1

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA PERPUSTAKAAN SMA NEGERI 1 BATANGAN

NASKAH PUBLIKASI

diajukan oleh

Riko Puji Laksono

08.12.3075

kepada

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER AMIKOM

YOGYAKARTA 2012

2

3

ANALYSIS AND DESIGN OF INFORMATION SYSTEM DATA PROCESSING LIBRARY SMA NEGERI 1 BATANGAN

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN

DATA PERPUSTAKAAN SMA NEGERI 1 BATANGAN

Riko Puji Laksono

Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

The more advanced a technology in the world to significantly impact on human activities. Human want all the activities that they do can be run effectively and efficiently both in terms of time, yield, and cost to be incurred. So also is felt by the librarians of the SMA Negeri 1 Batangan, they wanted a new system that can help them in their task of

managing the transactions that occur each day with time lines, relevance and accurate.

During this libraries on SMA Negeri 1 Batangan still use manual wy to do the book-lending transaction, the return of a book or to obtain other information about the data book, data members and others. In the old system, loaning and book return transaction was still written on a sheet of paper one by one so that this process requires a long time to record all transaction and fees for financing the expensive stationery.

Based on the above mentioned problems, the authors will design a desktop-based library information system aimed at the high school librarian in Negeri 1 Batangan. Application design in intended to facilitate transactions that accurred in the library and provide information time lines, relevance and accurately.

Keywords : Library Information System, Library, Information Systems.

4

1. Pendahuluan

Era globalisasi memungkinkan banyaknya akses untuk mencari informasi dari

segala penjuru dunia salah satunya adalah melalui perpustakaan yang sudah banyak

didirikan. Dengan adanya perpustakaan mempermudahkan aktifitas dalam proses

pencarian, mengolah ataupun menyimpan data atau yang dikenal dengan perpustakaan

digital.

Dalam dunia pendidikan, perpustakaan dijadikan sebagai sarana informasi yang

diperlukan sebagai sumber belajar maupun laboratorium belajar yang memungkinkan

para tenaga pendidik dan peserta pendidik meningkatkan kualitasnya. Perpustakaan

sekolah merupakan sarana yang penting dalam setiap program pendidikan dan

pengajaran.

Saat ini di sekolah-sekolah yang memiliki perpustakaan sendiri, khususnya

sekolah SMA Negeri 1 Batangan masih menggunakan sistem peminjaman buku secara

manual, di mana dalam penerapan sistem peminjaman terdapat beberapa kendala

seperti bentuk laporan peminjaman buku yang masih hardcopy, terjadinya kehilangan

laporan bukti peminjaman karena terselip dengan banyaknya laporan hardcopy yang

ada, proses pencarian ID siswa dalam laporan yang membutuhkan waktu lama karena

harus mencari satu persatu dokumen.

Dengan alasan di atas, penulis mencoba untuk memberikan alternatif

pemecahan masalah dengan membuat suatu software peminjaman buku di

perpustakaan SMA Negeri 1 Batangan yang dapat mencatat data dan daftar peminjam

buku. Seperti daftar data buku yang tersimpan rapi di dalam database, daftar data

peminjam, waktu peminjaman buku, jadwal pengembalian buku, serta laporan

peminjaman buku.

1.1 Rumusan Masalah

Berdasarkan dari latar belakang permasalahan diatas, maka permasalahan yang

dapat dirumuskan adalah :

1. Bagaimana membuat Sistem Informasi Perpustakaan yang baik?

2. Apakah sistem itu mudah untuk digunakan Petugas Perpustakaan?

3. Membuat design sistem yang menarik untuk memudahkan dalam

melakukan transaksi Perpustakan oleh Petugas?

5

2. Landasan Teori

2.1 Pengertian Sistem

Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling

berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk

menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.

2.2 KarakteristikSistem

Untuk memahami atau mengembangkan suatu sistem, maka perlu membedakan

unsur-unsur dari sistem yang membentuknya. Berikut adalah karateristik sistem yang

dapat membedakan suatu sistem dengan yang lainnya :

1. Komponen ( Components )

Terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi dan

bekerjasama membentuk satu kesatuan.

2. Batas Sistem ( Boundary )

Merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem lainnya

atau dengan lingkungan luarnya.

3. Lingkungan Luar Sistem ( Environments )

Adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi

sistem.

4. Penghubung ( Interface )

Merupakan media penghubung antara subsistem, yang memungkinkan

sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya.

5. Masukkan ( Input )

Adalah energi yang dimasukkan kedalam sistem, yang dapat berupa

masukkan perawatan ( Maintenance input ) dan masukkan signal ( signal

input ).

6. Keluaran ( Output )

Adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi

keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.

7. Pengolah ( Process )

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan

merubah masukkan menjadi keluaran.

8. Sasaran ( Objective )

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective).

6

2.3 Pengertian Informasi

Informasi adalah hasil pengolahan data yang memberikan arti dan manfaat. Jadi

informasi merupakan hasil dari pengolahan data, akan tetapi tidak semua hasil dari

pengolahan tersebut bisa menjadi informasi, hasil pengolahan data yang tidak

memberikan makna atau arti serta tidak bermanfaat bagi seseorang bukanlah merupakan

informasi bagi orang tersebut.

2.4 Pengertian Sistem Informasi

Sistem Informasi secara teknis dapat didefinisikan sebagai sekumpulan

komponen yang saling berhubungan, mengumpulkan atau mendapatkan, memproses,

menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk menunjang pengambilan keputusan

dan pengawasan dalam suatu organisasi. Selain menunjang proses pengambilan

keputusan, koordinasi, dan pengawasan, sistem informasi juga dapat membantu manajer

dan karyawan menganalisis permasalahan, menggambarkan hal-hal yang rumit, dan

menciptakan produk baru.

2.5 Pengertian Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen (manajement information system atau sering

dikenal dengan singkatannya MIS) merupakan penerapan sistem informasi di dalam

organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan

manajemen.

SIM (sistem informasi manajemen) dapat didefenisikan sebagai kumpulan dari

interaksi sistem-sistem informasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah

data untuk menyediakan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di

dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian.

2.6 Sistem Informasi Pengolahan Data Perpustakaan

Sistem Informasi Perpustakaan adalah proses komputerisasi untuk mengolah

data suatu perpustakaan. Mulai dari katalogisasi koleksi, pengolahan data anggota,

sampai proses peminjaman dan pengembalian koleksi beserta aturan-aturannya seperti

lamanya peminjaman dan penghitungan denda keterlambatan. Data yang di olah dalam

sistem informasi pengolahan data perpustakaan sekurang-kurangnya :

1. Informasi koleksi buku yang terdapat di Perpustakaan .

2. Proses transaksi peminjaman dan pengembalian buku di Perpustakaan

Sekolah.

3. Informasi Anggota Perpustakaan Sekolah.

7

4. Laporan anggota, peminjam, pengambilan dan buku.

3. Analisis

3.1 Analisis PIECES

Untuk mengidentifikasi masalah, maka harus dilakukan analisis terhadap kinerja,

informasi, ekonomi, pengendalian, efisiensi, dan pelayanan. Panduan ini dikenal dengan

analisis PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service).

1. Analisis Kinerja Sistem ( Performance )

Kinerja adalah suatu kemampuan sistem dalam menyelesaikan tugas

dengan cepat sehingga sasaran dapat segera tercapai. Kinerja diukur

dengan jumlah produksi (throughput) dan waktu yang digunakan untuk

menyesuaikan perpindahan pekerjaan (response time).

2. Analisis Informasi ( Information )

Informasi merupakan hal penting karena dengan informasi tersebut pihak

manajemen (marketing) dan user dapat melakukan langkah selanjutnya.

Apabila kemampuan sistem informasi baik, maka user akan

mendapatkan informasi yang akurat, tepat waktu dan relevan sesuai

dengan yang diharapkan.

3. Analisis Ekonomi ( Economy )

Pemanfaatan biaya yang digunakan dari pemanfaatan informasi.

Peningkatan terhadap kebutuhan ekonomis mempengaruhi

pengendalian biaya dan peningkatan manfaat. Saat ini banyak

perusahaan dan manajemen mulai menerapkan paperless system

(meminimalkan penggunaan kertas) dalam rangka penghematan. Oleh

karena itu dilihat dari penggunaan bahan kertas yang berlebihan dan

biaya iklan di media cetak untuk media publikasi, sistem ini dinilai kurang

ekonomis.

4. Analisis Pengendalian ( Control )

Analisis ini digunakan untuk membandingkan sistem yang dianalisa

berdasarkan pada segi ketepatan waktu, kemudahan akses, dan

ketelitian data yang diproses.

5. Analisis Efisiensi ( Efficiency )

Efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber tersebut dapat

digunakan secara optimal. Operasi pada suatu perusahaan dikatakan

efisien atau tidak biasanya didasarkan pada tugas dan tanggung jawab

dalam melaksanakan kegiatan.

8

6. Analisis Pelayanan ( Service )

Peningkatan pelayanan memperlihatkan kategori yang beragam. Proyek

yang dipilih merupakan peningkatan pelayanan yang lebih baik bagi

manajemen (marketing), user dan bagian lain yang merupakan simbol

kualitas dari suatu sistem informasi.

3.2 Analisis Kelayakan Sistem

Analisis kelayakan sistem adalah proses mengukur besarnya investasi yang

ditanamkan di dalam pengembangan sistem terhadap manfaat yang diperoleh dari

sistem tersebut. Adapun faktor-faktor yang menjadi pertimbangan dalam analisis

kelayakan sistem, yaitu:

1. Kelayakan Hukum

Jika ditinjau dari segi hukum maka sistem informasi perpustakaan

baru adalah legal secara hukum, karena sistem yang akan dikembangkan

tidak melanggar aturan-aturan yang ditetapkan untuk pengadaan sistem

informasi. Perangkat lunak yang digunakan resmi dengan perijinan yang ada

sehingga tidak menyimpang dari ketentuan hukum yang berlaku dan tidak

akan menimbulkan masalah hukum baik pada waktu sekarang maupun yang

akan datang. Selain itu sistem yang dikembangkan ini baik dalam proses

maupun implementasinya tidak bermasalah secara hukum.

2. Kelayakan Operasi

Sistem yang baru dirancang untuk mudah digunakan sehingga

diharapkan sistem yang baru untuk siap diimplementasikan tenaga operator

maupun database administrator sebagai pemakai sistem yang telah tersedia

yang menjalankan sistem baik melalui proses pendidikan, pelatihan

karyawan (petugas perpustakaan) dengan pendayagunaan waktu dan

personil secara efisien, serta mampu melakukan pengendalian dari

kesalahan-kesalahan.

3. Kelayakan teknologi

Sistem yang baru menggunakan perangkat yang memadai dan

tersedia secara keseluruhan, karena komputer bukanlah barang mewah

saat ini sehingga untuk mendapatkan perangkat yang dibutuhkan sangatlah

mudah, selain itu harga komputer relatif terjangkau. Disamping itu

pengoperasian komputer tidak terlalu sulit hanya dengan sedikit pelatihan

9

saja kita sudah bisa mengopersikannya dengan baik dan lancar. Dengan

adanya teknologi ini diharapkan dapat membantu dalam pekerjaan dibidang

pengolahan perpustakaan.

4. Ekonomi

Pada analisis kelayakan ekonomi ini dalam penerapannya selalu

berhubungan dengan masalah biaya, yaitu berapa besar biaya yang harus

dikeluarkan dengan harapan memperoleh manfaat yang lebih besar dari

pengembangan sistem tersebut. Sehingga untuk menerapkan sistem baru

ini harus dilakukan pertimbangan secara matang sebelumnya sehingga

akan diketahui bahwa sistem baru ini layak diterapkan atau tidak. Apabila

dilihat dari nilai manfaatnya yang lebih besar maka sistem baru ini layak

untuk diterapkan. Ketersediaan dana yang digunakan untuk pengembangan

sistem maupun biaya operasional saat implementasi sistem harus

sebanding dengan manfaat yang diperoleh.

4. Hasil Penelitian dan Pembahasan

4.1 Pemrograman dan Pengetesan Program

Langkah pada implementasi yang pertama adalah pemrograman. Pada proses

pemrograman, penulis terlebih dahulu membuat database dengan menggunakan

software XAMPP. Pembuatan database diawali dengan perancangan tabel kemudian

dilanjutkan dengan create tabel.

Setelah pembuatan database selesai dilakukan, langkah selanjutnya adalah

pembutan tampilan program. Aplikasi yang digunakan untuk pembuatan tampilan

program ini adalah Netbeans 7.1.

Sebelum program diterapkan, maka program harus bebas dari kesalahan-

kesalahan. Oleh sebab itu program harus ditest untuk menemukan kesalahan-kesalahan

yang mungkin dapat terjadi. Program ditest untuk tiap-tiap modul dan dilanjutkan dengan

pengetesan untuk semua modul yang telah dirangkai. Kesalahan dari program yang

mungkin terjadi dapat diklasifikasikan dalam tiga bentuk kesalahan, yaitu sebagai berikut

ini :

1. Kesalahan bahasa (language errors) atau disebut juga dengan kesalahan

penulisan (syntax errors) atau kesalahan tata bahasa (grammatical

errors) adalah kesalahan di dalam penulisan source program yang tidak

sesuai dengan yang telah disyaratkan. Kesalahan ini relatip mudah

10

ditemukan dan diperbaiki, karena kompiler akan memberitahukan letak

dan sebab kesalahannya sewaktu program dikompilasi.

2. Kesalahan sewaktu proses (run-time errors), adalah kesalahan yang

terjadi sewaktu executable program dijalankan. Kesalahan ini akan

menyebabkan proses program berhenti sebelum selesai pada saatnya,

karena kompiler menemukan kondisi-kondisi yang belum terpenuhi yang

tidak bisa dikerjakan. Kesalahan ini relatip mudah untuk ditemukan,

karena juga ditunjukkan letak serta sebab kesalahannya.

3. Kesalahan Logika (Logical errors) adalah kesalahan dari logika program

yang dibuat. Kesalahan seperti ini sulit ditemukan, karena tidak ada

pemberitahuan mengenai kesalahannya dan tetap akan didapatkan hasil

dari proses program, tetapi hasilnya salah. Kesalahan seperti ini

merupakan kesalahan yang berbahanya, karena bila tidak disadari dan

tidak ditemukan, hasil yang salah dapat menyesatkan bagi yang

menggunakannya. Cara mencari kesalahan logika dapat dilakukan

dengan test data, yaitu dengan menjalankan program dengan

menggunakan data tertentu dan membandingkan hasil pengolahannya

dengan hasil yang sudah di ketahui. Bila hasilnya berbeda, berarti

mengalami kesalahan dan harus dilacak serta ditemukan sebab-sebab

kesalahannya. Proses melacak kesalahan ini dikenal dengan istilah

mencari kutu (debugging). Hasil pelacakannya adalah di dapatkan kutu

tersebut (bug yang berarti penyebab kesalahannya).

4.2 Pengetesan Sistem

Pengetesan sistem biasanya dilakukan setelah pengetesan program.

Pengetesan sistem (system testing) dilakukan untuk memeriksa kekompakan antar

komponen sistem yang diimplimentasi. Tujuan utama dari pengetesan sistem ini adalah

untuk memastikan bahwa elemen-elemen atau komponen-komponen dari sistem telah

berfungsi sesuai dengan yang diharapkan. Pengetesan perlu dilakukan untuk mencari

kesalahan-kesalahan atau kelemahan-kelemahan yang mungkin masih terjadi.

Pengetesan sistem termasuk juga pengetesan program secara menyeluruh. Pada

pengetesan program, masing-masing program yang telah berjalan dengan benar dan

baik bukan berarti program tersebut juga akan dapat berjalan dengan program lainnya

dalam sistem dengan baik. Kumpulan dari semua program yang telah diintegrasikan

perlu dites kembali untuk melihat apakah suatu program dapat menerima input data

dengan baik, dapat memprosesnya dengan baik dan dapat memberikan output kepada

program yang lainnya.

11

4.3 Konversi Sistem

Konversi sistem dilakukan setelah kegiatan pengetesan sistem selesai dengan

hasil baik, tanpa ada masalah pada sistem yang baru. Konversi sistem merupakan

proses untuk meletakkan sistem baru supaya siap digunakan, diharapkan sistem baru

dapat menggantikan proses sistem yang lama.

Konversi sistem ini dilakukan dalam jangka waktu dua bulan. Data-data yang ada

pada sistem perpustakaan dikonversi kedalam sistem baru. Pelaksanaan konversi ini

dilakukan secara parallel, artinya konversi dilakukan dengan mengoperasikan sistem

yang baru seiring dengan masa pengenalan antara karyawan (personil) yang sudah

terbiasa menggunakan sistem manual dengan waktu yang telah ditetapkan. Kedua

sistem ini dioperasikan secara bersama-sama untuk meyakinkan bahwa sistem yang

baru benar-benar beroperasi dengan sukses sebelum sistem yang lama dihentikan,

walaupun terdapat kelemahan pada besarnya biaya yang dikeluarkan untuk menjalankan

dua buah sistem secara bersamaan, tetapi mempunyai keuntungan yaitu proteksi yang

tinggi kepada organisasi terhadap kegagalan sistem yang baru.

4.4 Manual Program

4.4.1 Form Login

12

4.4.2 Menu Utama Admin

4.4.3 Menu Utama Operator

13

4.4.4 Form Peminjaman Buku

4.4.5 Form Pengembalian Buku

14

4.4.6 Form Laporan Peminjaman Buku

4.4.7 Form Laporan Pengembalian Buku

15

5. Penutup

5.1 Kesimpulan

Dari penelitian yang dilakukan pada sistem pengolahan data perpustakaan SMA

Negeri 1 Batangan, maka dapat dilihat bahwa pengolahan data menggunakan sistem

manual sangat tidak efektif dan tidak efisien untuk menghasilkan informasi yang

dibutuhkan. Berikut adalah beberapa kesimpulan yang dapat diambil dari sistem yang

dibuat :

1. Sistem Informasi ini juga dapat menghasilkan data-data dari proses

pengolahan menggunakan komputerisasi dengan hasil yang lebih cepat,

akurat dan tingkat kesalahannya kecil.

2. Sistem Informasi ini dapat membantu pengguna, khususnya staf

pengolah perpustakaan untuk mengolah data guna meningkatkan kinerja

Administrasi di bagian Perpustakaan dan mempermudah dalam

penyajian sebuah informasi.

3. Sistem Informasi ini di desain sedemikian rupa sehingga petugas dapat

dengan mudah mengoperasikannya.

5.2 Saran

Dengan kesimpulan diatas, penulis memberikan saran-saran sebagai berikut :

1. Untuk mengoptimalkan pekerjaan, sebaiknya sistem informasi

perpustakaan yang dilakukan secara manual diperbaharui dengan

menerapkan sistem terkomputerisasi.

2. Sistem informasi perpustakaan yang penulis usulkan dapat diterapkan

dan dapat membantu pihak sekolah dalam melakukan pengolahan data

perpustakaan dan menyajikan informasi yang dibutuhkan untuk

membantu pengambilan keputusan.

3. Seiring berkembangnya perpustakaan maka makin komplek juga

kebutuhannya sehingga menyebabkan sistem yang berjalan tidak layak

lagi untuk digunakan pada masa berikutnya. Maka dari itu pada saatnya

nanti sebuah sistem informasi juga perlu dilakukan pengembangan.

16

DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan

Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi Offset.

Amborowati, Armadyah. 2007. Pengantar Pemrograman Terstruktur. Yogyakarta: Andi

Offset.

Arief, M. Rudyanto. 2005. Pemrograman Basis Data menggunakan Transact-SQL

dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta: Andi Offset.

Huda, Miftahul. 2011. Membuat Aplikasi Mini/Supermarket dengan Java. Yogyakarta:

Elex Media Komputindo.

Kadir, Abdul. 2008. Dasar Pemrograman Java 2. Yogyakarta: Andi Offset.

Kusrini, M.Kom. 2007. Konsep dan Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan. Yogyakarta:

Andi Offset.

Kusrini, M.Kom. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta:

Andi Offset.

Internet :

[1] http://www.amazone.com

[2] http://www.viraindo.com