OBSERVASI

DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL

KOTA MALANG

KELOMPOK 3Nubdzatul Ishmah(155030700111009)Ach. Shauqi R. (155030700111013)Farizal Alwan S. (155030701111017)Tiara Anggiasari (155030701111019)Irma Dwi Maulida (155030701111028)

Sistem Penataan Kearsipan

Jenis-Jenis Arsip

Sarana Prasarana

MasalahFungsi Arsip

SDM

Dukungan Pimpinan

SISTEM PENATAAN KEARSIPAN

Sistem penataan arsip adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip secara sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara aman.

Sistem Kearsipan terdiri dari 5 macam yaitu :1. Sistem abjad2. Sistem perihal ( pokok isi surat)3. Sistem numeric / nomor4. Sistem geografis 5. Sistem tanggal

Tujuan penataan arsip :6. Agar arsip dapat disimpan dan di temukan kembali dengan cepat dan

tepat.7. Menunjang terlaksanakannya penyusutan arsip dengan berdaya guna.BACK

SUMBER DAYA MANUSIA

Pegawai /staf berasal dari lulusan :1. SMA2. Sarjana (S1)3. Diploma

Yang berasal dari jurusan ilmu perpustakaandan kearsipan maupun jurusan lainnya.

BACK

SARANA PRASARANA

1. Rak arsip2. Filing cabinet3. Almari4. Boks arsip5. Komputer6. Scanner7. Gedung arsip

BACK

JENIS-JENIS ARSIP

Arsip berbentuk lembaranContoh: surat-surat, akta kelahiran, dan arsip

perusahaan. Arsip tidak berbentuk lembaranContoh: scan arsip, hard disk, dll.

BACK

FUNGSI ARSIP Arsip Dinamis, adalah arsip yang dapat digunakan secara

langsung dalam perencanaan dan pelaksanaan. Arsip aktif, adalah arsip Dinamis yang masih digunakan secara

terus-menerus dalam kegiatan administrasi sehari-hari. Arsip semi aktif, adalah arsip Dinamis yang penggunaannya sudah

menurun. Arsip in-aktif, adalah arsip dinamis yang sudah jarang digunakan. Arsip statis, adalah arsip yang sudah tidak di gunakan secara

langsung untuk perencanaan.

--

PERBEDAAN PENEMPATAN ARSIP BARU DAN ARSIP LAMA

BACK

MASALAH 1. Masalah yang dialami adalah pada penataan arsip.2. Kurangnya tenaga kerja, terutama untuk laki-laki.3. Sulit menemukan kembali arsip dengan cepat dan tepat saat

dibutuhkan.4. Petugas arsip kurang terampil, karena tidak semuanya petugas

dari lulusan kearsipan.5. Pencarian arsip masih menggunakan cara manual.6. Bertambahnya terus menerus arsip yang datang, sehingga

membutuhkan tempat yang lebih luas.

--

DUKUNGAN PIMPINAN Pimpinan dari Dinas Pendudukan dan Pencatatan

sipil sangat mendukung dan sangat mensupport berbagai aktifitas dan kegiatan kearsipan. Dukungan dari pimpinan itu dapat dibuktikan dengan adanya upaya memajukan kearsipan dibidang digitalisasi.

--

HALAMAN DEPAN DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KOTA MALANG(JL. Mayjend Sungkono 1 Malang)

Selayang Pandang

Selayang Pandang

Trimakasih...