Memahami Fungsi PPIC ( Production Planning Inventory Control )

PendahuluanFungsi Planning dalam perusahaan (manufacture) dijalankan oleh bagian PPIC ( Production Planning and Inventory Control ). Disamping memiliki fungsi production planning, PPIC juga memiliki peranan dalam manajemen Inventory.

Inventory atau barang persediaan merupakan aset perusahaan yang berupa persediaan bahan baku/raw material, barang-barang sedang dalam proses produksi, dan barang-barang yang dimiliki untuk dijual. Karena inventory disimpan di gudang, maka manajemen inventory dan gudang sangat berkaitan. Pergudangan sendiri adalah kesatuan komponen didalam Suplay Chain product. Gudang berfungsi sebagai tempat penyimpanan barang ya, sampai digunakan dalam proses produksi. Fungsi penyimpanan ini sering disebut ruang persediaan, gudang bahan baku, dll. Perusahaan besar atau kecil, untuk pengadaan dan penyimpanan barang ini diperlukan biaya besar. Biaya penyimpanan ini setiap tahun umumnya mencapai sekitar 20 – 40% dari harga barang (Indrajit, R,E., Djokopranoto,R., Manajemen Persediaan, 2003, Gramedia, hal.3). Untuk itu diperlukan strategi atau manajemen inventory yang baik agar biaya persediaan optimum.

Dalam Struktur Organisasi ada beberapa variasi untuk mempertegas fungsi Planning dan Gudang (material ware house dan Final Product ware house), untuk kondisi seperti ini, PPIC bertanggung jawab pada Monitoring Persediaan ( Safety Stock, Mengeluarkan Bill of Material, akurasi data inventory, efektivitas sistem invormasi ).

Sedangkan aktivitas pergudangan, seperti; 1) Penerimaan, Penyimpanan, dan pengiriman raw material ke bagian processing, 2) Penerimaan, Penyimpanan, dan pengiriman final product ke Customer, 3) Mengoperasikan Sistem informasi, Umumnya dibawah kendali Head Ware House setingkat Supervisor atau Manager, disesuaikan dengan Lingkup tanggung jawabnya.

Production Planning ControlTugas umum dari PPIC adalah menerima order dari bagian Penjualan ( Sales/marketing ) lalu memastikan order ini selesai dan dikirim ke customer pada waktu yang sudah disepakati. Simple bukan ?

Tidak sesimple definisinya, fungsi PPIC berkaitan erat dengan fungsi Marketing, Purchasing, dan Produksi. Disamping itu Informasi mengenai level of raw material, Work In Process (WIP), Final Product, dan data stock opname untuk bagian Finance terutama dalam pembuatan laporan keuangan perusahaan juga termasuk dalam tanggung jawab PPIC .Beberapa perusahaan memiliki gaya manajemen production planning yang tampak berbeda secara teknis, tapi secara umum fungsi ini tidak jauh berbeda. Situasi Market menuntut produsen mampu menerapkan strategi operasi yang paling tepat. Salah satu contohnya, untuk menekan biaya penyimpanan, customer menuntut produsen menerapkan model produksi make to order, dengan variasi item product yang tinggi dan pemesanan dalam quantity kecil. Faktor ini akan sangat mempengaruhi model system planning diperusahaan tersebut.

Saya mengajak anda untuk mendalami peran PPIC secara spesifik. Ada cerita yang dapat menjelaskan pola ini, Kami memiliki model produksi MTO, dengan market Jepang sebagai salah satu "potensial market" , pola order barang dari sisi Customer/Distributor Jepang sangat menarik. Saat barang datang di pelabuhan, kontainer langsung didistribusikan ke Customer mereka. Jadi produk kami tidak perlu dikeluarkan dari kontainer. Distributor ini sudah memasukkan jadwal kedatangan atau bongkar muat saat sampai di Pelabuhan disana, jadi mereka tidak memerlukan Gudang perantara untuk menyimpan. Tidak hanya ini, biasanya pola MTO ini diikuti oleh variasi product yang

1

sangat tinggi dalam Lot-lot order yang kecil, yang dalam prakteknya akan membuat aktivitas produksi menjadi lebih sulit dan berpotensi menaikkan cost.

Case seperti diatas menununjukkan begitu sulit bagi Manufacture untuk mengendalikan customer. Bermain di “ceruk” yang ketat, kita tidak boleh hanya berbicara function, tapi aspek-aspek lain yang dimiliki product akan menjadi nilai tambah, dalam memenangkan persaingan. Jika anda seorang praktisi PPIC yang familiar dengan proses Make To order (MTO), memiliki variasi item produk sangat tinggi, dan menerima oder dalam lot-lot kecil, model order seperti ini biasanya sangat merepotkan, terutama dalam tahap realisasi product. Entah ini kebetulan atau tidak, kondisi ini menjadi semacam bumerang bagi proses manufacturing secara keseluruhan. Salah satu problem internal terbesar manufacture kita yaitu fleksibilitas yang rendah, kemampuan bagian produksi dalam mengikuti strategi marketing kadang masih masih sangat kurang. Untuk itu PPIC bertanggung jawab dalam menentukan dan mengevaluasi sistem produksi, apakah harus dilakukan secara manual atau menggunakan soft ware dalam mengelolanya, mutlak sistem ini ada dibawah tanggung jawab PPIC. Terkadang, lemahnya pemahaman dan kesadaran leader-leader produksi akan hal ini menyebabkan sering adanya konflik internal antara PPIC dan Produksi. Saya ibaratkan hubungan PPIC dengan bagian produksi ibarat “Tom and Jerry”. Meskipun tidak menutup kemungkinan, dengan pertimbangan tertentu seperti fleksibilitas perubahan arah produksi, suplay material, dan distribusi data, antara PPIC dan Produksi berada dalam satu atap atau Divisi Operasional. Masing-masing dipimpin oleh Level Manager. Dari contoh case yang pernah saya temui dilapangan, model seperti ini memerlukan sosok Operasional Manager dengan leadership & knowledge yang sangat kuat, jika tidak akan terjadi over lapping Job, batas tanggung jawab yang tidak clear, dan yang paling bahaya yaitu konsesi-konsesi atau kesepakatan negatif yang berpengaruh pada mundurnya schedulle delivery dan konsumsi material yang relatif tinggi.

PPIC bukanlah robot, yang hanya menjalankan aktivitas sesuai prosedure yang berlaku. Tetapi secara Tim, PPIC berisi sekumpulan orang dengan qualifikasi dasar diantaranya, memiliki sifat pembelajar/learning people, memiliki analitycal skill, dan Sistematis. Jadi tidak hanya menjalankan sistem yang sudah ada, tetapi lebih pada memastikan sistem yang dijalankan efektif atau istilah saya "Rule Maker".

Design Planning dan Inventory ControlPeran Sistem Informasi dalam aktivitas production planning sangat besar, begitu besarnya sampai saya berani jamin, tanpa bantuan software, aktivitas planning tidak akan optimal. Planning tidak hanya mengerjakan masalah perencanaan saja, tapi terkait dengan manajemen inventory. Otomatis Planning harus memiliki Link dengan Sistem Purchasing dan Ware house secara real time dan up date. Ini masih dalam scope inventory, belum termasuk aktivitas pengawasan proses produksi. Setiap perubahan dalam proses yang terkait dengan Penjadwalan ulang (reschedulling), Pembuatan ulang (Remake), Permintaan tambahan material, dll, pastinya akan mempengaruhi alokasi capasitas dan seluruh penjadwalan. Pertanyaannya, mungkinkah Ms. Excel melakukannya? Jika yang saya masuk sinkronisasi, yang saya tahu, jawabannya adalah “tidak mungkin”. Excel hanya bisa mengerjakannya secara terpisah dan sangat tergantung pada operator untuk melakukan rangkaian update.

2

SAP for Manufacture

Untuk lebih jelasnya berikut saya sampaikan lingkup kerja PPIC :

Registrasi New Item dan MaterialSetiap Item Product harus memiliki Item Code. Begitu pula Setiap material dan supporting material yang digunakan sekecil apapun harus tercoding. Ada dua jenis material, pertama Raw material, yaitu seluruh material yang digunakan dalam proses pembentukan produk, dan kedua yaitu Supporting material, yaitu material pembantu, yang digunakan untuk melengkapi unit Final product, seperti plastic packaging, sticker, cartoon box, kertas label, dll.

Code untuk Regristasi ini berupa urutan numerik/angka. Kode numerik digunakan agar dapat terbaca oleh sistem. Dalam perkembangannya, untuk mempermudah input data, kode angka dikonversi lagi kedalam barcode, sehingga proses input menggunakan scanner. Selain untuk mempercepat waktu iniput, proses scanning menghasilkan data yang sangat akurat dengan tingkat human error sangat rendah.Item-item baru biasanya didapat dari bagian R&D, setelah melalui uji coba dan berhasil, setelah di verifikasi oleh Quality Control (QC), produk baru harus diregristasi oleh PPIC lengkap dengan komponen penyusun dan formulasi per unit produk ( Material Requirement Planning/MRP )

Logic Regristasi item

Pengelolaan Inventory atau barang persediaanBarang persediaan terdiri dari : 1) Material dan Supporting Material, 2) Work In Process (WIP), dan 3) Final Product.

3

Material dan Supporting Material (M&SM). Ada dua hal yang harus selalu diperhatikan untuk pengadaannya, yaitu; 1) M&SM tanpa melihat order customer , 2) M&SM berdasarkan order customer. Dengan pertimbangan minimalisir biaya pengadaan dan buffer, memiliki stock M&SM dalam batas optimum dengan beberapa metode peramalan memberikan jaminan akan kelancaran proses ( fluently production process ). Namun tidak menutup kemungkinan adanya emergency order atau order spesial sehingga menyebabkan keluarnya Bill of material (BOM) setelah kedatangan order customer atau setelah arrange order ( master production schedulle/MPS )

Work In Process ( WIP ). Kondisi ideal, tahapan process dari satu station ke station lainnya berlangsung secara continue. Namun ada beberapa proses memerlukan pengelolaan khusus, akibatnya produksi terbagi kedalam beberapa divisi berdasarkan proses. Pergeseran barang ½ jadi terkadang tidak bisa sempurna atau satu banding satu. Karena aspek kerumitan dan ongkos pengerjaan yang ekonomis, produk dari Divisi A yang menjadi bahan baku untuk proses di divisi B, terkadang tidak dibuat pas atau sesuai dengan order customer, mempertimbangkan aspek yang saya sebut sebelumnya, quantity yang diproduksi kadang berlebih. Inilah yang disebut WIP, bagian PPIC bertanggung jawab penuh dalam mengendalikan barang persediaan jenis ini. Peranan Sistem Informasi dan penerapan logic proses yang tepat dapat menjamin pengendalian WIP. PPIC akan selalu dapat memantau progress produksi di semua tahapan proses.

Final Product. Barang persediaan jenis ini relatif lebih mudah dikendalikan, karena posisinya sudah di tahap akhir, dengan manajemen ware house yang baik, pengendalian final product bisa dilakukan dengan baik. Poinnya, PPIC harus secara real time dan up to date dalam menerima informasi mengenai final product siap dikirim ke customer.

4

Logic Inventory

Planning dan Monitoring Proses ProduksiMari memasuki intinya. PPIC menjadi semacam Conection point dan Gate, antara dunia luar dan Internal perusahaan dalam konteks realisasi produk. PPIC harus memberikan informasi yang akurat mengenai proses internal ke Sales/Marketing, untuk diteruskan ke Customer. Sama dengan dikehidupan sehari-hari, misal kita di posisi customer, mau beli Gado-gado, kalo penjualnya lambat dan gak jelas kapan selesainya, setiap ditanya jawabannya tidak tahu atau berulangkali sampaikan,”maaf saya cek dulu”, hampir tidak ada kepastian kapan selesainya dan berapa banyak yang bisa diselesaikan. Ini baru masalah gado-gado lho ya. Dalam sebuah industri, bisa saja final product perusahaan kita menjadi material bagi industri lainnya. Misal Industri kancing dan resleting menjadi material bagi industri Garment. Inilah salah satu konsep dari “customer satisfaction” . Customer tidak bisa melihat langsung ke dalam “dapur” anda, tapi bagaimana meresponse datangnya order, akan memberikan gambaran seberapa kuat kemampuan manufacturing perusahaan anda. Disinilah vitalnya peranan PPIC dan Sistem Informasi dalam proses planning dan monitoring .

5

Tahapan dalam planning dan monitoring proses produksi

Arrange OrderIni merupakan tahap awal dari planning, yaitu menerima order dari Sales. Order ini bisa berupa direct order dari customer, atau pembuatan stock untuk buffer saat peak season. Kombinasi Make To order (MTO) dan Make To Stock (MTS). Beberapa perusahaan menyebutnya Schedulling Rencana induk atau pembuatan Master Planning Schedule (MPS). Schedulling ini masih belum detail, masih bersifat global dan memiliki periode yang panjang 3 – 6 bulan. Data-data di MPS sangat penting untuk memberikan informasi ke bagian produksi untuk mempersiapkan resourcesnya, dan ke bagian purchasing untuk mempersiapkan material.

Meski masih didalam scope PPIC, beberapa perusahaan yang sudah terintegrasi sistem informasinya, memberikan tugas input arrange order ke bagian sales. Lho koq bisa…. Inilah keunggulan penerapan sistem informasi yang integral. Purchase order dari Customer, langsung diinput oleh sales, dan “real time” langsung masuk kedalam Master Planning Schedulle. Bayangkan tinggal 1 klik saja, sistem sudah melakukan arrange order secara automatis. Bagaimana melakukannya ?

Konsep dasarnya sebagai berikut. Dasar dari konsep ini, yaitu menyerahkan pekerjaan reguler pada sistem. Karena logika manusia sulit untuk mengolah informasi yang begitu banyak dan dalam waktu singkat, sistem menggunakan logika machine, meski masih di back up dengan proses manual operator. Ada beberapa parameter yang harus terpenuhi :

1. Sistem memiliki data base mengenai sistem Grouping, yaitu menyatukan item produk yang melalui jalur proses yang sama, ibaratnya anda harus memiliki jalur seperti rel kereta api, untuk jelasnya saya sudah menulis detail teknisnya dalam artikel di link ini :http://www.dedylondong.blogspot.com/2012/01/bagaimana-cara-menentukan-lead-time.html . Sebanyak apapun variasi produk yang anda miliki, produksi sudah terbagi kedalam line-line / jalur imaginer, yang dapat teridentifikasi oleh sistem.

2. Informasi ( data base ) mengenai capasitas setiap line produksi3. Informasi ( data base ) mengenai lead time setiap line produksi4. Informasi (data base )stock material

Dengan melihat sistem, PPIC secara manual dapat memperkirakan keamanan suplay material yang dieprlukan, dan segera membuka Purchase order jika dieprkirakan material tidak mencukupi. Input data Bill of material (BOM), memiliki menu tersendiri, sehingga data base yang tersedia tidak hanya kondisi aktual stock real time, tetapi progressnya, mulai dari status : 1) purchase order (pembelian), 2) Arrive status ( tanggal kedatangan ). Informasi ini progress ini sangat penting, karena sistem hanya bisa melakukan alokasi order , jika status seluruh component material lokasinya sudah di factory.

6

Logic Arrange Order

Contoh Display Menu Arrange Order ( Ilustrasi Penulis )

Alokasi & Monitoring OrderSetelah PO Customer ter input kedalam database, secara real time sistem menginformasikan pada PPIC estimasi schedulling dan status component material. Seperti yang saya sampaikan data dalam Arrange order masih sangat kasar dan belum bisa dibaca oleh bagian processing. Perusahaan yang terdiri dari beberapa divisi-divisi yang saling tergantung ( dependent) memiliki kode-kode Gruping yang berbeda-beda. Semakin mendekati proses akhir, pembagian grup/ Line ini semakin terpecah semakin banyak. Disinilah pentingnya PPIC memahami total alur proses realisasi produk.

7

Alokasi order bertujuan untuk membagi Item yang diorder kedalam tahapan-tahapan proses mulai awal sampai delivery. Berbeda dengan arrange order, alokasi order biasanya memiliki periode schedulling yang lebih pendek, yaitu sekitar 2 – 4 minggu , kecuali jika suatu Line benar-benar mendapat order yang kapasitasnya melebihi dari 30 hari ( tentunya ketentuan ini bervariasi disetiap perusahaan ). Tidak semua item dimulai dari proses awal, inilah pentingnya database WIP, beberapa komponen-komponen pendukung reguler juga distock dalam batas optimal di masing-masing divisi. Sistem memberikan pergerakan barang persediaan diseluruh tahapan.

Istilah lain dari Alokasi Order yaitu Dispatching, aktivitas pengeluaran work order/perintah kerja pada bagian produksi terkait. Item-item produk yang ter-alokasi berarti sudah memiliki raw material yang complete. Yang perlu diperhatikan dalam melakukan alokasi & Monitoring order :

1) PPIC memastikan kesiapan capasitas produksi, biasanya untuk order-order dengan kapasitas yang melebihi, jika masih berada direntang capasitas produksi yang disepakati, dan sudah terinput ke dalam database, asumsi yang digunakan yaitu bagian produksi setuju berapapun jumlah order yang diturunkan selama tidak melebihi capasity. Sistem Line memberikan fleksibilitas tinggi. Anda pernah melewati jalur puncak-Bogor ? Anda pernah mendengar sistem Buka Tutup jalur ? Konsepnya seperti ini, dengan menerapkan sistem line, PPIC dapat menerapkan sistem buka-tutup, menambah kapasitas di line tertentu, dengan terlebih dahulu mengurangi atau bahkan menutup line lainnya, tentunya dengan terlebih dahulu berkoordinasi dengan produksi, terutama perihal capasitas mesin dan ketersediaan personel.

2) Mengkomunikasikan ke bagian Sales, untuk diteruskan ke Customer, jika karena sesuatu hal, harus dilakukan schedule yang berbeda, terutama jika terjadi percepatan dan perlambatan penyelesaian.

3) Melakukan response yang cepat jika terjadi masalah yang menyebabkan keterlambatan, denan mengambil option re-Schedulling atau mengontrol Delay.

4) Memastikan order yang sudah ter-alokasi ( dalam sistem) ter-Print out agar bisa dikerjakan oleh bagian produksi. Ini sangat penting, karena print out Work order menjadi dasar bagi personel di lantai produksi. Untuk itu Work Order harus memberikan Informasi-informasi penting terkait : 1) Nama item product, 2) Component Material, 3) Code numeric atau Barcode, 4) Quantity, 5) Tanggal mulai produksi ( start date ) , 6) Tanggal target selesai ( Finish Date), 7) Info lain terkait dengan Spesifikasi produt ( warna, dimensi, dll ), 8) No. Regristasi Customer Order, 9) No. Regristasi Work Order, 10) Identifikasi untuk mampu telusur proses. Konsep yang saya sampaikan ini biasa disebut dengan “ KANBAN” dibeberapa perusahaan Jepang. Tidak hanya informasi diatas, penerapan sistem Kanban menuntut adanya standarisasi tempat-tempat penyimpanan. Misal, product dalam sebuah Box berisi maksimal 400 pcs, jika order dari customer untuk item ini totalnya 1000 pcs, maka Work Instruction Sheet/Kartu kanban terpecah menjadi 3 sheet. Berturut-turut memiliki quantity 400, 400, 200 pcs/sheet. Dengan masing-masing sheet memiliki No. Regrestasi sendiri ( angka dan barcode), dalam prosesnya, Shet-sheet ini selalu mengikuti pergerakan produk. Sepintas memang terlihat boros kertas, tapi melihat akurasi dan kemudahan dalam processingnya, saya pikir masih jauh lebih besar manfaatnya. Saya rekomendasikan sistem ini untuk anda terapkan.

8

Kartu Kanban

5) Melakukan monitoring terhadap progress di setiap stasiun kerja (work station). Delay di satu station akan mempengaruhi ketepatan waktu station didepannya. Jika benar-benar ini terjadi, PPIC harus mengambil langkah-langkah untuk melakukan koordinasi dengan bagian-bagian terkait untuk mendapatkan solusinya.

6) System bersifat Close Loop atau siklus tertutup, untuk setiap Perintah kerja / Work Instruction, progress dan Resultnya harus dapat dimonitor sehingga menjadi informasi balik yang akurat untuk seluruh bagian terkait ( glass wall management ), mulai dari Sales, PPIC, bagian Operation, dan Management.

9

10

Logic Alokasi Order

Display Menu Alokasi Order (Ilustrasi Penulis)

PenutupSepanjang karir saya dalam industri manufacture, PPIC merupakan bagian yang sangat unik.JIka melihat personel HRD, Finance, Produksi, Engineering, GA, Logistic, Continous Improvement (CI), dan QC, mereka ini memiliki basic knowledge yang bisa terpakai jika diterapkan di perusahaan yang bergerak dalam industri berbeda. Dengan tingkat adaptasi relatif lebih mudah, orang-orang yang berada dalam spesialisasi yang saya sebut diatas tingkat perputarannya relatif tinggi, apalagi bagian HRD bsia saya sebut luar biasa tinggi.

Berbeda kondisinya dengan PPIC ( dan R&D), basic knowledge tidak banyak membantu jika orang-

11

orang ini berpindah kerja di indsutri dengan bidang dan model operasi yang berbeda. Tidak bisa 'Copy Paste'. Mereka seperti mulai dari awal dalam memahami total system yang berkaitan dengan Produksi, Logistic, Marketing, bahkan Finance. Barangkali tiga fungsi yang saya sebut terakhir relatif mudah, namun system produksi memerlukan pemahaman yang sangat tinggi. Karena pengetahuan dan pemahaman terhadap keempat system ini merupakan basic knowledge saat memasuki perusahaan yang baru, ini saya asumsikan anda tidak memiliki masalah dalam komunikasi dan interpersonal saat masuk dalam organisasi perusahaan yang baru lho ya. melihat situasi ini, saya sangat maklum jika perpindahan orang PPIC ke perusahaan lain biasanya berada dalam bidang yang sejenis atau mirip, akan lebih safe. Dan saya sangat kagum plus Salut bagi anda, yang berani keluar dan mencoba memasuki bidang industri yang berbeda.

Berikut 3 Tips dasar bagi PPIC Leader ( Chief atau Manager level ) agar sukses dalam industri

manufacture :

1. Memahami seluruh prosedure operasional terkait dengan produksi, inventory, logistic, marketing.

Tidak hanya tekstual, tetapi kondisi actual wajib untuk dipahami. Knowledge ini akan sangat berguna

dalam menganalisa permasalahan yang melibatkan beberapa bagian. Pemahaman mutlak akan

prosedure menjamin rasa hormat personel dari bagian lain.

2. Memahami proses produksi dengan aktual & detail. Jika anda berfikir, bisa memahaminya dengan

hanya mempelajari flowchart, Instruksi kerja, SOP, dll. Ini masih sangat kurang, Pemahaman anda

sebagai orang PPIC harus sama baiknya dengan skill & knowledge Supervisor dan Manager Produksi

bahkan lebih baik, jika PPIC berperan sebagai 'Rule Maker' .

3. Positioning yang jelas dan tepat. PPIC bukanlah perpanjangan tangan Produksi dan Marketing.

Untuk itu dengan dilandasi dua poin diatas, PPIC harus berada di posisi yang proporsional, dengan

fokus pada target utama, yaitu ketepatan Delivery dan Stabilitas Capasitas Produksi.

Saya sadar sepenuhnya artikel ini bukanlah sebuah manual book yang berisi ratusan halaman tentang detail alur proses, prosedure, sistem informasi, dll. Sulit bagi saya untuk mentransfer secara lengkap ke dalam format tulisan yang singkat ini. Karena setiap manufacture memiliki modelproduction planning yang (sedikit) berbeda, maka artikel dapat berperan sebagai kondsep dasar dan cara berpikir. Tentunya masih banyak aspek yang bisa dikembangkan dalam mensupport manufacture dalam memenuhi kepuasan pelanggan dari sisi realisasi product.

12

Akhir kata, ditengah berbagai kekurangan, semoga artikel ini memberikan manfaat bagi rekan-rekan dalam membangun sistem Production Planning dan Inventory. Sehingga, untuk kedepannya, perusahaan anda memiliki grand desain sistem production planning dan inventory yang terintegrasi dengan sistem IT yang mudah dipahami, efektif, akurat, update dan mampu menyajikan informasi secara real time.Terima kasih.

CARA PALING EFEKTIF MENINGKATKAN CAPASITAS PRODUKSI

Saya akan menjelaskan dengan cara yang paling sederhana, mari kita lihat persamaan dibawah.

Saya yakin anda sudah mengerti dengan faktor-faktor produksi diatas, biasa kita dengar 5 faktor produksi. Ada  faktor Manusia, Material, metode Kerja, Machine, dan Lingkungan.Jika saya terjemahkan dalam persamaan Matematis.Vp = f {Mn,Ml,Mt,Mc,E}

Peningkatan Capasitas Produksi sebagai variabel terikat merupakan fungsi dari beberapa variabel bebas seperti  faktor Manusia, Material, Methode, machine, dan Environmnet.

13

Ke-5 faktor ini tidak memiliki bobot atau prosentase yang sama. Inilah yang akan saya share dengan anda. Ada kalanya orang produksi terjebak dengan faktor-faktor ini tanpa tahu mana yang sebenarnya menjadi prioritas. Apapun level anda dalam strukur organisasi produksi, Manager, Supervisor, atau Grup Leader. Pastikan baca paparan dibawah ini.

FAKTOR-FAKTOR  TIDAK PRIORITAS

1. ENVIRONTMENTDengan mengoptimalkan luas ruang, tata letak dan alur gerakan material, sebenarnya faktor ini sudah tidak bisa diupgrade lagi sampai ada investasi baru. Jika anda yakin lay out mesin saat ini merupakan model terbaik, dalam hal aliran bahan/material, gerakan operator, dan aliran proses, lupakan faktor ini.

2. MATERIALFaktor ini, memiliki kontribusi kegagalan proses yang termat kecil dan jika ditemukan bukannya sudah jelas dimana titik masalahnya, yaitu suplier. Jadi tidak perlu dipikirkan

3. MAN / MANUSIASebagai orang produksi, kita harus siap dengan segala situasi di Indonesia. Penggunaan Tenaga kerja Kontrak menyebabkan derasnya arus pergantian personel.  Hampir tidak kita tidak bisa lakukan apapun sekarang. Artinya dengan orang barupun operasional produksi harus tetap berjalan dengan baik. Mind set ini akan memberikan ketahanan terhadap kondisi perubahan tenaga kerja. Secara alamiah seluruh leader di produksi jika memiliki mind set yang sama akan mengkondisikan semua operasi, mulai dari prosedure kerja, standard mutu, dll

14

menjadi mudah dimengerti dan dipahami oleh operator baru.

FAKTOR-FAKTOR  PRIORITAS PENGEMBANGAN

1. METHODE KERJAFaktor ini penting untuk menutup kekurangan di faktor Man/Manusia tadi. Kita tidak menjadikan faktor Man sebagai prioritas perhatian dan pengembangan, namun harus diimbangi dengan faktor Metode Kerja.  Metode Kerja merupakan Semua hal terkait dengan prosedure, aturan, standard dll yang digunakan sebagai acuan dalam operasional kerja.Bagaimana caranya orang dengan status kontrak, baru masuk bisa mengoperasikan mesin dengan benar dan aman.

Perusahaan harus memiliki sistem untuk operator baru. Misal sistem ini terdiri dari dari fase indoor trainning dan semua modul dalam 2 hari, lalu praktik langsung dalam pengawasan. Dimesin sudah dilengkapi panduan-panduan visual untuk mempermudah dalam operasional dan pengecekan quality.Temukan cara paling mudah untuk memahami proses, buat dokumentasi visualnya, lalu jadikan buku panduan bagi mereka. Didalamnya sudah ada mengenai standard safety, cara operasional mesin, dan gambaran umum item. Pasti ini akan mempercepat mereka dalam operasional mesin.

15

2. FAKTOR MESINInilah faktor yang paling atas, dan mutlak anda mengerti. Anda pernah dengar Hukum Pareto 80:20, bunyinya seperti ini, 20% Action akan memberikan 80% hasil.Inilah yang saya maksud, faktor inilah 20% anda. Pertanyaannya Apakah leader produksi harus mengerti mesin? Jawabannya, Ya!

Pemahaman mengenai permesinan dari pengalaman saya, menjadi kompetensi Dasar bagi leader produksi.  Ibarat Pemancing syarat kompetensinya ya bisa menggunakan Joran, atau Pembalap bisa menyetir. Pemahaman akan mesin akan memberikan sense, kekuatan dan visi dalam diri leader produksi.

Misal ada aliran proses seperti dibawah

16

Silahkan dilihat di Neck Diagram, Pada Titik C, capasitas hanya 70 Pcs/Day. Artinya Jalur proses ini hanya menghasilkan 70 pcs/Day, meski aktualnya ada mesin yang memiliki capasitas 200 pcs/Day.Biasanya Response normal produksi akan mengarah ke faktor Man untuk meningkatkan titik ini. Dan hasilnya, tentu tidak significan. Adapun kenaikannya karena anda melakukan improve di faktor Methode Kerja.

Kerahkan fokus dan pengembangan pada mesin. Analisa terlebih dahulu apakah capasitas kecil ini karena faktor Down time yang tinggi, atau memang Cycle Time mesin yang rendah.Tentunya kedua faktor ini memiliki treatment yang berbeda.

Anda harus lebih dekat dengan orang-orang Teknik dan Maintenance. Ini yang saya maksud, keterlibatan anda sebagai leader kedalam aktivitas mereka akan memberikan motivasi tersendiri bagi bagian Teknik. Posisikan mereka pada garis paling depan dalam pasukan anda.

Perhatikan kemampuan bagian Teknik anda, apakah  sudah mencukupi untuk melakukan improvement. Jika anda rasa belum, lakukan recruitment baru dengan spesifikasi kompetensi yang lebih kuat, baik dari pendidikan maupun

17

ekperience. Jika Team Teknik anda sudah menguat, secara continually, Peningkatan kapasitas Produksi  akan terus berlangsung.

Setelah   Mesin C di Upgrade dan menghasilkan Capasitas 110 Pcs/Day, maka Neck process  berpindah ke Mesin A, begitu seterusnya. Hingga mesin berada di capasitas dan utilisasi  maksimum, saatnya untuk melakukan Investasi pembelian mesin baru.

PPIC Yang Berhasil Dalam Konsep Balance Score Card (BSC)

Apakah ukuran keberhasilan PPIC ? Jika perusahaan anda menerapkan Performance Appraissal System, seperti MBO, Balance Scorecard, Departementally KPI, atau model- model yang lain. Key Performance Indicator yang paling umum yaitu  Delivery Performance atau saya lebih suka menyebutnya dengan D-Ratio dan Lead Time (LT).Sebagai ilustrasi saya ambil contoh strategic mapping dalam  Balance Score Card ( BSC ). Secara garis besar saya akan memberikan ilustrasi singkat mengenai

18

makhluk yang satu ini. Untuk lebih detailnya anda bisa temukan di toko buku terdekat.

Balance Score CardIde tentang BSC pertama kali dipublikasikan dalam artikel Robert S. Kaplan dan David P.Norton di Harvard Bussiness Review tahun 1992 dalam artikel yang berjudul “ Balanced Scorecard-Measure that Drive Performance” . Dalam perkembangannya, BSC kemudian dikembangkan untuk menghubungkan tolok ukur bisnis dengan strategi perusahaan. Norton dan Kaplan dalam artikel keduanya yang berjudul “ Putting the Balanced Scorecard to work” ( Sept-oct 1993 ) menunjukkan bagaimana perusahaan menggunakan BSC. Pengukuran yang efektif merupakan bagian yang integral dari proses manajemen

Balanced Score Card merupakan suatu sistem managemen, pengukuran, dan pengendalian yang secara cepat, tepat, dan komprehensif dapat memberikan pemahaman pada manajer tentangperformance bisnis.

Pengukuran kinerja memandang unit bisnis dalam 4 perspektif, yaitu perspektif keuangan, pelanggan, proses bisnis dalam perusahaan, serta proses pembelajaran dan pertumbuhan. Melalui mekanisme sebab akibat, perspektif keuangan menjadi tolok ukur utama yang dijelaskan oleh tolok ukur operasional, dapa tiga perspektif lainnya sebagai driver (lead indicators).BSC dianalogikan sebagai “dashboard mobil” atau “cockpit pesawat”, untuk menggambarkan seorang pengemudi atau pilot perlu data real time yang akurat, dan relevan dengan tujuan.

19

Balance Score Card diterjemahkan kedalam  KPI ( Key Performance Indicator ) mulai dari level Corporate hingga turun sampai level Departemen. Saya yakin, jika disupport dengan Management by Objective (MBO) dan diintegrasikan dengan sistem Rewards. Hasilnya akan luar biasa.

PPIC dalam BALANCE SCORECARDKembali ke topik, bagaimana mengukur keberhasilan  fungsi PPIC. Saya lebih  tertarik melihatnya melalui Balance Scorecard atau KPI (Departemental). Dengan tools ini aspek strategis dan posisi keterkaitan ( cause & effect ) bisa dengan mudah dilihat dan dipahami.

General Strategic Mapping Operation KPI / Balance Scorecard

Strategic Mapping diatas merupakan dasar dalam  design KPI Departemental. Mapping diatas bukanlah sesuatu yang baku, setiap perusahaan memiliki Strategic Mapping Departemental yang mengikuti level Corporate. Namun secara umum, kurang lebih sebaran Strategi Mapping diatas sudah cukup memberikan gambaran. 

20

Penjelasannya sbb :1. Kolom paling kiri menunjukkan 4 perspective dan baris paling atas menunjukkan ekpectasi internal customer dari PPIC  ( dari marketing ) yang merupakan impack dari fungsi produksi, Engineering, Logistic, dan QA. Gambaran ini sifatnya sangat umum, tidak ada yang baku mengenai Key Performance Indicator karena penentuannya diturunkan dari Strategic Mapping Corporate (MP).  MP Corporate sangat dipengaruhi oleh Visi dan misi perusahaan.2. Dari sisi PPIC, customer bagian ini adalah marketing. Marketing mengharapkan Delivery performance (D-Ratio) maksimal dan Lead Time Process ( LT ) minimal. Jika dua aspek ini terpenuhi, akan memberikan impack pada finance perspective, yaitu sales volume. Sales Performance hanya satu level dibawah Revenue.3. D-Ratio dan LT merupakan impack dari Planning Accuracy dan Production Volume yang berada dalam wilayah Produksi.4. Planning Accuracy merupakan impack dari 3 fungsi yang berbeda yaitu Engineering yang memberikan kontribusi pada Machine performance, Logistic dengan Delivery Material dan Inventory level, dan QA dengan Product Quality Performance.5. Action Strategis yang bisa dilakukan oleh PPIC  yaitu Material Forecast. Terlihat didalam tabel, aktivitas internal ini tidak memberikan impack langsung pada Goal  yang menjadi ekspectasi (D-Ratio, LT), melainkan memberikan impack pada Logistic performance.

Apakah artinya ? Fungsi PPIC memiliki Goal utama D-Ratio dan LT performance. Tapi apa yang anda lakukan dari  perspective internal bussiness process yang dapat memberikan impack langsung ? Dari sisi strategis Nothing … Tidak ada Bro. Yang banyak PPIC lakukan sebatas KPI individual  yang cenderung ke Jobdes atau Reporting. Seperti aktivitas  data entry, data support, dan penyusunan MPS. Silahkan untuk diperdebatkan, penyusunan MPS bukanlah aktivitas strategis, karena merupakan aktivitas rutin dan memiliki SOP yang jelas.

21

Inilah letak permasalahannya, PPIC dituntut  oleh Marketing untuk memberikan Delivery performance dan Lead Time process se-optimal mungkin. Tapi untuk mencapainya, anda sangat tergantung oleh kinerja bagian lain. Karena alasan ini, beberapa perusahaan  meletakkan PPIC dibawah Struktur Produksi, atau bersama dengan Produksi dan Engineering dibawah payung Operational, atau beberapa variasi model lain.  Akan tetapi, apapun situasi dan alasannya, saya tidak mendukung PPIC berada dibawah struktur produksi.Pertanyaannya, Bagaimana menjalankan fungsi PPIC  dengan Success ?

Menjalankan fungsi PPIC  dengan SuccessMelihat peranan PPIC dalam  tabel BSC diatas . Jika tidak memiliki strategi  yang tepat, saya jamin, PPIC tidak akan memiliki bargaining yang kuat terhadap fungsi lainnya. Atau dengan bahasa yang lebih mudah, Anda diperlukan saat arrange order, Penyusunan MPS, menyusun MRP, melayani permintaan Re-make & Re-Schedulling, dan aktivitas ( administratif ) terkait dengan Feeding Material/suplay  dari Material Warehouse ke production. Setelah itu, kontribusi anda tidak terlihat lagi.

Apakah  situasi ini normal? Jawaban saya “ TIDAK”. Situasi ini terjadi jika PPIC tidak memiliki  perspective dan strategi yang tidak tepat.

Berikut Tips  agar  PPIC memiliki bargainning yang kuat. Sehingga memiliki power dalam melakukan follow up dan tekanan pada bagian lain yang terkait dengan Goal Departemen.

1. Memahami seluruh prosedure operasional terkait dengan

produksi, inventory, logistic, marketing. Tidak hanya tekstual,

tetapi kondisi actual wajib untuk dipahami. Knowledge ini akan

sangat berguna dalam menganalisa permasalahan yang

22

melibatkan beberapa bagian. Pemahaman mutlak akan

prosedure  menjamin rasa hormat personel dari bagian lain.

2. Memahami proses produksi dengan aktual & detail. Jika

anda berfikir, bisa memahaminya dengan hanya mempelajari

flowchart, Instruksi kerja, SOP, dll. Ini masih sangat kurang,

Pemahaman anda sebagai orang PPIC harus sama baiknya

dengan  skill & knowledge  Supervisor dan Manager Produksi

bahkan lebih baik, jika PPIC berperan sebagai 'Rule Maker' .  

3. Positioning yang jelas dan tepat. PPIC bukanlah

perpanjangan tangan Produksi dan Marketing. Untuk itu

dengan dilandasi dua poin diatas, PPIC harus berada di posisi

yang proporsional, dengan fokus pada target utama, yaitu

ketepatan Delivery dan Stabilitas Capasitas Produksi.

PenutupJika anda sebagai bagian dari fungsi PPIC memiliki persepsi hanya menjalankan tugas “administratif”, tolong segera di improve.  Jika ada option lain untuk melaukan perbaikan dan anda anggap baik untuk kepentingan perusahaan, let’s do it. Lebih jauh saya ingin menyatakan, mari rasakan spirit  bagian produksi. Terlibatlah didalam, jika diperlukan berikan waktu khusus untuk belajar dan ikut serta didalamnya.

Istilah-Istilah Dalam PPIC ( Production Planning Inventory Control )

23

Proses Produksi : Metode dan Teknik yang digunakan dalam mengolah bahan baku menjadi produk

Perencanaan Produksi  : Tindakan antisipasi dimasa mendatang sesuai dengan periode waktu yang direncanakan. Aspek yang harus diperhatikan dalam perencanaan produksi yaitu ;  Berjangka waktu, berjenjang, terpadu, berkelanjutan, terukur, realistis, akurat, dan menantang.

Pengendalian produksi : Tindakan yang menjamin bahwa semua kegiatan yang dilaksanakan dalam perencanaan telah dilakukan sesuai dengan target yang telah ditetapkan

Continous Process : Proses produksi secara terus menerus untuk jenis produk yang sama dan tidak memerlukan waktu set up yang lama. Contoh, industri pengolahan air minum dalam kemasan

Intermittent Process :  Proses yang terputus, karena memproduksi produk-produk yang memiliki spesifikasi yang berbeda-beda, sehingga memerlukan waktu set up yang relatif lama.Repetitif Process : Kombinasi antara proses continue dan terputus, dalam operasinya menggunakan modul-modul.

24

Modul yaitu komponen-komponen yang telah dipersiapkan sebelumnya, biasanya dihasilkan dari proses continue.

Product Layout : Lay out mesin produksi berdasarkan produk, masing-masing unit output membutuhkan urutan operasi yang sama dari awal hingga akhir. Contoh, Line perakitan mobil

Process layout : Lay out mesin produksi dimana pengelompokan mesin-mesin bedasarkan fungsinya. Contoh, Industri spare part mobil

MTO : Make To Order

ETO : Engineering To Order

ATO : Assembly To Order

MTS : Make To Stock

Special Purpose Machine : Mesin yang bersifat khusus, hanya bisa untuk memproduksi satu item produk

General Purpose Machine : Mesin yang bisa memproduksi beberap jenis spesifiaksi Produk

Flow Shop : Proses konversi dimana unit-unit output secara berturut-turut melalui urutan operasi yang sama pada mesin-mesin khusus, dan ditempatkan disepanjang lintasan produksi. Bentuk proses produksi flowshop biasanya bersifat MTS

Job Shop : Proses konversi dimana unit-unit mengerjakan  spesifikasi item yang berbeda  mengikuti urutan yang berbeda pula melalui stasiun kerja yang dikelompokan berdasar fungsinya.  Ciri-ciri sistem  produksi ini yaitu ; Volume produksi sedikit, variasi produk tinggi, lead time

25

produksi relatif panjang, dan tidak ada lintasan khusus. Proses produksi biasanya bersifat MTO.

Batch : Merupakan perkembangan dari  bentuk Job Shop dalam hal standarisasi produk. Sistem Batch memiliki kemampuan memproduksi produk dengan variasi item relatif tinggi, lead time pendek, dan satu lintasan dapat digunakan untuk beberapa jenis item produk.

Proyek : Proses penciptaan satu jenis produk yang agak rumit dengan suatu pendefinisian urutan tugas-tugas yang teratur akan kebutuhan sumber daya dan dibatasi oleh waktu penyelesaian.

WIP ( Work In Process ) :  yaitu produk setengah jadi yang terkontrol  atau tidak tercontrol, yang timbul sebagai akibat adanya ketidak seimbangan capasitas

Delivery : Kemampuan perusahaan dalam memenuhi pesanan berdasarkan waktu pengiriman yang di sepakati dengan customer

Delivery ratio : Ratio/perbandingan antara order yang On shedule dengan Total order yang masuk dalam periode waktu tertentu.

Lead Time : Waktu yang dibutuhkan untuk proses produksi dari awal hingga akhir  dalam batas capasitas tertentu

26

Capasitas  Produksi : Total Output produk yang dihasilkan dalam periode waktu tertentu.

Cycle Time : Waktu yang diperlukan oleh mesin untuk memproduksi satu unit produk.

Push System ( Tekan ) : Job-job yang diproduksi dibebankan secara berturut – turut mulai dari stasiun produksi awal, kemudian dprsoes terus ( ditekan kedepan ) menuju stasiun produksi berikutnya, hingga stasiun produksi akhir. Sistem produksi tradisional dianggap sebagai jenis sistem Push.

Pull System ( Tarik ) : Produk akan diproduksi pada stasiun-stasiun kerja hanya pada saat dibutuhkan untuk memenuhi permintaan dari stasiun berikutnya.

MPS  ( Master Planning Schedule ) :  yaitu Jadwak Induk Produksi yang menunjukkan kebutuhan produksi mingguan selama periode waktu antara 6 sampai 12 bulan. MPS merupakan jadwal yang berisi  informasi tentang “kapan” produksi dimulai dan harus selesai.

ETD  ( Estimate Time to Departure) : Perkiraan waktu berangkat

ETA  ( Estimate Time to Arrival ) : Perkiraan waktu kedatangan

MRP  ( Material Requirement Planning ) : Digunakan untuk perencanaan dan pengendalian item barang (komponen) yang tegantung pada item-item ditingkat / level yang lebih tinggi. MRP akan menentukan kebutuhan dan jadwal untuk pembuatan komponen-komponen atau pembelian material/bahan baku untuk memenuhi kebutuhan yang telah ditetapkan sebelumnya oleh MPS. MRP bersifat computer oriented.

27

MRP

RCC  ( Rought Cut Capacity ) : Analisis kemampuan  dari kapasitas pabrik pada titik-titik kritis dari proses produksi / bottle neck berdasarkan MPS yang telah dibuat.

FAS  ( Final Assembly Schedule ) :  dibuat sebagai pernyataan tentang produk-produk akhir yang akan dirakit dari item-item MPS.

BOM  ( Bill of Material ) : Rekening material mengenai  data struktur produk,  berisi detail komponen-komponen sub assembling ( code, jenis, jumlah dan spesifikasinya ).

On Hand Inventory : Tingkat persediaan yang sudah dimiliki.

Schedule Receipt : Jadwal Penerimaan material/bahan baku

CRP  ( Capacity Requirement Planning) : yaitu proses penentuan berapa jumlah mesin dan tenaga kerja yang dibutuhkan untuk memenuhi target produksi pada tingkat yang lebih detail, berdasarkan perencanaan di MPS

Line Balancing ( LB ) :  Keseimbangan kapasitas produksi antar stasiun kerja. Bila stasiun kerja memiliki capasitas produksi lebih besar, maka akan memiliki waktu proses yang lebih pendek. Jika tidak tercontrol akan menyebabkan waktu menganggur/utilisasi mesin tidak maksimal  dan terjadinya WIP yang cukup tinggi.

28

Line Balancing

Line Produksi : Stasiun Kerja untuk memproduksi  jenis-jenis item produk tertentu.

Bottle Neck : Stasiun kerja atau mesin  bagian dari lintasan produksi yang memiliki capasitas produksi terkecil , sehingga menyebabkan waktu proses yang paling panjang dibanding stasiun kerja lainnya. Istilah lain yaitu titik kritis.

Work Station ( Stasiun Kerja ) : Grup-grup kerja bagian dari keseluruhan operasi produksi yang memiliki fungsi yang relatif sama, didalamnya memiliki aktivitas produksi yang melibatkan material, mesin, alat-alat bantu, lingkungan fisik kerja, dan operator.

Due Date : Batas waktu maksimal yang dapat diterima untuk menyelesaikan suatu pekerjaan.

Lateness : Penyimpangan antara waktu penyelesaian dengan batas waktu

Tardiness : Ukuran untuk kelambatan positif, yaitu jika pekerjaan diselesaikan lebih cepat dari batas waktu yang ditetapkan

Completion Time : Rentang waktu antara saat pekerjaan dimulai sampai dengan pekerjaan selesai.

29

Idle Time : Waktu tunggu proses/operasi  berikutnya

Change Over :  Penggantian Item produk yang sedang diproduksi dengan item lainnya, bisa diikuti set up mesin ataupun tidak.

Over Capacity : Kondisi dimana order yang harus diselesaikan jumlahnya lebih besar dibanding capasitas yang tersedia.

HPP ( Hasil  Produksi Perorang ) : Biasanya juga disebut dengan HPO ( Hasil Produksi Orang ), yaitu  hasil pembagian antara total produksi  dibagi Jumlah orang dalam periode tertentu (mingguan hingga bulanan). Jumlah orang didapat dari pembagian antara total Jam kerja semua personel ( include over time ) dibagi hari kerja normal per orang dalam periode tertentu ( misal : 40 Jam/week ).

Working Hours : Yaitu Jumlah jam kerja  dalam rentang periode produksi tertentu.

Delay : kondisi Keterlambatan penyelesaian order dari batas waktu yang ditetapkan

Push Out : Order dalam jumlah tertentu yang schedule produksinya didorong mundur ke periode setelahnya

Pull forward : Order dalam jumlah tertentu yang schedule produksinya ditarik maju ke periode lebih awal

Carry Over : Order  dalam jumlah tertentu yang schedule produksinya terdorong mundur karena Delay.

On Hand order : Order yang harus dikerjakan dalam periode tertentu

30

Remake : Pembuatan ulang order sesuai jumlah yang diminta,  umumnya terjadi karena kurangnya material/komponen akibat problem produksi.

Rework : Pengerjaan ulang, biasanya untuk perbaikan minor masalah quality. Proses ini tidak memerlukan tambahan material, hanya tambahan alokasi working Hours untuk pengerjaannya.

Fill rate : Ratio  antara On Hand Order dengan Capasitas yang tersedia dalam periode waktu tertentu (perbulan)

Start Date : Tanggal dimulainya proses produksi untuk order item tertentu

Finish Date : Tanggal selesainya proses produksi untuk order item tertentu

Loading : Pembebanan yang melibatkan penyesuaian kebutuhan capasitas untuk order-order yang diterima/diperkirakan dengan capasitas yang tersedia

Sequencing : Penugasan tentang order-order mana yang diprioritaskan untuk diproses terlebih dahulu (pengurutan ) .

Dispatching : Prioritas kerja tentang job-job mana yang diseleksi dan diprioritaskan untuk diproses

Up-dating : Merevisi prioritas-prioritas sebagai respon terhadap kondisi oeprasi yang terjadi

Production Board : Papan Informasi yang secara visual menampilkan hasil produksi aktual perhari/ update dan akumulasinya, disertai dengan target  produksi berdasarkan MPS untuk setiap stasiun kerja. Informasi ini untuk monitoring selisih antara aktual record dengan planning. Updating record bisa didistribusikan lewat e-mail atau terintegrasi dalam

31

sistem IT, tapi menurut saya tampilan secara visual di board  memberikan efek psikologis yang lebih baik.

Loss Production : Selisih antara pemakaian material  aktual dengan yang direncanakan. Biasanya  di tampilkan dalam bentuk rasio ( % ), dengan formulasi : ((Pemakaian Aktual – Pemakaian Planning) : Pemakaian Planning ) x 100%

Peramalan : proses untuk memperkirakan berapa kebutuhan dimasa datang yang meliputi kebutuhan dalam ukuran kuantitas, kualitas, waktu dan lokasi yang dibutuhkan dalam memenuhi permintaan barang ataupun jasa.

Peramalan Jangka Panjang : Peramalan dengan periode 2 – 10 Tahun

Peramalan Jangka Menengah : Peramalan dengan periode 1 – 24 bulan

Peramalan Jangka Pendek : Peramalan dengan periode 1 – 5 minggu

Siklus Hidup Produk : Siklus hidup produk mengikuti pola yang disebut kurva S. Kurva S menggambarkan besarnya permintaan terhadap waktu, dimana siklus hidup suatu produk akan dibagi menjadi fase pengenalan, fase pertumbuhan, fase kematangan, dan akhirnya fase penurunan.

32

Daur Hidup Produk

MAD  ( Mean Absolute Deviation ) : rata-rata  kesalahan mutlak selama periode tertentu.

MSE  ( Mean Square Error) : rata-rata kuadrat kesalahan

MFE  ( Mean Forecast Error ) : Rata-rata kesalahan Peramalan

MAPE ( Mean Absolute Percentage Error ) : Rata-rata persentase kesalahan Absolut

Analisis Deret Waktu ( Time Series ): Analisa deret waktu yang didasarkan pada asumsi bahwa deret waktu tersebut terdiri dari komponen-komponen Trend (T), Siklus/Cycle ( C ), Pola Musiman/Season(S), dan Variasi acak/Random (R).

Moving Average : Metode analisis permintaan yang diperoleh dengan merata-rata permintaan berdasarkan beberapa data masa lalu yang terbaru. Tujuan utama dari teknik ini untuk mengurangi atau menghilangkan variasi acak permintaan dalam hubungannya dengan waktu.

33

Moving Average

Exponential Smoothing : Metode analisis permintaan pengembangan dari Moving Average, kelemahan metode Moving Average yaitu  memerlukan data masa lalu cukup banyak. Jika permintaan aktual data lama tidak tersedia, maka dalam Exponential Smoothing dapat digantikan dengan nilai pendekatan berupa nilai ramalan sebelumnya.

Individual Produk : Masing-masing jenis produk

Hiring Cost : Biaya penambahan tenaga kerja. Termasuk didalamnya biaya iklan untuk recruitment, biaya untuk seleksi dan Trainning.

Firing Cost : Biaya pemberhentian tenaga kerja.

Overtime Cost : Biaya yang dikeluarkan jika memperkerjakan karyawan setelah jam kerja normal

Undertime Cost : Biaya yang ditimbulkan sebagai akibat dari tidak optimalnya utilisasi, sehingga capasitas produksi tampak lebih besar dari aktual.

Inventory Cost : Biaya yang timbul untuk mengantisipasi jumlah persediaan. Terdiri dari ongkos tertahannya modal,

34

pajak, asuransi, kerusakan bahan, ongkos sewa gudang, biaya overhead gudang.

Back Order Cost : Biaya yang timbul karena habisnya persediaan saat dibutuhkan, sehingga harus segera dilakukan pemesanan kembali ( jika customer besedia menunggu ), dan lebih buruk jika customer malakukan cancel  order.

Purchasing Cost : Biaya pembelian,  Biaya yang dikeluarkan untuk membeli  barang. Besarnya biaya pembelian tergantung pada jumlah barang dan harga persatuan barang.

Procurement Cost : Biaya pengadaan, dibedakan menjadi 2 jenis, yaitu pengadaan dari luar (ordering cost) dan dari internal ( set up cost )

Ordering Cost : Biaya Pemesanan, yaitu semua pengeluaran  yang timbul untuk mendatangkan barang dari luar, meliputi  biaya untuk menentukan suplier, biaya ekspedisi/transportasi, biaya penerimaan, dll.

Holding Cost : Biaya penyimpanan, yaitu biaya yang timbul akibat menyimpan barang. Meliputi Biaya tertahannya modal, Biaya Gudang, Biaya kerusakan dan penyusutan, biaya kadaluarsa,biaya asuransi, biaya administrasi dan pemindahan.

EOQ (Economic Order Quantity) : Pemesanan persediaan/bahan baku secara ekonomis, dengan miminimalkan ordering cost dan holding cost

35

Economic Order Quantity

ELS ( Economic Lot Size ) : atau disebut juga EPQ (Economic production Quantity ), yaitu model pengendalian persediaan bahan baku berupa komponen tertentu yang diproduksi secara massal dan dipakai sendiri sebagai sub komponen. Laju pemakaian komponen diasumsikan lebih rendah dari laju produksi komponen.

Reorder Point : Titik pemesanan kembali

Reorder Point

Safety Stock : Jumlah cadangan pengaman, istilah lainnya yaitu buffer stock

FIFO ( First In First Out ) : Metode distribusi material dimana material yang lebih awal masuk maka akan lebih awal keluar.

36

LIFO ( Last In First Out ) : Metode distribusi material dimana material yang  paling akhir masuk maka akan lebih awal keluar.

First Come First Serve (FCFS), prioritas diberikan kepada pesanan yang tiba lebih dulu di sumber.

Shortest Processing Time (SPT), prioritas diberikan kepada pesanan dengan saat kirim yang lebih cepat.

Shortest Total Processing Time Remaining (STPT), prioritas diberikan kepada pesanan dengan sisa waktu proses yang lebih kecil.

SHOP FLOOR CONTROL ( SFC ), Pengendalian lantai pabrik (production activity control/shop floor control) merupakan bagian yang menjadi closed loop dari MRP yang memberikan umpan balik informasi progress implementasi dari rencana yang telah dibuat

Stuffing : Proses Loading Finish Good Product ke Container untuk proses pengiriman ke Customer

Just in Time ( JIT ) : adalah suatu sistem produksi yang dirancang untuk mendapatkan kualitas, menekan biaya, dan mencapai waktu penyerahan seefisien mungkin dengan menghapus seluruh jenis pemborosan yang terdapat dalam proses produksi sehingga perusahaan mampu menyerahkan produknya (baik barang maupun jasa) sesuai kehendak konsumen tepat waktu. Untuk mencapai sasaran dari sistem ini, perusahaan memproduksi hanya sebanyak jumlah yang dibutuhkan/diminta konsumen dan pada saat dibutuhkan sehingga dapat mengurangi biaya pemeliharaan maupun menekan kemungkinan kerusakan atau kerugian akibat menimbun barang

37

Kanban : Berarti sinyal, yang merupakan sebuah konsep berhubungan dengan Lean manufaktur dan Just In Time (JIT). Menurut pencetusnya, Taiichi Ohno, kanban merupakan salah satu cara untuk mencapat JIT.Kanban bukanlah sistim pengontrol persediaan, namun merupakan sistim pengaturan yang membantu menentukan apa, kapan dan berapa banyak sebuah produk harus dibuat.

Kartu Kanban : Merupakan komponen kunci dari implementasi kanban yang digunakan sebagai sinyal kebutuhan akan material di dalam sebuah fasilitas produksi, atau memindahkan material dari penyuplai ke fasilitas produksi.Dalam implementasinya tidak selalu berbentuk kartu, melaiknan bisa berbentuk wadah, lampu atau bahkan sinyal computer.

Kartu Kanban

The Toyota Way : 14 Prinsip yang berisi filosofi manajemen yang digunakan oleh korporasi Toyota, yang meliputi Toyota Production System. Ide-ide utamanya adalah agar mendasarkan keputusan manajemen pada "pemahaman filosofis atas tujuan (perusahaan)", berpikir jangka panjang, memiliki

38

proses untuk memecahkan masalah, penambahan nilai bagi organisasi dengan cara mengembangkan orang-orangnya, dan menyadari bahwa memecahan masalah secara terus-menurus mendorong proses belajar organisasi.

Penjadwalan Shift Kerja

1. Pengertian shift kerja  Tayari and Smith (1997) menjelaskan   tentang definisi shift

kerja sebagai  periode waktu 24 jam  yang satu atau kelompok orang  dijadwalkan atau diatur untuk bekerja di tempat kerja[1].  Selanjutnya Oxord Advanced Learner’s Dictionary  (2005) mendefinisikan shift kerja sebagai   suatu periode waktu  yang dikerjakan oleh sekompok pekerja  yang mulai bekerja  ketika kelompok yang lain selesai[2].

39

Menurut Bhattacharya dan McGlothlin (1996) definisi shift kerja yang mendasar adalah  waktu dari sehari seorang pekerja harus berada di tempat kerja. Dengan definisi ini, semua pekerja yang dijadwalkan berada di tempat kerja secara teratur, termasuk pekerja siang hari, adalah  pekerja shift[3]. Monk dan Folkard dalam Silaban dalam Wijayanti (2005) mengkategorikan 3 jenis sistem shift kerja, yaitu shift permanen, sistem rotasi cepat, dan sistem rotasi shift lambat[4]

2. Dampak Kerja Shift  Pada Kinerja  Karyawan  Kabaj, 1978;  Tilley et al., 1982; Schultz and Schultz, 1986,

dalam . Tayari  and Smith (1997)[5] mengungkapkan bahwa  kerja shift dapat mempengaruhi kinerjakaryawan dalam berbagai cara. Namun demikian  pengaruh sekunder tidak penting dibandingkan  pengaruh lain dari kerja shift. Pengaruh utama adalah psikologis, sosial dan pribadi. Pengaruh dari kerja shift pada kinerja karyawan dapat diringkas sebagai berikut.

1)      Secara umum, kinerja kerja shift dipengaruhi oleh kombinasi  dari faktor-faktor berikut:

a)  Tipe pekerjaan. Pekerjaaan yang menuntut  secara mental (seperti inspeksi dan  kontrol kualitas) memerlukan  kesabaran dan kehati-hatian. Pekerja shift  mungkin  akan kekurangan dua hal tersebut.

b)  Tipe sistem shift. Gangguan irama tubuh (circadian rhythms) dapat  menimbulkan kerugian  terhadap kemampuan fisik dan mental pekerja shift,  khususnya ketika  perubahan shift kerja dan shift malam.

c)  Tipe pekerja. Untuk contoh, pekerja yang telah berusia tua memiliki kemampuan yang minimal untuk  untuk menstabilkan irama tubuh ketika perubahan shift kerja.

2)      Kinerja shift malam  yang rendah dapat dikaitkan dengan;a)    Ritme tubuh yang terganggu

40

b)    Adaptasi yang lambat terhadap kerja shift malamc)    Pekerja lebih produktif  pada shift siang daripada shift

malamd)   Pekerja membuat sedikit kesalahan  dan kecelakaan pada 

shift siang daripada shift malam.e)   Kehati-hatian pekerja  menurun selama kerja shift malam, 

khususnya ketika pagi-pagi sekali. Hal ini mungkin penting diperhatikan terutama untuk tugas-tugas yang memerlukan pengawasan yang terus-menerus (seperti operator mesin)

f)  Jika pekerja  tidak mendapatkan tidur yang cukup  untuk shift kerja, kinerja  dapat dipengaruhi secara buruk khususnya  pekerjaan yang memerlukan  tingkat kehati-hatian yang tinggi.

3.  Manajemen Kerja ShiftMenurut Tayari F and Smith J.L. (1997) ada beberapa hal yang

perlu diperhatikan untuk   manajemen kerja shift adalah sebagai berikut.

a) Jika memungkinkan lamanya kerja   shift malam dikurangi  tanpa mengurangi  kompensasi dan benefit lainnya.

b) Jumlah karyawan shift malam yang diperlukan seharusnya  dikurangi untuk mengurangi jumlah hari kerja pekerja  shift malam.

c)  Lamanya kerja shift tidak melebihi  8 jam.d)  Tiap shift siang atau malam  seharusnya diikuti dengan 

paling sedikit 24 jam libur dan tiap shift malam  dengan paling sedikit  2 hari libur, sehingga pekerja  dapat mengatur  kebiasaaan tidur mereka.

e)   Memungkinkan adanya interaksi sosial dengan teman kerja.f)   Menyediakan fasilitas kegiatan olah raga  seperti permainan

bola baskket,  khususnya untuk pekerja shift malam.g)   Musik yang tidak monoton selama bekerja shift malam

sangat berguna.

4.  Regulasi a)   Pada sidang ke-77 di Jenewa tanggal 26 Juni 1990  dibahas

mengenai standar Internasional bagi pekerja malam. Standar yang dimaksud adalah The Night Work Convention and

41

Recommendation. The Night Work Conventionmembahas mengenai kesehatan dan keselamatan, transfer kerja siang hari, perlindungan bagi kaum wanita, kompensasi dan pelayanan sosial.Recommendation membahas mengenai batas waktu kerja normal, waktu istirahat yang minimum antar shift, transfer kerja siang pada situasi khusus, kesempatan pelatihan

b)   Menurut pasal 76   Undang-Undang   No. 13 tahun 2003 , pekerja perempuan yang berumur kurang dari 18 (delapan belas) tahun dilarang dipekerjakan antara pukul 23.00 sampai dengan pukul 07.00, yang artinya pekerja perempuan diatas 18 (delapan belas) tahun diperbolehkan bekerja shift malam (23.00 sampai 07.00). Perusahaan juga dilarang mempekerjakan pekerja perempuan hamil yang menurut keterangan dokter berbahaya bagi kesehatan dan keselamatan kandungannya maupun dirinya apabila bekerja antara pukul 23.00 sampai dengan pukul 07.00.

c)Perusahaan memiliki beberapa kewajiban yang harus dipenuhi sesuai dengan Undang-Undang No.13/2003 yang lebih lanjutnya diatur dalam Kep.224/Men/2003 tentang Kewajiban Pengusaha yang Mempekerjakan Pekerja Perempuan antara pukul 23.00 sampai dengan 07.00.

Pengusaha yang mempekerjakan pekerja/buruh perempuan antara pukul 23.00 sampai dengan pukul 07.00 wajib :

§  Memberikan makanan dan minuman bergiziMakanan dan minuman yang bergizi harus sekurang-kurangnya

memenuhi 1.400 kalori, harus bervariasi, bersih dan diberikan pada waktu istirahat antara jam kerja. Makanan dan minuman tidak dapat diganti dengan uang.

§  Menjaga kesusilaan dan keamanan selama di tempat kerjaPengusaha wajib menjaga keamanan dan kesusilaan

pekerja perempuan dengan menyediakan petugas keamanan di tempat kerja dan menyediakan kamar mandi yang layak dengan penerangan yang memadai serta terpisah antara pekerja perempuan dan laki-laki. Pengusaha juga diharuskan

42

menyediakan antar jemput mulai dari tempat penjemputan ke tempat kerja dan sebaliknya. Lokasi tempat penjemputan harus mudah dijangkau dan aman bagi pekerja perempuan.

Pelaksanaan pemberian makanan dan minuman bergizi, penjagaan kesusilaan, dan keamanan selama di tempat kerja serta penyediaan angkutan antar jemput diatur lebih lanjut dalam Perjanjian Kerja, Peraturan Perusahaan, atau Perjanjian Kerja Bersama. Jadi ingat, sebelum menandatangani Perjanjian Kerja, harap dibaca dahulu dengan seksama apa yang tertulis di Perjanjian Kerja.

d)   Waktu Kerja Normal  menurut Keputusan Menteri Tenaga kerja dan Transmigrasi, No. Kep. 102/MEN/VI/2004.

Untuk 6 hari kerja : Waktu Kerja 7 jam/hari (hari ke1-5), 5 jam/hari (hari ke-6) , 40 jam/minggu

Untuk 5 hari kerja : Waktu Kerja 8 jam/hari, 40 jam/mingguLebih dari waktu ini dihitung waktu kerja lembur

e) Dalam Pasal 77 UU No.13 2003 ayat (2), mengenai jam kerja. Diatur juga mengenai pengecualian beberapa sektor usaha tertentu mengikutinya, seperti : Pekerjaan Pengeboran minyak lepas pantai, sopir angkutan jarak jauh, penerbangan jarak jauh, pekerjaan dikapal laut, dan penebangan hutan. Ketentuan ini dijelaskan dalam Peraturan Menteri,  Per -15 / Men / VII / 2005 mengenai  waktu kerja dan istirahat pada sektor usaha pertambangan umum pada daerah operasi tertentu.

Terkait dengan jam kerja, dalam peraturan Menteri ini disebutkan : 

Pasal 2, ayat (1) huruf b : Periode kerja maksimal 10 (sepuluh) minggu berturut-turut bekerja, dengan 2 (dua) minggu berturut-turut istirahat dan setiap 2 (dua) minggu dalam periode kerja diberikan 1 (satu) hari istirahat.

Ayat 2, Dalam hal perusahaan menerapkan periode kerja sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b maka waktu kerja paling lama 12 (dua belas) jam sehari tidak termasuk waktu istirahat selama 1 (satu) jam.

43

Tentunya Penjadwalan Jam kerja disektor tertentu ini memiliki karakteristik tertentu dan berdasar hukum, sepanjang penetapan dan pelaksanaannya mengikuti aturan yang berlaku.

5. Simulasi Pengaturan Jadwal Kerja Shift Pengaturan Jadwal kerja shift di Industri manufacture Indonesia

terdapat beberapa model yang disesuaikan dengan kondisi perusahaan itu sendiri. Penjadwalan Kerja Shift yang biasa digunakan antara lain :

1.     Empat (4) Grup Tiga (3) Shift Penjadwalan model ini digunakan untuk aktivitas manufacture

selama 24 jam sehari dan beroperasi penuh selama sepanjang tahun, terhenti  pada hari besar Idul fitri dan Tahun Baru .  Besarnya  output produksi yang ditetapkan dan aktivitas engineering yang menuntut aktivitas ini berlangsung terus. Karyawan terbagi kedalam 4 Grup, Bekerja selama 5 hari kerja dengan working hours 7 + 1. Pergantian Shift dari 3 ke 1, karyawan mendapat libur 2 hari. Model ini menyebabkan Hari Libur karyawan tidak menentu.

 Berikut Contoh simulasi penjadwalan 4 Grup 3 Shift

44

Keterangan  :

1.   Shift 1 : Pk. 07.00 – 15.00 , Shift 2 : Pk.15.00 – 23.00 , Shift 3 : Pk. 23.00 – 07.00

2.  Urutan Putaran shift  Shift 3 -> Shift 2 -> Shift 1 ( 3-2-1 ) , Pergesaran Shift menuju dan setelah Shift 3 ada perlakuan khusus. Setelah Shift 3 karyawan

45

mendapat libur lebih banyak ( 2 hari ) sebelum memasuki jadwal shift 1.

Dua hari sebelum  libur sebelum shift 3, aktual libur adalah 1 hari. Satu harinya lagi merupakan hari pertengahan, tapi karyawan harus mulai masuk pada malam harinya (Pk. 23.00)

2.   Tiga (3) Grup Tiga (3) Shift

Penjadwalan shift model ini, memberikan peluang istirahat / Libur secara Teratur. Karyawan bekerja dari Senin – Sabtu, minggu istirahat. Dibanding model 4 Grup, Total karyawan yang dibutuhkan pastinya lebih sedikit, begitu pula untuk out put volume Produksinya.

Jam kerja perhari 7 + 1 ( 7 jam kerja, 1 jam istirahat ), kecuali hari sabtu 5 Jam kerja dengan Total jam kerja 40 jam Seminggu. Jam kerja ini fleksibel, jika diperlukan pada hari terakhir bisa dibuat overtime ( otomatis ) selama 2 Jam.

 Berikut contoh simulasi Penjadwalan 3 grup 3 Shift

46

 Keterangan :

1.   Jam Kerja Shift fleksibel, untuk Shift 1, bisa dimulai di Pk. 06.00 atau 07.00, Shift berikutnya menyesuaikan.

2.   Putaran Shift  Shift 3 -> Shift 2 -> Shift 1 (3-2-1).

3.  Jadwal ini bisa diterapkan untuk putaran 2 Grup, 2 Shift

47

4.  Berdasarkan Keputusan Menteri, Kep.102/MEN/2004, Pasal 3 ayat 1, “ waktu Kerja lembur hanya dapat dilakukan paling banyak 3 jam dalam 1 hari dan 14 jam dalam 1 minggu”. Khusus shift 1 bisa diberlakukan Long Shift ( Pk.07.00 – 19.00 ), dengan istirahat, selama maksimal 15 Jam/orang perminggu.

3. Non Shift

Non Shift, pada umumnya diperuntukkan bagi  departemen yang memerlukan koordinasi internal dan eksternal saat jam-jam kerja pagi – siang. Jam Kerja normal fleksible, Pk.08.00-16.00

      Jadwal kerja Non Shift  ada 2 model, 6 hari kerja dan 5 hari kerja. Meski beda Lama jam kerja sehari namun tetap total jam kerja seminggu 40 Jam. 

4. Tiga (3) Grup Dua (2) Shift   atau   Long Shift               Model penjadwalan shift ini  untuk mengadopsi

jam kerja bagian petugas keamanan (security ) atau karyawan dengan terlebih dahulu ada kesepakatan antara perwakilan pekerja dan management. Pengatuan jadwal kerjanya menggunakan formulasi 2-2-2. Yaitu dalam 1 minggu kerja terdiri dari 2 hari shift 1, 2 hari shift 2, dan 2 hari libur. seperti simulasi dibawah.

48

Berikut contoh pegnaturan jam kerjanya :

Shift ISenin – Kamis   : Jam 08.00 wib – jam 20.00 wib

49

Sabtu - Minggu : Jam 08.00 wib – jam 20.00 wibIstirahat            : Jam 12.00 wib – jam 13.00 wibBreak               : Jam 17.00 wib – jam 17.05 wib 

Jumat                : Jam 08.00 wib – jam 20.00 wibIstirahat            : Jam 11.45 wib – jam 13.15 wibBreak               : Jam 17.30 wib _ jam 17.35 wib 

Shift IISenin – Kamis    : Jam 20.00 wib – jam 08.00 wibSabtu - Minggu  : Jam 20.00 wib – jam 08.00 wibIstirahat              : Jam 00.00 wib –jam 01.00 wibBreak                 : Jam 05.00 wib – jam 05.05 wib 

Perhitungan Jam kerja untuk long shift ini, ada beberapa macam :1) Jam kerja 7 jam + 1 jam istirahat + 4 jam over time.Perhitungan jam overtime perharinya = 1,5 + (2 x 3 ) jam = 7,5 jam/hari  ( lihat artikel perhitungan overtime )

2) Jam kerja 8 jam + 1 jam istirahat + 3 jam overtimePerhitungan jam overtime per harinya = 1,5 + ( 2x2 ) jam = 5,5 jam/hari

6. Penutup

    Penentuan model penjadwalan kerja shift, perlu dipertimbangankan tingkat fleksibilitasnya. Untuk Bagian produksi, pembagian shift terkait erat dengan menambah jam kerja mesin. Biasanya terjadi saat Peak Seasion. Sedangkan untuk bagian Engineering, Pada umumnya mengikuti jadwal produksi, kecuali di bagian utility atau mesin-mesin yang akan membutuhkan waktu lama ( lebih dari 1 hari ) saat running awal, biasanya di setting 4 Grup 3 Shift. 

Semoga Bermanfaat & Terima Kasih

50

[1]Tayyari, F., and J.L., Smith, 1997, Occupational Ergonomics Principles and applications, T.J. Press Ltd, Great Britain, hal. 350[2]Oxford University Press, 2005, Oxford Advanced  Learner’s Dictionary, United Kingdom, hal. 1400[3] Bhattacharya  A.,and J.D. Glothlin, 1996, Occupational Ergonomics Theory and applications, Marcel Dekker, Inc. hal. 404[4] Wijayanti, Sri Ramadhani. 2005. Shift Kerja dan Karakteristik Individu dengan Kinerja Perawat di Ruang ICU Rumah Sakit Haji Medan Tahun 2004 [Skripsi]. Fakultas Kesehatan Masyarakat, Universitas Sumatera Utara.[5]  Tayyari, F., and J.L., Smith, 1997, Occupational Ergonomics Principles and applications, T.J. Press Ltd, Great Britain, hal. 358-359

Posting by Dedy Londong di 2:44 PM 

Dasar Implementasi Lean Manufacturing

SEJARAH LEAN MANUFACTURINGPerusahaan-perusahaan AS selalu berusaha mencari berbagai strategi efisiensi yang dapat menurunkan biaya, meningkatkan output, menjadi lebih kompetitif, dan meningkatkan pangsa pasar. Orientasi proses dan produksi masal yang berjaya sebelum masa PD II telah berubah menjadi orientasi hasil, fokus pada output, dan sistem produksi.

Perusahaan-perusahaan Jepang setelah masa PDII berusaha membangun kembali diri mereka. Masalah-masalah yang mereka hadapi sangat berbeda, bahkan bertolak belakang dengan apa yang ada di Barat. Pada saat Barat bergelimang dengan sumber-sumber daya, mereka mengalami kekurangan sumber daya manusia, material, maupun finansial. Kondisi ini memaksa mereka untuk mengembangkan praktek-praktek manufaktur baru yang rendah biaya. Pimpinan-pimpinan perusahaan Jepang terdahulu seperti Eiji Toyoda, Taiichi Ohno, dan Shingeo Shingo dari Toyota Motor Company, mengembangkan sebuah sistem produksi yang disiplin dan berfokus pada proses yang sekarang dikenal sebagai “Toyota Production System” atau “Lean Production”. Tujuan dari sistem ini adalah untuk meminimumkan penggunaan sumber-sumber daya yang tidak memberi nilai tambah pada produk.

51

Konsep “Lean Manufacturing” dipopulerkan di Amerika oleh Massachusetts Institute of Technology dalam studi mengenai pergerakan dari produksi masal kearah produksi seperti yang dijabarkan dalam The Machine that Changed the World (Womack, Jones & Roos, 1990). Disana dibahas mengenai perbedaan besar antara kinerja perusahaan otomotif Amerika dan Jepang. Buku tersebut juga membahas elemen-elemen penting yang menyebabkan lean production bisa mewujudkan kinerja tinggi.Istilah lean digunakan karena metode bisnis Jepang menggunakan lebih sedikit usaha manusia, investasi, ruang produksi, material, dan waktu dalam semua aspek operasional. Persaingan antara perusahaan-perusahaan otomotif Jepang dan AS selama 25 tahun belakangan menyebabkan prinsip-prinsip lean diadopsi keseluruh bisnis manufaktur AS.

APAKAH LEAN MANUFACTURING

Lean Manufacturing bisa didefinisikan sebagai:“Pendekatan sistematis untuk mengidentifikasikan dan mengeliminasi pemborosan/wastemelalui perbaikan berkesinambungan dengan aliran produk berdasarkan kehendak konsumen (pulll system) dalam mengejar kesempurnaan. “ Pull System dikenal juga dengan Just In Time ( JIT ) atau Produksi Tepat waktu.

Waste didefiniskan sebagai segala aktivitas pemakaian sumber daya (resources) yang tidak memberikan nilai tambah (value added) pada produk. Pada dasarnya semua waste yang terjadi berhubungan erat dengan dimensi waktu. JIT mendefinisikan ada 8 jenis waste yang tidak memberikan nilai dalam proses bisnis atau manufaktur, antara lain adalah sebagai berikut (Liker, 2006):

1.       Produksi berlebihan (overproduction)

memproduksi lebih banyak dari yang permintaan, atau memproduksi sebelum diinginkan. Hal ini terlihat pada simpanan material. Ini adalah akibat dari produksi berdasarkan permintaan spekulatif.Produksi berlebihan juga berarti membuat lebih banyak dari yang dibutuhkan oleh proses berikutnya, membuat sebelum diinginkan oleh proses berikutnya, atau membuat lebih cepat dari yang dibutuhkan oleh proses berikutnya.Penyebab over produksi : Logika just-in-case (untuk jaga-jaga), Penggunaan otomatisasi yang salah, Proses setup yang lama, Penjadwalan yang salah, Ketidakseimbangan beban kerja, Rekayasa berlebihan, Inspeksi berlebihan, dll.

2.       Menunggu (Waiting)waktu menunggu dalam proses harus dihilangkan. Prinsipnya adalah memaksimalkan penggunaan / efisiensi pekerja daripada memaksimalkan penggunaan mesin-mesin.Penyebab menunggu termasuk: Ketidakseimbangan beban kerja, Pemeliharaan yang tidak terencana, Waktu setup yang lama, Penggunaan otomatisasi yang salah, Masalah kualitas yang tidak selesai, Penjadwalan yang salah, dll.

3.       Transportasi (transportation)tidak ada nilai tambah pada produk. Daripada memperbaiki transportasi, akan lebih baik bila dikurangi atau dihilangkan. Beberapa penyebab transportasi tinggi: Layout pabrik yang buruk, Pemahaman yang buruk terhadap aliran proses produksi, Ukuran lot besar, lead time besar, dan area penyimpanan yang besar.

4.       Memproses secara keliru/berlebihan (Inefficient Process)

52

harus dihilangkan dengan cara bertanya mengapa sebuah proses diperlukan dan mengapa sebuah produk diproduksi. Semua langkah proses yang tidak diperlukan harus dihilangkan.Beberapa penyebabnya: Perubahan produk tanpa perubahan proses, Logika just-in-case, Keinginan konsumen yang sebenarnya tidak jelas, Proses berlebihan untuk menutupi downtime, Kurang komunikasi.

5.       Work In Process (WIP)material antar operasi yang timbul karena lot produksi yang besar atau proses-proses dengan waktu siklus yang panjang.Penyebab inventory berlebihan: Melindungi perusahaan dari inefisiensi dan masalah-masalah tak terduga, Kompleksitas produk, Penjadwalan yang salah, Peramalan pasar yang buruk, Beban kerja tidak seimbang, Supplier yang tidak bisa diandalkan, Kesalahan komunikasi,

6.       Gerakan yang tidak perlu (unnecessary motion)Gerakan-gerakan tubuh yang tidak perlu, seperti mencari, meraih, memutar akan membuat proses memakan waktu lebih lama. Daripada melakukan otomatisasi terhadap gerakan sia-sia, operasionalnya sendiri yang seharusnya diperbaiki.Penyebabnya antara lain: efektifitas manusia/mesin yang buruk, metode kerja yang tidak konsisten, layout fasilitas yang buruk, pemeliharaan dan organisasi tempat kerja yang buruk, gerakan tambahan saat menunggu

7.       Produk cacat (defective product)Memproduksi barang cacat, sehingga membutuhkan pengerjaan ulang atau bahkan dibuang karena tidak bisa diperbaiki. Jelas ini merupakan pemborosan pemakaian bahan, waktu, tenaga kerja, dan sumber daya yang lain. Aktivitas ini merupakan kesia-siaan yang sempurna. Mencegah timbulnya cacat lebih baik daripada mencari dan memperbaiki cacat. Penyebabnya antara lain: Kontrol proses yang lemah, Kualitas buruk, Tingkat inventory tidak seimbang, Perencanaan maintenance yang buruk, Kurangnya pendidikan / training / instruksi kerja, Desain produk, Keinginan konsumen tidak dimengerti .8.       Kreativitas karyawan yang tidak dimanfaatkan (Underutilizing People)Kehilangan waktu, gagasan, keterampilan, peningkatan, dan kesempatan belajar karena tidak melibatkan atau mendengarkan karyawan.Penyebabnya antara lain: Budaya bisnis, politik, Perekrutan yang buruk, Rendah / tidak adanya investasi untuk training, Strategi upah rendah, turnover tinggi

Sangat Menarik bukan ? saya tidak akan membahas Lean Manufacturing sebagai “konsep” dan “knowledge”, saya pikir dengan browsing di Internet dan tinggal masukkan key word diatas, anda bisa temukan puluhan artikel atau Jurnal yang membahas tema ini. Saya akan Mengulasnya dari sisi lain yang berbeda.

Konsep Lean Manufacture bukanlah konsep yang baru, mulai tahun 80-an kita sudah mengenalnya. Saya masih ingat tahun 90 an, perusahaan – perusahaan besar diTangerang memiliki komite GKM ( Gugus kendali Mutu ), 5S atau jauh sebelumnya sudah menerapkan sebagian dari 7 Tools, seperti penggunaan Check List untuk mengumpulkan masalah, Histogram untuk mengidentifikasi masalah, dan Fish Bone diagram untuk menganalisa masalah. Apa yang kita bicarakan sekarang, koq malah terdengar tidak up to date ya ????

Meskipun “barang lama muka baru”, kenyataannya konsep ini masih menarik bukan ? Jelas disampaikan dalam alinea awal, kata kunci dari Lean manufactring ; Mengurangi Waste, Efisiensi, dan Continual Improvement.

53

Indikator real yang paling mudah ya Profit. Jika perusahaan sudah terapkan konsep ini begitu lama, dan selalu bermasalah dengan profit di laporan Rugi laba akhir tahun. Saya sarankan anda evaluasi lagi implementasi lean Manufacturing anda. Point ini yang akan saya bahas, Mengapa Lean manufacturing tidak Efektif .

MENGAPA IMPLEMENTASI LEAN MANUFACTURING TIDAK EFEKTIF ?

Ada beberapa Tools yang termasuk dalam Lingkup Lean manufacturing, diantaranya ; Just In Time (JIT), pendapat yang menyatakan bahwa Just In Time (JIT), 5S, Kaizen & QCC, Heijunka, Value Stream, Poka Yoke, TQM, SMED. Sebagian besar pendapat menyebut konsep management manufacture ini sebagai hal yang luar biasa. Apakah pendapat ini benar ? Ini fakta lho ya, banyak konsultan yang bergerak dibidang manufacturing improvement menggunakan konsep-konsep ini sebagai magnet atau daya tarik ,dan terbuktinya laku bukan ? Artinya, banyak pelaku industri manufacture yang ingin menikmati keberhasilan, kebesaran, dan keuntungan seperti TOYOTA Motor Corporation, atau perusahaan Jepang lainnya dan berdaya upaya untuk mencapainya dengan strategi efisiensi yang sejalan. Konsep Lean manufacturing sangat jelas, terukur, dan siapapun bisa menerapkannya. Artinya konsep perbaikan ini tidak hanya menjadi monopoli Toyota Motor Corp., atau perusahaan-perusahaan jepang lainnya, tapi semua industri manufacture bisa menerapkan dengan kadar yang sama. Ini juga fakta !

Saya selalu menulis ‘konsep’…’konsep’….dan ‘konsep’… apakah benarkah Lean Manufacturing hanya sebagai konsep, yang dengan begitu mudahnya dipelajari , diterapkan, dan secepatnya dirasakan hasilnya ? Jawaban saya “ TIDAK “.Saya termasuk satu dari sekian banyak orang Indonesia yang beruntung berkesempatan mempelajari langsung manufacture Jepang di negara asalnya. Tidak hanya pelajari hal-hal teknis, tetapi motif dan spirit mereka sebagai pekerja tidak lepas dari perhatian. Yang saya tahu, konsep lean manufacture ternyata bukan hanya monopoli Toyota. Prinsip dasar manufacture dalam Lean Manufactture merupakan sesuatu hal yang sangat biasa dan normal dalam rutinitas pekerjaan sehari-hari.

Hal-hal yang membuat kita terpesona adalah sesuatu yang biasa buat mereka. Rata-rata pekerja disana tidak bisa bahasa inggris, dan sangat jarang yang bertitel sarjana, karena bagi kebanyakan orang Jepang menempuh pendidikan di university perlu biaya sangat tinggi. Tetapi apa disini kita pelajari dengan biaya yang relatif tinggi ( rata-rata rate trainning sekitar 2 juta/orang ) plus dengan terkantuk-kantuk menikmati sejuknya AC, mereka jalani dengan sangat – sangat alami, seperti aktivitas makan, minum, jalan, olah raga, dsb.

“ Sangat Alami “ …. Dua kata Ini yang bisa saya katakana untuk menggambarkan situasinya. Ternyata penerapan konsep lean Manufacture ini tidak berhubungan dengan pendidikan yang tinggi atau kecerdasan Intelektual.

Kembali ke Sub Judul “ Mengapa Implementasi Lean Manufacturing tidak Efektif ?”. Dua kata tadi menjadi jawabannya. Mereka lakukan ini dengan adanya komitmen organisasi disertai Strategi Organisasi tepat. Kabar baiknya, “ All of these can be created “, semuanya itu bisa dibentuk, jadi bukan sesuatu yang sifatnya “Given” atau takdir.Inilah yang menjadi fondasi penerapan Lean Manufacturing, malah kalau saya bilang, apapun konsep managemen produksi dan operasi bisa diterapkan dengan mudah dan optimal jika perusahaan kita memiliki fondasi seperti ini.

54

BAGAIMANA MEMBENTUK FONDASI INI ?Saya melihat ada 2 faktor dominan agar perusahaan memiliki fondasi yang kuat untuk menopang penerapan strategi-strategi Produksi dan Operasi serta berbagai macam standarisasi Proses, termasuk didalamnya Lean manufacturing.1.       Komitmen OrganisasiAdalah suatu ikatan psikologis karyawan pada organisasi yang ditandai dengan adanya :1. Sebuah kepercayaan dan penerimaan terhadap tujuan-tujuan dan nilai-nilai dari organisasi.2. Sebuah kemauan untuk menggunakan usaha yang sungguh-sungguh guna kepentingan organisasi.3. Sebuah keinginan untuk memelihara keanggotaan dalam organisasi.Artikel lengkapnya baca link berikut :http://www.dedylondong.blogspot.com/2011/10/komitmen-organisasi.html2.       Strategi OrganisasiStrategi Organisasi disini berarti Struktur organisasi komplet dengan kesesuaian kompetensi, lingkup wewenang dan tanggung jawab personel didalamnya.Saya memiliki Struktur ideal yang dapat menggambarkannya. Seperti gambar berikut :

Penjelasan :1.       Dalam Struktur Organisasi, Operation ( maintenance, production, PPIC, Ware house, QC ) tidak berdiri sendiri, tapi didampingi oleh Bagian Data Analis & Improvement dengan wewenang yang setara. Kedua struktur besar ini berada dibawah Operation manager atau Factory manager.

2.       Data Analys & Improvement memiliki hubungan 1000% supporting bagian operation. Jadi jangan samakan hubungan mereka dengan Produksi – PPIC yang seperti anjing dan kucing, atau Produksi – QC, yang benci tapi rindu. Ini murni supporting dalam arti sebenarnya.

3.       Struktur Operation sama persis seperti yang kita kenal sekarang, didalamnya ada Produksi, Planning, Ware house, dan Maintenance.

4.       Data Analys & Improvement berbeda dengan Research & Development ( R&D ), Dalam

55

prakteknya R & D di Industri manufacturing Indonesia lebih mengarah ke Product Development dan Memastikan Proses Produksi sesuai dengan standardnya. Malah banyak perusahaan di Indonesia hidup tanpa divisi ini, dan menggunakan QC untuk Develop produk dan control SOP.

5.       Data Analys & Improvement berisi personel – personel dengan memiliki kualifikasi ; kecerdasan sangat tinggi, senang akan perubahan , Praktis, Statistic Oriented, Analitical skill tinggi, systematis, cost oriented dan kemampuan dalam rekayasa teknik ( engineering ) baik Mesin, Electric, dan Mekatronik dengan qualifikasi expert. Dengan jumlah personel tidak terlalu banyak, sekitar 5-7 orang ( 1 admin 3 engineer or more , dan 1 supervisor ) saya piker cukup.Scope kerja bagian ini, menganalisa problem – problem critical di bagian operation berdasarkan data – data yang ada, dan memberikan solusi bisa berupa perbaikan metode kerja / procedure kerja, modifikasi mesin, hingga develop mesin, upgrade system informasi. Problem-problem Critical berasal dari operation yang menginginkan efisiensi proses, upgrade capacity, safety serta jaminan quality dan feed back dari marketing berupa eksternal ( Eksternal Non Conformance Report ) atau Development produk.Bagian ini menempatkan “ aspek pengendalian document ” kedalam prioritas tertinggi. Karena seluruh output bagian ini harus base on data, no assumption and feeling. Secara alami, bagian inilah yang akan memberikan control pada semua dokumen data di operation, dan sebaliknya operation akan semaksimal mungkin memberikan data yang valid, karena pada akhirnya, data-data ini secara tidak langsung akan meningkatkan performance bagian operation itu sendiri.Dengan kata lain, saya sebut bagian ini sebagai Extra ordinary Division yang bertugas menyelesaikan extra ordinary problem.

6.       Bagian Operation memiliki spesifikasi yang lebih rendah, bedanya akan tidak tepat menempatkan orang yang “senang akan perubahan” di bagian ini. Operation lebih diutamakan personel-personel yang Teguh dalam menjalankan procedure. Scope kerja bagian operation lebih cenderung ke penyusunan SOP yang efektif, taat menjalankan SOP, dan Menganalisa problem operation kategori “normal “.Jika perusahaan ini menempatkan orang di tempat yang salah, pastinya orang-orang ini tidak akan berkontribusi maksimal.Jika dilihat dari spesifikasi personel di bagian Data Analys & improvement, tampak orang-orang yang memiliki kualifikasi mirip dengan bagian Engineering / maintenance. Itu benar, tapi sengan spesifikasi lebih tinggi hingga taraf machine Design.Beberapa Japan manufacture menggabungkan Produksi dan Maintenance dalam satu bagian besar, Maintenance lebih mengarah pada Preventive Management. Dan perlu diingat, sebagian besar indsutri manufacture di Indonesia mengadopsi strategi Low cost.

Dalam Industri manufacture di Indonesia ada pemikiran yang menurut saya tidak tepat. Yaitu mengenai “ menempatkan orang yang tepat ditempat yang tepat”. Seseorang yang sangat pintar dan terlalu kreatif tidak cocok ditempatkan dibagian yang tidak memerlukan “kreativitas tinggi”.Bagian Produksi, PPIC, QC , Maintenance akan fatal menempatkan orang-orang yang pintar dan “senang akan perubahan” . Perubahan-perubahan yang tidak terarah dan terkendali dalam jangka menengah akan berakibat fatal, diantaranya System menjadi tidak terkendali, dan Teknologi yang tidak standard.

7.       Yang terakhir yaitu Manager.Seorang manager memberikan Direction ( Arah ) dan Melakukan Guidance (panduan ) untuk mencapainya. Saya menyebutnya dengan memberikan visi dan menentukan arah tujuan.

56

Dari Aspek Cost, Sang manager harus memastikan keseimbangan antara Operation Function dan Improvement. Dengan Lingkup kerja yang saya sampaikan diatas, Perusahaan harus mengeluarkan mengeluarkan cost diatas rata-rata, dan semuanya masuk dalam biaya tidak langsung.Manager berperan untuk membuat keseimbangan operation cost. Dengan adanya satu divisi khusus yang bertugas menyelesaikan masalah-masalah critical / khusus / extra ordinary problem. Sang Manger harus mampu mereduksi operation cost dengan men-develop procedure kerja yang paling efektif, Menentukan alur proses yang paling tepat, Merancang Sistem Informasi , Melakukan rekayasa engineering untuk memperpendek waktu operasi dan meningkatkan kapasitas produksi dan banyak lagi potensi perbaikan, yang bermuara pada “Reduce Cost” saat kondisi produksi dalam beban normal, dan “ Increase Sales plus reduce cost” dengan upgrade capacity saat beban produksi tinggi.

Secara Continous / berkesinambung, model organisasi ini mampu mendukung kekuatan dan flexibilitas perusahaan dalam menarik pasar.Saya ambil contoh, peningkatan jumlah variasi item produk dan order dalam quantity kecil benar-benar memberikan tekanan pada proses, seperti ; Penurunan capasitas produksi, semakin panjangnya lead time produksi, ketidakstabilan konsumsi personel produksi , peningkatan inventory dan WIP, Penurunan quality, tingkat stress karyawan tinggi dan masalah-masalah yang bersifat domino lainnya.Totally ini akan memberikan pengaruh yang significant terhadap peningkatan Biaya pokok produksi dan penurunan sales ( tingkat penjualan ). Inilah yang saya maksud dengan kekuatan dan flexibilitas process dalam manufacture. Dengan kata lain Perusahaan akan memiliki fondasi yang kuat.Simple bukan.

Mengapa terkadang kenyataannya tidak Simple ? Berikut alasannya :1.       Perusahaan Merekrut atau menempatkan Manager yang tidak tepat2.       Manager merekrut atau menempatkan Supervisor yang tidak tepat.3.       Tidak adanya komitmen karyawan, dikarenakan adanya potensi atau konflik perburuhan. Untuk case ini, lebih lengkapnya dapat dilihat di link berikut :http://www.dedylondong.blogspot.com/2012/01/solusi-konflik-buruh-dan-pengusaha.htmlSistem Penilaian berbasis Kinerja, sangat membantu dalam meningkatkan Komitmen karyawan.

PENUTUP

Hal – hal yang saya sampaikan diatas bukan berarti, mengecilkan peran serta satu bagian tertentu dalam melakukan continous improvement. Tapi lebih pada meningkatkan focus dengan memberikan batasan-batasan kerja dengan terkendali. Sangat ironis jika kita menemui case berikut, seorang Manager engineering yang “sangat pintar” berhasil menyelesaikan problem mesin sampai ke tingkat rekayasa engineering. Tapi tidak peduli dengan data – data dan pelaksanaan preventive maintenance. Atau seorang Supervisor Produksi yang begitu luar biasa dalam menganalisa

masalah-masalah produksi dan memecahkannya, tapi tidak memiliki keberanian dalam menegur karyawan yang melakukan procedure kerja yang keliru. Dan banyak contoh – contoh lainnya yang mengingatkan kalau kita itu manusia yang banyak memiliki kelebihan dan kekurangan.

Penentuan Qualifikasi personel yang disesuaikan dengan strategi management akan lebih efektif dalam menekan biaya dan kontribusi bagi perusahaan.

57

Menentukan Lead Time Proses Produksi

PENDAHULUAN

Lead Time merupakan salah satu indicator terpenting 

untuk mengukur Kinerja bagian Processing / Produksi,

disamping quality dan cost pastinya.

Lead Time adalah waktu yang diperlukan oleh bagian

processing/produksi untuk memproduksi item produk  per

capacity yang sudah ditentukan.

Misal Lead Time produksi  sosis  A = 3.5 Day, ini bisa

diartikan waktu yang diperlukan untuk processing mulai dari

tahap awal sampai akhir ( sosis A ) memerlukan waktu 3.5

hari, dengan batasan produksi sebesar x unit capacity.  Jika

anda sebagai sales di perusahaan sosis, akan sangat

membantu dalam memberikan kepastian ‘waktu tunggu’ pada

customer.  Apalagi produk perusahaan anda menjadi bahan

baku bagi  produk customer anda. Seperti sosis menjadi

produk untuk Restoran.

Semakin  kecil nilai lead time, berarti produk bisa diproduksi

58

dengan waktu lebih cepat, dan ini semakin bagus tentunya.

Lead Time menjadi indicator bagi :

1.       Volume atau capasitas actual  produksi untuk setiap Item

2.       Ketepatan Waktu  Proses

3.       Performance Engineering

4.       Kemampuan Control Proses

TEKNIS PERHITUNGAN LEAD TIME (LT) DALAM PROSES  PRODUKSI

Sebelum  kita membahas mengenai perhitungan Lead Time, 

saya akan memberikan penjelasan mengenai system 

production line itu sendiri.

Saya membagi System Line menjadi 2 jenis :

1. Single product Line

Single product  Line, merupakan Jalur produksi  dimana

proses produksi mulai dari tahap awal sampai akhir, melalui

mesin – mesin khusus. Dengan kata lain, mesin-mesin di

jalur produksi ini hanya memproduksi satu jenis produk. Jadi

model produksi ini dapat  secara nyata dilihat.

Misal : Jalur perakitan pada  pabrik mobil  modern, Jalur

perakitan untuk Honda city, tidak akan sama dengan Honda

Jazz, karena mesin dan peralatan di masing-masng jalur

sudah tersetting khusus hanya untuk item tertentu.

59

Single Line

2.  Multiple product Line

Multiple product line,  merupakan jalur produksi dimana,

beberapa mesin memproses Item-item produk yang berbeda.

Beberapa jenis mesin, sudah didesign  untuk mudah dan

tidak perlu waktu lama untuk  disetting saat berganti Item

produk.

Misalnya : Mesin untuk industry pengolahan makanan, ada

puluhan jenis Item  sosis, tapi jalur produksinya ada yang

menggunakan proses mesin yang sama.

Jika dilihat dari skema dibawah, Product A dan B,

menggunakan 2 mesin yang sama, yaitu mesin 3 dan 5. 

Semakin banyak Varian item produknya, maka semakin rumit

dan komplek perhitungan pembagian capasitas per Linenya,

biasanya untuk case seperti ini, system produksi sudah

menggunakan  software.

60

Multiple Line

Pada dasarnya Sistem Line mengurai jalur proses produksi 

kedalam  setiap proses mesin, lalu memasukkan Item

dengan proses mesin  yang sama kedalam satu line. Jalur

produksinya menganut ‘single line’, perhitungannya akan

lebih mudah dibanding ‘multiple line’. Saya akan menjelaskan

perhitungan untuk  jenis ’multiple line’, jika memahami ini,

saya yakin anda mudah dalam menghitung jenis single.

Contoh :

Item A diameter : 25 mm

Item B diameter : 10 mm

Item C diameter : 15 mm

Item D diameter : 30 mm

Item E diameter : 10 mm

Item F diameter : 15 mm

Item G diameter : 10 mm

Item H diameter : 30 mm61

Item I diameter : 10 mm

Ada  8 Item diproduksi, tapi jika kita kelompokkan ada 4   jenis tahapan proses . Pada prinsipnya

yang menjadi perhitungan utama sistem Line yaitu proses mesin, proses manual tidak diperhitungkan

karena tergantung dari variable jumlah orang, dengan asumsi bisa ditambah sebanyak

mungkin dan dikurangi seminimal mungkin.

Sedang kapasitas mesin  dan jam produksi mesin terbatas.

Berdasarkan data kita mengetahui kapasitas mesin per hari ( 7 jam ) sbb :

Machine Capacity

Note : Asumsinya Size  item tidak berpengaruh pada kapasitas, aktualnya data perubahan

kapasitas untuk setiap perubahan spec yang dimasukkan ke data.

4 Tahapan ini menjadi Line, 

Saya gunakan Notasi : 1, 2, 3, 4

Tahap 1, kita akan deteksi kapasitas per Line

Saya akan gabungkan data mesin kedalam Line Produksi

62

Line Capacity

Tahap 2, kita akan deteksi Lead Time per Line

Waktu proses / Lead Time per Line

63

Formula waktu proses :  contoh Line 1, Mc. A = ( Bottle Neck Capa : Capa Mc ) x 7 Jam kerja

Jadi Line 1, Mc A, perlu waktu = ( 100 : 200 ) x 7 = 3.5 Jam

Berarti  MC. A hanya perlu waktu 3.5 , untuk memenuhi kapa mesin C, dan masih ada sisa kapa

sebesar 3.5 jam yang idle, atau bisa digunakan oleh line yang lain.

Berarti masing-masing  Item memiliki Lead Time 7 jam, artinya produksi memerlukan waktu 7 jam

sejak start proses pertama. Untuk kapasitas yang ditetapkan perhari Begitu juga  dengan Item yang lain.

Capacity dan Lead Time Per Line

Jadi jika ada order, waktu untuk produksi mesin :

Item A, sebanyak 1000 Kg,  Waktu produksi : 70 jam kerja ( (1000 : 100)x7 )

Item E  sebanyak 300 Kg,  Waktu produksi : 14 jam kerja ( (300 : 150)x7 )

Item G, sebanyak 210 Kg,  Waktu produksi : 21 jam kerja ( (210 : 7 )x7 )

Item I, sebanyak 280 Kg,  Waktu produksi : 28 jam kerja ( 280 : 70 )x7 )

Untuk jumlah item mencapai ratusan, tidak mungkin  dihitung

secara manual, Sistem computer yang akan mengolah

datanya.  Divisi yang paling strategis dalam tahap ini yaitu

PPIC, mereka akan arrange  kapan Start Produksi dengan

memastikan terlebih dahulu  kecukupan bahan baku.

64

Kunci utama dalam  memperpendek lead time yaitu pada

capasitas  produksi  yang  terus ditingkatkan, dengan cara :1. Control Proses Produksi dengan lebih baik 

2. Penambahan Mesin3. Re-engineering, atau up grade teknologi permesinan

( Artikel

terkait

: http://www.dedylondong.blogspot.com/2009/12/increase-

productivity-do-it-now.html )

Lead time yang semakin pendek  pasti menjadi  salah satu

kekuatan manufacture dalam  iklim persaingan yang semakin

kompetitif.  Pada dasarnya, tidak ada customer yang mau

menunggu dalam waktu relative lama, saat membeli.

Tentunya artikel ini jauh  dari detail.  Tidak ada system

produksi yang baku. Masing-masing manufacturing memiliki

‘ke-khasan’  dalam system produksinya.  Dengan melakukan

improvement secara berkelanjutan ( Continual Improvement )

akan muncul ide-ide untuk meningkatkankinerja produksi,

termasuk ide mengenai Lead Time ini.

Jadi Manager itu ( nggak ) Sulit lho ...

65

Bagaimana cara menjadi Manager ? Jawabannya sederhana .... yaitu " Mulailah berpikir sebagai  seorang Manager ". Tidak penting anda saat ini diposisi operator, grup leader, supervisor . Mari kita lupakan sejenak aspek legalitas struktural, anda tidak perlu SK untuk lakukan ini, atau jangan dipikirin deh masalah teknis atau strategis. Mari kita buat semudah mungkin. Konsepnya seperti ini.Dengan kompentensi yang meliputi Skill, Knowledge, dan Attitude yang memadai, seorang Manager melakukan fungsi Planning, Organizing, Leading, Controlling. Saya menyingkatnya sebagai POLC. Kalau terlalu ribet, ada beberapa rumusan sederhana untuk menjalankannya tanpa perlu kita sadari :1. Jangan menjadi orang yang penuh perhitungan, besaran gaji x setara dengan kinerja setingkat x, jika anda berpikiran seperti ini, dan tercermin dalam tindakan. Saya jamin, atasan anda dengan senang hati mencoret anda dalam daftar promosi.2. Jangan pernah merasa menjadi yang terpenting. Ingat, ada 11 Juta orang diluar sana yang dengan senang hati menempati posisi anda sekarang.3. Selalu minta tanggung jawab  kerja yang lebih besar. Dalam bahasa saya, memiliki fighting spirit dan Agresif. Beberapa orang mengartikan sifat ini dengan " AMBISIUS ".

4. Kuasai  hal teknis tidak perlu sampai ke detail, cukup di tingkat knowledge, skill malah lebih baik. Teruslah belajar untuk memperdalam tingkat pengusaan di bidang anda. optimalkan Trainning, lanjutkan study formal, belajar dari orang-orang yang "lebih tahu" .

5. Belajar untuk tidak mengutamakan hubungan pertemanan dalam pekerjaan, jangan biasakan mengikuti acara-acara yang tidak berhubungan dengan pekerjaan.6. Camkan ini, anda harus memiliki semangat pengusaha. berpikir dan bertindak layaknya pemilik usaha. Biarkan orang lain melihat jelas posisi anda. Bahasa mudahnya, 100% anda

66

harus berpihak pada kebijakan perusahaan. meski dengan resiko anda akan berada di kutub yang berlawanan dengan sebagian besar orang. Tapi percaya atau tidak, resiko ini bisa diminimalkan sampai " Zero Effect " jika anda menguasai skill yang bernama " COMUNICATION ".

7. Jangan terjebak dengan politik dalam perusahaan. Ada kubu si A atau si B, ikut sana atau ikut sini. Semuanya omong kosong, dan anggap saja ini hanya permainan orang-orang yang tidak kompeten. Percayalah, saya sudah membuktikan konsep ini dan sampai detik ini terbukti berhasil. " POLITIK TERBAIK ADALAH HASIL ".

Ke tujuh rumusan diatas sudah lebih dari cukup untuk membuat anda sebagai " kandidat kuat Manager ", semuanya hanya masalah waktu dan tempat yang tepat.

Motivasi Kerja

  1.      Pengertian

Motivasi adalah konsep yang menguraikan tentang kekuatan-kekuatan yang ada dalam

diri karyawan yang memulai dan dapat mengarahkan perilaku orang tersebut.[1]

Motivasi juga mempunyai arti yang sama dengan motif, yakni suatu daya pendorong

atau perangsang untuk melakukan sesuatu.[2] Dalam pengertian tersebut, motivasi dalam diri

seseorang dipandang sebagai suatu kekuatan tanpa memperhitungkan adanya kelemahan dan

faktor-faktor lain yang pasti ada dalam tiap individu.

67

Motivasi merupakan daya dorong bagi seseorang untuk memberikan kontribusi yang

sebagian besar mungkin demi keberhasilan organisasi mencapai tujuan.[3]

Terdapat dua sumber motivasi menurut Moekijat, yaitu motivasi intern dan motivasi

ekstern. Motivasi intern semua menyangkut motivasi dari dalam yaitu motif seseorang

berperilaku atas dorongan diri sendiri, yang mempertimbangkan kekuatan-kekuatan yang

terdapat dalam seorang individu dan kebutuhan serta keinginannya. Motivasi ekstern yaitu

motivasi dan dorongan yang bersumber dari luar, yaitu ; gaji, kondisi kerja dan kebijaksanaan

perusahaan, serta masalah-masalah pekerjaan, seperti penghargaan, promosi dan tanggung

jawab.[4]

Bahwa motivasi merupakan kegiatan yang dilakukan oleh pimpinan dalam

pemberian inspirasi, semangat dan dorongan kepada karyawan untuk bertindak dengan tujuan

agar karyawan tersebut lebih giat dan bersemangat dalam bekerja sehingga mencapai hasil

sebagaimana yang telah ditetapkan. Karenanya kearah tujuan-tujuan organisasi yang

dikoordinasikan oleh kemampuan. Upaya itu untuk memenuhi suatu kebutuhan individu.

Uraian tersebut dapat disimpulkan bahwa motivasi adalah suatu dorongan yang

dapat menggerakkan seseorang untuk melakukan kegiatan dan menimbulkan semangat dan

gairah kerja yan mengarah pada tercapainya suatu tujuan tertentu. Disamping itu, dengan

mengetahui makna dari motivasi, diharapkan dapat dicari metode atau cara memotivasi dari

luar. Ini merupakan hakekat tugas dan fungsi dari manajemen sumber daya manusia yaitu

bagaimana memotivasi para karyawan dalam rangka mempengaruhi dan mengarahkan

perilaku agar berperilaku sesuai dengan budaya organisasi yaitu produktif dan berkinerja

tinggi.

2.       Teori-teori Motivasi

Teori motivasi dikelompokkan atas dua teori besar, yaitu : (1) Teori Motivasi Proses (

Process Theory ), dan (2) Teori Motivasi kepuasan (Content Theory).[5]

2.1.Teori Motivasi Proses

68

Teori motivasi proses berusaha menjawab pertanyaan “bagaimana menguatkan,

mengarahkan, memelihara dan menghentikan perilaku individu ” agar setiap individu bekerja

giat sesuait keinginan pimpinan.

Bila diperhatikan secara mendalam, teori ini merupakan proses sebab akibat.

Bagaimana seseorang bekerja serta hasil apa yang diperolehnya. Jika bekerja baik saat ini,

maka hasilnya akan diperoleh baik untuk hari esok. Jadi hasil yang dicapai tercermin dari

bagaimana proses kegiatan yang dilakukanseseorang. Hasil hari ini akan merupakan kegiatan

hari kemarin.

Proses motivasi berkaitan dengan usaha untuk menjabarkan dan menterjemahkan

motivasi kearah suatu perilaku tertentu yang diharapkan. Dalam kaitan dengan teori Motivasi

Proses dikenal ada tiga teori, yaitu ;

a.       Teori Harapan ( Expectancy Theory )

Dikemukakan oleh victor Vroom. Teori ini menyatakan bahwa apa yang memotivasi

seseorang untuk bekerja giat adalah tergantung dari hubungan timbal balik antara apa yang

diinginkan dan dibutuhkan dari hasil pekerjaan itu.

Berapa besar ia yakin perusahaan akan memberikan pemuasan bagi keinginannya

sebagai imbalan atas usaha yang dilakukannya itu. Bila keyakinan yang diharapkan cukup

besar untuk memperoleh kepuasannya, maka ia akan bekerja keras, begitu pun sebaliknya.

Teori ini didasarkan atas :

1.      Harapan ( Expectancy )

Harapan adalah suatu kesempatan yang diberikan akan terjadi karena perilaku.

2.      Nilai ( Valence )

Nilai adalah akibat dari perilaku tertentu yang mempunyai nilai martabat tertentu ( daya atau

nilai motivasi ) bagi setiap individu yang bersangkutan

3.      Pertautan ( Instrumentality )

Pertautan adalah persepsi dari individu bahwa hasil tingkat pertama akan dihubungkan

dengan hasil tingkat kedua.

Dalam  penerapannya makna teori tersebut adalah bahwa seorang karyawan akan

bersedia melakukan upaya yang lebih besar apabila diyakininya itu akan berakibat pada

69

penilaian kinerja yang baik, dan bahwa penilaian kinerja yang baik akan berakibat pada

imbalan yang lebih besar dari organisasi seperti bonus yang lebih besar, kenaikan gaji, serta

promosi dan kesemuanya itu memungkinkan yang bersangkutan untuk mencapai tujuan-

tujuan pribadinya.

Jadi teori harapan memfokuskan analisisnya pada tiga jenis hubungan, yaitu ;

1.      Hubungan upaya dengan kinerja dimana karyawan mempunyai persepsi, bahwa upaya yang

lebih besar berakibat pada kinerja yang  makin memuaskan.

2.      Hubungan kinerja denan imbalan. Hubungan ini menyangkut keyakinan seeorang bahwa

menampilkan kinerja pada tingkat tertentu akan berakibat pada hasil tertentu yang diinginkan.

3.      Hubungan imbalan dengan tujuan pribadi. Yang memungkinkan disini adalah sejauh mana

imbalan yang diterima dari organisasi memuaskan tujuan dan kebutuhan pribadi dari

karyawan termasuk disini imbalan dalam bentuk immateriil seperti peningkatan jabatan dan

semacamnya seta seberapa besar daya tarik imbalan tersebut bagi yang bersangkutan.

b.      Teori Penguatan ( Reinforcement Theory )

Teori ini didasarkan atas hubungan sebab akibat dari perilaku dengan pemberian

kompensasi.[6]

Ada empat metode pembentukan yang dapat digunakan untuk membentuk perilaku

karyawan, yaitu penguatan yang bersifat positif, negatif, penegakan hukuman, dan

pemadaman.[7]

1.     Penguatan yang bersifat positif, yaitu teknik yang berakibat suatu nikmat sebagai respon atas

stimulan tertentu, sehingga timbul perilaku dalam bentuk keinginan untuk mengulangi

perbuatan serupa, misalnya pemberian pujian..

2.   Penguatan yang bersifat negatif, yaitu teknik yang bersifat pada sesuatu yang tidak enak

sebagai respon atas stimulus tertentu, sehingga timbul keinginan untuk tidak mengulangi

perbuatan serupa, misalnya pemberian teguran.

3.   Pengenaan hukuman adalah bentuk yang  lebih berat dari penguatan negatif, misalnya seorang

karyawan dikenakan hukuman penundaan kenaikan gaji karena suatu pelanggaran yang

cukup berat.

70

4.      Pemadaman, yaitu tindakan atasan untuk menghilangkan keinginan seorang bawahannya

berbuat sesuatu yang dipandanf sebagai perwujudan perilaku tertentu yang tidak diinginkan

oleh atasan yang bersangkutan.

Prinsip dari teori ini adalah bahwa manusia pada hakekatnya adalah malas, tidak mau

bertanggung jawab walaupun bisa ia lakukan, oleh karena itu maka karywan harus diawasi

terus dan memotivasi dengan cara memberi hadiah bilamana berbuat baik dan dihukum bila

berbuat sebaliknya.

c.       Teori Keadilan

Teori ini menyatakan bahwa suatu hal yang manusiawi apabila dalam kehidupannya

termasuk dalam pekerjaan, seseorang mengharapkan perlakuan yang adil akan tetapi wajar

dan normal pula jika seorang melihat keadilan dengan sisi yang subyektif.

Para karyawan biasanya melakukan perbandingan antara diri sendiri dan orang lain

didalam dan diluar organisasi. Kesemuanya itu mempunyai dampak terhadap perilaku

karyawan yang bersangkutan.

Dengan kata lain, berdasarkan teori ini apabila karyawan merasa diperlakukan tidak adil

maka sangatlah mungkin mereka tidak akan berusaha maksimal menampilkan kinerja

terbaiknya dan menurunkan mutu hasil pekerjaannya dan barangkali memutuskan berhenti

dari pekerjaan tersebut.

Teori motivasi proses menyimpulkan bahwa perilaku individu dapat diarahkan agar

dapat bekerja dengan giat sesuai keinginan pimpinan. Hasil yang dicapai tercermin dari

bagaimana proses kegiatan yang dilakukan seseorang. Hal ini sejalan dengan perilaku

manusia yang selalu memerlukan arahan dan bantuan dalam melakukan kegiatannya.

2.2.Teori Motivasi Kepuasan

Dalam teori ini mencoba menjawab pertanyaan kebutuhan apa yang memuaskan dan

mendorong semangat bekerja seseorang.

Hal yang memotivasi semangat kerja seseorang adalah untuk memenuhi kebutuhan

dan kepuasan materiil maupun non materiil dari apa yang diperoleh dari pekerjaannya.

Termasuk dalam teori motivasi kepuasan yaitu:

71

a.      Maslow’s Need Hierarchy Theory

Menurut Maslow, manusia mempunyai sejumlah kebutuhan yang klasifikasinya pada lima

tingkatan atau hirarki, yaitu ;

1.      Kebutuhan fisiologis, yaitu kebutuhan yang meliputi; rasa lapar, rasa haus, kebutuhan akan

perlindungan, kebutuhan seks dan kebutuhan fisiologis lainnya.

2.      Kebutuhan akan rasa aman, yaitu kebutuhan yang meliputi kebutuhan akan keamanan dan

proteksi dari gangguan fisik dan emosi.

3.      Kebutuhan sosial, yaitu kebutuhan yang meliputi; kasih sayang, rasa memiliki dan dimiliki,

penerimaan dan persahabatan.

4.      Kebutuhan harga diri, yaitu kebutuhan yang meliputi ; harga diri internal seperti

menghormati diri sendiri, otonomi dan usaha mencapai hasil. Harga diri eksternal seperti

status, pengakuan dan perhatian.

5.      Kebutuhan aktualisasi/perwujudan diri, yaitu kebutuhan yang digambarkan dengan dorongan

untuk menjadi apa yang diinginkan seseorang meliputi; pertumbuhan, pencapaian potensi

seseorang dan pemenuhan seseorang.

Teori Maslow beranggapan bahwa :

1.      Orang akan memenuhi kebutuhan yang lebih pokok sebelum mengarahkan perilaku untuk

memenuhi kebutuhan yang lebih tinggi.

2.      Orang mempunyai keinginan untuk berkembang kearah yang lebih baik dan maju.

b.      Herzberg’s Two factors Motivation Theory

Menurut teori ini, motivasi yang ideal yang dapat merangsang usaha adalah peluang

untuk melaksanakan tugas yang lebih membutuhkan keahlian dan peluang untuk 

mengembangkan kemampuan.

Disebut juga teory motivasi dua faktor atau teori motivasi kesehatan atau faktor

higienis. Berdasarkan penelitian Herzbeg terdapat tiga hal penting yang harus diperhatikan

dalam memotivasi bawahan, yaitu ;

72

1.      Hal yang mendorong karyawan adalah pekerjaan yang menantang yang mencakup perasaan

untuk berprestasi, bertanggung jawab, kemajuan dapat menikmati pekerjaan itu sendiri dan

adanya pengkuan atas semua itu.

2.      Hal yang mengecewakan karyawan adalah terutama faktor yang bersifar embel-embel saja

pada pekrjaan. Peraturan pekerjaan, penerangan, istirahat, sebutan jabatan, hak, gaji,

tunjangan dan lain sebagainya.

3.      Karyawan kecewa jika peluang untuk berprestasi terbatas. Mereka akan menjadi sensitif pada

lingkungannya serta mulai mencari-cari kesalahan.

Herzberg menyatakan bahwa dalam orang melaksanakan pekerjaannya dipengaruhi

oleh dua faktor yang merupakan kebutuhan, yaitu ; Maintenance Faktors dan Motivation

Factors.

Manitenance Factors ada;ah faktor-faktor pemeliharaan yang berhubungan dengan

hakikat manusia yang ingin memperoleh ketentraman badaniah. Kebutuhan kesehatan ini

merupakan kebutuhan yang berlangsung terus menerus.

Faktor-faktor pemeliharaan ini meliputi hal-hal gaji, kondisi kerja fisik, kepastian

pekerjaan, supervisi yang menyenangkan, mobil dinas, rumah dinas dan tunjangan –

tunjangan lainnya.

Motivation factors adalah faktor motivator yang menyangkut kebutuhan psikologi

seseorang, yaitu perasaan sempurna dalam melakukan pekerjaan.

Faktor motivasi ini berhubungan dengan penghargaan terhadap pribadi yang secara

langsung berkaitan denagn pekerjaan, misalnya kursi yang empuk, ruangan yang nyaman,

penempatan yang tepat.

c.       Aldefer’s Existaence, Relatedness and Growth ( ERG ) Theory

Menurut theory ini terdapat tiga kelompok kebutuhan yang utama, yaitu ;

1.      Kebutuhan akan keberadaan ( Exitency Needs )

Existence Needs berhubungan dengan kebutuhan dasar yaitu kebutuhan dipuaskan oleh faktor

seperti ; makanan, udara. Upah, dan kondisi kerja. Kelompok eksistensi sebagai kebutuhan

berkaitan denan pemuasan, kebutuhan materi yang diperlukan dalam mempertahankan

73

eksistensi seseorang, yang kalau dikaitkan denan teori Maslow terlihat pada kebutuhan

fisiologis dan keamanan.

2.      Kebutuhan akan Afiliasi 9 Relatedness Needs )

Relatedness Needs/kelompok hubungan yaitu kebutuhan yang dipuaskan oleh hubungan

sosial dan hubungan antar pribadi yang bermanfaat. Sebagai kebutuhan berkaitan dengan

pentingnya pemeliharaan hubungan interpersonal yang dalam teori Maslow tergambar pada

kebutuhan sosial dan harga diri.

3.      Kebutuhan akan kemajuan ( Growth Needs )

Growth needs/Kelompok pertumbuhan yaitu kebutuhan dimana individu merasa puas dengan

membuat kontribusi yang kreatif dan produktif demi kemajuan organisasi serta turut serta

dalam pengambilan keputusan dan partisipasi aktif lainnya demi kemajuan organisasi.

Pertumbuhan merupakan kebutuhan untuk berkembang secara intelektual yang berarti identik

denan kebutuhan aktualisasi diri seperti yang ditekankan Maslow.

d.      Mc. Clelland’s Achievement Motivation Theory

Teori ini disebut juga dengan teori motivasi prestasi yang dikemukakan oleh David

Mc. Clelland. Teori ini menggolongkan tiga jenis kebutuhan manusia yang dapat memoitvasi

gairah bekerja, yaitu ;

1.      Kebutuhan akan prestasi ( Need of Achievement )

Kebutuhan akan prestasi merupakan daya penggerak yang memotivasi semangat kerja

seseorang, karena itu kebutuhan akan berprestasi ini akan mendorong seseorang untuk

mengembangkan kreativitas dan mengarahkan semua kemampuan serta energi yang

dimilikinya demi mencapai prestasi yang optimal.

Karyawan akan antusias dan memiliki semangat kerja yang tinggi untuk berprestasi

lebih baik lagi asalkan kemungkinan untuk hal ini ada. Seseorang menyadari bahwa hanya

dengan mencapai prestasi yang tinggi akan memperoleh pendapatan yang besar. Dengan

pendapatan yang besar akhirnya ia dapat memenuhi kebutuhan-kebutuhannya.

74

2.      Kebutuhan akan Afiliasi ( need of Affiliation )

Kebutuhan akan afiliasi merupakan daya penggerak yang memotivasi semangat kerja

seseorang. Karena kebutuhan akan afiliasi ini yang akan merangsang gairah kerja seorang

karyawan dan menyebabkan seseorang memiliki semangat kerja yang tinggi.

Setiap orang ingin mendapat perhatian untuk dipuaskan karena predikat manusia

sebagai makhluk sosial, keinginan desenangi, dicintai, kesediaan bekerja sama, iklim

besahabat dan saling mendukung dalam organisasi merupakan bentuk-bentuk pemuasan

kebutuhan ini. Melalui kebutuhan afiliasi ini seseorang akan termotivasi dan

mengembangkan dirinya serta memanfaatkan semua energinya untuk denan senang hati

menyelesaikan tugas-tugasnya.

3.      Kebutuhan akan kekuasaan ( Need of power )

Kebutuhan akan kekuasaan merupakan daya penggerak yang memotivasi semangat

kerja seseorang, karena kebutuhan akan kekuasaan ini merangsang dan memotivasi gairah

kerja seseorang serta mengerahkan semua kemampuan demi mencapai kekuasaan atau

kedudukan yang terbaik dalam organisasi.

Ego manusia yang ingin lebih berkuasa dari manusia lainnya sehingga menimbulkan

persaingan. Persaingan yang ditumbuhkan secara sehat akan membuat pegawai termotivasi

untuk bekerja giat.

Oleh karena itu untuk mendapatkan kedudukan yang baik dalam organisasi, maka

seseorang akan berusahan dan termotivasi untuk menyenangi setiap pekerjaan yang diberikan

dan berupaya semaksimal mungkin untuk menyelesaikan pekerjaan itu dengan baik.

e.       Teori Motivasi Claude S George

Teori ini menyatakan bahwa seseorang mempunyai kebutuhan yang berhubungan

dengan tempat dan suasana di lingkungan dia bekerja, yaitu :

1.      Upah yang layak

2.      Kesempatan untuk maju

3.      Pengakuan sebagai individu

4.      Kemanan kerja

75

5.      Tempat yang lebih baik

6.      Penerimaan oleh kelompok

7.      Perlakuan yang wajar

8.      Pengakuan atas prestasi

Teori motivasi kepuasan menyimpulkan bahwa orang akan bersemangat dalam bekerja

karena adanya dorongan kebutuhan, baik materiil maupun immateriil.

Kebutuhan tersebut dapat diklasifikasikan dalam lima tingkatan, dimulai pada

kebutuhan yang paling dasar dan jika kebutuhan tersebut sudah terpenuhi maka akan beralih

ke tingkatan kebutuhan yang lebih tinggi.

3.      Operasional dan Pengukuran Variabel

Variabel Dimensi Indikator

MotivasiMotif

Kerja unggul

a.       Tanggung Jawab

b.      Semangat Kerja

c.       Partisipasi aktif

d.      Menyenangi Pekerjaan

e.       Sesuai Prosedure dan alur kerja

f.       Termotivasi untuk maju

KUISIONER

Motivasi  Kerja

1 Saya  bertanggung jawab terhadap tugas yang dibebankan

2 Saya mengelola dan mengatur pekerjaan agar dapat selesai tepat waktu

3 Saya   berupaya untuk menyelesaikan tugas tanpa terjadi kesalahan

4 Saya berusaha teliti dalam bekerja

5 Saya  dengan suka rela pulang terlambat  jika pekerjaan belum selesai

76

6 Saya  berusaha  memenuhi target yang  telah dibebankan pada saya

7 Saya  bersemangat dalam melaksanakan tugas yang diberikan

8 Saya tertarik untuk  terlibat dalam pengambilan keputusan

9 Saya  menyenangi pekerjaan yang diberikan atasan

10 Saya selalu datang ke kantor /tempat kerja  dengan perasaan gembira

11 Saya selalu bekerja sesuai dengan prosedure kerja yang telah ditetapkan

12 Saya  tertantang untuk  meminta  tanggung jawab dan wewenang lebih besar

13 Saya  termotivasi untuk  mendapat peningkatan jabatan

Skala Likert : 1) Sangat Tidak setuju,  2)Tidak Setuju, 3) Netral, 4) Setuju, 5) Sangat Setuju

[1]   Gibson, Ivancevich dan Donnelly, 2004. Organisasi. PT. Erlangga, Jakarta, hlm.94

[2] Moekijat, 2002. Dasar-Dasar Motivasi. Pioneer Jaya, Bandung, hlm.5 

[3] Siagian,P, 2002. Kiat Meningkatkan Produktivitas Kerja. Rineka Cipta, Jakarta, hlm.102

[4] Moekijat, 2002. Dasar-dasar motivasi. Pioneer Jaya, Bandung, hlm.9,10

[5] Hasibuan,SP, 2003. Organisasi dan Motivasi. Bumi Aksara, Jakarta, hlm. 103

[6] Hasibuan,SP, 2003. Organisasi dan Motivasi. Bumi Aksara, Jakarta, hlm.121

[7] Siagian P, Sondang, 2002. Kiat Meningkatkan Produktivitas Kerja. Rineka Cipta, Jakarta, hlm. 112

Posting by Dedy Londong di 8:06 AM 

Yang Sebaiknya dilakukan Leader

77

Sampai detik ini saya tidak percaya Leader itu merupakan takdir atau faktor Genetika yang diturunkan. Yang saya yakini, Leader yang baik harus dibentuk dengan cara yang tepat. Hal-hal berikut sangat sering kita jumpai di buku-buku seri kepemimpinan. Artikel ini hanya sebagai bahan untuk lebih meyakinkan bahwa seorang leader harus dibentuk melalui proses belajar dan terapan. Berikut hanya sebagian kecil dari hal- hal yang harus dilakukan seorang Leader. 

Kita bahas satu persatu. Visi : Rational Dream, Mimpi yang masih memiliki peluang untuk diwujudkan. Misi : Konsekuensi logis dari adanya visi Objective : Tujuan yang akan dicapai Goal : Sasaran yang lebih konkret & spesifik ( quantitatif ) Strategi : Plan yang sifatnya global/umum untuk mencapai objective, berjangka waktu menengah ( Triwulan, quartal ) Program Kerja : Plan action yang merupakan penjabaran dari strategi, spesifik, & menggunakan ukuran quantitatif. Berjangka waktu lebih pendek ( mingguan, bulanan ) Mekanisme Kontrol : Tool untuk menjamin orgnisasi menerapkan strategi yang benar & menjalankan program kerja dengan benar. Mekanisme kontrol ini harus memiliki 2 faktor utama, yaitu 1) Siapa yang mengerjakan. 2) Siapa yang menilai hasil kerjanya. Saya akan sharing dengan anda ... mudah-mudahan bermanfaat, Saya menerapkannya Saat memegang posisi Section Chief Produksi ( LF ) Th. 2006-2008, di PT. YKK Zipper. Jika diurai satu persatu, kurang lebih sebagai berikut : Visi saya : Section LF harus menjadi yang terbaik diantaranya section lainnya. Misi saya : Section LF harus memberikan kontribusi terbesar terhadap pencapaian profit perusahaanObjective yang saya tetapkan : Maksimalkan pencapaian Delivery, Tingkatkan Quality produk, dan Optimalkan biaya produksi. Goal : Mendistribusikan Goal ke seluruh personel sesuai tingkatan struktural . Penetapan Target quantitatif mulai dari operator sampai saya sendiri, yang mensupport objective yang telah ditetapkan ( Penetapan Goal ini lebih mudah dilakukan di PT. YKK karena perusahaan telah menetapkan Mekanisme penilaian berbasis kinerja atau MBO – Management By objective ) Misal : Claim = 3 kali/setahun, Delivery = 95 % , Lead Time = 3 hari , Consume Spare part = ……. Rp/1000 Pcs, Consume Listrik = ……Rp/1000 Pcs, Productivity = ……. Pcs/orang , DLL Strategi saya : 1. Meningkatkan Knowledge & Skill seluruh karyawan sesuai beban tanggung jawabnya masing-masing. 2) Meningkatkan Efisiensi Mesin & Jam kerja operator. 3) Menetapkan Metode kerja yang mudah dipahami. 4) Meningkatkan jaminan quality proses / mesin. 5) Tingkatkan komunikasi internal & eksternal (Departemen / Section terkait) . 6) Continual Improvement. 7) Penghematan energi . 8) Pengendalian Tingkat Absensi. 9) Pengendalian Overtime. 10) Membangun rasa percaya diri dengan Memberikan wewenang lebih besar dg batasan-batasan yang jelas bagi para leader, misal Grup Leader memiliki wewenang menginstruksikan Overtime dalam kondisi sangat mendesak . 11) Membuat lingkungan fisik kerja yang nyaman 12) Membentuk Tim yang solid, DLL Program kerja saya : 1) Memberikan Trainning & Pengajuan/permintaan Trainning Eksternal. 2) Melakukan Briefing harian diawal Shift. 3) modifikasi mesin & spare

78

part 4) Preventive main unit mesin & Kontrol Sensor. DLL Mekanisme Kontrol : 1) Evaluasi Rutin achievment target melalui Briefing harian, Meeting Mingguan & Bulanan. 2) Penilaian kinerja perorangan secara objective, setiap 6 bulan sebagai bentuk mekanisme Reward & Punishment. 3) Mewajibkan Record Produksi harian Operator ditulis di papan informasi ( khusus ) , dengan tujuan Leader atau siapapun , dapat bereaksi dengan cepat jika terjadi ketidak sesuaian pencapaian output proses produksi. 4) mapping area lengkap dengan PIC-nya. DLL 

Beberapa Pencapaian dari Tim kami … 1.Base Achievment Th. 2007, memasuki Th. 2008 saya dipercaya untuk mengontrol Line Produksi lainnya, sehingga Penamaan section juga berubah ( LF-Domestik ). Dari Section terkecil ( jumlah personel 48 orang ) dan Item produk yang bukan utama ( berkontribusi 20 % terhadap total produksi perusahaan ) menjadi section terbesar ( 150 orang ) dengan item Produk utam ( berkontribusi 60 % terhadap total produksi perusahaan ) . Kondisi ini telah meningkatkan kontribusi section terhadap pencapaian omset & profit perusahaan. 2.Bulan April 2008, Section LF-Domestik memberikan kontribusi 60% dari total Pencapaian record produksi ditingkat perusahaan, ini merupakan Record Produksi tertinggi. 3.Th. 2008 Section LF-Domestik mencapai skor achievment tertinggi, yang berpengaruh pada pencapaian bonus tingkat section ( yang juga menjadi yang tertinggi di antara seluruh section ditingkat perusahaan ). 

Sharing pengalaman dalam artikel ini sangat jauh dari arti menggurui ataupun apapun yang sifatnya membanggakan diri sendiri, cerita ini sekedar memberikan gambaran real bahwa keberhasilan pasti melalui proses yang controlable. kuncinya pada " kemauan & kemampuan untuk melakukan perubahan " ..... Semoga Sukses

Papan Informasi yang Berhasil

Dalam artikel berikut saya akan mengangkat topik mengenai salah satu bentuk Visual Control dalam manufacture. Atau anda pernah mendengar mengenai “Glass Wall Management “ , definisi bebasnya kurang lebih sebagai berikut, Teknik

79

Pengendalian produksi yang mengutamakan transparansi data yang menunjukkan level pencapaian target organisasi dalam periode tertentu. 

Saya menyebutnya sebagai PAPAN INFORMASI atau Information Board . Papan Informasi ini bisa berisi, antara lain ; 1. Record produksi mesin 2. Record produksi operator 3. History of Critical Spare Part’s Replacement ( Data penggantian Spare part kritis) 4. History Preventive maintenance ( Inspection, Lubrication, Overhoul ) 5. Quality Performance ( Claim, Product Reject ) 6. Patroli Finding ( Patroly 5R, K3, ISO Sistem, dll ) 7. Achievment of Delivery 8. Achievement of Lead Time 9. Informasi kecelakaan kerja 

Tentunya masing-masing perusahaan memiliki objective yang berbeda-beda, saya yakin masih banyak objective-objective selain sembilan hal yang saya sebut diatas. Dengan adanya Papan Informasi ini, implementasi konsep PDCA sebagai budaya

kerja organisasi akan semakin optimal. Dengan syarat, Papan Informasi ini berhasil. 

PAPAN INFORMASI YANG BERHASIL 

Saya pernah menjumpai Papan Informasi di suatu lantai produksi disebuah perusahaan, saya sebut saya Perusahaan A. Secara Artistik, Papan Informasi ini didesain begitu baik. Objective beserta Achievment tergambar melalui grafik-grafik dengan menggunakan kertas A3 full color. lokasinya dipinggir jalur jalan utama yang biasa dilewati oleh tamu. Kebetulan data yang terpampang periodenya monthly/bulanan. Dari beberapa sumber ( Operator, Ka. Regu, Ka.Shift, Ka. Seksi ) menyatakan tidak mendapat manfaat berarti, dari data –data ini. Sebelum membahas erlalu jauh, bukan seperti ini Papan Informasi yang saya maksud. Informasi – informasi ini lebih berupa gambaran ( deskriptif ) umum mengenai kinerja yang cenderung digunakan untuk orang diluar organisasi. 

Papan Informasi dikatakan berhasil jika data–data yang ada didalamnya benar–benar dibutuhkan oleh pelaksana ( Operator, Worker, Petugas Perbaikan ) dan controler ( Supervisor, manager ) untuk mengukur kinerja baik secara individu maupun sebagai tim kerja. Saya menggunakan kata “ dibutuhkan”, yang berarti kedudukan data –data ini setara dengan mesin itu sendiri. 

Sebagi orang manufacture, kita biasa mengenal 5 Faktor produksi, yaitu : manusia, metode, mesin,material, lingkungan. Namun dari pengalaman, belum cukup jika kontrol kita hanya didasarkan pada 5 faktor ini. Satu faktor lagi yang saya anggap sangat penting, yaitu “ Faktor Informasi “ . 

Begitu pentingnya peranan Papan Informasi sebagai bagian dari sistem inforamsi perusahaan, sampai saya berfikir , diperlukan stategi dalam implementasinya. Perhatikan gambar berikut.

80

Untuk memperbesar tingkat keberhasilannya, ada 3 Elemen dan 4 Aktivitas dalam strategi implementasi Papan Informasi ini. Pertama, 3 elemen dalam implementasi : 1. Pelaksana ( Operator, Worker, Petugas Perbaikan ) yang berperan sebagai pemberi data ( input ) 2. Papan Informasi / Board, yang formatnya didesain begitu rupa agar dapat menggambarkan dengan jelas mengenai objective, dan pencapaian secara individu ( Record Produksi Mesin ) maupun secara Tim ( data Delivery, lead Time, Patroly Finding, Info Kecelakaan kerja, Criticl Spare Part Replacement, dll ) . 3. Controler ( Supervisor, Chief ), yang menggunakan informasi-informasi ini sebagai dasar untuk indikator, analisa peformance, dan evaluasi performance baik secara individu maupun Tim. Beberapa perusahaan menggunakan achievement ini sebagai dasar penilaian yang terkait dengan prestasi dan sistem penggajian. (Management By Objective ). 

Kedua, 4 aktivitas dalam implementasi : 1. INPUT, yaitu aktivitas suplay data dengan format / design yang telah ditentukan 2. MONITOR, yaitu aktivitas yang dilakukan oleh pelaksana ( operasional ) untuk mengetahui sejauh mana pencapaian kerjanya, sesuai tingkatan periode pengumpulan data, misal untuk monitoring record produksi ada yang berupa , pertama, Daily Record ( Sebenarnya masing-masing operator sudah mengetahui berapa target dan pencapaian kerjanya, difase ini melihat papan lebih dimaksudkan melihat pencapaian orang lain yang digunakan sebagai bahan perbandingan ), kedua, Weekly Record ( Digunakan untuk melihat accumulasi pencapaian selama seminggu, lalu merencanakan apa yang harus dilakukan minggu depan ), ketiga, Monthly Record ( digunakan untuk melihat hasil akhir selama sebulan, biasanya pencapaian perbulan inilah yang digunakan sebagai dasar penilaian dan evaluasi oleh Controler ) 3. APPRAISE, yaitu aktivitas yang dilakukan oleh controler/Chief ( Supervisor, Manager ) untuk memperoleh informasi mengenai performace individu maupun tim. Data-data yang diperoleh digunakan sebagai bahan evaluasi, atau dasar penilaian kinerja yang berhubungan dengan penilaian prestasi dan sistem penggajian. 

81

4. EVALUATE, yaitu aktivitas dua arah, antara pelaksana dan controller. Controller melakukan evaluasi hasil kerja, sedangkan pelaksana memberikan feedback . Evaluasi dan Feed back merupakan tahapan yang vital yang justru sering terlewatkan. Terutama untuk merencanakan strategi kerja individu dan organisasi diwaktu yang akan datang. 

Jika keempat aktivitas ini dilaksanakan, saya sangat yakin keberadaan papan informasi ini akan menjadi semacam kebutuhan, jika aktivitas input dilakukan sendiri oleh bagian operasional / pelaksana. Sistem ini akan membentuk sebuah Close Loop ( Siklus Tertutup), sebagaimana kita tahu, apapun sistemnya jika membentuk sebuah close loop, akan variabel-variabel yang mempengaruhi lebih terbatas dan terkendali, sehingga selama tidak ada faktor eksternal yang sifatnya ekstrem, sistem akan berjalan dengan sendirinya. 

a Guidance to Practice 5S

IntroductionGood 5S will improves quality, cost, safety, the customer experience, and morale. It is easily applied to any business and any process, by anyone. There are many reasons to begin your Lean journey with 5S:• It can be done today• Everyone can participate• Waste is made visible• Has a wide area of impact

1. Improves set up times

2. Improves quality

3. Improves safety

4. Improves morale

5. Improves productivity 

82

Before 5S Implementation

After 5S Implementation

S-1 (Seiri) Ringkas / Pemisahan

Seiri secara langsung berarti mengatur segala sesuatu dengan rapi.Di tempat kerja banyak sekali benda yang seringkali dapat menyebabkan timibulnya gangguan operasional dalam bekerja, antara lain tentang keluhan setiap orang yang mengeluhkan sempitnya ruang kerja mereka karena terlalu banyak barang.

SEIRI berarti membedakan dengan jelas barang yang bermanfaat dari barang sisa sampah dan membuang barang yang tidak bergunaMenyimpan barang yang tidak berguna dapat menimbukan kerugian sebagai berikut:Di tempat kerja yang sempit hal ini akan semakin menimbulkan kesan ruangan

83

terasa lebih sempit dan kurang nyaman.Penggunaan area kerja menjadi tidak produktif.Rak dan lemari penyimpanan, penggunaannya tidak efisien.Semakin kesulitan untuk membedakan mana barang yang dibutuhkan di tempat kerja dan mana yang tidak.Menyimpan barang yang berlebihan bagaikan mempunyai banyak uang namun tidak tersimpan di bank (kehilangan bunga bank).Membiarkan kondisi barang yang berkarat, rusak atau kuno sama saja dengan menghamburkan uang.Mempunyai barang yang berlebihan dalam proses produksi dapat berdampak pada berbagai faktor seperti turunnya mutu, kerusakan mesin, keterlambatan bahan baku dan kerugian pada saat set-up mesin.Mengalokasikan lebih banyak waktu dalam pemeriksaan inventaris akan meningkatkan pengeluaran dan menyebabkan reaksi berantai atas kerugian di masa depan.Bagaimana mengetahui bahwa kita sebenarnya menyimpan barang yang tidak diperlukan / atau pun kita menyimpan barang secara berlebihan?Cobalah untuk memeriksa sekeliling Anda di tempat berikut ini dan Anda akan menemukan barang yang melebihi kebutuhan.Periksa Rak-rakPeriksa barang yang tidak dipakai dan tidak bergunaCek barang lain selain barang yang sudah ditetapkan.Rak paling atas dan bawah merupakan tempat utama menyimpan barang-barang ini. 

Periksa Lemari dinding perkakas/laci/kabinetCek semua perkakas seperti palu, pemotong dan lain-lain.Cek alat pengukur seperti kompas, jangka geser (vernier) dan meteran penunjuk (dial gauge).Periksa barang pribadi yang biasanya tersimpan di sini, seperti majalah, komik kartun dan lain-lain.

Periksa Lantai, Lorong, SudutBagian paling ujung atau sudut lantai merupakan tempat yang perlu mendapat perhatian.Cek alat berat yang tidak dipakai dan tidak berguna, trolley/kereta dorong.Umumnya di antara barang produksi ada tumpukan bahan baku atau sisa material yang cenderung mengalami penurunan mutu.Cek, di antara barang produksi yang tidak diketahui mutunya biasanya ditumpuk di tempat tersembunyi. Misalnya yang tersimpan di bawah conveyor, di bawah jendela, di bawah meja kerja dan di sekitar jalur jalan.

Periksa tempat pembuangan oli (oil bin), yaitu jenis pembuangan yang dilarang untuk digunakan di pabrik.Cek penyimpanan suku cadang dan bahan baku:Periksa suku cadang dan bahan baku yang selama bertahun-tahun tidak pernah dipindahkan dan berdebu, perlu diperhatikan.Ada barang yang terjatuh dibelakang mesin atau menggelinding dibawahnyaAda sejumlah suku cadang dan bahan tersisa yang tidak dipergunakan lagiBahan baku berserakan karena tidak menerapkan FIFO ( First In First Out )

Periksa di luar area kerja

84

· Lihat sekeliling pagar dan bagian luar bangunan· Lihat pipa saluran limbah

Periksa Kantor (termasuk kantor yang terletak di dalam area kerja).Cek rak, lemari dinding tempat dokumen dan lemari dinding tempat dokumen yang tidak dipakai.Cek produk sample atau produk demo.

Periksa Tiang penopang dan dibawah tangga· Berhubung remang-remang, Cenderung digunakan sebagai tempat menumpuk barang & tidak dibersihkan

Gudang penyimpanan & Gudang barang· Tanpa ada yang memperhatikan, tempat ini cenderung seperti pasar loak

Tembok dan Papan Pengumuman· Ada pengumuman yang telah lama dan tidak berlaku lagi· Ada jadwal yang telah lama dan menguning· Ada berbagai macam barang yang ditempelkan pada tembok / papan pengumuman

S-2 (Seiton) Rapi / Penataan

Menjaga kerapian barang bahkan pada saat tergesa-gesa sekali pun yang berarti kita harus selalu meletakkan barang di tempatnya sehingga jika diperlukan mendadak maka mudah dicari dan dapat langsung diperoleh dengan mudah untuk digunakan.Rapikan tempat kerja Anda (SEIRI). Semua barang yang tidak berguna atau tidak sedang dipakai harus dibersihkan dan hanya menyisakan barang yang benar-benar bermanfaat di tempatnya. Walau pun telah merapikan tempat kerja masih saja muncul masalah tentang menyimpan barang yang saat ini masih dipakai. Apakah sistem penyimpanan sekarang cukup memadai dan apakah terjadi kecelakaan yang menimbulkan kerusakan saat digunakan? Apakah kita harus menghabiskan waktu untuk membereskan barang-barang ini?SEITON berarti menemukan cara untuk menyimpan peralatan dengan menekankan pada aspek keamanan, mutu dan efektifitas.“ A Place for Everything & Everything in its Place “Mengapa kita harus menghabiskan waktu untuk “MENCARI”?Kita mencari, jika banyak berserakan barang yang tidak berguna di sekeliling kita, yang menyebabkan kita harus mencari barang yang sedang diperlukan.Tidak adanya tempat penyimpanan yang memadai.

85

Tidak adanya label penunjukSalah simpan

Prosedur mengeliminir tindakan “MENCARI” ini dapat dibagi menjadi 5 (lima) langkah sebagai berikut:1. Buanglah segala sesuatu yang tidak berguna.Ikuti fakta-fakta penting yang telah dijelaskan sebelumnya dalam topik “SEIRI”

2. Bersihkan rak-rak penyimpananPenggunaan ruang untuk rak dan tempat penyimpanan file yang telah ditetapkan dalam bagian “SEIRI” harus di-sub kelompok-kan kembali. Selain itu rak tambahan dibuat seminim mungkin dengan memper-timbangkan adanya kebutuhan dan pengaturan yang tepat.

3. Tentukan tempat penyimpanan.Atur pertemuan untuk menentukan cara menyimpan yang mudah dan sederhana dengan mempertimbangkan beberapa hal berikut ini:Barang yang sering dipakai harus disimpan di dekat pengguna.Barang yang sering dipakai harus disimpan di tempat setinggi antara bagian siku dan bahu.Simpan barang dengan penggunaan yang sama pada tempat yang telah ditentukan misalnya obeng harus disimpan bersama dengan obeng, kumpulkan pada saat digunakan bagian-bagian yang diperlukan dari masing-masing tempat untuk dipasangkan.

4. Buatlah tanda yang menunjukkan tempat penyimpanan.Mengapa kita perlu membuat tanda yang menunjukkan tempat penyimpanan?

Bayangkan Anda mencari koin pada sebuah laci di tempat penyimpanan koin yang tidak mempunyai nomor laci atau kamar pasien di rumah sakit besar yang tidak mempunyai nomor kamar yang Anda harus mengunjungi seorang sahabat di rumah sakit tersebut, dapat Anda bayangkan bagaimana jadinya.Tanda tempat penyimpanan dapat dibagi menjadi 2 kategori (secara teknis kedua bagian ini penting). Kategori pertama tanda lokasi dan yang kedua adalah label peralatan.Tanda LokasiNomor rak dan nomor yang ada pada lantai menunjukkan tempat rak tersebut.Ruang meeting, tempat parkir atau locker sebaiknya mempunyai nomor.Kapan saja kita perlu mengambil sesuatu kita harus mengetahui di mana tempat penyimpanannya.Cara penentuan nomor tanda lokasi.

86

Penentuan nomor haruslah sederhana dan tidak terlalu rumit sehingga setiap orang dapat mengingatnya dengan mudah. Misalnya rak yang saling berdekatan letaknya diberi nomor 1, 2, 3, … dimulai dari sisi kiri dan masing-masing rak harus diberi label dengan huruf A, B, C … secara berurutan secara vertical.Label PeralatanSebuah symbol yang menunjukkan jenis peralatan akan diletakkan pada bagian rak di mana tempat rak itu berada.Di rumah sakit nama pasien harus tertera di pintu kamar pasien tersebut; di tempat parkir mobil yang disewa untuk jangka panjang nomor plat mobil atau nama pemilik kendaraan harus tertera pada tempat pemilik tersebut memarkirkan mobilnya.Mengapa kita membutuhkan label?Para professional menyangsikan pendapat bahwa walau pun rak tidak diberi label namun apa pun yang terdapat di sana dapat menetapkan “seperti apa bentuknya” dan mengatakan apa isinya.Peralatan yang telah dipakai harus dikembalikan ke tempat penyimpanannya secara konsisten.Jika rak tersebut belum diberi label, tidakkah Anda pasti mengomel karena ada orang yang tidak menyimpannya di tempatnya kembali apa yang telah digunakan?

S-3 (Seiso) Resik / Pembersihan

1. Secara langsung kebersihan berarti “menyapu dan membersihkan dalam usaha merapikan tempat kerja”.

87

2. Area kerja tanpa sampah atau kotoran dapat menciptakan kondisi kerja yang lebih nyaman.3. Menyeka dan mengelap adalah cara yang paling umum untuk memeriksa adanya kelalaian bekerja. Mesin dalam kondisi kotor dapat menimbulkan masalah lebih lanjut.SEISO berarti menjaga tempat kerja dalam kondisi bersih dan rapi sepenuhnya tanpa sisa kotoran dan sampah yang berserakan.Membersihkan lantai (menyapu, menghilangkan dan membersihkan kotoran).Mengelilingi area kerja dengan perasaan nyaman.Kebersihan lantai merupakan langkah pertama dalam membentuk hubungan yang baik dengan tempat kerja. Kondisi ini juga mempunyai efek yang besar sehingga setiap orang mau berada dan siap bekerja di sana.Kondisi yang bersih dapat mempengaruhi manusia secara psikologis dengan membuat diri mereka merasa nyaman dan tidak merasa stress.Menyadari pentingnya aspek kerapian, membersihkan lantai merupakan prioritas berikutnya sesudah membuang semua barang yang tidak berguna atau yang tidak diinginkan. 

Langkah penting yang harus diikuti :1. Bagi daerah menjadi beberapa bagian dan alokasikan tanggung jawab untuk tiap bagian2. Tentukan apa yang dibersihkan, urutannya, dan kemudian kerjakan. Selain itu, setiap orang harus memahami pentingnya pembersihan sehingga sumber masalahnya dapat dianalisis. ( Check List kebesihan )3. Persiapkan alat yang akan dipergunakan4. Tentukan aturan yang harus ditaati supaya barang tampak seperti apa yang dikehendaki.

 S-4 (Seiketsu) Rawat / Pemantapan

88

Pemantapan/Standarisasi merupakan sebuah kegiatan di mana setiap orang harus berupaya mempertahankan kemajuan yang telah dicapai melalui S1, S2 dan S3. Pada waktu yang sama penerapan control visual (visual control photograph) sebagai sarana perbaikan juga dianggap sebagai standarisasi karena dapat membantu meningkatkan alat bantu visual guna memastikan implementasi bergerak ke arah yang benar. Karena itu, S4 dapat dibagi menjadi 2 bagian utama yaitu:1. Standarisasi untuk mempertahankan kestabilan S1, S2 dan S3.2. Standarisasi melalui visualisasi sehingga implementasi berjalan dengan tepat dan memenuhi standar (control visual).Standarisasi untuk mempertahankan 3 S yang pertama.Langkah-langkah dalam standarisasi.Dalam menetapkan standar, partisipasi seluruh kelompok kecil (small group) dalam organisasi diperlukan. Standar akan ditetapkan oleh masing-masing kelompok kecil sesudah menerapkan tiga S yang pertama atau mempunyai nilai lebih dari 80%. Masing-masing kelompok kecil akan menetapkan standar masing-masing kelompok yang akan dibahas dalam suatu diskusi. Peralatan, barang dan area dengan karakteristik sejenis harus mempunyai standar yang sama di mana selebihnya akan tetap statusnya dalam setiap kelompok kecil. Demikian juga masing-masing departemen harus menetapkan standar dan membahas perbaikan yang diperlukan melalui proses yang sama dengan kelompok kecil tersebut. Hal ini guna menetapkan standar ini, masing-masing kelompok kecil kemudian akan melakukan penyesuaian atau perbaikan untuk memenuhi standar organisasi.1. Set standar area2. Membahas standar yang ditetapkan oleh masing-masing small group dan memperbaiki perbedaan untuk memenuhi standar departemen.3. Mengumpulkan standar departemen untuk dikembangkan sebagai standar bersama perusahaan.4. Membuat perbaikan sehingga sesuai dengan standar baru yang ditetapkan oleh Administrator (standar perusahaan). Kemudian menerapkan standar tersebut dalam kelompok.Prinsip prinsip menetapkan standar.1. Tetapkan standar pada area-area seperti lantai, tempat berjalan, dinding, langit-langit, pintu, jendela dan tirai.2. Tetapkan standar juga pada objek atau peralatan yang digunakan di lokasi berbeda yang mungkin tidak dapat diterapkan, seperti di bagian kantor, toilet, bengkel kerja, tempat penyimpanan, mesin dan sebagainya. 

Contoh 1 :Peralatan yang memerlukan penetapan standar di dalam kantor:1. Meja kerja.2. Kursi

89

3. Lemari dinding dan tempat penyimpanan file4. Papan tulis5. Telepon6. Mesin tik7. Mesin fotokopi8. Mesin fax9. Rak-rak10. Elektrikal, sinar lampu, stop kontak, konektor dan ceret.11. Kipas angin12. Pendingin udara (AC)13. Gantungan kunci dan sebagainya.

Contoh 2:Peralatan atau item yang memerlukan penetapan standar dalam sebuah area toilet.1. Tempat cuci tangan.2. Barang barang yang bersih3. Kertas gulungan4. Cermin5. Pengering tangan/pengering angin.6. Tempat sampah7. Sabun dan sebagainya

Tabel pelaksanaan 5SMasing-masing area kerja harus membuat satu table waktu 5S secara jelas yang mencakup jadwal penilaian, jadwal pembersih dan waktu Big Cleaning Day.Selain menetapkan tabel pelaksanaan 5S, banyak organisasi juga mengubah jumlah jam dalam seminggu yang dihabiskan untuk mendorong keikutsertaan secara teratur.Jadwal Audit 5S / Patroli 5 SUntuk memotivasi dan mengukur hasil dari setiap perbaikan yang dilakukan, audit harus dilakukan setiap bulan dengan menetapkan tanggal untuk penilaian tersebut secara tahunan. Pembatalan dan penundaan tidak dapat diterima kecuali jika timbul masalah yang amat penting. Hal ini guna mencegah Karyawan mengabaikan pentingnya audit tersebut dan menghargai kegiatan 5S secara konsisten.Menetapkan standar control visualDi antara seluruh panca indra manusia, mata dianggap sebagai penerima sinyal terbaik sebelum pesan dipindahkan ke otak. Jadi, berbagai metode komunikasi diuji untuk memastikan metode visualisasi paling efektif yang akan diterapkan agar dapat memahami pesan cepat dan akurat. Di pabrik manufaktur, kemampuan untuk memahami dengan cepat cara pengoperasian mesin, dapat memastikan berkurangnya kerusakan yang akan terjadi. Inilah alasan utama mengapa kontrol visual dilakukan di pabrik manufaktur saat ini. Untuk gedung perkantoran kontrol visual akan membantu mengurangi waktu yang dihabiskan sia-sia untuk pencarian peralatan / barang yang tersimpan di suatu tempat. Dengan menerapkan kontrol visual seluruh organisasi akan meningkatkan kemampuanya untuk menghasilkan dan melakukan pengoperasian secara efektif dan efisien.

Jenis-jenis control visual1. Label, baik simbol atau huruf, misalnya:* Gunakan simbol stiker warna untuk menunjukkan kontrol minyak pelumas.* Gunakan label/tanda saat menangani proses pekerjaan yang rumit.* Gunakan tanda atau stiker untuk menunjukkan pemeriksaan peralatan dalam masa

90

penilaian.* Tanda yang menunjukkan suhu mesin.* Gunakan tanda untuk menunjukkan tanggungjawab.* Jenis tanda-tanda lainnya.

2. Batas control.* Gunakan simbol yang menunjukkan status pengukuran seperti kondisi normal/ abnormal dan kondisi yang sebenarnya.* Gunakan atau tunjukkan penggunaan symbol-simbol tertentu yang mengacu pada keadaan normal seperti Tanda Sesuai (Match Mark)* Gunakan simbol seperti garis atau titik untuk mencari tempat penyimpanan.

3. Kepintaran visual* Gunakan material yang transparan sehingga dapat melihat ke dalam mesin guna dapat memahami cara mesin beroperasi dengan lebih baik.* Buat indikator yang menunjukkan kondisi mesin.* Buat sebuah peta yang menyatakan area yang bermasalah atau lokasi yang harus diperlakukan secara hati-hati di pabrik.* Ciptakan cara yang lebih efektif dan cepat dalam menelusuri tingkat penyimpanan peralatan.Contoh:Jenis kontrol visual yang berbeda:1. Tanda atau symbol yang mengacu pada keselamatan.2. Tanda atau symbol yang mencegah kesalahan penggunaan mesin.3. Tanda atau symbol tempat penyimpanan peralatan.4. Garis-garis yang menunjukkan wilayah atau pembagian area5. Indikasi kondisi atau keadaan yang tidak biasa.6. Label-label pada mesin, peralatan dan lokasi.7. Gambaran prosedur alur kerja (Work flow process chart).8. Tanda-tanda yang menunjukkan arah.

S-5 (Shitsuke) Rajin / Disiplin / Pembiasaan 

Untuk melatih pekerja agar mengikuti kebiasaan kerja yang baik dan disiplin di tempat kerja secara ketat. Oleh karena itu 5S bertujuan mengelola S4 sehingga prosedur pelaksanaan dapat dilatih secara ketat. Segera sesudah tempat kerja dapat menyerap kebiasaan kerja tersebut, maka tujuan 5S akan tercapai.Agar 5S dapat memberikan hasil memuaskan, factor factor berikut di bawah ini harus dapat terpenuhi:1. Kemampuan membangun S4 (Penetapan standar) yaitu mampu untuk

91

memperoleh kerjasama sepenuhnya dalam menetapkan standar dasar. Jadi, dengan menetapkan dasar yang kuat maka penerapan 5S akan dapat dilaksanakan dengan cara yang paling efektif.2. Membuat Lembaran Pemeriksaan 5S Bulanan yang diambil dari prosedur standar yang telah ditetapkan dalam S4.3. Melakukan revisi 5S secara ketat setiap bulan dengan merencanakan jadwal tahunan berupa tanggal, waktu, area dan pemeriksa untuk melakukan penilaian (audit). Jangan lakukan pembatalan atau penundaan dan kunjungan kecuali jika kondisi yang amat tidak biasa terjadi.4. Melakukan pertemuan bulanan small group, departemen dan organisasi. Pertemuan ini akan memastikan kembali bahwa kegiatan tersebut berjalan lancar karena masalah-masalah yang dapat diprediksi terbuka untuk dibahas yang mencakup brainstorming kelompok dalam menangani masalah, sehingga mengurangi hambatan komunikasi di antara anggota kelompok.Sesudah menerapkan 5S selama 1.5 – 2 tahun, diperlukan pertimbangan untuk mengurangi periode penilaian. Jika hasilnya menunjukkan berkurangnya kerusakan dalam proses kerja maka system 5S telah terbentuk dalam organisasi tersebut. Demikian juga penetapan standar baru untuk S4 harus dipertimbangkan sebagai standar lebih baik dengan memberikan hasil yang lebih baik sehingga dapat meningkatkan seluruh efektifitas.

Evaluasi.Prosedur Evaluasi.Proses evaluasi kegiatan 5S dibuat berdasarkan sistem pembuatan nilai yang berhubungan dengan sasaran yang ditetapkan sebelumnya dengan bobot nilai yang lebih tinggi kearah kegiatan yang penting. Namun demikian, jumlah penilai total sebesar 100 poin atau satu nilai persentase. Proses evaluasi harus dilaksanakan setiap bulan dengan menetapkan tanggal dan waktu pemeriksaan. Area yang akan dievaluasi harus memberikan laporan tertulis atas kemajuan yang dicapai pada pemeriksa setiap kali kunjungan dilakukan. Pemeriksa (auditor) akan mengisi formulir penilaian 5S sesuai dengan laporan dan area actual yang diperiksa kemudian membuat komentar dan saran perbaikan jika diperlukan. Selanjutnya nilai yang telah dihitung dikirim ke koordinator 5S untuk dibandingkan hasil yang telah dicapai di organisasi tersebut sebelum membuat kesimpulan akhir atas seluruh kemajuan aktivitas.Penilaian standar S1-S3 dibuat berdasarkan penilaian pemeriksa di mana masing-masing auditor akan menilai hasil dan menghitung rata-rata nilai akhir atau melaksanakan pertemuan yang membahas masing-masing sudut pandang pemeriksa sebelum menyimpulkan nilai untuk masing-masing area yang dinilai.Penilaian standar S4-S5 dibuat 50% berdasarkan penilaian pemeriksa dan sisanya menurut prosedur yang ditetapkan dalam S-4. Penilaian akan dilaksanakan pada tiga tingkat jabatan yang berbeda yaitu dalam kelompok itu sendiri, kemudian tingkat kepala departemen (middle management) dan tingkat direktur (top management).Catatan: kelompok harus menilai kinerja mereka secara konsisten setiap bulan bahkan sesudah melewati pemeriksaan terakhir oleh kepala departemen dan top management guna memastikan kembali standar yang terbaik.

Supervisor Yang Berhasil92

Tinggalkan dulu buku-buku panduan atau Modul Trainning anda mengenai “Supervisory Skill “. Tidak bermaksud mengecilkan, kenyataannya sebagian besar buku-buku ini terlalu bermain diatas, mengambang , tak ubahnya seperti modul-modul kuliah-an, yang masih jauh dari kondisi real dilapangan, terutama jika kita bicara Industri Manufacture di Indonesia.Sebagai praktisi, saya ingin membagi sesuatu yang mudah-mudahan dapat bermanfat bagi perkembangan manufacture, terutama untuk level supervisi atau penyelia.

Sebelumnya, mari kita lihat peranan supervisor dalam struktur organisasi perusahaan manufacture pada umumnya . 

Peran Supervisor sebagai “ buffer “ ( penyangga ) antara atasan ( Manager ) dan bawahan ( worker ). Artinya kita harus memuaskan atasan dan juga bawahan dalam konteks pekerjaan. Dapat juga diartikan sebagai penyerap tekanan dari atas ( Shock absorber ) untuk kemudian diturunkan dengan smooth ke bawah. Sehingga apapun kebijakan yang diambil ditingkat atas, Supervisor mampu mengkomunikasikan ke bawahan, sehingga latar belakang, tujuan, dan manfaat kebijakan dapat dilihat dengan sangat jelas oleh pekerja ditingkat bawah.

93

Saya menganalogikan peran ini, seperti fungsi shock absorber di kendaraan, beban dari atas seberapun besarnya akan diredam agar tidak menimbulkan beban kejut, pada sistem roda penggerak. Begitupun sebaliknya jika kendaraan melewati jalan bergelombang, Shock absorber akan meredam beban kejut tadi dan mendistribusikannya dengan smooth keseluruh body kendaraan. Dengan kata lain, ditekan dari atas dan didorong dari bawah.

SUPERVISOR SEBAGAI BUFFER

Agustus 1991, tejadi demonstrasi pekerja dalam skala besar di Tangerang, bahkan yang terbesar pertama di Tangerang, sejak era order baru. 14 Ribu karyawan PT. Gajah Tunggal turun kejalan, menuntut peningkatan upah. Beberapa bangunan dirusak, belum termasuk kerugian perusahaan karena stop produksi.

Oktober 1998, saya bergabung sebagai karyawan di perusahaan ini, tepatnya di bagian Engineering-Plant A ( Tire Division ). PT. Gajah Tunggal,tbk terdiri dari beberapa Plant, yang produksinya terkait dengan rubber ( mulai dari Konvensional tyre, Radial Tyre, Motor Cycle Tyre, Tube, dan Conveyor ). Plant A, merupakan salah satu pabrik yang terlama di kawasan Industri Gajah tunggal. Masih berhubungan dengan demo buruh 1991, saya bisa mendengar langsung dari para pelakunya.

Pada awal berdirinya pabrik Gajah Tunggal ditangerang, banyak karyawan yang direkrut dari luar Tangerang. Tidak ada seleksi ketat yang terlalu mempertimbangkan latar belakang pendidikan, skill, kompetensi, atau syarat-syarat lain seperti sekarang. Perkembangan industri manufacture nasional yang sangat pesat memasuki era 80 an, telah menyerap “ dengan membabi buta “ banyak tenaga kerja. Petani, anak muda pengangguran, jawara – jawara kampung, bahkan ada juga yang berbakat kriminal bisa lolos tes masuk dengan mudah. Dari beberapa sumber yang dapat dipercaya, ini salah satu faktor penyebab demonstrasi 1991, Beraneka ragamnya latar belakang sosial, menjadikan pekerja-pekeja ini sulit untuk dikendalikan tentunya disamping Permasalahan ekonomi yang dengan jelas menjadi faktor utama. Tapi melihat begitu stabilnya tingkat kendali keamanan saat Order Baru, kejadian ini tergolong luar biasa, perlu orang – orang berani & nekad untuk dapat melakukannya. Seperti saya sampaikan diawal, Sejak berdirinya, Gajah tunggal telah memiliki potensi ini.

Memasuki Tahun 1999, terjadi krisis ekonomi yang berimbas negatif kebisnis. Akhirnya perusahaan mengeluarkan kebijakan yang “tidak biasa:” diantaranya mengenai kenaikan upah. Tingkat kenaikan upah ditahun ini, sangat tidak sesuai dengan kondisi ekonomi, waktu itu saya juga merasakan ketidak sesuaian ini. Beberapa Plant yang lain ( boleh dibilang saudara muda, karena berdiri setelah Plant A ) merencanakan demonstrasi jika tuntutan kenaikan upah yang layak, tidak disetujui perusahaan. Saya langsung teringat 1991 … apakah kejadian ini akan terulang ?

Tapi sesuatu yang luar biasa terjadi. Dimotori para supervisor-supervisor, karyawan plant A memberikan opini kontra. Setengah tidak percaya, saya melihat orang-orang yang dengan berani dan sukarela bersama-sama untuk mendukung kebijakan perusahaan. Karena memiliki jumlah karyawan yang besar, dukungan ini sangat

94

signifikan untuk meredam gejolak yang saat itu berpotensi menjadi demo besar yang destruktif.

Dalam hal mengendalikan massa, supervisor-supervisor inilah guru besar saya. Plant A memiliki jenjang karir yang sangat … sangat … sangat sulit. Dengan latar belakang sosial, budaya, dan potensi konflik, jika ingin meniti jenjang karir tidak hanya skill dan knowledge lebih ( Point 1 ) , dia harus dihormati, disegani, dan diikuti bawahan.Harus bisa menyenangkan atasan ( Point 2 ). Diluar itu … harus sabar menunggu, untuk bisa sabar, hilangkan pikiran untuk pindah kerja ( Point 3 ).

Supervisor-supervisor ini telah menjalankan peranannya sebagai buffer dengan begitu baik. Setelah saya pelajari dan analisa, kondisi-kondisi seperti ini ternyata bisa dipelajari, dan dibentuk, bukan faktor alam, bakat atau apapun yang sifatnya “given” apalagi nasib.

Kecuali Point 3 , Saya akan membagi resepnya untuk anda :

RESEP PERTAMAMiliki Skill dan Pengetahuan (knowledge ) diatas rata-rata, terutama di fungsi-fungsi vital. Dengan bahasa lain, kalau organisasi diibaratkan mesin, tentukan apakah anda akan menjadi motor atau bautnya. Contohnya sbb;Irwan pintar Las/Welding, Yoli pintar drawing, Katman pintar electric, Erwin pintar pemrograman PLC ( instrumentasi ), Andi cekatan saat mengerjakan hal-hal mekanis, orang terkhir yaitu Joni bisa las, bisa drawing, mengerti electric dan logika pemrograman ( bisa berarti skill masih rata-rata ) tapi Joni ini pintar menganalisa permasalahan dan membreakdown problem ke masalah yang lebih spesifik, apakah problem mekanis, electric atau instrumentasi. Dalam beberapa case dia terlihat seperti mengkoordinasi bagian-bagian lain untuk menyelesaikan suatu problem.Kuncinya, anda tidak perlu pintar disemua bidang. Tapi berusahalah untuk belajar menguasainya. Setelah itu jadilah pintar atau bahkan “ sangat pintar “ di satu bidang yang membuat anda “lebih terlihat” dibanding yang lainnya. Mencari bidang ini tidak sulit, karena justru karena sulit, mayoritas orang tidak mau memasukinya. Karena untuk menguasainya, orang diharuskan banyak belajar, selalu mencoba hal baru , berani mengambil resiko, dan lebih mengandalkan kekuatan pikiran/otak dari pada fisik.

RESEP KEDUAMiliki kebijaksanaan seorang Pemimpin.Kadang saya berfikir, tugas utama supervisor itu sebenarnya bagaimana mencapai tujuan organisasi dengan menjalankan sistem dan prosedur kerja secara benar, dengan kata lain, supervisor harus bisa mengoptimalkan semua resources atau sumber daya yang dimiliki, entah itu mesin maupun manusia. Untuk menggerakkan resources ini, diperlukan pengatur, pengarah, dan pengendali agar segala sesuatunya tetap berjalan diatas rel. bahkan meningkatkannya.Jadi sebagai pemimpin, supervisor harus memiliki 2 hal penting diatas. Pertama menjaga segala sesuatu berjalan dengan benar, Kedua meningkatkan performa organisasi.

Untuk dapat memenuhi hal pertama, supervisor harus dapat mengendalikan bawahan secara total ( Total Control ) meminimalkan resistensi dan penolakan , anda juga harus mendapat respek dan dukungan dari bawahan anda, tidak peduli apakah langkah anda benar atau salah.

95

Untuk mendapatkannya, baca uraian berikut :1. Jika ada ketidak sesuaian, jangan meluapkan emosi berlebihan dengan marah. Ini menunjukkan kalau anda orang yang tidak bisa mengendalikan diri. Bisa dipastikan mereka akan meragukan kemampuan anda untuk mengendalikan orang lain.2. Jangan menjadikan bawahan anda sebagai kambing hitam, tanggung kesalahan mereka sebagai kesalahan anda sebagai pempinan.3. Jangan menjadikan atasan anda sebagai kambing hitam, misal jika ada kebijakan-kebijakan yang “tidak menyenangkan” karyawan. Pelajari dan temukan substansi masalahnya, lalu pakailah kata “ kami ” saat sosialisasi kebawahan. Pastikan mereka mengerti, memahami, jauh lebih baik jika mereka menyetujuinya. Jika tidak, paling jauh efek negatifnya, anda akan menjadi sasaran kekesalan dan kemarahan. Tapi lihat sisi positifnya, tindakan anda berarti memposisikan diri sebagai wakil perusahaan. Jika anda bisa mengendalikan situasi, manager akan melihat anda sebagai “orang yang dapat diandalkan “ .4. Kuasai bidang kerja anda agar tidak tampak bodoh didepan orang banyak. Jangan jadikan anda titik lemah diorganisasi. Itu akan memalukan dimata bawahan.5. Tingkatkan kemampuan komunikasi anda, manusia tidak hanya dianugerahi telinga atau mata untuk mendengar dan membaca perintah. Mereka juga memiliki hati yang akan menentukan apakah orang itu akan bekerja dibawah standar, rata-rata, atau luar biasa. Setiap anda menyampaikan sesuatu, pastikan mereka mengerti, memahami, dan setuju dengan yang anda inginkan.6. Jangan takut untuk bersikap adil, bersikap adil memerlukan keberanian ekstra. Ketakutan akan kemungkinan adanya pembalasan, melukai hubungan pertemanan dan persaudaraan, tidak populer dibeberapa kelompok ( biasanya dilingkungan pabrik, ada faksi atau kelompok-kelompok yang terbentuk berdasarkan kesamaan asal daerah, ideologi, gaya kerja, bidang kerja, dan lain-lain, yang menurut saya, ini konyol dan sangat tidak perlu ).Jika sanksi ini diberikan berdasarkan pertimbangan objective, dan disampaikan dengan jelas ( mengerti, memahami, dan menyetujui ) anda tidak perlu khawatir kondisi tidak menyenangkan ini akan terjadi, sebaliknya bawahan anda akan sangat menghormati anda .( Pandailah menjaga jarak dengan bawahan anda. Ini pernah saya terapkan selama bekerja di PT.YKK Zipper Indonesia. Saya sangat membatasi aktivitas-aktivitas non perusahaan yang bersifat “ pertemanan “, seperti mancing bersama, touring, dll. Ini saya lakukan agar tidak terpengaruh dengan faktor subyektifitas, saat mengambil keputusan apapun ).

7. Jika anda ingin melihat bawahan memberikan sesuatu yang lebih bagi perusahaan, misal ; ide, jam kerja lebih dari normal, atau hal-hal lain, anda terlebih dahulu harus menunjukkan pengorbanan, jangan perhitungan dengan jam kerja, maksud saya jangan selalu mengajukan kompensasi jam lembur, jika bekerja lewat jam kerja normal. Satu lagi, jangan menggambarkan diri anda sebagai orang yang pelit dan sangat perhitungan dengan uang.8. Jika anda memiliki kelebihan dalam hal skill atau pengetahuan, ajarkan pada bawahan anda, dan pastikan mereka bisa memilikinya. Saya tidak tahu kenapa … meski sudah 7 tahun tidak bekerja di PT.Gajah Tunggal, saya sangat menghormati orang – orang yang telah ajarkan berbagai teknik kerja, metode analisa, teknologi permesinan, dll . Jika saya masih beekrja diperusahaan ini, saya akan mendukung mereka sepenuhnya. Nah … jadikan semua orang pendukung anda.

RESEP KETIGAMunculkan ide – ide kreatif untuk meningkatkan performance organisasi. Ide – ide ini

96

muncul jika anda memiliki visi dalam bekerja.Visi yaitu apa yang ingin ada capaiMisi yaitu dengan cara apa anda mencapainyaJika bisa mengkomunikasikan ide ini dengan baik pada atasan – atasan anda, berarti sama dengan anda telah membuat satu pijakan anak tangga untuk atasan anda supaya bisa naik lebih tinggi. Jika ide-ide ini bermunculan terus, anda akan memposisikan sebagai “ orang yang inovativ “ yang sangat menyenangkan bagi siapapun yang menjadi atasan anda. Saat ini mungkin manager yang menjadi atasan anda, tidak menutup kemungkinan anda akan berada langsung dibawah Top Management, jika sampai diposisi ini, tinggal menunggu waktu saja memasuki jajaran Top Management. Tapi harus diingat … semua ini harus dimulai dari sekarang.

Resep Pertama dan Kedua merupakan cara bagaimana menjadi seorang Supervisor yang baik. Resep ketiga merupakan cara bagaimana memperbaiki karir seorang Supervisor.

Jika anda memandang bekerja dipabrik suatu profesi, kerjakanlah itu dengan profesional. Seperti pada “lampiran gambar” di awal artikel ini, Jenjang karir bak dongeng sperti ini bukanlah suatu yang mustahil. Dari Worker, Supervisor, Manager, sampai menjadi Top Management. Saat saya bekerja di PT. YKK Zipper Indonesia ( 2002 – 2008 ), saya melihat kisah seperti ini benar-benar nyata.

Semoga sukses…

PPIC atau Perencanaan Produksi dan Pengendalian

Persediaan adalah departemen yang

menjembatani departemen Marketing dengan

departemen-departemen lain seperti Produksi,

R&D, Finance dan lain-lain untuk mencapai

pengelolaan material secara tepat (tepat waktu,

tepat jumlah, tepat mutu dan tepat biaya). Tugas

PPIC antara lain membuat rencana produksi

dengan berpedoman pada rencana sales

marketing.

97

PPIC merupakan salah satu departemen krusial di

industri farmasi. Departemen PPIC terdiri dari

beberapa bagian sebagai berikut:

Bagian perencanaan produksi (production

planning)

Tugas bagian ini meliputi: (a) Membuat jadwal

perencanaan dari kegiatan di bagian produksi

berdasarkan permintaan dari bagian pemasaran

dan berdasarkan kapasitas mesin, (b)

Memonitoring realisasi jadwal yang sudah

ditentukan, (c) Mengecek stok dari bahan baku

dan kemasan.

Perencanaan produksi disusun

berdasarkan forecast (peramalan penjualan) yang

dibuat oleh Bagian Pemasaran disertai dengan

Rencana Anggaran Belanja Perusahaan (RABP). 

Perencanaan produksi terbagi  dalam rencana

produksi tahunan, yang kemudian dibagi lagi

menjadi rencana produksi bulanan, mingguan dan

untuk pelaksanaannya PPIC akan menurunkan

rencana produksi harian (production daily report).

Dasar pertimbangan perencanaan produksi

meliputi ketersediaan stok (bahan baku/bahan

jadi), waktu ketersediaan bahan baku, tenaga

kerja, kapasitas mesin, waktu yang tersedia untuk

98

pemeliharaan mesin maupun proses, lead time

pemesanan bahan baku.

Forecasting merupakan dasar dari perencanaan

perusahaan yang dibuat untuk memperkirakan

kebutuhan bahan baku, produk, tenaga kerja

maupun kebutuhan lain sebagai respon terhadap

perubahaan permintaan pasar.

Bagian pengendalian persediaan (inventory

control)

Persediaan (inventory) sangat berguna dalam

suatu perusahaan untuk memenuhi kebutuhan

produksi. Tugas dari bagian ini adalah: (a)

Mengendalikan stok dari bahan baku, kemasan,

dan bahan jadi agar sesuai dengan perencanaan

produksi dan permintaan dari pemasaran, (b)

Mengevaluasi stok dari bahan baku, kemasan dan

barang jadi untuk diadakan konfirmasi dengan

pemasaran tentang adanya obat jadi yang harus

dijual.

Banyak perusahaan menggunakan Analisis Pareto

(konsep ABC) dalam pengendalian persediaannya.

Analisis Pareto dibagi menjadi tiga kelas

berdasarkan volume persediaan secara

keseluruhan dan nominal (rupiah) dari setiap item

barang.

99

Kelas A : Presentase nilai penggunaan kumulatif >

80%

Kelas B : Presentase nilai penggunaan kumulatif

20-80%

Kelas C : Presentase nilai penggunaan kumulatif

<20%

Dalam hal pengadaan barang, perusahaan

melakukan pemilihan supplier berdasarkan

kualitas, kontinuitas, harga, lead time, layanan,

dan cara pembayaran. Untuk mengontrol

persediaan barang di gudang maka

dilakukan buffer stock yaitu bahan baku atau

produk jadi yang harus tersedia, untuk produk

pareto atau fast moving (kelas A), buffer

stock dilakukan minimal 2 bulan penggunaan,

sedangkan untuk produk yang bukan pareto atau

slow moving (kelas B,C) dilakukan minimal 1 

bulan penggunaan.

Penyimpanan

Bahan-bahan untuk keperluan produksi disimpan

di gudang. Gudang meliputi gudang bahan baku,

gudang bahan kemas dan gudang obat jadi.

1. Gudang Bahan Baku. Sistem penyimpanan

bahan baku yang digunakan disusun berdasarkan

bentuk sediaan, status bahan baku, dan

100

penggolongan obat. Penyimpanan bahan baku

berdasarkan bentuk sediaan dibedakan ke dalam

bagian solida, semi solida, dan liquida.

Penyimpanan berdasarkan status bahan baku

dibedakan ke dalam status karantina, diluluskan

dan ditolak. Penyimpanan berdasarkan

penggolongan obat dikhususkan untuk bahan baku

narkotik, psikotropik, dan prekursor. Penyimpanan

bahan baku golongan ini terdapat di tempat

khusus dan terkunci.

2. Gudang Bahan Kemas. Sistem penyimpanan

yang digunakan dalam gudang bahan kemas

berdasarkan fungsinya (etiket, insert, botol,

karton, box, aluminium foil, pot, tube, cangkang

kapsul). Khusus untuk penyimpanaan aluminium

foil dan cangkang kapsul ditempatkan pada ruang

khusus yang memiiliki AC/Air Conditioner (15

derajat Celcius).

3. Gudang obat jadi. Sistem penyimpanan yang

digunakan dalam gudang obat jadi disusun

berdasarkan alfabet dan bentuk sediaan.

Jadi, yang pasti berhubungan dekat dengan PPIC

adalah produksi, marketing, dan gudang. Kalo

Anda suka kerja di bagian ini sih bakal enjoy-anjoy

aja.  Jika PPIC lemah, maka sistem produksi akan

kacau balau, tidak efisien, dan target-target akan

101

banyak meleset. Oleh karena itu diperlukan orang-

orang yang jago mikir dan pandai menganalisis.

Apa ga enaknya? Suka di marah-marahin. Karena

banyaknya departemen yang terlibat, semua tentu

pengen di layani dengan cepat, padahal kan

masalah pasti kompleks, jadi ya siap-siap aja.

Misal dari marketing, saya minta dibuatin ampul

Ondansetron 1000 biji, BULAN DEPAN. Hah,

mampus lo PPIC, haha…

PPICPPIC merupakan bagian dari organisasi perusahaan yang menjembatani 2 departmen yaitu: marketing & produksi.PPIC menterjemahkan kebutuhan pengadaan produk jadi untuk marketing kedalam bentuk rencana produksi & ketersediaan bahan baku serta bahan pengemas.PPIC demikian penting peranannya dalam operasional perusahaan karena berkaitan erat dengan “cash flow/ aliran dana” & kinerja bagian produksi secara umum.

Fungsi PPIC:1. Men-sinergi-kan kepentingan marketing dan manufacturing.

102

2. Mengintegrasikan/ memadukan pihak-pihak dalam organisasi (marketing, produksi, personalia, dan keuangan) agar dapat bekerja dengan baik.

Mengoptimalkan kinerja PPIC:1. Ada rencana Sales dari marketing Department2. Ada formula standard dari semua produk3. Ada standard kapasitas produksi dan tenaga kerja4. Ada standard yield dari semua produk5. Ada pedoman waktu (delivery time) untuk pengadaan bahan/material, baik lokal maupun impor.6. Ada batasan minimum dan maksimum stock7. Ada koordinasi dan komunikasi yang baik dengan elemen terkait antara bagian marketing, inventory, produksi, personalia, quality control dan F&A (Finance & Accounting)

Tugas - tugas PPIC adalah sebagai berikut :1. Membuat rencana produksi dengan berpedoman rencana Sales Marketing2. Membuat rencana pengadaan bahan berdasarkan rencana dan kondisi stock dengan menghitung kebutuhan material produksi menurut standard stock yang ideal (ada batasan minimal dan maksimal yang harus tersedia)3. Memantau semua inventory baik untuk proses produksi, stock yang ada di gudang maupun yang didatangkan sehingga pelaksanaan proses dan pemasukan pasar tetap berjalan lancar dan seimbang4. Membuat evaluasi hasil produksi, hasil penjualan maupun kondisi inventory5. Mengolah data dan menganalisa mengenai rencana dan realisasi produksi dan sales serta data inventory6. Menghitung standard kerja karyawan tiap tahun berdasarkan masukan dari bagian produksi atas pengamatan langsung7. Menghitung standard yield berdasarkan realisasi

103

produksi tiap tahun8. Aktif berkomunikasi dengan semua pihak yang terkait sehinggga diperoleh data yang akurat dan up to date9. Sebagai juru bicara perusahaan dalam bekerja sama dengan perusahaan lain, seperti : toll manufacturing.Perencanaan produksi dilakukan bersama oleh Departemen Production Planning and Inventory Control (PPIC) dengan Departemen Produksi berdasarkan forecast yang diterima dari divisi marketing. Dengan forecast tersebut, disusunlah rencana pembelian dan PPIC mengeluarkan Order Requisition (OR) yang diserahkan ke Departemen Purchasing (pembelian), purschasing kemudian membuat Purshase Order (PO)/Purschase Request (PR), memilih suppliers yang cocok dan diketahui oleh manajer untuk diserahkan ke Supplier. Supplier kemudian mengirimkan barang yang sesuai dengan permintaan dan diserahkan ke gudang. Setelah barang diterima oleh bagian gudang, bagian gudang kemudian membuat Bukti Penerimaan Barang (BPB). Salah satu salinan Bukti Penerimaan Barang diserahkan ke Departemen Quality Control (QC) atau QA.Dari pengertian PPIC maka pekerjaan PPIC agar dapat berjalan lebih efektive dan efisien adalah :

1. Kapasitas Produksi.Kapasitas Produksi adalah berapa besar di dalam sebuah mesin produksi di dalam membuat suatu produk selama satu hari kerja. Dengan Kapasitas produksi ini maka Departemen PPIC dapat mengetahui berapa lama proses produksi untuk suatu finish goods dalam jumlah tertentu. Kapasitas produksi di dapatkan dari Departemen Produksi. 

2. Forecast Penjualan.Forecast Penjualan adalah perkiraan penjualan yang akan datang baik untuk satu bulan atau tiga bulan kedepan. Dengan Forecast ini maka Departemen PPIC dapat memenuhi permintaan customer dan membuat safty stock

104

finish goods. Forecast Penjualan ini di dapatkan dari Departemen Marketing.

3. Customer Order.Customer Order adalah Permintaan Pelanggan terhadap produk finish goods yang ditawarkan oleh Marketing baik itu produk regular maupun produk pesanan khusus. Dari Customer Order yang masuk ini maka PPIC dapat menjadwalkan rencana produksi sampai produk itu terkirim sesuai dengan leadtime yang sudah di tentukan.

4. Formula ProdukFormula produk dikeluarkan berdasarkan hasil uji coba dari Dept. R&D terhadap suatu produk sampai produk itu dapat dijual ke Customer. Dalam formula itu terdapat rincian bahan baku yang akan digunkan untuk suatu produk dengan uraian persentase, makan berdasarkan formula itu maka PPIC dapat memperhitungkan berapa banyak bahan yang dibutuhkan untuk permintaan Customer.

5. Proses ProduksiProses produksi didalam produksi suatu produk berbeda-beda perlakuanya oleh karena itu maka PPIC harus dapat mengetahui setiap produk di dalam proses produksinya sehingga bisa memperkirakan berapa lama suatu produk itu dapat dibuat sampai selesai dan sesuai dengan kapasitasnya juga. Proses produksi ini dapat diketahui dengan memahami produk tersebut pada saat produksi apa saja kendala yang dapat terjadi untuk suatu produk tersebut.

6. Kualitas ProdukKualitas produk dapat dinyatakan banwa produk itu berkualitas sesuai dengan standart yang sudah ditentukan berdasarkan Dept. QC. Mengapa kualitas ini menjadi penting menurut saya bagi PPIC, karena didalam suatu

105

produksi suatu produk ada beberapa tahapan tes QC untuk menyatakan produk tersebut LOLOS QC atau TIDAK LOLOS QC. Dengan mengetahui masalah kualitas produk maka PPIC dapat mengkomunikasikannya dengan Marketing mengenai kualitas yang diinginkan karena tidak semua customer sesuai dengan standar yang kita keluarkan dalam artian bahwa kualitas produk itu masih dapat dibicarakan dengan Customer dan yang dapat membicarakan masalah kualitas produk yang kita dapatkan pada saat produksi adalah Marketing sendiri yang memegang peranan penting ini.

7. Kapasitas GudangKapasitas Gudang ditentukan berdasakan dari Dept. Gudang yang mana data ini dapat diukur sesuai dengan barang yang ingin kita buat stocknya. Dengan ini Gudang dapat memperkirakan berapa besar barang tersebut dapat disimpan di gudang. Maka dengan adanya ini PPIC harus dapat mengatur masuknya barang agar tidak ada nya penumpukan barang di dalam gudang yang dapat menghabiskan kapasitas gudang. Sehingga dengan memperhatikan hal seperti ini teciptalah efisiensi dan efektifitas dari gudang.

8. Leadtime PembelianLeadtime pembelian didapat dari Dept. Purchasing yang mana Dept. Purchasing mendapatkanya sesuai dengan negosiasi dengan para supplier dan perhitungan dokumen yang harus diproses secara internal departemennya. Maka dengan adanya Leadtime Pembelian ini PPIC dapat memperhitungan pembelian bahan baku agar dapat lebih efektis dan efesien selain itu akan didapatkan saefty stock barang yang diinginkan. 

9. Quantity Minimum OrderBegitu juga Quantity Minimum Order didapatkan dari Dept.

106

Purchasing yang mana Dept. Purchasing mendapatkannya sesuai dengan negosiasi dengan para supplier didapatkan berbarengan pada saat permintaan leadtime pembelian. Dengan itu maka Dept. PPIC dapat mengorder sesuai dengan Quantity Minimum Order yang sudah ditentukan kecuali ada hal-hal khusus yang mengharuskan memesan barang diluar Quantity Minimum Order maka Dept. PPIC meminta kepada Dept. Purchasing utnuk menegosiasikan dengan supplier. 

10. Bahan Baku AlternatifBahan Baku Alternatif berdasarkan informasi dari Dept. R&D, yang mana bahan ini bagi industri sangatkan dibutuhkan karena jikalau tidak ada bahan alternatif bagi suatu produk dan pada saat produksi bahan baku utama tidak tersedia oleh supplier maka produksi akan menggunkan bahan alternative tersebut. Mengapa informasi bahan baku alternative ini sangat dibutuhkanbagi Dept. PPIC ??.. karena Dept. PPIC yang mengkontrol inventory part dan planning produksi sehingga Dept. PPIC dapat memperhitungkan kapan harus menggunkan bahan alternative tersebut, selain itu juga dengan adanya bahan alternative ini maka dapat menurunkan biaya pembelian bahan karena Dept. Purchasing akan membeli barang yang harganya paling murah dari antara bahan baku alternatif tesebut.

11. Kapasitas EkspedisiKapasitas Ekspedisi ini didapatkan dari Dept. Ekspedisi yang mana infomasi ini digunakan untuk memperhitungan pengirman barang yang harus dapat dikirim sesuai dengan customer order yang diterima dengan memperhitungkan leadtime pengiriman dan permintaan pengiriman barang diluar leadtime yang sudah ditentukan secara internal. Dengan adanya ini maka Dept. PPIC dapt menentukan pengiriman barang yang harus dikirim karena menyangkut

107

dengan customer order yang sudah diterima oleh Dept. PPIC.

12. Leadtime PengirimanLeadtime Pengiriman ini dapatkan dari keputusan yang telah digodok oleh Plan Manager dengan Departemen-departemen terkait yang berhubungan dengan customer order. Dengan adanya leadtime pengiriman ini maka dapat memastikan kepada customer kapan barang yang dipesan dapat sampai ditempat para customer, selain itu juga maka Dept. PPIC dapat memperhitungkan kapan seharusnya pesanan customer tersebut harus diproduksikan.

13. Safty Stock Raw Material dan Finish GoodsSafty stock Raw Material dan Finish Goods ini sangatlah diperlukan bagi sebuah perusahan karena dengan adanya ini maka kebutuhan akan Raw Material untuk kebutuhan produksi akan selalu tejaga dan tidak akan mengalami kekurangan disaat produksi akan berjalan dan kebutuhan Customer akan Finish Goods pun akan terjaga dengan aman dan pada saat Customer mengeluarkan permintaan akan Finish Goods maka akan tersedia selalu.kemudian...Production Schedule

Production Schedule merupakan jantung dari pada suatu perusahaan agar perusahaan dapat berjalan / produksi sesuai dengan kapasitas mesin, kapasitas sumber daya manusia, permintaan customer dan ketersediaan bahan bakunya sehingga hasil produksi menjadi efesien dan efektifitas.

Maka dari bagian PPIC ini bagaimana memperhitungkan segala sesuatunya agar dapat menyusun jadwal produksi sesuai dengan kemampuan perusahaan dan mendapatkan target yang di inginkan.

108

Beberapa hal yang perlu diketahui untuk menyusun jadwal produksi ( production schedule ) :

1. Orderan yang di terima / Forecast yang dikeluarkan oleh bagian Marketing atau Managemen.2. Permintaan kirim sesuai dengan keinginan customer atau sesuai dengan leadtime pengiriman yang sudah ditentukan oleh perusahaan.3. Kapasitas produksi berapa kemampuan dari mesin yang dimiliki untuk suatu produk.4. Formulasi Produk untuk mengetahui berapa dan jenis bahan apa saja yang dibutuhkan untuk memenuhi permintaan customer / forecast yang sudah dikeluarkan oleh Marketing atau Managemen.5. Perhitungan kebutuhan bahan baku yang dibutuhkan ( MRP – Material Reques Planning )6. Perkiraan BS yang akan terjadi pada produk yang akan diproduksi sehingga perhitungan akan kebutuhan bahan baku dan permintaan pengiriman akan dapat detentukan.

109