analisa sistem penjualan tunai pada pt. aurora medika purwokerto

ANALISA SISTEM PENJUALAN TUNAI

PADA PT. AURORA MEDIKA

PURWOKERTO

LAPORAN

KULIAH KERJA PRAKTIK

Diajukan untuk memenuhi mata kuliah KKP pada Program Diploma Tiga (D.III)

1. AMINAH 12134103

2. ASTUTI WIDOWATI 12130561

3. WENING ESTI RAHAYU 12135871

Program Studi Manajemen Informatika

Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika

Purwokerto

2015

KATA PENGANTAR

Dengan mengucapkan puji syukurPuji serta syukur kehadirat Allah SWT atas

terselesaikanya Laporan Kuliah Kerja Praktik (KKP) dengan judul : “ Analisa

Sistem Penjualan Tunai Pada PT. Aurora Medika Purwokerto”. Yang

merupakan salah satu syarat kelulusan mata Kuliah Kerja Praktik Lapangan Program

Studi Manajemen Informatika Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina

Sarana Informatika.

Selama melaksanakan Praktek Kerja Lapangan dan dalam menyelesaikan

laporan ini, penulis telah banyak menerima bimbingan, pengarahan, petunjuk dan

saran, serta fasilitas yang membantu hingga akhir dari penulisan laporan ini. Untuk

itu penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada yang

terhormat :

1. Bpk Ir. Naba Aji Notoseputro, selaku Direktur Bina Sarana Informatika.

2. Bpk H. Ahmad Ishaq, S.Kom selaku Ketua Program Studi Manajemen

Informatika Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana

Informatika.

3. Bpk Joko Dwi Mulyanto, S. Kom selaku Dosen Penasehat Akademik

12.5E.21 yang telah memberikan bimbingan dan pengarahan dalam

penyelesaian laporan ini.

4. Ibu Ratna Setianingrum, selaku Direktur PT. Aurora Medika Purwokerto.

iii

Akhirnya penulis berharap semoga laporan ini bermanfaat bagi semua pihak

yang membantu, meskipun dalam laporan ini masih banyak kekurangan. Oleh karena

itu kritik dan saran yang membangun tetap penulis harapkan.

.

Purwokerto, 30 Desember 2015

Penulis

DAFTAR ISI

iv

Halaman

Lembar Judul Laporan KKP .............................................................. iLembar Persetujuan Laporan KKP .................................................... ii

Kata Pengantar ................................................................................... iiiDaftar Isi ............................................................................................. vDaftar Simbol ..................................................................................... viiDaftar Gambar .................................................................................... xDaftar Tabel ........................................................................................ xiDaftar Lampiran ................................................................................. xii

BAB I PENDAHULUAN ............................................................. 11.1. Umum ........................................................................ 11.2. Maksud dan Tujuan .................................................... 21.3. Metode Penelitian ...................................................... 31.4. Ruang Lingkup ........................................................... 41.5. Sistematika Penulisan ................................................ 4

BAB II LANDASAN TEORI ........................................................ 62.1. Konsep Dasar Sistem ................................................. 62.2. Peralatan Pendukung .................................................. 13

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN ................................... 253.1. Umum ........................................................................ 253.2. Tinjauan Perusahaan .................................................. 25

3.2.1 Sejarah Perusahaan .......................................... 263.2.2 Struktur Organisasi dan Fungsi ........................ 28

3.3. Prosedur Sistem Berjalan ........................................... 303.4. Diagram Alir Data Sistem Berjalan ........................... 313.5. Kamus Data Sistem Berjalan ..................................... 353.6. Spesifikasi Sistem Berjalan ........................................ 38

3.6.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan .......... 383.6.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran .......... 39

3.7. Permasalahan Pokok .................................................. 40

v

3.8. Alternatif Pemecahan Masalah .................................. 41

BAB IV PENUTUP ......................................................................... 424.1. Kesimpulan ................................................................ 424.2 Saran ......................................................................... 42

DAFTAR PUSTAKA ....................................................................... 44DAFTAR RIWAYAT HIDUP ......................................................... 45SURAT KETERANGAN RISET/PKL .......................................... 48NILAI KULIAH KERJA PRAKTIK ............................................. 50LAMPIRAN-LAMPIRAN ............................................................... 56

DAFTAR SIMBOL

vi

Simbol Diagram Alir Data (DAD)

EXTERNAL ENTITY

Simbol yang digunakan untuk menggambarkan asal

atau tujuan dari data.

PROCESS ( PROSES)

Simbol yang digunakan sebagai tempat pengolahan

data ataupun transformasi dari data yang masuk

sehingga dihasilkan suatu keluaran.

DATA FLOW

Simbol yang digunakan untuk menggambarkan aliran

data dari atau yang keluar dari simbol proses.

DATA STORE

Simbol yang digunakan sebagai media penyimpanan

dari hasil yang telah diproses pada sistem.

Konfigurasi Komputer

vii

Display

Digunakan untuk menggambarkan kegiatan

menampilkan melalui CRT (Cathode Ray Tube) atau

monitor.

Manual Input

Digunakan untuk menggambarkan kegiatan

memasukan data dengan menggunakan terminal

(keyboard).

Line Printer

Digunakan untuk menggambarkan pengeluaran data

pada ,mesin pencetak (printer).

Floppy Disk Drive

Digunakan untuk menggambarkan proses pembacaan

data dengan media disket.

Hard Disk Drive

Digunakan untuk menggambarkan proses pembacaan

data dengan media hard disk.

Central Processing Unit

Digunakan untuk mengatur semua proses kegiatan yang

sedang di lakukan oleh seluruh komponen/unit

komputer.

Flow Line

viii

Digunakan untuk menggambarkan hubungan proses

dari suatu proses ke proses lainnya.

DAFTAR GAMBAR

ix

Halaman

Gambar III.1. Struktur Organisasi ......................................................................... 29Gambar III.2. Diagram Konteks Sistem Berjalan................................................... 32Gambar III.3. Diagram Nol Sistem Berjalan.......................................................... 33Gambar III.4. Diagram Detail Sistem Berjalan ..................................................... 34

DAFTAR TABEL

x

Halaman

Tabel II.1. Notasi Tipe Data................................................................................... 19Tabel II.2. Notasi Struktur Data.............................................................................. 20

DAFTAR LAMPIRAN

xi

Halaman

Lampiran A-01 Purchase Order ...................................................................... 56Lampiran B-01 Nota Penjualan....................................................................... 57Lampiran B-02 Surat Jalan.............................................................................. 58Lampiran B-03 Buku Besar............................................................................. 59

xii

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Umum

Alat kesehatan yang diproduksi dan beredar diharapkan dapat terjamin

keamanan, mutu dan manfaat. Untuk memenuhi persyaratan tersebut dalam

produksinya harus memenuhi pedoman Cara Produksi Alat Kesehatan yang Baik

(CPAKB).

Pedoman tersebut telah disusun oleh Direktorat Bina Produksi dan Distribusi

Alat Kesehatan tahun 2006 berdasarkan acuan ISO 13485 : Medical Device - Quality

Managemen System - Requirements for Regulatory Purposes dengan melibatkan

semua stake holder yang terkait sehingga diharapkan pedoman CPAKB dapat

digunakan sebagai acuan bagi semua pihak.

Untuk melaksanakan pedoman CPAKB disusun Petunjuk Teknis Cara

Produksi Alat Kesehatan yang Baik yang berisi petunjuk rinci bagi produsen dan

stake holder yang terkait dalam rangka menjamin keamanan, mutu dan manfaat

dalam seluruh aspek produksi.

PT. Aurora Medika merupakan perusahaan yang bergerak dibidang penjualan

alat-alat kesehatan yang beralamatkan Jl. Jenderal Sudirman Barat No.81 Purwokerto.

Alat kesehatan (UU RI no 36 Tahun 2009 tentang kesehatan) adalah instrumen,

1

2

aparatus, mesin, implant yang mengandung obat, yang digunakan untuk mencegah,

mendiagnosa, menyembuhkan dan

meringankan penyakit, merawat orang sakit serta memulihkan kesehatan pada

manusia dan atau untuk membentuk struktur dan memperbaiki fungsi tubuh.

Pengolahan data penjualan alat-alat kesehatan pada PT. Aurora Medika, masih

bersifat manual atau belum terkomputerisasi, ditambah lagi kesulitan yang dihadapi

saat mencari data, seperti data pesanan pelanggan,dan data transaksi penjualan.

Dengan mengetahui penting dan berharganya sistem komputerisasi untuk “PT Aurora

Medika”.

Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai permasalahan penjualan barang yang

ada pada PT.Aurora Medika, maka penulis tertarik untuk mengambil judul

“ANALISA SISTEM PENJUALAN TUNAIPADA PT. AURORA MEDIKA

PURWOKERTO”

1.2. Maksud dan Tujuan

Maksud dari pembuatan laporan KKP ini adalah sebagai berikut :

a. Menerapkan ilmu yang penulis dapatkan selama mengikuti perkuliahan

b. Untuk memberikan suatu pemikiran, bagaimana cara mempercepat proses

dan pencatatan penjualan pada PT. Aurora Medika.

c. Memberikan solusi pemecahan masalah kepada PT. Aurora Medika.

d. Untuk lebih memahami bagaimana sistem pengolahan data laporan pada PT.

Aurora Medika.

3

Tujuan dari penulisan laporan KKP ini adalah untuk memenuhi salah satu

syarat kelulusan mata kuliah KKP di semester lima Program Studi Manajemen

Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika.

1.3. Metode Penelitian

Untuk mendapatkan data-data yang diperlukan, maka penulis melakukan

kegitan pengumpulan data dengan menggunakan beberapa cara, antara lain :

a. Observasi (Observation)

Dalam metode observasi ini, penulis terjun langsung untuk mencari dan

mengumpulkan data dari sumbernya dengan cara melakukan pengamatan

terhadap masalah yang akan dijadikan objek oleh penulis.

b. Studi Pustaka (Library Research)

Metode ini digunakan sebagai pendukung dan penunjang dari data yang

telah ada serta sebagai bahan perbandingan. Penulis juga melakukan

pendekatan dengan referensi buku-buku yang mengacu pada bidang yang

berkaitan dengan objek penulisan.

c. Wawancara (Interview)

Dalam metode wawancara ini, penulis dapat memperoleh data informasi

langsung dari sumbernya dengan cara melakukan tanya jawab dan bertatap

muka antar penulis dengan narasumber.

1.4. Ruang Lingkup

4

Pembahasan dalam penulisan ini difokuskan pada pengolahan data, seperti

memasukan data, data proses dan keluaran data. Dari proses pemesanan barang dari

customer, proses pembayaran, hingga pengiriman barang.

1.5. Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan ini terdiri dari 4 bab, dimana setiap bab terdiri dari

sub bab. Adapun sistematika penulisan KKP adalah sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Dalam bab ini tertdiri dari beberapa sub bab, yang antara lain menjelaskan

tentang latar belakang masalah, masalah, maksud dan tujuan penulis,

metode penelitian yang digunakan dalam penulisan KKP ini, ruang lingkup

penulisan dan sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Dalam bab ini terdiri dari sub bab, yang antara lain menjelaskan tentang

konsep dasar sistem dan penjelasan tentang peralatan (tools) perancangan

sistem yang meliputi Diagram Alur Data (DAD), Kamus Data (Data

Dictionary), Normalisasi dan Teknik Pengkodean.

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

Dalam bab ini terdiri dari beberapa sub bab, yang menjelaskan tentang

umum, tinjauan perusahaan, sejarah perusahaan, struktur organisasi, tugas

dan fungsi organisasi, prosedur sistem berjalan, diagram alir data, kamus

data sistem berjalan, spesifkasi sistem berjalan yang terdiri dari dokumen

input, dokumen output, permasalahan dan alternatif pemecahan masalah.

5

BAB IV PENUTUP

Bab ini merupakan bab terakhir yang berisikan tentang kesimpulan dan

saran dari bab-bab sebelumnya, serta saran-saran yang dapat dicapai bagi

pengembangan sistem di masa yang akan datang.

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Konsep Dasar Sistem

Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kesatuan atau

himpunan dari unsur, komponen yang terorganisir, saling berinteraksi satu

sama lain, guna mencapai tujuan yang sama.

A. Sistem

1. Pengertian Sistem

Menurut Gordon B. Davis dalam bukunya menyatakan bahwa

“sistem bisa berubah abstrak atau fisik”.

Menurut Norman B. Enger dalam bukunya menyatakan “suatu

sistem dapat terdiri dari kegiatan-kegiatan yang berhubungan guna mencapai

tujuan-tujuan perusahaan seperti investasi atau penjadwalan dan proses”.

Menurut Prof.Dr.Mr.S. Prajudi Atmosdirjo dalam bukunya

menyatakan “suatu sistem dari objek-objek atau unsur-unsur atau komponen-

komponen yang berkaitan dan berhubungan satu sama lainnya sedemikian

rupa sehingga unsur-unsur tersebut suatu pemrosesan atau pengolahan yang

tertentu”.

Menurut Jogiyanto (2001:2) mendefinisikan “sistem pada dasarnya

merupakan sekelompok unsur yang saling berhubungan satu dengan yang

lainnya dan berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu”.

6

7

Di dalam mendefinisikan sistem terdapat dua kelompok pendekatan, yaitu

yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen

atau elemennya.

Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur menurut

Tata Sutabri, S.Kom., MM dalam bukunya Analisa Sistem Informasi (2004:9)

mendefinisikan sistem sebagai berikut “suatu sistem adalah sekelompok unsur

yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama

untuk mencapai tujuan tertentu”.

Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau

komponennya mendefinisikan sistem sebagai berikut “sistem adalah

kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan

tertentu”. Suatu sistem mempunyai maksud tertentu, ada yang menyebutkan

maksud dari suatu sistem adalah untuk mencapai suatu tujuan dan ada yang

menyebutkan untuk mencapai suatu sasaran.

2. Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yang

mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem. Adapun

karakteristik yang dimaksud adalah sebagai berikut :

1. Komponen Sistem (Components)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi

satu dengan lainnya, atau bekerja sama membentuk satu kesatuan.

Komponen-komponen tersebut dapat berupa suatu subsistem. Setiap

subsistem memiliki sifat-sifat dan fungsi tertentu yang mempengaruhi

8

proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu

sistem yang lebih besar yang disebut dengan supra system. Apabila

perusahaan dipandang sebagai suatu sistem, maka sistem akuntansi

adalah subsistemnya. Kalau sistem akuntansi dipandang sebagai suatu

sistem, maka perusahaan adalah supra system.

2. Batasan Sistem (Boundary)

Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem

dengan sistem yang lain atau lingkungan luarnya. Batasan sistem ini

memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas

suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

3. Lingkungan Luar Sistem (Environment)

Lingkungan luar dari suatu sistem adalah segala apapun yang berada

diluar batas dari sistem akan tetapi tetap mempengarui operasi sistem

tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari

sistem, dengan demikian harus dijaga dan dipelihara. Sedangkan

lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, karena

jika tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem

tersebut.

4. Penghubung Sistem (Interface)

Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem

dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan

sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya.

Melalui penghubung ini, keluaran (output) dari satu subsistem akan

9

menjadi masukan (input) bagi subsistem yang lainnya. Dengan

penghubung ini juga satu subsistem dapat berinteraksi dengan subsistem

yang lainnya.

5. Masukan Sistem (Input)

Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Dapat berupa

masukan perawatan (maintenance input) yang merupakan energi yang

dimasukan agar sistem tersebut dapat beroperasi dan masukan sinyal

(signal input) yang merupakan energi yang diproses untuk mendapatkan

keluaran.

6. Keluaran Sistem (Output)

Keluaran adalah hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi

keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan

masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra system.

7. Pengolah Sistem (Process).

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan

merubah masukan menjadi keluaran. Seperti halnya sistem akuntansi

akan mengolah data-data menjadi laporan-laporan keuangan dan

laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.

8. Sasaran Sistem (Objectives)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective).

Jika sistem tidak mempunyai sasaran maka operasi yang dijalankan oleh

sistem tidak akan gunanya.

10

3. Klasifikasi Sistem

Klasifikasi sistem adalah suatu bentuk integrasi suatu komponen

dengan komponen lainnya, karena setiap sistem memiliki sasaran yang

berbeda untuk setiap kasus yang ada di dalam sistem tersebut. Oleh karena itu,

sistem dapat diklasifikasikan kedalam beberapa sudut pandang, seperti :

sistem abstrak, sistem fisik, sistem alamiah, sistem buatan, sistem tertentu,

sistem tak tentu, sistem tertutup serta sistem terbuka. Adapun penjelasan yang

lebih detail dan terperinci dipaparkan di bawah ini :

1. Sistem Abstrak (abstract system)

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang

tidak tampak secara fisik. Misalnya sistem ketuhanan (theologi), yaitu

sistem pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan tuhannya.

2. Sistem Fisik (physical system)

Sistem fisik adalah sistem yang ada atau tampak secara fisik. Misalnya

sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi dan lain sebagainya.

3. Sistem Alamiah (natural system)

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak

dibuat manusia. Misalnya sistem perputaran bumi.

4. Sistem Buatan Manusia (human made system)

Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang dan dibuat oleh

manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan manusia dengan

mesin disebut dengan human-machine system atau man-machine

system.

11

5. Sistem Tertentu (deterministic system)

Sistem tertentu adalah sistem yang kegiatannya dapat diprediksi

berdasarkan program-program yang dijalankannya. Misalnya sistem

komputer karena tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan

program-program yang dijalankan.

6. Sistem Tak Tentu (probalilistic system)

Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat

diprediksi sebelumnya karena mengandung unsur probabilitas. Misalnya

: gempa.

7. Sistem Tertutup (closed system)

Sistem tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dan tidak

terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara

otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luarnya. Secara

teoritis sistem tetutup ini ada, tetapi kenyataannya bukan sistem yang

benar-benar tertutup, yang ada hanyalah sistem relatif tertutup

(relatively closed system).

8. Sistem Terbuka (open system)

Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan

lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan

keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya. Sistem

yang baik harus dirancang sedemikian rupa, sehingga relative tertutup,

karena sistem tertutup akan bekerja secara otomatis dan terbuka hanya

untuk pengaruh yang baik saja.

12

B. Informasi

1. Pengertian Informasi

Tidak dapat disangkali lagi bahwa informasi merupakan bagian yang

sangat penting bagi manajemen dalam proses pengambilan keputusan.

Informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu

bentuk yang lebih berguna dan berarti bagi yang menerimanya.

2. Kualitas Informasi

Ada 3 hal yang mempengaruhi kualitas informasi. Antara lain :

a. Akurat

Informasi harus bebas dari unsur kesalahan, tidak bias atau

menyesatkan.

b. Tepat Waktu

Informasi yang datang pada penerima harus tepat waktu, tidak boleh

terlambat. Informasi yang sudah usang tidak memiliki nilai lagi.

c. Relevan

Informasi tersebut harus bermanfaat bagi penerimanya. Manfaat

informasi bagi tiap-tiap orang yang menerima berbeda satu dengan yang

lainnya.

3. Nilai Informasi

Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif

dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.

13

C. Sistem Informasi

1. Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu kegiatan yang

diorganisasikan guna menyediakan informasi bagi keperluan pengambilan

keputusan untuk pengoperasian dan pengendalian organisasi, dengan

menggunakan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuannya.

2. Pengertian Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen merupakan penerapan sistem informasi

berbasi komputer yang dibutuhkan didalam organisasi untuk mendukung

informasi yang digunakan dalam semua tingkat manajemen. Sistem informasi

manajemen merupakan kumpulan dari sistem yang mempengaruhi semua

operasi organisasi.

2.2 Peralatan Pendukung (Tools System)

Sebuah sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan

dikembangkan diperlukan alat untuk mempermudah mendefinisikan unsur

dari sistem secara jelas. Peralatan pendukung (Tools System) dapat mendesain

model dari sistem informasi yang diusulkan dalam bentuk model logika

(Logical Model). Peralatan pendukung (Tools System) merupakan alat yang

digunakan untuk bentuk logika dari model sistem dimana simbol-simbol,

lambang-lambang, dan diagram-diagram yang digunakan menunjukkan secara

tepat arti fisik dari suatu sistem.

14

Model logika dari sistem informasi lebih menjelaskan kepada

pemakai (user) tentang bagaimana nantinya fungsi-fungsi dari sistem

informasi secara logika akan bekerja. Model logika dapat digambarkan

dengan mengguanakan Digram Arus Data (Data Flow Diagram) dan data

yang ada di dalam Diagram Arus Data dapat dijelaskan di dalam Kamus Data

(Data Dictionary). Berikut ini dijelaskan alat pendukung dari sistem yaitu

berupa Diagram Arus Data, Kamus Data (Data Dictionary), Teknik

Pengkodean.

A. Diagram Alir Data (DAD)

Diagram Alir Data adalah gambaran grafis yang memperlihatkan

aliran data dari sumbernya dalam objek, kemudian melewati suatu proses

yang nantinya ditranformasikan ke tujuan lain yang ada di objek yang lain.

Diagram Alir Data memuat proses yang akan mentranformasikan

data, aliran data yang menggerakkan data, objek yang memproduksi dan

mengkonsumsi data, serta data store yang menjadi tempat penyimpanan data.

Simbol-simbol yang digunakan dalam Diagram Arus Data adalah

sebagai berikut :

1. Kesatuan luar (External Entity)

Merupakan kesatuan (entity) di lingkungan luar sistem yang berupa

manusia, organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan

luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem.

Kesatuan luar ini dapat disimbolkan dengan bentuk bujur sangkar atau

persegi.

15

2. Proses (Process)

Adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh manusia, mesin atau

komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk

ditransformasikan menjadi arus data yang keluar dari proses. Proses

dapat disimbolkan dengan bentuk lingkaran.

3. Simpanan data (Data Store)

Data store digunakan untuk menggambarkan data flow yang sudah

disimpan atau di arsipkan. Tidak seperti kesatuan luar, simpanan data

tidak menghasilkan operasi tetentu, tetapi hanya menerima permintaan

untuk menyimpan serta mengakses data. Simpanan data dapat

disimbolkan dengan bentuk sepasang garis horisontal pararel yang

tertutup disalah satu ujungnya.

4. Arus data (Data Flow)

Arus data ini mengalir diantara kesatuan luar, proses, dan simpanan

data, dan digunakan untuk mengambarkan aliran data yang berjalan.

Suatu arus data dapat berupa masukan untuk sistem juga dapat berupa

hasil dari proses sistem. Arus data dapat disimbolkan dengan bentuk

anak panah.

Tahapan pembuatan Diagram Arus Data dibagi menjadi 3 (tiga) bagian,

yaitu :

1. Diagram Konteks

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang

akan diproses atau dengan kata lain diagram tersebut untuk

16

menggambarkan sistem secara umum atau global dari keseluruhan

sistem yang ada.

2. Diagram Nol

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses lebih

terperinci dari diagram konteks.

3. Diagram Detail

Detail ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih mendetail

lagi dari tahapan proses yang ada di dalam diagram nol.

Didalam pembuatan DAD terdapat aturan main atau ketentuan yang

baku dan berlaku dalam penggunaan untuk membuat sistem, yaitu sebagai

berikut :

1. Di dalam DAD tidak boleh menghubungkan antara external entity

dengan external entity lainnya secara langsung.

2. Di dalam DAD tidak boleh menghubungkan data store yang satu dengan

data store yang lainnya secara langsung.

3. Di dalam DAD tidak diperkenankan menghubungkan data store dengan

external entity secara langsung.

4. Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan juga data flow yang

keluar.

B. Kamus Data (Data Dictionary)

Kamus data adalah suatu daftar elemen data yang teroganisir dengan

definisi yang tetap dan sesuai dengan sistem, sehingga pemakai program dan

programmer mempunyai pengertian yang sama tentang data yang digunakan

17

dalam program. Kamus data biasanya menguraikan setiap item data yang

digunakan pada bentuk masukan, bentuk keluaran, dan diuraikan dalam

bentuk notasi data.

Fungsi kamus data adalah :

1. Alat komunikasi antara user dan programmer tentang data dalam

program.

2. Untuk merancang input atau output, laporan, serta database yang

digunakan dalam program.

Dalam perancangan sebuah sistem, kamus data dibuat berdasarkan

arus data yang ada di DAD. Dikarenakan arus data bersifat global, maka

keterangan lebih lanjut tentang struktur data dari suatu arus data diterangkan

secara terinci dalam kamus data. Untuk itulah maka kamus data harus berisi

hal-hal dibawah ini :

1. Nama Arus Data

Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di DAD,

maka nama arus data harus dicatat di kamus data untuk memudahkan

para pembaca yang ingin mengetahui penjelasan lebih lanjut tentang

arus data tertentu di DAD.

2. Alias

Alias atau nama lain dari data dapat dituliskan bila nama lain ini ada,

jika tidak maka tidak perlu dituliskan. Alias perlu dituliskan karena data

yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen

satu dengan yang lainnya. Misalnya bagian pembuat faktur dan

18

pelanggan menyebut bukti penjualan sebagai faktur, sedangkan bagian

gudang menyebutnya sebagai tembusan permintaan persediaan. Baik

faktur dan tembusan permintaan ini mempunyai struktur data yang sama,

tetapi memiliki alias atau nama lain yang berbeda.

3. Bentuk Data

Bentuk dari data yang mengalir dapat berupa dokumen dasar, dokumen

hasil cetakan komputer, laporan tercetak dll. Bentuk dari data ini perlu

dicatat karena dapat digunakan untuk mengelompokan kamus data ke

dalam kegunaannya sewaktu perancangan sistem.

4. Arus Data

Arus data menunjukkan dari mana data mengalir dan kemana data akan

menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat di kamus data untuk

memudahkan mencari arus data ini di DAD.

5. Penjelasan

Untuk memperjelas lagi tentang makna dari arus yang dicatat dikamus

data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan tentang arus

data tersebut.

6. Periode

Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data. Periode perlu

dicatat di kamus data karena data digunakan untuk mengidentifikasi,

kapan input data harus dimasukkan ke sistem, kapan proses harus

dilakukan dan kapan laporan harus dihasilkan.

19

7. Volume

Volume yang harus dicatat adalah volume rata-rata arus data yang harus

mengalir dalam periode waktu tertentu dan volume puncak. Volume

rata-rata menunjukkan banyaknya arus data yang mengalir dalam suatu

periode tertentu, sedangkan volume puncak menunjukan volume yang

terbanyak.

8. Struktur Data

Sruktur data menunjukkan arus data yang dicatat di kamus data terdiri

dari item-item apa saja.

Dalam pembangunan sebuah program, biasanya kamus data hanya

menjelaskan tentang struktur data yang dipakai dalam program tersebut.

Untuk menjelaskan informasi tentang struktur data yang dipakai maka

biasanya digunakan notasi-notasi tertentu. Notasi atau simbol yang digunakan

dibagi menjadi dua macam yaitu sebagai berikut :

1. Notasi Tipe Data

Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi format input maupun

output suatu data. Notasi yang umum digunakan antara lain adalah :

Tabel II.1. Notasi Tipe Data

NOTASI KETERANGANX Setiap karakter9 Angka numerikA Karakter AlphabetZ Angka nol ditampilkan sebagai spasi kosong. Titik, sebagai pemisah ribuan, Koma, sebagai pemisah pecahan- Hypen, sebagai tanda penghubung/ Slash, sebagai tanda pembagi

20

2. Notasi Struktur Data

Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data. Dimana

notasi yang umum digunakan sebagai berikut :

Tabel II.2. Notasi Struktur Data

NOTASI KETERANGAN= Terdiri dari+ And (dan)( ) Pilihan (boleh Ya atau Tidak)[ ] Pilih salah satu pilihan{ } Iterasi / pengulangan proses| Pemisah pilihan didalam tanda [ ]* Keterangan atau catatan@ Petunjuk (key field)

C. Teknik Pengkodean

Kode digunakan untuk tujuan mengklasifikasi data, memasukkan

data ke dalam komputer dan untuk mengambil bermacam-macam informasi

yang berhubungan dengannya. Kode dapat dibentuk dari kumpulan angka,

huruf, dan karakter-karakter khusus, didalam merancang suatu kode harus

diperhatikan beberapa hal, yaitu sebagai berikut :

1. Harus Mudah Diingat

Agar kode mudah diingat, maka dapat dilakukan dengan cara dapat

menghubungkan kode tersebut dengan obyek yang diwakili dengn

kodenya.

21

2. Harus Unik

Kode harus unik untuk masing-masing item yang diwakilinya. Unik

berarti tidak ada kode yang kembar.

3. Harus Fleksibel

Kode harus fleksibel sehingga memungkinkan perubahan-perubahan

atau penambahan item baru dapat tetap diwakili oleh kode.

4. Harus Efisien

Kode harus sependek mungkin, sehingga mudah diingat dan juga akan

efisien bila direkam atau disimpan di komputer.

5. Harus Konsisten

Kode harus konsisten dengan kode yang telah dipergunakan.

6. Harus Distandarisasi

Kode harus distandarisasi untuk seluruh tingkatan dan departemen

dalam organisasi. Kode yang tidak standar akan mengakibatkan

kebingungan, salah pengertian dan dapat cenderung terjadi kesalahan

pemakai begitu juga dengan yang menggunakan kode tersebut.

7. Spasi Dihindari

Spasi dalam kode sebaiknya di hindari, karena dapat menyebabkan

kesalahan di dalam menggunakannya.

8. Hindari Karakter yang Mirip

Karakter-karakter yang hampir serupa bentuk dan bunyi pengucapannya

sebaiknya tidak digunakan dalam kode.

9. Panjang Kode Harus Sama

22

Masing-masing kode yang sejenis harus mempunyai panjang yang sama.

Ada beberapa macam tipe kode yang dapat digunakan di dalam

sistem informasi diantarnya yaitu :

a. Kode mnemonik (Mnemonic Code)

Merupakan kode yang digunakan untuk tujuan mudah diingat. Kode ini

dibuat dengan dasar singkatan atau mengambil sebagian karakter dari

item yang akan diwakili dengan kode ini. Umumnya kode mnemonic

menggunakan huruf, akan tetapi dapat juga menggunakan gabungan

huruf atau angka, kebaikan kode ini adalah mudah diingat dan

kelemahannya kode dapat terlalu panjang.

Contoh :

PW Purwokerto

BMS Banyumas

b. Kode urut (Sequential Code)

Merupakan kode yang nilainya urut antara satu kode dengan kode

berikutnya. Kebaikan dari kode ini adalah sangat sederhana, mudah

diterapkan, kode dapat pendek tapi unik, mudah dicari, baik untuk

pengendalian. Kelemahan kode ini antara lain penambahan kode hanya

dapat ditambahkan pada akhir urutan dan tidak dapat disisipkan, tidak

mempunyai dasar logika tentang informasi item yang diwakilinya, tidak

fleksibel bila terjadi perubahan kode.

Contoh :

001 Kas

23

002 Utang dagang

003 Persediaan barang

004 Biaya dibayar dimuka

c. Kode Blok (Block Code)

Mengklasifikasikan item kedalam kelompok blok tertentu yang

mencerminkan satu klasifikasi tertentu atas dasar pemakaian maksimum

yang diharapakan. Kebaikan dari kode ini antara lain nilai dari kode

mempunyai arti, mudah diperluas, kode dapat ditambah atau dibuang

sebagian, proses pembuatan laporan keuangan dapat dilakukan dengan

lebih mudah. Kelemahan dari kode ini adalah panjang kode tergantung

dari jumlah bloknya, kurang mudah diingat.

Contoh :

Rekening-rekening dalan buku besar

Blok Kelompok

1000-1999 Aktiva lancar

2000-2999 Aktiva tetap

3000-3999 Hutang lancar

d. Kode Kelompok (Group Code)

Kode kelompok merupakan kode yang berdasarkan field-field dan tiap-

tiap field kode mempunyai arti tertentu. Kebaikan kode ini antara lain

nilai dari kode mempunyai arti, mudah diperluas, dapat ditambah atau

dibuang sebagian, dapat menunjukan jenjang dari data, kelemahan kode

ini adalah kode dapat menjadi panjang.

Contoh :

24

X X – X X – X X X

Nomor urut

transaksi

Bulan terjadinya

transaksi

Tahun terjadinya

transaksi

e. Kode Desimal (Decimal Code)

Mengklasifikasikan kode atas dasar sepuluh unit angka desimal dimulai

dari angka nol (0) sampai dengan angka sembilan (9) atau sepuluh (10)

sampai dengan (99), tergantung dari banyaknya kelompok.

Contoh :

0600 Akuntansi penyusutan

0601 Akumulasi penyusutan gedung

0602 Akumulasi penyusutan mesin

0603 Akumulasi penyusutan barang

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Umum

Proses penjualan dalam suatu perdagangan secara garis besar

ditentukan oleh adanya permintaan dari pasar dan tersedianya barang yang

siap dijual. Seiring dengan perkembangan zaman, proses penjualan ini

semakin rumit dengan adanya peraturan-peraturan baru dalam perdagangan

itu sendiri.

Pada PT. Aurora Medika setiap penjualan yang terjadi diawasi oleh

Pimpinan perusahaan secara tidak langsung dengan melakukan pemeriksaan

terhadap arsip-arsip yang berhubungan dengan penjualan. Arsip yang

mendukung proses penjualan tidak sedikit jumlahnya, dan semua arsip-arsip

tersebut masih bersifat manual. Untuk itulah pertama-tama kami akan

membahas mengenai tinjauan perusahaan sejarah berdiri serta struktur

organisasi perusahaan ini.

3.2. Tinjauan Perusahaan

Dalam pelaksanaan kegiatannya PT. Aurora Medika ini memiliki visi

dan misi perusahaan yang cukup baik akan tetapi struktur organisasi yang ada

pada perusahaan ini belum terkoordinasi dengan baik, struktur organisasi yang

digunakan dalam perusahaan ini yaitu struktur organisasi fungsional dimana

25

26

struktur organisasi seperti ini mempunyai kelemahan kurangnya

batasan antara karyawan dengan pimpinan, yang sering kali menyebabkan

koordinasi kurang efektif.

Penulis akan menguraikan mengenai sejarah, visi dan misi perusahaan,

cara pemasaran dan struktur organisasi yang ada pada perusahaan ini. Antara

lain sebagai berikut:

3.2.1. Sejarah Perusahaan

PT. Aurora Medikamerupakan salah satu perusahaan yang

bergerak dibidang manufaktur. Perusahaan ini terletak di Jalan Jenderal

Sudirman No 18 Purwokerto, Perusahaan ini menjual alat-alat kesehatan di

wilayah Purwokerto

PT. Aurora Medika didirikan oleh Bpk. Andi Pujiono, Ibu Ratna

Setianingrum, dan Ny. Lisa Dyah Mulati.PT. Aurora Medika ini berdiri pada

tanggal 07 Maret 2012 dengan usaha menjual alat-alat kesehatan dan telah

memiliki SITU (Surat Izin Tempat Usaha), SIUP (Surat Izin Usaha

Perdagangan), NRB (Nomor Rekening Bank), NPWP (Nomor Pokok Wajib

Pajak) serta PPKP (Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak).

Perusahaan ini bergerak dalam bidang penjualan farmasi dan obat-

obatan,serta alat-alat kesehatan. Menjalankan kegiatan pedagang farmasi

bahan obat-obatan yang meliputi kegiatan pengadaan, penyimpanan,

penyaluran perbekalan obat-obatan termasuk dalam jumalah besar sesuai

ketentuan perundang-undangan. Menjalankan kegiatan pedagang farmasi dan

barang-barang kebutuhan konsumen (consumer good), yang meliputi kegiatan

27

pedgang farmasi dan barang-barang kebutuhan konsumen sehari-hari

(consumer good) yang tidak termasuk 9 (sembilan) bahan pokok. Cara yang

digunakan dalam proses pemasaran barang yaitu menjual barang dagang

langsung di toko dan juga menerima pesanan melalui telepon.

Sistem transaksi yang dilakukan dalam perusahaan ini yaitu sistem

permanen (perpetual system), dimana pencatatan atas persediaan barang

dagang dilakukan secara terus-menerus/ continue, yaitu setiap transaksi yang

mempengaruhi persediaan barang dagang dicatat kedalam akun persediaan

barang dagang.

Dalam menjalankan pekerjaannya PT. Aurora Medika Purwokerto

memiliki visi dan misi:

Visi

a. Ingin menjadi perusahaan yang semakin sukses

b. Menjadi perusahaan yang unggul diantara perusahaan alat kesehatan

lainnya.

c. Dapat Memuaskan konsumen

d. Mengembangkan ide dan peluang usaha yang ada dikemudian hari

Misi

a. Mengikuti seminar dan pelatihan

b. Promosi

28

c. Menjalin kerjasama dengan perusahaan lain

d. Meningkatkan minat dan daya beli konsumen dengan kualitas dan mutu

barang yang baik

3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Struktur organisasi merupakan suatu kerangka untuk mewujudkan

suatu pola tetap dari hubungan antara kedudukan dan peranan dalam suatu

lingkar kerjasama. Struktur organisasi mutlak diperlukan agar dapat diketahui

dengan jelas bagaimana hubungan antara bagian serta tugas , wewenang dan

tanggung jawabnya disetiap bagian struktur organisasi mempunyai tanggung

jawab dan kewajiban-kewajiban terhadap pengembangan perusahaan. Setiap

bagian didalam struktur organisasi harus mampu bekerja secara professional,

dan harus dapat berinteraksi dengan bagian lainnya sehingga didapat

kerjasama yang optimal antar fungsi.

Pada dasarnya struktur organisasi merupakan suatu hal yang sangat

menentukan kedudukan dalam perusahan. Sistem yang di gunakan dalam

struktur organisasi adalah sistem kerjasama (team work) yang dijalankan oleh

sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Gambaran mengenai

susunan struktur organisasi pada PT. Aurora Medika dapat dilihat pada

gambar dibawah ini:

29

Gambar III.1.

Struktur Organisasi

Adapun sesuai dengan fungsi dan tugas masing-masing bagian dari

struktur organisasi yang terdapat pada PT. Aurora Medika yaitu sebagai

berikut :

1. Direktur

a. Bertugas memimpin dan mengkordinasi.

b. Mengontrol jalannya perusahaan.

c. Membuat suatu kebijakan.

d. Memeriksa laporan penjualan yang dibutuhkan perusahaan.

2. Bagian Penjualan

a. Menerima order dari customer.

b. Membuat laporan penjualan.

c. Menerima pembayaran.

d. Menerima laporan dari Bagian Pengiriman dan Bagian Gudang.

30

3. Bagian Gudang

a. Pengecekan barang.

b. Membuat laporan barang masuk dan keluar.

4. Bagian Pengiriman

a. Mengirimkan barang kepada konsumen.

3.3. Prosedur Sistem Berjalan

Untuk lebih memahami Prosedur sistem berjalan Penjualan Alat

Kesehatan Pada PT. Aurora Medika Purwokerto, penulis akan menguraikan

proses pelaksanaannya yaitu sebagai berikut :

1. Prosedur Pemesanan Alat Kesehatan

Pada proses ini customer datang, lalu memilih alat – alat kesehatan

yang dibutuhkan. Jika barang yang diinginkan ready stok biasanya langsung

dilakukan pembayaran secara tunai. Jika barang yang dibutuhkan tidak

readystock, maka dilakukan pemesanan terlebih dahulu (Inden) dalam

beberapa hari tergantung stock barang yang ada pada supplier. Setelah itu

baru dilakukan Purchase Order oleh bagian pnjualan dengan cara pembuatan

nota rangkap 3. Nota putih (1) diberikan jika lunas, nota merah (2) jika belum

lunas, dan yang kuning (3) sebagai arsip perusahaan. Sebagai tanda jadi,

pemesanan barang secara inden harus disertai dengan uang muka (DP)

terlebih dahulu sebesar 50 % dari total harga. Setelah itu baru dilakukan.

Khusus untuk pelanggan (sales) tidak perlu DP terlebih dahulu.

31

2. Prosedur Pembayaran

Jika alat – alat kesehatan yang dibutuhkan customer sudah tersedia

maka pembayaran dilakukan langsung secara tunai. Tetapi jika terlebih dahulu

dilakukan Purchase Order dibuat oleh bagian penjualan dan customer

memberikan jaminan pembayaran, dengan cara membayar 50% dari total

harga, customer akan diberikan nota pembayaran yang berwarna merah (2)

sebagai bukti telah melakukan transaksi pembayaran, lalu Purchase Order

dan nota pembayaran akan diberikan pada bagian gudang untuk diproses dan

pembuatan pemesanan alat –alat kesehatan kepada supplier. Setelah barang

yang dipesan datang, selanjutnya akan diproses pada bagian pengiriman.

3. Prosedur Pengiriman Alat Kesehatan

Setelah barang – barang alat kesehatan datang, bagian pengiriman

yang bertugas untuk mengirim pesanan ke customer dengan membawa nota

dan surat jalan yang akan diberikan ke customer untuk bukti bahwa pesanan

telah diterima dan bukti pembayaran yang akan dilunasi. Lalu Bagian

pengiriman akan membawa rangkapan dari surat jalan dan nota yang akan

diserahkan pada bagian penjualan yang nantinya langsung diproses untuk

pembuatan laporan penjualan dan akan diserahkan pada direktur.

3.4. Diagram Alir Data Sistem Berjalan

Pembahasan mengenai sistem berjalan pada Penjualan di Aurora

Medika Purwokerto divisualisasikan dalam bentuk Diagram Alir Data sebagai

berikut :

32

Gambar III.2.

Diagram Konteks Sistem Berjalan

Keterangan :PO= Purchase OrderSJ= Surat JalanBB = Buku Besar

33

Gambar III.3.

Diagram Nol Sistem Berjalan

Keterangan :PO= Purchase OrderSJ= Surat JalanBB = Buku Besar

34

Gambar III.4.

Diagram Detail Sistem Berjalan

Keterangan :

PO= Purchase OrderSJ= Surat JalanBB = Buku Besa

3.5. Kamus Data Sistem Berjalan

1. Dokumen Masukan (input)

a. Nama Arus Data : Purchase Order

Alias : PO

Bentuk Dokumen : Cetakan Manual

Arus Data : Bagian Gudang – Proses – Bagian Pengiriman

– Proses – Customer – Proses – Arsip SJ

Penjelasan : Untuk Pemesanan Barang

Periode : Setiap ada pemesanan barang

Volume : 1-25 / Minggu

Struktur Data = Header + Isi + Footer

Header = Nama_Perusahaan + Produk +

Alamat_Perusahaan + Telp_Perusahaan +

Fax_Perusahaan + Email_Perusahaan + NPWP

+ SIUP + IPAK_NO + No_ReKening + Kota +

Tanggal + No_PO

Isi = {Banyaknya + Nama_Barang + Harga

+Jumlah + Total}

Footer = Salam + TTd_Penjualan + Tanda_Terima

+Ttd_customer

35

2. Dokumen Keluaran (Output)

a. Nama Arus Data : Nota

Alias : NT


Arus Data : Bagian Penjualan – Proses –

Bagian Pengiriman – Proses –

Customer – Proses – Arsip Nota

Penjelasan : Untuk bukti transaksi penjualan barang

Periode : Setiap ada transaksi penjualan barang



Header = Nama_Perusahaan + Alamat +

Telpon_Perusahan + Fax_Perusahaan + Kota +

Tanggal + Kepada + Nota_No

Isi = {Banyaknya + Nama_Barang + Harga +

Jumlah + Jumlah_Rp}

Footer = Salam + Ttd_Penjualan + Ttd_Penerima +

Perhatian

b. Nama Arus Data : Surat Jalan

Alias : SJ



36

Bagian Pengiriman – Proses –

Customer – Proses – Arsip SJ

Penjelasan : Sebagai salah satu syarat pengiriman barang

Periode : Setiap ada pengiriman barang



Header = Nama_Perusahaan +

Alamat+Telpon_Perusahan +

Fax_Perusahaan + Kota + Tanggal + Kepada

+ Tanda_Terima

Isi = {No + Nama_Barang + Jumlah + Keterangan}

Footer = Kota + Tanggal + Yang_Memberikan +

Tanda_Tangan + Cap_Perusahaan +

Yang_Menerima + Tanda_Tangan

c. Nama Arus Data : Buku Besar

Alias : BB



Direktur

Penjelasan : Untuk bukti laporan

Periode : Setiap ada transaksi

37


Struktur Data = Header + Isi

Header = Nama_Perusahaa

n + Produk + Alamat_Perusahaan +

Telp_Perusahaan + Fax_Perusahaan +

Email_Perusahaan + NPWP + SIUP +

IPAK_NO + No_ReKening + Buku_Besar +

Tanggal

Isi = {No + Customer + Pcs + Total + Keterangan}

3.6. Spesifikasi Sistem Berjalan

Untuk dapat menganalisa dan mendesain suatu sistem baru, maka penulis

harus mempelajari dokumen-dokumen yang ada yang digunakan dalam sistem yang

telah berjalan saat ini. Spesifikasi merupakan suatu rancangan dari suatu sistem untuk

memberikan gambaran secara umum tentang sistem yang sudah ada didalam suatu

organisasi atau perusahaan. Pada spesifikasi sistem berjalan, terdapat dokumen-

dokumen yang digunakan dalam proses pencatatan datanya. Dokumen-dokumen

tersebut meliputi dokumen masukan (input) dan dokumen keluaran (output).

3.6.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan (input)

Dokumen input pada penulisan ini adalah semua bentuk dokumen yang masuk

ke sebuah sistem perusahaan yang berasal dari lingkungan perusahaan tersebut baik

dari dalam maupun dari luar, yang berupa dokumen-dokumen yang akan diolah

38

dalam suatu proses agar dapat menghasilkan keluaran yang sesuai dengan yang

dinginkan. Adapun dokumen-dokumen masukan tersebut adalah :

1. Nama Dokumen : Purchase Order

Fungsi : Sebagai bukti Customer memesan barang

Sumber : Customer

Tujuan : Bagian Penjualan

Media : Kertas

Jumlah Rangkap : 3 Lembar

Frekuensi : Setiap ada pemesanan barang

Bentuk : Lampiran A-01

3.6.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran dihasilkan berdasarkan hasil pengolahan dari dokumen

masukan. Adapun bentuk dokumen yang dihasilkan adalah sebagai berikut :

1. Nama Dokumen : Nota

Fungsi : Sebagai bukti transaksi penjualan

Sumber : Bagian Penjualan

Tujuan : Customer

Media : Kertas


Frekuensi : Setiap ada penjualan

Bentuk : Lampiran B-01

2. Nama Dokumen : Surat Jalan

39

Fungsi : Sebagai bukti pengiriman barang

Sumber : Bagian gudang

Tujuan : Bagian pengiriman

Media : Kertas


Frekuensi : Setiap ada pengiriman barang


3. Nama Dokumen : Buku besar

Fungsi : Sebagai bukti penjualan barang

Sumber : Bagian Penjualan

Tujuan : Direktur

Media : Kertas


Frekuensi : Setiap ada transaksi penjualan


3.7. Permasalahan Pokok

Berdasarkan pengamatan, maka penulis membuat kesimpulan pada Aurora

Medika dalam membuat laporan masih menggunakan cara manual. Dilihat dari sistem

berjalan timbul adanya permasalahan diantaranya sebagai berikut :

1. Dalam pengisian Purchse Order masih menggunakan manual sehingga

mudah di salah gunakan atau data yang di buat bisa di palsukan.

40

2. Keamanan Dokumen kurang terjamin tersimpan dengan aman dan tidak

hilang ataupun lupa.

3. Data dalam membuat laporan tidak akurat karena masih menghitung dan

membuat laporan masih secara manual dan riskan sekali terhadap

kesalahan yang seharusnya tidak terjadi.

3.8. Alternatif Pemecahan Masalah

Dari beberapa permasalahan yang ada perlu dibuatkan sebuah solusi yang

dapat mengatasinya. Penulis mempunyai beberapa pemecahan masalah yang dapat

dipertimbangkan, yakni:

1. Mengubah sistem pembuatan laporan menggunakan bahasa pemrograman

sehingga memudahkan dalam hal pembuatan laporan akan lebih cepat dan

lebih akurat.

2. Dengan penggunaan aplikasi bahasa pemrograman pekerjaan akan

semakin mudah dan menghewat waktu.

41

BAB IV

PENUTUP

Berdasarkan uraian–uraian yang telah penulis sampaikan pada bab–bab

sebelumnya, maka penulis akan mencoba menarik beberapa kesimpulan dan saran

yang mana akan bermanfaat dan berguna pada masa yang akan datang.

4.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil riset yang dilakukan sistem pembuatan laporan khususnya

dalam pembuatan laporan penjualan alat kesehatan pada PT. Aurora Medika, penulis

dapat menyimpulkan sebagai berikut :

1. Sistem berjalan masih menggunakan cara manual.

2. Sering terjadi kesalahan dan pemalsuan data.

3. Keamanan data kurang terjamin.

4.2 Saran

Dari kesimpulan yang penulis kemukakan di atas, maka untuk itu penulis

mencoba memberikan beberapa saran yang mungkin dapat membantu sistem kerja

yang optimal. Adapun saran dari penulis adalah sebagai berikut:

1. Aplikasi program merupakan alternatif pemecahan dari masalah yang

dihadapi oleh perusahaan-perusahaan atau pun instansi, khususnya pada

42

PT. Aurora Medika, dalam hal ini khususnya pembuatan laporan

penjualan. Dengan adanya aplikasi pemrograman ini pengisian dan

penyimpanan data akan menjadi mudah dan lebih aman, apabila kita ingin

mengetahui data atau laporan yang lain, dengan mudah kita mengetahuinya,

tanpa harus membuka satu persatu lembar-lembaran dokumen yang

bertumpuk dan berdebu.

2. Mengembangkan sistem yang ada dengan menggunakan sistem yang telah

terkomputerisasi.

43

DAFTAR PUSTAKA

Davis, B Gordon. 2001. Kerangka Dasar Sistem Informasi .Manajemen. Jakarta: PT Pustaka Biroman Presindo.

HM, Jogiyanto. 2001. Analis dan Design Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset

Sutabri, Tata. 2004. Analis Sistem Informasi. Jakarta: AMIK BSI

44

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

45

SURAT KETERANGAN RISET/PKL

49

PENILAIAN KULIAH KERJA PRAKTIK (KKP)

51

Lampiran A-01 Purchase Order

Lampiran B-01 Nota Penjualan

57

Lampiran B-02 Surat Jalan

58

Lampiran B-03 Buku Besar

59

analisa sistem penjualan tunai pada pt. aurora medika purwokerto

Education