bab 3 analisis sistem yang berjalan 3.1. sejarah p.t …thesis.binus.ac.id/asli/bab3/2010-1-00179-if...
TRANSCRIPT
39
BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1. Sejarah P.T Hybro Indonesia
PT. Hybro Indonesia didirikan pada tanggal 28 Juni 1985 di Jakarta
berdasarkan akte notaris No. 162 dari Winarto Wiryomartani. PT. Hybro Indonesia
didirikan oleh tiga pihak, yaitu PT. Peternakan Ayam Manggis, PT. Anwar Sierad dan
Eubribrid BV, Belanda sebagai penyuplai Ayam Grand Parent Stock pada tahun 1987
PT. Peternakan Ayam Manggis membeli saham perusahaan dari PT. Anwar Siierad
dan kemudian menjadi pemegang saham tunggal PT. Hybro Indonesia, sedangkan
pihak Euribrid B.V Belanda hanya sebagai penyuplai ayam Bibit Grand Parent Stock.,
kemudian kerja sama antara PT.Hybro Indonesia dan Euribrid B,V dituangkan dalam
bentuk Perjanjian Ekslusif sebagai satu-satunya pemegang hak franchise strain Hybro
di Indonesia., PT. Peternakan Ayam Manggis merupakan bagian dari Group Argo
Manunggal .
PT. Hybro Indonesia berkantor pusat di Pintu Kecil No. 42 , Jakarta 11230 dan
Lokasi Farm Peternakan berada di Cianjur , Jawa Barat.
Perusahaan bergerak di bidang Pembibitan ayam Ras ( Grand Parent Stock
Operation Farm ) . Kapasitas Farm Grand Parent Stock adalah 40.000 ekor dan
kapasitas produksi Parent Stock setahun berkisar ± 900.000 ekor. Dari total produksi
tersebut sekitar 40 % untuk menyuplai kebutuhan bibit bagi group sendiri yaitu PT.
Peternakan Ayam Manggis, sisanya sebesar 60 % dijual ke pihak luar yang tersebar di
Jawa, Sumatra, dan Kalimantan.
40
Pada bulan April 2005, perjanjian ekslusive antara PT. Hybro Indonesia dan
Eubribrid B.V berakhir, sehingga kedua belah pihak tidak terikat satu sama dalam
pembelian atau penjualan GPS strain Hybro. Kemudain pada bulan Mei 2008 ,
PT.Hybro Indonesia menghentikan import Grand Parent Stock dari Euribrid B.V
Belanda dan mengambil Strain lain yaitu Cobb dari Amerika Serikat sebagai pengganti
strain Hybro.dan sampai sekarang semua produk Parent Stock PT.Hybro Indonesia
adalah berasal dari Strain Cobb , Amerika Serikat
3.2 Struktur Organisasi
Struktur organisasi perusahaan merupakan hal penting pada suatu perusahaan
dalam menjalin hubungan kerja sama dengan pihak luar seperti supplier dan customer.
Dengan struktur organisasi, perusahaan juga dapat menentukan batasan masing-masing
divisi dalam mengerjakan tugas.
Pada gambar berikut akan terlihat struktur organisasi yang ada pada PT. Hybro
Indonesia.
41
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Hybro Indonesia
3.3 Wewenang dan Tanggung Jawab
Berikut tugas dan wewenang dari masing – masing unit yang terdapat di P.T
Hybro Indonesia :
1. Direktur
• Mengawasi keseluruhan kinerja P.T Hybro Indonesia
2. GM
• Mengintegrasikan dan menyelaraskan aktivitas dari divisi – divisi yang
berbeda dalam upaya untuk memastikan bahwa setiap divisi saling
mendukung atau melengkapi.
42
• Mempersiapkan konsolidasi budget operasi tahunan baik mengenai
produksi maupun keuangan untuk unit usaha & mengusahakan pendanaan
yang diperlukan untuk operasinya.
• Merencanakan, memodernisir, dan menyelaraskan kebijakan dan system
management, accounting, marketing, production, dan kepersonaliaan
organisasi sehingga dapat beroperasi pada tingkat performa dan efisiensi
yang tinggi.
• Menyelenggarakan secara teratur review dari hasil produksi dan penjualan,
dan menentukan tindakan perbaikan atau penyempurnaan yang akan
meningkatkan operasi penjualan dan volume penjualan sesuai dengan
perkembangan pasar.
• Mengumpulkan informasi mengenai aktifitas pesaing yang dapat berguna
dalam menyusun langkah dalam penyempurnaan produk, penjualan, atau
volume produksi dalam upaya mencapai atau mempertahankan tingkat
persaingan di pasar.
3. Senior Manager Perusahaan
• Merencanakan penciptaan program yang akan meningkatkan
professionalisme dalam hubungan kegiatan perusahaan melalui pelatihan
keahlian, system informasi manajemen, logistic, dan penjualan.
• Merumuskan perencanaan yang mengarah ke operasi yang terintegrasi
melalui proses integrasi baik vertical, horizontal, ke muka atau ke
43
belakang sebagai tujuan perusahaan jangka panjang maupun jangka
pendek.
• Merencanakan dan menyempurnakan struktur organisasi sesuai dengan
kebutuhan pengembangan dan diversifikasi perusahaan.
4. Finance Manager
• Melakukan analisa profitabilita bulanan dari operasi dalam upaya untuk
menentukan faktor – faktor yang mengakibatkan Retorn of Investment
(ROI) dan efektivitas penggunaan dana.
• Menyusun laporan produksi dan keuangan untuk periode bulanan,
semester maupun tahunan untuk membandingkan hasil antara performance
sekarang dan periode sebelumnya dalam upaya untuk menentukan
tindakan yang akan diambil.
5. HRD Manager
• Menilai bawahan secara teratur dalam bidang performance kerja, dalam
upaya untuk mempertahankan tingkat motivasi dan loyalitas mereka yang
tinggi terhadap perusahaan.
• Melakukan review tahunan terhadap performance pekerjaan karyawan,
untuk menilai apakah mereka melakukan tugas, tanggung jawab, dan
tujuan pekerjaan mereka, yang akhirnya bertujuan untuk meningkatkan
motivasi dan loyalitas mereka yang tinggi terhadap perusahaan dan
penyesuaian kompensasi mereka.
44
• Merencanakan pengembangan karier dan program training yang akan
meningkatkan kemampuan teknis dan manajemen karyawan.
6. Accounting Manager
• Melakukan analisa laporan rugi laba bulanan dalam upaya untuk
menentukan tindakan untuk mengurangi atau menghindari kerugian selama
periode berjalan.
• Membentuk dan menyempurnakan system accounting yang akan
memproyeksikan gambaran keuntungan sesungguhnya dari operasi.
• Menganalisa perbandingan budget dan realisasi produksi.
7. Marketing Manager
• Merencanakan strategi penjualan produk – produk P.T Hybro kepada
customer seperti DOC, Parent Stock.
• Mengumpulkan informasi mengenai kualitas produk – produk yang akan
dijual kepada customer.
• Mencari customer yang akan membeli produk P.T Hybro Indonesia.
8. Purchasing Manager
• Menerima laporan dari bagian Farm mengenai bahan – bahan yang
diperlukan.
• Memilih supplier yang sesuai dengan kebutuhan baik dari segi harga
maupun kualitas.
45
• Memberikan laporan kepada bagian finance dan accounting mengenai
budget yang dikeluarkan untuk membeli bahan – bahan tersebut.
• Memberikan laporan kembali pada divisi – divisi bersangkutan apabila
bahan – bahan yang dibeli telah diterima.
9. Senior Manager Peternakan
• Mengintegrasikan dan menyelaraskan aktivitas utama dari seluruh unit
operasi produksi untuk dapat diperhatikan bahwa seluruhnya berjalan
dengan baik sesuai rencana.
• Mempersiapkan budget operasi tahunan baik mengenai produksi maupun
keuangan dalam upaya untuk menentukan besarnya dana yang dibutuhkan
dan keuntungan yang dapat diharapkan dari operasi.
• Secara teratur melakukan review terhadap budget produksi dengan Farm
Manager dalam upaya untuk mengetahui realisasinya, variance dan
penyebab dari variance atau penyimpangan tersebut dan menentukan
tindakan perbaikan dari penyimpangan tersebut.
• Membangun aturan, pengaturan, dan kebijakan dalam kondisi kerja,
penggunaan mesin dan kendaraan, tingkat keselamatan dari perlindungan
manusia, dan kekayaan perusahaan, dan mengupayakan disiplin yang
tinggi dari para karyawan.
• Merencanakan pengembangan atau program jangka panjang yang sesuai
dengan proyeksi perusahaan terhadap pasar DOC.
• Secara teratur melakukan inspeksi pada seluruh unit operasi.
46
10. Hatchery Manager
• Merencanakan organisasi hatchery dan tindakan aktifitas dalam upaya
untuk mengusahakan alur operasi yang lancar.
• Mempersiapkan rencana produksi ayam dan melakukan penyesuaian yang
perlu sehingga marketing DOC dapat diinformasikan.
• Menyusun sistem dan prosedur atau program kerja yang akan
meningkatkan produksi DOC yang berkualitas.
• Menjadwalkan pemeliharaan incubator dan dan peralatan lain agar dapat
digunakan secara optimal.
11. Farm Manager
• Memperhatikan operasi Farm dan Hatchery untuk menjamin bahwa
mereka akan beroperasi dengan optimal secara efisien dan efektif.
• Membuat perencanaan jangka pendek, jangka menengah, dan jangka
panjang farm secara keseluruhan dan memonitor agar pelaksanaannya
sesuai dengan perencanaan tersebut.
• Membuat rencana organisasi di masing – masing farm, menentukan
karyawan kunci, membuat uraian pekerjaan dengan tujuan untuk
menghindari fungsi yang tumpang tindih dan ketidak jelasan yang
mengakibatkan ketidak efisienan.
47
• Mempersiapkan budget untuk operasi dan produksi, dan melakukan review
secara teratur untuk mencari permasalahan yang timbul dalam
pelaksanaannya, serta melaksanakan tindakan perbaikan yang diperlukan.
• Menentukan sistem dan prosedur yang tepat untuk menjamin kelancaran
pengiriman DOC ke langganan.
12. Healthty Manager
• Merencanakan dan melaksanakan program vaksinasi, pengobatan, sanitasi,
karantina yang menjamin status kesehatan dari bibit.
• Memonitor dan mengevaluasi status kesehatan bibit melalui tes darah dan
prosedur biologi lainnya.
• Merencanakan prosedur standard kebersihan dan sanitasi di dalam maupun
di luar kandang.
• Memastikan bahwa bangkai ditangani dengan benar untuk mencegah
penyebaran penyakit.
3.4 Sistem yang Sedang Berjalan
3.4.1 Prosedur Pembelian
Dari hasil wawancara dengan pihak PT. Hybro Indonesia, sistem
pembelian pada PT. Hybro Indonesia terdiri dari sistem pembelian rutin dan
sistem pembelian tidak rutin.
48
3.4.1.1 Prosedur Pembelian Rutin
Prosedur pembelian rutin pada PT. Hybro Indonesia adalah
sebagai berikut :
1. Farm mengeluarkan surat permintaan pembelian yang akan
dikirim ke bagian purchasing.
2. Bagian purchasing mengeluarkan surat order berdasarkan surat
permintaan pembelian yang akan dikirim ke supplier.
3. Supplier akan menerima surat order tersebut lalu mengirimkan
barang yang dipesan. Barang yang dipesan bisa langsung dikirim
ke farm atau bisa juga dikirim terlebih dahulu ke pusat.
a. Barang langsung dikirim ke farm
Farm akan membuat laporan penerimaan barang empat
rangkap yang akan diarsipkan oleh farm, dikirim ke bagian
accounting, dikirim ke bagian purchasing, dan diarsipkan di
pusat. Contoh barang yang langsung dikirim ke farm seperti
pakan ayam dan bibit ayam.
b. Barang dikirim terlebih dahulu ke pusat
Pusat akan membuat surat jalan yang akan dikirim ke farm
lalu farm membuat laporan penerimaan barang empat rangkap
yang terdiri dari :
1. Satu rangkap diarsipkan oleh farm
2. Satu rangkap dikirim ke bagian accounting
3. Satu rangkap dikirim ke bagian purchasing,
4. Satu rangkap diarsipkan di pusat.
49
Contoh barang yang dikirim melalui pusat seperti makanan
karyawan dan peralatan yang dibutuhkan oleh farm.
4. Bagian purchasing akan menerima surat tagihan dari supplier dan
membuat bukti pembelian yang akan dikirim ke bagian
accounting.
5. Bagian accounting akan membandingkan laporan penerimaan
barang yang diterima dari farm dengan bukti pembelian yang
diterima dari bagian purchasing. Lalu bagian accounting akan
membuat surat tagihan yang dikirim ke bagian finance.
6. Bagian finance akan membayar tagihan tersebut via transfer ke
supplier.
50
Gambar 3.2 Diagram Alir Sistem Pembelian Rutin
51
3.4.1.2 Prosedur Pembelian tidak Rutin
Prosedur pembelian rutin pada PT. Hybro Indonesia adalah
sebagai berikut :
1. Farm mengeluarkan surat permintaan pembelian yang akan
dikirim ke bagian purchasing.
7. Bagian purchasing mengeluarkan surat order berdasarkan surat
permintaan pembelian yang akan dikirim ke supplier.
8. Supplier akan mengirimkan surat penawaran ke bagian
purchasing.
9. Bagian purchasing akan mengkonfirmasikan jika barang dan
harga sudah sesuai.
10. Supplier akan mengirimkan barang yang dipesan. Barang yang
dipesan bisa langsung dikirim ke farm atau bisa juga dikirim
terlebih dahulu ke pusat.
a. Barang langsung dikirim ke farm
Farm akan membuat laporan penerimaan barang empat
rangkap yang akan diarsipkan oleh farm, dikirim ke bagian
accounting, dikirim ke bagian purchasing, dan diarsipkan di
pusat. Contoh barang yang langsung dikirim ke farm seperti
pakan ayam dan bibit ayam.
b. Barang dikirim terlebih dahulu ke pusat
52
Pusat akan membuat surat jalan yang akan dikirim ke farm
lalu farm membuat laporan penerimaan barang empat rangkap
yang terdiri dari :
1. Satu rangkap diarsipkan oleh farm
2. Satu rangkap dikirim ke bagian accounting
3. Satu rangkap dikirim ke bagian purchasing,
4. Satu rangkap diarsipkan di pusat.
Contoh barang yang dikirim melalui pusat seperti makanan
karyawan dan peralatan yang dibutuhkan oleh farm.
5. Bagian purchasing akan menerima surat tagihan dari supplier dan
membuat bukti pembelian yang akan dikirim ke bagian
accounting.
6. Bagian accounting akan membandingkan laporan penerimaan
barang yang diterima dari farm dengan bukti pembelian yang
diterima dari bagian purchasing. Lalu bagian accounting akan
membuat surat tagihan yang dikirim ke bagian finance.
7. Bagian finance akan membayar tagihan tersebut via transfer ke
supplier.
53
Gambar 3.3 Diagram Alir Sistem Pembelian Tidak Rutin
54
3.4.2 Prosedur Penjualan
Prosedur penjualan pada PT. Hybro Indonesia adalah sebagai berikut :
1. Bagian farm akan membuat laporan produksi mengenai perkiraan produksi
yang akan dikirim ke bagian marketing.
2. Bagian marketing akan mencari pembeli dan melakukan kontrak produksi
dengan customer.
3. Bagian marketing akan membuat surat perjanjian kontrak yang akan
ditanda tangani customer. Untuk pembatalan kontrak, minimal dilakukan
dua bulan sebelum tanggal kontrak yang tercantum pada surat perjanjian
kontrak.
4. Jika sudah mendapatkan pembeli, maka bagian hatchery akan melakukan
penetesan parent stock yang diminta oleh customer.
5. Setelah proses penetasan yang memakan waktu kurang lebih 21 hari,
bagian hatchery akan mengeluarkan surat jalan sebanyak lima rangkap.
Lima rangkap surat jalan tersebut terdiri dari :
1. Satu rangkap diarsipkan oleh bagian hatchery
2. Satu rangkap dikirim ke customer
3. Satu rangkap dikirimkan ke bagian marketing
4. Satu rangkap dikirim ke bagian finance
5. Satu rangkap dikirim ke customer disertai surat tagihan
6. Bagian hatchery juga akan membuat surat tagihan yang dikirim ke bagian
finance.
7. Bagian finance akan melakukan penagihan ke customer.
55
Gambar 3.4 Diagram Alir Sistem Penjualan
56
3.5 Diagram Alir Data Sistem yang sedang Berjalan
3.5.1 Diagram Konteks
Proses pembelian dan penjualan pada PT. Hybro Indonesia
digambarkan dengan Diagram Konteks berikut ini :
Gambar 3.5 Diagram Konteks Sistem Pembelian dan Penjualan pada PT.
Hybro Indonesia
57
Gambar 3.5 merupakan diagram konteks dari sistem basis data pembelian
dan penjualan yang sedang berjalan yang terdiri dari 9 entiti, yaitu Farm,
Customer, Supplier, Accounting, Finance, Hatchery, Purchasing, Marketing, dan
Manager.
Entitas Customer, Supplier, Accounting, Finance, Farm, Marketing,
Hatchery, dan Purchasing bertindak sebagai sumber dan tujuan karena entiti
tersebut memberikan masukkan ke sistem dan menerima keluaran dari sistem.
Entitas Manager bertindak sebagai tujuan karena menerima keluaran dari sistem.
Entitas Farm bertindak sebagai sumber dengan memberikan laporan
perkiraan produksi, surat permintaan pembelian, dan laporan penerimaan barang.
Entitas Farm juga bertindak sebagai tujuan dengan menerima pengiriman barang.
Entitas Customer bertindak sebagai sumber dengan memberikan surat
kontrak produksi yang telah disetujui. Entitas Customer juga bertindak sebagai
tujuan dengan menerima surat jalan penetasan, penagihan penetasan, dan surat
perjanjian kontrak.
Entitas Marketing bertindak sebagai sumber dengan memberikan kontrak
produksi dan surat perjanjian kontrak. Entitas Marketing juga bertindak sebagai
tujuan dengan menerima surat kontrak produksi yang telah disetujui dan laporan
perkiraan produksi.
Entitas Accounting bertindak sebagai sumber dengan memberikan surat
tagihan. Entitas Accounting juga bertindak sebagai tujuan dengan menerima surat
tagihan, bukti pembelian, dan laporan penerimaan barang.
Entiti Purchasing bertindak sebagai sumber dengan memberikan surat
permintaan pembelian, surat konfirmasi barang dan harga, dan bukti pembelian.
58
Entitas Purchasing juga bertindak sebagai tujuan dengan menerima surat
penawaran dan surat permintaan pembelian.
Entitas Hatchery bertindak sebagai sumber dengan memberikan surat
tagihan penetasan. Entitas Hatchery juga bertindak sebagai tujuan dengan
menerima surat tagihan penetasan dan kontrak produksi.
Entitas Finance bertindak sebagai sumber dengan memberikan penagihan
penetasan dan pembayaran tagihan. Entitas Finance juga bertindak sebagai tujuan
dengan menerima surat tagihan, surat tagihan penetasan, dan surat jalan penetasan.
Entitas Supplier bertindak sebagai sumber dengan memberikan surat
penawaran barang, bukti transfer, dan pengiriman barang. Entitas Supplier juga
bertindak sebagai tujuan dengan menerima surat konfirmasi barang dan harga,
surat tagihan, dan surat permintaan pembelian.
Entitas Manager bertindak sebagai tujuan dengan menerima laporan
penerimaan barang dan laporan perkiraan produksi.
59
3.5.2 Diagram Nol
Gambar 3.6 Diagram Nol Sistem Pembelian dan Penjualan pada PT. Hybro
Indonesia
Gambar 3.6 merupakan gambar diagram nol sistem pembelian dan
penjualan pada PT. Hybro Indonesia. Proses 1.0 merupakan proses Order,
berhubungan dengan entitas Farm. Entitas Farm memberikan masukkan ke
60
sistem berupa surat permintaan pembelian. Selanjutnya data inputan tersebut
disimpan ke dalam file TrPermintaan.
Proses 2.0 merupakan proses Pembelian, berhubungan dengan entitas
Purchasing. Entitas Purchasing memberikan masukkan ke sistem berupa surat
permintaan pembelian dan bukti pembelian. Selanjutnya data-data inputan
tersebut disimpan ke dalam file TrPemesanan dan TrBukti.
Proses 3.0 merupakan proses Approval, berhubungan dengan entitas
Customer, Purchasing, Supplier, Marketing, dan Hatchery. Entitas Customer
memberikan masukkan ke sistem berupa ttd kontrak produksi. Entiti Purchasing
memberikan masukkan ke sistem berupa surat konfirmasi barang dan harga.
Entitas Supplier memberikan masukkan ke sistem berupa surat penawaran.
Entitas Marketing memberikan masukkan ke sistem berupa surat kontrak
perjanjian. Entitas Hatchery memberikan masukkan ke sistem berupa surat
tagihan penetesan. Selanjutnya data-data inputan tersebut disimpan ke dalam
file Pelanggan.
Proses 4.0 merupakan proses Pengiriman, berhubungan dengan entitas
Supplier. Entitas Supplier memberikan masukkan ke sistem berupa pengiriman
barang. Selanjutnya data-data inputan tersebut akan disimpan ke dalam file
Barang,Srt_Jalan, dan Pemasok.
Proses 5.0 merupakan proses Laporan, berhubungan dengan entitas
Farm. Entitas Farm akan memberikan masukkan ke sistem berupa laporan
penerimaan barang dan laporan perkiraan produksi. Selanjutnya data-data
inputan tersebut akan disimpan ke dalam file Barang_Jual.
61
Proses 6.0 merupakan proses Pembayaran, berhubungan dengan entitas
Supplier, Accounting, dan Finance. Entitas Supplier akan memberikan
masukkan ke sistem berupa surat tagihan. Entitas Accounting akan memberikan
masukkan ke sistem berupa surat tagihan. Entitas Finance memberikan
masukkan ke sistem berupa penagihan penetasan dan pembayaran tagihan.
Selanjutnya data-data inputan akan disimpan ke dalam file Otorisasi,
TrKeuangan, Rekening, dan TrPembayaran.
Proses 7.0 merupakan proses Penjualan, berhubungan dengan entitas
Marketing. Entitas Marketing akan memberikan masukkan ke sistem berupa
kontrak produksi. Selanjutnya data-data inputan akan disimpan ke dalam file
Faktur dan Cn_Barang.
3.6 Definisi Sistem
3.6.1 Mission Statement
Sebagai perusahaan yang memiliki data penjualan dan data pembelian
yang sangat banyak, PT. Hybro Indonesia menyadari perlunya perusahaan ini
untuk menggunakan suatu sistem yang terintegrasi berbasis data dan aplikasi
desktop yang terhubung menggunakan LAN perusahaan. Sistem tersebut juga
harus terintegrasi dengan penggunaan perangkat keras sekarang ini.
Walaupun sudah memiliki sistem pembelian berbasis DOS, perusahaan
menyadari banyaknya masalah ketika menggunakan sistem tersebut seperti
tidak sesuai dengan penggunaan perangkat keras dan sering terjadi redudansi
data. Hal ini menyebabkan perusahaan ingin membuat sistem baru di mana
62
tidak hanya mendukung sistem pembelian tetapi juga mendukung sistem
penjualan perusahaan.
3.6.2 Mission Objectives
Untuk maintain (insert, update, dan delete) data di TrPermintaan
Untuk maintain (insert, update, dan delete) data di Pemasok
Untuk maintain (insert, update, dan delete) data di TrPemesanan
Untuk maintain (insert, update, dan delete) data di TrBukti
Untuk maintain (insert, update, dan delete) data di Otorisasi
Untuk maintain (insert, update, dan delete) data di Rekening
Untuk maintain (insert, update, dan delete) data di Srt_Jalan
Untuk maintain (insert, update, dan delete) data di Barang
Untuk maintain (insert, update, dan delete) data di Barang_Jual
Untuk maintain (insert, update, dan delete) data di Cn_Barang
Untuk maintain (insert, update, dan delete) data di Faktur
Untuk maintain (insert, update, dan delete) data di Pelanggan
Untuk maintain (insert, update, dan delete) data di TrPembayaran
Untuk maintain (insert, update, dan delete) data di TrKeuangan
Untuk melakukan search di TrPermintaan
Untuk melakukan search di TrBukti
Untuk melakukan search di TrPemesanan
Untuk melakukan search di Otorisasi
Untuk melakukan search di Rekening
63
Untuk melakukan search di Faktur
Untuk melakukan tracking pada Rekening
Untuk menghasilkan report dari TrBukti
Untuk menghasilkan report dari Barang
Untuk menghasilkan report dari TrPermintaan
Untuk menghasilkan report dari TrPemesanan
Untuk menghasilkan report dari Pemasok
Untuk menghasilkan report dari Faktur
Untuk menghasilkan report dari Barang_Jual
Untuk menghasilkan report dari Pelanggan
3.6.3 Batasan Sistem
Batasan sistem pada PT. Hybro Indonesia mencakup permintaan
pembelian, finance, purchasing, accounting, surat kontrak, bukti pembayaran,
laporan penerimaan barang, dan surat order. Batasan sistem pada PT. Hybro
Indonesia dapat digambarkan seperti pada gambar 3.6 berikut.
64
Gambar 3.7 Batasan Sistem pada PT. Hybro Indonesia
3.6.4 Analisa User View
Terdapat 7 major user view dalam sistem basis data PT. Hybro
Indonesia, yaitu Marketing, Purchasing, Accounting, dan Finance.
Penggambaran kebutuhan data untuk setiap user view dijelaskan pada tabel 3.1
berikut :
Data Marketing Purchasing Accounting Finance
Rekening X X X
65
Srt_Jalan X X
TrPermintaan X X
Pemasok X X
TrPemesanan X X
TrBukti X X
Barang X X
Barang_Jual X X
Cn_Barang X X X
Otorisasi X X X X
TrPembayaran X X X
Faktur X X X
Pelanggan X X X
TrKeuangan X X
Tabel 3.1 Cross User View
Berdasarkan tabel 3.1 di atas, maka dapat digambarkan secara lebih
detail tentang kebutuhan masing-masing user view dengan menjelaskan proses
atau akses yang dilakukan. Proses manipulasi data dibagi atas 3 jenis, yaitu
Maintain, Query (insert, update, delete, view), dan report. Berikut
penggambaran Major user view dengan detail tipe akses yang dilakukan :
66
Data
Tipe
Akses
Marketin
g
Purchasi
ng Accounting Finance
Rekening Maintain X
Query X X
Report X X
Srt_Jalan Maintain
Query X X
Report X X
TrPermintaan Maintain X
Query X X
Report X
Pemasok Maintain X
Query X X
Report X
TrPemesanan Maintain X
Query X X
Report X
TrBukti Maintain X
Query X X
Report X
Barang Maintain X
Query X X
Report X X
67
Barang_Jual
Maintain
Query
Report
X
X
X
X
X
Cn_Barang
Maintain
Query
Report
X
X X
X
X
X
Otorisasi Maintain X
Query X X X X
Report X
TrPembayaran Maintain X
Query X X X
Report X
Faktur Maintain X
Query X X X
Report X X
Pelanggan Maintain X
Query X X X
Report X X
TrKeuangan Maintain X
Query X X
Report X
Tabel 3.2 Major User View untuk Sistem Basis Data PT. Hybro Indonesia
68
Berdasarkan tabel Cross Reference dari user views dengan tipe data
utama yang digunakan dalam basis data dan tabel Major User View di atas,
maka disimpulkan hanya user view finance yang mewakili semua user view
yang ada karena semua user view yang disebutkan di atas merupakan bagian
dari finance serta finance merupakan sumber dari semua kebutuhan informasi
tersebut.
3.7 Analisa Masalah dan Kebutuhan Sistem
Data-data yang dibutuhkan oleh PT. Hybro Indonesia dalam aplikasi sistem
perusahaan adalah :
3.7.1 Kebutuhan Data
1. Barang
Data-data mengenai barang yang dibeli oleh PT. Hybro Indonesia.
2. Barang_Jual
Data-data mengenai barang yang dijual oleh PT. Hybro Indonesia.
3. TrBukti
Data-data mengenai bukti pembelian pada proses pembelian oleh
purchasing.
4. TrKeuangan
Data-data pengeluaran dan penerimaan kas pada PT.Hybro Indonesia.
5. Cn_Barang
Data-data mengenai kredit nota barang yang dijual PT.Hybro Indonesia
6. Pelanggan
69
Data-data pelanggan pada PT. Hybro Indonesia.
7. Faktur
Data-data mengenai faktur yang berkaitan dengan proses penjualan PT.
Hybro Indonesia.
8. TrPemesanan
Data-data mengenai pemesanan pembelian yang dilakukan oleh PT.
Hybro Indonesia.
9. Srt_Jalan
Data-data mengenai surat jalan yang dibuat oleh PT. Hybro Indonesia.
10. Otorisasi
Data-data pembayaran pada proses penjualan PT. Hybro Indonesia.
11. TrPembayaran
Data-data mengenai pembayaran atau pengeluaran biaya oleh
PT.Hybro Indonesia.
12. TrPermintaan
Data-data mengenai permintaan pembelian oleh PT. Hybro Indonesia.
13. Rekening
Data-data mengenai rekening yang dimiliki oleh PT.Hybro Indonesia.
14. Pemasok
Data-data pemasok pada PT. Hybro Indonesia.
15. Unit
Data-data mengenai unit yang dimiliki oleh PT.Hybro Indonesia.
70
3.7.2 Kebutuhan Transaksi
Data entry
Enter the details nomor pembelian pada setiap permintaan
pembelian
Enter the details tanggal dibuatnya permintaan pembelian dan
tanggal diperlukannya barang
Enter the details nomor pemesanan pembelian pada setiap
pemesanan pembelian
Enter the details tanggal dibuatnya pemesanan pembelian dan
tanggal dikirimnya barang.
Enter the details nomor bukti penerimaan barang
Enter the details tanggal bukti penerimaan barang
Enter the details nomor otorisasi setiap transaksi yang dilakukan
Enter the details tanggal otorisasi dibuat
Enter the details tanggal jatuh tempo dari otorisasi yang telah
dibuat
Enter the details kode barang untuk setiap barang.
Enter the details harga satuan setiap barang.
Enter the details nomor faktur untuk setiap faktur.
Enter the details tanggal faktur dibuat.
Enter the details kode pelanggan dan nama untuk setiap
pelanggan.
71
Data update/ deletion
Update/ delete the details nomor pembelian pada setiap
permintaan pembelian
Update/ delete the details tanggal dibuatnya permintaan
pembelian dan tanggal diperlukannya barang
Update/ delete the details nomor permintaan pembelian pada
setiap order pembelian
Update/ delete the details tanggal dibuatnya pemesanan
pembelian dan tanggal dikirimnya barang.
Update/ delete the details nomor bukti penerimaan barang
Update/ delete the details tanggal bukti penerimaan barang
Update/ delete the details nomor otorisasi setiap transaksi yang
dilakukan
Update/ delete the details tanggal otorisasi dibuat
Update/ delete the details tanggal jatuh tempo dari otorisasi yang
telah dibuat
Update/ delete the details kode barang untuk setiap barang.
Update/ delete the details harga satuan setiap barang.
Update/ delete the details nomor faktur untuk setiap faktur.
Update/ delete the details tanggal faktur dibuat.
Update/ delete the details kode pelanggan dan nama untuk setiap
pelanggan.
72
Data query
a. Menghasilkan laporan Penerimaan penjualan berdasarkan
pelanggan yang melakukan transaksi.
b. Mengidentifikasi Jumlah uang yang masuk setiap transaksi
c. Mengidentifikasi Jumlah uang yang keluar setiap transaksi.
d. Menghasilkan laporan Penerimaan barang yang di summary dari
setiap transaksi yang terjadi setiap harinya berdasarkan data-data
yang ada pada TrKeuangan.
e. Menghasilkan laporan Perkiraan produksi dari peternakan
berdasarkan nama hatch, nama farm, dan nama unit.
f. Menampilkan Data-data transaksi penjualan.
g. Menampilkan Data-data transaksi pembelian.
h. Menampilkan Data-data transaksi pembayaran.
i. Menampilkan Data-data permintaan pembelian pada setiap
pemesanan.
j. Mengidentifikasi Status otorisasi setiap transaksi.
k. Mengidentifikasi Status pengiriman.
3.7.3 Kebutuhan Umum Sistem
Sistem yang dibutuhkan pada PT. Hybro Indonesia adalah sebagai
berikut:
1. Dibutuhkan database yang besar untuk penyimpanan data agar data dapat
terintegrasi dengan baik.
73
2. Dibutuhkan jaringan intranet agar para pegawai dapat dengan mudah untuk
mengakses kegiatan yang terdapat di PT. Hybro Indonesia.
3. Dibutuhkan backup data dan recovery data agar data tidak hilang ketika
terjadi computer error.
4. Database harus mempunyai password-protected karena tidak semua user
bisa mengakses database.
3.8 Permasalahan yang Dihadapi
Berdasarkan hasil analisis dari sistem pembelian dan penjualan yang sedang
berjalan saat ini pada PT. Hybro Indonesia, permasalahan yang dihadapi adalah sebagai
berikut :
1. Aplikasi yang digunakan pada sistem pembelian sudah tidak sesuai dengan
perangkat keras dan perangkat lunak yang ada sekarang.
2. Aplikasi yang digunakan pada sistem pembelian tidak terintegrasi dengan
baik sehingga pencatatan data tidak dapat langsung dilakukan dan harus
dicatat manual lalu dipindahkan ke dalam database.
3. Proses penjualan masih manual sehingga penyimpanan data masih berupa
dokumen yang memakan biaya yang cukup besar dan membutuhkan waktu
yang cukup lama untuk mencari data yang dibutuhkan.
4. Penyimpanan data-data dalam bentuk dokumen memiliki resiko yang lebih
besar terhadap kemungkinan terjadinya kehilangan data karena beberapa
faktor seperti karena kelalaian manusia, kondisi fisik dokumen yang
mudah rusak, dan terjadi bencana alam.
74
3.9 Usulan Pemecahan Masalah
Berdasarkan analisa terhadap permasalahan yang dihadapi saat ini oleh PT.
Hybro Indonesia, maka diusulkan suatu pemecahan masalah, yaitu perancangan sistem
basis data yang telah terintegrasi dengan baik antara sistem pembelian dan penjualan
untuk menggantikan aplikasi atau sistem konvensional yang memiliki permasalahan
seperti yang disebutkan di atas.