analisis tata kelola ti - pt bgi.docx

7/22/2019 Analisis Tata Kelola TI - PT BGI.docx

1/10

1 | K e l o m p o k C

Analisis Tata Kelola TI

StudiKasus :PT.Blue Gas Indonesia

Ari Brahmadi1,Arif Maulana2, Erlangga Al Farozi3, Ferdi Fernando4, Stella TantraSetyady5

Program Studi Magister Teknologi Informasi

Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Indonesia, 2012

Abstract

Persaingan industri yang semakin ketat menuntut perusahaan harus memiliki nilai kepemimpinan

serta tata kelola TI yang baik.Untuk itu perlu diketahui peranan TI yang ada pada perusahaan

saat ini. PT. Blue Gas Indonesia yang merupakan perusahaan terdepan di bidangassemblingdan

distribusikitchen appliances & gas-refill akan menganalisa kepemimpinan terhadap Teknologi

Informasinya menggunakan diagram McFarlan serta tatakelola Teknologi Informasinya

menggunakan domain Weill and Ross serta berdasarkan hasil wawancara dan pengamatan yang

dilakukan oleh manager TI diketahui bahwa peran TI pada PT. Blue Gas Indonesia masih berada

pada kuadransupport.

I. PendahuluanSeiring dengan perkembangan waktu, pertumbuhan tren pemanfaatan TI dalam

menjalankan bisnis dalam perusahaan juga semakin pesat. Saat ini hampir semua perusahaan

telah memanfaatkan TI untuk mendukung proses bisnis dan mencapai tujuan perusahaan.

Namun, dari sekian banyak proyek TI yang dijalankan, hanya sedikit yang terhitung berhasil

memenuhi target dan menghasilkan peningkatan pendapatan bagi perusahaan. Berdasarkan

penelitian sebelumnya, kegagalan proyek TI disebabkan oleh kurangnya penerapan tata kelola

TI yang baik, sehingga pengelolaan aset TI perusahaan maupun pengambilan keputusan

dalam pemilihan proyek TI yang harus dijalankan masih dilakukan secara terpisah dan tidak

terstruktur. Penerapan tata kelola TI dalam suatu perusahaan juga harus disusun agar align

dengan strategi bisnis dan sesuai dengan peran TI pada perusahaan tersebut.

1Ari Brahmadi - 11061444242ArifMaulanaNurbani - 11061444563Erlangga Al Farozi - 11061446964Ferdi Fernando - 11061447465Stella TantraSetyady - 1106145345


2/10


PT. Blue Gas Indonesia merupakan perusahaan terdepan di bidang assembling dan

distribusi kitchen appliances & gas-refill. Bisnis yang dijalankan PT Blue Gas Indonesia

adalah melakukan produksi peralatan kebutuhan dapur yang aman, nyaman, dan mudah

digunakan. Produk yang dihasilkan terdiri dari 2 jenis:

Produk BluegazTerdiri dari peralatan utama memasak seperti kompor gas, selang, regulator, tabung gas

dengan merk bluegaz.

Produk VientaTerdiri darismart cooker, food processor, double pan, blenderdanpressure cooker.

Dalam pelaksanaan bisnis perusahaan, manajemen PT. Blue Gas Indonesia telah

merumuskan visi perusahaan yang sejalan dengan visi PT. Tigaraksa Satria, Tbk yaitu:

TO BECOME EXCELLENT AND SUCCESSFUL MARKET-DRIVEN COMPANY

IN PROVIDI NG KITCHEN APPLI ANCES AND GAS ENERGY

Dari visi tersebut ada 3 kata kunci yang menjadi penggerak organisasi, yaitu:

ExcellentExcellentmenunjukkan bahwa semua proses yang ada dilakukan secara baik dan benar,

sesuai dengan standar dan prosedur yang berlaku. Proses kerja excellentdicirikan dengan

rendahnya tingkat variasi proses dan tanpa cacat sehingga outputbaik berupaserviceatau

produk yang dihasilkan memenuhi harapan pelanggan.

SuccessfulSuccessfulberarti targetfinancialPT. Blue Gas Indonesia dapat tercapai, sehingga dalam

jangka panjang dapat menjamin kelangsungan hidup (sustainability) perusahaan.

Keberhasilan finansial perusahaan diukur dari pencapaisan EVA (Economic Value

Added) yang merupakan hasil perhitungan NOPAT dikurangi Cost of Capital.

Market-Dr iven Company in Providing Ki tchen Appl iances and Gas energyPT.Blue Gas Indonesia selalu berupaya memahami kebutuhan pelanggan dan

perkembangan pasar sesuai bisnis yang dijalani, sehingga nilai yang ditawarkan dapat

melebihi ekspektasi pelanggan.PT Blue Gas Indonesia juga telah menyusun strategi untuk


3/10


dapat mendukung tercapainya visi perusahaan. Strategi tersebut tertuang dalam BGI Strategy

Map pada Gambar 1.1.

Gambar 1.1. PT. BGI Strategy Map

Untuk mendukung kesuksesan strategy map PT BGI, maka perusahaan menyusun

company objective setiap tahunnya. Berikut adalah company objective PT BGI untuk tahun

2011-2012:

1. Mendukung Excell ent Service & SafetyJaminan layanan prima, keamanan dan kualitas produk melalui penerapan program-

program perusahaan :

Program Customer Care(Peduli Pelanggan) ProgramZero Bocor sampai di Pelanggan Standardisasi manajemen mutu ISO 9001:2008 diProduct Supply Business Process

2. Mendukung Sustain Sales GrowthPertumbuhan penjualan yang berkesinambungan melalui penerapan:

AreaManagement & Sales Force Management Direct Selling Sales Refill menjadi SBU independen yang saling mendukung antar pilar bisnis


4/10


Peningkatan peran dan kualitas Team Credit Management dalam mendukung salesappliance & sales refill

3. Mendukung Sustain EVA GrowthPertumbuhan perusahaan tercapai secara finansial melalui:

Revenue Growth(peningkatan penjualan dari konsumen yang menguntungkan) Productivity Improvement(perbaikan produktifitas secara berkelanjutan) Maximization of AssetUtilization(penggunaan aset secara efektif dan maksimal)

Demi tercapainya visi perusahaan, maka seluruh komponen perusahaan harus turut

serta berusaha menjalankan tugas dan tanggung jawab masing-masing dengan baik dan

optimal. Pelaksanaan peran dan tugas para karyawan telah terbagi dalam susunan struktur

organisasi PT Blue Gas Indonesia, yang disajikan dalam Gambar 1.3.

Gambar 1.2. Struktu rOr ganisasi PT. BGI

II. Landasan TeoriTata kelola TI merupakan bagian dari tata kelola korporat. Keefektifan penerapan tata

kelola TI pada suatu perusahaan dipengaruhi oleh pemahaman akan tujuan bisnis dan TI,

keterlibatan dari pihak steering committeesTI, adanya keseimbangan antara bisnis TI dalam

pengambilan keputusan, serta adanya strategi dan kebijakan TI yang dikomunikasikan dengan

baik (Paul L. Bowena, 2007). Menurut Van Grembergen (2004), tata kelola TI adalah

kapasitas organisasi yang dibuat oleh top managementdan manajemen TI untuk mengontrol

penyusunan dan implementasi strategi TI, sehingga dapat menjamin terjadinya perpaduan


5/10


antara bisnis dan TI. Tata kelola TI mencakup struktur pengambilan keputusan, proses

alignment, dan perangkat komunikasi (Weill & Ross, 2004).

Terdapat tiga hal penting yang harus diperhatikan selama mendesain tata kelola TI

perusahaan. Hal pertama terkait dengan siapa yang memiliki hak pengambilan keputusan

terkait investasi TI. Kedua adalah bagaimana cara pengambilan keputusan, cara memantau

keputusan yang telah dijalankan, dan bagaiman cara mengukur keberhasilan keputusan yang

telah dijalankan. Ketiga adalah penentuan aset TI apa saja yang harus dikelola. Ketiga hal

tersebut telah digambarkan dalam sebuah model (Gambar 2.1) dengan pendekatan berbasis 3

perspektif: people, process, portfolios, yang dapat digunakan sebagai panduan dalam

menentukan komponen-komponen dalam tata kelola yang akan disusun (Sandriano-Arndt,

2008).

Gambar 2.1. Komponen-komponen Tata Kelola TI

III. Metodologi PenelitianLangkah-langkah yang dilakukan dalam penentuan tata kelola TI yang tepat bagi PT

Blue Gas Indonesia dapat terlihat pada alur metode penelitian di Gambar 3.1.


6/10


Gambar 3.1. MetodologiPeneli tian

Langkah pertama adalah menentukan topik penelitian. Paper ini memilih topik yang

berkaitan dengan IT Leadership untuk dapat menentukan peran TI dalam PT. Blue Gas

Indonesia dan tata kelola TI yang tepat bagi peran tersebut. Setelah menentukan topik, penulis

melakukan studi literatur untuk mendapatkan landasan teori dalam penelitian. Selanjutnya

dilakukan pengumpulan data berupa hasil wawancara dengan board of director perusahaan

dan kuisioner dari para karyawan PT Blue Gas Indonesia. Setelah mendapatkan data

perusahaan, penelitian dilanjutkan dengan melakukan assessment untuk mengetahui peranan

TI pada perusahaan dan menentukan masuk ke dalam strategic grid yang mana. Langkah

berikutnya adalah menentukan tata kelola TI yang tepat bagi kondisi perusahaan saat ini.

Terakhir adalah mengambil kesimpulan dan menyusun tata kelola TI yang sesuai bagi PT.

Blue Gas Indonesia.

IV. Analisis Peranan TI dan Identifikasi Tata Kelola TIPentingnya peranan dewan direksi atau pemimpin terhadap TI sangatlah penting.

Sebuah penelitian menyatakan bahwa asset informasi perusahaan dapat bernilai lebih dari

50% anggaran belanja modal perusahaan (Richard Nolan & F. Warren McFarlan, 2005).


7/10


Menurut Richard Nolan & F. Warren McFarlan, sebuah perusahaan dapatdikategorikan

menjadi 4 mode. Mode tersebut adalah Support Mode, Factory Mode, Turnaround Mode dan

Strategic Mode.Perusahaan yang bergerak di mode support adalah perusahaan dengan ciri-

ciri:

1. Jika TI tidak bekerja selama 12 jam, maka tidak akan ada konsekuensi yang serius.2. Waktu respon yang dibutuhkan oleh pengguna terhadap system dapat lebih dari 5

detik.

3. Sistem yang bekerja di lingkungan internal hamper tidak terlihat atau tidak pernahdigunakan olehsupplier maupun pelanggan.

4. Perusahaan dapat mengubah system ke prosedur manual untuk 80% dari nilaitransaksi yang tertunda.

Sedangkan perusahaan yang berada didalam mode Turnaround mempunyai ciri-ciri, sebagai

berikut:

1. Sistem baru dapat menjanjikan perubahan yang signifikan terhadap proses danlayanan yang ada

2. Sistem baru dapat menjanjikan pengurangan biaya.3. Sistem baru akan mendekati biaya, layanan dan perbedaan performa proses

dengan pesaing atau competitor.

4. Belanja Teknologi Informasi melebihi 50% dari belanja modal perusahaan.5. Pengeluaran Teknologi Informasi melebihi 15% dari pengeluaran perusahaan.

Perusahaan yang berada di dalamFactory Mode mempunyai ciri-ciri, sebagai berikut:

1. Jika TI tidak bekerja selama 1 menit, maka akan ada kerugian yang cepat.2. Pengurangan respon pengguna hingga 1 detik akan menyebabkan konsekuensi

yang serius terhadap pengguna internal maupun pengguna eksternal.

3. Hampir sebagian besar core business online.4. Sebagian besar penggunaan system adalah sebagai proses maintenance.5. Sistem bekerja dengan menyediakan nilai stratejik yang kecil atau mengurangi

biaya dengancara yang dramatis.


8/10


Sedangkan perusahaan yang berada di dalam Strategic Mode mempunyai ciri-ciri, sebagai

berikut:

1. Jika TI tidak bekerja selama 1 menit, maka akan ada kerugian yang cepat.2. Pengurangan respon pengguna hingga 1 detik akan menyebabkan konsekuensi

yang serius terhadap pengguna internal maupun pengguna eksternal.

3. Sistem baru dapat menjanjikan perubahan yang signifikan terhadap proses danlayanan yang ada

4. Sistem baru dapat menjanjikan pengurangan biaya.5. Sistem baru akan mendekati biaya, layanan dan perbedaan performa proses

dengan pesaing atau competitor.

Berdasarkan wawancara yang dilakukan dengan IT manager terkait dengan keadaan

perusahaan saat ini, maka penulis mengelompokkan peran SI/TI berdasarkandampak

kepemimpinan yang ada di PT. Blue Gas Indonesia. Tabel mengenai dampak kepemimpinan

PT. Blue Gas Indonesia, adalah sebagai berikut:

A. Penentuan Peran TI dalam PT Blue Gas IndonesiaSupport Factory Turnaround Strategic

Rentang waktu

Fokus bisnis terhadap TI

Tantangan Atas Bisnis utama

Tantangan Teknis Utama

Pendekatan Organisas i dan Manajemen

Dampak Keuntungan dari Fungsi TI

Atribut dari Pemimpin TI

Bakat atas pendekatan manajemen

Keterlibatan secara korporat

Seleksi dalam ukuran kinerja

Dampak Kepemimpinan Terhadap Peran SI/TI


9/10


B. Penyusunan Tata Kelola TI yang Sesuai

Accountable

Party

IT Principles Enterprise

Architecture

IT

Infrastructure

Strategies

Business &

Project

Deliverables

IT Investment

DewanDireksi Menjaga TI agar

tetap selaras

dengan Strategi

dan arah

portofolio

Merekomendasik

an kesempatan

untuk

mengoptimalkan

biaya atau

manfaat

Business

Leaders

Bertanggung

Jawab dalam

menentukan dan

menginformasikan

strategioperasiona

l yang berjalan

Bertanggung

jawab untuk

mengawasi

keberlangsunga

n system di

dalam kegiatan

operasional

Memberikan

alokasi anggaran

atas proyek yang

direncanakan di

departemennya

Manager IT Menentukan

spesifikasi serta

anggaran yang

dibutuhkan

serta ukuran

kesesuaiannya

dengan strategi

perusahaan

Bertanggungj

awabatasketers

ediaan dan

kesiapan system

yang

dibutuhkan

Bertanggung

Jawab atas

penggunaan

investasi TI serta

mengawasi

pemakaiannya

dalam

menjalankan

proses SI/TI di

perusahaan

Business

Analyst

Memastikan

analisa atas

system atau

kebijakan TI

yang dibuat

sudah sesuai

dengan

kebutuhan dari

business leader

serta

perusahaan

pada umumnya

Infrastructure

Team

Bertanggung

Jawab

terhadapkeberlangsunga

n infrastruktur

TI di dalam

mendukung

proses bisnis


10/10


V. KesimpulanBerdasarkan data tabel di atas dapat kita simpulkan bahwa peran kepemimpinan TI di PT.

Blue Gas Indonesia sebagian besar masih dalam kuadran support. Hal itu terlihat dari fungsi

bisnis terhadap TI yang masih menganggap TI hanya sebagai support bagi bisnis utamanya.

Pengembangan IT pada PT BGI hanya bersifat jangka pendek dengan tingkat urgencyyang

rendah dan bias sewaktu-waktu terjadi modifikasi pada pengembangan aplikasi TI tersebut.

Fokus TI saat ini adalah mendukung bisnis utama PT BGI dan diharapkan dapat membantu

menekan biaya operasional dengan pendanaan yang berasal dari penyusunan anggaran tahunan.

Aplikasi yang ada pada PT BGI belum terintegrasi secara menyeluruh dengan unit bisnis operasi

pendukung TI yang berada di kantor Pusatdan di pimpin oleh seorang manager. Manager

ataupun calon manager pada PT BGI dapat secara bebas menentukan target penyelesaian

melakukan riset ataupun inovasi dalam pengerjaan proyek TI. PT BGI melakukan pengukuran

kinerja departemen TInya pertahun dengan mereview kembali besarnya biaya yang dikeluarkan

dibandingkan pengerjaan TI yang telah dilakukan serta kualitas TI tersebut. Yaitu melakukan

pengisian review/KPI pada departemen tersebut termasuk evaluasi Infrastruktur TI yang tersedia

akan diperbaharui jika diperlukan

DaftarPustaka

Weill, P., & Ross, J. W. (2004). IT governance - How Top Performers Manage It Decision Rights For Superior Results. Boston:

Harvard Business School Press.

Van Grembergen, W. (2004). Strategies for information technology governance. Hershey: IDEA Group Publishing.

P. Weill, J. R. (2004). IT Governance - How top performers manage IT decision rights for superior results.Harvard Business

School Press.Paul L. Bowena, M.-Y.D. (2007).Enhancing IT governance practices: A model and case.International Journal of Accounting

Information Systems 8, 191221.

Sandriano-Arndt, B. (2008). People, Portfolios and Processes: The 3P Model of IT Governance. Information

Systems Control Journal Volume 2.

Nolan, R., &McFarlan, F.W. (2005).Information Technology and the Board of Directors. Harvard Business School

Publishing Corporation.

analisis tata kelola ti - pt bgi.docx

Documents