analisa dan perancangan aplikasi surat desa … filememenuhi syarat-syarat pada tugas akhir oleh :...

ANALISA DAN PERANCANGAN APLIKASI SURAT

DESA DENGAN PENERAPAN ONE CLICK FINISH (Studi Kasus : Desa Lamduro Kecamatan Syiah Kuala)

TUGAS AKHIR

Diajukan untuk melengkapi tugas dan

memenuhi syarat-syarat pada

Tugas Akhir

Oleh :

REZA SEPTIAN

NIM. 1208107010039

Halaman Judul

JURUSAN INFORMATIKA FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM

UNIVERSITAS SYIAH KUALA

DARUSSALAM, BANDA ACEH

APRIL, 2017

ii

Halaman Pengesahan

iii

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, puji dan syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT

yang telah melimpahkan rahmat-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan

Tugas Akhir yang berjudul “Analisa dan Perancangan Aplikasi Surat Desa

dengan Penerapan One Click Finish (Studi Kasus: Kecamatan Syiah Kuala

Kota Banda Aceh)” guna memenuhi tugas dan syarat memperoleh gelar Sarjana

Komputer di Jurusan Informatika, Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan

Alam, Universitas Syiah Kuala. Shalawat dan salam penulis sanjungkan kepada

Nabi Muhammad SAW.

Penulis menyadari bahwa penulisan Tugas Akhir ini tidak terlepas dari

bantuan dan dorongan dari berbagai pihak, baik secara moril maupun materil.

Pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada:

1. Bapak Dr. Muhammad Subianto, S.Si., M.Si. selaku Ketua Jurusan

Informatika.

2. Ibu Viska Mutiawani, M.IT. selaku Dosen Pembimbing I dan Bapak Muhd.

Iqbal, M.Kom. selaku Dosen Pembimbing II yang telah meluangkan waktu

untuk membimbing dan memberikan arahan kepada penulis dalam

penyelesaian Tugas Akhir ini.

3. Ayahanda, Ibunda dan seluruh keluarga yang telah mendukung penulis dari

awal masa studi sampai penulisan Tugas Akhir ini selesai.

4. Staf administrasi Jurusan Informatika yang telah membantu proses

administrasi penulis.

5. Seluruh mahasiswa/i Jurusan Informatika angkatan 2012 yang sama-sama

sedang berjuang melewati proses ini serta yang telah banyak membantu dan

memberikan dukungan kepada penulis hingga proses penulisan ini selesai.

6. Kakak, Abang, dan seluruh adik kelas Jurusan Informatika dari angkatan

2010 hingga angkatan 2014 yang telah memberikan motivasi, dukungan,

dan saran dalam penulisan ini selesai.

iv

Dengan segala kerendahan hati, penulis mengharapkan semoga tulisan ini

dapat bermanfaat bagi para pembaca, peneliti dan bagi perkembangan ilmu

pengetahuan.

Banda Aceh, 1 Juli 2016

Penulis

v

ABSTRAK

Seiring perkembangannya teknologi, kebutuhan untuk mengelola layanan menjadi

lebih cepat dan mudah sudah menjadi tuntutan baru saat ini. Desa sebagai bagian

dari pemerintah Indonesia juga harus memberikan pelayanan sebaik mungkin

melalui kantor desa kepada masyarakat. Salah satu pelayanan yang diberikan

adalah pembuatan surat. Saat ini pembuatan surat di desa Lamduro Kecamatan

Syiah Kuala masih bersifat konvensional. Di mana, pengurus desa masih

melakukan pembuatan surat dengan bantuan program pengolahan kata (MS.

Office), sehingga pembuatan surat membutuhkan waktu yang lama dan pengurus

desa juga harus mengurus setiap antrian permintaan surat dari masyarakat. Pada

penelitian ini, penulis membuatkan sebuah aplikasi pelayanan surat desa berbasis

website yang menerapkan cara kerja „One Click Finish‟ sehingga mampu untuk

mengoptimalkan kerja pembuatan surat di kantor desa tersebut. Aplikasi ini diberi

nama dengan Aplikasi Surat Desa. Penelitian ini menerapkan metode prototipe

dalam pembangunan aplikasi, kemudian untuk memastikan aplikasi yang

dibangun telah sesuai dengan kebutuhan pengguna, peneliti menerapkan

pengujian usability. Pengujian dilakukan dengan melakukan observasi terhadap 4

orang pengurus desa dan 8 orang masyarakat dalam menggunakan aplikasi.

Melalui pengujian ini, didapatkan peningkatan nilai usability terhadap aplikasi

yaitu sebesar 25,9% untuk pengurus desa dan 38% untuk masyarakat. Oleh karena

itu, diharapkan aplikasi yang telah dibentuk dapat diterima oleh pengguna.

Kata kunci : aplikasi surat desa, website, metode prototipe, usability testing

vi

ABSTRACT

vii

DAFTAR ISI

Halaman Judul .......................................................................................................................... i Halaman Pengesahan .............................................................................................................. ii Kata Pengantar ....................................................................................................................... iii Abstrak ..................................................................................................................................... v

Abstract ................................................................................................................................... vi Daftar Isi ................................................................................................................................ vii Daftar Gambar ........................................................................................................................ ix Daftar Tabel ............................................................................................................................. x

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang .................................................................................... 1

1.2. Rumusan masalah ................................................................................ 2

1.3. Tujuan Penelitian ................................................................................. 2

1.4. Manfaat Penelitian ............................................................................... 2

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Rekayasa Perangkat Lunak .................................................................. 3

2.2. Rekayasa Perangkat Lunak dalam Sistem Informasi ............................. 3

2.3. Usability .............................................................................................. 4

2.4. Pengujian Usability .............................................................................. 5

2.5. Metode Prototipe ................................................................................. 5

2.6. Deskripsi Surat .................................................................................... 6

2.7. Penulisan Surat .................................................................................. 6

2.8. Penelitian Terkait ............................................................................. 10

BAB III METODE PENELITIAN

3.1. Tempat dan Waktu Penelitian .......................................................... 12

3.2. Jadwal Pelakasanaan Penelitian ....................................................... 12

3.3. Alat dan Bahan ................................................................................. 12

3.4. Metode Penelitian ............................................................................ 12

3.4.1. Studi Pustaka ........................................................................ 13

3.4.2. Identifikasi Kebutuhan ......................................................... 13

3.4.3. Membuat Prototipe ............................................................... 13

3.4.4. Menguji Prototipe ................................................................ 14

3.4.5. Pengkodean Aplikasi............................................................ 14

3.4.6. Pengujian Aplikasi ............................................................... 14

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1. Identifikasi Kebutuhan ..................................................................... 15

4.2. Membuat Prototipe .......................................................................... 20

4.3. Menguji Prototipe ............................................................................ 21

4.3.1. Pengujian usability pengurus desa ....................................... 22

4.3.2. Pengujian usability masyarakat ............................................ 22

4.4. Pengkodean Aplikasi ....................................................................... 22

4.5. Analisis pengujian usability ............................................................. 29

viii

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

5.1. Kesimpulan ...................................................................................... 39

5.2. Saran ................................................................................................ 39

DAFTAR KEPUSTAKAAN ............................................................................................ 40

ix

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1. Contoh format surat resmi .............................................................. 10

Gambar 3.1. Tahap-tahap penelitian ................................................................... 13

Gambar 4.1. Proses bisnis pengurusan surat sekretariat ..................................... 16

Gambar 4.2. Proses bisnis pengurusan surat yang diusulkan ............................. 17

Gambar 4.3. Use case diagram dari aplikasi pengurusan surat........................... 18

Gambar 4.4. Interface navigation struktur halaman web .................................... 20

Gambar 4.5. Rancangan halaman muka proses login ......................................... 21

Gambar 4.6. Rancangan halaman muka proses CRUD....................................... 21

Gambar 4.7. Smileyometer pada kuesioner ......................................................... 22

Gambar 4.8. Halaman login aplikasi ................................................................... 23

Gambar 4.9. Halaman pendaftaran...................................................................... 23

Gambar 4.10. Halaman utama aplikasi pengguna masyarakat ............................. 24

Gambar 4.11. Halaman berkas pengguna masyarakat .......................................... 25

Gambar 4.12. Halaman biodata pengguna masyarakat ......................................... 25

Gambar 4.13. Halaman untuk memilih anggota untuk pembuatan surat .............. 26

Gambar 4.14. Halaman pembuatan surat .............................................................. 26

Gambar 4.15. Halaman permintaan surat. ............................................................. 27

Gambar 4.16. Halaman konfirmasi akun .............................................................. 28

Gambar 4.17. Halaman data surat ......................................................................... 28

Gambar 4.18. Halaman data akun ......................................................................... 29

Gambar 4.19. Halaman pengaturan ....................................................................... 29

Gambar 4.20. Grafik pengujian usability ke-1 dan ke-2 untuk pengurus desa ..... 37

Gambar 4.21. Grafik pengujian usability ke-1 dan ke-2 untuk masyarakat ......... 38

x

DAFTAR TABEL

Tabel 4.1. Daftar aktor aplikasi pengurusan surat............................................................. 18

Tabel 4.2. Perancangan fitur-fitur untuk prototipe pengguna masyarkat .......................... 19

Tabel 4.3. Perancangan fitur-fitur untuk prototipe pengguna pengurus desa ................... 19

Tabel 4.4. Hasil efektivitas pengujian usability terhadap pengurus desa.......................... 31

Tabel 4.5. Hasil efisiensi pengujian usability terhadap pengurus desa ............................. 32

Tabel 4.6. Nilai kepuasan pengujian usability terhadap pengurus desa ............................ 33

Tabel 4.7. Hasil efektivitas pengujian usability terhadap masyarakat .............................. 34

Tabel 4.8. Hasil efisiensi pengujian usability terhadap masyarakat ................................. 35

Tabel 4.9. Nilai kebutuhan pengujian usability terhadap masyarakat............................... 36

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Penyelenggaraan pemerintahan yang baik (good governance) telah menjadi

komitmen bersama seluruh jajaran Pemerintah. Perubahan lingkungan strategis dan

kemajuan teknologi mendorong Pemerintah untuk terus meningkatkan kinerja birokrasi

serta perbaikan pelayanan yang prima kepada masyarakat. Salah satu langkah

mewujudkan sistem pemerintahan yang baik dengan melaksanakan perbaikan sistem

dalam hal berkaitan dengan surat.

Surat dapat didefinisikan sebagai sebuah sarana komunikasi yang digunakan

untuk menyampaikan informasi tertulis oleh sebuah pihak kepada pihak lain. Isi surat

merupakan bagian surat yang digunakan untuk menyatakan berita atau sesuatu yang

ingin dinyatakan selain surat tersebut. Bagian isi surat pada surat resmi biasanya terdiri

atas pembuka, isi surat dan penutup. Namun, pembagian ini tidak mutlak dikarenakan

pengirim surat dapat menggabungkan satu bagian dengan bagian yang lain sehingga

menjadi sebuah wacana yang dapat dipahami isinya.

Salah satu instansi pemerintah yang sering berinteraksi menggunakan surat

adalah instansi pemerintahan desa/kelurahan. Beberapa contoh surat yang dikeluarkan

oleh desa/ kelurahan yaitu surat keterangan pembuatan KTP/KK, surat keterangan

miskin, surat keterangan kelahiran dan lain-lainnya. Namun banyak masyarakat yang

kewalahan dalam pengurusan surat karena prosesnya yang lama dan rumit bagi orang

yang tidak terbiasa, bahkan dapat mengakibatkan surat yang dibuat menjadi bisa rusak

atau tercecer, sehingga terkadang mendorong orang untuk memberikan uang tambahan

kepada operator desa agar suratnya cepat selesai. Berdasarkan latar belakang tersebut,

penulis akan melakukan penelitian untuk mempermudah proses pembuatan surat

dengan membuat Analisa dan Perancangan Aplikasi Surat Desa dengan Penerapan One

Click Finish di desa .

One Click Finish merupakan istilah proses dari penggunaan atau masyarakat

desa di Aplikasi Surat Desa dengan arti sekali klik selesai, oleh karena itu akan

mempercepat dan mempermudah setiap masyarakat untuk membuat surat.

2

1.2. Rumusan masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah dijelaskan sebelumnya dirumuskan

beberapa masalah yaitu:

1. Perancangan dan implementasi surat desa yang menerapkan konsep sekali klik

selesai (One Click Finish).

2. Menerapkan metode prototipe dalam proses pengembangan aplikasi.

3. Menguji dan menganalisa nilai kualitas aplikasi menggunakan pengujian

usability.

1.3. Tujuan Penelitian

Penelitian ini bertujuan untuk membuat aplikasi surat menyurat di sebuah desa

yang menerapkan konsep sekali klik selesai (One Click Finish) untuk mempermudah

transaksi surat-menyurat yang sesuai dengan kebutuhan pengguna.

1.4. Manfaat Penelitian

Manfaat penelitian ini adalah untuk menghadirkan informasi tentang jenis surat

dan contoh format surat dari berbagai desa khususnya di Desa Lamduro Kecamatan

Syiah Kuala, sehingga akan mempermudah pemerintahan daerah untuk mendata surat-

surat tersebut. Aplikasi ini juga bermanfaat bagi masyarakat desa untuk mempermudah

dalam pengurusan surat pada sekretariat desa.

3

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Rekayasa Perangkat Lunak

Rekayasa perangkat lunak adalah proses yang melibatkan perekayasa dengan

keinginan klien, menyusunnya di dalam daftar kebutuhan, merancang arsitektur yang

mampu mendukung semua kebutuhan, pengodean, pengujian, dan pengintegrasian

bagian yang terpisah, menguji keseluruhan, penyebaran dan pemeliharaan perangkat

lunak (Fatta, 2007).

Perangkat lunak juga memainkan peranan yang sangat penting pada semua

aspek kehidupan sehari-hari seperti dalam bidang pemerintahan, perbankan, keuangan,

pendidikan, transportasi, hiburan, obat-obatan, pertanian, dan hukum. Model aplikasi

program komputer haus mampu berkembang secara dramatis (Fatta, 2007).

Rekayasa perangkat lunak juga sebagai ilmu yang membahas seluruh aspek

produksi perangkat lunak. Ilmu ini mampu menjelaskan dari tahap awal spesifikasi

sistem hingga pemeliharaan sistem setelah digunakan (Sommervile, 2003). Definisi

perangkat lunak dijelaskan dalam dua istilah yaitu:

1. Disiplin rekayasa, perekayasa mampu membuat alat bekerja dengan menerapkan

teori, metode, dan alat bantu yang sesuai. Selain itu mereka harus mampu mencari

solusi terhadap permasalahan, walaupun tidak ada teori atau metode yang

mendukung.

2. Aspek produksi perangkat lunak, perekayasa tidak hanya berhubungan dengan

proses teknis dari pengembangan perangkat lunak, tetapi juga dengan kegiatan

seperti manajemen proyek perangkat lunak dan pengembangan alat bantu, metode,

dan teori untuk mendukung produksi perangkat lunak.

2.2. Rekayasa Perangkat Lunak dalam Sistem Informasi

Rekayasa perangkat lunak dalam sistem informasi melibatkan beberapa

pemrograman dan pengembangan dengan cara mengadopsi beberapa prinsip-

prinsip dari rekayasa perangkat lunak. Salah satunya pengembangan sistem

informasi berbasis web. Beberapa kriteria tentang sistem berbasis web dijelaskan

sebagi berikut (Simarmata, 2010):

4

1. Sistem berbasis web lebih menekankan pada penyajian dan kreatifitas visual

mengenai antarmuka front-end dengan seorang pengguna yang dapat saling

berhubungan. Penyajian dipusatkan pada “look and feel”, menyokong

kreatifitas visual, dan penyatuan multimedia dalam penyajian dan antarmuka

2. Pengembangan sistem berbasis web akan meliputi pengembangan dari

pengembangan content-driven (konten yang disajikan).

3. Sistem berbasis web harus mampu mengatasi kesulitan interaksi manusia dan

komputer, antarmuka pengguna, dan penyajian informasi.

4. Sistem web menerangkan ikatan yang lebih besar antara seni dan ilmu dalam

pengembangan perangkat lunak.

5. Kebanyakan sistem berbasis web perlu dikembangkan dalam waktu yang

sangat singkat sehingga sulit untuk membuat dan menerapkannya pada

tingkat yang sama dengan perencanaan dan pengujian seperti yang digunakan

di dalam pengembangan perangkat lunak.

2.3. Usability

Usability memiliki beberapa definisi dari beberapa sumber. Beberapa defensi

tersebut antara lain adalah sebagai berikut:

1. Menurut Stanton et al. (2013), usability merupakan ukuran dari kualitas sebuah

produk yaitu interaktif, waktu responsif, kualitas konten, dan mudah dipelajari

serta digunakan. (Stanton, Salmon, & Rafferty, 2013)

2. Menurut Dumas et al. (1999), usability juga didefinisikan sebagai tolak ukur, di

mana usability merupakan tolak ukur agar produk dapat digunakan oleh pengguna

secara efektif. Definisi ini dijelaskan bertumpu pada 4 poin: (1) Usability berarti

berfokus pada pengguna; (2) Menjadikan orang yang menggunakan produk dapat

menjadi produktif; (3) pengguna adalah „orang sibuk‟ yang berusaha untuk

menyelesaikan tugas-tugas; dan (4) pengguna memutuskan kapan produk ini

mudah dan dapat digunakan. (Dumas, 1999)

3. Menurut, Nielsen (2012), usability merupakan tolak ukur bersifat kualitatif yang

menunjukkan seberapa mudah suatu antarmuka digunakan. Ada 5 komponen

komponen kualitas, yaitu: mudah dipelajari (learnability), efisiensi (efficiency),

5

mudah diingat (memorability), kesalahan dan keamanan (errors) dan kepuasan

(satisfaction). (Nielsen, Usability 101: Introduction to Usability, 2012)

4. Menurut Nielsen (1993), usability juga menjelaskan bahwa suatu sistem disebut

usable jika fungsi-fungsi yang dimilikinya mampu untuk dijalankan secara efektif,

efisien, dan memuaskan.

2.4. Pengujian Usability

Menurut, Nielsen (2014) dalam melakukan proses usability testing diperlukan

sebuah skenario yang terdiri dari kumpulan task kemudian diujikan terhadap pengguna

sistem. Ada 3 langkah yang perlu dilakukan, yaitu: (Nielsen, Turn User Goals into Task Scenarios for Usability Testing, 2014)

Buatlah task menjadi serealistis mungkin.

Buatlah task mudah untuk dikerjakan.

Jangan berikan petunjuk atau seminimal mungkin untuk menjelaskan langkah-

langkah yang harus dikerjakan pengguna.

Ada beberapa teknik pengujian usabililty yaitu, pengujian yang melibatkan

pengguna dan tanpa melibatkan pengguna secara langsung. Salah satunya penelitian

yang dilakukan Zuntriana (2015) merupakan pengujian usability tanpa melibatkan

pengguna secara langsung. Zuntriana melakukan pengujian terhadap portal web

Perpustakaan Nasional Republik Indonesia bagi pemustaka secara jarak jauh (remote

user) menggunakan teknik pengumpulan data dengan menggunakan kuesioner online.

Adapun pengujian usability yang langsung melibatkan pengguna dapat dilihat

melalui penelitian yang dilakukan oleh Nurhadryani et al (2013). Nurhadryani et al

melakukan pengujian usability dengan metode observasi dan metode kuesioner.

Metode observasi dilakukan dengan mengamati ekspresi dan sikap pengguna dalam

menggunakan aplikasi sebagai tolak ukur nilai efektivitas dan efisiensi aplikasi

sedangkan metode kuesioner digunakan sebagai tolak ukur nilai kepuasan terhadap

aplikasi. (Zuntriana, 2015) (Nurhadryani, 2013)

2.5. Metode Prototipe

Metode prototipe dimulai dari tahap komunikasi antara tim pengembang

perangkat lunak dengan para stakeholder. Pertemuan ini berfungsi menentukan

kebutuhan perangkat lunak. Setelah itu konstruksi pembuatan prototipe berdasarkan

6

pada rancangan antarmuka pengguna atau format tampilan yang akan terlihat oleh para

end-user (Pressman, 2010).

Hasil prototipe kemudian diserahkan kepada para stakeholder untuk dievaluasi

kemudian stakeholder memberikan umpan-balik untuk dapat digunakan sebagai

perbaikan spesifikasi kebutuhan proses ini akan dinamakan dengan iterasi. Iterasi akan

dilakukan untuk perbaikan prototipe berdasarkan evaluasi hingga dihasilkan produksi

akhir atau produk sistem yang benar dan dapat digunakan oleh pengguna (Pressman,

2010).

2.6. Deskripsi Surat

Surat adalah sarana komunikasi tertulis antara satu pihak dengan pihak

lain yang saling berkepentingan. Rumusan lain tentang surat dapat dikemukakan

bahwa, surat adalah sehelai kertas bertulis atau lebih yang memuat suatu bahan

komunikasi berupa pemberitahuan, permohonan, undangan dan lain-lain. Yang

disampaikan seseorang kepada orang atau pihak lain, baik atas nama pribadi

maupun karena kedudukannya dalam suatu organisasi, instansi atau perusahaan

(Nurjamal dan Sumirat, 2011). (Nurjamal & Sumirat, 2011)

Surat menyurat akan terjadi bila minimal ada dua pihak yang saling

berkepentingan. Praktik surat menyurat senantiasa akan ada informasi atau pesan

yang disampaikan, ada pihak pengirim dan penerima informasi atau pesan, ada

media yaitu tulisan kertas bertulis. Beberapa Fungsi surat dalam kehidupan

bermasyarakat antara lain dapat dirumuskan yaitu (Nurjamal dan Sumirat, 2011):

1). Surat sebagai Alat Komunikasi Tertulis

2). Surat Sebagai Alat Bukti Otentik

3). Surat sebagai Alat Bukti Historis

4). Surat sebagai Duta/Wakil

5). Surat sebagai Pedoman

2.7. Penulisan Surat

Penulisan surat yang umumnya dikenal saat ini terdiri dari beberapa

bagian seperti Gambar 2.1, setiap komponen dan penjelasannya sebagai berikut:

1. Kepala surat, berfungsi sebagai identitas diri bagi instansi bersangkutan, di

antaranya:

7

Nama instansi

Lambang atau logo instansi

Alamat

Kode pos

Nomor telepon

Nomor faksimile atau e-mail

2. Nomor Surat, penulisan nomor surat berguna untuk:

Memudahkan dalam pengarsipannya

Memudahkan dalam mencarinya kembali

Mengetahui banyaknya surat yang keluar

Bahan rujukan dalam surat-menyurat tahap berikutnya.

3. Tanggal Surat, tanggal surat ditulis sejajar dengan nomor surat. Nama tempat,

mendahului tanggal surat. Hal lain yang harus diperhatikan:

Nama bulan ditulis dengan huruf secara lengkap

Angka tahun tidak boleh disingkat

Pada akhir tidak dibubuhi tanda titik

4. Lampiran, yaitu melampirkan berarti menyertakan sesuatu dengan yang lain.

Berikut ini adalah kaidah-kaidah penulisan lampiran.

Huruf awal kata lampiran ditulis dengan huruf kapital.

Sebaiknya kata lampiran tidak disingkat, misalnya, menjadi lamp.

Pencantuman jumlah lampiran hendaknya tidak dirangkap antara yang

menggunakan huruf dengan yang menggunakan angka, pilih salah satu

saja.

Jika tidak ada sesuatu yang dilampirkan, sebaiknya tidak dicantumkan

lampiran pada surat itu.

Pada akhir baris tidak digunakan tanda titik.

5. Perihal Surat, yaitu perihal surat berarti soal atau perkara yang dibicarakan

surat. Cara adalah sebagi berikut penulisannya:

Harus ditulis dengan singkat, jelas, dan menarik;

Berwujud kata atau frasa, bukan kalimat;

Huruf pertama pada setiap katanya harus ditulis dalam huruf kapital.

6. Alamat Surat, alamat pada sampul surat terdiri atas:

Kepada Yth;

Nama jabatan;

Unit kerja; dan

Alamat lengkap.

Posisi di depan nama jabatan atau gelar pada sampul surat dan/atau surat

tidak dicantumkan kata penyapa seperti Bapak, Ibu, Saudara/atau Saudari.

8

7. Salam Pembuka, salam pembuka berfungsi sebagai penghormatan terhadap

pihak yang di tuju. Penulisan salam pembuka yang benar:

Huruf awal pada salam pembuka ditulis dengan huruf kapital

Huruf awal ”hormat‟‟ ditulis dengan huruf kecil

Penulisan salam pembuka diakhiri dengan tanda koma.

8. Isi Surat, alinea pembuka hendaknya dapat membangkitkan minat penerima

surat untuk membacanya. Susunlah alinea pembuka dengan menarik, yakni

dengan menggunakan pilihan kata yang tepat, susunan kalimat yang sesuai, dan

ejaan yang benar.

9. Alinea Isi, menyusun isi surat yang baik perhatikanlah pedoman berikut:

Tetapkan terlebih dahulu maksud surat, yaitu tentang apa yang hendak

diberitahukan, ditanyakan, dikemukakan, diminta, dan sebagainya kepada

penerima surat.

Tetapkan urutannya secara sistematis dan logis.

Gunakanlah informasi/fakta secara memadai.

Susunlah ke dalam beberapa alinea dan setiap alinea mewakili satu

gagasan utama.

Selesaikanlah pokok persoalan satu per satu secara teratur dengan

menggunakan kalimat yang mudah dipahami.

Hindarkan pemakaian akronim dan singkatan yang belum lazim, terutama

singkatan yang diciptakan sendiri.

Sedapat-dapatnya hindarkan pemakaian kata atau istilah-istilah asing

ataupun daerah, kecuali yang belum ada padanannya dalam bahasa

Indonesia.

Hendaknya digunakan bahasa yang lugas, sopan, dan menarik.

Perhatikan bentuk surat dalam penulisan bagian-bagiannya terutama untuk

surat resmi.

Perhatikan penulisan ejaan dalam kalimat surat.

10. Alinea Penutup, alinea penutup berupa simpulan, harapan, ucapan terima

kasih, ataupun ucapan selamat. Pada umumnya, alinea penutup hanya terdiri atas

sebuah kalimat.

11. Salam Penutup, salam penutup yang sering digunakan adalah hormat kami,

hormat saya, salam takzim, dan wasalam. Khusus untuk surat dinas tidak

digunakan salam penutup.

Hal penting yang harus diperhatikan dalam penulisan salam penutup adalah:

Huruf awal salam penutup ditulis dengan huruf kapital

9

Penulisan salam penutup diakhiri tanda koma.]

12. Pengiriman Surat. Pengiriman surat adalah pihak yang bertanggung jawab atas

penulisan atau penyampaian surat. Sebagai bukti pertanggungjawaban, dalam

bagian akhir surat tersebut, dibubuhi tanda tangan.

Hal yang perlu diperhatikan:

Pengiriman surat hendaknya disertai identitas diri, misalnya: jabatan,

nomor induk pegawai, dan cap dinas/jabatan.

Nama pengirim tidak digaris bawahi, tidak pula berada diantara tanda

kurung.

Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik.

Dalam surat-surat tertentu, pengirim surat dapat mendelegasikan

penandatanganan suratnya itu kepada pejabat yang berada di bawahnya.

Singkatan a.n. bukan a/n merupakan kepanjangan dari atas nama.

Singkatan ini digunakan pengirim jika ia menandatangani surat yang

mengatasnamakan pejabat lain, misalnya, atasan pengiriman surat.

Surat yang ditandatangani tidak harus dikonsultasikan isinya kepada

atasan pengirim surat.

13. Tembusan Surat. Tembusan dibuat jika isi surat tersebut juga perlu diketahui

pihak-pihak lain, di samping pihak yang ditujunya. Dengan demikian, pihak yang

dituju akan mengetahui pula pihak-pihak yang dikirimi surat itu. Tembusan

hendaknya disusun berdasarkan urutan tingkat atau hierarki, yakni dari

tingkatan/hierarki teratas kepada yang terbawah. Hal yang perlu diperhatikan

adalah:

Huruf awal kata tembusan ditulis dengan huruf kapital.

Kata tembusan tidak perlu diberi garis bawah.

Tanda titik dua (:) mengikuti kata tembusan jika tembusannya lebih dari

satu

Penulisan Kepada Yth. tidak perlu dicantumkan

Tembusan adalah pejabat atau orangnya dan kantornya

Kata arsip atau pertinggal tidak perlu dicantumkan.

14. Inisial, inisial gunanya untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat

yang bersangkutan. Pihak-pihak tertentu dapat menghubungi orang itu jika ada

kesalahan atau kekurangan-kekurangan pada surat tersebut.

10

Gambar 2.1. Contoh format surat resmi

(Sumber : teoripendidikan.com).

2.8. Penelitian Terkait

Penelitian yang telah dilakukan oleh Nandari (2014) lewat jurnal berjudul

“Aplikasi Sistem Pengelolaan Surat Pada Kantor Desa Jetis Lor” menjelaskan

permasalahan dimana saat ini prosedur yang masih diterapkan pada pengelola

surat masuk dan surat keluar pada Kantor Desa Jetis Lor semua dilakukan secara

konvensional. Dokumentasi surat masuk dan surat keluar hanya berupa tulisan

dibuku besar. Penulis melakukan penelitian menggunakan metode studi pustaka,

observasi, wawancara, analisis data dan sistem, perancangan system, pembuatan

program, pengujian program, dan implementasi program. Hasil penelitian ini

adalah menghasilkan aplikasi yang dapat mengelola surat masuk dan surat keluar

sesuai alur yang ditetapkan, dan dapat menyelesaikan masalah yang ada saat ini. (Nandari, 2014)

Penelitian lainnya dilakukan oleh Hidayatulloh et al. (2015) lewat jurnal

berjudul “Sistem Pelayanan Administrasi Kependudukan Desa Candigatak

Berbasis Web” mengangkat permasalahan optimalisasi teknologi di bidang

informasi dan komunikasi yang mana dengan pemanfaatan teknologi ini

masyarakat dapat dilayani kapanpun dan dimanapun. Penulis metode penelitian

yang digunakan adalah system development life cycle (SDLC). Hasil dari

11

penelitian ini adalah sistem yang dapat untuk memproses mutasi kependudukan

(kelahiran dan kematian), serta menyimpan surat-surat yang pernah diproses

kemudian ditampilkan dalam bentuk laporan yang dapat dicetak. Sehingga

dengan adanya sistem ini, berbagai permasalahan dalam pelayanan administrasi

kependudukan di Desa Candigatak dapat teratasi. (Hidayatulloh & Mulyadi, 2015)

12

BAB III

METODE PENELITIAN

3.1. Tempat dan Waktu Penelitian

Penelitian dan proses pembuatan aplikasi serta pengumpulan data dilakukan

di Laboratorium Pemrograman dan Database (PDB) Jurusan Informatika, Fakultas

Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam (FMIPA), Universitas Syiah Kuala.

Waktu yang diperlukan untuk penelitian selama kurang lebih tujuh bulan mulai dari

bulan September 2016 sampai dengan Maret 2017.

3.2. Jadwal Pelakasanaan Penelitian

Penelitian berupa tahap identifikasi masalah dan studi pustaka telah

dilakukan sejak bulan September hingga bulan Desember 2017. Kegiatan utama

kegiatan penelitian ini telah dilaksanakan selama 7 bulan dimulai sejak bulan

September 2016 sampai dengan Maret 2017.

3.3. Alat dan Bahan

Penelitian ini memerlukan beberapa alat dan bahan yang berupa

komponen hardware dan software seperti yang akan dijelaskan berikut ini.

1. Hardware yang akan digunakan pada penelitian ini:

a. 1 unit PC/Laptop dengan processor Intel Atom RAM 1.00 GB, VGA 500

MB dan System Type 32-bit.

2. Sedangkan Software yang akan digunakan dalam penelitian ini:

a. Bahasa Pemrograman: PHP, SQL, Javascript, Ajax, JQuery, HTML, dan

CSS.

b. Sistem Server: XAMPP.

3.4. Metode Penelitian

Penelitian ini terdiri memiliki tahap penelitian ini yang diuraikan pada

Gambar 3.1.

13

Gambar 3.1. Tahap-tahap penelitian

3.4.1. Studi Pustaka

Pada tahap studi pustaka dilakukan untuk mengumpulkan berbagai teori

yang dapat mendukung penelitian ini dan mengumpulkan penelitian yang terkait.

Tahap ini telah dilakukan dan dijelaskan pada bab II.

3.4.2. Identifikasi Kebutuhan

Pada tahap identifikasi kebutuhan dilakukan untuk mengidentifikasi

kebutuhan oleh pengguna. Tahap ini dilakukan dengan melakukan survei dan

mengamati pengurus desa dan masyarakat dalam mengurus surat. Setelah itu,

diambil data berupa kebutuhan-kebutuhan untuk membangun aplikasi.

3.4.3. Membuat Prototipe

Pada tahap ini dilakukan pembuatan prototipe sebagai gambaran aplikasi

yang akan dibangun yang selanjutnya akan diberikan kepada pengguna aplikasi.

Pembuatan ini dilakukan untuk mendapatkan gambaran awal aplikasi.

14

3.4.4. Menguji Prototipe

Pada tahap ini dilakukan pengujian prototipe dengan mengevaluasi

terhadap pengguna untuk mendapatkan saran dan melakukan perbaikan. Jika

terdapat saran revisi maka dilakukan perbaikan kembali.

3.4.5. Pengkodean Aplikasi

Pada tahap ini dilakukan pengkodean aplikasi terhadap prototipe yang

telah dibuat. Pengkodean aplikasi dilakukan dengan menggunakan bahasa

pemograman salah satu framework PHP yaitu CodeIgniter 3 dan database

MYSQL.

3.4.6. Pengujian Aplikasi

Pada tahap ini dilakukan uji coba yang menerapkan teknik pengujian

usability untuk mengevaluasi pengguna terhadap penggunaan aplikasi yang

dihasilkan pada penelitian ini.

15

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1. Identifikasi Kebutuhan

Tahap identifikasi kebutuhan merupakan tahap pertama di mana tahap ini

berfungsi untuk mengumpulkan data melalui observasi tempat penelitian yaitu

pengurusan surat pada sekretariat desa Lamduro Kecamatan Syiah Kuala. Bagian

ini akan menjelaskan perihal kebutuhan untuk membentuk pengimplementasian

aplikasi website yang akan dibuat.

Tahap ini dilakukan dengan melakukan observasi terhadap pihak-pihak

yang bertanggung jawab terhadap pengurusan surat di desa Lamduro Kecamatan

Syiah Kuala. Pihak-pihak yang terlibat yaitu masyarakat, sekretaris dan kepala

desa.

Saat ini pengurusan surat masih melakukan proses secara manual.

Masyarakat yang ingin mengurus surat harus datang ke kantor pengurus desa

sambil membawa dokumen-dokumen yang diperlukan untuk mengurus surat yang

diinginkan. Pengurus desa juga belum memiliki database transaksi setiap

pengurusan surat. Seharusnya jika pengurus desa memiliki database transaksi

pengurusan surat maka pengurus desa dapat mengetahui seluruh pembuatan surat

yang telah dilakukan. Oleh karena itu, dibutuhkannya sebuah aplikasi website

yang diharapkan mampu mengoptimalkan proses pengurusan surat dari sekretariat

desa sebagai pelayanan bagi masyarakat. Bentuk pengurusan saat ini dapat dilihat

melalui proses bisnis yang dijelaskan pada Gambar 4.1.

16

Gambar 4.1. Proses bisnis pengurusan surat sekretariat

desa Lamduro Kecamatan Syiah Kuala

Setelah mengetahui proses bisnis pengurusan surat saat ini, peneliti

menemukan beberapa kelemahan yaitu:

1. Pengurusan surat yang masih bersifat konvensional di mana masyarakat harus

datang ke kantor pengurus dan membawa beberapa berkas yang dibutuhkan

untuk memenuhi kelengkapan pengurusan surat yang diinginkan.

2. Masyarakat harus kembali membawa berkas yang sama untuk membuat surat.

3. Belum adanya sarana informasi syarat kelengkapan pengurus surat karena

masyarakat harus datang ke kantor pengurus untuk mengetahui dokumen-

dokumen yang harus dipenuhi sebagai syarat kelengkapan pengurus surat

yang diinginkan.

4. Belum adanya sarana pemberitahuan status surat telah selesai dari pengurus

kepada masyarakat.

Melalui identifikasi kelemahan yang ada, selanjutnya peneliti membuat

pemodelan usulan proses bisnis yang dibuat untuk merancang aplikasi.

17

Gambar 4.2. Proses bisnis pengurusan surat yang diusulkan

Pada Gambar 4.2 menggambarkan proses pengurusan surat menggunakan

aplikasi. Masyarakat akan mendapatkan kemudahan untuk mendapatkan notifikasi

atau pemberitahuan kapan pun saat surat telah selesai. Selain itu, masyarakat

hanya perlu meng-unggah berkas-berkas pada aplikasi dan mengirim permintaan

pembuatan surat secara online kapan pun kemudian sekretaris desa akan

mengurus langsung permintaan surat yang masuk. Masyarakat hanya perlu

mengakses untuk mengurus surat dengan mendaftarkan secara online kemudian

sekretaris desa akan mengkonfirmasi dengan memberikan akun dan password

kepada masyarakat.

Selanjutnya, menghubungkan kebutuhan pengguna terhadap aplikasi.

Pertama mendeskripsikan para aktor (pengguna) yang nantinya akan menjalankan

18

aplikasi. Aplikasi pengurusan surat pada desa Lamduro Kecamatan Syiah Kuala

terdiri dari dua aktor. Seluruh aktor dan deskripsi dijelaskan pada Tabel 4.1.

Tabel 4.1. Daftar aktor aplikasi pengurusan surat No. Aktor Deskripsi

1. Masyarakat Masyarakat merupakan pengguna dengan hak akses

terbatas. Masyarakat hanya dapat membuat

pemintaan surat dengan login pada aplikasi terlebih

dahulu.

2. Sekretaris desa Sekretaris desa merupakan pengguna yang sudah

terdaftar dengan hak akses untuk melihat daftar

pembuatan surat, mencetak surat yang diminta untuk

dicetak dan memberikan status bahwa surat sudah

selesai.

Kedua, membuat use case dari aplikasi pengurusan surat seperti pada

Gambar 4.3. Pada use case ini dijelaskan bahwa pengurus desa memiliki aktivitas

penting yaitu sebagai pengelola data pengurusan surat. Dalam pengurusan surat

dilakukan oleh pengurus desa ada beberapa aktivitas utama yaitu, mengatur data

permintaan surat dan mengatur data akun masyarakat.

Gambar 4.3. Use case diagram dari aplikasi pengurusan surat

19

Use case pada Gambar 4.3 menggambarkan use case aplikasi secara

keseluruhan dimana terdapat dua aktor yang berperan yaitu pengurus desa dan

masyarakat. Dengan perbedaan role yang diberikan kepada pengurus desa dan

masyarakat dimana pengurus desa memiliki hak untuk melakukan mengelola

surat, mengelola akun masyarakat dan melihat data seluruh surat. Masyarakat

memiliki hak untuk melakukan permintaan surat dan membuat akun agar dapat

masuk ke dalam aplikasi.

Tahap terakhir adalah menentukan perancangan fitur yang sesuai dengan

fungsionalitas yang dibutuhkan. Fitur-fitur yang dirancang terhadap masing-

masing pengguna dapat dilihat pada Tabel 4.2 dan Tabel 4.3.

Tabel 4. 2. Perancangan fitur-fitur untuk prototipe pengguna masyarkat No. Fitur Deskripsi Output

1. Login Merupakan sebuah fitur yang

digunakan oleh pengguna untuk

masuk ke dalam aplikasi

- Status berhasil

atau tidak untuk

masuk ke dalam

aplikasi

2. Antrian Surat Merupakan sebuah fitur yang


dapat melihat daftar permintaan

surat

- Data seluruh

permintaan surat

3. Buat Surat Merupakan sebuah fitur yang


membuat surat

- Data permintaan

surat

4. Berkas Merupakan sebuah fitur yang


mengupload beberapa berkas yang

diperlukan untuk melakukan

pembuatan surat

- Jenis-jenis berkas

yang harus

diupload

5. Biodata Merupakan sebuah fitur yang

digunakan oleh pengguna

mengatur biodata

- Data profil user

Tabel 4.3. Perancangan fitur-fitur untuk prototipe pengguna pengurus desa No. Fitur Deskripsi Output

1. Login Merupakan sebuah fitur yang


masuk ke dalam aplikasi

- Status berhasil

atau tidak untuk

masuk ke dalam

aplikasi

2. Permintaan Surat Merupakan sebuah fitur yang


mengelola permintaan surat yang

- Data seluruh

permintaan surat

baru yang masuk

20

masuk dari masyarakat

3. Konfirmasi Akun Merupakan sebuah fitur yang


mengelola pendaftaran akun yang

dilakukan oleh masyarakat

- Data seluruh

akun baru yang

masuk

4. Data Surat Merupakan sebuah fitur yang


mengelola seluruh permintaan

surat yang telah disetujui (cetak)

- Data seluruh

permintaan surat

yang telah

disetujui

5. Data Akun Merupakan sebuah fitur yang


mengelola pendaftaran akun yang

dilakukan oleh masyarakat dan

telah disetujui

- Data seluruh

akun

6. Pengaturan Merupakan sebuah fitur yang

digunakan oleh pengguna

mengatur bentuk surat

- Pengaturan

kepala surat dan

badan surat

4.2. Membuat Prototipe

Pada tahap ini dilakukan rancangan prototipe yang dapat dilihat melalui

arsitektur web pada gambaran interface navigation di Gambar 4.4. di mana,

melalui gambar ini akan ditampilkan struktur halaman web yang akan

direalisasikan.

Gambar 4.4. Interface navigation struktur halaman web

Setelah menentukan konsep dari struktur halaman web, selanjutnya

merancang halaman muka aplikasi. Terdapat dua rancangan kerangka dasar dari

halaman muka aplikasi untuk proses login dan proses crud (proses mengelola data

21

seperti : membuat, menampilkan, mengubah dan menghapus). Kedua kerangka

dapat dilihat pada Gambar 4.5 dan Gambar 4.6.

Gambar 4. 5. Rancangan halaman muka proses login

Gambar 4.6. Rancangan halaman muka proses CRUD

4.3. Menguji Prototipe

Pada tahap ini dilakukan pengujian terhadap prototipe, pengujian

dilakukan menjadi 2 bagian, yaitu: pengujian terhadap pengurus desa dan

masyarakat. Pengujian dilakukan dengan pengujian usability yang dilakukan

dengan melakukan observasi dan menjawab kuesioner yang berikan. Kuesioner

yang dibuat memakai skala likert 1 sampai 5 yang digambarkan dengan

smileyometer seperti pada Gambar 4.7.

22

Gambar 4.7. Smileyometer pada kuesioner

4.3.1. Pengujian usability pengurus desa

Pada tahap ini dilakukan observasi terhadap pengurus desa yang

dilakukan di desa Lamduro Kecamatan Syiah Kuala. Pada saat observasi

dilakukan pengurus desa akan melakukan langkah-langkah sesuai dengan

perintah atau tugas (task) di skenario yang telah dirancang. Jika pengurus desa

berhasil melakukan sesuai dengan task yang diberikan akan menjawab „Ya‟ dan

jika sebaliknya maka „Tidak‟. Setelah itu, jika semua skenario selesai dilakukan

maka pengurus desa akan menjawab kuesioner.

4.3.2. Pengujian usability masyarakat

Pada tahap ini dilakukan observasi terhadap masyarakat yang dilakukan

di desa Lamduro Kecamatan Syiah Kuala. Pada saat observasi dilakukan

masyarakat akan melakukan langkah-langkah sesuai dengan perintah atau tugas

(task) di skenario yang telah dirancang. Jika masyarakat berhasil melakukan

sesuai dengan task yang diberikan akan menjawab „Ya‟ dan jika sebaliknya maka

„Tidak‟. Setelah itu, jika semua skenario selesai dilakukan maka masyarakat akan

menjawab kuesioner.

4.4. Pengkodean Aplikasi

Pada tahap ini penulis menggunakan framework PHP CodeIginiter 3 untuk

backend dan framework Bootstrap untuk frontend. Pemilihan framework ini

karena dapat membantu penulis membuat website menjadi responsif dan mampu

meningkatkan efisiensi waktu dalam melakukan pengembangan sebuah aplikasi

berbasis website. Hasil dari pengkodean aplikasi terhadap prototipe dijelaskan

sebagai berikut:

23

Halaman Login

Halaman pada Gambar 4.8 adalah halaman dimana pengguna melakukan

proses login dengan memasukkan username dan password untuk dapat masuk ke

dalam aplikasi. Halaman berikut dapat diakses oleh seluruh aktor aplikasi yaitu

masyarakat dan pengurus desa.

Gambar 4.8. Halaman login aplikasi

Halaman Pendaftaran

Halaman pada Gambar 4.9 adalah halaman dimana aktor masyarakat

mendaftarkan akun untuk dapat masuk ke dalam aplikasi. Beberapa data yang

perlu dimasukkan adalah email, nama kepala keluarga, nik kepala keluarga,

alamat kepala keluarga dan dokumen hasil scan kartu keluarga.

Gambar 4.9. Halaman pendaftaran

24

Halaman Utama Pengguna Masyarakat

Halaman pada Gambar 4.10 adalah halaman utama setelah aktor

masyarakat berhasil melakukan proses login. Pada halaman berikut terdapat

informasi tentang seluruh surat yang telah dibuat oleh masyarakat. Informasi

berupa nama surat yang diurus, nama, status dan waktu pembuatan surat. Pada

sisi kiri tampilan juga terdapat beberapa fitur lainnya yang dapat diakses.

Gambar 4.10. Halaman utama aplikasi pengguna masyarakat

Halaman Berkas Pengguna Masyarakat

Halaman pada Gambar 4.11 adalah halaman dimana masyarakat akan

mengupload beberapa berkas yang diperlukan untuk mengurus surat. Upload

berkas dilakukan untuk setiap berkas dari seluruh anggota yang terdaftar pada

aplikasi. Setiap anggota yang telah mengupload berkas maka akan diberikan

status yaitu sudah atau belum.

25

Gambar 4.11. Halaman berkas pengguna masyarakat

Halaman Biodata Pengguna Masyarakat

Halaman pada Gambar 4.12 adalah halaman yang digunakan pengguna

untuk melihat seluruh anggota keluarga yang terdaftar. Beberapa informasi yaitu

nama, status kedudukan dalam keluarga, status, jenis kelamin dan status

perkawinan.

Gambar 4.12. Halaman biodata pengguna masyarakat

Halaman Pembuatan Surat Pengguna Masyarakat

Halaman pada Gambar 4.13 dan 4.14 adalah halaman yang digunakan

pengguna untuk membuat surat. Tahap pertama pengguna harus memilih nama

26

dari anggota yang akan melakukan pembuatan surat. Tahap ini dapat dilihat pada

Gambar 4.13.

Gambar 4. 13. Halaman untuk memilih anggota untuk pembuatan surat

Selanjutnya, pengguna akan memilih jenis surat yang akan dibuat. Jenis-

jenis surat dapat dilihat pada sisi kanan. Surat yang telah dibuat akan dikirim ke

pengurus desa, setelah pengguna mengisi beberapa informasi yang dibutuhkan

dalam surat. Halaman ini dapat dilihat pada Gambar 4.14.

Gambar 4.14. Halaman pembuatan surat

Halaman permintaan surat pengurus desa

Halaman ini adalah halaman pertama yang dapat diakses oleh pengurus

desa setelah berhasil login pada aplikasi. Halaman ini berisi surat-surat yang

27

dikirimkan oleh masyarakat. Pengurus desa dapat mencetak atau menolak surat

yang dikirimkan. Jika pengurus desa menolak untuk mengurus surat tersebut,

maka pengurus desa akan mengirimkan pesan penolakan kepada pengirim surat.

Namun, jika pengurus desa selesai mengurus surat, maka akan pengurus desa

hanya perlu mengubah status menjadi selesai dengan mengklik tombol centang

(√) pada sisi kanan daftar permintaan surat. Halaman ini dapat dilihat pada

Gambar 4.15.

Gambar 4.15. Halaman permintaan surat.

Halaman konfirmasi akun

Halaman pada Gambar 4.16 berfungsi agar pengurus desa dapat

mengkonfirmasi akun yang dibuat oleh masyarakat. Akun yang telah dikonfirmasi

dapat digunakan masyarakat untuk dapat masuk ke dalam aplikasi. Pengurus desa

juga dapat mengirimkan pesan penolakan jika pembuat akun memiliki kesalahan.

Pesan penolakan akan dikirimkan pada email dari pembuat akun.

28

Gambar 4.16. Halaman konfirmasi akun

Halaman data surat

Halaman pada Gambar 4.17 berfungsi agar pengurus desa dapat mencetak

kembali surat yang telah diajukan masyarakat.

Gambar 4.17. Halaman data surat

Halaman data akun

Halaman pada Gambar 4.18 berfungsi agar pengurus desa dapat mengatur

seluruh akun masyarakat. Halaman digunakan untuk menghapus dan

menonaktifkan akun.

29

Gambar 4.18. Halaman data akun

Halaman pengaturan

Halaman pada Gambar 4.19 berfungsi untuk mengatur informasi dari

kepala surat dan beberapa informasi surat lainnya. Informasi surat antara lain

logo, kepala desa, keuchik, alamat, desa, mukim, kecamatan, kabupaten, provinsi,

jenis daerah dan kode surat daerah.

Gambar 4.19. Halaman pengaturan

4.5. Analisis pengujian usability

Pada tahap ini akan dibahas mengenai pengujian aplikasi. Proses pengujian

aplikasi pada penelitian ini telah dilakukan 2 kali yang dilakukan ketika nilai

evaluasi dari pengujian usability mengindikasikan aplikasi memiliki kekurangan.

Pengujian dilakukan dengan menghitung presentasi keberhasilan menyelesaikan

tugas yang diberikan pengguna dan hasil dari kuesioner yang diisi oleh pengguna.

Menurut Nielsen (2001), efektivitas dan efisiensi dihitung dengan menggunakan

30

persamaan 4.1 dan nilai kepuasan yang didapatkan dari kuesioner dihitung dengan

menggunakan persamaan 4.2.

( ) (∑ )

................(4.1)

Keterangan

∑

= nilai keberhasilan pengguna ke-i, Xi ={0,1}

= jumlah responden

( ) (∑ )

................(4.2)

Keterangan

∑

= nilai kepuasan pengguna ke-i, Xi ={0,1,2,3,4,5}

= jumlah responden

Maka hasil akhir usability merupakan hasil dari rataan efektivitas, efisiensi

dan kepuasan seperti pada persamaan 4.3.

( )

................(4.3)

Pengujian dilakukan dengan mengamati setiap task yang dilakukan oleh

pengguna. Pengamatan dilakukan terhadap kepada 12 orang pengguna yaitu 4

orang terhadap pengurus desa dan 8 orang masyarakat. Hasil dari pengamatan

kemudian dihitung setiap persentasenya menjadi nilai tolak ukur aplikasi yang

telah dibuat. Hasil pengujian dapat dilihat sebagai berikut:

Analisa pengujian terhadap pengurus desa

Tabel 4.4 hingga Tabel 4.6 merupakan hasil dari pengujian yang dilakukan

terhadap pengurus desa. Pada pengujian usability ke-1 didapatkan nilai efektivitas

sebesar 66,1%, nilai efisiensi sebesar 63,3% dan nilai kepuasan sebesar 67,3%.

Sehingga didapatkan nilai usability pada pengujian ke-1 adalah 65,6%. Hasil

pengujian pada tahap ini sistem masih memiliki kekurangan pada bagian

tampilan, input, warna rancangan antar muka dan navigasi antar halaman.

Pada pengujian usability ke-2 didapatkan nilai efektivitas sebesar 96,8%, nilai

efisiensi sebesar 83,3% dan nilai kepuasan sebesar 94,2%. Sehingga didapatkan

31

nilai usability pada pengujian ke-2 adalah 91,4%. Hasil pengujian ke-2

menunjukkan peningkatan untuk setiap kekurangan pada pengujian ke-1. Seluruh

tabel dapat dilihat sebagai berikut:

Tabel 4.4. Hasil efektivitas pengujian usability terhadap pengurus desa

Elemen Pengamatan Efektivitas Hasil Pengujian

usablitiy (%)

Ke-1 Ke-2

Skenario untuk Fitur Login

1 Pengguna berhasil membuka aplikasi 100 100

2 Pengguna berhasil masuk aplikasi 100 100

Skenario untuk fitur Konfirmasi Akun

1 Pengguna berhasil menemukan fitur 100 100

2 Pengguna mampu membaca tulisan pada aplikasi 75 75

3 Pengguna berhasil melihat daftar permintaan akun 50 100

4 Pengguna berhasil melihat detail dari permintaan akun 25 100

5 Pengguna mampu kembali ke halaman utama 50 100

6 Pengguna mampu menekan tombol 'terima' 50 100

7 Pengguna mampu menekan tombol 'batalkan' 50 100

Skenario untuk Permintaan Surat

1 Pengguna berhasil mengakses fitur 100 100

2 Pengguna berhasil membaca tulisan pada aplikasi 75 100

3 Pengguna mampu menekan tombol 'cetak' 50 100

4 Pengguna mampu menekan tombol 'selesai' 50 100

5 Pengguna mampu keluar dari aplikasi 50 100

Skenario untuk Data Surat




4 Pengguna mampu menekan tombol 'hapus' 75 100


Skenario untuk Data Akun




4 Pengguna mampu menekan tombol 'ubah' 50 100

5 Pengguna berhasil mengubah password 50 100

6 Pengguna mampu menekan tombol 'hapus' 50 100


Skenario untuk Pengaturan



3 Pengguna berhasil mengisi setiap input 50 75

4 Pengguna berhasil menekan tombol selesai 100 100


Nilai Efektifitas 66,1 96,8

32

Tabel 4.5. Hasil efisiensi pengujian usability terhadap pengurus desa


usablitiy (%)

Ke-1 Ke-2


1 Pengguna mampu mengakses aplikasi dengan benar untuk

pertama kali

75 75

2 Pengguna mampu mengerjakan tanpa error 75 100

3 Pengguna mampu mengatasi error (jika ada) 50 50

4 Frekuensi pengguna bertanya kepada observator rendah 50 75

5 Frekuensi panduan dan bantuan dari observator rendah 50 75

Skenario untuk fitur Konfirmasi Akun


pertama kali

75 75





Skenario untuk Permintaan Surat


pertama kali

75 75





Skenario untuk Data Surat


pertama kali

75 100





Skenario untuk Data Akun


pertama kali

75 75





Skenario untuk Pengaturan


pertama kali

75 100




33


Nilai Efesiensi 63,3 83,3

Tabel 4.6. Nilai kepuasan pengujian usability terhadap pengurus desa

Pertanyaan Hasil Pengujian

usablitiy (%)

Ke-1 Ke-2

Apakah tampilan web menarik? 75 95

Apakah web mudah digunakan? 60 95

Apakah anda dapat melakukan pendaftaran dengan mudah? 65 90

Apakah anda berhasil login dengan mudah? 80 95

Apakah anda berhasil mengakses seluruh fitur / menu pada

web?

70 100

Apakah anda mampu membaca setiap tulisan pada web dengan

mudah?

80 95

Apakah anda mudah memahami simbol-simbol (gambar) pada

web?

60 90

Apakah anda nyaman dengan warna-warna yang ada pada web? 50 85

Apakah anda mudah melakukan pembuatan surat? 50 90

Apakah anda mudah mengerti terhadap bahasa yang ada pada

web?

65 95

Apakah web ini sangat membantu anda dalam proses

pengurusan surat?

70 100

Setelah anda melakukan logout apakah anda bisa login kembali? 80 100

Apakah anda dapat mengingat fitur/menu pada web? 70 95

Nilai Kepuasan 67,3 94,2

34

Analisa pengujian terhadap masyarakat

Pada Tabel 4.7 hingga Tabel 4.9 merupakan hasil dari pengujian yang

dilakukan terhadap pengurus desa. Pada pengujian usability ke-1 didapatkan nilai

efektivitas sebesar 75,4%, nilai efisiensi sebesar 34,2% dan nilai kepuasan sebesar

60,2%. Sehingga didapatkan nilai usability pada pengujian ke-1 adalah 56,6%.

Hasil pengujian pada tahap ini aplikasi masih memiliki kekurangan pada bagian

tampilan, input, warna rancangan antar muka dan navigasi antar halaman serta

rendahnya nilai efisiensi karena pengguna sering mengajukan pertanyaan dan

bantuan panduan.

Pada pengujian usability ke-2 didapatkan nilai efektivitas sebesar 96,1%,

nilai efisiensi sebesar 90,0% dan nilai kepuasan sebesar 97,7%. Sehingga

didapatkan nilai usability pada pengujian ke-2 adalah 94,6%. Hasil pengujian ke-2

menunjukkan peningkatan untuk setiap kekurangan pada pengujian ke-1. Seluruh

tabel dapat dilihat sebagai berikut:

Tabel 4.7. Hasil efektivitas pengujian usability terhadap masyarakat


usablitiy (%)

Ke-1 Ke-2


1 Pengguna berhasil membuka aplikasi 87,5 100

2 Pengguna berhasil masuk aplikasi 87,5 100

Skenario untuk Fitur Pendaftaran

1 Pengguna berhasil membuka fitur 75 100

2 Pengguna berhasil mengisi setiap input 75 87,5

3 Pengguna mampu memahami jendela dialog yang

dimunculkan

75 87,5

4 Pengguna mampu membaca tulisan pada aplikasi 62,5 100

5 Pengguna mampu membaca error pada aplikasi (jika

ada)

50 87,5

6 Pengguna berhasil menekan tombol 'pendaftaran' 87,5 87,5


Skenario untuk fitur Notifikasi Email Pendaftaran

1 Pengguna berhasil mendapatkan email 62,5 100

2 Pengguna berhasil mengakses fitur login pada aplikasi 87,5 100

3 Pengguna berhasil masuk dengan akun yang diterima 87,5 100

Skenario untuk Fitur Buat Surat


2 Pengguna berhasil membaca tulisan pada aplikasi 87,5 100

3 Pengguna berhasil mengisi setiap input 87,5 87,5

35


dimunculkan

75 100


ada)

75 100

6 Pengguna berhasil menekan tombol selesai 87,5 100

7 Pengguna mampu kembali ke halaman utama 87,5 100

Skenario untuk Fitur Berkas

1 Pengguna berhasil mengakses fitur 87,5 100


3 Pengguna mendapatkan input mengupload 75 87,5

4 Pengguna berhasil memilih berkas yang diupload 75 87,5

5 Pengguna mampu membaca tulisan pada aplikasi 75 100


ada)

75 100

7 Pengguna berhasil menekan tombol 'upload' 75 100

8 Pengguna mampu kembali ke halaman utama 75 87,5

Skenario untuk Fitur Biodata

1 Pengguna berhasil mengakses fitur 87,5 100

2 Pengguna berhasil membaca tulisan pada aplikasi 62,5 100

3 Pengguna berhasil mengisi setiap input 87,5 87,5


dimunculkan

75 87,5

5 Pengguna mampu membaca tulisan pada aplikasi 62,5 100


ada)

62,5 100

7 Pengguna berhasil menekan tombol selesai 62,5 100

8 Pengguna mampu kembali ke halaman utama 62,5 87,5

Nilai efektivitas 75,4 96,1

Tabel 4.8. Hasil efisiensi pengujian usability terhadap masyarakat

Elemen Pengamatan Efisiensi Hasil Pengujian

usablitiy (%)

Ke-1 Ke-2


1 Pengguna mampu mengakses aplikasi dengan benar

untuk pertama kali

50 87,5

2 Pengguna mampu mengerjakan tanpa error 37,5 100


4 Frekuensi pengguna bertanya kepada observator rendah 25 87,5

5 Frekuensi panduan dan bantuan dari observator rendah 25 87,5

Skenario untuk Fitur Pendaftaran


untuk pertama kali

37,5 87,5

2 Pengguna mampu mengerjakan tanpa error 37,5 87,5

3 Pengguna mampu mengatasi error (jika ada) 50 87,5



Skenario untuk fitur Notifikasi Email Pendaftaran

36


untuk pertama kali

37,5 87,5

2 Pengguna mampu mengerjakan tanpa error 37,5 87,5

3 Pengguna mampu mengatasi error (jika ada) 37,5 100



Skenario untuk Fitur Buat Surat


untuk pertama kali

50 100


3 Pengguna mampu mengatasi error (jika ada) 37,5 87,5



Skenario untuk Fitur Berkas


untuk pertama kali

25 100

2 Pengguna mampu mengerjakan tanpa error 25 87,5



5 Frekuensi panduan dan bantuan dari observator rendah 37,5 87,5

Skenario untuk Fitur Biodata


untuk pertama kali

37,5 100

2 Pengguna mampu mengerjakan tanpa error 37,5 100




Nilai Efisiensi 34,2 90,0

Tabel 4.9. Nilai kebutuhan pengujian usability terhadap masyarakat

Pertanyaan

Hasil Pengujian

usablitiy (%)

Ke-1 Ke-2

Apakah tampilan web menarik? 55 95

Apakah web mudah digunakan? 50 97,5

Apakah anda berhasil login dengan mudah? 60 95

Apakah anda berhasil mengakses seluruh fitur / menu pada

web?

77,5 100

Apakah anda mampu membaca setiap tulisan pada web

dengan mudah?

60 97,5

Apakah anda mudah memahami simbol-simbol (gambar)

pada web?

77,5 100

Apakah anda nyaman dengan warna-warna yang ada pada

web?

50 97,5

Apakah anda mudah melakukan pembuatan surat? 50 97,5

Apakah anda mudah mengerti terhadap bahasa yang ada

pada web?

50 100

37

Apakah web ini sangat membantu anda dalam proses

pengurusan surat?

55 95

Setelah anda melakukan logout apakah anda bisa login

kembali?

60 97,5

Apakah anda dapat mengingat fitur/menu pada web? 77,5 100

Nilai Kepuasan 60,2 97,7

Hasil analisa pengujian usability

Pada hasil pengujian usability ke-2 untuk pengurus desa dan masyarakat

didapatkan bahwa setiap persentase dari nilai efektivitas, efisiensi dan kepuasan

mengalami peningkatan pada semua elemennya. Hasil pengujian usability ke-2

pada pengurus desa mengalami peningkatan sebesar 35,2% sedangkan pada hasil

pengujian usability ke-2 pada masyarakat mengalami peningkatan sebesar 38%.

Hasil pengujian dapat dilihat melalui Grafik 4.19 dan Grafik 4.20.

Gambar 4.20. Grafik pengujian usability ke-1 dan ke-2 untuk pengurus desa

Efektivitas Efesiensi Kepuasan Usability

Pengujian ke-1 66,1 63,3 67,3 65,6

Pengujian ke-2 96,8 83,3 94,2 91,4

0

20

40

60

80

100

120

Nila

i usa

bili

ty (

%)

Pengujian usability pada Pengurus Desa

38

Gambar 4.21.Grafik pengujian usability ke-1 dan ke-2 untuk masyarakat

Efektivitas Efesiensi Kepuasan Usability

Pengujian ke-1 75,4 34,2 60,2 56,6

Pengujian ke-2 96,1 90 97,7 94,6

0

20

40

60

80

100

120N

ilai u

sab

ility

(%

)

Pengujian usability pada Masyarakat

39

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1. Kesimpulan

Pada tahap ini dilakukan penarikan kesimpulan dari penelitian yang telah

dilakukan. Seluruh kesimpulan adalah sebagai berikut:

Pada penelitian ini telah dihasilkan sebuah website bernama Surat Desa

yang berfungsi sebagai aplikasi pengurusan surat desa antara masyarakat

dan pengurus desa. Website ini telah dilakukan pengujian usability

sebanyak 2 kali dengan cara melakukan observasi kepada 12 orang yang

terdiri dari 4 pengurus desa dan 8 masyarakat. Pada pengujian ke-2

didapatkan peningkatan nilai usability sebesar 25,9% dan 38% untuk

pengujian aplikasi terhadap pengurus desa dan masyarakat. Secara

keseluruhan aplikasi ini telah memenuhi kebutuhan pengguna sebagai

aplikasi yang membantu proses pengurusan surat desa.

5.2. Saran

Pada tahap ini dilakukan penarikan kesimpulan dari penelitian yang telah

dilakukan. Seluruh kesimpulan adalah sebagai berikut:

Pada penelitian selanjutnya diharapkan dapat meningkatkan jumlah

pengguna yang dapat diobservasi terhadap aplikasi.

40

DAFTAR KEPUSTAKAAN

Dumas, J. S. 1999. A Practical Guide to Usability Testing. Intelect Publishing.

England.

Fatta, A. H. (2007). Analisa dan Perancangan Sistem Informasi untuk

Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern Edisi I.

ANDI. Yogyakarta.

Hidayatulloh, S., dan Mulyadi, C. 2015. Sistem Pelayanan Administrasi

Kependudukan Desa Candigatak Berbasis Web. Jurnal IT CIDA, 42-55.

Nandari, B. (2014). Aplikasi Sistem Pengelolaan Surat Pada Kantor Desa Jetis

Lor. Indonesian Journal on Networking and Security, 66-71.

Nielsen, J. 2001. Success rate: the simplest usability metric. http://www.nngroup.

com/articles/success-rate-the-simplest-usability-metric. Tanggal Akses

23 Januari 2017

Nielsen, J. 2012. Usability 101: Introduction to Usability.https://www.nngroup.

com/articles/usability-101-introduction-to-usability. Tanggal Akses 13

Januari 2017

Nielsen, J. 2014. Turn User Goals into Task Scenarios for Usability Testing.

https://www.nngroup.com/articles/task-scenarios-usability-testing/.

Tanggal Akses 25 Januari 2017.

Nurhadryani, Y. S. 2013. Pengujian Usability untuk Meningkatkan Antarmuka

Aplikasi. Jurnal Ilmu Komputer Agri-Informatika, 83-93.

Nurjamal, D., dan Sumirat, W. 2011. Penuntun Perkuliahan Bahasa Indonsia.

Alfabet. Jakarta.

Pressman, R. S. 2010. Software engineering : a practitioner’s approach.

McGraw-Hill. New York.

Simarmata, J. 2010. Rekayasa Web. ANDI. Jakarta.

Sommervile, I. 2003. Software Engineering (Rekayasa Perangkat Lunak).

Terjemahan dari Software Engineering 6th Edition. Oleh Yuhliza

Hanum. Erlangga. Jakarta.

Stanton, S., Salmon, P. M., dan Rafferty, L. A. 2013. Human Factors Methods: A

Practical Guide for Engineering and Design. Ashgate Publishing, Ltd.

England.

41

Zuntriana, A. 2015. Uji Usabilitas Jarak Jauh (Remote Usability Testing) pada

Portal Web Perpustakaan Nasional Republik Indonesia. Prosiding Sistem

Informasi KNSI 2015, 68-76.

analisa dan perancangan aplikasi surat desa … filememenuhi syarat-syarat pada tugas akhir oleh :...

Documents