bab 3 analisis sistem yang berjalan 3.1 sejarah dan ...thesis.binus.ac.id/doc/bab3/2010-1-00794-ka...

37

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

3.1 Sejarah dan Perkembangan Singkat Perusahaan

PT. Budiman Sejahtera Development merupakan suatu perseroan terbatas

yang didirikan di Jakarta pada tanggal 10 Agustus 1989. Sesuai dengan akte

notaris No. 30 yang dibuat oleh Raden Subidio Djojopranoto S.H yang telah

mendapatkan persetujuaan dari Menteri Kehakiman Republik Indonesia seperti

ternyata dari surat keputusannya tertanggal 11 Desember 1989 no. C2-

1154.HT.01.01 tahun 1989.

PT. Budiman Sejahtera Development mempunyai modal dasar yang

berjumlah Rp. 12,000,000,000 (dua belas milyar rupiah) dan terbagi atas 12,000

(dua belas ribu) lembar saham, masing – masing nominal saham sebesar Rp

1,000,000,- (satu juta rupiah).

PT. Budiman Sejahtera Development merupakan perseroan terbatas

tertutup. Hal ini ditunjukan dengan tidak diperjualbelikannya saham perusahaan

ini kepada pihak luar. Pemegang sahamnya adalah para pendiri perusahaan ini

yaitu Bp. Buntaran Budiman, Ibu Mindra Suryati, Bp. Tatang Hermawan, Bp.

Awong Hidjaja, Bp Muljadi Budiman, Bp. Sutiadi Widjaja, dan Bp. William

Sumarli. Dimana Bp. Sutiadi Widjaja menjabat sebagai direktur utama.

Sedangkan Bp Muljadi Budiman, Bp. Buntaran Budiman, dan Bp. William

Sumarli menjabat sebagai direktur.

Pada saat sekarang ini PT. Budiman Sejahtera Development dipimpin

oleh Bp. Muljadi Budiman yang menjabat sebagai Presiden Direktur. Sedangkan

yang menjabat sebagai Direktur adalah Bp. Afandi Hermawan.

PT. Budiman Sejahtera Development bergerak di bidang jasa pengelolaan

gedung (Building Development). Pada awalnya PT. Budiman Sejahtera

Development hanya sebagai Building Management, seiring dengan berjalannya

waktu maka PT. Budiman Sejahtera Development beralih menjadi perusahaan

Building Development.

38

PT. Budiman Sejahtera Development menempati gedung ANZ Tower Lt.

16 Jalan Jendral Sudirman Kavling 33A Jakarta Pusat. PT. Budiman Sejahtera

Development memulai usahanya dengan membangun gedung Atria Square,

kemudian pada tahun 1998 gedung tersebut berganti nama menjadi gedung

Standard Chartered dan pada tahun 2008 berganti nama lagi menjadi gedung

ANZ Tower.

Saat ini PT. Budiman Sejahtera Development mempunyai 48 karyawan

dan 115 Contractor (38 orang cleaning service, 63 orang security, 13 orang

parking dan 1 orang pest control). PT. Budiman Sejahtera Development bekerja

sama dengan PT. Vidya Rejeki Tama untuk security. Sedangkan yang menangani

pest control adalah CV. Maju Parror Mas dan untuk cleaning service di tangani

oleh PT. ISS Indonesia.

Tingkat hunian gedung ANZ Tower dari waktu ke waktu cenderung stabil.

Pada saat ini terdapat 36 penyewa (Tenant) dari 36 perusahaan yang menyewa

ruang kantor di gedung ANZ Tower. Salah satu penyewa (Tenant) terbesar adalah

ANZ Panin Bank yang menyewa 3 lantai, oleh karena itu maka gedung Standard

Chartered Bank berganti nama menjadi gedung ANZ Tower.

39

ORGANIZATION CHART OF PT. BUDIMAN SEJAHTERA DEVELOPMENT

President Director

Director Director

General Manager

Operasional Manager

Fin. & Acc. Mngr

Fin. & Acc.Ass. Mngr

Fin & Acc. Staff

Cashier

TRC officer Eng. Adm.

Purc. & Log. Adm.

Storage Keeper

Purc.& Log. Adm.

G.A. & Log. Mngr.

Security

Telephone Operator

Office Boy

Driver

Parking staff/ Cashier

House Keeping

Gardener

Cleaning Services

Pest Control

Supervisor G .A. & H RD Adm.

Eng. Mngr

Eng. Ass. Mngr.

Gr. Leader ME Gr. Leader C ivil

Senior Technician

Technician

Gambar 3.1 Struktur organisasi

EMPLOYEE CONTRACTOR Personnel in probation = 0 person Parking = 13 persons Personnel after probation = 48 persons Cleaning services = 38 persons Total 48 persons Security = 63 persons Pest Control = 1 person Total = 115 persons

Sumber : PT.Budiman Sejahtera Development Tahun 2008 Berjalan

40

3.2 Job Description

Job Description yang terdapat PT. Budiman Sejahtera Development adalah sebagai

berikut:

1. President Director

Mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:

a. Menetapkan tujuan perusahaan dan menentukan kebijakan umum

perusahaan.

b. Mengevaluasi dan melakukan peninjauan mengenai pelaksanaan

operasional perusahaan dan hasilnya.

c. Mengadakan perencanaan untuk perusahaan.

d. Mengawasi serta menangani masalah yang berkaitan dengan pendanaan,

pembiayaan perusahaan, maupun manajemen perusahaan.

2. Director


a. Mempelajari dan menganalisa usulan mengenai kesempatan atau

kemungkinan perluasan usaha yang menguntungkan bagi perusahaan.

b. Mewakili perusahaan untuk mengatasi permasalahan dengan pihak

eksternal seperti pemerintahan, perbankan, perpajakan, dan lainnya.

c. Mengawasi dan melaporkan seluruh kegiatan perusahaan secara umum

kepada Presiden Direktur.

3. General manager


a. Mempertanggungjawabkan keseluruhan kegiatan operasional perusahaan

kepada Presiden Direktur.

b. Meminta pertanggungjawaban dan laporan dari Operasional Manager.

c. Memimpin perusahaan secara keseluruhan dengan mengarahkan,

mengkoordinasikan dan mengawasi kegiatan perusahaan agar sesuai

dengan kebijaksanaan dan rencana kerja yang di tetapkan perusahaan.

41

4. Operational Manager


a. Mempertanggungjawabkan keseluruhan kegiatan operasional perusahaan

kepada General Manager.

b. Meminta pertanggung jawaban dan laporan dari para Manager.

c. Mengotorisasi Offering Letter.

5. Finance & Accounting Manager


a. Membuat laporan keuangan perusahaan.

b. Melakukan pencatatan atas semua transaksi yang terjadi dalam

perusahaan.

c. Mengatur dan mengalokasikan keuangan perusahaan.

d. Mengarsip data dan dokumen hasil transaksi perusahaan.

e. Mengotorisasi Receipt dan Debit Note.

6. Engineering Manager


a. Bertanggung jawab atas perbaikan peralatan yang menunjang kegiatan

operasional perusahaan.

b. Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan perbaikan dan pemeliharaan

peralatan.

c. Bertanggung jawab untuk memonitor seluruh peralatan.

d. Mengotorisasi request of AC overtime dan request of lighting overtime.

7. General Affair & Logistic Manager


a. Menentukan kebijakan tentang karyawan dan logistik serta masalah

ketenagakerjaan.

b. Membuat laporan atas kegiatan operasional karyawan perusahaan kepada

Operasional manager.

42

8. General Affair & HRD. Administrator


a. Menangani perawatan gedung.

b. Menangani insurance management.

c. Menangani pelaksanaan dan penanganan cleaning service dan security

d. Membuat laporan pertanggung jawaban kepada GA & Log. Manager.

9. Finance & accounting assistant manager


a. Menganalisa laporan keuangan.

b. Merencanakan dan mengatur laporan keuangan perusahaan.

10. Finance & accounting staff

a. Mencetak berkas berkas yang berhubungan dengan akuntansi dan

keuangan perusahaan.

b. Menginput dan mengupdate transaksi keuangan dan akuntansi

perusahaan.

11. Cashier


a. Menerima uang transaksi pembayaran.

b. Membuat dokumen yang berkaitan dengan transaksi pembayaran.

c. Membuat saldo kas harian dan saldo bank harian.

d. Menyiapkan kas kecil.

e. Bertanggung jawab atas pengeluaran kas kecil.

f. Membuat laporan mengenai pengeluaran kas kecil.

12. Engineering Manager


a. Mengawasi peralatan.

b. Menyusun schedule perawatan dan pemeliharaan gedung secara rutin.

c. Menghitung biaya yang berhubungan dengan perawatan dan perbaikan

peralatan dan fasilitas gedung yang rusak.

43

d. Membuat laporan mengenai kondisi dan fasilitas gedung.

13. Senior technician and technician


a. Membantu engineering chief dalam melakukan perawatan dan perbaikan

peralatan serta fasilitas gedung yang rusak.

b. Melakukan pengecekan pada setiap fasilitas gedung yang berhubungan

dengan mesin dan listrik.

14. House Keeping Supervisor


a. Bertanggung jawab atas kebersihan dan keindahan public area gedung.

b. Menjaga kebersihan lift.

c. Mencatat laporan hasil kerja dan area yang telah dibersihkan.

15. Tenant relation & Contact Manager Officer


a. Melakukan penagihan kepada penyewa (tenant).

b. Mengurusi segala hal yang berhubungan dengan penyewa (tenant).

c. Mengatur tentang perjanjian sewa menyewa antara penyewa dengan

perusahaan.

44

3.3 Sistem Berjalan

3.3.1 Prosedur Sewa Pada PT. Budiman Sejahtera Development

a) Pada saat calon penyewa (tenant) datang untuk menyewa ruang kantor,

maka bagian Tenant Relation & Contact akan menunjukkan Occupancy

Condition. Occupancy Condition ini berisi mengenai ruangan-ruangan

mana saja yang sudah disewakan kepada penyewa (tenant) lain. Setelah

itu Tenant Relation & Contact akan mengakses master file ruangan untuk

mengecek kapasitas ruangan. Apabila masih terdapat ruangan yang

kosong maka calon penyewa (tenant) akan memilih ruangan mana yang

akan dia sewa. Lalu bagian Tenant Relation & Contact akan membuat

offering letter dan diotorisasi oleh Operational Manager. Setelah itu

memberikan offering letter kepada calon penyewa (tenant). Dalam

offering letter tersebut ditetapkan batas waktu konfirmasi calon penyewa

(tenant) dan keharusan untuk membayar biaya booking fee sebesar 1

bulan biaya sewa dan security deposit sebesar 2 bulan biaya sewa yang

dibayar setelah lease agreement dibuat. Jangka waktu konfirmasi adalah

2 minggu setelah offering letter di terima oleh calon penyewa (tenant).

Biaya booking fee akan hangus apabila calon penyewa (tenant) dalam

waktu 2 minggu tidak melakukan konfirmasi.

b) Setelah offering letter disepakati, maka calon penyewa (tenant)

diwajibkan untuk membayar biaya booking Fee sebesar 1 bulan biaya

sewa kepada kasir. Setelah menerima uang pembayaran biaya booking

fee, kasir akan mencatat dalam buku kas perusahaan dan membuat

kwitansi sebanyak 2 rangkap:

1) Rangkap ke-1 : untuk calon penyewa.

2) Rangkap ke-2 : diarsip.

c) Apabila dalam waktu 2 minggu calon penyewa (tenant) telah melakukan

konfirmasi maka bagian Tenant Relation & Contact akan menginput data

calon penyewa (tenant) kedalam master file daftar penyewa, dan bagian

Tenant Relation & Contact akan membuat Lease Agreement sebanyak 2

45

rangkap asli yang masing - masing telah dimaterai dan kemudian

President Director, Operational Manager dan calon penyewa (tenant)

menanda tangani diatas materai kedua rangkap asli Lease Agreement.

Pendistribusian Lease Agreement adalah sebagai berikut :

3) Rangkap ke-1 : untuk penyewa (tenant)

4) Rangkap ke-2 : untuk Tenant Relation & Contact

d) Setelah lease agreement dibuat dan ditanda tangani, calon penyewa

(tenant) membayar biaya security deposit sebesar 2 bulan biaya sewa

kepada bagian kasir. Setelah menerima uang pembayaran security

deposit, kasir akan mencatat dalam buku kas perusahaan dan membuat

receipt (kwitansi) 4 rangkap. selanjutnya receipt (kwitansi) akan

diotorisasi oleh bagian Finance & Accounting Manager.

1) Rangkap ke-1 : untuk penyewa (tenant).

2) Rangkap ke-2 : untuk bagian Finance & Accounting.

3) Rangkap ke-3 : untuk bagian Tenant Relation & Contact.

4) Rangkap ke-4 : untuk arsip.

e) Selanjutnya bagian Tenant Relation & Contact akan menginput data

penyewa (tenant) baru pada file transaksi data penyewa.

f) Setiap akhir bulan bagian Tenant Relation & Contact akan membuat

daftar Occupancy Condition (daftar mengenai ruangan mana saja yang

telah disewakan kepada penyewa (tenant).

3.3.2 Prosedur Piutang Sewa Pada PT Budiman Sejahtera Development

a) Bagian Finance & Accounting mengakses file transaksi data penyewa

yang telah di update dari bagian Tenant Relation & Contact dan

menerima request of lightning overtime, request of AC overtime lembar

ke-2 dari bagian Engineering. Bukti - bukti pencatatan diatas adalah

biaya - biaya yang terjadi akibat adanya penambahan service charge

(over) di luar service charge yang telah disepakati semula.

46

b) Setelah itu setiap akhir bulan bagian Finance & Accounting akan

mengupdate daftar piutang sewa dan membuat surat penagihan (debit

note) rangkap 4 dimana pendistribusiannya sebagai berikut :

1) Rangkap ke-1 & ke-2 : untuk bagian Tenant Relation & Contact.

2) Rangkap ke-3 : untuk Finance & Accounting.

3) Rangkap ke-4 : untuk diarsip.

c) Berdasarkan debit note penyewa, bagian Finance & Accounting akan

membuat faktur pajak standar sebanyak 4 rangkap. Pendistribusiannya

adalah sebagai berikut :

1) Rangkap 1 dan 2 : untuk Tenant Relation & Contact.

2) Rangkap 3 : untuk bagian Finance & Accounting.

3) Rangkap 4 : diarsip.

d) Setelah bagian Tenant Relation & Contact menerima debit note rangkap

ke-1 & ke-2 dan faktur pajak standar rangkap 1 dan 2, bagian Tenant

Relation & Contact akan melakukan penagihan kepada penyewa (tenant)

dengan menyerahkan debit note lembar ke-1 dan faktur pajak standar

lembar ke-1 kepada penyewa (tenant).

e) Dua minggu setelah debit note dan faktur pajak standar dikirim, bagian

Finance & Accounting akan memeriksa daftar piutang sewa, apakah ada

penyewa (tenant) yang belum melunasi pembayaran. Jika ada penyewa

(tenant) yang belum melunasi pembayaran setelah dua minggu debit note

diterima, maka bagian Finance & Accounting akan memberikan laporan

kepada bagian Tenant Relation & Contact untuk membuat surat teguran

ke-1 untuk penyewa (tenant) yang belum membayar yang kemudian

ditambahkan dengan denda keterlambatan pembayaran biaya sewa

sebesar 2 % dari total biaya sewa yang terhutang untuk penyewa yang

belum membayar dalam waktu 1 minggu setelah surat teguran ke-1

dibuat dan telah diberikan kepada penyewa (sesuai dengan isi perjanjian

pada lease agreement).

47

f) Dua minggu setelah surat teguran ke-1 dikirim kepada penyewa (tenant),

bagian Finance & Accounting akan memeriksa daftar piutang sewa,

apakah ada penyewa (tenant) yang belum melunasi pembayaran. Jika ada

penyewa (tenant) yang belum melunasi pembayaran setelah 2 (dua)

minggu surat teguran ke-1 diterima, maka bagian Finance & Accounting

akan memberikan laporan kepada bagian Tenant Relation & Contact

untuk membuat surat teguran ke-2 untuk penyewa (tenant) yang belum

membayar.

g) Setiap akhir bulan, bagian Finance & Accounting akan membuat

outstanding debit note dan outstanding payment berdasarkan file

transaksi piutang sewa.

3.3.3 Prosedur Pendapatan Sewa Pada PT. Budiman Sejahtera Development

a) Pada saat pembayaran diterima baik berupa uang tunai atau transfer, kasir

mencocokkan jumlah uang yang diterima atau bukti transfer dengan debit

note. Setelah itu kasir mencatat penerimaan kas pada buku kas

perusahaan dan membuat receipt (kwitansi) 4 rangkap yang akan

diotorisasi oleh Finance & Accounting Manager. Receipt tersebut akan

didistribusikan sebagai berikut :

1) Lembar ke-1 : untuk penyewa (tenant).

2) Lembar ke-2 : untuk bagian Finance & Accounting.

3) Lembar ke-3 : untuk bagian Tenant Relation & Contact.

4) Lembar ke-4 : untuk arsip.

b) Setiap hari, bagian kasir membuat saldo kas harian dan saldo bank harian.

c) Berdasarkan receipt lembar ke-2, bagian Finance & Accounting akan

menginput data penerimaan kas atau data penerimaan bank ke file

transaksi penerimaan kas atau file transaksi penerimaan bank.

d) Kemudian bagian Finance & Accounting membuat receipt voucher

rangkap 1. Receipt Voucher rangkap 1 ini akan diotorisasi oleh presiden

direktur, direktur dan General Manager. Receipt voucher disimpan oleh

48

bagian Finance & Accounting. Bagian Finance & Accounting akan

mengakses file transaksi penerimaan kas atau file transaksi penerimaan

bank, lalu memeriksa kesesuaian antara file transaksi penerimaan kas atau

bank dan Receipt. Apabila sesuai maka bagian Accounting mengupdate

file transaksi piutang sewa.

e) Setiap akhir bulan bagian Finance & Accounting akan membuat revenue

report dan rekonsiliasi bank.

3.4 Rich Picture Pada PT Budiman Sejahtera Development

3.4.1 Rich Picture Prosedur Sewa Pada PT Budiman Sejahtera Development

Tenent Relation& Contact

Penyewa(Tenent)

2. Offering LetterOffering Letter

3. offering Letter (disetujui)

Offering Letter(signed)

7. Lease AgreementLease Agreement

8. Lease Agreement(signed)

Lease Agreement(signed)

9. Lease Agreementrangkap1

Lease Agreementrangkap1(signed)

kasir

4.membayar booking fee

Pay to $

Kwitansi booking fee

12.receipt terotorisasi

Finance & Accounting Assistan Manager

11.kwitansi security deposit diotorisasi

Pay to $

receipt security deposit(otorisasi)

Information Systems

14.MembuatOccupancycondition

5.menyerahkan kwitansi booking fee10.Security deposit6.Menginput master file daftar penyewa

13.Menginput file transaksiData penyewa

Pay to $

Receipt security deposit(otorisasi)

Occupancy Condition

1.mengecekKapasitasruangan

Gambar 3.2 Rich Picture Prosedur Sewa Pada PT Budiman Sejahtera

Development

49

3.4.2 Rich Picture Prosedur Piutang Sewa Pada PT Budiman Sejahtera

Developent

Tenent Relation& Contact Penyewa

(Tenent)

Information Systems

Finance & Accounting1.mengakses File Transaksi data penyewa

Engineering

2.Request ac overtime,Request lighting overtime

Request ac overtime,Request lighting overtime

4. debit note rangkap 1 & 2

Debit note(rangkap1 & 2)

6.debit note rangkap1 & 2Faktur pajak Standar rangkap 1 & 2

8.surat teguran ke-1 + denda ( setelah 10 hariSurat teguran ke-1 dibuat)

10.surat teguran ke-2

5. faktur pajak standarRangkap 1 & 2

Faktur pajak

Standar rangkap 1 2

3. update file transaksi piutang sewa

Debit note(rangkap1 & 2)

Faktur pajak

Standar rangkap 1 2

7.memeriksa daftar piutang sewa

11.membuat outstanding debit note

Outstanding debit note

Surat teguran ke-1

Surat teguran ke-1

12.Outstanding Payment

Board of Directors

Outstanding Payment

9.memeriksa daftar piutang sewa

Gambar 3.3 Rich Picture Prosedur Piutang Sewa Pada PT Budiman Sejahtera

Development

50

3.4.3 Rich Picture Prosedur Pendapatan Sewa Pada PT Budiman Sejahtera

Development

Tenent Relation& Contact

Penyewa(Tenent)

Information Systems

Finance & Accounting

1.debit note rangkap1 & Faktur pajak standar rangkap 1

Debit note

kasir

2.membayarPay to

$

Payroll

Receipt (kwitansi)(otorisasi)

4. receipt rangkap 1

Receiptrangkap1(signed)

6.receipt rangkap3


5.receiptrangkap2

8.input data penerimaan bank

12. Revenue ReportReceipt Voucher

11..update file transaksi piutang sewa

Presiden directureManagerdirecture

9.otorisasiReceipt vaucher

Receipt Voucher(otorisasi)

10.receipt voucherotorisasi

Finance & Accounting Manager

3. otorisasi receipt

7.input data penerimaan kas

Revenue Report


13.Rekonsiliasi Bank

Rekonsiliasi Bank

Gambar 3.4 Rich Picture Prosedur Pendapatan Sewa Pada PT Budiman

Sejahtera Development

51

3.5 Event Table Pada PT Budiman Sejahtera Development

3.5.1 Event Table Prosedur Sewa Pada PT Budiman Sejahtera Development

Event Internal Agent

Start When Activities

Membuat offering letter.

Tenant Relation & Contact

Ketika calon penyewa datang untuk menyewa ruang kantor.

- Menunjukan occupancy condition.

- Mengecek kapasitas ruangan.

- Memilih ruangan mana yang akan disewa.

- Membuat offering letter.

- Ottorisasi offering letter Membuat kwitansi (booking fee).

Kasir Setelah penyewa membayar booking fee

- Menerima pembayaran booking fee 1bulan sewa.

- Mencatat dalam buku kas perusahaan.

- Membuat kwitansi (booking fee).

Menginput data calon penyewa ke dalam master file daftar penyewa.


Setelah calon penyewa melakukan konfirmasi offering letter (dalam waktu 2 minggu)

- Menerima konfirmasi offering letter dari calon penyewa.

- Menginput data calon penyewa ke dalam master file daftar penyewa.

Membuat lease agreement.


Setelah menginput data calon penyewa ke dalam master file daftar penyewa.

- Membuat lease agreement 2 rangkap.

- presiden directure, operational manager menandatangani lease agreement 2 rangkap (di materai).

- Calon penyewa menandatangani Lease Agreement 2 rangkap (di materai).

52



Membuat receipt Kasir Setelah penyewa membayar security deposit

- Menerima pembayaran security deposit

- Mencatat dalam buku kas perusahaan.

- Membuat receipt - Otorisasi receipt oleh

Finance & Accounting manager.

Menginput data penyewa baru ke dalam file transaksi data penyewa


Setelah penyewa (tenant) membayar security deposit.

- Menginput data penyewa baru ke dalam file transaksi data penyewa.

Membuat Occupancy Condition


Setiap akhir bulan - Membuat daftar occupancy condition

Tabel 3.1 Event Table Prosedur Sewa

3.5.2 Event Table Prosedur Piutang Sewa Pada PT Budiman Sejahtera

Development



Mengakses file

transaksi data

penyewa

Finance &

Accounting

Setelah Tenant

Relation & Contact

mengupdate file

transaksi data

penyewa.

- Mengakses file transaksi

data penyewa.

- Menerima request of AC

overtime, request of

lightning overtime

rangkap 2 dari bagian

engineering.

Membuat surat

penagihan (debit

note)

Finance &

Accounting

Setelah setiap akhir

bulan

- Membuat surat

penagihan (debit note)

4 rangkap.

53



Membuat faktur

pajak standar

Finance &

Accounting

setelah membuat surat

penagihan (debit note).

- Membuat faktur pajak

standar 4 rangkap.

Melakukan

penagihan

Tenant

Relation &

Contact

Setelah menerima

debit note rangkap 1 &

2 dan faktur pajak

standar rangkap 1 & 2.

- Melakukan penagihan

dengan menyerahkan

debit note rangkap 1

dan faktur pajak standar

rangkap 1 kepada

penyewa (tenant).

Memeriksa daftar

piutang sewa

Finance &

Accounting

Setelah 2 minggu debit

note diterima penyewa

(tenant).

- Memeriksa daftar

piutang sewa.

- Memberikan laporan

kepada bagian Tenant

Relation & Contact.

Membuat surat

teguran ke-1

Tenant

Relation &

Contact

Setelah menerima

laporan dari bagian

Finance &

Accounting.

- Membuat surat teguran

ke 1.

- Menyerahkan surat

teguran ke-1 kepada

penyewa (tenant)

Memeriksa daftar

piutang sewa

Finance &

Accounting

Setelah 2 minggu surat

teguran ke-1 diterima

penyewa (tenant).

- Memeriksa daftar

piutang sewa.

- Memberikan laporan

kepada bagian Tenant

Relation & Contact.

54



Membuat surat

teguran ke-2

Tenant

Relation &

Contact

Setelah menerima

laporan dari bagian


- Membuat surat teguran

ke-2.

- Menyerahkan surat

teguran ke-2 kepada

penyewa (tenant)

Membuat

outstanding debit

note

Finance &

Accounting

Setiap akhir bulan. - Mengakses file transaksi

piutang sewa

- Membuat outstanding

debit note.

Membuat

Outstanding

Payment

Finance &

Accounting

Setiap akhir bulan. - Mengakses file transaksi

piutang sewa.

- Membuat outstanding

payment.

Tabel 3.2 Event Tabel Prosedur Piutang Sewa

55

3.5.3 Event Table Prosedur Pendapatan Sewa PT Budiman Sejahtera

Development



Membuat receipt Kasir Setelah menerima

pembayaran uang tunai

atau bukti transfer dari

penyewa (tenant).

- Menerima pembayaran

uang tunai atau bukti

transfer dari penyewa

(tenant).

- Mencocokan jumlah

uang tunai atau bukti

transfer dengan debit

note.

- Mencatat penerimaan

dalam buku kas

- Membuat receipt 4

rangkap.

- Otorisasi receipt 4

rangkap.

Membuat saldo

kas harian

Kasir Setiap hari. - Membuat saldo kas

harian.

Membuat saldo

bank harian

Kasir Setiap hari. - Membuat saldo bank

harian.

56



Menginput data

penerimaan kas

dan bank

Finance &

Accounting

Setelah menerima

receipt rangkap 2 dari

bagian kasir.

- Menerima receipt

rangkap 2 dari bagian

kasir.

- Menginput data

penerimaan kas ke file

transaksi penerimaan

kas.

- Menginput data

penerimaan bank ke file


bank.

Membuat Receipt

Voucher

Finance &

Accounting

Setelah menginput data

penerimaan kas dan

bank.

- Membuat receipt

voucher 1 rangkap.

- Otorisasi receipt

voucher oleh Presiden

direktur, direktur dan

manager.

57



Mengupdate file

transaksi piutang

sewa

Finance &

Accounting

Setelah membuat

receipt voucher

rangkap1

- Mengakses file


kas.

- Mengakses file


bank.

- Memeriksa kesesuaian

antara file transaksi

penerimaan kas atau

bank dengan receipt

dan debit note.

- Mengupdate file

transaksi piutang sewa .

Membuat revenue

report

Finance &

Accounting

Setiap akhir bulan. - Membuat revenue

report.

Membuat

rekonsiliasi bank

Finance &

Accounting

Setiap akhir bulan. - Membuat rekonsiliasi

bank.

Tabel 3.3 Event Tabel Prosedur Pendapatan Sewa

58

3.6 Overview Activities Diagram pada PT. Budiman Sejahtera Development

3.6.1 Overview Activities Diagram Prosedur Sewa pada PT. Budiman


Gambar 3.5 Overview Activities Diagram Prosedur Sewa pada PT. Budiman Sejahtera

Development

59

3.6.2 Overview Activities Diagram Prosedur Piutang Sewa pada PT. Budiman


Gambar 3.6 Overview Activities Diagram Prosedur Piutang Sewa pada PT.

Budiman Sejahtera Development

60

3.6.3 Overview Activities Diagram Prosedur Pendapatan Sewa pada PT.

Budiman Sejahtera Development

Gambar 3.7 Overview Activities Diagram Prosedur Pendapatan Sewa pada PT. Budiman


61

3.7 Workflow Table pada PT Budiman Sejahtera Development

3.7.1 Workflow Table Prosedur Sewa pada PT Budiman Sejahtera

Development

ACTOR ACTIVITIES

I. Membuat offering letter

Penyewa (tenant) 1. Datang untuk menyewa ruangan kantor.

Tenant Relation

& Contact

2. Menunjukan occupancy condition.

3. Mengakses master file ruangan.

Komputer 4. Menampilkan daftar ruangan.

5. Mengecek ketersediaan ruangan.

Penyewa (tenant) 6. Memilih ruangan.

Tenant Relation

& Contact

7. Membuat offering letter.

Operational

manager

8. Otorisasi offering letter.

II. Membuat kwitansi (booking fee)

Penyewa (tenant) 9. Membayar booking fee 1 bulan sewa.

Kasir 10. Menerima pembayaran booking fee 1 bulan

sewa.

11. Mencatat penerimaan pada buku kas

perusahaan.

12. Membuat kwitansi.

Penyewa (tenant) 13. Menerima kwitansi.

III. Menginput data calon penyewa kedalam

master file daftar penyewa

Penyewa 14. Melakukan konfirmasi dalam waktu 2 minggu

setelah offering letter dibuat.

62

ACTOR ACTIVITIES

Tenant Relation

& Contact

15. Mengentry no. offering letter.

Komputer 16. Menampilkan data calon penyewa.

17. Menyimpan daftar penyewa.

IV. Membuat lease agreement

Tenant Relation

& Contact

18. Membuat lease agreement 2 rangkap.

Presiden

Director &

Operational

Manager

19. Menandatangani lease agreement 2 rangkap.

Penyewa (tenant) 20. Menandatangani lease agreement 2 rangkap.

21. Menerima lease agreement rangkap 1.

V. Membuat receipt (kwitansi)

Penyewa (tenant) 22. Membayar security deposit 3 bulan sewa.

Kasir 23. Menerima pembayaran security deposit 3 bulan

sewa.

24. Mencatat penerimaan dalam buku kas

perusahaan.

25. Membuat receipt (kwitansi) 4 rangkap.

Finance &

Accounting

Manager

26. Otorisasi receipt (kwitansi).

Penyewa (tenant) 27. Menerima kwitansi yang telah diotorisasi.

VI. Menginput data penyewa (tenant)

Tenant Relation

& Contact

28. Menginput data penyewa (tenant) ke dalam file

transaksi data penyewa.

Komputer 29. Menampilkan file transaksi data penyewa.

63

ACTOR ACTIVITIES

30. Menyimpan file transaksi data penyewa.

VII. Membuat occupancy condition

Tenant Relation

& Contact

31. Mengentry bulan occupancy condition.

Komputer 32. Menampilkan master file daftar penyewa.

33. Mencetak occupancy condition.

Tabel 3.4 Workflow Tabel Prosedur Sewa

3.7.2 Workflow Table Prosedur Piutang Sewa pada PT. Budiman Sejahtera

Development

ACTOR ACTIVITIES

I. Mengakses file transaksi data penyewa

Finance &

Accounting

1. Mengakses file transaksi data penyewa.

Komputer 2. Menampilkan transaksi data penyewa.

3. Update file transaksi data penyewa.

Finance &

Accounting

4. Menerima request of AC overtime, request of

lightning overtime rangkap 2 dari bagian

engineering.

II. Membuat surat penagihan (debit note)

Finance &

Accounting

5. Mengakses daftar piutang sewa

6. Mengupdate daftar piutang sewa

7. Membuat surat penagihan (debit note) 4

rangkap.

III. Membuat faktur pajak standar

Finance &

Accounting

8. Membuat faktur pajak standar 4 rangkap.

64

ACTOR ACTIVITIES

IV. Melakukan penagihan kepada penyewa

(tenant)

Tenant Relation

& Contact

9. Menerima debit note rangkap 1 & 2 dan faktur

pajak standar rangkap 1 & 2 dari bagian

Finance & Accounting.

10. Melakukan penagihan kepada penyewa

(tenant) dengan menyerahkan debit note

rangkap 1 dan faktur pajak standar rangkap 1.

Penyewa (tenant) 11. Menerima faktur pajak standar rangkap 1 dan

debit note rangkap 1.

V. Memeriksa daftar piutang sewa

Finance &

Accounting

12. Mengakses file transaksi piutang sewa ( setelah

2 minggu debit note dibuat).

Komputer 13. Menampilkan transaksi piutang sewa.

Finance &

Accounting

14. Memeriksa daftar piutang sewa.

15. Melaporkan daftar piutang sewa kepada bagian


VI. Membuat surat teguran ke-1

Tenant Relation

& Contact

16. Menerima laporan piutang sewa dari bagian


17. Membuat surat teguran ke-1

Penyewa (tenant) 18. Menerima surat teguran ke-1

VII. Memeriksa daftar piutang sewa

Finance &

Accounting

19. Mengakses file transaksi piutang sewa ( setelah

2 minggu surat teguran ke-1 diterima

penyewa).

Komputer 20. Menampilkan file transaksi piutang sewa.

65

ACTOR ACTIVITIES

Finance &

Accounting

21. Memeriksa daftar piutang sewa.

22. Melaporkan daftar piutang sewa kepada bagian

Tenant Relation & Contact.

VIII. Membuat surat teguran Ke-2

Tenant Relation

& Contact

23. Menerima laporan daftar piutang sewa dari

bagian Finance & Accounting.

24. Membuat surat teguran ke-2.

Penyewa (tenant) 25. Menerima surat teguran ke-2.

IX. Membuat outstanding debit note

Finance &

Accounting

26. Mengakses file transaksi piutang sewa.

Komputer 27. Menampilkan file transaksi piutang sewa.

Finance &

Accounting

28. Mengupdate file transaksi piutang sewa.

Komputer 29. Mencetak outstanding debit note.

X. Membuat Outstanding Payment

Finance &

Accounting

30. Mengakses file transaksi piutang sewa.

Komputer 31. Menampilkan piutang masing-masing

penyewa.

32. Mencetak outstanding payment.

Tabel 3.5 Workflow Tabel Prosedur Piutang Sewa

66

3.7.3 Workflow Table Prosedur Pendapatan Sewa pada PT Budiman Sejahtera

Development

ACTOR ACTIVITIES

I. Membuat receipt (kwitansi)

Penyewa (tenant) 1. Melakukan pembayaran uang tunai atau cek

atau bilyet giro.

Kasir 2. Menerima pembayaran uang tunai atau cek

atau bilyet giro.

3. Mencocokkan jumlah uang tunai atau cek atau

bilyet giro dengan debit note.

4. Mencatat penerimaan kas ke dalam buku kas

perusahaan.

5. Membuat receipt (kwitansi) 4 rangkap.

II. Membuat saldo kas harian

Kasir 6. Membuat saldo kas harian.

III. Membuat saldo bank harian

Kasir 7. Membuat saldo bank harian.

IV. Menginput data penerimaan kas/bank

Finance &

Accounting

8. Menerima receipt rangkap 2 dari kasir

9. Mengentry data penerimaan kas

Computer 10. Menampilkan file transaksi penerimaan kas

11. Menyimpan file transaksi penerimaan kas

Finance &

Accounting

12. Mengentry data penerimaan bank

komputer 13. Menampilkan file transaksi penerimaan bank

14. Menyimpan file transaksi penerimaan bank

67

ACTOR ACTIVITIES

V. Membuat receipt voucher

Finance &

Accounting

15. Membuat receipt voucher

16. Menyerahkan receipt voucher kepada presiden

direktur, direktur dan manager

Presiden

direktur, direktur

dan manager

Finance &

Accounting

17. Menerima receipt voucher dari bagian finance

& Accounting

18. Otorisasi receipt voucher

Finance &

Accounting

19. Menyimpan receipt voucher yang telah

diotorisasi

VI. Mengupdate file transaksi piutang sewa

Finance &

Accounting

20. Mengakses file transaksi penerimaan kas dan

file transaksi penerimaan bank.

Komputer 21. Menampilkan data penerimaan kas dan data

penerimaan bank.

Finance &

Accounting

22. Memeriksa kesesuaian antara file transaksi

penerimaan kas atau bank dengan Receipt

rangkap 2

Komputer 23. Mengupdate file transaksi piutang sewa.

VII. Membuat revenue report

Finance &

Accounting

24. Mengentry bulan.

Komputer 25. Menampilkan data transaksi penerimaan kas

dan data transaksi penerimaan bank.

26. Mencetak revenue report.

68

ACTOR ACTIVITIES

VIII. Membuat Rekonsiliasi Bank

Finance &

Accounting

27. Entry bulan

Komputer 28. Menampilkan data penerimaan bank

29. Mencetak Rekonsiliasi Bank

Tabel 3.6 Workflow Tabel Prosedur Pendapatan Sewa

3.8 Teknologi dan Database yang Digunakan pada PT. Budiman Sejahtera

Development

3.8.1 Teknologi yang digunakan pada PT. Budiman Sejahtera Development

a. Hardware terdiri dari :

1. Monitor View Sonic 15” Black

2. CPU Pentium IV

3. Keyboard Logitech

4. Mouse Optical Logitech

5. Hard disk 200 GB

6. Printer Canon IP 1800

7. Printer Epson C45

b. Software terdiri dari :

1. Application Program: Account Receivable Accounting System

Software Software yang digunakan untuk mengelola data piutang

sewa dan menghasilkan laporan piutang sewa.

2. Operating system : Windows XP

c. Brainware terdiri dari :

1. Operator yang bertugas memasukkan data ke dalam komputer

seperti operator Tenant Relation & Contact.

2. Operator bagian Finance & Accounting yang bertugas untuk

memasukkan data piutang sewa dan data penerimaan kas ke dalam

69

komputer untuk diproses lebih lanjut agar dapat dihasilkan output

yang dibutuhkan.

3. Teknisi komputer bertugas untuk melakukan pemeriksaan rutin dan

mengadakan perbaikan jika ada kerusakan pada komputer.

3.8.2 Database yang digunakan pada PT. Budiman Sejahtera Development

1. File transaksi piutang sewa

Merupakan file yang berisi mengenai data piutang sewa masing-masing

penyewa (tenant) yang timbul dari transaksi perjanjian sewa. Terdiri dari

field nomor lease agreement, tanggal jatuh tempo piutang sewa, nama

penyewa, alamat penyewa, lokasi ruangan yang disewakan dan biaya

sewa.

2. File transaksi penerimaan kas.

Berisi mengenai tanggal, nomor bukti transaksi, diterima dari,

keterangan dan jumlah kas yang diterima.

3. File transaksi penerimaan bank.

Berisi mengenai tanggal, nomor bukti transaksi, diterima dari,

keterangan dan jumlah kas yang diterima di bank.

4. Master file daftar penyewa (tenant)

Berisi mengenai data semua penyewa (tenant). Terdiri dari :

a) Nama penyewa (tenant)

b) Floor

Keterangan mengenai lokasi area yang disewa oleh penyewa

(tenant)

c) Lease period

Keterangan mengenai periode penyewaan.

d) Commencement Date

Merupakan tanggal penyewa (tenant) mulai menempati ruangan

yang disewanya.

70

e) Expiry date

Merupakan tanggal yang menunjukan berakhirnya masa sewa.

f) Area SQM

Keterangan mengenai berapa luas area yang disewa oleh penyewa

(tenant)

g) OCC %

Keterangan mengenai presentase area yang disewa oleh penyewa

(tenant) dibanding dengan seluruh area gedung yang disewakan.

5. File transaksi data penyewa (tenant)

File ini berisi data yang berhubungan dengan penyewa (tenant) yang

terdiri dari :

a) Nama penyewa (tenant)

b) Alamat penyewa (tenant)

c) Nomor telepon penyewa (tenant)

d) Nomor pokok wajib pajak (NPWP)

e) Nomor pokok pengusaha kena pajak (NPPKP)

f) Lease periode penyewa (tenant)

g) Jumlah uang muka

h) Lokasi ruangan yang disewakan

6. Master ruangan

Merupakan file yang berisi mengenai ruangan gedung. Terdiri dari

Id_ruangan, floor, sqm.

3.9 Analisis Temuan Hasil Survei

Setelah melakukan survei sistem yang sedang berjalan pada PT. Budiman Sejahtera

Development, ditemukan beberapa masalah sebagai berikut:

1. Temuan 1 :Perusahaan sudah menggunakan sistem informasi tetapi

sistem informasi tersebut tidak terintegrasi antar bagian,

dan pembuatan dokumen yang masih dilakukan secara

manual.

71

Sebab :Perusahaan memandang bahwa sistem informasi yang

terintegrasi dengan baik membutuhkan biaya yang

sangat mahal dan menurut pihak owner sistem yang

digunakan sekarang sudah baik.

Akibat :Lambatnya arus informasi antar bagian dan dapat terjadi

kesalahan informasi.

Kriteria : Menurut Jones dan Rama (2006, p320) setiap

pembuatan dokumen perlu memperhatikan elemen-

elemen untuk menginput data sehingga dapat

mengurangi terjadinya kesalahan input data. Setiap

dokumen yang dibuat juga perlu untuk di back-up untuk

mencegah hilangnya data. Selain itu system harus

saling terintegrasi sehingga memudahkan dalam

melakukan proses bisnis.

Rekomendasi :Mengembangkan sebuah sistem informasi yang

terintegrasi dan pembuatan dokumen dan formulir

secara terkomputerisasi untuk digunakan oleh tiap

bagian dalam perusahaan untuk menjalankan proses

bisnis.

2. Temuan 2 : Kurangnya kontrol dalam penggunaan password untuk

mengakses data.

Sebab : Perusahaan menganggap bahwa pergantian password

secara berkala tidak perlu dilakukan karena hanya pihak-

pihak yang berwenang saja yang mengetahui password

tersebut.

Akibat :Dapat menyebabkan terjadinya pencurian data oleh

pihak-pihak yang tidak berwenang.

Kriteria :Menurut O’Brien (2004, p408) passwords should be

change frequently and consist of unsual combination of

upper and lowercase letters and numbers.

72

Rekomendasi :Merancang suatu sistem dimana sistem akan secara

otomatis meminta karyawan untuk melakukan

pergantian password secara berkala.

3. Temuan 3 :Penggunaan dokumen dan rangkap yang berlebihan

seperti pembuatan receipt voucher, rangkap debit note

dan faktur pajak standar yang berlebihan.

Sebab :Bagian Finance & Accounting harus membuat receipt

voucher sebagai bukti untuk pencocokan dengan kasir

dan bagian-bagian yang terkait pada saat finance &

accounting akan mengupdate file transaksi piutang sewa.

Sedangkan debit note dan faktur pajak standar rangkap 3

digunakan untuk mengecek kesesuaian debit note dan

faktur pajak standar dengan file transaksi penerimaan

kas dan file transaksi penerimaan bank, sedangkan debit

note dan faktur pajak standar rangkap 4 digunakan untuk

arsip.

Akibat :Perusahaan harus mengeluarkan biaya yang lebih untuk

pembuatan dokumen atau formulir, penggunaan rangkap

dokumen yang tidak efisien.

Kriteria :Menurut Mulyadi (2004, p80) untuk mengurangi

pekerjaan klerikal ahli sistem membuat beberapa lembar

formulir, yang dengan sekali pengerjaan, beberapa

tujuan tersebut dapat tercapai.

Rekomendasi :Merancang sistem informasi dimana data-data

mengenai penerimaan kas akan secara otomatis disimpan

oleh sistem pada saat kasir membuat receipt (kwitansi),

jadi pada saat bagian finance ingin membuat laporan,

bagian finance hanya perlu mengecek data penerimaan

kas atau bank dengan receipt (kwitansi). Mengurangi

rangkap dokumen yang dianggap tidak perlu sehingga

73

lebih efisien. Seharusnya debit note dan faktur pajak

standar dicetak 3 rangkap. Rangkap 1 untuk penyewa

(tenant), rangkap 2 untuk Tenant Relation & Contact

dan rangkap 3 untuk arsip. Bagian Finance &

Accounting dapat menggunakan arsip untuk mengecek

kesesuaian dengan file transaksi penerimaan kas dan file

transaksi penerimaan bank.

4. Temuan :Beberapa formulir seperti request of ac overtime,

request of lighting overtime, kwitansi tidak

menggunakan nomor urut.

Sebab :Formulir masih dibuat secara manual.

Akibat :Dapat terjadi pencatatan ganda pada beberapa transaksi,

selain itu apabila formulir tersebut dibutuhkan kembali

akan membutuhkan waktu dalam pencariannya karena

tidak adanya nomor urut.

Kriteria :Menurut Mulyadi (2004, p85), Formulir merupakan alat

untuk memberikan otorisasi terlaksananya transaksi

maka pengendalian pemakaiannnya dengan

menggunakan nomor urut tercetak akan dapat

menetapkan pertanggugjawaban terlaksananya

transaksi.

Rekomendasi : Merancang suatu sistem dimana setiap formulir akan

memiliki nomor urut tercetak sehingga dapat

mengurangi resiko terjadinya pencatatan ganda.

5. Temuan 5 :Terjadi keterlambatan dalam penerimaan pembayaran

debit note.

Sebab :Karena tidak ada sistem yang memberikan peringatan

mengenai data penyewa (tenant) yang belum membayar

dan bagian Finance & Accounting harus memeriksa

74

secara manual mengenai penyewa (tenant) yang belum

membayar.

Akibat : Terlambat dalam menerima pembayaran debit note dan

dapat mengganggu cash flow perusahaan.

Kriteria :Menurut Niswonger, Warren, Reeve, dan Fees yang

diterjemahkan oleh Alfonsus Sirait dan Helda Gunawan

(1999, p325) pengendalian internal dalam menjaga

piutang yaitu menetapkan prosedur penagihan yang

effektif guna memastikan kerugian dari piutang tak

tertagih.

Rekomendasi :Merancang suatu sistem dimana apabila terjadi

keterlambatan pembayaran maka sistem akan secara

otomatis memberikan suatu peringatan kepada bagian


6. Temuan 6 :Pelayanan yang tidak cepat tanggap.

Sebab :Tidak adanya sistem yang berfungsi untuk mencatat

semua keluhan penyewa (tenant).

Akibat :Keluhan penyewa (tenant) tidak dapat diproses dengan

cepat

Kriteria :Menurut Sudteja, W (2007, 52) alasan pelanggan

mengeluh karena ketidakefisienan dan ketidakmampuan

keta dalam menangani masalah.

Rekomendasi :Merancang suatu sistem yang dapat menampung semua

keluhan-keluhan dari para penyewa (tenant).

7. Temuan 7 :Kurangnya laporan yang dihasilkan perusahaan, seperti

laporan keluhan penyewa, laporan request overtime,

laporan kapasitas ruangan, laporan Pembayaran security

deposit, laporan pembayaran faktur pajak standar.

Sebab :Laporan yang dihasilkan perusahaan kurang lengkap.

75

Akibat :Perusahaan tidak dapat mengambil keputusan

berdasarkan data-data yang lengkap dan akurat.

Kriteria :Menurut Jones dan Rama (2006, p206), laporan adalah

suatu format dan kumpulan penyajian suatu data.

Menurut connoly, laporan adalah tipe special dari

continuous form yang didesain khusus untuk dicetak.

Laporan yang lengkap dan akurat dapat dijadikan

sebagai dasar pengambilan keputusan oleh pihak

manajement.

Rekomendasi :Untuk mengatasi hal tersebut, perusahaan perlu

menambahkan laporan yang dihasilkan yaitu laporan

kapasitas ruangan (laporan ini digunakan untuk

mengambil keputusan apakah akan melakukan

penambahan gedung baru atau tidak), laporan ac

overtime dan laporan lighting overtime (laporan ini

digunakan untuk mengambil keputusan apakah

perusahaan perlu melakukan penambahan tegangan

listrik pada perusahaan), laporan keluhan penyewa

(laporan ini digunakan untuk mengambil keputusan

mengenai peningkatan kualitas pelayanan, maintenance

peralatan), laporan pembayaran faktur pajak standar

(laporan ini digunakan untuk mengetahui jumlah total

pembayaran pajak), laporan security deposit (laporan ini

digunakan untuk mengetahui jumlah total pembayaran

security deposit)

3.10 Identifikasi Kebutuhan Informasi

1. Offering letter

Merupakan surat penawaran yang ditujukan kepada calon penyewa

(tenant), surat ini dibuat oleh bagian Tenant Relation & Contact dan

76

ditandatangani oleh Operasional Manager. Surat ini berisi mengenai

Area Location, Base Rent, Service Charge, Value Added Tax, Lease

Communication Date, Fit Out Communication Date, Lease Term,

Payment Terms, Initial Payment, Security Deposit, Fit-out Work, Booking

Fee, Validity, Others (Leased Premises, Normal Office-hours, Air

Conditioning Overtime, Telephone Deposit, Mail Box).

2. Lease Agreement.

Merupakan surat pernyataan bahwa calon penyewa (tenant) sudah setuju

untuk menyewa dan jika calon penyewa (tenant) membatalkan, maka

dapat dikenakan sanksi.

3. Debit Note (surat penagihan)

Merupakan surat tagihan pembayaran yang dikirimkan kepada penyewa

(tenant). Surat tagihan ini dibuat oleh bagian Finance & Accounting.

4. Request of AC Overtime.

Surat permintaan yang menyatakan bahwa penyewa (tenant) meminta

penggunaan AC diluar jam kerja. Dokumen ini berisi nama penyewa

(tenant), lantai, hari, tanggal, waktu, keterangan dan tanda tangan tenant

dan Building Development.

5. Request of Lightning Overtime

Surat pernyataan yang menyatakan bahwa penyewa (tenant) meminta

penggunaan listrik diluar jam kerja, dan surat ini dibuat oleh engineering

staff. Dokumen ini berisi nama penyewa (tenant), lantai, hari, tanggal,

waktu, keterangan, dan tanda tangan tenant, Building Management.

6. Receipt (kwitansi)

Merupakan tanda terima yang dibuat secara manual atas pelunasan

piutang penyewa (tenant) yang berisi informasi: No.receipt, telah

diterima dari, bukti transfer, total uang yang diterima, nomor voucher,

tanggal, untuk pembayaran, ditujukan kepada dan tanda tangan penerima,

Finance & Accounting Assistant Manager.

77

7. Surat teguran keterlambatan pembayaran.

Merupakan surat keterangan yang ditujukan kepada penyewa (tenant)

akibat keterlambatannya membayar uang sewa. Terdapat 2 (dua) jenis

surat teguran yaitu :

a. Surat teguran ke-1 (2nd reminder) yang isinya mengenai

pemberitahuan kepada penyewa (tenant) mengenai masalah

pembayaran yang belum dilakukan oleh penyewa (tenent) dan denda

2% yang telah disepakati pada lease agreement.

b. Surat teguran ke-2 (final reminder) yang isinya agar penyewa (tenant)

secepatnya melunasi piutangnya. Apabila penyewa (tenant) masih

belum membayar maka akan dikeluarkan.

8. Saldo kas harian

Laporan yang berisi penerimaan uang tunai dari pembayaran uang oleh

penyewa (tenant).

9. Saldo bank harian

Laporan yang berisi mengenai catatan penerimaan kas melalui bank

10. Buku kas perusahaan.

Buku kas perusahaan ini dibuat oleh kasir untuk mencatat penerimaan kas

perusahaan.

11. Outstanding Debit note

Merupakan laporan mengenai transaksi piutang sewa dan Outstanding

debit note menjadi dasar pembuatan debit note. Outstanding debit note

dibuat oleh bagian Finance & Accounting setiap akhir bulan. Outstanding

debit note berisi tanggal, nama tenant, nomor debit note, keterangan,

tanggal jatuh tempo, amount.

12. Faktur Pajak Standar

Merupakan dokumen yang dibuat untuk melakukan penagihan atas faktur

pajak penyewa yang terjadi akibat transaksi debit note. Faktur pajak

standar dibuat oleh bagian Finance & Accounting.

78

13. Revenue Report

Laporan ini dibuat oleh bagian Finance & Accounting. Laporan ini dibuat

setiap akhir bulan. Laporan ini berisi mengenai pendapatan atas transaksi

sewa yang dilakukan oleh penyewa (tenant) dan pendapatan Service

Charge Overtime. Laporan ini akan diberikan pada General Manager.

14. Kwitansi Booking Fee

Merupakan tanda bukti penerimaan pembayaran dari calon penyewa atas

pembayaran booking fee. Kwitansi atas pembayaran booking fee akan

diotorisasi oleh bagian kasir.

15. Rekonsiliasi Bank

Rekonsiliasi bank dibuat setiap akhir bulan oleh bagian Finance &

Accounting.

16. Laporan keluhan penyewa (tenant)

Laporan ini dibuat oleh bagian Tenant Relation & Contact pada setiap

akhir bulan untuk dilaporkan kepada Director guna peningkatan kualitas

pelayanan dan fasilitas gedung.

17. Laporan Kapasitas Ruangan

Laporan ini dibuat oleh bagian Tenant Relation & Contact setiap akhir

bulan. Laporan ini berisi mengenai persentase ruangan yang sudah terisi

dan ruangan yang belum terisi. Laporan ini diberikan kepada Direktur.

18. Occupancy Condition

Occupancy Condition berisi mengenai daftar ruangan yang telah disewa

oleh penyewa (tenant). Occupancy Condition biasanya digunakan untuk

memberitahu kepada calon penyewa mengenai ruangan ruangan yang

telah terisi. Occupancy Condition dibuat oleh bagian Tenant Relation &

Contact.

19. Laporan AC overtime

Laporan ini dibuat oleh bagian engineering setiap akhir bulan. Laporan

ini berisi informasi mengenai keseluruhan request of AC overtime dari

seluruh penyewa. Laporan diberikan kepada general manager guna untuk

79

mengetahui tingkat pendapatan yang diperoleh oleh perusahaan dari AC

overtime.

20. Laporan lighting overtime

Laporan ini dibuat oleh bagian engineering setiap akhir bulan. Laporan

ini berisi informasi mengenai keseluruhan request of lighting overtime

dari seluruh penyewa. Laporan diberikan kepada general manager guna

untuk mengetahui tingkat pendapatan yang diperoleh oleh perusahaan

dari lighting overtime.

21. Laporan Pembayaran Security Deposit

Laporan ini dibuat oleh bagian Finance & Accounting setiap akhir bulan.

Laporan ini berisi informasi mengenai pembayaran security deposit

seluruh penyewa. laporan ini diberikan kepada general manager guna

untuk mengetahui daftar nama penyewa dan jumlah security deposit yang

telah disetorkan kepada perusahaan.

bab 3 analisis sistem yang berjalan 3.1 sejarah dan ...thesis.binus.ac.id/doc/bab3/2010-1-00794-ka...

Documents