ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN DENGAN 3 (T IG A) JANG K A S I STEM

PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIAN (Studi Kasus : SMP MUHAMMADIYAH 10 YOGYAKARTA)

Naskah Publikasi

Disusun Oleh

Muhammad Rifki Zulkarnain 05.11.0866

Kepada

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA

2011

NASKAH PUBLIKASI

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN

DENGAN 3 (T IG A) JANG K A S I STEM PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIAN

(Studi Kasus : SMP MUHAMMADIYAH 10 YOGYAKARTA)

Disusun Oleh

Muhammad Rifki Zulkarnain 05.11.0866

Dosen Pembimbing,

NIK. 190302008 Abas Ali Pangera, Ir, M.Kom

Tanggal, 13 Januari 2011

Ketua Jurusan Teknik Informatika,

NIK. 190302008 Abas Ali Pangera, Ir, M.Kom

ANALYSIS AND DESIGN OF LIBRARY INFORMATION SYSTEM WITH 3 (THREE) TERM SYSTEM

BORROWING AND RETURNS (Case Study: SMP MUHAMMADIYAH 10 YOGYAKARTA)

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN

D E NG AN 3 ( T I G A) J AN G K A S I ST EM PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIAN

(Studi Kasus : SMP MUHAMMADIYAH 10 YOGYAKARTA)

Muhammad Rifki Zulkarnain Jurusan Teknik Informatika

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

The rapid technology development is now affecting every aspect of human life. For example, in the field of business computer technology is widely used as a means of data processing, promotion or advertising via the Internet. Towards the era of the development of this technology, many organizations or companies that use the role of Information Systems supported by the utilization efficiency and effectiveness of existing technology to take a decision (decision making) or to solve a problem (problem solving) that exist. To obtain information quickly, precisely and accurately, the computer can work with accuracy and speed of access is high compared to access the human brain works. The use of computerized systems as a tool is the right choice to support activities in the data library information systems, thus speeding up the service, making the reports that so much data and activities, reducing the work load becomes lighter and can produce more accurate information again.

Information needs in service and data processing is required. One example is the library service. Library Information System is one of the main functions in a library of data processing activities, both data processing and data member in a library book that can provide information services to the parties - parties at one educational institution or institution - its other institutions.

In this discussion will be discussed making Library Information System application that is in use at the Junior High School 10 Yogyakarta Muhammadiyah. It is expected that good data processing Library can produce the information quickly, precisely and accurately. Keywords : Information System, Library System

1. Pendahuluan

Kebutuhan informasi dalam pelayanan dan pengolahan data sangat diperlukan. Salah

satu contohnya adalah pelayanan perpustakaan. Sistem Informasi Perpustakaan merupakan

salah satu fungsi utama dalam suatu kegiatan pengolahan data perpustakaan, baik

pengolahan data anggota maupun data buku di perpustakaan yang dapat memberikan

layanan informasi.

Perpustakaan sebagai sebuah sistem tentunya memiliki bagian – bagian atau

subsistem – subsistem. Salah satu dari subsistem tersebut adalah subsistem sirkulasi.

Subsistem sirkulasi ini menangani beberapa proses pustaka seperti proses keanggotaan,

pengolahan koleksi, peminjaman, pengembalian, dan denda. Pada kenyataannya yang

terjadi saat ini adalah laporan data perpustakaan yang dihasilkan kurang maksimal, karena

masih dikerjakan secara manual. Hal ini mempengaruhi proses pengambilan keputusan dan

kinerja dari karyawan.

Diharapkan dengan pengolahan data yang baik pada Perpustakaan SMP

Muhammadiyah 10 Yogyakarta dapat menghasilkan informasi yang cepat, tepat dan akurat,

serta berusaha semaksimal mungkin untuk mengembangkan sistem yang ada menjadi lebih

baik dan lebih efektif serta bermanfaat.

2. Landasan Teori

2.1. Konsep Dasar Sistem dan Informasi 2.1.1. Pengertian Sistem

Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang

menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya.

Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai

berikut :

“Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur- prosedur yang saling

berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau

untuk menyelesaikan sasaran yang tertentu.”1

“Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk

mencapai suatu tujuan tertentu.”

Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya

mendefinisikan sistem sebagai berikut :

2

1 Jogiyanto HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, edisi ketiga; Yogyakarta : Andi Offset, 2005, halaman 1. 2 lbid, halaman 2.

Berdasarkan hal diatas definisi secara umum mengartikan sistem sebagai kumpulan

elemen-elemen yang saling berinteraksi dan bertanggung jawab memproses masukan

(input) sehingga menghasilkan keluaran (output).

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu yaitu mempunyai

komponen-komponen (components), batasan sistem (boundary), lingkungan luar sistem

(environments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolah

(process), dan sasaran (objective) atau tujuan (goal).

2.1.2. Pengertian Informasi

Sebuah informasi berasal dari suatu kejadian, sehingga informasi dapat dikatakan

sebagai data fakta yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata.

Dalam pengertian yang lain informasi merupakan kumpulan data yang diolah menjadi bentuk

yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerima. Sebuah informasi sangatlah

penting untuk dipahami karena tanpa itu sebuah sistem tidak akan dapat berjalan dan pada

akhirnya akan mati. Informasi juga dapat dikatakan sebagai kebutuhan pokok atau salah

satu jenis utama sumber daya yang tersedia bagi manajer.

Komponen terpenting dalam informasi adalah data. Data merupakan bahan yang

akan diolah, dapat berupa teks, tabel, grafik, simbol-simbol yang menunjukkan suatu situasi.

Sebuah data belum memberikan suatu arti bagi yang menerimanya.

Nilai dari informasi (value of information) ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan

biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif

dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Sebagian besar informasi tidak dapat persis

ditaksir keuntungannya dengan nilai uang, tetapi dapat ditaksir dengan nilai efektivitasnya.

Menurut John Burch dan Gary Grudnitski, kualitas informasi digambarkan dalam tiga

buah pilar kualitas informasi yaitu Akurat, Tepat Waktu, Relevan.

2.2. Sistem Perpustakaan

Sistem Perpustakaan dalam suatu lembaga pendidikan dalam hal ini yaitu SMP

Muhammadiyah 10 Yogyakarta dapat diartikan sebagai pengolahan database kepustakaan

yang disusun langkah demi langkah agar data-data kepustakaan tersebut dapat disimpan

dengan rapi, diinterkoneksi dan disajikan dengan cepat dan akurat. Sehingga, dapat

mempermudah pembuatan laporan-laporan kepustakaannya.

3. Analisis Sistem 3.1. Sejarah Singkat SMP MUHAMMADIYAH SAGAN 10 YOGYAKARTA

Berdasarkan atas hasil pertemuan musyawarah yang diadakan pada hari Ahad

tanggal 20 Zulhijjah 1397 H / tanggal 12 Desember 1976 dan tanggal 5 Muharram 1397 H /

26 Desember 1976 anrara panitia terdiri dari SMP Muhammadiyah Sagan Yogyakarta dan

PMC Gondokusuman, PMR, Purbone Garan, Kepala SD Muhammadiyah Sagan dan

Blimbingsari serta pengurus Yayasan 29 Juni Yogyakarta maka telah disepakati beberapa

hal.

Berdirinya SMP MUHAMMADIYAH SAGAN YOGYAKARTA terhitung sejak tanggal 1

Muharram 1397 H / 22 Desember 1976 sedangkan pembukaan SMP tersebut mulai tahun

ajaran 1977, dengan menerima siswa kelas 1(satu) sebanyak 42 orang, terdiri dari 15 wanita

dan 27 pria.

Dalam penyelenggaraan SMP tersebut bekerja sama dengan Yayasan 29 Juni

Yogyakarta (mengenai fasilitas tempat belajar) dan dengan Muhammadiyah Sagan

Yogyakarta (dibidang Edukatif) dan untuk mengurusi penyelenggaraan SMP tersebut

dibentuklah panitia pendiri SMP Muhammadiyah Sagan Yogyakarta pada tanggal 12

Februari 1976.

3.2. Perpustakaan SMP Muhammadiyah 10 Yogyakarta

Perpustakaan SMP Muhammadiyah 10 Yogyakarta merupakan sebuah akomodasi

fisik tempat menyimpan berbagai informasi sekaligus sebagai sistem penyimpanan dan

penemuan kembali segala informasi. Informasi – informasi dinamakan koleksi. Selain

sebagai tempat menyimpan berbagai koleksi, perpustakaan sekolah ini juga di maksudkan

sebagai tempat belajar sambil bermain dan mengerjakan tugas yang nyaman.

Ruang Perputakaan terletak di lantai 2 bersebelahan dengan Ruang IRM. Semua

koleksi yang ada di perpustakaan disusun dengan menurut subyek , di jajarkan di rak dari

kiri ke kanan, atas ke bawah.

3.3. Analisis

Analisis sistem (system analysis) dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu

sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk

mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan – permasalahan, kesempatan-

kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang di harapkan

sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan.

3.3.1. Analisis PIECES

Untuk menentukan suatu sistem baru itu layak atau tidak maka diperlukan suatu

analisis terhadap kriteria-kriteria yaitu kinerja (Performance), informasi (Information),

ekonomi (Economic), kontrol (Control), efesiensi (Eficiency), dan pelayanan (Service) yang

lebih dikenal sebagai Analisis PIECES.

1. Analisis Kinerja (Permormance)

Kinerja merupakan bagian pendukung dalam kelancaran proses kerja dalam suatu

perusahaan. Kinerja merupakan peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) sistem yang baru

sehingga menjadi lebih efektif. Kinerja dapat diukur dari throughput dan response time.

Throughput adalah jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan suatu saat tertentu.

Response time adalah rata-rata waktu yang tertunda diantara dua transaksi atau pekerjaan

ditambah dengan waktu response untuk menanggapi pekerjaan tersebut.

Berdasarkan pengamatan secara langsung, diperoleh hasil bahwa sistem pengolahan

data dan transaksi buku perpustakaan di SMP Muhammadiyah 10 Yogyakarta masih

menggunakan sistem manual dan belum di lakukan secara komputerisasi. Sistem manual

yang diterapkan ini, apabila dalam pengolahan data perpustakaan seperti akan mengaudit

data sering mengalami kesulitan. Oleh karena itu, maka di butuhkan suatu sistem secara

komputerisasi agar mempermudah kinerja pengelolaan perpustakaan.

Satu hari kerja 7 Jam

Jumlah Peminjaman dalam satu hari 40 Orang (X)

Pelayanan untuk 1 orang butuh waktu 5 Menit (Y)

Throughput = X * Y

= 40 * 5

= 200 Menit (A)

Sisa Waktu 7 Jam = 420 Menit

= 420 – A

= 420 – 200

= 220 Menit

Respontime = 220 / 40

= 5 Menit 30 Detik

Kesimpulan throughput lebih kecil dari respon time berarti sistem yang ada belum

efektif, dari pembahasan diatas, maka dapat disimpulkan bahwa kinerja Sistem Informasi

Perpustakaan di SMP Muhammadiyah 10 Yogyakarta adalah sebagai berikut :

Jumlah beban kerja lebih besar.

Pelayanan peminjaman dan pengembalian membutuhkan waktu yang lama

Diharapkan sistem yang akan dibuat dapat mengurangi masalah – masalah yang

terjadi, sehingga dapat meningkatkan produktifitas dari hasil kerja yang di lakukan.

2. Analisis Informasi (Information)

Di Perpustakaan SMP Muhammadiyah 10 Yogyakarta masih membutuhkan

peningkatan kualitas informasi dan kecepatan pemberian informasi, dikarenakan masih

secara manual dalam pengelolaan perpustakaannya, maka penyajian informasi tidak di

kemas dalam bentuk yang bermanfaat dan menarik serta kurangnya informasi yang tepat

pada waktunya, diantaranya adalah :

Adanya pengulangan di dalam pencatatan data.

Pencarian data anggota dan data buku cukup lama karena proses pencarian datanya

berupa arsip – arsip yang dibuat secara manual dan belum adanya program khusus

yang lebih efektif.

Pemasukkan data tidak dapat diproses dengan cepat karena data yang diolah cukup

banyak sehingga terjadi kesalahan dalam pemasukkan data.

Di dalam penyimapanan data tidak aman, karena masih dalam bentuk lembaran

Selain itu penyajian informasi perpustakaan yang tidak akurat dapat mengakibatkan

pelayanan kepada anggota perpustakaan terhambat.

Berdasarkan masalah diatas menyebabkan informasi yang disediakan kurang

berkualiatas. Diharapkan sistem yang akan dibuat mampu menyelesaikan data yang

inputkan dan diharapkan akan membantu setiap bagian dan pimpinan dalam mengambil

keputusan.

3. Analisis Ekonomi (Economic)

Disebabkan Sistem Informasi Perputakaan SMP Muhammadiyah 10 masih

menggunakan sistem manual menyebabkan pembekakan biaya. Maka dalam proses data

serta pembuatan laporan menggunakan kertas, tinta, dan alat tulis lainnya serta buku – buku

untuk menyimpan dokumen sangat boros. Bila terjadi kesalahan sehingga tidak dapat

digunakan lagi. Berdasarkan penilaian secara ekonomis, maka sistem lama lebih cepat

menyesuaikan bila terjadi perubahan mendadak dari pihak manajemen, diharapkan sistem

yang akan dibuat dapat mengurangi biaya atau penurunan biaya.

4. Analisis Kontrol (Control)

Merupakan peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki

kesalahan serta kekurangan yang dan akan terjadi. Keberadaannya sangat diperlukan guna

menghindari dan mendeteksi secara dini terhadap penyalahgunaan atau kesalahan sistem

serta untuk menjamin keamanan data atau informasi. Dengan adanya kontrol, maka tugas-

tugas atau kinerja yang mengalami gangguan bisa diperbaiki.

Sistem perpustakaan SMP Muhammadiyah 10 Yogyakarta yang masih menggunakan

sistem manual, kontrol terhadap dokumen kurang teliti sehingga sering terjadi kesamaan

data. Sistem yang akan dibuat diharapkan tidak ada kesamaan data dan data lebih aman

karena tersimpan dalam file, sehingga sistem dapat meningkatkan pengendalian untuk

mendeteksi dan memperbaiki kesalahan yang terjadi dan memperhatikan keamanan data,

karena kontrol berkaitan erat dengan pengendalian dan keamanan baik dari segi hardware,

software dan brainware.

5. Analisis Efisiensi (Eficiency)

Efisiensi berhubungan erat dengan bagaimana sumber daya digunakan dengan

seminimal mungkin sehingga tidak terjadi pemborosan. Efisiensi dapat diukur dari outputnya

dibagi dengan inputnya.

Eff = I / O

Keterangan :

I > O = Efisien I = O = Tidak ada artinya

I < O = Pemborosan

Dari hasil pengamatan pada sistem yang sedang berjalan dapat dinilai bahwa

pendayagunaan waktu dan personil masih kurang efisien. Dan untuk proses yang berkaitan

dengan pencarian data buku, mengolah data buku pada bagian sirkulasi masih

menggunakan cara manual berdasarkan dokumen-dokumen yang ada. Hal seperti ini

tentunya menyebabkan lambatnya penyampaian informasi.

Didalam sistem yang sedang berjalan pada perpustakaan SMP Muhammadiyah 10

masih menggunakan sistem manual, tidak dipungkiri lagi kalau tingkat ketelitian dan

kemampuan manusia cukup terbatas, sedangkan pengolahan data dan laporan masih

mengandalkan pada kemampuan user. Hal ini dapat mengakibatkan kelelahan dan

kesalahan. Untuk itu diharapkan sistem yang baru dapat mengurangi beban user agar

pekerjaannya lebih mudah dengan hasil kerja yang sesuai dengan kebutuhan.

6. Analisis Pelayanan (Service)

Peningkatan pelayanan pada SMP Muhammadiyah 10 Yogyakarta dimaksudkan

untuk memberikan pelayanan yang terbaik. Upaya peningkatan pelayanan tersebut dapat

dilakukan melalui perbaikan sistem dalam proses pengelolaan data perpustakaan,

diantaranya yaitu terjadi antrian atau anggota harus menunggu lama untuk meminjam dan

mengembalikan buku, karena petugas harus mencatat dalam Buku Data Pinjam dan Buku

Data Kembali. Sistem yang dibuat diharapkan dapat mengatasi masalah tersebut diatas,

sehingga dapat terciptanya peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem dan

dapat meningkatkan kepuasan anggotanya.

4. Hasil Penelitian dan Pembahasan 4.1. Implementasi Sistem

Rencana implementasi merupakan kegiatan awal dalam tahap implementasi sistem.

Rencana implementasi dimaksudkan terutama untuk mengatur biaya dan waktu yang

dibutuhkan selama tahap implementasi. Waktu yang diperlukan untuk melakukan kegiatan

implementasi juga perlu diatur dalam rencana implementasi dalam bentuk jadwal rencana

kegiatan implementasi. Jadwal rencana kegiatan implementasi berfungsi sebagai

pengendalian terhadap waktu implementasi.

4.2. Pengetesan Sistem

Pengetesan sistem dilakukan untuk memeriksa kekompakan antara komponen sistem

yang diimplementasikan. Tujuan utama dari pengetesan sistem ini adalah untuk memastikan

bahwa elemen-elemen atau komponen- komponen dari sistem telah berfungsi sesuai

dengan yang diharapkan. Pengetesan perlu dilakukan untuk mencari kesalahan – kesalahan

atau kelemahan – kelemahan yang mungkin terjadi. Pengetesan sistem merupakan

pengetesan program secara keseluruhan, adapun tahap yang di lakukan sebagai berikut :

a. Mekanisme pengujian:

1. Pengetesan program aplikasi dengan cara menjalankan aplikasi.

2. Pengetesan pemasukan data, perubahan data, pencarian data dan

penghapusan data, serta pembuatan laporan.

3. Pengetesan interaksi tampilan dengan user, yaitu untuk memastikan apakah

tampilan aplikasi dan langkah – langkah pengoperasian mudah untuk dipahami

oleh user.

4. Pengetesan terhadap fungsi tombol yang terdapat pada masing – masing form

apakah berfungsi dengan baik.

5. Apabila semua hal yang menyangkut dalam penerapan sistem telah berjalan

benar, maka sistem dapat dioperasikan.

b. Hasil yang didapat:

Sistem informasi yang diusulkan telah berjalan dengan baik sesuai yang diharapkan.

4.3. Konversi Sistem

Proses konversi sistem merupakan proses untuk meletakkan sistem baru supaya

siap untuk dapat digunakan. Konversi yang diterapkan pada SMP Muhammadiyah 10

Yogyakarta adalah konversi parallel. Pendekatan konversi parallel dilakukan dengan

mengoperasikan sistem yang baru bersama-sama dengan sistem yang lama, selama satu

periode waktu tertentu. Kedua sistem ini dioperasiakan bersama-sama untuk menyakinkan

bahwa sistem yang baru telah benar-benar beroperasi dengan sukses sebelum sistem yang

lama dihentikan.

4.4. Pengujian Program

Sebelum program diterapkan, maka program harus bebas terlebih dahulu dari

kesalahan-kesalahan. Untuk itu program harus dites terlebih dahulu untuk menentukan

kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi. Pengetesan atau pengujian program ini di

lakukan dengan teknik pengujian White Box (White Box Testing) dan Black box ( Black box

testing).

Dalam melakukan White Box Testing seorang tester harus memiliki pengetahuan

tentang struktur program , pengetesan dilakukan bersamaan pada saat penulisan program,

yaitu sebelum semua modul dirangkai maka masing – masing modul tersebut dites terlebih

dahulu sehingga dapat dipastikan semua modul telah berkerja dengan baik.

Black Box Testing dimana untuk pengetesan program langsung melihat pada

aplikasinya tanpa perlu mengetahui struktur programnya. Pengujian ini dilakukan untuk

melihat suatu program apakah telah memenuhi atau belum.

Kesalahan dari program yang mungkin terjadi dapat diklasifikasikan dalam tiga bentuk

kesalahan, yaitu :

1. Kesalahan bahasa, yang disebut juga dengan kesalahan penulisan (syntax

error). Yaitu kesalahan di dalam penulisan source program yang tidak sesuai

dengan yang telah diisyaratkan. Kesalahan ini relative muda ditemukan dan

diperbaiki, karena kompiler akan memberitahukan letak dan sebab kesalahan

sewaktu program dikompilasi.

2. Kesalahan sewaktu proses, adalah kesalahan yang terjadi sewaktu executable

program dijalankan. Kesalahan ini akan menyebabkan proses program berhenti

sebelum sesuai pada saatnya, karena compiler menemukan kondisi-kondisi

yang belum terpenuhi yang tidak bisa dikerjakan. Kesalahan ini juga relative

mudah ditemukan, karenan juga ditunjukan letak serta sebab kesalahan.

3. Kesalahan logika, adalah kesalahan dari program yang dibuat. Kesalahan

seperti ini sulit ditemukan, karena tidak ada pemberitahuan mengenai

kesalahannya dan tetap akan didapatkan hasil dari proses program.

Secara spesifik beberapa kegiatan terhadap pengujian program yang dilakukan

meliputi Pengujian input data, Simpan Data, Edit data, dan Hapus data.

4.4.1. Pengujian terhadap input data

a. Mekanisme pengujian

Melakukan tes terhadap seluruh komponen input data meliputi terhadap kemampuan

kolom pengisian terhadap jenis – jenis data yang dimasukkan, komponen input yang di uji

antara lain : input data buku, data siswa, data peminjaman dan pengembalian. Programer

juga mencoba mengantisipasi kelemahan program aplikasi tersebut dengan memperbaiki

listing program maupun database program tersebut jika terjadi data error. Pengetesan pada

tombol enter dan tab untuk melakukan pemasukkan data selanjutnya agar lebih praktis dan

meminimalisir mouse.

b. Hasil yang didapat

Seluruh kolom input tidak ditemukan kendala pemasukkan data, baik data bertipe

teks, tanggal maupun bertipe angka. Tombol enter dan tab sudah berfungsi dengan

semestinya.

Gambar Informasi Penyimpanan Data

4.4.2. Pengujian terhadap Edit data dan Update data

a. Mekanisme pengujian

Melakukan pengetesan seluruh komponen simpan dan edit terhadap kemampuan

komponen untuk merespon single klik mouse dan enter. Yang mana pada aplikasi ini tombol

Ubah yang tampak dalam antar muka user dan komputer memiliki fungsi untuk mengubah

data pada text box yang akan di edit atau merubah data dari database.

b. Hasil yang didapat

Seluruh komponen tombol Ubah telah berfungsi dengan baik dan data yang di ubah

berhasil ter-Update.

Gambar Informasi data berhasil di update

4.4.3. Pengujian terhadap Hapus data

a. Mekanisme pengujian

Melakukan test terhadap seluruh komponen hapus data meliputi test terhadap

kemampuan komponen untuk merespon sigle click mouse, shortcut dengan menggunakan

tombol shift pada keyboard dan underline teks yang dipilih dan informasi yang ditampilkan

jika instruksi gagal dieksekusi. Komponen hapus yang diuji antara lain komponen hapus

data anggota dan buku.

b. Hasil yang di dapat

Seluruh komponen tombol hapus yang difungsikan berjalan dengan baik dengan data

terhapus pada database.

Gambar 4.3 Informasi penghapusan data

4.5. Manual Program

Sebelum program Perpustakaan benar-benar dijalankan, selain dibutuhkan sosialisasi

dan pelatihan juga dibutuhkan adanya buku panduan / manual program. Manual program

berfungsi untuk membantu user (operator program) dalam menggunakan program

Perpustakaan. Mulai dari cara meng-install program, masuk ke sistem (login), memasukkan,

mengubah dan menghapus data serta petunjuk (secara tertulis) untuk menggunakan

program secara keseluruhan. Berikut adalah langkah-langkah atau petunjuk menggunakan

program Aplikasi Perpustakaan :

4.5.1. Instalasi Program

Untuk penginstalan software, komputer perlu memiliki CD-ROM untuk memasukkan

software. Untuk instalasi software Sistem Operasi menggunakan Windows XP. Untuk

selanjutnya dilakukan instalasi untuk software aplikasi yaitu jika master software tersimpan

pada hardisk maka langkah awal adalah dengan mencari lokasi dimana master tersebut

disimpan, untuk system ini pada Path C:\Program Files\Perpustakaan. Jika software di CD

maka masukkan CD program aplikasi pada CD ROM kemudian aktifkan drive CD ROM di

X:\Aplikasi Perpustkaan\Setup.exe, kemudian klik open, ikuti petunjuk install program, cari di

Start\ All Program\ Aplikasi Perpustakaan.

4.5.2. Menjalankan Aplikasi Perpustakaan

1. Untuk menjalankan program dapat dimulai melalui “Start \ All Program \ Aplikasi

Perpustakaan” Setelah itu akan muncul form login seperti berikut ini:

Gambar Tampilan Login

2. Untuk login pertama kali User diisikan dengan kata “ADMIN” dan Passwordnya diisi

dengan kata “admin”, tanpa tanda petik dua. Ini merupakan user dan password default

untuk login pertama kali. Untuk selanjutnya password bisa diubah. Setelah

mengisikan Login dan Password tekan tombol Login kemudian akan masuk ke dalam

menu utama program.

Gambar Menu Utama

3. Format Laporan

Ada 2 format laporan yang dihasilkan :

a. Format statis, artinya laporan hanya bisa dilihat atau dicetak,

b. Format Microsoft Excel artinya laporan yang dihasilkan bisa langsung dikirim ke

aplikasi Microsoft Excel sehingga bisa dimodifikasi sesuai keinginan, dengan

cara meng-klik kanan grid yang ada pada setiap form atau menekan tombol

.

4.5.3. Menu Konfigurasi

1. Menu Pengaturan Data Sekolah

Gambar Menu Pengaturan Data Sekolah

2. Menu Tahun Ajaran

Gambar Menu Tahun Ajaran

3. Menu Ganti Password

Gambar Menu Ganti Password

4. Menu Pengaturan Peminjaman

Menu ini digunakan untuk mengatur sistem peminjaman buku, yaitu peminjaman

Berjangka, peminjaman Klasikal dan peminjaman Pribadi. Dimana penjelesan masing –

masing sistem peminjaman sebagai berikut :

a. Peminjaman Berjangka akan meminjamkan maksimal 10 buku dan dengan

batas waktu pinjam 1 tahun.

b. Peminjaman Klasikal akan meminjamkan maksimal 30 buku dan dengan batas

waktu pinjam 1 hari.

c. Peminjaman Pribadi akan meminjamkan maksimal 3 buku dan dengan batas

waktu pinjam 1 minggu.

Gambar Menu Pengaturan Peminjaman

4.5.4. Menu Master

1. Menu Anggota

Gambar Menu Anggota

2. Menu Buku

Gambar Menu Buku

4.5.5. Menu Peminjaman

Menu ini digunakan untuk melakukan proses peminjaman buku pada perpustakaan

SMP Muhamadiyah 10 Yogyakarta, didalam menu ini terdapat 3 menu peminjaman yaitu :

1. Peminjaman Berjangka

2. Peminjaman Klasikal

3. Peminjaman Pribadi

Gambar Menu Peminjaman

4.5.6. Menu Pengembalian

Menu ini digunakan untuk melakukan proses pengembalian buku pada perpustakaan

SMP Muhammadiyah 10 Yogyakarta, didalam menu terdapat 3 menu pengembalian yaitu :

1. Pengembalian Berjangka

2. Pengembalian Klasikal

3. Pengembalian Pribadi

Gambar Menu Pengembalian

4.5.7. Menu Rekap

1. Menu Rekap.

Gambar Menu Rekap Anggota

Gambar Laporan Data Anggota

5. Kesimpulan

Berdasarkan penjelasan pada bab – bab sebelumnya maka secara garis besar dapat

ditarik kesimpulan bahwa :

1. Dapat menyajikan informasi secara cepat, akurat dan relevan

2. Dapat menghemat waktu untuk pencarian, pencatatan dan pemasukkan data.

3. Dapat mengurangi pekerjaan yang berulang – ulang atau dapat mengedit data

dengan mudah.

4. Meningkatkan kerja dalam rangka melakukan pelayanan dan menyelesaikan

tugas – tugas dengan baik.

Daftar Pustaka

B. Davis, Gordon 1974. Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen, Edisi Pertama. Jakarta : PT Gramedia.

HM, Jogiyanto. 1995. Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : Andi Offset.

M, Suyanto. 1992. Pengenalan dan Pengolahan Data Elektronik. Yogyakarta : IMKI.

Wahana Komputer. 2004. Panduan Praktis Pemrograman Visual Basic 6.0 Tingkat Lanjut. Semarang : Andi Offset.

Wahana Komputer. 2004. Tutorial Membuat Program dengan Visual Basic. Jakarta : Salemba Infotek.

Madcoms. 2003. Aplikasi Database & Crystal Report Pada Visual Basic 6.0. Madiun : Andi Offset.

Madcoms. 2003. Seri Panduan Pemrograman Aplikasi Database Visual Basic 6.0 dengan Crystal Report. Madiun : Andi Offset.

Marlinda Linda. 2004. Sistem Basis Data. Yogyakarta: Andi.

Pandia, Henry. 2002. Visual Basic 6 Tingkat Lanjut. Yogyakarta: Andi.