aplikasi simpust dalam pengolahan skripsi …/aplikasi...perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id...

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

i

APLIKASI SIMPUST DALAM PENGOLAHAN SKRIPSI DAN BUKU

DI UPT PERPUSTAKAAN

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA

TUGAS AKHIR

Disusun Untuk Memenuhi Persyaratan Guna Memperoleh Gelar Vokasi Ahli Madya

(A.Md.) Dalam Bidang Ilmu Perpustakaan

Oleh :

ANINTYA OKTARINA PUTRI

D1809007

PROGRAM STUDI DIPLOMA III PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2012


commit to user

viii

ABSTRAK

Anintya Oktarina Putri, D1809007, 2012. Aplikasi SIMPUST Dalam Pengolahan Skripsi Dan Buku Di UPT Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta. Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret, Surakarta.

Penulisan Tugas Akhir ini bertujuan untuk mengetahui layanan apa saja yang terdapat dalam aplikasi SIMPUST, cara pengolahan buku dan skripsi, serta kelebihan dan kekurangan pada pengolahannya.

Penelitian Tugas Akhir ini dilakukan di UPT Perpustakaan Muhammadiyah Yogyakarta dengan empat metode yakni metode observasi, metode studi pustaka, metode dokumentasi, dan metode wawancara.

Hasil observasi menunjukkan SIMPUST memiliki layanan administrator, operator, dan pengguna (user). Cara pengolahan buku lebih rumit dibandingkan dengan pengolahan skripsi yang lebih efisien dikarenakan data semua mahasiswa sudah ada pada server sehingga kita hanya mencari data yang sudah tersedia. Aplikasi SIMPUST memiliki kelebihan dan kekurangan pada saat memasukkan data buku dan skripsi.

Adapun saran yang penulis sampaikan untuk membantu kinerja UPT Perpustakaan Muhammadiyah Yogyakarta, yaitu: 1) Lebih mengoptimalkan Sumber Daya Manusia (SDM) untuk mengikuti pelatihan-pelatihan tentang teknologi komputer demi menunjang sistem otomasi. 2) Barcode rusak/ kotor yang mengakibatkan scanner tidak bisa membaca barcode hendaknya segera diperbaharui sehingga dapat membuat layanan peminjaman lebih efisien. 3) Kegiatan pergeseran buku (shelving) hendaknya dilakukan secara kontinuitas sehingga memudahkan pengunjung dalam pencarian buku. 4) Membuat pengisian metadata aplikasi SIMPUST yang lebih efisien. 5) Suasana kekeluargaan yang sudah berjalan baik selama ini baik antara pimpinan dengan karyawan maupun sesama karyawan dapat terus dibina agar tercipta suasana kerja yang kondusif yang berujung pada kemajuan perpustakaan. Kata kunci : Aplikasi SIMPUST, input bibliografi, layanan SIMPUST


commit to user xii

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL……………………………………………………………. i

HALAMAN PERNYATAAN…………………………………………………... ii

HALAMAN PERNYATAAN………………………………………………….. iii

HALAMAN PERSETUJUAN…………………………………………………. iv

HALAMAN PENGESAHAN………………………………………………….. v

MOTTO…………………………………………………………………………. vi

PERSEMBAHAN………………………………………………………………. vii

ABSTRAK……………………………………………………………………… viii

KATA PENGANTAR………………………………………………………….. ix

DAFTAR ISI……………………………………………………………………. xii

DAFTAR BAGAN……………………………………………………………... xv

DAFTAR TABEL……………………………………………………………… xvi

DAFTAR GAMBAR…………………………………………………………. xvii

DAFTAR LAMPIRAN……………………………………………………….. xix

BAB I. PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang………………………………………….. 1

1.2 Rumusan Masalah………………………………………. 2

1.3 Tujuan Penulisan………………………………………… 3

1.4 Metode Pengumpulan Data……………………………... 4

BAB II. TINJAUAN PUSTAKA DAN LANDASAN TEORI

2.1 Tinjauan Pustaka………………………………………… 6

2.1.1 Teknologi Informasi……………………………… 6

2.1.2 Aplikasi…………………………………………… 7

2.1.3 Perlengkapan Pendukung Aplikasi……………….. 7

2.1.4 Fitur Aplikasi Perpustakaan……………………… 8


commit to user xiii

2.1.5 Aplikasi SIMPUST………………………………. 13

2.2 LANDASAN TEORI…………..……………………….. 14

2.2.1 Pengertian Perpustakaan…………………………. 14

2.2.2 Fungsi Perpustakaan……………………………… 14

2.2.3 Perpustakaan Perguruan Tinggi…………………… 15

2.2.4 Otomasi Perpustakaan…………………………….. 17

2.2.5 Komponen Otomasi Perpustakaan………………… 18

2.2.6 Software Perpustakaan……………………………. 19

BAB III. GAMBARAN UMUM INSTITUSI

3.1 Sejarah dan Perkembangan UPT Perpustakaan Universitas

Muhammadiyah Yogyakarta……………………………… 20

3.2.1 Kedudukan, Tugas Pokok dan Fungsi……………………. 22

3.3 Struktur Organisasi UPT Perpustakaan Universitas

Muhammadiyah Yogyakarta……………………………… 25

3.4 Personalia…………………………………………………. 27

3.5 Koleksi Perpustakaan……………………………………... 29

3.6 Pengguna Perpustakaan…………………………………… 32

3.7 Persyaratan Menjadi Anggota…………………………….. 33

3.8 Hak Anggota……………………………………………… 34

3.9 Gedung dan Fasilitas……………………………………… 34

3.10 Peraturan dan Tata Tertib…………………………………. 37

3.11 Sanksi-Sanksi……………………………………………… 39

3.12 Pelayanan Administrasi…………………………………… 39

3.13 Pelayanan Teknis…………………………………………. 39

BAB IV PEMBAHASAN MASALAH

4.1 Layanan Aplikasi SIMPUST……………………………… 45

4.1.1 Administrator………………………………………... 46

4.1.2 Operator……………………………………………… 47

4.1.3 Pengguna (User)……………………………………. 50


commit to user xiv

4.2 Langkah-langkah Pengolahan Buku Dalam Aplikasi SIMPUST

……………………………………………………………. 53

4.3 Langkah-langkah Penyimpanan dan Pengolahan Skripsi Dalam

Aplikasi SIMPUST ……………………………………… 65

4.3.1 Langkah-langkah Penyimpanan Skripsi…………….. 65

4.3.2 Langkah-langkah Pengolahan Skripsi……………… 66

4.4 Kekurangan dan Kelebihan Dalam Pengolahan Buku dan

Skripsi……………………………………………………… 77

BAB V PENUTUP

5.1 Kesimpulan………………………………………………… 79

5.2 Saran………………………………………………………. 81

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN


commit to user

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Perkembangan teknologi yang semakin cepat dewasa ini mendorong

perpustakaan untuk berkreasi dan berinovasi menciptakan suatu aplikasi

untuk mengatur segala proses yang ada di dalam perpustakaan. Kini metode

pencatatan secara tertulis dalam melaksanakan kegiatan perpustakaan sudah

tergantikan dengan kemajuan teknologi di era globalisasi ini sehingga para

ahli Teknologi Informasi berlomba-lomba untuk membuat aplikasi demi

mempermudah proses temu balik informasi di perpustakaan. Pada dasarnya

aplikasi perpustakaan memiliki fungsi untuk mengatur segala proses yang

ada dalam perpustakaan. Beberapa layanan yang harus ada dalam aplikasi

tersebut antara lain pencatatan buku, pendaftaran anggota, proses

peminjaman dan pengembalian.

Kita ketahui bahwa salah satu hal yang menjadi kunci keberhasilan

perguruan tinggi yakni kemampuan memberikan layanan dan informasi

yang terbaik kepada pemakainya. Untuk itu Perpustakaan Universitas

Muhammadiyah Yogyakarta (UMY) menerapkan sistem pelayanan terbuka

(opened acces), dimana pengguna dapat langsung mengakses informasi.

Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta menerapkan Sistem

Informasi Manajemen Perpustakaan (SIMPUST) yang berbasis komputer


commit to user

2

LAN (Local Area Network) untuk memberikan pelayanan informasi secara

tepat dan akurat. SIMPUST merupakan jaringan terpadu yang

memungkinkan pengguna tidak harus datang ke perpustakaan untuk

mendapatkan informasi pustaka yang diperlukan, namun demikian untuk

proses peminjaman dan pengembalian masih tetap dilakukan di

perpustakaan. Seiring berjalannya waktu Perpustakaan Universitas

Muhammadiyah Yogyakarta akan selalu berbenah untuk meningkatkan

pelayanan dan penyajian informasi dengan cepat dan akurat sesuai dengan

perkembangan teknologi informasi.

Dalam pembahasan diatas dapat disimpulkan bahwa Aplikasi

SIMPUST sangat penting untuk membantu kegiatan perpustakaan di era

digital sehingga penulis tertarik untuk membuat Tugas Akhir dengan judul

“APLIKASI SIMPUST DALAM PENGOLAHAN SKRIPSI DAN

BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS

MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA”

1.2 Rumusan Masalah

1.2.1 Apa saja layanan yang terdapat dalam SIMPUST?

1.2.2 Bagaimana langkah-langkah pengolahan buku dalam aplikasi

SIMPUST?

1.2.3 Bagaimana langkah-langkah penyimpanan dan pengolahan skripsi

dalam aplikasi SIMPUST?


commit to user

3

1.2.4 Apa saja kekurangan dan kelebihan dalam pengolahan buku dan

skripsi di UPT Perpustakaan Universitas Muhammadiyah

Yogyakarta?

1.3 Tujuan Penulisan

1.3.1 Untuk menyebutkan layanan apa saja yang terdapat dalam aplikasi

SIMPUST di UPT Perpustakaan Universitas Muhammadiyah

Yogyakarta.

1.3.2 Untuk menjelaskan langkah-langkah pengolahan buku dalam

aplikasi SIMPUST.

1.3.3 Untuk menjelaskan langkah-langkah penyimpanan dan pengolahan

skripsi dalam aplikasi SIMPUST.

1.3.4 Untuk mengetahui kekurangan dan kelebihan dalam pengolahan

buku dan skripsi di UPT Perpustakaan Universitas Muhammadiyah

Yogyakarta.

1.4 Metode Pengumpulan Data

Kuliah Kerja PUSDOKINFO ini dilaksanakan dari tanggal 15

Februari sampai dengan 14 April 2012, bertempat di UPT Perpustakaan

Universitas Muhammadiyah Yogyakarta Jl. Lingkar Selatan, Tamantirto

Kasihan, Bantul, Yogyakarta. Metode yang digunakan penulis dalam

pengumpulan data guna penulisan.


commit to user

4

1.4.1 Metode Observasi

Observasi adalah pengamatan secara langsung yang

meliputi kegiatan pemuatan perhatian terhadap suatu obyek dengan

menggunakan seluruh alat indera (Arikunto, Suharsimi 2002: 133).

Metode ini menggunakan pengamatan secara langsung dan ikut

terlibat dalam proses pemasukan data pada aplikasi SIMPUST di

UPT Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.

1.4.2 Metode Studi Pustaka

Metode studi pustaka dilakukan dengan cara menggunakan

bahan pustaka dan literatur sebagai rujukan dalam penulisan tugas

akhir ini. Metode studi pustaka adalah cara pengumpulan data

yang digunakan sebagai acuan dan rujukan dalam pengolahan data

dan menafsirkannya harus dilakukan dengan tolak ukur berupa

teori-teori yang diterima kebenarannya di dalam berbagai literatur

(Nawawi, 1994: 23).

1.4.3 Metode Dokumentasi

Metode dokumentasi yaitu mencari data tentang hal-hal

atau variabel yang berupa catatan, transkrip, buku surat kabar,

majalah, prasasti, notulen, rapat dan lain-lain (Arikunto, Suharsimi

1992: 200). Metode ini dilakukan dengan cara pengumpulan

dokumen atau arsip yang mendukung kegiatan sehari-hari di UPT

Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.


commit to user

5

1.4.4 Metode Wawancara

Wawancara atau interview adalah suatu cara

mengumpulkan data dengan dialog langsung yang dilakukan oleh

pewawancara (interview) untuk memperoleh informasi dari

terwawancara (interviewer) (Arikunto, Suharsimi 2002: 132).

Metode ini dilakukan dengan cara melakukan proses tanya jawab

kepada karyawan di UPT Perpustakaan Universitas

Muhammadiyah Yogyakarta sesuai dengan jabatan dan tugas dari

masing-masing karyawan tersebut untuk mendapatkan informasi

yang lebih jelas.

1.4.5 Metode Penggunaan Tes

Seperti sudah dijelaskan bahwa data yang diungkap dalam

penelitian dapat dibedakan menjadi tiga jenis, yaitu: fakta,

pendapat, dan kemampuan. Untuk mengukur ada atau tidaknya

serta besarnya kemampuan objek yang diteliti maka digunakan tes

(Arikunto, Suharsimi 2002: 198). Metode ini dilakukan dengan

cara melakukan proses pemasukan data bibliografi buku dan

skripsi ke dalam Aplikasi SIMPUST di UPT Perpustakaan

Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.


commit to user

6

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA DAN LANDASAN TEORI

2.1. Tinjauan Pustaka

2.1.1. Teknologi Informasi

Salah satu perkembangan perpustakaan sebagai akibat dari

berkembangnya teknologi informasi dan telekomunikasi adalah

terkumpulnya berbagai media informasi dalam bentuk file atau

digital. Media informasi tersebut apabila tidak dikelola dengan baik

dan benar akan menyulitkan dalam proses temu kembali dan

pertukaran informasinya. Pengelolaan perpustakaan saat ini tidak

dapat dilepaskan dari perangkat teknologi informasi. Bahkan di era

seperti ini teknologi informasi menjadi tulang punggung dalam

pengelolaan perpustakaan. Dalam perpustakaan Teknologi Informasi

(TI) dapat diaplikasikan di berbagai kegiatannya seperti layanan

sirkulasi, pengolahan koleksi dan layanan informasi. Hal ini

dikarenakan mampu mempercepat kinerja sehingga dapat

meningkatkan layanan perpustakaan. Menurut Martin dalam Aditya,

(2010: 8) berpendapat bahwa,

“Teknologi Informasi tidak hanya terbatas pada teknologi komputer (perangkat keras dan perangkat lunak) yang digunakan untuk memproses dan menyimpan informasi, melainkan juga mencakup teknologi komunikasi untuk mengirimkan informasi”


commit to user

7

2.1.2. Aplikasi

Menurut Komarudin dalam Prita Arifaga (2004: 33)

berpendapat bahwa aplikasi merupakan penerapan, suatu istilah yang

biasa dipergunakan dalam komputerisasi yang menunjukkan

penggunaan komputer based routines untuk tujuan tertentu.

Sedangkan definisi aplikasi perpustakaan adalah software

yang beroperasi berdasarkan pangkalan data untuk mengoperasikan

kegiatan perpustakaan. Pada umumnya software yang digunakan

untuk otomasi perpustakaan menggunakan model relational

database. Disebut dengan demikian karena dua pangkalan data

tersebut akan saling dikaitkan apabila terjadi transaksi, misalnya,

pada saat terjadi proses peminjaman dan pengembalian buku.

Database atau pangkalan data merupakan kumpulan dari suatu data.

Dalam perpustakaan paling tidak ada dua pangkalan data yaitu data

buku dan data pemustaka. (Baruna, Desvan 2010: 1)

2.1.3. Perlengkapan Pendukung Aplikasi

Perlengkapan pendukung merupakan alat atau mesin dalam

proses aplikasi. Berikut contoh perlengkapan pendukung aplikasi:

2.1.3.1 Scanner

Scanner adalah suatu alat elektronik yang berfungsi untuk

mengkopi file dalam bentuk kertas ke dalam bentuk file

teks, dokumen maupun gambar dan hasilnya akan

ditampilkan dalam layar monitor komputer dan kemudian


commit to user

8

dapat diubah sesuai dengan apa yang diinginkan sehingga

hasilnya jadi lebih baik

2.1.3.2 CD-ROM

Compact Disc/ CD merupakan perangkat penyimpanan

yang dapat menyimpan file-file berupa teks, dokumen, dan

audio visual.

2.1.3.2 Sumber Daya Manusia (SDM)/ Brainware

Komponen-komponen aplikasi tidak dapat berjalan dengan

sempurna tanpa adanya sumber daya manusia yang

mengoperasikannya. (Aditya, 2010: 17-18)

2.1.4. Fitur Aplikasi Perpustakaan

Menurut Baruna, Desvan (2010: 4-6) menjelaskan fitur-fitur

yang terdapat dalam aplikasi perpustakaan “MySipisis” sebagai

berikut :

2.1.4.1 Katalog

Program sistem informasi perpustakaan ini dapat membagi

buku/ makalah atau produk lain yang ingin ditampilkan

pada sistem informasi perpustakaan dalam kategori-

kategori terpisah, sehingga memudahkan user menemukan

apa yang dibutuhkannya. Selain itu, program juga dapat

membuat sebuah sub kategori dari sebuah kategori induk

yang ada, sehingga memiliki tingkat kedalaman kategori.


commit to user

9

2.1.4.2 Informasi Lengkap Buku

Administrasi koleksi perpustakaan (database buku,

makalah, jurnal) berdasarkan kategori pada bagian

informasi lengkap buku/ produk, akan ditampilkan

screenshoot (gambar) dari buku (jika ada), dilengkapi

dengan ID pustaka, judul buku, nama pengarang, penerbit,

ISBN, jumlah halaman dari buku, ukuran, jenis bahasa,

sumber buku, stok buku yang tersedia serta resume singkat

dari buku/ produk.

2.1.4.3 Blanko Peminjaman

Pengunjung dapat melakukan permohonan peminjaman

terhadap buku yang ada, dimana setelah memilih buku yang

diinginkan, mereka akan diminta untuk mengisi blanko

permohonan peminjaman. Setelah menekan tombol

"Proses", maka permohonan peminjaman pengunjung akan

dicatat kedalam database, sehingga pengelola dapat melihat

siapa yang melakukan peminjaman. Apabila dibutuhkan

dan diaktifkan pengelola, terdapat sebuah tombol untuk

mencetak blanko permohonan peminjaman tersebut,

sehingga peminjam bisa membawa hasil print (cetak) ke

pihak perpustakaan sebagai bukti saat melakukan

pengambilan buku.


commit to user

10

2.1.4.4 Stok (ketersediaan) Buku,

Saat pengunjung melakukan proses permohonan

peminjaman buku, stok (ketersediaan) buku yang tersedia

belum akan berkurang. Setelah diproses oleh pengelola,

maka secara otomatis stok buku akan berkurang dengan

jumlah yang dipinjam. Pemohon pinjam sendiri akan

ditempatkan di bagian "Sedang Dipinjam". Stok buku akan

direset (dikembalikan) ke nilai semula secara otomatis,

ketika pengelola mengklik menu yang menandakan bahwa

buku yang dipinjam telah dikembalikan, dan Peminjam

akan dikelompokkan ke dalam Arsip Peminjam.

2.1.4.5 Statistik Perpustakaan

Pada bagian statistik ini akan ditampilkan nama-nama yang

melakukan permohonan peminjaman, sedang dipinjam dan

telah mengembalikan buku yang dipinjam. Statistik sendiri

akan ditampilkan dalam bentuk kalender.

2.1.4.6 Tampilan Random Buku Perpustakaan

Buku-buku perpustakaan yang ada akan ditampilkan secara

random (acak) dibagian kanan dan kiri situs. Saat diklik,

maka pengunjung akan diarahkan langsung ke informasi

lengkap buku tersebut.


commit to user

11

2.1.4.7 Internal Search Engine

Fitur yang memungkinkan pengunjung mencari data buku

perpustakaan. Fitur ini untuk menampilkan informasi-

informasi terbaru yang terkait dengan perpustakaan.

2.1.4.8 Kewenangan Akses

Security/hak akses penggunaan aplikasi kewenangan

anggota dapat diatur menurut kebutuhan, seperti apakah

yang bersangkutan sebagai anggota biasa, yang hanya dapat

mengakses, sebagai seorang pengelola, atau yang lainnya.

Program sistem informasi ini sendiri memiliki tingkat

kewenangan beragam terhadap masing-masing pengelola,

sehingga dapat ditentukan siapa yang punya akses atau

tidak terhadap suatu fitur tertentu.

2.1.4.9 Statistik

Pada ruangan pengelola di bagian informasi buku, ada

fungsi yang dapat digunakan sebagai pelaporan, dimana

data-data buku yang mengajukan permohonan peminjaman,

sedang meminjam, atau arsip yang pernah meminjam, dapat

dicetak dalam bentuk kertas atau dalam bentuk file Excel

(.XLS)


commit to user

12

2.1.4.10 Administrasi Anggota

Pengelolaan anggota perpustakaan sistem informasi ini

memiliki fasilitas untuk bergabung yang bisa diaktifkan

atau dinon-aktifkan oleh pengelola.

2.1.4.11 Online Help

Program memiliki panduan online yang akan

mempermudah pengelola memahami fitur yang ada. Online

Help yang terletak di bagian kiri bawah pada ruangan

pengelola itu sendiri akan tampil berdasarkan fitur/menu

yang diakses.

2.1.4.12 Dokumentasi Online

Selain Online Help, juga tersedia sebuah dokumentasi

online, yang akan menjelaskan secara singkat tentang fitur

yang ada pada program. Dokumentasi Online ini terletak di

ruangan pengelola pada bagian kanan bawah.

2.1.4.13 Menggunakan database MySQL

Sistem informasi perpustakaan berbasis web ini

menggunakan database MySQL sebagai tempat

penyimpanan data, sehingga gampang dikelola dan

terstruktur dengan baik.

2.1.4.14 Profile perpustakaan

2.1.4.15 Pengelolaan/ informasi penerbitan


commit to user

13

2.1.4.16 Feedback

sistem informasi perpustakaan meliputi buku tamu, news

ticker.

2.1.4.17 Saran atau pesan singkat

2.1.4.18 Anggota Teraktif

2.1.4.19 Pengolahan Bahan Pustaka (Mencari ,merubah atau

menambah data buku)

2.1.4.20 Sirkulasi

a. Melayani peminjaman buku

b. Melayani pengembalian buku

c. Melayani perpanjangan buku

2.1.4.21 Konfigurasi

2.1.5. Aplikasi SIMPUST

SIMPUST merupakan suatu Sistem Informasi Manajemen

yang diaplikasikan perpustakaan untuk lebih memudahkan pengguna

dalam kegiatan temu balik informasi. SIMPUST pada layanan

pengolahan bahan pustaka adalah penerapan Sistem Informasi

Manajemen dengan menggunakan teknologi komputer untuk

membantu aktifitas perpustakaan dalam pengolahan bahan pustaka

seperti memasukkan data bibliografi dan karya ilmiah.


commit to user

14

2.2. Landasan Teori

2.2.1. Pengertian Perpustakaan

Perpustakaan merupakan sebuah ruangan, bagian dari sebuah

gedung ataupun gedung tersendiri yang digunakan untuk

menyimpan buku serta terbitan lainnya (Sulistyo-Basuki 2009: 1.6)

Definisi perpustakaan tersebut tidak jauh berbeda dengan definisi

perpustakaan menurut Sutarno (2003: 7) yang mengatakan bahwa :

“Perpustakaan adalah suatu ruangan, bagian dari gedung/ bangunan, atau gedung itu sendiri, yang berisi buku-buku koleksi, yang disusun dan diatur demikian rupa, sehingga mudah untuk dicari dan dipergunakan apabila sewaktu-waku diperlukan oleh pembaca”

2.2.2. Fungsi Perpustakaan

Setiap Perpustakaan memiliki dan tujuan tertentu. Oleh

karena itu ada perbedaan fungsi yang sifatnya lebih spesifik pada

setiap jenis perpustakaan. Menurut Sutarno (2003: 26) menjelaskan

fungsi perpustakaan sebagai berikut:

2.2.2.1 Dapat mengikuti peristiwa dan perkembangan dunia terakhir,

melalui sumber bacaan.

2.2.2.2 Secara tidak langsung mendapakan pengajaran dan

pendidikan.

2.2.2.3 Selain dapat memupuk kemampuan dan kepercayaan diri

setelah menguasai banyak informasi dan ilmu pengetahuan,

seseorang yang rajin ke perpustakaan akan memperoleh

kenikmatan dan kepuasan, sebab kebutuhan jiwanya dapat

diisi dengan apa yang ia senangi.


commit to user

15

Jika diperhatikan dengan seksama, peran, tugas dan fungsi

perpustakaan cukup menantang seperti :

2.2.2.1 Bagaimana membina dan mengembangkan serta

memberdayakan dalam segala bentuk potensinya.

2.2.2.2 Mengembangkan minat dan respon masyarakat untuk

berkunjung dan memanfaatkan perpustakaan secara

maksimal, menumbuhkan kesadaran sendiri dan bukan atas

paksaan.

2.2.3. Perpustakaan Perguruan Tinggi

Perpustakaan perguruan tinggi sering disebut dengan

“research library” atau perpustakaan penelitian karena untuk sarana

meneliti, dan meneliti merupakan salah satu kegiatan utama di

perguruan tinggi. (Sutarno 2003: 36)

Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang

berada dibawah pengawasan dan dikelola oleh perguruan tinggi

dengan tujuan utama membantu perguruan tinggi mencapai

tujuannya (Sulistyo-Basuki 1994: 65). Di dalam pengertian tersebut,

perguruan tinggi adalah universitas yang mencakup fakultas, jurusan,

institut, sekolah tinggi dan akademi serta berbagai badan

bawahannya seperti lembaga penelitian.

Menurut pakar lain memiliki definisi yang sama dalam

melaksanakan tujuan perpustakaan perguruan tinggi, seperti

pendapat dari Lasa, HS (2009: 277-278) yang mengatakan bahwa:


commit to user

16

“Perpustakaan perguruan tinggi pada hakekatnya merupakan bagian integral dari perguruan tinggi induknya yang bersama dengan unit kerja bagian lainnya tetapi dalam peranan yang berbeda, bertugas membantu perguruan tinggi yang bersangkutan dalam melaksanakan program Tri dharma Perguruan Tinggi.”

Tugas perpustakaan perguruan tinggi ialah:

2.2.3.1 Melaksanakan pemilihan bahan pustaka yang sesuai dengan

kebutuhan para pemakai perpustakaan yaitu mahasiswa atau

pengajar serta pihak lain yang membutuhkan informasi.

2.2.3.2 Mengolah bahan pustaka yang tersedia sehingga dengan

mudah dapat digunakan oleh pemakai.

2.2.3.3 Menyelenggarakan peminjaman bahan pustaka dengan cara

yang efisien.

2.2.3.4 Membantu para pemakai perpustakaan untuk mendapatkan

dan memakai bahan pustaka yang diperlukannya dalam

bentuk program bimbingan penggunaan perpustakaan yang

bersifat resmi/ kurikuler maupun secara perseorangan.

2.2.3.5 Menyelenggarakan kerja sama antarperpustakaan dengan

memanfaatkan sistem jaringan informasi yang ada dalam

rangka meluaskan cakupan koleksi dan pelayanan informasi

masing-masing perpustakaan. (Basuki,Sulistyo 1994: 67)

Jadi Perputakaan Perguruan Tinggi merupakan perpustakaan

yang terdapat di dalam universitas yang memiliki tugas untuk

melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi, yaitu pendidikan,

penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Peran Perpustakaan


commit to user

17

Perguruan Tinggi sangatlah penting yaitu membantu pemustaka

khususnya mahasiswa, karyawan, maupun dosen dalam

menyediakan layanan informasi secara cepat, tepat dan efisien serta

ilmu pengetahuan sesuai dengan kebutuhan masing-masing

pengguna perpustakaan.

2.2.4. Otomasi Perpustakaan

Dalam buku yang berjudul Kamus Kepustakawanan

Indonesia, Lasa, HS (2009: 223) menjabarkan definisi otomasi

perpustakaan sebagai berikut:

”Otomasi perpustakaan adalah proses atau hasil penciptaan mesin swatindak atau swakendali tanpa campur tangan manusia dalam proses tersebut. Penerapan otomasi di perpustakaan sebenarnya lebih tepat bila disebut teknologi informasi. Teknologi informasi disini berarti pengumpulan, penyimpanan, pengolahan, penyebaran, dan penggunaan informasi. Dalam hal ini tidak hanya terbatas pada pemanfaatan perangkat lunak maupun perangkat keras, tetapi juga perlu melibatkan unsur manusia.”

Menurut Yuyu Mulia dan B. Mustofa (2009: 9.3) yang

dimaksud dengan sistem automasi di perpustakaan adalah

menjalankan seluruh (sebagian besar) kegiatan di perpustakaan

untuk meningkatkan mutu layanan dengan menggunakan sarana

teknologi informasi (komputer) secara terpadu. Adapun bagian di

perpustakaan yang diotomasikan adalah :

2.2.4.1 Pengembangan koleksi (survei bahan pustaka, seleksi, dan

pemesanan serta pembelian buku)


commit to user

18

2.2.4.2 Pengelolaan bahan pustaka yang akan dilayankan (penentuan

Nomor klasifikasi, penentuan subyek, pembuatan dan

pemasangan sistem barcode dan sistem keamanan koleksi).

2.2.4.3 Pelayanan kepada pengguna

a) Penelusuran katalog melalui sarana OPAC (Online Public

Access Catalog)

b) Sistem peminjaman, pengembalian, penagihan

keterlambatan, denda, pemesanan (reservation), semua

bagian ini biasa dikenal sebagai layanan sirkulasi.

c) Sistem pelaporan dan pembuatan statistik.

d) Sistem pencatatan anggota dan sistem pencatatan otomasi

bagi pengunjung perpustakaan.

Adapun tujuan otomasi perpustakaan antara lain :

2.2.4.1 Meningkatkan kualitas layanan.

2.2.4.2 Memenuhi kebutuhan yang tidak dapat dilakukan secara

manual.

2.2.4.3 Meningkatkan efisiensi dan efektivitas.

2.2.4.4 Meningkatkan kinerja perpustakaan.

2.2.4.5 Meningkatkan daya saing. (Lasa, HS 2009: 223)


commit to user

19

2.2.5. Komponen Otomasi Perpustakaan

Komponen sistem otomasi perpustakaan pada umumnya

secara sederhana dapat terdiri atas beberapa komponen. Komponen

itu adalah hardware, software, database dan yang terpenting adalah

SDM.

2.2.5.1 Perangkat keras (Hardware)

Yaitu benda atau peralatan teknologi informasi yang

digunakan dalam sistem otomasi perpustakaan. Termasuk

disini adalah perangkat komputer, printer, document scanner,

barcode scanner, peralatan sistem keamanan koleksi, modem

untuk fasilitas internet.

2.2.5.2 Perangkat lunak (Software)

Yaitu program komputer yang digunakan untuk menjalankan

suatu pekerjaan dengan sistem otomasi.

2.2.5.3 Data atau Database

Adalah kumpulan informasi terstruktur dan saling terkait

yang akan diolah dan dimanfaatkan melalui sistem otomasi.

2.2.5.4 Sumber Daya Manusia (SDM)

SDM adalah orang yang akan mengoperasikan sistem

otomasi. (Yulia,Yuyu 2009: 9.6-9.7)


commit to user

20

2.2.6. Software Perpustakaan

Software sistem otomasi perpustakaan adalah perangkat

lunak yang digunakan untuk menjalankan fungsi-fungsi atau

pekerjaan di perpustakaan (Yulia, Yuyu 2009: 9.12).

Secara garis besar fungsi atau kegiatan di perpustakaan terdiri atas

kegiatan pengembangan koleksi, pengelolaan koleksi, dan pelayanan

kepada pengguna. Untuk semua kegiatan tersebut dapat dibuatkan

software aplikasi untung mendukungnya dalam sistem otomasi.

Software aplikasi yang dapat digunakan untuk pengolahan

bahan pustaka juga semakin banyak dibuat untuk mempermudah

pengolahan bahan pustaka. Dengan software seperti ini petugas

perpustakaan melakukan kegiatan input data bibliografi yang dibuat

dengan sistem manual dan hanya tekniknya saja yang berbeda. Misal

INDOMARC (Indonesian Machine Readable Catalog), CDS/ISIS

(Computerized Document Service/Integrated Set of Information

System), WINISIS, SIMPUST, Senayan, dll.


commit to user

1

21

BAB III

GAMBARAN UMUM INSTITUSI

3.1 Sejarah dan Perkembangan UPT Perpustakaan Universitas

Muhammadiyah Yogyakarta (UMY)

Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta (UMY)

sebagai Unit Pelaksana Teknis (UPT) didirikan pada tanggal 1 Agustus

1982 yang berlokasi di Jl. KH. Ahmad Dahlan No. 4 Yogyakarta dengan

koleksi awal yang masih sangat minim. Pada tahun 1984 Perpustakaan

Universitas Muhammadiyah Yogyakarta berpindah lokasi menjadi di

daerah Wirobrajan yang sekarang menjadi SMU Muhammadiyah 7

Yogyakarta. Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta

berpindah lokasi lagi di Kampus baru JL. HOS. Cokroaminoto No. 17

Yogyakarta pada tahun 1997.

Seiring berjalannya waktu perkembangan, maka Universitas

Muhammadiyah Yogyakarta membangun Kampus Terpadu di Jl.

Lingkar Selatan, Tamantirto, Kasihan Bantul, Yogyakarta secara

bertahap di tahun 1995. Setelah beberapa gedung selesai dalam tahap

pembangunan di bulan Juli 1998, perpustakaan menempati salah satu

ruangan di lantai 1 Gedung KH. AR. Fakhrudin di Kampus Terpadu


commit to user

22

Universitas Muhammadiyah Yogyakarta yang digunakan untuk

melayani mahasiswa non eksakta setelah selesai dibangun gedung

perpustakaan sendiri. Maka, sejak tanggal 19 Juli 2000, Perpustakaan

Universitas Muhammadiyah Yogyakarta resmi menempati gedung baru

di lantai 3 Gedung KH Mas Mansyur (Gedung D).

Sampai saat ini UPT Perpustakaan Universitas Muhammadiyah

Yogyakarta berada di lokasi yaitu :

3.1.1 Perpustakaan pusat yang melayani semua sivitas akademik


Berlokasi di Kampus Terpadu di Jl. Lingkar Selatan,

Tamantirto, Kasihan Bantul, Yogyakarta 55183. Perpustakaan

pusat melayani semua fakultas yang ada di Universitas

Muhammadiyah Yogyakarta, antara lain Fakultas Agama Islam,

Fakultas Kedokteran, Fakultas Hukum, Fakultas Ekonomi,

Fakultas Isipol, Fakultas Teknik, Fakultas Pertanian.

3.1.2 Perpustakaan Fakultas Kedokteran

Perpustakaan ini terletak di Fakultas Kedokteran Kampus

Terpadu Universitas Muhammadiyah Yogyakarta yang pindah

pada tahun 2004/2005. Hal ini dilakukan untuk mendekatkan

mahasiswa dengan perpustakaan sehingga pemberian informasi

lebih efisien.


commit to user

23

Pimpinan Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta sudah

mengalami enam kali pergantian sejak dari awal berdirinya

perpustakaan, yaitu :

3.1.1 Ibu Sariningsih

3.1.2 Bapak Rohmadi Untoro

3.1.3 Bapak Ir Gatot Supangkat, M.P

3.1.4 Bapak Drs. Endro Dwi Hatmanto, MA

3.1.5 Ibu Dr. Siti Dyah H,SE., MM

3.1.6 Ibu Dra. Retno Widowati Purnama Asri, M.Si, Ph.D

3.1.7 Bapak Drs. Lasa HS M.Si

3.2 Kedudukan, Tugas pokok, dan Fungsi UPT Perpustakaan Universitas

Muhammadiyah Yogyakarta (UMY)

3.2.1 Kedudukan

Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta (UMY)

sebagai Unit Pelaksana Teknis (UPT) mempunyai kedudukan

langsung di bawah Pembantu Rektor 1.

3.2.2 Tugas Pokok

Tugas UPT Perpustakaan Univeritas Muhammadiyah Yogyakarta

yaitu memberikan pelayanan bahan informasi (pustaka) untuk


commit to user

24

keperluan pendidikan, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat

khususnya sivitas akademika Universitas Muhammadiyah

Yogyakarta dan masyarakat pada umumnya. Tugas itu

dilaksanakan dalam bentuk kegiatan pengadaan, pengolahan dan

perawatan pustaka, pelayanan peminjaman-pengembalian, dan

pendidikan pada pemakai.

3.2.3 Fungsi

Fungsi Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta

antara lain :

3.2.3.1 Memberikan jasa pelayanan informasi yang tepat, cepat

dan relevan

3.2.3.2 Memberikan layanan bahan pustaka

3.2.3.3 Memberikan layanan karya ilmiah

3.2.3.4 Memberikan jasa pelayanan referensi

3.2.3.5 Memberikan jasa layanan fotokopi

3.2.3.6 Memberikan jasa layanan E-Journal

3.2.3.7 Memberikan layanan Digital Library

3.2.4 Visi Dan Misi Perpustakaan

Visi Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta :


commit to user

25

Mewujudkan KLC (Knowledge and Learning Center) sebagai

pusat layanan informasi berbasis teknologi dan berperan sebagai

penggerak atmosfir akademik di Universitas Muhammadiyah

Yogyakarta.

Misi Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta :

3.2.4.1 Pelayanan

Komitmen pelayanan yang ramah, akurat dan tepat waktu.

3.2.4.2 Sumber Informasi

Menjadi ganda depan dalam penyediaan dan pengaksesan

informasi sebagai fondasi “Research University”.

3.2.4.3 Pendidikan

Berperan proaktif dalam membangun atmosfir akademik

Universitas Muhammadiyah Yogyakarta dengan

menggerakkan sivitas akademik untuk berdialog secara

akademis untuk menciptakan pengetahuan baru.


commit to user

26

3.2.4.4 Teknologi

Proaktif membangun teknologi yang akan mempercepat

dan mempermudah pelayanandan akses informasi.

3.2.4.5 Fasilitas fisik

Proaktif menyediakan area perpustakaan yang sehat,

nyaman, aman, edukatif, rekreatif dan berorientasi

pengunjung.

3.2.4.6 Kerjasama

Membangun kerjasama dengan pihak lain untuk

meningkatkan mutu pelayanan, regional maupun

internasional dan organisasi-organisasi lain yang

mempunyai kesamaan visi dan misi.

3.2.4.7 Organisasi dan Sumber Daya Manusia

Menjadi organisasi pembelajaran (Learning Organization)

dan membangun struktur organisasi yang mengakomodasi

perubahan.


commit to user

27

3.3 Struktur Organisasi UPT Perpustakaan Universitas Muhammadiyah

Yogyakarta (UMY)

3.3.1 Struktur Organisasi Makro

Struktur organisasi makro menggambarkan secara garis

besar kedudukan UPT Perpustakaan Universitas Muhammadiyah

Yogyakarta sebagai unit kerja dengan lembaga induknya yaitu

Universitas Muhammadiyah Yogyakarta dimana kepala

bertanggung jawab langsung kepada Pembantu Rektor 1.


commit to user

28

3.3.2 Struktur Organisasi Mikro


commit to user

29

UPT Perpustakaan Universitas Muhammadiyah

Yogyakarta dalam struktur organisasi mikro membawahi 4

bagian yaitu : Pelayanan teknis, Pelayanan administrasi,

Pelayanan pemustaka, Pelayanan informasi spesifik.

Dalam struktur ini, kepala perpustakaan langsung

membawahi bagian-bagian tersebut dan setiap bagian

beranggung jawab kepada kepala perpustakaan maka diharapkan

masing-masing bagian dapat mengetahui.

3.4 Personalia

UPT Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta

dipimpin oleh kepala perpustakaan dan didukung oleh 12 karyawan yang

semuanya ditempatkan di Perpustakaan unit 1 Kampus Terpadu Universitas

Muhammadiyah Yogyakarta. Berikut ini data personalia UPT Perpustakaan

Universitas Muhammadiyah Yogyakarta beserta latar pendidikannya.


commit to user

30

Tabel 1.

PROFIL PEGAWAI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS

MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA

No Nama Gol. Pendidikan Pendidikan

Tambahan

Tahun Masuk

Tugas Pokok

1 Drs. Lasa HS M.Si

S-2 2012 Kepala Perpustakaan

2 Nurhasyim, SH

IIIb S-1

Kursus Manj. Perusahaan

dan Kearsipan

2001 Informasi

3 Sunarti IIIb SLTA Kursus Perpustakaan

1986 Pelayanan Referensi

4 Ismiyati IIIb SLTA

Kursus Perpustakaan

dan Komputer

1990 Administrasi & Keuangan,Entry

Pustaka

5 Sujudi IIIa SLTA Kursus Perpusakaan

1996 Shelving Pustaka

6 Cipto Budi Wibowo

IIIa D-2 Perpustakaan

E-Library 1994 Koordinator Pengolahan

Pustaka

7

R.M Bintarto Danis

Widodo, SH

IIc S-1 Kursus

Perpustakaan 1997 Pelayanan Peminjama

Pustaka

8 Laela Niswatin

IIc D-3 Perpustakaan

Kursus Manajemen Perkantoran

2001 Koordinator Pelayanan Pemakai


commit to user

31

9 Sugeng Subagyo

IIa SLTA Kursus Komputer

1997 Pelayanan Referensi

10 Saifudin Zuhri

IIa SLTA Kursus Komputer

1997 Shelving Pustaka

11 Muh. Natsir IIa SLTA Kursus Komputer

1997 Perawatan Pustaka

12 Boiman SLTP 1996 Pelayanan

Pengembalian Pustakan

13 Mariska Intan Sari, S.S

S-1 Direktur Corner

Sumber: Pengolahan Perpustakaan UMY,Maret 2012

3.5 Koleksi Perpustakaan

3.5.1 Koleksi Referensi

Koleksi ini hanya bisa dibaca ditempat dan tidak untuk dipinjam.

Koleksi ini terletak di lantai 2 gedung perpustakaan.

3.5.2 Koleksi Cadangan

Buku-buku yang ada dalam koleksi ini bersifat cadangan yang

apabila buku teks habis dipinjam, maka pemakai masih bisa mencari

informasi buku tersebut di koleksi cadangan. Koleksi ini hanya dapat

dibaca ditempat dan terdapat di lantai 3 Gedung Perpustakaan



commit to user

32

3.5.3 Koleksi Periodikal

Koleksi terbitan berkala berupa jurnal, majalah, buletin, koran dan

terbitan berkala lainnya hanya dapat dibaca di tempat dan terdapat

dalam ruang referensi lantai 2 Gedung Perpustakaan Universitas

Muhammadiyah Yogyakarta.

3.5.4 Koleksi Buku Teks

Terdiri dari buku-buku berbagai disiplin ilmu yang telah

dikelompokkan ke dalam berbagai subyek. Koleksi buku teks ini

dapat dibaca di tempat atau dipinjam sesuai prosedur peminjaman.

Koleksi ini terdapat di lantai gedung 3 perpustakaan Universitas


Tabel 2.

Data Jumlah Koleksi UPT Perpustakaan UMY

Data Koleksi Judul Eksemplar

Semua Koleksi 22248 71352


3.5.5 Koleksi Karya Ilmiah

Koleksi hasil penelitian mahasiswa dan dosen yang berupa skripsi,

tesis dan disertasi terdapat di ruang referensi lantai 2 gedung

perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.


commit to user

33

Tabel 3.

Data Jumlah Koleksi Karya Ilmiah UPT Perpustakaan UMY

Sumber:Pengolahan Perpustakaan UMY,Maret 2012

3.5.6 Koleksi Informasi Spesifik

American Corner :

Koleksi American Corner berupa buku-buku karangan pemikir

kelas dunia dan majalah-majalah berbobot seperti:

3.5.6.1 U.S and World News

3.5.6.2 Rolling Stone

3.5.6.3 People

3.5.6.4 The New Yorker

No Fakultas Jumlah

1 Kedokteran 1861

2 Ekonomi 3317

3 Sosial dan Politik 2889

4 Hukum 1139

5 Teknik 1849

6 Agama 317

7 Pertanian 165

8 Pascasarjana 676

TOTAL 11.537


commit to user

34

3.5.6.5 Foreign Policy

3.5.6.6 Global Finance

3.5.6.7 Forbes

3.5.6.8 English Literacy Forum

3.5.6.9 National Geography

3.5.6.10 Jurnal Ilmiah The Moslem World

Iranian Corner :

Koleksi Iranian Corner berupa:

3.5.6.1 Tafsir Al-Qur’an

3.5.6.2 Tafsir Al-Mizan

3.5.6.3 CD Hadist dan tafsir

3.5.6.4 Buku-buku filsafat dan pemikiran dari intelektual persia.

Di Iranian Corner juga dapat mengikuti berita-berita global dari

seluruh sudut dunia melalui antena parabola.

3.6 Pengguna Perpustakaan

Pengguna Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta adalah

mereka yang sudah tercatat atau terdaftar sebagai anggota perpustakaan

Universitas Muhammadiyah Yogyakarta. Anggota Perpustakaan Universitas

Muhammadiyah Yogyakarta terdiri dari dua golongan, yaitu :

3.6.1 Anggota Biasa

Terdiri dari Mahasiswa, Karyawan, dan Pimpinan Universitas

Muhammadiyah Yogyakarta yang sudah terdaftar menjadi anggota


commit to user

35

3.6.2 Anggota Luar Biasa

Anggota luar biasa yaitu pengunjung/mahasiswa dari luar

Universitas Muhammadiyah Yogyakarta yang terlebih dahulu

mendaftar untuk keperluan pencarian bahan pustaka. Anggota luar

biasa hanya bisa menggunakan fasilitas yang tersedia dan tidak bisa

meminjam pustaka untuk dibawa pulang.

3.7 Persyaratan Menjadi Anggota :

3.7.1 Mahasiswa dan Karyawan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta

3.7.1.1 Mengisi blangko data pribadi

3.7.1.2 Menyerahkan pas foto terbaru ukuran 2x3 cm 1 lembar

3.7.1.3 Membayar biaya administrasi Rp 5.000,-

3.7.2 Mahasiswa luar Universitas Muhammadiyah Yogyakarta

3.7.2.1 Membawa surat pengantar dari pimpinan perguruan tinggi

yang bersangkutan.

3.7.2.2 Menyerahkan fotokopi KTM yang masih berlaku 1 lembar

3.7.2.3 Menyerahkan pas foto terbaru 2 x 3 cm sebanyak 1 lembar

3.7.2.4 Membayar biaya administrasi Rp. 20.000,- untuk empat

kali kunjungan atau Rp 50.000,- untuk satu semester.

3.7.3 Alumni Universitas Muhammadiyah Yogyakarta

3.7.3.1 Menyerahkan fotokopi kartu anggota alumni Universitas


3.7.3.2 Menyerahkan foto terbaru ukuran 2x3 1 lembar.

3.7.3.3 Membayar biaya administrasi Rp 20.000 untuk 1 semester.


commit to user

36

3.8 Hak Anggota

3.8.1 Mahasiswa Universitas Muhammadiyah Yogyakarta aktif

3.8.1.1 Meminjam buku maksimal 3 eksemplar untuk jangka waktu

7 hari.

3.8.1.2 Mendapat perpanjangan buku 2 kali.

3.8.1.3 Proses Perpanjangan harus dicatatakan lewat petugas.

3.8.1.4 Membaca, melihat dan memfotokopi koleksi referensi.

3.8.2 Karyawan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta :

3.8.1 Meminjam buku maksimal 3 eksemplar untuk jangka waktu

30 hari, perpanjangan paling lama 30 hari.

3.8.2 Proses Perpanjangan harus dicatatakan lewat petugas.

3.8.3 Membaca, melihat dan memfotokopi koleksi referensi.

3.8.4 Anggota Luar Biasa

Hanya bisa menggunakan fasilitas yang tersedia ditempat dan tidak

bisa meminjam pustaka untuk dibawa keluar.

3.9 Gedung dan Fasilitas

3.9.1 Gedung

UPT Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta terletak

di Gedung K.H. Mas Mansyur (Gedung D) Kampus Terpadu

Universitas Muhammadiyah Yogyakarta yaitu di lantai 2 dan 3.

Ruangan tersebut digunakan untuk ruangan koleksi, ruang referensi

yang berada di lantai 2, perpustakaan digital, ruang sidang/AV,


commit to user

37

ruang administrasi, ruang fotokopi, ruang baca, ruang American

Corner, ruang Iranian Corner.

Tabel 4.

Data Ruangan UPT Perpustakaan UMY

No Ruangan Ukuran

1 Ruang Koleksi 818 m2

2 Ruang Referensi 194,4 m2

3 Perpustakaan Digital 90,72 m2

4 Ruang Sidang 51,84 m2

5 Ruang Administrasi 57,84 m2

6 Ruang Fotokopi 12,96 m2

7 Ruang Belajar Umum 90 m2

8 Lobi 22,4 m2

9 Perpustakaan American Corner dan Iranian

Corner 120 m2

TOTAL 1.558,16 m2


3.9.2 Fasilitas

UPT Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta

menyediakan fasilitas berupa ruangan dan sarana lain yang sehat,

nyaman dan edukatif bagi pemustaka, berupa:

3.9.2.1 “Computer Pool” yang dapat digunakan untuk mengakses

internet, tersedia di lantai 2, lantai 3, American Corner dan

Iranian Corner.


commit to user

38

3.9.2.2 Ruang baca yang luas dan nyaman untuk belajar dan

berdiskusi terdapa di lantai 2 dan 3.

3.9.2.3 Ruang belajar lesehan di lantai 3 dan American Corner.

3.9.2.4 Ruang sidang untuk menyelenggarakan diskusi dan

pertemuan dengan kapasitas 50 peserta.

3.9.2.5 Library Cafe di lantai 2

3.9.2.6 Bookshop yang menyediakan buku-buku ilmiah dan populer

3.9.2.7 Ruang Fotokopi yang melayani fotokopi koleksi

perpustakaan sesuai dengan ketentuan yang berlaku

3.9.2.8 Loker

Tabel 5.

Data Fasilitas Di UPT Perpustakaan UMY

No Peralatan Perpustakaan Jumlah

1 Rak Buku 85 buah

2 Rak Majalah 11 buah

3 Rak Skripsi 26 buah

4 Loker 13 buah

5 Meja Kantor 10 buah

6 Meja Baca 46 buah

7 Meja Sidang 9 buah

8 Kursi Kerja 6 buah

9 Kursi Sidang 41 buah

10 Kereta Buku 1 buah

11 Kereta Barang 1 buah

12 White Board 2 buah

13 Trolly Stainless 3 buah

14 Kursi Baca 210 buah


commit to user

39

No Peralatan Kantor Jumlah

1 Mesin Ketik 1 buah

2 Mesin Fotokopi 1 buah

3 Komputer 45 buah

4 Scanner 7 buah

5 Printer 8 buah

6 Telepon 6 buah

7 Kipas Angin 6 buah Sumber: Pengolahan Perpustakaan UMY,Maret 2012

3.10 Peraturan dan Tata Tertib

3.10.1 Setiap pengunjung wajib menunjukkan kartu mahasiswa UMY atau

kartu anggota luar biasa dan harus discanner pada alat pencatat

data pengunjung.

3.10.2 Selain sivitas akademika UMY tidak diperkenankan memasuki

ruangan perpustakaan, kecuali sudah medaftarkan sebagai anggota

luar biasa.

3.10.3 Pengunjung harap menjaga kesopanan, ketentraman, kebersihan,

dan dilarang membuat keributan.

3.10.4 Pengunjung tidak diperkenakan menggunakan sandal.

3.10.5 Pengunjung tidak diperkenankan membawa makanan dan

minuman.

3.10.6 Pengunjung tidak diperkenankan merokok di ruang perpustakaan.

3.10.7 Tas, jaket, topi, stopmap, dan buku harus disimpan ke dalam loker.

3.10.8 Dilarang merusak, merobek dan mengotori bahan pustaka.

3.10.9 Peminjam harap melapor kepada petugas apabila terdapat

kerusakan bahan pustaka sebelum dipinjam.


commit to user

40

3.10.10 Pengunjung atau peminjam wajib menjaga keutuhan bahan pustaka.

Ketentuan meminjam :

3.10.10.1 Mahasiswa :

a) Peminjaman maksimal 3 eksemplar

b) Lama peminjaman 10 hari

c) Perpanjangan 1 kali

3.10.10.2 Mahasiswa Bebas Teori :

a) Maksimal peminjaman 5 eksemplar

b) Menyerahkan surat keterangan bebas teori

3.10.10.3 Mahasiswa S2/S3 :

a) Maksimal peminjaman 5 eksemplar



3.10.10.4 Karyawan/Dosen :

a) Peminjaman maksimal 3 eksemplar



3.10.11 Apabila tidak tercatat maka otomatis akan dihitung akumulasi

keterlambatan pengembalian.

3.10.12 Keterlambatan pengembalian tidak bisa memperpanjang buku.


commit to user

41

3.11 Sanksi-Sanksi

3.11.1 Denda Rp 200,- per hari per buku untuk setiap keterlambatan

mengembalikan buku.

3.11.2 Mengganti dengan pustaka yang baru dan ditambah biaya proses

pustaka Rp 5.000,- bagi yang menghilangkan atau merusak

pustaka.

3.11.3 Denda Rp 5.000,- bagi yang menghilangkan kunci loker.

3.11.4 Pengunjung yang berbuat curang, dengan maksud ingin memiliki

pustaka atau sebagian pustaka, dikenankan sanksi adsministrasi

selama 1 (satu) semester dan dihapus haknya sebagai anggota

perpustakaan.

3.12 Pelayanan Administrasi

Tugas dari pelayanan administrasi adalah :

3.12.1 Mengurusi korespondensi

3.12.2 Mengurusi masalah kepegawaian

3.12.3 Mengurusi masalah keuangan

3.12.4 Mengurusi pengadaan dan pemeliharaan sarana dan prasaran

3.12.5 Inventarisasi


commit to user

42

3.13 Pelayanan Teknis

Pengadaan Koleksi UPT Perpustakaan Universitas Muhammadiyah

Yogyakarta antara lain :

3.13.1 Pembelian

3.13.1.1 Pembelian Buku Teks

Kegiatan pembelian buku teks dilakukan oleh tim

pengadaan buku yang dibentuk oleh masing-masing

fakultas. Perpustakaan hanya menerima buku tersebut

untuk diolah dan dilayankan oleh pemakai.

3.13.1.2 Pembelian Terbitan Berkala

Untuk memenuhi kebutuhan informasi teraktual,

perpustakaan juga melanggan terbitan berkala seperti

majalah, koran dan jurnal.

3.13.2 Hadiah

UPT Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta juga

menerima hadiah buku dari pemerintah maupun penerbit. Hadiah

yang diberikan pemerintah biasanya berupa peraturan pemerintah.

UPT Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta juga

menerima hadiah dari Asia Foundation, instansi yang sifatnya

kerjasama dan America Isnet. Perpustakaan juga menerima hadiah

sumbangan dari dosen maupun alumni.


commit to user

43

3.13.3 Titipan

Koleksi perpustakaan dapat diperoleh dari titipan dosen yang

dibutuhkan oleh pemakai perpustakaan. Koleksi diolah sama

seperti koleksi perpustakaan dan jangka waktu penitipan ditentukan

oleh dosen itu sendiri.

3.13.4 Tukar Menukar

Tukar menukar koleksi ini biasanya dalam hal tukar menukar

terbitan berkala.

3.13.5 Pengolahan Bahan Pustaka

3.13.5.1 Inventarisasi

Kegiatan ini berupa pemberian stempel kepemilikan dan

stempel inventarisasi. Pemberian stempel ini dilakukan

dihalaman judul, setiap pergantian bab, atau di halaman-

halaman tertentu dengan alasan khusus. Sedangkan

stempel inventarisasi diletakkan dihalaman terakhir.

3.13.5.2 Klasifikasi

Klasifikasi dalam perpustakaan diberi definisi sebagai

penyusunan sistematik terhadap buku dan bahan pustaka

lain atau katalog atau entri indeks berdasarkan subjek,

dalam cara paling berguna bagi mereka yang sedang

membaca atau mencari informasi (Sulistyo-Basuki

1991:395). UPT Perpustakaan Universitas


commit to user

44

Muhammadiyah Yogyakarta menggunakan sistem

klasifikasi DDC (Dewey Decimal Classification) edisi

21.

3.13.5.3 Pelabelan

Kegiatan pemasangan nomer panggil (call number) yang

mencakup nomor klasifikasi buku, tiga huruf depan entri

utama, dan huruf pertama judul buku. Nomor panggil

dipasang 5 cm dari bawah punggung buku.

3.13.5.4 Pemasukan Data

Pemasukkan data menggunakan komputer dengan

program SIMPUST. Data yang dimasukkan meliputi

tanggal/bulan/tahun, judul, pengarang, penerbit, tahun

terbit, asal, no inventaris, no klasifikasi, harga.

3.15.3.5 Pemasangan Barcode

Pembuatan barcode dibuat berdasarkan nomer inventaris

bahan pustaka dengan menggunakan angka 10 digit.

Empat digit pertama merupakan tahun pencatatan buku,

tiga digit terakhir menunjukkan nomer urut buku

kemudian barcode ditempelkan disebalik sampul buku.

Barcode ini yang kemudian dibaca oleh scanner buku

dalam proses peminjaman dan pengembalian buku.


commit to user

45

3.15.3.6 Penempatan Date Due Slip

Penempelan slip tanggal kembali dengan maksud untuk

mengetahui tanggal pengembalian buku.

3.15.3.7 Pergerakan (Shelving)

Merupakan kegiatan pengaturan buku di rak dengan

sistem tertentu agar bahan pustaka mudah ditelusuri

kembali.

3.13.6 Pelayanan Pemakai

3.13.6.1 Pelayanan Sirkulasi

Pelayanan sirkulasi mencakup semua bentuk kegiatan

yang berkaitan dengan pemanfaatan, penggunaan koleksi

perpustakaan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk

kepentingan penggunaan jasa perpustakaan (Lasa, HS

1994:1). UPT Perpustakaan Universitas Muhammadiyah

Yogyakarta menggunakan sistem komputerisasi dalam

melaksanan kegiatan sirkulasi.

3.13.6.2 Pelayanan Referensi

Pelayanan referensi di UPT Perpustakaan Universitas

Muhammadiyah Yogyakarta menjadi satu dengan ruang

karya ilmiah yang terdapat di lantai 2 Gedung K.H Mas

Mansyur.


commit to user

46

3.13.6.3 Pelayanan Penelusuran

Penelusuran informasi di UPT Perpustakaan Universitas

Muhammadiyah Yogyakarta menggunakan komputer

dengan program SIMPUST yang menggunakan jaringan

LAN (Local Area Network) sehingga bisa diakses

dimana saja, akan tetapi proses peminjaman dan

pengembalian tetap dilakukan di bagian sirkulasi.

3.13.7 Waktu Pelayanan

3.13.7.1 Senin s/d Kamis :

Pagi : 08.00-11.30

Siang : 12.30-16.00

3.13.7.2 Jumat :

Pagi : 08.00-11.00

Siang : 13.00-16.00

3.13.7.3 Sabtu :

Pagi : 08.00-11.30


commit to user

47

BAB IV

PEMBAHASAN

4.1 Layanan Aplikasi SIMPUST

Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan (SIMPUST)

digunakan pertama kali pada tahun 1998 di UPT Perpustakaan

Muhammadiyah Yogyakarta dibawah tanggung jawab server Aplikasi

SIMPUST yang terpusat di Biro Sistem Informasi (BSI) Universitas

Muhammadiyah Yogyakarta. Aplikasi yang digunakan di Universitas

Muhammadiyah ada 2 yaitu, SIMPUST dan Aplikasi Katalog Skripsi.

SIMPUST memiliki 3 layanan yaitu, layanan Administrator, layanan

Operator dan layanan Pengguna. Aplikasi Katalog Skripsi digunakan untuk

memasukkan data skripsi untuk selanjutnya diproses ke dalam Digital

Library Universitas Muhammadiyah Yogyakarta. Berikut ini layanan yang

terdapat pada aplikasi SIMPUST:


commit to user

48

4.1.1. Administrator

Bagian memasukkan data dan merubah sistem informasi jika

dibutuhkan. Bisa mencakup semua program yang ada, misal

merubah database, masa berlaku, merubah denda, dll. Semua

password karyawan yang digunakan untuk mengakses SIMPUST

dipegang oleh bagian administrator.

Gambar 1.

Tampilan Menu Administrator

Sumber : Software SIMPUST Pengolahan UPT Perpustakaan UMY, Maret 2012


commit to user

49

4.1.2. Operator

Yang melakukan kegiatan sirkulasi, misal peminjaman dan

pengembalian, pendaftaran anggota, pembuatan katalog.

4.1.2.1 Menu peminjaman mencangkup nomor anggota, barcode

buku dan detail peminjaman. Transaksi peminjaman pertama

dengan scan barcode yang terdapat dalam kartu

perpustakaan anggota sampai muncul identitas anggota yang

meminjam, kemudian barcode buku discan dalam kolom

barcode hingga muncul identitas buku yang dipinjam.

Gambar 2.

Tampilan Menu Peminjaman

Sumber: Software SIMPUST Pengolahan UPT Perpustakaan UMY, Maret 2012


commit to user

50

4.1.2.2 Dalam menu pengembalian pustaka petugas hanya

melakukan scan barcode buku yang dipinjam ke dalam

kolom barcode tanpa harus scan barcode kartu anggota

terlebih dahulu.

Gambar 3.

Tampilan Menu Pengembalian



commit to user

51

4.1.2.3 Dalam menu pendaftaran anggota petugas wajib mengisi

metadata nomor anggota, jenis anggota, kartu identitas yang

dipakai, nama lengkap, jenis kelamin, tanggal lahir, alamat

dan mengubah status anggota yang boleh meminjam buku.

Gambar 4.

Tampilan Pendaftaran Anggota



commit to user

52

4.1.3. Pengguna (User)

Hanya bisa menggunakan katalog (OPAC), melakukan pemesanan

buku, memberikan kritik dan saran.

4.1.3.1 OPAC (Online Public Acces Catalogue)

Pengguna bisa mencari buku melalui OPAC dengan memilih

opsi pencarian melalui judul, pengarang, lembaga, penerbit

atau subyek. Kemudian mengisi kunci pencarian yang

dimaksud kemudian klik ‘Detail’ sehingga detail pustaka

muncul yang berupa nomor panggil, posisi pustaka dan status

pustaka apakah buku tersebut dipinjam atau tersedia.

Gambar 5.

Tampilan OPAC



commit to user

53

4.1.3.2 Pemesanan Buku

Anggota dapat melakukan pemesanan buku yang sudah

dipinjam anggota lain sehingga anggota yang meminjam

buku tidak dapat memperpanjang jangka peminjaman karena

buku sudah dipesan.

Gambar 6.

Tampilan Pemesanan Buku



commit to user

54

4.1.3.3 Kritik dan Saran

Pengunjung perpustakaan dapat memberikan kritik dan saran

dalam menu Kritik dan Saran tentang pelayanan

perpustakaan.

Gambar 7.

Tampilan Kritik dan Saran



commit to user

55

4.2 Langkah-langkah Pengolahan Buku Dalam Aplikasi SIMPUST

4.2.1 Buku yang digunakan untuk dimasukkan kedalam aplikasi SIMPUST

berjudul Pemasaran Jasa: Konsep dan Implementasi yang memiliki

barcode 2012410007.

Gambar 8.

Barcode Buku

Sumber : Pengolahan UPT Perpustakaan UMY, Maret 2012

Keterangan :

2012410007

2012 : Tahun pembuatan barcode

41 : Kode Fakultas

0007 : Nomor urut barcode

Berikut ini langkah-langkah dalam pemasukan data buku ke dalam

aplikasi SIMPUST:


commit to user

56

Buka aplikasi SIMPUST kemudian masuk dengan log in pengguna.

Gambar 9.

Tampilan awal SIMPUST



commit to user

57

4.2.2 Setelah berhasil masuk kedalam aplikasi SIMPUST langkah

selanjutnya adalah memasukkan data pengarang yang belum terdapat

dalam nama-nama pengarang. Setelah menambahkan pengarang baru

maka kode pengarang akan terisi otomatis oleh program, kemudian

isi nama pengarang sesuai dengan ketentuan yang berlaku lalu kode

huruf juga akan terisi otomatis setelah data disimpan. Kode huruf ini

merupakan tiga huruf dalam katalog.

Gambar 10.

Tampilan Menu Entry Pengarang



commit to user

58

4.2.3 Setelah nama pengarang kemudian memasukkan data pustaka

dengan memilih menu pustaka. Langkah selanjutnya menambahkan

data baru kedalam menu pustaka. Yang harus diisi adalah Nomor

Induk Buku, Judul pustaka, Bahasa pengantar, Jenis pustaka, Kode

pustaka yang merupakan huruf awal dari judul, Nama pengarang,

Penerbit, dan Keywords. Untuk pilihan Keyword diisi sama persis

dengan judul sehingga memudahkan mahasiswa untuk mencari

pustaka dalam OPAC.

Gambar 11.

Tampilan Menu Pustaka



commit to user

59

4.2.4 Setelah data nomor 3 terisi kemudian simpan data sehingga muncul

menu-menu berikutnya yang harus diisi seperti, Detail Pustaka,

Inventaris Pustaka, Status Pustaka, Posisi Pustaka, Nomor Panggil,

Label Barcode, Kelompok Subyek, Terjemahan Judul, Pemilik

Pustaka, Koleksi Akademik dan yang terakhir Resume Identitas

Pustaka.

Gambar 12.

Tampilan Metadata Menu Pustaka



commit to user

60

Metadata Detail Pustaka berisikan informasi sebagai berikut :

4.2.4.1 Status Pustaka : Judul Baru (Belum Ada Sebelumnya)

4.2.4.2 ISBN : 979-9198-06-02

4.2.4.3 Tahun terbit : 1999

4.2.4.4 Edisi : 2

4.2.4.5 Cetakan : 1

4.2.4.6 Jilid : 1

4.2.4.7 ISSN : -

4.2.4.8 Jumlah pustaka : 1

4.2.4.9 Jml Hal.Isi : 230

4.2.4.10 Jml Hal.Indeks : xvii

4.2.4.11 Panjang (cm) : 24

4.2.4.12 Lebar (cm) : 19

4.2.4.12 Tebal (cm) : 1

4.2.4.13 Warna sampul : Biru

4.2.4.14 Status Publikasi :Tidak boleh fotokopi untuk publikasi

Gambar 13.

Tampilan Metadata Detail Informasi Pustaka



commit to user

61

4.2.5 Setelah mengisi Detail Informasi Pustaka langkah selanjutnya adalah

mengisi metadata Pencatatan Asal/Sumber Pustaka, di menu ini

cukup dengan mengisi nomor inventaris dengan scan barcode yang

ada dibuku, karena menu yang lain terisi secara otomatis oleh

program.

Gambar 14.

Tampilan Metadata Pencatatan Asal/Sumber Pustaka

Sumber : Software SIMPUST Pengolahan UPT Perpustakaan UMY, Maret 2012

4.2.6 Langkah selanjutnya adalah pengisian status pustaka. Status pustaka

di dalam ini menu ini apakah pustaka bisa dipinjam atau tidak, jika

boleh dipinjam maka tandai boleh pinjam keluar dan sebaliknya jika

pustaka tidak boleh dipinjam. Kemudian pilih status ketersediaan di

rak, apakah ada atau tidak. Karena buku yang berjudul Pemasaran

Jasa: Konsep dan Implementasi merupakan buku cadangan maka


commit to user

62

buku tersebut tidak boleh dipinjam oleh pemustaka dan hanya bisa

dibaca ditempat.

Gambar 15.

Tampilan Metadata Inventory Perpustakaan

Sumber: Pengolahan UPT Perpustakaan UMY, Maret 2012

4.2.7 Posisi pustaka di rak pilih di bagian Buku Teks. [600] karena buku

yang berjudul Pemasaran Jasa: Konsep dan Implementasi memiliki

nomor klasifikasi golongan 600 yakni 658.85.

Gambar 16.

Tampilan Metadata Pengaturan Posisi Pustaka



commit to user

63

4.2.8 Untuk menambahkan nomor panggil pustaka selanjutnya menuju ke

menu Pembuatan Katalog dengan klik ‘Tambah Katalog’ lalu isi

kolom katalog dengan nomor panggil sesuai dengan ketentuan yang

berlaku. Misal : 658.85 Yaz p kemudian klik ‘ok’.

Gambar 17.

Tampilan Metadata Pembuatan Katalog



commit to user

64

4.2.9 Langkah kesepuluh adalah mengisi Pemberian Label Barcode

dengan scan barcode yang ada dalam buku kemudian klik

‘SIMPAN’.

Gambar 18.

Tampilan Pemberian Label Barcode

Sumber: Pengolahan UPT Perpustakaan UMY, Maret 2012

4.2.10 Kelompok Subyek diisi dengan subyek buku yaitu PEMASARAN

kemudian klik ‘SIMPAN’.

Gambar 19.

Tampilan Metadata Kelompok Subyek



commit to user

65

4.2.11 Dalam menu Terjemahan Judul metadata sudah terisi secara otomatis

sehingga bisa melangkah ke menu selanjutnya.

Gambar 20.

Tampilan Terjemahan Judul


4.2.12 Selanjutnya menu Kepemilikan Pustaka pilih Fakultas Ekonomi

karena buku yang berjudul Pemasaran Jasa: Konsep dan

Implementasi merupakan hadiah dari fakultas tersebut.

Gambar 21.

Tampilan Kepemilikan Pustaka



commit to user

66

4.2.13 Langkah selanjutnya adalah mengisi menu Koleksi Akademik.

Dalam menu ini merupakan sumber dari pustaka yakni hadiah dari

masing-masing fakultas di Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.

Yang wajib diisi dalam menu ini adalah Fakultas, Program Kuliah,

Jenis Acuan. Apabila salah satu dari ketiga pilihan itu tidak terisi

maka data akan gagal disimpan.

Gambar 22.

Tampilan Metadata Koleksi Akademik



commit to user

67

4.3 Langkah-langkah Penyimpanan dan Pengolahan Skripsi Dalam

Aplikasi SIMPUST

4.3.1 Langkah-langkah Penyimpanan Skripsi

Sebelum memulai memasukkan data skripsi ke dalam Aplikasi Katalog

Skripsi, terlebih dahulu harus merubah softfile skripsi dari dalam CD

menjadi PDF. Berikut ini tata urutan bagian-bagian skripsi yang

dirubah:

4.3.1.1 Cover

Bagian cover yang siap dirubah menjadi PDF meliputi

Halaman Judul, Halaman Pengesahan, Halaman Pernyataan,

Halaman Motto, Halaman Persembahan, Kata Pengantar,

Daftar Isi, Abstrak kemudian disimpan dalam folder skripsi

yang berada dalam Local Disk E dengan format nama NIM.

Misal: 20070110093

4.3.1.2 Bab I

Kesuluruhan Bab I yang sudah dirubah menjadi PDF

disimpan dalam folder skripsi yang berada dalam Local Disk

E dengan format nama NIM-I. Misal: 20070110093-I

4.3.1.3 Bab II

Kesuluruhan Bab II yang sudah dirubah menjadi PDF


E dengan format nama NIM-II. Misal: 20070110093-II


commit to user

68

4.3.1.4 Bab III

Kesuluruhan Bab III yang sudah dirubah menjadi PDF


E dengan format nama NIM-III. Misal: 20070110093-III

4.3.1.5 Bab IV

Kesuluruhan Bab IV yang sudah dirubah menjadi PDF


E dengan format nama NIM-IV. Misal: 20070110093-IV

4.3.1.6 Bab V

Kesuluruhan Bab V yang sudah dirubah menjadi PDF


E dengan format nama NIM-V. Misal: 20070110093-V

4.3.1.7 Lampiran

Kesuluruhan Lampiran yang sudah dirubah menjadi PDF


E dengan format nama NIM-LAMP. Misal : 20070110093-

LAMP

4.3.2 Langkah-langkah Pengolahan Skripsi Dalam Aplikasi SIMPUST

4.3.2.1 Langkah pertama menghidupkan komputer dan tunggu

hingga proses booting berlangsung lalu siapkan skripsi

yang akan diproses.


commit to user

69

4.3.2.2 Setelah komputer siap kemudian pilih menu Aplikasi

Katalog Skripsi yang terdapat dalam desktop.

Gambar 23.

Tampilan Aplikasi Katalog Skripsi

Sumber: Software SIMPUST Katalog Skripsi Pengolahan

UPT Perpustakaan UMY,Maret 2012

4.3.2.3 Setelah aplikasi katalog skripsi muncul dalam layar

komputer maka langkah selanjutnya mengisi username dan

pasword yang sudah ditentukan.

Gambar 24.

Tampilan Awal Aplikasi Katalog Skripsi

Sumber: Software SIMPUST Katalog Skripsi Pengolahan

UPT Perpustakaan UMY,Maret 2012


commit to user

70

4.3.2.4 Setelah berhasil masuk kedalam aplikasi katalog skripsi

kemudian pilih entry data mahasiswa maka akan tampak

tampilan sebagai berikut :

Gambar 25.

Tampilan Aplikasi Katalog Skripsi

Sumber: Software SIMPUST Katalog Skripsi Pengolahan UPT Perpustakaan

UMY,Maret 2012


commit to user

71

4.3.2.5 Langkah selanjutnya adalah mengisi metadata yang

terdapat dalam entry data mahasiswa. Untuk mengisi klik

‘New’ pada logo yang terdapat di sudut kiri atas katalog,

sehingga akan muncul tampilan seperti dibawah ini :

Gambar 26.

Tampilan Import Data Mahasiswa


UMY,Maret 2012


commit to user

72

4.3.2.6 Pada kolom pencarian isikan NIM (Nomor Induk

Mahasiswa) kemudian klik ‘cari’ hingga muncul NIM yang

dimaksud.

Gambar 27.



UMY,Maret 2012


commit to user

73

4.3.2.7 Langkah selanjutnya setelah pencarian data mahasiswa

berhasil maka klik ‘pilih’ lalu otomatis data mahasiswa

akan terisi secara otomatis yang meliputi NIM, nama, jenis

kelamin, tempat lahir, tanggal dan tanggal lahir, program

studi dan kelas program kemudian simpan data.

Gambar 28.



UMY,Maret 2012


commit to user

74

4.3.2.8 Setelah data mahasiswa berhasil disimpan langkah

selanjutnya adalah pemasukan data skripsi dengan memilih

menu entry data skripsi lalu klik pilihan daftar mahasiswa

yang tampak dalam gambar berikut:

Gambar 29.

Tampilan Entry Data Skripsi


UMY,Maret 2012


commit to user

75

4.3.2.9 Setelah itu akan tampil data mahasiswa seperti saat

memasukkan data mahasiswa kemudian masukkan NIM

dalam kotak pencarian lalu klik ‘pilih’ maka otomatis

Nama Mahasiswa dan NIM terisi otomatis seperti dalam

gambar

Gambar 30.



UMY,Maret 2012


commit to user

76

4.3.2.10 Langkah selanjutnya mengisi kolom Judul Skripsi dengan

judul asli skripsi yang akan diproses setelah itu Keyword

dari abstraksi, Tahun dan Abstraksi. Apabila didalam

skripsi tersebut tidak ada abstraksi maka bagian kolom

abstraksi bisa dibiarkan kosong. Setelah keempat kolom

tersebut terisi kemudian simpan data skripsi dengan klik

logo disket yang ada diatas maka otomatis Kode Skripsi

akan terisi.

Gambar 31.



UMY,Maret 2012


commit to user

77

Gambar 32.



UMY,Maret 2012


commit to user

78

4.3.2.11 Setelah data skripsi disimpan, softfile skripsi yang sudah

dirubah dari Microsoft Word ke PDF siap diunduh ke

dalam opsi Upload File dalam Katalog Tugas Akhir.

Gambar 33.

Tampilan Upload File


UMY,Maret 2012

Keterangan :

a. Langkah pertama klik ‘upload file’

b. Langkah kedua klik ‘pilih file’


commit to user

79

4.3.2.12 Secara otomotis setelah klik ‘pilih file’ maka akan dibawa

ke lokasi penyimpanan file My computer → Local disk E →

folder skripsi → ok sehingga otomatis file dari Bab I hingga

Lampiran terisi sesuai dengan kolom masing-masing.

Kemudian klik ‘UPDATE’ dan data skripsi berhasil ter-

upload ke dalam aplikasi SIMPUST.

4.5. Kekurangan Dan Kelebihan Dalam Pengolahan Buku Dan Skripsi

4.5.1 Kekurangan

4.5.1.1 Pengisian data buku masih tergolong kurang efektif karena

pengisian data seperti nama pengarang, nama penerbit dan

detail buku tidak terdapat dalam satu menu sehingga masih

kurang efektif.

4.5.1.2 Tidak semua metadata data mahasiswa dan data skripsi

diisi.

4.5.1.3 Abstraksi hanya memuat kurang lebih 100 digit saja.

4.5.2. Kelebihan

4.5.2.1 Pada menu ISBN sudah memuat angka 13 digit.

4.5.2.2 Kita hanya tinggal mengubah status buku apabila buku

yang akan dimasukkan ke dalam SIMPUST sudah

dimasukkan sebelumnya sehingga memudahkan dalam

mengubah data buku.


commit to user

80

4.5.2.3 Metadata akan terisi secara otomatis disetiap menu setelah

disimpan.

4.5.2.4 Bisa langsung mencetak nomor panggil buku melalui menu

Pembuatan Katalog.

4.5.2.5 Dalam pengisian data mahasiswa dan data skripsi kita tidak

perlu mengetik ulang NIM dan Nama Mahasiswa karena

ada menu pencarian data mahasiswa sehingga bisa memilih

data yang dimaksud.

4.5.2.6 Upload file skripsi dari halaman sampul hingga bab akhir

bisa dalam sekali update sehingga lebih efisien.


commit to user

81

BAB V

PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Kuliah Kerja PUSDOKINFO adalah salah satu usaha nyata dalam

meningkatkan penguasaan ilmu bagi mahasiswa khususnya mahasiswa Ilmu

Perpustakaan. Fungsi dari Kuliah Kerja PUSDOKINFO adalah untuk

memberikan pembekalan pengetahuan dan keterampilan kepada setiap

mahasiswa tentang kondisi yang berada di lapangan, sehingga dapat

membuka wawasan dari para mahasiswa untuk mendapatkan pengetahuan

melalui praktek di lapangan.

Dari Kuliah Kerja PUSDOKINFO yang telah penulis laksanakan dari

tanggal 15 Februari sampai dengan 14 April 2012, bertempat di UPT

Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta Jl. Lingkar Selatan,

Tamantirto Kasihan, Bantul, Yogyakarta dan Tugas Akhir yang berjudul

“APLIKASI SIMPUST DALAM PENGOLAHAN SKRIPSI DAN BUKU

DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH

YOGYAKARTA” penulis dapat menarik kesimpulan antara lain:

5.1.1 Layanan yang terdapat program aplikasi SIMPUST terdiri dari tiga

macam, yaitu: layanan administrator yang hanya bisa diakses oleh


commit to user

82

admin UPT Perpustakaan Muhammadiyah Yogyakarta; Operator yang

melakukan kegiatan sirkulasi; Pengguna (User) yang hanya bisa

mengakses katalog online (OPAC), memesan buku dan memberikan

kritik saran.

5.1.2 Proses pengolahan buku menggunakan aplikasi SIMPUST yang

menggunakan menu administrator memiliki beragam menu seperti

menu pengarang, menu penerbit, dan kelengkapan lainnya sehingga

pengisian metadata buku tidak terdapat dalam satu menu.

5.1.3 Tidak berbeda jauh dengan pengolahan buku, pengolahan skripsi ke

dalam aplikasi SIMPUST juga mengisi metadata yang tidak terdapat

dalam satu menu. Akan tetapi pengisian metadata lebih praktis

dikarenakan data mahasiswa sudah ada dalam server sehingga otomatis

mengisi metadata setelah memilih data sesuai Nomor Induk

Mahasiswa yang dicari. Upload data skripsi dari Bab I hingga akhir

berjalan otomatis karena semua data skripsi tersimpan dalam satu

folder tanpa harus upload data skripsi satu persatu.

5.1.4 Tidak berbeda dengan perpustakaan lain, kegiatan pemasukan data

buku dan skripsi ke dalam aplikasi SIMPUST juga mengalami

berbagai hambatan seperti pengisian data buku seperti, pengisian data

nama pengarang, nama penerbit dan detail buku tidak terdapat dalam

satu menu sehingga masih kurang efektif. Sedangkan hambatan dalam

pemasukan data skripsi apabila salah dalam pemberian nama


commit to user

83

penyimpanan masing- masing bagian skripsi maka data skripsi tidak

terdeteksi saat upload skripsi. Namun dibalik kekurangan itu aplikasi

SIMPUST juga memiliki kelebihan bisa langsung mencetak nomor

panggil buku melalui menu Pembuatan Katalog dan Upload file skripsi

dari halaman sampul hingga bab akhir bisa dalam sekali update

sehingga lebih efisien.

5.2 Saran

Selama 2 bulan melaksanakan Kuliah Kerja PUSDOKINFO di UPT

Perpustakaan Muhammadiyah Yogyakarta belum bisa dikatakan cukup waktu

untuk memberikan penilaian, namun kiranya penulis dapat memberi saran

yang dimaksudkan untuk membantu kinerja UPT Perpustakaan

Muhammadiyah Yogyakarta, yaitu:

5.2.1 Lebih mengoptimalkan Sumber Daya Manusia (SDM) untuk

mengikuti pelatihan-pelatihan tentang teknologi komputer demi

menunjang sistem otomasi.

5.2.2 Barcode rusak/kotor yang mengakibatkan scanner tidak bisa membaca

barcode hendaknya segera diperbaharui sehingga dapat membuat

layanan peminjaman lebih efisien.

5.2.3 Pengerakkan buku terbilang masih lambat karena tumpukan buku yang

berasal dari pengembalian sebagian dikumpulkan menjadi satu dirak

tertentu tidak langsung dikerakkan, jadi kegiatan pengerakkan buku


commit to user

84

(shelving) hendaknya dilakukan secara kontinuitas sehingga

memudahkan pengunjung dalam pencarian buku.

5.2.4 Untuk memasukkan nama pengarang dan nama penerbit tidak terdapat

dalam satu metadata sehingga harus pindah dari menu satu ke menu

lainnya untuk memasukkan, hendaknya membuat pengisian metadata

aplikasi SIMPUST yang lebih efisien.

5.2.5 Suasana kekeluargaan yang sudah berjalan baik selama ini baik antara

pimpinan dengan karyawan maupun sesama karyawan dapat terus

dibina agar tercipta suasana kerja yang kondusif yang berujung pada

kemajuan perpustakaan.

aplikasi simpust dalam pengolahan skripsi …/aplikasi...perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id...

Documents