48

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

3.1 Gambaran Umum Persaingan Bisnis

Gambaran umum persaingan bisnis menjelaskan keadaan persaingan di

dunia bisnis saat ini. Dalam pembahasan selanjutnya kami akan menggunakan

teknik analisis antara lain analisis lima daya Porter dan analisis SWOT untuk

mengetahui secara jelas keadaan persaingan di dunia bisnis pengiriman barang

saat ini sehingga kita dapat membuat perencanaan strategi bisnis yang tepat

untuk menghadapi persaingan tersebut. Selain itu, kami juga akan menggunakan

analisis value chain serta analisis CSF (Critical Success Factor) dan KPI (Key

Performance Indicator) untuk membantu dalam merumuskan strategi yang dapat

diterapkan perusahaan dalam menghadapi persaingan bisnis.

3.1.1 Analisis Porter

Untuk mengetahui posisi perusahaan dalam persaingan bisnis, berikut ini

dilakukan analisis kekuatan persaingan dalam industri dari Michael Porter yang

dapat dilihat pada gambar 3.1. Hasil dari analisis ini yaitu agar perusahaan dapat

mempertahankan diri dalam lingkungan persaingan yang melibatkan lima

kekuatan dan mampu memahami serta memanfaatkan interaksi dan implikasi

dari lima kekuatan tersebut untuk keuntungan perusahaan.

49

Berikut ini akan dibahas lingkungan persaingan dari PT.PRAA Express:

1. Persaingan Industri (Industry Rivalry)

Pesaing lokal utama PT. PRAA Express ialah CV. TIKI yang saat ini

merupakan salah satu perusahaan pengiriman barang terbesar di Indonesia.

CV. TIKI memperluas jaringan internasionalnya dengan bergabung sebagai

anggota asosiasi perusahaan-perusahaan kurir beberapa negara Asia

(ACCA) yang bermarkas di Hongkong, yang kemudian memberi

kesempatan kepada TIKI untuk mengembangkan jangkauan wilayah

antarannya sampai ke seluruh dunia.

Gambar 3.1 Analisis Lima Kekuatan Bersaing Porter

Pendatang Baru • Star Express

Pendatang baru menjadi ancaman serius bagi PT. PRAA EXPRESS karena menawarkan berbagai fasilitas dan inovasi baru yang dapat meningkatkan kualitas layanannya

Produk Subtitusi • Email • Faximile • Jasa pengiriman barang

via perusahaan bis/pesawat (illegal)

Produk substitusi dapat menjadi ancaman bagi perusahaan karena dapat menggantikan jasa perusahaan ekspedisi di masa yang akan datang.

Pelanggan • DR TV • Pegadaian

Kekuatan tawar-menawar pelanggan lebih kuat karena pilihan dalam memilih jasa ekspedisi yang akan digunakan ada di tangan pelanggan itu

Pemasok • Lion Air, Garuda Ind • PT. Pelni

Kekuatan tawar menawar pemasok lebih kuat karena saat ini PT. PRAA EXPRESS memiliki ketergantungan yang tinggi terhadap pemasok.

Daya tawar-menawar pemasok

Pesaing Industri • CV. Tiki

Persaingannya berat, karena banyak perusahaan pengiriman barang berskala internasional yang menawarkan berbagai kemudahan dan kualitas yang tinggi dalam layanannya.

Ancaman pendatang baru

Ancaman produk atau jasa subtitusi

50

Saat ini TIKI yang didukung oleh lebih dari seribu karyawan dan

tidak kurang dari 500 (lima ratus) gerai yang tersebar luas di Indonesia.

Melalui sarana website yang efektif dan efisien, TIKI juga memberi

kemudahan akses atas informasi seputar layanan TIKI, termasuk salah

satunya fasilitas order tracking. Kehandalan TIKI telah dibuktikan

dengan diraihnya berbagai bentuk penghargaan serta sertifikasi ISO

9001:2000 atas jasa layanan yang telah diberikan. TIKI juga berusaha

meningkatkan kepercayaan pelanggannya dengan menyediakan fasilitas

money back guarantee dan proof of delivery. Namun, di balik

kesuksesannya tersebut, berdasarkan survey yang dilakukan pada sebuah

kantor cabang TIKI, diperoleh data bahwa terdapat rata-rata 10 klaim per

minggu dari pengguna jasa TIKI mengenai ketidaktepatan waktu

pengiriman dan tidak adanya pengembalian uang kepada pelanggan

seperti yang telah dijanjikan. Hal ini menunjukkan kurangnya

pengendalian mutu dari layanan yang diberikan TIKI.

PT. PRAA Express dapat memanfaatkan kelemahan pada

pesaingnya tersebut dengan melakukan peningkatan dan pengawasan

mutu layanannya agar dapat memuaskan para pelanggannya. PT. PRAA

Express harus berusaha terus meningkatkan pengalamannya dalam

industri ini dengan memahami keinginan pasar, menerapkan teknologi

informasi secara tepat guna dan meningkatkan kualitas sumber daya yang

dimilikinya secara maksimal demi meningkatkan daya saingnya dengan

perusahaan ekspedisi lainnya.

51

Posisi PT. PRAA Express dalam industri ekspedisi saat ini cukup

stabil. Hal ini dapat dilihat dari jumlah pelanggan perusahaan (corporate

customer) yang terus bertambah dari tahun ke tahun. Setiap tahunnya

rata-rata pertambahan jumlah pelanggan sebesar 15 (lima belas)

perusahaan dengan jumlah customer loss hanya sebesar 3 (tiga)

pelanggan per tahunnya (berdasarkan data yang diperoleh dari tahun 2003

sampai dengan 2005). Kepercayaan pelanggaan yang kuat dapat tumbuh

berkat komitmen PT. PRAA Express untuk menjamin ketepatan waktu

pengiriman barang dan keamanan barang yang dikirim. PT. PRAA

Express menjalin kerjasama dengan vendor dan handling daerah yang

memiliki reputasi baik demi menjamin kualitas pelayanannya.

Peluang untuk pengembangan usaha ke depannya masih terbuka

luas, mengingat kebutuhan akan jasa pengiriman barang masih terus akan

meningkat seiring dengan diberlakukannya otonomi daerah. Oleh karena

itu, PT. PRAA Express harus melakukan perluasan jangkauan wilayah

pengantaran barang untuk memperluas pangsa pasarnya serta

meningkatkan penggunaan teknologi informasi secara tepat guna untuk

mendukung proses bisnis dan mengakomodir kebutuhan pelanggan yang

semakin meningkat.

2. Ancaman Pendatang Baru (Threat of New Entrants)

Pendatang baru yang harus diwaspadai ialah perusahaan ekspedisi

baru yang sejenis dengan PT. PRAA Express, yang didukung oleh modal

yang besar, dukungan teknologi informasi yang tepat guna dalam proses

52

bisnisnya dan jangkauan wilayah pengantaran yang luas. Salah satu

pendatang baru dalam industri ini ialah Star Express yang baru beberapa

bulan beroperasi. Star Express hadir dengan didukung dengan armada

pengangkutan berupa mobil truk dalam jumlah besar dan kantor pusat

yang dilengkapi dengan teknologi informasi yang mendukung proses

bisnisnya.

Meskipun demikian, pengalaman lebih dari 10 tahun di dunia

ekspedisi, kestabilan PT. PRAA Express melewati krisis ekonomi pada

tahun 1998, jangkauan wilayah pengantaran hingga ke berbagai wilayah

di manca Negara dan kepercayaan pelanggan yang tinggi menjadikan

daya saing PT. PRAA Express terhadap pendatang baru lebih kuat.

Namun, perusahaan harus tetap mewaspadai pendatang baru berupa

perusahaan ekspedisi internasional yang masuk dengan modal besar,

tenaga kerja profesional, jaringan distribusi mancanegara, serta teknologi

dan kualitas layanan yang lebih baik.

Untuk mengantisipasi hal ini, PT. PRAA Express harus terus

meningkatkan dan mengawasi kualitas layanannya agar dapat

mempertahankan kepercayaan pelanggan dalam menggunakan jasanya.

Perusahaan juga harus mampu menangkap peluang yang ada untuk terus

meningkatkan daya saingnya di tengah-tengah munculnya pemain-

pemain baru dalam industri ini.

3. Kekuatan Tawar Menawar Vendor (Bargaining Power of Supplies)

Bagi perusahaan penyedia jasa pengiriman barang seperti PT.

PRAA Express, yang menjadi vendor ialah perusahaan penerbangan dan

53

pelayaran baik dalam maupun luar negeri yang menjalin kerjasama

dengan PT. PRAA Express untuk menyediakan jasa transportasi barang

kiriman dari bandar udara atau pelabuhan asal ke bandar udara atau

pelabuhan tujuan. PT. PRAA Express dapat bekerjasama dengan

beberapa perusahaan vendor sekaligus, baik berdasarkan kontrak maupun

tidak, untuk dapat melayani kebutuhan pengiriman barang ke berbagai

wilayah dalam negeri sesuai dengan order dari pelanggan.

Ketergantungan PT. PRAA Express terhadap perusahaan

penerbangan tidak dapat dihindari mengingat tingginya biaya pengadaan

dan pemeliharaan armada pesawat udara maupun armada laut sangat

besar. Di samping itu, kebutuhan akan jasa perusahaan penerbangan dan

pelayaran ini tidak dapat digantikan dengan alternatif lain, karena PT.

PRAA Express harus mampu memenuhi kebutuhan pelanggannya dan

dapat menjamin ketepatan waktu pengiriman barang kepada

pelanggannya. Hubungan bisnis antara PT. PRAA Express dengan

perusahaan penerbangan maupun pelayaran memunculkan suatu

simbiosis mutualisme bisnis yang saling menguntungkan, karena PT.

PRAA Express membutuhkan jasa vendor demi mendukung kelancaran

bisnisnya, di samping itu pihak vendor memperoleh keuntungan dari PT.

PRAA Express.

Meskipun begitu, kekuatan tawar menawar PT. PRAA Express

dengan pihak vendor cukup kuat karena saat ini terdapat banyak

perusahaan penerbangan dan pelayaran baik domestik maupun

internasional, sehingga PT. PRAA Express dapat memilih vendor yang

54

paling efisien dari segi biaya dan mampu menunjang kegiatan operasional

perusahaan.

4. Kekuatan Tawar Menawar Pelanggan (Bargaining Power of Customers)

Hingga saat ini PT. PRAA Express hanya melayani pengiriman

barang untuk pelanggan perusahaan atau organisasi (corporate customer).

Hingga akhir tahun 2005, jumlah perusahaan yang menggunakan jasa PT.

PRAA Express secara berlangganan berjumlah 52 (lima puluh dua)

perusahaan. Berikut disajikan sebagian daftar pelanggan PT. PRAA

Express pada tabel 3.1 di bawah ini :

Tabel 3.1 Daftar Pelanggan Perusahaan

Nama Perusahaan Alamat 1. DR TV (TV Shopping) DR TV Building Jl. Cideng Barat 59 Jakarta

Pusat 2. PT. Prudential Life Ins Jakarta Pusat 3. PT. Outward Bound Indonesia Jl. Kemanggisan Utama III no. 14 Jakarta Barat 4. PT. Ganesha Sanskriti Indonesia Gd. BRI II lt 9 Jl. Jend. Sudirman kav 44-46

Jakarta Selatan 5. ME Magazine Jl. Sultan Iskandar Muda 16A Jakarta Selatan 6. Majalah Manajemen Jl. Kembang 8A Jakarta 7. Blue Sky Indonusa Rukan Artha Gading Niaga Blok G no 12 8. PT. Indocitra Buana Wisma Indomobil lt.3 Jl. Letjen. MT Haryono

kav 8 9. PT. Delima Indonesia Handycraft Jl. Gelong Baru Barat I no 38 Tomang 10. PT. Wahana Autoeka Marga Jl. Letjen S. Parman kav N-1 Slipi 11. Agribusiness Club Jl. HOS Cokroaminoto no 83 12. PT. Provisi Mandiri Gd. Gapuramas Jl Letjen S. Parman no 91 13. PT. Multi Bangun Rekatama Jl. Letjen S. Parman kav 75 Slipi 14. Adorer Jakarta Jl. Cideng Barat no 59 15.Neu Multi Kreasi Jl. Boulevar Artha Gading Rukan Artha Gading

Blok A no 12 lt.3 16. PT. Catur Sentosa Adiprana Jl. Daan Mogot Raya 234 17. Ultimate Nutrition Indonesia Jl. Raya Perjuangan RCTI 18. PT. Santa Monica Indo Jl. Teluk Betung no 43 Menteng 19. PT. Solusi Prestasi Mandiri Jl. Gili Sampeng IV Ujung no 160A 20. PT. Hansaran Syakti Jl. KH Mansyur kav 126 Jakarta Pusat

55

Pelanggan PT. PRAA Express terdiri dari perusahaan-perusahaan

baik level menengah maupun perusahaan berskala besar, seperti dapat

dilihat pada tabel 3.1 di atas. Salah satu pelanggan dari PT. PRAA

Express ialah DR TV yaitu perusahaan yang menjual produknya melalui

promosi di media elektronik (televisi) dan mengantarkan langsung

produk yang diorder ke lokasi yang diinginkan pelanggan dengan

menjamin ketepatan waktu pengiriman barang kepada pelanggannya. Hal

itu menjadikan kebutuhan DR TV akan perusahaan ekspedisi mutlak

diperlukan, karena DR TV belum mempunyai armada pengangkutan

sendiri untuk mendistribusikan produknya. Saat ini DR TV menggunakan

jasa pengiriman barang PT. PRAA Express secara berlangganan, untuk

mendistribusikan produknya langsung ke pelanggan. DR TV melakukan

pembayaran penggunaan jasa PT. PRAA Express per bulan sesuai dengan

isi kontrak kerjasama dengan PT. PRAA Express. DR TV merupakan

salah satu pelanggan dari PRAA Express yang menggunakan jasa PRAA

Express untuk memenuhi kebutuhan perusahaannya akan jasa pengiriman

barang demi menunjang kegiatan operasional perusahaan. Untuk lebih

memuaskan pelanggannya, pihak PT. PRAA Express secara rutin

memberikan potongan harga kepada pelanggan, di samping terus

meningkatkan kualitas layanannya.

Dengan semakin banyaknya perusahaan-perusahaan ekspedisi sejenis,

maka pelanggan akan lebih leluasa dalam memilih layanan dari

perusahaan ekspedisi yang dianggap paling memuaskan dan terpercaya.

Sehingga dapat dikatakan bahwa pelanggan memiliki bargaining power

56

yang lebih besar terhadap PT. PRAA Express. Saat ini, kekuatan tawar

menawar PT. PRAA Express terancam oleh tuntutan pelanggan akan

kepuasan dalam menggunakan jasa pengiriman barang semakin

meningkat.

Untuk mengatasi ancaman ini, PT PRAA Express harus lebih kreatif

dalam menciptakan inovasi-inovasi baru yang sesuai dengan visi dan misi

perusahaan dalam hal peningkatan kualitas layanan serta memahami

kebutuhan pelanggan agar dapat memberikan kepuasan bagi pelanggan

dan menumbuhkan kepercayaan pelanggan sehingga terus menggunakan

jasa PT. PRAA Express.

5. Ancaman Produk Substitusi (Threat of Subtitute Products)

Dalam bisnis ekspedisi, produk pengganti yang ada antara lain berupa

fasilitas e-mail, faximile, layanan pos, dan layanan pengiriman barang

(ilegal) oleh perusahaan angkutan umum dan perusahaan penerbangan.

Di samping fasilitas e-mail dan faximile, yang hanya mampu

menggantikan layanan perusahaan ekspedisi secara terbatas, subtitusi

yang justru dapat mengancam keberadaan perusahaan ekspedisi ialah

adanya layanan pengiriman barang yang disediakan oleh perusahaan

angkutan umum dan perusahaan penerbangan secara ilegal. Meskipun

ilegal layanan ini cukup diminati karena menawarkan tarif yang lebih

murah dan prosedur yang lebih singkat dibandingkan menggunakan jasa

perusahaan ekspedisi yang resmi. Namun, kualitas layanan yang

ditawarkan perusahaan ekspedisi resmi seperti PRAA EXPRESS jauh

lebih baik, karena memiliki prosedur resmi yang menjamin ketepatan

57

waktu pengiriman barang dan keamanan barang yang dikirimkan serta

memberikan garansi kepada pengguna jasanya.

Dari hasil analisis lima kekuatan bersaing Porter yang telah dilakukan terhadap

kondisi lingkungan persaingan dari PT. PRAA EXPRESS, dapat ditarik kesimpulan

bahwa terdapat beberapa ancaman yang datang dari pesaing, pendatang baru, dan

subtitusi yang mampu membahayakan posisi perusahaan dalam persaingan industri,

apabila tidak segera dicari jalan keluarnya. PT. PRAA EXPRESS harus mampu

merumuskan strategi bisnis yang tepat dan memanfaatkan kekuatan-kekuatan yang

dimilikinya untuk menghadapi ancaman yang berasal dari lingkungan bisnisnya.

Di samping itu, peluang untuk pengembangan usaha masih terbuka luas

mengingat kebutuhan akan jasa pengiriman barang masih akan terus dibutuhkan seiring

dengan maraknya otonomi daerah. Perkembangan teknologi informasi yang semakin

pesat juga akan menjadikan peluang usaha semakin luas karena perusahaan dapat terus

meningkatkan kualitas layanannya melalui penerapan teknologi informasi dan sistem

informasi yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Dari hasil analisis lima daya Porter di atas, hasilnya akan digunakan dalam

melakukan analisis SWOT pada PT. PRAA Express, yaitu untuk merumuskan faktor

strategi ekternal perusahaan yang meliputi Threat (Ancaman) dan Opportunity

(Peluang).

3.1.2 Analisis SWOT

Analisis SWOT merupakan suatu cara mengidentifikasikan berbagai

faktor secara sistematis untuk merumuskan strategi yang akan diterapkan

perusahaan. Analisis ini didasarkan pada logika yang dapat memaksimalkan

58

kekuatan (strength) dan peluang (opportunity), namun secara bersamaan dapat

meminimalkan kelemahan (weakness) dan ancaman (threat) dalam perusahaan,

sehingga perusahaan dapat mengenal dan memahami kondisi-kondisi dari

masing-masing bagian dalam SWOT, sehingga dapat mendukung proses

formulasi strategi.

Berikut ini analisis faktor strategi internal dari PT. PRAA Express yang

dapat dilihat pada tabel 3.2:

Tabel 3.2 Matriks Faktor Strategi Internal (IFAS)

Faktor-faktor Strategi Internal Bobot Rating Bobot*Rating

Kekuatan : • Prosedur kerja yang baik antara

departemen dalam perusahaan. • Tarif yang terjangkau. • Pelayanan yang tepat waktu &

memuaskan pelanggan. • Eksistensi perusahaan selama lebih dari

10 tahun. • Menggunakan sistem berbasis komputer.

0.124

0.11

0.103

0.11

0.103

4

3 4

3

3

0.496

0.33 0.412

0.33

0.309

Total Kekuatan 0.55 1.877 Kelemahan :

• Belum adanya divisi IT. • Kurangnya pemahaman karyawan

terhadap sistem informasi yang ada. • Belum memiliki sertifikasi internasional. • Kurangnya kegiatan promosi. • Kurangnya armada pengiriman (laut &

udara).

0.09

0.097

0.076

0.09

0.097

1 2

3

3

2

0.09 0.194

0.228

0.27

0.194

Total Kelemahan 0.45 0.976 TOTAL 1,00 2.853

Perhitungan IFAS = Kekuatan-Kelemahan

= 1.877 – 0.976

= 0,901

59

1. Matriks Faktor Strategi Internal

Setelah faktor-faktor strategi internal dalam perusahaan teridentifikasi,

maka tabel IFAS (Internal Factor Analysis Summary) disusun untuk

merumuskan faktor-faktor strategi internal dalam kerangka strength and

weakness perusahaan.

Tahapan yang dilakukan adalah:

a) Menentukan faktor-faktor yang menjadi kekuatan serta kelemahan

perusahaan dalam kolom 1.

b) Beri bobot masing-masing faktor tersebut dengan skala mulai dari 1

(satu), 0 (nol) (paling penting) sampai 0 (nol), 0 (nol) (tidak penting)

berdasarkan pengaruh faktor-faktor tersebut terhadap posisi strategi

perusahaan.

c) Hitung rating (dalam kolom) 3 (tiga) untuk masing-masing faktor dengan

memberikan skala mulai dari 4 (empat) (outstanding) sampai dengan 1

(satu) (poor), berdasarkan pengaruh faktor tersebut terhadap kondisi

perusahaan yang bersangkutan. Variabel yang bersifat positif (semua

variabel yang masuk kategori kekuatan). Diberi nilai mulai dari +1 (satu)

sampai dengan +4 (empat) (sangat baik) dengan membandingkannya

dengan rata-rata industri atau pesaing utama. Sedangkan pada variabel

yang bersifat negatif dilakukan kebalikannya.

d) Kalikan bobot pada kolom 2 (dua) dengan rating pada kolom 3 (tiga),

untuk memperoleh faktor pembobotan dalam kolom 4 (empat).

e) Jumlahkan skor pembobotan (pada kolom 4 (empat)), untuk memperoleh

total skor pembobotan bagi perusahaan yang bersangkutan.

60

Dasar penetapan bobot dan rating pada IFAS berdasarkan pada

kinerja karyawan dalam perusahaan, kualitas jasa layanan pengiriman barang

yang disediakan perusahaan serta kepuasan pelanggan terhadap pelayanan.

Berikut penjelasan lebih rinci terhadap kekuatan dan kelemahan yang

terdapat pada PT. PRAA Express :

Kekuatan :

• Prosedur kerja yang baik antara departemen dalam perusahaan

Dengan adanya prosedur kerja yang baik dalam PT. PRAA

Express, serta loyalitas yang tinggi dari para karyawan,

mampu menciptakan lingkungan kerja yang kondusif

sehingga kegiatan operasional perusahaan berjalan dengan

baik dan terkendali.

• Tarif layanan yang terjangkau oleh pelanggan

Tarif jasa pengiriman barang yang terjangkau oleh

pelanggan menjadikan PT. PRAA Express mampu

mempertahankan kepercayaan pelanggannya dan bertahan

dalam persaingan dengan perusahaan jasa pengiriman

barang lainnya.

• Pelayanan yang tepat waktu dan memuaskan pelanggan

PT. PRAA Express selalu berusaha memberikan

pelayanan yang memuaskan dan sesuai dengan keinginan

pelanggan, misalnya dengan menepati waktu pengiriman

barang dan menjamin keselamatan barang yang dikirim

61

pelanggan hingga ke tempat tujuan. Hal ini menjadikan

kepercayaan pelanggan terhadap perusahaan dapat terus

dipertahankan.

• Eksistensi perusahaan selama lebih dari 10 tahun.

PT. PRAA Express sudah berdiri lebih dari 10 tahun dan

mampu melewati krisis ekonomi pada tahun 1998 dimana

banyak sekali perusahaan yang gulung tikar. Hal ini

membuktikan bahwa PRAA Express mampu

mempertahankan mutu pelayanan dan kepercayaan

pelanggannya.

• Menggunakan sistem berbasis komputer.

Saat ini PT. PRAA Express telah memiliki beberapa

aplikasi berbasis komputer untuk mendukung kegiatan

operasionalnya, sehingga kegiatan operasional perusahaan

dapat berjalan lebih lancar.

Kelemahan :

• Belum adanya divisi IT

Saat ini perusahaan belum mempunyai divisi IT, sehingga

proses pengembangan, pemeliharaan dan perbaikan sistem

sering terhambat. Hal ini tentunya dapat mengganggu

kelancaran kegiatan operasional perusahaan yang

membutuhkan bantuan aplikasi berbasis komputer.

62

• Kurangnya pemahaman karyawan terhadap sistem yang ada

saat ini.

Saat ini masih terdapat karyawan PT. PRAA Express yang

belum dapat menggunakan sistem yang ada secara

optimal, sehingga jalannya kegiatan operasional yang

memerlukan dukungan sistem informasi menjadi

terhambat.

• Belum memiliki sertifikasi internasional

Hingga saat ini PT. PRAA Express belum memiliki

sertifikasi standar internasional, sehingga perusahaan

masih menghadapi hambatan dalam hal pengembangan

bisnis, khususnya ke mancanegara.

• Kurangnya kegiatan promosi

Kegiatan promosi yang dilakukan perusahaan hingga saat

ini belum maksimal dan strategi promosi yang diterapkan

juga kurang inovatif. Hal ini mengakibatkan perusahaan

sulit menyaingi perusahaan-perusahaan sejenis yang

namanya telah lebih dahulu dikenal masyarakat.

• Kurangnya armada pengiriman barang (laut & udara)

Keterbatasan armada pengiriman barang yang dimiliki PT.

PRAA Express mengakibatkan terbatasnya layanan yang

mampu diberikan perusahaan dan rencana pengembangan

bisnis di masa yang akan datang.

63

Di bawah ini ialah analisis faktor strategi eksternal dari PT. PRAA

Express yang dapat dilihat pada tabel 3.3:

Tabel 3.3 Matriks Faktor Strategi Eksternal (EFAS)

Faktor-faktor Strategi Eksternal Bobot Rating Bobot*Rating

Peluang : • Perkembangan teknologi informasi yang

terus-menerus. • Kebutuhan perusahaan akan jasa pengiriman

barang akan terus berlangsung. • Memiliki hubungan kerjasama yang baik

dengan perusahaan yang sejenis di berbagai daerah.

• Keinginan masyarakat mendapatkan pelayanan pengiriman barang yang memuaskan dengan tarif yang murah.

• Tuntutan pelanggan untuk melebarkan lokasi usaha agar mempermudah pelanggan yang lokasinya jauh dari kantor pusat saat ini.

0.088

0.107

0.094

0.113

0.101

3

4

3

3

2

0.264

0.428

0.282

0.339

0.202

Total Peluang 0.503 1.515 Ancaman :

• Pelanggan lebih memilih perusahaan yang sudah mempunyai reputasi dan nama besar.

• Tuntutan pelanggan yang semakin tinggi terhadap pelayanan yang diterima.

• Kebijakan pemerintah yang berubah-ubah • Perusahaan pesaing yang terus meningkatkan

strategi pemasarannya. • Permainan harga dari pesaing.

0.088

0.101

0.107 0.113

0.088

1

2

3 2

3

0.088

0.202

0.321 0.226

0.264

Total Ancaman 0.497 1.101 TOTAL 1.00 2.616

Perhitungan EFAS = Peluang – Ancaman

= 1.515 – 1.101

= 0.414

64

2. Matriks Faktor Strategi Eksternal

Sebelum membuat matriks faktor strategi eksternal, perlu diketahui

dahulu faktor strategi eksternal perusahaan. Berikut ini adalah cara-cara

menentukan bobot dan rating faktor strategi eksternal :

a) Susunlah dalam kolom 1 (satu) 5 (lima) sampai dengan 10 (sepuluh)

peluang dan ancaman).

b) Beri bobot masing-masing faktor dalam kolom 2 (dua), mulai dari 1

(satu), 0 (nol) (sangat penting) sampai dengan 0 (nol), 0 (nol) (tidak

penting).

c) Hitung rating (dalam kolom 3 (tiga)) untuk masing-masing faktor dengan

memberi skala mulai dari 4 (empat) (outstanding) sampai dengan 1 (satu)

(poor) berdasarkan pengaruh faktor tersebut terhadap kondisi perusahaan

yang bersangkutan. Pemberian nilai rating untuk faktor peluang bersifat

positif ( peluang yang semakin besar diberi rating +4, tetapi jika

peluangnya kecil, +1). Pemberian nilai rating ancaman adalah

kebalikannya.

d) Kalikan bobot pada kolom 2 ( dua ) dengan rating pada kolom 3 ( tiga ),

untuk memperoleh faktor pembobotan dalam kolom 4 ( empat ).

e) Jumlahkan skor pembobotan ( pada kolom 4 ( empat ) ), untuk

memperoleh total skor pembobotan bagi perusahaan yang bersangkutan.

Nilai total ini menunjukan bagaimana perusahaan tertentu bereaksi

terhadap faktor-faktor strategi eksternalnya. Total skor ini dapat

digunakan untuk membandingkan perusahaan ini dengan perusahaan

lainnya dalam kelompok industri yang sama.

65

Dasar penetapan bobot dan rating pada EFAS adalah bagaimana perusahaan

dapat memanfaatkan peluang untuk menghadapi ancaman yang ada:

Berikut ini penjelasan lebih rinci dari peluang dan ancaman yang dihadapi oleh

PT. PRAA Express :

Peluang:

• Perkembangan teknologi informasi yang terus-menerus.

Dengan adanya perkembangan teknologi informasi yang terus

menerus yang mampu menunjang kegiatan penyediaan jasa

pengiriman barang, maka hal ini menjadi peluang bagi perusahaan

untuk meningkatkan kualitas pelayanannya demi kepuasan

pelanggan.

• Kebutuhan perusahaan akan jasa pengiriman barang akan terus

berlangsung.

Dengan semakin berkembangnya kegiatan perdagangan lintas

daerah, maka kebutuhan masyarakat dan perusahaan akan jasa

perusahaan pengiriman barang akan terus ada dan semakin

meningkat dari waktu ke waktu. Hal ini merupakan peluang bagi

PT. PRAA Express untuk terus mengembangkan usahanya.

• Memiliki kerjasama yang kuat dengan perusahaan yang sejenis.

Adanya hubungan kerjasama yang baik antara PT. PRAA Express

dengan perusahaan sejenis di berbagai daerah menjadi peluang

positif untuk dapat memperluas jangkauan wilayah pengiriman

66

barang melalui perjanjian kerjasama. Hal ini merupakan peluang

yang dapar dimanfaatkan demi memenuhi kebutuhan pelanggan.

• Keinginan masyarakat untuk mendapatkan layanan pengiriman

barang yang terjamin dengan harga murah.

Setiap pelanggan tentunya ingin mendapatkan pelayanan terbaik

dengan tarif yang terjangkau. Hal ini dapat menjadi peluang bagi

PT. PRAA Express untuk dapat menciptakan layanan yang

terjamin dengan harga yang kompetitif.

• Tuntutan pelanggan untuk melebarkan lokasi usaha agar

mempermudah pelanggan yang lokasinya jauh dari kantor pusat saat

ini.

Mengingat meningkatnya kebutuhan perusahaan-perusahaan akan

jasa pengiriman barang, banyak perusahaan yang ingin

menggunakan jasa PT. PRAA Express mengalami kesulitan

karena jauhnya lokasi kantor pusat PT. PRAA Express. Hal ini

dapat merupakan peluang bagi perusahaan untuk melebarkan

usahanya demi memenuhi kebutuhan pelanggan.

Ancaman:

• Pelanggan memilih perusahaan yang sudah mempunyai nama besar.

Para pelanggan cenderung lebih mempercayai layanan dari

perusahaan yang sudah mempunyai nama besar dan reputasi yang

dikenal luas. Hal ini merupakan ancaman berarti bagi PT. PRAA

Express yang harus segera dicari jalan keluarnya.

67

• Tuntutan pelanggan yang semakin tinggi terhadap kualitas pelayanan

yang diberikan.

Pelanggan selalu ingin mendapatkan pelayanan yang terbaik dan

memuaskan. Seiring dengan meningkatnya tuntutan pelanggan,

perusahaan harus selalu berusaha meningkatkan kualitas

layanannya agar dapat memenuhi tuntutan tersebut. Apabila tidak,

maka perusahaan dapat kehilangan pelanggannya dan tidak

mampu bertahan dalam persaingan bisnis.

• Kebijakan pemerintah Indonesia yang sering berubah-ubah.

Adanya kebijaksanaan pemerintah yang cukup sering berubah-

ubah, contohnya kebijakan kenaikkan harga BBM mengakibatkan

PT. PRAA Express juga harus mengadakan perubahan rencana-

rencana yang sudah ditentukan sebelumnya. Apabila perusahaan

tidak cermat dalam menentukan strategi maupun biaya, maka hal

ini menjadi ancaman berarti, karena pelanggan akan dengan

mudah memilih perusahaan pengiriman barang lain yang

menawarkan service yang memuaskan dan harga lebih terjangkau.

• Perusahaan pesaing yang terus meningkatkan strateginya.

Saat ini perusahaan-perusahaan pesaing terus mengembangkan

berbagai strategi pemasaran demi menarik pelanggan. Apabila PT.

PRAA Express tidak mampu mengembangkan strategi pemasaran

yang inovatif dan tepat, maka dapat dipastikan akan sulit bertahan

dalam persaingan.

68

• Permainan harga dari pesaing

Permainan harga dari pesaing yang dilakukan untuk menarik

pelanggan dapat menimbulkan ancaman bagi perusahaan yaitu

kehilangan pelanggannya. Oleh karena itu, penentuan biaya

pengiriman barang harus benar-benar cermat dan sesuai agar

perusahaan dapat menetapkan harga yang kompetitif dan

terjangkau pelanggan.

Dari seluruh faktor yang telah diidentifikasi baik kekuatan, kelemahan,

peluang maupun ancaman yang mempengaruhi PT. PRAA Express, seluruhnya

dapat dimanfaatkan untuk memahami kondisi perusahaan agar dapat

merumuskan arah pengembangan perusahaan di masa yang akan datang.

Matriks SWOT menggambarkan bagaimana peluang bisnis yang ada dan

ancaman yang dihadapi PT. PRAA Express dapat diselaraskan dengan kekuatan

dan kelemahannya untuk menghasilkan strategi-strategi yang dapat diterapkan

demi kemajuan perusahaan. Matriks SWOT dari hasil analisis yang dilakukan

terhadap PT. PRAA Express dapat dilihat pada tabel 3.4 berikut:

69

Tabel 3.4 Matriks SWOT

IFAS EFAS

STRENGTHS (S) • Prosedur kerja yang baik

antara departemen dalam perusahaan.

• Tarif yang terjangkau. • Pelayanan yang tepat

waktu & memuaskan pelanggan

• Eksistensi lebih dari 10 tahun

• Menggunakan sistem berbasis komputer.

WEAKNESSES (W) • Belum adanya divisi IT • Tidak semua karyawan

dapat mengoperasikan sistem yang berjalan.

• Belum memiliki sertifikasi internasional.

• Kurangnya kegiatan promosi

• Kurangnya armada pengiriman barang.

OPPORTUNITIES (O) • Perkembangan teknologi

informasi yang terus-menerus.

• Kebutuhan perusahaan akan jasa pengiriman barang akan terus berlangsung.

• Hubungan kerjasama yang baik dengan perusahaan yang sejenis.

• Keinginan masyarakat mendapatkan pelayanan pengiriman barang yang baik dengan harga murah

• Tuntutan pelanggan untuk melebarkan lokasi usaha.

STRATEGI SO • Melebarkan jangkauan

usaha di wilayah lain hingga ke mancanegara dengan memperluas jaringan kerjasama baik dengan perusahaan ekspedisi lainnya dan dengan vendor lokal maupun asing.

• Melakukan pengembangan sistem informasi yang terarah dan terencana guna meningkatkan kinerja dan kualitas pelayanan.

STRATEGI WO

• Mengadakan pelatihan dan pengenalan terhadap teknologi baru kepada setiap karyawan

• Menawarkan harga murah tetapi tetap menjaga kualitas layanan

TREATHS (T) • Pelanggan lebih memilih

perusahaan yang sudah mempunyai reputasi dan nama besar.

• Tuntutan pelanggan yang semakin tinggi terhadap pelayanan yang diterima.

• Kebijakan pemerintah yang berubah-ubah.

• Perusahaan pesaing yang terus meningkatkan strategi pemasarannya.

• Permainan harga dari pesaing

STRATEGI ST • Memberikan diskon

khusus pada hari-hari besar

• Tingkatkan hubungan dengan pelanggan

• Memberi potongan harga bagi pelanggan lama yang berlangganan selama minimal 2 tahun berturut-turur.

STRATEGI WT • Memperkenalkan layanan-

layanan yang ditawarkan oleh perusahaan, dengan mengadakan kegiatan promosi.

• Menetapkan tarif layanan yang kompetitif

70

Dari analisis SWOT yang dilakukan dengan mengidentifikasikan faktor-faktor

internal dan eksternal dari PT. PRAA Express, diperoleh bahwa strategi yang sesuai

untuk PT. PRAA Express adalah strategi Strength Opportunity, di mana kondisi

perusahaan berada pada kuadran 1 (satu) seperti yang dapat dilihat pada gambar 3.2. Hal

tersebut menandakan bahwa pada saat ini perusahaan memiliki peluang yang besar dan

kekuatan-kekuatan yang potensial. Oleh karena itu, PT. PRAA Express harus mampu

memanfaatkan dan memaksimumkan kekuatan-kekuatan yang dimilikinya untuk

merebut dan memanfaatkan peluang yang ada demi kemajuan bisnis perusahaan.

Perusahaan harus dapat mengidentifikasikan peluang pengembangan pasar yang dapat

dimanfaatkan untuk menghasilkan keuntungan.

Untuk mencapai hal itu, perusahaan harus dapat merumuskan strategi-strategi

yang tepat untuk menggunakan kekuatannya secara maksimal, dan menerapkan strategi

tersebut pada waktu yang tepat agar dapat menindaklanjuti peluang yang ada untuk

memajukan perusahaan.

71

Gambar 3.2 Posisi Strategis Hasil Analisa Matriks SWOT

Seperti yang telah dibahas sebelumnya, strategi yang sesuai untuk PT. PRAA

Express adalah: Strategi SO (Strength Opportunity). Strategi-strategi yang bisa

diterapkan antara lain:

• Melakukan pengembangan terhadap sistem berjalan dan

mengoptimalkan penggunaan SI yang terintegrasi untuk

meningkatkan kinerja perusahaan.

• Meningkatkan kualitas layanan dengan harga yang kompetitif.

• Memberikan paket-paket harga pada pelanggan pada kondisi yang

sudah ditentukan.

• Menciptakan strategi pemasaran yang tepat dan inovatif sehingga

pelanggan lebih mengenal layanan yang diberikan perusahaan.

Opportunity

Weaknesses Internal Strength

Threat External

0.414

INTERNAL = 0.901

EXTERNAL = 0.414

0.9011

1

2

2 1 2

2

Kuadran 1

Kuadran 2 Kuadran 4

Kuadran 3

72

• Memberikan pelatihan secara rutin kepada para karyawan sesuai

dengan perkembangan jasa transportasi barang dan perkembangan

teknologi pendukung jasa ekspedisi.

• Melakukan pengembangan wilayah usaha seperti dengan membuka

outlet-outlet (sales counter) di lokasi-lokasi baru.

• Menjalin kerjasama dengan maskapai penerbangan maupun pelayaran

internasional untuk memperluas wilayah usahanya hingga ke manca

negara.

• Menjalin kerjasama dengan handling daerah pada wilayah-wilayah

yang dianggap potensial untuk memperluas bisnisnya.

Dari strategi-strategi tersebut di atas, dapat dilihat bahwa hal-hal utama yang

harus diperhatikan secara khusus oleh PT. PRAA Express ialah perluasan wilayah

usaha, peningkatan kualitas layanan yang diberikan, perbaikan terhadap manajemen

sumber daya manusia, pengembangan sistem berbasis IT yang tepat untuk menunjang

kegiatan operasional, peningkatan keunggulan kompetitif terhadap pesaing dan

pemantauan kebutuhan pelanggan secara terus menerus agar mampu memberikan

pelayanan yang dapat memuaskan pelanggan.

Dari analisis SWOT, diperoleh fakta bahwa salah satu kekuatan PT. PRAA

Express saat ini yaitu telah terciptanya lingkungan kerja yang kondusif di dalam PT.

PRAA Express karena terjalin hubungan kerjasama yang baik antar karyawan sehingga

aktivitas di dalam perusahaan dapat berjalan secara terkendali. Seluruh karyawan

memiliki visi dan misi yang sama yaitu memberikan layanan yang terbaik demi

kepuasan pelanggan. Namun, ada hal yang perlu ditingkatkan saat ini yaitu penguasaan

73

karyawan terhadap sistem atau aplikasi berbasis IT yang sudah ada maupun yang akan

dikembangkan mengingat pentingnya dukungan teknologi informasi dalam perusahaan

pengiriman barang. Kelemahan yang ditemui dalam hal pengelolaan data dan informasi

yakni sistem dalam perusahaan yang belum terintegrasi sehingga menghambat kegiatan

operasional. Hal ini harus segera ditangani karena persaingan yang semakin ketat dalam

bisnis ini hanya bisa diatasi dengan pengelolaan data dan informasi yang tepat, di mana

hal ini hanya dapat diwujudkan dengan perencanaan dan pengembangan sistem

informasi yang sesuai.

Di samping itu, penentuan harga yang cermat juga memegang peranan penting

karena perusahaan pesaing dapat saja menentukan harga yang jauh lebih murah sebagai

salah satu strategi usahanya dan hal tersebut harus segera diantisipasi perusahaan. Saat

ini PT. PRAA Express menetapkan harga yang cukup terjangkau pelanggannya, namun

perusahaan juga harus memperhitungkan berbagai faktor yang dapat mempengaruhi

harga seperti kenaikan harga BBM yang turut meningkatkan biaya operasional dan harga

yang ditentukan pesaing. Hal ini diperlukan agar perusahaan dapat menetapkan harga

yang kompetitif dan terjangkau oleh pelanggannya.

Faktor lainnya yang harus diperhatikan ialah strategi pemasaran. Strategi

pemasaran yang kuat dapat menjadi kekuatan potensial perusahaan, namun strategi

pemasaran yang keliru dapat sangat merugikan perusahaan. Selain menggiatkan kegiatan

pemasaran, perusahaan juga harus mampu menciptakan strategi promosi yang tepat dan

inovatif agar mampu meningkatkan brand image PT. PRAA Express di mata

masyarakat sebagai perusahaan pengiriman barang yang terpercaya.

Dari analisis ini dapat disimpulkan, untuk dapat mengembangkan dan

mempertahankan usahanya, PT. PRAA harus dapat memformulasikan strategi yang tepat

74

dengan mengenal dan memanfaatkan kekuatan yang dimilikinya untuk menangkap

peluang bisnis yang ada demi pengembangan usaha dan menjaga kelangsungan hidup

perusahaan di dalam persaingan yang semakin ketat.

3.1.3 Analisis CSF (Critical Success Factor) & KPI (Key Performance

Indicator)

CSF adalah factor-faktor yang menjadi penentu keberhasilan

dalam pencapaian sasaran yang diinginkan perusahaan. Dengan adanya

CSF akan menjamin prestasi kerja yang semakin kompetitif. CSF

berguna bagi setiap perusahaan dan organisasi, karena dapat memberikan

pedoman untuk membantu aktifitas-aktifitas yang penting dan

menentukan informasi apa saja yang dibutuhkan oleh perusahaan.

CSF harus mendapatkan dukungan dari seluruh tingkatan

manajemen dalam perusahaan, karena tanpa partisipasi dari setiap level

manajemen sasaran PT. PRAA Express tidak akan tercapai.

KPI (Key Performance Indicator) adalah ukuran yang dapat

menentukan berhasil atau tidaknya penerapan CSF yang dilakukan oleh

perusahaan.

Adapun CSF dan KPI pada PT. PRAA Express akan diuraikan pada tabel 3.5 sebagai berikut:

75

Tabel 3.5 Tabel CSF dan KPI

Objectives CSF KPI • Meningkatkan

keuntungan perusahaan

• Kemampuan memenuhi kebutuhan masyarakat

• Bertambahnya jumlah order dan jumlah pelanggan perusahaan.

• Memberikan kepuasan pada pelanggan

• Menjamin ketepatan waktu pengiriman barang

• Menjamin keamanan barang yang dikirim

• Meningkatkan kemampuan CS dalam melayani pelanggan.

• Berkurangnya keluhan pelanggan

• Meningkatnya keuntungan perusahaan

• Angka customer loss yang berkurang.

• Meningkatkan kinerja dan kemampuan perusahaan

• SDM yang berkualitas dan berpengalaman di bidang ekspedisi

• Meningkatkan kerjasama dengan perusahaan sejenis didaerah

• Berkurangnya keluhan dari pelanggan

• Meningkatnya jangkauan wilayah pengantaran.

• Menghadapi persaingan.

• Memberi standar tarif yang kompetitif

• Memberi paket harga yang menarik pada customer.

• Jumlah pelanggan meningkat

• Memperluas pangsa pasar.

• Strategi promosi yang efektif

• Meningkatnya jumlah pelanggan

76

3.1.4 Analisis Rantai Nilai (Value Chain)

Gambar 3.3 Analisis Value Chain Pada PT. PRAA Express

Pada gambar 3.3 diatas dijelaskan analisa rantai nilai pada PT. PRAA

Gambar 3.3 Analisa Value Shop

PT. PRAA Express bergerak di bidang jasa courrier & cargo atau jasa

pengiriman barang sehingga value chain dari PT. PRAA Express lebih tepat

digambarkan dengan menggunakan value shops pada gambar 3.2.1 diatas.

Sebagai perusahaan yang bergerak di bidang jasa maka PT. PRAA Express

dituntut untuk dapat memenuhi kebutuhan pelanggan dengan menyediakan

layanan yang sesuai dengan permintaan pelanggan. Penjelasan analisa rantai nilai

yang terdiri dari tujuh aktivitas primer dan empat aktivitas pendukung, yaitu:

Support activities Infrastructure, technology, human resources, administration, etc.

Knowledge Application

Problem specification

Marketing The Capability

Configures Solutions

Business Acquisition

Execute solution

Allocation of Resources

External Resource

External Resource

Resources value management

Primary activities

Relationship value management

C

L

I

E

N

T

S

Client value

Chain

77

1. Aktivitas Primer

a. Business Acquisition

PT. PRAA Express harus mampu memahami kebutuhan dan

keinginan pelanggannya agar perusahaan dapat memuaskan

pelanggannya dan meningkatkan kepercayaan pelanggan. Perusahaan

dapat melibatkan pelanggannya dalam proses menentukan standar

layanan, misalnya dengan mengukur tingkat kepuasan pelanggan dan

mengetahui keinginan pelanggan melalui serangkaian survey. Kebutuhan

pelanggan dapat diidentifikasi dari informasi internal perusahaan berupa

data dan informasi yang tersimpan di perusahaan seperti keluhan-keluhan

pelanggan, saran dan masukan dari pelanggan, serta saran-saran dari

karyawan ataupun informasi eksternal yang diperoleh dari analisis pasar,

informasi pelayanan pesaing dan perkembangan terbaru di masyarakat.

b. Problem Specification

Pada tahap ini perusahaan melakukan perumusan masalah yang

dapat dilakukan dengan menganalisa setiap kendala yang terjadi dalam

usaha pemenuhan kebutuhan pelanggan. Hal ini dapat diketahui dari

masalah yang timbul pada saat proses pengiriman barang oleh pelanggan.

Misalnya keterlambatan pengiriman yang dapat disebabkan oleh

keterlambatan maskapai penerbangan atau kerusakan barang yang dikirim

karena proses pengepakan yang kurang memenuhi syarat.

c. Knowledge Application

Pada tahap ini dijelaskan bagaimana dan seperti apa sistem yang

akan dibangun untuk membantu proses pemecahan masalah yang terjadi.

78

Misalnya perusahaan membangun sebuah sistem yang dapat membantu

pelanggan melihat status barangnya secara online sehingga perusahaan

dapat segera menjelaskan kondisi yang menyebabkan keterlambatan

ataupun kerusakan barang terjadi.

d. Allocation of Resources

Pada tahap ini dilakukan analisa mengenai pengalokasian sumber

daya yang akan dikeluarkan oleh perusahaan dalam usaha pemenuhan

kebutuhan pelanggan. Perusahaan dapat menggunakan solusi internal

misalnya menggunakan dana dari kas perusahaan untuk membangun

sistem atau menggunakan solusi eksternal dengan meminjam dana ke

bank ataupun menggunakan tenaga Konsultan IT untuk mengatasi

masalah.

e. Configure Solution

Setelah melewati beberapa tahapan diatas maka disusun rencana

mengimplementasikan solusi yang dihasilkan, menentukan prioritas yang

akan dilakukan, siapa yang akan bertanggung jawab dan waktu

pengimplementasian.

f. Execute Solution

Pada tahap ini perusahaan mulai mengaplikasikan solusi kepada

para pelanggannya, tetapi kegiatan rantai analisis tidak berhenti sampai

disini. Perusahaan harus tetap mencari tahu apakah solusi yang dihasilkan

sudah cukup memuaskan kebutuhan pelanggan dan memenuhi standar

yang diinginkan oleh pelangan.

79

g. Marketing the Capability

Setelah tahap-tahap di atas dilakukan maka perusahaan harus

mensosialisasikan kelebihan dan keunggulan yang dimilikinya dalam

rangka memenuhi kebutuhan pelanggannya, sehingga pelanggan akan

semakin loyal terhadap perusahaan. Dan masyarakat akan mengetahui

kelebihan yang dimiliki perusahaan sehingga kemungkinan masyarakat

untuk bekerja sama dengan perusahaan menjadi lebih besar. Sebagai

contoh iklan melalui media cetak dan elektronik, pamflet, spanduk,

selebaran, website dll.

2. Aktivitas Pendukung

a. Administrasi

Kegiatan admisnistrasi yang berhubungan dengan kegiatan

pengiriman barang meliputi proses kontrak kerjasama dengan pelanggan,

pendataan order, dsb.

b. Pengembangan Teknologi

PT. PRAA Express harus memperhatikan pengembangan

teknologi, karena dengan dukungan teknologi akan membantu

perusahaan dalam aktivitas bisnisnya. Teknologi juga dapat

meningkatkan produktivitas dan kinerja perusahaan. Contoh yang telah

dilakukan perusahaan antara lain, penggunaan aplikasi berbasis komputer

untuk memproses order pengiriman barang dan penggunaan aplikasi

untuk absensi karyawan.

80

c. Manajemen SDM

Dukungan sumber daya manusia terhadap aktivitas bisnis

peusahaan sangat penting. Oleh karena itu PT. PRAA Express melakukan

penyeleksian karyawan, untuk mendapatkan sumber daya manusia yang

handal dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. PT. PRAA Express juga

memberikan training pada karyawannya, untuk membantu meningkatkan

produktivitas kerjanya dan untuk mengembangkan motivasi kerja,

sehingga dapat diperoleh karayawan yang loyal terhadap perusahaan. PT.

PRAA Express juga memberikan gaji yang sesuai dengan standar

renumerasi HRD.

d. Infrastruktur Perusahaan

Infrastruktur perusahaan adalah sarana dan prasarana yang

dimiliki perusahaan untuk menjalankan bisnisnya. Seperti gedung,

kendaraan, listrik armada serta penunjang aktivitas operasional lainnya

seperti gambaran yang jelas mengenai kedudukan, tugas dan tanggung

jawabnya, melakukan perencanaan bisnis serta pengelolaan keuangan

perusahaan untuk menjalankan kegiatan bisnisnya serta penyesuaian

dengan hukum dan kebijakan pemerintah yang berlaku, seperti

pembayaran pajak PPh dan PPN, dan renumerasi gaji yang cukup

kompetitif. Disamping itu, untuk menjaga dan mengontrol kualitas

manajemen dari perusahaan telah dilakukan berbagai upaya pengendalian

baik secara internal maupun eksternal yang dilakukan secara periodik.

Dari analisis ini dapat diidentifikasi seluruh aktivitas primer dan

pendukung dalam PT. PRAA Express sehingga dapat diketahui urutan

81

kegiatan bisnis perusahaan dalam menghasilkan jasa kepada para

pelanggannya. Analisis ini juga menunjukkan margin/laba dan tingkat

pengembalian yang memuaskan bagi perusahaan secara keseluruhan.

Analisis ini juga dapat mengidentifikasikan faktor strategi internal

perusahaan yang meliputi Strength (Kekuatan) dan Weakness

(Kelemahan).

Dari hasil analisis Value Chain yang telah dilakukan dapat

disimpulkan bahwa:

a. Kelemahan pada PT. PRAA Express terletak pada penerapan IT

yang bersifat departemental (hanya beberapa bagian saja)

sehingga memperlambat kegiatan operasional perusahaan.

b. Kurang tersedianya SDM yang berkualitas mengakibatkan kinerja

kegiatan bisnis perusahaan tidak maksimal dan menghambat

pengembangan usaha.

c. Kekuatan PT. PRAA Express terletak pada harga yang relatif

terjangkau masyarakat dan kemampuan menyediakan service

yang memuaskan masyarakat.

d. Adanya hubungan kerjasama yang baik dengan perusahaan sejenis

didaerah-daerah sehingga PT. PRAA Express dapat memperlebar

jangkauan wilayah usahanya ke berbagai daerah di Indonesia.

Saran yang dapat diberikan kepada PT. PRAA Express

yaitu perusahaan sebaiknya meningkatkan kinerja aktivitas primer

dan pendukungnya dengan merumuskan strategi yang tepat untuk

dapat menghasilkan jasa pengiriman barang yang mampu

82

memenuhi kebutuhan dan keinginan pelanggannya. Setelah

strategi diterapkan, maka perubahan dan kemajuan perusahaan

harus dipromosikan atau disosialisasikan kepada masyarakat

dengan strategi pemasaran yang tepat seperti dengan bekerjasama

dengan aparat/instansi pemerintah untuk menampilkan logo dan

slogan perusahaan di berbagai iklan layanan masyarakat,

memasang iklan di media cetak terkemuka, membagikan brosur

promosi, mendatangi potential customer untuk memperkenalkan

layanan perusahaan, dsb.

3.1.5 Analisis Audit Grid

3.1.5.1 Hasil Kuesioner Per Aplikasi

Kuesioner yang digunakan dalam melakukan analisis

Audit Grid terhadap setiap aplikasi yang digunakan PT. PRAA

Express antara lain:

1) Aplikasi Customer Service

Kualitas Teknis Ya (3)

Ragu (2)

Tidak (1)

Jumlah Nilai Rata-rata

Apakah Sistem yang digunakan saat ini sudah baik kualitasnya?

3 1 1 5 12 2.4

Apakah sistem yang digunakan mudah pemeliharaannya?

2 2 1 5 11 2.2

Apakah biaya pemeliharaan sistem sudah memadai?

3 2 5 13 2.6

Apakah SDM yang menggunakan sistem sudah menguasai sistem yang berjalan?

3 2 5 13 2.6

Total 11 7 2 49 9.8 Rata-Rata 2.5 2.5

83

Nilai Bisnis Ya (3)

Ragu (2)

Tidak (1)

Jumlah Nilai Rata-rata

Apakah sistem digunakan secara maksimal dalam perusahaan?

4 1 5 14 2.8

Apakah laporan-laporan yang dihasilkan sudah memuaskan?

5 5 15 3

Apakah aplikasi sistem berpengaruh terhadap kinerja perusahaan?

4 1 5 14 2.8

Apakah sistem yang ada dapat diterapkan untuk jangka panjang?

3 2 5 13 2.6

Total 16 4 56 11.2 Rata-Rata 2.8 2.8

2) Aplikasi Keuangan

Kualitas Teknis Ya (3)

Ragu (2)

Tidak (1)

Jumlah Nilai Rata-rata

Apakah Sistem yang digunakan saat ini sudah baik kualitasnya?

3 3 9 3

Apakah sistem yang digunakan mudah pemeliharaannya?

2 1 3 8 2.67

Apakah biaya pemeliharaan sistem sudah memadai?

2 1 3 8 2.67

Apakah SDM yang menggunakan sistem sudah menguasai sistem yang berjalan?

3 3 9 3

Total 10 2 34 11.34 Rata-Rata 2.8 2.8

Nilai Bisnis Ya (3)

Ragu (2)

Tidak (1)

Jumlah Nilai Rata-rata

Apakah sistem digunakan secara maksimal dalam perusahaan?

3 3 9 3

Apakah laporan-laporan yang dihasilkan sudah memuaskan?

3 3 9 3

Apakah aplikasi sistem berpengaruh terhadap kinerja perusahaan?

3 3 9 3

Apakah sistem yang ada dapat diterapkan untuk jangka panjang?

1 2 3 7 2.33

Total 10 2 34 11.33 Rata-Rata 2.8 2.8

84

3) Aplikasi HRD (Personnel)

Kualitas Teknis Ya (3)

Ragu (2)

Tidak (1)

Jumlah Nilai Rata-rata

Apakah Sistem yang digunakan saat ini sudah baik kualitasnya?

2 2 6 3

Apakah sistem yang digunakan mudah pemeliharaannya?

1 1 2 5 2.5

Apakah biaya pemeliharaan sistem sudah memadai?

2 2 6 3

Apakah SDM yang menggunakan sistem sudah menguasai sistem yang berjalan?

2 2 6 3

Total 7 1 23 11.5 Rata-Rata 2.9 2.9

Nilai Bisnis Ya (3)

Ragu (2)

Tidak (1)

Jumlah Nilai Rata-rata

Apakah sistem digunakan secara maksimal dalam perusahaan?

2 2 6 3

Apakah laporan-laporan yang dihasilkan sudah memuaskan?

2 2 6 3

Apakah aplikasi sistem berpengaruh terhadap kinerja perusahaan?

2 2 6 3

Apakah sistem yang ada dapat diterapkan untuk jangka panjang?

1 1 2 5 2.5

Total 7 1 23 11.5 Rata-Rata 2.9 2.9

Dari hasil survey dengan memberikan kuesioner kepada para karyawan

PT. PRAA Express, pada tabel 3.6 berikut ini dapat dilihat summary dari survey

yang telah dilakukan:

Tabel 3.6 Summary Hasil Survey

No Aplikasi Kualitas Teknis

Nilai Bisnis Kesimpulan

1 Customer Service 2.5 2.8 Pelihara dan kembangkan

2 Keuangan 2.8 2.8 Pelihara dan kembangkan

3 HRD 2.9 2.9 Pelihara dan kembangkan

85

3.1.5.2 Evaluasi dengan Metode Audit Grid

Berdasarkan analisis Audit Grid maka hasil evaluasi

terhadap tinggi rendahnya kualitas teknik dan nilai bisnis dari

setiap aplikasi yang digunakan pada PT. PRAA Express adalah:

a) Aplikasi Customer Service, Keuangan dan HRD tetap

dapat dipelihara dan dikembangkan sesuai dengan

kebutuhan perusahaan dan tuntutan pelanggan.

b) Semua aplikasi yang ada masih tetap diperlukan untuk

menunjang kegiatan operasional perusahaan.

Dari hasil survey yang telah dilakukan di atas dengan cara

membagikan 20 (dua puluh) kuesioner pada karyawan PT. PRAA

Express, maka hasil dari pendekatan Audit Grid secara lengkap

dapat dilihat pada gambar 3.4 berikut:

86

Gambar 3.4 Pendekatan Audit Grid Nilai Bisnis vs Kualitas Teknis per Aplikasi

Keterangan:

A = Aplikasi Customer Service

B = Aplikasi Keuangan

C = Aplikasi HRD

Perbaharui

Hapuskan

Pelihara dan kembangkan

Kaji Kembali

3

2

12 3

High

High Low

Low

KUALITAS TEKNIS

NIL

AI

BIS

NIS

(2.5, 2.8) A B (2.8, 2.8)

C (2.9, 2.9)

1

Kuadran 1

Kuadran 4

Kuadran 2Kuadran 3

1

1

2

3

2 3

87

3.2 Gambaran Umum Perusahaan

Gambar 3.5 Logo PT. PRAA EXPRESS

PT. Pagi Riaa (PRAA) Express berdiri pada tahun 1994 di Jakarta

dengan nomor Surat Ijin Usaha Jasa Pengurusan Transportasi (SIUJPT)

0.315./AL.003/ KU.IX/99 dan Nomor Pokok Wajib Pajak 1.732.069.8-031.

Pada saat ini PT. PRAA EXPRESS menempati kantor pusat di Jalan Anggrek

Neli Murni Blok A / 97B Slipi-Jakarta Barat, dengan karyawan berjumlah

lebih kurang 75 orang, serta sekitar 43 perwakilan di seluruh Indonesia.

Tujuan awal didirikannya perusahaan ini yakni untuk menyediakan

segala solusi bagi kebutuhan transportasi pengiriman barang dari daerah

mana saja di Indonesia ke seluruh dunia. Bertolak dari tujuan awal tersebut

serta melihat perkembangan dunia usaha yang semakin pesat, kemajuan di

bidang transportasi yang berpengaruh pada meningkatnya kegiatan

perdagangan antar daerah dan persaingan antara perusahaan ekspedisi yang

semakin ketat, maka perusahaan ini berusaha terus-menerus

menyempurnakan layanannya demi kepuasan pelanggan yang menjadi titik

konsentrasi dari PT. PRAA EXPRESS.

PT. PRAA EXPRESS melakukan pengembangan pangsa pasar antara

lain dengan menjalin kerjasama dengan beberapa perusahaan sebagai

88

perwakilan di Indonesia yang bertugas mengurus pengiriman dan penerimaan

barang dari dan ke daerah tersebut.

3.2.1 Bisnis Perusahaan

PT. PRAA EXPRESS bergerak dalam bidang jasa transportasi

pengiriman barang (ekspedisi). Secara lebih rinci, bidang usaha PT.

PRAA EXPRESS saat ini meliputi :

• Jasa ekspedisi muatan kapal udara (Airfreight Service),

• Jasa ekspedisi melalui darat (Land Transportation & Moving

Service),

• Jasa ekspedisi melalui laut (Seafreight Service), dan

• City Courier.

3.2.2 Lokasi Perusahaan

Pada saat ini, kantor pusat PT. PRAA Express berlokasi di:

Tobing Building

Jalan Anggrek Neli Murni Blok A / 97B

Slipi-Jakarta Barat

Telp : 021-5359939/40

Fax : 021-5359949

89

3.2.3 Tujuan dan Strategi Perusahaan

3.2.3.1 Tujuan Perusahaan

Tujuan PT. PRAA Express adalah menyediakan layanan

transportasi dengan standar yang tinggi dari manapun dan kemanapun

bagi perusahaan yang menjadi pelanggannya.

3.2.3.2 Strategi Perusahaan

PT. PRAA Express menerapkan strategi usaha yang berorientasi

pada kepuasan pelanggan yaitu dengan menyediakan layanan yang

termudah, termurah, tercepat dan real time bagi pelanggannya. PT.

PRAA Express juga menyediakan layanan transportasi yang

menyeluruh, mulai dari layanan Door to Door (dari lokasi pengirim

hingga lokasi penerima), Door to Port (dari lokasi pengirim hingga

bandara penerima), Port to Door (dari bandara pengirim hingga

lokasi penerima), dan Port to Port (dari bandara pengirim hingga

bandara penerima).

3.2.4 Visi dan Misi Perusahaan

3.2.4.1 Visi Perusahaan

PT. PRAA EXPRESS berdiri dengan memiliki visi untuk menjadi

perusahaan pengiriman barang yang terdepan di Indonesia dengan

menyediakan solusi menyeluruh bagi segala kebutuhan transportasi

dari wilayah manapun di Indonesia ke negara manapun di dunia.

90

3.2.4.2 Misi Perusahaan

Misi dari PT. PRAA EXPRESS yaitu:

• Mengembangkan jaringan kerjasama dengan perusahaan

pendukung diberbagai daerah untuk memperluas pasar

perusahaan.

• Memberikan kepuasan kepada pelanggan dengan terus

meningkatkan kualitas layanannya secara berkesinambungan.

• Menggunakan teknologi informasi di setiap divisi untuk

meningkatkan kinerja dan pelayanan kepada pelanggan.

Visi dan Misi perusahaan sangat penting untuk dijadikan sebagai

acuan yang dapat menghasilkan hasil akhir yang jelas dalam

melakukan kegiatan perusahaan, sehingga semua aktifitas bisnis

perusahaan yang dilakukan dapat lebih terarah untuk mencapai visi

dan misi tersebut.

3.3 Organisasi Perusahaan

3.3.1 Struktur Organisasi

PT. PRAA Express pada awalnya merupakan sebuah perusahaan

keluarga, namun seiring dengan perkembangan perusahaan,

meningkatnya keuntungan, dan semakin ketatnya persaingan dalam usaha

ini, maka PT. PRAA EXPRESS mulai melakukan perbaikan pada

struktur organisasi dan pembagian tugasnya.

91

Struktur organisasi PT. PRAA EXPRESS saat ini dapat dilihat

pada gambar 3.6.

Organization Chart

PT. PRAA EXPRESS

Gambar 3.6 Struktur Organisasi PT. PRAA EXPRESS

3.3.2 Tugas, Wewenang dan Tanggung Jawab

Sebagai penjelasan dari struktur organisasi perusahaan didalam

PT.PRAA Express terdapat tugas, wewenang dan tanggung jawab dari

masing-masing bagian yang dibuat untuk mengatur keseluruhan aktivitas

agar kelancaran pelaksanaan kegiatan dapat dijaga dan tujuan perusahaan

dapat dicapai.

Dewan Komisaris

Dewan Direksi

Direktur Utama Direktur Keuangan

Direktur Operasional

Manager Keuangan Manager Operasional

Marketing Executive

Customer Service

Ass. Manager Keuangan

Debt &Credit Collection

Koordinator Kurir

Airport Handling Seaport Handling

Manager Personalia

Staff Personalia

General Manager

Manager Pemasaran

Cashier

92

Tugas, wewenang dan tanggung jawab dalam perusahaan antara

lain sebagai berikut:

1. Komisaris

• Bertanggung jawab kepada pemegang saham perusahaan

• Dapat sewaktu-waktu memberhentikan dan mengangkat

anggota direksi setelah melalui proses voting

• Mengawasi kinerja direksi dalam memimpin dan

menjalankan kegiatan didalam perusahaan

• Bertindak sebagai penasehat perusahaan dan berhak

mendapatkan informasi dari direksi mengenai hal-hal yang

dianggap perlu dan berhubungan dengan seluruh kegiatan

perusahaan

2. Dewan Direksi

• Memimpin dan mengendalikan seluruh kegiatan operasional

perusahaan

• Berusaha untuk mencapai tujuan perusahaan secara

maksimal sesuai dengan visi dan misi perusahaan

• Mempertanggung jawabkan seluruh kegiatan perusahaan

dan memberikan laporan secara periodic kepada komisaris

• Bertanggung jawab merumuskan perencanaan, kebijakan,

strategi dan sasaran perusahaaan serta melakssanakan

kebijakan yang ditetapkan komisaris

93

• Mengawasi dan bekerja sama dengan para manajer agar

kegiatan perusahaan dilaksanakan sesuai dengan kebijakan

yang ditetapkan sehingga tidak terjadi penyimpangan dalam

pelaksanaan tugas masing-masing divisi.

3. General Manager

• Mengawasi jalannya seluruh kegiatan di dalam kantor pusat

maupun kantor cabang

• Mempertanggung jawabkan seluruh kegiatan perusahaan

dan memberikan laporan secara periodik kepada direksi

• Mengusahakan agar tujuan perusahaan tercapai secara

maksimal

• Bertanggung jawab untuk membuat perencanaan, kebijakan,

strategi dan sasaran peusahaan serta melaksanakan

kebijaksanaan yang telah ditetapkan oleh direksi

4. Manager Operasional

• Merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, dan

mengawasi jalannya sistem, sumber daya manusia serta

fasilitas-fasilitas yangs tersedia di perusahaan guna

tercapainya sasaran-sasaran perusahaan.

• Menjamin kelancaran jalannya aktivitas operasional dan

bertanggung jawab atas keseluruhan pelaksanaan kegiatan

operasional

94

• Melakukan evaluasi atas efektivitas pelaksanaan siste

manajemen perusahaan secara periodik

• Mengkoordinasi proses kerja kurir dalam kegiatan bisnis

sehari-hari

• Melakukan pengajuan permintaan dana pengiriman barang

5. Manager Keuangan dan Akuntansi

• Bertanggung jawab atas semua pemasukkan dan

pengeluaran dana serta kegiatan pencatatan dan penyajian

laporan keuangan perusahaan

• Memeriksa laporan keuangan perusahaan secara

keseluruhan dan melakukan analisa atas hasil laporan

keuangan tersebut

• Merencanakan pengelolaan anggaran keuanggan jangka

pendek dan jangka panjang

• Mengadakan perencanaan dan pengawasan keuangan

• Memberikan usulan perbaikan terhadap perencanaan

keuangan perusahaan

• Memeriksa estimasi dana pengiriman barang yang diajukan

oleh manajer operasional dan memberikan izin untuk

mengeluarkan dana yang dibutuhkan

6. Ass. Manager Keuangan dan Akuntansi

• Membuat laporan arus kas dan menganalisa laporan posisi

kas melalui hutang dan piutang perusahaan

95

• Membuat laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang

behubungan dengan pembukuan akuntansi perusahaan

• Menyiapkan data dan informasi keuangan yang dibutuhkan

oleh setiap bagian

• Menyusun anggaran perusahaan secara keseluruhan dengan

kerja sama manajer dari tiap bagian

7. Manager Pemasaran

• Merencanakan, mengatur dan mengkoordinasikan seluruh

kegiatan pemasaran, merumuskan strategi serta kebijakan

pemasaran dan promosi.

• Mewakili perusahaan dalam melakukan negosiasi, dan

membina serta meningkatkan hubungan baik dengan para

pelanggan dan pihak-pihak diluar perusahaan.

• Mengevaluasi efektifitas, strategi dan kebijakan pemasaran

serta promosi yang diterapkan perusahaan.

• Bertanggung jawab atas setiap kegiatan pemasaran dan

promosi kepada jajaran direksi.

8. Marketing Executive

• Melakukan usaha-usaha yang dapat meningkatkan daya tarik

konsumen untuk menggunakan layanan perusahaan.

• Mengusulkan, menjadwalkan dan mengadakan kegiatan

promosi secara berkala serta menyusun dan menentukan

strategi promosi yang sejalan dengan strategi perusahaan.

96

• Menjamin keberhasilan kegiatan promosi dalam proses

mencapai target mutu dalam waktu yang telah direncanakan.

• Bertanggung jawab menjaga dan meningkatkan reputasi

perusahaan di mata masyarakat dan pelanggan pada

khususnya.

9. Koordinator Kurir

• Melakukan pembagian tugas kepada kurir yang akan

mengambil dan mengantarkan barang.

• Memeriksa dan mengawasi absensi kurir dan jadwal kerja

kurir.

• Mengadakan penyeleksian dan penerimaan kurir.

• Mengevaluasi kinerja kurir dan melaporkannya kepada

manager operasional.

10. Customer Service

• Melakukan pengisian surat jalan, order pembelian, dan

melaukn pencatatan kedalam buku customer trading

• Memberitahukan seluruh informasi mengenai tarif, service,

dan semua informasi mengenai perusahaan kepada customer

atau pelanggan

• Melakukan negosiasi penetapan tarif dan servis terhadap

pelanggan, termasuk membuat proposal rate service dengan

pelanggan

97

• Mengadakan komunikasi yang baik atau communication

approach dengan costumer atau pelanggan setiap saat

pelanggan menghubungi perusahaan

11. Debt & Credit Collection

• Melakukan penagihan hutang kepada pelanggan yang

dilakukan secara periodik ( 1 bulan )

• Mempertanggung jawabkan pembayaran dan

kekurangannya kepada manajer keuangan

12. Cashier

• Mengeluarkan dana dari kas perusahaan sesuai dengan

estimasi biaya pengiriman barang yang telah disetujui

manager keuangan.

• Mengeluarkan dana untuk kegiatan operasional perusahaan.

• Mencatat transaksi dan bertanggung jawab memberikan

laporan pengeluaran kas perusahaan kepada Ass. Manajer

keuangan.

13. Airport & Seaport Handling

• Bertugas sebagai perwakilan dari PT. PRAA EXPRESS di

bandara atau pelabuhan untuk menangani barang-barang

yang akan dikirimkan oleh perusahaan.

• Bertanggung jawab untuk memastikan barang yang akan

dikirim telah dimuat ke dalam pesawat atau kapal laut.

98

• Bertanggung jawab melaporkan kepada perusahaan

mengenai status barang yang berada di bandara atau

pelabuhan.

3.4 Menentukan Konteks dan Ruang Lingkup

Konteks dan ruang lingkup dari pembahasan skripsi ini adalah

merencanakan strategi informasi di dalam PT. PRAA Express yang merupakan

sebuah perusahaan yang bergerak di bidang jasa pengiriman barang. Perencanaan

strategi informasi ini dititikberatkan pada pengelolaan prosedur dari unit bisnis

utama perusahaan yang terdiri atas :

• Jasa ekspedisi muatan kapal udara (Airfreight Service),

• Jasa ekspedisi melalui darat (Land Transportation & Moving

Service),

• Jasa ekspedisi melalui laut (Seafreight Service), dan

• City Courier.

Selain itu, strategi informasi yang akan dirumuskan juga meliputi area

fungsional dari PT. PRAA Express, seperti yang akan dibahas lebih lanjut pada

pembahasan selanjutnya. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan kinerja aktivitas

operasional perusahaan melalui perencanaan strategi informasi yang tepat.

Perencanaan strategi informasi yang tepat sangat diperlukan, mengingat

perkembangan teknologi informasi juga turut mempengaruhi PT. PRAA Express

dalam mengelola arus data dan informasi dalam perusahaan, sehingga PT. PRAA

99

Express harus menetapkan strategi informasi yang mampu mendukung

pencapaian sasaran perusahaan, yaitu antara lain:

1. Memberikan pelayanan yang berkualitas kepada pelanggan secara tepat

dengan memanfaatkan dukungan penerapan teknologi informasi yang sesuai.

2. Mampu bertahan dalam menghadapi persaingan di dalam bisnis ekspedisi

yang semakin meningkat dengan meningkatkan kinerja perusahaan melalui

penerapan sistem informasi yang terintegrasi.

3.4.1 Analisis Problem dan Solusi

Masalah–masalah (problem) yang dihadapi PT. PRAA Express

sehingga mampu menghambat pencapaian visi dan misi perusahaan

antara lain adalah:

• Pendayagunaan sistem informasi yang belum optimal dan

perencanaan pengembangan sistem informasi yang tidak terencana.

Pengembangan sistem informasi belum berjalan dengan baik,

aplikasi berjalan masih belum terintegrasi, sehingga

mengakibatkan pengelolaan arus data dan informasi dalam

perusahaan tidak berjalan baik Hal ini secara langsung

berpengaruh pada kegiatan operasional perusahaan yang sering

terhambat akibat sistem pendukung tidak berfungsi optimal.

100

• Belum adanya sistem yang mampu mendukung pengambilan

keputusan bagi tingkat manajerial.

Tidak terintegrasinya sistem berjalan dalam PT. PRAA Express

mengakibatkan jajaran manajerial perusahaan tidak dapat

memperoleh informasi-informasi strategis dan laporan-laporan

yang dibutuhkannya secara real time dan up to date. Hal ini

menghambat dalam proses pengambilan keputusan.

• Kegiatan promosi terhadap layanan perusahaan yang belum efektif.

Kegiatan promosi yang dilakukan oleh bagian Pemasaran belum

terencana dengan baik, sehingga dapat mengakibatkan nilai

penjualan jasa menurun dan kurang dikenalnya citra perusahaan

di mata masyarakat.

• Ketersediaan Cash Flow perusahaan yang sulit diperkirakan, akibat

pelunasan piutang pelanggan yang sering tidak tepat waktu.

Ketersediaan cash flow perusahaan bergantung pada pembayaran

piutang dari pelanggan. Manajemen penagihan piutang yang

belum terencana dengan baik mengakibatkan seringkali pelanggan

terlambat melunasi tagihannya. Hal ini tentunya mempengaruhi

ketersediaan cash flow perusahaan dan mengakibatkan kesulitan

dalam merumuskan penghitungan pendapatan bulanan

perusahaan.

101

• Keterbatasan jumlah sumber daya manusia.

Saat ini jumlah tenaga kerja ahli di dalam perusahaan masih

sangat kurang, sehingga tidak seluruh fungsi-fungsi di dalam

perusahaan tertangani dengan baik. Hal ini juga dapat

menghambat pengembangan usaha perusahaan di masa yang akan

datang.

• Pelatihan bagi karyawan belum memadai.

Perencanaan dan pengalokasian anggaran untuk mengadakan

pelatihan-pelatihan yang bertujuan untuk meningkatkan kualitas

kemampuan karyawan masih sangat kurang hingga saat ini. Hal

ini mengakibatkan kemampuan karyawan berbeda-beda dan tidak

ada standar yang menjamin kualifikasi dari masing-masing

karyawan di dalam perusahaan. Begitu pula dengan pelatihan

karyawan terhadap sistem berjalan yang masih kurang, sehingga

pemahaman karyawan terhadap sistem berbeda-beda dan dapat

mengakibatkan kinerja kerja yang tidak optimal.

Solusi yang diusulkan atas permasalahan-permasalahan yang dihadapi

PT. PRAA Express antara lain adalah:

• Melakukan pengembangan sistem informasi secara terarah dan

terencana dengan baik, sehingga arus informasi dalam perusahaan

dapat dikelola dengan baik.

102

• Mengembangkan aplikasi secara terintegrasi dan mengembangkan

aplikasi manajerial yang mampu menyajikan informasi-informasi

strategis dan laporan-laporan secara real time dan up to date.

• Menyusun dan melaksanakan kegiatan promosi melalui perencanaan

strategi pemasaran yang tepat.

• Melakukan peningkatan pengelolaan prosedur penagihan piutan

terhadap pelanggan, sehingga pelanggan dapat mematuhi jangka

waktu pelunasan.

• Melakukan perekrutan karyawan sesuai dengan standar keahlian dan

kriteria yang telah ditentukan sebelumnya dan melakukan peninjauan

terhadap job description untuk mengevaluasi kinerja serta meninjau

kebutuhan untuk perekrutan karyawan baru.

• Melakukan perencanaan pengalokasian anggaran dan pengadaan

training atau pelatihan bagi para karyawan serta mengadakan

pelatihan secara rutin untuk meningkatkan kualitas dan keahlian

karyawan.

103

Dari analisis problem dan solusi yang dilakukan pada PT. PRAA Express

dilakukan penentuan rating kritikal dari setiap problem dan solusi yang dapat

dilihat pada Tabel 3.7 berikut ini:

Tabel 3.7 Problem, Solusi dan Rating Kritikal

No Problem Solusi Rating Kritikal

1. Pendayagunaan sistem informasi yang belum optimal dan perencanaan pengembangan sistem informasi yang tidak terencana.

Melakukan pengembangan sistem informasi secara terarah dan terencana dengan baik, sehingga arus informasi dalam perusahaan dapat dikelola dengan baik.

4

2. Belum adanya sistem yang mampu mendukung pengambilan keputusan bagi tingkat manajerial.

Mengembangkan aplikasi secara terintegrasi dan mengembangkan aplikasi manajerial yang mampu menyajikan informasi-informasi strategis dan laporan-laporan secara real time dan up to date.

3

3. Kegiatan promosi terhadap layanan perusahaan yang belum efektif.

Menyusun dan melaksanakan kegiatan promosi melalui perencanaan strategi pemasaran yang tepat.

4

4. Ketersediaan Cash Flow perusahaan yang sulit diperkirakan akibat pelunasan piutang pelanggan yang sering tidak tepat waktu.

Melakukan peningkatan dalam hal pengelolaan prosedur penagihan piutang terhadap pelanggan, sehingga pelanggan dapat mematuhi jangka waktu pelunasan.

3

5. Keterbatasan jumlah sumber daya manusia.

Melakukan perekrutan karyawan sesuai dengan standar keahlian dan kriteria yang telah ditentukan sebelumnya dan melakukan peninjauan terhadap job description untuk mengevaluasi kinerja serta meninjau kebutuhan untuk perekrutan karyawan baru.

3

6. Pelatihan bagi karyawan belum memadai.

Melakukan perencanaan anggaran dan penjadwalan training atau pelatihan bagi para karyawan serta mengadakan pelatihan secara rutin untuk meningkatkan kualitas dan keahlian karyawan.

3

104

Keterangan Rating Kritikal pada tabel 3.7 :

1 = Tidak mutlak dibutuhkan untuk mendukung bisnis

2 = Dibutuhkan untuk mendukung bisnis namun kepentingan dan jadwal

aktifitas lebih rendah dibandingkan no.3

3 = Dibutuhkan untuk mendukung bisnis

4 = Kritikal terhadap gangguan operasi bisnis

Mengingat persaingan bisnis yang semakin ketat di dunia ekspedisi

seiring dengan meningkatnya kebutuhan terhadap jasa ekspedisi, PT.PRAA

Express harus menaruh perhatian terhadap permasalahan-permasalahan yang

dihadapinya demi kemajuan perusahaan. Secara garis besar, PT. PRAA Express

perlu mengelola aktivitas bisnis dalam perusahaan secara lebih baik dan

melakukan pengembangan bisnis di masa yang akan datang serta menyesuaikan

diri dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang mampu

mendukung bisnis ini.

3.5 Menyiapkan Kumpulan Informasi

Untuk mengumpulkan informasi yang dibutuhkan dalam proses

perencanaan strategi informasi pada PT. PRAA Express, dilakukan survey pada

10 (sepuluh) responden yang merupakan karyawan pada kantor pusat PT. PRAA

Express. Dari setiap divisi dibagikan kuesioner pada 2 (dua) orang responden

dan juga dilakukan wawancara dengan General Manager dan Manajer

Operasional dari PT. PRAA Express.

105

Dari hasil kuesioner dan wawancara yang telah dilakukan, diperoleh

kumpulan informasi bisnis yang dibutuhkan, seperti yang akan dijelaskan pada

tabel 3.8 berikut.

Tabel 3.8 Analisis terhadap strategi informasi pada PT. PRAA EXPRESS

Function Objectives/Goals CSF Ext/

Int Can Infl

Performance Measure

Business Information & Support Need

Priority

Operasional Menjamin kelancaran jalannya aktivitas operasional perusahaan.

• Menjamin ketepatan waktu pengiriman barang

• Menjamin

keamanan barang yang dikirim

I I I

Y • Peningkatan jumlah order yang diterima

• Berkurangnya

jumlah keluhan dari pelanggan

• Laporan jumlah order masuk

• Laporan jumlah keluhan pelanggan

VH

Marketing Meningkatkan kualitas pelayanan terhadap pelanggan

• Strategi promosi yang efektif

• Meningkatkan

kemampuan CS dalam melayani pelanggan

I I

Y • Jumlah pelanggan meningkat

• Berkurangnya klaim/keluhan dari pelanggan

• Berkurangnya customer loss

• Perbandingan antara target dan hasil yang dicapai

• Analisis kebutuhan pelanggan

H

HRD Meningkatkan kinerja karyawan dan kemampuan perusahaan

• SDM yang berkualitas dan berpengalaman di bidang ekspedisi

I

Y

• Meningkatnya jangkauan wilayah pengantaran

• Laporan kinerja karyawan

H

Keuangan Meningkatkan pengawasan terhadap keuangan dan keakuratan laporan akuntansi perusahaan

• Terkontrolnya status hutang piutang perusahaan

• Terkontrolnya arus kas perusahaan

I I

Y • Lancarnya laporan kegiatan akuntansi perusahaan

• Laporan keuangan perusahaan

H

106

3.5.1 Wawancara Bisnis

Dari wawancara yang dilakukan dengan General Manager

PT.PRAA Express, Bpk Fajar Tobing, didapatkan beberapa informasi

yang dapat mendukung proses analisa. Diantaranya adalah:

• Target jangka panjang PT. PRAA Express adalah untuk dapat menjadi

perusahaan pengiriman barang yang memiliki jangkauan wilayah

pengantaran di seluruh dunia.

• Mulai awal tahun 2006 PT. PRAA Express akan melakukan

restrukturisasi organisasi dan penentuan job description agar dapat

meningkatkan kinerja perusahaan.

• PT. PRAA Express membutuhkan perencanaan dan pengembangan

sistem informasi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan demi

mendukung pencapaian visi dan misi perusahaan.

• Dalam waktu beberapa bulan PT. PRAA Express akan membuka sales

counter di daerah Kemang, Jakarta Selatan yang mampu menangani

penerimaan order dari pelanggan.

• Dalam waktu dekat akan dilakukan perbaikan dan pengembangan

terhadap website perusahaan (www.praaexpress-jkt.co.id) sehingga

dapat lebih memperkenalkan layanan yang diberikan perusahaan dan

dapat mempermudah pelanggan untuk melakukan order serta

pengecekan status pengiriman barang secara online.

107

3.6 Penilaian Sistem yang Berjalan

3.6.1 Area Fungsi Bisnis

Area fungsi bisnis pada PT. PRAA Express ditunjukkan pada

tabel 3.9 di bawah ini :

Tabel 3.9 Area Fungsi Bisnis pada PT. PRAA Express

No Area Fungsi Fungsi Bisnis Proses 1. Operasional Penentuan tarif pada

pelanggan Pendistribusian Barang

Penghitungan estimasi biaya Pemberian diskon Pengajuan biaya pada bagian keuangan Menganalisa jalur Berkoordinasi dengan handling daerah Menunjuk kurir yang bertugas

2. Pemasaran Menerima Order Analisa Pasar Melakukan promosi Analisa pesaing

Mencatat order pelanggan Cetak Consignment Note Menganalisa daya beli masyarakat Menganalisa kebutuhan pelanggan Membuat strategi promosi secara periodic. Membina hubungan baik dengan pelanggan Analisa harga jual pesaing Analisa strategi bisnis pesaing

3. Keuangan Perencanaan Keuangan Akuntansi

Menganalisa keadaan keuangan perusahaan Melakukan perencanaan anggaran perusahaan Mengelola anggaran perusahaan Mencatat transaksi Mencatat hutang dan piutang Mencatat biaya operasioal Menghitung gaji karyawan Melakukan dan menerima pembayaran Membuat bukti pembayaran Membuat laporan keuangan

108

Pengelolaan pajak Mengontrol anggaran perusahaan

Menghitung PPh dan PPN Membuat laporan pajak Menganalisis laporan keuangan

4. HRD Absensi Karyawan Perekrutan karyawan Penggajian Pelatihan Karyawan Kebijakan kompensasi

Mendata daftar hadir karyawan Menyeleksi calon karyawan Melakukan interview terhadap calon karyawan Menentukan penempatan karyawan Membuat kontrak kerja Menetapkan gaji karyawan Melakukan distribusi gaji pada karyawan Membuat laporan slip gaji Pengadakan pelatihan terhadap karyawan baru dan lama Memberikan dorongan dan motivasi kerja Menetapkan kebijakan kompensasi ( cuti hamil, nikah, dan anggota keluarga meninggal )

3.6.2 Menilai Kecocokan Sistem Berjalan

3.6.2.1 Analisis Perusahaan

3.6.2.1.1 Status Sistem Informasi

Sejak awal berdirinya, PT. PRAA Express telah

menggunakan sistem berbasis komputer dalam mendukung

kegiatan operasionalnya. Dari tahun ke tahun aplikasi tersebut

telah mengalami pengembangan, namun hingga saat ini belum

semua divisi dalam perusahaan telah memiliki aplikasi pendukung

dan pengembangan sistem pun terkesan tidak terencana. Divisi

109

dalam perusahaan yang telah memiliki aplikasi pendukung antara

lain Keuangan, HRD, dan Pemasaran. Aplikasi-aplikasi yang ada

tersebut belum terintegrasi satu dengan yang lainnya. Hal ini

disebabkan oleh dana yang terbatas dan kurangnya kesadaran

manajer perusahaan akan pentingnya pengembangan IT yang

tepat dalam mendukung kinerja perusahaan. Selain itu,

perusahaan belum memiliki SDM yang menguasai IT, sehingga

perencanaan pengembangan sistem informasi sulit terlaksana.

Kurangnya SDM yang terampil juga menyebabkan penggunaan

IT menjadi kurang optimal.

Dari gambaran diatas dapat disimpulkan bahwa sangat

diperlukan pengembangan yang terencana dan menyeluruh

terhadap aplikasi-aplikasi antar divisi dalam PT. PRAA Express

serta pengembangan aplikasi yang mampu menghasilkan

informasi secara real time dan up to date bagi jajaran eksekutif

perusahaan. Usulan rencana pengembangan sistem informasi pada

PT. PRAA Express akan dibahas lebih lanjut pada bab selanjutnya

dalam pembahasan skripsi ini.

3.6.2.1.2 Status Teknologi Informasi

PT. PRAA Express saat ini mempunyai sebelas unit

komputer yang terbagi pada dua lantai. Beberapa komputer sudah

terhubung satu sama lain melalui jaringan LAN yang telah

dimiliki perusahaan sejak empat tahun terakhir.

110

Spesifikasi masing-masing komputer berserta hardware

pendukungnya antara lain:

a. 4 (empat) unit komputer dengan spesifikasi sebagai berikut:

- Intel Pentium IV 1.5 GHZ

- Memory 256 SDRAM

- Motherboard MSI

- Harddisk 20 GB Seagate

- VGA 32 MB NVIDIA

- Floppy disk 1,44 MB

- CD-ROM 52x Ben Q/Liteon/ASUS

- Sound on Board + Speaker aktif

- LAN Card Realteach/ 3 Com 10/100 Mbps

- Keyboard + Mouse Logitech

- Monitor 15” GTC

b. 6 (enam) unit komputer dengan spesifikasi sebagai berikut:

- Intel Pentium III 733 Mhz

- Motherboard ASUS P4BF

- Memory 128 SDRAM

- Harddisk 20 GB Seagate

- VGA 32 MB NVIDIA

- Floppy Disk 1,44 MB

- CD-ROM 52x Ben Q/Liteon/ASUS

- Sound on Board + Speaker aktif

- LAN Card Realteach/ 3 Com 10/100 Mbps

111

- Keyboard + Mouse Logitech

- Monitor 15” GTC

c. 1 (satu) PC Server LAN, memiliki spesifikasi sebagai

berikut :

- Pentium IV 1.5 Ghz

- Motherboard MSI P4 MAM-V

- Harddisk 10 Gb Seagate

- LAN 3 Com 10/100Mbps

- Floppy Disk 1,44 Mb

- CD ROM Samsung 52X

- Keyboard + Mouse Logitech

- Monitor 15” GTC

- Memory 256 SDRAM PC 133 Visipro

- VGA dan Sound On Board

Peripheral :

- ATI Switch 10/100 Mbps 24 Port

- Hub

- Modem ADSL Prolink

- UPS ICA 500 Watt

Connection ADSL :

- UTP Cable

- Kabel Telepon

112

d. Komponen Pendukung, Antara Lain:

- Printer Epson LX-300 (3 unit), Printer Canon i255 (1

unit), Printer HP 550 (1 unit)

- Scanner (1 unit)

- Mesin faximile (2 unit)

- Mesin fotocopy (1 unit)

Aplikasi-aplikasi yang digunakan oleh PT.PRAA Express disajikan pada tabel

3.10 di bawah ini:

Tabel 3.10 Aplikasi Sistem Berjalan dan Perencanaan Pengembangan

APPLICATION

Status P - plan

D - dev’l L - live

DATE FIRST LIVE

HARDWARE & SOFTWARE

ENVIRONMENT

USER INTERFACE

MODE COMMENTS

General Accounting

L 2001 Intel Pentium III 733 Mhz Zahir

Interactive Pada saat ini, aplikasi cukup mampu memenuhi kebutuhan. Namun user interface kurang dapat dipahami sehingga perlu dilakukan pengembangan lebih lanjut.

Order Processing L 2003 Intel Pentium IV 1,5 Ghz Visual basic 6

Interactive Aplikasi sudah mampu menangani order secara terstruktur dan dapat menghasilkan consignment note secara terkomputerisasi.

Order Receiving L 2003 Intel Pentium III 733 Mhz Visual Basic 6

Batch Aplikasi mampu menangani kebutuhan perusahaan pada saat ini, tetapi seiring dengan perkembangan perusahaan dan meningkatnya jumlah pelanggan, aplikasi ini harus dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan.

Personnel L 2001 Intel Pentium III 733 Mhz Visual Basic 6

Batch Aplikasi hanya terbatas pada absensi karyawan, tetapi belum mampu menangani keseluruhan informasi yang dibutuhkan personalia.

Financial Reporting

L 2001 Intel Pentium III 733 Mhz Microsoft Excel & Visual Basic 6

Interactive data entry otherwise

batch

Aplikasi benar-benar tidak mampu menunjang kegiatan pembuatan laporan yang harus dilaksanakan oleh divisi keuangan. Sehingga dibutuhkan perbaikan secara menyeluruh.

113

3.6.2.1.3 Peluang Pengembangan yang Sesuai

Peluang pengembangan IT yang sesuai untuk mendukung

proses bisnis PT. PRAA Express adalah:

1. Tidak mengadakan perubahan sistem secara keseluruhan

pada aplikasi yang berjalan, tetapi hanya menambahkan

fungsi-fungsi yang belum ada.

2. Mengadakan pelatihan atau training kepada para karyawan

sehingga dapat mengoperasikan sistem secara optimal.

3.6.2.1.4 Batasan Pada Sistem yang Berjalan

PT. PRAA Express membagi beberapa masalah agar dapat

melihat hal-hal apa saja yang dibutuhkan untuk mendapatkan

solusi dari masalah yang ada. Beberapa batasan yang dihadapi

dalam mengimplementasikan aplikasi pada PT. PRAA Express

antara lain:

• Kualitas kemampuan SDM yang terbatas dalam

mengoperasikan sistem.

• Belum adanya divisi IT yang bertugas mengembangkan

dan memelihara sistem.

• Dana yang terbatas untuk membangun Sistem Informasi

yang terintegrasi.

114

3.6.2.2 Subyek Data

Subyek data adalah segala sesuatu yang berhubungan dengan

perusahaan yang berisi data atau informasi yang dibutuhkan dalam suatu

system dan sering digunakan oleh masing-masing unit organisasi untuk

mengelola data tersebut menjadi informasi dalam bentuk laporan. Adapun

subyek data yang telah dianalisis dari PT. PRAA Express adalah sebagi

berikut:

1. Order

2. Tarif

3. Pelanggan

4. Bukti tagihan

5. Piutang

6. Keluhan Pelanggan

7. Anggaran

8. Promosi

9. Kontrak Kerjasama

10. Pegawai

11. Jadwal Kerja

12. Absensi

13. Gaji

14. Keuangan

15. Pajak

16. Tujuan Pengiriman

17. Kendaraan

115

18. List of vendor

19. Handling Daerah

20. Barang

21. Gudang

22. Kontrak Kerja Karyawan

3.6.2.3 Analisis Sistem Informasi dan Teknologi Informasi yang

Digunakan

3.6.2.3.1 Skema Proses Bisnis

Skema proses bisnis dari PT. PRAA Express saat ini dapat

dilihat pada tabel 3.11 di bawah ini:

Tabel 3.11 Skema Proses Bisnis

Level Informasi Pemasaran Operasional Keuangan Personalia Strategi Perencanaan & Analisis

Pengawasan & Pengontrolan

Pengontrolan kegiatan pemasaran.

Pengontrolan kegiatan operasional.

Pengawasan kegiatan keuangan agar terkendali dan dapat dipertanggung jawabkan.

Pengontrolan dan pemantauan kinerja seluruh karyawan dalam perusahaan.

Transaksi Pemrosesan order pengiriman barang dan pencetakan consignment note.

Pembagian kerja kurir sesuai dengan order yang diterima.

Pengeluaran dan pemasukan kas perusahaan yang dilakukan oleh setiap divisi.

Absensi dan penggajian.

Pendukung Operasional

Melayani dan menerima data pelanggan yang akan melakukan transaksi.

Penyimpanan data-data yang diperlukan dalam proses transaksi, seperti data kurir, data pelanggan, dll.

Memasukkan data akuntansi yang berasal dari perusahaan maupun dari pelanggan.

Data karyawan, data absensi.

116

3.6.2.3.2 Peta Aplikasi

Gambar 3.7 Peta Aplikasi Berjalan PT. PRAA Express

Mon

itor

&K

ontr

ol

Tra

nsak

si

Stra

tegi

s Pe

nduk

ung

Ope

rasi

onal

Pe

renc

anaa

n &

A

nalis

is

Marketing Operasional Keuangan

Office Automation, Communication, E-Mail, Operational Decision Support, dll

HRD

Proses order pengiriman

PenerimaanOrder

Transaksi akuntansi

Pengontrolan kegiatan pemasaran

Data Operasional

Data Absensi Karyawan

Pembagian Kerja Kurir

Data Akuntansi

Buku Besar

Pengontrolan Laporan Keuangan

Pembuatan invoice

Absensi dan penggajian

Pemantauan kinerja karyawan

Pemantauan order dan kegiatan operasional

Membuat Consignment Note

117

Gambar 3.7 pada halaman sebelumnya menunjukkan peta aplikasi dari

PT. PRAA Express yang memberi gambaran mengenai aplikasi pendukung

proses bisnis yang berjalan saat ini. Pembuatan peta aplikasi dilakukan

berdasarkan skema proses bisnis PT. PRAA Express seperti yang dapat dilihat

pada tabel 3.11.

3.6.2.4 Analisis Status Sistem Informasi

Sejak awal berdiri PT. PRAA Express sudah

menggunakan komputer dalam mendukung beberapa kegiatan

operasional dalam perusahaan. Namun hingga saat ini belum

seluruh bagian menggunakan komputer. Hal ini disebabkan

karena ada beberapa karyawan dalam perusahaan yang belum

dapat menggunakan teknologi yang tersedia secara maksimal.

Pada jajaran eksekutif perusahaan juga belum dapat

mengakses sistem informasi secara optimal sehingga laporan-

laporan hanya didapat secara manual dan tidak real time.

Berdasarkan keterangan di atas dapat disimpulkan bahwa

sistem yang interaktif dan karyawan yang terampil sangat

dibutuhkan oleh setiap perusahaan di masa-masa ini. Hal ini

sangat terasa karena beberapa bagian dalam perusahaan yang

sudah menggunakan sistem informasi merasa terbantu karena

adanya teknologi informasi yang digunakan.

118

3.6.2.5 Entity Relationship Diagram (ERD)

ERD merupakan suatu diagram yang menunjukkan

hubungan antar entitas yang satu dengan entitas yang lain. Entitas

merupakan sebuah lingkungan elemen, sebuah sumber atau

transaksi yang merupakan hal penting bagi perusahaan untuk

didokumentasikan. ERD pada PT. PRAA Express dapat dilihat

pada gambar 3.8 berikut:

Gambar 3.8 Entity Relationship Diagram

Order Barang

List of Vendor

Tujuan Pengiriman Pelanggan

Pajak Layanan Keluhan

Pelanggan

Anggaran

Promosi Kendaraan

Gudang Pemasaran

Kontrak kerjasama

Kontrak kerja karyawan Jadwal Kerja

Pegawai

Invoice Keuangan

Absensi Gaji

Piutang

Handling Daerah

Tarif

119

3.6.2.6 Analisis Status Teknologi Informasi

Berikut ini digambarkan konfigurasi jaringan yang saat ini

digunakan pada kantor pusat PT. PRAA Express Jakarta:

Lantai 1

Personalia

Laser printer

Hub Lantai 1

Data Server Lantai 1 Gambar 3.9 Arsitektur Jaringan pada Lantai 1

Lantai 3

Direksi

PemasaranLaser printer

Laser printer

Fax

Hub Lantai 1

Data Server Lantai 1 Gambar 3.10 Arsitektur Jaringan pada Lantai 3

120

Lantai 2

Operasional

Hub Lantai 1

Data Server Lantai 1

Keuangan

Laser printer

Scanner

Laser printer

Fax

Foto copy

Gambar 3.11 Arsitektur Jaringan pada Lantai 2

121

Arsitektur Jaringan Keseluruhan

Operasional

Hub Lantai 1

Data Server Lantai 1

Keuangan

Personalia

Direksi

PemasaranLaser printer

Laser printer Laser printer

Scanner

Laser printer

Laser printer

Fax

Fax

Foto copy

Modem ADSL Lantai 1

Internet

Provider Telkom

Gambar 3.12 Arsitektur Jaringan Keseluruhan