43

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

3.1 Riwayat Perusahaan

PT. Dwipajaya Exim Texindo ( PT. DET ) didirikan pada tanggal

5 November 2002. Pada awalnya perusahaan ini berlokasi di Ruko Textil Blok

E - 2/12A Jalan Mangga Dua Raya, Jakarta Utara. Akan tetapi sekarang ini PT.

Dwipajaya Exim Texindo telah berpindah lokasi di Komp. Permata Ancol Blok M

No. 18 Jl. R.E. Martadinata, Jakarta Utara.

Pada awal berdirinya, PT. Dwipajaya Exim Texindo hanya bergerak di

bidang penjualan dan pembelian kain (garment). Lambat laun perusahaan ini

kemudian berkembang dengan membuka outlet yang khusus menjual pakaian pria

dengan merek dagangnya sendiri, yaitu ”M231”. Sampai dengan saat ini, PT.

Dwipajaya Exim Texindo telah memiliki 3 (tiga) outlet di Pasar Pagi Mangga Dua.

Dalam bisnis dagangnya, perusahaan ini tidak melakukan produksi pakaian

jadi akan tetapi perusahaan ini hanya melakukan pembelian kain dan menjualnya

kepada pihak lain ( yang dikenal dengan nama perusahaan konveksi ). Kemudian

pihak konveksi tersebut melakukan produksi dimana desain pakaian dan aksesoris

telah diberikan oleh PT. Dwipajaya Exim Texindo. Setelah pihak konveksi selesai

dengan hasil produksinya, pihak konveksi menjual hasil produksi mereka kembali

kepada PT. Dwipajaya Exim Texindo. Jadi PT. Dwipajaya Exim Texindo tidak

melakukan bagian produksi, tetapi hanya penjualan dan pembelian saja.

44

Adapun visi dari PT. Dwipajaya Exim Texindo adalah menciptakan

pakaian yang selalu up-to-date dan menjadi trend di masyarakat. Sedangkan misi

dari PT. Dwipajaya Exim Texindo adalah menjadi perusahaan utama dalam bidang

penjualan pakaian pria di Indonesia khususnya Jakarta.

3.2 Struktur Organisasi

Gambar 3.1 Struktur organisasi

(Sumber : PT. Dwipajaya Exim Texindo)

3.2.1 Tugas dan Tanggung Jawab

Tugas dan tanggung jawab dari masing-masing divisi berdasarkan

bagan struktur organisasi pada PT. Dwipajaya Exim Texindo adalah

sebagai berikut :

45

1. Direktur

a. Memimpin dan mengawasi jalannya perusahaan.

b. Mengambil keputusan atas semua kebijakan yang terjadi di

perusahaan.

c. Mengevaluasi dan membuat program pengembangan usaha

perusahaan.

d. Memimpin dan mengevaluasi kegiatan dan kinerja kepala-kepala

divisi.

e. Mengurus dan mengawasi kekayaan perusahaan.

f. Menandatangani surat-surat keluar dan surat-surat internal yang

bersifat prinsipil.

2. Bagian Pembelian

a. Melakukan klaim atau retur atas barang yang telah dibeli.

b. Memenuhi kebutuhan permintaan barang.

c. Mencari Supplier untuk permintaan bahan baku dan assesoris.

d. Membuat surat pesanan / Purchasing Order (PO).

e. Mengirimkan PO.

f. Mengadakan pemantauan harga.

g. Membuat laporan pembelian.

h. Memberikan laporan pembelian ke Direktur.

3. Bagian Penjualan

Bagian ini dipimpin oleh seorang kepala bagian penjualan yang

membawahi dua bagian, yaitu :

46

a. Outlet

i. Memperkenalkan produk kepada pelanggan melalui outlet.

ii. Menjalankan kegiatan penjualan produk perusahaan.

iii. Melakukan transaksi penjualan secara tunai setiap hari.

iv. Memberikan laporan berupa faktur hasil penjualan setiap hari.

b. Freelance Salesman

i. Memperkenalkan produk kepada pelanggan.

ii. Membuat penawaran kepada pelanggan.

iii. Menjalankan kegiatan penjualan produk perusahaan.

iv. Melakukan transaksi penjualan.

v. Menerima order dari pembeli.

Tugas Kepala Bagian Penjualan :

a. Menerima klaim atau retur penjualan dari pelanggan.

b. Membuat laporan hasil penjualan.

c. Memberikan laporan penjualan ke Direktur.

4. Bagian Keuangan dan Akuntansi

a. Membuat jurnal berdasarkan data yang ada dan posting ke buku

besar.

b. Mengelola data yang berhubungan dengan keuangan perusahaan.

c. Mengecek pembayaran pembelian.

d. Melakukan penagihan dan menerima pembayaran dari pelanggan.

e. Menghitung Harga Pokok Pokok Pembelian dan menentukan

Harga Jual.

f. Memberikan laporan ke Direktur.

47

5. Bagian Persediaan Barang

Bagian ini dipimpin oleh seorang kepala bagian persediaan barang

yang membawahi dua bagian, yaitu :

a. Bagian Bahan Baku dan Assesoris

i. Mengusulkan permintaan bahan baku dan assesoris sesuai

dengan desain baru.

ii. Melaksanakan penyimpanan barang secara sistematis dan

aman.

iii. Mencatat penerimaan dan pengeluaran barang sesuai prosedur

yang ada.

iv. Melakukan pengontrolan terhadap persediaan bahan baku dan

assesoris.

b. Bagian Barang Jadi

i Melaksanakan penyimpanan barang jadi.

ii Mencatat penerimaan dan pengeluaran barang jadi.

iii. Melakukan pengontrolan terhadap persediaan barang jadi.

Tugas Kepala Bagian Persediaan Barang :

a. Membuat Surat Keluar Barang.

b. Menerima dan menyimpan laporan Surat Order Pembelian.

c. Memberikan laporan persediaan kepada Direktur.

d. Menerima barang dari Supplier.

6. Bagian Desain

a. Melakukan desain untuk pakaian yang akan diproduksi.

b. Melakukan evaluasi dan kontrol atas desain kepada konveksi.

48

3.3 Prosedur yang Sedang Berjalan

Pada saat ini sistem yang sedang berjalan pada PT. Dwipajaya Exim

Texindo adalah sebagai berikut :

1. Prosedur Penjualan Bahan Baku

a. Bagian Desain membuat desain pakaian yang akan di produksi kemudian

akan diserahkan ke Bagian Persediaan Barang.

b. Berdasarkan Desain dari Bagian Desain maka Bagian Persediaan Barang

akan membuat Surat Keluar Barang dua rangkap :

1. Rangkap pertama beserta bahan baku yang diperlukan sesuai dengan

desain diserahkan ke Bagian Penjualan.

2. Rangkap kedua diarsipkan di Bagian Persediaan Barang.

c. Berdasarkan surat keluar barang, Bagian Persediaan Barang akan

memperbaharui daftar stok bahan baku.

d. Setelah Bagian Penjualan menerima Surat Keluar Barang dan desain dari

Persediaan, maka Bagian Penjualan akan memeriksa dan menyesuaikan

secara fisik bahan baku yang diterima berdasarkan Surat Keluar Barang.

e. Selanjutnya Bagian Penjualan akan membuat Faktur Penjualan sebanyak

tiga rangkap dan Surat Jalan sebanyak dua rangkap :

1. Faktur Penjualan rangkap pertama, kedua dan ketiga dan Surat Jalan

rangkap pertama dan kedua dikirimkan ke Konveksi untuk ditanda

tangani oleh Konveksi. Faktur Penjualan dan Surat Jalan rangkap

pertama beserta bahan baku serta desain pakaian akan diserahkan

kepada konveksi.

49

2. Faktur Penjualan rangkap ketiga akan diarsipkan pada Bagian

Penjualan.

3. Faktur Penjualan rangkap kedua dan Surat Jalan rangkap kedua

dikirimkan ke Bagian Keuangan dan Akuntansi.

f. Selanjutnya, Bagian Penjualan mencatat atau merekap Transaksi Penjualan

yang terjadi.

g. Faktur Penjualan rangkap pertama dan Surat Jalan rangkap pertama beserta

bahan baku akan diserahkan ke Konveksi untuk diproduksi sesuai desain

yang diberikan.

h. Bagian Keuangan dan Akuntansi menerima Faktur Penjualan rangkap

kedua dan Surat Jalan rangkap kedua beserta pembayaran dari Konveksi

dan mencatat atau merekap dalam penerimaan kas.

2. Prosedur Penjualan Barang Jadi

a. Bagian Penjualan menerima PO dari Pelanggan yang mengidentifikasikan

jenis dan kuantitas dari barang yang diminta oleh Pelanggan. Kemudian

Bagian Penjualan akan mengirimkan PO ke Bagian Persediaan Barang.

b. Bagian Persediaan Barang menerima PO dari Bagian Penjualan.

Berdasarkan PO, Bagian Persediaan Barang akan melakukan pengecekan

Barang.

c. Jika Barang yang di order oleh Pelanggan tidak tersedia / tidak ada / tidak

mencukupi, maka Bagian Persediaan Barang akan melakukan penolakan

terhadap order tersebut dan memberitahukannya kepada Bagian Penjualan.

50

Bagian Penjualan kemudian akan memberitahukan hal ini kepada

Pelanggan.

d. Jika Barang yang di order oleh Pelanggan tersedia, maka Bagian

Persediaan Barang akan menyiapkan barang dan membuat serta

menandatangani Surat Keluar Barang sebagai bukti pengeluaran barang.

e. Selanjutnya Bagian Persediaan Barang akan memperbaharui daftar Stok

Barang Jadi. Surat Keluar Barang dan barang kemudian diserahkan ke

Bagian Penjualan.

f. Bagian Penjualan menerima Surat Keluar Barang beserta barang dari

Bagian Persediaan Barang. Bagian Penjualan selanjutnya akan memeriksa

kondisi barang dan kuantitas barang yang diterima dari Bagian Persediaan

Barang.

g. Bagian Penjualan akan membuat Faktur Penjualan sebanyak tiga rangkap

dan Surat Jalan sebanyak dua rangkap :

1. Faktur Penjualan rangkap pertama, kedua dan ketiga dan Surat Jalan

rangkap pertama dan kedua dikirimkan ke Pelanggan untuk ditanda

tangani oleh Pelanggan. Faktur Penjualan dan Surat Jalan rangkap

pertama akan diserahkan kepada Pelanggan.

2. Faktur Penjualan rangkap ketiga akan diarsipkan pada Bagian

Penjualan.

3. Faktur Penjualan rangkap kedua dan Surat Jalan rangkap kedua

dikirimkan ke Bagian Keuangan dan Akuntansi.

h. Selanjutnya, Bagian Penjualan mencatat atau merekap Transaksi Penjualan

yang terjadi.

51

i. Faktur Penjualan rangkap pertama dan Surat Jalan rangkap pertama beserta

barang akan diserahkan ke pelanggan, kemudian Bagian Keuangan dan

Akuntansi akan menerima Faktur Penjualan rangkap kedua dan Surat Jalan

rangkap kedua beserta pembayaran dari Pelanggan. Setelah itu, Bagian

Keuangan dan Akuntansi akan mencatat atau merekap ke dalam

penerimaan kas.

3. Prosedur Retur Penjualan Barang Jadi

a. Bagian Penjualan menerima memo retur penjualan beserta barang dari

pelanggan.

b. Bagian Penjualan akan memeriksa kondisi barang yang diretur. Apabila

tidak terdapat cacat maka barang akan ditolak dan dikembalikan kepada

pelanggan.

c. Apabila terdapat cacat pada barang yang diretur, maka Bagian Penjualan

akan membuat Surat Bukti Retur Penjualan sebanyak tiga rangkap :

1. Rangkap pertama dikirimkan ke Bagian Keuangan dan Akuntansi.

2. Rangkap kedua diarsipkan di Bagian Penjualan.

3. Rangkap ketiga beserta barang dikirimkan ke Bagian Persediaan

Barang

d. Bagian Persediaan Barang menerima Surat Bukti Retur Penjualan rangkap

ketiga beserta barang dari Bagian Penjualan.

e. Bagian Persediaan Barang akan menghitung dan memeriksa Barang Jadi

yang diretur oleh Pelanggan dan mengarsipkan Surat Bukti Retur Penjualan

rangkap ketiga.

52

f. Berdasarkan Surat Bukti Retur Penjualan, setelah dilakukan pengiriman

Barang Jadi kembali kepada Pelanggan, Bagian Persediaan Barang akan

memperbaharui daftar Stok Barang Jadi.

g. Surat Bukti Retur Penjualan rangkap kedua akan diarsipkan sementara ke

Bagian Penjualan untuk digunakan pada saat pengiriman Barang Jadi

kembali kepada Pelanggan.

h. Bagian Keuangan dan Akuntansi menerima Surat Bukti Retur Penjualan

rangkap pertama dari Bagian Penjualan. Kemudian Bagian Keuangan dan

Akuntansi akan mengarsipkan sementara Surat Bukti Retur Penjualan

sampai Barang Jadi dikirim kembali ke Pelanggan.

4. Prosedur Perhitungan Persediaan Barang

a. Bagian Persediaan Barang menerima Laporan Pembelian dari Bagian

Pembelian dan akan menghitung secara fisik Stok Barang yang ada di

gudang.

b. Jika tidak sesuai dengan Laporan Pembelian, maka akan dikonfirmasi

kepada Bagian Pembelian.

c. Tetapi jika sesuai dengan Laporan Pembelian maka Bagian Persediaan

Barang akan membuat Laporan Perhitungan Fisik sebanyak 2 rangkap

1. Rangkap pertama dikirimkan ke Bagian Keuangan dan Akuntansi untuk

diarsipkan.

2. Rangkap kedua dikirimkan kepada Kepala Bagian Persediaan Barang

untuk memberikan laporan kepada Direktur.

53

d. Setelah Kepala Bagian Persediaan Barang menerima Laporan Perhitungan

Fisik dari Bagian Persediaan Barang maka berdasarkan Laporan tersebut

Kepala Bagian Persediaan Barang akan membuat Laporan Harian

Persediaan Barang untuk diberikan kepada Direktur.

5. Prosedur Penerimaan Bahan Baku

a. Bagian Persediaan Barang menerima Surat Order Pembelian rangkap

kedua dari Bagian Pembelian.

b. Pada saat Penerimaan Bahan Baku dari Supplier, Bagian Persediaan

Barang menerima Faktur dan Surat Jalan dari Supplier.

c. Bagian Persediaan Barang akan melakukan pemeriksaan mengenai kondisi

dan kuantitas Bahan Baku yang diterima berdasarkan Surat Order

Pembelian yang diterima dan Surat Jalan dari Supplier. Apabila tidak

sesuai, maka Bagian Persediaan akan mengkonfirmasi ke Supplier.

d. Jika Bahan Baku sesuai, maka Bagian Persediaan Barang akan

menandatangani Surat Jalan dari Supplier sebagai bukti atas penerimaan

Bahan Baku.

e. Berdasarkan bahan baku yang diterima, Bagian Persediaan Barang

memperbaharui Kartu Gudang yang ada dan memberitahukan penambahan

bahan baku ke Bagian Penjualan. Surat Order Pembelian rangkap kedua

akan diarsipkan pada Bagian Persediaan Gudang.

f. Faktur dan Surat Jalan Supplier diserahkan ke Bagian Keuangan dan

Akuntansi.

54

g. Kemudian Bagian Keuangan dan Akuntansi akan mencocokan dengan SO

Pembelian yang diambil dari arsip, lalu melakukan pembayaran kepada

Supplier.

h. Bagian Keuangan dan Akuntansi akan mencatat atau merekap transaksi

yang terjadi ke dalam pengeluaran kas dan akan mengarsipkan Faktur dan

Surat Jalan Supplier setelah dilakukan pembayaran kepada Supplier.

i. Setelah itu Bagian Keuangan dan Akuntansi akan menghitung Harga

Pokok Pembelian dan menentukan Harga Jual.

6. Prosedur Penerimaan Barang Jadi

a. Bagian Persediaan Barang menerima Surat Order Pembelian rangkap

kedua dari Bagian Pembelian.

b. Pada saat Penerimaan Barang Jadi dari Konveksi, Bagian Persediaan

Barang menerima Faktur dan Surat Jalan dari konveksi.

c. Bagian Persediaan Barang akan melakukan pemeriksaan mengenai kondisi

dan kuantitas Barang Jadi yang diterima berdasarkan Surat Order

Pembelian yang diterima dan Surat Jalan dari Konveksi. Apabila tidak

sesuai, maka Bagian Persediaan akan mengkonfirmasi ke Konveksi.

d. Jika Barang Jadi sesuai, maka Bagian Persediaan Barang akan

menandatangani Surat Jalan dari Konveksi sebagai bukti atas Penerimaan

Barang Jadi.

e. Berdasarkan Barang Jadi yang diterima, Bagian Persediaan Barang

memperbaharui Kartu Gudang yang ada dan memberitahukan penambahan

55

Barang Jadi ke Bagian Penjualan. Surat Order Pembelian rangkap kedua

akan diarsipkan pada Bagian Persediaan Gudang.

f. Faktur dan Surat Jalan Konveksi diserahkan ke Bagian Keuangan dan

Akuntansi.

g. Kemudian Bagian Keuangan dan Akuntansi akan mencocokan dengan SO

Pembelian yang diambil dari arsip, lalu melakukan pembayaran kepada

konveksi.

h. Bagian Keuangan dan Akuntansi akan mencatat atau merekap transaksi

yang terjadi ke dalam pengeluaran kas dan akan mengarsipkan Faktur dan

Surat Jalan Konveksi setelah dilakukan pembayaran kepada Konveksi.

i. Setelah itu Bagian Keuangan dan Akuntansi akan menghitung Harga

Pokok Pembelian dan menentukan Harga Jual.

3.3.1 Data Kuantitatif

Deskripsi Barang Jumlah Deskripsi Barang Jumlah

Kemeja Tangan Pendek

2885 Kemeja Koko Salur Tangan

Panjang

103

Kemeja Tangan Panjang 1515 Koko Salur Tangan Panjang 153

Kemeja Zucchini 50 Jacket Tangan Panjang M231 280

Kemeja M231 727 Celana Jeans 131

Kemeja Salur Tangan Pendek 787 Celana Panjang Merk Diesel 3

Kemeja Salur Tangan Panjang 520 Size Label Berdiri Hitam 8600

Kemeja Polos Tangan Pendek

M231

14 Size Label Berdiri Putih

15600

56

Kemeja Koko Tangan Pendek 10 Size Label Pinggir Putih 19400

Kemeja Koko Tangan Panjang 3059 Size Label Miring Hitam 168744

Koko Tangan Pendek 320 Size Label Putih Jeans 10800

Koko Tangan Panjang 1416 Hang Tag 138588

Oblong Tangan Pendek 2494 Kancing Polos Besar 56450

Kaos Tangan Pendek 3 Kancing Polos Kecil 6184

Wangky Tangan Pendek 13 Kancing M231 Besar 336158

Oblong Bordir 44 Kancing M231 Kecil 82565

Wangky Krah Tangan Pendek 322 Washing Label 53240

Kemeja Kotak Tangan Pendek 594 Side Label 75118

Kemeja Kotak Tangan Panjang 48 Main Label + Washing M231 18732

Kemeja Polos Bordir 87 Label Kantong 9400

Kemeja Curtis Tangan Pendek 12 Label Panjang 9400

Kemeja Yandet 1 Slip Hang Tag M231 9000

Kemeja Cotton Tangan Pendek 22 Plastik M231 12700

Kemeja Print

31 Kancing TBG COL M231

Jeans

7000

Koko Krah Tangan Panjang

476 Kancing Rivit Kecil M231

Jeans

48000

Kemeja Doby Kotak Tangan

Pendek M231

100 Size Label Slip (Kaos)

6000

Koko Krah Salur Tangan Pendek 39 Label Size 1740

Koko Krah Salur Tangan Panjang 34 Kancing Zucchini Besar 118008

Kemeja Salur Polos Tangan

Pendek

10 Kancing Zucchini Kecil

8300

Plastik Zucchini 12000

Tabel 3.1 Data Kuantitatif ( Sumber : PT. Dwipajaya Exim Texindo, 5 Oktober 2006 )

57

3.3.2 Laporan Penjualan Tahun 2005

Bulan Jumlah

Januari Rp. 155.500.000

Februari Rp. 220.000.000

Maret Rp. 130.000.000

April Rp. 136.000.000

Mei Rp. 140.000.000

Juni Rp. 143.000.000

Juli Rp. 135.000.000

Agustus Rp. 195.000.000

September Rp. 185.000.000

Oktober Rp. 190.000.000

November Rp. 180.000.000

Desember Rp. 200.000.000

Total Rp. 2.010.000.000

Tabel 3.2 Laporan Penjualan Tahun 2005

( Sumber : PT. Dwipajaya Exim Texindo, 2005 )

3.3.3 Informasi yang dihasilkan pada sistem yang berjalan

Pelanggan Merupakan entiti yang berisikan informasi tentang pelanggan

dari PT. Dwipajaya Exim Texindo.

Sales Merupakan entiti yang berisikan informasi tentang sales dari

PT Dwipajaya Exim Texindo.

58

Persediaan Merupakan entiti yang memberikan informasi tentang

penyimpanan / stok bahan baku maupun barang jadi pada PT.

Dwipajaya Exim Texindo.

Laporan_Persediaan Merupakan entiti yang memberikan informasi tentang laporan

persediaan bahan baku maupun barang jadi secara keseluruhan

pada PT. Dwipajaya Exim Texindo.

Penjualan Merupakan entiti yang memberikan informasi tentang

penjualan bahan baku maupun penjualan barang jadi yang

dilakukan oleh PT. Dwipajaya Exim Texindo.

Laporan_Penjualan Merupakan entiti yang memberikan informasi tentang laporan

penjualan bahan baku maupun barang jadi berikut laporan

retur penjualan barang jadi pada kurun waktu satu bulan yang

terjadi di PT. Dwipajaya Exim Texindo.

Retur_Penjualan Merupakan entiti yang memberikan informasi tentang retur

(pengembalian) barang jadi yang rusak atau tidak sesuai

kepada PT. Dwipajaya Exim Texindo.

Barang Merupakan entiti yang memberikan informasi tentang Bahan

Baku dan Barang Jadi dari PT. Dwipajaya Exim Texindo.

Outlet Merupakan entiti yang memberikan informasi tentang outlet 1,

outlet 2, dan outlet 3 dari PT Dwipajaya Exim Texindo.

Konveksi Merupakan entiti yang memberikan informasi tentang mitra

pembuatan barang jadi.

Tabel 3.3 Informasi yang Dihasilkan pada sistem yang berjalan

59

3.3.4 Sumber Informasi dan Sumber Data

Sumber Informasi Sumber Data

Pelanggan - Faktur

- Surat Jalan

Sales - Pelanggan

- Penjualan

Persediaan - Jumlah Bahan Baku dan Barang Jadi

- Jumlah Barang Masuk

- Jumlah Barang Keluar

Laporan Persediaan - Persediaan

- Bahan Baku dan Barang Jadi

Penjualan - Transaksi Penjualan

- Surat Jalan

- Bahan Baku dan Barang Jadi

- Faktur

- Retur Penjualan Barang Jadi

Laporan Penjualan - Penjualan

- Retur Penjualan

- Bahan Baku dan Barang Jadi

Retur Penjualan - Barang Jadi

- Penjualan

Bahan Baku - Nama Bahan Baku

- Harga Bahan Baku

60

Barang Jadi - Nama Barang Jadi

- Harga Barang Jadi

Outlet - Persediaan Barang Jadi

- Penjualan Barang Jadi

- Retur Penjualan Barang Jadi

- Pelanggan

Konveksi - Penjualan Bahan Baku

- Faktur

- Surat Jalan

Tabel 3.4 Sumber Informasi dan Sumber Data

3.3.5 Hubungan antar Organisasi dan Sumber Data

Organisasi Sumber Data

Penjualan - Persediaan Bahan Baku dan Barang Jadi

- Pelanggan

- Keuangan dan Akuntansi

- Konveksi untuk Bahan Baku

- Sales untuk Barang Jadi

- Outlet

Persediaan - Penjualan Bahan Baku dan Barang Jadi

- Keuangan dan Akuntansi

- Hasil dari Konveksi berupa Barang Jadi

61

Keuangan dan Akuntansi - Penjualan

- Persediaan

- Pelanggan

- Konveksi

Desain - Persediaan Bahan Baku

- Konveksi

- Keuangan dan Akuntansi

Tabel 3.5 Hubungan Antar Organisasi dan Sumber Data

3.4 Diagram Data

3.4.1 DFD ( Data Flow Diagram )

3.4.1.1 Diagram Hubungan Sistem Informasi

Gambar 3.2 Diagram Konteks Sistem Yang Sedang Berjalan

Pelanggan

Direktur Konveksi

PO

Pembayaran

Tagihan

Order tidak Valid

Faktur , Surat Jalan, dan Barang Jadi

Pembayaran Bahan Baku

Faktur, Surat Jalan, Barang Jadi

Faktur, Surat Jalan, Desain Pakaian, dan

Bahan Baku

Tagihan Bahan Baku

Retur Sales Konfirmasi

Hasil Penjualan

Informasi Produk Baru

Laporan Persediaan Barang Jadi

Laporan Penjualan

Barang Jadi

Laporan Persediaan Bahan Baku

Laporan Penjualan Bahan Baku

Sistem Persediaan dan Penjualan

Barang pada PT. Dwipajaya Exim

Texindo

Desainer Membuat Desain Pakaian

62

3.4.1.2 Diagram Nol

Gambar 3.3 Diagram Nol Sistem Yang Berjalan

Faktur, Surat Jalan, dan

Barang Jadi

Surat Tagihan

PO

Order Tidak Valid

Pembayaran

Pelanggan

Laporan Retur

Direktur

Faktur, Surat Jalan, dan Barang Jadi

Retur

Laporan Persediaan Barang Jadi

Copy PO

Konveksi

Laporan Penjualan Barang Jadi

Laporan Persediaan Bahan Baku

Laporan Penjualan Bahan Baku

Informasi Produk Baru

Konfirmasi Hasil Penjualan

Sales

Faktur, Surat Jalan, Desain Pakaian, dan Bahan Baku

Pembayaran Bahan Baku Surat

Tagihan Bahan Baku

Barang Order

Barang Retur valid

4.0 Penjualan

Barang Jadi

3.0 Persediaan

Barang Jadi

Desain Pakaian

Bahan Baku dan Desain Pakaian

1.0 Persediaan

Bahan Baku

5.0 Keuangan

Copy Faktur dan Surat

jalan

2.0 Penjualan

Bahan Baku

Desainer

63

3.4.2 Bagan Alir Dokumen

Untuk lebih jelasnya, prosedur yang sedang berjalan dapat dilihat

dari Bagan Alir Dokumen sebagai berikut :

1. Prosedur Penjualan Bahan Baku

Gambar 3.4 Prosedur Penjualan Bahan Baku

64

2. Prosedur Penjualan Bahan Baku ( Lanjutan 1 )

Gambar 3.5 Prosedur Penjualan Bahan Baku ( Lanjutan 1 )

65

3. Prosedur Penjualan Bahan Baku ( Lanjutan 2 )

Gambar 3.6 Prosedur Penjualan Bahan Baku ( Lanjutan 2 )

66

4. Prosedur Penjualan Barang Jadi

Gambar 3.7 Prosedur Penjualan Barang Jadi

67

5. Prosedur Penjualan Barang Jadi ( Lanjutan 1 )

Gambar 3.8 Prosedur Penjualan Barang Jadi ( Lanjutan 1 )

68

6. Prosedur Penjualan Barang Jadi ( Lanjutan 2 )

Gambar 3.9 Prosedur Penjualan Barang Jadi ( Lanjutan 2 )

69

7. Prosedur Retur Penjualan Barang Jadi

Gambar 3.10 Prosedur Retur Penjualan Barang Jadi

70

8. Prosedur Perhitungan Persediaan Barang

Gambar 3.11 Prosedur Perhitungan Persediaan Barang

71

9. Prosedur Penerimaan Bahan Baku

Gambar 3.12 Prosedur Penerimaan Bahan Baku

72

10. Prosedur Penerimaan Barang Jadi

Gambar 3.13 Prosedur Penerimaan Barang Jadi

73

3.5 Permasalahan yang Dihadapi

Dari hasil analisis terhadap sistem yang sedang berjalan pada PT.

Dwipajaya Exim Texindo, permasalahan yang dihadapi antara lain :

1. Masih terdapat redudansi data, dimana terdapat transaksi yang sama

didokumentasikan lebih dari satu kali. Hal ini terjadi karena semua transaksi

dari semua outlet diinput ulang secara manual di kantor pusat melalui seorang

karyawan perusahaan setiap sore hari setelah outlet telah ditutup sehingga

menyebabkan terjadinya ketidakseimbangan antara laporan penjualan dan

laporan persediaan di kantor pusat dengan di outlet sewaktu dilakukan

pengecekan oleh bagian keuangan dan akuntasi.

2. Terjadinya ketidakkonsistenan data, sehingga masih ditemukannya data-data

yang didokumentasikan tidak sesuai dengan data yang ada, baik itu dalam

bagian persediaan maupun penjualan barang di kantor pusat dengan di outlet.

3. Terjadinya data yang sering lupa diupdate kembali. Hal ini dikarenakan human

error saat pencatatan ulang semua transaksi di outlet oleh seorang karyawan.

4. Terjadinya keterlambatan waktu untuk menganalisa laporannya, yang

seharusnya dapat dianalisa lebih cepat untuk pembuatan keputusan. Hal ini

tentu saja menimbulkan kesulitan bagi kinerja perusahaan untuk ke depannya.

5. Terjadinya pengeluaran tambahan bagi perusahaan. Hal ini dikarenakan

karyawan harus lembur untuk melakukan penginputan data maupun

penghapusan data yang berulang setiap harinya di kantor pusat untuk semua

transaksi yang terjadi di outlet.

74

3.6 Analisis Kebutuhan Informasi

3.6.1 Hasil Wawancara Dan Mempelajari Dokumen ( Yang Diperlukan dan

Keinginan )

Untuk menentukan kebutuhan sistem pada PT. Dwipajaya Exim

Texindo, kami melakukan wawancara langsung kepada beberapa orang dari

divisi atau bagian persediaan barang dan penjualan. Dari hasil wawancara

tersebut kami telah menyimpulkan beberapa hal yang diperlukan dan

keinginan dari divisi-divisi tersebut.

1. Bagian Persediaan Barang

Yang Diperlukan

1. Suatu sistem yang dapat mengecek dan mencari daftar persediaan

bahan baku maupun barang jadi yang cepat, akurat dan

terkomputerisasi.

Keinginan

1. Sistem basis data persediaan barang yang cepat, akurat dan

terkomputerisasi.

2. Bagian Penjualan

Yang Diperlukan

1. Suatu sistem yang dapat mencari data-data penjualan bahan baku

dan barang jadi dengan cepat, akurat dan terkomputerisasi.

2. Suatu sistem yang memiliki database pelanggan, database konveksi,

dan database sales yang cepat, akurat dan terkomputerisasi

75

Keinginan

1. Sistem basis data penjualan yang cepat, akurat dan

terkomputerisasi.

2. Sistem basis data pelanggan, sales dan konveksi yang cepat, akurat

dan terkomputerisasi.

3.6.2 Tabel Analisis Kebutuhan Informasi

Pelanggan Merupakan entiti yang berisikan informasi tentang

pelanggan dari PT. Dwipajaya Exim Texindo.

Sales Merupakan entiti yang berisikan informasi tentang sales

dari PT Dwipajaya Exim Texindo.

Penjualan Merupakan entiti yang memberikan informasi tentang

penjualan bahan baku maupun penjualan barang jadi

yang dilakukan oleh PT. Dwipajaya Exim Texindo.

Retur_Penjualan Merupakan entiti yang memberikan informasi tentang

retur (pengembalian) barang jadi yang rusak atau tidak

sesuai kepada PT. Dwipajaya Exim Texindo.

Barang Merupakan entiti yang memberikan informasi tentang

bahan baku maupun barang jadi pada PT. Dwipajaya

Exim Texindo.

Konveksi Merupakan entiti yang memberikan informasi tentang

mitra pembuatan barang jadi.

Outlet Merupakan entiti yang memberikan informasi tentang

outlet 1, outlet 2, dan outlet 3.

Tabel 3.6 Analisis Kebutuhan Informasi

76

3.7 Usulan Pemecahan Masalah

Melihat masalah-masalah yang terjadi pada PT. Dwipajaya Exim Texindo,

maka diusulkan suatu pemecahan masalah dengan cara membuat sebuah

rancangan sistem basis data dan aplikasinya yang mampu menjaga integritas data,

memudahkan proses pencarian informasi yang diinginkan dengan lebih cepat,

akurat dan terkomputerisasi.