ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI INVENTORY DAN PENJUALAN PADA TB. UD NANANG PUTRA YOGYAKARTA
NASKAH PUBLIKASI
disusun oleh
Angga Dika Anditama
07.11.1706
kepada JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM
YOGYAKARTA 2012
2
3
ANALYSIS AND DESIGN OF INVENTORY AND SALES INFORMATIAON SYSTEM ON TB. UD NANANG PUTRA YOGYAKARTA
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI INVENTORY DAN
PENJUALAN PADA TB. UD NANANG PUTRA YOGYAKARTA
Angga Dika Anditama
Jurusan Teknik Informatika
STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
The development of information technology, it has become increasingly rapid.
Increasingly rapid technological cycle can help in world trade are competing with each other to use information systems to improve their business. In practice, the system is in need of information to process the data that can result in a useful information for users. Improving the business of an enterprise is a way to build a good information system is the speed and accuracy to obtain the information needed. The computer is a device that can store data, process data, and provide the desired information in a timely and accurate information that is useful for the company to progress its business.
UD Nanang Putra in Yogyakarta is a business that serves the needs of the field
in the provision of building materials. In this store still uses sales and purchase transaction using the system manually memorandum, to know the data inventory and manufacturing reports still use the manual method, and therefore the amount of time it takes to process the proper reporting of income and the sale of goods tansaksi accurate for owners and increase the likelihood of errors mutilation.
Thus the information systems required by this store is making an application in pengolaha and collection of data as well as the sale and purchase of a computerized reports note that the results of the sales transaction in a fast, precise, and accurate to the sale of the UD Nanang Putra Yogyakarta. Keywords: analysis, inventory, information, system
4
1. Pendahuluan
Perkembangan teknologi informasi saat ini sudah menjadi semakin pesat. Siklus
teknologi yang semakin pesat ini dapat membantu dalam dunia perdagangan yang
sedang bersaing satu sama lain dengan menggunakan sistem informasi untuk
meningkatkan usahanya. Dalam penerapannya, sistem informasi sangat di butuhkan
dalam mengolah suatu data yang mampu mengahasilkan sebuah informasi yang
berguna bagi penggunanya.
Meningkatkan usaha suatu perusahaan ialah dengan cara membangun sistem
informasi yang baik yaitu adanya kecepatan dan keakuratan untuk memperoleh informasi
yang dibutuhkan. Komputer adalah suatu alat yang dapat menyimpan data, mengolah
data, dan memberikan informasi yang diinginkan secara tepat dan akurat yang berguna
bagi perusahaan untuk kemajuan usahanya.
UD Nanang Putra yang ada di Yogyakarta merupakan suatu bidang usaha yang
melayani kebutuhan dalam hal penyediaan bahan bangunan. Dalam toko ini masih
menggunakan transakasi penjualan dan pembelian barang dengan menggunakan sistem
nota secara manual, untuk mengetahui data stok barang serta pembuatan laporannya
masih menggunakan cara manual, oleh sebab itu banyaknya waktu yang dibutuhkan
untuk proses penghasilan laporan yang tepat serta tansaksi penjualan barang yang
akurat bagi pemilik dan memperbesar kemungkinan kesalahan pencacatan. Maka dari itu
sistem informasi yang dibutuhkan oleh toko ini adalah pembuatan aplikasi dalam
pengolaha serta pendataan data penjualan dan pembelian barang serta laporan nota
yang terkomputerisasi agar hasil transaksi penjualan secara cepat, tepat, dan akurat
pada penjualan barang UD Nanang Putra Yogyakarta tersebut.
2. Landasan Teori
Sistem Informasi Manajemen (management information Sistems atau sering
dikenal dengan singkatannya MIS) merupakan penerapan sistem informasi di dalam
organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan
manajemen. Menurut Gordon B. Davis :
SIM adalah sistem manusia / mesin yang menyediakan informasi untuk
mendukung operasi manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu
organisasi.
Secara umum Sistem Informasi Manajemen dapat diartikan sebagai kumpulan
dari interaksi sistem-sistem informasi yang menghasilkan informasi yang berguna untuk
semua tingkatan manajemen dalam suatu organisasi.
3. Analisis dan Perancangan Sistem
3.1 Tinjauan Umum
3.1.1 Sejarah Berdirinya UD Nanang Putra
5
UD Nanang Putra adalah suatu bidang usaha yang menyediakan kebutuhan
membangun dan merenovasi rumah mulai dari bahan bangunan hingga perlengkapan
rumah tangga.UD Nanang Putra semula merupakan anak cabang dari UD Nanang yang
kini menjadi perusahaan mandiri. UD Nanang Putra berdiri bulan Februari 2010 di Jl.
Perumnas No. 66 B RT.008/RW.01 Seturan, Catur Tunggal, Depok, Sleman Yogyakarta
oleh Bayu Hari Budi Nugroho sebagai pemilik tunggal.
3.1.2 Visi dan Misi UD NANANG PUTRA
3.1.2.1 Visi
Menjadi toko besi yang senantiasa mampu bersaing dan tumbuh berkembang
dengan sehat.
3.1.2.2 Misi
1. Menghasilkan laba yang pantas untuk mendukung pengembangan
perusahaan.
2. Menyediakan bahan bangunan yang terkait dengan kebutuhan masyarakat
ataupun industri dengan mutu, harga dan pasokan yang berdaya saing tinggi
melalui pengelolaan yang profesional demi kepuasan pelanggan.
3. Memberikan penghargaan kepada para pegawai melalui pemberian
kesejahteraan yang memadai, penyediaan lingkungan kerja yang aman, sehat
dan nyaman.
4. Menjalin kemitraan kerja sama dengan pemasok dan penyalur yang saling
menguntungkan.
5. Memberikan perhatian yang tulus kepada masyarakat melalui penciptaan
lapangan kerja, dukungan pembinaan sosial dan lingkungan.
3.2 Analisis Sistem
3.2.1 Analisis Kelemahan Sistem
Sistem pelayanan yang diberlakukan oleh toko besi ini masih sering terjadi
kesalahan karena masih menggunakan sistem manual. Permasalahan yang sering terjadi
pada saat pencatatan laporan- laporan penjualan barang, informasi tentang harga
barang, stok barang, data pembeli, serta pencatatan transaksi penjualan juga masih
sering terjadi. Dalam menganalisis permasalahan sistem ini , akan dilakukan sebuah
analisis yang disebut dengan PIECES Analysis (performance, information, economy,
control, eficiency and service). Analisis PIECES ini sangat penting untuk dilakukan
sebelum mengembangkan sebuah sitem informasi karena dalam analisis ini biasanya
akan ditemukan beberapa masalah utama maupun masalah yang bersifat gejala dari
masalah utama.
a) Analisis Kinerja (peformance)
6
Analisis kinerja ditujukan untuk mengetahui tingkat kinerja dari sebuah sistem apakah
kinerja dari sistem tersebut telah berjalan sesuai dengan yang diharapkan atau sudah
mencapai sasaran yang diinginkan dan dipengaruhi oleh kinerja SDM juga. Kinerja dari
sebuah sistem diukur berdasarkan jumlah produksi (troughput) dan tanggap waktu
(respon time).
Kelemahan :
Dalam kasus UD Nanang Putra ini, mempunyai permasalahan dimana dalam
mengerjakan pencatatan laporan, pencatatan data, dan pencatatan segala laporan masih
memerlukan waktu 1-2 hari dikarenakan proses pencarian dan pencatatanya yang
dilakukan masih bersifat manual.
b) Analisis Informasi (information)
Sebuah sistem informasi yang baik akan menghasilkan informasi akurat, relevan dan
tepat waktu. Ketiga kriteria tersebut merupakan syarat dari sebuah informasi yang baik
bagi sebuah perusahaan atau organisasi yang akan dijadikan sebagai dasar dari
pengambilan keputusan. Sebuah informasi dapat berpengaruh dalam merencanakan
langkah yang dilakukan oleh perusahaan selanjutnya dalam mengambil sebuah
keputusan.
Kelemahan :
Dalam permasalahan toko besi ini sangat dibutuhkan sebuah informasi yang harusnya
akurat, karena masih sering terjadi kesalahan dalam proses pencatatan data, informasi
yang disajikan juga kurang tepat waktu karena sering terjadi keterlambatan dalam
pencarian data, serta kurang akurat dalam pemberitahuan harga jual barang kepada
customer. Kemungkinan keterlambatan dalam menyampaikan suatu informasi karena
pencarian file (data) yang masih belum tertata dengan baik.
c) Analisis Ekonomi (economic)
Analisis ekonomi adalah senantiasa berhubungan dengan keberadaan anggaran
instansi atau biaya, analisis ekonomi bersifat mempelajari dan menerapkan tentang biaya
dan manfaatnya. Faktor ekonomi merupakan faktor yang sangat penting dalam suatu
perusahaan. Faktor ekonomi juga dapat mempengaruhi perkembangan dan kemajuan
perusahaan itu sendiri.
Kelemahan :
Biaya-biaya yang dikeluarkan dan banyaknya tenaga kerja (karyawan) yang
dibutuhkan sangat mempengaruhi. Pemborosan juga dalam alat tulis karena pencatatan
data masih manual dan terjadi pengeluaran. Serta apabila pada bagian pendataan ingin
mendapatkan aplikasi sistem informasi penjualan yang lebih baik dan mudah
penggunaannya maka harus membeli perangkat lunak untuk aplikasi tersebut dengan
harga yang mahal.
7
d) Analisis Kontrol (control)
Pentingnya keamanan dalam meningkatkan kinerja sistem agar terkontrol dengan
baik serta sistem mampu mendeteksi bahkan mencegah penyalahgunaan wewenang,
dan menjamin keamanan data sreta informasi data. Serta dengan adanya kontrol maka
tugas maupun kinerja yang mengalami gangguan bisa diperbaiki.
Kelemahan :
Kurangnya pengendalian dan keamanan yang terdapat pada sistem informasi data
barang toko besi yang dimana persediaan barang tidak dapat diketahui sewaktu-waktu
dalam proses pengolahannya sehingga sering tidak diketahui pasti data barang yang
habis dan yang dibutuhkan. Maka dari itu membutuhkan sistem baru untuk mengontrol
keamanan tersebut.
e) Analisis Efisiensi (eficiency)
Analisis efisiensi menyangkut bagaimana menghasilkan output sebanyak-banyaknya
dengan input yang sekecil mungkin. Analisis efisiensi senantiasa berhubungan dengan
sumber daya yang ada guna meminimalkan pemborosan. Efisiensi dari sistem yang
dikembangkan adalah pemakaian secara maksimal atas sumber daya yang tersedia
yang meliputi manusia, informasi, waktu, uang, peralatan, ruang, dan keterlambatan
pengolahan data.
Kelemahan
Dalam UD Nanang Putra ini, terjadi pemborosan pada kebutuhan untuk pengolahan data
yaitu : kertas, tempat untuk penyimpanan data dan sumbar daya yang dibutuhkan.
f) Analisis Layanan (service)
Dalam suatu perusahaan untuk menilai kualitas dari sebuah sistem adalah salah
satunya bisa kita lihat dari segi pelayanannya. Pelayanan yang prima menjadi prioritas
utama untuk memuaskan customer/konsumen. Peningkatan kinerja perusahaan dengan
adanya sistem baru diharapkan dapat menjadi semakin cekatan dalam memproses dan
mendokumentasi data-data yang berasa penting bagi periusahaan. Peningkatan yang
dimaksud adalah :
1. Akurasi yaitu terkait dengan kebenaran dari hasil-hasil pengolahan data.
2. Sistem mudah digunakan agar pengoperasian dalam menggunakan bagi
pengguna merasa nyaman.
3. Konsistensi dalam hal pengolahan data maupun hasilnya.
4. Mampu menangani dan mengkoordinasikan perkecualian yang muncul dari
kondisi pengelolaan yang normal dalam banyak aktivitas sebuah sistem untuk
mencapai tujuan dan sasaran .
Kelemahan :
8
UD Nanang Putra ini dalam pendataan masih kurang tertata dan pencarian data yang
masih sering lambat sehingga kulaitas pelayanan terhadap pelanggan tidak memuaskan.
Dengan adanya sistem baru diharapkan dapat menjadi lebih cepat dalam pencarian data-
data yang dibutuhkan.
3.2.2 Analisis Kebutuhan Sistem
3.2.2.1 Analisis Kebutuhan Fungsional
Aplikasi ini nantinya akan di gunakan oleh 2 jenis pengguna yaitu admin dan kasir.
Pembangunan aplikasi yang di bangun ini mengasumsikan bahwa pengguna telah
terbiasa menggunakan sistem berbasis widows. Pengguna yang di asumsikan tersebut
adalah
1. Admin
Pengguna yang memiliki hak akses penuh dalam aplikasi, antara lain :
Mengolah data user
Mengolah data konsumen
Mengolah data barang
Mengolah data pemasok
Melakukan transaksi penjualan
Melakukan transaksi pembelian
Melihat laporan data pegawai
Melihat laporan data konsumen
Melihat laporan data barang
Melihat laporan data pemasok
Melihat laporan data penjualan
Melihat laporan data pembelian
Melihat laporan data detail penjualan
Melihat laporan data detail pembelian
2. Kasir
Pengguna ini dapat melakukan operasional pada aplikasi ini sebagai berikut :
Mengolah data konsumen
Mengolah data barang
Mengolah data pemasok
Melakukan transaksi penjualan
Melakukan transaksi pembelian
Melihat laporan data konsumen
Melihat laporan data barang
Melihat laporan data pemasok
9
Melihat laporan data penjualan
Melihat laporan data pembelian
Melihat laporan data detail penjualan
Melihat laporan data detail pembelian
3.2.2.2 Analisis Kebutuhan Non Fungsional
Kebutuhan Non Fungsional meliputi :
Perangkat lunak yang di gunakan
Windows XP Profesional SP 2
Microsoft SQL server 2005
Perangkat keras yang di gunakan
Processor core 2 duo 2 Ghz
Memory DDR2 1GB
Hardisk 80 GB
LCD 16’
Printer
User meliputi administrator dan operator
Keamanan sistem aplikasi dan database di lengkapi dengan password
Aplikasi bersifat friendly
3.2 Perancangan basis data dan sistem
3.3.1 Perancangan basis data
3.3.1.1 Normalisasi
Normalisasi dalam perancangan suatu database diperlukan untuk mempermudah
perancangan database. Normalisasi merupakan proses pengelompokan data elemen
menjadi tabel yang menunjukkan entity dan relasinya. Tujuan dilakukannya normalisasi
ini adalah untuk mengurangi terjadinya kerancuan pada masing-masing file yang berupa
kerangkapan (duplikasi) atau perulangan (redudansi) data yang sama.
a) Bentuk tidak normal
Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan di rekam, tidak ada keharusan
format tertentu. Dapat saja tidak lengkap atau bahkan terduplikasi. Data dikumpulkan apa
adanya sesuai kedatangannya.
10
Nota Penjualan
Nota Pembelian
11
b) Normalisasi bentuk pertama
Normalisasi bentuk pertama terpenuhi jika sebuah table tidak memiliki atribut
bernilai banyak (multivalued atribut) atau lebih dari satu atribut dengan nilai yang sama.
Nama_konsumen Alamat_konsumen Tanggal_penjualan No_nota_penjualan
No_telp Qty Nama_barang Harga Jumlah
Nama_pemasok Alamat_pemasok Tanggal_beli No_nota_pembelian
Tabel Normalisasi bentuk pertama
c) Normalisasi bentuk kedua
Syarat dari 2NF adalah ketika semua atribut yang termasuk primary key memiliki
ketergantungan fungsional pada primary key dan sudah dalam kondisi 1NF.
Pembentukan normal kedua dengan mencari kunci-kunci field yang dapat dipakai
sebagai pedoman dalam pencarian data dan sifatnya unik.
No_nota_penjualan Nama_customer Tanggal Alamat No_telp
No_nota_penjualan Nama_barang Harga Jumlah Total
No_nota_pembelian Nama_pemasok Alamat No_telp
No_nota_pembelian Nama_barang Harga Jumlah Total
Tabel Normalisasi bentuk kedua
d) Normalisasi bentuk ketiga
Suatu tabel dikatakan dalam keadaan Third Normal Form jika harus memenuhi bentuk
normal kedua dan semua atribut bukan primary key tidak memiliki hubungan yang
transitif (semua atribut bukan kunci tergantung secara fungsional hanya pada kunci
utama). Dengan kata lain, setiap atribut bukan kunci haruslah bergantung hanya pada
primary key secara menyeluruh.
12
No_nota_penjualan kd_customer Tanggal Total_harga
Kd_customer Nama_customer alamat No_telp
No_nota_penjualan Kd_barang jumlah
Kd_pemasok Nama_pemasok alamat No_telp
No_nota_pembelian Nama_customer Tanggal alamat No_telp
Tabel Normalisasi bentuk ketiga
Kd_barang Nama_barang Harga_beli Harga_jual
No_nota_pembelian Kd_pemasok Tanggal total
13
e) Relasi antar tabel
Gambar Relasi antar tabel
3.3.2 Perancangan Sistem
1. Flowchart
Flowchart ini merupakan langkah awal pembuatan program. Dengan adanya
flowchart urutan poses kegiatan menjadi lebih jelas. Jika ada penambahan proses maka
dapat dilakukan lebih mudah. Setelah flowchart selesai disusun, selanjutnya pemrogram
(programmer) menerjemahkannya ke bentuk program dengan bahasa pemrograman.
Gambar flowchart sistem
14
2. DFD ( Data Flow Diagram )
a) Context Diagram
Context diagram adalah sebuah pendekatan terstruktur untuk menggambarkan
sistem pertama kali secra garis besar, yang bisa disebut juga Top level dan
dipecahkan menjadi bagian yang lebih terinci (disebut dengan lower level). Contex
diagram ini menggambarkan hubungan input/output antara sistem dengan
kesatuan luarnya.
Gambar context diagram
15
Gambar DFD Level 0
16
Gambar DFD Level 1
4. Implementasi dan Pembahasan
Manual Program
Manual program digunakan sebagai panduan bagi user dalam mengoperasikan
program aplikasi. Pada menu utama terdapat menu Login, yaitu menu untuk
memberikan hak akses penggunaan aplikasi. Masukkan username dan password
kemudian klik tombol Login, maka fungsi keempat tombol akan aktif yaitu tombol
Administrasi, Transaksi, Laporan, dan Lain-lain.
17
Gambar Tampilan Menu Utama
Form olah data dan transaksi digunakan untuk menginputkan data diantaranya
olah data pegawai, data customer, data pemasok/supplier, data barang setra melakukan
proses transaksi penjualan dan pembelian.
Gambar form olah data barang
18
Form Laporan digunakan untuk mencetak Laporan dari data transaksi yang telah
di lakukan.
Gambar laporan data detail penjualan
5. Penutup
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan yang ada pada halaman sebelumnya dengan adanya
penelitian pada UD Nanang Putra Yogyakarta, dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:
1. Permasalahan operasional dalam UD Nanang Putra Yogyakarta ini
terletak pada pengolahan data yang masih manual. Dalam pencatatan
data, transaksi maupun laporannya masih dilakukan secara manual
sehingga menyebabkan lambatnya pelayanan terhadap customer.
Lambatnya pencarian data yang kurang tertata dengan baik ini termasuk
dalam penyusunan laporan sehingga waktunya menjadi tidak efisien.
2. Aplikasi Inventory dan Penjualan UD Nanang Putra berhasil dibangun
dengan tampilan dan fitur yang lengkap serta menarik.
3. Sistem yang dibuat berfungsi sebagai perluasan dari sistem manual yang
sudah berjalan dalam hal pemberian layanan kepada customer.
4. Sistem informasi penjualan pada UD Nanang Putra Yogyakarta ini dapat
digunakan untuk melakukan penyimpanan dan pengolahan data-data
pada toko, diantaranya adalah data pegawai, data customer, data
pemasok, data barang, transaksi pembelian, transaksi penjualan serta
pembuatan laporan-laporan dan mencetak nota penjualan.
19
5.2 Saran
Dalam apliksi Inventory dan Penjualan UD Nanang Putra ini masih terdapat
beberapa kekurangan, oleh karena itu perangkat lunak ini akan lebih bermanfaat lagi
apabila terus di kembangkan. Saran dari penulis adalah sebagai berikut :
1. Perangkat lunak yang dibuat ini sifatnya masih standar, perlu adanya
penambahan kelengkapan–kelengkapan untuk dapat diimplementasikan
pada dunia bisnis yang nyata, yaitu pada suatu perusahaan yang benar–
benar jalur transaksi pembelian dan penjualanya padat.
2. Perlu ditambahkan foto sampel barang dan menambahkan barcode pada
barang tersebut untuk mempermudah dalam proses transaksi penjualan.
3. Penulis menyarankan agar setiap operator/kasir memperhatikan dalam
penggantian password pada perangkat lunak ini untuk menjaga
keamanan data yang ada.
4. Kepada pihak toko yang akan menerapkan sistem ini agar dapat
menindak lanjuti sistem informasi penjualan. Apabila akan diterapkan,
maka pihak toko dapat memberikan masukan ataupun kritikan apabila
saat menjalankan sistem terdapat kekurangan, baik secara fungsional
maupun komponennya, demi pengembangan sistem selanjutnya agar
dapat diperbaiki dan dikembangkan.
Demikianlah skripsi ini disusun, semoga dapat bermanfaaat bagi pihak UD Nanang
Putra , pembaca, maupun peneliti selanjutnya.
20
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk
Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi.
Jogiyanto. 1999. Analisis dan Disain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur
Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset.
Kristianto, Andri. 2003. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya.
Yogyakarta: Gava Media.