ANALISA SISTEM PENJUALAN TUNAI
PADA PT. AURORA MEDIKA
PURWOKERTO
LAPORAN
KULIAH KERJA PRAKTIK
Diajukan untuk memenuhi mata kuliah KKP pada Program Diploma Tiga (D.III)
1. AMINAH 12134103
2. ASTUTI WIDOWATI 12130561
3. WENING ESTI RAHAYU 12135871
Program Studi Manajemen Informatika
Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika
Purwokerto
2015
ii
KATA PENGANTAR
Dengan mengucapkan puji syukurPuji serta syukur kehadirat Allah SWT atas
terselesaikanya Laporan Kuliah Kerja Praktik (KKP) dengan judul : “ Analisa
Sistem Penjualan Tunai Pada PT. Aurora Medika Purwokerto”. Yang
merupakan salah satu syarat kelulusan mata Kuliah Kerja Praktik Lapangan Program
Studi Manajemen Informatika Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina
Sarana Informatika.
Selama melaksanakan Praktek Kerja Lapangan dan dalam menyelesaikan
laporan ini, penulis telah banyak menerima bimbingan, pengarahan, petunjuk dan
saran, serta fasilitas yang membantu hingga akhir dari penulisan laporan ini. Untuk
itu penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada yang
terhormat :
1. Bpk Ir. Naba Aji Notoseputro, selaku Direktur Bina Sarana Informatika.
2. Bpk H. Ahmad Ishaq, S.Kom selaku Ketua Program Studi Manajemen
Informatika Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana
Informatika.
3. Bpk Joko Dwi Mulyanto, S. Kom selaku Dosen Penasehat Akademik
12.5E.21 yang telah memberikan bimbingan dan pengarahan dalam
penyelesaian laporan ini.
4. Ibu Ratna Setianingrum, selaku Direktur PT. Aurora Medika Purwokerto.
iii
Akhirnya penulis berharap semoga laporan ini bermanfaat bagi semua pihak
yang membantu, meskipun dalam laporan ini masih banyak kekurangan. Oleh karena
itu kritik dan saran yang membangun tetap penulis harapkan.
.
Purwokerto, 30 Desember 2015
Penulis
DAFTAR ISI
iv
Halaman
Lembar Judul Laporan KKP .............................................................. iLembar Persetujuan Laporan KKP .................................................... ii
Kata Pengantar ................................................................................... iiiDaftar Isi ............................................................................................. vDaftar Simbol ..................................................................................... viiDaftar Gambar .................................................................................... xDaftar Tabel ........................................................................................ xiDaftar Lampiran ................................................................................. xii
BAB I PENDAHULUAN ............................................................. 11.1. Umum ........................................................................ 11.2. Maksud dan Tujuan .................................................... 21.3. Metode Penelitian ...................................................... 31.4. Ruang Lingkup ........................................................... 41.5. Sistematika Penulisan ................................................ 4
BAB II LANDASAN TEORI ........................................................ 62.1. Konsep Dasar Sistem ................................................. 62.2. Peralatan Pendukung .................................................. 13
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN ................................... 253.1. Umum ........................................................................ 253.2. Tinjauan Perusahaan .................................................. 25
3.2.1 Sejarah Perusahaan .......................................... 263.2.2 Struktur Organisasi dan Fungsi ........................ 28
3.3. Prosedur Sistem Berjalan ........................................... 303.4. Diagram Alir Data Sistem Berjalan ........................... 313.5. Kamus Data Sistem Berjalan ..................................... 353.6. Spesifikasi Sistem Berjalan ........................................ 38
3.6.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan .......... 383.6.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran .......... 39
3.7. Permasalahan Pokok .................................................. 40
v
3.8. Alternatif Pemecahan Masalah .................................. 41
BAB IV PENUTUP ......................................................................... 424.1. Kesimpulan ................................................................ 424.2 Saran ......................................................................... 42
DAFTAR PUSTAKA ....................................................................... 44DAFTAR RIWAYAT HIDUP ......................................................... 45SURAT KETERANGAN RISET/PKL .......................................... 48NILAI KULIAH KERJA PRAKTIK ............................................. 50LAMPIRAN-LAMPIRAN ............................................................... 56
DAFTAR SIMBOL
vi
Simbol Diagram Alir Data (DAD)
EXTERNAL ENTITY
Simbol yang digunakan untuk menggambarkan asal
atau tujuan dari data.
PROCESS ( PROSES)
Simbol yang digunakan sebagai tempat pengolahan
data ataupun transformasi dari data yang masuk
sehingga dihasilkan suatu keluaran.
DATA FLOW
Simbol yang digunakan untuk menggambarkan aliran
data dari atau yang keluar dari simbol proses.
DATA STORE
Simbol yang digunakan sebagai media penyimpanan
dari hasil yang telah diproses pada sistem.
Konfigurasi Komputer
vii
Display
Digunakan untuk menggambarkan kegiatan
menampilkan melalui CRT (Cathode Ray Tube) atau
monitor.
Manual Input
Digunakan untuk menggambarkan kegiatan
memasukan data dengan menggunakan terminal
(keyboard).
Line Printer
Digunakan untuk menggambarkan pengeluaran data
pada ,mesin pencetak (printer).
Floppy Disk Drive
Digunakan untuk menggambarkan proses pembacaan
data dengan media disket.
Hard Disk Drive
Digunakan untuk menggambarkan proses pembacaan
data dengan media hard disk.
Central Processing Unit
Digunakan untuk mengatur semua proses kegiatan yang
sedang di lakukan oleh seluruh komponen/unit
komputer.
Flow Line
viii
Digunakan untuk menggambarkan hubungan proses
dari suatu proses ke proses lainnya.
DAFTAR GAMBAR
ix
Halaman
Gambar III.1. Struktur Organisasi ......................................................................... 29Gambar III.2. Diagram Konteks Sistem Berjalan................................................... 32Gambar III.3. Diagram Nol Sistem Berjalan.......................................................... 33Gambar III.4. Diagram Detail Sistem Berjalan ..................................................... 34
DAFTAR TABEL
x
Halaman
Tabel II.1. Notasi Tipe Data................................................................................... 19Tabel II.2. Notasi Struktur Data.............................................................................. 20
DAFTAR LAMPIRAN
xi
Halaman
Lampiran A-01 Purchase Order ...................................................................... 56Lampiran B-01 Nota Penjualan....................................................................... 57Lampiran B-02 Surat Jalan.............................................................................. 58Lampiran B-03 Buku Besar............................................................................. 59
xii
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Umum
Alat kesehatan yang diproduksi dan beredar diharapkan dapat terjamin
keamanan, mutu dan manfaat. Untuk memenuhi persyaratan tersebut dalam
produksinya harus memenuhi pedoman Cara Produksi Alat Kesehatan yang Baik
(CPAKB).
Pedoman tersebut telah disusun oleh Direktorat Bina Produksi dan Distribusi
Alat Kesehatan tahun 2006 berdasarkan acuan ISO 13485 : Medical Device - Quality
Managemen System - Requirements for Regulatory Purposes dengan melibatkan
semua stake holder yang terkait sehingga diharapkan pedoman CPAKB dapat
digunakan sebagai acuan bagi semua pihak.
Untuk melaksanakan pedoman CPAKB disusun Petunjuk Teknis Cara
Produksi Alat Kesehatan yang Baik yang berisi petunjuk rinci bagi produsen dan
stake holder yang terkait dalam rangka menjamin keamanan, mutu dan manfaat
dalam seluruh aspek produksi.
PT. Aurora Medika merupakan perusahaan yang bergerak dibidang penjualan
alat-alat kesehatan yang beralamatkan Jl. Jenderal Sudirman Barat No.81 Purwokerto.
Alat kesehatan (UU RI no 36 Tahun 2009 tentang kesehatan) adalah instrumen,
1
2
aparatus, mesin, implant yang mengandung obat, yang digunakan untuk mencegah,
mendiagnosa, menyembuhkan dan
meringankan penyakit, merawat orang sakit serta memulihkan kesehatan pada
manusia dan atau untuk membentuk struktur dan memperbaiki fungsi tubuh.
Pengolahan data penjualan alat-alat kesehatan pada PT. Aurora Medika, masih
bersifat manual atau belum terkomputerisasi, ditambah lagi kesulitan yang dihadapi
saat mencari data, seperti data pesanan pelanggan,dan data transaksi penjualan.
Dengan mengetahui penting dan berharganya sistem komputerisasi untuk “PT Aurora
Medika”.
Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai permasalahan penjualan barang yang
ada pada PT.Aurora Medika, maka penulis tertarik untuk mengambil judul
“ANALISA SISTEM PENJUALAN TUNAIPADA PT. AURORA MEDIKA
PURWOKERTO”
1.2. Maksud dan Tujuan
Maksud dari pembuatan laporan KKP ini adalah sebagai berikut :
a. Menerapkan ilmu yang penulis dapatkan selama mengikuti perkuliahan
b. Untuk memberikan suatu pemikiran, bagaimana cara mempercepat proses
dan pencatatan penjualan pada PT. Aurora Medika.
c. Memberikan solusi pemecahan masalah kepada PT. Aurora Medika.
d. Untuk lebih memahami bagaimana sistem pengolahan data laporan pada PT.
Aurora Medika.
3
Tujuan dari penulisan laporan KKP ini adalah untuk memenuhi salah satu
syarat kelulusan mata kuliah KKP di semester lima Program Studi Manajemen
Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika.
1.3. Metode Penelitian
Untuk mendapatkan data-data yang diperlukan, maka penulis melakukan
kegitan pengumpulan data dengan menggunakan beberapa cara, antara lain :
a. Observasi (Observation)
Dalam metode observasi ini, penulis terjun langsung untuk mencari dan
mengumpulkan data dari sumbernya dengan cara melakukan pengamatan
terhadap masalah yang akan dijadikan objek oleh penulis.
b. Studi Pustaka (Library Research)
Metode ini digunakan sebagai pendukung dan penunjang dari data yang
telah ada serta sebagai bahan perbandingan. Penulis juga melakukan
pendekatan dengan referensi buku-buku yang mengacu pada bidang yang
berkaitan dengan objek penulisan.
c. Wawancara (Interview)
Dalam metode wawancara ini, penulis dapat memperoleh data informasi
langsung dari sumbernya dengan cara melakukan tanya jawab dan bertatap
muka antar penulis dengan narasumber.
1.4. Ruang Lingkup
4
Pembahasan dalam penulisan ini difokuskan pada pengolahan data, seperti
memasukan data, data proses dan keluaran data. Dari proses pemesanan barang dari
customer, proses pembayaran, hingga pengiriman barang.
1.5. Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan ini terdiri dari 4 bab, dimana setiap bab terdiri dari
sub bab. Adapun sistematika penulisan KKP adalah sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Dalam bab ini tertdiri dari beberapa sub bab, yang antara lain menjelaskan
tentang latar belakang masalah, masalah, maksud dan tujuan penulis,
metode penelitian yang digunakan dalam penulisan KKP ini, ruang lingkup
penulisan dan sistematika penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI
Dalam bab ini terdiri dari sub bab, yang antara lain menjelaskan tentang
konsep dasar sistem dan penjelasan tentang peralatan (tools) perancangan
sistem yang meliputi Diagram Alur Data (DAD), Kamus Data (Data
Dictionary), Normalisasi dan Teknik Pengkodean.
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN
Dalam bab ini terdiri dari beberapa sub bab, yang menjelaskan tentang
umum, tinjauan perusahaan, sejarah perusahaan, struktur organisasi, tugas
dan fungsi organisasi, prosedur sistem berjalan, diagram alir data, kamus
data sistem berjalan, spesifkasi sistem berjalan yang terdiri dari dokumen
input, dokumen output, permasalahan dan alternatif pemecahan masalah.
5
BAB IV PENUTUP
Bab ini merupakan bab terakhir yang berisikan tentang kesimpulan dan
saran dari bab-bab sebelumnya, serta saran-saran yang dapat dicapai bagi
pengembangan sistem di masa yang akan datang.
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Konsep Dasar Sistem
Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kesatuan atau
himpunan dari unsur, komponen yang terorganisir, saling berinteraksi satu
sama lain, guna mencapai tujuan yang sama.
A. Sistem
1. Pengertian Sistem
Menurut Gordon B. Davis dalam bukunya menyatakan bahwa
“sistem bisa berubah abstrak atau fisik”.
Menurut Norman B. Enger dalam bukunya menyatakan “suatu
sistem dapat terdiri dari kegiatan-kegiatan yang berhubungan guna mencapai
tujuan-tujuan perusahaan seperti investasi atau penjadwalan dan proses”.
Menurut Prof.Dr.Mr.S. Prajudi Atmosdirjo dalam bukunya
menyatakan “suatu sistem dari objek-objek atau unsur-unsur atau komponen-
komponen yang berkaitan dan berhubungan satu sama lainnya sedemikian
rupa sehingga unsur-unsur tersebut suatu pemrosesan atau pengolahan yang
tertentu”.
Menurut Jogiyanto (2001:2) mendefinisikan “sistem pada dasarnya
merupakan sekelompok unsur yang saling berhubungan satu dengan yang
lainnya dan berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu”.
6
7
Di dalam mendefinisikan sistem terdapat dua kelompok pendekatan, yaitu
yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen
atau elemennya.
Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur menurut
Tata Sutabri, S.Kom., MM dalam bukunya Analisa Sistem Informasi (2004:9)
mendefinisikan sistem sebagai berikut “suatu sistem adalah sekelompok unsur
yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama
untuk mencapai tujuan tertentu”.
Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau
komponennya mendefinisikan sistem sebagai berikut “sistem adalah
kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan
tertentu”. Suatu sistem mempunyai maksud tertentu, ada yang menyebutkan
maksud dari suatu sistem adalah untuk mencapai suatu tujuan dan ada yang
menyebutkan untuk mencapai suatu sasaran.
2. Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yang
mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem. Adapun
karakteristik yang dimaksud adalah sebagai berikut :
1. Komponen Sistem (Components)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi
satu dengan lainnya, atau bekerja sama membentuk satu kesatuan.
Komponen-komponen tersebut dapat berupa suatu subsistem. Setiap
subsistem memiliki sifat-sifat dan fungsi tertentu yang mempengaruhi
8
proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu
sistem yang lebih besar yang disebut dengan supra system. Apabila
perusahaan dipandang sebagai suatu sistem, maka sistem akuntansi
adalah subsistemnya. Kalau sistem akuntansi dipandang sebagai suatu
sistem, maka perusahaan adalah supra system.
2. Batasan Sistem (Boundary)
Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem
dengan sistem yang lain atau lingkungan luarnya. Batasan sistem ini
memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas
suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
3. Lingkungan Luar Sistem (Environment)
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah segala apapun yang berada
diluar batas dari sistem akan tetapi tetap mempengarui operasi sistem
tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari
sistem, dengan demikian harus dijaga dan dipelihara. Sedangkan
lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, karena
jika tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem
tersebut.
4. Penghubung Sistem (Interface)
Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem
dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan
sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya.
Melalui penghubung ini, keluaran (output) dari satu subsistem akan
9
menjadi masukan (input) bagi subsistem yang lainnya. Dengan
penghubung ini juga satu subsistem dapat berinteraksi dengan subsistem
yang lainnya.
5. Masukan Sistem (Input)
Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Dapat berupa
masukan perawatan (maintenance input) yang merupakan energi yang
dimasukan agar sistem tersebut dapat beroperasi dan masukan sinyal
(signal input) yang merupakan energi yang diproses untuk mendapatkan
keluaran.
6. Keluaran Sistem (Output)
Keluaran adalah hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi
keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan
masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra system.
7. Pengolah Sistem (Process).
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan
merubah masukan menjadi keluaran. Seperti halnya sistem akuntansi
akan mengolah data-data menjadi laporan-laporan keuangan dan
laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.
8. Sasaran Sistem (Objectives)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective).
Jika sistem tidak mempunyai sasaran maka operasi yang dijalankan oleh
sistem tidak akan gunanya.
10
3. Klasifikasi Sistem
Klasifikasi sistem adalah suatu bentuk integrasi suatu komponen
dengan komponen lainnya, karena setiap sistem memiliki sasaran yang
berbeda untuk setiap kasus yang ada di dalam sistem tersebut. Oleh karena itu,
sistem dapat diklasifikasikan kedalam beberapa sudut pandang, seperti :
sistem abstrak, sistem fisik, sistem alamiah, sistem buatan, sistem tertentu,
sistem tak tentu, sistem tertutup serta sistem terbuka. Adapun penjelasan yang
lebih detail dan terperinci dipaparkan di bawah ini :
1. Sistem Abstrak (abstract system)
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang
tidak tampak secara fisik. Misalnya sistem ketuhanan (theologi), yaitu
sistem pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan tuhannya.
2. Sistem Fisik (physical system)
Sistem fisik adalah sistem yang ada atau tampak secara fisik. Misalnya
sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi dan lain sebagainya.
3. Sistem Alamiah (natural system)
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak
dibuat manusia. Misalnya sistem perputaran bumi.
4. Sistem Buatan Manusia (human made system)
Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang dan dibuat oleh
manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan manusia dengan
mesin disebut dengan human-machine system atau man-machine
system.
11
5. Sistem Tertentu (deterministic system)
Sistem tertentu adalah sistem yang kegiatannya dapat diprediksi
berdasarkan program-program yang dijalankannya. Misalnya sistem
komputer karena tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan
program-program yang dijalankan.
6. Sistem Tak Tentu (probalilistic system)
Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat
diprediksi sebelumnya karena mengandung unsur probabilitas. Misalnya
: gempa.
7. Sistem Tertutup (closed system)
Sistem tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dan tidak
terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara
otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luarnya. Secara
teoritis sistem tetutup ini ada, tetapi kenyataannya bukan sistem yang
benar-benar tertutup, yang ada hanyalah sistem relatif tertutup
(relatively closed system).
8. Sistem Terbuka (open system)
Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan
lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan
keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya. Sistem
yang baik harus dirancang sedemikian rupa, sehingga relative tertutup,
karena sistem tertutup akan bekerja secara otomatis dan terbuka hanya
untuk pengaruh yang baik saja.
12
B. Informasi
1. Pengertian Informasi
Tidak dapat disangkali lagi bahwa informasi merupakan bagian yang
sangat penting bagi manajemen dalam proses pengambilan keputusan.
Informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu
bentuk yang lebih berguna dan berarti bagi yang menerimanya.
2. Kualitas Informasi
Ada 3 hal yang mempengaruhi kualitas informasi. Antara lain :
a. Akurat
Informasi harus bebas dari unsur kesalahan, tidak bias atau
menyesatkan.
b. Tepat Waktu
Informasi yang datang pada penerima harus tepat waktu, tidak boleh
terlambat. Informasi yang sudah usang tidak memiliki nilai lagi.
c. Relevan
Informasi tersebut harus bermanfaat bagi penerimanya. Manfaat
informasi bagi tiap-tiap orang yang menerima berbeda satu dengan yang
lainnya.
3. Nilai Informasi
Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif
dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.
13
C. Sistem Informasi
1. Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu kegiatan yang
diorganisasikan guna menyediakan informasi bagi keperluan pengambilan
keputusan untuk pengoperasian dan pengendalian organisasi, dengan
menggunakan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuannya.
2. Pengertian Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi manajemen merupakan penerapan sistem informasi
berbasi komputer yang dibutuhkan didalam organisasi untuk mendukung
informasi yang digunakan dalam semua tingkat manajemen. Sistem informasi
manajemen merupakan kumpulan dari sistem yang mempengaruhi semua
operasi organisasi.
2.2 Peralatan Pendukung (Tools System)
Sebuah sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan
dikembangkan diperlukan alat untuk mempermudah mendefinisikan unsur
dari sistem secara jelas. Peralatan pendukung (Tools System) dapat mendesain
model dari sistem informasi yang diusulkan dalam bentuk model logika
(Logical Model). Peralatan pendukung (Tools System) merupakan alat yang
digunakan untuk bentuk logika dari model sistem dimana simbol-simbol,
lambang-lambang, dan diagram-diagram yang digunakan menunjukkan secara
tepat arti fisik dari suatu sistem.
14
Model logika dari sistem informasi lebih menjelaskan kepada
pemakai (user) tentang bagaimana nantinya fungsi-fungsi dari sistem
informasi secara logika akan bekerja. Model logika dapat digambarkan
dengan mengguanakan Digram Arus Data (Data Flow Diagram) dan data
yang ada di dalam Diagram Arus Data dapat dijelaskan di dalam Kamus Data
(Data Dictionary). Berikut ini dijelaskan alat pendukung dari sistem yaitu
berupa Diagram Arus Data, Kamus Data (Data Dictionary), Teknik
Pengkodean.
A. Diagram Alir Data (DAD)
Diagram Alir Data adalah gambaran grafis yang memperlihatkan
aliran data dari sumbernya dalam objek, kemudian melewati suatu proses
yang nantinya ditranformasikan ke tujuan lain yang ada di objek yang lain.
Diagram Alir Data memuat proses yang akan mentranformasikan
data, aliran data yang menggerakkan data, objek yang memproduksi dan
mengkonsumsi data, serta data store yang menjadi tempat penyimpanan data.
Simbol-simbol yang digunakan dalam Diagram Arus Data adalah
sebagai berikut :
1. Kesatuan luar (External Entity)
Merupakan kesatuan (entity) di lingkungan luar sistem yang berupa
manusia, organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan
luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem.
Kesatuan luar ini dapat disimbolkan dengan bentuk bujur sangkar atau
persegi.
15
2. Proses (Process)
Adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh manusia, mesin atau
komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk
ditransformasikan menjadi arus data yang keluar dari proses. Proses
dapat disimbolkan dengan bentuk lingkaran.
3. Simpanan data (Data Store)
Data store digunakan untuk menggambarkan data flow yang sudah
disimpan atau di arsipkan. Tidak seperti kesatuan luar, simpanan data
tidak menghasilkan operasi tetentu, tetapi hanya menerima permintaan
untuk menyimpan serta mengakses data. Simpanan data dapat
disimbolkan dengan bentuk sepasang garis horisontal pararel yang
tertutup disalah satu ujungnya.
4. Arus data (Data Flow)
Arus data ini mengalir diantara kesatuan luar, proses, dan simpanan
data, dan digunakan untuk mengambarkan aliran data yang berjalan.
Suatu arus data dapat berupa masukan untuk sistem juga dapat berupa
hasil dari proses sistem. Arus data dapat disimbolkan dengan bentuk
anak panah.
Tahapan pembuatan Diagram Arus Data dibagi menjadi 3 (tiga) bagian,
yaitu :
1. Diagram Konteks
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang
akan diproses atau dengan kata lain diagram tersebut untuk
16
menggambarkan sistem secara umum atau global dari keseluruhan
sistem yang ada.
2. Diagram Nol
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses lebih
terperinci dari diagram konteks.
3. Diagram Detail
Detail ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih mendetail
lagi dari tahapan proses yang ada di dalam diagram nol.
Didalam pembuatan DAD terdapat aturan main atau ketentuan yang
baku dan berlaku dalam penggunaan untuk membuat sistem, yaitu sebagai
berikut :
1. Di dalam DAD tidak boleh menghubungkan antara external entity
dengan external entity lainnya secara langsung.
2. Di dalam DAD tidak boleh menghubungkan data store yang satu dengan
data store yang lainnya secara langsung.
3. Di dalam DAD tidak diperkenankan menghubungkan data store dengan
external entity secara langsung.
4. Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan juga data flow yang
keluar.
B. Kamus Data (Data Dictionary)
Kamus data adalah suatu daftar elemen data yang teroganisir dengan
definisi yang tetap dan sesuai dengan sistem, sehingga pemakai program dan
programmer mempunyai pengertian yang sama tentang data yang digunakan
17
dalam program. Kamus data biasanya menguraikan setiap item data yang
digunakan pada bentuk masukan, bentuk keluaran, dan diuraikan dalam
bentuk notasi data.
Fungsi kamus data adalah :
1. Alat komunikasi antara user dan programmer tentang data dalam
program.
2. Untuk merancang input atau output, laporan, serta database yang
digunakan dalam program.
Dalam perancangan sebuah sistem, kamus data dibuat berdasarkan
arus data yang ada di DAD. Dikarenakan arus data bersifat global, maka
keterangan lebih lanjut tentang struktur data dari suatu arus data diterangkan
secara terinci dalam kamus data. Untuk itulah maka kamus data harus berisi
hal-hal dibawah ini :
1. Nama Arus Data
Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di DAD,
maka nama arus data harus dicatat di kamus data untuk memudahkan
para pembaca yang ingin mengetahui penjelasan lebih lanjut tentang
arus data tertentu di DAD.
2. Alias
Alias atau nama lain dari data dapat dituliskan bila nama lain ini ada,
jika tidak maka tidak perlu dituliskan. Alias perlu dituliskan karena data
yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen
satu dengan yang lainnya. Misalnya bagian pembuat faktur dan
18
pelanggan menyebut bukti penjualan sebagai faktur, sedangkan bagian
gudang menyebutnya sebagai tembusan permintaan persediaan. Baik
faktur dan tembusan permintaan ini mempunyai struktur data yang sama,
tetapi memiliki alias atau nama lain yang berbeda.
3. Bentuk Data
Bentuk dari data yang mengalir dapat berupa dokumen dasar, dokumen
hasil cetakan komputer, laporan tercetak dll. Bentuk dari data ini perlu
dicatat karena dapat digunakan untuk mengelompokan kamus data ke
dalam kegunaannya sewaktu perancangan sistem.
4. Arus Data
Arus data menunjukkan dari mana data mengalir dan kemana data akan
menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat di kamus data untuk
memudahkan mencari arus data ini di DAD.
5. Penjelasan
Untuk memperjelas lagi tentang makna dari arus yang dicatat dikamus
data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan tentang arus
data tersebut.
6. Periode
Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data. Periode perlu
dicatat di kamus data karena data digunakan untuk mengidentifikasi,
kapan input data harus dimasukkan ke sistem, kapan proses harus
dilakukan dan kapan laporan harus dihasilkan.
19
7. Volume
Volume yang harus dicatat adalah volume rata-rata arus data yang harus
mengalir dalam periode waktu tertentu dan volume puncak. Volume
rata-rata menunjukkan banyaknya arus data yang mengalir dalam suatu
periode tertentu, sedangkan volume puncak menunjukan volume yang
terbanyak.
8. Struktur Data
Sruktur data menunjukkan arus data yang dicatat di kamus data terdiri
dari item-item apa saja.
Dalam pembangunan sebuah program, biasanya kamus data hanya
menjelaskan tentang struktur data yang dipakai dalam program tersebut.
Untuk menjelaskan informasi tentang struktur data yang dipakai maka
biasanya digunakan notasi-notasi tertentu. Notasi atau simbol yang digunakan
dibagi menjadi dua macam yaitu sebagai berikut :
1. Notasi Tipe Data
Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi format input maupun
output suatu data. Notasi yang umum digunakan antara lain adalah :
Tabel II.1. Notasi Tipe Data
NOTASI KETERANGANX Setiap karakter9 Angka numerikA Karakter AlphabetZ Angka nol ditampilkan sebagai spasi kosong. Titik, sebagai pemisah ribuan, Koma, sebagai pemisah pecahan- Hypen, sebagai tanda penghubung/ Slash, sebagai tanda pembagi
20
2. Notasi Struktur Data
Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data. Dimana
notasi yang umum digunakan sebagai berikut :
Tabel II.2. Notasi Struktur Data
NOTASI KETERANGAN= Terdiri dari+ And (dan)( ) Pilihan (boleh Ya atau Tidak)[ ] Pilih salah satu pilihan{ } Iterasi / pengulangan proses| Pemisah pilihan didalam tanda [ ]* Keterangan atau catatan@ Petunjuk (key field)
C. Teknik Pengkodean
Kode digunakan untuk tujuan mengklasifikasi data, memasukkan
data ke dalam komputer dan untuk mengambil bermacam-macam informasi
yang berhubungan dengannya. Kode dapat dibentuk dari kumpulan angka,
huruf, dan karakter-karakter khusus, didalam merancang suatu kode harus
diperhatikan beberapa hal, yaitu sebagai berikut :
1. Harus Mudah Diingat
Agar kode mudah diingat, maka dapat dilakukan dengan cara dapat
menghubungkan kode tersebut dengan obyek yang diwakili dengn
kodenya.
21
2. Harus Unik
Kode harus unik untuk masing-masing item yang diwakilinya. Unik
berarti tidak ada kode yang kembar.
3. Harus Fleksibel
Kode harus fleksibel sehingga memungkinkan perubahan-perubahan
atau penambahan item baru dapat tetap diwakili oleh kode.
4. Harus Efisien
Kode harus sependek mungkin, sehingga mudah diingat dan juga akan
efisien bila direkam atau disimpan di komputer.
5. Harus Konsisten
Kode harus konsisten dengan kode yang telah dipergunakan.
6. Harus Distandarisasi
Kode harus distandarisasi untuk seluruh tingkatan dan departemen
dalam organisasi. Kode yang tidak standar akan mengakibatkan
kebingungan, salah pengertian dan dapat cenderung terjadi kesalahan
pemakai begitu juga dengan yang menggunakan kode tersebut.
7. Spasi Dihindari
Spasi dalam kode sebaiknya di hindari, karena dapat menyebabkan
kesalahan di dalam menggunakannya.
8. Hindari Karakter yang Mirip
Karakter-karakter yang hampir serupa bentuk dan bunyi pengucapannya
sebaiknya tidak digunakan dalam kode.
9. Panjang Kode Harus Sama
22
Masing-masing kode yang sejenis harus mempunyai panjang yang sama.
Ada beberapa macam tipe kode yang dapat digunakan di dalam
sistem informasi diantarnya yaitu :
a. Kode mnemonik (Mnemonic Code)
Merupakan kode yang digunakan untuk tujuan mudah diingat. Kode ini
dibuat dengan dasar singkatan atau mengambil sebagian karakter dari
item yang akan diwakili dengan kode ini. Umumnya kode mnemonic
menggunakan huruf, akan tetapi dapat juga menggunakan gabungan
huruf atau angka, kebaikan kode ini adalah mudah diingat dan
kelemahannya kode dapat terlalu panjang.
Contoh :
PW Purwokerto
BMS Banyumas
b. Kode urut (Sequential Code)
Merupakan kode yang nilainya urut antara satu kode dengan kode
berikutnya. Kebaikan dari kode ini adalah sangat sederhana, mudah
diterapkan, kode dapat pendek tapi unik, mudah dicari, baik untuk
pengendalian. Kelemahan kode ini antara lain penambahan kode hanya
dapat ditambahkan pada akhir urutan dan tidak dapat disisipkan, tidak
mempunyai dasar logika tentang informasi item yang diwakilinya, tidak
fleksibel bila terjadi perubahan kode.
Contoh :
001 Kas
23
002 Utang dagang
003 Persediaan barang
004 Biaya dibayar dimuka
c. Kode Blok (Block Code)
Mengklasifikasikan item kedalam kelompok blok tertentu yang
mencerminkan satu klasifikasi tertentu atas dasar pemakaian maksimum
yang diharapakan. Kebaikan dari kode ini antara lain nilai dari kode
mempunyai arti, mudah diperluas, kode dapat ditambah atau dibuang
sebagian, proses pembuatan laporan keuangan dapat dilakukan dengan
lebih mudah. Kelemahan dari kode ini adalah panjang kode tergantung
dari jumlah bloknya, kurang mudah diingat.
Contoh :
Rekening-rekening dalan buku besar
Blok Kelompok
1000-1999 Aktiva lancar
2000-2999 Aktiva tetap
3000-3999 Hutang lancar
d. Kode Kelompok (Group Code)
Kode kelompok merupakan kode yang berdasarkan field-field dan tiap-
tiap field kode mempunyai arti tertentu. Kebaikan kode ini antara lain
nilai dari kode mempunyai arti, mudah diperluas, dapat ditambah atau
dibuang sebagian, dapat menunjukan jenjang dari data, kelemahan kode
ini adalah kode dapat menjadi panjang.
Contoh :
24
X X – X X – X X X
Nomor urut
transaksi
Bulan terjadinya
transaksi
Tahun terjadinya
transaksi
e. Kode Desimal (Decimal Code)
Mengklasifikasikan kode atas dasar sepuluh unit angka desimal dimulai
dari angka nol (0) sampai dengan angka sembilan (9) atau sepuluh (10)
sampai dengan (99), tergantung dari banyaknya kelompok.
Contoh :
0600 Akuntansi penyusutan
0601 Akumulasi penyusutan gedung
0602 Akumulasi penyusutan mesin
0603 Akumulasi penyusutan barang
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Umum
Proses penjualan dalam suatu perdagangan secara garis besar
ditentukan oleh adanya permintaan dari pasar dan tersedianya barang yang
siap dijual. Seiring dengan perkembangan zaman, proses penjualan ini
semakin rumit dengan adanya peraturan-peraturan baru dalam perdagangan
itu sendiri.
Pada PT. Aurora Medika setiap penjualan yang terjadi diawasi oleh
Pimpinan perusahaan secara tidak langsung dengan melakukan pemeriksaan
terhadap arsip-arsip yang berhubungan dengan penjualan. Arsip yang
mendukung proses penjualan tidak sedikit jumlahnya, dan semua arsip-arsip
tersebut masih bersifat manual. Untuk itulah pertama-tama kami akan
membahas mengenai tinjauan perusahaan sejarah berdiri serta struktur
organisasi perusahaan ini.
3.2. Tinjauan Perusahaan
Dalam pelaksanaan kegiatannya PT. Aurora Medika ini memiliki visi
dan misi perusahaan yang cukup baik akan tetapi struktur organisasi yang ada
pada perusahaan ini belum terkoordinasi dengan baik, struktur organisasi yang
digunakan dalam perusahaan ini yaitu struktur organisasi fungsional dimana
25
26
struktur organisasi seperti ini mempunyai kelemahan kurangnya
batasan antara karyawan dengan pimpinan, yang sering kali menyebabkan
koordinasi kurang efektif.
Penulis akan menguraikan mengenai sejarah, visi dan misi perusahaan,
cara pemasaran dan struktur organisasi yang ada pada perusahaan ini. Antara
lain sebagai berikut:
3.2.1. Sejarah Perusahaan
PT. Aurora Medikamerupakan salah satu perusahaan yang
bergerak dibidang manufaktur. Perusahaan ini terletak di Jalan Jenderal
Sudirman No 18 Purwokerto, Perusahaan ini menjual alat-alat kesehatan di
wilayah Purwokerto
PT. Aurora Medika didirikan oleh Bpk. Andi Pujiono, Ibu Ratna
Setianingrum, dan Ny. Lisa Dyah Mulati.PT. Aurora Medika ini berdiri pada
tanggal 07 Maret 2012 dengan usaha menjual alat-alat kesehatan dan telah
memiliki SITU (Surat Izin Tempat Usaha), SIUP (Surat Izin Usaha
Perdagangan), NRB (Nomor Rekening Bank), NPWP (Nomor Pokok Wajib
Pajak) serta PPKP (Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak).
Perusahaan ini bergerak dalam bidang penjualan farmasi dan obat-
obatan,serta alat-alat kesehatan. Menjalankan kegiatan pedagang farmasi
bahan obat-obatan yang meliputi kegiatan pengadaan, penyimpanan,
penyaluran perbekalan obat-obatan termasuk dalam jumalah besar sesuai
ketentuan perundang-undangan. Menjalankan kegiatan pedagang farmasi dan
barang-barang kebutuhan konsumen (consumer good), yang meliputi kegiatan
27
pedgang farmasi dan barang-barang kebutuhan konsumen sehari-hari
(consumer good) yang tidak termasuk 9 (sembilan) bahan pokok. Cara yang
digunakan dalam proses pemasaran barang yaitu menjual barang dagang
langsung di toko dan juga menerima pesanan melalui telepon.
Sistem transaksi yang dilakukan dalam perusahaan ini yaitu sistem
permanen (perpetual system), dimana pencatatan atas persediaan barang
dagang dilakukan secara terus-menerus/ continue, yaitu setiap transaksi yang
mempengaruhi persediaan barang dagang dicatat kedalam akun persediaan
barang dagang.
Dalam menjalankan pekerjaannya PT. Aurora Medika Purwokerto
memiliki visi dan misi:
Visi
a. Ingin menjadi perusahaan yang semakin sukses
b. Menjadi perusahaan yang unggul diantara perusahaan alat kesehatan
lainnya.
c. Dapat Memuaskan konsumen
d. Mengembangkan ide dan peluang usaha yang ada dikemudian hari
Misi
a. Mengikuti seminar dan pelatihan
b. Promosi
28
c. Menjalin kerjasama dengan perusahaan lain
d. Meningkatkan minat dan daya beli konsumen dengan kualitas dan mutu
barang yang baik
3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Struktur organisasi merupakan suatu kerangka untuk mewujudkan
suatu pola tetap dari hubungan antara kedudukan dan peranan dalam suatu
lingkar kerjasama. Struktur organisasi mutlak diperlukan agar dapat diketahui
dengan jelas bagaimana hubungan antara bagian serta tugas , wewenang dan
tanggung jawabnya disetiap bagian struktur organisasi mempunyai tanggung
jawab dan kewajiban-kewajiban terhadap pengembangan perusahaan. Setiap
bagian didalam struktur organisasi harus mampu bekerja secara professional,
dan harus dapat berinteraksi dengan bagian lainnya sehingga didapat
kerjasama yang optimal antar fungsi.
Pada dasarnya struktur organisasi merupakan suatu hal yang sangat
menentukan kedudukan dalam perusahan. Sistem yang di gunakan dalam
struktur organisasi adalah sistem kerjasama (team work) yang dijalankan oleh
sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Gambaran mengenai
susunan struktur organisasi pada PT. Aurora Medika dapat dilihat pada
gambar dibawah ini:
29
Gambar III.1.
Struktur Organisasi
Adapun sesuai dengan fungsi dan tugas masing-masing bagian dari
struktur organisasi yang terdapat pada PT. Aurora Medika yaitu sebagai
berikut :
1. Direktur
a. Bertugas memimpin dan mengkordinasi.
b. Mengontrol jalannya perusahaan.
c. Membuat suatu kebijakan.
d. Memeriksa laporan penjualan yang dibutuhkan perusahaan.
2. Bagian Penjualan
a. Menerima order dari customer.
b. Membuat laporan penjualan.
c. Menerima pembayaran.
d. Menerima laporan dari Bagian Pengiriman dan Bagian Gudang.
30
3. Bagian Gudang
a. Pengecekan barang.
b. Membuat laporan barang masuk dan keluar.
4. Bagian Pengiriman
a. Mengirimkan barang kepada konsumen.
3.3. Prosedur Sistem Berjalan
Untuk lebih memahami Prosedur sistem berjalan Penjualan Alat
Kesehatan Pada PT. Aurora Medika Purwokerto, penulis akan menguraikan
proses pelaksanaannya yaitu sebagai berikut :
1. Prosedur Pemesanan Alat Kesehatan
Pada proses ini customer datang, lalu memilih alat – alat kesehatan
yang dibutuhkan. Jika barang yang diinginkan ready stok biasanya langsung
dilakukan pembayaran secara tunai. Jika barang yang dibutuhkan tidak
readystock, maka dilakukan pemesanan terlebih dahulu (Inden) dalam
beberapa hari tergantung stock barang yang ada pada supplier. Setelah itu
baru dilakukan Purchase Order oleh bagian pnjualan dengan cara pembuatan
nota rangkap 3. Nota putih (1) diberikan jika lunas, nota merah (2) jika belum
lunas, dan yang kuning (3) sebagai arsip perusahaan. Sebagai tanda jadi,
pemesanan barang secara inden harus disertai dengan uang muka (DP)
terlebih dahulu sebesar 50 % dari total harga. Setelah itu baru dilakukan.
Khusus untuk pelanggan (sales) tidak perlu DP terlebih dahulu.
31
2. Prosedur Pembayaran
Jika alat – alat kesehatan yang dibutuhkan customer sudah tersedia
maka pembayaran dilakukan langsung secara tunai. Tetapi jika terlebih dahulu
dilakukan Purchase Order dibuat oleh bagian penjualan dan customer
memberikan jaminan pembayaran, dengan cara membayar 50% dari total
harga, customer akan diberikan nota pembayaran yang berwarna merah (2)
sebagai bukti telah melakukan transaksi pembayaran, lalu Purchase Order
dan nota pembayaran akan diberikan pada bagian gudang untuk diproses dan
pembuatan pemesanan alat –alat kesehatan kepada supplier. Setelah barang
yang dipesan datang, selanjutnya akan diproses pada bagian pengiriman.
3. Prosedur Pengiriman Alat Kesehatan
Setelah barang – barang alat kesehatan datang, bagian pengiriman
yang bertugas untuk mengirim pesanan ke customer dengan membawa nota
dan surat jalan yang akan diberikan ke customer untuk bukti bahwa pesanan
telah diterima dan bukti pembayaran yang akan dilunasi. Lalu Bagian
pengiriman akan membawa rangkapan dari surat jalan dan nota yang akan
diserahkan pada bagian penjualan yang nantinya langsung diproses untuk
pembuatan laporan penjualan dan akan diserahkan pada direktur.
3.4. Diagram Alir Data Sistem Berjalan
Pembahasan mengenai sistem berjalan pada Penjualan di Aurora
Medika Purwokerto divisualisasikan dalam bentuk Diagram Alir Data sebagai
berikut :
32
Gambar III.2.
Diagram Konteks Sistem Berjalan
Keterangan :PO= Purchase OrderSJ= Surat JalanBB = Buku Besar
33
Gambar III.3.
Diagram Nol Sistem Berjalan
Keterangan :PO= Purchase OrderSJ= Surat JalanBB = Buku Besar
34
Gambar III.4.
Diagram Detail Sistem Berjalan
Keterangan :
PO= Purchase OrderSJ= Surat JalanBB = Buku Besa
3.5. Kamus Data Sistem Berjalan
1. Dokumen Masukan (input)
a. Nama Arus Data : Purchase Order
Alias : PO
Bentuk Dokumen : Cetakan Manual
Arus Data : Bagian Gudang – Proses – Bagian Pengiriman
– Proses – Customer – Proses – Arsip SJ
Penjelasan : Untuk Pemesanan Barang
Periode : Setiap ada pemesanan barang
Volume : 1-25 / Minggu
Struktur Data = Header + Isi + Footer
Header = Nama_Perusahaan + Produk +
Alamat_Perusahaan + Telp_Perusahaan +
Fax_Perusahaan + Email_Perusahaan + NPWP
+ SIUP + IPAK_NO + No_ReKening + Kota +
Tanggal + No_PO
Isi = {Banyaknya + Nama_Barang + Harga
+Jumlah + Total}
Footer = Salam + TTd_Penjualan + Tanda_Terima
+Ttd_customer
35
2. Dokumen Keluaran (Output)
a. Nama Arus Data : Nota
Alias : NT
Bentuk Dokumen : Cetakan Manual
Arus Data : Bagian Penjualan – Proses –
Bagian Pengiriman – Proses –
Customer – Proses – Arsip Nota
Penjelasan : Untuk bukti transaksi penjualan barang
Periode : Setiap ada transaksi penjualan barang
Volume : 1-25 / Minggu
Struktur Data = Header + Isi + Footer
Header = Nama_Perusahaan + Alamat +
Telpon_Perusahan + Fax_Perusahaan + Kota +
Tanggal + Kepada + Nota_No
Isi = {Banyaknya + Nama_Barang + Harga +
Jumlah + Jumlah_Rp}
Footer = Salam + Ttd_Penjualan + Ttd_Penerima +
Perhatian
b. Nama Arus Data : Surat Jalan
Alias : SJ
Bentuk Dokumen : Cetakan Manual
Arus Data : Bagian Penjualan – Proses –
36
Bagian Pengiriman – Proses –
Customer – Proses – Arsip SJ
Penjelasan : Sebagai salah satu syarat pengiriman barang
Periode : Setiap ada pengiriman barang
Volume : 1-25 / Minggu
Struktur Data = Header + Isi + Footer
Header = Nama_Perusahaan +
Alamat+Telpon_Perusahan +
Fax_Perusahaan + Kota + Tanggal + Kepada
+ Tanda_Terima
Isi = {No + Nama_Barang + Jumlah + Keterangan}
Footer = Kota + Tanggal + Yang_Memberikan +
Tanda_Tangan + Cap_Perusahaan +
Yang_Menerima + Tanda_Tangan
c. Nama Arus Data : Buku Besar
Alias : BB
Bentuk Dokumen : Cetakan Manual
Arus Data : Bagian Penjualan – Proses –
Direktur
Penjelasan : Untuk bukti laporan
Periode : Setiap ada transaksi
37
Volume : 1-25 / Minggu
Struktur Data = Header + Isi
Header = Nama_Perusahaa
n + Produk + Alamat_Perusahaan +
Telp_Perusahaan + Fax_Perusahaan +
Email_Perusahaan + NPWP + SIUP +
IPAK_NO + No_ReKening + Buku_Besar +
Tanggal
Isi = {No + Customer + Pcs + Total + Keterangan}
3.6. Spesifikasi Sistem Berjalan
Untuk dapat menganalisa dan mendesain suatu sistem baru, maka penulis
harus mempelajari dokumen-dokumen yang ada yang digunakan dalam sistem yang
telah berjalan saat ini. Spesifikasi merupakan suatu rancangan dari suatu sistem untuk
memberikan gambaran secara umum tentang sistem yang sudah ada didalam suatu
organisasi atau perusahaan. Pada spesifikasi sistem berjalan, terdapat dokumen-
dokumen yang digunakan dalam proses pencatatan datanya. Dokumen-dokumen
tersebut meliputi dokumen masukan (input) dan dokumen keluaran (output).
3.6.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan (input)
Dokumen input pada penulisan ini adalah semua bentuk dokumen yang masuk
ke sebuah sistem perusahaan yang berasal dari lingkungan perusahaan tersebut baik
dari dalam maupun dari luar, yang berupa dokumen-dokumen yang akan diolah
38
dalam suatu proses agar dapat menghasilkan keluaran yang sesuai dengan yang
dinginkan. Adapun dokumen-dokumen masukan tersebut adalah :
1. Nama Dokumen : Purchase Order
Fungsi : Sebagai bukti Customer memesan barang
Sumber : Customer
Tujuan : Bagian Penjualan
Media : Kertas
Jumlah Rangkap : 3 Lembar
Frekuensi : Setiap ada pemesanan barang
Bentuk : Lampiran A-01
3.6.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
Dokumen keluaran dihasilkan berdasarkan hasil pengolahan dari dokumen
masukan. Adapun bentuk dokumen yang dihasilkan adalah sebagai berikut :
1. Nama Dokumen : Nota
Fungsi : Sebagai bukti transaksi penjualan
Sumber : Bagian Penjualan
Tujuan : Customer
Media : Kertas
Jumlah Rangkap : 3 Lembar
Frekuensi : Setiap ada penjualan
Bentuk : Lampiran B-01
2. Nama Dokumen : Surat Jalan
39
Fungsi : Sebagai bukti pengiriman barang
Sumber : Bagian gudang
Tujuan : Bagian pengiriman
Media : Kertas
Jumlah Rangkap : 3 Lembar
Frekuensi : Setiap ada pengiriman barang
Bentuk : Lampiran B-02
3. Nama Dokumen : Buku besar
Fungsi : Sebagai bukti penjualan barang
Sumber : Bagian Penjualan
Tujuan : Direktur
Media : Kertas
Jumlah Rangkap : 2 Lembar
Frekuensi : Setiap ada transaksi penjualan
Bentuk : Lampiran B-03
3.7. Permasalahan Pokok
Berdasarkan pengamatan, maka penulis membuat kesimpulan pada Aurora
Medika dalam membuat laporan masih menggunakan cara manual. Dilihat dari sistem
berjalan timbul adanya permasalahan diantaranya sebagai berikut :
1. Dalam pengisian Purchse Order masih menggunakan manual sehingga
mudah di salah gunakan atau data yang di buat bisa di palsukan.
40
2. Keamanan Dokumen kurang terjamin tersimpan dengan aman dan tidak
hilang ataupun lupa.
3. Data dalam membuat laporan tidak akurat karena masih menghitung dan
membuat laporan masih secara manual dan riskan sekali terhadap
kesalahan yang seharusnya tidak terjadi.
3.8. Alternatif Pemecahan Masalah
Dari beberapa permasalahan yang ada perlu dibuatkan sebuah solusi yang
dapat mengatasinya. Penulis mempunyai beberapa pemecahan masalah yang dapat
dipertimbangkan, yakni:
1. Mengubah sistem pembuatan laporan menggunakan bahasa pemrograman
sehingga memudahkan dalam hal pembuatan laporan akan lebih cepat dan
lebih akurat.
2. Dengan penggunaan aplikasi bahasa pemrograman pekerjaan akan
semakin mudah dan menghewat waktu.
41
BAB IV
PENUTUP
Berdasarkan uraian–uraian yang telah penulis sampaikan pada bab–bab
sebelumnya, maka penulis akan mencoba menarik beberapa kesimpulan dan saran
yang mana akan bermanfaat dan berguna pada masa yang akan datang.
4.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil riset yang dilakukan sistem pembuatan laporan khususnya
dalam pembuatan laporan penjualan alat kesehatan pada PT. Aurora Medika, penulis
dapat menyimpulkan sebagai berikut :
1. Sistem berjalan masih menggunakan cara manual.
2. Sering terjadi kesalahan dan pemalsuan data.
3. Keamanan data kurang terjamin.
4.2 Saran
Dari kesimpulan yang penulis kemukakan di atas, maka untuk itu penulis
mencoba memberikan beberapa saran yang mungkin dapat membantu sistem kerja
yang optimal. Adapun saran dari penulis adalah sebagai berikut:
1. Aplikasi program merupakan alternatif pemecahan dari masalah yang
dihadapi oleh perusahaan-perusahaan atau pun instansi, khususnya pada
42
PT. Aurora Medika, dalam hal ini khususnya pembuatan laporan
penjualan. Dengan adanya aplikasi pemrograman ini pengisian dan
penyimpanan data akan menjadi mudah dan lebih aman, apabila kita ingin
mengetahui data atau laporan yang lain, dengan mudah kita mengetahuinya,
tanpa harus membuka satu persatu lembar-lembaran dokumen yang
bertumpuk dan berdebu.
2. Mengembangkan sistem yang ada dengan menggunakan sistem yang telah
terkomputerisasi.
43
DAFTAR PUSTAKA
Davis, B Gordon. 2001. Kerangka Dasar Sistem Informasi .Manajemen. Jakarta: PT Pustaka Biroman Presindo.
HM, Jogiyanto. 2001. Analis dan Design Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset
Sutabri, Tata. 2004. Analis Sistem Informasi. Jakarta: AMIK BSI
44
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
45
46
47
48
SURAT KETERANGAN RISET/PKL
49
50
PENILAIAN KULIAH KERJA PRAKTIK (KKP)
51
52
53
54
55
56
Lampiran A-01 Purchase Order
Lampiran B-01 Nota Penjualan
57
Lampiran B-02 Surat Jalan
58
Lampiran B-03 Buku Besar
59
60