bab 3 analisis sistem yang berjalan 3.1 riwayat …thesis.binus.ac.id/doc/bab3/2010-1-00193-if bab...

52

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

3.1 Riwayat Perusahaan

PT. Makmur Jaya Serasi merupakan bagian dari perusahaan property

developer terkemuka bernama Agung Sedayu Group (ASG) yang berlokasi di

Kelapa Gading. ASG berawal dari sebuah perusahaan kontraktor rumah

pertokoan sederhana yang didirikan pada tahun 1970. Selama 10 tahun pertama,

ASG bekerja keras untuk membangun kepercayaan para pembeli dan

meningkatkan kerja sama dengan partner terkemuka di Indonesia. Pada tahun

1991, mulai membangun Harco Mangga Dua, mal yang khusus menyediakan

barang-barang elektronik pertama di Jakarta. Kesuksesan tersebut membuat ASG

membangun hunian-hunian dan kompleks komersil seperti Taman Palem yang

dibangun diatas tanah sebesar 1500 hektar dan Apartemen Seaview yang mewah.

Setelah berhasil melewati masa krisis moneter di Asia, ASG sekali lagi

mengambil inisiatif untuk membangun beberapa Mega Proyek di Jakarta seperti

Mangga Dua Square (Pusat Perbelanjaan No.1 di Mangga Dua) dan Kelapa

Gading Square (One Stop Living Concept). Perjalanan panjang tersebut telah

membentuk ASG menjadi sebuah perusahaan yang kuat dan menjadikan

perusahaan ASG terkemuka di Indonesia.

Visi dan Misi

Ketika krisis moneter menerpa Indonesia pada tahun 1997-1998, bisnis

property banyak mengalami kemunduran. Pada masa itu, banyak perusahaan

yang mengalami kegagalan tetapi ASG terus maju dan terus menata kestabilan

53

keuangannya. Pada masa kebangkitan dari krisis tersebut, datang kesempatan

emas dimana kebutuhan akan tempat komersil yang tidak terpenuhi. ASG

merupakan salah satu perusahaan property yang berhasil melalui masa-masa

krisis tersebut, dimana banyak perusahaan-perusahaan lain yang mengalami

gulung tikar.

Perjuangan keras menghadapi masalah krisis tersebut, ASG mendapatkan

satu visi baru, seperti sebuah kapal yang mengarungi lautan luas yang berlabuh

di pantai yang menjanjikan. ASG menjadi lebih dinamis dan inovatif dalam

membangun dan meningkatkan kualitas produk-produknya karena ASG yakin

hal tersebut merupakan jalan satu-satunya bagi sebuah developer untuk

mengarungi persaingan bisnis property yang berubah-ubah di Indonesia.

Visi :

ASG adalah property developer terkemuka yang menjadi market leader.

Misi :

Tujuan utama ASG adalah menjadi property developer yang menyediakan

produk-produk dengan kualitas terbaik, ketepatan waktu dan biaya yang efektif.

54

3.2 Tinjauan Umum Model Perusahaan

3.2.1 Struktur Organisasi

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Makmur Jaya Serasi

55

3.2.2 Tugas dan Tanggung Jawab

• GM Property

Bertanggung jawab kepada : Director

Membawahi : Apartment/Estate Manager

Tujuan umum jabatan :

Memastikan operasional dan pemeliharaan (maintenance) berjalan dengan baik

dan efesien/efektif, memonitor semua aktivitas departemen pada tiap apartment

dan estate agar berjalan sesuai fungsi dan prosedur yang berlaku, termasuk

implementasi IFCA.

Uraian Tugas :

1. Menciptakan dan mengatur event yang sudah dipesan untuk mendukung

marketing

2. Mengelola dan mengatur semua property management (apartment dan

estate), mendukung rencana manager area (budget, forecast, operasional,

environment, tenancy relation)

3. Mengadakan inspeksi property terhadap pemeliharaan secara fisik untuk alat,

bangunan dan fasilitas seperti menyarankan pemeliharaan dan perbaikan,

lingkungan (keamanan, kebersihan, penerangan, jalan, fasilitas umum,

fasilitas sosial) dan infrastruktur

4. Menjaga setiap kerahasian apartment dan estate yang dikelola dan tidak

diberikan kepada pihak lain

5. Memberikan solusi terhadap masalah-masalah yang timbul dalam apartment

dan estate, memberlakukan tata tertib dan peraturan property, menjadi media

56

komunikasi antara penghuni/tenant dan property owner dengan berinteraksi

dan memelihara hubungan yang baik dengan customer

6. Mengevaluasi setiap karyawan pengelola apartment dan estate secara

tahunan

• Apartment/Estate Manager

Bertanggung jawab kepada : GM Property

Membawahi : Chief TR dan Fit Out, Chief Engineering, Chief

Environment


Mengatur dan mengoperasikan gedung dan lingkungannya untuk lingkup

apartment atau estate, terhadap setiap departemen yang ada dibawahnya agar

berjalan secara efektif dan efisien sesuai dengan fungsinya dengan mengacu pada

prosedur yang berlaku dan implementasi IFCA maintenance module dan

Customer Service Module.

Mengendalikan setiap proses yang ada dalam lingkup property management

terkait dengan operasional, maintenance dan repair.

Uraian Tugas :

1. Merencanakan dan mengembangkan kebijakan di bidang pengelolaan serta

pengendalian dalam implementasinya terkait dengan operasional,

maintenance, repair dan improvement

2. Memberikan solusi terhadap masalah yang timbul baik dalam hal operasional

maupun hal yang terkait dengan tenant atau pihak luar.

57

3. Menciptakan koordinasi yang baik dengan pihak-pihak terkait, seperti

proyek, kontraktor, supplier dan departemen lain yang menunjang

operasional property, seperti IT, finance, purchasing, HRD, dan lain-lain.

4. Menyiapkan perhimpunan penghuni untuk gedung yang sudah siap dialihkan

• Chief Engineering

Bertanggung jawab kepada : Apartment/Estate Manager

Membawahi : Supervisor Engineering


Membuat perencanaan, melaksanakan dan memonitoring operasional, preventive

maintenance dan perbaikan termasuk penanganan komplain, untuk lingkup

engineering, dan implementasi IFCA Maintenance Module, Customer Service

Module.

Uraian Tugas :

1. Monitoring pelaksanaan preventive maintenance harian, dan membuat

laporan preventive maintenance secara periodik

2. Membuat schedule penanganan komplain untuk lingkup engineering dan

monitoring terhadap penyelesaiannya

3. Memastikan setiap komplain yang menjadi tanggung jawab engineering

diselesaikan dengan baik dan mendapat persetujuan dari tenant

4. Memonitor pemakaian energi listrik, air dan BBM dan melakukan saving

energy

5. Memastikan semua aktivitas di engineering dilaksanakan sesuai dengan

prosedur yang berlaku, seperti IFCA Maintenance Module, Customer Service

Module, dan SOP (Standard Operating Procedure) yang telah dibakukan

58

6. Melakukan evaluasi karyawan departemen engineering dengan periode

tertentu

7. Membuat laporan bulanan dan mengirimkan ke manager

• Chief Tenant Relation (TR) dan Fit Out


Membawahi : Supervisor Tenant Relation


Memastikan setiap komplain atau permintaan tenant yang terkait dengan

operasional mengenai unit apartment atau estate diselesaikan dengan baik sesuai

dengan prosedur yang berlaku.

Memastikan setiap peraturan yang menyangkut aktivitas tenant telah

disosialisasikan kepada seluruh tenant.

Implementasi Customer Service Module.

Uraian Tugas :

1. Mengkoordinir dan mengarahkan tim tenant relation dalam pelaksanaan :

serah terima unit (apartment ataupun estate), penanganan keluhan dan

permintaan tenant, administrasi divisi tenant relation, administrasi fitting out

/ renovasi

2. Membuat schedule penanganan komplain tenant dan melakukan monitoring

terhadap penyelesaiannya

3. Membuat schedule permintaan tenant, termasuk sewa ruang exhibition (jika

ada), dan memastikan tindak lanjut terhadap aktivitas tersebut

4. Memastikan komplain atau permintaan yang diterima dari tenant

didistribusikan dan ditindaklanjuti oleh departemen terkait

59

5. Memastikan dilakukan closing terhadap komplain-komplain yang telah

diselesaikan

6. Penerbitan tenant news sesuai kebutuhan

7. Memastikan survey kepuasan tenant dilaksanakan secara periodik

8. Koordinasi dengan departemen terkait terhadap hasil survey kepuasan tenant

9. Memastikan semua aktivitas di TR dilaksanakan sesuai dengan prosedur

yang berlaku, seperti IFCA, Customer Service, dan SOP yang telah

dibakukan

10. Melakukan evaluasi karyawan departemen TR dengan periode tertentu


• Chief Environment


Membawahi : Supervisor Environment


Merencanakan dan mengendalikan kegiatan environment (cleaning, security,

parking, safety, pest control, landscaping) dengan baik agar lingkungan common

area selalu bersih, rapi, indah, nyaman dan aman.

Uraian tugas :

1. Membuat master schedule cleaning, pest control, landscaping, secara

bulanan

2. Membuat schedule harian untuk setiap aktivitas environment

3. Memonitor dan memastikan schedule harian dilaksanakan dengan benar oleh

supervisor terkait

60

4. Membuat schedule penanganan komplain untuk lingkup environment dan

monitoring terhadap penyelesaiannya

5. Memastikan setiap komplain yang menjadi tanggung jawab environment

diselesaikan dengan baik dan mendapat persetujuan dari tenant

6. Memastikan semua aktivitas di TR dilaksanakan sesuai dengan prosedur

yang berlaku, seperti IFCA Customer Service, dan SOP yang telah dibakukan

7. Melakukan evaluasi karyawan departemen environment dengan periode

tertentu


• Supervisor Engineering

Bertanggung jawab kepada : Chief Engineering

Membawahi : Teknisi


Membantu chief engineering dalam proses operasional dan maintenance sesuai

dengan lingkup kerjanya yang lebih spesifik, termasuk penanganan komplain

tenant dan implementasi IFCA Maintenance Module, Customer Service Module.

Uraian tugas :

1. Mengatur schedule kerja teknisi untuk penanganan komplain, monitoring

terhadap penyelesaian komplain yang menjadi tanggung jawabnya

2. Mengatur pemakaian alat-alat engineering yang akan dipakai oleh teknisi

3. Memastikan semua aktivitas yang dilakukan teknisi sesuai dengan schedule

kerja yang diberikan baik operasional, maintenance maupun perbaikan

4. Mengawasi perbaikan yang dilakukan oleh kontraktor dan memastikan

pekerjaan diselesaikan dengan baik

61

5. Memastikan semua aktivitas di engineering dilaksanakan sesuai dengan

prosedur yang berlaku, seperti IFCA Maintenance Module, Customer

Service, dan SOP yang telah dibakukan

6. Membuat laporan kepada chief engineering untuk proses operasional,

maintenance dan repair sesuai tanggung jawabnya

• Supervisor TR

Bertanggung jawab kepada : Chief TR

Membawahi : Staff TR


Membantu chief tenant relation dalam proses operasional di departemennya,

seperti penanganan komplain, proses fitting out, dan implementasi customer

service module, dan memastikan semua proses dilaksanakan sesuai dengan

prosedur yang berlaku.

Uraian tugas :

1. Menjalankan proses serah terima unit sampai dengan tenant serah terima

2. Mengatur schedule penyelesaian komplain tenant, dan mendistribusikannya

ke departemen terkait yang menjalankannya

3. Melakukan pengawasan dan monitoring terhadap penyelesaian komplain

tenant yang dilakukan oleh departemen terkait yang bertanggung jawab

4. Menindaklanjuti setiap permintaan/request tenant, dan memastikan semua

berjalan dengan baik

5. Melakukan closing terhadap semua komplain tenant yang telah diselesaikan

6. Membantu tenant untuk proses fitting out, sesuai dengan ketentuan, mulai

dari proses perizinan sampai dengan proses pengembalian deposit

62

7. Mengawasi setiap akitivitas fitting out, dan memastikan setiap aktivitas

fitting out dilakukan sesuai dengan ketentuan

8. Menjalankan survey kepuasan tenant mulai dari distribusi form survey

kepuasan tenant, sampai dengan pengumpulannya kembali

9. Melakukan analisa terhadap hasil survey kepuasan tenant dan melaporkannya

kepada chief tenant relation

10. Membuat laporan kepada chief tenant relation untuk setiap aktivitas yang

dilaksanakan (serah terima, fitting out, penanganan komplain, request tenant)

• Supervisor Environment

Bertanggung jawab kepada : Chief Environment

Membawahi : Staff Environment


Membantu chief environment untuk mengawasi setiap pekerjaan yang terkait

dengan environment yaitu cleaning, security, parking, landscaping, pest control,

safety baik yang dikerjakan internal maupun oleh outsourcing.

Uraian tugas :

1) Mengawasi pelaksanaan master schedule cleaning, pest control, landscaping,

monitoring secara harian

2) Monitoring kondisi setiap alat-alat kebakaran gedung (fire extinguisher,

hydrant box)

3) Menangani setiap komplain yang masuk ke environment, monitoring

terhadap schedule penyelesaiannya

4) Pengaturan terhadap perparkiran, monitoring terhadap efektivitasnya

63

• Teknisi

Bertanggung jawab kepada : Supervisor Engineering

Membawahi : -


Melaksanakan schedule operasional, preventive maintenance, dan repair sesuai

dengan instruksi yang diberikan oleh supervisornya.

Uraian Tugas :

1. Melaksanakan tugas yang diberikan oleh supervisor untuk operasional

peralatan gedung, preventive maintenance, penyelesaian komplain

2. Melakukan pengecekan dan pemeliharaan sistem

3. Melaporkan kejanggalan / kerusakan yang terjadi pada supervisor

4. Memperbaiki kerusakan berdasarkan arahan supervisor

5. Melaksanakan pencatatan meteran listrik dan air untuk unit tenant dan public

facility

6. Memonitoring dan merawat kolam renang

• Staff TR

Bertanggung jawab kepada : Supervisor TR

Membawahi : -


Melaksanakan proses operasional di tenant relation, seperti penanganan

komplain, proses fitting out, dan implementasi customer service module, dan

memastikan semua proses dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang berlaku.

Uraian tugas :

64

1. Membantu untuk proses BAST (Berita Acara Serah Terima) mulai dari

mempersiapkan dokumen, kunci hingga proses BAST selesai.

2. Menerima semua keluhan dan saran pemilik atau penghuni melakukan

pencatatan dan mendistribusikan kepada departemen terkait

3. Monitoring untuk seluruh progress penyelesaian komplain tenant

4. Checklist terhadap seluruh aktifitas fit out, termasuk progress

penyelesaiannya

5. Mengurus administrasi tenant, pendaftaran parkir langganan, pasang line

telpon, access card, mailbox, melayani permintaan tenant yang berhubungan

dengan administrasi tenant

6. Bertanggung jawab terhadap pengumpulan survey kepuasan tenant

7. Melakukan updating data-data penghuni secara berkala

8. Memastikan semua dokumen yang terkait dengan tenant relation

terdokumentasi dengan baik

• Staff Environment

Bertanggung jawab kepada : Supervisor Environment

Membawahi : -


Membantu tugas supervisor untuk mengawasi setiap pekerjaan yang terkait

dengan environment yaitu cleaning, security, parking, landscaping, pest control,

safety baik yang dikerjakan internal maupun oleh outsourcing.

Uraian tugas :

1. Melakukan checklist harian terhadap pelaksanaan schedule cleaning, pest

control, landscaping

65

2. Monitoring penyelesaian komplain yang menjadi tanggung jawab

outsourcing

3. Melakukan checklist terhadap kondisi setiap alat-alat kebakaran gedung

4. Memastikan semua dokumen yang terkait dengan tenant relation

terdokumentasi dengan baik

• Administration Officer


Membawahi : Staff Administration


Operasional administrasi Property manajemen, dan membantu Administrasi

Apartment/Estate Manager.

Uraian tugas :

1. Filling surat dan dokumen Property Management

2. Koordinasi dengan departemen finance dan accounting untuk pengecekan

tagihan atau administrasi yang berhubungan dengan keuangan

3. Koordinasi dengan departemen legal untuk pembuatan perjanjian kerjasama

atau sewa menyewa gedung

4. Update dan filling data karyawan, SPKL, izin, Cuti

5. Menerima dan memfiling dokumen serah terima gedung

66

3.3 Sistem yang Sedang Berjalan

3.3.1 Penanganan Keluhan Tenant

Gambar 3.2 Flowchart Penanganan Keluhan Tenant

67

3.3.2 Penggunaan Tenant Facilities

Gambar 3.3 Flowchart Penggunaan Tenant Facilities

68

3.3.3 Pemantauan Kepuasan Pelanggan

Gambar 3.4 Flowchart Pemantauan Kepuasan Pelanggan

69

3.4

Diagram

Aliran D

ata

3.4.1 D

iagram C

ontext

Gam

bar 3.5 Diagram

Context Sistem

Pengelolaan Properti PT Makm

ur Jaya Serasi

70

3.4.2 Diagram

Nol

Gam

bar 3.6 Diagram

Nol Sistem

Pengelolaan Properti PT Makm

ur Jaya Serasi

71

3.5 Analisis Kebutuhan Informasi

Informasi yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem basis data

pengelolaan properti PT Makmur Jaya Serasi yaitu :

View

Kebutuhan

Public User Tenant Tenant Relation Apartment Manager

Data Tenant X X

Data Tenant

Family

X X

Data Tenant

Vehicle

X X

Data Staff X

Data Owner X X

Data

Apartment

X X X X

Data Unit X X X

Data Event

News

X X X

Data

Testimonial

X X X

Data

Suggestion

X X

Data Work

Request

X X

72

Data Vacancy X X

Data Applicant X

Data Parking

Registration

X X X

Data Parking

Change

X X

Data Parking

Cancelation

X X

Data

Apartment

Rent

X X X X

Data Surveys X X X

Data

Questions

X

Data Answers X X

Data

Responses

X X

Data Tagihan

Listrik

X X

Data Rate

Price

X X

Data Tagihan

Air

X X

73

Data Tagihan

IPL

X X

Data Tagihan

Dana

Cadangan

X X

Data Info

Tagihan

X X

Data Contact

Us

X

Data Messages X X

Data

Templates

X

Data Facility X X

Data Facility

Rental

X X X

Tabel 3.1 Tabel Cross Reference dari Kebutuhan Informasi

3.5.1 Data Requirement

Tenant

Informasi yang berisi data-data tentang penghuni yang tinggal di dalam

apartment Kelapa Gading Square.

Tenant Family

Informasi yang berisi data-data tentang keluarga penghuni yang tinggal

bersama tenant di dalam apartment Kelapa Gading Square.

74

Tenant Vehicle

Informasi yang berisi data-data tentang kendaraan yang dimiliki oleh

penghuni.

Staff

Informasi yang berisi data-data tentang karyawan yang bekerja pada PT.

Makmur Jaya Serasi.

Owner

Informasi yang berisi data-data tentang pemilik yang memiliki unit


Apartment

Informasi yang berisi data-data tentang apartment PT. Makmur Jaya

Serasi.

Unit

Informasi yang berisi data-data tentang unit apartment Kelapa Gading

Square.

Event News

Informasi yang berisi data berita seputar apartment Kelapa Gading

Square.

Testimonial

Informasi yang berisi data testimonial dari penghuni kepada apartment

Kelapa Gading Square.

Suggestion

Informasi yang berisi data tentang kritik dan saran dari penghuni kepada


75

Work Request

Informasi yang berisi data permintaan pekerjaan berdasarkan kritik dan

saran penghuni.

Vacancy

Informasi yang berisi data lowongan yang ditawarkan oleh PT. Makmur

Jaya Serasi.

Applicant

Informasi yang berisi data pelamar yang melamar lowongan di PT.

Makmur Jaya Serasi.

Parking Registration

Informasi yang berisi data langganan parkir di apartment Kelapa Gading

Square.

Parking Change

Informasi yang berisi data perubahan kendaraan langganan parkir di


Parking Cancelation

Informasi yang berisi data pembatalan langganan parkir di apartment


Apartement Rent

Informasi yang berisi data penyewaan apartment yang disewa oleh pihak

penghuni dan pihak pengelola.

Surveys

Informasi yang berisi data survey kepuasan pelanggan di apartment


76

Questions

Informasi yang berisi data pertanyaan survey kepuasan pelanggan.

Answers

Informasi yang berisi data jawaban pertanyaan survey kepuasan

pelanggan.

Responses

Informasi yang berisi data tanggapan pertanyaan survey kepuasan

pelanggan.

Tagihan Listrik

Informasi yang berisi data tagihan listrik tiap unit apartment Kelapa

Gading Square.

Rate Price

Informasi yang berisi data rate price di PT. Makmur Jaya Serasi.

Tagihan Air

Informasi yang berisi data tagihan air tiap unit apartment Kelapa Gading

Square.

Tagihan IPL

Informasi yang berisi data tagihan iuran pengelolaan lingkungan tiap

unit apartment Kelapa Gading Square.

Tagihan Dana Cadangan

Informasi yang berisi data tagihan dana cadangan tiap unit apartment


77

Info Tagihan

Informasi yang berisi data tagihan-tagihan tiap unit apartment Kelapa

Gading Square.

Contact Us

Informasi yang berisi data pesan yang dihubungi oleh pihak luar kepada


Messages

Informasi yang berisi data pesan yang dikirim dari perusahaan kepada

pihak penghuni.

Templates

Informasi yang berisi data template pesan yang dibuat oleh karyawan.

Facility

Informasi yang berisi data fasilitas-fasilitas yang disediakan oleh

apartment Kelapa Gading Square kepada penghuni.

Facility Rental

Informasi yang berisi data penyewaan fasilitas dari pihak pengelola

kepada pihak penghuni.

3.5.2 Transaction Requirement

Data entry, update, delete

Mengelola data (insert, update) Tenant

Mengelola data (insert) Tenant Family

Mengelola data (insert) Tenant Vehicle

Mengelola data (insert, update) Staff

78

Mengelola data (insert, update) Owner

Mengelola data (insert) Apartment

Mengelola data (insert, update) Unit

Mengelola data (insert) Event News

Mengelola data (insert, update) Testimonial

Mengelola data (insert, update) Suggestion

Mengelola data (insert, update) Work Request

Mengelola data (insert) Vacancy

Mengelola data (insert) Applicant

Mengelola data (insert, update) Parking Registration

Mengelola data (insert) Parking Change

Mengelola data (insert) Parking Cancelation

Mengelola data (insert, update) Apartement Rent

Mengelola data (insert) Surveys

Mengelola data (insert) Questions

Mengelola data (insert) Answers

Mengelola data (insert) Responses

Mengelola data (insert) Tagihan Listrik

Mengelola data (insert) Rate Price

Mengelola data (insert) Tagihan Air

Mengelola data (insert) Tagihan IPL

Mengelola data (insert) Tagihan Dana Cadangan

Mengelola data (insert) Info Tagihan

Mengelola data (insert, update, delete) Contact Us

79

Mengelola data (insert, update, delete) Messages

Mengelola data (insert, update, delete) Templates

Mengelola data (insert) Facility

Mengelola data (insert, update) Facility Rental

Data Queries

a. Pemberian suggestion oleh tenant

b. Pemberian testimonial oleh tenant

c. Tenant mengupdate data tenant family

d. Tenant mengupdate data vehicle

e. Tenant melihat message

f. Menampilkan data tenant yang jangka waktu sewa parkirnya

sudah expired

g. Tampilkan eventnews berdasarkan apartemen

h. Staff membuat, melihat, dan mengupdate vacancy

i. Applicant melamar pekerjaan berdasarkan vacancy

j. Menampilkan detail tagihan listrik yang ada didalam info tagihan

k. Menampilkan detail tagihan air yang ada didalam info tagihan

l. Menampilkan detail tagihan dana cadangan yang ada di dalam

info_tagihan

m. Menampilkan jumlah message yang menggunakan template

n. Menampilkan jumlah message yang menggunakan template

o. Menampilkan jumlah tenant yang mengikuti survey

p. Menampilkan detail staff yang diberi work_request

80

q. Menampilkan data tenant yang sedang menyewa apartemen

r. Menampilkan jumlah unit yang dimiliki owner

s. Menampilkan data fasilitas yang sedang disewa

t. Menampilkan data Contact_Us yang menghubungi apartment

u. Menampilkan data Rate_Price berdasarkan nama apartment

3.6 Permasalahan yang Dihadapi

Permasalahan yang dihadapi pada sistem yang sedang berjalan saat ini

adalah :

1. Penanganan keluhan tenant dan pemantauan kinerja departemen terkait

keluhan belum terkomputerisasi sehingga mengakibatkan :

o Penanganan keluhan memakan waktu yang lama.

o Kesulitan dalam pencarian arsip penanganan keluhan tertentu karena

history belum direcord dengan baik.

o Laporan tidak dapat menampilkan ringkasan yang diperlukan oleh

pihak manajemen untuk membantu pengambilan keputusan. Misalnya

untuk menampilkan departemen mana saja yang paling sering

dihadapkan pada keluhan, komponen apa saja yang paling sering

bermasalah, dan lain-lain.

2. Beberapa info penting seperti tagihan pembayaran, masa berlaku parkir

kendaraan, jangka waktu sewa, dan info lainnya belum terintegrasi

dengan baik.

3. Peminjaman fasilitas publik dan proses perpanjangan masa parkir bagi

tenant belum tersimpan dengan baik sehingga sulitnya pengumpulan

data-data untuk pembuatan laporan bulanan oleh TR.

81

4. Sistem pemantauan kepuasan pelanggan masih dilakukan secara manual

sehingga validasi terhadap data survey memakan banyak waktu. Di

samping itu, sulit untuk membuat laporan evaluasi dan summary hasil

survey yang dapat dimanfaatkan sebagai bahan analisa untuk perbaikan

maupun peningkatan layanan pelanggan.

5 Kesulitan dalam membuat pengelompokan data-data pelamar berdasarkan

kategorinya sehingga penyeleksian calon pegawai tidak efisien.

6. Informasi penyewaan apartemen belum terintegrasi.

3.7 Alternatif Pemecahan Masalah

Setelah melihat dan menganalisa masalah-masalah yang dihadapi oleh

PT Makmur Jaya Serasi, maka diusulkan pemecahan masalah sebagai berikut :

1. Merancang basis data untuk memperbaiki sistem keluhan, pemantauan

kepuasan tenant, perpanjangan parkir, peminjaman fasilitas publik,

penyewaan apartemen, dan lowongan kerja yang sedang berjalan sehingga

membantu proses transaksi-transaksi tersebut.

2. Membuat aplikasi berbasis web untuk mendukung basis data yang akan

dirancang.

bab 3 analisis sistem yang berjalan 3.1 riwayat …thesis.binus.ac.id/doc/bab3/2010-1-00193-if bab...

Documents