1
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA PERPUSTAKAAN SMA NEGERI 1 BATANGAN
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh
Riko Puji Laksono
08.12.3075
kepada
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER AMIKOM
YOGYAKARTA 2012
2
3
ANALYSIS AND DESIGN OF INFORMATION SYSTEM DATA PROCESSING LIBRARY SMA NEGERI 1 BATANGAN
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN
DATA PERPUSTAKAAN SMA NEGERI 1 BATANGAN
Riko Puji Laksono
Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
The more advanced a technology in the world to significantly impact on human activities. Human want all the activities that they do can be run effectively and efficiently both in terms of time, yield, and cost to be incurred. So also is felt by the librarians of the SMA Negeri 1 Batangan, they wanted a new system that can help them in their task of
managing the transactions that occur each day with time lines, relevance and accurate.
During this libraries on SMA Negeri 1 Batangan still use manual wy to do the book-lending transaction, the return of a book or to obtain other information about the data book, data members and others. In the old system, loaning and book return transaction was still written on a sheet of paper one by one so that this process requires a long time to record all transaction and fees for financing the expensive stationery.
Based on the above mentioned problems, the authors will design a desktop-based library information system aimed at the high school librarian in Negeri 1 Batangan. Application design in intended to facilitate transactions that accurred in the library and provide information time lines, relevance and accurately.
Keywords : Library Information System, Library, Information Systems.
4
1. Pendahuluan
Era globalisasi memungkinkan banyaknya akses untuk mencari informasi dari
segala penjuru dunia salah satunya adalah melalui perpustakaan yang sudah banyak
didirikan. Dengan adanya perpustakaan mempermudahkan aktifitas dalam proses
pencarian, mengolah ataupun menyimpan data atau yang dikenal dengan perpustakaan
digital.
Dalam dunia pendidikan, perpustakaan dijadikan sebagai sarana informasi yang
diperlukan sebagai sumber belajar maupun laboratorium belajar yang memungkinkan
para tenaga pendidik dan peserta pendidik meningkatkan kualitasnya. Perpustakaan
sekolah merupakan sarana yang penting dalam setiap program pendidikan dan
pengajaran.
Saat ini di sekolah-sekolah yang memiliki perpustakaan sendiri, khususnya
sekolah SMA Negeri 1 Batangan masih menggunakan sistem peminjaman buku secara
manual, di mana dalam penerapan sistem peminjaman terdapat beberapa kendala
seperti bentuk laporan peminjaman buku yang masih hardcopy, terjadinya kehilangan
laporan bukti peminjaman karena terselip dengan banyaknya laporan hardcopy yang
ada, proses pencarian ID siswa dalam laporan yang membutuhkan waktu lama karena
harus mencari satu persatu dokumen.
Dengan alasan di atas, penulis mencoba untuk memberikan alternatif
pemecahan masalah dengan membuat suatu software peminjaman buku di
perpustakaan SMA Negeri 1 Batangan yang dapat mencatat data dan daftar peminjam
buku. Seperti daftar data buku yang tersimpan rapi di dalam database, daftar data
peminjam, waktu peminjaman buku, jadwal pengembalian buku, serta laporan
peminjaman buku.
1.1 Rumusan Masalah
Berdasarkan dari latar belakang permasalahan diatas, maka permasalahan yang
dapat dirumuskan adalah :
1. Bagaimana membuat Sistem Informasi Perpustakaan yang baik?
2. Apakah sistem itu mudah untuk digunakan Petugas Perpustakaan?
3. Membuat design sistem yang menarik untuk memudahkan dalam
melakukan transaksi Perpustakan oleh Petugas?
5
2. Landasan Teori
2.1 Pengertian Sistem
Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk
menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.
2.2 KarakteristikSistem
Untuk memahami atau mengembangkan suatu sistem, maka perlu membedakan
unsur-unsur dari sistem yang membentuknya. Berikut adalah karateristik sistem yang
dapat membedakan suatu sistem dengan yang lainnya :
1. Komponen ( Components )
Terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi dan
bekerjasama membentuk satu kesatuan.
2. Batas Sistem ( Boundary )
Merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem lainnya
atau dengan lingkungan luarnya.
3. Lingkungan Luar Sistem ( Environments )
Adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi
sistem.
4. Penghubung ( Interface )
Merupakan media penghubung antara subsistem, yang memungkinkan
sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya.
5. Masukkan ( Input )
Adalah energi yang dimasukkan kedalam sistem, yang dapat berupa
masukkan perawatan ( Maintenance input ) dan masukkan signal ( signal
input ).
6. Keluaran ( Output )
Adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi
keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.
7. Pengolah ( Process )
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan
merubah masukkan menjadi keluaran.
8. Sasaran ( Objective )
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective).
6
2.3 Pengertian Informasi
Informasi adalah hasil pengolahan data yang memberikan arti dan manfaat. Jadi
informasi merupakan hasil dari pengolahan data, akan tetapi tidak semua hasil dari
pengolahan tersebut bisa menjadi informasi, hasil pengolahan data yang tidak
memberikan makna atau arti serta tidak bermanfaat bagi seseorang bukanlah merupakan
informasi bagi orang tersebut.
2.4 Pengertian Sistem Informasi
Sistem Informasi secara teknis dapat didefinisikan sebagai sekumpulan
komponen yang saling berhubungan, mengumpulkan atau mendapatkan, memproses,
menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk menunjang pengambilan keputusan
dan pengawasan dalam suatu organisasi. Selain menunjang proses pengambilan
keputusan, koordinasi, dan pengawasan, sistem informasi juga dapat membantu manajer
dan karyawan menganalisis permasalahan, menggambarkan hal-hal yang rumit, dan
menciptakan produk baru.
2.5 Pengertian Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi manajemen (manajement information system atau sering
dikenal dengan singkatannya MIS) merupakan penerapan sistem informasi di dalam
organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan
manajemen.
SIM (sistem informasi manajemen) dapat didefenisikan sebagai kumpulan dari
interaksi sistem-sistem informasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah
data untuk menyediakan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di
dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian.
2.6 Sistem Informasi Pengolahan Data Perpustakaan
Sistem Informasi Perpustakaan adalah proses komputerisasi untuk mengolah
data suatu perpustakaan. Mulai dari katalogisasi koleksi, pengolahan data anggota,
sampai proses peminjaman dan pengembalian koleksi beserta aturan-aturannya seperti
lamanya peminjaman dan penghitungan denda keterlambatan. Data yang di olah dalam
sistem informasi pengolahan data perpustakaan sekurang-kurangnya :
1. Informasi koleksi buku yang terdapat di Perpustakaan .
2. Proses transaksi peminjaman dan pengembalian buku di Perpustakaan
Sekolah.
3. Informasi Anggota Perpustakaan Sekolah.
7
4. Laporan anggota, peminjam, pengambilan dan buku.
3. Analisis
3.1 Analisis PIECES
Untuk mengidentifikasi masalah, maka harus dilakukan analisis terhadap kinerja,
informasi, ekonomi, pengendalian, efisiensi, dan pelayanan. Panduan ini dikenal dengan
analisis PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service).
1. Analisis Kinerja Sistem ( Performance )
Kinerja adalah suatu kemampuan sistem dalam menyelesaikan tugas
dengan cepat sehingga sasaran dapat segera tercapai. Kinerja diukur
dengan jumlah produksi (throughput) dan waktu yang digunakan untuk
menyesuaikan perpindahan pekerjaan (response time).
2. Analisis Informasi ( Information )
Informasi merupakan hal penting karena dengan informasi tersebut pihak
manajemen (marketing) dan user dapat melakukan langkah selanjutnya.
Apabila kemampuan sistem informasi baik, maka user akan
mendapatkan informasi yang akurat, tepat waktu dan relevan sesuai
dengan yang diharapkan.
3. Analisis Ekonomi ( Economy )
Pemanfaatan biaya yang digunakan dari pemanfaatan informasi.
Peningkatan terhadap kebutuhan ekonomis mempengaruhi
pengendalian biaya dan peningkatan manfaat. Saat ini banyak
perusahaan dan manajemen mulai menerapkan paperless system
(meminimalkan penggunaan kertas) dalam rangka penghematan. Oleh
karena itu dilihat dari penggunaan bahan kertas yang berlebihan dan
biaya iklan di media cetak untuk media publikasi, sistem ini dinilai kurang
ekonomis.
4. Analisis Pengendalian ( Control )
Analisis ini digunakan untuk membandingkan sistem yang dianalisa
berdasarkan pada segi ketepatan waktu, kemudahan akses, dan
ketelitian data yang diproses.
5. Analisis Efisiensi ( Efficiency )
Efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber tersebut dapat
digunakan secara optimal. Operasi pada suatu perusahaan dikatakan
efisien atau tidak biasanya didasarkan pada tugas dan tanggung jawab
dalam melaksanakan kegiatan.
8
6. Analisis Pelayanan ( Service )
Peningkatan pelayanan memperlihatkan kategori yang beragam. Proyek
yang dipilih merupakan peningkatan pelayanan yang lebih baik bagi
manajemen (marketing), user dan bagian lain yang merupakan simbol
kualitas dari suatu sistem informasi.
3.2 Analisis Kelayakan Sistem
Analisis kelayakan sistem adalah proses mengukur besarnya investasi yang
ditanamkan di dalam pengembangan sistem terhadap manfaat yang diperoleh dari
sistem tersebut. Adapun faktor-faktor yang menjadi pertimbangan dalam analisis
kelayakan sistem, yaitu:
1. Kelayakan Hukum
Jika ditinjau dari segi hukum maka sistem informasi perpustakaan
baru adalah legal secara hukum, karena sistem yang akan dikembangkan
tidak melanggar aturan-aturan yang ditetapkan untuk pengadaan sistem
informasi. Perangkat lunak yang digunakan resmi dengan perijinan yang ada
sehingga tidak menyimpang dari ketentuan hukum yang berlaku dan tidak
akan menimbulkan masalah hukum baik pada waktu sekarang maupun yang
akan datang. Selain itu sistem yang dikembangkan ini baik dalam proses
maupun implementasinya tidak bermasalah secara hukum.
2. Kelayakan Operasi
Sistem yang baru dirancang untuk mudah digunakan sehingga
diharapkan sistem yang baru untuk siap diimplementasikan tenaga operator
maupun database administrator sebagai pemakai sistem yang telah tersedia
yang menjalankan sistem baik melalui proses pendidikan, pelatihan
karyawan (petugas perpustakaan) dengan pendayagunaan waktu dan
personil secara efisien, serta mampu melakukan pengendalian dari
kesalahan-kesalahan.
3. Kelayakan teknologi
Sistem yang baru menggunakan perangkat yang memadai dan
tersedia secara keseluruhan, karena komputer bukanlah barang mewah
saat ini sehingga untuk mendapatkan perangkat yang dibutuhkan sangatlah
mudah, selain itu harga komputer relatif terjangkau. Disamping itu
pengoperasian komputer tidak terlalu sulit hanya dengan sedikit pelatihan
9
saja kita sudah bisa mengopersikannya dengan baik dan lancar. Dengan
adanya teknologi ini diharapkan dapat membantu dalam pekerjaan dibidang
pengolahan perpustakaan.
4. Ekonomi
Pada analisis kelayakan ekonomi ini dalam penerapannya selalu
berhubungan dengan masalah biaya, yaitu berapa besar biaya yang harus
dikeluarkan dengan harapan memperoleh manfaat yang lebih besar dari
pengembangan sistem tersebut. Sehingga untuk menerapkan sistem baru
ini harus dilakukan pertimbangan secara matang sebelumnya sehingga
akan diketahui bahwa sistem baru ini layak diterapkan atau tidak. Apabila
dilihat dari nilai manfaatnya yang lebih besar maka sistem baru ini layak
untuk diterapkan. Ketersediaan dana yang digunakan untuk pengembangan
sistem maupun biaya operasional saat implementasi sistem harus
sebanding dengan manfaat yang diperoleh.
4. Hasil Penelitian dan Pembahasan
4.1 Pemrograman dan Pengetesan Program
Langkah pada implementasi yang pertama adalah pemrograman. Pada proses
pemrograman, penulis terlebih dahulu membuat database dengan menggunakan
software XAMPP. Pembuatan database diawali dengan perancangan tabel kemudian
dilanjutkan dengan create tabel.
Setelah pembuatan database selesai dilakukan, langkah selanjutnya adalah
pembutan tampilan program. Aplikasi yang digunakan untuk pembuatan tampilan
program ini adalah Netbeans 7.1.
Sebelum program diterapkan, maka program harus bebas dari kesalahan-
kesalahan. Oleh sebab itu program harus ditest untuk menemukan kesalahan-kesalahan
yang mungkin dapat terjadi. Program ditest untuk tiap-tiap modul dan dilanjutkan dengan
pengetesan untuk semua modul yang telah dirangkai. Kesalahan dari program yang
mungkin terjadi dapat diklasifikasikan dalam tiga bentuk kesalahan, yaitu sebagai berikut
ini :
1. Kesalahan bahasa (language errors) atau disebut juga dengan kesalahan
penulisan (syntax errors) atau kesalahan tata bahasa (grammatical
errors) adalah kesalahan di dalam penulisan source program yang tidak
sesuai dengan yang telah disyaratkan. Kesalahan ini relatip mudah
10
ditemukan dan diperbaiki, karena kompiler akan memberitahukan letak
dan sebab kesalahannya sewaktu program dikompilasi.
2. Kesalahan sewaktu proses (run-time errors), adalah kesalahan yang
terjadi sewaktu executable program dijalankan. Kesalahan ini akan
menyebabkan proses program berhenti sebelum selesai pada saatnya,
karena kompiler menemukan kondisi-kondisi yang belum terpenuhi yang
tidak bisa dikerjakan. Kesalahan ini relatip mudah untuk ditemukan,
karena juga ditunjukkan letak serta sebab kesalahannya.
3. Kesalahan Logika (Logical errors) adalah kesalahan dari logika program
yang dibuat. Kesalahan seperti ini sulit ditemukan, karena tidak ada
pemberitahuan mengenai kesalahannya dan tetap akan didapatkan hasil
dari proses program, tetapi hasilnya salah. Kesalahan seperti ini
merupakan kesalahan yang berbahanya, karena bila tidak disadari dan
tidak ditemukan, hasil yang salah dapat menyesatkan bagi yang
menggunakannya. Cara mencari kesalahan logika dapat dilakukan
dengan test data, yaitu dengan menjalankan program dengan
menggunakan data tertentu dan membandingkan hasil pengolahannya
dengan hasil yang sudah di ketahui. Bila hasilnya berbeda, berarti
mengalami kesalahan dan harus dilacak serta ditemukan sebab-sebab
kesalahannya. Proses melacak kesalahan ini dikenal dengan istilah
mencari kutu (debugging). Hasil pelacakannya adalah di dapatkan kutu
tersebut (bug yang berarti penyebab kesalahannya).
4.2 Pengetesan Sistem
Pengetesan sistem biasanya dilakukan setelah pengetesan program.
Pengetesan sistem (system testing) dilakukan untuk memeriksa kekompakan antar
komponen sistem yang diimplimentasi. Tujuan utama dari pengetesan sistem ini adalah
untuk memastikan bahwa elemen-elemen atau komponen-komponen dari sistem telah
berfungsi sesuai dengan yang diharapkan. Pengetesan perlu dilakukan untuk mencari
kesalahan-kesalahan atau kelemahan-kelemahan yang mungkin masih terjadi.
Pengetesan sistem termasuk juga pengetesan program secara menyeluruh. Pada
pengetesan program, masing-masing program yang telah berjalan dengan benar dan
baik bukan berarti program tersebut juga akan dapat berjalan dengan program lainnya
dalam sistem dengan baik. Kumpulan dari semua program yang telah diintegrasikan
perlu dites kembali untuk melihat apakah suatu program dapat menerima input data
dengan baik, dapat memprosesnya dengan baik dan dapat memberikan output kepada
program yang lainnya.
11
4.3 Konversi Sistem
Konversi sistem dilakukan setelah kegiatan pengetesan sistem selesai dengan
hasil baik, tanpa ada masalah pada sistem yang baru. Konversi sistem merupakan
proses untuk meletakkan sistem baru supaya siap digunakan, diharapkan sistem baru
dapat menggantikan proses sistem yang lama.
Konversi sistem ini dilakukan dalam jangka waktu dua bulan. Data-data yang ada
pada sistem perpustakaan dikonversi kedalam sistem baru. Pelaksanaan konversi ini
dilakukan secara parallel, artinya konversi dilakukan dengan mengoperasikan sistem
yang baru seiring dengan masa pengenalan antara karyawan (personil) yang sudah
terbiasa menggunakan sistem manual dengan waktu yang telah ditetapkan. Kedua
sistem ini dioperasikan secara bersama-sama untuk meyakinkan bahwa sistem yang
baru benar-benar beroperasi dengan sukses sebelum sistem yang lama dihentikan,
walaupun terdapat kelemahan pada besarnya biaya yang dikeluarkan untuk menjalankan
dua buah sistem secara bersamaan, tetapi mempunyai keuntungan yaitu proteksi yang
tinggi kepada organisasi terhadap kegagalan sistem yang baru.
4.4 Manual Program
4.4.1 Form Login
12
4.4.2 Menu Utama Admin
4.4.3 Menu Utama Operator
13
4.4.4 Form Peminjaman Buku
4.4.5 Form Pengembalian Buku
14
4.4.6 Form Laporan Peminjaman Buku
4.4.7 Form Laporan Pengembalian Buku
15
5. Penutup
5.1 Kesimpulan
Dari penelitian yang dilakukan pada sistem pengolahan data perpustakaan SMA
Negeri 1 Batangan, maka dapat dilihat bahwa pengolahan data menggunakan sistem
manual sangat tidak efektif dan tidak efisien untuk menghasilkan informasi yang
dibutuhkan. Berikut adalah beberapa kesimpulan yang dapat diambil dari sistem yang
dibuat :
1. Sistem Informasi ini juga dapat menghasilkan data-data dari proses
pengolahan menggunakan komputerisasi dengan hasil yang lebih cepat,
akurat dan tingkat kesalahannya kecil.
2. Sistem Informasi ini dapat membantu pengguna, khususnya staf
pengolah perpustakaan untuk mengolah data guna meningkatkan kinerja
Administrasi di bagian Perpustakaan dan mempermudah dalam
penyajian sebuah informasi.
3. Sistem Informasi ini di desain sedemikian rupa sehingga petugas dapat
dengan mudah mengoperasikannya.
5.2 Saran
Dengan kesimpulan diatas, penulis memberikan saran-saran sebagai berikut :
1. Untuk mengoptimalkan pekerjaan, sebaiknya sistem informasi
perpustakaan yang dilakukan secara manual diperbaharui dengan
menerapkan sistem terkomputerisasi.
2. Sistem informasi perpustakaan yang penulis usulkan dapat diterapkan
dan dapat membantu pihak sekolah dalam melakukan pengolahan data
perpustakaan dan menyajikan informasi yang dibutuhkan untuk
membantu pengambilan keputusan.
3. Seiring berkembangnya perpustakaan maka makin komplek juga
kebutuhannya sehingga menyebabkan sistem yang berjalan tidak layak
lagi untuk digunakan pada masa berikutnya. Maka dari itu pada saatnya
nanti sebuah sistem informasi juga perlu dilakukan pengembangan.
16
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan
Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi Offset.
Amborowati, Armadyah. 2007. Pengantar Pemrograman Terstruktur. Yogyakarta: Andi
Offset.
Arief, M. Rudyanto. 2005. Pemrograman Basis Data menggunakan Transact-SQL
dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta: Andi Offset.
Huda, Miftahul. 2011. Membuat Aplikasi Mini/Supermarket dengan Java. Yogyakarta:
Elex Media Komputindo.
Kadir, Abdul. 2008. Dasar Pemrograman Java 2. Yogyakarta: Andi Offset.
Kusrini, M.Kom. 2007. Konsep dan Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan. Yogyakarta:
Andi Offset.
Kusrini, M.Kom. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta:
Andi Offset.
Internet :
[1] http://www.amazone.com
[2] http://www.viraindo.com