68

3) Fungsi pembuat Daftar gaji

4) Fungsi akuntansi

5) Fungsi keuangan

3.4.3 Dokumen Yang Digunakan

Dalam subsistem ini dokumen yang digunakan adalah sebagai berikut:

1) Catatan kepegawaian, adalah catatan yang berisi data seperti tanggal

bekerja, investigasi pegawai, tarif pembayaran, pengurangan yang

diotorisasi, penilaian kinerja, dan pemberhentian pegawai.

2) Kartu Absen manual, adalah dokumen yang menunjukan jam berapa

seseorang bekerja dan jam berapa selesainya serta jumlah jam kerja setiap

hari. Pada PT. Nagasakti Kurnia Textile Mills kartu absen umumnya

dipakai oleh karyawan non-staf yang sedang training atau karyawan yang

kehilangan kartu absen barcode-nya. Kartu absen diberikan mingguan.

3) Kartu identitas karyawan, adalah kartu yang dipakai untuk scan kode

barcode di mesin amano sebagai tanda kehadiran dan kepulangan menurut

jam, selain itu juga dipakai sebagai kartu identitas para karyawan.

4) Struk Gaji, adalah dokumen yang diproses oleh bagian personalia sebagai

bukti pembayaran gaji kepada karyawan yang nantinya akan diberikan

kepada karyawan dan diarsip sebagai bukti otentik di bagian personalia.

5) Surat sanggup lembur, adalah dokumen yang diberikan kepada karyawan

oleh kepala bagian tiap divisi untuk mengetahui kesanggupan karyawan

dalam perihal lembur. Karyawan akan mengisi jam masuk lembur dan

69

nantinya apa yang diisi tersebut akan dicocokan dengan data yang ada

dimesin amano.

6) Kartu Absensi, adalah dokumen yang diperoleh dari hasil input-an kartu

barcode para karyawan. Isinya adalah mengenai jam masuk dan jam

pulang para karyawan.

7) Bukti Permohonan Permintaan Dana, adalah dokumen yang dibuat oleh

bagian personalia untuk permohonan pencairan uang tunai untuk

pembayaran gaji. Cek tersebut akan diberikan kepada departemen

keuangan. Isi cek tersebut adalah jumlah uang yang akan diminta untuk

pembayaran gaji karyawan.

8) Rekapan upah harian, dokumen ini merupakan ringkasan per departemen

yang dibuat berdasarkan daftar gaji.

9) Tanda Terima Upah Inspecting, adalah dokumen yang memuat bukti

tertulis mengenai pengambilan gaji yang diisi oleh karyawan.

3.4.4 Tata Cara Pemberian Gaji

Seluruh karyawan hanya berlaku satu sistem gaji yang didasarkan

kepada golongan, jabatan yang dipangku dan prestasi kerja, juga diberikan

tunjangan dan premi. Cara pembayaran bagi karyawan harian adalah sehari

sekali, sedangkan untuk karyawan bulanan 2 minggu sekali.

Kenaikan gaji dilaksanakan secara berskala :

1) Berdasarkan Keputusan Menteri

2) 1 tahun sekali diadakan peninjauan gaji, upah atas dasar pertimbangan

situasi dan kondisi perusahaan, loyalitas dan prestasi kerja.

70

Perhitungan gaji / upah per jam :

1) Untuk pekerja bulanan = (1/173) x (upah pokok/bulan + tunjangan

jabatan)

2) Untuk pekerja harian = (1/173) x (upah pokok/bulan)

Pekerjaan yang dilakukan sesudah bekerja melebihi 7 jam sehari atau

40 jam seminggu untuk siang hari, melebihi 6 jam sehari atau 35 jam untuk

malam hari dihitung berdasarkan upah lembur. Kenaikan upah diberikan

perusahaan kepada karyawan yang berprestasi baik, juga pada jabatan yang

naik. Kenaikan gaji dilakukan setahun sekali.

3.4.5 Prosedur Yang Sedang Berjalan

Prosedur-prosedur yang sedang berjalan di perusahaan diantaranya adalah:

1) Prosedur Penggajian

Karyawan PT. Nagatex akan mendapatkan kartu pegawai yang

fungsinya sebagai kartu identitas pegawai dan kartu absensi. Karyawan

akan melakukan input sidik jari dan barcode kartu absensi untuk

melakukan absen. Sidik jari yang dipakai adalah sidik jari yang

didaftarkan. Sedangkan untuk kartu absen, bila karyawan melakukan

barcode untuk kehadiran maka dia akan menggesekan kartu itu ke mesin

Amano dari arah kiri dan untuk melakukan barcode kepulangan, dia akan

menggesekan kartu ke mesin dari arah kanan.

Data absen yang sudah berada di mesin amano akan diambil oleh

bagian personalia dalam bentuk print out (1 rangkap) dan soft copy yang

71

ditransfer dari mesin. Untuk mengakses data absen tersebut diperlukan

password.

Data absen yang telah diambil oleh bagian personalia kemudian

akan diserahkan kepada bagian absensi untuk dikoreksi. Alasan dilakukan

koreksi adalah untuk mengantisipasi kesalahan peng-input-an arah kartu

absensi, lupa gesek, pengisian status karyawan (ijin, sakit, alpha). Selain

itu saat koreksi ini juga kan dilakukan pengecekan data lembur. Setelah

itu, data yang sudah dikoreksi tadi akan disimpan dan apabila sudah satu

periode (2 minggu) akan diproses untuk penghitungan total gaji karyawan

dan di print out sebanyak 1 rangkap oleh bagian personalia dan nantinya

struk total gaji karyawan ini akan diserahkan kepada bagian akuntansi.

Hasil perhitungan total gaji juga akan diserahkan ke bagian absensi yang

selanjutnya akan di cetak menjadi slip gaji sebanyak 1 rangkap dan

diserahkan kepada karyawan. Bersamaan dengan hal itu akan dicetak juga

daftar potongan koperasi sebanyak 1 rangkap yang akan diserahkan

kepada bagian koperasi dan akan 1 rangkap potongan jamsostek yang akan

diarsip di bagian personalia. Untuk melakukan hal tersebut diperlukan

password. Password tersebut hanya diketahui oleh orang yang melakukan

proses tersebut yakni bagian personalia.

Setelah proses pencetakan selesai, bagian personalia akan

membuat surat permohonan dana sebanyak 1 rangkap yang akan

diserahkan kepada bagian keuangan pusat untuk pencairan dana gaji

karyawan. Setelah diotorisasi oleh bagian kuangan pusat, maka dana akan

72

diberikan kepada bagian personalia secara cash, berikut kwitansi sebagai

bukti pengambilan dana sebanyak 1 rangkap.

Setelah menerima uang tunai dari departemen keuangan, bagian

personalia akan memberikan gaji sesuai yang telah dihitung berdasarkan

ketentuannya. Gaji akan diberikan secara tunai kepada karyawan. Setiap

karyawan yang menerima gaji harus mengisi dan menandatangani form

yang telah disediakan oleh bagian personalia. Dan nantinya form tersebut

akan diarsip di bagian personalia.

2) Prosedur Lembur

Kepala divisi akan menugaskan karyawannya untuk lembur.

Karyawan yang bertugas untuk mengikuti lembur akan dipilih oleh kepala

divisi.

Karyawan yang telah dipilih tersebut harus mengisi surat sanggup

yang telah disediakan. Didalam surat sanggup tersebut terdapat kolom

nama, NIP, jam hadir dan jam pulang, serta paraf dari karyawan dan dari

kepala divisi. Tujuan pengisian surat sanggup adalah untuk menentukan

jam hadir sebagai konfirmasi kepada satpam penjaga dan sebagai data

absensi.

Surat sanggup yang telah diisi nantinya akan diserahkan kepada

bagian personalia untuk diproses dan dicek ulang kebenaran jam hadir

tersebut berdasarkan jam yang tertera di mesin amano. Apabila tidak valid

maka bagian personalia akan mengoreksi data tersebut. Setelah dikoreksi,

data tersebut langsung di-compile ke program penghitungan gaji.

73

3) Prosedur ijin sakit

Bagi karyawan yang sakit, harus mengisi surat ijin keterangan sakit

(kalau berada di tempat kerja pada saat sakit) dan harus menyerahkan

surat dokter (kalau tidak hadir kerja dikarenakan sakit).

Surat ijin dan surat dokter tersebut akan diproses oleh bagian

personalia yang nantinya akan menjadi bukti otentik dalam pemrosesan

gaji.

74

3.4.5.1 Diagram Aliran Data Yang Sedang Berjalan

3.4.5.1.1 Diagram Konteks

Gambar 3.2 Diagram Konteks PT. Nagasakti Kurnia Textile Mills

Sumber : Dikembangkan dari hasil analisa dan wawancara

75

3.4.5.1.2 Diagram Nol

Gambar 3.3 Diagram Nol PT. Nagasakti Kurnia Textile Mills


76

3.4.5.1.3 Manajemen Data

Database Sistem Informasi penggajian dan pengupahan PT. Nagasakti

Kurnia Textile Mills terdiri dari Master Karyawan, Tabel Absensi,

Tabel Lembur,Tabel Sakit, Tabel Absensi Valid, Tabel Gaji, Tabel

Koperasi, Tabel Jamsostek. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada

tabel berikut:

Tabel Karyawan Fields Tipe Data Ukuran

Field Indeks Null /

Empty Default Keterangan

NIP Char 4 PK No IndukKaryawan

No_Astek Char 15 N No Jamsostek Nama Char 30 N Sta Char 5 N Status Keluarga Tg_Lhr Date/Time N Alamat Char 255 N Pendidikan Char 5 N Tg_Msk Date/Time Agama Char 10 N Gol_Dar Char 2 N Golongan Darah Kode_Bag Char 8 FK Kode Bagian Jabatan Char 20 FK Kode Jabatan Shf Char 1 N shift Kn Char 20 N Kewarganegaraan

Tabel Bagian Fields Tipe Data Ukuran

Field Indeks Null /


Kode_Bag Char 8 PK Kode Bagian Keterangan Char 255 N

Tabel Jabatan Fields Tipe Data Ukuran

Field Indeks Null /


Jabatan Char 20 PK Kode Jabatan Keterangan Char 255 N

77

Tabel Absensi Fields Tipe Data Ukuran

Field Indeks Null /


Tanggal_Absensi

Date/Time PK Tanggal Absensi

No_Urut Number Long Int N No Urut Perhari NIP Char 4 FK Keterangan Char 20 N Keterangan

Hadir/Tidak Hadir/Sakit

Jam_Datang Date/Time N Jam_Pulang Date/Time N

Tabel Gaji Fields Tipe Data Ukuran

Field Indeks Null /


Tanggal_Penggajian

Date/Time PK

NIP Char 4 FK No induk pegawaiG_Pokok Number Currency N Gaji pokok Lembur Number Currency N Lembur P_Hadir Number Currency N perhitungan hadir P_Prest Number Currency N Perhitungan

prestasi U_Makan Number Currency N Uang makan U_Trans Number Currency N Uang transport Koperasi Number Currency N Iuran Koperasi Astek Number Currency N Asuransi

ketenagakerjaan DKK Number Currency N Dana Kematian

karyawan TPT Number Currency N Tabungan Purna

tugas SPSI Number Currency N Serikat Pegawai

Seluruh Indonesia Toko Number Currency N Pembelian barang

dikoperasi Pinjaman Number Currency N Pinjaman

Tabel 3.4 Manajemen Data


78

3.4.5.1.4 ERD

Gambar 3.4 ERD PT. Nagasakti Kurnia Textile Mills


3.4.6 Laporan Yang Sudah Dihasilkan

Adapun laporan yang dihasilkan adalah:

1) Laporan data karyawan

2) Laporan daftar gaji

3) Rekap daftar gaji

4) Laporan absensi

3.4.7 Resiko dan Pengendalian

Berikut ini adalah resiko dan pengendalian yang ada di PT. Nagasakti Kurnia

Textile Mills :

79

1) Fungsi pembuatan daftar gaji di PT. Nagasakti Kurnia Textile Mills

terpisah dari fungsi keuangan.

2) Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji harus memiliki

surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang

ditandatangani oleh Direktur Utama.

3) Setiap perubahan gaji karyawan karena perubahan pangkat, perubahan

tarif gaji, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan

Direktur Keuangan.

4) Setiap potongan gaji yang diotorisasi oleh kepala departemen karyawan

harus didasarkan atas surat potongan gaji yang diotorisasi oleh fungsi

kepegawaian.

5) Kartu jam hadir diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu.

6) Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang

bersangkutan.

7) Daftar gaji harus diotorisasi oleh fungsi personalia.

8) Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi oleh

fungsi akuntansi.

9) Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan

daftar gaji karyawan.

10) Penghitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan

penghasilan karyawan.

11) Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji.

80

Pengendalian yang tidak dijalankan:

1) Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi

oleh fungsi pencatat waktu.

2) Fungsi pencatatan waktu hadir terpisah dari fungsi operasi.

3) Pembuatan daftar gaji harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian

perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran.

bab 3 tinjauan umum perusahaan 3.1 sejarah singkat...

Documents