analisis tata kelola ti - pt bgi.docx

Upload: ari-brahmadi

Post on 10-Feb-2018

217 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

  • 7/22/2019 Analisis Tata Kelola TI - PT BGI.docx

    1/10

    1 | K e l o m p o k C

    Analisis Tata Kelola TI

    StudiKasus :PT.Blue Gas Indonesia

    Ari Brahmadi1,Arif Maulana2, Erlangga Al Farozi3, Ferdi Fernando4, Stella TantraSetyady5

    Program Studi Magister Teknologi Informasi

    Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Indonesia, 2012

    Abstract

    Persaingan industri yang semakin ketat menuntut perusahaan harus memiliki nilai kepemimpinan

    serta tata kelola TI yang baik.Untuk itu perlu diketahui peranan TI yang ada pada perusahaan

    saat ini. PT. Blue Gas Indonesia yang merupakan perusahaan terdepan di bidangassemblingdan

    distribusikitchen appliances & gas-refill akan menganalisa kepemimpinan terhadap Teknologi

    Informasinya menggunakan diagram McFarlan serta tatakelola Teknologi Informasinya

    menggunakan domain Weill and Ross serta berdasarkan hasil wawancara dan pengamatan yang

    dilakukan oleh manager TI diketahui bahwa peran TI pada PT. Blue Gas Indonesia masih berada

    pada kuadransupport.

    I. PendahuluanSeiring dengan perkembangan waktu, pertumbuhan tren pemanfaatan TI dalam

    menjalankan bisnis dalam perusahaan juga semakin pesat. Saat ini hampir semua perusahaan

    telah memanfaatkan TI untuk mendukung proses bisnis dan mencapai tujuan perusahaan.

    Namun, dari sekian banyak proyek TI yang dijalankan, hanya sedikit yang terhitung berhasil

    memenuhi target dan menghasilkan peningkatan pendapatan bagi perusahaan. Berdasarkan

    penelitian sebelumnya, kegagalan proyek TI disebabkan oleh kurangnya penerapan tata kelola

    TI yang baik, sehingga pengelolaan aset TI perusahaan maupun pengambilan keputusan

    dalam pemilihan proyek TI yang harus dijalankan masih dilakukan secara terpisah dan tidak

    terstruktur. Penerapan tata kelola TI dalam suatu perusahaan juga harus disusun agar align

    dengan strategi bisnis dan sesuai dengan peran TI pada perusahaan tersebut.

    1Ari Brahmadi - 11061444242ArifMaulanaNurbani - 11061444563Erlangga Al Farozi - 11061446964Ferdi Fernando - 11061447465Stella TantraSetyady - 1106145345

  • 7/22/2019 Analisis Tata Kelola TI - PT BGI.docx

    2/10

    2 | K e l o m p o k C

    PT. Blue Gas Indonesia merupakan perusahaan terdepan di bidang assembling dan

    distribusi kitchen appliances & gas-refill. Bisnis yang dijalankan PT Blue Gas Indonesia

    adalah melakukan produksi peralatan kebutuhan dapur yang aman, nyaman, dan mudah

    digunakan. Produk yang dihasilkan terdiri dari 2 jenis:

    Produk BluegazTerdiri dari peralatan utama memasak seperti kompor gas, selang, regulator, tabung gas

    dengan merk bluegaz.

    Produk VientaTerdiri darismart cooker, food processor, double pan, blenderdanpressure cooker.

    Dalam pelaksanaan bisnis perusahaan, manajemen PT. Blue Gas Indonesia telah

    merumuskan visi perusahaan yang sejalan dengan visi PT. Tigaraksa Satria, Tbk yaitu:

    TO BECOME EXCELLENT AND SUCCESSFUL MARKET-DRIVEN COMPANY

    IN PROVIDI NG KITCHEN APPLI ANCES AND GAS ENERGY

    Dari visi tersebut ada 3 kata kunci yang menjadi penggerak organisasi, yaitu:

    ExcellentExcellentmenunjukkan bahwa semua proses yang ada dilakukan secara baik dan benar,

    sesuai dengan standar dan prosedur yang berlaku. Proses kerja excellentdicirikan dengan

    rendahnya tingkat variasi proses dan tanpa cacat sehingga outputbaik berupaserviceatau

    produk yang dihasilkan memenuhi harapan pelanggan.

    SuccessfulSuccessfulberarti targetfinancialPT. Blue Gas Indonesia dapat tercapai, sehingga dalam

    jangka panjang dapat menjamin kelangsungan hidup (sustainability) perusahaan.

    Keberhasilan finansial perusahaan diukur dari pencapaisan EVA (Economic Value

    Added) yang merupakan hasil perhitungan NOPAT dikurangi Cost of Capital.

    Market-Dr iven Company in Providing Ki tchen Appl iances and Gas energyPT.Blue Gas Indonesia selalu berupaya memahami kebutuhan pelanggan dan

    perkembangan pasar sesuai bisnis yang dijalani, sehingga nilai yang ditawarkan dapat

    melebihi ekspektasi pelanggan.PT Blue Gas Indonesia juga telah menyusun strategi untuk

  • 7/22/2019 Analisis Tata Kelola TI - PT BGI.docx

    3/10

    3 | K e l o m p o k C

    dapat mendukung tercapainya visi perusahaan. Strategi tersebut tertuang dalam BGI Strategy

    Map pada Gambar 1.1.

    Gambar 1.1. PT. BGI Strategy Map

    Untuk mendukung kesuksesan strategy map PT BGI, maka perusahaan menyusun

    company objective setiap tahunnya. Berikut adalah company objective PT BGI untuk tahun

    2011-2012:

    1. Mendukung Excell ent Service & SafetyJaminan layanan prima, keamanan dan kualitas produk melalui penerapan program-

    program perusahaan :

    Program Customer Care(Peduli Pelanggan) ProgramZero Bocor sampai di Pelanggan Standardisasi manajemen mutu ISO 9001:2008 diProduct Supply Business Process

    2. Mendukung Sustain Sales GrowthPertumbuhan penjualan yang berkesinambungan melalui penerapan:

    AreaManagement & Sales Force Management Direct Selling Sales Refill menjadi SBU independen yang saling mendukung antar pilar bisnis

  • 7/22/2019 Analisis Tata Kelola TI - PT BGI.docx

    4/10

    4 | K e l o m p o k C

    Peningkatan peran dan kualitas Team Credit Management dalam mendukung salesappliance & sales refill

    3. Mendukung Sustain EVA GrowthPertumbuhan perusahaan tercapai secara finansial melalui:

    Revenue Growth(peningkatan penjualan dari konsumen yang menguntungkan) Productivity Improvement(perbaikan produktifitas secara berkelanjutan) Maximization of AssetUtilization(penggunaan aset secara efektif dan maksimal)

    Demi tercapainya visi perusahaan, maka seluruh komponen perusahaan harus turut

    serta berusaha menjalankan tugas dan tanggung jawab masing-masing dengan baik dan

    optimal. Pelaksanaan peran dan tugas para karyawan telah terbagi dalam susunan struktur

    organisasi PT Blue Gas Indonesia, yang disajikan dalam Gambar 1.3.

    Gambar 1.2. Struktu rOr ganisasi PT. BGI

    II. Landasan TeoriTata kelola TI merupakan bagian dari tata kelola korporat. Keefektifan penerapan tata

    kelola TI pada suatu perusahaan dipengaruhi oleh pemahaman akan tujuan bisnis dan TI,

    keterlibatan dari pihak steering committeesTI, adanya keseimbangan antara bisnis TI dalam

    pengambilan keputusan, serta adanya strategi dan kebijakan TI yang dikomunikasikan dengan

    baik (Paul L. Bowena, 2007). Menurut Van Grembergen (2004), tata kelola TI adalah

    kapasitas organisasi yang dibuat oleh top managementdan manajemen TI untuk mengontrol

    penyusunan dan implementasi strategi TI, sehingga dapat menjamin terjadinya perpaduan

  • 7/22/2019 Analisis Tata Kelola TI - PT BGI.docx

    5/10

    5 | K e l o m p o k C

    antara bisnis dan TI. Tata kelola TI mencakup struktur pengambilan keputusan, proses

    alignment, dan perangkat komunikasi (Weill & Ross, 2004).

    Terdapat tiga hal penting yang harus diperhatikan selama mendesain tata kelola TI

    perusahaan. Hal pertama terkait dengan siapa yang memiliki hak pengambilan keputusan

    terkait investasi TI. Kedua adalah bagaimana cara pengambilan keputusan, cara memantau

    keputusan yang telah dijalankan, dan bagaiman cara mengukur keberhasilan keputusan yang

    telah dijalankan. Ketiga adalah penentuan aset TI apa saja yang harus dikelola. Ketiga hal

    tersebut telah digambarkan dalam sebuah model (Gambar 2.1) dengan pendekatan berbasis 3

    perspektif: people, process, portfolios, yang dapat digunakan sebagai panduan dalam

    menentukan komponen-komponen dalam tata kelola yang akan disusun (Sandriano-Arndt,

    2008).

    Gambar 2.1. Komponen-komponen Tata Kelola TI

    III. Metodologi PenelitianLangkah-langkah yang dilakukan dalam penentuan tata kelola TI yang tepat bagi PT

    Blue Gas Indonesia dapat terlihat pada alur metode penelitian di Gambar 3.1.

  • 7/22/2019 Analisis Tata Kelola TI - PT BGI.docx

    6/10

    6 | K e l o m p o k C

    Gambar 3.1. MetodologiPeneli tian

    Langkah pertama adalah menentukan topik penelitian. Paper ini memilih topik yang

    berkaitan dengan IT Leadership untuk dapat menentukan peran TI dalam PT. Blue Gas

    Indonesia dan tata kelola TI yang tepat bagi peran tersebut. Setelah menentukan topik, penulis

    melakukan studi literatur untuk mendapatkan landasan teori dalam penelitian. Selanjutnya

    dilakukan pengumpulan data berupa hasil wawancara dengan board of director perusahaan

    dan kuisioner dari para karyawan PT Blue Gas Indonesia. Setelah mendapatkan data

    perusahaan, penelitian dilanjutkan dengan melakukan assessment untuk mengetahui peranan

    TI pada perusahaan dan menentukan masuk ke dalam strategic grid yang mana. Langkah

    berikutnya adalah menentukan tata kelola TI yang tepat bagi kondisi perusahaan saat ini.

    Terakhir adalah mengambil kesimpulan dan menyusun tata kelola TI yang sesuai bagi PT.

    Blue Gas Indonesia.

    IV. Analisis Peranan TI dan Identifikasi Tata Kelola TIPentingnya peranan dewan direksi atau pemimpin terhadap TI sangatlah penting.

    Sebuah penelitian menyatakan bahwa asset informasi perusahaan dapat bernilai lebih dari

    50% anggaran belanja modal perusahaan (Richard Nolan & F. Warren McFarlan, 2005).

  • 7/22/2019 Analisis Tata Kelola TI - PT BGI.docx

    7/10

    7 | K e l o m p o k C

    Menurut Richard Nolan & F. Warren McFarlan, sebuah perusahaan dapatdikategorikan

    menjadi 4 mode. Mode tersebut adalah Support Mode, Factory Mode, Turnaround Mode dan

    Strategic Mode.Perusahaan yang bergerak di mode support adalah perusahaan dengan ciri-

    ciri:

    1. Jika TI tidak bekerja selama 12 jam, maka tidak akan ada konsekuensi yang serius.2. Waktu respon yang dibutuhkan oleh pengguna terhadap system dapat lebih dari 5

    detik.

    3. Sistem yang bekerja di lingkungan internal hamper tidak terlihat atau tidak pernahdigunakan olehsupplier maupun pelanggan.

    4. Perusahaan dapat mengubah system ke prosedur manual untuk 80% dari nilaitransaksi yang tertunda.

    Sedangkan perusahaan yang berada didalam mode Turnaround mempunyai ciri-ciri, sebagai

    berikut:

    1. Sistem baru dapat menjanjikan perubahan yang signifikan terhadap proses danlayanan yang ada

    2. Sistem baru dapat menjanjikan pengurangan biaya.3. Sistem baru akan mendekati biaya, layanan dan perbedaan performa proses

    dengan pesaing atau competitor.

    4. Belanja Teknologi Informasi melebihi 50% dari belanja modal perusahaan.5. Pengeluaran Teknologi Informasi melebihi 15% dari pengeluaran perusahaan.

    Perusahaan yang berada di dalamFactory Mode mempunyai ciri-ciri, sebagai berikut:

    1. Jika TI tidak bekerja selama 1 menit, maka akan ada kerugian yang cepat.2. Pengurangan respon pengguna hingga 1 detik akan menyebabkan konsekuensi

    yang serius terhadap pengguna internal maupun pengguna eksternal.

    3. Hampir sebagian besar core business online.4. Sebagian besar penggunaan system adalah sebagai proses maintenance.5. Sistem bekerja dengan menyediakan nilai stratejik yang kecil atau mengurangi

    biaya dengancara yang dramatis.

  • 7/22/2019 Analisis Tata Kelola TI - PT BGI.docx

    8/10

    8 | K e l o m p o k C

    Sedangkan perusahaan yang berada di dalam Strategic Mode mempunyai ciri-ciri, sebagai

    berikut:

    1. Jika TI tidak bekerja selama 1 menit, maka akan ada kerugian yang cepat.2. Pengurangan respon pengguna hingga 1 detik akan menyebabkan konsekuensi

    yang serius terhadap pengguna internal maupun pengguna eksternal.

    3. Sistem baru dapat menjanjikan perubahan yang signifikan terhadap proses danlayanan yang ada

    4. Sistem baru dapat menjanjikan pengurangan biaya.5. Sistem baru akan mendekati biaya, layanan dan perbedaan performa proses

    dengan pesaing atau competitor.

    Berdasarkan wawancara yang dilakukan dengan IT manager terkait dengan keadaan

    perusahaan saat ini, maka penulis mengelompokkan peran SI/TI berdasarkandampak

    kepemimpinan yang ada di PT. Blue Gas Indonesia. Tabel mengenai dampak kepemimpinan

    PT. Blue Gas Indonesia, adalah sebagai berikut:

    A. Penentuan Peran TI dalam PT Blue Gas IndonesiaSupport Factory Turnaround Strategic

    Rentang waktu

    Fokus bisnis terhadap TI

    Tantangan Atas Bisnis utama

    Tantangan Teknis Utama

    Pendekatan Organisas i dan Manajemen

    Dampak Keuntungan dari Fungsi TI

    Atribut dari Pemimpin TI

    Bakat atas pendekatan manajemen

    Keterlibatan secara korporat

    Seleksi dalam ukuran kinerja

    Dampak Kepemimpinan Terhadap Peran SI/TI

  • 7/22/2019 Analisis Tata Kelola TI - PT BGI.docx

    9/10

    9 | K e l o m p o k C

    B. Penyusunan Tata Kelola TI yang Sesuai

    Accountable

    Party

    IT Principles Enterprise

    Architecture

    IT

    Infrastructure

    Strategies

    Business &

    Project

    Deliverables

    IT Investment

    DewanDireksi Menjaga TI agar

    tetap selaras

    dengan Strategi

    dan arah

    portofolio

    Merekomendasik

    an kesempatan

    untuk

    mengoptimalkan

    biaya atau

    manfaat

    Business

    Leaders

    Bertanggung

    Jawab dalam

    menentukan dan

    menginformasikan

    strategioperasiona

    l yang berjalan

    Bertanggung

    jawab untuk

    mengawasi

    keberlangsunga

    n system di

    dalam kegiatan

    operasional

    Memberikan

    alokasi anggaran

    atas proyek yang

    direncanakan di

    departemennya

    Manager IT Menentukan

    spesifikasi serta

    anggaran yang

    dibutuhkan

    serta ukuran

    kesesuaiannya

    dengan strategi

    perusahaan

    Bertanggungj

    awabatasketers

    ediaan dan

    kesiapan system

    yang

    dibutuhkan

    Bertanggung

    Jawab atas

    penggunaan

    investasi TI serta

    mengawasi

    pemakaiannya

    dalam

    menjalankan

    proses SI/TI di

    perusahaan

    Business

    Analyst

    Memastikan

    analisa atas

    system atau

    kebijakan TI

    yang dibuat

    sudah sesuai

    dengan

    kebutuhan dari

    business leader

    serta

    perusahaan

    pada umumnya

    Infrastructure

    Team

    Bertanggung

    Jawab

    terhadapkeberlangsunga

    n infrastruktur

    TI di dalam

    mendukung

    proses bisnis

  • 7/22/2019 Analisis Tata Kelola TI - PT BGI.docx

    10/10

    10 | K e l o m p o k C

    V. KesimpulanBerdasarkan data tabel di atas dapat kita simpulkan bahwa peran kepemimpinan TI di PT.

    Blue Gas Indonesia sebagian besar masih dalam kuadran support. Hal itu terlihat dari fungsi

    bisnis terhadap TI yang masih menganggap TI hanya sebagai support bagi bisnis utamanya.

    Pengembangan IT pada PT BGI hanya bersifat jangka pendek dengan tingkat urgencyyang

    rendah dan bias sewaktu-waktu terjadi modifikasi pada pengembangan aplikasi TI tersebut.

    Fokus TI saat ini adalah mendukung bisnis utama PT BGI dan diharapkan dapat membantu

    menekan biaya operasional dengan pendanaan yang berasal dari penyusunan anggaran tahunan.

    Aplikasi yang ada pada PT BGI belum terintegrasi secara menyeluruh dengan unit bisnis operasi

    pendukung TI yang berada di kantor Pusatdan di pimpin oleh seorang manager. Manager

    ataupun calon manager pada PT BGI dapat secara bebas menentukan target penyelesaian

    melakukan riset ataupun inovasi dalam pengerjaan proyek TI. PT BGI melakukan pengukuran

    kinerja departemen TInya pertahun dengan mereview kembali besarnya biaya yang dikeluarkan

    dibandingkan pengerjaan TI yang telah dilakukan serta kualitas TI tersebut. Yaitu melakukan

    pengisian review/KPI pada departemen tersebut termasuk evaluasi Infrastruktur TI yang tersedia

    akan diperbaharui jika diperlukan

    DaftarPustaka

    Weill, P., & Ross, J. W. (2004). IT governance - How Top Performers Manage It Decision Rights For Superior Results. Boston:

    Harvard Business School Press.

    Van Grembergen, W. (2004). Strategies for information technology governance. Hershey: IDEA Group Publishing.

    P. Weill, J. R. (2004). IT Governance - How top performers manage IT decision rights for superior results.Harvard Business

    School Press.Paul L. Bowena, M.-Y.D. (2007).Enhancing IT governance practices: A model and case.International Journal of Accounting

    Information Systems 8, 191221.

    Sandriano-Arndt, B. (2008). People, Portfolios and Processes: The 3P Model of IT Governance. Information

    Systems Control Journal Volume 2.

    Nolan, R., &McFarlan, F.W. (2005).Information Technology and the Board of Directors. Harvard Business School

    Publishing Corporation.