Analisis Sistem AkuntansiPengeluaran Kas PengelolaanAdministrasi Belanja Pegawai

Kantor PelayananPerbendaharaan Negara

(KPPN)

Nama : Rosita Hanggar Kusuma

NPM : 26210253

Jurusan : Akuntansi

BAB I PENDAHULUAN

Latar Belakang Masalah

Aktivitas di dalam perusahaan merupakan pendukung bagi tercapainya tujuan yang diharapkan,

dimana aktifitas diperusahaan tersebut dibagi dalam beberapa faktor pendukung, yaitu pemasaran,

finansial, produksi, personalia, dan akuntansi, dimana kelima faktor tersebut tidak dapat

dipisahkan melainkan saling mengisi dan saling menujang demi tercapainya tujuan yang

diharapkan oleh perusahaan tersebut. Dengan situasi yang seperti ini, manajemen perusahaan

dituntut untuk dapat menyusun dan menyajikan suatu Sistem Informasi Akuntansi yang sesuai

dengan kebijakan-kebijakan perusahaan yang telah ditetapkan sebelumnya, tanpa merugikan kedua

belah pihak.

Mengingat betapa pentingnya fungsi Sistem Informasi Akuntansi dalam menghasilkan informasi

yang bersifat keuangan bagi perusahaan, maka penyusunannya harus dirancang dengan baik.

Demikian juga dengan sistem informasi akuntansi yang telah dijalankan atau dioperasikan

perusahaan, harus senantiasa dievaluasi setiap periode tertentu agar informasi yang dihasilkan

tetap akurat dan handal sesuai dengan kondisi ekonomi negara saat ini. Dengan adanya sistem

akuntansi diharapkan dapat mengendalikan kegiatan perusahaan agar tercipta efisiensi dan

efektifitas

Berdasarkan hal diatas maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian ilmiah ini dengan judul

“ANALISIS SISTEM AKUNTANSI PENGELUARAN KAS PENGELOLAAN

ADMININSTRASI BELANJA PEGAWAI KANTOR PELAYANAN PERBENDAHARAAN

NEGARA (KPPN).”

Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian latar belakang diatas maka masalah yang akan dibahas pada bab-

bab berikut didefinisikan sebagai berikut :

• Bagaimana sistem akuntansi pengeluaran kas pengelolaan administrasi belanja pegawai

yang digunakan pada KANTOR PELAYANAN PERBENDAHARAAN NEGARA

(KPPN)?

• Apakah sistem akuntansi pengelolaan administrasi belanja pegawai yang digunakan

pada KANTOR PELAYANAN PERBENDAHARAAN NEGARA (KPPN) telah

berjalan dengan efektif?

Batasan Masalah

Penulis membatasi ruang lingkup penulisan ilmiah ini hanya mengenai sistem

pengeluaran kas pada pengelolaan administrasi belanja pegawai pada tahun 2013.

Tujuan Penulisan

Adapun tujuan ingin dicapai dari penelitian ilmiah ini adalah sebagai berikut :

• Mengetahui sistem akuntansi pengeluaran kas pengelolaan administrasi belanja pegawai

pada KANTOR PELAYANAN PERBENDAHARAAN NEGARA (KPPN)

• Menganalisis sistem akuntansi pengeluaran kas pengelolaan administrasi belanja

Negara yang telah berjalan pada KANTOR PELAYANAN PERBENDAHARAAN

NEGARA (KPPN) sudah efektif atau belum

Objek Penulisan

Objek dari penelitian ini adalah Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN)

Direktorat Jenderal Perbendaharaan yang terletak di alamat Gedung Perbendaharaan I

Lantai II Jl. Lapangan Banteng Timur no. 2-4, Jakarta Pusat. Perusahaan ini bergerak

dibidang jasa keuangan.

Alat Analisis Yang Digunakan

Alat analisis yang digunakan adalah analisis deskriptif, yaitu gambaran atau lukisan

secara sistematis, faktual dan akurat mengenai fakta-fakta serta hubungan antara

fenomena yang diselidiki. Untuk memudahkan penggambaran Sistem Akuntansi

Pengeluaran Kas Pengelolaan Administrasi Belanja Pegawai digunakan bagan alur

dokumen (flowchart) dan Sistem Pengendalian Internal (SPI).

SISTEM AKUNTANSI

Menurut Mulyadi (2001: 3) sistem akuntansi adalah formulir, catatan, dan laporan yang

dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan

manajemen guna memudahkan pengolahan perusahaan. Sistem akuntansi dapat

dijelaskan dengan menggunakan bagan alir dokumen.

SISTEM PENGENDALIAN INTERN

Sistem pengendalian intern adalah suatu sistem yang dilaksanakan oleh suatu

organisasi atau perusahaan untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Unsur- unsur

Pengendalian Intern Menurut Mulyadi (2008) yaitu:

Struktur Organisasi

Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.

Struktur organisasi merupakan kerangka pembagian tanggung jawab fungsional kepada

unit - unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok

perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional harus dipisahkan fungsi operasi dan

fungsi akuntansi, dan suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh.

Sistem wewenang/otorisasi dan prosedur pencatatan

Sistem wewenang/otorisasi dan prosedur pencatatan yang memberikan

perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. Dalam

organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki

wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu dalam suatu

organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi

atas terlaksananya setiap transaksi. Sistem otorisasi dapat menjamin dihasilkannya

dokumen pembukuan yang dapat dipercaya dan prosedur pencatatan yang baik akan

menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang,

pendapatan, dan biaya suatu organisasi.

Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.

Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggungjawabnya.

Bagaimanapun baiknya struktur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur

pencatatan, serta berbagai cara yang diciptakan untuk mendorong praktik yang

sehat, semua sangat tergantung kepada manusia yang melaksanakannya. Unsur

mutu karyawan merupakan unsur sistem pengendalian intern yang paling penting.

Karyawan yang kompeten diperoleh dari seleksi calon karyawan berdasarkan

persyaratan yang dituntut oleh pekerjaan dan pengembangan pendidikan karyawan.

Petugas Pengelola AdministrasiBelanja Pegawai

Pejabat Pembuat Komitmen

Pejabat Pengujian SPP dan PenandaTangan SPM

Kantor Pelayanan PerbendaharaanNegara

Bagian Pembukuan

Bendahara Pengeluaran

Analisis SPI Sistem Akuntansi Pengeluaran KasPengelolaan Administrasi Belanja Pegawai Kantor

Pelayanan Perbendaharaan Negara:1. Struktur Organisasi

Struktur organisasi pada Sistem Administrasi Belanja Pegawai Kantor Pelayanan

Perbendaharaan Negara terdiri dari 6 Bagian yaitu Petugas Pengelolaan Administrasi

Belanja Pegawai (PPABN), Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), Pejabat Pengujian SPP

(Surat Permintaan Pembayaran) dan Penanda Tangan SPM (Surat Perintah Membayar),

Kantor Pelayananan Perbendaharaan Negara (KPPN), Bagian Pembukuan dan

Bendahara Pengeluaran.

• Masing-masing bagian memiliki fungsinya masing-masing, setiap fungsi terdiri dari

fungsi pencatatan, pengujian, perhitungan, penyetoran dan penjurnalan.

• Petugas Pengelolaan Administrasi memiliki fungsi sebagai pencatatan data karyawan

dan pembuat daftar belanja pegawai, terpisah fungsinya dengan Pejabat Pembuat

Komitmen yang memiliki fungsi sebagai pengecekan/peneliti kebenaran setiap

dokumen pendukung perubahan data belanja pegawai.

• Pejabat Penguji SPP dan Penanda Tangan SPM memiliki fungsi pengujian SPP/ tagihan

kepada Negara dan menandatangani SPM (Surat Perintah Membayar), terpisah

fungsinya dengan Kantor Perbendaharaan Negara (KPPN) yang memiliki fungsi

sebagai penguji terhadap SPM-LS (Surat Perintah Membayar langsung) dan dokumen

pendukung yang diterima dari pejabat pengujian SPP dan Penanda Tangan SPM.

• Bagian pembukuan memiliki fungsi sebagai pembuat jurnal atas transaksi, terpisah

fungsinya dengan Bendahara Pengeluaran yang memiliki fungsi sebagai penghitung dan

pengatur aliran dana baik dana masuk maupun dana keluar.

2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

• Sistem Otorisasi pada KANTOR PELAYANAN PERBENDAHARAAN NEGARA

dilakukan untuk mengotorisasi surat-surat yang digunakan dalam sistem pengeluaran

kas pengelolaan administrasi belanja pegawai yang masing-masing dibuat oleh

pejabat/petugas yang terkait

• Pembuatan Daftar Permintaan Belanja Negara dilakukan oleh Petugas Pengelolaan

Administrasi Belanja Pegawai (PPABP) berdasarkan daftar gaji, Uang Duka Wafat/

Tewas, Terusan Penghasilan Gaji, Uang Muka Gaji, Uang Lembur, Uang Makan,

Honorarium, dan Vakasi

• Pejabat Pembuat Komitmen (PKK) adalah bagian yang bertugas menandatangani Surat

Permintaan Pembayaran (SPP) beserta lampiran Daftar Permintaan Pembayaran Belanja

Pegawai yang dikeluarkan oleh bagian Petugas Pengelola Administrasi Belanja Pegawai

(PPABP) untuk diuji oleh bagian Pejabat Pengujian SPP dan Penanda Tangan Surat

Perintah Membayar (SPM), tujuannya untuk mengetahui bahwa Daftar Permintaan

Belanja Pegawai telah disetujui oleh pihak yang terkait

• Bagian KPPN merupakan pejabat yang memiliki kuasa penuh untuk pembuat keputusan

mengotorisasi Daftar Permintaan Belanja Pegawai berdasarkan SPM dan dokumen

pendukung lainnya yang diperlukan dalam administrasi belanja pegawai, sebagai

persetujuannya maka KPPN membuat Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D)

pengeluaran kas untuk membiayai belanja pegawai.

• 3. Praktik Yang Sehat

– Pembuatan Daftar Perubahan Data Pegawai dilakukan oleh PPABP

– Daftar perubahan Data Pegawai harus melampirkan dokumen pendukung lainnya

seperti daftar gaji, Uang Duka Wafat/ Tewas, Terusan Penghasilan Gaji, Uang

Muka Gaji, Uang Lembur, Uang Makan, Honorarium, dan Vakasi

– Pengujian SPP dan Penanda Tangan SPM dilakukan oleh pejabat penguji

– Pengujian terhadap SPM-LS dan pencairan dana untuk belanja pegawai dilakukan

oleh KPPN

– KPPN bertanggung jawab penuh atas otorisasinya pengeluaran kas yang

berhubungan dengan belanja pegawai

– Bagian pembukuan adalah pihak yang berwenang dalam pembuatan jurnal atas

transaksi yang terjadi terkait dengan belanja pegawai

– Bendahara Pengeluaran adalah pihak yang berwenang hanya dalam pengaturan

aliran dana/kas baik dana kas masuk maupun dana kas keluar, pembuatan

pembukuan merupakan wewenang dari bagian pembukuan

4. Pegawai yang mutunya sesuai Dengan Tanggung Jawab

• Setiap pegawai dalam Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara harus memiliki skill

dan pengetahuan dibidang/ ditugasnya masing-masing agar penyelenggaran pengelolaan

administrasi belanja pegawai berjalan dengan baik dan yang sewajarnya .

Evaluasi Prosedur Sistem Akuntansi Berdasarkan Sistem Pengendalian Intern:

Berdasarkan evaluasi sistem akuntansi diatas dalam pelaksanaan praktik yang

sehat bagian pembukuan yang memilki wewenang atau tugas untuk melakukan

pembukuan terhadap penerimaan dan pengeluaran SPM belanja pegawai yang telah

diterbitkan SP2Dnya, bagian pembukuan juga harus mencatat penerimaan dan

pengeluaran SPM tersebut kedalam Buku Catatan Historis dan membuat jurnal atas

transaksi yang terjadi, tujuannya yaitu untuk mengawasi penyelenggaraan kinerja/tugas

dari bendahara pengeluaran agar tidak terjadi penyelewengan tugas, hal tersebut

dilakukan agar tidak merugikan pejabat yang bertanggung jawab penuh terhadap

penyelenggaraan pengelolaan administrasi belanja pegawai dan tentunya negara. Selain

itu bagian pembukuan berkewajiban untuk memverifikasi catatan yang dilakukan oleh

bagian pembukuan dengan catatan yang dilakukan oleh bendahara pengeluaran.

Bagian Pembukuan

Bendahara Pengeluaran

Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan mengenai analisis sistem akuntansi pengeluaran kas

pengelolaan administrasi belanja pegawai, maka penulis dapat mengambil kesimpulan

sebagai berikut:

• Sistem akuntansi pengeluaran kas pengelolaan administrasi belanja pegawai KPPN

melibatkan 6 bagian, yaitu Petugas Pengelolaan Administrasi Belanja Pegawai

(PPABN), Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), Pejabat Pengujian SPP (Surat Permintaan

Pembayaran) dan Penanda Tangan SPM (Surat Perintah Membayar), Kantor

Pelayananan Perbendaharaan Negara (KPPN). Sistem Akuntansi setiap bagian

digambarkan dengan bagan alir dokumen (flowchart) sesuai dengan fungsi dan

tugasnya masing-masing.

• Sistem akuntansi pengeluaran kas pengelolaan administrasi belanja pegawai sebenarnya

sudah berjalan dengan efektif karena masing-masing bagian telah terorganisir, fungsi

masing-masing bagian telah terpisah secara jelas sehingga tidak terjadi kerangkapan

pekerjaan antar bagian, tetapi memiliki kekurangan pada alur sistem bagian pembukuan

yaitu hanya mencatat penerimaan dan pengeluaran SPM dari bagian sebelumnya saja

tetapi tidak mengawasi aliran dana dari pengeluaran SPM tersebut

selain itu bagian pembukuan juga harus mencatat penerimaan dan pengeluaran SPM

kedalam Buku Catatan Historis untuk dilakukannya verifikasi oleh Bagian Pembukuan.

Pengawasan aliran dana oleh Bagian Pembukuan perlu dilakukan untuk mengawasi

kinerja Bendahara Pengeluaran tersebut apakah benar-benar menyalurkan dana tersebut

sesuai dengan pengeluaran yang telah dicatat oleh bagian pembukuan secara efektif atau

tidak. Sehingga laporan atas penyelenggaraan pengeluaran kas pengelolaan

administrasi belanja Negara dibuat dalam sebenar-benarnya laporan tanpa ada

penyelewengan sehingga tidak ada pihak yang dirugikan.

Saran

Untuk meminimalisasi penyelewengan terhadap kas maka penulis mengusulkan agar

bagian pembukuan melakukan pencatatan kedalam Buku Catatan Historis dan

melakukan penjurnalan sebagai verifikasi/ rekonsiliasi catatan yang dibuat oleh bagian

pembukuan dan catatan yang dibuat oleh bendahara pengeluaran agar laporan atas

penyelenggaraan pengeluaran kas pengelolaan administrasi belanja Negara dibuat

dalam sebenar-benarnya laporan tanpa ada penyelewengan sehingga tidak ada pihak

yang dirugikan.