ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI INVENTORY DAN PENJUALAN PADA TB. UD NANANG PUTRA YOGYAKARTA

NASKAH PUBLIKASI

disusun oleh

Angga Dika Anditama

07.11.1706

kepada JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM

YOGYAKARTA 2012

2

3

ANALYSIS AND DESIGN OF INVENTORY AND SALES INFORMATIAON SYSTEM ON TB. UD NANANG PUTRA YOGYAKARTA

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI INVENTORY DAN

PENJUALAN PADA TB. UD NANANG PUTRA YOGYAKARTA

Angga Dika Anditama

Jurusan Teknik Informatika

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

The development of information technology, it has become increasingly rapid.

Increasingly rapid technological cycle can help in world trade are competing with each other to use information systems to improve their business. In practice, the system is in need of information to process the data that can result in a useful information for users. Improving the business of an enterprise is a way to build a good information system is the speed and accuracy to obtain the information needed. The computer is a device that can store data, process data, and provide the desired information in a timely and accurate information that is useful for the company to progress its business.

UD Nanang Putra in Yogyakarta is a business that serves the needs of the field

in the provision of building materials. In this store still uses sales and purchase transaction using the system manually memorandum, to know the data inventory and manufacturing reports still use the manual method, and therefore the amount of time it takes to process the proper reporting of income and the sale of goods tansaksi accurate for owners and increase the likelihood of errors mutilation.

Thus the information systems required by this store is making an application in pengolaha and collection of data as well as the sale and purchase of a computerized reports note that the results of the sales transaction in a fast, precise, and accurate to the sale of the UD Nanang Putra Yogyakarta. Keywords: analysis, inventory, information, system

4

1. Pendahuluan

Perkembangan teknologi informasi saat ini sudah menjadi semakin pesat. Siklus

teknologi yang semakin pesat ini dapat membantu dalam dunia perdagangan yang

sedang bersaing satu sama lain dengan menggunakan sistem informasi untuk

meningkatkan usahanya. Dalam penerapannya, sistem informasi sangat di butuhkan

dalam mengolah suatu data yang mampu mengahasilkan sebuah informasi yang

berguna bagi penggunanya.

Meningkatkan usaha suatu perusahaan ialah dengan cara membangun sistem

informasi yang baik yaitu adanya kecepatan dan keakuratan untuk memperoleh informasi

yang dibutuhkan. Komputer adalah suatu alat yang dapat menyimpan data, mengolah

data, dan memberikan informasi yang diinginkan secara tepat dan akurat yang berguna

bagi perusahaan untuk kemajuan usahanya.

UD Nanang Putra yang ada di Yogyakarta merupakan suatu bidang usaha yang

melayani kebutuhan dalam hal penyediaan bahan bangunan. Dalam toko ini masih

menggunakan transakasi penjualan dan pembelian barang dengan menggunakan sistem

nota secara manual, untuk mengetahui data stok barang serta pembuatan laporannya

masih menggunakan cara manual, oleh sebab itu banyaknya waktu yang dibutuhkan

untuk proses penghasilan laporan yang tepat serta tansaksi penjualan barang yang

akurat bagi pemilik dan memperbesar kemungkinan kesalahan pencacatan. Maka dari itu

sistem informasi yang dibutuhkan oleh toko ini adalah pembuatan aplikasi dalam

pengolaha serta pendataan data penjualan dan pembelian barang serta laporan nota

yang terkomputerisasi agar hasil transaksi penjualan secara cepat, tepat, dan akurat

pada penjualan barang UD Nanang Putra Yogyakarta tersebut.

2. Landasan Teori

Sistem Informasi Manajemen (management information Sistems atau sering

dikenal dengan singkatannya MIS) merupakan penerapan sistem informasi di dalam

organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan

manajemen. Menurut Gordon B. Davis :

SIM adalah sistem manusia / mesin yang menyediakan informasi untuk

mendukung operasi manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu

organisasi.

Secara umum Sistem Informasi Manajemen dapat diartikan sebagai kumpulan

dari interaksi sistem-sistem informasi yang menghasilkan informasi yang berguna untuk

semua tingkatan manajemen dalam suatu organisasi.

3. Analisis dan Perancangan Sistem

3.1 Tinjauan Umum

3.1.1 Sejarah Berdirinya UD Nanang Putra

5

UD Nanang Putra adalah suatu bidang usaha yang menyediakan kebutuhan

membangun dan merenovasi rumah mulai dari bahan bangunan hingga perlengkapan

rumah tangga.UD Nanang Putra semula merupakan anak cabang dari UD Nanang yang

kini menjadi perusahaan mandiri. UD Nanang Putra berdiri bulan Februari 2010 di Jl.

Perumnas No. 66 B RT.008/RW.01 Seturan, Catur Tunggal, Depok, Sleman Yogyakarta

oleh Bayu Hari Budi Nugroho sebagai pemilik tunggal.

3.1.2 Visi dan Misi UD NANANG PUTRA

3.1.2.1 Visi

Menjadi toko besi yang senantiasa mampu bersaing dan tumbuh berkembang

dengan sehat.

3.1.2.2 Misi

1. Menghasilkan laba yang pantas untuk mendukung pengembangan

perusahaan.

2. Menyediakan bahan bangunan yang terkait dengan kebutuhan masyarakat

ataupun industri dengan mutu, harga dan pasokan yang berdaya saing tinggi

melalui pengelolaan yang profesional demi kepuasan pelanggan.

3. Memberikan penghargaan kepada para pegawai melalui pemberian

kesejahteraan yang memadai, penyediaan lingkungan kerja yang aman, sehat

dan nyaman.

4. Menjalin kemitraan kerja sama dengan pemasok dan penyalur yang saling

menguntungkan.

5. Memberikan perhatian yang tulus kepada masyarakat melalui penciptaan

lapangan kerja, dukungan pembinaan sosial dan lingkungan.

3.2 Analisis Sistem

3.2.1 Analisis Kelemahan Sistem

Sistem pelayanan yang diberlakukan oleh toko besi ini masih sering terjadi

kesalahan karena masih menggunakan sistem manual. Permasalahan yang sering terjadi

pada saat pencatatan laporan- laporan penjualan barang, informasi tentang harga

barang, stok barang, data pembeli, serta pencatatan transaksi penjualan juga masih

sering terjadi. Dalam menganalisis permasalahan sistem ini , akan dilakukan sebuah

analisis yang disebut dengan PIECES Analysis (performance, information, economy,

control, eficiency and service). Analisis PIECES ini sangat penting untuk dilakukan

sebelum mengembangkan sebuah sitem informasi karena dalam analisis ini biasanya

akan ditemukan beberapa masalah utama maupun masalah yang bersifat gejala dari

masalah utama.

a) Analisis Kinerja (peformance)

6

Analisis kinerja ditujukan untuk mengetahui tingkat kinerja dari sebuah sistem apakah

kinerja dari sistem tersebut telah berjalan sesuai dengan yang diharapkan atau sudah

mencapai sasaran yang diinginkan dan dipengaruhi oleh kinerja SDM juga. Kinerja dari

sebuah sistem diukur berdasarkan jumlah produksi (troughput) dan tanggap waktu

(respon time).

Kelemahan :

Dalam kasus UD Nanang Putra ini, mempunyai permasalahan dimana dalam

mengerjakan pencatatan laporan, pencatatan data, dan pencatatan segala laporan masih

memerlukan waktu 1-2 hari dikarenakan proses pencarian dan pencatatanya yang

dilakukan masih bersifat manual.

b) Analisis Informasi (information)

Sebuah sistem informasi yang baik akan menghasilkan informasi akurat, relevan dan

tepat waktu. Ketiga kriteria tersebut merupakan syarat dari sebuah informasi yang baik

bagi sebuah perusahaan atau organisasi yang akan dijadikan sebagai dasar dari

pengambilan keputusan. Sebuah informasi dapat berpengaruh dalam merencanakan

langkah yang dilakukan oleh perusahaan selanjutnya dalam mengambil sebuah

keputusan.

Kelemahan :

Dalam permasalahan toko besi ini sangat dibutuhkan sebuah informasi yang harusnya

akurat, karena masih sering terjadi kesalahan dalam proses pencatatan data, informasi

yang disajikan juga kurang tepat waktu karena sering terjadi keterlambatan dalam

pencarian data, serta kurang akurat dalam pemberitahuan harga jual barang kepada

customer. Kemungkinan keterlambatan dalam menyampaikan suatu informasi karena

pencarian file (data) yang masih belum tertata dengan baik.

c) Analisis Ekonomi (economic)

Analisis ekonomi adalah senantiasa berhubungan dengan keberadaan anggaran

instansi atau biaya, analisis ekonomi bersifat mempelajari dan menerapkan tentang biaya

dan manfaatnya. Faktor ekonomi merupakan faktor yang sangat penting dalam suatu

perusahaan. Faktor ekonomi juga dapat mempengaruhi perkembangan dan kemajuan

perusahaan itu sendiri.

Kelemahan :

Biaya-biaya yang dikeluarkan dan banyaknya tenaga kerja (karyawan) yang

dibutuhkan sangat mempengaruhi. Pemborosan juga dalam alat tulis karena pencatatan

data masih manual dan terjadi pengeluaran. Serta apabila pada bagian pendataan ingin

mendapatkan aplikasi sistem informasi penjualan yang lebih baik dan mudah

penggunaannya maka harus membeli perangkat lunak untuk aplikasi tersebut dengan

harga yang mahal.

7

d) Analisis Kontrol (control)

Pentingnya keamanan dalam meningkatkan kinerja sistem agar terkontrol dengan

baik serta sistem mampu mendeteksi bahkan mencegah penyalahgunaan wewenang,

dan menjamin keamanan data sreta informasi data. Serta dengan adanya kontrol maka

tugas maupun kinerja yang mengalami gangguan bisa diperbaiki.

Kelemahan :

Kurangnya pengendalian dan keamanan yang terdapat pada sistem informasi data

barang toko besi yang dimana persediaan barang tidak dapat diketahui sewaktu-waktu

dalam proses pengolahannya sehingga sering tidak diketahui pasti data barang yang

habis dan yang dibutuhkan. Maka dari itu membutuhkan sistem baru untuk mengontrol

keamanan tersebut.

e) Analisis Efisiensi (eficiency)

Analisis efisiensi menyangkut bagaimana menghasilkan output sebanyak-banyaknya

dengan input yang sekecil mungkin. Analisis efisiensi senantiasa berhubungan dengan

sumber daya yang ada guna meminimalkan pemborosan. Efisiensi dari sistem yang

dikembangkan adalah pemakaian secara maksimal atas sumber daya yang tersedia

yang meliputi manusia, informasi, waktu, uang, peralatan, ruang, dan keterlambatan

pengolahan data.

Kelemahan

Dalam UD Nanang Putra ini, terjadi pemborosan pada kebutuhan untuk pengolahan data

yaitu : kertas, tempat untuk penyimpanan data dan sumbar daya yang dibutuhkan.

f) Analisis Layanan (service)

Dalam suatu perusahaan untuk menilai kualitas dari sebuah sistem adalah salah

satunya bisa kita lihat dari segi pelayanannya. Pelayanan yang prima menjadi prioritas

utama untuk memuaskan customer/konsumen. Peningkatan kinerja perusahaan dengan

adanya sistem baru diharapkan dapat menjadi semakin cekatan dalam memproses dan

mendokumentasi data-data yang berasa penting bagi periusahaan. Peningkatan yang

dimaksud adalah :

1. Akurasi yaitu terkait dengan kebenaran dari hasil-hasil pengolahan data.

2. Sistem mudah digunakan agar pengoperasian dalam menggunakan bagi

pengguna merasa nyaman.

3. Konsistensi dalam hal pengolahan data maupun hasilnya.

4. Mampu menangani dan mengkoordinasikan perkecualian yang muncul dari

kondisi pengelolaan yang normal dalam banyak aktivitas sebuah sistem untuk

mencapai tujuan dan sasaran .

Kelemahan :

8

UD Nanang Putra ini dalam pendataan masih kurang tertata dan pencarian data yang

masih sering lambat sehingga kulaitas pelayanan terhadap pelanggan tidak memuaskan.

Dengan adanya sistem baru diharapkan dapat menjadi lebih cepat dalam pencarian data-

data yang dibutuhkan.

3.2.2 Analisis Kebutuhan Sistem

3.2.2.1 Analisis Kebutuhan Fungsional

Aplikasi ini nantinya akan di gunakan oleh 2 jenis pengguna yaitu admin dan kasir.

Pembangunan aplikasi yang di bangun ini mengasumsikan bahwa pengguna telah

terbiasa menggunakan sistem berbasis widows. Pengguna yang di asumsikan tersebut

adalah

1. Admin

Pengguna yang memiliki hak akses penuh dalam aplikasi, antara lain :

Mengolah data user

Mengolah data konsumen

Mengolah data barang

Mengolah data pemasok

Melakukan transaksi penjualan

Melakukan transaksi pembelian

Melihat laporan data pegawai

Melihat laporan data konsumen

Melihat laporan data barang

Melihat laporan data pemasok

Melihat laporan data penjualan

Melihat laporan data pembelian

Melihat laporan data detail penjualan

Melihat laporan data detail pembelian

2. Kasir

Pengguna ini dapat melakukan operasional pada aplikasi ini sebagai berikut :

Mengolah data konsumen

Mengolah data barang

Mengolah data pemasok

Melakukan transaksi penjualan

Melakukan transaksi pembelian

Melihat laporan data konsumen

Melihat laporan data barang

Melihat laporan data pemasok

9

Melihat laporan data penjualan

Melihat laporan data pembelian

Melihat laporan data detail penjualan

Melihat laporan data detail pembelian

3.2.2.2 Analisis Kebutuhan Non Fungsional

Kebutuhan Non Fungsional meliputi :

Perangkat lunak yang di gunakan

Windows XP Profesional SP 2

Microsoft SQL server 2005

Perangkat keras yang di gunakan

Processor core 2 duo 2 Ghz

Memory DDR2 1GB

Hardisk 80 GB

LCD 16’

Printer

User meliputi administrator dan operator

Keamanan sistem aplikasi dan database di lengkapi dengan password

Aplikasi bersifat friendly

3.2 Perancangan basis data dan sistem

3.3.1 Perancangan basis data

3.3.1.1 Normalisasi

Normalisasi dalam perancangan suatu database diperlukan untuk mempermudah

perancangan database. Normalisasi merupakan proses pengelompokan data elemen

menjadi tabel yang menunjukkan entity dan relasinya. Tujuan dilakukannya normalisasi

ini adalah untuk mengurangi terjadinya kerancuan pada masing-masing file yang berupa

kerangkapan (duplikasi) atau perulangan (redudansi) data yang sama.

a) Bentuk tidak normal

Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan di rekam, tidak ada keharusan

format tertentu. Dapat saja tidak lengkap atau bahkan terduplikasi. Data dikumpulkan apa

adanya sesuai kedatangannya.

10

Nota Penjualan

Nota Pembelian

11

b) Normalisasi bentuk pertama

Normalisasi bentuk pertama terpenuhi jika sebuah table tidak memiliki atribut

bernilai banyak (multivalued atribut) atau lebih dari satu atribut dengan nilai yang sama.

Nama_konsumen Alamat_konsumen Tanggal_penjualan No_nota_penjualan

No_telp Qty Nama_barang Harga Jumlah

Nama_pemasok Alamat_pemasok Tanggal_beli No_nota_pembelian

Tabel Normalisasi bentuk pertama

c) Normalisasi bentuk kedua

Syarat dari 2NF adalah ketika semua atribut yang termasuk primary key memiliki

ketergantungan fungsional pada primary key dan sudah dalam kondisi 1NF.

Pembentukan normal kedua dengan mencari kunci-kunci field yang dapat dipakai

sebagai pedoman dalam pencarian data dan sifatnya unik.

No_nota_penjualan Nama_customer Tanggal Alamat No_telp

No_nota_penjualan Nama_barang Harga Jumlah Total

No_nota_pembelian Nama_pemasok Alamat No_telp

No_nota_pembelian Nama_barang Harga Jumlah Total

Tabel Normalisasi bentuk kedua

d) Normalisasi bentuk ketiga

Suatu tabel dikatakan dalam keadaan Third Normal Form jika harus memenuhi bentuk

normal kedua dan semua atribut bukan primary key tidak memiliki hubungan yang

transitif (semua atribut bukan kunci tergantung secara fungsional hanya pada kunci

utama). Dengan kata lain, setiap atribut bukan kunci haruslah bergantung hanya pada

primary key secara menyeluruh.

12

No_nota_penjualan kd_customer Tanggal Total_harga

Kd_customer Nama_customer alamat No_telp

No_nota_penjualan Kd_barang jumlah

Kd_pemasok Nama_pemasok alamat No_telp

No_nota_pembelian Nama_customer Tanggal alamat No_telp

Tabel Normalisasi bentuk ketiga

Kd_barang Nama_barang Harga_beli Harga_jual

No_nota_pembelian Kd_pemasok Tanggal total

13

e) Relasi antar tabel

Gambar Relasi antar tabel

3.3.2 Perancangan Sistem

1. Flowchart

Flowchart ini merupakan langkah awal pembuatan program. Dengan adanya

flowchart urutan poses kegiatan menjadi lebih jelas. Jika ada penambahan proses maka

dapat dilakukan lebih mudah. Setelah flowchart selesai disusun, selanjutnya pemrogram

(programmer) menerjemahkannya ke bentuk program dengan bahasa pemrograman.

Gambar flowchart sistem

14

2. DFD ( Data Flow Diagram )

a) Context Diagram

Context diagram adalah sebuah pendekatan terstruktur untuk menggambarkan

sistem pertama kali secra garis besar, yang bisa disebut juga Top level dan

dipecahkan menjadi bagian yang lebih terinci (disebut dengan lower level). Contex

diagram ini menggambarkan hubungan input/output antara sistem dengan

kesatuan luarnya.

Gambar context diagram

15

Gambar DFD Level 0

16

Gambar DFD Level 1

4. Implementasi dan Pembahasan

Manual Program

Manual program digunakan sebagai panduan bagi user dalam mengoperasikan

program aplikasi. Pada menu utama terdapat menu Login, yaitu menu untuk

memberikan hak akses penggunaan aplikasi. Masukkan username dan password

kemudian klik tombol Login, maka fungsi keempat tombol akan aktif yaitu tombol

Administrasi, Transaksi, Laporan, dan Lain-lain.

17

Gambar Tampilan Menu Utama

Form olah data dan transaksi digunakan untuk menginputkan data diantaranya

olah data pegawai, data customer, data pemasok/supplier, data barang setra melakukan

proses transaksi penjualan dan pembelian.

Gambar form olah data barang

18

Form Laporan digunakan untuk mencetak Laporan dari data transaksi yang telah

di lakukan.

Gambar laporan data detail penjualan

5. Penutup

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan yang ada pada halaman sebelumnya dengan adanya

penelitian pada UD Nanang Putra Yogyakarta, dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:

1. Permasalahan operasional dalam UD Nanang Putra Yogyakarta ini

terletak pada pengolahan data yang masih manual. Dalam pencatatan

data, transaksi maupun laporannya masih dilakukan secara manual

sehingga menyebabkan lambatnya pelayanan terhadap customer.

Lambatnya pencarian data yang kurang tertata dengan baik ini termasuk

dalam penyusunan laporan sehingga waktunya menjadi tidak efisien.

2. Aplikasi Inventory dan Penjualan UD Nanang Putra berhasil dibangun

dengan tampilan dan fitur yang lengkap serta menarik.

3. Sistem yang dibuat berfungsi sebagai perluasan dari sistem manual yang

sudah berjalan dalam hal pemberian layanan kepada customer.

4. Sistem informasi penjualan pada UD Nanang Putra Yogyakarta ini dapat

digunakan untuk melakukan penyimpanan dan pengolahan data-data

pada toko, diantaranya adalah data pegawai, data customer, data

pemasok, data barang, transaksi pembelian, transaksi penjualan serta

pembuatan laporan-laporan dan mencetak nota penjualan.

19

5.2 Saran

Dalam apliksi Inventory dan Penjualan UD Nanang Putra ini masih terdapat

beberapa kekurangan, oleh karena itu perangkat lunak ini akan lebih bermanfaat lagi

apabila terus di kembangkan. Saran dari penulis adalah sebagai berikut :

1. Perangkat lunak yang dibuat ini sifatnya masih standar, perlu adanya

penambahan kelengkapan–kelengkapan untuk dapat diimplementasikan

pada dunia bisnis yang nyata, yaitu pada suatu perusahaan yang benar–

benar jalur transaksi pembelian dan penjualanya padat.

2. Perlu ditambahkan foto sampel barang dan menambahkan barcode pada

barang tersebut untuk mempermudah dalam proses transaksi penjualan.

3. Penulis menyarankan agar setiap operator/kasir memperhatikan dalam

penggantian password pada perangkat lunak ini untuk menjaga

keamanan data yang ada.

4. Kepada pihak toko yang akan menerapkan sistem ini agar dapat

menindak lanjuti sistem informasi penjualan. Apabila akan diterapkan,

maka pihak toko dapat memberikan masukan ataupun kritikan apabila

saat menjalankan sistem terdapat kekurangan, baik secara fungsional

maupun komponennya, demi pengembangan sistem selanjutnya agar

dapat diperbaiki dan dikembangkan.

Demikianlah skripsi ini disusun, semoga dapat bermanfaaat bagi pihak UD Nanang

Putra , pembaca, maupun peneliti selanjutnya.

20

DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk

Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi.

Jogiyanto. 1999. Analisis dan Disain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur

Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset.

Kristianto, Andri. 2003. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya.

Yogyakarta: Gava Media.