bab 1 dasar proyek

Manajemen Proyek Kelistrikan 1

Bab 1 Dasar Manajemen Proyek

Tujuan Umum : Menjelaskan pengertian proyek berikut kriteria umum pada proyek, menjelaskan arti progrem serta lima kriteria dalam proyek dan pemahaman tentang segitiga biaya, waktu dan spesifikasi proyek dan klasifikasi proyek dilihat dari berbagai variable. Tujuan Khusus:

1. Mendefinisikan proyek serta menjelaskan kata kunci dalam pengertian proyek 2. Menjelaskan lima kriteria dalam proyek 3. Menjelaskan segitiga biaya, waktu dan spesifikasi yang berkaitan dengan

kualitas proyek 4. Menjelaskan klasifikasi proyek

1.1. Pengertian Proyek. Definisi Projek 1adalah aktivitas yang unik dikerjakan secara berurutan, komplek dan kegiatannya saling berkaitan mempunyai satu tujuan yang harus dikerjakan dalam waktu tertentu dengan anggaran yang ditentukan dan memiliki spesifikasi yang ditetapkan. Dari definisi proyek diatas ada istilah yang harus dijelaskan.

a. Aktivitas berurutan (sequence), sebuah proyek terdiri dari sejumlah aktivitas yang dikerjakan secara berurutan dari sejak perencanaan, proses tender, pelaksanaan proyek, monitoring sampai pada penyelesaian proyek tersebut. Urutan aktivitas ini mengikuti kegiatan teknik, bukan bersifat manajemen. Penentuan urutan dapat dipahami dengan model input–output. Dalam aktivitas kegiatan input membutuhkan apa ? dan output yang dihasilkan apa ?

b. Aktivitas unik, aktivitas proyek bersifat unik. Proyek biasanya tunggal dilokasi

tertentu dan memiliki spesifikasi berbeda satu proyek dengan proyek lainnya. Contohnya, gardu distribusi trafo dan genset.

c. Aktivitasnya komplek (complex), pekerjaan proyek tidak sederhana, ada

pekerjaan pengulangan. Contohnya instalasi listrik gedung mal, ada trafo daya dan genset nya ada eskalator dan liftnya, ada instalasi penerangan, ada instalasi AC, ada sistem pemadam kebakarannya.

d. Aktivitas saling berkaitan, kegiatan proyek dengan banyak pekerjaan saling

berhubungan satu dan yang lain. Pekerjaan pondasi rumah harus dikerjakan dulu sebelum memasang tembok, dan selanjutnya pasang kusen pintu atau kusen jendela.

e. Satu tujuan, pelaksanaan proyek memiliki satu tujuan, yaitu proyek tersebut

sukses dilaksanakan dengan tepat waktu, sesuai anggaran dan memenuhi spesifikasi yang ditetapkan.

1 Robert K. Wysocki dkk, Effective Management Project, Wiley, 2000.



f. Waktu yang jelas, proyek dikerjakan dalam waktu yang ditetapkan dalam dokumen tender. Jika waktu meleset maka biaya akan bertambah dan kadang dikenakan biaya pinalti.

g. Sesuai anggaran, proyek menggunakan sumberdaya terbatas (SDM, uang,

material, peralatan) termasuk anggaran proyek sudah ditentukan.

h. Spesifikasi yang ditetapkan, spesifikasi proyek ditetapkan sejak awal perencanaan, perubahan spesifikasi akan mengubah fungsi dan kualitas proyek.

1.2. Apa yang dimaksudkan dengan Program Program adalah kumpulan dari beberapa proyek. Proyek harus dikerjakan secara menyeluruh dengan spesifikasi yang telah ditetapkan. Mengingat program kumpulan dua atau lebih proyek, maka program merupakan pekerjaan yang lebih besar dari pada proyek. Program energi listrik 10.000 MW2 oleh pemerintah Indonesia merupakan kumpulan beberapa proyek pembangunan pembangkit tenaga listrik di beberapa kota besar di Indonesia. Program listrik 10.000 MW merupakan kebutuhan energi yang strategis untuk menggerakkan kegiatan pembangunan dan perekonomian, mengingat saat ini Indonesia baru memiliki 15.000 MW dari total kebutuhan 25.000 MW di tahun 2010 mendatang. 1.3. Parameter Proyek Ada lima keterbatasan dari setiap proyek yang dilaksanakan, yaitu 1. Lingkup (scope) 2. Kualitas (quality) 3. Biaya (cost) 4. Waktu (time) 5. Sumberdaya (resources) Salah satu dari lima keterbatasan proyek tersebut, maka akan mengubah empat parameter lainnya, karena disini berlaku prinsip equilibrium dari proyek.

a. Lingkup (scope), merupakan pernyataan tertulis yang mendifinisikan batas-batas pekerjaan proyek, berisi tentang hal-hal yang harus dikerjakan dan yang tidak dikerjakan. Lingkup ini juga sering disebut TOR (term of reference) atau KAK (kerangka acuan kerja).

Contoh : Kerangka Acuan Kerja Proyek Instalasi Listrik Rumah Tinggal Sederhana, bangunan permanen/ semi permanen ukuran 6 x 6 meter terdiri atas : Satu Ruang Tamu, dua kamar tidur, satu kamar mandi, satu dapur dan satu pompa air sanyo 100 watt, dengan delapan titik lampu dan empat stop kontak, dipasangkan listrik PLN 900 VA/ 220 Volt. Dilengkapi dengan pengaman pentanahan (arde).

2 Program energi listrik 10.000MW , Kompas, 2008



b. Kualitas (quality), ada dua jenis kualitas dalam pekerjaan proyek, yaitu kualitas produk yang diserahkan pada pemakai. Kedua kualitas proses pekerjaan proyek mengikuti ketentuan teknis.

Contoh : Pekerjaan Instalasi Listrik Rumah sederhana agar diperoleh kualitas pekerjaan yang baik, seharusnya digunakan material instalasi meliputi Stop kontak, Fiting Lampu, Kabel penghantar yang digunakan dari merk yang berkualitas. Termasuk saat pekerjaan instalasi dilaksanakan oleh personel yang kompeten di bidang instalasi listrik, dan didukung dengan alat2 bantu pengukuran tahanan isolasi (megger).

c. Biaya (cost), merupakan komponen sangat penting dalam proyek, dengan biaya

untuk memberikan upah kerja, pembelian material, biaya sewa peralatan dsb. Ada biaya langsung (upah kerja dan material) dan ada biaya tidak langsung seperti biaya manajemen, satuan pengamanan.

Contoh : Penghitungan biaya Instalasi Rumah Tinggal Sederhana, dengan 12 titik cahaya x Rp 150.000/titik cahaya = Rp 1.800.000, ditambah biaya gambar Rp 200.000,- ditambah biaya administrasi pemasangan Rp 400.000,- total biaya besarnya = Rp 1.800.000 + Rp 200.000 + Rp 400.000 = Rp 2.400.000. Biaya-biaya tersebut termasuk pajak PPN 10% dan keuntungan untuk instalatir.

d. Waktu (time), setiap pekerjaan membutuhkan waktu. Pekerjaan proyek ada

kerangka waktu yang jelas dan juga kapan waktu untuk menyelesaikan proyek secara tuntas. Ada hubungan antara waktu dengan biaya, untuk mempercepat waktu penyelesai proyek akan memakan biaya lebih besar untuk membayar upah kerja lembur.

Contoh : Dalam instalasi Listrik Rumah Sederhana dengan 12 titik cahaya, jika satu titik cahaya dikerjakan 30 menit termasuk penarikan kabel, diperlukan waktu lebih kurang kurang lebih = 12 titik cahaya x 30 menit/ titik cahaya = 360 menit atau sama dengan enam jam kerja.

e. Sumberdaya (resources), berupa aset terdiri atas SDM, peralatan, material,

fasilitas fisik termasuk persediaan logistik. Jumlahnya terbatas untuk itu perlu dilakukan penjadwalan atau dapat dengan menyewa pada pihak luar. Beberapa jenis alat harus dimiliki yang memang sering digunakan dan dipakai dalam jangka panjang.

Contoh : Dalam Instlasi Rumah Tinggal Sederhana diperlukan [1] Material bahan habis berupa : Kabel NYA 3 x 1,5mm satu gulung, Fiting lampu 8 buah, Stop Kontak 4 buah, Kotak saklar 1 buah, Elektrode pentanahan 1 buah, [2] Pekerja teknisi instalasi listrik yang berpengalaman minimal dua tahun, lulusan SMK, dua orang, [3] Alat ukur berupa : Megger 1 buah, Avometer 1 buah, Obeng, Tang Kombinas, Tangga, dsb.



1.4. Segitiga Waktu, Biaya dan Sumberdaya Dalam proyek ada dinamika yang harus dijaga equilibriumnya. dari segitiga yang disebut sebagai lingkup kualitas memiliki tiga garis yaitu waktu, biaya dan sumberdaya. Waktu memberikan batas ketersediaan waktu untuk menyelesaikan pekerjaan proyek. Biaya memberikan batas biaya anggaran yang harus dikeluarkan untuk penyelesaian proyek sampai tuntas. Sumberdaya memberikan ketersediaan kebutuhan sumberdaya (manusia, biaya, material, peralatan) yang harus ada untuk menyelesaikan proyek. Dengan kata lain proyek merupakan gabungan ketiga komponen equilibrium waktu, biaya dan sumberdaya. Seorang manajer proyek harus mengendalikan penggunaan sumberdaya yang dipakai dan jadwal kerja. Dan manajemen akan mengendalikan biaya dan level sumberdaya yang dipakai.

Gambar 1.1 Segitiga waktu, biaya dan sumberdaya

1.5. Klasifikasi dan Karakteristik Proyek Skala proyek bisa berbeda-beda, ada proyek dengan padat modal, ada proyek lebih dominan teknologi, klasifikasi proyek didasarkan pada pertimbangan:

1. Resiko 2. Nilai bisnis 3. Lama/ panjang proyek 4. Kompleksitas 5. Biaya

Untuk gambaran ada lima contoh proyek sebagai berikut:

a. Proyek A, memiliki nilai bisnis tinggi dengan waktu lebih dari 18 bulan, memiliki kompleksitas dan padat teknologi terbaru. Proyek jenis ini memiliki tingkat resiko tinggi. Keberhasilan proyek maka organisasi proyek harus memanfaatkan metoda, peralatan secara maksimal.



b. Proyek B, waktu proyek antara 9-18 bulan, model ini banyak ditemukan dalam

beberapa pekerjaan proyek. Diperlukan pengerahan metode dan peralatan agar proses pekerjaan lancar. Proyek jenis ini memiliki nilai bisnis bagus dan secara teknologi memberikan tantangan. Resiko proyek ini sedang.

c. Proyek C, proyek dengan waktu pendek dan sekaligus melibatkan teknologi. Proyek jenis ini bisa dikerjakan secara Tim dengan lima orang, lama proyek lima antara 3-9 bulan. Banyak menerapkan metode dan peralatan tidak begitu dominan. Tingkat resiko rendah

d. Proyek D, proyek jenis ini waktu sangat pendek kurang dari 3 bulan,

kompleksitasnya sagat rendah dan teknologinya praktis, resiko proyek sangat rendah.

Tabel 1.1 Klasifikasi Proyek

Klas Waktu Resiko Kompleksitas Teknologi Masalah Jenis A > 18 bln Tinggi Tinggi Breakthrough Pasti

Jenis B 9-18 bln Sedang Sedang Terkini Disukai

Jenis C 3-9 bln Rendah Rendah Disesuaikan Beberapa

Jenis D <3 bln Sangat rendah

Sangat rendah Praktis Tidak ada

Proyek bisa dilaksankan oleh pemerintah maupun pihak swasta nasional atau bahkan pihak swasta asing. Proyek dalam skala besar biasanya memerlukan dukungan sumberdaya seperti tenaga kerja, pendanaan, material, peralatan sehingga kegiatan ini dapat menggerakkan kegiatan perekonomian di sekitar proyek. Manfaat yang diperoleh dari kegiatan investasi ini mempengaruhi pertumbuhan ekonomi dari hulu sampai hilir. Manfaat dari proyek juga pada penyerapan tenaga kerja, kebutuhan material, dan munculnya peluang kerja sampingan yang produktif. Setiap3 jenis proyek memiliki karakteristik yang berbeda berdasarkan kegiatan utamanya, hasil serta manfaat dari proyek tersebut:

1. Proyek Konstruksi. Kegiatan utamanya adalah studi kelayakan, desain engineering, pengadaan material dan konstruksi. Hasilnya berupa jembatan, gedung pemerintah, bangunan komersial, menyerap banyak tenaga kerja dan pendanaan besar dan dapat dimanfaatkan untuk kebutuhan publik.

2. Proyek Industri Manufaktur. Memiliki kegiatan utama dalam desain

engineering, pengembangan produk, pengadaa, manufaktur, perakitan, uji coba produk serta pemasaran. Produknya bisa kendaraan bermotor, mesin produksi, elektronika, bahan tekstil, pakaian. Diproduksi secara massal, menyerap tenaga kerja banyak, penggunaan individu atau produksi dan digunaka orang banyak.

3 Ibrar Husen, Manajemen Proyek, Penerbit Andi, 2009. hal-7.



3. Proyek Penelitian dan Pengembangan, kegiatan utamanya melakukan penelitian dan pengembangan produk tertentu, Tujuan proyek dapat berupa memperbaiki kinerja produk yang sudah ada, peningkatan pelayanan atau pengembangan metode baru.

4. Proyek Padat Modal, fokus proyek ini bukan pada kegiatannya tetapi karena

penggunaan dana yang sangat besar. Padat modal bukan berarti menyerap tenaga kerja banyak, dapat saja berupa pemanfaatan teknologi tinggi berbiaya besar dengan kebutuhan sumberdaya manusia secukupnya. Contohnya pembebasan lahan tanah untuk bandara atau jalan tol, pembangunan listrik bertenaga Nuklir.

5. Proyek Pengembangan Produk Baru, proyek jenis ini gabungan antara proyek

penelitian dan pengembangan dengan proyek padat modal, dilanjutkan dengan pembangunan pilot plant. Jika berhasil di bangun proyek serupa di beberapa kota dan tentunya akan menyerap dana yang sangat besar. Contohnya Proyek pembangunan sekolah Politeknik di Indonesia, awalnya di bangun Politeknik Mekanik Swiss dan setelah dirasakan manfaatnya, diabngun lima politeknik serupa di Bandung, Jakarta, Semarang, Medan dan Pelambang. Kini di Indonesia ada 26 politeknik negeri dan ratusan Politeknik swasta dengan berbagai program studi baik bidang rekayasa maupun komersial, seni, kesehatan, transportasi dsb.

6. Proyek Pelayanan Manajemen, proyek ini bersifat non fisik atau

pengembangan jasa manajemen. Bentuk akhirnya dapat berupa laporan akhir yang berisi rekomendasi, standar operasional, atau pengelolaan sistem informasi manajemen. Contohnya pembangunan Sistem Informasi Manajemen di perguruan tinggi.

7. Proyek Infrastruktur, proyek ini bertujuan menyediakan kebutuhan masyarakat

untuk pemenuhan kebutuhan skala luas dalam bentuk sarana, prasarana, baik jembatan, sarana transportasi, pembangunan saluran irigasi, bendungan untuk pertanian dan sistem kelistrikan. Proyek jenis ini akan menyerap dana jumlah besar dan sekaligus kebutuhan tenaga kerja dalam jumlah besar. Dana bisa dari pemerintah atau konsesi swasta, pihak asing dan pemerintah pusat ataupun pemerintah daerah.

1.6. Prinsip Manajemen Proyek Berpikir manajemen sebenarnya adalah mengelola sumberdaya manusia, yang didalamnya apa yang dikerjakan, menentukan berapa jumlah sumberdaya manusia yang dibutuhkan. mengorganisasikan mereka dan memonitor kinerja mereka. Manajemen Proyek adalah metode dan memanfaatkan teknologi dengan menerapkan prinsip-prinsip manajemen yang digunakan untuk melakukan perencanaan, estimasi dan mengendalikan aktivitas pekerjaan sehingga tercapai hasil akhir sesuai dengan waktu yang tersedia sesuai dengan anggaran dan memenuhi spesifikasi. Dalam manajemen ada empat tahapan meliputi : perencanaan (planning), pelaksanaan (executing), pengendalian (controlling) dan penutup (clossing).



1.6.1. Perencanaan (planning) Perencanaan proyek bukan sekedar peta jalan bagaimana pekerjaan harus dikerjakan, tetapi mengandung alat untuk pembuatan keputusan. Perencanaan memuat penjadwalan dan kebutuhan sumberdaya yang dibutuhkan (SDM, material dan peralatan) dan menghitung biaya proyek keseluruhan. Termasuk mengidentifikasi kebutuhan jumlah dan kompetensi SDM yang diperlukan. Perencanaan proyek bersifat dinamis, bisa berubah setiap saat karena adanya perubahan kondisi perekonomian seperti kenaikan harga material, perubahan suku bunga bank, perubahan kebijakan nasional, nilai tukar dollar-rupiah. Ada tiga manfaat dengan dikembangkannya perencanaan proyek, yaitu :

1. Perencanaan mengurangi ketidakpastian, perencanaan diharapkan sesuai dengan hasil akhir pekerjaan. Koreksi atas perencanaan dimungkinkan.

2. Perencanaan meningkatkan pengertian, adanya perencanaan akan menumbuhkan pengertian terhadap tujuan yang akan dicapai.

3. Perencanaan meningkatkan efisiensi, dengan penjadwaln yang baik maka ketersediaan sumberdaya akan lebih bik Penjadwalan bisa dilakukan paralel atau serial sesuai kebutuhan. Dengan memaksimalkan penggunaan sumberdaya maka pekerjaan proyek bisa lebih cepat dan dicapai efisiensi.

1.6.2. Pelaksanaan (executing) Pelaksanaan perencanaan proyek sama dengan memberikn otorisasi pada bawahan untuk melakukan pekerjaan. Ada empat tahapan dalam pelaksanaan proyek:

1. Mengidentifikasi sumberdaya spesifik (SDM, material, peralatan dan biaya) yang diperlukn untuk menyelesaikan pekerjaan

2. Penempatan SDM dalam pekerjaan 3. Penjadwalan aktivitas secara spesifik kapan waktu dimulai dan kapan waktu

diakhirinya. 4. Melaksanakan perencanaan.

1.6.3. Pengendalian (controlling) Bagian dari proses perencanaan proyek, dalam penjadwalan ada daftar berikut:

1. Apa yang harus dilengkapi dala proyek ? 2. Kapan setiap tugas harus dilengkapi ? 3. Siapa yang bertanggungjawab untuk melengkapi setiap tugas ? 4. Apa yang diserahkan agar hasil proyek lengkap ?

Manajer proyek harus memiliki sistem untuk dapat memonitor progres pekerjaan, apakah sesuai target atau dibawah target. Sistem monitoring dapat mengukur dan menyimpulkan apakah pekerjaan sudah tuntas sesuai rencana. 1.6.4. Penutupan (clossing) Saat penutupan akan menjawab pertanyaan:

1. Apakah proyek yang diserahkan memenuhi harapan pemakai ? 2. Apakah proyek yang diserahkan memenuhi harapan manajer proyek ?



3. Apakah tim proyek melengkapi ketentuan proyek sesuai dengan rencana ? 4. Apakah informasi yang dikumpulkan akan berguna untuk proyek selanjutnya ? 5. Apakah ada pelajaran dari proyek yang sudah dikerjakan ?

Pada fase penutupan proyek termasuk kegiatan penting, karena sukses/ gagalnya proyek akan berakibat pada proyek mendatang. 1.7. Siklus Hidup Manajemen Proyek Ada lima tahapan dalam manajemen proyek secara garis besarnya yaitu : penetapan lingkup proyek, mengembangkan rencana proyek, melaksanakan rencana, mengendalikan dan memonitor target proyek dan penutupan proyek. 1. Menetapkan Lingkup Proyek

a. Menetapkan masalah/ peluang b. Tetapkan tujuan proyek c. Definisikan tujuan proyek d. Buat daftar asumsi, resiko dan kendala

2. Mengembangkan Rencana Proyek

a. Identifikasi aktifitas proyek b. Estimasi durasi waktu aktifitas c. Menentukan kebutuhan sumberdaya d. Konstruk/ analisis network proyek e. Mempersiapkan proposal proyek

3. Melaksanakan rencana

a. Rekruitmen dan mengorganisasikan tim proyek b. Menetapkan aturan tim operasional c. Menetapkan sumberdaya proyek d. Menjadwalkan paket pekerjaan e. Mendokumentasikan paket pekerjaan

4. Monitor dan mengendalikan target proyek a. Menetapkan sistem pelaporan target b. Memasang perubahan kendali proses c. Mendefinisikan masalah proses eskalasi d. Memonitor target proyek versus rencana e. Merevisi rencana proyek

5. Menutup proyek

a. Memasang proyek yang diserahkan b. Melengkapi dokumentasi proyek c. Melakukan audit akhir d. Laporan akhir proyek



1.8. Rangkuman

1. Definisi Projek adalah aktivitas yang unik dikerjakan secara berurutan, komplek dan kegiatannya saling berkaitan mempunyai satu tujuan yang harus dikerjakan dalam waktu tertentu dengan anggaran yang ditentukan dan memiliki spesifikasi yang ditetapkan.

2. Ada lima keterbatasan dari setiap proyek yang dilaksanakan, yaitu: Lingkup

(scope), Kualitas (quality), Biaya (cost), Waktu (time), Sumberdaya (resources).

3. Dalam proyek ada dinamika yang harus dijaga equilibriumnya. dari segitiga yang disebut sebagai lingkup kualitas memiliki tiga garis yaitu waktu, biaya dan sumberdaya

4. Klasifikasi proyek didasarkan pada pertimbangan: Resiko, Nilai bisnis, Lama/

panjang proyek, Kompleksitas, Biaya

5. Manajemen proyek adalah metode dan memanfaatkan teknologi dengan menerapkan prinsip-prinsip manajemen yang digunakan untuk melakukan perencanaan, estimasi dan mengendalikan aktivitas pekerjaan sehingga tercapai hasil akhir sesuai dengan waktu yang tersedia sesuai dengan anggaran dan memenuhi spesifikasi

6. Dalam manajemen ada empat tahapan meliputi : perencanaan (planning),

pelaksanaan (executing), pengendalian (controlling) dan penutup (clossing).

7. Ada lima tahapan dalam manajemen proyek secara garis besarnya yaitu : penetapan lingkup proyek, mengembangkan rencana proyek, melaksanakan rencana, mengendalikan dan memonitor target proyek dan penutupan proyek

1.9 Latihan dan tugas

1. Jelaskan dengan bahasa anda definisi proyek. 2. Jelaskan empat istilah dalam proyek a. aktivitas berurutan b. aktiitas unik c.

aktivitas komplek dan aktivitas terhubung. 3. Jelaskan pengertian program dan proyek 4. Ada lima parameter dalam proyek, sebutkan dengan singkat 5. Jelaskan konsep segitiga waktu, biaya dan sumberdaya berhubunga dengan

kualitas, jelaskan pula yang dimaksud dengan equilibrium dari ketiga parameter tersebut.

6. Jelaskan definisi manajemen proyek 7. Ada empat kegiatan manajemen proyek, jelaskan satu persatu secara singkat.

bab 1 dasar proyek

Documents