tahapan pengadaan konsultan manajemen konstruksi fin

TAHAPAN PENGADAAN KONSULTAN

MANAJEMEN KONSTRUKSI

OLEH :

JB. WOWOK BIROWO 0891561008IGA PRAMANASARI RAD 0891561009I NYOMAN MISNA 0891561015NIKEN HERLINA SEPTIANI 0891561016I MADE ARYANA 0891561023GEDE NYM. SUTA WAISNAWA 0891561024

1. RAPAT PERSIAPANPada tahapan ini panitia pengadaan yang sudah terbentuk sebelumnya mengadakan rapat persiapan yang bertujuan untuk memutuskan kapan proses pelelangan akan dilaksanakan, metode pengumuman pelelangan, penyusunan jadwal proses pelelangan.

2. BERITA ACARA RAPAT PERSIAPANDibuatkan berita acara bersama yang berisi mengenai hasil dari rapat persiapan

3. PENGUMUMAN PRAKUALIFIKASI SELEKSI UMUMBerdasarkan Berita Acara yang sudah ditetapkan sebelumnya, proses prakualifikasi seleksi umum dapat segera dilaksanakan dengan diumumkan terlebih dahulu sesuai dengan yang sudah disepakati apakah akan melalui media umum dan/atau ditempel pada papan pengumuman.Dalam keadaan tertentu pemilihan penyedia jasa konsultansi dapat dilakukan melalui seleksi terbatas, seleksi langsung atau penunjukan langsung.

4. SURAT PENGANTAR PENGUMUMANSurat pengantar ini sifatnya sebagai pengesahan bahwa pengumuman yang dilakukan benar-benar resmi dan diketahui semua pihak.

5. PENGAMBILAN DOKUMEN PRAKUALIFIKASI Di dalam pengumuman yang sudah diterbitkan terdapat jadwal pengambilan dokumen prakualifikasi. Dokumen ini wajib diambil dengan tujuan supaya para peserta prakualifikasi dapat menyusun dokumen dengan baik dan sesuai dengan yang diminta panitia.

6. PEMASUKAN DOKUMEN PRAKUALIFIKASI Pemasukan Dokumen Prakualifikasi dilakukan setelah masa waktu penyusunan dokumen prakualifikasi berakhir, pada tanggal dan waktu yang sudah ditentukan.

7. UNDANGAN RAPAT EVALUASI DOKUMEN PRAKUALIFIKASI Setelah pemasukan dokumen prakualifikasi, dilakukan rapat evaluasi dengan tujuan penelitian administrasi (lulus/ gugur) dan Penilaian teknis meliputi KD, ( lulus/gugur) Personil.

8. BERITA ACARA RAPAT EVALUASI PRAKUALIFIKASI Sebelum dibuat berita panitia menyusun peringkat peserta prakualifikasi dan menyusun daftar pendek Konsultan

Dibuatkan Berita Acara berdasarkan hasil evaluasi yang sudah dilakukan.

9. LAPORAN HASIL PRAKUALIFIKASI Setelah melakukan evaluasi dokumen prakualifikasi dan menerbitkan berita acara, panitia pengadaan melakukan pelaporan terhadap hasil prakualifikasi tersebut kepada Pejabat Pembuat Komitmen.

10. PENETAPAN HASIL PRAKUALIFIKASI Penetapan Hasil Prakualifikasi dilakukan setelah laporan diterima oleh Pejabat Pembuat Komitmen.

11. PENGUMUMAN HASIL PRAKUALIFIKASI Hasil Penetapan Prakualifikasi kemudian diumumkan pada papan pengumuman dan/atau media umum.

12. PEMBERITAHUAN HASIL EVALUASI PRAKUALIFIKASI Selain diumumkan, hasil evaluasi prakualifikasi diberitahukan kepada seluruh peserta prakualifikasi melalui surat atau fax pada alamat yang tertera pada saat pendaftaran.

13. MASA SANGGAH PRAKUALIFIKASI Masa sanggah dilakukan selama 7 hari. Di dalam masa sanggah ini apabila ada peserta yang merasa keberatan dengan hasil evaluasi atau penetapan dapat mengajukan sanggahan secara tertulis dengan dilengkapi data-data sanggahan.

14. UNDANGAN KEPADA KONSULTAN YANG MASUK DAFTAR PENDEK Undangan diberikan kepada para peserta yang lolos evaluasi dokumen prakualifikasi.

15. PENGAMBILAN DOKUMEN SELEKSI UMUM Bagi para peserta yang lolos evaluasi dokumen prakulifikasi dan mendapat undangan pengambilan dokumen seleksi umum, diwajibkan untuk mengambil dokumen seleksi umum sesuai dengan jangka waktu yang telah ditentukan.

16. BERITA ACARA PENJELASAN PEKERJAAN DAN PERUBAHANNYA Berdasarkan aanwijzing yang dilaksanakan setelah para peserta mendapatkan dokumen seleksi umum, dibuatkan barita acara yang menetapkan hasil tanya jawab pada aanwijzing tersebut dan perubahan-perubahan yang ada.

17. Pemasukan Dokumen Penawaran- Penyampaian Dokumen Penawaran

dimulai satu hari setelah penjelasan (aanwijzing), batas akhir dokumen penawaran sekurang-kurangnya 7 hari setelah penjelasan

- Sampul 1 berisi dokumen administrasi dan penawaran teknis serta sampul 2 berisi penawaran biaya dimasukkan dalam sampul luar untuk disampaikan kepada panitia pengadaan.

- Hal-hal yang perlu disampaikan :a)Jumlah rangkap dokumen penawaran

sebanyak 3 buah dialamatkan kepada Pejabat Pembuat Komitmen. Satu rangkap untuk PPK, 2 rangkap untuk Panitia

b)Dokumen penawaran asli untuk PPK disampaikan oleh Panitia Pengadaan dalam keadaan tertutup dan di lak serta hanya dibuka setelah diterbitkan surat penetapan pemenang atau bila ada sanggahan dafri peserta,pembukaan dokumen penawaran asli dilakukan dihadapan wakil peserta penyanggah dan disanggah.

c) Dokumen penawaran dan surat pengantar penawaran dimasukkan dalam sampul panitia dan disampaikan kepada panitia pengadaan dengan jumlah rangkap sesuai yang disyaratkan dan alamat yang ditentukan oleh panitia pengadaan

d) Apabila dokumen penawaran diterima setelah melampaui batas akhir pemasukan dok penawaran tsb tidak diikutsertakan.

- Penarikan, pengubahan, penggantian dan penambahan dok penawaran :

a) Dokumen penawaran yang telah dimasukkan tidak dapat diambil oleh peserta seleksi

b) Apabila peserta seleksi akan menarik / mengubah / mengganti/menambah dokumen penawaran yang telah dimasukkan harus dilakukan sebelum waktu penutupan penyampaian dokumen penawaran

c) Tidak ada dokumen susulan yang yang dapat diterima panitia pengadaan setelah batas waktu penyampaian dokumen penawaran berakhir/ditutup.

18. PEMBUKAAN DOKUMEN PENAWARAN ADMINISTRASI DAN TEKNIS (SAMPUL 1)

• Para peserta seleksi atau wakilnya yang hadir harus memperlihatkan identitas atau surat keterangan penugasan dari perusahaan dan menandatangani daftar hadir. Panitia meminta kesediaan dua orang wakil dari peserta seleksi sebagai saksi.

• Setelah batas waktu yang telah ditentukan tidak ada peserta seleksi yang hadir maka pembukaan penawaran dilaksanakan dengan disaksikan dua orang saksi yang bukan anggota panitia pengadaan yang ditunjuk secara tertulis oleh panitia.

• Panitia mengadakan meneliti isi kotak, menghitung jumlah sampul penawaran yang masuk dan bila penawaran yang masuk kurang dari tiga seleksi tidak dapat dilanjutkan. (Proses pelelangan diulang)

4. Panitia pengadaan membuka sampul luar penawaran, termasuk dokumen penarikan / pengubahan/penambahan bila ada dihadapan para peserta seleksi yang hadir pada jam, hari, tanggal dan tempat sebagaimana yang telah ditentukan oleh panitia

5. Panitia pengadaan membuka dokumen penawaran dihadapan para peserta pada waktu yang telah ditentukan dalam dokumen seleksi.

6. Berita acara pembukaan sampul 1 sekurang-kurangnya memuat :

a. Jumlah dokumen penawaran yang masuk

b. Jumlah dokumen penawaran yang lengkap dan tidak lengkap

c. Kelainan – kelainan yang dijumpai dalam dokumen penawaran (bila ada)

d. Keberatan atau sanggahan dari peserta

e. Tanggal pembuatan berita acara.f. Tandatangan anggota panitia

19. Evaluasi Dokumen Penawaran Administrasi dan Teknis

Panitia pengadaan melakukan evaluasi terhadap semua penawaran berdasarkan ketentuan dan kriteria yang telah ditentukan dalam dokumen seleksi.1. Evaluasi administrasi :

a. Penilaian terhadap adminstrasi hanya dilakukan terhadap hal-hal yang tidak dinilai pada saat pra-kualifikasi

b. Hal-hal yang perlu dilakukan pada saat administrasi pada saat evaluasi kelengkapan data adminstrasi yaitu mencantumkan masa berlakunya penawaran dan adanya dokumen penawaran teknis

c. Penawaran dinyatakan gugur apabila salah satu persyaratan administrasi yang diminta dalam dokumen seleksi tidak dipenuhi atau tidak memenuhi syarat.

d. Untuk dokumentasi Panitia Pengadaan, dokumen asli yang mengakibatkan gugurnya penawaran disimpan oleh panitia pengadaan.

e. Penawaran yang lulus adminstrasi, dilanjutkan oleh Evaluasi Teknis

f. Dokumen penawaran teknis dan penawaran biaya bagi penawaran yang dinyatakan gugur administrasi dapat diambil kembali oleh peserta yang bersangkutan.

2. Evaluasi Teknis:a. Penilaian penawaran teknis dilakukan

dengan cara memberikan nilai angka terhadap unsur poenawaran teknis dengan memperhatikan bobot yang diberikan pada unsur-unsur yang dinilai

b. Unsur-unsur pokok yang dinilai adalah :penawaran perusahaan, pendekatan dan metodologi serta kualifikasi tenaga ahli

c. Penilaian dilakukan sesuai pembobotan dari masing-masing unsur yang telah ditentukan dalamn dokumen seleksi, sesuai dengan rentang sebagai berikut :

Unsur : Bobot (%)

Pengalaman Perusahaan 10 – 20Pendekatan Dan Metodologi 20 – 40 Kualifikasi Tenaga Ahli 50 – 70 Jumlah 100

PENGALAMAN PERUSAHAAN1. Penilaian dilakukan atas pengalaman

perusahaan selama kurun waktu 7 (tujuh) terakhir dalam melaksanakan pekerjaan sejenis (nama pekerjaan, lokasi, pejabat pembuat komitmen/pengguna jasa secara singkat dan jumlah pekerjaan yang sedang dilaksanakan oleh penyedia jasa)

2. Pengalaman perusahaan harus dilengkapi dengan rekaman kontrak dari pejabat yang berwenang.

3. Unsur-unsur yang dinilai antara lain; pengalaman dalam pekerjaan sejenis, pengalaman manajerial, kapasitas perusahaan dengan memperhatikan jumlah tenaga ahli tetap.

PENDEKATAN DAN METODOLOGI Untuk penilaian pemahaman penyedia jasa atas

lingkup pekerjaan yang diminta dalam Kerangka Acuan Kerja, pemahaman atas sasaran dan tujuan, kualitas metodologi dan hasil kerja.

1. Pemahaman atas jasa layanan yang tercantum dalam Kerangka Acuan Kerja, penilaian terutama meliputi pengertian terhadap tujuan proyek, lingkup serta jasa konsultansi yang diperlukan dalam KAK dan pengenalan lapangan.

2. Kualitas dan metodologi penilaian terutama meliputi ketepatan dalam menganalisa masalah dan langkah pemecahan yang diusulkan dengan tetap mengacu pada persyaratan KAK, konsistensi antara metodologi dan rencana kerja, aplikasi terhadap inovasi, tanggapan terhadap Kerangka Acuan mengenai data yang tersedia, jumlah Man Month tenaga ahli dan Tenaga pendukung, uraian tugas, jangka waktu pelaksanaan, laporan yang disyaratkan, program kerja, jadwal pekerjaan, jadwal penugasan tenaga ahli, struktur organisasi, serta fasilitas penunjang.

KUALIFIKASI TENAGA AHLIa. Penilaian tenaga ahli yang mempunyai sertifikat

keahlian dengan memperhatikan jenis keahlian, persyaratan, serta jumlah tenaga yang telah diindikasikan ke dalam KAK. Sub unsur yang dinilai antara lain :

1. Tingkat pendidikan formal2. Jenis keahlian (spesialisasi sesuai

dengan yang diisyaratkan dalam KAK dibuktikan dengan SKA dari Asosiasi Profesi yang terkait dan diregristrasi oleh LPJK).

3. Pengalaman kerja profesional seperti yang disyaratkan dalam KAK didukung oleh referensi.

b. Kualifikasi dari tenaga ahli yang melebihi kualifikasi dari persyaratan KAK tidak memperoleh tambahan nilai

20. BERITA ACARA EVALUASI DOKUMEN PENAWARAN ADMINISTRASI DAN TEKNISBerita Acara memuat hal-hal sebagai berikut: tanggal pelaksanaan penilaian, pedoman penilaian yang digunakan, hasil penilaian termasuk peringkat

21. PENETAPAN PERINGKAT TEKNISBerdasarkan evaluasi penawaran teknis, panitia pengadaan menetapkan urutan penyedia jasa yang dituangkan dalam berita acara evaluasi teknis

22. LAPORAN HASIL PERINGKAT TEKNISPanitia melaporkan hasil penilaian kepada Pejabat Pembuat Komitmen untuk ditetapkan.

23. PENGUMUMAN PERINGKAT TEKNISBerdasarkan penetapan pejabat pembuat komitmen, panitia pengadaan mengumumkan urutan peringkat teknis penyedia jasa berikut nilai teknisnya melalui papan pengumuman resmi dan disampaikan secara tertulis kepada peserta.

25. UNDANGAN PEMBUKAAN PENAWARAN BIAYA (SAMPUL II)

Diterbitkan undangan untuk pembukaan penawaran biaya (sampul II – tinjauan biaya) sehingga para peserta dapat mengirimkan perwakilannya sebagai saksi terhadap hasil evaluasi yang dilakukan. Perserta yang datang adalah peserta yang lulus evaluasi teknis saja.

26. BERITA ACARA PEMBUKAAN DAN EVALUASI PERHITUNGAN KOMBINASI TEKNIS DAN BIAYA

Dalam evaluasi ini akan dilakukan koreksi aritmatik, menghitung nilai kombinasi antara nilai penawaran teknis dan nilai penawaran biaya dengan cara nilai akhir = (nilai penawaran teknis x bobot penawaran teknis) + (nilai penawaran biaya x bobot penawaran biaya). Hasil dari peringkat gabungan tersebut akan dijadikan dasar untuk penetapan peringkat pemenang.

Hasil dari evaluasi tersebut dituangkan dalam berita acara yang ditandatangani bersama.

27. LAPORAN HASIL KOMBINASI TEKNIS DAN BIAYAHasil penilaian evaluasi teknis dan biaya digabungkan untuk menghasilkan suatu nilai peringkat pemenang.

28. SURAT KEPUTUSAN PENETAPAN PEMENANGSetelah hasil laporan tersebut dievaluasi dan dilaporkan, akan segera diterbitkan SK penetapan pemenang proses pengadaan.

29. PENGUMUMAN PEMENANGSetelah keluar SK penetepan pemenang, dikeluarkan pengumuman pemenang dengan cara ditempel di papan pengumuman.

30. MASA SANGGAHSetelah pengumuman diterbitkan, akan ada masa sanggah dengan prinsip sama dimana apabila ada peserta yang tidak dapat menerima hasil pengumuman, dapat mengajukan sanggahan secara tertulis kepada panitia.

31. UNDANGAN KLARIFIKASI DAN NEGOSIASI TEKNIS DAN BIAYASetelah masa sanggah berakhir dan pemenang pelelalangan sudah jelas, akan dilakukan klarfikasi dan negi teknis dan biaya dimana beberapa hal yang dipandang tidak sesuai, akan dimintakan penjelasan lisan dan tertulis

32. BERITA ACARA KLARIFIKASI DAN NEGOSIASI TEKNIS DAN BIAYAHasil dari klarifikasi dan nego teknis dan biaya tersebut dituangkan dalam berita acara sehingga hasil yang ada mengikat dan dapat dijadikan pegangan dalam pelaksanaan kontrak.

33. USULAN PENETAPAN PEMENANG SELEKSI UMUMDari hasil evaluasi, dikeluarkan usulan penetapan pemenang seleksi umum ini kepada Pejabat Pembuat Komitmen. Usulan ini selain dilengkapi surat dari panitia pengadaan, juga harus dilengkapi dengan data-data evalusi dan pertimbangan penetapan pemenang.

34. SURAT KEPUTUSAN PENETAPAN PEMENANG SELEKSI UMUM.Setelah dilakukan usulan penetapan seleksi umum, akan diterbitkan SK penetapan pemenang.

35. SURAT PENUNJUKAN PEMENANGSetelah terbit SK, panitia pengadaan akan mengeluarkan surat penunjukan pemenang.

36.PENANDATANGAN KONTRAKSetelah semua tahapan dilalui dan proses administrasi selesai, akan dilakukan penandatangan kontrak sesuai dengan tanggal yang disepakati bersama dan masih dalam masa waktu yang sesuai dengan rencana awal.

37. SPMKSetelah kontrak ditandatangani, panitia dan pejabat pembuat komitmen akan menerbitkan SPMK sehingga pekerjaan dapat segera dilaksanakan.

SEKIAN DAN TERIMA KASIH