bab 3 analisis sistem berjalan 3.1 gambaran umum ...thesis.binus.ac.id/doc/bab3/2011-2-00367-ka bab...

67

BAB 3

ANALISIS SISTEM BERJALAN

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

3.1.1 Sejarah Perusahaan

Kopegtel Dinasti (Koperasi Pegawai Telkom Jakarta Timur), berdiri

berdasarkan Akte Pendirian yang disahkan oleh Kepala Kantor Wilayah

Departemen Koperasi DKI Jakarta Drs. H. B Simandjuntak/NIP.160008063 pada

tanggal 24 juni 1991 sebagai anak perusahaan dari PT. Telkom Jakarta Timur.

Kopegtel Dinasti (Koperasi Pegawai Telkom Jakarta Timur) memiliki nomor

SIUP 965/13-1.824.51 dan Nomor NPWP 01.575.193.6-002.000.

Kopegtel Dinasti (Koperasi Pegawai Telkom Jakarta Timur) berkedudukan

dan berkantor pusat di Jl. Basuki Rahmat No.8D Kampung Melayu Jakarta Timur.

Kopegtel Dinasti adalah perusahaan yang bergerak dibidang pelayanan (seperti

SOPP, wartel, cama, serpo), penjualan flexi dan speedy, outsourcing, bengkel dan

simpan pinjam, serta unit tekhnik yang menjadi bidang utamanya yaitu

pemborongan pekerjaan proyek jaringan telekomunikasi, pemasangan instalasi

kabel telepon rumah dan gedung, pemasangan sambungan baru telepon kabel

(Telkom), pemborongan pekerjaan proyek sipil dan gedung.

68

Dengan dasar keprofesionalan, peralatan kerja, gudang yang lengkap dan

komitmen pada kualitas Kopegtel Dinasti (Koperasi Pegawai Telkom Jakarta

Timur) siap melaksanakan pekerjaan yang dipercayakan oleh pelanggan dengan

hasil yang memuaskan.

3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan

3.1.2.1 Visi Perusahaan

Visi dari Kopegtel Dinasti (Koperasi Pegawai Telkom Jakarta

Timur) adalah :

”Menjadi Partner Bisnis dan Mitra Usaha Terpecaya”.

3.1.2.2 Misi Perusahaan

Misi dari Kopegtel Dinasti adalah :

1. Melaksanakan kegiatan usaha dengan kualitas terbaik.

2. Melaksanakan kontrak kerja tepat waktu serta hasil yang

memuaskan.

3. Menyiapkan SDM Kopegtel yang kompetensi dan professional.

69

3.1.3 Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu

3.1.3.1 Kebijakan Mutu

Kebijakan mutu dari Kopegtel Dinasti adalah :

“Optimalisasi fungsi organisasi dan sumber daya yang ada, dengan

menggalang kerja sama yang baik untuk menjadikan KOPEGTEL Dinasti

sebagai perusahaan bisnis layanan jasa yang unggul, profesional dan

terpercaya”.

3.1.3.2 Sasaran Mutu

Sasaran mutu Kopegtel Dinasti adalah :

1. Meningkatkan kinerja usaha serta mengoptimalkan efisiensi biaya

untuk mendapatkan laba tertinggi sebagai jaminan tercapainya

kesejahteraan anggota dan pegawai.

2. Mempercepat pemenuhan kewajiban terhadap semua elemen terkait,

sehingga dapat meningkatkan kepercayaan partner bisnis.

3. Meningkatkan komunikasi internal dan external, sehingga dapat

mencegah timbulnya kendala terhadap proses pembayaran tagihan

pelanggan.

4. Melaksanakan kegiatan operasional sesuai standard mutu CIQS 2000-

2002 untuk efektivitas implementasi prosedur mutu serta tercapainya

kualitas hasil yang sempurna.

70

3.1.3.3 Rencana Mutu

Proses perencanaan mutu di KOPEGTEL DINASTI adalah

sebagaimana tergambar dalam diagram berikut ini :

Gambar 3.1 Rencana Mutu Kopegtel Dinasti

71

3.1.4 Proses Bisnis Perusahaan

Gambar 3.2 Proses Bisnis Kopegtel Dinasti

72

3.2 Struktur Organisasi Perusahaan dan Pembagian Tugas, Tanggung Jawab,

dan Wewenang

3.2.1 Struktur Organisasi

Struktur organisasi dalam perusahaan sangatlah penting. Suatu perusahaan

tidak dapat berjalan dengan baik, tanpa didukung oleh struktur organisasi yang

baik. Struktur organisasi yang tepat bagi suatu perusahaan belum tentu cocok

bagi perusahaan yang lain. Hal ini disebabkan karena adanya perbedaan

kebutuhan struktur organisasi diantara perusahaan yang satu dengan yang

lainnya, karena pengaruh jenis, luas perusahaan, banyaknya cabang perusahaan

dan lain-lain. Suatu struktur organisasi yang baik harus mampu menggambarkan

dengan jelas mengenai tugas, tanggung jawab, dan wewenang setiap anggota

organisasi. Artinya suatu struktur organisasi dapat dikatakan baik apabila

memperhatikan :

1. Pemisahan fungsi yang tepat antara fungsi operasional, penyimpanan,

pencatatan serta pengawasan.

2. Garis wewenang dan tanggung jawab yang jelas untuk menciptakan

serta menunjang pengendalian intern.

Dasar dalam menyusun suatu struktur organisasi adalah dengan

mempertimbangkan bahwa organisasi memungkinkan untuk diadakan

penyesuaian-penyesuaian tanpa harus mengadakan perubahan total.

Selain itu, struktur organisasi yang disusun juga harus dapat

menunjukkan garis wewenang dan tanggung jawab yang jelas, dalam arti

73

jangan sampai terjadi terlalu banyak fungsi pada masing-masing bagian

atau pegawai. Pemisahan fungsi ini diharapkan dapat menciptakan

pengendalian intern yang memadai, sehingga mencegah beberapa

kecurangan yang akan terjadi dalam perusahaan.

Struktur organisasi yang berasal dari anggota yang merupakan

Karyawan PT. Telekomunikasi Indonesia,Tbk ditetapkan sebagai berikut:

Gambar 3.3 Struktur Organisasi External Kopegtel Dinasti

74

Struktur pengelola Kopegtel Dinasti ditetapkan sebagai berikut :

KOORD. KEUANGANKOORD. FLEXI & SPEEDY

KOORD. PENGADAAN

SPV. JARINGAN NON TELKOM

KOORD. SIPIL & ME

SPV. ADM. PROYEK

SPV. BENGKEL

KOORD. PSB & IKR KOORD. SOPP, WARTEL, CAMA

KOORD. SIMJAM & TUCM

KOORD. JARINGAN

SPV. ADM & SDM

SPV. LOGISTIK & RT

SPV. KEUANGAN

SPV. JARINGAN TELKOM

SPV. SOPP,WARTEL,CAMA,SERPO

SPV. MINIMARKETSPV. OUTSOURCHING

KOORD. MINIMARKET

MANAGER NON TEKHNIK MANAGER PELAYANAN

MANAGER REPRESENTATIVE

GENERAL MANAGER

MANAGER TEKHNIK MANAGER SUPPORT

Gambar 3.4 Struktur Organisasi Internal Kopegtel Dinasti

Adapun daftar susunan pengelola yang berlaku terlampir pada Lampiran 3.

75

3.2.2 Pembagian Tugas, Tanggung Jawab dan Wewenang

A. DEWAN PENASEHAT

Anggota penasehat ditunjuk dan diangkat oleh Pengurus

dengan persetujuan Pimpinan PT. TELKOM dan diumumkan

dalam Rapat Anggota.

Lowongan Anggota Penasehat yang terjadi sewaktu-waktu diisi

atas penunjukan Pengurus dengan sepengetahuan Pimpinan PT.

TELKOM dan diumumkan dalam Rapat Anggota berikutnya.

Sebagai struktur tertinggi dalam kepengurusan Kopegtel

Dinasti, Dewan Penasehat berfungsi memberikan arahan dan

solusi terbaik dalam setiap permasalahan yang yang timbul

sebagai implikasi pelaksanaan operasional Kopegtel Dinasti.

B. PENGURUS

Untuk kelancaran Organisasi :

1). Pengurus berhak :

a). Atas dasar ketentuan undang-undang perkoperasian

yang berlaku, atau atas perintah Pimpinan PT.

TELKOM dapat melakukan pemeriksaan kepada

Pengelola Kopegtel Dinasti.

b). Memberikan instruksi dalam pelaksanaan peraturan

dan pedoman yang telah menjadi keputusan Rapat

Anggota.

76

c). Memberikan peringatan atau teguran kepada anggota

yang melalaikan tugas kewajibannya yang telah

ditetapkan oleh Rapat Anggota dan menentukan

sanksinya.

d). Menetapkan garis-garis besar / pokok-pokok

kewajiban dan ketentuan untuk dijadikan pedoman

anggota.

e). Mengikutsertakan anggota untuk turut aktif membantu

usaha-usaha Kopegtel Dinasti dan atau sebaliknya.

f). Menghadiri rapat-rapat yang diselenggarakan oleh

anggota ataupun pertemuan-pertemuan anggota.

g). Menentukan kebijaksanaan dalam menyelesaikan

suatu perselisihan di kalangan anggota.

h). Menentukan kebijaksanaan daftar bidang usaha.

i). Mengangkat Pimpinan Unit Usaha atau Pengelola

sesuai dengan kebutuhan.

j). Dalam menjalankan tugas, Pengurus dapat diberikan

uang honorarium dan atau imbalan jasa, besarnya

ditetapkan dengan Surat Keputusan (SK) Pengurus.

k). Dapat menggunakan tenaga konsultan jika diperlukan.

2). Pengurus berkewajiban :

a). Membuat laporan tahunan pemeriksaan Kopegtel

Dinasti yang harus diketahui oleh setiap anggota.

b). Memelihara kerukunan diantara anggota.

77

c). Melaksanakan segala ketentuan dalam Anggaran

Dasar, Anggaran Rumah Tangga, Peraturan-peraturan

khusus dan keputusan-keputusan Rapat Anggota.

Dalam kedudukannya sebagai Pegawai PT. TELKOM,

Pengurus Kopegtel Dinasti melaksanakan tugas dan tanggung

jawabnya dengan berpedoman kepada Keputusan Direksi PT.

TELKOM Nomor KD 1067/KP-081/PEG-34/91 tanggal 24

Januari 1991 tentang Organisasi dan Tata Kerja Koperasi

Telekomunikasi serta Nomor KD 8371/KP-081/PEG-34/91

tanggal 08 Agustus 1991 tentang Petunjuk Pelaksanaan

Penyelenggaraan Koperasi Telekomunikasi, serta melaksanakan

tugas & tanggung jawabnya sebagai berikut :

i. Ketua :

Bertugas mengkoordinir, mengawasi, dan bertanggung jawab

terhadap kelangsungan Kopegtel Dinasti.

ii. Sekretaris :

Melaksanakan dan mengawasi dalam hal pengadministrasian

Kopegtel Dinasti.

iii. Bendahara :

Bertugas melaksanakan dan mengawasi seluruh kegiatan yang

berhubungan dengan keuangan dan aset Kopegtel Dinasti.

78

iv. Bagian Usaha :

Bertugas :

a). Melaksanakan penataan dan pengembangan usaha

Kopegtel Dinasti maupun usaha-usaha untuk kepentingan

umum.

b). Melaksanakan penasehatan usaha anggota.

c). Menciptakan usaha-usaha baru Kopegtel Dinasti.

d). Merencanakan bentuk jaringan usaha dengan pihak lain

dan berperan sebagai koordinasi pemasaran baik dalam

lingkungan Kopegtel Dinasti maupun masyarakat.

e). Mengembangkan kerjasama usaha dengan pihak lain untuk

kepentingan Kopegtel Dinasti.

f). Mengupayakan dukungan pembiayaan terhadap semua

kegiatan yang telah ditetapkan dalam RAT dan

pembiayaan lain yang bersifat mendesak.

C. BADAN PENGAWAS

Badan Pengawas terdiri dari seorang Ketua dan 2 (dua)

orang anggota yang dipilih dan disyahkan dalam Rapat Anggota,

dan dapat ditambah sesuai dengan kebutuhan atas persetujuan

Rapat Anggota.

Untuk menghindarkan terjadinya pergantian sekaligus seluruh

anggota Pengawas, sehingga dapat mengakibatkan pada suatu

79

waktu tidak ada Pengawas yang mengetahui soal-soal yang terjadi

pada masa tahun kerja sebelumnya, maka masa jabatan anggota

Pengawas tidak berjangka waktu sama.

Lowongan yang terjadi didalam Pengawas dapat segera

diisi kembali dari anggota lainnya yang dipilih oleh Pengawas itu

sendiri untuk selanjutnya dimintakan pengesahan dalam Rapat

Anggota. Dan Anggota Pengawas yang telah habis masa

jabatannya dapat dipilih kembali.

Pengawas menjalankan tugas pemeriksaan sekurang-kurangnya 3

(tiga) bulan sekali dan dapat meminta bantuan audit kepada

Akuntan Publik.

D. PENGELOLA

Dalam melaksanakan operasional hariannya pengurus

mengangkat pengelola operasional harian setingkat General

Manager.

1. GENERAL MANAGER :

Bertanggungjawab :

a) Menjabarkan dan mengupayakan langkah-langkah

implementasi strategis, kebijakan dan metoda pengelolaan

Kopegtel Dinasti.

80

b) Mengatur dan mengendalikan serta bertanggung jawab

terhadap proses pelaksanaan pengelolaan diseluruh unit

usaha.

c) Mengatur dan mengendalikan pelaksanaan pengelolaan

Kopegtel Dinasti di seluruh manager lini.

d) Mengelola dan mengendalikan anggaran Kopegtel Dinasti

e) Mengkoordinir penyususnan program kerja Kopegtel

Dinasti.

f) Merumuskan kebijakan pengelolaan Kopegtel Dinasti pada

level pengelolaan di unit usaha.

g) Berwenang atas nama pengurus menandatangani surat

perjanjian kerja internal maupun dengan mitra kerja.

h) Berwenang membayarkan uang yang berkaitan dengan

operasional harian Kopegtel Dinasti (Dalam hal pembayaran

uang yang berkaitan dengan operasional Kopegtel Dinasti,

untuk kepentingan pembayaran cek dan pemindah bukuan

ditanda tangani oleh General Manager sebagai pengelola dan

1 (satu) orang dari Pengurus, antara lain : Ketua, Sekretaris,

atau bendahara

Dalam melaksanakan operasional hariannya

General Manager Kopegtel Dinasti dibantu oleh 4 orang

Manager unit usaha yang diangkat oleh pengurus :

81

a). Manager Teknik.

b). Manager Non Teknik.

c). Manager Pelayanan.

d). Manager Support.

A. MANAGER TEKNIK

Bertanggung jawab :

a). Mengatur dan mengelola pelaksanaan pekerjaan

Jaringan, PSB, IKR, Outsourching Jarlokat STO

Klender, dan pekerjaan Sipil.

b). Melakukan negosiasi pekerjaan dan monitoring

terhadap pencatatan pekerjaan unit teknik serta

melakukan penagihan atas pekerjaan yang telah

dilaksanakan.

c). Mengupayakan pengembangan usaha baru.

Dalam melaksanakan pekerjaan hariannya

Manager Teknik dibantu oleh Supervisor Jaringan

Telkom, Supervisor Jaringan Non Telkom,

Supervisor Administrasi Proyek, Koordinator

Jaringan, Koordinator PSB & IKR, dan

Koordinator Sipil & ME, dengan tugasnya

masing-masing sebagai berikut :

82

1. Supervisor Jaringan Telkom

Bertugas merealiasasikan pekerjaan

Jaringan Telkom sesuai ST/SPK, mencatat dalam

pembukuan penerimaan surat tugas,

melaksanakan Aanwidzing berdasarkan SPPH dari

User terkait, membuat RAB, membuat proses

SPH, membuat hasil progres pelaksanaan serta

membuat proses penagihan dengan mengadakan

koordinasi dengan User dan melaporkan hasil

yang dikerjakan dari setiap Surat Tugas/SPK yang

dilaksanakan, serta menjaga akurasi data

pekerjaan.

2. Supervisor Jaringan Non Telkom

Bertugas merealiasasikan pekerjaan

Jaringan Telekominukasi yang bermintra dengan

Non Telkom sesuai ST/SPK, mencatat dalam

pembukuan penerimaan surat tugas,

melaksanakan Aanwidzing berdasarkan SPPH dari

User terkait, membuat RAB, membuat proses

SPH, membuat hasil progres pelaksanaan serta

membuat proses penagihan dengan mengadakan

koordinasi dengan User dan melaporkan hasil

yang dikerjakan dari setiap Surat Tugas/SPK yang

83

dilaksanakan, serta menjaga akurasi data

pekerjaan.

3. Supervisor Administrasi Proyek

Bertugas melakukan pelaksanaan

administrasi Unit Teknik serta melakukan

monitoring terhadap setiap pencatatan transaksi

dan laporan pekerjaan Unit Teknik, serta menjaga

akurasi data pekerjaan.

4. Supervisor PSB & IKR

Bertugas melaksanakan pekerjaan Instalasi

Pasang Baru Telepon dan Instalasi Kabel Rumah

sesuai ST/SPK dari user terkait, mencatat

penerimaan Surat Tugas, membuat berita acara

pekerjaan, membuat laporan hasil pekerjaan dan

menjaga akurasi pekerjaan.

5. Koordinator Sipil & ME

Bertugas merealiasasikan pekerjaan Sipil

sesuai ST/SPK, mencatat dalam pembukuan

penerimaan surat tugas, membuat RAB, membuat

proses SPH, membuat hasil progres pelaksanaan

serta membuat proses penagihan dengan

mengadakan koordinasi dengan User dan

84

melaporkan hasil yang dikerjakan dari setiap Surat

Tugas/SPK yang dilaksanakan, serta menjaga

akurasi data pekerjaan.

3.3 Mitra Kerja dan Prestasi

3.3.1 Mitra Kerja

Kesuksesan Kopegtel Dinasti (Koperasi Pegawai Telkom Jakarta

Timur) tidak berdiri sendiri, banyak pihak dibelakangnya yang terlibat baik

langsung ataupun tidak terhadap gerak maju langkah perusahaan,

diantaranya :

1. Instansi Pemerintah, terdiri dari :

a. Departemen Koperasi Republik Indonesia

b. Departemen Perdagangan dan Perindustrian Republik

Indonesia

c. Dewan Koperasi Indonesia (Dekopin)

d. Dinas Koperasi Usaha Kecil dan Menengah DKI Jakarta

2. Asosiasi dan Perhimpunan, terdiri dari :

a. Kamar Dagang Indonesia (KADIN),

b. Gabungan Pengusaha Indonesia (GAPENSI)

c. Assosiasi Pengusaha Telekomunikasi Indonesia

85

3. Mitra Kerja, terdiri dari :

a. PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk

b. PT. Summarecon Agung, Tbk

c. PT. Datanet Indonesia, Tbk

d. PT. Adhi Karya, Tbk

e. PT. Wijaya Karya, Tbk

f. PT. RSEA Sarang Tekhnik, Jo

g. PT. Mitrasindo Sukses Makmur (Couple Singapore)

h. PT. BPRK (Bank Perkreditan Rakyat Karyajatnika)

4. Vendor, terdiri dari :

a. PT. Voksel Electrik, Tbk

b. PT. Sucaco, Tbk

c. PT. Buana Selaras globalindo

d. PT. Sahid Megatronik,Tbk

e. PT. Trio Jaya Mandiri

5. Mitra Asuransi, terdiri dari :

a. Asuransi Jaminan Sosial Tenaga Kerja (Jamsostek)

b. Asuransi Tafakul Keluarga Indonesia

c. Asuransi Bumi Putra Daerah (Bumida)

d. Asuransi Jasindo

6. Mitra Perbankan, terdiri dari :

a. Bank Mandiri

b. Bank Syariah Mandiri

c. Bank Negara Indonesia 1946 (BNI 46)

86

d. Bank Muamalat Indonesia

e. Bank Danamon Syariah

f. Bank Mega Syariah

3.3.2 Prestasi

Beberapa prestasi yang telah diperoleh oleh Kopegtel Dinasti

(Koperasi Pegawai Telkom Jakarta Timur), antara lain :

NO. PREDIKAT PENGANUGERAHAN TAHUN

1. Koperasi Terbaik Harapan I

Tingkat Kota Madya Jakarta Timur

Departemen Koperasi dan Pembinaan

Pengusaha Kecil Kota Madya Jakarta

Timur

1995

2. Penilaian kesehatan Koperasi Simpan

Pinjam (KSP) dan unit Simpan Pinjam

dengan predikat nilai 80


Pengusaha Kecil DKI Jakarta

1996

3. Koperasi Terbaik II Kelompok

Koperasi Karyawan BUMN/BUMD




Timur

1996

4. Koperasi Terbaik III Kelompok

KOperasi Karyawan BUMN/BUMD




Timur

1997

5. Koperasi Terbaik I Kelompok Koperasi

Karyawan BUMN/BUMD



1998

87

Tingkat Kota Madya Jakarta Timur Timur

6. KOPEGTEL Terbaik V Bidang BUP Koperasi PT. Telekomunikasi

Indonesia (KOPTEL) Bandung

1999

7. Koperasi berklasifikasi A dengan nilai

91,95

Suku Dinas Koperasi, Usaha Kecil

dan Menengah Kotamadya Jakarta

Timur

2000


97, 24



Timur

2002

9. Koperasi Berprestasi Dewan Koperasi Indonesia Daerah

Jakarta Timur

2002


97,43



Timur

2003


Jakarta Timur

2003


Jakarta Timur

2004


Jakarta Timur

2005

14. Klasifikasi Koperasi kelas A dengan

nilai 87,25



Timur

2006

88

15. UMKM Terbaik untuk Kategori

Koperasi Karyawan BUMN/BUMD

Bank Syariah Mandiri 2008

16. Koperasi berprestasi tingkat DKI

Jakarta

Gubernur DKI Jakarta 2009

17. Tertib administrasi Program Jamsostek

Periode Tahun 2008-2009

Jamsostek 2009

18. Terbaik Ke-2 Berdasarkan Kriteria

Pemberi Konstribusi Pendapatan

KOPTEL tahun buku 2009

Koperasi PT. Telekomunikasi

Indonesia (KOPTEL) Bandung

2010

19. Terbaik Ke-2 Kemitraan Pengelolaan

Operasional Jarakses (POJ) Se-Divre II

Jakarta, untuk lokasi STO Pondok

Kelapa dan STO Pulo Gebang Wilayah

Jakarta Timur

PT. Telkom Divisi Access Regional 2

Jakarta

2010


Jakarta Timur

2010

Tabel 3.1 Prestasi Kopegtel Dinasti

89

3.4 Sistem Yang Sedang Berjalan

3.4.1 Prosedur Bisnis

Kopegtel Dinasti (Koperasi Pegawai Telkom Jakarta Timur)

adalah sebuah perusahaan yang bergerak dibidang pelayanan (seperti

SOPP, wartel, cama, serpo), penjualan flexi dan speedy, outsourcing,

bengkel dan simpan pinjam, serta unit teknik yang menjadi bidang

utamanya yaitu pemborongan pekerjaan proyek jaringan telekomunikasi,

pemasangan instalasi kabel telepon rumah dan gedung, pemasangan

sambungan baru telepon kabel (Telkom), pemborongan pekerjaan proyek

sipil dan gedung.

Berikut ini adalah prosedur yang sedang berjalan dalam proses

Pembelian Material pada Kopegtel Dinasti :

Setiap ada laporan kekurangan material di dalam proyek yang

diterima oleh Spv ADM Proyek, Spv ADM Proyek akan meminta Bagian

Logistik & RT untuk mengecek persediaan material di gudang. Jika

persediaan material di gudang telah habis, Bagian Logistik & RT akan

membuat daftar material yang diperlukan lalu memberitahukan

Koordinator Pengadaan untuk membeli material tersebut.Setelah

mendapatkan kabar dari Bagian Logistik & RT, Koordinator Pengadaan

akan menghubungi 2 (dua) Supplier untuk menegosiasikan harga sebagai

bahan perbandingan harga material tersebut dan memilih Supplier yang

sesuai. Jika kesepakatan harga dengan supplier telah didapat Koordinator

90

Pengadaan akan membuat Purchase Order (PO) 2 rangkap. Rangkap 1

akan diberikan kepada Supplier dan rangkap 2 akan diarsip oleh Bagian

Keuangan. PO dibuat sebagai pemesanan barang yang dibutuhkan.

dilengkapi dengan jumlah satuan barang yang dipesan dan rincian harga

sesuai dengan kesepakatan negosiasi semula.

Setelah menerima material yang dipesan dari Supplier ke gudang,

Bagian Logistik dan RT akan mengecek jenis, jumlah dan kondisi

material yang dikirimkan disaksikan oleh pengirim barang, sesuai dengan

Surat Jalan (SJ) 3 rangkap yang diberikan oleh supplier, Bagian Logistik

dan RT akan memeriksa SJ 3 rangkap tersebut dengan kelengkapan

material. Apabila sesuai Bagian Logistik dan RT akan menandatangani SJ

3 rangkap dan memberikan cap tanda terima material masuk pada SJ 3

rangkap dimana rangkap 1 akan diberikan kembali ke Supplier, rangkap

2 akan diberikan ke Bagian Keuangan dan rangkap 3 akan diarsip, apabila

tidak sesuai dan ada material yang mengalami kerusakan maka Bagian

Logistik & RT akan melakukan retur terhadap material tersebut.

Bagian Logistik & RT akan mencatat perubahan jumlah barang

secara manual pada Kartu Stock. Bagian Logistik & RT akan membuat

dan melaporkan inventory control setiap akhir bulan kepada Supervisor

keuangan.

Beberapa hari setelah material datang, Supplier akan mengirim

Invoice ke Bagian Keuangan. Bagian Keuangan akan mengecek

91

kesesuaian Invoice dengan Purchase Order (PO) rangkap 2 dan Surat

Jalan (SJ) rangkap 2 yang diberikan dari Bagian Logistik dan RT . Jika

sesuai, Bagian keuangan akan membuat Bukti Pembayaran (BP)

sebanyak 2 rangkap.. Bagian Keuangan akan membayar Invoice tersebut

dengan cara transfer atau menggunakan cek atau giro. BP rangkap 1 akan

diberikan kepada supplier dan rangkap 2 akan diarsip Setiap akhir bulan.

92

3.4.2 Rich Picture

Gambar 3.5 Rich Picture Sistem yang Berjalan

93

3.4.3 Identifikasi Event

Internal

Agent

Start When Activity

Meminta

Material

SPV ADM

Proyek

Ketika material

di proyek habis

• Menerima

Laporan

kekurangan

material dari

proyek

• Meminta

material ke

Bagian

Logistik &

RT

Mengecek

persediaan

Bagian

Logistik &

RT

Ketika Spv

ADM Proyek

meminta

material

• Mengecek

persediaan

material.

• Membuat

daftar

material yang

diperlukan.

• Memberitahu

94

kan Bagian

Koordinator

Pengadaan

untuk

meminta

pembelian

material.

Negosiasi

Harga

Bagian

Koordinator

Pengadaan

Ketika bagian

logistik & RT

menelefon

untuk meminta

pembelian

material

• Menghubung

i 2 (dua)

supplier.

• Menegosiasi

kan harga

• Memilih

supplier.

Memesan

Material

Bagian

Koordinator

Pengadaan

Ketika sudah

menyepakati

harga dengan

salah satu

supplier

• Membuat PO

sebanyak 2

rangkap.

Menerima

Material

Bagian

Logistik &

RT

Supplier

mengirim

material, SJ 3

• Menerima

material, SJ 3

rangkap

95

rangkap

• Mengecek

kesesuaian

SJ 3 rangkap

dengan

material.

• Apabila

sesuai

menandatang

ani SJ 3

rangkap.

• Memberi cap

tanda terima

material

masuk pada

SJ 3 rangkap.

• Apabila tidak

sesuai atau

ada material

rusak maka

akan

dilakukan

retur.

• Mencatat

96

perubahan

jumlah

barang

digudang

pada kartu

stock.

• Membuat

laporan

inventory

control setiap

akhir bulan.

Membayar

Tagihan

Bagian

Keuangan

Supplier

mengirim

Invoice ke

Bagian

Keuangan

• Menerima

Invoice

• Mengecek

kesesuaian

Invoice

dengan PO

dan SJ

rangkap 2.

• Membuat BP

sebanyak 2

rangkap.

• Membayar

97

menggunaka

n cek atau

giro atau

transfer

Membuat

laporan

Bagian

Keuangan

Setiap akhir

bulan

• Mencatat

semua

transaksi BP

yang ada.

• Membuat

Laporan

kepada

Direktur

setiap akhir

bulan.

Tabel 3.2 Identifikasi Event Sistem yang Berjalan

98

3.4.4 Overview Activity Diagram

Gambar 3.6 Overview Activity Diagram Sistem yang Berjalan

99

3.4.5 Workflow Table

Actor Activities

SPV ADM Proyek

Meminta Material :

1. Menerima laporan kekurangan material

dari proyek

2. Meminta material ke Bagian Logistik

Bagian Logistik & RT

Meminta Pembelian :

3. Mengecek persediaan material

4. Membuat daftar material yang diperlukan

5. Menghubungi Bagian Koordinator

Pengadaan untuk meminta pembelian

material

Bagian Koordinator

Pengadaan

Menawar Harga :

6. Menghubungi 2 (dua) Supplier

7. Negosiasi harga

8. Memilih Supplier

Bagian Koordinator

Memesan Material :

9. Membuat PO sebanyak 2 rangkap

100

Pengadaan 10. Mengirim PO rangkap 1 ke Supplier

11. Mengarsip PO rangkap 2

Supplier


Supplier


Menerima Material :

12. Mengirim material dan SJ 3 rangkap

13. Mengecek kesesuaian SJ 3 rangkap

dengan material

14. Jika sesuai, menandatangani SJ 3 rangkap

15. Memberikan cap tanda terima material

masuk pada SJ 3 rangkap

16. Menerima SJ rangkap 1

17. Mengirim SJ rangkap 2 ke Bagian

Keuangan

18. Mengarsip SJ rangkap 3

19. Jika tidak sesuai & ada material rusak

maka akan dilakukan retur

20. Mencatat perubahan jumlah barang pada

Kartu Stock

101

21. Membuat Laporan inventory control setiap

akhir bulan.

Supplier

Bagian Keuangan

Membayar :

22. Mengirim Invoice

23. Mengecek kesesuaian Invoice dengan PO

dan SJ rangkap 2

24. Jika sesuai, membuat BP sebanyak 2

rangkap

25. Membayar menggunakan cek atau giro

atau transfer

26. Memberikan BP rangkap 1 ke Supplier

27. Mengarsip BP rangkap 2

Bagian Keuangan

Membuat Laporan :

28. Mencatat semua transaksi BP yang ada

29. Memberikan Laporan ke GM setiap akhir

bulan

Tabel 3.3 Workflow Table Sistem yang Berjalan

102

3.4.6 Formulir pada proses bisnis yang berjalan

Gambar 3.7 Formulir Kartu Stock Opname Sistem Yang Berjalan

Pada Kopegtel Dinasti Kartu Stock Opname ini digunakan oleh

Bagian Logistik & RT untuk mencatat perubahan jumlah barang yang ada

di gudang.

103

Gambar 3.8 Formulir Purchase Order

Pada Kopegtel Dinasti Formulir Purchase Order ini digunakan

oleh Bagian Koordinator Pengadaan untuk memesan material kepada

Supplier yang telah dipilih.

104

Gambar 3.9 Formulir Bukti Pembayaran Sistem yang Sedang Berjalan

Pada Kopegtel Dinasti Formulir Bukti Pembayaran ini digunakan

oleh Bagian Keuangan untuk sebagai bukti telah dilakukan pembayaran

kepada supplier.

105

3.5 Permasalahan yang Dihadapi

Adapun permasalahan-permasalahan yang dihadapi oleh Kopegtel Dinasti

(Koperasi Pegawai Telkom Jakarta Timur) adalah :

1. Tidak adanya formulir tertulis dalam proses seleksi terhadap pemilihan

supplier dalam melakukan proses pembelian.

Kriteria : Proses seleksi sangatlah penting dalam melakukan proses

pembelian untuk mendapatkan supplier yang berkualitas.

Sebab : Karena tidak adanya formulir standar tertulis (informasinya

hanya diungkapkan secara lisan) dalam proses seleksi

supplier, sehingga tidak ada bukti tertulis untuk mencegah

terjadinya kecurangan dalam pemilihan supplier

Akibat : Dapat memberikan kesempatan kepada karyawan yang

bersangkutan untuk melakukan kecurangan dalam proses

pembelian.

Rekomendasi : Membuat formulir seleksi terhadap kualitas supplier.

2. Tidak terdapatnya formulir-formulir standar (FPP & SPPH) yang

digunakan untuk melakukan proses Pembelian

Kriteria : Menurut Mulyadi (2001, p75), formulir adalah secarik

kertas yang memiliki ruang untuk diisi. Formulir akan diisi

dengan informasi tanggal pembelian, nomor urut, nama

106

barang, kode barang, kuantitas, harga satuan, harga total

setiap barang, harga total semua barang.

Sebab : Karena tidak adanya formulir standar tertulis (informasinya

hanya diungkapkan secara lisan) sehingga tidak ada bukti

tertulis untuk mencegah terjadinya kecurangan, seperti

pada saat negosiasi harga.

Akibat : Dapat memberikan kesempatan kepada karyawan yang

bersangkutan untuk melakukan kecurangan dalam proses

pembelian.

Rekomendasi : Membuat formulir standar seperti FPP, SPPH.

3. Tidak adanya integrasi data pada masing-masing bagian terkait

Kriteria : Menurut Jones dan Rama (2003, p33), although souce

documents have detailed information about each event

(manually), data must be organized and stored in other

ways in order to provide useful information. Yang

diterjemahkan bahwa walaupun dokumen sumber memiliki

informasi yang mendetil mengenai setiap event, data harus

diorganisir dan disimpan dengan cara lain dengan tujuan

menyediakan informasi yang berguna.

107

Sebab : Perusahaan belum memperhatikan manfaat-manfaat yang

dapat diperoleh dari penerapan aplikasi sistem informasi

akuntansi dalam menjalankan proses bisnis di perusahaan.

Akibat : Lambatnya arus informasi antar bagian dan dapat terjadi

kesalahan informasi.

Rekomendasi: Dengan membuat aplikasi program yang saling terhubung.

Dengan terdapatnya link yang menghubungkan data-data

antar bagian maka dapat mempercepat arus informasi pada

perusahaan dan memudahkan dalam pencarian data.

4. Tidak terdapat dokumen untuk melakukan retur pembelian.

Kriteria : Dokumen retur sangatlah penting dalam proses pembelian

sebagai bukti adanya material yang rusak untuk diganti

oleh supplier yang bersangkutan.

Sebab : Proses retur hanya dilakukan secara lisan tanpa adanya

dokumen tertulis sebagai bukti telah dilakukan retur.oleh

perusahaan.

Akibat : Menyebabkan dapat terjadinya kecurangan mengenai

jumlah baramg yang telah diterima dari supplier, dan dapat

membuat supplier tidak mengirimkan barang yang diretur,

dikarenakan tidak adanya bukti telah dilakukan retur oleh

perusahaan.

108

Rekomendasi : Membuat dokumen retur dalam proses pembelian.

5. Tidak adanya kode material untuk setiap jenis material.

Kriteria : Kode material untuk setiap jenis material sangat penting

sebagai database untuk perusahaan dalam melakukan

proses pembelian.

Sebab : Tidak adanya kode material untuk setiap jenis material

yang digunakan oleh perusahaan.

Akibat : Menyebabkan lambatnya pencarian data alat dan material

jika diperlukan, selain itu bisa mengakibatkan redudansi

data material karena tercatat lebih dari satu kali.

Rekomendasi : Memberikan kode material untuk setiap jenis material yang

digunakan.

6. Tidak adanya pemisahan tanggung jawab antara Fungsi Penyimpanan

dengan Fungsi Penerimaan

Kriteria : Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan

barang. Fungsi penerimaan merupakan fungsi operasi yang

bertanggung jawab atas penerimaan atau penolakan barang

yang diterima dari pemasok. Fungsi penyimpanan

merupakan fungsi yang bertanggung jawab atas

penyimpanan barang yang telah dinyatakan diterima oleh

fungsi penerimaan (mulyadi 2001,p314).

109

Sebab : Perusahaan ingin meminimalisasi tugas antara fungsi

penyimpanan dengan fungsi penerimaan.

Akibat : Pembagian tugas yang rangkap akan menimbulkan resiko

pada manajemen dalam mengambil keputusan,

dikarenakan kesalahan pada laporan yang diterima.

Rekomendasi : Melakukan pemisahan fungsi penyimpanan dengan fungsi

penerimaan.

7. Kurangnya Laporan yang digunakan oleh perusahaan

Kriteria : Menurut Conoly, laporan adalah special dari continous

form yang di desain khusus untuk dicetak. Laporan yang

lengkap dan akurat dapat dijadikan sebagai dasar

pengambilan keputusan oleh pihak management.

Sebab : Tidak adanya Laporan Pembelian dan laporan penerimaan

barang

Akibat : Perusahaan tidak dapat mengambil keputusan berdasarkan

data-data yang lengkap dan akurat.

Rekomendasi: Membuat Laporan Pembelian dan Laporan Penerimaan

Barang

110

3.6 Alternatif Pemecahan Masalah

Alternatif pemecahan masalahnya adalah dengan mengidentifikasi

kebutuhan informasi pada perusahaan. Dokumen yang biasanya digunakan dalam

Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Material Kopegtel Dinasti (Koperasi

Pegawai Telkom Jakarta Timur) adalah :

1. Purchase Order (PO)

PO digunakan oleh Bagian Koordinator Pengadaan untuk memesan

material kepada Supplier yang terpilih.

2. Bukti Pembayaran

Bukti Pembayaran digunakan oleh Bagian Keuangan untuk dasar

pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah

pengeluaran kas untuk pembayaran hutang kepada Supplier.

3. Kartu Stock

Kartu stock digunakan oleh Bagian Logistik & RT untuk mencatat

jumlah keluar dan masuknya barang ke dalam gudang sehingga bagian logistik

dan RT dapat mengetahui jumlah barang yang tersedia didalam gudang.

Berdasarkan permasalahan-permasalahan yang dihadapi oleh Kopegtel

Dinasti, maka didapatkan beberapa identifikasi informasi yang dibutuhkan bagi

perusahaan, yaitu sebagai berikut :

111

1. Formulir yang dibuat dan disimpan didalam perusahaan

a. Formulir Daftar Pesanan Barang

Formulir yang dibuat oleh bagian logistik untuk meminta pembelian material

ke Bagian Pembelian. FDPB memiliki fungsi yang sama dengan Purchase

Requisition (PR).

b. Formulir Daftar Supplier

Formulir ini dibuat oleh Bagian Pembelian sebagai database yang akan

digunakan ketika akan melakukan proses pemilihan supplier. Sehingga dapat

diketahui supplier mana yang akan dipilih yang memiliki kualitas yang baik.

c. Jurnal Umum Pembelian

Jurnal ini dibuat oleh Bagian Pembelian berfungsi untuk memberikan

informasi mengenai transaksi pembelian.

d. Tanda Terima Faktur

Dokumen ini dibuat oleh Bagian Keuangan sebagai bukti telah diterima

invoice dari supplier.

e. Bukti Pemberitahuan Retur (BPR)

Dokumen ini dibuat oleh bagian penerimaan apabila terjadi kerusakan pada

alat atau ketidak sesuaian material dengan yang dipesan.

2. Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepada pihak luar perusahaan

a. Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH)

Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi material yang

pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi, yang menyangkut jumlah

rupiah pembelian yang besar. Formulir ini biasanya dibuat oleh Bagian

112

Pembelian untuk mendapatkan kesepakatan harga dengan supplier. SPPH ini

memiliki fungsi yang sama dengan Request for Proposal.

b. Surat Retur Pembelian (SRP)

Dokumen ini dibuat oleh Bagian Pembelian setelah menerima BPR, SRP ini

yang nantinya akan dikirim ke Supplier.

c. Formulir Tanda Terima Barang (FTTB)

Formulir ini dibuat oleh bagian Penerimaan sebagai bukti kepada Supplier

bahwa material yang dipesan telah sampai dan sesuai dengan yang

diinginkan. FTTB memiliki fungsi yang sama dengan Receiving Order (RO).

d. Bukti Pembayaran

Bukti Pembayaran ini dibuat oleh Bagian Keuangan untuk dasar pencatatan

transaksi pembelian.

3. Formulir yang diterima dari pihak luar perusahaan.

a. Invoice

Dokumen ini dibuat oleh supplier untuk menagih ke Perusahaan, Bukti

penerimaan berkas tagihan yang berisi total harga pembelian yang harus

dibayar.

b. Surat Jalan

Dokumen ini dibuat oleh Supplier ke Perusahaan, sebagai bukti bahwa

barang telah dikirmkan dan telah diterima.

c. Surat Penawaran Harga

Dokumen ini dibuat oleh Supplier untuk Perusahaan sebagai penawaran

harga material yang akan dibeli oleh perusahaan.

113

4. Laporan-laporan yang digunakan pada Kopegtel Dinasti (Koperasi Pegawai

Telkom Jakarta Timur) :

a. Laporan Hutang

Laporan ini dibuat oleh Bagian Keuangan untuk mengetahui seberapa

banyak hutang kita kepada Supplier.

b. Laporan Pembayaran

Laporan ini dibuat oleh Bagian Keuangan untuk mengetahui banyaknya kas

perusahaan yang digunakan.

c. Laporan Pembelian

Laporan ini dibuat oleh Bagian Pembelian untuk mengetahui barang apa saja

yang telah dibeli baik secara tunai maupun kredit.

d. Laporan Pembelian Tunai


yang telah dibeli secara tunai.

e. Laporan Pembelian Kredit


yang telah dibeli secara kredit.

f. Laporan Pembelian berdasarkan barang


yang telah dibeli

114

g. Laporan Pembelian berdasarkan Supplier

Laporan ini dibuat oleh Bagian Pembelian untuk mengetahui kepada supplier

mana saja barang-barang tersebut dibeli

h. Laporan Pembelian berdasarkan PO

i. Laporan ini dibuat oleh Bagian Pembelian untuk mengetahui berapa PO

yang telah dikeluarkan serta barang apa saja yang telah dibeli

j. Laporan Retur Pembelian

Laporan ini dibuat untuk menunjukkan barang apa saja yang diretur dan

jumlah barang yang akan di retur.

k. Laporan Inventory Control

Laporan ini dibuat oleh Bagian Logistik dan RT untuk menunjukkan jumlah

barang yang tersedia digudang.

bab 3 analisis sistem berjalan 3.1 gambaran umum ...thesis.binus.ac.id/doc/bab3/2011-2-00367-ka bab...

Documents