bab 3 sistem yang sedang berjalan 3.1 sejarah organisasithesis.binus.ac.id/asli/bab3/2008-2-00357-ka...

33

BAB 3

SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

3.1 Sejarah Organisasi

Yayasan Islam Asy-Syukriyyah Tangerang dibangun atas dasar rasa keprihatinan

Alm Bpk. H. Djaman Bin H.Risin, ialah seorang guru yang mengajar agama pada sebuah

madrasah di desa Poris Plawad (sekarang kelurahan Poris Plawad Indah) sekaligus

sebagai seorang ulama yang sangat dihormati masyarakat atas kurangnya pendidikan dan

pengajaran agama bagi masyarakat, khususnya anak – anak usia sekolah menggugah

keinginannya untuk mendirikan sebuah ’tempat’ sederhana yang dapat digunakan untuk

belajar dan mengaji..

Berawal dari dapur kesayangan istri beliau, berdirilah Madrasah Asy-Syukriyyah

pada tahun 1987. Tidak berhenti sampai disitu, melalui musyawarah seluruh keluarga

maka tanah seluas 3.400 m2 milik beliau diwakafkan untuk pengembangan pendidikan di

Yayasan Pendidikan Islam Asy-Syukriyyah Tangerang kepada H. Acep Abdul Sykur

sesuai dengan bukti otentik dari Kepala Kantor Urusan Agama Kecamatan/Pejabat

Pembuat Akte Ikrar Wakaf Nomor : W2/009/tahun 1989 tanggal 20 Nopember 2006 di

Cipondoh, dan ditandatangani oleh H. Abdurrachman.

Melalui Akte notaris Rony Gunawan SH, Nomor 20 tanggal 14 September 1987, dan

menyesuaikan dengan undang–undang no.16 tahun 2001 tentang yayasan maka dirubah

melalui Akte notaris Sri Rejeki Soendrio SH, Nomor 5 tanggal 1 Mei 2006 Yayasan

Islam Asy-Syukriyyah Tangerang berfokus pada bidang Pendidikan, Da’wah Sosial,

Penelitian Pengembangan dan Usaha.

34

Berikut lembaga–lembaga yang bernaung dibawah Yayasan Islam Asy-Syukriyyah

Tangerang:

1. Lembaga Pendidikan Islam Asy-Syukriyyah (LPIA), menyangkut :

a. Taman Kanak–kanak (TK)

b. Sekolah Dasar Islam Terpadu (SDIT)

c. Madrasah Ibtidaiyah (MI)

d. Sekolah Menengah Pertama Islam Terpadu (SMPIT)

e. Madrasah Tsanawiyah (MTs)

f. Sekolah Menengah Atas (SMA)

g. Sekolah Tinggi Agama Islam

h. Kursus–kursus Keahlian dan Pelatihan–pelatihan Keterampilan

2. Lembaga Da’wah Sosial Masyarakat (LDSM)

a. Mendirikan sarana–sarana ibadah (masjid, musholla, majlis ta’lim)

b. Meningkatkan pemahamam dan pelaksanaan keagamaan :

1) Majlis Ta’lim

2) Pengkajian–pengkajianIlmu Agama

3) Kursus–kursus dan Pelatihan Keagamaan

4) Bimbingan–bimbingan Ibadah

5) Pembinaan–pembinaan Keagamaan (Jasmani, Rohani dan Organisasi)

6) Melakukan Syiar Keagamaan

7) Menerima dan Menyalurkan Amal, Zakat, Infak Sodaqoh, Wakaf, Fidyah dan

Qurban

8) Pemberdayaan Potensi Ummat

35

9) Memberikan bantuan kepada korban bencana alam

3. Lembaga Penelitian dan Pengembangan Asy-Syukriyyah (LPAA)

a. Mendirikan proyek survey ilmu pengetahuan umum dan agama Islam

b. Melakukan penelitian di bidang Ilmu Pengetahuan

c. Melakukan study banding

d. Melakukan analisa dan pengkajian bidang Pendidikan, Sosial Lingkungan dan

Keagamaan

4. PT Cahaya Syukur Mandiri (CSM)

5. Lembaga Ekonomi Keuangan dan Usaha

a. Kantin

b. Pembiayaan Pagawai

c. Tabungan Siswa Asy-Syukriyyah

d. Unit Katering dan Jemputan

SDIT Asy-Syukriyyah yang bernaung dibawah Lembaga Pendidikan Yayasan Islam

Asy-Syukriyyah Tangerang dirintis pada tahun 1995 oleh Tim Litbang (Penelitian dan

pembangunan) SDIT Asy-Syukriyyah atas permintaan Ketua Umum YPI Asy-

Syukriyyah Tangerang (Almarhum KH. Acep Abdul Syukur.LC.). Perintisan diawali

dengan pembuatan Proposal Pendirian, Rekrutmen Guru dan Pegawai. SDIT Asy-

Syukriyyah mulai menerima siswa baru tahun pertama pada bulan Januari 1996, Dengan

Kepala Sekolah Bapak Hidayat, S.Pd.. Dan mulai melaksanakan KBM (Kegiatan Belajar

Mengajar) pada tanggal 21 Juli 1996, dengan Jumlah siswa 41 orang, 7 orang pengajar, 1

orang Staf Tatausaha dan1 orang Officeboy.

36

Tahun 2004 Kepala SDIT Asy-Syukriyyah (Hidayat, S.Pd.) dan 2 orang dari Tim

Litbang mendapat kehormatan untuk naik menjadi anggota Legeslatif. Maka Bapak

Rahmat Aziz, S.Pd.I. yang semula menjadi Wakil Kepala Sekolah Bidang Kesiswaan,

menjadi Kepala SDIT Asy-Syukriyyah dengan Surat Keputusan Yayasan Tanggal 26 Juni

2004 Nomor : 006.A/S.Kept.YA/VI/ 2004.

Kepemimpinan Bapak Rahmat Aziz, S.Pd.I. yang hampir ditinggalkan oleh Tim

Litbang yang sibuk di Legeslatif dapat membawa SDIT Asy-Syukriyyah ke jenjang

Akreditasi ke – 2 yang dilaksanakan pada pada tanggal 30 Nopember 2006 oleh Tim

Akreditasi dari BASDA (Badan Akreditasi Sekolah Daerah) Kota Tangerang. dengan

nilai A (99, 59), dengan kekurangan dari bidang pengadaan koleksi buku perpustakaan

yang belum sebanding dengan jumlah siswa yang ada. Pada usianya yang ke 8 tahun

tersebut, SDIT Asy-Syukriyyah menjadi kepercayan dari Diknas Kecamatan Cipondoh

dalam bidang prestasi siswa. Hingga saat ini SDIT Asy-Syukriyyah mempunyai 4 orang

Officeboy, 2 orang Satpam, 2 orang staf Admin, 3 orang staf Keuangan dan 56 orang

pengajar.

3.1.1 Visi dan Misi Organisasi

Menjadi sekolah islam unggulan yang bertaraf nasional itulah visi SDIT Asy-

Syukriyyah. Untuk mencapai hal tersebut sekolah mempunyai beberapa

komitmen, antara lain:

1. Mewujudkan diri menjadi institusi pelopor pengembangan sekolah islam

terpadu di Tangerang.

2. Secara intensif menumbuhkembangkan semangat keunggulan kepada seluruh

warga sekolah.

37

3. Memelopori pengembangan Al-Qur’an mengoptimalkan pembelajaran dan

pengalaman nilai Al-Qur’an.

4. Memelopori pengembangan pembelajaran yang efektif, simple dan

menyenangkan dengan kolaborasi KBK dan ESI learning.

5. Menjadi sekolah unggul dengan memproduk keunggulan dalam kebiasaan

islami (habit), intelektual akademik, tahfidz, kesenian dan keterampilan,

bahasa dan sastra.

6. Memelopori sentra keunggulan sekolah dengan sentra keungulan Al-

Qur’an, bahasa, matematika dan sains.

7. Mendorong peningkatan institusi/sekolah islam lainnya menuju sekolah

unggul dan bersaing.

8. Mendorong terwujudnya guru handal dan efektif menuju sumber daya

manusia yang berkualitas dan berkompetensi tinggi.

9. Menciptakan lingkungan yang indah, nyaman, aman, serasi dan islami menuju

terciptanya iklim belajar yang kondusif.

10. Mengembangkan minat dan pembinaan bakat yang prestatif dan di banggakan.

11. Menerapkan manajemen objektif dan partisipatif dengan melibatkan seluruh

elemen sekolah yang terkait.

3.1.2 Struktur Organisasi

Setiap yayasan/perusahaan mempunyai struktur organisasi yang berbeda,

tergantung pada jenis dan bidang usaha yayasan/perusahaan tersebut.

Di dalam yayasan/perusahaan kecil, beberapa pekerjaan dapat dikerjakan oleh

satu orang dan pembagian kerja atau spesialisasi pekerjaan masih sangat

38

sederhana karena jumlah personil relatif kecil dan ruang lingkup pekerjaan tidak

begitu luas sehingga tugas dan tanggung jawab tiap–tiap personil dapat diawasi

oleh pimpinan yayasan/perusahaan.

Dengan semakin besarnya yayasan/perusahaan, maka kegiatan yang dilakukan

juga bertambah banyak. Dalam keadaan demikian tidak mungkin satu orang

melaksanakan beberapa pekerjaan sekaligus, untuk itu diperlukan adanya

kerjasama antara satu dengan yang lainnya dimana mereka dapat saling

membantu dan saling melengkapi untuk mencapai tujuan yayasan/perusahaan.

Dengan mempunyai struktur organisasi yang baik akan memperjelas tanggung

jawab dan wewenang, melancarkan jalur komunikasi, dan dapat mengidentifikasi

perbedaan antara eksekutif dengan staf.

Dari hasil pengamatan, ternyata SDIT Asy-Syukriyyah menggunakan struktur

organisasi garis. Adapun maksudnya ialah :

Dalam organisasi ini, tugas dan perintah mengalir dari pimpinan kepada bawahan,

dari bawahan mengalir kepada bawahannya lagi sampai pada pekerjaan dalam

lapangannya masing–masing. Jadi hubungan dalam organisasi garis ini berjalan

dari puncak organisasi sampai pada penyelenggara terbawah melalui suatu garis

lurus, sehingga tak seorangpun dalam organisasi ini mempunyai atasan lebih dari

satu orang.

Keuntungannya :

1. Proses pengambilan keputusan berjalan cepat

2. Mempunyai disiplin kerja yang lebih terjamin

3. Mempunyai tugas dan tanggung jawab yang dibatasi dengan tegas

39

Kerugiannya :

1. Adanya kecenderungan pimpinan bertindak otokratis

2. Kesempatan karyawan untuk berkembang terbatas

3. Keputusan tergantung pada satu orang

Dengan adanya struktur organisasi dan perincian mengenai tugas dari masing-

masing bagiannya, maka wewenang, tanggung jawab, dan jalur komunikasi dalam

organisasi yayasan/perusahaan menjadi lebih jelas dan pekerjaan dapat dilakukan

dengan seefisien mungkin tanpa harus terjadi adanya tumpang tindih atas suatu

pekerjaan tertentu sehingga dapat menghindari sejauh mungkin terjadinya konflik.

Dari sini kita dapat mengmbil kesimpulan bahwa struktur organisasi suatu

yayasan/perusahaan adalah sangat penting dan merupakan alat manajemen yang

sangat berguna.

Gambar 3.1 Struktur organisasi SDIT ASY-SYUKRIYYAH 2007 – 2008

KEPALA SEKOLAH KONSULTAN PENDIDIKAN

TATA USAHA

Adm. UMUM Adm. KEUANGAN

WAKA. BID. KURIKULUM WAKA BID. SARANA/PRASARANA WAKA BID. KESISWAAN

Koord. BP

Koord Humas

Kord LS

Office Boy Koord Mabit

KOMITE SEKOLAH

Akuntansi Kasir

Koord. Kedisiplin

an

Koord. UKS

Koord. Sholat

Koord. OB/

P.SIT

Koord. Pubdok

Kerumah tanggan

Perpustakaan /PSB

Koord. Bim Siswa Prestasi

Koord. Komputer

Koord. Qur’an

Koord. Bimbel

Wali Kelas

Mitra Guru

41

3.1.3 Penjelasan Tugas dan Wewenang

Jabatan : Kepala sekolah

Tugas dan wewenang ;

1. Menyusun perencanaan

2. Mengoordinasikan kegiatan

3. mengarahkan kegiatan

4. melaksanakan pengawasan

5. melaksanakan evaluasi terhadap kegiatan

6. menentukan kebijaksanaan

7. mengadakan rapat

8. mengambil keputusan

9. Mengatur proses belajar mengajar

10. Mengatur aministrasi , ke-TU-an, siswa, ketenagaan, sarana prasarana, dan

keuangan (RAPBS)

11. Mengatur Badan Eksekutif Siswa (BES)

12. Mengatur hubungan sekolah dengan masyarakat dan Instansi terkait

Jabatan : Wakil Kepala Sekolah


1. Menyusun perencanaan , membuat program kegiatan dan pelaksanaan

program

2. Pengorganisasian Pengarahan

42

3. Ketenagaan

4. Pengkoordinasian

5. Pengawasan

6. Penilaian

7. Identifikasi dan Pengumpulan Data

8. Penyusunan Laporan

Jabatan : Koordinator Kelas


1. Mengkordinir pengelolaan kelas

2. Mengkoordinir Penyelenggaraan Administrasi Kelas meliputi :

− Denah tempat duduk siswa

− Papan Absensi Siswa

− Daftar pelajaran Kelas

− Daftar Piket Kelas

− Buku Absensi Siswa

− Buku pembelajaran/Buku Kelas

− Tatatertib siswa

3. Mengkoordinir Penyusunan Pembuatan Statistik Bulanan Siswa

4. Mengkoordinir Pengisian Daftar Kumpulan Nilai Siswa (Leger)

5. Mengkoordinir Pembuatan Catatan Khusus tentang siswa

6. Mengkoordinir Pencatatan mutasi siswa

43

7. Mengkoordinir Pengisian buku laporan penilaian hasil belajar & Progress

Report

8. Mengkoordinir Pembagian buku Laporan penilaian hasil belajar & Progress

Report

Jabatan : Pengajar (Guru)


1. Membuat program tahunan

2. Membuat program semester

3. Membuat lesson plan (Silabus, RPP)

4. Membuat daya serap bidang studi

5. Membuat grafik daya serap bidang studi

6. Membuat data nilai/evaluasi

7. Mengumpulkan arsip nilai kepada bidang kurikulum

8. Mengisi data absensi siswa

9. Menyerahkan arsip daya serap kepada bidang kurikulum

10. Mengisi agenda kelas

11. Mengisi raport

12. Mengisi progres report

Jabatan : Guru Bimbingan Konseling


1. Penyususnan program Pelaksanaan Bimbingan dan Konselin

44

2. Koordinasi dengan wali kelas dalam rangka mengatasi masalah yang dihadapi

oleh siswa tenatng kesulitan belajar

3. Memberikan layanan dan bimbingan kepada siswa agar lebih berprestasi

dalam kegiatan belaja

4. Memberikan saran dan pertimbangan kepada siswa dalam memperoleh

gambaran entan lanjutan pendidikan ke kelas berikutnya dan ke pendidikan

yang lebih tinggi

5. Mengadakan penilaian pelaksanaan bimbingan dan konseling

6. Menyusun statistic hasil penilaian bimbingan dan konseling

7. Melaksanakan kegiatan analisis hasil evaluasi belajar

8. Menyusun dan melaksanakan program tindak lanjut bimbingan dan konseling

9. Menyusun Laporan pelaksanaan Bimbingan dan Konseling

Jabatan : Wakil kepala bidang sarana/prasarana


1. Mendata seluruh inventaris barang

2. Melengkapi buku Induk barang

3. Membuat data/laporan penghapusan barang

4. Membuat program pengadaan sarana

5. Melaksanakan pemelihranaan dan perbaikan barang inventaris

6. Mendata/mengawasi perlengkapan yang digunakan dan yang dipinjam

7. memberi label pada seluruh benda inventaris

45

Jabatan : Pustakawan Sekolah


1. Perencanaan pengadaan buku–buku/bahan pustaka/media elektronika

2. Pengurusan pelayanan perpustakaan

3. Perencanaan pengembangan perpustakaan

4. Pemeliharaan dan perbaikan buku–buku/bahan pustaka, media elektronika

5. Invetariskan dan pengadminstrasian buku–buku dan bahan

perpustakaan/media elektronik

6. Melakukan layanan telepon siswa , guru , dan tenaga kependidikan lainnya,

serta masyarakat

7. Penyimpanan buku–buku perpustakaan/media elektronika

8. Menyusun tatatertib perpustakaan

9. Penyampaian informasi buku baru kepada warga sekolah

10. Merekap kunjungan siswa & guru untuk pemilihan angota pepustakaan

terbaik di akhir tahun

11. Mengkoordinir pengisian Mading Sekolah

12. Menyelenggarakan Aneka Lomba terkait dengan perpustakaan :

− Lomba menulis cerita

− Lomba menceritakan kembali isi buku cerita yang dibaca (fiksi atau non

fiksi)

13. Menyusun laporan kegiatan perpustakaan secara terbuka

46

14. Jika dalam pelaksanaan ada aturan yang belum tertulis, akan diberitahukan

kemudian.

Jabatan : Koordinator Outbound


1. Menyusun program Out Bound

2. Melaksanakan latihan

3. Melaksanakan evaluasai/penilaian

4. Membuat laporan

5. Menyiapkan Tim khusus untuk Lomba

Jabatan : Koordinator life skill english


1. Menyusun program

2. Melaksanakan tugas tepat waktu

3. Mengadakan evaluasi

4. Membuat laporan evaluasi

5. Menyiapkan siswa menghadapi lomba

Jabatan : Koordinator laboratorium komputer


1. Membuat jadwal penggunaan komputer

2. Menyusun tata tertib laboratorium komputer

47

3. Mendata benda inventaris di Ruang Komputer

4. Melaksanakan pemeliharaan dan perbaikan sarana di laboratorium komputer

Jabatan : Wakil kepala bidang kurikulum


1. Mengadakan penilaian pengajaran dan administrasi guru

2. Pemberdayaan guru dalam pengajaran

3. Melakukan pengarsipan hasil belajar/presatasi

Jabatan : Koordinator Al-Qur’an


1. Menyusun program dan pedoman pembelajar al-Qur’an

2. Mencari metode yang tepat untuk pembelajaran Al-Qur’an

3. Membuat pembagian tugas mengajar Al-Qur’an

4. Menagadakan rapat evaluasi pekanan

5. Membuat laporan perkembangan

6. Memberikan bimbingan khusus bagi siswa yang mempunyai kemampuan

lebih dari pelajaran Al-Qur’an

Jabatan : Koordinator mabit


1. Menyusun program mabit

48

2. Menentukan guru pembimbing mabit

3. Mengawasi pelaksanaan bimbingan

4. Mengkoordinir pelaksanaan mabit

5. Membuat laporan

Jabatan : Teknisi Media (Koordinator pusat sumber

belajar)


1. Merencanakan pengadaan alat alat media

2. Menyusun jadwal dan tata tertib penggunaan media

3. Menyusun program kegiatan teknisi media

4. Mengatur penyimpanan, pemeliharaan dan perbaikan alat – alat media

5. Inventarisasi dan pengadministrasian alat–alat media

6. Menyusun laporan pemanfaatan alat–alat media

Jabatan : Bagian Hubungan masyarakat (humas)


1. Menjadi perantara hubungan sekolah dengan pihak lain

2. Menyampaikan informasi dari sekolah kepada orang tua siswa atau pihak lain

3. Berrtanggung-jawab membawa siswa sebagai delegasi sekolah dalam

mengikuti aneka lomba prestasi di luar

4. Membuat laporan kegiatan keluar yang sudah diikuti

49

Jabatan : Bagian piket


1. Menyiapkan upacara

2. Memimpin apel pagi

3. Mendata absen siswa dan guru

4. Mencari guru pengganti untuk guru yang tidak masuk

5. Menggantikan guru mengajar apabila tidak ada guru lain yang menggantikan

6. Membuat laporan absen guru dan siswa

7. Mengarsipkan berkas absen guru dan siswa

Jabatan : Layanan teknis dibidang K3


1. Mengisi buku catatan harian

2. Mengantar/memberi petunjuk tamu sekolah

3. Mengamankan pelaksanaan upacara , PBM, EBTA/NAS dan Rapat

4. Menjaga kebersihan Pos Jaga

5. Menjaga Ketenangan dan keamanan siang dan malam

6. Merawat perawatan jaga malam

7. Melaporkan kejadian secepatnya (bila ada)

50

Jabatan : Layanan teknis dibidang keamanan


1. Mengusulkan dan kemudian membeli alat dan bahan kebersihan

2. Menjalankan Program Kerja Harian

3. Mengawasi areal kerja masing-masing

4. Merawat perlengkapan yang terdapat di areal kerja masing–masing

5. Melaporkan kerusakan perlengkapan yang ada di areal kerja masing–masing

6. Memperbaiki/mengganti perlengkapan yang rusak di areal kerja masing–

masing

7. Menjaga kebersihan areal kerja masing–masing dan lebih mengintensipkan

secara berkala kebersihan MCK

8. Menjaga kebersihan dan keindahan lingkungan sekolah

9. Merawat tanaman dan infrastrukturnya (pagar , saluran air)

10. Melakukan koordinasi dengan struktur di atasnya minimal 1 pekan sekali

(Dalam situasi/kondisi tertentu kordinasi dilakukan setiap saat)

11. Memberikan layanan kepada guru dan karyawan sekolah yang membutuhkan

untuk mendukung kelancaran proses KBM dan kinerja sekolah :

− Foto Copy

− Beli bahan pelajaran

− Konsumsi

− Menyiapkan alat Bantu pelajaran

51

− Lain-lain

12. Ikut membantu pelaksanaan kegiatan sekolah

13. Menyiapkan kebutuhan konsumsi guru

14. Selama jam kerja tidak meninggalkan lokasi sekolah, kecuali ketika ada tugas

15. Jam kerja K3 tidak mengikuti waktu libur siswa

16. Saling membantu dan bekerjasama dalam pekerjaan antar petugas K3

17. Jika ada ketentuan lain akan disampaikan kemudian

Jabatan : Bagian tim kedisplinan


1. Mengawasi penerapan kedisiplinan di sekolah

2. Memberikan sanksi kepada siswa yang melanggar kedisiplinan

3. Membantu mengkondisikan siswa dalam apel pagi dan upacara hari senin

4. Membuat pelaporan tentang perkembangan kedisiplinan dan pelanggaran

siswa secara periodic kepada bidang kesiswaan

5. Memberikan masukan untuk perbaikan sistem kedisiplinan sekolah

52

Jabatan : Koordinator Kerumah Tanggaan


1. Mengawasi dan mengontrol areal lingkungan sekolah

2. Melaporkan kerusakan sarana dan prasarana yang terdapat di lingkungan

sekolah

3. Melakukan koordinasi dengan struktur di bawahnya (K3). Minimal sekali

dalam sepekan

4. Melakukan koordinasi dengan Waka Bidang Sarana, minimal 1 kali dalam 2

pekan

5. Mengkoordinir perbaikan sarana dan prasarana di lingkungan sekolah

6. Mendelegasikan tugas kepada petugas K3

7. Memberikan pengarahan, teguran, dan peringatan kepada petugas K3

8. Melakukan pembinaan ruhiyah secara rutin kepada petugas K3

9. Mencatat setiap pelangaran dan kelalain petugas K3 daan kemdain

mengkomunikasikannya kepada Waka Bidang Saranan untuk ditindaklanjuti

10. Mencatat pengadaan / pembelian dan penghapusan barang inventaris sekolah

11. Membuat laporan kegiatan kerumahtanggaan setiap akhir bulan

53

Jabatan : Bagian Administrasi keuangan


1. Membuat anggaran (RAPBS)

2. Membuat prosedur dan sistem keuangan yang baik

3. Membuat laporan keuangan

4. Bertanggung jawab atas laporan yang dibuat

5. Mengarsipkan bukti transaksi secara rinci dan baik

6. Menyusun daftar gaji pegawai

7. Membuat analisa keuangan prediksi mendatang

8. Membuat aturan penggajian pegawai

9. Melayani administrasi keuangan (Orang tua murid dan pegawai)

10. Menyiapkan dan membagikan gaji pegawai

Jabatan : Bagian Administrasi umum


1. Menyiapkan data siswa

2. Menyiapkan data pegawai

3. Melaksanakan tata persuratan

4. Menyiapkan format administrasi pembelajaran

5. Menyiapkan berkas penilaian/evaluasi

6. Menyelenggarakan Adm. PSB

7. Melaksanakan pengarsipan

8. Membuat laporan bulanan penyelenggaraan sekolah

54

9. Membuat laporan semesteran penyelenggraan sekolah

10. Membuat laporan tahunan penyelenggraan sekolah

3.2 Tata laksana sistem yang sedang berjalan

3.2.1 Tata laksana Perekrutan, Seleksi, dan Penerimaan

Kegiatan perekrutan karyawan dilakukan oleh SDIT Asy-Syukriyyah karena

adanya kebutuhan akan karyawan baru untuk mengisi suatu posisi yang kosong

dalam sekolah. Pihak sekolah menetapkan kriteria yang pokok dari calon

karyawan di SDIT Asy-Syukriyyah adalah yang komitmen penuh terhadap

da’wah dan pendidikan.

Pada SDIT Asy-Syukriyyah perekrutan dilakukan dengan cara mendata orang-

orang yang pernah menaruh permohonan lamaran, dari data-data pelamar yang

sudah ada dicari pelamar yang sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan, apabila

dari data-data pelamar yang sudah ada tersebut tidak ada yang sesuai denagn

kriteria yang dibutuhkan maka pihak sekolah membuat iklan tertulis atau

pemberitahuan dari satu orang ke orang lainnya.

Tahapan perekrutan diawali dengan pemanggilan pelamar yang sudah

memasukan lamaran ke SDIT Asy-Syukriyyah, yang sesuai dengan bidang yang

dibutuhkan sekolah pada waktu yang bersangkutan. Kemudian diadakan

Evaluasi/Test Calon tenaga pengajar yang berupa :

1. Tes kemampuan dasar.

2. Tes Baca Al-Qur’an

55

3. Wawancara

4. Pembuatan Administrasi Pengajaran sesuai dengan kurikulum yang

berlaku.

5. Micro Teaching (Praktek Mengajar)

6. Psikotest

Dari sejumlah calon tenaga pengajar yang dipanggil untuk Tes, akan diambil

sesuai kebutuhan dimulai dari rangking tertinggi, dengan resiko kegagalan

mengajar yang relatif rendah.

Sedangkan untuk karyawan lainnya biasanya sekolah hanya

mempertimbangkan kriteria yang telah ditetapkan oleh yayasan dan memilih

orang-orang yang dianggap paling mampu untuk menjalani tugas tersebut.

3.2.2 Tata laksana Pelatihan (pembinaan), dan Pengembangan

Pada SDIT Asy-Syukriyyah tenaga karyawan baru ataupun lama dalam

sekolah akan diberikan pelatihan agar dapat mengikuti kemajuan pengetahuan dan

teknologi masa kini. Biasanya dengan cara mengundang pembicara dari luar,

itupun diundang secara pribadi bukan secara organisasi sehingga tidak ada form

yang beredar. Yang menjadi program SP2KG (Sentra pengembangan dan

peningkatan kompetensi guru) diwujudkan kedalam 5 paket program sebagai

berikut :

1. Paket program MGK dan MGMP

2. Paket program pelatihan guru

3. Paket program Micro teaching

56

4. Paket program studi banding

5. Paket program sertifikasi kompetensi guru

3.2.3 Tata laksana Penilaian prestasi kerja

3.2.3.1 Ruang Lingkup penilaian SDIT Asy-Syukriyyah meliputi :

1. Perencanaan Pembelajaran

2. Pelaksanaan Kegiatan Belajar Mengajar

Pengertian ruang lingkup penilaian :

a) Perencanaan Pembelajaran

Perencanaan pembelajaran yaitu persiapan mengelola pembelajaran

yang akan dilaksanakan dalam kelas pada setiap tatap muka.

Perencanaan pembelajaran ini paling tidak memuat perumusan

tujuan/kompetensi, pemilihan dan pengorganisasian materi, pemilihan

sumber/media pembelajaran, scenario pembelajaran, dan penilaian

hasil belajar. Bukti fisik dari sub komponen ini berupa dokumen

perencanaan pembelajaran/Rencana Pelaksanaan Pembelajaran (RPP)

yang diketahui/disahkan oleh Kepala Sekolah.

b) Pelaksanaan Kegiatan Belajar Mengajar

Pelaksanaan Kegiatan Belajar mengajar yaitu kegiatan guru dalam

mengelola pembelajaran di kelas. Kegiatan ini mencakup tahapan pra

pembelajaran (pengecekan kesiapan kelas dan apersepsi), kegiatan inti

(penguasaan materi, strategi

57

pembelajaran, pemanfaatan media/sumber belajar, evaluasi,

penggunaan bahasa), dan penutup (refleksi, rangkuman, dan tindak

lanjut).

3.2.3.2 Pejabat yang betugas melaksanakan penilaian

1. Kepala Sekolah

Kepala sekolah melaksanakan supervise terhadap pelaksanaan

komponen supervise, yaitu perencanaan pembelajaran dan pelaksanaan

kegiatan belajar mengajar. Dengan cara ini diharapkan kepala sekolah

mengetahui perkembangan pelaksanaan komponen supervise.

Supervisi oleh kepala sekolah dilakukan secara periodik dan hasilnya

dicatat sebagai dokumen. Dokumen tersebut digunakan sebagai bahan

pembinaan kompetensi guru dan untuk bahan konsultasi ketika ada

konsultan sekolah dan Litbang LPI Asy-Syukriyyah.

2. Wakil Kepala Sekolah

Wakil kepala sekolah membantu kepala sekolah melaksanakan

supervise terhadap pelaksanaan komponen supervise, yaitu

perencanaan pembelajaran dan pelaksanaan kegiatan belajar mengajar.

Dengan cara ini diharapkan wakil kepala sekolah mengetahui

perkembangan pelaksanaan komponen supervise. Supervisi oleh wakil

kepala sekolah dilakukan sesuai agenda supervise kepala sekolah dan

hasilnya dicatat sebagai

58

dokumen. Dokumen tersebut dilaporkan kepada kepala sekolah untuk

bahan pembinaan kompetensi guru.

3. Litbang LPI Asy-Syukriyyah

Litbang LPI Asy-Syukriyyah melaksanakan supervise sebagai bagian

tugas fungsional pembinaan unit sekolah. Dengan demikian supervise

yang dilaksanakan oleh Litbang LPI Asy-Syukriyyah mencakup

seluruh unit sekolah di bawah LPI Asy-Syukriyyah.

3.2.3.3 Waktu pelaksanaan penilaian

1. Supervisi oleh kepala sekolah dilaksanakan secara periodic sepanjang

tahun, misalnya dua kali dalam satu semester. Dengan melaksanakan

penilaian dua kali dalam satu semester diharapkan kepala sekolah

mengetahui betul perkembangan pelaksanaan perencanaan

pembelajaran dan pelaksanaan kegiatan belajar mengajar yang sedang

berjalan, dan sedini mungkin mengetahui kemajuan dan kendala yang

muncul sehingga segera mengambil langkah pembinaan.

2. Supervisi oleh wakil kepala sekolah dilaksanakan sesuai agenda

supervise kepala sekolah dan hasilnya dicatat sebagai dokumen.

Dokumen tersebut dilaporkan kepada kepala sekolah untuk bahan

pembinaan kompetensi guru.

3. Supervisi oleh Litbang LPI Asy-Syukriyyah dilaksanakan satu kali

dalam satu semester.

59

3.2.4 Tata laksana Promosi dan Mutasi

1. Promosi

a) Sekolah memberikan kesempatan kepada karyawan untuk dipromosikan

ke jabatan yang lebih tinggi guna mengisi lowongan jabatan yang ada,

dengan mempertimbangkan : kemampuan dan prestasi kerja, masa kerja

dan masa menjabat pada jabatan sekarang, pengalaman kerja, diketahui

dan disetujui oleh manajemen.

b) Bilamana seorang karyawan akan dipromosikan untuk suatu jabatan

tertentu, maka dperlukan satu masa tertentu untuk penilaian atas

kemampuan pada jabatan baru tersebut untuk itu kepada karyawan

tersebut diberikan pengangkatan sementara (acting), yang dikeluarkan dan

ditandatangani oleh pihak yang berwenang.

c) Pengangkatan sementara berlaku maksimum untuk jangka waktu selama

enam bulan.

d) Setelah melalui pengangkatan sementara tersebut dengan hasil yang baik,

maka yayasan memberikan surat keputusan, yang dikeluarkan dan

ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.

60

2. Mutasi

a) Demi kelancaran kegiatan sekolah serta pendayagunaan tenaga kerja,

sekolah berhak menempatkan dan mutasikan karyawan untuk suatu

jabatan atau pekerjaan keseluruh divisi yang ada di sekolah.

Mutasi dapat dilakukan dengan alasan-alasan :

1. Bertambahnya pekerjaan disuatu tempat dengan memperhatikan

keterampilan dan kemampuan karyawan dan mempertimbangkan

karirnya didalam sekolah.

2. Memberikan pekerjaan kepada karyawan yang mempunyai potensi

untuk maju, agar dapat mengmbangkan karirnya.

3. Karyawan yang karena kesehatannya menurut nasehat dokter tidak

memungkinkan ia bekerja dalam jabatan atau pekerjaan yang

digelutinya.

4. Karena kebutuhan operasional ditempat lain.

b) Pelaksanaan mutasi terlebih dahulu wajib disampaikan kepada karyawan

yang bersangkutan selambat-lambatnya dua minggu sebelum tanggal

pelaksanaan, kecuali dalam keadaan mendesak sesuai dengan kebutuhan

operasional.

c) Setiap mutasi ditetapkan dengan surat keputusan yang ditandatangani oleh

pejabat yang berwenang.

61

3.2.5 Rich Picture

Gambar 3.2 Rich Picture sistem yang berjalan

62

3.2.6 Identifikasi events

No Event name Internal

agent Start when Description

1 Mengarsip data calon pelamar Tata usaha

Pelamar memberikan surat lamaran

Menyimpan data-data calon pelamar

2 Membuat daftar calon pelamar Tata usaha

Menerima daftar kualifikasi calon pegawai baru dari tim manajemen

Mendata calon pegawai yang sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan, membuat daftar hadir untuk wawancara

3 Membuat Surat tugas Tata usaha

Menerima hasil penerimaan pegawai baru

Memeriksa kecocokan kualifikasi, hasil wawancara dan tes

4 Membuat surat komitmen Tata usaha

Pengangkatan pegawai kontrak

Mendistribusikan surat komitmen kepada pegawai

5 Membuat Surat Keputusan pegawai Yayasan

Menerima hasil evaluasi kinerja

Memeriksa hasil evaluasi dan mendistribusikan surat keputusan

6 Mendistribusikan sertifikat Tata usaha

Menerima hasil pembaharuan data kualifikasi pegawai

Mendata sertifikat pelatihan kedalam data kualifikasi pegawai

7

Mendata promosi/mutasi pegawai Tata usaha

Terjadinya promosi/mutasi dalam sekolah

Mendata nama-nama pegawai yang pernah di promosikan/dimutasikan

Table 3.1 Indentifikasi event

63

3.2.7 Formulir dan Laporan Sistem berjalan

3.2.7.1 Formulir

1.Formulir Biodata calon pegawai

Fungsi : Sebagai bahan penilitian administrarif calon pegawai

Isi : Nama lengkap, Tempat/tanggal lahir, jenis kelamin, status

marital, agama, pendidikan terakhir, jurusan, alamat, no telp,

pengalaman kerja, buku yang pernah dibaca, alasan melamar ke

SDIT

2. Surat tugas

Fungsi : - Untuk menentukan tanggung jawab pegawai

- Untuk persyaratan administrasi

- Untuk melengkapi data pengajuan sertifikasi guru

Isi : Nama, jenis kelamin, tempat/tanggal lahir, agama, uraian tugas,

tanggal

3. Surat komitmen

Fungsi : Untuk memberikan ikatan kerja

Isi : Nama, alamat, bentuk komitmen

4. Surat keputusan pegawai

Fungsi : Surat tugas untuk jangka waktu lebih panjang

Isi : Menimbang, mengingat, menetapkan, nama,

tempat/tanggal lahir, pendidikan, status, mulai bertugas, unit

kerja

64

5. Sertifikat

Fungsi : Tanda bukti telah mengikuti pelatihan

Isi : Judul pelatihan, nama, tanggal, tanda tangan

3.2.7.2 Laporan

1. Laporan penerimaan pegawai

Fungsi : Untuk melengkapi data pegawai

Isi : No, Nama, No HP, Kualifikasi, Tempat/tanggal lahir, Pendidikan,

Keterangan

2. Laporan penilaian pegawai

Fungsi : Sebagai laporan untuk yayasan

Isi : Nama, Jabatan, Bidang studi/kelas, Semester/tahun, Aspek

penilaian, Skor, Keterangan, Total skor, Nilai akhir, Kehadiran

3. Laporan mutasi pegawai

Fungsi : Sebagai landasan pengambilan keputusan promosi dan

mutasi

Isi : Mutasi masuk, mutasi keluar, rekapitulasi

4. Laporan pelatihan dan pengembangan pegawai Fungsi : Untuk mendata pelatihan yang pernah dilakukan

Isi : Latar belakang, Tujuan diklat, Tema diklat, Materi, Pelaksanaan,

Tempat, Peserta, Susunan acara, Anggaran, Kepanitiaan,

Penutup

65

5. Laporan perekrutan, seleksi, penerimaan

Fungsi : Untuk evaluasi pelaksanaan tes pegawai baru

Isi : Pendahuluan, Waktu dan agenda pelaksanaan, Kepanitiaan,

Pelaksanaan, Penutup

66

3.2.8 Workflow

Actor Activities

Staff Tata Usaha

Mengarsip data pelamar

1. Menyimpan data-data pelamar

Staff Tata Usaha

Membuat daftar pelamar

2. Mendata pelamar

3. Membuat daftar hadir untuk wawancara

Staff Tata Usaha Membuat surat tugas

4. Memeriksa kecocokan kulifikasi

5. Membuat laporan hasil wawancara dan tes

6. membuat surat tugas

Staff Tata Usaha Membuat surat komitmen

7. Mendistribusikan surat komitmen kepada pegawai

Staff Yayasan Membuat surat keputusan pegawai

8. Memeriksa hasil evaluasi

9. Mendistribusikan surat keputusan

Staff Tata Usaha Mendistribusikan sertifikat

10. Mendata sertifikat pelatihan

Staff Tata Usaha Mendata mutasi pegawai

11. Mendata nama-nama karyawan yang pernah dimutasikan

Table 3.2 Workflow sistem yang berjalan

67

3.3 Masalah yang dihadapi

Berdasarkan pada informasi diatas diperoleh beberapa masalah yang dihadapi oleh

SDIT Asy-syukriyyah, yaitu :

1. Pencatatan data-data karyawan pada saat penerimaan, penilaian, pelatihan, promosi dan

mutasi masih sangat sederhana dan ditemukan kesulitan dalam mencari data-data yang

dibutuhkan untuk informasi, serta informasi yang ada tidak up to date.

2. Data karyawan tidak terintegrasi antara Tata Usaha dan Kepala Sekolah karena masih

disimpan dalam bentuk microsoft excel dan dokumen tercetak (arsip). Hal ini dapat

menyulitkan dalam mengupdate data karyawan yang sudah melaksanakan pelatihan.

3. Laporan yang dihasilkan masih manual tidak secara sistem.

3.4 Usulan pemecahan masalah

Dalam Tugas Akhir ini suatu sistem informasi sumber daya manusia yang dapat

membantu menyelesaikan masalah :

1. Membuat suatu sistem pencatatan database yang telah terkomputerisasi yang

memudahkan pencatatan data karyawan dan dapat menampilkan report yang

dibutuhkan oleh Kepala Sekolah secara cepat dan up to date melalui pencetakkan

berbagai dokumen dan laporan sebagai output dari sistem informasi sumber daya

manusia.

2. Membuat sistem terintegrasi yang dapat mengakses data dan mengupdate data

karyawan yang sudah melakukan pelatihan.

68

3. Informasi dan laporan yang dapat dihasilkan dari sistem informasi sumber daya

manusia :

- Surat panggilan test

- Surat panggilan wawancara

- Surat panggilan kerja

- Surat mutasi

- Laporan penerimaan karyawan

- Laporan pelatihan karyawan

- Laporan penilaian karyawan

bab 3 sistem yang sedang berjalan 3.1 sejarah organisasithesis.binus.ac.id/asli/bab3/2008-2-00357-ka...

Documents