tata cara rekonsiliasi melalui email

TATA CARA REKONSILIASI MELALUI EMAIL

Workshop Penyusunan Laporan Keuangan Tingkat Satker

Banda Aceh, 19-20 Juni 2012

Oleh: Husaini

Alamat Email Rekonsiliasi Alamat email Seksi Vera yang

digunakan untuk melakukan rekonsiliasi adalah: verabanda001@gmail.com

Alamat email tersebut hanya melayani permintaan rekonsiliasi saja dan tidak menerima pengirman ADK AFS

Pengiriman ADK AFS dapat dilakukan melalui email: peran.001@gmail.com

Format Alamat Email Satker

Alamat Email Harus Berformat:

BA+UNIT+ SATKER+KEWENANGAN

Atau

KEWENANGAN+BA+UNIT+ SATKER

Contoh:

04003.060002DK@gmail.com

Atau:

kd01508_527560@yahoo.com

Satu email hanya berlaku untuk satu DIPA

Keuntungan

Praktis Optimasi waktu Mendapatkan arsip elektronik/softcopy Update informasi terbaru Rekonsiliasi lebih awal Tambahan poin rekonsiliasi

Subjek dan Isi Email

SUBJEK EMAIL

REKON + NAMA SATKER + BULAN DAN TAHUN

Contoh:

REKON MIN BANDA ACEH JANUARI 2012

ISI EMAIL:

ADK KIRIM BULAN BERKENAAN (bukan backup SAKPA)

Nama + NIP KPA/PPK (hanya jika ada perubahan)

Cek Kembali

Sebelum mengirimkan ADK rekonsiliasi pastikan: Sudah melakukan proses rekap potongan PFK

dari aplikasi SAKPA (khusus untuk Satker Gaji) Mengirimkan ADK sesuai dengan periode

rekonsiliasi Semua data transaksi telah diinput dan tidak

ada yang tertinggal Sudah melakukan posting s.d periode

berkenaan File pengiriman berkestensi .012 bukan .bck

Perbaikan Data Rekonsiliasi

ADK perbaikan dikirim dengan mereply/membalas email kiriman ADK awal (email balasan dari KPPN). Satker dilarang membuat email baru jika ada perbaikan rekonsiliasi

Dengan demikian history rekonsiliasi akan tetap ada dan memudahkan petugas KPPN untuk mendeteksi kesalahan dan melakukan perbaikan

Report

Setiap kali mengirimkan email rekonsiliasi, Satker akan langsung mendapatkan balasan berupa laporan bahwa email yang dikirimkan telah diterima oleh KPPN. Jika email laporan ini telah diterima berarti email Satker telah diterima oleh KPPN dan akan segera diproses. Satker dilarang mengirimkan email lebih dari 1 kali (bahkan secara berulang-ulang karena dapat memperlambat proses rekonsiliasi dan menimpa data yang sudah benar)

Konfirmasi

Jika dalam waktu 24 jam setelah mengirimkan email tidak mendapatkan email balasan dari KPPN, silahkan mengirimkan email dengan subjek “KONFIRMASI” tanpa melampirkan ADK rekonsiliasi

Masa Rekonsiliasi Melalui Email

Jika sudah tidak ada transaksi untuk periode rekonsiliasi berkenaan, ADK Rekonsiliasi sudah dapat dikirimkan sejak 5 hari kerja sebelum bulan yang akan direkonsiliasi

Rekonsiliasi melalui email akan ditutup setelah 7 hari kerja sejak awal bulan rekonsiliasi dan setiap pengiriman setelah tanggal tersebut tidak akan mendapat balasan dari KPPN

KPPN akan memberikan notifikasi kepada satker melalui email mengenai saat dimulai dan berakhirnya rekonsiliasi melalui email setiap bulannya

Informasi UNTUK MENDAPATKAN INFORMASI

TERBARU MENGENAI PERKEMBANGAN REKONSILIASI, UPDATE APLIKASI, DAN INFORMASI-INDORMASI PENTING LAINNYA, REGISTRASIKAN EMAIL ANDA DENGAN MENGIRIMKAN EMAIL DENGAN,

SUBJEK : REGISTRASI

ISI EMAIL : REGISTRASI

KE

verabanda001@gmail.com

Informasi

Atau dapat juga dengan menambahkan facebook Vera KPPN Banda Aceh dengan alamat email yang sama (verabanda001@gmail.com)

Atau melalui url:

www.facebook.com/verakppn.bandaaceh