ANALISIS SWOT

I Gusti Ngurah Agung D. P., S.Farm., Apt., M.ScFARMASI UDAYANA

*

Lingkungan fisik suatu apotek merupakan faktor utama yang mempengaruhi kesuksesanRancangan dan suasana apotek, jasa yang diberikan, dan pajangan barang-barangnya dan pembagian tempat untuk golongan barang semuanya perlu agar apotek mendapat laba dalam operasionalnyaMISALKeputusan untuk menambah uang service untuk tiap R/-nya atau tidak?Untung ruginya perlu perlu dikaji secara mendalam oleh apoteker DAPAT DILAKUKAN dengan analisa SWOT

Analisis SWOTAnalisis lingkungan internal (institusi): - Strengths dan WeaknessesAnalisis lingkungan eksternal : - Opportunities dan Threats

Kajian untuk mengetahui kekuatan dan kelemahan institusi, serta untuk mengetahui peluang yang bisa diraih dan ancaman yang harus diatasi oleh institusi.*

Analisis SWOTIdentifikasi berbagai faktor secara sistematik untuk merumuskan strategi perusahaan. Berbagai situasi yang dihadapi oleh perusahaan baik internal maupun eksternal yang akan dijadikan masukan bagi perusahaan guna menentukan rencana strategis dalam menyusun sistem pemasaran yang relatif berdaya guna dan tepat guna.

Analisis Lingkungan InternalKekuatan: faktor-faktor kekuatan yang dimiliki oleh perusahaan termasuk satuan-satuan bisnis yang di dalamnya antara lain kompetensi khusus yang terdapat dalam perusahaan yang berakibat pada pemilikan keunggulan komparatif oleh perusahaan di pasaran yang sudah dan direncanakan akan dilayani oleh perusahaan tersebut

Kelemahan : keterbatasan atau kekurangan dalam hal sumber, ketrampilan dan kemampuan yang menjadi penghalang serius bagi penampilan kinerja perusahaan ysng memuaskan.

Analisis lingkungan eksternal Peluang: berbagai situasi lingkungan atau daerah kebutuhan pembeli dimana perusahaan dapat beroperasi secara menguntungkan. Ancaman: Faktor lingkungan yang tidak menguntungkan suatu perusahaan yang jika tidak diatasi akan menjadi ganjalan bagi perusahaan baik di masa sekarang atau masa mendatang.

Analisis khusus SWOT utk perencanaan strategisAnalisis SWOT biasanya digunakan utk menganalisis suatu kasus yang kompleks atau menyusun rencana yang bersifat strategisPerencanaan strategis merupakan penentuan sasaran pokok yang luas bagi organisasi dan berupa kebijakan serta strategi yang akan mengarah, mengatur perolehan, penggunaan serta penghapusan sumber-sumber guna mencapai sasaran tersebut

SWOTRencana strategis mempersiapkan arah rencana jangka panjang yang berkembang atas dasar 3 landasan, yaitu:1. Kepentingan sosio-ekonomik organisasi2. Nilai-nilai dan filosofi dari manajer puncak3. Penilaian mengenai kekuatan maupun kelemahan dalam lingkungan internal dan eksternal organisasi. Disinilah letaknya analisis SWOT

SWOTSWOT singkatan dari Strength, Weakness, Opportunity dan Threats atau kekuatan, kelemahan, kesempatan dan ancamanAnalisis SWOT berusaha menentukan metoda guna memanfaatkan secara maksimal semua kekuatan yang ada serta peluang-peluang yang terbuka, sekaligus menekan atau meminimalkan semua kelemahan serta ancaman yang dihadapi sebagai kondisi awal organisasiAnalisis SWOT didasari oleh suatu logika bahwa keberhasilan suatu organisasi akan ditentukan oleh situasi dan kondisi internal maupun eksternal organisasi yang bersangkutan

Hubungan antara S, W, O dan TPengaruh eksternalPengaruh internalKekuatanpendorongKekuatanpenghambatOTSW

Strengths (faktor kekuatan)Kekuatan internal organisasi menyangkut situasi dan kondisi, yaitu potensi yang dimiliki, seperti:Cita-cita, kebijakanTugas pokok, fungsi dan sasaranFilosofi dan tata nilaiJumlah personel, keterampilan dan pengalamanTingkat kesetiakawanan personelTeknologi yang dimilikiDll

Weaknesses (faktor kelemahan)Berbagai kondisi internal yang melemahkan atau kurang kondusifnya upaya mengejar visi/misi organisasi, seperti:Buruknya birokrasi organisasiLemahnya disiplin pegawaiAdanya jabatan rangkapRendahnya kesejahteraan pegawaiLemahnya etos kerjaLemahnya infrastrukturDll

Opportunities (faktor peluang)Merupakan faktor eksternal yaitu tersedia pada lingkungan yang harus dimanfaatkan oleh organisasi, sepertiKetersediaan sumber tenaga kerjaKesadaran dan ketaatan masyarakat terhadap hukumKesadaran politik masyarakatJaminan keamananDll

Threats (faktor ancaman)Berupa ancaman eksternal yang mungkin membahayakan kelancaran aktifitas organisasi, seperti:Kenaikan harga bahan bakuKelangkaan pemasok material dan peralatanBencana alamTingginya tingkat inflasiKekuatan pesaingTumpang tindihnya kewenangan antar instansiDll

Matriks SWOTIFASEFAS

S (Strength)Tentukan faktor2 kekuatan internalW (Weakness)Tentukan faktor2 kelemahan internalO (Opportunity)Tentukan faktor2 peluang eksternalStrategi SO: Ciptakan strategi yang menggunakan kekuatan untuk memanfaatkan peluangStrategi WO: Ciptakan strategi yang meminimalkan kelemahan untuk memanfaatkan peluangT (Threat)Tentukan faktor2 ancaman eksternalStrategi ST: Ciptakan strategi yang menggunakan kekuatan untuk mengatasi ancamanStrategi WT: Ciptakan strategi yang meminimalkan kelamahan dan menghindari ancaman

ANALISA SWOT(KUALITATIF)SD : Sumber Daya

SD Internal

PENINGKATAN KERJA

SD EksternalKEKUATAN (STRENGTHS)1.2.KELEMAHAN (WEAKNESSES)1.2.PELUANG (OPPORTUNITIES)1.2.STRATEGI SO: MENGANDUNG BERBAGAI ALTERNATIF STRATEGI YG BERSIFAT MEMANFAATKAN PELUANG DGN MENDAYA GUNAKAN KELUARAN/ KELEBIHAN YG DIMINTA PERUSAHAANSTRATEGI WO:BERSIFAT MEMANFAATKAN PELUANG EKSTERNAL UNTUK MENGATASI KELEMAHAN PERUSAHAANTANTANGAN (THREATS)1.2.STRATEGI ST:KATAGORI ALTERNATIF STRATEGI YG MEMANFAATKAN ATAU MENDAYAGUNAKAN KEKUATAN UNTUK MENGATASI ANCAMANSTRATEGI WT:KATAGORI ALTERNATIF STRATEGI SBG SOLUSI DARI ASSESSMENT ATAS KELEMAHAN PERUSAHAAN DAN ANCAMAN YG DIHADAPI ATAU USAHA MENGHINDARI ANCAMAN UTK MENGATASI KELEMAHAN PERUSAHAAN

CONTOH: KESIMPULAN HASIL ANALISA SWOT YG DILAPORKAN OLEH TIM PENYUSUN CORPORATE PLANKEKUATAN- MEMILIKI DED & MASTER PLAN- OPERASI LANCAR- KUALITAS AIR SELALU MEMENUHI SYARAT- KEUNTUNGAN USAHA > 15 %- TIDAK PUNYA UTANG- MEMILIKI SISTEM PAM DGN KAPASITAS 80 L/DETKELEMAHAN- RATIO KARYAWAN VS PELANGGAN = 45- PENYUSUNAN LAPORAN RUTIN LAMBAT- KEHILANGAN AIR = 36 % PRODUKSI- PEMANFAATAN UNIT PRODUKSI = 55 % KAPASITAS TERPASANG- CAKUPAN PELAYANAN = 39,5 %

CONTOH: KESIMPULAN HASIL ANALISA SWOT YG DILAPORKAN OLEH TIM PENYUSUN CORPORATE PLANPELUANG- PELANGGAN BARU = 15 %- ADA TAWARAN PINJAMAN LUNAK- ADA BANTUAN PINJAMAN

TANTANGAN- LEMB. LEGISLATIF BELUM MENGIJINKAN KENAIKKAN TARIF DASAR AIR- KEPADATAN PENDUDUK DAERAH PELAYANAN BARU < 50 ORANG/HA- PENCEMARAN AIR BAKU MENINGKAT

CONTOH: KESIMPULAN HASIL ANALISA SWOT YG DILAPORKAN OLEH TIM PENYUSUN CORPORATE PLANStrategi SOMENYUSUN PROPOSAL PERLUASAN SISTEM DG SEBAGIAN DANA DARI PINJAMAN LUNAKStrategi WO MENGIRIM PEGAWAI UNTUK DIKLAT MENAMBAH JARINGAN DISTRIBUSI

CONTOH: KESIMPULAN HASIL ANALISA SWOT YG DILAPORKAN OLEH TIM PENYUSUN CORPORATE PLANStrategi STEKSPOSE KE PIMPINAN TTG POTENSI KEUNTUNGAN PERLUASAN SISTEM DG MEMANFAATKAN DANA PINJAMAN LUNAKStrategi WTPRESENTASI PROPOSAL PENYESUAIAN STRUKTUR TARIF KE PIMPINAN

*ORGANISASIkekuatankelemahanANCAMANPELUANGSWOTSWOTDiagram situasi yang dihadapi organisasi

MANFAAT STRATEGI ANALISIS SWOTHasil analisis SWOT membantu merumuskan:

Strategy Strength-Opportunities (SO) merupakan strategi yang menggunakan kekuatan internal perusahaan untuk meraih peluang-peluangyang ada di luar perusahaan.

Strategy Weaknesses-Opportunities (WO) merupakan strategi yang bertujuan untuk memperkecil kelemahan-kelemahan internal dengan memanfaatkan peluang-peluang eksternal.

Strategy Strength-Threat (ST), melalui strategi ini, perusahaan berusahaan berusaha untuk menghindari atau mengurangi dampak dari ancaman-ancaman eksternal.

Strategy Weaknesses-Threat (WT) merupakan taktik untuk bertahan dengan cara mengurangi kelemahan internal serta menghindari ancaman.

SWOT Analysis Framework*

Beberapa strategi alternatifHarga obat lebih murahS-OKerjasama dengan dokterS-OManfaatkan sarana telkomS-TSediakan antar jemput obatS-TPelayanan prima W-OTingkatkan penampilan apotikW-TKolaborasi dengan pemilik angkotW-T

*

*Lingstra eksternal

Lingstra internalOpportunity123nThreat123nStrength123nStrategi Alternatif : S1-O1S1-O2Sn-OnStrategi Alternatif : S1-T1S1-T2Sn-TnWeakness123nStrategi Alternatif : W1-O1W1-O2Wn-OnStrategi Alternatif : W1-T1W1-T2Wn-Tn

Bagaimana memperoleh data SWOT ?Dilakukan survey (interview) dan observasi untuk mendapatkan informasi yang akurat dan obyektif tentang :- Kekuatan dan kelemahan internal (analisis internal).- Peluang dan ancaman (analisis eksternal).

Dari analisis SWOT disusun RENCANA STRATEGISKetidak-tepatan hasil analisis SWOT menyebabkan kesalahan perencanaan strategi, sehingga institusi mengalami kerugian atau menghadapi risiko besar.

*

Rencana strategis institusiAdalah rencana sistematik dan berkesinambungan suatu institusi dengan memanfaatkan potensi strategis yang dimiliki untuk menjalankan misi institusi secara efektif dan efisien dalam rangka mencapai visi.Potensi strategis : critical success factors.Organisasi akan berjalan tanpa arah, jika tanpa Visi, Misi dan Renstra. Renstra mengandung unsur-unsur :Tujuan, Sasaran, Strategi, Program dan Kegiatan.*

Renstra diperlukan institusi untuk mewujudkan visi*InstitusiVisiRENSTRAAnalisisSWOTOrganisasi tanpa RENSTRA akan berjalan serabutan

Penilaian Kualitatif dan Kuantitatif Faktor Strategis Internal dan Eksternal ApotekPenilaian ini berguna untuk mengetahui seberapa besar pengaruh masing-masing faktor terhadap posisi bersaing apotek. Pembobotan faktor strategis ini menggunakan konsep yang diterapkan oleh Fred R. David dengan melakukan pengisian bobot dengan ketentuan sebagai berikut:

BobotKeterangan0,20Sangat kuat0,15Di atas rata-rata0,10Rata-rata0,05Di bawah rata--rata

Sedangkan untuk pemberian rating atau nilai faktor strategis internal dan eksternal untuk pemberian menggunakan nilai 1-5 dengan ketentuan sbb:

NilaiKeterangan5Sangat baik4Baik3Sedang2Buruk1Sangat buruk

KASUS

Apotik baru terletak di pinggir kota berpenduduk padat, memiliki SDM cukup dan berpengalaman, modal keuangan kuat, dan obat-obatan lengkap. Banyak dokter praktek di kota, dan banyak pasien rawat jalan. Pasien membeli obat di apotik perkotaan.Belum ada angkot ke daerah pinggir kota. Sarana telkom baik.

QUEST : Susunlah analisis SWOT dan Renstra untuk menarik customer (pasien) ke apotik baru, sehingga omzet apotik meningkat.*

Tabel 1. Internal Factors Analysis Summary (IFAS) Pada Apotek

Internal Strategic FactorWeightRatingWeighted ScoreCommentsStrengthsS1 Telah memiliki pelanggan & jaringan0.102.50.250Memberikan citra yang baik terhadap apotekS2 Memiliki praktek bersama0.103.00.300Memberikan kemudahan & meningkatkan incomeS3 Tempat strategis & fasilitas lengkap0.103,50.350Dapat dimanfaatkan semaksimal mungkin dengan mempertimbangkan keadaan masyarakat sekitar

WeaknessesW1 Pelayanan kurang ramah0.151.00.150Harus diwaspadai karena dapat menjauhkan pelangganW2 Tidak memiliki keunikan yang menonjol0.101.50.150Harus segera diresponW3 Sistem administrasi & pelayanan belum komputerisasi0.051.50.075Perlu mengadopsi teknologi,kesiapan SDM & dana investasiW4 Tidak memiliki manajemen peningkatan SDM yang terencana0.151.00.150Berpengaruh pada loyalitas,memerlukan perencanaan yang matangW5 Manajemen pengelolaan obat yang kurang baik0.201.50.300Indikator yang penting dalam pengelolaan apotekW6 Pemilik merasa dalam comfort zone karena apotek sudah berdiri sejak lama & sudah menghasilkan profit0,051,50,075Bisa menjadi bumerang terhadap kelangsungan hidup apotekTotal Score1.002,25

Tabel 2. Eksternal Factors Analysis Summary (EFAS) Pada Apotek

Eksternal Strategic FactorWeightRatingWeighted ScoreCommentsOpportunitiesO1 Memberikan pelayanan pharmaceutical care0.154.00.600Peluang yang belum banyak dilakukan oleh apotek lain,tetapi memerlukan kesiapan yang matangO2 Menambah jumlah dokter praktek0.053,50.175Meningkatkan incomeO3 Membuka fasilitas penunjang bagi dokter0.053,00.150Membutuhkan dana yang besarO4 Membuat medical record untuk pasien-pasien tertentu & memberi konseling intensif dengan sistem membership0.054.00.200Harus dapat membaca kebutuhan pasien akan obat dan informasi obatO5 Mengaplikasikan sistem komputerisasi0.053.00.150Memerlukan kesiapan dana dan SDMO6 Menyediakan sistem pembayaran dengan credit card dan pengiriman obat kepada pasien0,052,50,125Peluang yang belum banyak dilakukan oleh apotek lain,tetapi memerlukan kesiapan yang matangO7 Apotek buka 24jam0,154,00,600Meningkatkan incomeO8 Trend swamedikasi masyarakat yang semakin tinggi0,053,50,175Harus dapat membaca kebutuhan pasien akan obat dan informasi obatO9 Kemudahan mendapat pinjaman baik dari Bank maupun PBF0,053,00,150Sangat menguntungkan

TreatsT1 Lokasi kompetitor dekat0.104.00.400Pasien bisa beralih ke apotek lainT2 Pasien tidak bebas menentukan apotek, karena ada dokter yang mengarahkan ke apotek tertentu0.204.50.900Menurunkan incomeT3 Pengobatan alternative0.051.00.050Menurunkan income1.003.675

Tabel 3. Strategic Factors Analysis Summary (SFAS) Matrix Pada Apotek

Tabel 4. Generating SWOT Matrix

Internal Factors(IFAS Tabel 1)Eksternal Factors(EFAS Tabel 2)Strengts (S)S1 Telah memiliki pelanggan & jaringanS2 Memiliki praktek bersamaS3 Tempat strategis & fasilitas lengkapWeakness (W)W1 Pelayanana kurang ramahW2 Tdk memiliki keunikan yg menonjolW3 Sistem blm komputerisasiW4 Tdk memiliki manaj.SDM yg terencanaW5 Manaj.pengelolaan obat krg baikW6 Pemilik merasa comfort zoneOpportunities (O) O1 Pelayanan pharmaceutical careO2 Menambah jumlah dokter praktekO3 Membuka fasilitas penunjang dokter O4 Membuat medical record serta konseling intensif dgn sistem membershipO5 Mengaplikasikasikan sist. KomputerisasiO6 Menyediakan sist. Pembyran dgn credit card dan pengiriman obat kpd pasien O7 Apotek buka 24jamO8 Trend swamedikasi semakin tinggiO9 Kemdhan mendpt pinjaman Bank&PBF SO StrategiesMembuka SBU baru (mini market)Membuka fasilitas penunjang (laboratorium klinik)Memberikan pelayanan konseling & informasi obat kepada pasienWO StrategiesMenyewa tenaga profesional untuk memperbaiki masalah manajemen secara keseluruhan.Meningkatkan kualitas fasilitas apotek secara keseluruhan untuk menarik customer lebih banyak.Melakukan pelayanan pharmaceutical care sebagai layanan unggulan apotek.Threats (T)T1 Lokasi kompetitor dekatT2 Pasien tdk bebas menentukan apotek, krn ada dokter yg mengarahkan pada apotek tertentuT3 Pengobatan alternatifST StrategiesMempertahankan kualitas produk, kalau bisa meningkatkannya agar lebih unggul dari pesaing.Memperluas networking baik dlm hal konsumen maupun pemasok produk.Selalu menawarkan harga yang kompetitif.Meningkatkan pelayanan pada konsumen.WT StrategiesHarus memiliki pelayanan unggulan yg ditawarkan kepada konsumen agar dpt bersaing dgn kompetitorSegera keluar dari comfort zone dan mengganti paradigma bahwa perubahan adalah sesuatu yg abadiPemberian pelayanan lebih ramah

KESIMPULANDalam kasus ini, apotek XXX Farma perlu menemukan dan mengaplikasikan apa yang menjadi pelayanan unggulan dan fokus padanya sehingga mampu bersaing dengan kompetitor, mempertahankan pelanggan dengan memberikan pelayanan yang ramah dan tidak memakan waktu yang lama, segera keluar dari comfort zone, memberikan pelayanan yang lebih dari ekspektasi pelanggan dan menyediakan fasilitas-fasilitas pelayanan kesehatan baru yang menunjang pelayanan apotek (differensiasi).

Critical Success Factors

Pelayanan primaTingkatkan penampilan apotikHarga obat lebih murahManfaatkan sarana telkom

*Tiap CSF dapat menjadi TUJUAN (biasanya dicapai > 2 tahun)Kalau akan dicapai < 2 tahun, dinamakan : SASARAN

*SASARAN dalam 2 tahun pertama

SasaranStrategiKegiatanPelayanan prima1. Antar-jemput obat1. Siapkan motor2. Kontak pasien2. Preparasi cepat1. 10 menit/resep2. Jika gagal - diskon3. Beri konsultasi1. 20 pasien/hari2. Siapkan ahli4. Layanan purna-jual1. Pantau pasien2. Catat nomer tilpon5. Ruang tunggu enak (AC, karpet, bunga)1. Putar video, TV2. Akses internet3. Minum, snack

*

SasaranStrategiKegiatanPerbaikan penampilan apotik1. Perbaiki eksterior, logo, tempat parkir, dll1. Warnai cat menarik2. Logo, papan nama3. Parkir gratis2. Perbaiki counter, ruang tunggu, tempat duduk, dll1. Siapkan video, TV2. Leaflet, brosur3. Air minum, snack3. Perbaiki penampilan staf, cara komunikasi, dll1. Pakai kostum 2. Ramah, menarik3.4. 1.2.3.

*

SasaranStrategiKegiatanHarga obat lebih murah1. Pembelian obat/ alkes partai besar1. Kolaborasi apotik2. 3.2. 1. Turunkan cost jasa2.3.3. 1.2.3.4. 1.2.3.

*

SasaranStrategiKegiatanManfaatkan sarana telkom1. Buka website1. Konsultasi on-line2. 3.2. Pasang hot-spot di ruang tunggu1. Penunggu ngenet2.3.3. Konsultasi lewat telepon1. Kontak pasien2.3.4. 1.2.3.

Feedback control

Untuk sistem monitoring & evaluasi kegiatan dan sasaran yang tidak tercapai.Sistem MONEV dilakukan per 6 bulan, atau per tahun.Aspek yang diukur :FinansialKepuasan konsumenOperasi bisnis internalKepuasan staf-karyawanKepuasan stake-holders

*

Manfaat Monev

Memastikan pelaksana untuk mencapai sasaran dan melaksanakan kegiatan (tugas & fungsi).Memberikan reward dan punishmentSebagai alat komunikasi pimpinan dan karyawanMemastikan apakah konsumen puasMemastikan apakah terjadi peningkatan kinerjaMengungkap permasalahan yang terjadi

*

Assignment

Tiap KELOMPOK membuat analisis SWOT dan Renstra untuk APOTEK dan PBF.Durasi 2 minggu.*