11

BAB 2

LATAR BELAKANG

Teori - Teori Umum

2.1 Sistem

2.1.1 Definisi Sistem

Menurut Hardcastle (2011:8), menyatakan bahwa sistem dapat

didefinisikan sebagai kumpulan komponen yang saling bekerja sama

untuk mencapai suatu tujuan. Tujuan dari sistem adalah untuk

menerima input dan menghasilkan output. Seluruh bagian dari sistem

memiliki kontribusi untuk memenuhi kebutuhan dari sistem

keseluruhan. Bagian tersebut seperti bagian operasional, bagian

keuangan dan bagian pemasaran. Seluruh bagian tersebut harus saling

bekerja sama agar dapat mencapai tujuan perusahaan secara

keseluruhan. Suatu sistem membutuhkan feedback dan juga kontrol

untuk dapat memperbaiki masalah yang terjadi.

Menurut Yakub (2012:1) menyatakan bahwa sistem adalah suatu

jaringan kerja dari prosedur yang berhubungan untuk melakukan suatu

kegiatan dan tujuan tertentu.

Menurut Sutarman (2012:13) menyatakan bahwa sistem adalah

kumpulan elemen yang saling berhubungan dan beritekrasi dalam satu

kesatuan untuk menjalankan suatu proses pencapaian suatu tujuan tama

(goal).

Jadi, dapat disimpulkan bahwa sistem adalah suatu kumpulan elemen

atau object yang saling bekerja sama dan saling berintekrasi untuk

mengcapai tujuan yang sama.

2.1.2 Karakteristik Sistem

Menurut Mustakini (2009:53) menyatakan suatu sistem dapat

diklarifikasikan sebagai berikut :

11

12

1. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik

Sistem abstrak yaitu sistem yang berupa ide-ide yang tidak tampak

nyata atau tidak tampak fisik, sedangkan sistem fisik yaitu suatu

sistem yang tampak secara nyata.

2. Sistem Alami dan Sistem Buatan Manusia

Sistem alami yaitu suatu sistem yang keberadaannya terjadi secara

natural tanpa adanya campur tangan manusia, sedangkan sistem

buatan manusia yaitu suatu sistem muncul karena adanya peran

manusia didalam pembuatannya.

3. Sistem Pasti dan Sistem Tidak Pasti

Sistem pasti yaitu suatu sistem yang tingkah lakunya dapat

ditentukan atau dapat di perkirakan sebelumnya, sedangkan sistem

yang tidak pasti yaitu suatu sistem yang tingkah lakunya tidak dapat

ditentukan sebelumnya (tidak dapat diprediksi).

4. Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka

Sistem tertutup yaitu suatu sistem yang tingkah lakunya tidak

dipengaruhi oleh lingkungan luar, sedangkan sistem terbuka yaitu

suatu sistem yang mempunyai tingkah laku adanya pengaruh dari

lingkungan luar.

2.2 Informasi

2.2.1 Definisi Informasi

Menurut Sutarman (2012:14) menyatakan bahwa informasi adalah

sekumpulan data yang diorganisasikan dengan cara tertentu sehingga

mereka mempunyai arti bagi penerimanya.

Menurut Stair & Reynolds (2010: 5) menyatakan bahwa, “Information

is a collection of fact organized so that they have additional value

beyond the value of the individual facts.” Yang diterjemahkan

informasi adalah kumpulan fakta terorganisir sehingga mereka memiliki

nilai tambah di luar nilai fakta individu.

Menurut Gelinas, Dull dan Wheeler (2012:18) menyatakan bahwa,

“Information is data presented in a form that is useful in a decision

making activity . The information has value to the decision maker

13

because it reduces uncertainty and increases knowledge about a

particular area of concern.” Yang diterjemahkan informasi adalah data

yang disajikan dalam bentuk yang berguna dalam pembuatan

keputusan. Informasi memiliki nilai lebih bagi pembuat keputusan

karena mengurangi ketidakpastian dan meningkatkan pengetahuan

tentang area tertentu.

Dari uraian diatas, dapat ditarik simpulan bahwa informasi merupakan

sebuah data yang memiliki kegunaan serta dapat meningkatkan

pengetahuan dan mengurangi ketidakpastian mengenai suatu hal

tertentu.

2.3 Sistem Informasi

2.3.1 Definisi Sistem Informasi

Menurut Gelinas dan Dull (2010:12) menyatakan bahwa sistem

informasi adalah suatu sistem yang terdiri dari seperangkat komponen

berbasis komputer dan komponen manual yang dibangun untuk

mengumpulkan, menyimpan, dan mengelola data serta menyediakan

keluaran (output) informasi kepada pengguna.

Menurut Rainer & Cegielski (2011:29) menyatakan bahwa,

“Information sistem (IS) is the planning, development, Management,

and use of information technology tools to help people perform all tasks

related to information processing and Management.” Dapat diartikan

bahwa sistem Informasi (SI) adalah perencanaan, pengembangan,

manajemen, dan penggunaan dari teknologi informasi untuk membantu

dalam melakukan semua tugas yang berkaitan dengan proses informasi

dan manajemen.

Dari uraian diatas, dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem informasi

merupakan sebuah kombinasi dari manajemen, hardware, dan jaringan

komputer untuk melakukan tugas yang berkaitan dengan proses

informasi.

14

2.3.2 Fungsi Sistem Informasi

Menurut Henry Hendarti (2011:3) menyatakan bahwa yang termasuk

dalam fungsi sistem informasi adalah:

a. Sebagai area fungsional yang penting untuk mencapai keberhasilan

bisnis, seperti akuntanis, keuangan, pemasaran, manajemen

operasional maupun sumber daya manusia.

b. Sebagai salah satu kontributor yang penting untuk meningkatkan

efisiensi dalam menjalankan kegiatan operasional perusahaan, serta

produktivitas dan pelayanan kepada pelanggan.

c. Sebagai sumber utama informasi untuk mendukung pengambilan

keputusan bagi para manager senior.

d. Sebagi bahan penting dalam pengembangan produk dan jasa

perusahaan bagi yang bersaing di pasar global.

e. Memberikan peluang dalam berkarir dinamis.

f. Sebagai komponen penting dari sumber daya, infrastruktur dan

kemampuan perusahaan bisnis yang akan membentuk jaringan.

2.4 Evaluasi

2.4.1 Pengertian Evaluasi

Menurut Arikunto dan Cepi (2008:2) menyatakan bahwa evaluasi

adalah suatu kegiatan untuk mengumpulkan informasi tentang

bekerjanya sesuatu dan kemudian informasi tersebut digunakan untuk

menentukan alternatif yang tepat dalam mengambil sebuah keputusan.

Fungsi utama dari evaluasi adalah untuk menyediakan informasi yang

berguna untuk bagian pengambil keputusan (decision maker) untuk

dapat menentukan kebijakan dalam mengambil keputusan berdasarkan

evaluasi yang telah dilakukan.

Menurut Adler Haymans Manurung (2009) menyatakan bahwa evaluasi

adalah tindakan untuk melihat, menyelidiki atas tindakan yang

dilakukan sebelumnya. Dalam evaluasi atas investasi, investor harus

mengumpulkan semua tindakan investasi yang dilakukan.

Menurut S. Eko Putro Widoyoko (2012:6) menyatakan bahwa evaluasi

adalah suatu proses yang sistematis untuk mengumpulkan,

15

mendeskripsikan, dan menyajikan informasi tentang suatu program

untuk dapat digunakan sebagai dasar membuat keputusan, menyusun

kebijakan maupun menyusun program selanjutnya.

Dari uraian diatas, dapat ditarik simpulan bahwa evaluasi merupakan

sebuah pengukuran atau penilaian atas sebuah proyek, kegiatan atau

aktivitas agar dapat mencapai tujuan kegiatan awal yang telah

ditentukan.

2.4.2 Langkah-Langkah Evaluasi

Dalam melaksanakan evaluasi program ditempuh langkah-langkah

berikut :

1. Merumuskan masalah dan beberapa pertanyaan.

2. Karena tujuan evalusi adalah untuk memperoleh data yang

diperlukan untuk mengambil keputusan, maka konselor perlu

mempersiapkan pertanyaan-pertanyaan yang terkait dengan hal-hal

yang akan dievaluasi. Pertanyaan-pertanyaan itu pada dasarnya

terkait dengan aspek-aspek yang dievaluasi yaitu : (1) tingkat

keterlaksanaan program (aspek proses), dan (2) tingkat ketercapaian

tujuan program (aspek hasil).

1. Mengembangkan atau menyusun instrumen pengumpul data :

Untuk memperoleh data yang diperlukan, yaitu mengenai tingkat

keterlaksanaan dan ketercapaian program, maka konselor perlu

menyusun instrument yang relevan dengan kedua aspek tersebut.

2. Mengumpulkan dan menganalisa data :

Setelah data diperoleh maka data tersebut dianalisis, yaitu

menelaah tentang program apa saja yang telah dan belum

dilaksanakan, serta tujuan mana saja yang telah dan belum

tercapai.

16

3. Melakukan tindak lanjut :

Bedasarkan temuan yang diperoleh, maka dapat dilakukan

kegiatan tindak lanjut. Kegiatan ini dapat meliputi dua kegiatan

yaitu : (1) memperbaiki hal-hal yang di pandang lemah, kurang

tepat, atau kurang relevan dengan tujuan yang ingin dicapai dan

(2) mengembangkan program, dengan cara merubah dan

menambah beberapa hal yang dipandang dapat meningakatkan

kualitas atau efektivitas program. (Sudrajat, 2010).

Teori - Teori Khusus yang Berhubungan dengan Topik yang Dibahas

2.5 Procurement

Procurement mengacu pada semua aktivitas yang melibatkan mendapatkan

barang-barang dari pemasok, hal ini meliputi pembelian dan juga kegiatan

logistik ke dalam seperti transportasi, barang masuk dan penyimpanan di

gudang sebelum barang tersebut digunakan (Kalakota dan Robinson, 2004:56).

Turban (2008:234) berpendapat bahwa procurement Management adalah

koordinasi semua aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan pembelian

barang-barang dan jasa yang dibutuhkan untuk melengkapi misi organisasi.

Sedangkan menurut Donald (2002:40) berpendapat bahwa procurement

menyangkut informasi untuk melengkapi persiapan purchase order, modifikasi

dan pencarian pemasok secara keseluruhan.

Jadi, dapat disimpulkan bahwa procurement adalah seluruh kegiatan untuk

mendapatkan barang dan jasa yang diperlukan oleh perusahaan dari pemasok

mulai dari pencarian pemasok, membuat pemesanan hingga barang dikirimkan.

2.5.1 Metode-Metode Procurement

Turban (2010:251) mengemukakan bahwa perusahaan menggunakan

metode yang berbeda untuk memperoleh produk dan jasa tergantung

dengan apa dan dimana mereka membeli, jumlah yang diperlukan dan

berapa jumlah uang yang terpakai. Metode-metode procurement adalah

sebagai berikut :

1. Membeli dari manufaktur, penjual grosir atau pengecer dari katalog-

katalog mereka dan adanya negosiasi.

17

2. Membeli melalui katalog yang terhubung dengan memeriksa katalog

penjual atau membeli melalui mal-mal industri.

3. Membeli melalui katalog pembeli internal dimana perusahaan

menyetujui katalog-katalog vendor termasuk kesepakatan harga.

4. Mengadakan penawaran tender dari sistem dimana pemasok bersaing

dengan yang lainnya. Metode ini digunakan untuk pembelian dalam

jumlah besar.

5. Membeli dari situs pelelangan dimana organisasi berpartisipasi

sebagai salah satu pembeli.

6. Bergabung dengan suatu kelompok sistem pembeli dimana

memeriksa permintaan partisipasi, menciptakan jumlah besar,

kemudian kelompok ini dapat menegosiasikan harga.

7. Berkolaborasi dengan pemasok untuk berbagi informasi tentang

penjualan dan persediaan, sehingga dapat mengurangi persediaan,

stock out dan mempertinggi ketepatan pengiriman.

2.5.2 Prinsip Procurement

Menurut Budiharjo Hardjowijono dan Hayie Muhammad (2008)

berpendapat bahwa pengadaan barang dan jasa harus dilaksanakan

berdasarkan prinsip-prinsip pengadaan yang dipraktekkan secara

internasional efisiensi, efektifitas, persaingan sehat, keterbukaan,

transpraransi, tidak diskriminasi dan akuntabilitas. Penjelasannya

sebagai berikut :

1. Efisiensi

Prinsip efisiensi dalam pengadaan barang dan jasa adalah dengan

menggunakan sumber daya yang tersedia diperoleh barang dan jasa

dalam jumlah, kualitas yang diharapkan dan diperoleh dalam waktu

yang optimal.

2. Efektif

Prinsip efektif dalam pengadaan barang dan jasa adalah dengan

sumber daya yang tersedia diperoleh barang dan jasa yang

mempunyai nilai manfaat setinggi-tingginya.

18

3. Persaingan Sehat

Prinsip persaingan yang sehat dalam pengadaan barang dan jasa

adalah adanya persaingan antar calon penyedia barang dan jasa

berdasarkan etika dan norma pengadaan yang berlaku, tidak terjadi

kecurangan dan praktek KKN (Korupsi, Kolusi dan Nepotisme).

4. Terbuka

Prinsip terbuka dalam pengadaan barang dan jasa adalah

memberikan kesempatan kepada semua penyedia barang dan jasa

yang kompeten untuk mengikuti pengadaan.

5. Transparansi

Prinsip transparansi dalam pengadaan barang dan jasa adalah

pemberian informasi yang lengkap tentang aturan pelaksanaan

pengadaan barang dan jasa kepada semua calon penyedia barang dan

jasa yang berminat dan masyarakat.

6. Tidak Diskriminatif

Prinsip tidak diskriminatif dalam pengadaan barang dan jasa adalah

pemberian perlakuan yang sama kepada semua calon penyedia

barang dan jasa yang berminat mengikuti pengadaan barang dan

jasa.

7. Akuntabilitas

Prinsip akuntabilitas dalam pengadaan barang dan jasa adalah

pertanggungjawaban pelaksanaan pengadaan barang dan jasa kepada

para pihak yang terkait dan masyarakat berdasarkan etika, norma dan

ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

2.5.3 Tugas dan Tanggung Jawab Procurement (Pengadaan Barang)

Menurut Moch. Mizanul Achlaq (2011) berpendapat bahwa tugas dari

bagian pengadaan barang adalah menyediakan barang maupun jasa

dengan harga yang murah, berkualitas dan terkirim tepat waktu. Tugas-

tugas bagian pengadaan barang tidak terbatas hanya pada kegiatan rutin

pembelian.

Tugas-tugas bagian pengadaan barang dan jasa adalah sebagai berikut:

1. Merancang hubungan yang tepat dengan supplier

19

a) Hubungan dengan supplier bisa bersifat kemitraan jangka panjang

maupun hubungan transaksional jangka pendek.

2. Memilih supplier

a) Kegiatan memilih supplier bisa memakan waktu dan sumber daya

yang tidak sedikit.

b) Kesulitan akan lebih tinggi kalau supplier yang akan dipilih

berada di mancanegara.

c) Supplier yang berpotensi untuk menjalin hubungan jangka

panjang, proses pemilihan ini bisa melibatkan evaluasi awal,

mengundang mereka untuk presentasi, kunjungan lapangan dan

sebagainya.

d) Pemilihan supplier harus sejalan dengan strategi supply chain.

3. Memilih dan mengimplentasikan teknologi yang cocok

a) Kegiatan pengadaan selalu membutuhkan bantuan teknologi.

b) Teknologi yang lebih tradisional dan lumrah digunakan adalah

telepon dan fax.

c) Saat ini banyak perusahaan yang menggunakan electronic

procurement (e-procurement) yaitu aplikasi internet untuk

kegiatan pengadaan.

4. Memelihara data item yang dibutuhkan dan data supplier.

a) Bagian pengadaan harus memiliki data yang lengkap tentang

item-item yang dibutuhkan maupun data tentang supplier mereka.

b) Beberapa data supplier yang penting untuk dimiliki adalah nama

dan alamat masing-masing dari supplier, item apa yang mereka

pasok, harga per unit, pengiriman, kinerja masa lalu serta

kualifikasi supplier termasuk juga kualifikasi seperti ISO.

5. Melakukan proses pembelian

a) Proses pembelian bisa dilakukan dengan beberapa cara, misalnya

pembelian rutin dan pembelian dengan melalui tender atau lelang.

b) Pembelian rutin dan pembelian dengan tender melewati proses-

proses yang berbeda.

6. Mengevaluasi kinerja supplier

a) Hasil penilaian ini digunakan sebagai masukan bagi supplier

untuk meningkatkan kinerja mereka.

20

b) Kinerja yang digunakan untuk menilai supplier seharusnya

mencerminkan strategi supply chain dan jenis barang yang dibeli.

2.5.4 PR (Purchase Requisition)

Purchase Requisition (permintaan pembelian) merupakan formulir

untuk internal perusahaan atau pemohonan persetujuan baik secara

manual atau otomatis hasil dari sistem lain, yang berfungsi untuk

mencatat permintaan pembelian barang atau jasa. Permohonan ini

biasanya berhubungan dengan persetujuan pembelian tentang nilai dari

barang yang akan dibeli (jumlah barang, harga barang), spesifikasi dari

barang, maupun pengaturan cash, yaitu kapan barang akan dibeli. PR

disetujui akan berlanjut ke proses PO (Purchase Order).

PR adalah realisasi dari budget. Untuk itu maka dalam PR disediakan

kolom untuk mengaitkan budget baik secara otomatis maupun manual.

Otomatis hanya bisa dilakukan jika terdapat pattern tertentu seperti tipe

biaya, sedangkan manual dilakukan oleh pemohon PR. Dalam hal

keterkaitan dengan budget, PR bisa dikategorikan menjadi 2, yaitu:

1. PR Budget : PR yang dikaitkan dalam budget dan angka sisa budget

masih lebih besar atau sama dengan nilai PR.

2. PR Non Budget : PR yang tidak bisa dikaitkan dengan budget

dikarenakan belum ada kode budget atau sisa budget tidak

mencukupi.

Untuk itu pengontrolan angka PR dibanding dengan sisa budget harus

dilakukan secara realtime dan up to date. Up to date karena angka PR

berubah-ubah dan status PR yang berubah-ubah yang berpengaruh

terhadap sisa budget.

2.5.5 PO (Purchase Order)

Pengertian Purchase Order (PO) bila diterjemahkan secara harfiah

bahwa purchase berarti pembelian sedangkan order berarti pesanan,

Purchase order berarti mempunyai definisi pesanan pembelian.

Didalam masyarakat global purchase order dapat didefinisikan sebagai

berikut :

21

a) Purchase Order adalah pernyataan resmi yang diterbitkan oleh

pembeli kepada penjual yang dalam pernyataan itu dilengkapi

dengan segala syarat dan kondisi dari transaksi yang akan dilakukan.

(Hinkel, Edward G, 1994:165).

b) Purchase Order adalah surat pernyataan persetujuan (akseptasi) dari

importir atas penawaran eksportir yang sifatnya mengikat secara

hukum. (Amir MS, 2002:33).

Dari pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa Purchase Order (PO)

merupakan bukti tertulis yang menyatakan bahwa pembeli benar-benar

berminat melakukan jual-beli. Dalam Purchase Order (PO) tertulis

secara lengkap informasi yang diinginkan pembeli tentang barang yang

dipesan, jumlahnya, harganya baik harga satuan maupun harga total,

kapan barang dikirim, tujuan barang, cara pembayaran, syarat

penyerahan barang, volume dan catatan lain jika ada. Dengan

diterimanya Purchase Order (PO) maka penjual akan memproduksi

barang seperti yang dipesan oleh pembeli. Seandainya didalam

Purchase Order (PO) terdapat hal-hal yang tidak disetujui oleh penjual,

maka penjual akan menolak Purchase Order (PO) tersebut dengan cara

mengirimkan kembali Purchase Order (PO) disertai dengan konfirmasi

penolakan. Purchase Order (PO) itu sendiri mempunyai kekuatan

seperti halnya “sales contract“. Purchase order (PO) digunakan oleh

organisasi perusahaan atau badan usaha sebagai dokumen untuk

melakukan pembelian barang dan jasa yang sifatnya rutin untuk

keperluan operasionalnya.

Penjual akan melakukan proses produksi sampai barang siap untuk

dikirim berdasarkan Purchase Order (PO). Jadi penjual melakukan

aktivitas ekspor dengan menjadikan Purchase order (PO) sebagai

pedoman (Amir M.S, 2000:23).

2.6 Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data berkaitan dengan bagaimana cara mengumpulkan

data, darimana data diperoleh dan apa alat yang digunakan untuk

22

mengumpulkan data. Berikut ini adalah 2 teknik yang digunakan dalam

pengumpulan data.

2.6.1 Observasi

Observasi memungkinkan pengumpulan data tanpa bertanya kepada

responden, pengumpulan data dilakukan melalui pengamatan terhadap

orang atau kegiatan pada lingkungan kerja dan kemudian mencatat

informasi yang didapat. Peneliti dapat berperan sebagai participant

observer ataupun non-participant observer.

Yang dimaksud dengan participant observer adalah peneliti ikut

menjadi bagian penting dalam tim kerja objek observasinya. Sedangkan,

non-participant observer adalah pengumpulan data dimana peneliti

tidak menjadi bagian penting dalam organisasi perusahaan. (Sekaran,

2010:186)

2.6.2 Interview (Wawancara)

Interview atau wawancara adalah metode pengumpulan data dengan

melakukan wawancara terhadap responden untuk mendapatkan

informasi mengenai objek penelitian. Wawancara dapat terstruktur

ataupun tidak tersruktur dan dapat dilakukan secara tatap muka maupun

melalui telepon atau secara online.

Wawancara terstruktur adalah wawancara yang dilakukan peneliti

dengan menyusun pertanyaan terlebih dahulu sebelum ditanyakan

kepada responden. Pewawancara memiliki daftar pertanyaan yang

berfokus dan relevan dengan masalah yang akan ditanyakan kepada

responden. Wawancara tidak terstruktur adalah wawancara yang

dilakukan dengan tujuan utama untuk mengidentifikasikan beberapa

masalah penting terkait dengan situasi masalah, tanpa adanya persiapan

atau perencanaan mengenai pertanyaannya. Tujuan utama dari

wawancara tidak terstruktur adalah untuk menyelidiki dan memeriksa

beberapa faktor situasi yang mungkin menjadi pusat permasalahan.

23

2.7 Pengertian Fit/Gap Analysis

Di era persaingan industri yang semakin ketat, peningkatan kualitas dan

kuantitas menjadi tuntutan bagi setiap perusahaan agar dapat bersaing untuk

menarik konsumen. Oleh sebab itu, diperlukan suatu pengukuran kinerja untuk

dapat mengevaluasi sistem pada perusahaan.

Menurut ray (2011:163), Gap analysis adalah analisis kesenjangan antara daftar

kebutuhan bisnis, yang disebabkan oleh berbagai alasan. Sehingga diperlukan

suatu tindakan untuk mengidentifikasi bagian mana yang memiliki potensi

kesenjangan/Gap, dikarenakan suatu bagian tersebut tidak sempurna atau

memiliki kekurangan.

Adapun menurut Bens (2012:178), Gap analysis merupakan suatu metode

perancangan yang memungkinkan suatu kelompok untuk mengidentifikasi

langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai suatu tujuan. Gap analysis

digunakan ketika seorang individu ataupun suatu kelompok perlu mengetahui

dan memahami perbedaan-perbedaan antara situasi yang sedang berjalan

sekarang (as-is) dengan situasi yang diinginkan di masa yang akan datang (io-

be).

Menurut Dejan dan Andrej (2013:324) menyatakan bahwa fit/Gap analysis

adalah suatu metodologi atau pendekatan dimana proses, fungsi dan sistem

yang ada pada perusahaan dibandingkan, dievaluasi dan dilakukan list down

agar dapat mengatahui kesesuaian (fit) dan kesenjangan (Gap).

Dapat disimpulkan bahwa Fit/Gap analysis merupakan alat yang membantu

perusahaan dalam membandingkan performa saat ini dengan performa

kebutuhan perusahaan yang potensial. Fit/Gap analysis didasari oleh dua

kondisi yaitu keadaan terpenuhi dan keadaan potensial. Dengan melakukan

analisa fit dan Gap perusahaan diharapkan mampu memaksimalkan performa

yang ada hingga menuju ke potensi dan sumber daya yang seharusnya dapat

dipenuhi.

Gap analysis dapat dilihat melalui beberapa perspektif, yaitu:

1) Organisasi (sumber daya manusia)

2) Arah bisnis perusahaan

24

3) Proses bisnis perusahaan

4) Teknologi informasi

Dalam penggunaan Gap analysis dengan service quality, menurut Hoffman dan

Bateson (2006:335) bahwa terdapat 5 quality perspective dari service quality

yaitu:

1) Service Gap, yaitu mengindikasikan bahwa adanya perbedaan antara

pengharapan antara keinginan yang diinginkan oleh pelanggan dengan

keadaan yang telah mereka terima sekarang.

2) Knowledge Gap, yaitu pengharapan yang diinginkan oleh pelanggan dan

pengharapan yang diinginkan oleh manajemen perusahaan.

3) Standard Gap, adalah terjadinya ketimpangan antara persepsi manajemen

perusahaan dengan pelanggan, yang dimaksud disini adalah standar dari

delivery standard.

4) Delivery Gap, adalah terjadinya persepsi yang diinginkan perusahaan

kepada pelanggan dengan keadaan yang telah terjadi sebenarnya di

perusahaan tersebut.

5) Communication Gap, adalah terjadinya antara kesenjangan pelanggan

dengan komunikasi yang terdapat atau yang dimiliki oleh perusahaan

tersebut, dalam hal ini adalah mengantarkan informasi yang akurat, tepat

dan jelas kepada pelanggan mengenai produk atau jasa yang ditawarkan.

2.7.1 Tujuan Fit/Gap Analysis

Tujuan dari Fit/Gap Analysis antara lain :

1) Mengumpulkan requirement dari perusahaan.

2) Langkah awal untuk menentukan penyesuaian (customization) yang

diperlukan.

3) Memastikan sistem yang baru memenuhi kebutuhan proses bisnis

perusahaan.

4) Memastikan bahwa proses bisnis akan menjadi Best Practice.

5) Mengidentifikasikan permasalahan yang membutuhkan perubahan

kebijakan.

Menurut Pol dan Paturkar (2011:3) berpendapat bahwa tipe pendekatan

yang dapat digunakan dalam Fit/Gap Analysis yaitu :

25

a) Brainstorming Discussion Based : pendekatan yang melibatkan

konsultan dengan kemampuan profesional dan para stakeholder

projek. Pendekatan ini cocok apabila kedepannya akan dilakukan

upgrade dan penyelesaian isu setelah sistem telah

diimplementasikan.

b) Process Based : pendeskripsian dan demonstrasi berorientasi pada

perbandingan proses maupun aktivitas.

c) Questionnaire Based : pendekatan ini didasari oleh kuesioner yang

telah disiapkan oleh konsultan yang berisi pertanyaan-pertanyaan

terhubung dengan requirements. Pertanyaan-pertanyaan tersebut

ditujukan kepada User yang telah berpengalaman. Kelebihan pada

pendekatan ini adalah waktu pengumpulan data yang cepat namun

memiliki tingkatan valid data yang lebih rendah.

d) Hybrid : dengan hybrid semua pendekatan yang telah disebut dapat

digunakan. Biasanya pendekatan hybrid dimulai dari brainstorming

lalu process dan menuju ke questionnaire. Pendekatan hybrid

memiliki output terbaik dari Fit/Gap analysis namun memerlukan

upaya dan investasi lebih dalam melakukannya.

2.7.2 Langkah-Langkah Fit/Gap Analysis

Menurut Bens (2012:178), terdapat enam langkah-langkah untuk

melakukan Gap analysis adalah sebagai berikut :

1. Langkah 1 : Mengidentifikasi keadaan di masa yang akan datang.

Menggunakan alat untuk memvisualisasikan atau pendekatan lain

yang menghasilkan gambaran yang lebih rinci bagaimana keinginan

suatu kelompok di masa depan.

2. Langkah 2 : Mengidentifikasi keadaan sekarang.

Mendeskripsikan Fitur komponen yang sama seperti masa yang akan

datang dan harus sangat terperinci. Menuliskan ide-ide yang

dihasilkan di bagian sisi kiri ruang kerja.

3. Langkah 3 : Meminta anggota untuk bekerja dengan mitra untuk

mengidentifikasi kesenjangan (Gap) antara masa sekarang dan masa

depan. Tanyakan pertanyaan seperti : “apa perbedaan masa sekarang

26

dana masa yang akan datang?”, “apa yang menjadi beban atau

kendala untuk mencapai yang diinginkan ?”

4. Langkah 4 : Ketika mereka selesai mambahasnya, berbagi ide

kepada seluruh kelompok dan menuliskan kesenjangan (Gap) yang

ada antara masa sekarang dan yang akan datang.

5. Langkah 5 : Ketika menyadari adanya kesenjangan (Gap), bagi

kelompok besar membentuk kelompok-kelompok kecil. Memberikan

setiap kelompok kecil tersebut satu atau lebih item kesenjangan

untuk mencari pemecahan masalah atau tindakan perencanaan.

6. Langkah 6 : mengumpulkan kembali seluruh kelompok untuk

mendengarkan rekomendasi atau rencana tindakannya. Mintalah

anggota untuk menyetujui, lalu kemudian membuat mekanisme

tindakan selanjutnya.

Gambar 2. 1 Langkah-langkah melakukan Gap Analysis

(Bens, 2012: 178)

2.7.3 Elemen Fit Gap analysis

Elemen dalam Fit Gap analysis yaitu :

a. Ranking Requirements

Melakukan identifikasi terhadap kebutuhan analisa bagimana sistem

bekerja dan bagian-bagian yang terdapat dalam sistem. Langkah ini

dapat dijadikan batasan dalam pengembangan sistem.

Ranking requirement s juga memberikan prioritas pada bagian dari

proses bisnis setelah dilakukannya identifikasi. Adapun tingkat

prioritas dalam identifikasi ini antara lain:

• H (High Critical Requirement ) merupakan requirement yang

sangat penting untuk kegiatan operasi dan tanpa requirement

27

tersebut perusahaan tidak dapat berfungsi, termasuk didalamnya

kebutuhan akan pelaporan internal dan eksternal yang penting.

• M (Medium Critical Requirement ) merupakan requirement

dimana ketika dipenuhi akan meningkatkan proses bisnis

perusahaan.

• L (Low Critical Requirement ) merupakan requirement yang

hanya menambah nilai yang kecil / minor value bagi proses

bisnis perusahaan apabila requirement tersebut dipenuhi.

b. Degree of Fit

Dalam langkah ini dilakukan identifikasi peringkat kesesuaian antara

requirement dengan sistem yang ada. Degree of Fit menunjukan

apakah proses atau komponen yang terdapat pada requirement telah

fit, Gap atau Partial fit.

Berikut adalah tingkatan dalam mengidentifikasi proses atau

komponen dalam degree fit :

• Fit (F)

Kondisi dimana kebutuhan telah sepenuhnya dipenuhi oleh

sistem.

• Gap (G)

Kondisi dimana sistem belum memenuhi kebutuhan dan

membutuhkan komentar, alternatif saran dan rekomendasi yang

dibutuhkan untuk menghasilkan hal yang diinginkan.

• Partial Fit (P)

Kondisi dimana sebuah sistem telah cukup memenuhi

requirement namun dirasa pemanfaatanya belum sepenuhnya

maksimal.

28

Tabel 2. 1 Template Fit Gap analysis

(Sumber : Waterloo, 2012:1)

Requirement

Priority

Fit/Gap

Comment

Recommendation Fit Partial Fit

Gap

Requirement A

P1 X Insert any comments concerning the Fit/Gap analysis for this Requirement

Ace task NNN or request NNNNN has been created for this customization with a very High Priority

Requirement B

P1 X Insert any comments concerning the Fit/Gap analysis for this Requirement

Set up documented in Appendix a for this Requirement

Requirement C

P2 X Insert any comments concerning the Fit/Gap analysis for this Requirement

Accept this Gap

2.8 Risk Analysis

2.8.1 Risk/Risiko

Menurut Schwalbe (2010:425), risiko adalah ketidakpastian yang dapat

memiliki efek negatif atau posistif pada pemenuhan tujuan proyek.

Sedangkan menurut Osborne, Andy (2012:09), Resiko merupakan

problema ataupun peluang yang dapat terjadi pada waktu yang akan

datang. Setiap keputusan atau tindakan yang diambil tentu memiliki

elemen terjadinya risiko.

29

Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa Risk/risiko adalah suatu

peluang yang dapat terjadi yang dapat berdampak baik ataupun tidak

baik.

2.8.2 Pengertian Risk Analysis

Menurut Peltier (2010:71), Risk analysis adalah teknik yang digunakan

untuk mengidentifikasi dan menilai faktor-faktor yang dapat

membahayakan keberhasilan sebuah proyek atau tercapainya suatu

tujuan.

Menurut Bradley (2011:24), Risk analysis melibatkan analisa dampak

dari tantangan atau peluang yang bersifat potensial, dimulai dengan

penilaian konsekuensi serta kemungkinan risiko yang terjadi.

Pendekatan umum yang digunakan untuk analisis risiko adalah melalui

penggunaan Risk matrix.

Menurut Mittal (2013:241) dalam jurnal yang berjudul “Risk Analysis

and Mitigation Steps in Different Phases of Software Development”,

dikatakan bahwa “Risk analysis is used to identify the High Risk

elements of a project in Software engineering. Also, it Provides ways of

detailing the impact of Risk mitigation strategies.” Yang diterjemahkan

bahwa Risk analysis digunakan untuk mengidentifikasi elemen yang

berisiko tinggi dari proyek rekayasa perangkat lunak. Selain itu,

menyediakan cara untuk mengetahui dampak dari strategi mitigasi

risiko secara terperinci.

Dari uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa Risk analysis adalah

sebuah metode analisa yang digunakan untuk mengidentifikasi

kemungkinan adanya risiko yang terjadi dan mengetahui dampaknya

dalam sebuah proyek.

2.8.3 Probability-impact Matrix

Probability (Peluang) adalah kemungkinan suatu ancaman akan terjadi.

Probability terbagi menjadi tiga level, yaitu :

a. High Probability : Sangat mungkin bahwa ancaman akan terjadi

pada tahun berikutnya.

30

b. Medium Probability : Mungkin bahwa ancaman akan terjadi pada

tahun berikutnya.

c. Low Probability : Sangat tidak mungkin bahwa ancaman akan

terjadi pada tahun berikutnya. (Peltier 2005 : 19).

Impact (dampak) adalah pengukuran besarnya kerugian atau kerusakan

pada nilai sebuah asset. Impact terbagi menjadi tiga level, sebagai

berikut :

a. High Impact : Pemberhentian pada unit bisnis penting yang

mengakibatkan kerugian yang signifikan terhadap bisnis, citra

perusahaan, atau proFit.

b. Medium impact : Gangguan singkat dari proses kritis atau system

yang mengakibatkan limited financial loss terhadap unit bisnis

tunggal.

c. Low Impact : Gangguan tanpa menyebabkan financial loss. (Peltier

2005:25).

Hasil penelaahan terhadap Probability dan impact adalah identifikasi

tingkat resiko yang dapat terjadi pada setiap ancaman. Dan hasil

identifikasi tingkat resiko tersebut dapat dibuat ke dalam Probability -

impact matrix seperti pada gambar 2.2.

Gambar 2. 2 Probability -Impact Matrix

(Sumber : Peltier (2005:26)

31

Menurut Dumbrava (2013:91) dalam jurnal yang berjudul “Using

Probability – Impact Matrix in Analisys and Risk Assessment Project”

dikatakan bahwa “Using the Probability – impact Matrix whose

purpose is to calculate and determine the exposure in case of an event

considered to be at Risk. The graphical presentation of Probability –

impact Matrix was pursued and High light for the ease of position on a

certain level of Risk taken in the study.” Yang dapat diterjemahkan

bahwa menggunakan Probability -impact matrix bertujuan untuk

menghitung dan menentukan paparan dalam kasus dari suatu peristiwa

yang dianggap berisiko. Presentasi grafis dari Probability -impact

matrix diikuti dan ditandai untuk kemudahan dalam posisi pada suatu

tingkat risiko tertentu dalam studi.

2.8.4 Teknik Identifikasi Risk

Menurut Schwalbe (2010:434), ada beberapa tools dan teknik untuk

mengidentifikasi Risk. Terdapat lima teknik untuk mengumpulkan

informasi termasuk :

a. Brainstorming adalah teknik di mana sebuah kelompok mencoba

untuk menghasilkan ide-ide atau menemukan solusi untuk masalah

tertentu dengan mengumpulkan ide-ide spontan dan tanpa

penghakiman.

b. Delphi Technique adalah untuk memperoleh konsesnsus di antara

panel ahli yang membuat prediksi tentang perkembangan masa

depan.

c. Interview adalah teknik pencarian fakta untuk mengumpulkan

informasi dengan tatap muka, telepon, e-mail, atau diskusi instant-

messaging. Mewawancarai orang-orang dengan pengalaman proyek

serupa adalah alat penting untuk mengidentifikasi potensi risiko.

d. Root Cause Analysis menggunakan diagram sebab-akibat melacak

keluhan tentang masalah kualitas kembali ke operasi produksi yang

bertanggung jawab. Dengan kata lain, dapat membantu menemukan

akar penyebab masalah. Penyebab akar masalah akan memiliki

dampak yang signifikan pada tindakan yang diambil untuk

memecahkan masalah. (Schwalbe., 2010:300)

32

e. SWOT analysis menganalisis kekuatan (Strenghts), kelemahan

(weaknesses), peluang (Opportunities), dan perancanaan strategis.

2.8.5 Qualitative Risk Analysis

Menurut Schwelbe (2010:442), qualitative risk analysis menilai

kemungkinan dan dampak dari resiko – resiko yang diidentifikasi, untuk

menentukan ukuran dan prioritasnya.

Menurut Marchewka (2010:207), qualitative Risk analysis pada tahap

proses manajemen risiko difokuskan pada analisis pada tahap proses

manajemen risiko difokuskan pada analisis kualitas yang berkenaan

dengan dampak dan kemungkinan dari resiko-resiko yang telah

diidentifikasi. Qualitative Risk analysis berfokus pada analisis resiko

yang subjektif berdasarkan pengalaman dan penilaian dari project

stakeholder.

Dan menurut behnia, Rashid, dan Chaudhry (2012:80) dalam jurnal

yang berjudul “A survey of information security Risk analysis methods”

dikatakan bahwa “The qualitative method rates the magnitude of the

potential impact of a threat as High , Medium, or Low. Qualitative

methods are the most common measures of the impact of Risks.” Yang

dapat diterjemahkan bahwa metode kualitatif menilai besarnya dampak

potensial dari ancaman seperti tinggi, sedang, atau rendah. Metode

kualitatif adalah pengukuran yang paling umum untuk dampak resiko.

2.9 Analisa dan Perancangan Sistem Informasi

2.9.1 UP Life Cycle

Unified Process (UP) yaitu sebuah metodologi pengembangan sistem

berorientasi objek yang dikembangkan oleh Grady Booch, James

Rumbaugh dan Ivar Jacobson yang memberikan fitur-fitur unik

menggunakan UML untuk model sistem dan UP system development

life cycle. UP merupakan metodologi pengembangan sistem yang sangat

berpengaruh dalam pengembangan berorientasi objek dan mempunyai

berbagai variasi dalam penggunaan. (Satzinger, Jackson dan Burd.,

2005:50).

33

UP Life Cycle yaitu sebuah pendekatan adaptif dalam siklus hidup

pengembangan sistem yang digabungkan dengan pengulangan fase dan

fase-fase. (Satzinger, Jackson dan Burd, 2005:52).

UP Life Cycle terdiri dari:

a) UP Phase:

1. Inception : Mengembangkan visi yang cocok untuk sistem,

membuat kasus bisnis, mendefinisikan ruang lingkup dan

menghasilkan estimasi biaya dan jadwal secara kasar. (Satzinger,

Jackson dan Burd, 2005:46).

2. Elaboration : Memperbaiki visi, identifikasi dan menjelaskan

semua kebutuhan, menyelesaikan ruang lingkup, desain dan

implementasi dari arsitektur inti dan fungsi, menyelesaikan

resiko-resiko tinggi, dan menghasilkan estimasi biaya dan jadwal

secara nyata. (Satzinger, Jackson dan Burd, 2005:46).

3. Construction : Mengimplementasi resiko yang lebih rendah

secara berulang, dapat di prediksi dan elemen-elemen mudah

serta mempersiapkan untuk penyebaran. (Satzinger, Jackson dan

Burd, 2005:46).

4. Transition : Menyelesaikan beta test dan penyebaran agar

pengguna memiliki sistem bekerja dan bersiap untuk

menghasilkan keuntungan seperti yang diharapkan. (Satzinger,

Jackson dan Burd, 2005:46).

b) UP Disciplines:

1. Business Modelling : memiliki tujuan utama untuk memahami

dan mengkomunikasikan sifat dari lingkungan bisnis di mana

sistem akan disebarkan. (Satzinger, Jackson dan Burd, 2005:55).

2. Requirements : memiliki tujuan utama untuk memahami dan

mendokumentasi kebutuhan bisnis serta memproses kebutuhan-

kebutuhan untuk sistem yang baru. (Satzinger, Jackson, dan Burd,

2005:56).

34

3. Design : memiliki tujuan untuk merancang solusi sistem

berdasarkan pada kebutuhan-kebutuhan yang telah didefinisikan

sebelumnya. (Satzinger, Jackson dan Burd, 2005:57).

4. Implementation : memiliki tujuan untuk melibatkan kegiatan

pembangunan atau perolehan yang dibutuhkan oleh komponen

sistem. (Satzinger, Jackson dan Burd, 2005:58).

5. Testing : memiliki manfaat yang telah diakui sangat penting

dalam pengembangan sistem. Ketika bekerja dengan pengguna

untuk mendefinisikan kebutuhan-kebutuhan awal, analis harus

menanyakan kepada para penguna untuk menghasilkan kasus tes

dan data sampel yang dapat mereka gunakan nanti untuk

mengevaluasi sistem di bawah kondisi aktual. (Satzinger, Jackson

dan Burd, 2005:58).

6. Deployment : mengacu pada aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan

untuk membuat sistem operasional. Setiap hardware dan software

system yang dibutuhkan harus telah dipasang. Para pengguna dari

berbagai tipe harus di latih. Terakhir, data yang harus termasuk

dalam files system dan databases harus diperoleh. (Satzinger,

Jackson dan Burd, 2005:59).

7. Project Management : merupakan salah satu disiplin yang sangat

penting dan membutuhkan banyak usaha. Perencanaan proyek

biasanya terdapat di inception phase, tetapi aktivitas manajemen

proyek tetap berlanjut melalui proyek tersebut. (Satzinger,

Jackson dan Burd, 2005:59).

8. Configuration and Change Management: ketika proyek telah

berjalan, banyak terdapat perubahan-perubahan dalam

requirement s, design, source code, dan executables. Dengan

adanya perubahan atas komponen-komponen yang telah dibuat,

model-model dan dokumen lain yang menjelaskan komponen

tersebut harus diperbaharui. (Satzinger, Jackson dan Burd,

2005:59).

9. Environment: melibatkan kegiatan mengatur lingkungan

pengembangan yang digunakan oleh tim proyek. (Satzinger,

Jackson dan Burd, 2005:60).

35

Gambar 2. 3 UP Life Cycle Model

Sumber, Satzinger, Jackson dan Burd (2005:54)

36

2.10 UML (Unified Modelling Language)

Rossa dan Shalahuddin (2011:96) menyatakan (UML) Unified Modeling

Language merupakan sistem arsitektur yang bekerja dalam OOAD (Object

Oriented Analysis/Design) dengan satu bahasa yang konsisten untuk

menentukan, visualisasi, kontruksi dan mendokumentasikan artifact dari sistem

perangkat lunak. UML merupakan bahasa pemodelan yang paling sukses dari

tiga metode OO (Object Oriented) yang telah ada sebelumnya, yaitu Booch,

OMT (Object Modeling Technique) dan OOSE (Object-Oriented Software

Engineering.

Tujuan UML (Unified Modeling Language) yaitu sebagai berikut.

a. Memberikan model yang siap pakai, bahasa pemodelan visual yang

eksprensif untuk mengembangkan dan saling menukar model dengan mudah

dan dimengerti secara umum.

b. Memberikan bahasa pemodelan yang bebas dari berbagai bahasa

pemograman dan proses rekayasa.

c. Menyatukan praktek-praktek terbaik yang terdapat dalam pemodelan.

Menurut Rama dan Jones yang diterjemahkan oleh M. Slamet Wibowo

(2008:78), mendefinisikan UML (Unified Modelling Language) adalah sebuah

bahasa yang digunakan untuk menentukan, memvisualisasikan, membangun,

dan mendokumentasikan sistem informasi. UML dikembangkan sebagai suatu

alat untuk analisis dan desain berorientasi objek.

Whitten dan Bentley (2007:371) berpendapatan UML adalah seperangkat

konvensi pemodelan yang digunakan untuk menentukan atau menggambarkan

sebuah sistem perangkat lunak dalam hal objek.

Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa UML adalah sebuah bahasa

pemodelan yang digunakan untuk menganalisis dan menggambarkan sistem

informasi yang berkaitan dengan objek yang digunakan untuk

mendokumentasikan dan menjelaskan suatu sistem informasi.

37

2.10.1 Activity Diagram

Menurut Satzinger, Jackson dan Burd (2012:57) Activity Diagram

ialah suatu diagram yang menggambarkan alur kerja dari kegiatan-

kegiatan User yang melakukan beberapa aktivitas yang berurutan.

Diagram ini termasuk dalam Requirement Discipline serta fase

inception dan elaboration pada UP Life Cycle.

Tabel 2. 2 Notasi Activity Diagram

No. Simbol Kegunaan

1.

Swimlane adalah area persegi pada activity diagram untuk mewakili kegiatan yang dilakukan oleh agen tunggal.

2.

Starting activity ada simbol dimana untuk mengawali terjadinya suatu proses.

3.

Transition arrow adalah simbol untuk menunjukkan arah ke proses selanjutnya atau menghubungkan setiap aktivitas.

4.

Activity adalah simbol dalam activity diagram untuk menggambarkan aktivitas yang terjadi.

5.

Ending activity adalah simbol yang digunakan untuk mengakhiri sebuah proses bisnis yang sedang berjalan.

6.

Join adalah simbol dalam activity

38

2.10.2 User Interface

Menurut Satzinger, Jackson dan Burd (2012:57) User Interface adalah

input dan output yang lebih langsung melibatkann pengguna sistem.

Dalam mendesain UI perlu memikirkan human-computer interaction

(HCI) yaitu suatu pembelajaran tentang end User dan interaksi mereka

dengan komputer dalam aspek fisik, persepsi, dan konseptual.

Menurut Jeffrey A. Hoffer (2009:59) User Interface adalah bahasa,

menu dan fasilitas lainnya yang digunakan untuk berinteraksi dengan

berbagai macam komponen, seperti case tools, program aplikasi,

DBMS dan repositori.

Berdasarkan definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa User Interface

adalah sistem operasi sebagai sarana yang dapat berinteraksi antara

pengguna dengan sistem operasi dimana pengguna memberikan

perintah kepada sistem operasi kemudian diterima, diproses dan

ditampilkan oleh sistem operasi.

diagram yang digunakan untuk menggabungkan semua aktivitas yang berjalan secara pararel.

7.

Split adalah simbol dalam activity diagram yang digunakan untuk menunjukkan proses aliran data yang berjalan bersamaan secara pararel yang terjadi dalam sistem.

8.

Decision adalah simbol yang digunakan untuk menunjukkan adanya 2 kondisi dan aktivitas yang dapat dipilih .

39

2.11 Kerangka Berpikir

Gambar 2. 4 Kerangka Berpikir

40