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MICROSFT EXCEL

APUNTES PARA LA MATERIA DE INFORMATICA II

ELABORADO POR:

L.A.E. ARTURO PEREZ AREVALO

FACULTAD DE CONTADURÍA Y CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

UNIVERSIDAD MICHOACANA DE SAN NICOLAS DE HIDALGO

ACADEMIA DE INFORMÁTICA

DICIEMBRE 2009

[FCCA -ACADEMIA DE INFORMÁTICA ] MICROSOFT EXCEL

L . A . E . A R T U R O P É R E Z A R E V A L O E N E R O 2 0 0 9

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Contenido de Temas

1. Introducción a las bases de datos ......................................................................... 4 2. Microsoft Excel ..................................................................................................... 5 2.1 Iniciando Excel........................................................................................... 5 3. Introducción a las Hojas de Cálculo ...................................................................... 6 3.1 Tabla de datos ........................................................................................... 6 3.2 Planeación de la captura ........................................................................... 6 3.3 Componentes de una tabla de Datos ........................................................ 6 3.4 Características de una Tabla de Datos en Excel ......................................... 7 4. Conceptos y términos de una Hoja de Cálculo de Excel......................................... 7 4.1 Manejo de una celda ................................................................................. 9 4.2 Barra de Formulas ..................................................................................... 9 4.3 Cuadro de nombres ................................................................................. 10 4.4 Manejo de Hojas en Excel ....................................................................... 10 4.5 Insertar elementos en una Hoja .............................................................. 11 4.6 visualización de Excel .............................................................................. 11 4.7 Inmovilizar paneles ................................................................................. 12 4.8 Referencias ............................................................................................. 12 4.9 Series numéricas y personalizadas .......................................................... 14 4.10 Comentarios .......................................................................................... 16 4.11 Formulas ............................................................................................... 17 4.12 Funciones .............................................................................................. 19 4.12.1 Argumentos de formulas y funciones ..................................... 20 4.12.2 Galería de funciones ............................................................... 20 4.12.2 Errores en formulas ................................................................ 21 4.13 Formatos ............................................................................................... 21 4.13.1 Formato de número ............................................................... 22 4.13.2 Formato de alineación ............................................................ 22 4.13.3 Formato de fuentes ................................................................ 23 4.13.4 Formato de bordes ................................................................ 23 4.13.5 Formato de tramas ................................................................. 23 4.13.6 Formato proteger ................................................................... 24 4.15 Ordenar tablas de datos ........................................................................ 24 4.16 Filtros de información ........................................................................... 25 4.17 Subtotales ............................................................................................. 26



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4.18 Validación de datos ............................................................................... 28 4.19 Formularios ........................................................................................... 29 4.20 Formato condicional.............................................................................. 29 4.21 Gráficos de datos .................................................................................. 30 4.22 Proteger hojas ....................................................................................... 31 4.23 Proteger libros....................................................................................... 32 4.24 Macros .................................................................................................. 33 4.25 Algunas funciones, sintaxis, definición y ejemplos ................................ 34 4.26 Diseño y creación de Formularios ......................................................... 37



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1.- INTRODUCCIÓN A LAS BASES DE DATOS.

BASE DE DATOS. En términos generales, es conocida como la recopilación de información almacenada en forma lógica y distribuida sobre una o varias estructuras de tablas bidimensionales (filas y columnas), de la cuál mediante diferentes métodos se podrá consultar, extraer, modificar o incluso agregar más información logrando así un control total de la información; esta misma base de datos deberá contener información relevante a un mismo organismo, evento o cosa.

En la actualidad la informática es una herramienta elemental dentro de cualquiera organización

privada o gubernamental, ya que gracias a esta el control interno y externo puede administrarse fácilmente empleando Bases de Datos electrónicas, y dejando a un lado el papeleo que suele ser complicado, entretenido e inseguro para la búsqueda de información.

Las primeras apariciones de bases de datos surgieron a mediados de los años setenta, y desde

entonces se lograron muchos avances en el control de la información dentro de las organizaciones. Principales ventajas que ofrecen las Bases de Datos en cualquier tipo de organización.

Globalización de la información. Permite a los diferentes usuarios considerar la información como un recurso corporativo que carece de dueños específicos. Es de suma importancia para los administradores de la información generar privilegios para el manejo libre de la información.

Eliminación de información redundante. Problema muy común en organizamos que generan gran cantidad de información, para esto la base de datos puede impedir la duplicidad de ciertos datos, de acuerdo a las necesidades establecidas.

Eliminación de información inconsistente. Con el objeto de proporcionar información clara y precisa, existen situaciones en las que una misma información se registra en distintas tablas, y en el caso de registrar, actualizar o eliminar la misma información, se requiere que esta acción se desarrolle igualmente en todas las tablas relacionadas. Por ejemplo en el departamento de cobranza de un negocio: Cuando requerimos la cancelación de una venta facturada previamente, dicha cancelación deberá operarse tanto en la tabla de facturas del Sistema de Control de Cobranza como en la tabla de facturas del Sistema de Comisiones.

Permite compartir información. Varios sistemas o usuarios pueden utilizar una misma entidad. Por ejemplo en el departamento de control escolar de una institución académica, los datos de cada alumno pueden ser requeridos en el área de captura de calificaciones como en la emisión de constancias varias. Esto sin la necesidad de tener duplicidad de la misma información en distintas tablas.

Permite mantener la integridad en la información. Solo se almacena la información correcta. Es posible especificar un conjunto de reglas y políticas que el programa en donde se administra la base de datos tomará en cuenta en la captura de información. Por otra parte de igual manera



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se permite la protección de ciertos datos almacenados en la misma base de datos.

Independencia de datos. La independencia de datos implica un divorcio entre programas y datos; es decir, se pueden hacer cambios a la información que contiene la base de datos o tener acceso a la base de datos de diferente manera, sin hace cambios en las aplicaciones o en los programas.

DBMS (Database Mangement System) Sistema de gestión o administrador de Bases de Datos. Es aquel programa que permite la administración de bases de datos, esto quiere decir que permite la creación, edición, consulta, y eliminación de la base de datos. Aunque existen sistemas avanzados para gestionar bases de datos, podremos hablar del empleo de otros programas tales como los administradores de hojas de cálculo aunque no tan avanzados pero gracias a su plataforma de hoja bidimensional y diversas herramientas permiten el diseño de bases de datos mediante tablas de información.

2. M I C R O S O F T E X C E L Microsoft Excel pertenece al grupo de programas de Microsoft Office, el cual es un administrador de hojas de cálculo, siendo este el más conocido y empleado en la actualidad en todo el mundo, por su gran cantidad de herramientas y su fácil uso, permite controlar y administrar grandes bases de datos, además de que permitir realizar cualquier tipo de operación aritmética reconocida en la actualidad desde operaciones financieras, estadísticas, entre otras operaciones especiales con el uso de Funciones.

La utilidad principal de este programa es el registro de información, para esto contiene un gran número de herramientas especiales y formatos para el completo aprovechamiento de los datos contenidos, y satisfacer las necesidades de los usuarios. De la misma forma permite compartir información con diferentes aplicaciones tales como procesadores de texto, paquetes contables y administrativos y muchas otras aplicaciones.

Si bien, Excel no es un programa DBMS (sistema de gestión a administrador de Bases de Datos), si es una excelente opción para el manejo y administración de grandes cantidades de información distribuida en tablas, y mediante a herramientas avanzadas nos permite la consolidación de la misma.

2.1 INICIANDO EXCEL. Al instalar Microsoft Office, el programa de instalación de manera automática creará un menú denominado “Microsoft Office” dentro del Menú Inicio de Windows el cuál contendrá los programas

de esta suite, entre ellos elegimos Microsoft Excel



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3. HOJAS DE CÁLCULO. Las hojas de cálculo representan una de las principales propulsoras de la Informática, debido a la necesidad que tuvieron grandes empresas y organizaciones de concentrar grandes cantidades de información en forma detallada. Una hoja de cálculo es también llamada Hoja Electrónica, la cuál es una tabla Bidimensional estructurada por filas y columnas, permitiéndonos de esta forma distribuir la información de una forma fácil y ordenada con un formato de tabla.

3.1 TABLA DE DATOS Por tabla de datos nos referíamos a un concentrado de información que se encuentra distribuida de manera lógica y ordenada, con el objeto del aprovechamiento futuro por parte de los usuarios. De manera lógica, ya que previo a la captura de información se debe planear el contenido y el objeto que se dará a la misma, y de manera ordenada ya que en la planeación de la misma se debe considerar el método conveniente de ordenar la información. No nos referimos a tabla de datos a un concentrado de información de manera aleatoria es decir sin ningún sentido lógico.

3.2 Planeación de la captura.

El contenido de una tabla se referirá a una misma entidad de datos; por ejemplo, en un levantamiento de inventario en una ferretería, no mezclaremos información referente a los clientes y los artículos existentes, en este caso se recomienda diseñar dos tablas.

Se debe prever la distribución de los datos en columnas, en sentido de izquierda a derecha, presentando en las primeras columnas los datos más característicos.

3.3 COMPONENTES DE UNA TABLA DE DATOS. Toda tabla de datos se compone de tres elementos fundamentales: campos, campo principal y registros. CAMPOS: Se conoce como un solo dato en particular en toda la tabla que depende de una entidad de información, como por ejemplo el nombre de una persona, el precio de un producto, el color de unos zapatos. Dichos campos van distribuidos en columnas dentro de la tabla, en donde será común encontrar información repetida, pero no tendrá ninguna relación la de un campo con la de otro. REGISTROS: Se conoce como al conjunto de campos que forman una entidad de información, como ya se menciono antes, por ejemplo, los datos personales de una persona, el nombre, los apellidos, la edad, etc., cada uno representará un campo y a su vez todos un registro. Los registros se distribuyen en filas conformando así el cuerpo de una tabla de datos.

Los encabezados de las columnas se conocen como nombres de campos, en programas como

en Excel es recomendable incluirlos como elemento informativo. Como se muestra en la tabla de datos



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siguiente:

CLAVE NOMBRE SEMESTRE SALÓN

1001 Jorge Campos 7º 3

1002 Juan Gabriel 5º 5

1003 La Chupitos 9º 3

1004 María la del Barrio 1º 3

CAMPO PRINCIPAL. Es recomendable en toda base de datos que exista por lo menos un campo

que identifique al registro como único en la base de datos, esto para efectos de las consultas, como por ejemplo no puede haber dos números de cuenta repetidos en un banco para dos personas, errores como este causarían grandes problemas, por eso es necesario que incluso cuando no se cuente con un campo, el usuario invente uno de forma consecutiva siendo letras y/o números.

3.4 CARACTERÍSTICAS PARA QUE UNA TABLA DE DATOS SEA RECONOCIDA EN EXCEL.

Si contiene encabezados de columna (recomendado), representarlos con un formato diferente al del resto de la información.

Si algunos datos no se conocen, procurar designar una frase como por ejemplo “N/A”, y evitar los campos en blanco.

No dejar filas, ni columnas en blanco eso causaría la división de la tabla de datos.

Procurar capturar información semejante para cada columna, por ejemplo si son edades no mezclar con textos.

Es muy importante respetar las características anteriores, de lo contrario las herramientas especiales para tabla de datos que emplea Excel no funcionaran de forma correcta.

4. CONCEPTOS Y TÉRMINOS DE UNA HOJA DE CÁLCULO DE EXCEL. LIBRO. Denominación que reciben los archivos de Excel, la extensión para los archivos es “xls” para la versión 2003 o previa y “xlsx” para la versión 2007; y cada archivo a su vez puede contener hasta 255 hojas de cálculo hasta la versión 2003, pero para la versión 2007 se permite tener hasta 180,354. COLUMNAS. Contiene 256 columnas, nombradas con letras siguiendo una serie lógica de la A,B….Z, AA…AZ, BA…BZ, CB…CZ, y así sucesivamente hasta la serie de la letra IA...IV siendo esta, la última columna en la versión 2003 o previa. Para la versión 2007 se incrementa el tamaño de la hoja hasta en 64 veces logrando hasta 16,384 columnas siendo la última columna la XFD FILAS. Contiene 65536 filas en la versión 2003 o previa, numeradas en un orden ascendente (menor a mayor). Para la versión 2007 el tamaño de la hoja se extiende de manera vertical hasta en 16 veces más llegando a 1,048,576 filas.



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Por lo tanto la última celda en la versión 2003 es la “IV65536”, y en la versión 2007 la “XDF1048576”. Podremos identificar que el tamaño de la hoja es muy grande, buscando su aprovechamiento en grandes organizaciones. ENCABEZADOS DE FILAS Y COLUMNAS. Los encabezados de columnas están encima de las propias columnas, como se menciono anteriormente están representados por letras, desde ellas podremos seleccionar las columnas completas, y también se nos permite modificar el ancho de las mismas, desde las intersecciones. De la misma forma los encabezados de filas en este caso además de seleccionar las filas completas nos permite desde sus intersecciones modificar el alto de la fila.

o Autoajustar la columnas y filas. Cuando el contenido de las celdas es más ancho que el de la columna es posible ajustar de manera fácil y rápida el ancho de la misma columna al dar doble clic entre la intersección del titulo de la columna, el ancho se ajustará al tamaño del contenido más grande de dicha columna, de igual manera para autoajustar las Filas el alto se determinará de acuerdo al contenido de la fila indicada, como se muestra a continuación:

CELDA. Es la intersección de una columna con una fila. Almacena un contenido exclusivo e independiente de las demás celdas. De igual manera para cada una se pueden especificar distintas propiedades y formatos. RANGO. Es el conjunto de dos o más celdas, ya sea seleccionadas, o capturadas; para efectos de una fórmula o referencia, por ejemplo A2..A10, representa todas las celdas desde la celda A2 hasta las A10. TIPOS DE DATOS. Una celda almacena contenidos de tipo “texto” y “números”. Los “textos” pueden ser cualquier cadena de caracteres; incluyendo cualquier símbolo, número, letra ó espacio. Y en su representación natural se alinean a la derecha de la celda. Los contenidos de tipo “numérico” su representación varia desde cualquier número, valor porcentual, fracciones, valores monetarios, fecha y



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hora, especial entre otros, la alineación natural de estos valores es a la derecha, y se pueden incluir en operaciones aritméticas.

4.1 MANEJO DE UNA CELDA. A una celda se le puede seleccionar, mover o rellenar su contenido sobre otras celdas adjuntas.

Seleccionar. Desplazarse hasta la celda con las flechas cursor desde el teclado, ó Dando un clic en el centro de la celda deseada mientras el indicador aparece así:

Mover. Desde cualquier lado, excepto la esquina inferior derecha. Permitiéndonos arrastrar el contenido de la celda sobre otra celda sustituyendo su contenido, y el indicador tendrá esta forma:

Rellenar. Desde la esquina inferior derecha, y permite rellenar su contenido sobre otras celdas adyacentes, el indicador presenta la siguiente forma:

4.2 BARRA DE FÓRMULAS. Generalmente se encuentra sobre el área de la Hoja de Cálculo, presenta el contenido de la celda activa permitiéndonos realizar cualquier modificación del contenido de la misma, pero su nombre se asigno debido a que su utilidad fundamental es la presentación de la fórmula capturada en la celda activa, mientras que en la hoja se ve el resultado.

4.3 CUADRO DE NOMBRES Se encuentra a la izquierda de la barra de Fórmulas, y muestra la ubicación de la celda activa, además al momento de seleccionar un rango de celdas, presenta el número de columnas y filas seleccionadas. También permite modificar el nombre (referencia) de la celda, y de la misma forma permite trasladarnos a una celda especificada en toda la hoja de cálculo.

BARRA DE FORMULAS

CUADRO DE NOMBRE



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4.4 MANEJO DE HOJAS EN EXCEL. A cada hoja se le asigna una etiqueta de nombre, cuando iniciamos en un Libro nuevo nos encontraremos con tres hojas generalmente, este número de hojas se puede ser modificado para libros nuevos en el Menú Herramientas Opciones.

INSERTAR HOJAS. Como se menciono anteriormente podremos insertar hasta un máximo de 255 hojas en la versión 2003 o previa, y 1,048,576 en la versión 2007. Siguiendo cualquiera de los pasos siguientes:

o Menú Insertar, insertar hoja o Mayus + F11 o Clic con botón derecho del mouse sobre cualquier etiqueta de hoja, y elegir la opción

Insertar. o O bien en el botón para la versión 2007

ELIMINAR HOJAS. Cabe destacar que no se permite eliminar todas las hojas, es decir debe existir al menos una hoja por libro. Cuando intentemos eliminar cualquier hoja que tenga contenido se nos advertirá que pueden puede existir información que se perderá definitivamente, es decir esta acción de eliminar no se puede deshacer. Para eliminar una hoja podremos seguir cualquiera de los siguientes pasos:

o Menú edición, Eliminar, Hoja de cálculo o Clic con botón derecho del mouse sobre la etiqueta de la hoja que deseamos eliminar, y

elegir Eliminar.

SELECCIÓN DE HOJAS. Para seleccionar o cambiar a una hoja solo es necesario dar clic sobre la etiqueta de la misma, es posible seleccionar varias hojas simultáneamente manteniendo presionada la tecla “Mayus” y dar clic sobre las etiquetas deseadas, por ejemplo si se desea copiar o eliminar las mismas.

CAMBIAR NOMBRE. Para una mejor organización de las hojas, es recomendable asignar un nombre específico a cada una según su contenido, esto lo podremos hacer:

o Doble clic sobre la etiqueta de la hoja, y escribir el nuevo nombre o Clic con botón derecho sobre la etiqueta y elegir la opción Cambiar nombre



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Para desplazarnos entre hojas solo es necesario dar clic sobre la etiqueta de hoja, o bien alternar con el teclado

4.5 INSERTAR ELEMENTOS EN UNA HOJA DE CÁLCULO.

INSERTAR COLUMNAS. Cada vez que insertemos una columna esta se insertará a la izquierda de la columna activa y de manera automática se actualizarán los títulos de columna respectivamente. Por otro lado recordemos que cada hoja tiene un límite máximo y en el momento de que exista información en todas las columnas disponibles no se podrá insertar más columnas. Para insertar una columna seguimos los pasos siguientes:

a. Menú Insertar, Columna b. Clic con botón derecho del mouse sobre el titulo de columna, Insertar.

INSERTAR FILAS. Cuando insertemos una fila está se insertará sobre la fila activa, y de igual manera en el caso de que exista información en todas las filas de una hoja no podremos insertar más filas debido a su capacidad máxima mencionada anteriormente. Para insertar filas seguimos los siguiente pasos:

a. Menú Insertar, Fila b. Clic con botón derecho del mouse sobre el titulo de la fila, Insertar.

INSERTAR CELDAS. Podremos insertar una o varias celdas, para esto hay que considerar que al realizar esto causará recorrer información, entonces se aparecerá el cuadro siguiente:

a. Menú Insertar, Celda b. Clic con botón derecho sobre la celda, Insertar…

4.6 VISUALIZACIÓN DE EXCEL. En algunos casos suele ser efectivo el poder ocultar o mostrar algunos elementos de la pantalla de Excel. Para configurar este aspecto es necesario entrar al menú Herramientas, Opciones, en la ficha Ver activar o desactivar las características deseadas, como pueden ser algunas de las más comunes:

a. Líneas de división. Oculta las líneas de intersección entre filas y columnas de la hoja activa

Ó Control Re Pág

Av Pág



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b. Barra de formulas. c. Títulos de filas y columnas. d. Mostrar Formulas. En lugar de los resultados de las formulas

4.7 INMOVILIZAR PANELES, (FILAS Y COLUMNAS) Esta característica, es de gran utilidad para grandes tablas de información, en donde suele ser complicado avanzar entre páginas de contenido e identificar la columna de información. Por ejemplo en una tabla de 500 autos distintos distribuidos en forma vertical y se contemplan una gran cantidad de especificaciones técnicas para cada uno distribuidas en columnas; al momento de desplazarnos muchas veces perdemos de vista el título de columna o el nombre del registro que estamos explorando, para esto es recomendable inmovilizar la fila de encabezados por ejemplo, y de esta forma no importa cuanto nos desplacemos siempre veremos la fila de encabezados. Para inmovilizar paneles de filas y/o columnas:

1. Seleccionar una celda por debajo de la fila de encabezamiento y una columna a la derecha de la columna que deseamos inmovilizar.

2. Menú Ventana 3. Inmovilizar paneles

Listo, ahora a desplazarnos hacia la derecho o abajo y verificaremos que los encabezados siempre estarán visibles.

4.8 REFERENCIAS. Este término es básicamente el nombre que se le asigna a cada celda de la hoja, comenzando por la letra de la Columna y seguido del número de Fila, por ejemplo: B1, C10, A456, Z6000. Para el manejo de referencias dentro de fórmulas, existen tres tipos:

Referencias Relativas, se escriben con la letra de la columna y el número de fila, se denominan relativas ya que estas tienden a actualizarse al momento de rellenar el “contenido fórmula” de una celda sobre otras o mejor dicho al copiar una celda con formula sobre otras, si el copiado de la celda es de forma vertical se actualizará la Fila, y si es horizontal se actualizará la Columna.

Por ejemplo si copiamos esta formula =b5 + c5 de forma vertical hacia abajo cambiara así = b6 + c6 ú horizontal a la derecha cambiará así = = c5 + d5

Referencias Absolutas, se antepone un $ antes de la columna u otro $ antes de la fila, de esta forma al momento de realizar el llenado sobre otras celdas, estas Referencias no cambiarán y se harán constantes, al igual que un valor numérico o texto dado en una celda.

Para este caso se puede jugar con los $, el cuál impedirá la actualización ya sea de la



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columna o de la fila o bien de ambos valores dependiendo de las necesidades del usuario, es decir en el caso de la siguiente formula: = B$3 + $D3 + $F$3 + H3, si la

copiamos hacia abajo se actualizará de esta manera: = B$3 + $D4 + $F$3 + H4, pero si la

copiamos hacia la derecha tendrá estos cambios: = C$3 + $D3 + $F$3 + I3, por lo tanto solo se fijará a la columna o fila que se le anteponga el símbolo $,

Referencias externas. Nos dan la posibilidad de compartir información entre distintas hojas o incluso entre distintos libros para lograr una mayor productividad y control de nuestra información.

o Entre hojas. Cuando tenemos un libro con distintas hojas del mismo fin o proyecto, suele ser muy aprovechable poder mantener una integridad del contenido de las distintas hojas, por ejemplo: tenemos los resultados de las ventas del primer trimestre del 2009, y cada mes en una hoja distinta, suele ser muy favorable contar con una integridad referencial y concentrar los resultados en una 4ª hoja denominada “TOTAL”, logrando esto cuando existan actualizaciones en las hojas automáticamente se reflejarán en la hoja concentradora. Véase el ejemplo siguiente:

Véase que se agrego el símbolo ! entre el nombre de la hoja y la celda que deseamos sumar.

En la celda b6 de la hoja TOTAL se realiza la formula = B2+ B3+ B4

c. Entre libros. También es posible compartir información entre 2 o más libros, por ejemplo tenemos las ventas del 1er trimestre del 2009 en un libro denominado “trim1_2009.xls” y las ventas al 2º trimestre en el libro “trim2_2009.xls” en ambos el resultado se encuentra en una hoja “TOTAL” en la celda B6, y se desea que en un libro denominado “sem1_2009.xls” llevar el total del primer semestre o bien del total de los dos primeros trimestres ya mencionados, este caso se visualiza a continuación:

Formulas utilizadas:

= ENERO! B6 =FEBRERO!B6 =MARZO!B8



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Y en el libro sem1_2009.xls, hoja TOTAL, celda B6, la formula empleada es = B2 + B3.

Véase que se encierra entre [ ] el nombre completo del libro incluyendo la extensión,

enseguida se debe especificar el nombre de la hoja, posteriormente el símbolo ! y por último la celda.

Esto siempre y cuando todos los archivos se encuentren guardados en la misma carpeta o

unidad de almacenamiento, en caso contrario, se debe agregar la ruta de ubicación completa de cada archivo por ejemplo: ='D:\ejemplos_excel\[trim1_2009.xls]TOTAL'!B6

4.9 SERIES NUMÉRICAS Y PERSONALIZADAS

Listas numéricas. Es posible insertar listas de números de una manera muy sencilla siempre y cuando deban ser consecutivas, ya se ascendente o descendente, esto puede ahorrarnos significativamente alguna tarea, por ejemplo una lista de los números de 1,000 en 1,000 hasta el 10,000; para esto:

a. Escribimos en la celda inicial el 1,000, b. Después en la celda siguiente el 2,000, c. Seleccionamos ambos valores d. Rellenar hacia el sentido de la lista hasta llegar al número indicado.

Aún así es posible que al crear listas muy extensas sea complicada la actividad de rellenar,

podremos elegir otro método:

Formulas utilizadas:

= [trim1_2009.xls]total!b6

= [trim2_2009.xls]total!b6



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a. Escribir el valor inicial, en este caso el 1,000 b. Seleccionar la celda inicial. c. Seleccionar a partir de la celda inicial en forma de columna si deseamos que el llenado

sea vertical, o en fila si el llenado será horizontal, no importa si seleccionamos más celdas.

d. Menú Edición e. Rellenar f. Series g. Como incremento 1,000 y en límite 10,000

Como se muestra a continuación: Resultado:

Listas personalizadas. Estas son listas de tipo texto, cuando se requiere automatizar listas que comúnmente utilizamos en nuestras actividades como por ejemplo los nombres de días o meses, nombres de personas, colores, números en letra, etc. Por ejemplo se nos pide diseñar una lista que contenga todos los meses, realizamos lo siguiente:

a. Menú Herramientas b. Opciones. c. Ficha Listas personalizadas d. Nueva y llenar en el recuadro la lista e. Por último dar clic en el botón agregar, aceptar y cerrar el cuadro de dialogo, tal y como

se muestra a continuación:



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Esta lista personalizada estará disponible, y la manera de hacer uso de ella es escribiendo cualquiera de los valores incluidos en la lista en una celda, después seleccionar la misma y desde el vértice de relleno arrastrar en el sentido deseado, y veremos que los demás datos de la lista irán apareciendo, como se muestra en el lado derecho:

4.10 INSERTAR COMENTARIOS. Los comentarios suelen ser muy eficientes en aquellos casos en los que el contenido de una celda no es muy claro para algunos usuarios, como por ejemplo un cálculo fiscal, el origen de un valor dado, etc. A cada celda es posible insertar un comentario

Para insertar un comentario seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar la celda deseada 2. Menú Insertar 3. Comentario 4. Aparecerá un recuadro amarillo en espera de editar el comentario 5. Dar clic fuera del comentario 6. Se visualizará que la esquina superior derecha de la celda se resalta de color rojo, esto

quiere decir que al pasar el inidcador del ratón sobre la celda se visualizará el comentario. Como se presenta a continuación:



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4.11 FORMULAS. En términos generales, una formula es un conjunto de valores, operadores y argumentos, que se encuentran en un orden establecido y respetando las reglas de una sintaxis. Cada una está diseña para la resolución de problemas similares, es decir mediante un método bien establecido que sin importar la variabilidad de los valores dados, siguiendo un procedimiento nos lleva a un resultado esperado.

Excel es también conocido como una súpercalculadora capaz de realizar cualquier tipo de formula reconocida, es por eso que una de las principales utilidades que se le da a Excel es el empleo de las mismas. Existen dos tipos de formulas y se separan por el tipo de operaciones básicas, las aritméticas que comúnmente son llamadas como matemáticas, y las operaciones de comparación u operaciones lógicas, ambas llevan una sintaxis (conjunto de pasos o reglas que deben de respetarse para efectuar correctamente una operación). A continuación se muestra la sintaxis básica de una fórmula:

= (valor) <operador> (valor)

Siempre de debe iniciar con el signo “igual”

Puede ser un número, referencia o un texto (para operaciones lógicas)

Algún operador reconocido, este representa el tipo de operación que se realizará, estos se presentan a continuación.



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Operaciones Matemáticas ó aritméticas. Estas solo se realizan con valores numéricos, resultados numéricos ó referencias que contengan números, y siempre darán como resultado un valor numérico, los operadores para estas operaciones se presentan a continuación:

( * ). Representa la multiplicación

( / ). Representa la División.

( + ). Representa la Suma.

( - ). Representa la Resta.

Operaciones de comparación o lógicas. Evalúan condiciones lógicas, permiten tanto números

como cadenas de texto, y siempre nos darán un resultado ya sea Falso o Verdadero, los operadores para este tipo de operaciones se presentan a continuación:

( = ). Igual que.

( > ). Mayor que.

( < ). Menor que

( <> ). Desigual que.

( >= ). Mayor o igual que.

( <= ). Menor o igual que.

Prioridad de las operaciones aritméticas o matemáticas dentro de las fórmulas. Para la correcta aplicación de las fórmulas en Excel, se debe entender las siguientes reglas de prioridad. 1ª Prioridad. Las operaciones que están dentro de los paréntesis son las que se ejecutarán primero, debido a que el agrupamiento de términos se realiza con paréntesis, es por eso que debe de realizarse dichas operaciones y devolver un resultado pata continuar con el restos de las operaciones. 2ª Prioridad. Esta la representan los operadores ( * ) multiplicación y ( / ) división. 3ª Prioridad. Se representa por los operadores de ( + ) suma y ( - ) resta.

A continuación se presentan ejemplos de cómo influye sobre el resultado el uso de operadores y paréntesis. Ejemplo 1: Resultado. = 6 + 3 * ( 10 / 2 + 4 ) - 3 30 Ejemplo 2: = ( 6 + 3 ) * 10 / ( 2 + 4 - 3 ) 30 Ejemplo 3: = 6 + 3 * 10 / 2 + ( 4 - 3 ) 22 Ejemplo 4: = ( 6 + 3 * 10 ) / ( 2 + 4 - 3 ) 12 Ejemplo 4: = 6 + 3 * 10 / ( 2 + 4 - 3 ) 16 Aunque las 2 primeras formulas devolvieron el mismo resultado el orden de ejecución fue diferente.



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Combinación de formulas matemáticas y lógicas. Es común que se presenten situaciones que requieran la evaluación de condiciones mismas que comprenden operaciones matemáticas. En este sentido las operaciones lógicas llevan prioridad sobre las matemáticas, es decir que de la combinación de estas se devolverá un resultado Verdadero o Falso, y no un resultado numérico, por ejemplo:

= 15 + 8 > 23 – 2 , se resuelve , = 23 > 21 , el resultado es VERDADERO

= 60 + 50 / 2 >= 50 + 80 – 3 * 5 , se resuelve , = 55 >= 115 , el resultado es FALSO

Aprovechamiento de las Formulas. Al trabajar en una hoja de cálculo en Excel, es importante aprovechar el uso de los nombres de las celdas denominadas REFERENCIAS, con esto damos integridad a las operaciones y las volvemos relativas o dependientes, es decir que el resultado de la formula puede variar dependiendo de otros valores en otras celdas. Por ejemplo:

En la celda C8 la formula es: = ( C4 + C5 + C6 ) / 3

y lo incorrecto seria: = ( 8 + 9 + 7 ) / 3

4.12 FUNCIONES. Este tema es sin duda uno de los más importantes y amplios, ya que es de donde se saca el máximo provecho al programa Excel, apartando las utilidades básicas del programa con la integración a aplicaciones avanzadas de cálculo, búsqueda y manejo de información.

Las Funciones se entienden como fórmulas predefinidas dedicadas a realizar operaciones especiales, como la búsqueda de información, datos estadísticos, resultados financieros, operaciones lógicas, manejo de texto, entre otras operaciones que una fórmula básica no puede realizar. Al igual que las fórmulas básicas contienen una sintaxis para su correcto funcionamiento y se presenta a continuación:

= < nombre de la Función > ( cuerpo de la función)

* No llevan espacios

Siempre de debe iniciar con el signo “igual”

El nombre debe ser incluido justo después del signo igual.

Este varía dependiendo de la función empleada, pero siempre deberá ir entre paréntesis y su contenido se conoce como

argumentos, los cuales estarán separados entre comas “ , “



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Por ejemplo:

= suma ( a10..a25 ) = si ( b18 >= h24 , b20 – b18 , “ventas logradas” ) = promedio ( a10 , 5 , 7 , b70 , hoja2!a45 )

4.12.1 Argumentos o contenido de las formulas y funciones. De acuerdo a formula o tipo de función se establece la forma y orden en que se deben presentar

los argumentos necesarios esto complementa el término Sintaxis. Existen 4 tipos de argumentos que se describen a continuación:

Argumentos Numéricos. Se captura el valor sin algún formato numérico en particular, como por ejemplo de moneda, solo se acepta el símbolo %.

Argumentos de Referencias. Se captura la referencia relativa o absoluta, y en el caso de rangos

puede incluirse “ . . “ ó “ : “.

Argumentos Texto. Deberán ir siempre entre comillas ( “ texto ” ) y este argumento comúnmente empleado para hacer comparaciones o incluso como formato.

Argumento de Operaciones. También se pueden incluir fórmulas o incluso otras funciones, de las cuales por lo tanto se devolverá el resultado y ese valor será tomado en cuenta como el argumento.

4.12.2 Galería de Funciones. Para conocer todas las funciones preinstaladas debemos acceder a:

1. Menú Insertar 2. Función.

Aquí permite consultar las diversas Funciones separadas por Categorías y de la misma forma da una breve aplicación de su sintaxis definiendo de una forma muy sencilla su uso. Están agrupadas por categorías desde lógicas de texto, de búsqueda, entre otras, algunas de ellas se explican en el apartado de funciones en este mismo manual. Si bien el conocimiento de este tema es uno de los más amplios del programa Excel, dando como solución a las necesidades de usuarios especializados en diversas áreas.



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4.12.3 Errores de las formulas y funciones.

###### Cuando aparece este error, significa que el resultado es más ancho que el de la celda. Solución: incrementa el ancho de la columna.

#¡DIV/0! Cuando realizamos una división entre un valor nulo o 0, o bien una celda en blanco.

#¡NULO! Este error se produce cuando se especifica una intersección de dos áreas que no forman intersección. El operador de intersección es un carácter de espacio entre referencias.

#¡NUM! Cuando una formula o función contiene un valor no numérico. Por ejemplo en el caso de una suma y que alguno de los valores sea un texto

#¡REF! Cuando una referencia no es válida

#¡VALOR! Cuando un operador utilizado no es válido

#¿NOMBRE? Cuando el nombre de la función es incorrecto o esta mal escrito

#N/A Cuando en una función se presenta un argumento incorrecto.

4.13 FORMATOS.

En términos generales se conoce a los formatos como a los cambios en apariencia o presentación que pueden aplicarse a distintos elementos tales como texto, objetos o imágenes, dependiendo de la aplicación estos tienden a cambiar.

Los formatos en Excel, son muy parecidos a los formatos para tablas y fuentes de Microsoft

Word, solo que en este caso los formatos se aplican a la celda más no al contenido, esto es muy servicial ya que al momento de hacer correcciones o incluso de eliminar el contenido de una celda los formatos pertenecen en la celda. De la misma forma en Excel se pueden insertar distintos objetos o imágenes a los cuales se permite la aplicación de formatos, en este caso se hablará únicamente de los formatos a las celdas

Para aplicar un formato es necesario seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar una o varias celdas. 2. Menú Formato 3. Celdas, 4. Aparecerá un cuadro de dialogo, y elegir la ficha de formatos deseada, y a continuación se

presentan los diferentes tipos de Formato: O bien podremos acceder a algunos botones ubicados en la barra de herramientas de formato.



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4.13.1 FORMATO DE NÚMERO. Solo se puede visualizar si en la celda el contenido es tipo numérico. Tipos de formatos numéricos:

o General. Presenta el formato tal y como fue

introducido. o Número. Le asigna 2 decimales, pero permite elegir

un número específico, además del separador de miles, y la forma en que se presentará si el valor resulta ser negativo.

o Moneda. Mismas opciones del formato anterior, pero esta presentación tiene efecto desde la Configuración Regional, desde el Panel de Control.

o Contabilidad. Igual que el formato anterior, pero además alinea, los émbolos monetario y decimales en una columna de valores seccionada.

o Fecha. Representa la fecha correspondiente al valor numérico donde cada día es igual a un número contando desde el 1° de Enero de 1900 hasta la fecha.

o Hora. Se representa por valores decimales, de los cuales se fracciona el día por ejemplo “ 0.5 ” es el medio día.

o Porcentaje. Multiplica el valor por cien y además le asigna el símbolo de % al final de la cantidad.

o Fracción. Comúnmente para valores con decimales, convirtiendo las cantidades a fracciones. o Científica. Comúnmente utilizado para cantidades grandes o con muchos decimales. o Texto. Convierte los valores a texto, se esta forma no podrán ser comparados como tales o

utilizarse para operaciones matemáticas. o Especial. Contiene algunos formatos especiales. o Personalizada. Contiene algunos formatos, e incluso permite agregar otros personalizados por

el usuario, también conocidos como máscaras de entrada.

4.13.2 FORMATO DE ALINEACIÓN. Permite manipular la forma de presentar el contenido de la celda con respecto a las dimensiones de la misma celda, o incluso sobre varias celdas. Aquí podremos encontrar la alineación vertical y Horizontal entre otros formatos



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4.13.3 FORMATO DE FUENTE. Nos permite modificar la apariencia de los datos contenidos en las celdas ya sean textos o números, en cuanto a su color, tamaño, estilo etc., este formato es prácticamente el mismo utilizado en Word y PowerPoint.

4.13.4 FORMATO DE BORDES. Permite asignar y modificar el tipo, ancho y color de los bordes de las celdas. Esta característica es muy conveniente al momento de querer imprimir, ya que en el área de trabajo se visualizan las divisiones de filas y columnas, pero no son imprimibles.

4.14.5 FORMATO DE TRAMAS. Permite asignar y modificar el fondo de las celdas. De la misma forma permite establecer tramas el cuál representa un segundo efecto con el cuál el usuario puede crear diseños de fondo más atractivos.



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4.14.6 FORMATO PROTEGER. Permite asignar las características de bloqueada y/o oculta. Pero este formato solo será efectivo si se protege la hoja desde el Menú, Herramientas, Proteger hoja. Este tema se retomará en el tema Proteger Hojas en el punto 4.22 página 30 de este manual.

4.15 ORDENAR TABLAS DE DATOS. Una de las principales problemáticas en grandes tablas, es la búsqueda de datos específicos, esto suele ser más fácil si la información se encuentra ordenada con base a la columna por la cuál se busca la información, como por ejemplo cuando se buscan personas por nombre o una matrícula en especial. Existen dos formas de ordenar las tablas, con un “orden sencillo” o un “orden personalizado”, a continuación se presenta una breve descripción de cada uno de ellos:

Orden sencillo. Se aplica de una forma directa, y es necesario seleccionar una celda de la columna por la cuál se va a ordenar, se recomienda que sea el encabezado. Se debe tener mucho cuidado con seleccionar 2 o más celdas debido a que solo ordenará dichas celdas seleccionadas.

Pasos para ordenar: 1. Se selecciona cualquier valor de una columna o bien se acostumbra seleccionar el encabezado

o titulo de la columna por la cuál deseamos ordenar toda la tabla de datos. 2. Se elige directamente con el ratón el orden deseado ya

sea: ASCENDENTE DESCENDENTE

Orden personalizado. Permite ordenar simultáneamente hasta por tres órdenes, esto permite el mejor control y búsqueda de datos, para el caso de que existan muchos datos repetidos, por ejemplo el “nombre de las personas”, se puede agregar para que después de ese orden también presente los apellidos ordenados. La vista de “ordenar datos” aparece de la siguiente manera:



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4.16 FILTROS DE INFORMACIÓN Son de gran utilidad en el manejo de grandes bases de datos, y como su nombre lo dice, filtran la información, presentando únicamente a aquella que el usuario desea, para esto es necesario respetar los requisitos o características antes mencionadas que una tabla debe contener. Su empleo principal es la de crear reportes a las respuestas necesitadas, por ejemplo presentar a las personas que viven en una determinada ciudad, las de un departamento organizacional específico, o incluso permite realizar criterios más específicos como presentar las ventas mayores a un valor especificado. Existen dos tipos de filtros, autofiltros y filtros avanzados. Autofiltro. Filtran la información en la misma base de datos, presentando solo aquellos registros que cumplan con el criterio de búsqueda requerido, los demás registros quedarán temporalmente ocultos. Pasos.

1. Seleccionar la tabla.

2. Menú Datos. 3. Filtro. 4. Autofiltro. Como por ejemplo:

Al activar los filtros en una tabla, como se ve anteriormente presentará un menú para cada encabezado el cuál contiene las siguientes opciones:

Orden ascendente y descendente. Emplea la posibilidad de ordenar la tabla (Todas). Desactiva el filtro realizado en esta columna. (Diez mejores…). Únicamente para valores numéricos, y permite presentar un número o porcentaje, superior o inferior especificado, de una lista de valores. (Personalizar…). Abre un cuadro de dialogo, en donde permite realizar 1 ó 2 criterios de búsqueda más complejos. Para realizar dos criterios se presenta la opción “Y” que obliga a que los dos criterios se cumplan para poder presentar la información; y la opción “O” con la cuál no importa cuál de los dos se cumpla para presentar información. Lista de elementos que contiene la columna. Aunque existan repetidos solo presentará uno de cada elemento, y se utiliza para hacer un filtro rápido.



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Filtro Avanzado. A diferencia de Autofiltro, estos pueden enviar los resultados o información filtrada a otra parte especificada de la misma hoja de cálculo, sin causar movimientos en la base de datos. Pasos.

1. Seleccionar la tabla. 2. Menú Datos. 3. Filtro. 4. Filtro Avanzado.

Para su creación se requiere crear un diseño que a continuación se explica:

Elegir Copiar a otro Lugar, de lo contrario el filtro se hará sobre la base de datos.

Rango de lista. La tabla de datos.

Rango de criterios. Es necesario copiar los encabezados de la tabla, y pegarlos en otro lado de la misma hoja, y debajo de ellos escribir los criterios para el filtro.

Copiar a. en el caso de que se decida copiar los datos filtrados en otro rango se indique en que rango será el copiado.

Sólo registros únicos, si se desea excluir los registros repetidos.

4.17 SUBTOTALES.

Esta herramienta de reportes de Datos, permite generar concentrados de información desde una tabla reconociendo los valores capturados en las distintas columnas de datos.

Para crear subtotales es necesario primero identificar los valores por los cuales se desea realizar el concentrado de datos y de la misma forma ordenar la tabla en base a este, a continuación se presenta una tabla de datos con distinta información:

En esta tabla se presenta la lista total de ventas a un periodo determinado, de las ciudades de Morelia y de Uruapan, y en cada una existen distintos vendedores cada uno a su vez con una cantidad de artículos vendidos por los meses indicados, para un concentrado se pide conocer la suma de los artículos vendidos por cada ciudad y cada mes.



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Para realizar el subtotal correspondiente a esta tabla se siguen los siguientes pasos:

1. Seleccionar la Tabla 2. Menú Datos 3. Subtotales 4. Aparecerá el siguiente cuadro de dialogo en donde se establecen los siguientes características:

Para cada cambio en: Se refiere al valor por el cuál se generan los concentrados de subtotales. Usar función: se establece el tipo de operación que insertara al final de cada cambio de datos o puede ser promedio, numero máximo, etc. Agregar subtotal a: selecciona a que columnas deseas que se le genere la operación y de la misma forma que la inserte al final de cada serie. Remplazar subtotales actuales. En caso de existir subtotales anteriores permite eliminarlos o bien al desactivar esta casilla agrega los nuevos subtotales a la tabla sin eliminar anteriores Salto de página entre grupos. Para efectos de impresión permite que cada serie de datos la imprima en distintas hojas.

Resumen debajo de los datos. Al final de la tabla adicionará una operación general por las columnas de subtotales.

Niveles de agrupamiento de los datos 1 y 2, con el cuál puedes ocultar valores, estar la figura quiere decir que podremos ocultar los valores dentro de esta serie de datos y hacer un concentrado mas exigente ya una vez ocultados los datos el botón cambiara a como se muestra a continuación:

-

-



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4.18 VALIDACIÓN DE DATOS.

Esta herramienta nos sirve para crear un conjunto de reglas que deben ser respetadas en la edición de datos en celdas específicas en cada hoja de cálculo, como por ejemplo un rango de edad ó de una fecha, una cantidad lógica de artículos, etc. Para esto es necesario completar los siguientes requisitos dentro del cuadro de dialogo Validación de Datos, siguiendo los siguientes pasos:

1. Seleccionar la ó las celdas en donde se desea

realizar la validación. 2. Menú Datos. 3. Validación… 4. Configuración. Es donde establecemos que

valores que serán permitidos. 5. Mensaje entrante. Es opcional, en el caso de

que se desea que aparezca un comentario antes de capturar justo en el momento que se selecciona la celda.

6. Mensaje de error. En este se establece un mensaje que aparecerá en el momento de que la captura no coincida con la establecida en la configuración.

A continuación se presenta un ejemplo en donde se pide limitar de una lista de alumnos, el rango de edades especificando como valor mínimo 18 y valor máximo 30, y en este caso se intenta capturar una edad mayor, en donde Excel manda un mensaje notificando que nos es posible el valor requerido:

El cuadro de mensaje aparece, dicho mensaje es capturado de acuerdo al gusto del usuario, buscando que cualquier usuario comprenda fácilmente el problema.



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4.19 FORMULARIOS.

Este término está fuertemente ligado a los reportes desde una base de datos, utilizados principalmente para la consulta, así como la adición, eliminación y modificación de los datos almacenados en una base de datos, además de que suele ser más práctico y cómodo el manejo de la base de datos. Excel tiene una herramienta con este nombre, en la cuál muestra la vista clásica de un Formulario. Para esto es necesario seguir los siguientes pasos: 1.- Seleccionar la tabla de datos. 2.- Menú Datos 3.- Formulario… En el caso de requerir el diseño de formularios más avanzados y personalizados a las necesidades del usuario, Excel permite mediante diseñarlos la Barra de Herramientas Formularios que se verá mas adelante. En el punto 4.26 página 35.

4.20 FORMATO CONDICIONAL. Permite especificar un formato a determinadas celdas, el cuál solo tendrá efecto si se cumple una condición especificada. Se pueden establecer a una celda o rango de celdas, hasta tres conjuntos de formatos y a cada conjunto una condición especificada. Pasos:

1. Seleccionar celda (s) 2. Menú Formato, 3. Formato Condicional. 4. Especificar condiciones y

formatos. A continuación se presenta un ejemplo:

En una empresa con 3 sucursales se analizan el número de ventas por semana, y se pide resaltar únicamente a aquellas celdas que contengan un número mayor o igual al 20. En este caso se seleccionan las celdas B5 a la D7.



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4.21 GRÁFICOS DE DATOS Es la representación gráfica de datos numéricos que refieren a una misma entidad de información, como puede ser la cantidad de lo vendido a un periodo determinado de un artículo o las calificaciones de los alumnos de un mismo grupo. Esta herramienta es muy eficiente para la creación de reportes de valores numéricos en una vista agradable y muy fácil de entender, de la cuál nos dará una perspectiva amplia de la comparación de dichos valores que refieren a una entidad de información para la toma de decisiones. Para crear un gráfico es necesario tener una fuente de información correctamente editada, asignando títulos de columnas y filas, y distribuir los valores numéricos en forma de columnas, como por ejemplo:

Posteriormente seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar la tabla de datos 2. Menú Insertar

3. 4. Y seguir el asistente de 4 pasos para la creación

de gráficos 5. Al finalizar este asistente aparecerá el resultado

como por ejemplo:



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4.22 PROTEGER HOJAS.

Esta herramienta es muy recomendada para el caso de querer proteger determinadas celdas ó bien toda un hoja. Esta herramienta se encuentra fuertemente ligada con el formato “Proteger”, como se mencionó anteriormente en el apartado de los Formatos, en donde las características:

Bloqueada. De inicio siempre aparecerá activa y al proteger la hoja no permitirá modificar el contenido de las celdas, ni aplicar formatos. Solo a las celdas que se les haya desactivado esta características.

Oculta. Aparecerá desactivada, pero si se activa no permitirá mostrar el contenido en la “barra de fórmulas” al proteger la hoja.

Pasos para proteger una hoja:

1. Activar la hoja. 2. Menú herramientas, proteger. 3. Proteger hoja. 4. Aparecerá el cuadro de diálogo siguiente: 5. En donde se podrá asignar una contraseña de la cuál se

pedirá confirmarla. Para desproteger una hoja se realiza los primeros 2 pasos, después “desproteger hoja”, y si se había asignado una contraseña se pedirá presentarla. Por ejemplo el control de Facturación de una empresa, en donde ya se tiene bien definidos los márgenes, formatos y valores que no pueden ser modificados o alterados por los usuarios comunes, en este caso en las celdas que se permite la edición por ejemplo el nombre del clientes y sus datos, a estas se le desactiva la casilla de Bloqueada, al resto de las celdas se le deja activada, por otro lado si en algunas celdas tenemos formulas o información que deseamos este invisible en la Barra de Fórmulas a estas se les activa la casilla Oculta.

a. Todo formato quedará deshabilitado en la hoja al proteger la misma b. La asignación de una contraseña es opcional, se recomienda, ya que de lo contrario

cualquier usuario podría desproteger la hoja y realizar alteraciones a su contenido. c. Para desproteger la hoja es necesario seguir los pasos 1, 2 y 3 anteriores, si fue asignada

una contraseña, es necesario conocrla.



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4.23 PROTEGER LIBROS. Al igual que la protección de las hojas, es conveniente proteger la estructura de libros, esto se refiere a las hojas que se contienen. De otra forma se puede decir que no se podrá insertar, eliminar, mover, copiar o cambiar el nombre a las hojas que contiene el libro protegido. Pasos para proteger un libro:

1. Tener abierto el Libro. 2. Menú Herramientas. 3. Proteger libro 4. Asignar una contraseña, (Opcional). 5. La opción “Estructura”, impide el movimiento de las hojas,

antes mencionado. 6. y la opción “Ventanas”, impiden restaurar, minimizar,

maximizar, cambiar el tamaño o mover el libro. Por ejemplo en el caso que se presento en el tema referencias, en donde se concentraban los totales del primer trimestre, es conveniente proteger el libro, impidiendo que cualquier usuario pudiera eliminar alguna de las hojas y cuásar consecuencias en los resultados finales. Para lograr esta protección es necesario dejar activada la casilla Estructura. Por otro lado si activamos la casilla Ventanas esto impedirá que manipules el tamaño del libro, por ejemplo activando ambas casillas:

Ventanas. Nótese que los botones para minimizar, maximizar / restaurar o cerrar desaparecen. Estructura. Al dar clic con botón derecho sobre cualquier pestaña de hoja, se presentan desactivadas la mayoría de las opciones. Cabe señalar que al proteger un libro no se protege el contenido de las hojas del mismo. Para desproteger el libro se siguen los pasos 2 y 3 anteriores, y si fue asignada una contraseña es necesario especificarla.



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4.24 MACROS. Las Macros en Excel, representan una herramienta muy eficaz, para la automatización de procesos repetitivos dentro de un Libro, con el objeto de que nuestra información sea maneja de manera eficiente. Una macro es una serie de pasos consecutivos que se almacenan en un módulo, el cuál puede ser ejecutado mediante una combinación de teclas, un botón incrustado en las herramientas de Excel o un objeto incrustado en la hoja, el contenido de este módulo puede ser la aplicación de un formato, la inserción o eliminación de filas, mandar a imprimir o guardar el libro, copiar un objeto, pegar una lista de valores, etc. Es decir el contenido puede ser muy variable, pero se recomienda que a cada macro se le asigne una sola actividad específica, y realizar el número de macros necesarias.

Para la creación de una Macro es necesario planificar bien previamente los pasos que se desea contenga la Macro, ya que al iniciar la grabación de la misma se guardarán todos los pasos que el usuario efectúe en este transcurso, es muy común que el usuario realice varias Macros fallidas en sus primeros intentos, pero es posible eliminar las Macros, o bien si contamos con conocimientos de programación en Visual Basic podremos editarlas.

Pasos para crear una Macro:

1. Planear el contenido, es común anotar en una hoja de papel el contenido. 2. Menú Herramientas, Macro 3. Grabar nueva Macro 4. Especificar nombre de la Macro 5. Especificar la combinación de teclas para su ejecución, estás se conforman por la

combinación de la tecla Control y seguido de cualquier letra.

6. Aceptar, aparecerá un herramienta 7. Efectuar paso a paso lo que deseamos realice la macro 8. Detener la grabación de la macro presionando el botón

Cada vez que se desea ejecutar la Macro debemos efectuar la combinación de las teclas asignadas. Otra forma de ejecutar una macro es insertando algún objeto por ejemplo una imagen, a esta se le puede asignar la macro, dándole clic con el botón derecho del mouse y asignar macro, se elige la Macro, aceptar. A partir de este momento cada vez que se le de clic sobre la imagen se ejecutará la Macro asignada.



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4.25 ALGUNAS FUNCIONES, SU SINTAXIS, DEFINICIÓN Y EJEMPLOS

FUNCIÓN SI. (Tipo Lógica) Todas las operaciones o expresiones lógicas devuelven solo uno de entre dos valores “FALSO” ó

“VERDADERO”, esta función nos permite cambiar esas respuestas al gusto o necesidad del usuario, especificando las respuestas en lugar de que aparezca “FALSO” ó “VERDADERO”.

Sintaxis: SI(<Condición Lógica>,<Valor Verdadero>,<Valor Falso>) Ejemplo: Respuesta SI(10<15,”HOLA”,”ADIOS”) HOLA SI(9>=3*2,8*8,SUMA(3,4,5,6,7,8)) 64

FUNCIÓN ÍNDICE. (Tipo búsqueda y referencias) Permite buscar un valor que se encuentra en un número de línea especificada desde una lista

de valores almacenados en una columna. Sintaxis: ÍNDICE(<rango de lista>,<no. de fila>,<no. de columna>) Ejemplo:

Fórmulas ( F 4 ) =INDICE(B2..B7,F2) ( F 6 ) =INDICE(C2..C7,F2)

FUNCIÓN SUMA. (Tipo matemáticas y trigonométricas) Suma los valores numéricos dados, resultados de fórmulas y referencias que representen valores numéricos. Sintaxis: SUMA(<valores numéricos>) Ejemplo:

SUMA( 5 , 10 , 6 , 7 - 3 , 8 , 9 * 5 ) 78

FUNCIÓN PROMEDIO. (Tipo Estadísticas) Devuelve la media aritmética de un conjunto de valores numéricos dados, resultados de fórmulas y referencias que representen valores numéricos. Sintaxis:



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PROMEDIO(<valores numéricos>) Ejemplo:

PROMEDIO(suma(2 , 3 , 4 ), 8 * 3 , 10 ) 14.33

BUSCARV (Tipo Búsqueda y referencia) Busca un valor en la primera columna de forma vertical de de un rango especificado, devolviendo otro valor que se encuentra en la misma fila del valor buscado pero que se encuentra en una columna especificada. Sintaxis: BUSCARV(<valor buscado, rango de datos, columna del rango de datos>) Ejemplo:

FORMULAS EMPLEADAS: CELDAS FORMULAS C10 =BUSCARV(C8,A2..C6,2) C12 =BUSCARV(C8,A2..C6,3)

CONCATENAR (Tipo Texto) Une cadenas de caracteres, resultados de formulas ó contenidos de celdas especificadas. Sintaxis: CONCATENAR(“texto”, celda, resultado de formula) Ejemplo: FORMULA UTILIZADA



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MODA (Tipo Estadísticas) Devuelve el valor que más se repite en un rango de datos especificado. Sintaxis: MODA( Rango de datos ) Ejemplo:

Formula empleada en la celda B10

Resultado

4.26 DISEÑO Y CREACIÓN DE FORMULARIOS. Dado que uno de los principales usos que se le da a Microsoft Excel es el de administrador de Bases de Datos, ya que nos permite de una forma practica y cómoda la creación de tablas de información, permitiéndonos utilizar una gran cantidad de herramientas tales como: Funciones, Técnicas para Ordenar, Filtros de Información, Subtotales, entre otras herramientas. En este tema se le dará un principal enfoque al diseño de Formularios de consulta, los cuáles no permitirán agilizar aún más nuestras búsquedas o consultas de información, dando una buena imagen y presentación de nuestros diseños de consulta. Excel contiene una Barra de Herramientas especial para el diseño de los ya mencionados Formularios, la cuál contiene los Botones o Controles más comúnmente empleados por el Sistema Operativo Windows dentro de sus Cuadros de Dialogo y demás aplicaciones, está barra la podremos visualizar siguiendo los pasos que se citan a continuación: 1.- Menú Ver. 2.- Barras de herramientas. 3.- Activar las Barra denominada Formularios.

Como se muestra anteriormente no todos los botones de comando se encuentran activos, ya

que necesitan alguna tarea o configuración especifica para poder hacer uso de ellos. En este caso nos limitaremos a utilizar solo aquellos que se presentan anterior mente activos. En la segunda parte del apunte se continuará con la descripción de la Barra de Herramientas “Cuadro de Controles”.

A continuación se dará una breve definición, y utilidad de cada uno de los botones anteriores,



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incluyendo los requisitos y algunos ejemplos para su correcta comprensión. Es necesario aclarar que cada botón contiene un diseño ya preestablecido, es decir no se podrá cambiar los formatos de apariencia, ni la estructura de los mismos, solo lo que permita el programa.

ETIQUETA. Su función es muy simple, solo nos permite agregar etiquetas de texto en cualquier lugar de la Hoja activa. Principalmente empleada como encabezados, o bien textos independientes, también conocido como TEXTO ESTÁTICO”. No requiere ninguna configuración en específico, y a continuación se presenta los pasos para insertar, y un breve ejemplo: 1.- Dar 1 Clic sobre el Botón en la Barra de Herramientas. 2.- Arrastrar presionando el botón izquierdo del ratón. 3.- Sobrescribir el texto por el que el usuario decida

CUADRO DE GRUPO. Su principal utilidad es la de separar o mejor dicho agrupar una serie de Botones de otra parte del Formulario, para algunos casos es necesario como por ejemplo en los “Botones de Opción” que más adelante se describirán. Este botón no

requiere alguna configuración en particular, y para su creación se siguen los siguientes pasos: 1.- Dar 1 Clic sobre el Botón en la Barra de Herramientas. 2.- Arrastrar presionando el botón izquierdo del ratón encerrando los objetos a agrupar. 3.- Sobrescribir el texto por el que el usuario decida.

BOTÓN. Su función principal se limita al empleo de Macros, ya que es un botón que se utiliza para diferentes tareas como la de aceptar, imprimir, ejecutar gráfico, entre otras. Al

momento de insertar este botón se abrirá inmediatamente después el Cuadro de Dialogo de “Asignar Macro”. A continuación los pasos para insertarlo: 1.- Dar 1 Clic sobre el Botón en la Barra de Herramientas. 2.- Dar 1 clic en el areá en donde se quiere ubicar. 3.- Asignar la macro previamente creada. 4.- Sobrescribir el texto por el que el usuario decida.

Botones de Opción



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CASILLA DE VERIFICACIÓN. Se utiliza para aquellos casos en donde se presentan un lista de opciones de las cuales el usuario podrá elegir 1 ó varias a la vez. Ya que entre no existe ninguna relación en particular. Su configuración es muy sencilla, solo se necesita

seguir los siguientes pasos: 1.- Dar 1 Clic sobre el Botón en la Barra de Herramientas. 2.- Dar 1 Clic en la ubicación donde se desea que aparezca. 3.- Dar clic con Botón derecho del ratón sobre el objeto, y elegir la opción “Formato de Control”, en donde aparecerá un Cuadro de Dialogo, y dentro de la Ficha Control. 4.- Especificar su “Valor actual”, la celda con la que se va a vincular en la cuál aparecerá “VERDADERO” si esta activada la casilla o bien “FALSO” si no lo está; la opción de “Sombreado 3D” es opcional y es para dar una mejor presentación. El ejemplo se presenta en la siguiente página.

BOTÓN DE OPCIÓN. Su función es la de elegir solo una de entre 2 o más opciones que se presentan en un “Cuadro de Grupo”, las cuáles tienen alguna relación en particular y por tales motivos no es posible seleccionar más de una opción a la vez, como por ejemplo el

Estado Civil de una persona, no se puede elegir Casado y Soltero a l a vez, requiere los pasos y la configuración que se presenta a continuación. 1.- Dar 1 Clic sobre el Botón en la Barra de Herramientas. 2.- Dar 1 Clic en la ubicación donde se desea que aparezca. 3.- Dar clic con Botón derecho del ratón sobre el objeto, y elegir la opción “Formato de Control”, en donde aparecerá un Cuadro de Dialogo, y dentro de la Ficha Control. 4.- Especificar su “Valor actual”, la celda con la que se va a vincular en la cuál aparecerá el número del Botón seleccionado el cuál se designa en orden de creación ; la opción de “Sombreado 3D” es opcional y es para dar una mejor presentación. El ejemplo se presenta en la siguiente página.

Valor actual

Celda a la que se

vinculará

Ejemplo:



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CUADRO DE LISTA. Este Botón es comúnmente utilizado para a selección de datos que por lo general suelen ser muchos, pero es decisión del usuario que botón quiere utilizar; tiene

la característica de presentar 2 o más elementos de la lista y dejar ocultos el resto. A continuación se citan los pasos y la configuración necesaria para su buen funcionamiento: 1.- La información que se quiere presentar dentro de este objeto, debe estar capturada en forma de columna en algún lugar de la hoja de cálculo activa, ó externa. 2.- Dar 1 Clic sobre el Botón en la Barra de Herramientas. 2.- Arrastrar presionando el Botón izquierdo del ratón, creándolo del tamaño requerido. 3.- Dar clic con Botón derecho del ratón sobre el objeto, y elegir la opción “Formato de Control”, en donde aparecerá un Cuadro de Dialogo, y dentro de la Ficha Control.

Valor actual

Celda a la que se vinculará

Ejemplo:

4.- Especificar el Rango de entrada la celda con la que se va a vincular. 5.- Especificar la celda a la que se vinculará. 6.- Tipo de selección actual 7.- La opción de “Sombreado 3D” es opcional y es para dar una mejor presentación. El ejemplo se presenta en la siguiente página.



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CUADRO COMBINADO. Tiene prácticamente la misma utilidad que la del Cuadro de Lista que se describió anteriormente, solo que este solo presenta la primera opción de un conjunto de

valores a escoger de los cuales solo se permite seleccionar un valor; al activar el Botón se despliegan las demás opciones, a continuación se presentan las características y un ejemplo de su funcionamiento.

BARRA DE DESPLAZAMIENTO. Su utilidad es la de incrementar o disminuir valores numéricos enteros en una celda vinculada, puede ser Horizontal o Vertical, y a continuación se presentan sus características a configurar y un breve ejemplo:

1.- Dar 1 Clic sobre el Botón en la Barra de Herramientas. 2.- Arrastrar presionando el Botón izquierdo del ratón, creándolo del tamaño requerido. 3.- Dar clic con Botón derecho del ratón sobre el objeto, y elegir la opción “Formato de Control”, en donde aparecerá un Cuadro de Dialogo, y dentro de la Ficha Control.

1.- Repetir los primeros 5 pasos del Tema anterior.

2.- Líneas de Verticales, es el número de elementos que se

presentarán, al desplegar el menú.

3.- La opción Sombreado 3D ya mencionada anteriormente es

para dar mejor presentación.

4.- Especificar los valores tales como: 5.- Indicar la celda a la que se le va a vincular. 6.- Sombreado 3D



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CONTROL NÚMERO. Este Botón realiza prácticamente la misma actividad que la Barra de Desplazamiento solo que su tamaño es más reducido. Su creación y configuración es la misma del tema anterior, y a continuación se presenta un breve ejemplo de su

funcionamiento: ALTERNAR CUADRICULA. Este Botón solo sirve para ocultar las líneas de división de la hoja de cálculo, muy comúnmente utilizado para la creación de formularios

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