Aspek Penilaian dalam Penyusutan ArsipIr. Anon Mirmani, SS, MIM-Arc/Rec.Staf Pengajar DIPIakultas Ilmu Pengeta!uan "udaya #$IDisampaikan padaSosialisasi Penyusutan Arsip %euanganDepartemen &nergi dan Sum'er Daya Mineral()-*+ ,o-em'er *++)PendahuluanSe'ua! organisasi yang dinamis seperti Departemen &nergi danSum'er Daya Mineralsuda! pastimeng!asilkan arsip seiring dengan jeniskegiatanpadaorganisasinya. Dalamperjalanannyaarsipyangdi!asilkankarena sengaja diciptakan dan dipeli!ara ole! se'ua! organisasi untukmem'erikan 'ukti !ukum, administrasi dan keuangan. .etapi organisasi juga!arus suda! mulai merencanakan 'ila arsip terse'ut suda! jarangdigunakan, k!ususnya arsip keuangan dan administrasi yang tercipta sangatvoluminousuntuksegeradinilai kem'ali danmengam'il keputusanuntukdimusna!kan. Paparan dalam tulisan ini adala! tentang aspek penilaian dalam rangkapenyusutan arsip keuangan dilingkungan Departemen &nergidan Sum'erDaya Mineral. .ulisan meliputi pem'a!asan tentang perlunya penilaian danpemusna!an arsip dalam se'ua! organisasi, proses dan prosedur penilaian,menggunakanjad/al retensi se'agai dasar penyusutanarsipdanprosespenyusutan arsip. Penulis menggunakan 'e'erapa pendekatan untuk melakukanpenilaian dan pemusna!an diantaranya adala! pendekatan makro danpendekatan pemusna!an informasi sensitif.Appraisal and disposal planning needs to identify t!e records needed to capture sufficient e-idence of 'usiness acti-ities determine t!e lengt! of time t!e records need to 'e kept decide and document t!e format and location in /!ic! t!e records need to 'e kept determine t!e ultimate disposal of t!e records 0destruction or preser-ation as arc!i-es1.Beberapa istilah yang berhubungan dalam proses penyusutan Penilaian Arsip 2 Appraisal adala! 3Merupakan satu proses untuk menentukan nilai guna dokumen-rekod dan kemudian menentukan musna! atau permanen 'erdasarkan pertim'angan nilaiguna administrasi, !ukum, dan kegunaan fiskal4nilaiguna informasional dan !u'ungannya dengan arsip lainnya. Appraisal adala! Proses e-aluasi aktual atau potensial akuisisi untuk menentukan, 'ila arsip-arsipnya memiliki nilaiguna jangka panjang untuk menjamin ke'utu!anpreser-asiole! lem'aga kearsipan. Appraisal adala!Proses e-aluasi kegiatan-kegiatan 'isnis untuk menentukan rekod/arsipyangmanaakandiperta!ankandan'erapalamaakandisimpan, untukmemenu!i kegiatan 'isnis, pertanggungja/a'an organisasi dan !arapanmasayarakat karena nilai guna kelanjutan. Seleksi adala!Proses yang dilakukan ole! seorang petugas kearsipan meliputimengidentifikasi, menilai dan menam'a! arsip yang 'ernilai guna kelanjutanuntuk memenu!i ke'ijakan tertulis tentang lem'aga/institusi dan atautujuan akuisisi yang lain. Akuisisi adala! Proses untuk memperole! dari 'er'agai sum'er dengan transfer,sum'angan, atau penggantian pem'elian ole! satu 'adan arsip yangdiadakan. Accession adala! .ransfer fisik dan secara !ukum darikegiatan-kegiatan 'a!an-'a!an yangsuda! didokumentasi. Atau proses transfer 'a!an-'a!an kepada repositoridalam kegiatan penam'a!an tunggal.Teori penilaian"erkem'ang 3 dari pendekatan tradisional ke pendekatan makro Pendekatan tradisional memper!atikan ,ilai guna arsip yang 'erkelanjutan 'erdasarkan 35 ,ilai guna primer dan sekunder5 ,ilai guna fungsi fasilitatif dan su'stantif5 ,ilai guna ke'uktian dan informasional6uga akan terli!at !u'ungan 7 entitas yaitu 3 (. Pencipta rekod/arsip*. ungsi dan proses dokumentasi ole! rekod/arsip7. Pengguna yang 'ersentu!an dengan fungsi dan yang pada gilirannya akan mempengaru!i keduanya.Kekuatan macro-appraisal adalah pada visi dan berkaitan. Pendekatan penilaian makro adala! 'erdasarkan fungsi organisasiyaitudenganmengidentifikasi, meli!at dokumenarsipyangadadalamfungsi'ersangkutan. 8al ini 'erarti kita meli!at analisis fungsi dan kegiatanse'ua! organisasi, maka ada per'edaan dengan pendekatan tradisionalyaitu 3Macro-appraisal dan functional analysis "er'eda dengan pendekatan tradisional # 'er'asiskan rekod, pendekatan 'ottom-up dan top-do/n. Macro-appraisal menilai guna rekod/arsip pada le-el organisasi - pemerinta!, 'usines, departemen atau unit-di'andingkan pada dokumen le-el 'erkas indi-idu. Strategi pendekatannya 3 analisis fungsi organisasi dan mengidentifikasi yang sangat 'er'eda3 rekod yang mendukung fungsi akan disimpanProses penilaian makro adala! proses menganalisa/mengkaji apa yangtenga! 'erlangsung dalam unit terpili! untuk mengenali fungsi dan kegiatan,serta menyajikannya dalam skema menyeluru! yang logis. 9le! karena itu,Suatu analisis fungsiakan meng!asilkan 3(. Pernyataan luas fungsi yang 'erkaitan dengan tujuan unit*. %egiatan-kegiatan yang menggam'arkan fungsi-fungsi terse'ut7. %egiatan 'erulang atau transaksi yang menjelaskan kegiatan turun ke yang kecil, tindakan yang dapat di'edakan.8al-!al terse'ut diatasdapat digunakanmelakukananalisisfungsi 'isnisditam'a! tujuan dan strategi organisasi, analisis kegiatan 'isnis untukmengenali seluru! langka! pokok yang mem'uat kegiatan dan pengenalanseluru! transaksi yang terdiri dari setiap langka! dalam kegiatam 'isnis.Appraisal proses meliputi : Regulatory en-ironment 9rganisational needs A'ility to conduct 'usiness Societies e:pectations uture researc!;andasan 8ukum PP ,o. 7= .entang penyusutan arsip S&/+(/(=)(.entang penanganan arsip inaktif se'agaipelaksanaanketentuan perali!an peraturan pemerinta! tentang penyusutan arsip. S&/+*/(=)7 .entang pedomanumum untuk menentukan nilai guna arsip $ndang-$ndang ,o. ) ta!un (==> .entang Dokumen Perusa!aan.Kriteria Penilaian arsip,ilai guna arsip/rekod adala! nilai guna rekod yang didasarkan padakegunaan 'agi kepentingan pengguna rekod/arsip.A. Nilai guna Primer (Primary valuesArsip yang penilaiannya didasarkan pada kegunaan dan kepentinganinstansi pencipta arsip. Dasar penilaian tidak saja kegunaan dan kepentingandalam menunjang pelaksanaan kegiatan organisasi yang sedang'erlangsung dan kepentingan masa yang akan datang. ,ilai guna administrasi,ilaiguna yang didasarkan pada kegunaan 'agipelaksanaan tugasfungsi lem'aga pencipta arsip.?onto!4 undangan,dst ,ilai guna keuangan/fiskal,ilai arsip yang 'erisikan segala !alyangmenyangkut transaksi danpertanggungja/a'an keuangan. ?onto!4 'erkas pem'ayaran'iayapendidikan, 'erkas gaji, laporanpertanggungja/a'an keuangan, pajak,'erkas 'elanja 'arang dst. ,ilai guna !ukumArsipyang'erisikan'ukti-'ukti yangmempunyai kekuatan!ukumatas !ak dan ke/aji'an /arga negara dan pemerinta!.?onto!4 $ndang-undang, peraturan, suratkeputusan, instruksi,edaran,perjanjian,laporan,'erkas kepesertaan, dst ,ilai guna ilmia! dan teknologiArsip yang mengandung data ilmia! dan teknologi se'agai aki'atatau!asil penelitian murni atau penelitian terapan.?onto!4 laporan !asil penelitianB. Nilai guna !ekunder (!econdary "aluesArsip yang penilaiannya didasarkan pada kepentingan organisasi lain ataukepentingan umum se'agai 'a!an 'ukti pertanggungja/a'an nasional. ,ilai guna ke'uktianArsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakanuntuk menjelaskan 'agaimana suatu organisasidiciptakan, dikem'angkan,diatur, fungsi dan kegiatan organisasi terse'ut, serta !asil/aki'at darikegiatan yang dilakukan.?onto!3 Program kerja, rencana kerja, keputusan,prosedur dan tatakerja, sertifikatperusa!aan dst. ,ilai guna informasionalArsip ditentukan ole! isi atau informasi yang terkandung dalam arsipitu untuk kepentingan penelitian dan kesejara!an, tanpa dikaitkan denganorganisasi penciptannya. Arsip 'ernilai sekunder ini dapat disera!kan kepadaArsip ,asional.?onto!3 sertifikat organisasi, prosedur kerja, daftar kepesertaan dst#aktor lain sebagai pertimbangan untuk menilai arsip Duplikasi Accesi'ility Relia'ility dan completenes ?ost of retention Scarcity Age Pri-asi%euntungan penilaian(. Arsipyang'ernilai dapat diidentifikasi dandilindungi sejakterciptasampai di accesion ole! organisasi.*. Dapat mengatur kondisi penyimpanan sejak a/al, se!ingga dapatmengurangi 'iaya perser-asi.Prosedur Penilaian Mem'uat klas disposal Penilaian ter!adap arsip yang disimpan permanen Melengkapi dokumentasi appraisal Diterapkan pada daera! lain ;aporan untuk re-ie/Alat penilaian arsip Sur-ey arsip adala! kegiatan untuk engumpulan data melaluisur-aiuntuk mengeta!ui lokasi penyimpanan, asal dokumen-rekod, kondisi,jenis, kuantitas, kurun /aktu,jalan masuk dan sistem penataannya. In-entory rekod/arsip Suatu daftar yang mencatat dan memuat informasi tentang jenis arsip sesuai dengan kelompok fungsi dan kegiatan .$ontoh %ekod inventory (lampiran 6ad/al retensi arsip6ad/al retensi arsip 0records disposal sc!edule1 merupakan daftar seriessatu organisasi dengan penunjukkan 'agaimana rekod akan dimusna!kansesuda! penciptaannya atau sesuda! selesai penggunaannya. @aitu satudaftar tentang yangmemuat deskripsi ringkas series dokumen-rekod0'erdasarkan fungsi dan kegiatan organisasi1, lama masa simpandokumen-rekod aktif/inaktif,sertatindakanataurekomendasi ter!adapseries arsip yang !a'is masa simpannya..ujuan pengem'angan jra 3Merupakan dasar atau pegangan dalam program pengurangan atau pemusna!an rekod organisasi untuk mencapai efisiensi dan ekonomi organisasi karena 3(. Memusna!kan rekod yang tidak 'erguna lagi*. Memungkinkan 'a!/a rekod-rekod mungkin di'utu!kan ole! organisasi untuk tujuan operasional atau !ukum disimpan dalam jangka /aktu tertentu yang sesuai7. Memenu!i ke'utu!an !ukum dalam retensi