LAPORAN HASIL KERJA PRAKTEK

ANALISIS DAN PERANCANGAN PERANGKAT LUNAKSISTEM REKRUTMEN KARYAWAN

PERUM PERURI

Diajukan untuk memenuhi Syarat Mata Kuliah Kerja Praktek Program Strata I Jurusan Teknik Informatika

Fakultas Teknik Dan Ilmu KomputerUniversitas Komputer Indonesia

Iwan Saepudin10104286

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKAPROGRAM STRATA I

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTERUNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG2009

LEMBAR PENGESAHAN

LAPORAN KERJA PRAKTEK

ANALISIS DAN PERANCANGAN PERANGKAT LUNAK

SISTEM REKRUTMEN KARYAWAN

PERUM PERURI

Jalan Tarum Barat, Karawang

Penyusun : Iwan Saepudin

NIM : 1.01.04.286

Bandung, Januari 2009

Menyetujui

Pembimbing Jurusan Pembimbing Lapangan

Khusnul Novianingsih. M. Si Adi Busono, SE

Mengetahui

Ketua Jurusan

Mira Kania Sabariah, S.Si., M.T.

NIP : 4127.70.06.008

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR……………………………………………………………i

DAFTAR ISI…………………………………………………………………….iii

DAFTAR TABEL………………………………………………………………..vi

BAB I PENDAHULUAN………………………………………………………..1

1.1 Latar Belakang………………………………………………………..1

1.2 Maksud dan Tujuan…………………………………………………...2

1.2.1 Maksud…………………………………………………...2

1.2.2 Tujuan…………………………………………………….2

1.3 Sistem Pelaksanaan Kerja…………………………………………….3

1.4 Sistematika Penulisan………………………………………………...4

BAB II RUANG LINGKUP PERUSAHAAN………………………………….6

2.1 Sejarah Perusahaan…………………………………………………...6

2.2 Tempat Dan Kedudukan Perusahaan………………………………...7

2.3 Bentuk Dan Badan Hukum Perusahaan……………………………...8

2.4 Bidang Perusahaan…………………………………………………...9

BAB III KEGIATAN KERJA PRAKTEK……………………………………...14

3.1 Jadwal Kerja Praktek…………………………………………………14

3.2 Teknik Kerja Praktek…………………………………………………14

3.3 Teknik Kerja Praktek…………………………………………………16

3.3.1 Analisis……………………………………………………………...17

3.3.1.1 Prosedur Sistem Lama…………………………………….19

3.3.1.2 Identifikasi Masalah……………………………………….21

3.3.1.3 Kesimpulan Analisis Masalah……………………………..24

3.3.1.4 Analisis Non Fungsional…………………………………..26

3.3.1.5 Analisis Hardware…………………………………………27

3.3.1.6 Analisis Sistem Operasi……………………………………27

3.3.1.7 Analisis Basis Data………………………………………...28

3.3.1.2 Analisis Pengkodean……………………………………………….30

3.4 Perancangan…………………………………………………………….30

3.4.1 Perancangan Prosedur………………………………………..30

3.4.2 Diagram Konteks…………………………………………….31

3.4.3 DFD………………………………………………………….32

` 3.4.4 Kamus Data………………………………………………….35

3.4.5 Struktur Tabel………………………………………………..36

3.4.5 Tabel Relasi………………………………………………….37

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN………………………………………….38

DAFTAR PUSTAK……………………………………………………………….40

LAMPIRAN

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Perusahaan………………………………………11

Gambar 2.2 Struktur Organisasi Divisi Sumber Daya Manusia………………… 12

Gambar 3.1 Flowmap prosedur pengolahan data lamaran kerja yang sedang

berjalan…15

Gambar 3.2 Flowmap prosedur pengolahan data lamaran sistem yang dirancang...18

Gambar 3.3 Diagram Konteks……………………………………..………………..19

Gambar 3.4 DFD Level 0……………………………………………..…………….19

Gambar 3.5 DFD Level1 untuk Proses 1.0……………………………….………...20

Gambar 3.6 DFD Level 1 untuk Proses 2.0…………………………….…………..21

Gambar 3.7 Perancangan Tampilan Flogin……………………………..…………..23

Gambar 3.8 Perancangan Tampilan FTingkat Pendidikan………………………….23

Gambar 3.9 Perancangan Tampilan FLamaran S1………………………….……….24

Gambar 3.10 Perancangan Tampilan FLamaran D3………………………….…….25

Gambar 3.11 Perancangan Tampilan FLamaran SLTA / SMK……………….……26

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Sistem rekrutmen di Perum Peruri sekarang masih terdapat beberapa

kekurangan. Diantaranya adalah sistem pengolahan data yang tidak terkontrol,

membuat staff Pengembangan Sumber Daya Manusia (PSDM) terkadang menjadi

repot pada saat pencarian data yang diperlukan, dan itu dapat mengganggu kinerja

staaf PSDM.

Perilaku pasar pada bisnis sekuriti printing banyak mengalami perubahan

dan perkembangan, yang dipengaruhi oleh perkembangan kemajuan teknologi

informasi saat ini. Teknologi informasi yang sedang menuju pasar komunikasi

global sebagian besar membutuhkan jaringan elektronik. Komunikasi data penting

yang dahulu bersifat tradisional melalui bentuk cetakan yang secara fisik

dilindungi sistem pengaman tertentu, mulai bergeser dan berubah ke bentuk lain

dengan sistem pengamanan yang jauh lebih rumit.

Disadari bahwa Sumber Daya Manusia merupakan aset perusahaan yang

berharga sebagai motor penggerak dalam menjalankan usaha hingga

kelangsungan hidup perusahaan dapat terus dipertahankan. Tuntutan

perkembangan era globalisasi dan teknologi yang sangat cepat menjadi landasan

menempatkan Sumber Daya Manusia pada tempat yang paling utama, sehingga

dari tahun ke tahun mengalami peningkatan baik secara kualitas maupun

kuantitas.

Pergeseran paradigma dunia kerja menuntut perusahaan untuk mengubah

pola-pola kegiatannya, termasuk dalam rekrutmen karyawan. Merekrut mestinya

jangan hanya sekedar membuka lowongan. Tapi, sekaligus diupayakan sebagai

salah satu cara untuk meningkatkan citra perusahaan di mata masyarakat.

Pekerjaan yang membutuhkan banyak tenaga dan tidak ada campur tangan

unsure eksternal yang dapat membantu pekerjaan akan menimbulkan kejenuhan

bagi pegawai, sehingga sering mengakibatkan terjadinya human error dan etos

kerja yang lambat dalam pekerjaannya, dikarenakan banyaknya jumlah data

lamaran pekerjaan yang harus diolah dan periksa sesuai dengan kebutuhan

perusahaan. Dan hal tersebut sering terjadi di Divisi Sumber Daya Manusia,

Departemen PSDM, Seksi Perencanaan, Penerimaan dan Pengembangan SDM.

Berbagai masalah diatas tentunya tidak akan terjadi apabila pemanfaatan

teknologi informasi digunakan secara maksimal sebagai suatu media

penyimpanan sekaligus pengolah data digital, serta alat transfer data yang

berimplikasi pada efektifitas dan efisiensi. Oleh karena itu, sesuai dengan

instruksi dari Kasek Perencanaan Penerimaan & Pengembangan SDM, maka akan

dibangun suatu aplikasi perangkat lunak untuk mengolah data, sehingga judul dari

penelitian ini adalah “Analisis dan Perancangan Perangkat Lunak Sistem

Rekrutmen Karyawan Perum Peruri”

1.2 Maksud dan Tujuan

1.2.1 Maksud

Maksud dari penelitian ini adalah menganalisa dan merancang sistem

rekrutmen karyawan Perum Peruri Divisi Sumber Daya Manusia, Departemen

PSDM, Seksi Perencanaan, Penerimaan dan Pengembangan SDM.

1.2.2 Tujuan

1. Memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan untuk Program Strata

1 Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Program Studi Teknik

Informatika, Universitas Komputer Indonesia

2. Mempraktekan ilmu yang diperoleh pada waktu kuliah melalui

pengamatan langsung keadaan sebenarnya dan juga aktivitas

produksi di lapangan

3. Mengenal secara dekat dunia kerja serta fenomena yang ada

didalamnya.

4. Melatih kemampuan untuk beradaptasi dengan lingkungan kerja

5. Mengurangi kejenuhan dan human error, sehingga akan

meningkatkan etos kerja pegawai.

6. Tersedianya suatu aplikasi perangkat lunak yang dapat melakukan

pengolahan data.

1.3 Batasan Masalah

Agar masalah yang dibahas tidak menyimpang dari pokok bahasan dan agar

pembahasan dalam penelitian lebih terarah, maka permasalahan yang akan

dibatasi terhadap masalah – masalah berikut ini:

1. Laporan ini menguraikan tahap analisis dan perancangan sistem rekrutmen

karyawan Perum Peruri, tidak sampai ke implementasi.

2. Software yang diharapkan akan digunakan untuk membangun perangkat

lunak sistem rekrutmen karyawan Perum Peruri adalah Delphi 7 dengan

database yang digunakan adalah MySQL.

3. Metode aliran data sistem menggunakan metode terstruktur yaitu DFD

(Data Flow Diagram) dalam menggambarkan model fungsional

4. Kebutuhan sumber informasi input data sistem rekrutmen karyawan

diantaranya data lamaran kerja S1, data lamaran kerja D3, data lamaran

kerja SLTA/STM.

5. Kebutuhan sumber informasi output data sistem rekrutmen karyawan

diantaranya laporan data lamaran SLTA/SMU/STM, data lamaran D3, data

lamaran S1

1.4 Sistem Pelaksanaan Kerja Praktek

Sistem pelaksanaan kerja praktek yang dilaksanakan bersifat latihan kerja,

dengan mengimplementasikan teori untuk pembuatan sistem rekrutmen karyawan

dibantu oleh staff Seksi Perencanaan, Penerimaan dan Pengembangan SDM.

Mengingat keterbatasan fasilitas computer yang tersedia pada instansi tersebut,

maka sebagian besar pembangunan sistem dikerjakan di luar instansi.

1.5 Sistematika Penulisan

Penulisan laporan hasil Kerja Praktek ini dibagi kedalam beberapa

pembahasan, yang setiap bagiannya akan dijelaskan seperti di bawah ini :

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab pertama ini akan membahas mengenai latar belakang masalah,

maksud dan tujuan pelaksanaan Kerja Praktek, Batasan masalah, Sistem

Pelaksanaan Kerja Praktek serta sistematika penulisan laporan hasil Kerja

Praktek di Divisi Sumber Daya Manusia Departemen Pengembangan Sumber

Daya Manusia Seksi Perencanaan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia.

BAB II RUANG LINGKUP PERUSAHAAN

Pada bab ini akan membahas mengenai sejarah singkat Perum Peruri, Visi

dan Misi termasuk filosofi dan budaya kerja setiap insan di Perum Peruri,

hubungan kerja sama serta struktur organisasi

BAB III KEGIATAN SELAMA KERJA PRAKTEK

Pada bab ini akan dilakukan pembahasan mengenai jadwal kerja praktek

dan cara/teknik kerja praktek, termasuk tahap analisis dan perancangan sistem

rekrutmen karyawan.

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

Pada bab yang terakhir ini berisikan rangkuman mengenai seluruh hasil

selama proses kegiatan kerja praktek yang dilaksanakan di Perum Peruri serta

saran yang dibutuhkan untuk pengembangan sistem informasi yang lebih baik.

BAB II

RUANG LINGKUP PERUSAHAAN

2.1 Sejarah Perusahaan

Perusahaan Umum Percetakan Uang Republik Indonesia ( Perum Peruri)

didirikan pada tahun 1971 berdasarkan peraturan pemerintah nomor 60 tahun

1971, merupakan gabungan dua perusahaan negara, yaitu P.N. Pertjetakan

Kebajoran (Perkeba) dan P.N. Arta Yasa.

P.N. Perkeba adalah percetakan uang kertas yang semula bernama Perkeba

NV, didirikan dengan dasar hukum Tap Menteri Kehakiman No J.A 5/59/16

tanggal 16 April 1952. Sedangkan P.N Arta Yasa semula percetakan uang logam,

didirikan atas dasar keputusan Menteri Keuangan No 261156/UMI tanggal 18

November 1954.

Mengingat misi dari kedua perusahaan sama yaitu untuk melakukan

pencetakan uang maka demi efisiensi dan efektivitas pengelolaannya pemerintah

menggabungkannya menjadi satu dengan nama Perusahaan Umum Percetakan

Uang Republik Indonesia (Perum Peruri) tanggal 15 September 1971. Kolonel

Subono Mantofani, SH ditetapkan sebagai Direktur Utama . untuk memberikan

gerak yang lebih fleksibel dalam melaksanakan usaha mencapai sasaran / misinya

sesuai PP 60 tahun 1971 diubah dengan PP No. 25 tahun 1982 yang kemudian

disempurnakan dengan PP No. 30 tahun 1985.

2.2 Visi perusahaan

Dalam menghadapi perubahan lingkungan bisnis pada dekade terakhir ini

dan sejalan dengan bergulirnya era globalisasi, maka pada tahun 1998 Direktur

Utama Peruri FG Lesilolo menetapkan arah dan sasaran pengelolaan perusahaan

yang dituangkan dalam visi “Menjadi Perusahaan Ternama Melalui

Profesionalisme Sumber Daya Manusia yang konsisten dan keunggulan

perkembangan teknologi, berdaya saing internasional yang didedikasikan kepada

kepuasan pelanggan dan kesejahteraan karyawan.

Visi tersebut sejalan dengan misi dalam peraturan pemerintah Nomor 30

tahun 1985 yang disempurnakan dengan Peraturan Pemerintah nomor 34 tahun

2000, yang lebih membuka peluang bagi perusahaan untuk melakukan berbagai

kegiatan usaha sesuai dengan tuntutan perkembangan yang terjadi. Sejalan dengan

hal tersebut pengelolaan manajemen dan organisasi mengalami perubahan yang

sangat signifikan yaitu dari pola pengelolaan Personal Manajement kepada pola

Human Resource ces Management. Dengan perubahan tersebut pengelolaan

pegawai tidak lagi sebatas kegiatan administrasi penunjang kegiatan produksi

tetapi menjadikan pegawai sebagai sumber daya dan aset perusahaan.

2.3 Tempat dan Kedudukan Perusahaan

Sejalan dengan perkembangan lingkungan, keberadaan Peruri sebagai

perusahaan industri ditengah wilayah Kebayoran Baru tidak sesuai lagi dengan

rencana tata ruang wilayah, sehingga perlu dilakukan relokasi.

Atas persetujuan Menteri Keuangan, Peruri telah menyediakan sebidang

tanah seluas 202 hektar di daerah teluk jambe kabupaten Karawang Jawa Barat

yang semula dimaksudkan untuk membangun pabrik kertas uang.

Perusahaan Umum Percetakan Republik Indonesia (Perum Peruri)

beralamatkan di Jl. Tarum Barat, Desa Parung Mulya, Kecamatan Ciampel,

Kabupaten Karawang, Jawa Barat

2.4 Bentuk dan Badan Hukum Perusahaan

Perusahaan Umum Percetakan Uang Republik Indonesia (Perum Peruri)

merupakan Perusahaan Negara / Badan Usaha Milik Negara (BUMN).

2.5 Bidang Pekerjaan Perusahaan

Adapun lapangan usaha meliputi :

- Mencetak uang kertas dan uang logam untuk Bank Indonesia

- Mencetak barang – barang cetakan berharga, surat – surat berharga dan

barang – barang cetakan lainnya, serta membuat barang – barang logam

untuk pemerintah, Bank Indonesia dan Bank Pemerintah lainnya, lembaga

– lembaga negara serta umum.

- Membuat kertas uang, kertas cetakan berharga [security paper], logam

untuk uang dan bahan dasar lainnya.

- Melakukan usaha – usaha lain yang berhubungan dengan tujuan

perusahaan sesuai keputusan menteri keuangan

2.6 Hubungan Kerja Sama

2.6.1 Hubungan Kerja Sama Dengan Instansi Dalam Negeri

Hubungan dan kerja sama merupakan keharusan yang tidak dapat

dihindari. Hubungan dengan Menteri Keuangan sebagai atasan langsung adalah

sesuai dengan PP No. 30 Tahun 1985. Dalam pasal 11 ayat 1 PP No. 60 Tahun

1971 dinyatakan bahwa hubungan dan pengawasan sehari – hari dilakukan oleh

Gubernur Bank Indonesia, sedangkan dilain pihak Gubernur Bank Indonesia

merupakan pembesar utama Perum Peruri. Kondisi demikian menghendaki suatu

kerja sama yang baik.

Hubungan dan kerja sama sehari – hari antara Perum Peruri dan Bank

Indonesia dilakukan melalui urusan pengedaran uang terutama mengenai

pelaksanaan teknis pesanan, persiapan dan pengiriman. Untuk memantapkan

hubungan dan kerja sama tersebut dilakukan dengan mengadakan rapat teknis dan

rapat kerja antara pihak Perum Peruri dengan Bank Indonesia.

Hubungan dan kerja sama juga dilakukan dengan PT. Pos Indonesia untuk

pemesanan benda – benda pos. Kerja sama dengan Dirjen Pajak dalam pengadaan

materai tempel, kertas bermaterai dan stiker kaset. Dengan Dirjen Bea dan Cukai

Cq Direktorat untuk pemesanan pita cukai yang sejak tanggal 1 Januari 1980

fungsi percetakannya dialihkan pada Perum Peruri berdasarkan SK Menteri

Keuangan No. 563/KMK-05/1979 tanggal 29 Desember 1979.

Selain dilakukan kerja sama dengan instansi – instansi tersebut di atas,

dilakukan juga kerja sama dengan PT. TELKOM Indonesia, PT. Garuda

Indonesia, Dirjen Imigrasi, Badan Pertahanan Nasional, PT. Surveyor Indonesia,

Dirjen Meteorologi dan Badan Koordinasi Pemberantasan Uang Palsu

(BOTASUPAL)

2.6.2 Hubungan Kerja Sama Internasional

Untuk mempelajari hubungan kerja sama dan menyerap perkembangan

teknologi lainnya, Perum Peruri selalu aktif mengikuti kegiatan konferensi

internasional antara lain : Pasific Rim Bank Notes Printers Conference (PRBBC),

European Bank Notes Printers Conference (EBPC) dengan anggota perusahaan

percetakan uang Eropa, Min Conference of Asean Countries yang kemudian

berubah menjadi Technical Meeting of Min Asean (TEMAN) yang anggotanya

terdiri dari perusahaan percetakan uang logam Negar – Negara ASEAN, The

Government Postage Stamp Printer Conference, International Conference on

Quality Control Circles (ICQCC), dan turut dalam keanggotaan tim koordinasi

Interpol.

Khusus TEMAN yang diselenggarakan dalam 2 tahun sekali, Perum Peruri

sudah 2 kali menjadi tuan rumah, pada tahun 1987 yang merupakan konferensi I

dan tahun 1995 yang merupakan konferensi VI.

2.7 Divisi Tempat Kerja Praktek

Pada saat melakuka kerja praktek di Perusahaan Umum Percetakan Uang

Republik Indonesia (PERUM PERURI) di bagian Departemen PSDM seksi

Perencanaan, dan Pengembangan Sumber Daya Manusia.

2.8 Struktur Organisasi Perusahaan

Perumusan struktur organisasi terus dilakukan oleh tim internal

perusahaan. Upaya yang dilakukan berupa perampingan organisasi yang meliputi

pengayaan pekerjaan, optimalisasi fungsi dan mengurangi birokrasi sesuai

tuntutan perubahan lingkungan bisnis.

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Perusahaan

STRUKTUR ORGANISASI

DIREKTORAT KEUANGAN DAN SUMBER DAYA MANUSIA

DIVISI SUMBER DAYA MANUSIA

Gambar 2.2 Struktur Organisasi Divisi Sumber Daya Manusia

BAB III

KEGIATAN SELAMA KERJA PRAKTEK

3.1 Jadwal Kerja Praktek

Adapun waktu pelaksanaan Kerja Praktek dimulai tanggal 1 Agustus 2008

hingga tanggal 29 Agustus 2008 dan jadwal kehadiran Kerja Praktek disesuaikan

dengan jadwal dari instansi yang bersangkutan yaitu dari hari Senin hingga Jumat

masuk pada pukul 7.45 WIB dan keluar pada pukul 16.00 WIB.

3.2 Cara / Teknik Kerja Praktek

Dalam pelaksanaan kerja praktek ini dibagi kedalam beberapa tahapan

kegiatan, yang antara lain :

1. Pembuatan surat permohohonan kerja praktek

2. Pengajuan permohonan Kerja Praktek ke Perusahaan Umum Percetakan

Uang Republik Indonesia (Perum Peruri) Jl. Tarum Barat, Desa Parung

Mulya, Kecamatan Ciampel, Kabupaten Karawang, Jawa Barat.

3. Pelaksanaan Kerja Praktek

Dalam pelaksanaan kerja praktek ini dibagi kedalam beberapa tahapan kegiatan

untuk mengetahui permasalahan yang ada di dalam pelaksanaan kegiatan harian

Perum Peruri yang layak untuk diangkat menjadi topik dalam kegiatan kerja

praktek ini. Adapun tahapan yang dilakukan antara lain, yaitu :

1. Pengumpulan data yang dibagi ke dalam 2 tahapan, yaitu :

a. Wawancara, dilakukan kepada pegawai yang berwenang dan telah

ditunjuk oleh Perum Peruri Divisi Pengembangan SDM Departemen

Pengembangan SDM Seksi Perencanaan dan Pengembangan SDM .

Yang selanjutnya menjadi pembimbing dalam pelaksanaan Kerja

Praktek (KP).

b. Observasi, dilakukan dengan secara terjun langsung mengikuti kegiatan

harian di Departemen Pengembangan SDM Seksi Perencanaan dan

Pengembangan SDM yang sebelumnya telah mendapatkan izin dari

pembimbing Kerja Praktek (KP), maupun mengamati secara tidak

langsung jalannya kegiatan yang berlangsung.

2. Tahap Analisis Sistem

Setelah mendapatkan data yang cukup, langkah selanjutnya adalah

kegiatan analisis, kegiatan analisis menyangkut dalam banyak hal antara

lain : Analisis Hardware, Analisis Sistem Operasi yang digunakan,

Analisis Perangkat Lunak Pembangun Sistem, Analisis User dan terakhir

adalah Analisis Sistem

3.3 Data Kerja Praktek

3.3.1 Analisis Masalah

Untuk memudahkan Bagian Administrasi dalam memasukan data,

diperlukan suatu sistem yang mampu membantu tugas Bagian Administrasi.

Belum digunakannya sistem komputerisasi adalah masalah utama yang

menyebabkan lamanya pencarian data lamaran yang masuk yang sesuai dengan

kebutuhan,

3.3.1.1 Prosedur Yang Terlibat

Prosedur adalah kumpulan dari proses dalam suatu sistem yang sedang

terkait antara satu dengan yang lainnya untuk pencapai tujuan yang telah

ditetapkan.

1. Prosedur penginputan data surat lamaran kerja

Prosedur pengolahan data surat lamaran kerja adalah proses pemeriksaan

kelengkapan surat lamaran dan penginputan data kedalam database, dan

akan dijelaskan sebagai berikut :

a. Calon karyawan mengirimkan sural lamaran kerja ke Departemen

Pengembangan Sumber Daya Manusia yang terima oleh staff PSDM

b. Staff PSDM menerima surat lamaran kerja dari calon karyawan dan

memeriksa surat tersebut apakah surat tersebut sudah lengkap atau

belum.

c. Apabila surat lamaran tersebut lengkap,Staff PSDM akan

menginputkan data lamaran ke database yang telah tersedia

d. Staff PSDM menyimpan surat lamaran yang telah dicatat kedalam

rakpenyimpanan surat lamaran yang telah dicatat

e. Kemudian staff PSDM membuat laporan data lamaram kerja

untukdiarsipkan dan diserahkan ke kepala seksi

Gambar 3.1 Flowmap penginputan data lamaran kerja

3.3.1.2 Identifikasi Masalah

Sistem pengolahan data yang ada di Departemen PSDM sudah

terkomputerisasi, namun belum berbentuk aplikasi, sehingga akan menyebabkan

beberapa kendala dalam efektifitas pelayanan terhadap masyarakat, diantaranya :

1. Sering terjadi human error yang disebabkan oleh pekerjaan yang tidak

menyenangkan dan menjemukan bagi para pegawai di Departemen PSDM

2. Penyusunan laporan memakan waktu lama karena harus mencari data

terlebih dahulu

3.3.3 Analisis Kebutuhan Non Fungsional

Analisis sistem yang akan dilakukan terdiri atas analisis hardware, analisis

sistem operasi, analisis perangkat lunak pembangun sistem, analisis user, dan

selanjutnya analisis sistem dengan menggunakan alat bantu analisis.

3.3.3.1 Analisis Hardware

Perangkat keras yang dipakai di Perum Peruri Divisi Sumber Daya

Manusia Departemen PSDM Seksi Perencanaan Penerimaan dan Pengembangan

SDM saat ini sudah memenuhi standar untuk menjalankan sistem yang dibangun.

Adapun sepesifikasi hardwarenya adalah:

Prosesor :Intel Pentium IV 2,4 Ghz

Motherboard : Asus 333-C

Memori : 512 Mb

Harddisk : 40 Gb

VGA Card : NVidia Ge-Force MX 400

CD Rom : 52x32x52X

Monitor : CRT 15”

Keyboard : Standar

Mouse : Standar

3.3.3.2 Analisis Sistem Operasi

Sistem Operasi yang digunakan untuk menjalankan aplikasi ini adalah

Sistem Operasi Microsoft Windows XP Professional service Pack 2.

3.3.3.3 Analisis Perangkat Lunak Pembangun Sistem

Perangkat lunak yang akan digunakan dalam membangun sistem adalah

Delphi 7, adapun alasan pemilihan Delphi 7 sebagai software pembangun karena

dilihat dari unsur kelebihannya yaitu sudah berbasis Graphical User Interface

(GUI) yang membuat tampilan program yang dibuat berbasis desktop yang

tentunya sudah sangat dipahami oleh kebanyakan user. Sedangkan Database

Management System (DBMS) yang digunakan dalam membangun aplikasi

Pengolahan Data Penawaran ini adalah Microsoft Office Access 2003.

3.3.3.4 Analisis User

Pengguna yang akan menggunakan aplikasi ini adalah Bagian

Administrasi dengan asumsi pengguna telah terbiasa menggunakan sistem

berbasis window. Bagian Administrasi adalah pengguna sistem / aplikasi yang

memiliki akses penuh dalam penggunaannya. Bagian Administrasi berwenang

menginput data, mengedit dan menghapus data. Sedangkan user hanya dapat

melihat laporan.

3.3.3.5 Analisis Basis Data

Analisis basis data akan dilakukan perancangan proses yang bertujuan

untuk menghasilkan perancangan sistem koperasi yang berbasis komputer.

Perancangan proses yang dibuat tidak mengalami banyak perubahan dari sistem

yang sedang berjalan. Usulan perancangan yang dilakukan adalah merubah sistem

pengolahan data barang inventaris yang masih manual menjadi sistem pengolahan

data yang berbasis komputer. Perancangan proses sistem ini meliputi Entity

Relation Diagram yang berfungsi untuk menjelaskan aliran data yang diproses

sehingga dapat menghasilkan informasi yang diharapkan.

Komponen utama pembentukan Entity Relationship Diagram atau biasa

disebut Diagram E-R yaitu Entity (entitas) dan Relation (relasi) sehingga dalam

hal ini Diagram E-R merupakan komponen-komponen himpunan entitas dan

himpunan relasi yang dideskripsikan lebih jauh melalui sejumlah atribut-atribut

(property) yang menggambarkan seluruh fakta dari sistem yang ditinjau. Adapun

Diagram E-R dari Sistem rekrutmen karyawan ini adalah :

3.1.2 Analisis Pengkodean

Analisis pengkodean yang terdapat di Departemen Pengembangan Sumber

Daya Mnusia (PSDM) adalah, sebagai berikut:

1. Kode Surat Lamaran

Kode Surat Lamaran yang ada di Departemen PSDM ini terdiri dari 10

digit yaitu sebagai berikut:

Format : 99999

No Urut Surat Lamaran

Tanggal terima

Contoh : 2505091

3.4 Perancangan

Perancangan sistem bertujuan untuk memberikan gambaran mengenai

sistem yang diusulkan sebagai penyempurnaan dari sistem yang sedang berjalan,

sistem yang sedang berjalan secara keseluruhan dilakukan secara manual

sedangkan sistem yang diusulkan akan lebih ditekankan pada sistem rekrutmen

karyawan.

Dalam perancangan ini menjelaskan tentang rancangan kerja sistem yang

diusulkan dengan sebagian dari sistem yang sedang berjalan. Proses perancangan

ini, diantaranya terdapat proses sistem yang diusulkan.

3.4.1 Perancangan Prosedur

Prosedur yang dirancang dalam sistem ini adalah sebagai berikut :

1. prosedur pengolahan data (menyimpan, menambah, merubah) data

lamaran oleh user.

2. Prosedur pengolahan data (menyimpan, menambah merubah, menghapus)

data master serta pengolahan data user oleh pihak administrator.

3. prosedur pembuatan laporan

a. laporan data lamaran kerja S1

b. laporan data lamaran kerja D3

c. laporan data lamaran kerja SLTA/STM

3.4.2 Perancangan Antar Muka

3.4.2.1 Diagram Konteks

Diagram konteks merupakan suatu model yang menjelaskan secara global

bagaimana data digunakan dan ditransformasikan untuk proses atau dengan kata

lain merupakan gambaran umum mengenai sistem yang menggambarkan aliran

data kedalam dan keluar sistem. Adapun diagram konteks yang diusulkan adalah

sebagai berikut :

Gambar 3.3 Diagram Konteks

Pada gambar di atas memperlihatkan arus data yang mengalir secara

umum. User yang bertindak sebagai admin memasukan data login untuk dapat

mengakses menu admin, user selain admin dapat login dan mendapat menu sesuai

dengan kapasitas hak yang diberikan pada user tersebut.

3.4.2.2 Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) adalah representasi grafik yang menggambarkan

arus data dari suatu sistem. Data Flow Diagram ini merupakan alat bantu dalam

berkomunikasi dengan pemakai sistem untuk memahami secara logika tanpa

memperhitungkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan

fisik dimana data tersebut akan disimpan.

Gambar 3.4 DFD Level 0

Gambar 3.5 DFD Level1 untuk Proses 1.0

Gambar 3.6 DFD Level 1 untuk Proses 2.0

Gambar 3.7 DFD Level 2 untuk Proses 2.1 Pengolahan Data Lamaran S1

Gambar 3.8 DFD Level 2 untuk Proses 2.2 Pengolahan Data Lamaran D3

Gambar 3.9 DFD Level 2 untuk Proses 2.3 Pengolahan Data Lamaran

SLTA/STM

3.4.2.3 Kamus Data

Kamus data dapat didefinisikan secara lengkap daya yang mengalir

diantara proses, penyimpanan data, dan entitas luar sistem. Data yang saling

berhubungan tersebut dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses

sistem. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir pada diagram

konteks dan DFD.

1. data_login = username + password

2. data_user = username + password

3. data_lamaran_S1 = no_agenda + tanggal_agenda + status + nama + tgl_lahir

+alamat + ref/tel + tingkat_pendidikan + jurusan

+ asal_universitas + ipk + pengalaman_kerja

4. data_lamaran_D3 = no_agenda + tanggal_agenda + status + nama + tgl_lahir +

alamat + ref/tel + tingkat_pendidikan + jurusan +

asal_universitas + ipk + pengalaman_kerja

5. data_lamaran_SLTA = no_agenda + tanggal_agenda + status + nama +

tgl_lahir + alamat + ref/tel + tingkat_pendidikan +

jurusan + asal_universitas + nilai_ratarata +

pengalaman_kerja

3.4.2.4 Spesifikasi Proses

Spesifikasi proses bertujuan untuk medeskripsiksn dari setiap fungsi

yang disajikan pada diagram aliran data. Spesifikasi proses yang terdapat pada

Data Flow Diagram dapat dilihat pada tabel 3.2.

Proses KeteranganNo. Proses 1.0Nama Proses Login

Sumber - Staff PSDM

Input - Data Login Staff PSDM

Output - Info Login Staff PSDM Invalid

Tujuan - Staff PSDM   

Logika Proses  

Begin {Staff PSDM memasukan username dan password ke database} if Hak Akses, username dan password benar then tampil login valid else tampil login invalidEnd

No. Proses 1.1Nama Proses Verifikasi user name

Sumber - Staff PSDM

Input - Data Login Staff PSDM

Output - Info Login Staff PSDM Invalid

Tujuan - Staff PSDM

Logika Proses 

Begin{Staff PSDM memasukan username ke database}

Proses Keterangan

    

if username ada then tampil username valid else tampil login invalidEnd

No. Proses 1.2Nama Proses Verifikasi password

Sumber - Staff PSDM

Input - Data Login Staff PSDM

Output - Info Login Staff PSDM Invalid

Tujuan- Staff PSDM

  

   Logika Proses

Begin {Staff PSDM memasukan password ke database} if password ada then tampil password valid else tampil login invalidEnd

No. Proses 2.0Nama Proses Pengolahan Data Lamaran

Sumber - Staff PSDM

Input- Data Lamaran S1- Data LAmaran D3- Data Lamaran SLTA

Output- Info Data Lamaran S1- Info Data Lamaran D3- Info Data Lamaran SLTA

Proses Keterangan

Tujuan- Staff PSDM

   Logika Proses

Begin {Staff PSDM menginputkan data yang akan ditambah, dihapus, diedit, dicari} End

No. Proses 2.1

Nama Proses Pengolahan Data Lamaran S1

Sumber - Staff PSDM

InputData Lamaran S1 yang akan ditambah, diedit, dicari dihapus .

OutputData Lamaran S1yang sudah ditambah, diedit, dicari, dihapus

Tujuan - Staff PSDM

  Logika Proses

Begin {Staff PSDM menginputkan data yang akan ditambah, dihapus, diedit, dicari, }

EndNo. Proses 2.1.1Nama Proses Tambah Data Lamaran S1Sumber - Staff PSDMInput Data Lamaran S1 yang akan ditambahOutput Data Lamaran S1 yang sudah ditambahTujuan - Staff PSDM

 Logika Proses

Begin {Staff PSDM menambah data lamaran S1 ke dalam database}

EndNo. Proses 2.1.2Nama Proses Ubah Data Lamaran S1Sumber - Staff PSDMInput Data lamaran S1 yang akan dieditOutput Data S1 yang sudah dieditTujuan - Staff PSDM

Proses Keterangan

 Logika Proses

Begin {Staff PSDM, mengedit data lamaran S1 ke

dalam database} End

No. Proses 2.1.3Nama Proses Hapus Data Lamaran S1Sumber - Staff PSDMInput Data Lamaran S1 yang akan dihapusOutput Data lamaran S1 yang sudah dihapusTujuan - Staff PSDM

 Logika ProsesBegin {Staff PSDM menghapus data lamaran S1 yang

ada dalam database}

EndNo. Proses 2.1.4Nama Proses Cari Data lamaran S1Sumber - Staff PSDMInput Data lamaran S1 yang akan dicariOutput Data lamaran S1 yang sudah dicariTujuan - Staff PSDM

 Logika Proses

Begin {Staff PSDM mencari data lamaran S1 yang

ada dalam database} End

No. Proses 2.2Nama Proses Pengolahan data lamara D3

Proses Keterangan

Sumber- Staff PSDM

Input Data lamaran D3 yang akan ditambah, diedit, dicari dan dihapus

OutputData lamaran D3 yang sudah ditambah, diedit, dicari dan dihapus

Tujuan- Staff PSDM

 Logika Proses

Begin {Staff PSDM menginputkan data yang akan

ditambah, dihapus, diedit, dicari} End

No. Proses 2.2.1Nama Proses Tambah Data Lamaran D3Sumber - Staff PSDMInput Data lamaran D3 yang akan ditambahOutput Data lamaran D3 yang sudah ditambahTujuan - Staff PSDM

 Logika Proses

Begin {Staff PSDM menambah data lamaran D3 ke

dalam database} End

No. Proses 2.2.2Nama Proses Ubah Data Lamaran D3 Sumber - Staff PSDMInput Data lamaran D3 yang akan dieditOutput Data lamaran D3 yang sudah dieditTujuan - Staff PSDM

 Logika Proses

Begin {Seksi PSDM, mengedit data lamaran D3 ke

dalam database} End

No. Proses 2.2.3Nama Proses Hapus Data Lamara D3Sumber - Staff PSDMInput Data lamaran D3 yang akan dihapus

Proses KeteranganOutput Data lamaran D3 yang sudah dihapusTujuan - Staff PSDM

 Logika Proses

Begin {Staff PSDM menghapus data lamaran D3 yang

ada dalam database}End

No. Proses 2.2.4Nama Proses Pencarian Data lamaran D3Sumber - Staff PSDMInput Data lamaran D3 yang akan dicariOutput Data lamaran D3 yang sudah dicariTujuan - Staff PSDM

 Logika Proses

Begin {Staff PSDM mencari data lamaran D3 yang

ada dalam database} End

No. Proses 2.3Nama Proses Pengolahan Data Lamaran SLTASumber - Staff PSDM

Input Data lamaran SLTA yang akan ditambah, diedit, dicari dan dihapus

OutputData lamaran SLTA yang sudah ditambah, diedit, dicari dan dihapus

Tujuan - Staff PSDM

 Logika Proses

Begin {Bagian PSDM menginputkan data yang akan

ditambah, dihapus, diedit, dicari} End

No. Proses 2.3.1Nama Proses Tambah Data Lamaran SLTASumber - Staff PSDMInput Data lamaran SLTA yang akan ditambahOutput Data lamaran SLTA yang sudah ditambahTujuan - Staff PSDM

Proses Keterangan

 Logika Proses

Begin {Staff PSDM menambah data barang ke dalam

database End

No. Proses 2.3.2Nama Proses Ubah Data Lamaran SLTASumber - Staff PSDMInput Data lamaran SLTA yang akan dieditOutput Data lamaran SLTA yang sudah dieditTujuan - Staff PSDM

 Logika Proses

Begin {Staff PSDM mengedit data lamaran SLTA ke

dalam database} End

No. Proses 2.3.3Nama Proses Hapus Data Lamaran SLTASumber - Staff PSDM Input Data lamaran SLTA yang akan dihapusOutput Data lamaran yang sudah dihapusTujuan - Staff PSDM

 Logika Proses

Begin {Staff PSDM menghapus data lamaran SLTA

yang ada dalam database}End

No. Proses 2.3.4Nama Proses Pencarian Data Lamaran SLTASumber - Staff PSDMInput Data lamaran SLTA yang akan dicariOutput Data lamaran SLTA yang sudah dicari

Tujuan - Staff PSDM

 Logika Proses

Begin {Staf PSDM mencari data lamaran SLTA yang

ada dalam database} End

3.4.2.4 Skema Relasi

3.4.2.5 Struktur Tabel

Tabel-tabel yang terdapat dalam basis data yang digunakan dalam

sistem yang akan dibangun adalah sebagai berikut:

Table 3.3 Struktur Tabel User

Table 3.4 Struktur Tabel Staff PSDM

Table 3.5 Struktur Tabel Surat Lamaran S1

Nama field Tipe Size Keterangan

Iduser Varchar 15 Primary key

Password Varchar 15

Nama field Tipe Size Keterangan

Nip Varchar 15 Primary key

Nama Varchar 15

Jabatan Varchar 15

No Tlp Int 15

Table 3.6 Struktur Tabel Surat Lamaran D3

Table 3.7 Struktur Tabel Surat Lamaran SLTA

Nama field Tipe Size Keterangan

No Agenda Int 15 Primary key

Tgl Agenda Int 10

Nama Varchar 15

Status Varchar 10

Tgl Lahir Int 15

IPK Int 5

Alamat Varchar 40

Nama field Tipe Size Keterangan

No Agenda Int 15 Primary Key

Tgl Agenda Int 10

Nama Varchar 15

Alamat Varchar 40

Status Varchar 10

Tgl Lahir Int 15

IPK Int 5

3.4.2.4 Perancangan Menu Utama

Gambar 3.7 Perancangan Tampilan FLogin

Nama field Tipe Size Keterangan

No Agenda Int 15 Primary key

Tgl Agenda Int 10

Nama Varchar 15

Alamat Varchar 40

Status Varchar 10

Tgl Lahir Int 15

Nilai Rata-rata Int 5

Gambar 3.8 Perancangan Tampilan FTingkat Pendidikan

Gambar 3.9 Perancangan Tampilan FLamaran S1

Gambar 3.10 Perancangan Tampilan FLamaran D3

Gambar 3.11 Perancangan Tampilan FLamaran SLTA / SMK

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan

Setelah melakukan implementasi terhadap aplikasi yang telah digunakan, maka

aplikasi ini telah mengubah sistem yang manual menjadi terkomputerisasi.

Dengan memanfaatkan aplikasi yang dibangun maka pencarian data-data lamaran

menjadi lebih mudah dan lebih cepat. Analisis dan perancangan ini sudah dapat

membantu dalam pengolahan data lamaran, walaupun masih dalam skala yang

sangat kecil, sehingga masih sangat perlu untuk dilakukan pengembangan.

4.2 Saran

1. Diperlukan analisis yang lebih mendalam untuk menghasilkan aplikasi

yang lebih baik lagi

2. Aplikasi ini masih sederhana sekali, untuk dimasa yang akan datang

aplikasi ini bisa dikembangkan dengan analisis yang lebih baik lagi.

DAFTAR PUSTAKA

1. Abdul Kadir, Dasar Aplikasi Database MySql Delphi, Andi, Yogyakarta,

2004

2. Husni, Pemrograman Database dengan Delphi, Graha Ilmu, Yogyakarta,

2004

3. Riyanto, Koneksi Data Melalui Borland Delphi dengan Database MySQL,

Elex Media Komputerindo, Jakarta, 2003

4. Arbie, Manajemen Database dengan MySQL, Andi, Yogyakarta, 2004