teknik dokumentasi edited.ppt

Tehnik dan Dokumentasi Sistem

Oleh:Adi Nugroho

Fajrian Mukti A.Iman Hakiki N.Suwardi Dwi P.

Tinjauan Tehnik sistem (TS) adalah berbagai tool

yang digunakan dalam analisa, rancangan dan dokumentasi SIA dan relasi antar sub SIA.

Terdapat pembesaran grapis (pictorial) secara alamiah.

Teknik Sistem digunakan oleh para akuntan yang bekerja dalam SIA.

Tujuan Belajar1. Karakterisasi pemanfaatan tehnik-

tehnik sistem oleh para auditor dan personel pengembang SIA.

2. Mendeskripsikan pemanfaatan tehnik diagram alir dalam analisa sistem pemrosesan informasi.

Tujuan Belajar3 Mendefinisikan tehnik-tehnik sistem

yang umum, seperti diagram HIPO, diagram alir SIA, dan diagram alir data logik.

Tujuan Belajar 1 Karakterisasi pemanfaatan tehnik-tehnik

sistem oleh para auditor dan personel pengembang SIA.

Use of Systems Techniquesin Auditing Apakah 2 komponen dasar dari sebuah

kesepatan pengauditan?1 Audit interim, biasanya membutuhkan

beberapa jenis uji kepatuhan (compliance testing).

2 Audit laporan keuangan, meliputi uji saldo (substantive testing).

Evaluasi Pengendalian Internal

Para auditor pada hakekatnya selalu menggunakan bagan alir dari pemrosesan dan distribusi dokumen-dokumen dalam sebuah aplikasi SIA.

Para auditor membutuhkan tehnik yang sistematis untuk membangun SIA.

Para auditor menggunakan bagan-bagan untuk menganalisa distribusi dokumen-dokumen pada SIA.

Uji Kepatuhan (Compliance Testing)

Para auditor melaksanakan uji kepatuhan untuk memastikan bahwa keberadaan, menetapkan efektivitas, dan memastikan kesinambungan berjalannya pengendalian internal yang ada.

Uji kepatuhan memerlukan pemahaman terhadap pengendalian-pengendalian yang teruji dan memadai.

Uji Kepatuhan (Compliance Testing) Para auditor harus memiliki pemahaman

dasar mengenai tehnik sistem yang digunakan dalam analisa dan rancangan SIA.

Apakah tehnik-tehnik sistem itu?– input-proses-output (IPO)– hierarki plus input-process-output

(HIPO)– logical data flow diagrams (DFD)

Kertas Kerja Apakah yang dimaksud dengan kertas

kerja? Kertas kerja adalah catatan-catatan

yang dibuat oleh auditor mengenai prosedur dan uji-uji yang telah dilaksanakan, berbagai fakta yang diperoleh, dan kesimpulan dari penugasan audit.

Para auditor membutuhkan standar profesi untuk memelihara kertas kerja.

Kertas Kerja Meliputi apa saja kertas kerja yang

digunakan para auditor dalam auditing? Angket/kuesiner pengendalian internal– Bagan alir – Bagan alir sistem– Branching dan tabel keputusan

Penggunaan Tehnik Sistem Dalam Pengembangan SIA Tiga tahap proyek pengembangan SIA1. Analisa SIA2. Rancangan SIA3. Implementasi SIA

Analisa SIA Analisa SIA meliputi pengumpulan dan

pengorganisasian informasi. Tehnik sistem membantu analist dalam

analisa SIA. Tehnik ini meliputi: Matrik – Diagram alur data logik

Implementasi SIA Implementasi SIA meliputi rencana

perancangan sampai realisasinya. Dokumentasi adalah bagian terpenting

pada tahap ini. Tool yang digunakan biasanya berupa: - Bagan alir program – Tabel keputusan

Tujuan Belajar 2Mendeskripsikan pemanfaatan tehnik diagram

alur/flowcharting dalam analisa sistem pemrosesan informasi.

Tehnik-Tehnik Sistem Apakah bagan alir? Bagan alir adalah sebuah diagram

simbol yang menunjukkan alur data secara berurutan pada sebuah SIA.

Bagan alir adalah tehnik sistem yang paling banyak digunakan.

Simbol Dasar

Input/Output

Proses

Arus dokumen

Anotasi

Simbol Input/Output khusus

Punched Card

Penyimpanan On-Line

Pita MagnetikDisket Magnetik

Pita Punched

Simbol Input/Output khusus

Dokumen

Input manual

Tampilan

CommunicationLink

Penyimpanan Off-Line

Simbol Proses KhususKeputusan

PredefinedProcess

Persiapan

Proses Manual

Prosespendukung

Arsip

Ekstrasi

Sortir

Collate

Simbol-simbol Tambahan

Penghubung

Konektor Off-page

Terminal

Parallel Mode

Pita Transmisi

Simbol Yang digunakan dalam Bagan Alir Simbol-simbol yang digunakan dalam

bagan alir mencerminkan fungsi-fungsi alur informasi SIA.

Arah normal dari alur adalah dari kiri ke kanan dan dari atas ke bawah.

Ujung arah panah harus digunakan untuk membalik arah dari arus dokumen.

Simbol Yang digunakan dalam Bagan Alir

FakturFaktur Telaah dan disetujui

Telaah dan disetujui

Faktur yang disetujui

Faktur yang disetujui

Arah normal suatu alur

Simbol Yang digunakan dalam Bagan Alir

FakturFakturTelaah

danDisetujui

Telaah dan

Disetujui

Faktur Yang disetujui

Faktur Yang disetujui

Arah Balik Dari Alur Dokumen

Simbol Yang digunakan dalam Bagan Alir

Penggunaan simbol konektor

SuratPermintaan

SuratPermintaan

SuratPermintaan

SuratPermintaan

PembelianGudang

A

A

Simbol yang digunakan dalam Bagan Alir

SuratPermintaan

SuratPermintaan

Permintaan pembelianPermintaan pembelian

ArsipPemasok

ArsipPemasok

Dua arah panah

Persiapan Order

pembelian dan sesuaikan

dengan arsip pemasok

Tujuan Belajar 3Mendefinisikan tehnik-tehnik sistem yang

umum, seperti diagram HIPO, diagram alur SIA, dan diagram alur data logik.

Bagan IPO dan HIPO Bagan-bagan ini biasanya digunakan

oleh personal pengembang SIA Pada kebanyakan level analisa hanya

pada relasi dasar IPO suatu sistem. Proses detail tambahan dilakukan

dengan HIPO.

Bagan IPO

Catatan Jam kerja

file master gaji

Akumulasi jamkerja

Tarif rupiah

Hitung pembayaran (kotor)

Catatan gaji kotor

File master gaji

Pesan Kesalahan

Bapak Ferry

Chart Number: 3.1

System: Penggajian

Deskripsi: Kalkulasi gaji kotor Tgl: 6/9/0X

Input Process Output

Bagan Hirarki

Sistem Penggajian

Sistem Penggajian

Persiapan DataPersiapan Data ProsesProses TelaahTelaah

1.0

2.0 3.0 4.0

Bagan Hirarki

Perhitungan Gaji KotorPerhitungan Gaji Kotor

Perhitungan Gaji BersihPerhitungan Gaji Bersih

Perhitungan Jam kerja

Perhitungan Jam kerja

Penentuan Tarif upahPenentuan Tarif upah

Perhitungan Gaji kotorPerhitungan Gaji kotor

3.1 3.2

3.11 3.12 3.13

Setiap nomor modul dijelaskan dalam bagan IPO

Simbol Diagram arus data logik

Terminator

Proses

Penyimpan Data

Alur Data

Diagram arus data (DFD)

Pencatat waktu

Pencatat waktu

ProsesData gaji

ProsesData gaji

KaryawanKaryawan

Payroll Data

Diagram arus data (DFD)

TimekeepingTimekeeping

VerifyPayroll

DataP1

VerifyPayroll

DataP1

Employee Data

Payroll Data

Current Status

Data Valid

Valid Payroll Data

Diagram arus data (DFD)Employee Data

Valid Payroll Data

CalculatePay

P2

CalculatePay

P2

Data to Process EmployeesEmployeesPaychecks

Net Pay and Deductions

Diagram arus data (DFD)

EmployeesEmployeesComputeNet PayComputeNet Pay

Net Pay and Deductions

Paychecks

UpdateEmployee

Files

UpdateEmployee

Files

ProcessPayrollJournal

ProcessPayrollJournal

Current

Amounts

Details JournalData

Analisa, Dokumen, dan Bentuk Distribusi bagan alir Analisa bagan alir mengidentifikasikan

semua proses yang signifikan dari sebuah aplikasi, menekannkan tugas-tugas dan pengendlaian yang diterapkan.

Analisa bagan alir digambarkan dnegan menggunakan simbol konektr dan alur dokumen.

Analisa Bagan Alir

Daftar Vendor yang disetujuiDaftar Vendor yang disetujui

SiapanKuotaSiapanKuota

Pilih Vendor

Pilih Vendor

Permintaan Kuota

Permintaan Kuota

Permintaan Kuota

Permintaan Kuota

Pembelian Pemasok Pembelian Pemasok

Analisa Bagan Alir

PembuatanPurchase

Order

PembuatanPurchase

Order

Pemilihan PemasokPemilihan Pemasok

PermintaanKuota

PermintaanKuota

Pembelian Pemasok Pembelian Pemasok

Permintaan Kuota

Permintaan Kuota

PurchaseOrder

PurchaseOrder

PurchaseOrder

PurchaseOrder

Bagan Alur Dokumen Controller Vice President Manufacturing

Permintaan pembelianPermintaan pembelian

Piutang dagang Agent pembelian Penerimaan Gudang

2

Permintaan pembelian

1

Permintaan pembelian

1

Permintaan pembelian

1

Permintaan pembelian

1Order

pembelian 3

Orderpembelian

3

Orderpembelian

1

Orderpembelian

12

34 5

Orderpembelian

4

Orderpembelian

4

Orderpembelian

5

Orderpembelian

5

Untuk Vendor

Bentuk Bagan DistribusiPembelian Inventori Hutang Produksi Akuntansi

Order PembelianCopy

1

2

3

4

5

1

2

1

2

3

4

Aturan Sandwich Setiap simbol proses seharusnya bisa

“sandwiched” antara sebuah input dan sebuah simbol output.

Alur Input ke simbol dan alur output ke luar simbol proses.

Tehnik Narasi Tehnik narasi adalah tehnik yang

digunakan dalan tahap penemuan fakta dalam analisa SIA.

Beberapa tehnik narasi, antara lain: - Kuesioner tertutup dan terbuka. - Dokumen telaahan.

Analisa Pemanfaatan Sumber Daya (APSD) APSD harus selalu dipertimbangkan oleh

pengembang SIA dalam implementasi SIA.

Work measurement meliputi berbagai tehnik yang digunakan seperti model, ukuran, estimasi clerical atau aktivitas lainnya dalam kerangka producsi.

Analisa Pemanfaatan Sumber Daya

Work measurement terdiri atas 4 tahap dasar:1 Identifikasi tugas.2 Perolehan taksiran waktu untuk pelaksanaan

tugas. 3. Penyesuaian taksiran waktu tersebut. 4. Analisa kebutuhan berdasarkan data ini.

Tehnik-tehnik analisa keputusan Branching dan tabel keputusan

digunakan secara umum oleh personal pengembang SIA.

Tabel branching adalah komposisi dari sebuah pernyataan keputusan yang dibuat, daftar kondisi yang dapat terjadi, dan jalur yang diikuti untuk setiap kondisi.

Tehnik-tehnik analisa keputusan

Branching Table Formats

Code Equal to

Go toInconnector

reference

1 2 3

Inconnectorreference

4

Tehnik-tehnik analisa keputusan Tabel Keputusan adalah sebuah tabulasi

yang mencerminkan sebuah peoses pengambilan keputusan.

Tabel Keputusan menyatukan berbagai kriteria keputusan.

Terdapat premis IF-THEN yang dibuat dan umumnya tampil dalam matrik 2 dimensi.

1 2 3 ... N Kondisi stub Tindakan stub

Format Tabel Keputusan

Pencatatan kondisiPencatatan tindakan

Format Tabel Keputusan

Judul Tabel Aturan

JikaMaka

Tabel Keputusan Untuk Proses Distribusi Tenaga Kerja

15 Jam Shift Y – N Y15 Jam lembur Y N Y –15 Jam Regular Y – – N

1 2 3 4

Rupiah Regular x x xRupiah Lembur x xRupiah Shift x xKesalahan no shift/OT x

SELESAI