1

ANALISIS DAN PERANCANGAN

SISTEM INFORMASI AKADEMIK

UNIVERSITAS SURYADARMA JAKARTA

Peniarsih, 92307043/www.ppeniarsih@yahoo.co.id

ABSTRAKSI

UNIVERSITAS SURYADARMA merupakan Univesitas yang ada di

Jakarta dalam pengolahan seluruh data dan kebutuhan informasi baik untuk

kebutuhan internal maupun eksternal sampai saat ini masih dilakukan secara manual ,

sehingga kinerja sistem administrasi dan yang lainnya belum otimal., pada hal

kemajuan industri dan perusahaan bisnis menuntut penataan seluruh sistem yang

cermat, cepat, dan canggih, kebutuhan ini dapat dipenuhi dengan baik jika tersedia

informasi yang lengkap dan akurat dalam berbagai sumber informasi yang terpecaya

yaitu salah satunya dengan cara sistem komputerisasi dalam kegiatan tersebut.

Untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi oleh UNIVERSITAS

SURYADARMA sehingga kebutuhan layanan informasi bagi manajemen maupun

pengguna informasi lainnya dapat diperoleh secara optimal maka penulis

mengusulkan Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akademik pada

UNIVERSITAS SURYADARMA yang meliputi pendaftaran ulang mahasiswa ,

pengelolahan data nilai, penjadwalan kuliah dan lain sebagainya dalam bentuk

implementasi prototipe antar muka yang akan diolah menjadi lebih cepat dan tepat

2

waktu, akurat, penghematan ruang penyimpanan data (memori) dan mengurangi

penumpukan arsip yang tidak perlu, selain itu ada satu keunggulan lain yang tidak

kalah penting yaitu bentuk laporan data yang memiliki tingkat kualitas yang tinggi,

hal ini disebabkan karena komputer dapat memberikan hasil cetakan yang lebih baik.

Dengan sistem ini diharapkan juga kinerja staff dan karyawan UNIVERSITAS

SURYADARMA menjadi lebih baik dan dapat memberikan pelayanan yang terbaik

kepada mahasiswa.

Kata Kunci : Analisis dan Perancangan ,Sistem Informasi, Sistem Akademik,

Prototipe antarmuka

3

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG MASALAH

Pada saat itu kualitas sebuah sistem kehidupan tertentu, akan ditentukan oleh

kemampuannya mengolah komunikasi tersebut, yang secara khusus pula berarti

kemampuannya dalam memiliki teknologi komputer yang terbaik. Beberapa hal yang

dimiliki teknologi komputer sehingga masa depan sangat tergantung kepadanya adalah :

Kecepatan proses (kerja); Semakin besar atau semakin rumit sebuah sistem akan

semakin lama waktu yang dibutuhkan untuk menjalankannya (melakukan prosesproses

didalamnya) Sedang perkembangan sebuah sistem, berarti penambahan faktor

kerumitan/proses di dalamnya. Untuk itu kecepatan proses pengerjaan menjadi sangat

penting artinya untuk sebuah sistem yang terus berkembang. Saat ini, komputer dapat

melakukan milyaran proses dalam satu detik.

Kemampuan penyimpanan data yang sangat besar dan terjamin ; Sebuah sistem

yang besar dan semakin kompleks akan memiliki data-data dan arsip yang sangat besar.

Jika digunakan cara penyimpanan konvensional yang menggunakan kertas dan lemari-

lemari akan memakan tempat dan sumber daya lain yang sangat besar pula. Komputer,

semakin hari semakin mapan dalam menggantikan media kertas dan lemari sebagai

tempat penyimpanan dan pengolahan data dengan memanfaatkan teknologi (alat) simpan

4

elektronik. Media penyimpanan data elektronik ini, dapat menyimpan data sangat banyak

dan mampu menghemat tempat penyimpanan biasa lebih dari 1 juta kali. Sebagai

ilustrasi, sebuah Hard Disk 1 Giga Byte, dapat menyimpan data tulisan hampir satu

lemari buku biasa.Belum lagi jika digunakan teknologi CD yang lebih canggih.

Kemudahan pengaksesan dan pengelolaan data; Karena data disimpan dalam

bentuk elektronis dan berbentuk sangat kecil, maka pengaksesan dan pengelolaan data

menjadi sangat mudah, dan tidak merepotkan. Data dapat sangat mudah dikelompokkan,

dicari, dan selanjutnya dimanfaatkan. Bahkan, karena format data antara satu sistem

dengan sistem lainnya telah sama yaitu berbentuk elektronis, maka sistem satu dapat

saling tukar data dengan sistem lainnya dengan sangat mudah. Selanjutnya, dengan

teknologi telepon dan ‘networking’, proses pertukaran data tersebut dapat dilakukan

diantara tempat yang sangat jauh dan terjadi dengan sangat cepat.

Sejalan dengan perubahan tersebut proses belajar mengajar tidak sesuai dengan

apa yang diharapkan , selama ini menggunakan cara manual dan belum memanfaatkan

fungsi komputer secara optimal, sehingga masih terdapat kelemahan-kelemahan yang

rnuncul. Untuk itu penulis berkeinginan untu membuat tulisan dengan judul “

Analisis dan Perancangan Sistem Infomasi Akademik pada Universitas

Suryadarma, Jakarta”

Dalam proses penyelenggaraan kegiatan akademik, dituntut adanya suatu

kecepatan dan keakuratan dalam pengolahan data mahasiswa.Pengolahan data tersebut

antara lain berupa pembuatan Biodata Mahasiswa, Rencana Studi , Nilai Ujian dan akan

5

menghasilkan Kartu Hasil Studi. Dalam pemprosesan ini sering dijumpai adanya kendala

kendala seperti keterlambatan mahasiswa dalam mengisi Kartu Rencana Studi, sulitnya

mengontrol mata kuliah yang diambil mahasiswa, sehingga pemberian data/informasi

pada bagian lain menjadi tidak sempurna. Ketidakakuratan data mengakibatkan pekerjaan

lain juga terganggu, misalnya pembuatan Kartu Hasil Studi yang mengalami

keterlambatan.

1.2 IDENTIFIKASI MASALAH

Setelah penulis mempelajari dan menganalisis sistem yang sedang berjalan pada

sistem informasi akademik UNIVERSITAS SURYADARMA, muncul permasalahan

yang terjadi pada antara lain yaitu :

1. Pencatatan data nilai masih dilakukan secara manual, sehingga memerlukan

waktu yang relatif lama untuk dapat mengetahui data nilai. Program masih

menggunakan Microsoft Excel .

2. Proses perhitungan cukup memakan waktu dan bila permintaan informasi cukup

banyak maka perhitungan itu cukup menyulitkan bagi pengurus untuk

memenuhinya dalam jangka waktu yang relatif pendek.

3. Sering terjadi kerangkapan data.

4. Kesulitan dalam melakukan pencarian data yang diperlukan mengenai data nilai

mahasiswa.

6

5. Pembuatan laporan masih menggunakan sistem manual, sehingga memerlukan

waktu yang relatif lama.

6. Sering terjadi data yang telah diberikan oleh Mahasiswa, atau Nilai Ujian dari

Dosen hilang

7. Pencatatan Data Mahasiswa, Data Nilai Ujian Mahasiswa sering terjadi

kesalahan pencatatan.

8. Pencatatan Database masih bersifat manual atau Pencatatan melalui form

pengisian data yang dilakukan oleh mahasiswa, ataupun dosen dalam pemberian

nilai ujian.

9. Terjadi kesalahan dalam pemasukkan data yang dilakukan oleh beberapa

pengguna diantaranya adalah : pihak operasional pendidikan dan biro akademik.

1.3 BATASAN MASALAH

Mengingat luasnya cakupan dalam pemanfaatan teknologi informasi dalam

sistem informasi akademik, maka dalam penelitian ini penulis mambatasi pembahasan

hanya pada Proses Pengisian KRS, Penjadualan Kuliah, Ujian , Pengolahan data nilai ,

Pembuatan KHS, sampai dengan pembuatan Transkrip Nilai dengan implementasinya

dalam prototipe

7

1.4 RUMUSAN MASALAH

Berdasarkan hasil pengamatan dan penelitian yang penulis lakukan, maka proses

pengisian mata kuliah mahasiswa dan hasil studi didalam form serta pencatatan nilai

ujian mahasiswa dirasakan kurang efektif, karena menyebabkan terjadinya proses kartu

rencana studi dan hasil studi mahasiswa menjadi terlambat dari jadwal yang sudah

ditetapkan dan sulitnya mendapatkan infomasi yang akurat secara cepat dan tepat, serta

timbulnya keluhan dan ketidakpuasan dari mahasiswa dalam hal pelayanan terhadap

mahasiswa .

1.5 TUJUAN PENELITIAN

Tujuan penulisan dari tesis ini adalah :

1. Mengatasi keterlambatan proses belajar mengajar dan hasil studi berbasiskan

komputer.

2. Mengumpulkan data-data mahasiswa dan nilai ujian dari dosen menjadi satu

kesatuan didalam database, sehingga dapat diolah dan disajikan menjadi suatu

infomasi yang berguna bagi pengguna.

3. Meningkatkan pelayanan kepada mahasiwa dalam pembuatan Penerimaan Kartu

Hasil Studi ( KHS )

4. Kartu Hasil Studi agar lebih cepat dan tepat diterima oleh Mahasiswa.

5. Meningkatkan Data Nilai Mahasiswa yang seringkali tercecer atau

kerangkapan data yang sering dialami oleh mahasiswa.

8

1.6 KEGUNAAN PENELITIAN

Bila Rancangan Sistem Informasi Akademik ini diterapkan besar harapan saya

kendala – kendala yang terjadi pada UNIVERSITAS SURYADARMA akan dapat diatasi

dan kemungkinan manfaat dari Sistem Informasi Akademik UNIVERSITAS

SURYADARMA ini akan dapat dijabarkan sebagai berikut :

1. Meningkatkan produktifitas pelaksanaan manajemen akademik secara efektif dan

efisien.

2. Mempermudah penyajian dan pelaporan informasi akademik secara cepat dan

akurat.

3. Meningkatkan konsistensi data karena terintegrasi dalam bentuk basis data yang

terpusat, sehingga tidak terjadi pencatatan data secara berulang.

4. Mempermudah proses kolaborasi data diantara dosen, mahasiswa, mata kuliah,

ruang kuliah, penilaian dan evaluasi akademik, sebagai dasar awal dalam

penguasaan teknologi informasi.

9

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 PENGERTIAN SISTEM

Sistem didefinisikan menjadi 2 kelompok sistem, yaitu yang menekankan

pada prosedumya dan yang menekankan pada komponen atau elermenya. Pendekatan

sistem yang lebih menekankan pada prosedur menurut Jogiyanto, 1999 : Sistem

adalah suatu jaringan kerja prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul

bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu

sasaran tertentu.

Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur lebih

menekankan urut-urutan operasi didalam sistem. Sedangkan pendekatan sistem yang

lebih menekankan pada komponen atau elemennya, menurut Gordon B. Davis : Sistem

adalah sekelompok elemen-elemen / bagian yang saling berhubungan atau terintegrasi dengan maksud

yang sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Sedangkan menurut Raymond McLeod mendefinisikannya sebagai berikut :

Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang saling terintegrasi dengan maksud yang sama

untuk mencapai suatu tujuan.

10

Dari beberapa pendapat diatas, dapat diambil kesimpulan bahwa

suatu sistem umum memiliki beberapa komponen, dimana masing-masing

komponen tersebut saling bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan.

Berdasarkan definisi dari sistem, maka suatu sistem mempunyai elemen-elemen

atau komponen yang mendukungnya, yaitu :

1. Input .

Input adalah energi atau bahan baku yang dimasukkan ke dalam sistem.

2. 1Proses.

Suatu sistem mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukkan

menjadi keluaran.

3. Output.

Output adalah hasil dari energi atau bahan baku yang dapat dipergunakan oleh pihak

lain dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Output dapat merupakan

input untuk sub sistem yang lain.

4. Umpan Balik .

Merupakan keadaan yang terjadi terhadap sistem akibat dari penerapan suatu sistem.

Umpan balik ini dapat menimbulkan keadaan yang menguntungkan atau

mengganggu kelangsungan hidup sistem. Penilaian tentang keberhasilan sistem

ditentukan oleh proses ini.

1 Jogiyanto, HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori danPraktek Aplikasi Bisnis, Penerbit Andi Yogyakarta, 1999, hal 1, 4-5

2 Raymond McLeod, Sistem Informasi Manajemen, Penerbit PT Prenhallindo, Jakarta, 1996, hal. 13.

11

5. Mekanisme Kontrol.

Kegiatan yang memfokuskan pada pengendalian terhadap pelaksanaan akan kerja

didalam proses guna pencapaian sistem, namun yang terpenting dari pengendalian

adalah pengendalian yang seminimal mungkin guna efisiensi dengan tingkat kualitas

sistem yang tinggi.

6. Batasan.

Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya

atau dengan lingkungan luamya.

7. Tujuan Sistem (Goal Sistem).

Suatu sistem dapat mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Kalau suatu

sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.

Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan

keluaran yang akan dihasilkan sistem2. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai

sasaran atau tujuannya.

2.2 KONSEP DATA DAN INFORMASI

Secara konseptual data dan informasi mempunyai arti yang berbeda. Data

merupakan kata jamak dari datum yang berarti gambaran mengenai fakta, statistik, dan

lain sebagainya, yang belum memiliki makna atau arti, Sedangkan informasi didefinisikan

sebagai kumpulan dari fakta, statistik dan lain-lain yang memiliki makna atau arti. Jadi

12

yang membedakan data dan informasi adalah makna yang dikandungnya. Oleh karena itu

tidak heran jika pemakaian kata data dan informasi sering kali dipertukarkan.

Untuk lebih memperjelas perbedaan data dan informasi, maka dibawah ini

dijelaskan definisi yang diberikan oleh Burch Jhon G. Jr. dalam bukunya yang berjudul “

Information Systems : Theory and Practice “ : Data adalah fakta dasar, data baru berarti jika

sudah diolah dan dikaitkan dengan konteks tertentu. Informasi adalah suatu hasil

pengolahan data dalam bentuk agregat untuk menghasilkan pengetahuan atau

kemampuan.

Secara skematis proses pengolahan data menjadi informasi dapat dijelaskan pada gambar

2.2 dibawah ini :

3 Dadan Urnar Daihani, Komputerisasi Pengambilan Keputusan, Elex Media Kornputindo,2001,

DATA

DATA

DATA

KEBUTUHANPEMAKAI

METODE

PROSESINFORMASI

Garnbar 2.2 : Transforrnasi Data Menjadi Inforrnasi

13

2.4 TAHAPAN DALAM PEMBENTUKAN SISTEM

Setiap subsistem dari organisme hidup-lahir, bertumbuh menjadi matang,

berfungsi dan akhimya mati. Proses evolusioner ini disebut siklus kehidupan sistem atau

sistem development life cycle (SDLC). Menurut Raymond McLeod proses

pengembangan sistem mencakup 5 (lima) tahapan, yaitu :

1. Tahap Perencanaan.

Dalam tahap perencanaan merupakan tahapan awal yang dilakukan dalam proses

perancangan suatu sistem. Pada tahap ini kegiatan yang dilakukan antara lain adalah :

Menyadari masalah, mendefinisikan masalah, menentukan tujuan sistem,

mengidentifikasi kendala-kendala sistem, membuat studi kelayakan, mempersiapkan

usulan penelitian sistem, menyetujui atau menolak penelitian proyek, menetapkan

mekanisme pengendalian.

2. Tahap Analisis.

Pada saat perencanaan telah selesai, tahap selanjutnya beralih pada analisis dari

sistem yang telah ada. Analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada

dengan tujuan untuk merencanakan sistem yang baru atau diperbarui. Pada tahap ini

kegiatan yang dilakukan adalah :

Mengumumkan penelitian sistem, mengorganisasikan tim proyek, mendefinisikan

kebutuhan informasi, mendefinisikan kriteria kinerja sistem, menyiapkan usulan

rancangan, menyetujui atau menolak rancangan proyek.

hal174

14

3. Tahap Rancangan.

Dengan memahami sistem yang ada dan persyaratan-persyaratan sistem baru,

kemudian beralih pada tahap memvahas rancangan sistem baru. Rancangan sistem

adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem baru. Ini biasanya

digunakan suatu alat bantu untuk menggambarkan rancangan sistem yang akan

dibuat. Alat bantu tersebut biasanya adalah Data Flow Diagram kegiatan yang

dikerjakan pada tahap ini antara lain adalah :

Menyiapkan rancangan sistem yang terinci, mengidentifikasikan berbagai altematif

konfigurasi sistem, mengevaluasi berbagai altematif konfigurasi sistem, memilih

konfigurasi yang terbaik, menyiapkan usulan penerapan, menyetujui atau menolak

penerapan sistem.

4. Tahap Implementasi.

Dalam tahap implementasi kegiatan memperoleh dan mengintegrasikan sumber

daya fisik dan konseptual yang menghasilkan suatu sistem yang bekerja. Dalam

kegiatan ini ada 8 (delapan) tahapan kegiatan yaitu :

Merencanakan penerapan, mengumumkan penerapan, mendapatka sumber daya

perangkat keras, mendapatkan sumber daya perangkat lunak, menyiapkan database,

menyiapkan fasilitas fisik, mendidik peserta dan pemakai, masuk ke sistem yang baru.

5. Tahap Penggunaan.

Dalam tahapan ini mencakup 3 (tiga) kegiatan sekaligus, yaitu menggunakan

sistem melakukan audit terhadap sistem yang bersangkutan dan melakukan

15

perawatan terhadap sistem. Dalam menggunakan sistem, diharapkan pemakai

menggunakan sistem sesuai dengan tujuan yang telah digariskan sebelumnya.

Sedangkan pada kegiatan mengaudit sistem, dilakukan studi untuk mengetahui

sampai sejauh mana sistem yang bersangkutan dapat memenuhi kriteria yang telah

ditentukan sebelumnya. Kegiatan ini biasanya dilakukan berulang-ulang dengan

periode tertentu. Pada kegiatan sistem selain dilakukan kegiatan yang berhubungan

dengan perawatan sistem yang bersangkutan, juga dilakukan modifikasi agar sistem

tetap dapat mendukung penyelesaian pekerjaan yang diperlukan. Hal tersebut

dilakukan antara lain untuk :

Menjaga agar sistem selalu ‘Up-to-date’ dan sesuai dengan pekerjaan.

Meningkatkan kinerja karena adanya saran-saran baru yang lebih baik.

Memperbaiki kesalahan-kesalahan yang ada.

16

BAB III

METODE PENELITIAN

3.1 METODOLOGI PENELITIAN

Dalam penyusunan penulisan ini, penulis menggunakan cara

pengumpulan data melalui :

3.1.1 Tahapan pengumpulan data

Pada tahap ini terbagi dalam dua kelompok yaitu kelompok

pustaka dan studi lapangan.

a.Studi Pustaka

Studi pustaka merupakan kegiatan yang berkaitan dengan

pengkajian terhadap sumber-sumber referensi untuk memperoleh

landasan teori, konseptual dan praktis tentang permasalahan

penelitian. Studi pustaka ini dilakukan dengan mendapatkan data

dari literatur berupa berupa buku, jurnal.

b.Studi Lapangan

Kegiatan studi lapangan dalam penelitian ini dilakukan

melalui pengumpulan data yang berkaitan dengan

permasalahan sistem informasi yang ada di lapangan. Kegiatan

ini merupakan tahapan penelitian yang bertujuan untuk

menggali data-data yang dibutuhkan sehubungan dengan

17

permasalahan yang menjadi pembahasan. Data-data tersebut

antara lain meliputi data dan fakta mengenai organisasi,

lingkungan pengolahan data, model proses bisnis atau sistem

kerja yang berjalan, penerapan dan pemanfaatan Sistem

Informasi pada sistem berjalan dan standardisasi sistem kerja

yang telah diberlakukan. Studi lapangan ini meliputi :

1) Observasi atau pengamatan terhadap proses mekanisme

Sistem Informasi yang sedang berjalan di UNIVERSITAS

SURYADARMA . Pada penelitian ini, penulis melaksanakan

observasi secara langsung dengan mengamati bentuk-bentuk

penerapan dan pemanfaatan Sistem Informasi yang telah

dilaksanakan pada sistem berjalan..

2) Wawancara dengan personil yang terkait dalam proses

mekanisme Sistem Informasi saat ini. Kegiatannya berupa

tanya jawab maupun diskusi baik dengan pihak intem maupun

ekstem terkait dengan materi penulisan agar diperoleh

informasi yang akurat sehingga diharapkan dapat menjadi

bahan masukkan maupun pertimbangan dalam proses

penelitian..

18

3.2 Kemudian dirangkum sebagai dasar pemikiran, sekaligus dikaitkan dalam

metodologi yang akan dilakukan, sehingga akan mendapatkan sebuah solusi

pengembangan sesuai dengan kebutuhan.

mbar 2.8. Krangka Pemikiran

Visi, Misi dan tujuanOrganisai

Proses Daftar Ulang Mahasiswa, pengisian KRS,

Penjadualan Kuliah, pembuatan kartu ujian,

Sistem informasi AkademikUniversitas SuryadarmaSaat ini

Analisis dan Perencanaan

Perancangan Sisteminformasi

Analisi situasi dan kondisiAnalisi sasaran dan masalahAnalisis kekuatan pendorongdan penghambatAnalisis kunci strategisAnalisis Dampak TeknologiAnalisis Area BisnisAnalisis KebutuhanInformasiAnalisis Data (DFD)

Permasalahan(lambatnyainformasi yang diberikan, tdkberkualitas, redundancy daninkonsistensi data , keamanandata kurang terjamin.1. Pertumbuhan organisasi

(kompleksitas pengolahandata semakin meningkat)

2. kebijakan pimpinan (antisipasi kompetisi

Sistem Informasi AkademikUniversitas Suryadarma

yang akan datang

- Database- Input ( VB 6.0)- output *Crustal Report V.6.0)

19

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Diagram Aktivitas Sistem Berjalan

Dalam hal ini yang dimaksud adalah aktivitas dan kegiatan objek-objek yang

terkait dalam pengolahan data Nilai Ujian , pembuatan Kartu Rencana Studi,

sehingga menghasilakan Kartu Hasil Studi .

Diagram Use Case, aktor-aktor yang terlibat didalam sistem

Absensi akumulasi absen

Berkas Ujian Opsdik

Dosen

Hitung nilai

Rekap

Input Data BAAK

KHS Ambil Nilai

JurusanData Akademik

Kuliah isi KRS Mahasiswa

4.3.7 Gambar Diagram Aktivitas Sistem Berjalan

20

Pembangunan sistem informasi berbasis komputer yang penulis usulkan kepada

UNIVERSITAS SURYADARMA ialah mengenai sistem informasi akademik, yaitu :

dengan cara membangun sebuah sistem baru dengan bentuk komputerisasi, dimana

segala aspek pekerjaan yang terlibat didalamnya akan mendapatkan manfaat teknologi

komputer secara optimal, meningkatkan efesiensi kerja, efektivitas, serta profesionalisme

kerja para karyawan. Dengan adanya komputerisasi sistem maka diharapkan segala

hambatan yang terjadi pada sistem yang lama dapat diatasi dengan baik.

Banyak keuntungan yang diharapkan oleh penulis dari pembangunan sistem yang

baru. Adapun salah satu keuntungan dari penggunaan sistem baru adalah :

1. Cepat proses kerja

2. Pembuatan laporan lebih cepat, lengkap dan akurat.

Adapun Sasaran dan keuntungan dari sistem yang diusulkan, sebagai berikut :

1. Kemudahan dan kecepatan pelayanan kepada Mahasiswa dan pengguna lainnya

2. Informasi mengenai data Mahasiswa lebih cepat didapat

3. Media penyimpanan lebih aman

4. Proses laporan lebih cepat

5. Dapat meningkatkan efesiensi dan efektifitas kerja para karyawan.

Sasaran dan keuntungan ini akan mendukung sasaran jangka pendek dari

UNIVERSITAS SURYADARMA , Setelah melihat keuntungan-keuntungan di atas

semoga bisa diterima dan dimanfaatkan pada UNIVERSITAS SURYADARMA

21

4.2 Procedure Hirarki Proses Sistem Informasi Akademik

Berdasarkan cara menentukan kebutuhan sistem yang akan dibangun,

pendekatan yang akan digunakan adalah pendekatan atas turun ( Top Down Approach) .

sedangakan metodologi yang akan digunakan adalah metodologi pendekatan terstruktur

(structured approach). Salah satu alat pendekatan terstruktur yang akan digunakan adalah

bagan berjenjang ( hierarchy chart) yaitu bagan yang digunakan mempersiapkan

penggambaran atau pemecahan diagram arus data ketingkat yang lebih bawah lagi maka

digambarkan dekomposisi fungsi yang artinya adalah pemecahan suatu fungsi menjadi

beberapa proses dan pemecahan proses menjadi beberapa sub proses bila

memungkinkan, sehingga akhirnya akan didapatkan suatu proses yang tidak dapat

dipecah lagi.

Gambar 4.5 Prosedure Hierarchi Proses Sistem Informasi Akademik

ProsesUjian

Mahasiswa

ProsesPerwalian

ProsesPembuatan

Laporan

ProsesKelolaKRS

ProsesTranskri

p

ProsesTerimaBerkasUjian

Proses KelolaKHS

Proses Kelolaujian

ProsesPenilaian

KHS

ProsesKHS

Sistem Informasi AkademikUNIVERSITASSURYADARMA

22

4.3 Perancangan prototipe antar muka

Adanya perancangan prototype antar muka ini dibuat agar pengguna

( User) diberikan kemudahan dalam perekayasaan pembuatan aplikasi

program. Adapun contoh bentuk prototipe antar muka yang diusulkan

merupakan disain dialog pengguna untuk masing-masing proses dalam

sistem informasi yang dibangun berikut sebagian Perancangan

prototipe system usulan (Prototipe selengkapnya ada pada lampiran

dibawah ini )

4.3.1 Tampilan Menu Sistem Keamanan ( Desain Password)

Pengguna digunakan oleh User untuk mencegah orang-

orang yang tidak memiliki otoritas untuk menggunakan sistem ini.

Gambar 4.6.1 Menu Tampilan Sistem Keamanan Pengguna

23

4.3.2 Menu Utama Sistem Akademik

Menu Utama Sistem Akademik yang akan mempermudah

setiap pengguna ( User) untuk melakukan setiap kegiatan yang

berhubungan dengan semua pilihan yang ada didalam Menu Utama

Gambar 4.6.2. Menu Utama Sistem Akademik

4.3.3 Tampilan fakultas (Jurusan) serta Konsentrasi

Desain tampilan fakultas (Jurusan) dan Konsentrasi digunakan untuk

mempermudah user menampilkan semua jurusan yang ada di UNIVERSITAS

SURYADARMA

Gambar 4..6.3 Tampilan fakultas (Jurusan) serta Konsentrasi

24

4.3.3 Desain tampilan berdasarkan kode fakultas (Jurusan)

Digunakan untuk menampilkan berdasarkan kode Jurusan

sesuai dengan permintaan pengguna

Gambar 4..6.4 Tampilan berdasarkan kode fakultas (Jurusan)

4.3.4 Desain Tampilan Biodata Mahasiswa

Desain Biodata Mahasiswa ini digunakan untuk pengisian

Biodata mahasiswa

25

Gambar 4. 6.5 Tampilan Biodata Mahasiswa

4.3.5 Desain Daftar Mata Kuliah dan Dosen

Desain Daftar Mata Kuliah dan Dosen untuk menampilkandaftar mata kuliah berdasarkan jurusan sesuai dengan programstudi

Gambar 4..6.6 Tampilan Daftar Mata Kuliah dan DosenPerjurusan ( Program Studi)

4.6.7 Tampilan Isian Kartu Rencana Studi

Desain tampilan Isian Kartu Studi ini digunakan untuk

menentukan mata kuliah dan jumlah sks yang diambil oleh

mahasiswa selama satu semester yang akan berjalan.

26

Gambar 4. 6.7 Tampilan Isian Kartu Rencana Studi( Program Studi Manajemen Informatika)

4.6.8 Tampilan Pengisian Kartu Rencana Studi

Setelah mahasiswa melakukan Daftar Ulang maka mahasiswa

tersebut wajib mengisi Kartu Rencana Studi maka mahasiswa

mengikuti perkuliahan

27

4.6.8 Tampilan Pengisian Kartu Rencana Studi

4.6.9 Tampilan Pencetakan Kartu Hasil StudiSetelah mahasiswa mengisi Kartu Rencana Studi maka

mahasiswa mengikuti perkuliahan dan diwajibkan untuk menempuh

ujian , dan Dosen berhak untuk memberikan Nilai kepada mahasiswa.

Maka dilakukan pencetakan Kartu Hasil Studi sebagai bukti

mahasiswa tersebut telah mengikuti perkuliahan dengan baik dan

benar.

Gambar 4.6.9 Tampilan Pencetakan Kartu Hasil Studi( Program Studi Manajemen Informatika)

28

4.6.10 Tampilan Kartu Hasil Studi

Kartu Hasil Studi terdiri dari 3 rangkap , rangkap 1 diberikan

kepada mahasiswa, rangkap 2 diberikan keJurusan dan rangkap 3

digunakan sebagai arsip di BAAK

Gambar 4.6.10 Tampilan Kartu Hasil Studi( Program Studi Manajemen Informatika)

4.6.11 Tampilan Pencetakan Transkrip Nilai

Digunakan untuk mencetak Transkrip Nilai Mahasiswa secara

keseluruhan akan terlihat semua mata kuliah dan nilai serta Indeks Prestasi

mahasiswa akan terlihat di Transkrip Nilai

29

Gambar 4.6.11 Tampilan Pencetakan Transkrip Nilai( Program Studi Manajemen Informatika)

4.6.12 Tampilan Transkrip Nilai

Transkrip Nilai ini merupakan Laporan yang

dimiliki oleh BAAK dan Jurusan , dimana hasil laporan ini akan

digunakan untuk mahasiswa yang telah selesai masa studi atau

lulus

Gambar 4.6.12 Tampilan Transkrip Nilai( Program Studi Manajemen Informatika)

30

4.6.13 Tampilan Report Transkrip Nilai

Report Transkrip Nilai ini merupakan Laporan yang

dimiliki oleh BAAK dan Jurusan , dimana hasil laporan ini akan

digunakan untuk dikirim keDIKTI karena setiap akhir semester setiap

perguruan tinggi wajib melaporkan keadaan dari Mahasiswa tersebut .

Laporan yang dilaporkan ke Kopertis atau DIKTI .

Gambar 4.6.13 Report Tampilan Transkrip Nilai( Program Studi Manajemen Informatika)

31

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5. 1. KESIMPULAN

Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akademik yang diajukan ini

adalah merupakan upaya dan penerapan dalam penguasaan dan penerapan teknologi

informasi dilingkungan UNIVERSITAS SURYADARMA yang harus dikembangkan

untuk meningkatkan kinerja dari sistem yang ada, selain itu juga digunakan sebagai

sarana untuk meningkatkan nilai tambah institusi. Dari hasil penelitian pada bab

sebelumnya maka dapat disimpulkan sebagai berikut :

1. Dengan Penerapan dan pemanfaatan sistem informasi akademik ini bisa

menjadi solusi alternatif pelaksanaan pekerjaan sesuai tugas pokok dan fungsi

bagi pengguna sistem .

2. Dapat meningkatkan kinerja karyawan menjadi lebih baik, optimal dan

profesional

3. Waktu proses menjadi relatif lebih cepat

4. Pelayanan terhadap pengguna sistem , khususnya mahasiswa menjadi lebih baik

dan cepat.

32

5.2. SARAN

a. Dengan adanya perancangan prototipe yang sudah di bahas pada bab

sebelumnya ,sebaiknya diterapkan dan diimplementasikan secepatnya

b. Sebaiknya secepatnya menggunakan sistem komputerisasi agar tidak terjadi

hal yang tidak diinginkan serta mendapatkan manfaat yang maksimal

c. Untuk pengembangan aplikasi selanjutnya sebaiknya memanfaatkan

teknologi jaringan komputer.

33

DAFTAR PUSTAKA

Davis, B. Gordon.and H. Olson,Margrethe, 1985; Management Information

System: Conceptual Foundations, Structure, and Development, Second

Edition, McGraw-Hill: Series in Management Information System; McGraw-

Hill, Inc.; USA.

Fathansyah; 1999; Basis Data; Informatika; Bandung.

Hariyanto, Bambang; 2004; Sistem Manajemen Basisdata Cet.I; Informatika;

Bandung

H.M, Jogiyanto,; 1990; Analisa dan Disain Sistem Informasi; Pendekatan

Terstruktur, Andy Offset; Jogyakarta

H.M, Jogiyanto,; 1995; Analisa dan Perancangan Sistem Informasi; Andy Offset;

Jogyakarta

H.M., Jogiyanto; 2005; Sistem Teknologi Informasi, Andy, Jogyakarta,

Irmansyah, Faried; 2003; http://www.ilmukomputer.com.

Kendall, Kenneth E.;1992; System Analysis and Design 2nd Edition; Prentice Hall;

New Jersey

34

O’Brien,James A,2001,”Introduction to Information System”, Essential for the

Internetworked E-Bussines Enterprise”, tenth edition, Mc Graw Hill.

Mc Leod , R, Jr 2005 “ Managemen information System ”, Sixth Edition,

Prentice Hall.

O’Brient, James A.; 2005; Pengantar Sistem Informasi : Perspektif Bisnis dan

Manajerial, Edisi Keenam; Salemba Empat, Jakarta

J. Glenn Brookshear; 2003; Computer Science: Suatu Pengantar Edisi ke-7;

Erlangga; Jakarta

Suprianto, Aji; 2005; Pengantar Teknologi Informasi; Salemba Infotek; Jakarta.

http://www.wikipedia.org, Desember i 2009

http://www.ilmukomputer.com., Septembert 2009

http://www.Materikuliah.com., Desember 2009

http://www.google.com., Desember 2009