ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM BASISDATA

PERPUSTAKAAN PADA SEKOLAH SMA NEGERI 2

JAKARTA

Ingrid Bernadette

Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia

Angga Priya Nugraha

Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia

Ricky Wongso

Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia

Abstrak

Tujuan penelitian ini adalah untuk merancang sebuah sistem basisdata perpustakaan

yang dapat mendukung proses peminjaman, pengembalian dan pendataan. Metode

penelitian yang digunakan adalah metode analisis dengan melakukan wawancara

terhadap petugas perpustakaan, studi kepustakaan, serta analisis transaksi, dan metode

perancangan dengan menggunakan database lifecycle. Dari analisis yang dilakukan,

perpustakaan SMA Negeri 2 Jakarta masih menggunakan sistem yang bersifat

konvensional sehingga proses – proses transaksi yang dilakukan tidak berjalan dengan

efektif dan maksimal. Hasil yang dicapai adalah terciptanya sistem basisdata

perpustakaan yang mampu memudahkan pekerjaan staff perpustakaan dalam mengolah

data perpustakaan dan melakukan proses – proses transaksi dengan lebih efektif.

Simpulan yang dapat diambil adalah dengan adanya sistem basisdata perpustakaan ini,

informasi mengenai data – data perpustakaan pun semakin mudah untuk diakses.

1. Pendahuluan

Perkembangan teknologi saat ini terutama di bidang informasi telah

berkembang dengan sangat pesat. Hal tersebut dapat dilihat dari banyaknya

pekerjaan yang dahulunya dikerjakan secara manual, sekarang dikerjakan lebih

praktis menggunakan teknologi. Dunia perpustakaan pun tidak luput dari

perkembangan teknologi. Data – data perpustakaan yang mulai banyak dan

kompleks membuat perpustakaan saat ini membutuhkan bantuan teknologi untuk

melakukan proses – proses yang ada di dalamnya.

Perpustakaan akan berkembang dengan baik apabila menggunakan sistem

teknologi yang mengikuti perkembangan jaman. Apabila perpustakaan masih

menggunakan sistem manual maka akan tertinggal seiring dengan berjalannya

waktu. Dengan menggunakan sistem yang lebih terkomputerisasi maka data – data

perpustakaan akan lebih terorganisir dan dapat membantu pengguna dalam

melakukan pengolahan data dan akses data.

Perpustakaan SMA Negeri 2 Jakarta pada saat ini masih menggunakan

sistem manual dalam proses pendataan, dan transaksi peminjaman maupun

pengembalian, dimana peminjam harus mengisi buku kehadiran yang telah

disediakan, lalu mencari buku yang ingin dipinjam. Setelah itu buku yang ingin

dipinjam diberikan kepada petugas perpustakaan untuk dicatat data buku yang

dipinjam tersebut ke dalam kartu perpustakaan yang dimiliki oleh setiap anggota

perpustakaan.

Permasalahan yang ada pada perpustakaan SMA Negeri 2 Jakarta saat ini

antara lain :

1. Pendaftaran anggota masih manual

2. Pendataan buku masih manual

3. Pencarian data tidak efisien

4. Pendataan tidak secara up-to-date

Untuk mengatasi masalah tersebut, maka dibutuhkan sebuah sistem

database yang dapat terintegrasi dengan baik dan memliki tampilan antarmuka

yang dapat memudahkan pengguna dalam menggunakan aplikasi tersebut.

2. Metodologi

Metode yang digunakan antara lain :

1. Metode analisis

a) Wawancara

Melakukan wawancara dengan petugas perpustakaan untuk

mengetahui sistem seperti apa yang diinginkan dan data apa saja

yang perlu dimasukkan ke dalam aplikasi.

b) Studi Kepustakaan

Mencari informasi melalui internet dan buku – buku referensi yang

bisa dijadikan panduan dalam penyusunan skripsi ini.

c) Analisis transaksi

Menganalisa transaksi – transaksi yang dibutuhkan dalam rancangan

sistem database.

2. Metode Perancangan

Metode perancangan ini menggunakan database lifecycle (Connolly,

2010, p.322-324) :

a) Perancangan database yang berdasarkan tahapan perancangan

database yang terdiri dari 3 tahap :

• Perancangan database konseptual

• Perancangan database logikal

• Perancangan database fisikal

b) Perancangan interface :

• Input/form

• Output/report

3. Menyusun :

a) DFD

Untuk mengetahui kebutuhan informasi

b) Diagram Proses Flow

Untuk mengetahui proses yang ada dan siapa yang bertanggung

jawab mengerjakan proses tersebut

3. Perancangan

Pada perancangan database yang kami lakukan, dihasilkan ERD sebagai berikut:

Gambar 1 : ERD

4. Implementasi

Berikut ini beberapa tampilan dari aplikasi yang telah kami buat

Gambar 4.36 Layar Login

Pada layar ini user diminta untuk mengisi username dan password.

Layar ini berfungsi untuk membatasi akses user ke basisdata sesuai dengan hak

akses yang dimiliki. Jika user mengklik tombol ‘Login’, maka akan dilakukan

validasi untuk mengecek apakah uername dan password sudah sesuai dengan

basisdata atau tidak. Jika sesuai maka akan masuk ke layar Main Screen. Tombol

‘ ’ digunakan untuk keluar dari aplikasi perpustakaan.exe.

Gambar 4.37 Layar Main Screen

Layar Main Screen adalah layar parent dari layar-layar yang lain. Pada

layar Main Screen ini terdapat menu Logout, menu Profil berisi sub menu (Lihat

Profil dan Ubah Profil, menu staff berisi sub menu (Lihat Staff dan Ubah Staff),

menu Anggota berisi sub menu (Lihat Anggota dan Tambah Anggota, menu

Buku berisi sub menu (Lihat Buku dan Tambah Buku), menu Peminjaman, menu

Pengembalian, menu Histori, dan menu Laporan dengan sub menu (Laporan

Peminjaman, Laporan Pengembalian, dan Laporan Denda).

Gambar 4.38 Layar Ubah Password (Anggota)

Jika pada layar Main Screen user menekan Profil makan akan

ditampilkan menu ‘Change Password’. Klik ‘Ganti Password’ dan user harus

memasukkan password lama, password baru dan ketik ulang password baru

untuk konfirmasi. Tekan tombol Ubah untuk melakukan perubahan password

dan kembali ke layar Utama. Tekan tombol Keluar untuk kembali ke Main

Screen tanpa melakukan perubahan password.

Gambar 4.39 Layar Tambah Anggota

Pada layar ini user dapat menambahkan anggota baru ke dalam

basisdata. Untuk menambah anggota, user bisa mengisi textbox-textbox yang

disediakan dengan data anggota yang ingin di-input dan menekan tombol

Anggota-Tambah Anggota. Jika data semua sudah diisi maka user bisa mengklik

tombol ‘Simpan’ untuk menyimpan dalam basisdata, jika semua data sudah

sesuai dengan kriteria. Dan tombol ‘Kembali’ untuk kembali ke Main Screen

tanpa melakukan perubahan di registrasi anggota.

Gambar 4.40 Layar Edit Profile (Anggota)

Pada layar ini user dapat menambah,dan mengubah informasi data

Anggota (No Induk Anggota, Nama, Alamat, No Telp, Gender , Jabatan, Tanggal

Lahir).

Untuk menambah data Anggota, user bisa mengisi textbox-textbox yang

disediakan dengan data Anggota yang ingin di-input, user terlebih dahulu login

menggunakan username dan password anggota kemudian setelah login tekan

tombol Anggota kemudian Edit Profile. Untuk mengubah data seorang anggota,

user harus memilih anggota yang diingkan. Setelah melakukan perubahan data

anggota yang diinginkan user harus mengklik tombol “Simpan” dan textbox-

textbox yang disediakan sudah diisi dengan validasi yang sesuai dengan

ketentuan.

Gambar 4.41 Layar Histori (Anggota)

Halaman ini dapat dimunculkan dengan mengklik menu Histori. Layar ini

berfungsi untuk menampilkan status histori peminjaman dan pengembalian

Anggota.

Gambar 4.42 Layar Edit Profile (Staff)

Halaman Edit Profile dapat dimunculkan dengan cara memilih menu

Profil > Edit Profil, lalu akan muncul tampilan Edit Profile seperti gambar diatas

ini, didalam menu Edit Profile ini user dapat memasukkan, dan memperbaharui

data-data Staff seperti No.Induk Pegawai, Nama, Alamat, Gender,

No.Telp,Tanggal Lahir, Password dan me-retype kembali password yang telah

diinput. Tombol Simpan untuk menyimpan data-data yang telah diinput, ,Tombol

Kembali untuk kembali ke main screen.

Gambar 4.43 Layar Lihat Buku (Staff)

Halaman Lihat Buku dapat ditampilkan dengan cara memilih menu Buku

> Lihat Buku, lalu akan muncul tampilan Lihat Buku seperti gambar diatas ini,

didalam menu Lihat Buku ini user hanya dapat melihat daftar-daftar buku dan

dapat mencari buku berdasarkan judul, nama pengarang atau nomor induk.

Gambar 4.44 Layar Lihat Buku (Anggota)

Halaman Lihat Buku dapat ditampilkan dengan cara memilih menu Buku

> Lihat Buku, lalu akan muncul tampilan Lihat Buku seperti gambar diatas ini,

didalam menu Lihat Buku ini user hanya dapat melihat daftar-daftar buku dan

dapat mencari buku berdasarkan judul, nama pengarang atau nomor induk.

Gambar 4.45 Layar Lihat Anggota (Anggota)

Halaman ini dapat dapat ditampilkan dengan cara login menggunakan

username dan password anggota.

Jika pada layar main screen user menekan menu peminjaman maka akan

ditampilkan layar paminjaman.

Gambar 4.46 Layar Peminjaman Buku (Staff)

Layar ini berfungsi saat user ingin melakukan peminjaman buku. Kode

peminjaman dan NIP akan terisi secara otomatis ketika login. User diharuskan

untuk mengisi no induk buku, judul buku, dan jumlah buku yang ingin dipinjam,

serta. Tanggal kembali akan secara otomatis terisi sesuai dengan tanggal yang

tertera pada desktop komputer, dan deadline pengembalian akan otomatis dibuat

dengan jangka waktu satu minggu dari tanggal peminjaman.

Gambar 4.47 Layar Peminjaman Buku (Anggota)

Layar ini berfungsi saat anggota perpustakaan ingin melakukan

peminjaman buku.

Kode peminjaman dan Kode Anggota akan terisi secara otomatis ketika

login. User diharuskan untuk mengisi no induk buku, judul buku, dan jumlah

buku yang ingin dipinjam, serta Tanggal kembali akan secara otomatis terisi

sesuai dengan tanggal yang tertera pada desktop komputer, dan deadline

pengembalian akan otomatis dibuat dengan jangka waktu satu minggu dari

tanggal peminjaman.

Jika pada layar Pengembalian, user menekan menu Pengembalian, maka

akan ditampilkan layar Pengembalian Buku.

Gambar 4.48 Layar Pengembalian Buku

Layar ini berfungsi untuk menampilkan data buku-buku yang sudah

dipinjam oleh staff. Kode pengembalian sudah terisi secara otomatis. User hanya

perlu mengklik tombol “kembalikan” dan klik tombol “Ganti” apabila buku

rusak/hilang.

Jika tombol Kembalikan di klik makan akan muncul layar seperti di

bawah ini :

Gambar 4.49 Layar Kembalikan Buku

Layar ini berfungsi untuk menampilkan keterangan rinci mengenai

transaksi pengembalian buku yang telah di pilih untuk di kembalikan.

Gambar 4.50 Layar Tambah Buku

Tampilan layar Tambah Buku dapat dimunculkan dengan cara memilih

Buku > Tambah Buku. Dalam menu Tambah Buku ini digunakan untuk

meregistrasi buku yang baru masuk ke perpustakaan. Untuk meregistrasi buku

baru user harus memasukkan data-data yang dibutuhkan, yaitu No.Induk Buku,

Judul, Pengarang, ISBN, Tahun Terbit, Sinopsis, Penerbit dan Stok.

5. Simpulan

Simpulan yang dapat diambil dari perancangan sistem basisdata

perpustakaan yang telah dijalankan adalah sebagai berikut :

• Basisdata mampu menyimpan dan mengolah data-data yang dibutuhkan

• Data dapat mudah diakses, diolah dan dimanipulasi menjadi informasi melalui

aplikasi yang telah dibuat

• Sistem aplikasi yang telah dibuat lebih memudahkan pekerjaan staff

perpustakaan

Daftar Pustaka

Connolly T., & Begg C. (2005). Database System A Practical Approach to Design,

Implementation, and Management. (4th edition). New York : Pearson.

Connolly T., & Begg C. (2010). Database System A Practical Approach to Design,

Implementation, and Management. (5th edition). New York : Pearson.

Date C.J. (2000). An Introduction to Database System. (7th edition). New York: Addison

Wesley.

Dulaney E.A. (2000). Visual Basic 6.0 Brief Course. New York : McGraw-Hill.

Gelogo, Yvette. E. & Sunguk Lee. International Journal of Future Generation

Communication and Networking: Database Management System as a Cloud

Service. Vol. 5, No. 2 Tahun 2012. PP 71-76.

Hellerstein, Joseph. M., Michael Stonebraker and James Hamilton. Foundations and

Trends in Database: Architecture of a Database System. Vol. 1, No.2 Tahun

2007. PP. 142-253.

Indrajani. (2011). Bedah Kilat 1 Jam Pengantar dan Sistem Basis Data. Jakarta : Elex

Media Komputindo.

Ruiz, Anabel Natalia, Calixto Maldonado and Cesar Ignacio Martinez Spessot. JCS&T:

Development of a Relational Database Management System. Vol. 3, No. 2 Tahun

2003. PP. 33-37.

Shneiderman B., & Plaisant C. (2005). Designing the User Interface. (4th edition). New

York : Pearson.

Whitten J.L., Bentley Y., Lonnie D., Dittman K.C. (2004). Systems Analysis And Design

Methods. (6th edition). New York : McGraw-Hill.