41

BAB 3

ANALISA PROCUREMENT PT PILLAR UTAMA CONTRINDO

3.1 Riwayat Perusahaan

PT. Pillar Utama Contrindo adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang

Elevator dan Escalator.

PT. Pillar Utama Contrindo berdiri sejak 19 Juli 1995 di Bandung. Sejak berdiri

hingga Desember 1998 Pillar berfokus pada pengadaan dan pemasangan serta purna jual

untuk Lift dan Escalator “Korean Brand” dan merupakan agent untuk wilayah Bandung,

Jawa Barat.

Mulai tahun 1999 PT. Pillar Utama Contrindo mengembangkan usaha dengan

melayani jasa maintenance dan penjualan spare lift dan escalator berbagai merk dengan

spare parts yang di impor langsung dari Korea.

Seiring dengan pulihnya kondisi perekonomian di Tanah Air maka mulai tahun 2002,

dan adanya peluang pasar maka PT. Pillar Utama Contrindo memproduksi Lift dengan

merk Pillar, dan proyek Pillar pertama adalah Universal School Project di Kemayoran –

Jakarta.

Tahun 2003, Pillar memperkenalkan unit Escalator dan Travelator fully import dengan

merk Pillar di Indonesia. Pillar Elevator dan Escalator dapat diterima dipasar Indonesia,

ini terbukti dengan adanya jumlah penjualan yang semakin meningkat tiap tahunnya.

Penjualan elevator dan escalator Pillar sampai dengan akhir tahun 2009 telah mencapai

total 963 unit.

42

Selain melayani pengadaan dan pemasangan serta pelayanan purna jual, service &

maintenance elevator, escalator dan travelator, Pillar juga melayani jasa modernisasi

control system elevator semua merk elevator.

Pillar merupakan perusahaan OEM (original equipment manufacturing) untuk elevator

dan Escalator. Product elevator Pillar adalah merupakan produk yang di import dari

China dalam bentuk komponen dengan kualitas premium.

Adapun daftar vendor untuk komponen – komponen elevator Pillar adalah sebagai

berikut :

1. Mesin Elevator.

a. Haisung, China

b. Ningbo Shenling, China

c. Yungtai, China

d. Ningbo xinda, China

2. Control Panel : Steps Elevator, Shanghai

3. Guide Rail. : Beijing Shougang Savera, china

4. Cabin dan Pintu : Haining Hongsi, China.

5. Wire Rope : Bridon Tianjin, China

6. Elevator parts : Ningbo Shenling, Ningbo Xinda, China

Sedangkan komponen parts yang diproduksi Pillar di dalam negeri adalah : Bracket –

bracket, Frame dudukan mesin, counter weight berikut framenya.

Proyek - proyek yang telah dikerjakan oleh Pillar saat ini tersebar hampir di semua kota

di Indonesia, mulai dari Aceh, hingga Makasar.

43

Sejak berdiri hingga saat ini kami terus mengembangkan baik kualitas produk maupun

varian produk. Produk – produk elevator yang dapat kami supply meliputi :

• Passenger elevator

• Service elevator

• Hospital / Bed elevator

• Car elevator

• Freight elevator

• Home elevator

• Observation Elevator

• Dumbwaiter.

Produk – produk elevator tersebut selain yang menggunakan ruang mesin, pillar juga

siap melayani pengadaan dan pemasangan Machine roomless elevator (tanpa ruang

mesin). Adapun jenis mesin penggerak elevator tersedia type Geared Traction Machine

dan Gearless Traction Machine.

Saat ini Pillar Elevator mempunyai 4 kantor diantaranya berlokasi di Jakarta, Bandung,

Semarang dan Surabaya.

44

3.2 Struktur Organisasi

Gambar 3.1 Struktur Kepengurusan

45

3.3 Tugas dan Wewenang Divisi pada PT Pillar Utama Contrindo

Di dalam Struktur organisasi PT Pillar Utama Contrindo, memiliki pembagian yang jelas

mengenai tugas dan wewenang yang dimiliki di masing-masing divisi, yang bekerja

sama untuk mencapai tujuan perusahaan, dimana tugas dan wewenang dari masing-

masing divisi antara lain adalah :

1. Vice Director

a. Tugas : Menjalankan operasional perusahaan dan bertanggung

jawab atas kemajuan atau kemunduran performa perusahaan, dan

bertugas menyusun perencanaan strategis bagi perusahaan

b. Wewenang : Mengambil keputusan yang berhubungan dengan

kebijakan-kebijakan perusahaan, serta berhak untuk menentukan

rencana perusahaan, melalui program-program kerja.

2. Co Project

a. Tugas : Menjalankan tugas mengelola project-project yang

sedang ditangani oleh PT Pillar Utama Contrindo selaku

contractor dalam bidang elevator, dan mengevaluasi kinerja

karyawan yang bertugas dalam project.

b. Wewenang : Menentukan project-project yang akan diambil oleh

perusahaan selaku contractor , penentuan kebijakan-kebijakan

dalam suatu project

3. Co Maintenance

46

a. Tugas : Memantau serta memimpin divisi jasa maintenance atau

perawatan dari project-project yang telah diselesaikan, serta

mengelola jalannya proses maintenance pada suatu project

b. Wewenang : Bertanggung jawab terhadap berjalan nya proses

maintenance, dan menentukan kebijakan-kebijakan yang

digunakan dalam proses maintenance.

4. Marketing

a. Tugas : Berhubungan dengan customer, dan memberikan

informasi yang jelas tentang produk dan jasa yang ditawarkan

oleh PT Pillar Utama Contrindo selaku contractor.

b. Wewenang : Memberikan usulan serta menentukan strategi

marketing bagi perusahaan dalam menawarkan jasa dan produk

dari PT Pillar Utama Contrindo.

5. Finance

a. Tugas : Menjalankan tugas Mengelola keuangan perusahaan, dan

menyusun rencana untuk menjaga keuangan perusahaan, dan

bertanggung jawab untuk menganalisa serta menentukan

keputusan-keputusan bagi perusahaan, yang berkaitan dengan

masalah keuangan.

b. Wewenang : Bertanggung jawab kepada Vice Director dalam hal

keuangan perusahaan seperti laporan-laporan keuangan

perusahaan.

6. Finance Keluar dan Finance Masuk

47

a. Tugas : Bertugas pada level operasional perusahaan, seperti

menerima pembayaran, menerima tagihan-tagihan perusahaan,

membuat dokumen-dokumen yang menyangkut pembayaran,

melakukan pembayaran berdasarkan persetujuan dari Finance dan

penerimaan keuangan, seperti tanda terima tagihan, dan lain-lain

b. Wewenang : Melakukan perhitungan-perhitungan keuangan

perusahaan pada level operasional, dan mengelola kas kecil

perusahaan

7. Manager Marketing/Sales

a. Tugas : Bertugas untuk mengatur jalan nya proses penjualan

produk-produk perusahaan, mengatur strategi promosi, dan target

penjualan, dan menentukan keputusan strategi penjualan, serta

bertanggung jawab langsung kepada direktur utama terhadap

performa penjualan perusahaan.

b. Wewenang : Menerima Laporan penjualan, dan mendapat

informasi mengenai hasil riset pasar, hasil penjualan, dari staff,

dan mengatur jalannya rule dari proses marketking, dan

penjualan.

8. Staff Sales

a. Tugas : Menerima dan melayani proses penjualan, seperti

menerima pemesanan/order dan menjadi anggota layanan front

office kepada konsumen.

b. Wewenang : Bertanggung jawab kepada Manager Sales untuk

memberikan informasi laporan penjualan kepada manager.

48

9. Staff Marketing

a. Tugas : Mempublikasikan dan melakukan pemasaran produk-

produk dari produk PT Pillar Utama Contrindo kepada

Konsumen, dimana staff marketing bekerja sama dengan staff

sales untuk mendapatkan target penjualan.

b. Wewenang : Bertanggung jawab terhadap berbagai kebijakan dan

metode promosi dan pendekatan kepada konsumen, dan

bertanggung jawab terhadap isi, atau content dari promosi

tersebut.

10. Kepala Procurement

a. Tugas : Bertanggung jawab terhadap proses pengadaan atau di

dalam nya proses pembelian barang kepada supplier, bertugas

memberi izin atau approval dari setiap transaksi pembelian dan

pemesanan barang kepada supplier, dimana divisi procurement

bekerja sama dengan bagian keuangan untuk menyelesaikan

proses bisnis dalam proses pengadaan atau procurement PT Pillar

Utama Contrindo

b. Wewenang : Bertanggung jawab kepada Direktur mengenai

laporan pengadaan barang, serta mengevaluasi kinerja supplier

yang menjadi rekanan PT Pillar Utama Contrindo

11. Staff Procurement

a. Tugas : Menjalankan Proses bisnis atau operasional proses

pengadaan, seperti mengirimkan penawaran kepada supplier,

49

mengevaluasi penawaran terbaik, mengajukan permintaan

pembelian, serta membuat Purchase Order ke supplier

b. Wewenang : Bertanggung jawab di dalam transaksi pengadaan

seperti membuat purchase Order, yang langsung bertanggung

jawab kepada kepala procurement, dan membuat laporan-laporan

dari level operasional

12. Staff Warehouse

a. Tugas : Menerima Barang yang masuk ke dalam gudang, dengan

membuat surat tanda terima barang, serta bertugas melakukan

pengeluaran barang yang digunakan untuk mengambil barang

untuk dikirimkan kepada konsumen, dengan membuat bukti

keluar barang.

b. Wewenang : Bertanggung jawab terhadap proses yang

berhubungan dengan barang-barang yang actual dan nyata,

berwenang membuat izin untuk mengeluarkan barang berdasarkan

surat-surat pengantar seperti Surat jalan untuk menerima

pengiriman, serta Sales Order untuk pengeluaran barang

digudang.

13. Kepala HRD

a. Tugas : Mengevaluasi kinerja Karyawan, serta melakukan

pelatihan-pelatihan bagi karyawan, untuk meningkatkan kualitas

dari staff PT Pillar Utama Contrindo, dimana juga bertugas

merekrut anggota baru bagi perusahaan.

50

b. Wewenang : Melatih, merekrut, dan mengevaluasi kelayakan

karyawan berdasarkan kinerja, skill, serta disiplin dan berbagai

penilaian dari karyawan PT Pillar Utama Contrindo

51

3.4 Sistem yang sedang berjalan

Gambar 3.2 Rich Picture yang sedang berjalan

52

Pertama Bagian Sales Sparepart akan memberikan Job Order / Purchase

Requirement kepada Bagian Procurement yang berisi sparepart apa saja yang

dipesan oleh Customer, Kemudian staff bagian Procurement akan mengirimkan

Request kepada beberapa supplier berdasarkan pemesanan yang dilakukan oleh

customer melalu email

Beberapa supplier akan merespon Request dari bagian Procurement

dengan mengirimkan Quotation melalui email. Bagian Procurement akan

melakukan pemilihan quotation dari supplier lalu memutuskan akan melakukan

pembelian dari supplier mana dengan membuat purchase order kepada supplier

tersebut melalui email, yang sebelum nya diberikan kepada Kepala Procurement

untuk mendapat persetujuan pembelian barang tersebut, apabila di approve maka

purchase order dapat dikirim kepada supplier.

Kemudian Supplier akan merespon Purchase Order yang diberikan bagian

procurement dengan memberikan Sales Contract melalui email, lalu Bagian

finance akan melakukan pembayaran DP (Down Payment), sebesar 20% dari

Total pembelian yang dilakukan dengan melakukan transfer uang ke rekening

Supplier. Setelah Pembayaran DP diterima supplier, supplier akan memberikan

status pengiriman barang barang yang akan dikirimkan sudah siap dikirim

kemudian Bagian finance akan melakukan sisa pelunasan untuk pembayaran

purchase order yang telah dipesan kepada supplier

53

Setelah Supplier menerima pelunasan pembayaran purchase order, maka

supplier akan menbuat packing list dan memberikan packing list dan barang ke

pelabuhan di negara tempat supplier tersebut berada, kemudian Pelabuhan

Setempat akan memberikan Bill of Leading kepada Supplier dan Barang akan

dikirim ke pelabuhan di Jakarta

Lalu, Supplier akan memberikan Bill Of Leading, Invoice dan Packing List

kepada bagian procurement melalui email, ketika Barang telah sampai ke

pelabuhan Jakarta, maka bagian pelabuhan Jakarta akan memberikan notice

arrival kepada bagian Purchasing dan memberikan Delivery Order kepada MKL

Bagian Purchasing akan memberikan Bill Of Leading kepada MKL untuk

mengurus proses pembayaran pajak dan pengambilan barang di pelabuhan

Jakarta, kemudian MKL akan memberikan PIB kepada bagian Purchasing

Bagian Purchasing akan melakukan pembayaran Pajak dengan menyerahkan

PIB dan sejumlah uang kepada Pihak Bank yang ditunjuk untuk sebagai tempat

pembayaran pajak barang masuk, kemudian Bank akan memberikan bukti

pembayaran kepada Bagian Finance

Bagian Procurement akan memberikan bukti pembayaran kepada MKL, MKL

akan memberikan bukti pembayaran kepada pihak Bea dan Cukai, lalu Bea dan

Cukai akan memberikan bukti pengeluaran barang kepada MKL, lalu MKL akan

melakukan pengambilan barang ke Pelabuhan di Jakarta dengan membawa

Delivery Order dan Surat Pengeluaran Barang

54

Pelabuhan di Jakarta akan memberikan barang tersebut kepada pihak MKL,

kemudian pihak MKL akan mengantarkan barang dan surat jalan kepada Bagian

Warehouse dan Bagian Warehouse akan membuat Surat Barang Masuk

55

3.5 Form yang digunakan

Gambar 3.3 Form Job Order

56

Gambar 3.4 Purchase Order

57

Gambar 3.5 Bill of Lading

58

Gambar 3.6 Pemberitahuan Impor Barang

59

Gambar 3.7 Quotation

60

Gambar 3.8 Form Invoice

61

3.6 Framework PIECES

PIECES Framework

Problem Opportunity Directive Performance 1. Adanya faktor

keterlambatan dalam pemberian dokumen dari satu bagian ke bagian lainnya

2. Beberapa staff melakukan kesalahan dalam pencatatan dokumen-dokumen dan form-form dalam proses pengadaan barang

1. Menerapkan standarisasi dalam pemrosesan suatu dokumen

2. Pada sistem e-procurement yang diusulkan, proses pemberian dokumen dari satu bagian ke bagian lainnya akan lebih cepat karena sistem e-procurement dapat melakukan pemrosesan lebih cepat dan sistem e-procurement dapat diakses dari mana saja melalui internet

3. Dengan Sistem e-

procurement, pengisian form-form dilakukan oleh supplier, dan data-data akan dapat digunakan kembali sehingga kesalahan karena pengisian form-form dapat diminimalisasi.

Information 1. Bagian procurement kesulitan penentuan supplier yang tepat dalam proses pengadaan barang

1. Menetapkan standarisasi untuk proses pemilihan supplier

2. Pada sistem E-Procurement yang diusulkan, Terdapat fitur untuk melihat kinerja supplier dalam bentuk pengambaran

62

2. Bagian Procurement kesulitan dalam pembuatan laporan pembelian

grafik untuk mempermudah penentuan supplier

3. Sistem e-procurement yang diusulkan mampu menghasilkan laporan pembelian

Economics

Control 1. Beberapa Staff dan

Head Of Procurement Kesulitan dalam melakukan tracking atau pemantauan proses pengadaan

1. Pada Sistem E-Procurement yang diusulkan, terdapat fitur tracking untuk memantau proses pengadaan

Efficiency Service

3.7 Masalah yang dihadapi

Setelah melakukan analisa dan penelitian terhadap sistem yang sedang berjalan saat

ini, maka ditemukan masalah-masalah yang dihadapi oleh PT Pillar Contrindo, seperti :

• Kesulitan penentuan supplier yang tepat dalam proses pengadaan barang

• Kesulitan dalam melakukan tracking atau pemantauan proses pengadaan

• Kesalahan dalam pencatatan dokumen-dokumen dan form-form dalam proses

pengadaan barang, contohnya dalam pengisian identitias supplier, no telp

supplier, no rekening, sehingga menghambat proses pengadaan.

• Faktor keterlambatan dalam pemberian dokumen dari satu bagian ke bagian

lainnya sehingga menghambat proses pembelian.

63

• Kesulitan dalam pembuatan laporan pembelian

3.8 Usulan pemecahan masalah

Dari berbagai masalah yang timbul yang telah dianalisis, dan kebutuhan

informasi yang sedang berjalan, maka diusulkan pemecahan masalah untuk mengatasi

masalah yang ada pada PT Pillar Utama Contrindo yaitu :

• Sistem yang dibuat adalah sistem e-procurement atau proses pengadaan melalui

internet

• Pada Sistem e-procurement yang diusulkan, terdapat fitur untuk melihat kinerja

supplier selama bekerja sama dengan perusahaan dalam bentuk pengambaran

grafik dan memberikan informasi tentang penawaran harga yang diberikan oleh

supplier untuk mempermudah penentuan supplier saat proses pengadaan barang

• Pada Sistem E-Procurement yang diusulkan, terdapat fitur untuk melakukan

tracking / pelacakkan untuk memantau proses pengadaan

• Dengan Sistem e-procurement yang diusulkan, pengisian form-form dilakukan

oleh supplier, dan data-data akan dapat digunakan kembali sehingga kesalahan

karena pengisian form-form dapat diminimalisasi.

• Pada sistem e-procurement yang diusulkan, proses pemberian dokumen dari satu

bagian ke bagian lainnya akan lebih cepat karena sistem e-procurement dapat

melakukan pemrosesan lebih cepat dan sistem e-procurement dapat diakses dari

mana saja melalui internet

• Sistem e-procurement yang diusulkan mampu menghasilkan laporan pembelian