analysis plan system

ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

A. Sistem

1. Pengertian Sistem

Secara umum sistem adalah suatu kelompok atau kumpulan dari beberapa

bagian tertentu yang saling berhubungan untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Sistem adalah suatu group dari elemen-elemen baik berbentuk fisik

maupun bukan fisik yang menunjukkan suatu kumpulan saling berhubungan

diantaranya dan berinteraksi bersama-sama menuju satu atau lebih tujuan,

sasaran atau akhir dari sistem.

Menurut Gordon B. Davis (1991), Sistem secara fisik adalah kumpulan

dari elemen-elemen yang beroperasi bersama-sama untuk menyelesaikan sasaran

tertentu.

Menurut Raymond McLeod,Jr (1997), Sistem adalah sekelompok elemen-

elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu

tujuan.

Menurut Jogiyanto HM (2001), Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja

dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan , berkumpul bersama-sama

untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran

tertentu.

Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur

bertujuan menekan urutan-urutan operasi di dalam sistem. Pendekatan sistem

yang merupakan kumpulan dari elemen-elemen atau komponen-komponen atau

subsistem-subsistem merupakan definisi yang mempunyai tujuan luas. Definisi

ini dapat diterima karena kenyataan suatu sistem dapat terdiri dari subsistem-

subsistem. Subsistem-subsistem dalam suatu sistem tidak dapat berdiri sendiri,

subsistem membentuk suatu satu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran dari

sistem dapat tercapai.

Dari pengertian sistem diatas dapat disimpulkan bahwa sistem harus

memiliki komponen :

1. Kelompok dari bagian-bagian tertentu

Artinya sebuah sistem harus memiliki lebih dari satu bagian.

2. Bagian yang saling berhubungan

Seluruh bagian yang terdapat pada sistem harus mempunyai hubungan

secara logika dengan bagian yang lain.

3. Tujuan umum guna mencapai sasaran

Sebuah sistem dirancang untuk mencapai suatu tujuan. Seluruh bagian akan

bekerja lebih keras dan lebih banyak untuk mencapai sasaran dari sistem

dibandingkan dengan sasaran dari bagian tersebut.

2. Prinsip Dasar Sistem

Sistem, berdasarkan prinsip dasarnya secara umum terbagi dalam :

1. Sistem terspesialisasi, adalah sistem yang sulit diterapkan pada lingkungan

yang berbeda.

2. Sistem besar, adalah sistem yang sebagian besar sumber dayanya berfungsi

melakukan perawatan harian.

3. Sistem sebagai bagian sistem lain, sistem selalu merupakan bagian dari

sistem yang lebih besar, dan dapat terbagi menjadi sistem yang lebih kecil.

4. Sistem berkembang, walaupun tidak berlaku bagi semua sistem namun

hampir semua sistem berkembang.(Pohan dan Bahri., 1997)

3. Klasifikasi Sistem

Suatu sistem dapat diklasifikasikan sebagai berikut :

1. Sistem Abstrak ( Abstract Sistem )

Sistem yang berupa pemikiran-pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak

secara fisik.

Contoh : sistem teologia yaitu sistem yang berupa pemikiran – pemikiran

hubungan antara manusia dengan Tuhan.

2. Sistem Fisik ( Phisik Sistem )

Sistem yang ada secara fisik atau dapat tampak secara fisik.

Contoh : sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi.

3. Sistem Terbuka ( Open Sistem )

Merupakan sistem yang berhubungan dan terpengaruh lingkungan luarnya.

Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk

lingkungan luar atau subsistem lain.

4. Sistem Tertutup ( Closed Sistem )

Merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan

lingkungan luar. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut

campur tangan pihak lainnya.

4. Karakteristik Sistem

1. Bagian-bagian Sistem ( Components )

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang

artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-

komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa subsistem atau

bagian-bagian dari sistem. Suatu sistem baik besar maupun kecil pasti

mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem.

2. Batas Sistem ( Boundary )

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem

dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem

ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas

suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.

3. Lingkungan Luar Sistem ( Environment )

Lingkungan luar dari sistem adalah segala sesuatu yang berada diluar batas

dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar dapat

menguntungkan atau merugikan sistem.

4. Penghubung Sistem ( Interface )

Penghubung merupakan media penghubung antara subsistem yang satu

dengan subsistem yang lainnya sehingga sumberdaya-sumberdaya yang

ada dapat mengalir sesuai dengan sistem yang berjalan.

5. Masukan Sistem (input)

Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan kedalam sistem yang

dapat berupa perawatan dan masukan sinyal untuk diolah menjadi

informasi.

6. Keluaran Sistem (output)

Kaluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi

keluaran yang berguna bagi pemakainya.

7. Pengolah Sistem ( Process )

Suatu sistem dapat memiliki suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri

yang menjadi pengolahnya. Pengolah akan merubah masukan (input)

menjadi keluaran (output).

8. Sasaran Sistem ( Goal )

Suatu sistem mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective) agar sistem

tersebut mempunyai kegunaan. Suatu sistem dikatakan berhasil bila dapat

mecapai tujuan dan sasarannya.

9. Pengendalian ( Control )

Berfungsi sebagai pengendali atau pengawasan dari pelaksanaan

pencapaian tujuan sistem. Kontrol ini dapat berupa : kontrol pemasukkan

data / input, kontrol pengoperasian dan kontrol pengeluaran data / output.

Bagian yang terpenting dalam sistem adalah adanya sumber daya

masukan (input) yang mengalir melalui elemen proses (transformasi) untuk

diolah menjadi sumber daya keluaran (output). Suatu mekanisme kontrol yang

akan mengawasi jalannya sistem tersebut untuk meyakinkan bahwa sistem

tersebut dapat mencapai tujuannya yang dihubungkan pada arus sumberdaya

dengan memakai sumber lingkaran umpan balik (feedback loop) yang

mendapatkan informasi dari keluaran (output) sistem dan menyediakan

informasi bagi mekanisme kontrol. Mekanisme kontrol membandingkan

sinyal-sinyal umpan balik dengan tujuan, dan mengarahkan sinyal pada elemen

masukan (input) jika sistem operasi memang harus diubah. Hubungan

masukan, proses, keluaran, kontrol dan tujuan dapat digambarkan sebagai

berikut :

Bagian-bagian dari sistem yang dapat mengendalikan

operasinya sendiri

B. Informasi

1. Pengertian Data

Data terdiri dari fakta–fakta dan angka–angka yang secara relatif tidak

berarti bagi pemakai. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu

kejadian–kejadian dan kesatuan nyata. Data merupakan bentuk yang masih

mentah yang belum dapat berceritera banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut.

Data diolah melalui suatu model untuk dihasilkan informasi.

2. Pengertian Informasi

Menurut Gordon B.Davis (1991), Informasi adalah data yang telah diolah

menjadi bentuk yang penting bagi penerima dan punya nilai nyata dan dapat

digunakan untuk mengambil keputusan baik sekarang maupun masa yang akan

datang.

tujuantujuan

kontrolkontrol

prosesproseskeluaraankeluaraanmasukanmasukan

Menurut Raymond McLeod, Jr (1997), Informasi adalah data yang telah

diproses, atau data yang memiliki arti.

Menurut Jogiyanto HM (2001), Informasi adalah data yang diolah

menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa informasi adalah :

1. Data yang diolah menjadi bentuk–bentuk yang lebih berguna dan berarti

bagi penerimanya.

2. Gambaran dari suatu kejadian–kejadian (even–even) dan kesatuan nyata.

3. Dapat digunakan untuk mengambil keputusan.

3. Kualitas Informasi

Agar informasi yang dihasilkan mempunyai manfaat bagi pengguna

informasi, maka informasi hendaknya memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :

1. Benar (akurat) artinya informasi yang dihasilkan mencerminkan keadaan

yang sebenarnya, bukan hasil dari manipulasi data.

2. Tepat waktu, artinya informasi dapat disajikan tepat pada waktunya yaitu

pada saat informasi tersebut dibutuhkan oleh pengguna.

3. Relevan, artinya informasi tersebut tepat guna bagi yang menerima atau

pemakai informasi.

4. Lengkap, artinya informasi memberikan semua kebutuhan pengguna yang

perlu diketahui.

4. Nilai Informasi

Informasi merupakan elemen yang penting dalam merancang suatu

sistem, karena pada dasarnya informasi mewakili seluruh sumber daya fisik yang

terdiri dari sumber daya masukan (input), proses (transformasi) dan sumber daya

keluaran (output). Dalam keadaan dunia yang tidak menentu informasi dapat

mengurangi ketidakpastian dan mengubah kemungkinan-kemungkinan hasil

yang diharapkan dalam sebuah situasi keputusan. Oleh karena itu informasi

sangat bernilai dalam suatu pengambilan keputusan.

Informasi berbeda dalam mutunya disebabkan oleh penyimpangan atau

kesalahan. Mutu informasi itu lebih penting dari pada jumlahnya, di pihak lain

penyimpangan mudah menyesuaikannya. Menjadi masalah yang lebih sulit

karena untuk menyesuaikannya tidak mudah, kesalahan itu disebabkan oleh :

a. Metode pengumpulan dan pengukuran data yang tidak tepat.

b. Hilang atau tidak terolahnya data.

c. Pemeriksaan atau pencatan data yang salah.

d. Dokumen sejarah yang salah.

e. Tidak dapat mengikuti prosedur pengolahan yang benar.

f. Kesalahan dilakukan dengan sengaja.

C. Sistem Informasi

1. Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi adalah suatu kegiatan dari prosedur-prosedur yang

diorganisasikan, bilamana dieksekusi akan menyediakan informasi untuk

mendukung pengambilan keputusan dan pengendalian didalam organisasi.

(Jogiyanto H.M., 2001).

2. Komponen Sistem Informasi

Menurut Burch dan Gary Grusdnitski sistem informasi terdiri dari

beberapa komponen yang disebut dengan blok bangunan (building block) yaitu

blok masukan, blok model, blok keluaran, blok teknologi, blok basis data, dan

blok kendali/kontrol.

1. Masukan atau Input

Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi, termasuk

metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan,

dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

2. Model

Merupakan kombinasi dari prosedur, logika dan model matematika yang

akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan

cara tertentu untuk menghasilkan keluaran atau output yang diinginkan.

3. Keluaran atau Output

Keluaran merupakan hasil dari suatu sistem informasi yaitu informasi yang

berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan

manejemen serta semua pemakai sistem.

4. Teknologi

Teknologi merupakan “kotak alat” dalam sistem informasi. Teknologi

digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan

mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu

pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 bagian

utama yaitu : teknisi (brainware), perangkat lunak (software) dan perangkat

keras (hardware). Teknisi dapat berupa orang yang mengetahui teknologi

dan membuatnya dapat beroperasi. Software merupakan program yang

membuat hardware bekerja dan memerintahkannya beroperasi sesuai dengan

model. Hardware terdiri dari bermacam–macam alat yang dibutuhkan dalam

sistem informasi, yaitu : alat-alat input, alat proses, alat output dan simpanan

luar.

5. Basis data atau Database

Merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang

lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat

lunak untuk memanipulasinya.

6. Pengendali atau Control

Merupakan pengendalian dari sistem informasi karena sistem informasi

cenderung dapat rusak, seperti : kegagalan dari sistem, kesalahan proses.

D. Pengertian Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen merupakan penerapan sistem informasi dalam

organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua

tingkatan manajemen.

Gordon B. Davis (1991) berpendapat bahwa sistem informasi manajemen

merupakan sebuah sistem manusia atau mesin yang terpadu untuk menyajikan

informasi guna mendukung fungsi operasi manajemen, pengambilan keputusan

dalam sebuah organmisasi.Gordon menegaskan bahwa sistem informasi manajemen

selalu berhubungan dengan pengolahan informasi yang berbasis pada komputer,

sistem informasi manajemen merupakan suatu sistem yang melakukan fungsi-fungsi

untuk menyediakan semua informasi yang mempengaruhi semua operasi organisasi

dan kumpulan dari sistem-sistem informasi.

Sedang menurut Raymond Mc. Leod, Jr. (1996), sistem Informasi

Manajemen didefinisikan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan

informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para pemakai

biasanya membentuk suatu entitas organisasi formal perusahaan atau sub unit di

bawahnya. Informasi menjelaskan perusahaan atau salah astu sistem utamanya

mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan

apa yang mungkin terjadi di masa datang. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk

laporan periodik, laporan khusus, dan output dari simulasi matematika. Output

informasi digunakan manajer maupun nonmanajer dalam perusahaan saat mereka

membuat keputusan untuk pemecahan masalah.

Menurut James A. F. Stoner (1991) Sistem Informasi Manajemen

mengandung elemen-elemen fisik yaitu :

1. Perangkat keras komputer (hardware)

2. Perangkat lunak komputer (software)

3. Database (data yang tersimpan dalam media penyimpanan)

4. Prosedur

5. Petugas pengoperasian.

Menurut George M. Scott (1986), SIM adalah kumpulan dari interaksi–

interaksi sistem–sistem informasi yang menyediakan informasi baik untuk

kebutuhan manajerial maupun kebutuhan operasi.

Menurut Barry E. Cushing ( 1974), SIM adalah kumpulan dari manusia

dan sumber–sumber daya modal di dalam suatu organisasi yang bertanggung

jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menghasilkan informasi yang

berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan

pengendalian.

Menurut Frederick H. Wu (1984), SIM adalah kumpulan–kumpulan dari

sistem – sistem yang menyediakan informasi untuk mendukung manajemen.

Dari beberapa definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa SIM adalah :

1. Kumpulan dari interaksi sistem–sistem informasi;

2. menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen.

Jadi sistem informasi manajemen adalah suatu organisasi dan disatukan

bila perlu dengan maksud memberikan data kepada manajemen setiap waktu

diperlukan, baik data yang bersifat ekstern atau intern untuk dijadikan sebagai

dasar pengambilan keputusan dalam rangka mencapai tujuan organisasi.

E. Sistem Informasi Berbasis Komputer ( CBIS )

Menurut Raymond McLeod, Jr (1997), Sistem Informasi berbasis komputer

terdiri dari 5 subsistem yaitu :

a. Sistem Informasi Akuntansi (SIA)

Adalah CBIS yang bertanggung jawab memenuhi kebutuhan informasi diluar

perusahaan. SIA bertanggung jawab untuk menyediakan informasi bagi tiap

elemen lingkungan kecuali pesaing. SIA melaksanakan 4 tugas dasar

pengolahan data yaitu : pengumpulan data, manipulasi data, penyimpana data

dan penyiapan dokumen.

b. Sistem Informasi Manajemen ( SIM )

Yaitu suatu sistem informasi berbasis komputer yang menyediakan informasi

bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Contoh dari SIM antra

lain : Sistem Informasi Pemasaran, Sistem Informasi Manufaktur, Sistem

Informasi Keuangan dan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia.

c. Sistem Pendukung Keputusan ( DSS )

DSS menyediakan informasi pemecahan masalah maupun kemampuan

komunikasi dalam memecahkan masalah terstruktur dan semi terstruktur.

Informasi yang dihasilkan adalah dal;am bentuk periodik dan khusus, dan output

dari model matematika dan sistem pakar.

d. Sistem Otomatisasi Kantor

Otomatisasi kantor mencakup semua sistem elektronik formal dan informal

terutama berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang–orang di

dalam maupun di luar perusahaan. Informasi otomatisasi kantor tiba lebih cepat

dan dalam bentuk yang lebih baik dibanding dengan media lain.

e. Sistem Pakar

Sistem pakar memiliki potensi untuk memperluas kemampuan pemecahan

masalah manajer melebihi kemampuan normalnya. Sistem pakar menawarkan

keunggulan untuk perusahaan dan manajer yang menggunakannya.

( Model CBIS )

F. Analisa Sistem

1. Pengertian Analisa Sistem

Analisa sistem adalah panguraian dari suatu sistem informasi yang utuh

kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk

mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan,

kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-

kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan.

Analisa sistem mempelajari interaksi-interaksi yang sepenuhnya rumit,

tidak terdefinisi dan sukar, antarmanusia, kelompok manusia, komputer dan

organisasi. Analisa sistem menggabungkan laporan surxey dan kebijakan

pemakai menjadi spesifikasi yang relatif terstruktur dengan menggunakan model.

2. Tahap-tahap Analisa Sistem

Masalah

Masalah

Keputusan

Pemecahan masalah

Pemecahan masalah

InformasiInformasi

Sistem Informasi Berbasis Komputer ( CBIS )

Sistem Informasi Berbasis Komputer ( CBIS )

Sistem Informasi Akuntansi

Sistem Informasi Akuntansi

Sistem Informasi Manajemen

Sistem Informasi Manajemen

Sistem Pendukung Keputusan

Sistem Pendukung Keputusan

Sistem Otomatisasi Kantor

Sistem Otomatisasi Kantor

Sistem PakarSistem Pakar

1. Mengidentifikasi masalah yang ada pada perusahaan (identify)

a. Mengidentifikasi penyebab masalah

b. Mengidentifikasi titik keputusan

c. Mengidentifikasi personil-personil kunci

2. Memahami kerja sistem yang ada (understand)

a. Menentukan jenis penelitian

b. Merencanakan jadwal penelitian

c. Membuat penugasan penelitian

d. Membuat agenda wawancara

e. Mengumpulkan hasil penelitian

3. Menganalisis sistem (analize)

4. Membuat laporan hasil analisis (report)

3. Alat bantu dalam Analisa Sistem

Dalam menganalisa suatu sistem dibutuhkan suatu alat bantu untuk

merepresentasikan sistem yang sedang dianalisa khususnya mengenai bagian,

prosedur dan proses yang ada pada sistem tersebut. Alat bantu yang digunakan

adalah :

a. Bagan Alir Dokumen

Bagan alir (flowchart) adalah bagan yang menunjukkan alir di dalam

program atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir ini digunakan

terutama untuk mendefinisikan hubungan antara bagian (pelaku proses),

proses manusia maupun proses komputer dan aliran data (dalam bentuk

keluaran dan masukan). Ada beberapa pedoman yang perlu diperhatikan

dalam membuat bagan alir, yaitu :

1. Bagan alir sebaiknya digambar dari atas ke bawah dan mulai dari bagian

kiri dari suatu halaman.

2. Kegiatan di dalam flowchart harus ditunjukkan dengan jelas.

3. Harus ditunjukkan dari mana kegiatan akan dimulai dan dimana akan

berakhir.

4. Masing-masing kegiatan flowchart harus di dalam urutan yang

semestinya.

5. Kegiatan yang terpotong dan akan disambung di halaman yang lain harus

ditunjukkan dengan jelas menggunakan simbol penghubung.

6. Gunakanlah simbol-simbol flowchart yang standar.

b. Bagan Alir Sistem

Bagan alir sistem (systems flowchart) merupakan bagan yang

menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini

menjelaskan urut-urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem

dan menunjukkan apa yang dikerjakan oleh sistem. Simbol-simbol yang

digunakan dalam bagan alir sistem :

SIMBOL KETERANGAN

DOKUMEN

Untuk menunjukkan dokumen input dan output baik

untuk proses manual, mekanik atau komputer

PROSES MANUAL

Digunakan untuk menunjukkan kegiatan manual

SIMPANAN OFF-LINE

Digunakan untuk file non komputer yang diarsip urut

angka (numerical)


huruf (alphabetical)


tanggal (cronological)

KARTU PLONG

Digunakan untuk menunjukkan input / output yang

menggunakan kartu plong (punched card)

PROSES

Digunakan untuk menunjukkan kegiatan proses dari

operasi program komputer

PENGURUTAN OFF-LINE

Digunakan untuk menunjukkan pengurutan data di

luar proses computer

PITA MAGNETIK

Digunakan untuk menunjukkan input / ouput

menggunakan pita magnetik

N

N

A

A

D

C

HARD DISK

Digunakan untuk menunjukkan input / output yang

menggunakan hard disk

DISKETTE

Digunakan untuk menunjukkan input /output

menggunakan diskette

DRUM MAGNETIK

Digunakan untuk menunjukkan I nput /output

menggunakan drum magnetik

PITA KERTAS BERLUBANG

Digunakan untuk menunjukkan input / output

menggunakan pita kertas berlubang

KEYBOARD

Digunakan untuk menunjukkan input yang

menggunakan on-line keyboard

DISPLAY

Digunakan untuk menunjukkan output yang

ditampilkan di monitor

GARIS ALIR

Digunakan untuk menunjukkan arus proses

PENJELASAN

Digunakan untuk menunjukkan penjelasan dari suatu

proses

PENGHUBUNG (KONEKTOR)

Digunakan untuk menunjukkan hubungan dengan

halaman lain

Digunakan untuk menunjukkan hubungan dengan

bagian lain dalam satu halaman

4. Identifikasi Variabel dan Data Penelitian

Dalam penelitian digunakan suatu variabel untuk mempermudah penelitian.

Secara umum variabel dapat diartikan sebagai suatu informasi tertentu yang

nilainya tidak tetap. Sedangkan suatu variabel memiliki suatu nilai tertentu yang

disebut dengan data.

Variabel penelitian adalah segala sesuatu yang menjadi obyek penelitian

yang bersifat spesifik.

Jenis klasifikasi variabel dan data penelitian dapat dikelompokkan sebagai

berikut :

a. Menurut skala pengukurannya.

1. nominal : tidak ada tingkatan / jenjang

2. ordinal : terdapat tingkatan / jenjang

3. interval : tidak mengenal nilai mutlak

4. rasio : mengenal nilai mutlak

b. menurut sifat fisik

1. kualitatif : data yang berbentuk selain angka

2. kuantitatif : data yang berbentuk angka

c. menurut cara pengukurannya

1. diskrit : data hasil pencacahan

2. kontinu : data hasil pengukuran

d. menurut cara pengumpulannya

1. primer : data yang diperoleh secara langsung pada obyek

penelitian

2. skunder : data yang diperoleh secara tidak langsung pada obyek

penelitian baik melalui literatur-literatur maupun studi

pustaka.

e. menurut sumber data

1. intern : data yang diperoleh dari dalam instansi yang didapatkan

dengan cara wawancara dan observasi.

2. ekstern : merupakan data yang diperoleh selain dari instansi baik

dari dokumen-dokumen, buku-buku maupun informasi-

informasi dari pihak lain.

5. Metode pengumpulan data

Kualitas data tidak hanya ditentukan oleh reliabilitas dan validitas dari alat

ukurnya saja, tetapi juga ditentukan bagaimana cara pengumpulannya.

Beberapa aspek dalam proses pengumpulan data yaitu :

- data apa yang dikumpulkan (what)

- dengan apa data itu dikumpumpulkan (with)

- darimana data akan dikumpulkan (where)

- kapan data tersebut dikunpulkan (when)

- bagaimana cara mengumpulkan data tersebut (how)

Sedangkan dalam mengumpulkan data terdapa beberapa cara yaitu :

a. Observasi : pengumpulan data melalui pengamatan dan pencatatan

terhadap gejala/peristiwa yang diselidiki pada obyek

penelitian.

b. Interview : pengumpulan data melalui tatap muka dan tanya jawab

langsung dengan sumber data atau pihak-pihak yang

berkepentingan dalam penelitian.

c. Studi pustaka : untuk mencari teori/konsep/generalisasi yang dapat

digunakan sebagai landasan teori/kerangka dalam

penelitian dan membandingkan antara teori yang ada

dengan fakta yang ada di lapangan.

d. Survei : pengumpulan data melalui permintaan keterangan /

jawaban kepada sumber data dengan menggunakan

daftar pertanyaan / kuesioner / angket / sebagai alatnya.

Studi KasusSistem Pengajian di Toserba Rame Sekali

Jl. Anusopati 20 A Singosari

A. Latar Belakang Masalah

Toserba Rame Sekali merupakan toko serba ada yang terletak dijalan

Anusopati 20 A Singosari yang melakukan usaha dibidang penjualan barang –

barang kebutuhan hisup sehari hari dan kebutuhan yang lain. Misalnya sabun,

pakain, kursi dan sebagainya. Secara kesuluruhan toserba ini sudah lebih unggul

dibanding toserba lian di Singosari.

Satu hal yang masih perlu untuk dibenahi dari toserba ini adalah cara

pembayaran gaji kepada para karyawannya yang masih melalui cara yang manual.

Sehingga seringkali terjadi kesalahan dalam jumlah uang yang diterima dan

buiasanya dalam jumlah digit atau selisih perhitungan jam lembur dan perhitungan

yang lainya. Oleh karena itu perlu dibuat rancangan sistem yang nantinya bisa dibuat

program aplikasi pengajian di toserba ini.

B. Struktur Organisasi

Karena fokus yang akan dibahas adalah sistem pengajian karyawan maka struktur

yang ditampilkan adalah Bagian Personalia.

Gambar Struktur Organisasi Bag. Personalia

Staf Personalia

Kasir

Pengawas Bag Produksi

Pengawas Bag Kebersihan

Pengawas Bag Gudang

Pengawas Bag Kantor

Karyawan Bag Produksi

Karyawan Bag Kebersihan

Karyawan Bag Gudang

Karyawan Bag Kantor

Secara garis besar, sistem pengajian pegawai yang berlaku dapat dilihat pada gambar

berikut ini :

Gambar Sistem Pengajian Karyawan pada Toserba Rame Sekali

C. Analisa Arus Informasi dalam Sistem

C.1. Diagram Alir Prosedur : Proses Pengajian Karyawan

KartuAbsen

Arsip Data Karyawan

Absensi Karyawan dgn Kartu

1

Pengawas mengumpulkan Absensi

Staf Personalia

Pengawas Departemen

Kasir Karyawan

2

Personalia menghitung jam kerja dan potongan gaji

3

4

Kasir menyerahkan gaji + kuintansi pd karyawan

C.1.1. Level 0

Gambar Level 0 Proses Pengajian Karyawan

C.1.2. Level 1:Proses Absensi Karyawan

Gambar Level 1 Proses Absen Karyawan

C.1.3. Level 1 : Proses Perhitungan Jam Kerja Karyawan

Staff Personalia

Karyawan P.1

Presensi

P.2

Perhitungan Jam Kerja

File Presensi File Karyawan

P.1

Presensi

P.1.1

Mencatat jam masuk pd kartu absen

P.1.2

Bekerja

P.1.3

Mencatat jam selesai pd kartu

absen

Karyawan

Karyawan

P.2.1

Kalkulasi Jam Kerja

P.2.1

Kalkulasi Gaji

Staf Personalia Kasir

Gambar Level 1 : Proses Perhitungan Jam Kerja Karyawan

C.1.4. Level 1 : Proses Pengajian Karyawan

Gambar Level 1: Proses Pengajian Karyawan

D. Arus Data Setelah Komputerisasi

D.1.Data Flow Diagram (DFD) : Proses Pengajian Karyawan Setelah Ada Sistem

Informasi

D.1.1.Level 0 : Proses Pengajian Karyawan

Gambar : Level 0 : Proses Pengajian Karyawan

D.1.2. Level 1: Proses Pengajian Karyawan

Pengawas File Absensi

P.3.1

Pembayaran Gaji

KasirStaf Personalia

1.0

Dep. Personalia

Sistem InformasiKaryawan

NamaTanggal

LahirPendidikan

AlamatAgama

NIKGaji Pokok

TangalMasuk

Pot_Asuransi

1.1

Dep.Personalia Dep.Personalia

Karyawan

Karyawan

Gambar Level 1: Proses Pengajian Karyawan

D.1.3. Level 2 : Proses Pengajian Karyawan

Gambar Level 2 : Proses Pengajian Karyawan

D.2.Data Flow Diagram (DFD ): Proses Perhitungan Gaji Karyawan Setelah Ada Sistem

Informasi

D.2.1.Level 0 : Proses Perhitungan Gaji Karyawan

1.1

Data Entri

Dep.Personalia

1.1.1

Tambah Data

1.1.4

Lihat Data

1.1.2

Edit Data

1.1.3

Hapus Data

D1 Karyawan

D1 Karyawan

D1 Karyawan

D1 Karyawan

Dep.PersonaliaKaryawan

Entri Data

Entri Gaji

SistemInformasi

DepartemenPersonalia

Karyawan

NIKJuml.Jam.Kerja

BonusPotGaji

NIKJuml.Jam.Kerja

BonusPotGaji

ManajerTot.Jam.Lembur

Tot.Upah.Lembur

Gambar Level 0: Proses Perhitungan Gaji Karyawan

D.2.2.Level 1 : Proses Perhitungan Gaji Karyawan

Gambar Level 1 : Proses Perhitungan Gaji Karyawan

D.2.3. Level 2 : Proses Perhitungan Gaji Karyawan

Sistem Informasi

3.1

Data Entri

3.2

Slip Gaji

DepartemenPersonalia

3.3

LaporanManajer

D5 Potongan

3.1.1

Perhitungan Gaji

3.2.3

Slip Gaji

SistemInformasi Sistem

Informasi

3.3.2

Laporan Gaji

D1 KaryawanD2 Absen

D1 KaryawanD6 Gaji Karyawan

i

D6 Gaji

D1 Karyawan

D4 Bagian

D2 Absen

D3 Jabatan

Manajeri

Gambar Level 2 Proses Perhitungan Gaji Karyawan

D.3.Data Flow Diagram (DFD ) : Proses Absensi Karyawan

D.3.1.Level 0 : Proses Absensi Karyawan

Data Entry Data Raport

Karyawan Pengawas Sistem Informasi Departemen Personalia

Absensi

Gambar Level 0 : Proses Absensi Karyawan

D.3.2. Level 1 : Proses Absensi Karyawan

D.3.3. Level 2 : Proses Absensi Karyawan

NIKTanggal

Jam_MasukJam_Keluar

NIKTanggal

Jam_MasukJam_KeluarKeterangan

Manager

Data entry

Karyawan Pengawas2.1

Data entry

Sistem Informasi

2.2

Laporan

Departemen Personalia

2.3

Laporan

Manajer

Data entry

Karyawan Pengawas 2.1.1

Inpu Data

2.1.2

Grafik Kehadiran

Sistem Informasi

D1 Karyawan D1 Karyawan

D2 Absen

2.1.2

Edit Data

2.3.2

Laporan/Periode

2.3.2

Laporan/Bagian

Departemen Personalia

D2 Absen

D1 Karyawan

D2 Absen

D1 Karyawan

D2 Absen

D1 Karyawan

D2 Absen

Manager

Gambar Level 2 : Proses Absensi Gaji Karyawan

Kamus Data

Pada Kamus Data ( data dictionary ) ini, semua jenis data yang terlibat dalam proses

yang terjadi, didefinisikan dan dikumpulkan dalam bentuk penyajian sperti berikut :

File : Karyawan.Dbf

Nama Field Tipe Lebar Arti

NIK Character 5 Nomor Induk Karyawan

Nama Character 20 Nama Karyawan

Alamat Character 30 Alamat Karyawan

Status Character 11 Status Nikah Karyawan

Sex Character 6 Jenis Kelamin Karyawan

Tgl_Lahir Date 8 Tanggal Lahir Karyawan

Pendidikan Character 15 Ijazah Terakhir Karyawan

Agama Character 8 Agama Karyawan

Tgl_Msk_Kerja Date 8 Tanggal Masuk Kerja Karyawan

Kode_Jbtn Character 4 Kode Jabatan

Kode_bgn Character 4 Kode Bagian

Gol Character 4 Golongan

Pot_SPSI Numeric 8 Potongan Iuran SPSI Karyawan

Pot_Asuransi Numeric 8 Potongan Asuransi Karyawan

THR Numeric 8 Tunjangan Hari Raya

Bonus Numeric 8 Bonus Kerja Prestasi Karyawan

Tabel Kamus Data Karyawan

File : Golongan.Dbf


Gol Character 4 Golongan Karyawan

Gaji_Pokok Numeric 8 Gaji Pokok Karyawan

Asuransi Koperasi Numeric 8 Asuransi Koperasi Anggota

Tunj_Lembur Numeric 8 Tunjangan Lembur Karyawan

Tabel Kamus Data Golongan

File : Bagian.Dbf


Kode_bgn Character 4 Kode Bagian Karyawan

Nama_bgn Character 20 Nama Bagian Karyawan

Tabel Kamus Data Bagian

File : Jabatan.Dbf


Kode_jbtn Character 4 Kode Jabatan Karyawan

Nama_jbtn Character 20 Nama Jabatan Karyawan

Tunj_jbtn Numeric 8 Tunj Jabatan Karyawan

Tabel Kamus Data Jabatan

File : Absensi.Dbf


NIK Character 5 Nomor Induk Karyawan

Tgl_msk Date 8 Tanggal Masuk Karyawan

Kehadiran Character 11 Kehadiran Karyawan

Tabel Kamus Data Absen

F. Data ContohNIK(1) : 0001Nama Karyawan(2) : Drs. Ken Arok, M.KomAlamat(3) : Jalan Pemuda 12 SingosariAgama(4) : IslamJenis Kelamin(5) : Laki – lakiStatus(6) : MenikahPendidikan(7) : Master ( S2 )Tanggal Lahir(8) : 12 Mei 1970Tanggal Masuk Kerja(9) : 2 Mei 1998Jabatan(10) : PimpinanGolongan(11) : IV CBagian(12) : ProduksiGaji pokok(13) : Rp. 1.000.000 THR(20) : Rp.Potongan SPSI(14) : Rp. 5.000 Total Gaji(21) : RpPotongan Asuransi(15) : Rp. 10.000Iuran Koperasi(16) : Rp. 20.000Tunjangan Jabatan(17) : Rp. 30.000Tunjangan Lembur(18) : Rp. 10.000Bonus Prestasi(19) : Rp. 100.000

G. Desain Output ( Laporan )

G.1.Laporan Karyawan Per BagianLaporan Karyawan Per Bagian

Toserba “ Rame Sekali “Jl. Anusopati 20 A, Singosari

NIK Nama Alamat Jenis Kelamin Agama Jabatan

1 2 3 5 4 10

001 Drs.Ken

Arok,M.Kom

Jl.Pemuda 20

Singosari

Laki – Laki Islam Pimpinan

…… ….. …… ….. ….. …..

…… ….. …… ….. ….. …..

Gambar Laporan Karyawan Per Bagian

Kegunaan : Untuk mengetahui identitas karyawan perbagian / departemen

Pemakai : Pimpinan Perusahaan

Pengisi : Bagian Personalia

Sumber Data : Bagian Personalia

Frekuensi : Tergantung Keinginan dan Masalah Yang Ada

Rumus : -

Penyimpanan : 1 – 5 diambil dari Karyawan.dbf, 10 diambil dari Jabatan.Dbf

G.2.Laporan Karyawan KeseluruhanLaporan Karyawan Per Bagian


NIK Nama Alamat Jenis Kelamin Agama Jabatan

1 2 3 5 4 10

001 Drs.Ken

Arok,M.Kom

Jl.Pemuda 20

Singosari

Laki – Laki Islam Pimpinan

…… ….. …… ….. ….. …..

…… ….. …… ….. ….. …..

Gambar Laporan Karyawan Keseluruhan

Kegunaan : Untuk mengetahui identitas karyawan perbagian / departemen




Frekuensi : Tergantung Keinginan dan Masalah Yang Ada

Rumus : -

Penyimpanan : 1 – 5 diambil dari Karyawan.dbf, 10 diambil dari Jabatan.Dbf

G.3.Laporan Presensi KerjaLaporan Karyawan Per Bagian


Tanggal : 20 Pebruari 2006NIK Nama Bagian Jabatan Jam Lembur

( Jam )Jam Kerja

( Jam )1 2 12 10

001 Drs.Ken

Arok,M.Kom

Produksi Pimpinan 2 8

…… ….. …… ….. ….. …..

…… ….. …… ….. ….. …..

Gambar Laporan Presensi Karyawan

Kegunaan : Untuk Mengetahui prestasi dan kehadiran kerja karyawan




Frekuensi : Setiap Hari Kecuali Hari Libur dan Hari Besar

Rumus : -

Penyimpanan : 1 – 2 diambil dari Karyawan.dbf, 10 diambil dari Jabatan.Dbf, 12 diambil

dari Bagian.Dbf

H. Perancangan Formulir

H.1.Form Data Karyawan

Identitas KaryawanToserba “ Rame Sekali “

Jl. Anusopati 20 A, Singosari

NIK : 001

Nama : Drs. Ken Arok,M.KomTanggal Lahir : 12 Mei 1970Alamat : Jl. Pemuda 10 SingosariJenis Kelamin : Laki – LakiAgama : IslamTanggal Masuk Kerja : 2 Mei 1998Pendidikan : Master ( S2 )Status Menikah : MenikahJabatan : PimpinanBagian : Produksi

Gambar Desain Form Data Karyawan

Pengisi Formulir : Petugas Personalia

Pemakai : Bagian Personalia Perusahaan

Periode Masukan : Saat ada pegawai baru, atau saat membetulkan data pegawai

Frekuensi : Tidak tentu, biasanya hanya diperlukan pada saat awal komputerisasi

Rumus : -

Penyimpanan : Pada File Karyawan.dbf

H.2. Form Data Absen Karyawan

Gambar Desain Form Data Absen Karyawan

Pengisi Formulir : Petugas Pengawas

Pemakai : Bagian Personalia Perusahaan

Periode Masukan : Pada akhir jam kerja pegawai dalam satu hari

Frekuensi : Setiap Hari

Rumus : -

Penyimpanan : Absensi.Dbf

Absensi Karyawan

Toserba “ Rame Sekali “Jl. Anusopati 20 Singosari

Tanggal : 20 Pebruari 2006Nama : Drs. Ken Arok, M.KomJabatan : PimpinanBagian : Produksi

NIK Jam Masuk Jam Keluar Jam Lembur(Jam)

Jumlah Jam Kerja(Jam)

0001 08.00 16.00 2 8

H.3. Form Data Golongan Karyawan

Gambar Desain Form Data Golongan Karyawan

Pengisi Formulir : Bagian Keuangan

Pemakai : Bagian Keuangan

Periode Masukan : Tidak Tentu, jika ada perubahan golongan dari atasan

Frekuensi : -

Rumus : -

Penyimpanan : Golongan.Dbf

H.4. Form Data Jabatan Karyawan

Gambar Desain Form Data Jabatan Karyawan



Periode Masukan : Tidak Tentu, jika ada perubahan jabatan dari atasan

Frekuensi : -

Rumus : -

Penyimpanan : Jabatan.Dbf


INPUT DATA GOLONGANGolongan : IV CGaji Pokok : Rp. 1.000.000Iuran Kopersai : Rp. 20.000Tunjangan Lembur : Rp. 10.000


INPUT DATA JABATANKode Jabatan : 0001Nama Jabatan : PimpinanTunjangan Jabatan : Rp. 30.000

H.5. Form Data Bagian Kerja Karyawan

Gambar Desain Form Data Bagian Kerja Karyawan



Periode Masukan : Tidak Tentu, jika ada perubahan bagian dari atasan

Frekuensi : -

Rumus : -

Penyimpanan : Bagian.Dbf

H.6. Form Data Potongan Karyawan

Gambar Desain Form Data Potongan Karyawan



Periode Masukan : Tidak Tentu, jika ada perubahan potongan dari atasan

Frekuensi : -

Rumus : -

Penyimpanan : Potongan.Dbf

H.7. Form Data Pengajian Karyawan


INPUT DATA BAGIANKode Bagian : 0001Nama Bagian : Produksi


INPUT DATA POTONGANKode : 0001Potongan SPSI : Rp. 5.000Pot. Asuransi : Rp. 10.000


LAPORAN GAJI KARYAWANNIKTanggal GajiGolonganKode JabatanKode BagianPeriode 1 Pebruari 2006 s/d 28 Pebruari 2006Gaji Pokok Rp.1.000.000Pot. SPSI Rp. 5.000Pot.Asuransi Rp. 10.000Iuran Koperasi Rp. 20.000Tunj.Jabatan Rp. 30.000Tunj. Lembur Rp. 10.000Bonus Prestasi Kerja Rp. 100.000THR Rp. -Total Gaji Rp. 1.105.000

Gambar Desain Form Data Pengajian Karyawan



Periode Masukan : Akhir Bulan

Frekuensi : Setiap Bulan

Rumus : Total Gaji =(Gaji Pokok+Tunj2+Bonus+THR) – (Potongan2)

Penyimpanan : Diambil dari Karyawan.Dbf,Bagain.Dbf, Jabatan.Dbf, Golongan.Dbf,

Absen.Dbf

I. Perancangan Layar Masukan

I.1.Data KaryawanToserba “ Rame Sekali “

Jl. Anusopati 20 Singosari

DATA KARYAWAN

Prev Next First Last Browse Search Add Delete Exit

NIK : 0001Nama : Drs. Ken Arok, M.KomAlamat : Jl. Pemuda 20 SingosariAgama : IslamJenis Kelamin : Laki – lakiStatus : MenikahKode Bagian : 0001Kode Jabatan : 0001Golongan : 4 C

Gambar Desain Layar Masukan Data Karyawan

I.2. Absen Karyawan

Gambar Desain Layar Masukan Data Absen Karyawan

I.3. Data Golongan Karyawan

Absensi Karyawan


Tanggal : 20 Pebruari 2006Nama : Drs. Ken Arok, M.KomJabatan : PimpinanBagian : Produksi

NIK Jam Masuk Jam Keluar Jam Lembur(Jam)

Jumlah Jam Kerja(Jam)

0001 08.00 16.00 2 8



INPUT DATA GOLONGANGolongan : IV CGaji Pokok : Rp. 1.000.000Iuran Kopersai : Rp. 20.000Tunjangan Lembur : Rp. 10.000


Gambar Desain Layar Masukan Data Golongan Karyawan

I.4. Data Jabatan Karyawan

Gambar Desain Layar Masukan Data Jabatan Karyawan

I.5. Data Bagian Kerja Karyawan

Gambar Desain Layar Masukan Data Bagian Kerja Karyawan

I.6. Data Potongan Karyawan

Gambar Desain Layar Masukan Data Potongan Karyawan


INPUT DATA JABATANKode Jabatan : 0001Nama Jabatan : PimpinanTunjangan Jabatan : Rp. 30.000



INPUT DATA BAGIANKode Bagian : 0001Nama Bagian : Produksi



INPUT DATA POTONGANKode : 0001Potongan SPSI : Rp. 5.000Pot. Asuransi : Rp. 10.000


I.7. Data Pengajian Karyawan

Gambar Desain Form Data Pengajian Karyawan

Gambar Desain Layar Masukan Pengajian Karyawan


LAPORAN GAJI KARYAWANNIKTanggal GajiGolonganKode JabatanKode BagianPeriode 1 Pebruari 2006 s/d 28 Pebruari 2006Gaji Pokok Rp.1.000.000Pot. SPSI Rp. 5.000Pot.Asuransi Rp. 10.000Iuran Koperasi Rp. 20.000Tunj.Jabatan Rp. 30.000Tunj. Lembur Rp. 10.000Bonus Prestasi Kerja Rp. 100.000THR Rp. -Total Gaji Rp. 1.105.000


analysis plan system

Documents