APLIKASI PERPUSTAKAAN DENGAN MENGGUNAKAN MICROSOFT ACCESS

I. DATABASELangkah – langkah pembuatan Database :

Aktifkan Microsoft AccessClick menu File, pilih New, pilih Blank Database pada kotak Task PaneLalu pilih folder tempat anda menyimpan database andaKetik nama databasenya yaitu Perpustakaan

II. TABELLangkah – langkah pembuatan Table

Double klik pada Create Table in Design ViewBuatlah masing – masing nama field, data type dan fieldsizeBuat primary key, dengan cara klik kanan pada field yang akan dijadikan primary key, klik primary key atau klik pada icon primary keySimpan tabel tersebutIsi datanya

Langkah – Langkah pembuatan ComboBox :Klik pada field yang akan dijadikan comboBoxKlik pada tab Lookup, pilih ComboBox pada Display ControlPillih Table/Query pada RowSourceTypePilih tabel sumber data pada RowSource

Latihan :Tabel Pengarang

Field Name Data Type Field Size KeteranganId_Pengarang Text 4 Primary keyPengarang Text 25Tgl_lahir Date/Time Medium

DateJK Text 1Kota Text 20Photo OleObject

Isi Datanya seperti berikut ini :

1

Untuk mengisi field foto :Klik Menu Insert, ObjectPilih Create new untuk membuat file gambar baruPilih create from file, browse untuk memilih gambar yang sudah ada pada komputer kita, pilih filenyaKlik OK

Tabel PenerbitField Name Data

TypeField Size Keterangan

Id_Penerbit Text 4 Primary keyPenerbit Text 25Alamat Text 30Telp Text 15 Buat Input Mask nyaKota Text 20

Isikan datanya sebagai berikut :

Tabel BukuField Name Data Type Field Size Keterangan

Id_Buku Text 4 Primary keyJudul Text 50Id_Pengarang Text 4 Buat ComboBox dari PengarangId_Penerbit Text 4 Buat ComboBox dari PenerbitJumlah Number Byte

Isi Datanya :

2

Tabel AnggotaField Name Data

TypeField Size Keterangan

Id_Anggota Text 7 Primary keyNama_anggota Text 25Alamat Text 25Telp Text 15

Isi Datanya :

Tabel PinjamField Name Data Type Field Size Keterangan

Id_Pinjam Text 9 Primary keyTgl_pinjam Date/Time Format : Medium DateId_Anggota Text 7 Buat ComboBox dari AnggotaId_Buku1 Text 4 Buat ComboBox dari BukuId_Buku2 Text 4 Buat ComboBox dari Buku

Isi Datanya :

3

Tabel KembaliField Name Data Type Field Size Keterangan

Id_Kembali Text 9 Primary keyTgl_kembali Date/Time Format : Medium DateId_pinjam Text 9 Buat ComboBox dari PinjamBayar Currency

Isi Datanya kecuali field Bayar (karena akan kita input nanti di form)

III. RELATIONSHIP

Langkah – langkah pembuatan Relationship

Klik Menu Tools, RelationshipMasukan semua tabel yang kita punya dengan klik pada nama table lalu klik Add

Klik Close pada Kotak Show Table

Drag Field yang merupakan primary key pada sebuah table ke yang bukan primary key ditabel lain (field nya harus sama)

Klik Enforce Referential Integrity, Cascade delete Related Fields, Cascade Update Related Fields, Klik Ok

Latihan :

4

Buatlah Relationship dari tabel – tabel yang ada pada database perpustakaan sebagai berikut :

IV. QUERYLangkah – langkah pembuatan Query

Double klik Query in Design ViewKlik pada table yang akan dijadikan sumber data querynya, klik Add, Klik CloseDouble Klik pada field yang akan ditampilkan di queryUntuk field yang tidak ada pada tabel (merupakan field ekspresi) klik icon Build, lalu ketik rumusnyaUntuk menjalankan query klik icon bergambar ! atau klik View, Datasheet viewSimpan Query tersebut

Latihan :Buat query Pinjam dari tabel Pinjam dan tabel Anggota, simpan dengan nama QPINJAM

5

Tuliskan rumus ekspresi tglhrskembali pada build code sebagai berikut :Tglhrskembali:tgl_pinjam+7

Buat Query dengan nama Qkembali dengan ketentuan sebagai berikut :Field Name Tabel Sumber

Id_kembali KembaliId_pinjam KembaliTgl_pinjam PinjamTglhrskembali ExpressionTgl_kembali KembaliTelat ExpressionDenda ExpressionKeterangan ExpressionBayar Kembali

Ketentuan :Tglhrskembali adalah tujuh hari setelah tanggal pinjam

Pada Builder : tglhrskembali:tgl_pinjam+7Telat didapat dari tgl_kembali – tglhrskembali

Pada Builder : telat:tgl_kembali-tglhrskembaliDenda ditentukan jika tgl_kembali melebihi tglhrskembali maka denda Rp 500 perhari

Pada Builder : Denda : iif(tgl_kembali>tglhrskembali,telat*500,0)Keterangan, jika kena denda diberi keterangan anda kena denda, selain itu Anda tidak kena Denda

Pada Builder : Keterangan : iif(tgl_kembali>tglhrskembali,”Anda kena denda”, ”Anda tidak kena denda”)

V. FORM

6

Langkah – langkah pembuatan form :Double Klik icon New pada Object Form Pilih Design View, Pilih table/query dikotak Choose table or query, klik OKDrag Field – field yang dibutuhkan ke bagian Detail dari formAtur tampilan formSimpan form tersebut

Langkah – Langkah pembuatan Command Button :1. Buka form dalam Design View dan pastikan tombol Control Wizard button

pada toolbox ditekan. 2. Klik tombol perintah icon pada toolbox dan tarik tombol ke form. Command

Button Wizard akan muncul. 3. Pada jendela dialog pertama, kategori aksi akan muncul dalam daftar sebelah

kiri sedangkan yang kanan masing-masing kategori aksi. Pilih action untuk tombol perintah dan klik Next >.

4. Pilih tampilan command berupa nama atau gambar, klik Next

7

5. Lalu beri nama command button nya (jangan gunakan spasi), klik Finish

Latihan :Buatlah form sebagai berikut dengan menggunakan wizard dari tabel pengarang, lengkapi dengan

command button dan messagebox nya (Simpan dengan nama FRMPENGARANG)

Langkah – langkah pembuatan message box:

Klik icon Design pada form, atau klik menu view, design viewKlik kanan pada command button yang akan dibuat messageboxKlik Build Event, code builder, OK

Berikut ini adalah listing – listing messagebox yang ada pada form :

Private Sub CMDFIRST_Click()On Error GoTo Err_CMDFIRST_Click

DoCmd.GoToRecord , , acFirst MsgBox "Sudah diawal record", vbOKOnly, "Informasi"Exit_CMDFIRST_Click: Exit Sub

Err_CMDFIRST_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_CMDFIRST_Click End Sub

8

Private Sub CMDPREV_Click()On Error GoTo Err_CMDPREV_Click

DoCmd.GoToRecord , , acPrevious

Exit_CMDPREV_Click: Exit Sub

Err_CMDPREV_Click: 'MsgBox Err.Description - kode ini tidak diproses - MsgBox "Sudah diawal record", 64, "Informasi" Resume Exit_CMDPREV_Click End Sub

Private Sub CMDNEXT_Click()On Error GoTo Err_CMDNEXT_Click

DoCmd.GoToRecord , , acNext

Exit_CMDNEXT_Click: Exit Sub

Err_CMDNEXT_Click: 'MsgBox Err.Description MsgBox "Sudah diakhir record", 64, "Informasi" Resume Exit_CMDNEXT_Click End SubPrivate Sub CMDLAST_Click()On Error GoTo Err_CMDLAST_Click DoCmd.GoToRecord , , acLast MsgBox "Sudah diakhir record", 64, "Informasi"

Exit_CMDLAST_Click: Exit Sub

Err_CMDLAST_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_CMDLAST_Click End Sub

9

Jika kita klik command ADD maka kursor akan berada di Id_pengarang :Private Sub CMDADD_Click()On Error GoTo Err_CMDADD_Click

DoCmd.GoToRecord , , acNewRec ID_PENGARANG.SetFocus

Exit_CMDADD_Click: Exit Sub

Err_CMDADD_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_CMDADD_Click End Sub

Jika kita ingin ada messagebox ketika diklik commmand Delete.

Private Sub Form_BeforeDelConfirm(Cancel As Integer, Response As Integer)On Error Resume NextResponse = acDataErrContinueIf MsgBox("Yakin akan dihapus?", 16 + 4, "Hapus") = vbNo Then Cancel = TrueElse Cancel = FalseEnd IfEnd Sub

Jika kita isi id_pengarang tetapi id_pengarang itu sudah pernah ada dalam tabel pengarang, sehingga muncul messagebox maka listingnya adalah :

Private Sub ID_PENGARANG_BeforeUpdate(Cancel As Integer)On Error GoTo cariDim cekid_pengarang As Stringcekid_pengarang = DLookup("[id_pengarang]", "[Pengarang]", "[id_pengarang]='" & ID_PENGARANG & "'")If Not IsNull(cekid_pengarang) Then MsgBox "Id Pengarang " + ID_PENGARANG + " Sudah Ada", 64, "Informasi" DoCmd.CancelEventEnd Ifcari: Exit SubEnd Sub

Private Sub CMDCLOSE_Click()On Error GoTo Err_CMDCLOSE_Clickpesan = MsgBox("Yakin mau menutup Form?", vbOKCancel, "Konfirmasi")

10

If pesan = vbOK Then DoCmd.CloseElse Exit SubEnd If

Exit_CMDCLOSE_Click: Exit Sub

Err_CMDCLOSE_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_CMDCLOSE_Click End Sub

Buat juga Form dari tabel Penerbit dan Buku, simpan dengan nama FRMPENERBIT dan FRMBUKU.

Langkah – langkah pembuatan subform :Buat form utamanya, bisa dengan menggunakan wizard atau desing viewKlik icon SubForm/SubReport yang ada pada toolboxIkuti langkah wizardnya

Pilih Use Existing Tables an Queries jika data yang diambil dari table atau query

Pilih Use Existing Forms jika datanya diambil dari Form KLIK NEXT Pilih Nama Tabel/Query, masukkan field yang akan ditampilkan ke

kotak selected field (jika pilihan anda sebelumnya adalah Use Existing Tables an Queries)

KLIK NEXT Klik Define my own untuk menghubungkan field yang ada pada form

dengan field yang ada pada subform KLIK NEXT Ketik Nama Subform (jangan menggunakan spasi) KLIK FINISH

Latihan :

Buatlah sebuah Form dari Qpinjam dan tambahkan subform dari tabel Buku. Seperti dibawah ini (simpan dengan nama FRMPINJAM)

11

Pada form Peminjaman buku diatas terdapat option pilihan untuk keanggotaan, jika dipilih Anggota maka id_anggota dan nama_anggota aktif dan dapat dipilih sedangkan Nama Peminjam tidak aktif, jika diklik NonAnggota maka id_anggota dan nama_anggota tidak aktif dan Nama Peminjam dapat diisi.

Cara membuat option keanggotaan

Bisa dengan menggunakan object OptionGroup, ikuti langkah wizard berikut :

1. Ketikan Nama Option pada Label Names,2. Klik Next,

3. Pilih default choice ada/tidak,

4. klik Next,

5. Klik Next,

6. Pilih save values for later use jika kita tidak ingin simpan data nya kedalam suatu field,

7. pilih store the values in this field dan nama fieldnya jika kita ingin menyimpan dalam sebuah field.klik next,

8. pilih tampilan optionnya,

12

9. klik next,

10. ketik nama framenya,

11. klik Finish

Atau dengan menggunakan object Option Button. Jangan lupa untuk merubah properties namenya

Lalu ketikkan kode program berikut : (jika anda membuat dengan menggunakan option group maka eventnya adalah gotfocus bukan click)

Private Sub optA_Click()

optN.Value = 0

ID_Anggota.Enabled = True

Nama_anggota.Enabled = True

txtnama.Enabled = False

ID_Anggota.SetFocus

End Sub

Private Sub optN_Click()

optA.Value = 0

ID_Anggota.Value = "-"

ID_Anggota.Enabled = False

Nama_anggota.Enabled = False

txtnama.Enabled = True

txtnama.Value = ""

txtnama.SetFocus

13

End Sub

Latihan :

Buatlah Sebuah Form dari Tabel Kembali dan buat subform dari Tabel Pinjam dengan nama SubPinjam dan subform dari Qkembali dengan nama SubKembali (Simpan dengan nama FRMKEMBALI)

Rumus pada SubformKlik design dari SubKembali, lebarkan bagian footernya, tambahkan sebuah textbox baru yaitu Denda, beri nama txtdenda, dan pada control source (unbound) ketikan =Sum([denda])Buat textbox baru di form, letakkan dibawah subkembali, labelnya beri caption Denda, pada textboxnya beri nama txtbyrdenda. Dan pada control source (unbound) ketikan =SubKembali.form!txtdendaBuat textbox baru di form, letakkan dibawah subkembali, labelnya beri caption kembali, pada textboxnya beri nama txtkembali. Dan pada control source (unbound) ketikan =[bayar]-[txtbyrdenda]

14

VI. REPORTLangkah – langkah pembuatan Report :

Menggunakan Wizard

Membuat report menggunakan Access' wizard dengan mengikuti langkah berikut :

1. Klik ganda "Create report by using wizard" option pada Reports Database Window.

2. Pilih sumber informasi untuk report dengan memilih tabel atau query dari Tables/Queries menu tombol kebawah. Lalu, pilih field yang akan ditampilkan dalam report dengan memindahkannya dari menu Available Fields ke jendela Selected Fields gunakan tombol panah kanan > untuk memindahkan satu field sekali atau tombol panah ganda >> untuk memindahkan semua field sekali. Klik tombol Next > untuk pindah ke layar berikutnya.

3. Pilih fields dari daftar arsip yang harus digolongkan dengan mengklik tombol panah kanan. > untuk memasukkan field ke diagram. Gunakan tombol Priority untuk mengubah perintah dari penggolongan field jika lebih dari satu field dipilih. Klik Next > untuk melanjutkan.

4. Jika arsip harus disortir, mengidentifkasi sortiran harus disini. Pilih field pertama arsip harus disortir dan klik tombol sortir A-Z untuk memilih dari menaik atau menurun. Klik Next > untuk melanjutkan

5. Pilih layout dan orientasi halaman untuk report dan klik Next >. 6. Pilih warna dan graphic style untuk report dan klik Next >.7. Pada layar terakhir, beri nama report dan pilih untuk membukanya pada Print

Preview atau Design View mode. Klik Finish untuk membuat report

Dengan menggunakan Design View

Klik Icon New pada object ReportPilih Design view, pilih nama tabel atau query yang akan dibuat report, klik OKDrag nama field yang akan ditampilkan ke bagian detail Atur tampilan reportSimpan report tersebut

Latihan :

Buatlah report Pinjam dengan menggunakan wizard dari query pinjam lalu perindah report dengan memberikan garis pada report menggunakan object rectangle dan line yang ada di toolbox

15

Buatlah report denda dengan menggunakan design view dari QKembali masukan fieldnya (id_kembali, telat, denda dan bayar) lalu tambahkan subreport dari tabel pinjam design seperti berikut :

16

Tambahkan textbox No Kwitansi, tulis rumus untuk memberikan no urut kwitansi dikotak unbound yaitu =1

Tambahkan textbox Tanggal, tulis rumus untuk memberikan tanggal kwitansi dikotak unbound yaitu =DATE()

Tambahkan textbox Bayar, tulis rumus untuk mencari kembali dikotak unbound yaitu =[Bayar]-[Denda]

VII. MACROMerupakan sekumpulan instruksi Access yang digunakan sebagai shortcut. Bisa juga digunakan untuk pembuatan menu

Pembuatan Menu Tabel1.) Pilih Object Macro klik New2.) Klik Menu View Macro Names3.) Buat rancangan macro sbb:

Macro Names Action Action Argument&Pengarang Open Table Table Name : Pengarang

View : DataSheetData Mode : Edit

Penerbi&t Open Table Table Name : PenerbitView : DataSheetData Mode : Edit

&Buku Open Table Table Name : BukuView : DataSheetData Mode : Edit

&Anggota Open Table Table Name : AnggotaView : DataSheetData Mode : Edit

P&injam Open Table Table Name : PinjamView : DataSheetData Mode : Edit

&Kembali Open Table Table Name : KembaliView : DataSheetData Mode : Edit

Simpan dengan nama : Tabel

Pembuatan Menu Form1.) Pilih Object Macro klik New

17

2.) Klik Menu View Macro Names3.) Buat rancangan macro sbb:

Macro Names Action Action ArgumentForm Pengarang Open Form Form Name : FRMPENGARANG

View : FormWindow Mode : Normal

Form Penerbit Open Form Form Name : FRMPENERBITView : FormWindow Mode : Normal

Form Buku Open Form Form Name : FRMBUKUView : FormWindow Mode : Normal

Form Anggota Open Form Form Name : FRMANGGOTAView : FormWindow Mode : Normal

Form Pinjam Open Form Form Name : FRMPINJAMView : FormWindow Mode : Normal

Form Kembali Open Form Form Name : FRMKEMBALIView : FormWindow Mode : Normal

Simpan dengan nama : Form

Pembuatan Menu Report1.) Pilih Object Macro klik New2.) Klik Menu View Macro Names3.) Buat rancangan macro sbb:

Macro Names Action Action ArgumentReport Pinjam Open Report Report Name : RPTPINJAM

View : Print PreviewWindow Mode : Normal

Report Kembali Open Report Report Name : RPTDENDAView : Print PreviewWindow Mode : Normal

Simpan dengan nama : Report

Pembuatan Menu Utama4.) Pilih Object Macro klik New5.) Klik Menu View Macro Names6.) Buat rancangan macro sbb:

18

Macro Names Action Action Argument&Tabel AddMenu Menu Name : &Tabel

Menu Macro Name : Tabel&Form Add Menu Menu Name : &Form

Menu Macro Name : Form&Report Add Menu Menu Name : &Report

Menu Macro Name : Report&Keterangan MsgBox Message : “Aplikasi Perpustakaan”

Beep : YesType : InformationTitle : Info

&Exit Close Save :prompt

Cara menjalankan Macro :Klik Menu Tools – Macro – Create Menu From Macro

VIII. SWITCHBOARDMerupakan suatu fasilitas yang dapat digunakan untuk Menu Navigasi.

Pembuatan SwitchboardKlik Menu Tools pilih DataBase Utilitiies pilih Switchboard Manager YesTampil Jendela Switchboard

Klik Edit ubah Main Switchboard (Default) : MENU UTAMA Klik Close

19

Tambahkan Switchboard baru : Klik New isi Tabel Ok Klik New isi Form Ok

Klik New isi laporanOk

Tampilan Menu Switchboard

Kemudian :Pada Switchboard Pages pilih MENU UTAMA klik Edit klik New

20

KemudianPada switchboard page klik/sorot tableeditSetelah itu klik New buat item Mahasiswa,matakuliah,nilai,kembali yang terhubung dengan macro yang telah di buat.

Contoh pembuatan isi menu untuk table:

21

Contoh pembuatan isi menu untuk form :

22

Contoh pembuatan untuk isi menu untuk laporan/report :

23

Cara Menjalankan Switchboard : Double klik pada Switchboard yang ada pada objek Form.

Untuk menghapus Switchboard, Hapus Switchboard yang ada pada Form dan Switchboard Items yang ada pada objek Table

24