tata cara pengisian & update data e-procurement pt … cara update data e... · terbit siujk...
Post on 17-Jul-2020
23 Views
Preview:
TRANSCRIPT
Vendor Management PT Industri Kereta Api (Persero) Copyright © 2018
Page 1 of 10
LANGKAH 1
Buka link eproc.inka.co.id menggunakan browser internet (Google Crome/Firefox/dsb).
Isi kolom Username dan Password sesuai yang telah anda daftarkan saat melakukan
registrasi.
Jika anda berhasil Log in akan muncul jendela dengan informasi “Anda Berhasil Login”,
kemudian klik “OK” untuk melanjutkan.
TATA CARA PENGISIAN & UPDATE DATA
E-PROCUREMENT PT INKA (PERSERO)
NOTE:
Pengisian & Update data dilakukan untuk Vendor yang telah memiliki Username dan Password
Vendor Management PT Industri Kereta Api (Persero) Copyright © 2018
Page 2 of 10
LANGKAH 2
Pilih toolbar untuk mengisi seluruh informasi terkait perusahaan anda
Tata cara pengisian kolom Data Perusahaan
a. Bentuk Perusahaan
Pilih sesuai dengan Bentuk Perusahaan Anda (contoh: PT, CV, UD, dsb.)
b. Nama Perusahaan
Isi kolom berikut dengan Nama Perusahaan Anda tanpa Jenis Perusahaan dan
menggunakan huruf Capital.
c. Alamat/Gedung
Isi kolom berikut dengan Alamat Kantor/Gedung Pusat Perusahaan Anda tanpa
keterangan Kota, Provinsi dan Kode Pos.
d. Provinsi
Pilih Provinsi sesuai dengan Lokasi Kantor/Gedung Pusat Perusahaan Anda.
e. Kota
Pilih Kota sesuai dengan Lokasi Kantor/Gedung Pusat Perusahaan Anda.
f. Kode Pos
Isi Kolom Kode Pos sesuai dengan Lokasi Kantor/Gedung Pusat Perusahaan Anda.
g. Telepon dan Fax
Isi sesuai nomor Telepon dan Fax Perusahaan Anda.
h. Homepage
Isi kolom Homepage sesuai alamat homepage Perusahaan Anda.
i. Email
Isi kolom dengan email Perusahaan Anda.
Pastikan semua kolom telah benar terisi, kemudian Klik
Vendor Management PT Industri Kereta Api (Persero) Copyright © 2018
Page 3 of 10
LANGKAH 3
Tata cara pengisian kolom Data Personil
Pada kolom ini terbagi menjadi 3 bagian pengisian, yaitu Penanggung Jawab, Penandatangan
Kontrak dan Sales Person. Lakukan pembaruan data secara berkala jika terjadi perubahan
pada struktur organisasi perusahaan anda.
a. Penanggung Jawab
- Nama
Isi kolom berikut sesuai dengan Nama Penanggung Jawab (Tanpa gelar)
keseluruhan proses bisnis pada perusahaan Anda.
- Jabatan
Isi kolom berikut sesuai dengan Jabatan yang dipangku oleh Nama Penanggung
Jawab perusahaan Anda (Misal: Komisaris, Direktur Utama, dsb).
- HP
Isi kolom berikut sesuai dengan Nomor Handphone yang dimiliki oleh
Penanggung Jawab perusahaan Anda.
Isi kolom berikut sesuai dengan email yang dimiliki oleh Penanggung Jawab
perusahaan Anda.
b. Penandatanganan Kontrak
- Nama
Isi kolom berikut sesuai dengan Nama Personil yang bertanggung jawab
membubuhkan tanda tangan pada lembar Purchase Order (Tanpa gelar).
- Jabatan
Isi kolom berikut sesuai dengan Jabatan yang dipangku oleh Personil yang
bertanggung jawab membubuhkan tanda tangan pada lembar Purchase Order
(Misal: General Manager, Senior Manager, dsb).
- HP
Isi kolom berikut sesuai dengan Nomor Handphone yang dimiliki oleh Personil
yang bertanggung jawab membubuhkan tanda tangan pada lembar Purchase
Order.
Isi kolom berikut sesuai dengan email yang dimiliki oleh Personil yang
bertanggung jawab membubuhkan tanda tangan pada lembar Purchase Order.
Vendor Management PT Industri Kereta Api (Persero) Copyright © 2018
Page 4 of 10
c. Sales Person
- Nama
Isi kolom berikut sesuai dengan Nama Personil Pemasaran perusahaan anda
(Tanpa gelar).
- Jabatan
Isi kolom berikut sesuai dengan Jabatan yang dipangku oleh Personil Pemasaran
perusahaan anda (Misal: Kepala Divisi Pemasaran, dsb).
- HP
Isi kolom berikut sesuai dengan Nomor Handphone yang dimiliki oleh Personil
Pemasaran perusahaan anda
Isi kolom berikut sesuai dengan email yang dimiliki oleh Personil Pemasaran
perusahaan anda.
Pastikan semua kolom telah benar terisi, kemudian Klik
LANGKAH 4
Tata cara pengisian kolom Referensi Bank
a. Negara
Isi kolom sesuai dengan lokasi Negara Bank yang menerbitkan surat referensi bank.
b. Nama Bank
Isi kolom sesuai dengan Nama Bank yang menerbitkan surat referensi bank.
c. Cabang Bank
Isi kolom sesuai dengan Cabang Bank yang menerbitkan surat referensi bank.
d. Alamat
Isi kolom sesuai dengan Alamat Bank yang menerbitkan surat referensi bank.
e. Kota
Isi kolom sesuai dengan Kota Bank yang menerbitkan surat referensi bank.
f. Nama Account
Isi kolom sesuai dengan Nama Account yang terdaftar pada Bank tersebut.
g. Penanggung Jawab Account
Isi kolom sesuai dengan Nama Penanggung Jawab atas Account Bank Perusahaan
anda.
Pastikan semua kolom telah benar terisi, kemudian Klik
Vendor Management PT Industri Kereta Api (Persero) Copyright © 2018
Page 5 of 10
LANGKAH 5
Tata cara pengisian kolom Bidang Usaha
a. Jenis Usaha
Klik ,kemudian akan muncul jendela baru yang menampilkan 4 Jenis Usaha. Pilih
salah satu dari 4 pilihan yang tertera sesuai Jenis Usaha Perusahaan Anda dengan click
tanda
b. Kepemilikan
Klik ,kemudian akan muncul jendela baru yang menampilkan 6 Jenis Kepemilikan.
Pilih salah satu dari 6 pilihan yang tertera sesuai Jenis Kepemilikan Perusahaan Anda
dengan click tanda
c. Bidang Usaha
Klik ,kemudian akan muncul jendela baru yang menampilkan 4 Jenis Bidang
Usaha. Pilih salah satu dari 4 pilihan yang tertera sesuai Jenis Bidang Usaha
Perusahaan Anda dengan click tanda
Vendor Management PT Industri Kereta Api (Persero) Copyright © 2018
Page 6 of 10
d. Material Group
Klik ,kemudian akan muncul jendela baru yang menampilkan 22 Material Group.
Pilih salah satu dari 22 pilihan yang tertera, sesuai Material Group yang Perusahaan
Anda pasok dengan click tanda
e. Jenis Produk
Isi kolom berikut sesuai Produk yang dapat Perusahaan Anda pasok
(Misal: Lampu, Locking Device, Cable).
Pastikan semua kolom telah benar terisi, kemudian Klik dan Klik
LANGKAH 6
Tata cara melakukan Upload persyaratan Dokumen Legal.
Upload persyaratan Dokumen Legal dapat dilakukan apabila Langkah 2 sampai dengan
Langkah 5 sudah benar terisi dan Anda telah klik
a. Nomor Pajak Wajib Pajak (NPWP)
- Isi sesuai Nomor NPWP yang telah Anda Input saat melakukan Registrasi.
- Upload softfile kartu NPWP dengan tipe file PDF Document. Dengan cara klik
dan pilih file yang akan Anda Upload, kemudian klik
- Jika sudah terupload, Pilih pada status upload.
Vendor Management PT Industri Kereta Api (Persero) Copyright © 2018
Page 7 of 10
b. Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP)
- Isi sesuai Nomor SIUP Perusahaan Anda.
- Isi dengan klik ,sesuaikan dengan tanggal, bulan, tahun
terbit SIUP perusahaan Anda.
- Isi dengan klik ,sesuaikan dengan tanggal, bulan, tahun
masa berlaku SIUP perusahaan Anda.
- Upload softfile SIUP dengan tipe file PDF Document. Dengan cara klik dan
pilih file yang akan Anda Upload, kemudian klik
- Jika sudah terupload, Pilih pada status upload.
c. Tanda Daftar Perusahaan (TDP)
- Isi sesuai Nomor TDP Perusahaan Anda.
- Isi dengan klik ,sesuaikan dengan tanggal, bulan, tahun terbit
TDP perusahaan Anda.
- Isi dengan klik ,sesuaikan dengan tanggal, bulan, tahun
masa berlaku TDP perusahaan Anda.
- Upload softfile TDP dengan tipe file PDF Document. Dengan cara klik dan
pilih file yang akan Anda Upload, kemudian klik
- Jika sudah terupload, Pilih pada status upload.
d. Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak (SPPKP)
- Isi sesuai Nomor SPPKP Perusahaan Anda.
- Upload softfile SPPKP dengan tipe file PDF Document. Dengan cara klik
dan pilih file yang akan Anda Upload, kemudian klik
- Jika sudah terupload, Pilih pada status upload.
e. Akte Pendirian Perusahaan
- Isi sesuai Nomor pada Perusahaan Anda.
- Upload softfile Akta Pendirian Perusahaan dengan tipe file PDF Document.
Dengan cara klik dan pilih file yang akan Anda Upload, kemudian klik
- Jika sudah terupload, Pilih pada status upload.
Vendor Management PT Industri Kereta Api (Persero) Copyright © 2018
Page 8 of 10
f. Company Profile
- Upload softfile Company Profile dengan tipe file PDF Document. Dengan cara klik
dan pilih file yang akan Anda Upload, kemudian klik
- Jika sudah terupload, Pilih pada status upload.
g. Struktur Organisasi
- Upload softfile Struktur Organisasi dengan tipe file PDF Document. Dengan cara
klik dan pilih file yang akan Anda Upload, kemudian klik
- Jika sudah terupload, Pilih pada status upload.
h. Brosur/Katalog Produk
- Upload softfile Brosur/Katalog Produk dengan tipe file PDF Document. Dengan
cara klik dan pilih file yang akan Anda Upload, kemudian klik
- Jika sudah terupload, Pilih pada status upload.
i. Referensi Bank
- Upload softfile Referensi Bank dengan tipe file PDF Document. Dengan cara klik
dan pilih file yang akan Anda Upload, kemudian klik
- Jika sudah terupload, Pilih pada status upload.
j. Laporan Keuangan
- Upload softfile Laporan Keuangan dengan tipe file PDF Document. Dengan cara
klik dan pilih file yang akan Anda Upload, kemudian klik
- Jika sudah terupload, Pilih pada status upload.
Pastikan semua file dan data telah benar terisi dan terupload, kemudian Klik
Semua Persyaratan Dokumen Legal Perusahaan harus diupload dan terverifikasi, agar
Perusahaan Anda dapat mencetak Formulir Aplikasi Vendor Perusahaan.
Vendor Management PT Industri Kereta Api (Persero) Copyright © 2018
Page 9 of 10
LANGKAH 7
Tata cara melakukan Upload persyaratan Dokumen Pendukung.
Upload persyaratan Dokumen Pendukung dapat dilakukan apabila Dokumen Legal
Perusahaan pada Langkah 6 sudah terupload dan tersimpan dalam sistem.
a. Surat Ijin Usaha Jasa Konstruksi (SIUJK)
- Isi sesuai Nomor SIUJK Perusahaan Anda.
- Isi dengan klik ,sesuaikan dengan tanggal, bulan, tahun
terbit SIUJK perusahaan Anda.
- Isi dengan klik ,sesuaikan dengan tanggal, bulan, tahun
masa berlaku SIUJK perusahaan Anda.
- Upload softfile SIUJK dengan tipe file PDF Document. Dengan cara klik
dan pilih file yang akan Anda Upload, kemudian klik
b. SPT Tahunan
- Upload softfile SPT Tahunan dengan tipe file PDF Document. Dengan cara klik
dan pilih file yang akan Anda Upload, kemudian klik
c. Surat Ijin Usaha (SIU)/Sejenisnya
- Upload softfile SIU/Sejenisnya dengan tipe file PDF Document. Dengan cara klik
dan pilih file yang akan Anda Upload, kemudian klik
d. ISO Certificate
- Isi dengan klik ,sesuaikan dengan tanggal, bulan, tahun
terbit ISO perusahaan Anda.
- Isi dengan klik ,sesuaikan dengan tanggal, bulan, tahun
masa berlaku ISO perusahaan Anda.
- Upload softfile ISO dengan tipe file PDF Document. Dengan cara klik dan
pilih file yang akan Anda Upload, kemudian klik
Vendor Management PT Industri Kereta Api (Persero) Copyright © 2018
Page 10 of 10
e. Sertifikat Keanggotaan KADIN
- Isi dengan klik ,sesuaikan dengan tanggal, bulan, tahun
terbit Tanggal Terbit Sertifikat Keanggotaan KADIN perusahaan Anda.
- Isi dengan klik ,sesuaikan dengan tanggal, bulan, tahun
masa berlaku Sertifikat Keanggotaan KADIN perusahaan Anda.
- Upload softfile Sertifikat Keanggotaan KADIN dengan tipe file PDF Document.
Dengan cara klik dan pilih file yang akan Anda Upload, kemudian klik
f. Surat Penunjukkan Keagenan
- Upload softfile Surat Penunjukkan Keagenan dengan tipe file PDF Document.
Dengan cara klik dan pilih file yang akan Anda Upload, kemudian klik
LANGKAH 8
Jika semua kolom dan dokumen telah benar terisi dan terupload pada sistem E-procurement
PT INKA (Persero), Bagian Vendor Management PT INKA (Persero) akan melakukan verifikasi.
Apabila proses Verifikasi sudah dilakukan, Notification akan dikirimkan via email Perusahaan
Anda selambat lambatnya 5 hari kerja setelah proses pendaftaran.
Setelah mendapat verifikasi persetujuan, Anda klik untuk mencetak Form Aplikasi
Vendor.
Selanjutnya rekanan diwajibkan mengirimkan hard copy Form Aplikasi Vendor kepada:
PT Industri Kereta Api (Persero)
Vendor Management
Divisi Logistik
Departemen Rendal Pengadaan & Persediaan
Alamat : JL. Yos Sudarso 71 – Kota Madiun 63122
Subject : Registrasi Vendor Barang/Jasa Produksi
Telp : (0351) 452271-74 Ext. 1222
Setelah Form Aplikasi Vendor diterima oleh Vendor Management PT INKA (Persero), selanjutnya akan diberikan Notification via email beserta Nomor ID Vendor.
Rekanan belum dapat mengikuti proses pengadaan barang/jasa, apabila data dan dokumen pada sistem e-procurement PT INKA (Persero) belum mendapat verifikasi persetujuan.
Rekanan wajib melakukan update secara berkala melalui username Perusahaan yang telah didaftarkan apabila terdapat perubahan data Perusahaan dan atau persyaratan dokumen yang telah melewati masa berlaku.
top related