audit internal sistem pendapatan (studi kasus pada …

80 Universitas Indonesia

AUDIT INTERNAL SISTEM PENDAPATAN (STUDI KASUS PADA PT. JSMR)

Juventius Bagus Sindhu Wasita, Kurnia Irwansyah Rais

Program Ekstensi Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Indonesia

[email protected]

Abstrak

Studi ini membahas tentang bagaimana sistem perolehan pendapatan di salah satu BUMN terkemuka di Indonesia itu dijalankan dan diamankan. Fokus dari penulisan ini adalah untuk mengetahui seberapa efektif dan efisienkah prosedur dan proses internal audit dijalankan dalam membantu mengendalikan pendapatan yang telah diperoleh. Berdasarkan studi kasus yang dilakukan dalam proses penulisan skripsi ini, disimpulkan bahwa prosedur pengendalian internal yang sudah ada itu cukup efektif namun dalam proses pendokumentasian atas pendapatannya masih kurang efisien.

Kata Kunci: Internal Audit, Sistem Pendapatan, Prosedur Pengendalian Internal

Abstract

Internal Audit of Revenue System (A Study Case of PT. JSMR)

This study examines about how revenue collection system on a one of the leading State-Owned Enterprise in Indonesia is maintained and secured. The focus of this study is to know how effective and efficient are the procedures of maintaining and safeguarding the revenue and internal audit processes being taken place to help controlling the collected revenue. Based on the case study, it is concluded that the internal control procedure being taken place is effective enough but the documentation process of the collected revenue is not efficient.

Keywords: Internal Audit, Revenue System, Internal Control Procedures

I. Pendahuluan

Indonesia merupakan salah satu negara yang menganut sistem perekonomian terbuka sehingga merupakan salah satu dari sekian banyak negara

Audit internal ..., Juventius Bagus Sindhu Wasita, FEB UI, 2016

yang terlibat aktif dalam perekonomian internasional. Salah satu dampak besar yang diakibatkan oleh sistem perekonomian seperti ini adalah adanya persaingan pasar bebas global. Kehadiran perusahaan multinasional dalam skenario persaingan pasar bebas global seharusnya bisa menjadi pendorong semangat bagi setiap perusahaan-perusahaan lokal yang ada di Indonesia untuk bisa bersaing secara kompetitif dari segi efisiensi biaya dan efektivitas operasionalnya. Dalam skala lebih besarnya, diharapkan bahwa ini nantinya akan memberikan dampak positif baik secara mikro maupun makro.

Salah satu indikator perusahaan telah beroperasi dengan efisien dan efektif adalah dengan melihat pada mekanisme pengendalian internal. Tugas pengendalian internal ini sangat erat kaitannya dengan fungsi dan peran internal audit di dalam perusahaan yang mana, adalah sebagai fungsi penilai independen yang dibentuk di dalam suatu organisasi yang bertugas memberi kontribusi kepada organisasi berupa melaksanakan pengujian dan mengevaluasi aktivitas perusahaan. (Moeller, 2009).

Namun sekarang fungsi dan peran auditor internal telah memasuki orientasi baru, dari peran tradisionalnya sebagai polisi atau pihak yang terkesan mencari kesalahan pihak-pihak lain di dalam organisasi tanpa rekomendasi solusi, mengarah kepada fungsi dan peran baru sebagai mitra dan konsultan internal sehingga keberadaan auditor internal diapresiasi secara positif sebagai problem solver.

Fokus kerja auditor internal sekarang telah bergeser dari fungsi mendeteksi kekurangan dalam pengendalian menjadi pemberi solusi bagi penyempurnaan dalam pengendalian itu sendiri. Di lain pihak, perusahaan mengandalkan fungsi auditor internal untuk membantu memastikan bahwa proses manajemen risiko, lingkup pengendalian secara keseluruhan dan efektivitas kinerja dari proses usaha, telah konsisten dengan ekspektasi manajemen.

Setelah melihat mekanisme pengendalian internal dan peranan audit internal di dalam perusahaan, maka indikator tentang apakah perusahaan telah beroperasi secara efektif dan efisien dapat dikerucutkan lagi menjadi pada sistem pendapatan yang dimiliki perusahaan itu. Apakah prosedur pengendalian internal yang ada di dalam tubuh perusahaan tersebut dapat membantu perusahaan untuk dapat beroperasi secara efisien. Hal ini terutama penting bagi perusahaan-perusahaan BUMN, yang notabene masih dimiliki oleh pemerintah Indonesia, yang sekarang mengalami persaingan yang semakin ramai dari perusahaan swasta baik nasional maupun multinasional. Pengendalian internal yang baik dalam tubuh perusahaan-perusahaan BUMN ini akan membantu mereka mencapai tujuannya dalam memberikan sumbangan bagi perkembangan perekonomian nasional dan penerimaan negara serta menyelenggarakan kemanfaatan umum dalam hal penyediaan barang dan/atau jasa yang bermutu tinggi dan memadai bagi pemenuhan hajat hidup orang banyak. (UU no. 19 tahun 2003).

Dalam hal penilaian pengendalian internal untuk perusahaan-perusahaan BUMN, hal ini telah didukung dengan payung hukum yaitu Peraturan Menteri Negara BUMN nomor: PER – 01/MBU/2011 tentang Penerapan Tata Kelola Perusahaan Yang Baik (Good Corporate Governance) Pada Badan Usaha Milik Negara. Peraturan ini merupakan pengejawantahan dari pasal 304 dan 404 di Sarbanes-Oxley Act yang mengatur tentang pernyataan manajemen dalam laporan keuangan dan laporan manajemen tahunan terkait pengendalian intern perusahaan


atas pelaporan keuangan serta merupakan perwujudan set aturan pelaksanaan bagi auditor serta manajemen seperti yang telah dibuat dan disusun didalam PCAOB Auditing Standard no. 2 mengenai “An audit of internal control over financial reporting performed in conjunction with an audit of financial statements” yang telah diperbaharui di PCAOB Auditing Standard no. 5 mengenai “An audit of internal control over financial reporting that is integrated with an audit of finanial statements”.

Berdasarkan penjelasan dan uraian singkat diatas, penulis tertarik dan ingin mengetahui penerapan sistem audit internal untuk pendapatan yang baik di perusahaan BUMN dengan mengambil studi kasus di perusahaan JSMR.

II. Tinjauan Teoritis

Moeller (2009) menyatakan definisi pengendalian internal sebagai: suatu proses, yang diimplementasikan oleh manajemen, yang dirancang untuk memberikan keyakinan yang memadai atas informasi operasional dan keuangan yang handal, kepatuhan terhadap kebijakan dan rencana prosedur, hukum, aturan dan regulasi, pengamanan aset, efisiensi operasi, nilai etika dan integritas, serta pencapaian misi, tujuan dan sasaran dari program dan operasi perusahaan yang telah ditetapkan.

Arens (2009) menyatakan bahwa manajemen biasanya memiliki tiga tujuan dalam merancang sistem pengendalian internal yang efektif, antara lain:

1. Keandalan laporan keuangan 2. Efektivitas dan efisiensi operasi 3. Kepatuhan terhadap peraturan dan hukum

Menurut Committee of Sponsoring Organizations (COSO, 2013), pengendalian internal itu ditujukan untuk memberikan reasonable assurance atas:

• Tujuan operasi; ini terkait dengan efektivitas dan efisiensi dari operasional entitas, termasuk tujuan operasi dan performa keuangan serta menjaga aset dari kerugian

• Tujuan pelaporan; ini terkait dengan kehandalan pelaporan, termasuk di dalamnya pelaporan finansial internal, eksternal dan pelaporan non finansial

• Tujuan kepatuhan; ini terkait dengan kepatuhan dengan hukum dan regulasi terkait dengan operasi bisnis entitas.

Menurut Moeller (2009), terdapat beberapa elemen internal control COSO:

1. Lingkungan pengendalian Komponen-komponen dari lingkungan pengendalian:

1. Integritas serta nilai etika 2. Komitmen untuk berkompetensi 3. Dewan direksi serta komite audit 4. Filosofi serta gaya manajemen dalam beroperasi 5. Struktur organisasional 6. Wewenang dan tanggung jawab penugasan 7. Kebijakan dan praktek SDM


2. Penaksiran risiko COSO mendefinisikan penaksiran risiko sebagai proses tiga langkah:

1. Mengestimasi tingkat signifikannya suatu risiko 2. Menilai kemungkinan terjadi serta frekuensi risiko tersebut terjadi 3. Mempertimbangkan bagaimana cara menangani risiko serta menilai

tindakan apa yang harus diambil. Kerangka pengendalian internal COSO menyarankan bahwa risiko harus dipertimbangkan dari tiga perspektif:

1. Risiko perusahaan dari faktor eksternal 2. Risiko perusahaan dari faktor internal 3. Identifikasi risiko dari tingkatan aktivitas

Empat prinsip terkait dengan penaksiran risiko:

1. Organisasi menetapkan sasaran dengan jelas untuk dapat mengidentifikasi dan menilai risiko terkait dengan sasarannya masing-masing.

2. Organisasi mengidentifikasi risiko yang ada di keseluruhan entitas terkait dengan usaha meraih sasarannya dan menganalisisnya sebagai dasar untuk menentukan bagaimana risiko-risiko tersebut dapat ditangani

3. Organisasi mempertimbangkan potensi fraud terkait penaksiran risiko 4. Organisasi mengidentifikasi dan menilai perubahan-perubahan yang

dapat memberi dampak signifikan dalam sistem pengendalian internal 3. Pengendalian aktivitas

Berdasarkan rekomendasi COSO, pengendalian aktivitas ini dapat dibagi menjadi beberapa tipe:

1. Peninjauan top-level 2. Mengarahkan aktivitas atau fungsional manajemen 3. Pemrosesan informasi 4. Pengendalian fisik 5. Indikator performa 6. Pemisahan atas tanggung jawab

4. Informasi dan komunikasi Informasi dan komunikasi adalah pengidentifikasian, penangkapan, dan pertukran informasi dalam suatu bentuk dan waktu yang memungkinkan orang melaksanakan tanggung jawab mereka. Ada tiga prinsip terkait dengan informasi dan komunikasi:

1. Organisasi memperoleh atau menghasilkan dan menggunakan informasi yang relevan dan berkualitas untuk mendukung fungsi dari komponen pengendalian internal lainnya

2. Organisasi mengkomunikasikan informasi secara internal, termasuk sasaran dan tanggung jawab pengendalian internal, yang dibutuhkan untuk mendukung fungsi dari komponen pengendalian internal lainnya

3. Organisasi mengkomunikasikan dengan pihak eksternal mengenai hal-hal yang mempengaruhi fungsi komponen lain dari pengendalian internal.


5. Pengawasan aktivitas Dua prinsip terkait dengan pengawasan aktivitas:

1. Organisasi memilih, mengembangkan, dan melakukan evaluasi secara terus menerus atau terpisah untuk memastikan apakah komponen-komponen pengendalian internal itu benar-benar ada dan aktif

2. Organisasi mengevaluasi dan mengkomunikasikan kekurangan pengendalian internal pada waktu yang tepat kepada pihak-pihak yang memiliki tanggung jawab untuk melaksanakan tindakan korektif, termasuk manajemen senior dan dewan direksi.

Menurut Asosiasi Auditor Internal (AAI, 2009), auditor internal merupakan salah satu organ pendukung dari Direksi perusahaan. Fungsi dari auditor internal adalah melaksanakan pengawasan seluruh aktivitas pengendalian, pemberian reasonable assurance, pemberian konsultasi internal serta mengawasi pengendalian lingkungan, seperti etika pegawai & perilaku usaha.

Menurut Sawyer (2009), fungsi audit internal adalah melakukan penilaian yang sistematis dan objektif terhadap operasi dan pengendalian yang berbeda-beda dalam organisasi

Effendi (2006) menyatakan bahwa peran Auditor Internal pada masa lalu adalah sebagai watchdog perusahaan. Sedangkan pada masa kini dan mendatang, proses internal audit modern telah bergeser menjadi “konsultan intern” yang memberi masukan, bukan polisi perusahaan, berupa ide-ide untuk peningkatan (improvement) atas sistem yang telah ada serta berperan sebagai katalis (catalyst).

Berdasarkan Peraturan Bapepam No. KEP-496/BL/2008 tentang Pembentukan dan Pedoman Penyusunan Piagam Unit Audit Internal, wewenang audit internal antara lain adalah:

a) Mengakses seluruh informasi yang relevan tentang perusahaan terkait dengan tugas dan fungsinya

b) Melakukan komunikasi langsung dengan direksi, dewan komisaris, dan atau Komite Audit serta anggota dari direksi, dewan komisaris dan atau Komite Audit

c) Mengadakan rapat berkala dan insidentil dengan direksi, dewan komisaris dan atau Komite Audit.

d) Melakukan koordinasi kegiatan dengan kegiatan auditor eksternal IIA mengemukakan konsep pada tahun 2013 mengenai Three Line of

Defense in Effective Risk Management and Control. Isinya adalah mengenai peran manajerial dalam melakukan proses pengelolaan risiko. Pada model Three Line of Defense ini, pengendalian atas risiko dibagi menjadi 3 lini:

1. Lini pertama – Manajemen Operasi 2. Lini kedua – Manajemen Risiko dan Fungsi Kepatuhan 3. Lini ketiga – Internal Audit

Ramamoorti (2003) menjelaskan ruang lingkup audit internal yang meliputi:

1. Menganalisa integritas dan kehandalan informasi keuangan dan operasional serta cara-cara yang dipakai dalam mengidentifikasi, mengukur, mengklasifikasikan, dan melaporkan informasi tersebut.


2. Menganalisa sistem yang dibentuk untuk memastikan kepatuhan dengan aturan, rencana, prosedur, hukum, dan regulasi yang akan memiliki dampak signifikan pada operasi dan laporan, dan menentukan apakah organisasi telah mematuhinya.

3. Memeriksa cara pengamanan aset serta memverifikasi keberadaan aset tersebut

4. Menilai tingkat efisiensi dan ekonomis dari sumber daya yang dipakai 5. Menganalisa operasi atau program yang dijalankan untuk memastikan

apakah hasilnya konsisten dengan sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan serta memastikan apakah program atau operasi telah dijalankan sesuai rencana

III. Metode Penelitian

Penelitian ini menggunakan pendekatan studi kasus. Metode penelitian ini bersifat analisa deskriptif yaitu penelitian yang dimaksudkan untuk mendapatkan penjelasan atas fenomena lapangan yang terjadi di dalam pengendalian internal yang terjadi di salah satu BUMN ternama di Indonesia yaitu PT. JSMR. Untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan dalam penelitian ini, penulis melakukan pencarian data dalam dua bentuk, yaitu data primer dan data sekunder. Data primer didapat dengan melakukan wawancara langsung dengan karyawan bagian Satuan Pengendalian Internal dan bagian Operational Management PT. JSMR serta melakukan observasi langsung ke salah satu jaringan Gerbang Tol PT. JSMR. Sedangkan untuk data sekunder, didapat dengan melakukan pencarian literatur, buku, artikel, annual report serta web perusahaan.

IV. Hasil Penelitian

Dalam bab ini, penulis membahas tentang analisis atas audit internal atas sistem pendapatan PT. JSMR dimulai dari prosedur pengendalian transaksi sampai dengan alur dokumentasi serta pertanggungjawaban atas transaksi yang terjadi. Prosedur Pengendalian Transaksi

Pengendalian terhadap hasil pendapatan dibagi menjadi 3 (tiga) bagian besar, yaitu Perencanaan, Pengendalian Pelaksanaan Transaksi, Pengendalian Hasil Transaksi. Dari ketiga bagian besar ini kemudian dibagi kembali menjadi sub-sub pengendalian yaitu:

1. Perencanaan i. Perencanaan sumber daya

2. Pengendalian Pelaksanaan Transaksi i. Pengaturan awal tugas

ii. Pengaturan pelaksanaan transaksi iii. Pengaturan akhir tugas

3. Pengendalian Hasil Transaksi i. Pengamanan hasil pendapatan tol

ii. Pertanggungjawaban hasil pendapatan tol iii. Evaluasi pelaksanaan transaksi


Pada dasarnya, pengendalian terhadap pendapatan merupakan hubungan antara dua elemen di operasional lapangan, yaitu antara Kepala Shift Pengumpulan Tol (selanjutnya disebut dengan KSPT atau Kashift) sebagai pengendali pelaksanaan transaksi dan hasil transaksi tol dan Petugas Pengumpul Tol (selanjutnya disebut dengan PPT atau Pul Tol) sebagai pelaksana pelayanan transaksi tol yang langsung berinteraksi dengan Pengguna Jalan Tol. Orang yang berperan menjadi KSPT dan Pul Tol di satu cabang/gerbang tol bisa bervariasi bergantung pada di shift kerja mana mereka ditugaskan. KSPT ini akan diawasi pekerjaannya oleh seorang Kepala Gerbang Tol yang sifat jabatannya tetap dan tidak berubah sepanjang waktu seperti KSPT.

KSPT mempunyai fungsi utama sebagai pengawas transaksi dari lalu lintas yang melewati gerbang tol yang menjadi tanggung jawabnya. Sedangkan Pul Tol merupakan petugas lapangan yang berhubungan langsung dengan pengguna atau konsumen yang bertugas untuk mengumpulkan pendapatan tol sesuai dengan tarif dan golongan kendaraan yang melewati gerbang tol tempat Pul Tol ditugaskan.

KSPT mengawasi untuk memastikan bahwa arus lalu lintas yang melewati area tanggung jawabnya telah dicatat dan pendapatannya telah dikumpulkan dengan benar dengan dibantu alat-alat elektronik pemeriksa transaksi seperti:

1. Loops Coil; berfungsi untuk mendeteksi apakah ada kendaraan yang akan melintasi gerbang tol baik ketika akan masuk ataupun akan keluar.

2. Customer Display Panel; berfungsi untuk menampilkan transaksi yang terjadi di satu gerbang tol. Data yang ditampilkan berisikan jenis golongan kendaraan, Gerbang Tol Masuk manakah kendaraan itu masuk, dan berapakah tarif yang harus dibayar kendaraan tersebut. Mengenai jenis golongan kendaraan, dibagi menjadi: 1. Golongan I – terdiri dari Sedan, Jip, Pick Up/Truk Kecil, dan

Bus 2. Golongan II – terdiri dari Truk dengan 2 (dua) gandar 3. Golongan III – terdiri dari Truk dengan 3 (tiga) gandar 4. Golongan IV – terdiri dari Truk dengan 4 (empat) gandar 5. Golongan V – terdiri dari Truk dengan 5 (lima) gandar

3. Optical Beam Sensor; berfungsi sebagai sensor yang bekerja bersama dengan Loops Coil, yang mendeteksi pergerakan kendaraan di dalam gerbang tol.

4. Automatic Lane Barrier; berfungsi sebagai penahan atau penutup lintasan gerbang tol agar pengguna yang memasuki gerbang tol tersebut tidak menerobos tanpa membayar transaksinya.

5. CCTV; berfungsi untuk menangkap gambar lalu lintas kendaraan yang melewati satu gerbang tol. Untuk mengurangi adanya risiko untuk terjadinya kecurangan (fraud) yang

terjadi oleh karena terlalu seringnya seseorang berada di lingkungan kerjanya, PT. JSMR melakukan rotasi karyawan yang berada di elemen operasional lapangannya. Rotasi ini dilakukan setiap hari dan didokumentasikan dalam daftar absen setiap harinya. Jika ada karyawan yang berhalangan hadir pada hari kerja yang telah dilakukan, sistem penggantian rotasi untuk hal ini juga telah dipersiapkan. Sejalan dengan upaya untuk mengurangi risiko terjadinya


kecurangan, karyawan memiliki kesempatan sebanyak 14 hari kerja dalam setahun untuk dipakai sebagai cuti, dimana karyawan yang ingin mengambil cuti diwajibkan untuk melaporkan rencana pengambilan cuti mereka dalam waktu 2 (dua) minggu sebelum hari pengambilan cuti itu diambil.

Elemen operasional lapangan yang dimiliki oleh PT. JSMR adalah KSPT dan Petugas Pul Tol. Kedua elemen ini akan dirotasi setiap harinya, serta ada dokumentasi yang jelas atas rotasi tersebut di dalam daftar absen yang dikeluarkan oleh bagian Operasional perusahaan.

Kepala Shift Pengumpulan Tol (KSPT)

Kepala Shift Pengumpulan Tol (KSPT) merupakan lini paling depan dalam hal pengendalian internal di dalam tubuh perusahaan. Seperti yang telah dijelaskan di bagian sebelumnya, KSPT memastikan bahwa semua lalu lintas yang melewati gerbang tol yang mereka awasi telah tercatat dengan benar transaksinya. Peran yang diambil KSPT terbagi menjadi dua bagian besar, yaitu peran pengendalian dan peran pelaporan.

Peran pengendalian adalah peran yang mereka ambil sehubungan dengan relasi operasional yang mereka miliki dengan Pul Tol. KSPT memastikan bahwa Pul Tol telah menjalankan tugas operasionalnya dengan benar. Sedangkan peran pelaporan adalah peran yang mereka ambil sehubungan dengan relasinya lini pengendalian internal diatasnya, yaitu Kepala Gerbang Tol (selanjutnya disebut juga dengan KGT). KSPT memastikan bahwa setiap aktivitas kerja yang mereka, dan Pul Tol, lakukan pada setiap hari operasionalnya telah terdokumentasikan dengan baik dan dapat dipertanggungjawabkan laporannya kepada KGT.

KSPT juga bertugas untuk merencanakan pengaturan penugasan serta berperan sebagai pendukung bagi para petugas Pul Tol. Pendukung disini maksudnya adalah KSPT akan berperan aktif saat melakukan proses pengumpulan pendapatan dari setiap gerbang tol di area yang menjadi tanggung jawab mereka.

Adapun prosedur pengendalian yang diterapkan pada tahap pengaturan tugas ini memiliki perbedaan dalam sifatnya. Hal ini disebabkan karena adanya pemakaian sistem tertutup dan terbuka pada gerbang tol di berbagai jaringan jalan tol yang dimiliki oleh PT. JSMR.

Sistem tertutup adalah sistem dimana tarif tol yang dikenakan kepada pelanggan itu tetap (fixed) di sepanjang jaringan tol tertentu, terlepas dari pelanggan memutuskan untuk melakukan perjalanan di sepanjang jaringan tol itu atau tidak. Jalan tol sistem tertutup juga bisa ditandai dengan pengguna tol mengambil tiket ketika memasuki jalan tol tersebut.

Sedangkan sistem terbuka adalah sistem dimana penggunanya tidak harus membayar tarif tol yang tetap (fixed) dan terdapat lebih banyak gerbang tol dan lebih banyak jalan keluar sehingga pengguna tol bisa keluar di tengah tengah jaringan tol tertentu dan membayar sesuai dengan gerbang tol masuk terakhir yang digunakan pengguna.

Oleh karena sifatnya yang berbeda, prosedur pengendaliannya juga berbeda. Prosedur pengendalian ini dibagi menjadi:

1. Gardu Reguler


a. Penugasan petugas pengumpul tol yang akan ditempatkan di setiap gerbang-gerbang tol yang ada, serta pengaturan shift kerja mereka. Selain itu membuat daftar realisasi hadir serta membuat jadwal istirahat.

b. Menyiapkan dan mendistribusikan perlengkapan dan peralatan transaksi seperti kotak uang untuk pengumpulan uang-uang dengan denominasi besar, magazine yang berisi Kartu Tanda Masuk Elektronik (selanjutnya disebut dengan KTME), uang kembalian, dsb.

c. Memastikan bahwa petugas Pul Tol tidak membawa uang pribadi ketika menjalankan tugasnya. Dan sebaliknya, KSPT harus mencatat dan memastikan bahwa uang pribadi para petugas telah tersimpan dengan baik

d. Memberikan pengarahan tentang tugas, tanggung jawab, larangan, dan hal-hal terkait yang mendukung kelancaran pelaksanaan transaksi.

2. Gardu Tol Otomatis Tertutup Masuk (tanpa penggolongan kendaraan otomatis) a. Menyiapkan dan mendistribusikan perlengkapan serta peralatan

transaksi seperti kartu Pul, dan magazine yang berisikan KTME siap operasi.

b. Menyiapkan daftar registrasi realisasi kehadiran untuk para petugas Pul Tol

c. Memastikan bahwa petugas Pul Tol tidak membawa uang pribadi ketika menjalankan tugasnya. Sebaliknya, KSPT harus mencatat dan memastikan bahwa uang pribadi para petugas telah tersimpan dengan baik

d. Memberikan pengarahan kepada petugas tentang tugas, tanggung jawab, larangan dan hal-hal terkait yang mendukung kelancaran pelaksanan transaksi

3. Gardu Tol Otomatis Terbuka dan Gerbang Tol Otomatis Tertutup Keluar a. Menyiapkan dan mendistribusikan peralatan serta perlengkapan

transaksi seperti kartu Pul, dan roll paper sebagai bukti transaksi kepada pengguna tol

b. Melakukan registrasi pengoperasian Gerbang Tol sesuai dengan jadwal tugas

c. Memastikan bahwa petugas Pul Tol tidak membawa uang pribadi ketika menjalankan tugasnya. Sebaliknya, KSPT harus mencatat dan memastikan bahwa uang pribadi para petugas telah tersimpan dengan baik

d. Memberikan pengarahan kepada petugas tentang tugas, tanggung jawab, larangan dan hal-hal terkait yang mendukung kelancaran pelaksanan transaksi

Setelah pengaturan tugas awal ini sudah selesai dikerjakan, maka prosedur selanjutnya yang dilakukan adalah prosedur pengawasan dalam pelaksanaan tugas. KSPT menjalankan peran pengkoordinasian lapangan, pengecekan kondisi peralatan tol, pengawasan pelaksanaan jadwal tugas Pul Tol serta pelaksanaan transaksi. KSPT juga melaksanakan monitoring secara acak atas aktivitas


transaksi secara real time dengan dibantu CCTV dan alat-alat elektronik pemeriksa transaksi lainnya seperti yang telah dijelaskan sebelumnya serta menangani dan menyelesaikan kejadian khusus seperti misalnya kelainan pada peralatan tol, pembayaran tol yang diragukan keabsahannya, permasalahan pada transaksi dengan e-Toll, dan lain-lain.

Tugas KSPT berikutnya adalah untuk memastikan bahwa pendapatan yang dihasilkan dari setiap transaksi yang terjadi itu telah dikumpulkan, diperiksa dan dikirim dengan baik kepada pihak bank. Untuk melaksanakan hal ini, KSPT harus mengatur tempat yang berfungsi sebagai tempat pengumpulan transaksi tol atau Pengumpul Tol Jemput Transaksi (PUTTRA). Ketika semua pendapatan dari transaksi telah dikumpulkan, KSPT juga harus menyiapkan dan mendistribusikan kelengkapan kerja seperti bukti transaksi PUTTRA serta uang kembalian. Jika pendapatan ini telah berhasil dikumpulkan, tugas selanjutnya adalah untuk mendistribusikan kembali perlengkapan kerja seperti KTME baru sebagai pengganti KTME yang sudah terpakai dalam transaksi sebelumnya.

Setelah fungsi pengendalian telah dilaksanakan oleh KSPT, maka pada akhir setiap shift nya, KSPT diwajibkan secara procedural untuk membuat laporan hasil evaluasi verifikasi setiap ada kejadian notran, LTN (Lajur Tertutup Normal), cancel, reset, gangguan deteksi peralatan tol, dan hasil evaluasi acak atas status transaksi normal serta kesesuaian pelaksanaan tugas Pul Tol dengan menggunakan data rekaman CCTV.

Ketika KSPT mengakhiri tugas di shift kerjanya, KSPT wajib untuk melakukan pencatatan dan pengumpulan data atas hasil pelaksanaan operasional pengumpulan tol seperti jurnal, bonggol KTTM yang tersisa beserta catatan kejadian khusus yang dialami Pul Tol selama shift kerjanya, serta menerima uang kembalian yang telah dipisahkan dari pendapatan told an telah dikumpulkan dari laci oleh Pul Tol. KSPT juga harus mengevaluasi dan menyetujui laporan pertanggungjawaban tugas Pul Tol serta laporan pemakaian KTTM selama shift kerjanya. Uang pendapatan tol yang telah diserahkan oleh Pul Tol harus diperiksa dan dievaluasi dengan data pendukung dari input data alat elektronik pembantu pengawas lalu lintas jalan tol. Kemudian ketika sudah diverifikasi, uang beserta slip setoran pendapatan tol diserahkan kepada Petugas Bank Pengumpulan Tol.

Setelah semua proses pengawasan atas kerja Pul Tol selesai dilaksanakan, KSPT harus membuat surat laporan pertanggungjawaban kepada Kepala Gerbang Tol yang berisikan tentang laporan kerja KSPT beserta data dukungnya, laporan pertanggungjawaban hasil tugas Pul Tol yang telah disetujui, laporan hasil verifikasi Notran dan LTN menggunakan data CCTV lajur, dan laporan hasil monitoring pelaksanaan transaksi menggunakan data CCTV gardu. Petugas Pengumpulan Tol (Pul Tol)

Pul Tol bertugas untuk melaksanakan pelayanan transaksi tol dengan pengguna tol. Pul Tol juga diwajibkan untuk memasukkan uang pendapatan tol yang memiliki denominasi besar ke dalam Kotak Uang. Jumlah uang kembalian maksimum yang diperkenankan berada di dalam laci adalah 3 (tiga) kali jumlah pagu uang kembalian gardu pada shift bersangkutan.

Dalam hal Pul Tol bekerja di Gerbang Tol Otomatis (selanjutnya disebut juga dengan GTO) tertutup, Pul Tol wajib memonitor jumlah KTME dalam


magazine agar tidak sampai mengalami kekurangan, dan jika sudah kosong harus segera melaporkan kepada KSPT untuk diganti dengan magazine baru yang sudah terisi dan terdokumentasi. Dan jika petugas Pul Tol di gerbang keluar menerima KTME, maka KTME ini juga harus dipastikan telah berada di box yang telah terkunci, agar dapat didata dan dapat dikumpulkan dengan baik ketika KSPT melakukan hubungan pelaporan dengan Kepala Gerbang Tol mengenai penggantian magazine KTME yang telah kosong. Dalam kasus GTO tertutup tanpa penggolongan kendaraan otomatis, Pul Tol juga wajib memonitor kendaraan yang akan memasuki GTO nya, dan jika kendaraan yang memasuki GTO nya merupakan kendaraan golongan II atau lebih, maka Pul Tol harus menentukan golongan kendaraan dengan menekan tombol golongan sesuai dengan input fisik kendaraan pada console TCT nya di ruang kontrol.

Pul Tol diwajibkan untuk melaporkan kepada KSPT jika ada kerusakan peralatan dan perlengkapan pengumpulan tol, adanya kekurangan uang receh untuk kembalian, kekurangan roll paper, kekurangan bukti transaksi PUTTRA, terdapat kejadian khusus, ketika ingin melakukan buka/tutup gardu, serta kejadian lain terkait dengan pengguna tol yang tidak dapat ditangani segera.

Ketika petugas Pul Tol mengakhiri tugas di shift kerjanya, Pul Tol diwajibkan untuk memasukkan seluruh pendapatan dan uang kembalian ke dalam kotak uang yang kemudian akan diserahkan kepada KSPT beserta dengan sisa KTTM yang belum terpakai. Pul Tol harus membuat laporan pertanggungjawaban tugasnya dengan ketentuan:

1. Menghitung jumlah uang pendapatan yang diterima sampai di akhir shift nya serta memisahkannya dengan uang kembalian

2. Menyerahkan uang kembalian kepada KSPT 3. Menyerahkan uang pendapatan tol kepada Petugas Bank Pengumpulan

Tol untuk diteliti kebenaran jumlahnya dan membuat SPT (Setoran Pengumpulan Tol).

4. Menerima SPT (Setoran Pengumpulan Tol) dari Petugas Bank Pengumpulan Tol dan menyerahkannya kepada KSPR untuk dievaluasi dan disahkan

5. Membuat laporan pertanggungjawaban hasil tugas dan menyerahkannya kepada KSPT

6. Menyerahkan SPT (Setoran Pengumpulan Tol) yang telah disahkan oleh KSPT kepada Petugas Bank disertai dengan pembayaran minus (jika ada)

7. Menyerahkan sisa KTTM serta bonggol roll paper karcis yang sudah terpakai serta perlengkapan kerja lainnya kepada KSPT

8. Untuk Pul Tol PUTTRA wajib untuk membuat laporan pertanggungjawaban PUTTRA.

Kepala Gerbang Tol (KGT)

Secara struktural, fungsi Kepala Gerbang Tol (KGT) adalah sebagai pengawas pelaksanaan fungsi KSPT dan Pul Tol. Jika KSPT dan Pul Tol lebih banyak bergerak di tataran operasional lapangan, maka KGT bergerak di tataran yang lebih besar dari sekedar operasional lapangan saja, KGT bertugas


mengawasi dan mengepalai staff-staff yang berada di wilayah Gerbang Tol yang mereka pimpin. Sifat jabatan yang dimiliki KGT lebih stabil dibandingkan KSPT dan Pul Tol yang selalu dirotasi.

KGT bertugas melakukan pengawasan dan evaluasi atas pelaksanaan tugas KSPT dan Pul Tol. KGT diwajibkan untuk melakukan monitoring aktivitas transaksi secara realtime dengan acak minimal selama 1 jam pengamatan dalam 1 minggu, serta monitoring rekaman periodik secara acak minimal selama 1 jam pengamatan dalam 1 minggu. Selain dari pemantauan yang dilakukan dari data yang diperoleh dari alat, KGT juga diwajibkan untuk melakukan monitoring langsung ke lapangan atas aktivitas pelaksanaan transaksi minimal 1 jam pengamatan dalam 1 minggu. Selain pelaksanaan aktivitas monitoring, KGT juga wajib untuk melakukan evaluasi terhadap setiap status transaksi yang terjadi di Gerbang Tol yang dikepalainya. Evaluasi transaksi ini dilakukan baik pada transaksi normal, dan juga transaksi kejadian khusus seperti notran, LTN, cancel, dan reset. Dalam pelaksanaan evaluasinya ini, KGT juga dibantu dengan data rekaman dari CCTV dan alat pendukung pengendalian transaksi yang telah dijelaskan sebelumnya.

KGT juga diwajibkan untuk melakukan pelaporan atas aktivitas pengendaliannya, yang dituangkan ke dalam laporan bulanan pengendalian pelaksanaan transaksi. Laporan ini disusun berdasarkan data dari CCTV yang berisikan:

1. Hasil monitoring harian secara acak aktifitas transaksi real time. 2. Hasil monitoring harian secara acak rekaman periodik (non transaksi). 3. Rekapitulasi hasil Evaluasi dan Verifikasi yang dilakukan oleh KSPT

terhadap Notran, LTN, Cancel, Reset, Gangguan Deteksi Peralatan Tol dan Keberfungsian kinerja CCTV.

4. Data log penggunaan/pemanfaatan CCTV oleh KSPT. 5. Hasil Evaluasi Kesesuaian Pelaksanaan Tugas Pengumpul Tol.

Prosedur Pengendalian Transaksi di Gerbang Tol 1. Sistem Tertutup

Gambar diatas ini adalah prosedur alat-alat pengendalian pelaksanaan transaksi di gerbang tol masuk yang memakai sistem tertutup. Tahapan tahapannya adalah sebagai berikut:

1. Pengguna tol melintasi Loop Coil yang akan menyebabkan alat GTO secara otomatis mengeluarkan Kartu Tanda Masuk Elektronik (KTME). Di dalam KTME tersebut akan terisi data mengenai asal


gerbang masuk dan golongan kendaraan. Ini berlaku juga ketika pengguna tol memutuskan untuk memakai e-Toll card. e-Toll card yang ditempelkan di mesin GTO akan terisi oleh data mengenai asal gerbang masuk dan golongan kendaraan yang dipakai.

2. Pengguna tol mengambil KTME/menempelkan e-Toll card. Jika pengguna tol memutuskan untuk menempelkan e-Toll card, maka e-Toll card tersebut akan terisi oleh data mengenai gerbang masuk asal dan golongan kendaraan yang dipakai.

3. Jika transaksi sukses, maka CDP (Customer Display Panel) akan menampilkan informasi transaksi kepada pengguna jalan dan akan mengaktifkan atau membuka ALB (Automatic Lane Barrier) atau palang pintu tol.

4. Pengguna jalan melintasi OBS (Optical Beam Sensor) dan LC (Loop Coil) yang secara otomatis akan mengaktifkan sensor deteksi.

5. OBS dan LC akan mendeteksi kendaraan pengguna tol yang kemudian akan mengaktifkan kamera CCTV secara otomatis untuk menangkap gambar kendaraan yang melintas tadi.

6. Setelah pengguna tol melintasi LC yang berada di depan ALB, maka ALB akan tertutup kembali.

Dalam kasus gerbang masuk sistem tertutup yang tidak otomatis, maka pengendalian transaksi akan dibantu dengan VCD (Vehicle Class Display) yang bertugas membantu Pul Tol memasukkan input data transaksi kendaraan yang melintas dengan tepat pada panel console TCT.

Gambar diatas ini adalah prosedur alat-alat pengendalian pelaksanaan transaksi pembayaran di gerbang tol keluar. Tahapan tahapannya adalah sebagai berikut:

1. Pengguna tol menyerahkan KTME dan membayar tol (tunai/e-Toll card)

2. Pul Tol membacakan KTME dan menentukan metode pembayaran melalui Toll Collector Terminal (TCT)

3. TCT dan CDP akan menampilkan informasi transaksi kepada pengguna tol

4. Pengguna tol menerima tanda terima dan uang kembalian (jika ada) - Jika tanda terima gagal untuk diproses/tidak bisa dikeluarkan

dari console TCT, maka Pul Tol harus menggunakan karcis tanda terima manual dan harus melaporkan penggunaannya.

5. OBS dan LC akan mendeteksi kendaraan pengguna tol


6. OBS dan LC akan mendeteksi kendaraan pengguna tol yang kemudian akan mengaktifkan kamera CCTV secara otomatis untuk menangkap gambar kendaraan yang melintas

2. Sistem Terbuka

Gambar diatas ini adalah prosedur alat-alat pengendalian pelaksanaan transaksi di gerbang tol sistem terbuka. Oleh karena sistem terbuka tidak mengenal gerbang masuk dan gerbang keluar, maka tahapan-tahapan pengendaliannya juga menampilkan beberapa perbedaan dengan sistem tertutup sebelumnya.

Tahapan tahapannya adalah sebagai berikut:

1. Pengguna tol membayar tol (tunai/e-Toll card) 2. Pul Tol menentukan metode pembayaran melalui Toll Collector

Terminal (TCT) 3. TCT dan CDP akan menampilkan informasi transaksi kepada

pengguna tol 4. Pengguna tol menerima tanda terima dan uang kembalian (jika ada)

- Jika tanda terima gagal untuk diproses/tidak bisa dikeluarkan dari console TCT, maka Pul Tol harus menggunakan karcis tanda terima manual dan harus melaporkan penggunaannya.

5. OBS dan LC akan mendeteksi kendaraan pengguna tol 6. OBS dan LC akan mendeteksi kendaraan pengguna tol yang kemudian

akan mengaktifkan kamera CCTV secara otomatis untuk menangkap gambar kendaraan yang melintas

Sedangkan untuk GTO non-tunai (e-Toll card), tahapan pengendaliannya adalah sebagai berikut:

1. Pengguna tol melintasi Loops Coil yang ada di jalur GTO yang akan mengaktifkan OBS dan akan memicu ALB untuk menutup jalur yang dilewati oleh pengguna tol

2. Oleh karena jalur GTO sampai saat ini masih dikhususkan untuk pengguna kendaraan kecil yang masih berada pada golongan 1, Loops Coil tidak memberikan input mengenai dimensi dan berat kendaraan yang melintas melainkan hanya memberikan input bahwa ada kendaraan yang melintasinya.

3. Pengguna tol menempelkan e-Toll card nya ke mesin vending otomatis, jika transaksi berhasil maka detail data transaksi yaitu jenis kendaraan, gerbang tol, serta tarif yang dikenakan, akan ditampilkan di CDP.

4. Pengguna tol melintasi daerah cakupan sensor OBS yang akan mengaktifkan kamera CCTV untuk menangkap gambar kendaraan pengguna tol yang melintas sekaligus memicu ALB untuk membuka jalur yang dilewati tersebut.


Alur Dokumentasi Pencatatan Transaksi Pendapatan Tol

Di akhir setiap shift nya, Pul Tol akan mengeluarkan dan menghitung hasil tol, setelah memisahkannya dari uang kembalian, dan kemudian menuangkannya ke dalam form/dokumen Setoran Pengumpulan Tol (selanjutnya disebut dengan SPT). Fisik dokumen SPT dikeluarkan oleh Bank Pengumpulan Tol terkait di masing-masing gerbang tol nya. Dalam observasi yang penulis lakukan, Bank Pengumpulan Tol yang dimaksud adalah Bank BRI. Form dokumen SPT ini tercantum detail seperti nama Pul Tol yang menyetorkan, di gardu tol mana Pul Tol bekerja, pada hari tanggal serta shift berapa penyetoran tersebut dilakukan, berapa uang kembalian yang akan dikembalikan lagi kepada Bank Pengumpulan Tol, rincian pendapatan tol yang diperoleh yang diurutkan berdasarkan denominasi uang yang diperoleh, kolom verifikasi KSPT, pertanggungjawaban pendapatan minus (jika ada), serta kolom pengesahan tanda tangan untuk Petugas Bank, KSPT, serta Pul Tol yang menyetorkan. Fisik orm dokumen SPT ini tidak memandang apakah akan dipakai di dalam gerbang tol yang memakai sistem tertutup atau terbuka. Kedua sistem gerbang tol ini sama-sama memakai bentuk form SPT yang sama.

Pul Tol akan mengisi SPT tersebut dengan rincian berapa banyak uang yang akan disetorkan dan dalam denominasi berapa saja. Kemudian uang hasil transaksi beserta SPT ini diserahkan Pul Tol kepada Petugas Bank Pengumpulan Tol yang ada di kantor Gerbang Tol tempat mereka bekerja. Setelah Petugas Bank Pengumpulan Tol menerima dokumen SPT beserta uang hasil transaksi, maka mereka akan mengeluarkan dokumen Laporan Form SPT sebagai tanda bahwa mereka telah memeriksa bahwa jumlah uang yang mereka terima sudah sesuai dengan apa yang tercantum di form/dokumen SPT yang diisi oleh Pul Tol. Dokumen ini berisikan mengenai detail Gerbang Tol, hari dan tanggal terjadinya penyetoran pendapatan tersebut, pada shift berapa transaksi itu terjadi, rincian detail nomor gardu, nomor SPT, rincian jumlah pendapatan tol (dalam Rupiah), keterangan (jika ada), total pendapatan keseluruhan yang disetor ke Bank baik dalam angka dan huruf, dan lampiran tanda tangan pengesahan dari KSPT dan Petugas Bank.

Pul Tol yang telah menerima Laporan Form SPT ini kemudian akan meminta verifikasi kepada KSPT di shift yang bersangkutan. KSPT akan menerimanya dan kemudian memverifikasi dengan data jurnal yang mereka miliki dari terminal pengendalian yang mereka miliki beserta dengan data dukung yang ada lainnya, misalnya dari input alat elektronik pendukung pengendalian transaksi yang telah dijelaskan sebelumnya.

Ketika sudah dilakukan proses verifikasi, maka hasil verifikasi ini akan ditindaklanjuti dengan menyerahkan Laporan Form SPT nya kembali kepada Petugas Bank Pengumpulan Tol. Petugas Bank nya akan mencocokkan dengan kopian Laporan Form SPT yang mereka miliki sebelumnya. Jika sesuai, maka dokumen Laporan Form SPT yang sudah diverifikasi oleh KSPT tadi akan diserahkan kepada Pul Tol. Jika terdapat selisih, maka akan ditagihkan dengan segera kekurangannya kepada Pul Tol yang kemudian akan menulis Berita Acara mengenai hal ini. Jika sudah diselesaikan, maka pihak Petugas Bank


Pengumpulan Tol menyerahkan dokumen Laporan Form SPT yang sudah diverifikasi oleh KSPT tadi kepada Pul Tol.

Pul Tol yang telah menerima Laporan Form SPT yang sudah diverifikasi oleh KSPT tadi kemudian membuat dan menandatangani pertanggungjawaban hasil yang akan dituangkan ke dalam dokumen Laporan Pertanggungjawaban Hasil Tugas Pengumpul Tol atau disebut juga dengan dokumen LP 1 yang akan diserahkan kepada KSPT untuk dievaluasi beserta data dukung yang dimilikinya.

Dokumen LP 1 bisa disebut juga sebagai alat tambahan dalam memastikan bahwa data yang telah tercantum di bukti setoran sebelumnya itu sudah tertulis dengan benar dan telah diketahui dan diotorisasi oleh KSPT dan Petugas Bank. Fisik dokumen LP 1 berisikan detail mengenai pendapatan tol serta jumlah transaksi minus atau plus (jika ada), detail mengenai lalu lintas baik yang benar-benar terjadi, transaksi notran, dan transaksi yang dilakukan dengan bagian operasi serta karyawan perusahaan dan mitra kerja perusahaan yang pada dasarnya tidak dikenakan tarif tol. Selain itu juga terdapat kolom catatan mengenai detail transaksi notran (jika ada) dan kendaraan apa saja yang masuk menjadi transaksi notran tadi. Ini biasa terjadi ketika ada rombongan VIP yang melintas dan menyebabkan satu jalur gardu tol untuk senantiasa terbuka sepanjang rombongan tersebut melintas. Selain itu, transaksi notran ini bisa terjadi karena ada objek atau barang yang terlalu lama melintasi area sensor di gerbang tol yang menyebabkan sensor tersebut terus merekam meskipun ketika dilihat dan diperiksa kembali rekaman dari kamera CCTV, tidak ada kendaraan yang melintas. Ini bisa saja orang atau petugas yang melintas, bisa saja hewan yang kebetulan melintasi area sensor. Ini disebut juga dengan transaksi ALR.

Ketika KSPT telah mengevaluasi dan menemukan kesesuaian, maka KSPT akan mengeluarkan dokumen Laporan Pertanggungjawaban Hasil Tugas atau disebut juga dengan dokumen LP 2. Dokumen ini berisikan rencana dan realisasi penempatan Pul Tol, pengaturan waktu operasi, hasil kerja operasi yang berisikan setoran pendapatan tol yang berhasil dikumpulkan oleh para Petugas Pul Tol, pengesahan kejadian khusus seperti cancel, notran, ALR (ada objek selain kendaraan yang melewati gardu), dan LTN gardu. Selain itu, KSPT akan menyiapkan dokumen Laporan volume lalu lintas dan pendapatan tol per shift. Dokumen ini berisikan total lalu lintas serta pendapatan tol yang didapat tiap shift.

Mengenai dokumen pelaporan pendapatan serta lalu lintas tol, terdapat dua jenis, yaitu:

1. Dokumen pelaporan penggunaan KTME; ini hanya berlaku di Gerbang Tol yang memakai sistem tertutup. Dokumen ini dibagi menjadi 3 bagian:

a. AT-1; yaitu dokumen pelaporan penggunaan KTME/lalu lintas kendaraan per gardu

b. AT-3; yaitu dokumen pelaporan penggunaan KTME/lalu lintas kendaraan per shift kerja

c. AT-5; yaitu dokumen pelaporan penggunaan KTME/ lalu lintas kendaraan per hari kerja

2. Dokumen pelaporan lalu lintas serta pendapatan tol; dokumen ini dibagi menjadi 3 bagian:


a. AT-2; yaitu dokumen pelaporan lalu lintas serta pendapatan tol per gardu. Berisikan rincian arus lalu lintas serta pendapatan tiap gardu.

b. AT-4; yaitu dokumen pelaporan lalu lintas serta pendapatan tol per shift kerja. Berisikan rincian arus lalu lintas semua gardu dalam satu shift, dan rincian pendapatan semua gardu dalam satu shift.

c. AT-6; yaitu dokumen pelaporan lalu lintas serta pendapatan tol per hari kerja. Berisikan rincian arus lalu lintas tiap shift nya, dan rincian pendapatan tiap shift nya

Jika telah mengevaluasi dan tidak menemukan kesesuaian, maka dokumen LP 1 akan dikembalikan kepada Pul Tol untuk dimintai penjelasan lebih lanjut mengenai ketidaksesuaiannya dan jika sudah maka dikembalikan lagi kepada KSPT untuk kemudian ditindaklanjuti di dalam dokumen LP 2. Hasil pelaporan pendapatan tol yang tertuang dalam AT-2, AT-4 yang kemudian akan bermuara di laporan AT-6 tiap harinya ini terus dicatat dan dilaporkan setiap harinya sampai akhirnya terkumpul data pelaporan pendapatan tol bulanan. Ketika data AT-6 sudah dibuat, maka KSPT akan mengeluarkan dokumen FRSPT atau Form Rekap Setoran Pengumpulan Tol. Setelah itu, semuanya diserahkan kepada KGT dan kepada Tata Usaha Gerbang Tol yang akan melakukan proses rekap seluruh data untuk nantinya diserahkan dan dievaluasi oleh KGT. Jika gerbang tol yang menjadi tempat transaksi terjadi adalah gerbang tol yang memakai sistem tertutup, maka ada satu dokumen lagi yang harus dilaporkan, yaitu Dokumen AT-3. Fisik dokumen AT-3 bisa dilihat pada. Dokumen AT-3 adalah dokumen pengendalian lalu lintas yang melewati gerbang tol yang memakai sistem tertutup. Dokumen ini adalah perwujudan dari pencatatan atas setiap KTME yang dikeluarkan setiap kali ada transaksi. Dokumen ini bisa menjadi data pendukung dalam mengendalikan pendapatan di gerbang tol yang memakai sistem tertutup. Biasanya, dokumen AT-3 ini disertai dengan data dukung tambahan. Data dukung tambahan ini berisikan detail jumlah KTME mulai dari awal proses pendistribusiannya ke masing-masing gerbang tol, rincian penggunaan KTME, sampai dengan jumlah akhir KTME di masing-masing gerbang tol tersebut dan detail pemakaian KTME di gerbang masuk dan sebaliknya, detail KTME yang diterima di gerbang keluar.

Disini penulis mendapati proses yang mubazir, yaitu saat dimana bagian TU mengumpulkan semua data yang telah disusun oleh KSPT dan Pul Tol, setelah itu bagian TU pada dasarnya hanya merekap semua dokumen yang ada mulai dari form SPT, data bukti setoran SPT, AT 4, AT 6, LP 1, LP 2, dan dokumen FRSPT, dan kemudian memberikannya kepada KGT sebagai bahan untuk laporan harian gerbang tol yang akan dia susun. Setelah KGT menerima input dari KSPT dan TU Gerbang Tol, maka KGT akan mengklarifikasi datanya dengan melakukan pengecekan silang dengan TU. Setelah ditemukan kesesuaian, maka KGT akan mengesahkan dan menandatanganinya dan kemudian mulai menyusun Laporan Harian Gerbang nya beserta dengan FPSPT atau Form Pengendalian Setoran Pengumpulan Tol.

Laporan Harian Gerbang nya itu nantinya akan dilaporkan ke divisi Operasi regional wilayahnya. Dari divisi Operasi regional nantinya akan melakukan proses evaluasi atas lalu lintas dan pengumpulan tol serta


menindaklanjuti laporan laporan yang ada dan disertai di dalam Laporan Harian Gerbang oleh KGT. Setelah itu divisi Operasi akan menyerahkannya kepada divisi keuangan yang akan mengevaluasi bukti-bukti setoran yang ada, kemudian akan diserahkan kepada General Manager regional tersebut yang nantinya akan melaporkan Hasil Pengumpulan Tol atau HPT beserta data rekonsiliasinya ke kantor pusat.

Mengenai temuan audit atau pemeriksaan atas transaksi abnormal seperti notran, cancel, LTN gardu serta ALR ini, penulis melihat bahwa setiap transaksi ini pertama-tama harus dalam sepengetahuan KSPT dan KGT dalam menentukan apakah kendaraan yang melintas nanti itu bisa dianggap sebagai transaksi notran atau sejenisnya.

Dalam kasus rombongan kendaraan VIP dan VVIP yang akan memakai jalan tol, pertama-tama kepala rombongan atau orang yang ditugaskan menjadi penyelenggara administrasi transportasi para kendaraan VIP dan VVIP tersebut terlebih dahulu harus membuat dan menyampaikan surat tertulis kepada KGT jaringan jalan tol terkait mengenai adanya kejadian tersebut. Kemudian KGT akan menindaklanjuti dan membalas surat permohonan tertulis tersebut dengan mengeluarkan surat perintah kepada KSPT yang intinya adalah agar Pul Tol di gerbang tol yang telah ditentukan dalam transaksi notran itu, memperbolehkan kendaraan VIP dan VVIP itu untuk melintasinya secara langsung tanpa harus berhenti untuk membayar terlebih dahulu. Detail mengenai kendaraan VIP dan VVIP itu termasuk juga mengenai nomor polisi, jenis kendaraan, serta berapa banyak kendaraan yang akan melintas di periode waktu yang telah ditentukan tersebut.

Ketika kendaraan VIP dan VVIP tersebut telah melintas, Petugas Pul Tol wajib untuk mencatat detail mengenai transaksi tersebut, termasuk juga nomor polisi, jenis kendaraan, serta berapa banyak kendaraan yang melintas tadi, ke dalam form dokumen LP-1 di bagian kolom catatan. Lalu, form dokumen LP-1 ini, seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, akan diserahkan kepada KSPT untuk diperiksa serta diperbandingkan dengan terminal console pengendalian yang KSPT miliki beserta dengan data bukti lainnya lalu kemudian mengotorisasinya. Kemudian ini akan diserahkan lagi kepada KGT, sesuai dengan langkah-langkah yang telah dijelaskan sebelumnya, untuk kemudian diperiksa dan kemudian diotorisasi.

Dalam hal penagihan jasa tol, KGT akan memberikan slip dokumen karcis tanda terima manual, yang telah diketahui dan diotorisasi oleh KSPT shift terkait transaksi tersebut, beserta dengan data bukti seperti rekaman gambar CCTV dan bukti lainnya kepada pihak penyelenggara perjalanan kendaraan VIP dan VVIP bersangkutan. Laporan penggunaan slip dokumen karcis tanda terima manual nantinya akan diisi sesuai seperti langkah-langkah yang telah dijelaskan sebelumnya.

V. Pembahasan

Secara struktur serta peran audit internal di dalam pengendalian internal di bidang pendapatan ini sudah cukup memadai dalam melakukan pengamanan terhadap pendapatan yang telah diperoleh perusahaan Ini dapat dilihat dari adanya prosedur pengendalian yang telah ditetapkan serta peran-peran yang dibagi dan


diambil di masing-masing lini operasional yang memungkinkan adanya mekanisme check and balance di setiap tingkatan, yang dimulai dari lini operasional paling bawah, lalu ke tingkatan shift kerja, cabang, dan yang akhirnya bermuara di akun jurnal pendapatan yang dipegang oleh kantor pusat.

Selain itu, berdasarkan hasil penelitian yang telah diuraikan dan dijelaskan sebelumnya, penulis melihat bahwa proses pengendalian internal di PT. JSMR sudah cukup baik. Proses check and balance atas satu fungsi dengan fungsi lainnya sudah ada. Selain itu proses dokumentasi atas kegiatan yang dilakukan sudah ada, serta ada mekanisme yang mengatur ketika kegiatan tidak dilakukan atau dilaporkan sebagaimana mestinya.

Prosedur serta peran yang diambil masing-masing lini operasional yang turut serta melakukan pengendalian internal ini sangat ditunjang dengan Kode Etik Perusahaan. Menurut penulis, Kode Etik ini sangat dijunjung tinggi dalam setiap pelaksanaan kerjanya. Salah satu yang penulis dapati langsung adalah setiap personil audit internal dan operasional PT. JSMR memegang teguh prinsip dintegritas obyektivitas serta kerahasiaan dalam menjalankan tugasnya. Setiap personil dalam tataran audit internal serta operasional yang penulis temui langsung itu senantiasa memperlihatkan sikap kehati-hatian dalam menindaklanjuti setiap temuan yang mereka temukan di lapangan. Mereka juga menanggapi setiap aktivitas yang mereka temui di lapangan dengan cara yang obyektif. Prinsip kerahasiaan ini merupakan prinsip yang paling sering penulis temukan dalam proses penulisan karya ilmiah ini. Maksud dari pernyataan ini adalah setiap personil di dalam tataran audit internal serta operasional jarang bisa memberikan akses terhadap data internal perusahaan tanpa melalui proses perijinan yang telah diketahui dan disetujui oleh pihak-pihak berwenang yang secara struktural berada diatas jajaran operasional dan juga audit internal. Setiap personil di dalam tataran audit internal dan operasional sangat berhati-hati dalam memberikan ijin/akses terhadap data internal serta mengeluarkannya kepada pihak eksternal perusahaan. Selain itu juga, prosedur dalam pengendalian terhadap pendapatan sudah sesuai dengan peraturan perundang-undangan dan regulasi terkait.

VI. Kesimpulan

Terlepas dari yang sudah dibahas, diteliti, dan diamati, penulis masih mendapati beberapa proses yang redundant dalam pelaksanaan pengendalian pendapatan, seperti misalnya ketika bagian TU gerbang tol menyerahkan bundle dokumen laporan yang dihasilkan oleh Bank Pengumpulan Tol, Pul Tol dan KSPT untuk dijadikan sebagai bahan dirinya dalam menyusun Laporan Harian Gerbang Tol. Dokumen laporan terkait yang menjadi bahan dalam penyusunan Laporan Harian Gerbang Tol adalah dokumen SPT, data bukti setoran SPT, LP 1, LP 2, AT-4, AT-6, dan dokumen FRSPT.

Proses ini seharusnya bisa secara langsung ditangani antara KGT dengan KSPT bersangkutan tanpa harus melalui perantara bagian TU gerbang tol jika maksudnya memang untuk memastikan apakah data-data yang telah dituliskan di dalam dokumen-dokumen terkait yang membentuk susunan Laporan Harian Gerbang Tol itu benar. Selain itu, KSPT dan KGT juga masing-masing memiliki terminal console tersendiri yang memungkinkan masing-masing dari mereka mempunyai rekaman data tersendiri atas apa yang terjadi di lapangan


sesungguhnya. Seharusnya hanya dengan membandingkan data antara rekaman transaksi yang terjadi di setiap gerbang, shift dan harinya yang mereka miliki di masing-masing console dengan data laporan yang ada, sudah cukup memadai dalam hal pengendalian internal atas pendapatannya. Ketika dokumen yang ada telah dicocokkan dan telah ditemukan kesesuaiannya, maka dokumen bisa langsung disetujui serta diotorisasi oleh KGT dan kemudian KGT bisa mulai menyusun Laporan Harian Gerbang Tol nya.

Proses pemilihan golongan kendaraan dalam Gerbang Tol sistem tertutup yang masih berada dibawah pengoperasian operator juga masih rawan untuk salah catat. Misalnya, dalam kasus bis yang secara dimensi adalah kendaraan yang termasuk dalam golongan II tetapi secara regulasi, bis merupakan kendaraan yang masih termasuk dalam golongan I. Disini operator masih harus memasukkan secara manual ke dalam console TCT nya bahwa kendaraan bis yang lewat itu adalah golongan 1 karena dalam mesinnya sendiri lampu petunjuk yang menyala masih akan menunjuk ke golongan 2. Di dalam sistem console TCT nya tidak terdapat algoritme yang dapat langsung mengambil alih secara otomatis bahwa khusus kendaraan bis itu masuk ke dalam kendaraan golongan 1. Selain itu, penulis mendapati bahwa proses klaim atas pendapatan non-tunai atau e-Toll itu memakan waktu yang cukup lama yaitu 1 bulan. Proses ini dimulai ketika kantor cabang PT. JSMR mengirimkan nota catatan transaksi seperti form dokumen AT-4 dan AT-6 setiap bulannya ke bank untuk mengajukan proses settlement transaksi e-Toll. Ketika Bank sudah menerima, maka Bank kemudian akan mengirimkan ke rekening masing-masing kantor cabang. Mengingat sifat bisnis PT. JSMR yang sangat bergantung pada uang segar untuk dipakai dalam operasinya baik mulai dari sebagai uang kembalian yang didistribusikan setiap harinya ke seluruh jaringan tol yang dimilikinya, sampai untuk membiayai investasi dan operasionalnya. Belum lagi jika proses klaim tersebut mengalami keterlambatan dari sisi Bank partner penyedia jasa e-Toll tersebut.

VII. Saran

Dari penjelasan dan pembahasan yang dituliskan sebelumnya, penulis menyarankan untuk adanya pengurangan alur serta dokumen yang dipakai dalam rangka pengendalian internal pendapatan ini. Terutama di tahapan diantara KSPT dan KGT. Apalagi mengingat bahwa antara KSPT dan KGT sama sama memiliki terminal console pengendalian yang sama, sebaiknya penyerahan rekap dokumen yang dilakukan oleh TU yang terdiri dari SPT, data bukti penyetoran SPT, LP 1, LP 2, AT-4, AT-6, sampai dengan dokumen FRPST ini bisa dikurangi dengan cara KSPT dan KGT sama sama melakukan pengendalian melalui terminal console mereka masing-masing dan kemudian ketika dokumen yang telah disebutkan sebelumnya telah dihasilkan, maka KGT hanya tinggal melakukan pengecekan silang atas data yang dihasilkan oleh terminal console dan dibandingkan data yang dihasilkan dari Pul Tol dan KSPT.

Selain itu juga, penulis menyarankan agar proses klaim atas pendapatan non-tunai atau e-Toll ini dipercepat atau setidaknya memiliki dasar klaim serta perjanjian dari sisi PT. JSMR yang lebih kuat agar dari sisi likuiditas operasional sehari-harinya tidak terganggu.


Terlepas dari data dokumen serta prosedur yang telah didapatkan, penulis masih mendapatkan hambatan dalam hal flowchart lengkap mengenai prosedur terkait settlement e-Toll. Hal ini terkait dengan perjanjian bisnis yang dimiliki oleh PT. JSMR dengan Bank-bank mitranya. Jika tidak terdapat keterbatasan ini, penulis bisa mendapatkan pemahaman yang lebih komprehensif atas masalah atas lamanya proses klaim dan kemudian penulis akan dapat menghasilkan ide yang lebih solutif atas masalah ini.

VIII. Daftar Referensi

Arens, A. Alvin, Loebecke K. James. 2008. Auditing: An Integrated Approach Alih

Bahasa Amir Abadi Jusuf. New York: Prentice Hall International, Inc. COSO. 2013. Internal Control – Integrated Framework. Effendi, Muh.Arief. “Perkembangan Profesi Internal Audit Abad 21”

Dipresentasikan di Universitas Internasional Batam (diakses pada Maret 2016).

IIA. 1993. Statement of Responsibilities of Internal Auditing. IIA. 2010. International Professional Practices Framework: Measuring Internal

Audit Effectiveness and Efficiency. Moeller, Robert. 2009. Brink’s Modern Internal Auditing. New Jersey. John Wiley

& Sons Inc. Mulyadi. 2000. Auditing. Jakarta: Salemba Empat. Peraturan Bapepam LK no. IX.I.7 Peraturan Bapepam No. KEP-496/BL/2008 tentang Pembentukan dan Pedoman Penyusunan Piagam Unit Audit Internal Peraturan Menteri Negara BUMN nomor: PER – 01/MBU/2011 tentang Penerapan

Tata Kelola Perusahaan Yang Baik (Good Corporate Governance) Pada Badan Usaha Milik Negara

Ramamoorti, Sridhar. 2003. “Chapter 1 Internal Auditing: History, Evolution, and

Prospects”. The Institute of Internal Auditor Research Foundation. http://www.theiia.org/download.cfm?file=1774 (diakses pada Maret

2016). Sawyer, Lawrence B., Mortimer A. Dittenhofer, dan James H. Schemer. 2009.

Audit Internal Sawyer. Salemba Empat.


audit internal sistem pendapatan (studi kasus pada …

Documents