MAKALAH PEMILIHAN DAN PENGEMBANGAN STAFMakalah Ini Disusun untuk Memenuhi Tugas Audit Internal

Disusun Oleh:Kelompok 1

Tina Noviana Alfi Ratnasih N A M I R A Dian Sagita N. Siti Hopipah4321101002243211010049432110101804321101019343211010200

Akuntansi S1Fakultas Ekonomi dan BisnisUniversitas Mercu BuanaJakarta2014BAB 21PEMILIHAN DAN PENGEMBANGAN STAFTampilan 21-4Jawaban untuk Tes Kemampuan Menyusun Pokok Pikiran

Tujuan(8) Kami bertujuan untuk melakukan evaluasi tentang memadai atau tidaknya sistem kontrol atas akurasi gambar-gambar teknik(7) Kami bertujuan untuk memutuskan apakah sistem telah berjalan sebagaimana mestinya Lingkup (4) Kami menelaah sistem dan prosedur dengan membaca petunjuk dan wawancara kepada para karyawan bagian teknik(14) Kami memeriksa 100 gambar teknik dengan rinciTemuan Kontrol(13) Kami menemukan bahwa manual pembuatan gambar telah disusun untuk memberikan petunjuk-petunjuk yang rinci kepada para pembuat gambar teknik(10) Kami menemukan bahwa semua gambar harus diverifikasi keakuratannya oleh pemeriksa gambar(11) Kami menemukan bahwa setelah diperiksa, gambar-gambar tersebut harus ditelaah oleh supervisior sebelum dikeluarkanTemuan Pelaksanaan(6) Kami menemukan cukupnya persediaan manual pembuatan gambar untuk setiap insinyur, namun 20% dari manual-manual tersebut tidak di perbaharui(9) Pengujian kami atas 100 gambar menunjukan bahwa semua telah di verifikasi oleh pemeriksa gambar(3) Pengujian kami atas gambar yang diperiksa menunjukan bahwa semua telah di tandatangani oleh supervisior teknik sebelum dikeluarkanOpini(12) Merupakan opini kami bahwa sistem kontrol telah memadai(2) Menuurt opini kami, sistem telah berjalan sebagaimana mestinya kecuali ada kenyataan bahwa beberapa manual tidak diperbaharuiRekomendasi(16) Kami merekomdasikan agar seluruh manual dipeerbaharui secepat mungkin(1) Kami merekomendasikan agar para supervisior secara rutin memeriksa manual-manual untuk memastikan bahwa manual tersebut selalu diperbaharui.

Bagaimana Memberikan OrientasiOrientasi, suatu hal yang dapat dibedakan dari pelatihan, berarti memberikan arah yang tepat kepada auditor-auditor baru. Tujuannya adalah memberikan informasi kepada para staff sehingga mereka dapat bekerja dengan produktif secepat mungkin. Pada umumnya orientasi berlangsung paling tidak selama tiga atau empat hari dan hendaknya disusun menjadi lima tahap :1. Pengenalan kepada staf2. Diskusi mengenai kebijakan-kebijakan kantor 3. Metode-metode audit4. Membaca prosedur-prosedur audit, laporan audit dan kertas kerja

Tampilan 21-6Pedoman OrientasiTujuanMemberikan orientasi kepada anda, sebagai anggota baru audit interna, pada lingkungan baru anda. Untuk memberikan pedoman melalui penelaahan atas hal-hal administratif dan teknis terkait sebelum anda ditempatkan dibawah sebuah organisasi audit.OrganisasiPerusahaanMemberikan sebuah gambaran umum dari struktur organisasi perusahaan dengan nama-nama manajemen kunciAudit internalMenunjukan dimana letak audit internal dalam organisasi tersebut. Memberikn nama-nama dari pihak yang berhubungan erat dengan fungsi audit. Menjelaskan tanggung jawab fungsional yang terdapat pada bagian-bagian dalam organisasi auditAdministrasiJam kerja Sifat arahan-arahan organisasiPengumuman harian atas lokal Manual administratifPengiriman cek gaji Manual auditPelaporan waktu PerbekalanMasalah-masalah keamanan Penugasan mejaElektronik PribadiPiranti lunak pendukungKepegawaianCuti Izin militerCuti sakit Program pensiunHari libur AsuransiTugas juri

Melakukan MonitoringSalah satu sudut pandang dari pengembangan staf yang jarang sekali dibahas adalah proses monitoring.keuntungan monitoring menurut Dr. Ramamoorti yaitu :1. Membuat proses asimilasi yang lebih mudah ke dalam organisasi dan budaya profesional2. Terciptanya rasa kesatuan antara mentor dan anak didiknya sehingga mengembangkan rasa saling percaya dan kompetensi3. Pengembangan sikap skeptisme profesional yang layak dan kemampuan untuk menerapkan pertimbangan profesional yang baik4. Peningkatan keahlian teknis dan manajemen, termasuk penyelesaian masalah, kemampuan berkomunikasi dan kepeminpinan5. Memberikan akses pada nasihat mentor yang telah berpengalaman dalam menghadapi munculnya ketidakpastian yang tidak dapat dielekan lagi dalam kehidupan pribadi dan prfesional seseorangTampilan 21-7Program Orientasi dan Pelatihan Karyawan BaruProgram yang diberikan dibawah ini bertindak sebagai pelengkap dari pedoman orientasi dan membantu supervisor pelatihan dalam memberikan informasi tambahan mengenai hal-hal administrasi umum dan aspek-aspek yang lebih teknis dari pendekatan aktivitas audit kepada para auditor baru. Program ini juga hendaknya menyertakan informasi-informasi tambahan lainnya apabila diperlukan.Masa orientasi itu sendiri akan berlangsung tiga sampai lima hari. Tergantung pada latar belakang individu karyawan tersebut. Petunjuk lisan dan tour yang diberikan hendaknya disebar diantara waktu membaca sehingga memberikan beberapa variasi selama periode orientasi.Aktivitas Audit InternalPerkenalkan audit-audit baru pada anggota staff auditLakukanlah diskusi mengenai sasaran-sasaran aktivitas audit dan bagaimana mereka diimplementasikan. Bahaslah secara khusus peluang kenaikan pangkat dan informasikan mengenai kebijakan-kebijakan perusahaan mengenai pemilihan manajemenBerikanlah para karyawan salinan manual yang berlaku. Minta mereka membacanya dengan singkat untuk lebih mengenal isinya.Lakukan diskusi mengenai :1. Tugas-tugas dan kewajiban jabatan dari seluruh anggota audit internal. Dari direktir audit internal sampai audit asisten. Berikanlah auditor baru salinan deskripi kerja mereka dan berikan jawaban apabila mereka mengutarakan pertanyaan mengenai hal tersebut2. Standar audit dan hubungannya dengan cakupan audit, pemeriksaan audit dan catatan-catatan dalam laporan administratif dan komunikasi3. Piagam auditJelaskan tentang bagaimana pekerjaan audit dikontrol :1. Skedul kerja jangka panjang2. Dasar penjadwalan pekerjaan : area-area dimana berdasarkan pengalaman, memerlukan penelaahan lebih mendalam, daftar akun, kebutuhan manajemen,dll3. Diskusikanlah mengenai macam-macam laporan periodik yang akan diberikan kepada manajemen4. Diskusikanlah mengenai penugasan pekerjaan5. Lakukan penelelaahan atas isi perpustakaan yang dimiliki departemen.OrganisasiMintalah para karyawan baru menghadiri kelas-kelas orientasu khusus yang diselenggarakan oleh perusahaan.1. Berikan jawaban atas setiap pertanyaan yang dikeluarkan oleh para auditor baru setelah mendapat petunjuk dari kelas tersebut2. Lakukanlah tour pabrik,sebagai pelengkap dari tour yang telah diberikan selama mengikuti kelas yang diselenggarakan oleh perusahaan jika diperlukan.Mintalah para auditor baru membaca dengan singkat :1. Struktur organisasi2. Informasi umum perusahaan3. Pengguanaan sumber luar (outsourching )4. Laporan tahunan perusahaan yang terakhir

Audit InternalJelaskan kepada auditor baru mengenai :1. Standars for the profesional of internal auditing (bersama dengan practice adviory)2. Kode etik3. Arsip-arsip referensi aktivitas audit internal yang terdapat di internal auditor. Onternal auditing, bibiografy of internal auditing dan laporan-laporan riset serta tambahan lain yang dikeluarkan oleh instituse of internal auditors.Lakukanlah penelaahan atas tahapan-tahapan perencanaan dari sebuah proyek audit.1. Jelaskanlah mengenai formulir-formulir standar yang digunakan perusahaan2. Jelaskanlah mengenai riset awal yang telah dilaksanakan, seperti penelaahan arsip permanen yang relevan,program induk, struktur organisasi, manual prosedur dan kertas kerja sebelumnya3. Diskusikanlah mengenai skeptisme profesional4. Diskusikanlah mengenai audit proses5. Diskusikanlah mengenai pendekatan survei atas audit,bagan alir, pemilihan uji sampel, dan audit berbantuan komputer. Bimbinglah para auditor baru melalui sebuah kumpulan kertas kerja yang telah dipilih sebelumnya,kemudian tunjukanlah materi-materi yang ada disusun dan bagaimana materi tersebut digunakan untuk mendukung laporan audit. Diskusikan pula mengenai pembuatan sebuah segmen dari kertas kerja yang biasanya meliputi :6. Informasi umum : mengenai arahan-arahan dapat diterapkan, prosedur, praktik pelaksanaan, alur kerja ( didukung oleh bagan alir ), statistik dan control kunci.7. Tujuan tersebut hendaknya berkaitan dengan program dan bilamana perlu, memperluasnya. Cobalah untuk membahas masalah biaya, kualitas dan ketepatan waktu8. Lingkup : tunjukanlah apa-apa yang telah dikerjakan dan berapa banyak, berikan pula sumber informasi dan data yang tersaji9. Temuan : fakta-fakta yang dibuktikan oleh lembar yang mendokumentasikan tes-tes audit. Temuan tersebut harus merupakan jawaban dari pertanyaan yang dikeluarkan sehubungan dengan tujuan audit. Banyak temuan dapat saja berhubungan ke satu tujuan10. Opini : opini adalah kesimpulan yang diambil berdasarkan temuan-temuan yang ada. Harus ada sebuah "opini " untuk setiap "tujuan" opini juga harus spesifik entah itu mendukung maupun tidak mendukung. "tidak ada pengecualian" kurang cukup untuk menjadi opiniBerdiskusilah mengenai temuan audit. Temuan audit hendaknya didokumentasikan dengan lengkap. Bukti-bukti yang didokumentasikan hendaknya menunjukan :1. Hak-hal yang salah2. Apakah kesalahan yang ditemukan melanggar aturan yang ada atau hanya berupa atau berupa praktik administrasi yang buruk3. Seberapa signifkan dari kesalahan dan apa efeknya apabila hal tersebut tidak dikoreksi4. Bukti-bukti apa yang telah dikumpulkan untuk membuktikan adanya kesalahan dan sejauh mana kesalahan tersebut.5. Opini klien mengenai kesalahan tersebut dan tindakan-tindakan apa yang diajukan untuk memperbaikinyaUraikan mengenai perangkat elektronik yang digunakan dalam operasi audit : Alat-alat elektonik auditor ( termasuk kamera digital ) Fasilitas pendukung yang tersedia Peranti lunak untuk kontrol dan operasi audit Kertas kerja elektronik

Program-program PelatihanSetiap aktivitas audit internal hendaknya memiliki program-program pelatihanyang mampu meningkatkan konsistensi dan kualitas dari semua pekerjaan karyawan profesional sambil sekaligus memberikan informasi mengenai hal-hal baru dibidang ini.program ini bertujuan pencapaian individu maupun departemen. Mendorong Pendidikan yang BerkelanjutanBanyak orang termasuk audit internal berfikiran bahwa pendidikan adalah sesuatu yang berhubungan dengan sekumpulan siswa di ruang kelas,arus perubahan teknologi yang kuat dalam komunitas bisnis hendaknya menjadi pertanda yang jelas seorang auditor belajar mengarungi arus tersebut atau tetap dipinggiran.Studi awalIde-ide tau teori baru yang dikemukakan dalam jurnal memberikan kepada kita bahwa rasa baru atau sebuah pertanda atau program di universitaslah yang dapat memberikan sajian penuh. Subjek Pelatihan Baru untuk Auditor Internal SeniorInstitute of Internal Auditor (IIA) telah membuka Vision University, sebuah program pelatihan bagi direktur audit internal baru. Dibentuk melalui kerja sama dengan Louisiana State University Center for Internal Auditing. Vision University dirancang untuk memberikan sarana-sarana yang dibutuhkan oleh seorang direktur audit internal baru untuk dapat langsung bekerja.Menurut IIA para partisipan dari program ini akan:1. Menentukan penggunaan model kontrol yang baru dalam mengatur risiko2. Mencari praktik-praktik terbaik yang diterapkan oleh departemen audit yang maju3. Menyelidiki bagaimana audit internal dapat bermitra dengan strategi bisnis4. Belajar mengenai cosourcing outsourcing5. Mengembangkan pengetahuan mengenai alat-alat dan teknik-teknik evaluasi kontrol yang baru muncul6. Menentukan masalah-masalah audit, teknologi yang baru berkembang perdagangan elektronik, dan organisasi virtual.Pertemuan StafPertemuan staf dapat digunakan untuk memperkuat pemahaman mengenai petunjuk-petunjuk administratif yang telah ada dan topik-topik umum seperti penulisan laporan dan membuat program audit.Pertemuan staf dapat juga digunakan sebagai katup pengaman, dimana staf diberikan kesempatan untuk mengungkapkan opininya mengenai maslah-masalah seperti prosedur administratif yang tidak berjalan sebgaimana mestinya, kemungkinan promosi, penggajian, kurangnya komunikasi, dan masalah-masalah kecil potensial lainnya yang sebaiknya tidak dibiarkan dan menjadi besar.Beberapa materi yang dapat dipertimbangkan sebagai topik pertemuan staf antara lain:1. Audit Internal - Pemilihan dan Pengembangan Staf 2

2. Membuat program audit3. Presentasi kertas kerja4. Penyusunan laporan audit5. Menjelaskan temuan yang menarik6. Penggunaan audit proses7. Mengaudit e-business8. Prodek baru organisasi

Institute of Internal Auditors (IIA)Dengan menghadiri pertemuan chapter IIA lokal, kita juga mendapatkan kesempatan untuk mendengarkan berbagai makalah pembicaraan mengenai audit dan topik-topik lain yang berhubungan dengannya. Menduduki jabatan sebagai ketua komisi atau anggota akan menambah bobot seseorang dan memberikan kesempatan untuk membuat keputusan manajemen, mencoba ide-ide baru, dan memperluas jaringan kolega-kolega profesionalnya.Riset Riset adalah suatu bentuk pendidikan yang memiliki banyak keuntungan sampingan. Seorang periset dapat menjadi seorang siswa dan juga sekaligus seorang guru, memberikan pelajaran baik kepada diri maupun kepada orang lain didepartemennya.Pencadangan untuk melakukan proyek riset hendaknya sudah dibuat dalam rencana tahunan. Proyek tersebut kemudian diberikan nomor proyek dan anggaran proyeknya. Preset dipilih dari staf-staf yang ada dengan mempertimbangkan kemampuannya, penerimaan alamiahnya, dan bagaimana riset tersebut dapat memberikan keuntungan untuknya.Pengembangan Profesional BerkelanjutanProgram Certified Internal Auditor (CIA) mensyaratkan pengembangan profesional yang berkelanjutan. Untuk mempertahankan status pengembangan profesional yang berkelanjutan, seorang peraih sertifikat CIA harus menyelesaikan selama 100 jam, program pengembangan profesional yang dapat diterima dalam jangka waktu tiga tahun.Program pengembangan profesional yang dapat diterima antara lain adalah:1. Program-program pendidikan di perguruan tinggi atau seminar2. Menjadi seorang pembaca, pemimpin diskusi atau instruktur3. Menulis sebuah buku atau artikelProgram Pelatihan Internal PerusahaanLangkah pertama yang dilakukan adalah melakukan survei terhadap manajemen dan staf serta melakukan penelaahan terhadap sasaran audit masing-masing departemen. Selain itu, dilakukan analisis terhadap memo-memo ringkasan audit, yang biasanya dibuat setelah penugasan audit berakhir, yang mencatat perlunya sebuah subjek mendapatkan pelatihan lebih lanjut.Dibawah ini adalah beberapa materi kursus yang berhubungan dengan audit:Penggajian/Kompensasi Eksekutif

Pelatihan terhadap kontrol kunci di area penggajian dan konpensasi pejabat eksekutif, program audit, studi kasus.

Kontrol InternalPenelaahan atas rekomendasi Komisi Treadway, SAS terbaru dan sasaran kontrol di beberapa jenis area.

Mengaudit PC dan LANAdministrasi LAN, penyimpanan data, audit, dan keamanan.

Penelitian dan PengembanganKontrol atas proyek-proyek litbang, fasilitas litbang dan pendanaan riset, melakukan penelaahan atas sistem manajemen proyek.

Audit KonstruktifPeluang penggantian biaya dala masalah-masalah seperti kecurangan, penyuapan, kelebihan pembebanan, dan konflik kepentingan.

Spesialisasi dalam Audit InternalAudit internal berkembang semakin kompleks setiap tahunnya. Dewasa ini terdapat dua organisasi yang bergerak untuk memberikan sertifikasi spesialis disamping Certified Internal Auditor (CIA) yang sudah umum. IIA telah mengembangkan sertifikasi spesialis pernyataannya, yaitu certification i n cntrol self-assessment (CCSA), disamping Board of Environmental Auditor Certification (BEAC), yang juga telah mengembangkan sertifikasi pertamanya.Disamping lulus dari ujian, pelamar sertifikasi CCSA harus mampu menunjukkan keahlian melakukan fasilitas yang baik. Calon tersebut akan diamati dalam sebuah setting fasilitas, seperti sebuah seminar atau pertemuan, dimana keampuannya akan dinilai oleh pengamat yang memenuhi kualifikasi.Evaluasi StafSasaran utama dari evaluasi staf adalah untuk memberikan saran kepada para karyawan mengenai status pekerjaan mereka dan mengidentifikasikan kelemahan maupun kesempatan yang dapat mereka capai untuk meningkatkan kontribusi secara keseluruhan pada departemen yang bersangkutan dan juga menginformasikan kekuatan, kelemahan, dan kemajuan mereka.Proses evaluasi harus memperhitungkan pengetahuan, keahlian, dan disiplin ilmu yang diperlukan untuk melakukan suatu penugasan audit. Diantara hal-hal tersebut diatas, salah satu yang penting adalah kemampuan analitis, yang ditunjukkan melalui kemampuan dalam berfikir logis dan menyelesaikan masalah secara sistematis.Tampilan 21-10Formulir Penilaian Staf Auditor Supervisor

Total Skor __________________Nama: ________________________Periode: Dari ______________________Sampai_____________________Penugasan No.: _________________Nama Penugasan: _____________________________________________Kelas (A B C): __________________Tanda Tangan : ____________________Tanggal: ___________________

SangatPerencanaanIstimewaBaikBaikCukupBurukPemahaman atas prosedur dan masalah yg berhubungan dengan aktivitas yang diperiksa perhatian terhadap sasaranaktivitas yang ditelaah dan hubungansasaran tsb dengan sasaran perusahaan.40363224 16 Cakupan program audit atas seluruhpoin-poin kontrol kunci denganmemberikan bobot dan penekanankepada poin kontrol paling signifikan. 50 454030 20Jenis tes yang direncanakan penggunaanimajinasi dan prinsip ekonomi. 30 272418 12Derajat tes yang direncanakan penggunaan teknik sampling yang sesuai. 30 272418 12Total 150 135 12090 60Komunikasi LisanKejelasan dan keringkasan. 60 544836 24Kemampuab persuasif. 40 363224 16Total 100 908060 40AdministrasiMampu memenuhi anggaran. 40 363224 16Mampu memenuhi tenggat waktu. 35 312821 14Total75 676045 30

Tampilan 21-12Petunjuk Umum

Petunjuk Umum:Tujuan dari formulir penilaian kinerja staf adalah untuk mendapatkan informasi mengenai kualifikasi tingkat pekerjaan staf anggota audit dan juga prospek yang ada untuk peningkatan di masa datang. Laporan penilaian kinerja diperlukan sebagai dasar pengambilan keputusan perubahan kompensasi dan promosi, juga merupakan sarana peringkasan informasi untuk membantu pelaksanaan bimbingan dan pelatihan yang efektif bagi staf anggota yang bersangkutan.

DEFINISIFaktor NilaiFaktor kinerjaJumlah pekerjaan Pencapaian diukur terhadap persyaratan untuk posisi tersebut; hasil diukur terhadap sasaran yang ingin dicapai. Ketepatan waktu penyelesaian pekerjaan yang menjadi tanggung jawab auditor.Kualitas pekerjaan Tingkat kesempurnaan hasil akhir pekerjaan; kelemgkapan, akurasi, dan nilai keseluruhan dari penugasan yang telah diselesaikan, termasuk kecukupan dan kejelasan kertas kerja.Pengetahuan audit Pemahaman dasar atas prinsip audit serta kebijakan dan prosedur operasional perusahaan.Perencanaan - Merencanakan pekerjaan dengan sistematis dan praktis, dan menentukan prioritas-prioritas logis untuk dapat melakukan audit yang lebih efisien.Karakteristik PribadiKreativitas Kemampuan untuk menerapkan imajinasi dan orisinalitas ke dalam pekerjaannya sehingga menumbuhkan aplikasi atau prosedur baru yang inovatif.Inisiatif memulai segala sesuatu tanpa diperintah, atas keinginan diri sendiri.Gigih Memiliki tekad. Berusaha mencapai sasaran dengan tak kenal lelah. Tidak mudah menyerah dalam pemenuhan tujuan audit.Persuasif Kemampuan untuk memengaruhi orang lain.Percaya diri Kemampuan untuk tetap bersikap tenang, yakin pada diri sendiri dan siap menghadapi segala sesuatu.Sikap Antusiasme pada pekerjaan, kesetiaan pada perusahaan, dan kemampuan untuk menerima kritikan yang membangun.

Arti NilaiFaktor KinerjaO Outstanding (Luar Biasa)Luar biasa, superior (dapat terjadi hanya pada kasus-kasus yg jarang).E Excellent (Istimewa)Jauh di atas rata-rata; menunjukkan kemampuan yg jarang ditemukan.S+ - Satisfactory PlusDiatas rata-rata.S - SatisfactoryMenunjukkan tingkat hasil kerja yg dapat diterima dgn perintah yg jelas.S- - Satisfactory MinusNilai marginal; tidak memenuhi standar minimum yg dapat diterima.Karakteristik PribadiNI Needs ImprovementPeningkatan mutlak diperlukan utk dapat memenuhi standar yg diterima.FA Fully AcceptableMemenuhi seluruh persyaratan normal standar yang dapat diterima

Sebuah perusahaan melakukan percobaan mengenai penggunaan formulir evaluasi unik yang terbagi dalam dua bagian. Bagian pertama mencoba untuk menghubungkan kontribusi dan kinerja individu dengan sasaran dari departemen audit. Bagian kedua berhubungan dengan karakteristik karyawan itu sendiri.

Tampilan 21-13 menunjukkan contoh dari formulir yang berhubungan dengan hasil pekerjaan.Tampilan 21-13Sasaran Departemen Audit

Kontrol Internal Kontraktor dan Konsultan Kualitas Lingkungan Nonfasilitas Manajemen Kualitas Total Kepemimpinan Profesional Kepatuhan pada Peraturan

SasaranKontribusi IndividualKomentar:KONTROL INTERNAL Mendorong pelaporan dan manajemen keuangan yang lebih baik di setiap lini manajemen. Mengawasi dan mengevaluasi administrasi kontrak. Mendukung program komunikasi/pengajaran antarorganisasi. Melakukan penelaahan biaya akhir tahun. Mengawasi ketaatan terhadap Standar Perilaku dan Pernyataan Kebijakan Perusahaan.

KUALITAS LINGKUNGAN Menyelesaikan 70+ audit/penelaahan terbatas. Mengkomunikasikan masalah-masalah lingkungan kepada manajer audit lingkungan. Membantu pelaksanaan program audit kepatuhan. Melakukan koordinasi dengan hukum dan hubungan lingkungan.Komentar: