58

BAB 3

GAMBARAN UMUM SISTEM YANG BERJALAN

3.1 Sejarah Perusahaan

PT. Garuda Maintenance Facility Aero Asia merupakan anak perusahaan

dari sebuah perusahaan penerbangan nasional dan merupakan perusahaan bengkel

perawatan pesawat terbang terbesar yang terdapat di Indonesia saat ini. PT. Garuda

Maintenance Facility Aero Asia juga merupakan bengkel perawatan pesawat yang

lengkap/One Stop Service, karena disamping dapat memperbaiki/merawat

Airframe (Badan Pesawat) juga dapat merawat komponen dan mesin pesawat.

PT. Garuda Maintenance Facility Aero Asia yang mengelola bisnis

maintenance, repair, dan overhaul (MRO) telah memiliki berbagai fasilitas

perawatan pesawat yang menempati areal tanah seluas 1.150.000 m2, antara lain

fasilitas perkantoran, 3 hangar seluas 4.800 m2, fasilitas penyimpanan suku-

cadang, engine shop, structure & sheet metal shop, automatic test equipment,

electric motor shop, dan lain-lain.

PT. Garuda Maintenance Facility Aero Asia pada awalnya adalah

merupakan sebuah unit dari sebuah perusahaan penerbangan nasional PT. Garuda

Indonesia Airlines. Pada tahun 1949, PT. Garuda Indonesia Airlines adalah sebuah

perusahaan penerbangan nasional didirikan dengan misi untuk menjadi perusahaan

pengangkutan yang dimaksudkan untuk mempromosikan pariwisata nasional.

Untuk mengoptimalkan peran dan kontribusinya, perusahaan ini menyadari bahwa

ketepatan waktu, kepercayaan, dan kenyamanan adalah hal yang utama dari

kesuksesan mereka, maka didirikanlah Maintenance Facilities Support Center,

59

yaitu pusat perawatan pesawat pada tahun 1984 yang kemudian berkembang

dengan pesat.

Pengembangan dan perluasan Maintenance Facility ini sepenuhnya

dibiayai oleh pemerintah Indonesia. Total investasi pada tujuh tahun pertama

mencapai US$ 200 juta. 63% dari investasi itu dihabiskan untuk mengimpor mesin

dan peralatan teknologi tingkat tinggi. Investasi ini tidaklah sia-sia karena pada

tahun 1996, Maintenance Facility ini berhasil membuktikan kesuksesannya dengan

menjadi unit (Strategic Business Unit) perusahaan penerbangan nasional yang

mulai melayani perawatan pesawat kepada pihak ketiga.

Pada bulan Agustus 2002, unit ini mulai berdiri sendiri dan menjadi anak

perusahaan penerbangan nasional dengan nama PT. Garuda Maintenance Facility

Aero Asia. Dengan identitas baru ini, PT. Garuda Maintenance Facility Aero Asia

menjadi lebih baik lagi dalam memberikan pelayanan kepada kliennya dan diakui

sebagai salah satu pusat perawatan, perbaikan dan pemeriksaan pesawat yang

terbaik di dunia.

60

3.2 Struktur Organisasi Perusahaan Dan Uraian Tugas Dan Tanggung Jawab

3.2.1 Struktur Organisasi Perusahaan

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Garuda Maintenance Facility Aero Asia

(Bussiness Function Organization)

Sumber : PT. Garuda Maintenance Facility Aero Asia

Tahun : 2006

BOARD OF DIRECTORS

LINE MAINTENANCE

BASE MAINTENANCE

COMPONENT MAINTENANCE

ENGINE MAINTENANCE

TRADE & ASSETMANAGEMENT

ENGINEERING SERVICES

PT. GARUDA MAINTENANCE FACILITY AERO ASIA

BUSINESS FUNCTION ORGANIZATION

61

Gambar 3.2 Struktur Organisasi PT. Garuda Maintenance Facility Aero Asia

(Service Function Organization)

Sumber : PT. Garuda Maintenance Facility Aero Asia

Tahun : 2006

BOARD OF DIRECTORS

INTERNAL AUDIT & CONTROL

QUALITY ASSURANCE

CORPORATE FINANCE

BUSINESS CORPORATION & DEVELOPMENT

CORPORATE STRATEGY & DEVELOPMENT

CORPORATE COMMUNICATION

L E G A L

FACITLITY & GENERAL SERVICES

HUMAN RESURCES MANAGEMENT

INFORMATION TECHNOLOGY

INFORMATION TECHNOLOGY SUPPORT

BUSINESS PROCESS IMPROVEMENT

PT. GARUDA MAINTENANCE FACILITY AERO ASIA

SERVICE FUNCTION ORGANIZATION

62

3.2.2 Uraian Tugas Dan Tanggung Jawab

Berdasarkan struktur organisasi di atas, uraian singkat tentang tugas dan

tanggung jawab masing-masing dinas, bagian serta seksi dari PT. Garuda

Maintenance Facility Aero Asia, adalah sebagai berikut :

1. Board of Directors

Memimpin dan mengarahkan perusahaan dalam menyediakan solusi

maintenance pesawat terbang yang terintegrasi dan terpercaya dalam

menciptakan safer sky (penerbangan yang aman).

2. Line Maintenance

Mengatur A/C (Aircraft) Line Maintenance dalam cara mencapai

kualitas produk, biaya dan sasaran TAT (Turn Around Time).

Memastikan semua sumber daya yang diperlukan tersedia dalam

melakukan pemeliharaan berdasarkan otorisasi dari keperluan A/C yang

teregistrasi yang ada pada setiap pesawat terbang. Memastikan semua

Line Maintenance yang diperlukan dan perbaikan kerusakan saat Base

Maintenance untuk membuat rancangan dan standar kualitas yang

dispesifikasi dari otorisasi A/C yang teregistrasi dan program

pemeliharaan operator.

3. Base Maintenance

Mengatur A/C Base Maintenance dalam cara mencapai kualitas produk,

biaya dan sasaran TAT. Memastikan semua sumber daya yang

diperlukan tersedia dalam melakukan pemeliharaan dengan otorisasi

dari keperluan A/C yang teregistrasi sesuai dengan permintaan.

Memastikan semua A/C Maintenance yang diperlukan dan perbaikan

63

kerusakan saat Base Maintenance untuk membuat rancangan dan

standar kualitas yang dispesifikasi dari otorisasi A/C yang teregistrasi.

4. Component Maintenance

Mengatur kegiatan pemeliharaan A/C Components and Emergency

Equipment dalam cara mencapai kualitas produk, biaya dan sasaran

TAT. Memastikan semua sumber daya yang diperlukan tersedia dalam

melakukan pemeliharaan dengan otorisasi dari keperluan A/C yang

teregistrasi sesuai dengan permintaan. Memastikan semua Component

Maintenance yang diperlukan dan perbaikan kerusakan saat Base

Maintenance untuk membuat rancangan dan standar kualitas yang

dispesifikasi dari otorisasi A/C yang teregistrasi.

5. Engine Maintenance

Mengatur Engine Maintenance dalam cara mencapai kualitas produk,

biaya dan sasaran TAT. Memastikan semua sumber daya yang

diperlukan tersedia dalam melakukan pemeliharaan dengan otorisasi

dari keperluan A/C yang teregistrasi sesuai dengan permintaan.

Memastikan semua Engine Maintenance yang diperlukan dan

perbaikan kerusakan saat pemeliharaan untuk membuat rancangan dan

standar kualitas yang dispesifikasi dari otorisasi A/C yang teregistrasi.

6. Engineering Services

Mengatur fungsi Engineering Services dalam cara mencapai kualitas

produk, biaya yang efektif dan sasaran tepat waktu. Memastikan semua

data engineering yang diperlukan dan sumber daya data tersedia dalam

melakukan kegiatan engineering untuk mencapai kebutuhan pelanggan

64

dan otorisasi yang ada. Memastikan semua data yang diperlukan dalam

mendukung pemeliharaan, kepercayaan dan pengembangan dari

program pemeliharaan operator dan perbaikan kerusakan saat

pemeliharaan untuk membuat rancangan dan standar kualitas yang

dispesifikasi dari keperluan operator yang terotorisasi.

7. Trade & Asset Management

Mengatur fungsi Trade & Asset Management dalam cara mencapai aset

yang efektif (material) untuk mendukung PT. Garuda Maintenance

Facility Aero Asia dalam pemeliharaan untuk perusahaan-perusahaan

penerbangan. Mengecek kinerja dari manajemen aset dan perserdiaan

dalam hal ketersediaan dalam menyediakan material untuk melayani

perusahaan-perusahaan penerbangan.

8. Internal Audit & Control

Memastikan semua kegiatan keuangan dan akuntansi sesuai dengan

prinsip dan prosedur akuntansi dan keuangan yang ada dan kebutuhan

perusahaan pemerintahan yang baik.

9. Quality Assurance

Quality Assurance bertanggung jawab pada pengendalian independen

terhadap dan meminta perbaikan jika diperlukan oleh Chief Executive

Officer, Vice President dan General Manager. Dan juga melakukan

kegiatan yang berhubungan dengan kualitas sistem.

65

10. Corporate Finance

Mengawasi proses keuangan PT. Garuda Maintenance Facility Aero

Asia, mendukung manajemen dengan penganggaran, kalkulasi biaya

dan administrasi faktur.

11. Business Corporation & Development

Bertanggung jawab pada Business Corperation & Development,

memperoleh tugas/kerjaan dari pelanggan dan meningkatkan hubungan

bisnis yang baik.

12. Corporate Strategy & Development

Mengatur fungsi manajemen sumber daya manusia, mengembangkan

program peningkatan proses dan mengawasi kinerja perusahaan dalam

mencapai tujuan.

Pada Corporate Strategy & Development terdapat 5 Bagian, yaitu :

• Legal

Mengorganisir dan mengatur aspek proteksi legal Internal dan

Eksternal untuk mencapai pengembangan bisnis yang berhubungan

dengan kebijakan legal dan peraturan pemerintahan.

• Corporate Communication

Memastikan program komunikasi yang efektif pada manajemen dan

karywan untuk mencapai tujuan pemegang saham atau perusahaan.

• Human Resources Management

Mengembangkan kebijakan dan program sumber daya manusia PT.

Garuda Maintenance Facility Aero Asia untuk perencanaan

66

perusahaan, pengembangan perusahaan, jabatan, indoktrinasi dan

pelatihan, relasi karyawan, kompensasi, keuntungan, keamanan dan

kesehatan dan layanan karyawan.

• Facility & General Services

Mengatur pemeliharaan dari fasilitas PT. Garuda Maintenance

Facility Aero Asia dan sistem fire fighting untuk mencapai kualitas

produk, biaya dan sasaran TAT.

• Information Technology

Mengembangkan dan memelihara Sistem Informasi Maintenance

Pesawat dan software dan hardware, dimana antara lain :

1. Sistem Informasi Maintenance

2. Program Maintenance Software

3. Pengendalian catatan yang terkomputerisasi termasuk sistem

penyimpanan catatan yang terkomputerisasi.

Terlibat dalam Business Process Reengineering dimana berinisiatif

dalam koordinasi dengan unit-unit dengan cara membantu dalam

merancang/merancang ulang proses dimana unit tersebut

beroperasi, memaksimalkan penambahan nilai mereka dan

meminimalkan hal lainnya.

Pada Bagian Information Technology terdapat 2 seksi, yaitu :

Information Technology Support

Mengatur dan mengendalikan implementasi fungsi infrastruktur

sistem IT, sistem aplikasi dan hardware berjalan dengan normal.

Mengatur administrasi proses pengadaan hardware dan software

67

untuk mencapai keperluan prosedur IT. Bertanggung jawab

dalam mengatur sumber daya mereka dan bertanggung jawab

atas hasil yang didapatkan dari sumber daya mereka.

Business Process Improvement

Menganalisa dan meningkatkan business process engineering

berdasarkan pada keperluan prosedur IT. Memastikan dan

memelihara pengimplementasian dari business process

engineering dengan prosedur sistem IT. Bertanggung jawab

dalam mengatur sumber daya mereka dan bertanggung jawab

atas hasil yang didapatkan dari sumber daya mereka.

3.3 Proses Penyediaan IT Service Yang Berjalan

Pada saat user mengalami masalah yang berhubungan dengan IT service

(hardware, software, network dan lain-lain), maka user dapat menghubungi help

desk via telepon. Masalah/keluhan di input ke dalam komputer dan diidentifikasi

oleh help desk, setelah itu apabila masalah yang ada dapat diberi solusi

penyelesaian oleh help desk sendiri, maka langsung diberitahukan kepada user.

Namun apabila masalahnya tidak dapat diselesaikan, maka help desk akan

menghubungi bagian IT Support untuk kemudian IT Support tersebut datang ke

lokasi user untuk langsung meninjau dan memperbaiki masalah atau keluhan yang

ada, dimana sebelumnya IT support tersebut sudah diberitahukan oleh help desk

tentang keluhan yang dihadapi oleh user. Jika masalah atau keluhan yang ada tidak

dapat ditangani oleh IT Support, maka IT Support akan menghubungi pihak IT

Vendor yang bersangkutan agar dapat langsung diambil tindakan perbaikan.

68

Operating System

Setelah memberi solusi kepada user, IT Support ataupun IT Vendor akan

melaporkan kepada help desk.

1 1 1 1 1 1

2 3 4 5 8 6 7 10 9 11

Gambar 3.3 Rich Picture Proses Penyediaan IT Service

User

Help Desk

Computer

IT Support

Mengidentifikasi Masalah

Desktop User

Mencatat Keluhan

Menghubungi IT Support

Memberi Solusi

Memberi Solusi

Memberi Solusi

Menghubungi IT V d

IT Vendor

Hardware E-Mail Application

Tersedia Tersedia

Tersedia

Internet

Tersedia

Network

Tersedia Tersedia

Melaporkan Keluhan

Feed back

Feed back

69

3.4 Data Keluhan Atas Penyediaan IT Service

3.4.1 IT Service Yang Disediakan

Secara umum, IT Service yang disediakan oleh Bagian IT PT.

Garuda Maintenance Facility Aero Asia tercermin lewat dua kegiatan rutin

yang dilakukan yaitu :

1. Menyediakan seluruh kebutuhan IT (IT Service Provided) kepada

seluruh user di PT. Garuda Maintenance Facility Aero Asia yang

meliputi :

• Application, yang terdiri dari :

- Amega

- Antivirus

- Office Application

- Portal

- SAP

- Software

- Telex

• Email

• Hardware

• Internet

• Network

• Operating System

70

2. Menerima dan menangani seluruh keluhan dari user atas IT Service

yang disediakan (Complaint Solving).

Ketika user menemukan masalah dalam penggunaan IT dalam

mendukung kegiatan operasional diperusahaan, maka user akan

menghubungi Bagian IT . Adalah merupakan tanggung jawab Bagian IT

untuk menangani keluhan tersebut.

3.5 Use Case Diagram

Gambar 3.4 Aktor-aktor Use Case Diagram

Description Actor

No Actor Description Job

1 Outstation 1. Entry AML

2. Search

2 MCC

1. Entry AML

2. Edit AML

3. Delete AML

4. Search

5. Data Maintenance

3 Other 1. Search

71

Use Case AMS System

Gambar 3.5 Use Case Diagram Aircraft Maintenance Log

72

3.6 Activity Diagram Aircraft Maintenance Log

3.6.1 Entry Activity Diagram AML

Actor System

Open AMS Identify userID from Portal

primaryuser ??

YesEntryFill data form

NO

Saving dataentry

Entry Activity

Gambar 3.6 Entry Activity Diagram Aircraft Maintenance Log

73

3.6.2 Edit Activity Diagram AML

Edit Activity AML

ACTOR SYSTEM

Open AMS

Open MonitoringLog Book

Filling datarequired

Viewing Data

clicking the AMLList to edit data Saving data

Identify UserID

Gambar 3.7 Edit Activity Diagram Aircraft Maintenance Log

74

3.6.3 Search Activity Diagram AML

ACTOR SYSTEM

Search Activity

Open AMS Identify User ID(P/S)

Search

AlertUser?

Edit AML List

Saving data

Viewing Data

fill searchForm

Finding Data Report data

Scondary UserAlert

Primary UserAlert

updatedata? yes

no

Gambar 3.8 Search Activity Diagram Aircraft Maintenance Log

75

3.6.4 Delete Activity Diagram AML

ACTOR SYSTEM

Delete Activity

Open AMSIdentifying

User ID

Filling DataRequired

Open FormAML

Viewing Data

clicking the AMLList to edit data

Opening Detailaircraft maintenance

Log Book Form

Delete

Erasing data

Gambar 3.9 Delete Activity Diagram Aircraft Maintenance Log

76

3.7 Dokumentasi Aplikasi Aircraft Maintenance Log

Gambar di bawah ini merupakan tampilan utama dari System AML. Gambar

grafik yang ada pada layar merupakan tampilan Monthly Summary Report yang

menunjukan jumlah entry AML yang masuk per bulan. Selain itu terdapat 3 tombol yang

dapat di pilih oleh user sesuai kebutuhannya, yaitu:

a. Entry

Tombol ini berfungsi untuk membantu user mengentry AML List

b. Search

Tombol ini berfungsi untuk membantu user melakukan pencarian terhadap list

AML tertentu.

c. Back

Tombol ini akan mengembalikan user ke halaman sebelumnya

Gambar 3.10 Monthly Summary Report AML

Monthly Summary

Report

77

3.7.1 Proses Entry AML

Entry New AML Record

Setelah user menekan tombol Entry, user akan masuk pada halaman Aircraft

monitoring Log book yang menampilkan list AML berdasarkan date AML, aircraft type,

dan aircraft registration yang disesuaikan dengan aircraft type yang telah dipilih oleh

user sebelumnya. Dengan tampilan layar sbb :

Entry Aircraft Monitoring Log Book Form.

Fill the Date, a/c type, and a/c

Registration

78

Selain itu terdapat tombol add new dipojok kanan atas layar, tombol ini berfungsi

untuk mengentry data AML baru. User akan masuk ke dalam form Aircraft

Maintenance Log, dengan tampilan layar sbb:

AML list

Add New Button

79

Gambar 3.11 Tampilan Layar Aplikasi Aircraft Maintenance System Sumber : Adobe Flex 2 dan Adobe Flash Player 9 Application PT. Garuda

Maintenance Facility Aero Asia

Task detail yang akan dilakukan oleh user dalam form ini adalah sbb :

1. User akan mengisi aircraft register, AML date, sequence number atau

mencentang check box yang tersedia apabila tidak memiliki sequence number.

2. Nama user akan secara otomatis muncul pada textbox login as sesuai dengan

login user saat memasuki portal. Namun user perlu mengisi report type.

3. Insert by diisi incase user menggunakan login user yang berbeda.

Aircraft Maintenance Log

Form

80

4. User memilih Operational event pada combo box, lalu mengisi Flight number,

station departure, station arrival, dan next station.

5. User mengisi data mengenai problem description yang mencakup type

inspection, CMC code, problem finding, action, lalu memilih subject dan fault

code yang tersedia pada combo box, mengisi part number, pos, s/n in dan s/n out.

6. User mengisi status yang meliputi HIL category yang terdiri dari MELRI atau

EXTS dan ETOPS. Untuk MELRI (a) user harus mengisi due date, apabila selain

(a) maka due date tersebut telah di default. Lalu user memilih reason yang ada

dalam combo box.

7. User memasukan data Action / released dengan memilih combo box station,

apabila inspection type pada problem description adalah before departure. Dan

bila selain itu data station akan di default sesuai data station departure yang

sudah diisi sebelumnya. Lalu user mengisi tanggal, auth. ID, time, dan name.

8. Data R.I.I dapat di skip bila tidak perlu mengisinya.

9. User mengisi status yang meliputi HIL category yang terdiri dari MELRI atau

EXTS dan ETOPS. Untuk MELRI (a) user harus mengisi due date, apabila selain

(a) maka due date tersebut telah di default. Lalu user memilih reason yang ada

dalam combo box.

10. Dalam form terdapat 2 jenis tombol HIL yang dapat dipilih oleh user yaitu add

follow on & close HIL atau cancel FO & close HIL. Masing-masing pilihan akan

membawa user ke HIL management form selanjutnya.

81

Add Follow on dan

Cancel FO

Add Follow On & close

HIL

FORM HIL MANAGEMENT

82

11. User memasukan data Action / released dengan memilih combo box station,

apabila inspection type pada problem description adalah before departure. Dan

bila selain itu data station akan di default sesuai data station departure yang

sudah diisi sebelumnya. Lalu user mengisi tanggal, auth. ID, time, dan name.

• Apabila telah final release, maka user perlu mengisi data final release dengan

mencentang check box yang berada di bawah kanan form. Lalu yang harus

dilakukan user adalah:

1. User mengisi data Hydrolic Refill

2. User mengisi data Engine Oil Refill

3. User mengisi data CSD/IDG dan

4. juga mengisi data APU Oil.

Reject HIL

83

• Untuk mengisi ADTH, User dapat mencentang check box A.D.T.H dibawah

kanan form. Adapaun yang dilakukan oleh user sbb:

1. User memilih X-ron, X-base atau None pada pilihan yang tersedia.

2. User mengisi ETA, ATA, ETD, dan ATD.

3. User mengisi Delayed, man Hour, dan Delay Code.

4. Lalu User mengisi fuel request, fuel actual, fuel uplift, fuel deviation and

reason juga memilih status APU.

Gambar 3.12 Tampilan Layar Entry Sumber : Adobe Flex 2 dan Adobe Flash Player 9 Application PT. Garuda

Maintenance Facility Aero Asia

A.D.T.H

Final Release

84

Setelah selesai maka dapat di simpan dengan mengklik save data. Data akan

tersimpan ke dalam list AML pada form entry monitoring log book.

3.7.2 Edit AML Record

User dapat melakukan editing record ataupun deleting record yang ada dengan

tujuan melakukan perbaikan atau perubahan data dengan langkah berikut:

1. User masuk ke dalam form Entry Aircraft monitoring Log Book. Lalu mengklik

salah satu list AML yang hendak dirubah.

Gambar 3.13 Tampilan Layar Edit Aircraft Maintenance System Sumber : Adobe Flex 2 dan Adobe Flash Player 9 Application PT. Garuda

Maintenance Facility Aero Asia

Klik bagian List AML

85

2. User akan masuk ke dalam Detail Aircraft maintenance Log Book, lalu

melakukan perubahan data yang diperlukan.

User harus save kembali dengan menekan tombol Update pada bagian kiri bawah

form tersebut. Maka user akan kembali pada Form sebelumnya.

3.7.3 Delete AML record

User menghapus data dalam list AML dengan langkah sbb:

1. User masuk ke dalam form Entry Aircraft monitoring Log Book. Lalu mengklik

salah satu list AML yang hendak di hapus.

2. User akan masuk ke dalam Detail Aircraft maintenance Log Book, dan dapat

langsung menghapus data dengan menekan tombol delete pada bagian kiri bawah.

Klik bagian List AML

86

Gambar 3.14 Tampilan Layar Delete Aircraft Maintenance System Sumber : Adobe Flex 2 dan Adobe Flash Player 9 Application PT. Garuda

Maintenance Facility Aero Asia

3.7.4 Proses Search AML

Setelah menekan tombol Search pada form utama, langkah melakukan search

adalah dengan mengisi field dalam form searching AML entry, yang meliputi data sbb

sesuai pada tampilan layar dibawah ini :

Tombol Delete

87

1. Date Form

2. Date until

3. Aircraft type

4. Aircraft Register

5. ATA Number

6. Fault Code

7. Station action

8. Station Departure

9. Problem

10. Action

11. Auth. ID

12. Entry by

13. Report type

SEARCH

88

User dapat menekan tombol reset apabila melakukan kesalahan entry dalam field

dan close jika ingin kembali ke halaman sebelumnya. Bila field telah terisi, user dapat

menekan Search untuk menampilkan list AML. Apabila salah satu AML List di klik

maka user akan masuk ke dalam form AML Entry. Data dapat di update, delete dan

Close. Selain primary user, data list AML tidak dapat mengakses form entry.

Tampilan 3.15 Tampilan Layar Search Aircraft Maintenance System Sumber : Adobe Flex 2 dan Adobe Flash Player 9 Application PT. Garuda

Maintenance Facility Aero Asia

Klik bagian List AML untuk masuk ke dalam form Entry