44

BAB 3

ANALISIS SISTEM BERJALAN

3.1 Analisa Perusahaan

3.1.1 Latar Belakang Perusahaan

04 Oktober 1975 : PT. Arpeni Pratama Ocean Line (APOL) didirikan.

Mei 1976 : ARPENI membuka kantor cabang domestik yang pertama di

Banjarmasin, Kalimantan Selatan.

Maret 1977 : ARPENI mulai mengoperasikan kapal muatan pertamanya,

MV.APOLLO 1 (4.800 DWT*).

1979 : ARPENI membeli MV. BANOWATI (7.077 DWT) dan MV.

CHANDRA KIRANA (6.665 DWT).

1980 : ARPENI membeli MV. DRUPADI (6.589 DWT) dan MV.

CARLINA (6.665 DWT).

September 1983 : ARPENI membeli MV. EMBO (7.012 DWT), yang memberikan

pelayanan pengangkutan kayu gelondongan.

Mei 1985 : Kapal dengan dek terbuka milik ARPENI, yakni MV. ALAS

(7.774 DWT), MV. GAYATRI (7.793 DWT), MV. HANJANI

(7.760 DWT) mulai beroperasi.

November 1987 : ARPENI membeli MV. INDRIANI (6.539 DWT).

1989 : ARPENI mulai mengoperasikan sebuah tanker LPG berdasarkan

perjanjian penyewaan berkala dengan perusahaan minyak negara,

PERTAMINA.

45

September 1991 : ARPENI mendapat kepercayaan dari PERTAMINA dengan

disepakatinya suatu kontrak untuk menyuplai dan

mengoperasikan tanker minyak mentah, MV. DURGANDINI

(35.831 DWT).

September 1996 : - ARPENI membuat kontrak dalam jangka waktu 6,5 tahun

dengan PT. Bukit Asam, untuk mengangkut dan mengirimkan

36 juta ton batu bara.

- ARPENI menerima penghargaan ISM Code dan Sertifikat

ISO 9002 dari American Bureau of Shipping (ABS).

September 1997 : ARPENI membeli kapal pembongkar muatan otomatis, MV.

SARASWATI (27.547 DWT).

1997 – 1999 : ARPENI menjadi pemilik empat buah tanker minyak dan sebuah

tanker LPG berdasarkan perjanjian berkala jangka panjang dengan

PERTAMINA.

April 2000 : ARPENI memenangkan kontrak dalam jangka waktu 3,5 tahun

dengan PT. Adaro Indonesia dan PT. Kideco Jaya Agung untuk

transportasi sebesar 8,3 juta ton.

September 2000 : ARPENI membeli Kapal Panamax pertama, MV. DEWI UMAYI

(61.000 DWT).

Agustus 2001 : ARPENI membeli kapal serba guna berbentuk box, MV. DEWI

LAKSMI (8.930 DWT).

2002 : ARPENI membuat kontrak kedua dengan PT. Adaro Indonesia

dan PT. Kideco Jaya Agung untuk 3 juta ton batubara dalam

jangka waktu 3 tahun, dan untuk 6,5 juta ton dalam jangka waktu

46

4 tahun; juga membuat kontrak dengan PT. Berau Coal untuk 3,5

juta ton dalam jangka waktu 3 tahun.

Juni 2002 : ARPENI membeli kapal serba guna berbentuk box, MV. DEWI

PARWATI (8.930 DWT).

Oktober 2003 : - Obligasi Arpeni Pratama Ocean Line I Tahun 2003 tercatat pada

Surabaya Stock Exchange.

- ARPENI membeli sebuah kapal Panamax pengangkut barang,

MV. URMILA (63.635 DWT).

November 2003 : Sertifikat ISO 9002 milik ARPENI ditransisikan ke Sertifikat ISO

9001 yang diakreditasi oleh ABS.

Desember 2003 : ARPENI membeli kapal Panamax pengangkut barang, MV.

BANOWATI (62.633 DWT).

Maret 2004 : ARPENI membuka kantor cabang baru di Semarang, Jawa

Tengah.

Oktober 2004 : ARPENI membeli dua tanker, MT. SRIKANDI (3.852 DWT)

dan MT. SHINTA (3.580 DWT) dan sebuah kapal pengangkut

LPG, MT. GAS JAYA (3.003 DWT).

Januari 2005 : ARPENI membeli sebuah tanker, MT. ADITI (29.998 DWT).

*DWT = Denarius WeighT, yakni sebuah unit berat yang setara dengan 1,55 gram.

47

3.1.2 Fokus Bisnis

Pada mulanya, ARPENI berspesialisasi dalam bidang pelayanan

pengangkutan kayu gelondongan dan muatan umum. Namun sekarang telah

mencakup pelayanan yang bervariasi, baik muatan bahan tambang maupun

muatan minyak.

ARPENI juga menjalankan bisnis agensi untuk mendukung dan

memfasilitasi kegiatan bisnis utamanya. Seperti pemesanan kargo, pengisian

bahan bakar kapal, penyediaan kapal pengangkut, dan pengaturan manajemen

perkapalan.

Muatan Umum

ARPENI telah mengangkut berbagai hasil hutan, muatan proyek, hasil

pertanian dan muatan-muatan lainnya ke luar negeri ataupun sebaliknya.

ARPENI telah menguasai sekitar 20 persen dari pemasaran ekspor kayu di

Indonesia. ARPENI mengoperasikan kapal miliknya sendiri ataupun kapal hasil

perjanjian untuk mengangkut produk – produk di atas.

Muatan Bahan Tambang

ARPENI memiliki kapal pembongkar muatan otomatis, kapal-kapal

Handymax dan Panamax, dan kapal pengangkut sebagai alat transportasi untuk

kapasitas berat lebih dari satu juta ton muatan hasil tambang. ARPENI

menempatkan mesin-mesin raksasa pengangkut barang (Lotus Satu, Lotus Dua,

Lotus 118 dan Lotus 328) di daerah Kalimantan Selatan dan Timur untuk

memudahkan pengangkutan batu bara ke kapal pengangkut.

48

Muatan Minyak

ARPENI mengoperasikan tanker MT. DURGANDINI berdasarkan

kontrak perjanjian dengan Pertamina. ARPENI juga mengoperasikan tanker

minyak mentah dan minyak olahan untuk kapasitas berat lebih dari dua ratus ribu

ton.

Agensi

ARPENI membuat jaringan perkantoran dan agensi dalam negeri, dalam

rangka melayani permintaan nasional maupun internasional. Beberapa

perusahaan bergengsi yang menggunakan jasa ARPENI:

Asan Merchant Marine Co. Ltd.

Kawasaki Kisen Kaisha

Bulk Chartering Armada

Australia

Louis Dreyfus Armateurs

Bulk Trading AS; Cetragpa

Mitsui OSK Kinkai

CSL Asia Shipping

Nippon Yusen Kaisha

Chios Navigation

Pan Ocean Shipping

Daebo Shipping Co. Ltd.

T-Klaveness

Daiichi Chuo Kisen Kaisha

Tsangaris Bros

Eukor Car Carriers Inc.

Wallenius Wilhelmsen Lines

Ho Feng

PT. Adaro Indonesia

Hyundai Merchant Marine

3.1.1 Struktur Organisasi

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. APOL

50

3.1.4 Tugas, Tanggung Jawab dan Wewenang

Direktur Utama – bertanggung jawab pada Dewan Direksi untuk :

Terselenggaranya manajemen kualitas dan sistem keselamatan perusahaan.

Menentukan kebijakan dan strategi perusahaan dalam pencapaian target

keuangan dan operasional perusahaan serta mencari peluang pertumbuhan

yang menguntungkan di masa depan.

Mengawasi arus bisnis secara umum maupun khusus sehubungan dengan

pembaharuan kontrak / perpanjangan, dengan memonitor keadaan politik,

ekonomi, keuangan, dan lingkungan operasional.

Mengawasi penyewaan dan kontrak kapal - kapal.

Meningkatkan hubungan dengan para relasi bisnis serta mengembangkan

bisnis baru.

Mengendalikan budget anggaran, perkiraan dan rencana belanja serta

pengelolaan asuransi aset perusahaan.

Melaporkan keadaan keuangan dan operasional bulanan terhadap rencana

yang telah disetujui dan memberikan proposal untuk diperiksa bila ada

defisit.

Secara terus menerus mencari dan mempelajari peluang - peluang

pertumbuhan bisnis yang potential dan menawarkan proposal yang perlu

dipertimbangkan untuk penanaman modal dalam bisnis baru.

Memonitor ship management dan operasional komersial.

Menangani masalah - masalah legal yang berhubungan dengan penasehat

hukum yang resmi.

Mencari tonnage baru bersama – sama dengan para Direksi.

51

Direktur Bisnis – bertanggung jawab pada Direktur Utama untuk :

Mengawasi perkembangan aktifitas bisnis dan operasi dari semua

departemen antara lain : marketing dan kemajuannya, operasi kapal – kapal

dan percharteran kapal – kapal bisnis agensi.

Mencapai revenue sesuai dengan yang ditargetkan.

Menjaga dan memelihara hubungan yang baik dengan pengirim barang,

pemilik dan semua konsumen - konsumen termasuk dengan pejabat – pejabat

pemerintah.

Membantu dan memberi saran - saran ke pemimpin departemen dalam

mengemban tugas -tugas mereka pada saat mereka membutuhkan.

Melaksanakan dan mempertahankan sistem manajemen keamanan (ISM

code) perusahaan dengan memberikan kepuasan kepada semua pelangan.

Membantu mencari prospek – prospek / proyek – proyek baru dalam rangka

pengembangan usaha.

Direktur Armada – bertanggung jawab kepada Direktur Utama untuk :

Pimpinan teknik dari semua armada.

Mengawasi Departemen nautika, personalia laut, safety, untuk meyakinkan

bahwa kapal sesuai dengan peraturan dan ketetapan local, nasional,

internasional, bersama - sama dengan persyaratan klasifikasi.

Melaksanakan dan memelihara sistem manajemen keselamatan dari

perusahaan.

52

Memonitor persiapan kapal untuk meyakinkan bahwa kapal diservis, dirawat

dan semua catatan – catatan yang berhubungan dengan hull dan bagian teknik

yang lain selalu diperbaharui.

Memberikan persetujuan terhadap order - order dan memastikan bahwa kapal

disuplai dengan spare parts, bahan – bahan lain dan pemakaian yang sesuai.

Mengecek dan memberikan persetujuan terhadap disbursement yang ada

hubungannya dengan suplai barang – barang kebutuhan teknik, kru, nautika

sesuai dengan peraturan yang diatur perusahaan.

Menentukan kumpulan spesifikasi dry dock dan merencanakan dry dock,

perbaikannya, dsb. Menganalisa dan bertindak sesuai dengan laporan dari

nahkoda , chief engineer, surveyors, inspectors, dan sebagainya.

Memberi nasehat teknis dan membantu Direktur Utama dan Manajer Claims

dalam menangani klaim asuransi.

Melakukan penilaian terhadap personil – personil laut dan darat sebagaimana

perlu.

Memberi nasehat untuk semua permasalahan ABK, meningkatkan motivasi

dan karier para pegawai serta disiplin dari para ABK.

Merencanakan dan mengontrol biaya pengeluaran dan pemasukan.

Membuat manajemen kontrak dengan prinsipal dan mengawasi proyek –

proyek yang khusus.

Memimpin manajemen review meeting sekurang – kurangnya 6 bulan sekali.

53

Direktur Keuangan – bertanggung jawab pada Direktur Utama untuk :

Memanfaatkan sumber dana secara efisien guna mendukung kegiatan

perusahaan dan memaksimalkan keuntungan perusahaan.

Mengevaluasi rencana – rencana proyek yang sedang berjalan maupun yang

akan datang terutama dalam investasi dan aspek keuangan lainnya.

Mengevaluasi struktur keuangan perusahaan guna mengoptimalkannya.

Mengevaluasi posisi keuangan perusahaan dari waktu ke waktu guna

mengantisipasi kelancaran arus kas.

Berpartisipasi dengan divisi lainnya dalam proses penentuan proyek – proyek

baru seperti penambahan investasi, mengikuti tender – tender.

Membina hubungan baik dengan lembaga keuangan, bank, perusahaan

sekuritas, perusahaan asuransi, broker, dan P&I Club.

Memonitor dan mengamankan asset perusahaan termasuk kapal, kru, kantor

kendaraan, alat berat, dll.

Merencanakan dan menyusun sistem keuangan guna menunjang

pengoptimalan pengelolaan sumber dana perusahaan baik pusat maupun

seluruh cabang.

Mengoptimalkan dan mengembangkan SDM yang ada serta memotivasi guna

mengantisipasi perkembangan perusahan.

Direktur Akuntasi dan Administrasi – bertanggung jawab kepada Direktur

Utama untuk :

Membantu pimpinan unit dengan gambaran lengkap kondisi perusahaan

sebagai dasar penentuan kebijakan dan strategi perusahaan.

54

Mengembangkan sistem, kebijakan dan prosedur dan memonitor

implemenatasinya.

Mengkoordinir penyusunan anggaran, pendapatan dan belanja perusahaan.

Mempersiapkan laporan untuk B.O.D. meeting.

Mengkoordinir kegiatan – kegiatan peizinan dan legal perusahaan.

Mengembangkan dan membina jenjang karir dalam struktur organisasi

perusahaan.

Melakukan pengawasan atas kegiatan – kegiatan departemen akuntansi,

legal, HRD & GA, serta IT.

Manager HRD & GA – bertanggung jawab kepada Direktur Akuntansi dan

Administrasi untuk :

Merencanakan, melaksanakan dan mengendalikan kegiatan HRD & GA

sesuai kebijakan perusahaan.

Merencanakan Man Power Planning sesuai objektivitas perusahaan.

Mengkoordinir dan melaksanakan program recruitment dan selection MPP.

Mengkoordinir dan melaksanakan evaluasi karyawan.

Meningkatkan kemampuan personel HRD & GA, memberikan bimbingan

dan memotivasi bawahannya.

Koordinasi dengan pimpinan departemen dalam melaksanakan perencanaan

karir.

Melaksanakan koordinasi dengan pimpinan divisi / departemen / koordinasi

cabang dalam pelaksanaan kebijakan HRD di perusahaan.

55

3.1.5 Kantor Pusat dan Cabang - Cabangnya

Kantor Pusat Jakarta

Jl. Abdul Muis No 40, Wisma BSG Lt.7, Jakarta 10160

Phones : (62-21) 350 5350, 350 5355

Fax : (62-21) 384 7683, 380 3615

e-mail : apol@apol.co.id

website : www.apol.co.id

Telex : 44626 APOL IA, 46171 LAYAR IA

Cable : ARPRALINE JAKARTA

Tanjung Priok

Jl. Yos Sudarso No. 47A, Tanjung Priok, Jakarta 14320

Phones : (62-21) 435 3941-43, 435 8390, 430 9717

Fax : (62-21) 435 8425, 435 3944

e-mail : kacab_tjp@apol.co.id

Telex : 64169 APOL TP IA

Cabadd : ARPRALINE JAKARTA

PIC : Dedi Hernandang, Husen Saari

Bandung

Komp. Puteraco Gading Regency Blok B II / 21

Jl. Soekarno-Hatta, Bandung 40292

Phone : (62-22) 730 9716

56

Fax : (62-22) 730 9717

e-mail : apolbdu@rad.net.id

PIC : Selamet

Surabaya

Jl. Perak Timur No. 138, Surabaya 60165

Phone : (62-31) 356 7313

Fax : (62-21) 356 8049, 356 8046, 356 4967

e-mail : domi@apol.co.id

Cabadd : ARPRALINE SURABAYA

PIC : Dominicus Diter Diung, Hariyono, David Gondo

Probolinggo

Jl. K.H. Mansyur No. 19, Probolinggo 67219

Phone : (62-335) 426 635

Fax : (62-335) 434 796

Cabadd : ARPRALINE SURABAYA

PIC : Yudi Sumbogo, Achmad

Medan

Komp. Multatuli Indah Blok F No. 8, Medan 20151

Phone : (62-61) 451 8518

Fax : (62-61) 451 5459

e-mail : hartono@apolmdn.com

57

Cabadd : APRALINE MEDAN

PIC : Hartono Narto

Lampung

`Jl. Jend. Sudirman No. 92, Tanjung Karang Timur, Bandar Lampung 35127

Phones : (62-721) 253 373, 269 389

Fax : (62-721) 269 415

e-mail : apolpjg@indo.net.id

PIC : Heryanto YD, Hans Mantiri

Banjarmasin

Jl. Kapten Pierre Tendean No. 78, Banjarmasin 70231

Phones : (62-511) 251 744 - 5, 252 075

Fax : (62-511) 256 757, 274 215

e-mail : apolbjm@apol.co.id

Telex : 39345 APOLBM IA

Cabadd : ARPRALINE BANJARMASIN

PIC : Paulus Yono, Hotman Manurung

Samarinda

Jl. Gajah Mada No. 102, Samarinda 75122

Phones : (62-541) 742 131, 731 310, 731 284, 731 280

Fax : (62-541) 731 306

e-mail : apolsmd@samarinda.org

58

Telex : 38193 APOLSM IA

Cabadd : ARPRALINE SAMARINDA

PIC : Ham Fuk Gwan, Ahmad Chudori

Sampit

Jl. H.M. Arsyad No. 118, Sampit

Phone : (62-531) 24826

Fax : (62-531) 30432

Telex : 39465 AUS PT

Cabadd : ARPRALINE BANJARMASIN

PIC : Kateni

Pontianak

Jl. Gajah Mada No. 20, Pontianak 78121

Phones : (62-561) 734 572, 735 883

Fax : (62-561) 739 661

e-mail : apol_ptk@pontianak.wasantara.net.id

Telex : 29362 APOLPK IA

Cabadd : ARPRALINE PONTIANAK

PIC : Hasanuddin Tay, M. Rosyidi Usman

Kota Baru

Jl. Brig. Jend. H. Hasan Basri No. 117, Semayap – Pulau Laut Utara,

Kota Baru 72117

59

Phone : (62-518) 23393

Fax : (62-518) 23393

e-mail : apolktb@indo.net.id

PIC : Sulthoni

Semarang

Wisma HSBC 4th Fl. Suite 405

Jl. Gajah Mada No. 135, Semarang 50134

Phones : (62-24) 845 4326 – 28

Fax : (62-24) 845 4329

e-mail : apolsmg@indo.net.id

PIC : F.X. Sentosa, Budi Kristanto

Cabang Luar Negeri

Singapore

80 Robinson Road # 10 – 01A, Singapore 068898

Phone : (65) 222 9210

Fax : (65) 222 1663

e-mail : darrel@panunion.com

Telex : RS 33418 APOLSB

Cabadd : APOLSPORE

PIC : Darrel Chia

60

3.2 Analisis Fungsi Area, Fungsi Bisnis dan Proses

Fungsi area merupakan fungsi bisnis yang dikelompokkan ke dalam suatu

fungsi yang lebih besar.

Fungsi bisnis merupakan sekelompok kegiatan yang dilakukan bersama

untuk mendukung organisasi. Fungsi bisnis menentukan piramida perencaan

strategi informasi tingkat tinggi.

Proses adalah fungsi dari organisasi yang dipecah – pecah menjadi lebih

kecil lagi. Proses merupakan analisis di piramida perencanaan strategi informasi

tingkat kedua yang menghubungkan secara spesifik bagaimana proses itu

dilaksanakan.

Fungsi – fungsi bisnis PT. ARPENI beserta area bisnis dan prosesnya,

yang berhubungan dengan divisi HRD, dapat dilihat dalam susunan sebagai

berikut :

Fungsi Area

Fungsi Bisnis

Proses

Personalia

Perekrutan Karyawan

Merencanakan penerimaan karyawan baru

Menyeleksi karyawan baru

Mengadakan test dan wawancara

Menerima karyawan baru

61

Pemeliharaan Karyawan

Memberikan reward kepada karyawan

Menyediakan fasilitas penunjang

Memberikan sanksi

Merencanakan jenjang prestasi karyawan

3.3 Subjek Data

Subjek data adalah sekumpulan entitas yang menjadi sumber atau

masukan bagi data yang dibutuhkan di dalam sistem yang telah dikelompokkan

menjadi suatu kelompok tertentu.

Adapun subjek data yang telah dianalisis dari PT. ARPENI, yang terkait

dengan subdivisi HRD adalah sebagai berikut :

Karyawan

Mutasi

3.4 Analisis SWOT

Analisa SWOT merupakan bagian dari perencanaan strategis yang

dilakukan untuk mengetahui faktor internal (kekuatan dan kelemahan)

perusahaan dan faktor eksternal (peluang dan ancaman) perusahaan. Dibawah ini

adalah hasil analisis SWOT yang berhubungan dengan PT. ARPENI

Opportunities (peluang)

Penambahan armada baru

Hubungan baik dengan BUMN untuk proyek – proyek baru

Terjadinya peningkatan kargo karena adanya AFTA – 2003

62

Pencarian sumber dana melalui surat berharga

Besarnya jumlah calon tenaga kerja potential

Threats (ancaman)

Masuknya perusahaan asing

Kerusakan pada mesin kapal

Keamanan dalam negeri yang labil

Perubahan peraturan pemerintah

Persaingan dalam proses perekrutan tenaga kerja dengan perusahaan pesaing

Mental kerja manusia Indonesia yang masih rendah

Strength (kekuatan)

Merupakan perusahaan senior

Berpengalaman dan diakui dalam pelayaran Indonesia

Pelayanan yang bagus dalam pelayaran

SDM yang berkualitas

Pemberian pelatihan untuk mengembangkan kemampuan karyawan

Tersedianya fasilitas dan tunjangan bagi karyawan

Weakness (kelemahan)

Anggaran yang ketat

Pengaruh fluktuasi mata uang

Banyaknya kapal – kapal yang sudah tua

“Human Error” akibat sistem manual

63

Strength Weakness

Opportunities Strength – Opportunities

Strategic

Weakness – Opportunities

Strategic

Threats Strength – Threats

Strategic

Weakness – Threats

Strategic

Tabel 3.1 Analisis SWOT

Strength – Opportunities Strategic

Melakukan proses perekrutan dan seleksi dengan ketat untuk memperoleh tenaga

kerja yang paling potential, sehingga penempatan tenaga kerja dilakukan dengan

tepat sesuai kriteria yang dibutuhkan.

Weakness – Opportunities Strategic

Menggunakan aplikasi yang dapat membantu proses analisa data sehingga

mengurangi kesalahan yang rentan terjadi akibat aktifitas secara manual.

Strength – Threats Strategic

Menganalisis arus keluar masuk karyawan dari sudut pandang (dimensi) yang

berbeda – beda untuk mengetahui derajat tingkat kepuasan karyawan selama

bekerja di perusahaan.

64

Weakness – Threats Strategic

Menetapkan sistem kontrak kerja yang jelas sehingga mencegah tingginya arus

keluar masuk. Juga memberikan pelatihan untuk mengurangi tingginya tingkat

“human error”.

3.5 Analisis CSF (Critical Success Factor)

Critical Success Factor adalah faktor – faktor yang menjadi pendukung

aktifitas sebuah perusahaan dalam pencapaian sasarannya. Dengan adanya CSF,

maka eksekutif dapat memfokuskan dirinya ke aktifitas yang lebih penting,

sehingga titik kritis dalam perusahaan pun dapat diminimalkan. Selain itu, dapat

membantu menentukan informasi yang diperlukan.

Di dalam Critical Success Factor, ukuran yang ada merupakan nilai yang

menjadikan faktor tersebut merupakan faktor keberhasilan. CSF yang ada pada

PT. ARPENI subdivisi HRD adalah sebagai berikut :

Persentase turn over karyawan

Tingkat persentase turn over (keluar masuknya karyawan) <= 2 % per tahun

di setiap cabang.

Distribusi karyawan

Distribusi karyawan yang merata di setiap cabang dilihat dari segi usia dan

pendidikan. Juga dilihat kesesuaian jumlah karyawan dengan piramida

kepemimpinan.

65

3.6 Analisis Matriks

3.6.1 Matriks Subjek Data vs Unit Organisasi

Subjek Data Unit Organisasi

Kar

yaw

an

Mut

asi

Direktur Utama X X Direktur Akuntansi dan Administrasi X X Direktur Keuangan X X Direktur Armada X X Direktur Bisnis X X HRD & GA X X

Tabel 3.2 Matriks Subjek Data vs Unit Organisasi

3.6.2 Matriks Fungsi Bisnis vs Unit Organisasi

Unit Organisasi Fungsi Bisnis

Dire

ktur

Uta

ma

Dire

ktur

Aku

ntan

si d

an

Adm

inis

trasi

Dire

ktur

Keu

anga

n

Dire

ktur

Arm

ada

Dire

ktur

Bis

nis

HR

D &

GA

Perekrutan Karyawan A RA RA RA RA EWIPemeliharaan Karyawan A RA RA RA RA EWI

Tabel 3.3 Matriks Fungsi Bisnis vs Unit Organisasi

Keterangan :

R : responsibility, eksekutif bertanggung jawab langsung dalam fungsi bisnisnya

A : authority, eksekutif memberikan otoritas membuat kebijaksanaan.

E : expertise, eksekutif bertindak sebagai tenaga ahli / pakar.

W : work, eksekutif bertindak sebagai tenaga pelaksana.

I : involved, eksekutif ikut serta dalam fungsi bisnisnya.

66

3.6.3 Matriks Subjek Data vs Fungsi Bisnis

Subjek Data Fungsi Bisnis

Kar

yaw

an

Mut

asi

Perekrutan Karyawan CRUD RU Pemeliharaan Karyawan R CRUD

Tabel 3.4 Matriks Subjek Data vs Fungsi Bisnis

Keterangan :

C : create, menunjukkan subjek data yang dapat dibuat dalam melakukan

fungsi bisnis.

R : read, menunjukkan subjek data yang dapat dibaca dalam melakukan

fungsi bisnis.

U : update, menunjukkan subjek data yang dapat diubah dalam melakukan

fungsi bisnis.

D : delete, menunjukkan subjek data yang dapat dihapus dalam melakukan

fungsi bisnis.

3.6.4 Matriks Fungsi Bisnis vs CSF

Fungsi Bisnis Critical Success Factor P

erek

ruta

n K

arya

wan

Pem

elih

araa

n K

arya

wan

Persentase Turn Over Karyawan x Distribusi Karyawan x

Tabel 3.5 Matriks Fungsi Bisnis vs CSF

67

3.7 Teknologi Informasi PT. APOL

Teknologi informasi pada PT. APOL merupakan suatu bidang yang

penggunaannya mendukung proses kerja perusahaan agar dapat menjadi lebih

efisien dan efektif. Teknologi informasi yang terdapat pada PT. APOL terdiri

dari perangkat keras (hardware) dan piranti lunak (software).

3.7.1 Hardware

Hardware yang digunakan pada PT. APOL adalah sebagai berikut :

Gambar 3.2 Skema Jaringan PT. APOL

Wide Area Network (WAN) yang menghubungkan kantor pusat (Jakarta)

dengan cabang – cabang lain yang ada diluar kota. WAN pada PT. APOL

menggunakan jaringan Nfuse (CITRIX) dan servernya terdapat di kantor

pusat.

Local Area Network (LAN) digunakan untuk menghubungkan masing –

masing departemen pada kantor pusat.

68

Fasilitas internet menggunakan VPN, Dial Up Internet atau Frame Relay.

± 10 unit Server HP DL 380.

PC Intel Pentium IV sebagai client, tersebar ± 100 workstation di pusat, ± 10

workstation di cabang I (Bandung, Semarang, Kota Baru), ± 5 workstation di

cabang II (Panjang, Medan, Pontianak) dan ± 20 workstation di cabang III

(Banjarmasin, Samarinda, Surabayaa, Tanjung Priuk).

3.7.2 Software

Software yang terdapat pada PT. APOL antara lain :

1. Operating system yang digunakan pada PT. ARPENI untuk mendukung

kegiatan bisnis sehari – hari yang telah digunakan saat ini adalah :

Server : Sistem Operasi Microsoft Windows 2000 , Microsoft Visual Fox

Pro, Microsoft SQL Server 7

Client : Sistem Operasi Microsoft Windows 2000 , Microsoft Visual Fox

Pro, Microsoft SQL Server 2000

2. Sistem aplikasi yang digunakan oleh PT. ARPENI saat ini, khususnya pada

subdivisi HRD & GA yaitu :

Sistem aplikasi Penggajian

Sistem aplikasi Asuransi Kesehatan (Klaim)

Sistem aplikasi Biaya Operasional (Uang Makan, Transport)

Sistem aplikasi Absensi

Sistem aplikasi HRD (kepegawaian)

69

3.8 Metode Analisis dan Perancangan

Metode yang akan digunakan untuk analisis dan perancangan sistem data

warehouse ini adalah metode top down, karena metode tersebut berhubungan

dengan arsitektur data warehouse, dimana data warehouse memiliki data yang

berasal dari berbagai sumber dan berfungsi untuk menganalisa data tersebut guna

proses pengambilan keputusan.

3.9 Analisis Kebutuhan Data dan Informasi

Data yang ada akan diproses sedemikian rupa menjadi informasi yang

berguna bagi perusahaan. Dari informasi yang didapat ini, eksekutif dapat

melakukan analisis lebih lanjut berkaitan dengan strategi pengambilan keputusan

bagi kebijakan perusahaan.

Penggunaan data warehouse pada topik yang akan dibahas, dapat

membantu dalam hal sebagai berikut :

- Untuk mengetahui tingkat kepuasan karyawan, dilihat berdasarkan tingkat in

dan out karyawan pada jangka waktu tertentu di tiap – tiap cabang. Apabila

didapati bahwa lebih banyak karyawan yang keluar dari perusahaan daripada

yang masuk ke perusahaan, maka perlu ditelaah lebih lanjut tentang faktor –

faktor yang menjadi penyebabnya.

- Untuk mengecek apakah piramida kepemimpinan perusahaan di tiap – tiap

cabang sudah benar, dilihat dari jumlah pekerja yang bekerja digolongkan

berdasarkan jabatannya. Golongan eksekutif harus lebih sedikit daripada

golongan menengah dan golongan menengah harus lebih sedikit daripada

70

golongan bawah. Hal lain yang ingin diketahui adalah melihat keseimbangan

piramida kepemimpinan berdasarkan umur, dimana rata – rata umur pada

piramida yang lebih tinggi lebih besar daripada piramida dibawahnya.

- Untuk mengetahui kategori jabatan karyawan, dilihat dari data karyawan

yang digolongkan berdasarkan tingkat pendidikannya. Dengan tingkat

pendidikan yang tinggi, apakah seharusnya seorang karyawan selalu

memiliki tingkat jabatan yang lebih baik pula dalam perusahaan ?

3.10 Identifikasi Masalah dan Pemecahan Masalah

3.10.1 Identifikasi Masalah

Berdasarkan analisis yang dilakukan, maka permasalahan yang diperoleh

antara lain :

1. Data yang cukup banyak dan belum terintegrasi dengan baik

PT. ARPENI memiliki ± 8000 karyawan, meliputi karyawan darat dan laut,

yang tersebar di 13 cabang, dengan 1 kantor pusat, dimana masing –masing

database memiliki tipe data yang mungkin berbeda.

2. Pembuatan laporan dikerjakan secara manual

Proses pembuatannya menjadi lebih lama dan memiliki resiko kesalahan

lebih besar yang disebabkan oleh “human error”.

Hal tersebut di atas menyebabkan pihak eksekutif HRD kesulitan dalam

memperoleh informasi secara cepat, sehingga berdampak terhadap proses

pengambilan keputusan sehubungan dengan perencanaan sumber daya manusia.

71

3.10.2 Pemecahan Masalah

Berdasarkan identifikasi masalah di atas, maka diperlukan penggunaan

data warehouse sebagai penyedia informasi. Data warehouse dapat

menggabungkan data dan menghasilkan informasi berupa grafik sehingga

memudahkan pengguna (eksekutif) melakukan analisis. Data warehouse

mendukung pengguna untuk memperoleh data yang diinginkan dan membantu

proses analisa menjadi lebih cepat, sehingga memudahkan proses pengambilan

keputusan.