I. Pembuatan dan Pengendalian Formulir Kantor

A. Pengertian Formulir

Formulir kantor membantu mempermudah pekerjaan administrasi karena merupakan alat

dasar bagi semua pekerjaan administrative atau clerical works. Formulir kantor membantu

pegawai dalam mempermudah pencatatan transaksi bisnis, melancarkan pelaksaan prosedur,

memberikan data untuk pengawasan, dan sekaligus mengurangi kesalahan-kesalahan

administratif. Formulir kantor memiliki peran yang sangat penting dalam suatu kantor. Dengan

demikian formulir kantor memerlukan penanganan sebaik mungkin guna membantu mencapai

sasaran kerja dengan menghemat waktu, tenaga, dan biaya.

Pengertian formulir kantor menurut para ahli :

Menurut B. Kronvall dalam buku “Approciate Forms: A Report on the Technique of

Deginning Forms, and on the Use and Control of Forms” (1953:10) pengertian formulir adalah :

“A form is a sheet of paper or card, cut to fixed format on which entries are to be made, and usually printed with lines, text, signs and other matter which is common or recurs frequently in the peculiar different cases for which it is used, while what is to be the case concerned is indicated by filling in, crossing out, marking or the like”.

Selembar kertas atau kartu yang dipotong menurut ukuran tertentu, di mana akan dibuat pencatatan-pencatatan yang biasanya dicetak dengan garisgaris, uraian tulisan tanda-tanda dan hal-hal lain yang umum atau sering berulang kembali dalam peristiwa-peristiwa yang berlainan bagi yang memerlukannya, yang dinyatakan dengan cara mengisi, mencoret menandai atau lainnya semacam itu, yang dipergunakan dalam pekerjaan kantor.

Menurut Winardi dalam bukunya “Asas-asas Manajemen” (2000:69) pengertian formulir

adalah :

Sehelai kertas yang tercetak yang menyediakan ruang untuk dimuat catatan-catatan, infromasi atau instruksi-instruksi yang akan diteruskan kepada individu-individu, departemen-departemen atau perusahaan-perusahaan.

Jadi, menurut kami pengertian dari formulir itu sendiri adalah selembar kertas yang

sangat penting bagi perusahaan dimana kertas tersebut memeiliki format dan ukuran tertentu

yang berbeda-beda antara perusahaan yang satu dengan yang lainnya, dimana informasi yang

berada ddalam formulir tersebut nantinya kana diteruskan kepada individu atau departemen yang

berada dalam suatu perusahaan.

Isi formulir pada umumnya dapat dibedakan dalam dua bagian, yaitu bagian tercetak

yang merupakan keterangan-keterangan yang telah tetap dan bagian yang berubah sesuai dengan

keterangan-keterangan yang diisikan dalam ruang-ruang yang disediakan. Bagian tercetak yang

merupakan keterangan-keterangan yang bersifat tetap itu dimaksudkan agar menghemat waktu

dan tenaga sehingga pada waktu mengisi formulir tersebut tidak perlu selalu menulis uraian-

uraian yang telah tetap tersebut, tetapi hanya mengisi keteranganketerangan yang diperlukan

saja.

B. Macam – Macam Formulir Kantor

Formulir kantor dibuat selengkap mungkin karena formulir tersebut dipergunakan untuk

menampung data dan informasi yang dibutuhan, baik di lingkungan internal perusahaan maupun

dengan pihak eksternal perusahaan sebagai open system, (seperti: pelanggan, supplier, mitra

bisnis, pemerintah dan lain-lain).

Menurut Ida Nuraida, S.E. dalam bukunya “Manajemen Administrasi Perkantoran”

(2008:110), formulir kantor dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu :

1. Formulir Intern

Formulir intern adalah formulir yang dipergunakan di dalam lingkkunga perusahaan. Misalnya, order form yaitu formulir internal untuk permohonan pembelian/pengadaan bahan-bahan, alat-alat, dan persediaan. Ada pula formulir yang merangum data penjualan harian/mingguan/bulanan, keterangan mengenai pegawai, dan lain-lain.

2. Formulir Ekstern

Formulir ekstern adalah formulir yang dipergunakan untuk menjalin hubungan dengan pihak-pihak ekstern perusahaan. Misalnya, surat pemesanan barang, faktur, nota kredit, kuitansi, formulir pengisian setoran atau penarikan tunai bagi nasabah bank, formulir pendaftaraan dan lain-lain.

C. Tujuan dan Manfaat Formulir

Formulir merupakan catatan kantor yang paling banyak digunaan oleh kantor. Formulir

membantu dalam kelancaran kegiatan operasional kantor karena mempunyai tujuan dan manfaat

yang besar bagi para penggunanya.

Menurut Sedarmayanti dalam bukunya “Dasar-dasar Pengetahuan Tentang Manajemen

Perkantoran” (2001:223), tujuan dan manfaat dipergunakannya formulir oleh setiap kantor

adalah:

Mengurangi kesibukan mengutip atau menyalin kembali keterangan yang sama atau berulang-ulang. Hal ini penting guna menghemat waktu kerja dan menghindarkan kelelahan serta kebosanan kerja

Mengadakan keseragaman atau pembakuan kerja

Mempermudah dalam mengklarifikasi data

Mempermudah tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja

Sebagai alat pemberian instruksi

Sebagai alat perencaan karena di formulir terdapat data kuantitatif dan kualifikatif

Sebagai alat pengawasan dan evaluasi.

Prof. C.L. Littlefield dan rekannya dalam buku “Office and Administrative Management”

(1978:154) menegaskan kegunaan yang dapat diberikan oleh formulir, sebagai berikut :

1. Formulir-formulir membuat jelas keterangan apa yang harus dihimpun dan disampaikan.

2. Formulir-formulie menyediakan suatu letak tertentu bagi setiap butir keterangan yang diperlukan, dengan demikian memudahkan pencatatan, pengolahan, dan penunjukan data.

3. Formulir-formulir menghapuskan perlunya menyalin kembali informasi yang ersifat pengulangan atau baku.

4. Formulir-formulir memudahkan pemakaian lembaran-lembaran ganda, sebagai akibatnya secara luas menyederhanakan prosedur-prosedur.

5. Formulir-formulir memberi tanda pengenal kepada warkat-warkat dan memudahkan penyimpananserta penunjukan di kemudian hari.

D. Keuntungan Membuat Formulir

Menurut Sri Endang R. dalam bukunya “Memahami Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan

Administrasi Perkantoran” (2010:25), terdapat beberapa keuntungan dalam membuat formulir

kantor, diantaranya adalah :

1. Menghemat waktu dan tenaga dalam hal penulisan serta menhemat biaya dalam hal penggunaan kertas

2. Memudahkan dalam penyimpanan dan pencatatan

3. Adanya keseragaman

4. Mengurangi kegiatan fotokopi

E. Desain Formulir

Desain formulit dibuat sedemikian rupa agar formulir tersebut dapat membantu pegawai

dalam beerja, sehingga pengolahan/pemrosesan data serta pendistribusian/penyampaian

informasi dapat lebih efektif dan efisien. Desain formulir sebainya sederhana, menarik, dan

mudah untuk diisi dan dimengerti. Selain itu memuat instruksi atau pertanyaan yang lengkap

untuk menampung semua informasi yang diperlukan.

Menurut Ida Nuraida, S.E. dalam bukunya “Manajemen Administrasi Perkantoran”

(2008:110), formulir mempunyai bagian-bagian penting, yaitu :

1. Pendahuluan :

Identitas perusahaan

Tanggal dibuat dan ditandatangani

Nomor formulir

Judul formulir

Isi

Nama

No. KTP

Alamat

No. Telp

Penutup :

Biasannya berisi kolom pengesahan bahwa pendaftar benar adanya menulis formulir

tersebut dan menyetujui persetujuan yang tertera di dalam formulir tersebut, dan juga

berisi kolom tanda tangan pendaftar.

Berikut adalah contoh gambaran dari bagian – bagian formulir :

2. Tempat pengisian/pencatatan

Tempat pengisian/pencatatan dapat berupa tempat, tabel, atau kolom yang memuat instruksi/pertanyaan mengenai data/informasi yang harus diisi.

Apabila diciptakan, dirancang, dan dipergunakan secara tepat, formulir kantor akan

banyak menghemat 5 unsur kerja (pikiran, tenaga, waktu, ruang dan material) dan memudahkan

pengumpulan, pencatatan, pengolahan, pengiriman dan penyimpanan keterangan-keterangan

dalam setiap instansi.

Contoh desain formulir :

Gambar 1

Gambar 2

F. Langkah – Langkah dalam Pengendalian Formulir

Dalam pembuatan formulir, boleh dikatakan, tidak ada sesuatu kantor manapun yang

pelaksanaan tata usahanya tidak memakai suatu formulir. Namun, jika dalam pembuatan

formulir itu dilakukan secara serampangan dan pertumbuhannya tida dikendalikan, maka suatu

instansi tersebut mudah dijangkiti oleh penyakit tata usaha yang dikenal juga sebagai “formitis”,

yaitu penciptaan terus menerus formulir-formulir baru untuk setiap macam urusan yang dianggap

perlu sambil terus mempertahankan berbagai formulir lama yang sudah sangat banyak

jumlahnya.

Untuk mencegah atau mengatasi hal itu maka perlu sekali dilakukan pengendalian

terhadap lahirnya, hidupnya, dan berakhirnya setiap macam formulir. Pengendalian ini harus

dilakukan oleh seorang manajer perkantoran secara terpusatkan. Mengenai langkah – langkah

dalam pengendalian formulir itu, John Neuner dan Benjami Haynes dalam bukunya “Manajemen

Perkantoran: Prinsip dan Praktek” (1953:586) menyatakan sebagai berikut :

Pengendalian terhadap formulir-formulir perkantoran mencakup 3 prosedur utama, yaitu:

1. Mengadakan penataan terhadap formulir-formulir secara terpusatkan2. Penghapusan atau penggabungan formulir-formulir yang ini dipakai3. Penetapan prosedur-prosedur untuk menelaah, menyetujui, dan mencetak formulir-

formulir baru. Ini termasuk mendidik pegawai-pegawai perkantoran dan pejabat-pejabat administrasi dalam hal asas-asas dan seluk-beluk pembuatan formulir

G. Pengawasan Formulir – Formulir Kantor

Langkah permulaan dalam mengawasi formulir-formulir kantor adalah mendapatkan apa

yang sedang dilakukan. Untuk tujuan ini doperlukan informasi baru mengenai bermacam-macam

formulir yang sekarang dipergunakan, untuk tujuan-tujuan apa formulir-formulir itu

dipergunakan, dan data-data khusus mengenai isinya.

Menurut Drs. Moekijat dalam bukunya berjudul “Tata Laksana Kantor” (1989:166) untuk

tujuan-tujuan ini disarankan langkah-langkah sebagai berikut :

a. Umumkan pada semua pegawai dan jelaskan adanya kesatuan (unit) pengawasan formulir, kegiatan-kegiatan dan kekuasaannya.

b. Umumkan bahwa setiap tambahan atau perubahan yang diadakan harus dilakukan oleh kesatuan pengawasan formulir.

c. Dapatkan paling sedikit 2 salinan dari tiap formulir kantor yang dipergunakan dalam perusahaan. Simpan satu salinan dalam suatu tempat penyimpanan pengawasan formulir yang dipusatkan. Pergunakan salinan lainnya untuk keperrluan analisis.

d. Simpan tiap formulir dalam tempat penyimpanan yang dipusatkan menurut fungsinya. Hal ini akan menyatukan setiap formulir yang sama dalam sifatnya, tidak pandang akan tujuan, nama, atau di mana dipergunakan.

e. Tentukan suatu daftar mengenai semua prosedur perkantoran dalam perusahaan.f. Tandai semua formulir dalam tempat penyimpanan yang dipusatkan menurut

prosedur di dalam mana formulir-formulir tersebut dipergunakan.

H. Hal – Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Membuat Formulir

Menurut Sri Endang R. dalam bukunya “Memahami Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan

Administrasi Perkantoran” (2010:38), terdapat berbagai hal yang perlu diperhatikan dalam

pembuatan formulir, diantaranya adalah :

1. Setiap formulir yang dibuat harus mempunyai kegunaan yang jelas2. Perhatikan efektivitas dan efisiensi formulir3. Perhatikan standarisasi dalam pembuatan formulir4. Informasi dibuat secara tersusun dengan rapi, logis, dan praktis5. Formulir harus dibuat secara sederhana dan mudah dimengerti6. Untuk bagian yang akan di isi informasi, perlu disediakan ruang kosonh yang cukup7. Harus ada judul nama formulir8. Menggunakan font/ukuran tertentu sesuai dengan kebutuhan9. Cantumkan nama organisasi untuk formulir ke luar kantor10. Perancangan desain formulir harus dilakukan sebaik mungkin dan direncanakan

secara matang

DAFTAR PUSTAKA

Anonim.2004. Makalah Manajemen Perkantoran, Jakarta: Politeknik Swadarma

Endang R, Sri,dkk.2010. Memahami Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan Administrasi

Perkantoran, Jakarta: Erlangga

Munir, Sukonco Badri. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, Surabaya :

Erlangga

Gie, T.L. 2000. Administrasi perkantoran modern. Edisi ketujuh. Liberty Offset. YogyakartaMoekijat, Drs. 1989. Tata Laksana Kantor. Bandung : Mandar Maju

Nuraida, Ida S.E. 2008. Manajemen Administrasi Perkantoran, Yogyakarta: Kanisius

Eyre, E.C. 1983. Office Administration, London: Heinemann Education