standar operasional prosedur tata persuratan...
Post on 17-Jan-2020
47 Views
Preview:
TRANSCRIPT
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
TATA PERSURATAN PENGAJUAN SURAT KEPUTUSAN TENAGA PENGAJAR
(SKTP) DAN SURAT KEPUTUSAN JABATAN FUNGSIONAL (SK JAFUNG)
DOSEN NON PNS PTKIS
2019
KOORDINATORAT PERGURUAN TINGGI AGAMA ISLAM SWASTA WILAYAH II JAWA BARAT DAN BANTEN
Jl. AH. Nasution No. 105 Bandung
KATA PENGANTAR
Puji syukur penyusun panjatkan kepada Alloh SWT. Atas rahmat-Nya yang
telah tercurah, sehingga penyusun bisa menyelesaikan Buku Standar Operasional
Prosedur Tata Persuratan Pengajuan Surat Keputusan Tenaga Pengajar (SKTP)
dan Surat Keputusan Jabatan Fungsional (SK Jafung) dosen Non PNS di
lingkungan PTKIS Kopertais Wilayah II Jawa Barat dan Banten.
Semoga dapat digunakan sebagai pedoman dalam pelayanan PTKIS di
lingkungan Kopertais Wilayah II Jawa Barat dan Banten dengan sebaik-baiknya.
Atas tersusunnya SOP ini, disampaikan ucapan terimakasih kepada
seluruh pihak yang telah membantu dalam menyelesaikan penyusunan ini.
Bandung, Juni 2019 Tim Penyusun,
i
Tim Penyusun :
Penanggung Jawab : - Koordinator Kopertais Wilayah II Jawa Barat dan Banten
(Prof. Dr. H. Mahmud, M.Si.)
- Wakil Koordinator Bidang Administrasi Umum
Keuangan dan Ketenagaan
(H. Usep Dedi Rostandi, MA.)
Mentor : Sekretaris Kopertais Wilayah II Jawa Barat dan Banten
(Drs. H. Yaya Suryana, M. Ag.)
Proyek Leader : Kasubbag Administrasi Bina PTKIS
(Siti Masitoh, SE., ME.)
Pelaksana Tim Efektif : Deden Ali Murtado, S.PdI, M.Pd.
Ahmad Zaeni, S.Sos.I.
Muhammad Abduh, S. Fil.I.
Reza Prasetya Muchtar, S.Pd.
Zaenal Mutakin
Imron Abdullah, S.PdI.
ii
DAFTAR ISI
SK Koordinator Kopertais Wilayah II Jawa Barat dan Banten tentang Standar
Operasional Prosedur
SK Koordinator Kopertais Wilayah II Jawa Barat dan Banten tentang
Pembentukan Tim Penyusun
KATA PENGANTAR ………………………………………………………………………………………….. i
TIM PENYUSUN ……………………………………………………………………………………………… ii
DAFTAR ISI ……………………………………………………………………………………………………… iii
A. PENDAHULUAN ……………………………………………………………………………………… .. 1
B. TUJUAN ………………………………………………………………..………………………………… .. 1
C. PROSEDUR DAN ALUR PROSEDUR PENGAJUAN SURAT KEPUTUSAN TENAGA
PENGAJAR (SKTP) ………………………………………………………………..………………….. .. 2
1. Prosedur Pengajuan Surat Keputusan Tenaga Pengajar (SKTP)…………….. 3
2. Alur Prosedur Pengajuan Surat Keputusan Tenaga Pengajar (SKTP) ……. 4
D. PROSEDUR DAN ALUR PROSEDUR PENGAJUAN SURAT KEPUTUSAN JABATAN
FUNGSIONAL (SK JAFUNG) ………………………………………………………………………. 6
1. Prosedur Pengajuan Surat Keputusan Jabatan Fungsional (SK Jafung)…… 6
2. Alur Prosedur Pengajuan Surat Keputusan Jabatan Fungsional
(SK Jafung)……………………………………………………………………………………………. 7
iii
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
TATA PERSURATAN PENGAJUAN SURAT KEPUTUSAN TENAGA PENGAJAR (SKTP)
DAN SURAT KEPUTUSAN JABATAN FUNSGIONAL (SK JAFUNG) DOSEN NON PNS
DI LINGKUNGAN PTKIS KOPERTAIS WILAYAH II JAWA BARAT DAN BANTEN
A. PENDAHULUAN
Memberikan pelayanan yang berkualitas dan akuntabel merupakan tugas
dari pelayanan publik. Kopertais sebagai koordinatorat penyelenggaraan tata
kelola administrasi PTKIS berusaha memberikan pelayanan secara optimal.
Salah satu pelayanan di bidang administrasi ketenagaan adalah
Pembuatan Surat Keputusan Tenaga Pengajar (SKTP) dan Surat Keputusan
Jabatan Fungsional (SK Jafung), yang merupakan tahapan fungsional dosen Non
PNS di lingkungan PTKIS Kopertais Wilayah II Jawa Barat dan Banten.
Dalam rangka meningkatkan pelayanan, maka dipandang perlu untuk tertib
tata kelola persuratan dalam pengajuan Surat Keputusan Tenaga Pengajar (SKTP)
dan Surat Keputusan Jabatan Fungsional (SK Jafung) sehingga memudahkan
proses sesuai prosedur yang seharusnya.
B. TUJUAN
Standar Operasional Prosedur (SOP) ini bertujuan untuk memberikan
penjelasan tentang:
1. Tata persuratan yang tertulis berkaitan dengan ketentuan penulisan surat
pengajuan Surat Keputusan Tenaga Pengajar (SKTP) dan Surat Keputusan
Jabatan Fungsional (SK Jafung).
2. Waktu dan Prosedur pengajuan Surat Keputusan Tenaga Pengajar (SKTP) dan
Surat Jabatan Fungsional (SK Jafung).
1
C. PROSEDUR DAN ALUR PROSEDUR PENGAJUAN SURAT KEPUTUSAN TENAGA
PENGAJAR (SKTP)
1. Prosedur Pengajuan Surat Keputusan Tenaga Pengajar (SKTP)
a. Dosen Non PNS PTKIS di lingkungan Kopertais Wilayah II Jabar dan
Banten yang telah dinyatakan sebagai Dosen Tetap Yayasan dapat
segera diajukan untuk mendapatkan Surat Keputusan Tenaga
Pengajar (SKTP);
b. Surat permohonan Surat Keputusan Tenaga Pengajar (SKTP) di ajukan
oleh PTKIS ke Koordinator Kopertais Wilayah II Jawa Barat dan
Banten dengan melampirkan berkas persyaratan;
c. Penerimaan surat permohonan pengajuan Surat Keputusan Tenaga
Pengajar (SKTP) diterima dan diperiksa oleh petugas bagian
ketenagaan untuk diperiksa kelengkapan berkas persyaratannya,
berkas yang belum sesuai kelengkapannya dikembalikan untuk
dilengkapi melalui PTKIS;
d. Berkas yang sesuai kelengkapannya diajukan melalui petugas
persuratan di sampaikan ke Kasubag Bina PTKIS untuk di disposisikan
Sekretaris ke Koordinator Kopertais Wilayah II Jawa Barat dan
Banten;
e. Disposisi surat turun dari Koordinator Kopertais ke Sekretaris dan di
ketahui oleh Kasubag Bina PTKIS untuk di proses JFU bagian
Ketenagaan;
f. Surat Keputusan Tenaga Pengajar (SKTP) yang telah dibuat dan
diperiksa oleh Kasubag Bina PTKIS apabila sudah sesuai diparaf,
selanjutnya oleh Sekretaris dan Wakil Koordinator Bidang
Administrasi Umum, Keuangan dan Ketenagaan kemudian disahkan
oleh Koordinator;
g. Setelah pengesahan oleh Koordinator dan di ketahui oleh Sekretaris
dan Kasubag Bina PTKIS untuk selanjutnya oleh JFU Ketenagaan
diinformasikan dan diserahkan ke PTKIS dengan proses pembayaran
tarif layanan dan diarsipkan.
2
2. Alur Prosedur Pengajuan Surat Keputusan Tenaga Pengajar (SKTP) Pengajuan SKTP
KOORDINATORAT PERGURUAN TINGGI KEAGAMAAN ISLAM SWASTA WILAYAH II JAWA BARAT DAN BANTEN
NOMOR SOP 370/KOP.II/B2/06/2019
TGL.PEMBUATAN 14 Juni 2019
TGL. REVISI
TGL. EFEKTIF 24 Juni 2019 DISAHKAN 24 Juni 2019 NAMA SOP Tata Persuratan Pengajuan
SKTP dan SK Jabatan Fungsional Dosen Non PNS PTKIS
DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA 1. Undang Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayan Publik; 2. Undang Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang sistem Pendidikan Nasional; 3. Undang Undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi; 4. Peraturan Pemerintah Nomor 4 Tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Perguruan
Tinggi; 5. Keputusan Menteri Agama RI Nomor 155 Tahun 2004 tentang Kopertais; 6. Keputusan Menteri Agama RI Nomor 156 Tahun 2004 tentang Pemberdayaan, Pembinaan, Pengendalian dan Pengawasan
PTAIS; 7. Keputusan Menteri Agama RI Nomor 168 Tahun 2010 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Di
lingkungan Kementerian Agama; 8. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi RI nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman
Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan; 9. Keputusan Dirjen Pendidikan Islam Nomor: Dj. I/494/2007/Tahun 2007 tentang Pembentukan Koordinator Kopertais
Wilayah II Jawa Barat dan Banten;
10. Surat Keputusan Koordinator Kopertais Wilayah II Jawa Barat dan Banten Nomor: Un.05/II.2/KP.07.6/306/2015 tentang Pemberhentian dan Pengangkatan Wakil Koordinator, Sekretaris dan Bidang Ahli pada Kopertais Wilayah II Jawa Barat dan Banten.
1. Memiliki kemampuan pengolahan data sederhana.
2. Mengetahui tugas dan fungsi Sistem dan Prosedur Tata Persuratan.
3. Mengetahui tugas dan fungsi mekanisme pengajuan Surat Keputusan Tenaga Pengajar.
KETERKAITAN PERALATAN PERLENGKAPAN
1. Standar Opersional Prosedur Pengajuan Surat Keputusan Tenaga Pengajar (SKTP) 2. Pendokumentasian Surat Keputusan Tenaga Pengajar (SKTP)
1. Lembar Kerja / Rencana Kerja. 2. Komputer/Printer/Scanner. 3. Jaringan Internet.
PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN
Berkas yang tidak lengkap, maka SKTP tidak akan di terbitkan - Disimpan sebagai data elektronik dan manual
3
No Tahapan
Pelaksanaan Kegiatan
Uraian Kegiatan
PELAKSANAAN Mutu Baku
Keter PTKIS KOPERTAIS
JFU Kasubag Sekre taris
Koor dinator
Kelengkapan Waktu Out Put
1 Pengajuan Surat
Surat permohonan SKTP di ajukan oleh PTKIS ke Koordinator Kopertais Wilayah II Jawa Barat dan Banten dengan melampirkan berkas persyaratan;
Mulai
Surat Ajuan dan berkas
1 Hari yang sama
Disposisi
Penerimaan surat permohonan pengajuan SKTP diterima dan diperiksa oleh petugas bagian ketenagaan untuk diperiksa kelengkapan berkas persyaratannya, berkas yang belum sesuai dikembalikan untuk dilengkapi melalui PTKIS;
Surat Ajuan dan berkas
1 Hari yang sama
Disposisi
Berkas yang sesuai kelengkapannya diajukan melalui petugas persuratan di sampaikan ke Kasubag Bina PTKIS untuk di disposisikan Sekretaris ke Koordinator Kopertais Wilayah II Jawa Barat dan Banten;
Surat Ajuan dan Berkas
2 Hari
Disposisi
Disposisi surat turun dari Koordinator Kopertais ke Sekretaris dan di ketahui oleh Kasubag Bina PTKIS untuk di proses JFU bagian Ketenagaan
Surat ajuan dan berkas
Proses
penerbitan SKTP
4
2 Pembuatan SKTP
SKTP yang telah dibuat dan diperiksa oleh Kasubag Bina PTKIS apabila sudah sesuai diparaf, selanjutnya oleh Sekretaris dan Wakil Koordinator Bidang Administrasi Umum, Keuangan dan Ketenagaan kemudian disahkan oleh Koordinator;
Surat Keputusan
2 Hari
Disposisi
3 Penyerahan SKTP
Setelah pengesahan oleh Koordinator dan di ketahui oleh Sekretaris dan Kasubag Bina PTKIS untuk selanjutnya oleh JFU Ketenagaan diserahkan ke PTKIS dengan pembayaran tarif layanan dan diarsipkan
Selesai
Surat Keputusan
1 Hari
SKTP
Bandung, Juni 2019 Koordinator Prof. Dr. H. Mahmud, M.Si NIP.1962041988031001
5
D. PROSEDUR DAN ALUR PROSEDUR PENGAJUAN SURAT KEPUTUSAN JABATAN
FUNGSIONAL (SK JAFUNG)
Penerbitan Surat Keputusan Jabatan Fungsional (SK Jafung) dilaksanakan setiap
periode April dan Oktober, maka surat pengajuan dan berkas diajukan ke Kopertais
maksimal 1 (satu) bulan sebelum masa periodenya.
1. Prosedur Pengajuan Surat Keputusan Jabatan Fungsional (SK Jafung)
a. Dosen Non PNS yang telah mempunyai masa jabatan sekurang-kurangnya
2 tahun dari (Tanggal Mulai Tugas/TMT) sebagai Dosen Tetap Yayasan dan
telah mempunyai NIDN (Nomor Induk Dosen Nasional) berhak untuk
mengajukan Surat Keputusan Jabatan Fungsional (SK Jafung) dengan
memenuhi persyaratan diajukan melalui PTKIS;
b. PTKIS mengajukan surat permohonan dengan melampirkan berkas
persyaratan untuk penerbitan Surat Keputusan Jabatan Fungsional (SK
Jafung) ke Koordinator Kopertais Wilayah II Jawa Barat dan Banten melalui
JFU bagian persuratan;
c. Surat pengajuan diketahui Kasubag Bina PTKIS dilanjutkan oleh Sekretaris
untuk di disposisikan ke Koordinator;
d. Koordinator menurunkan disposisi ke Wakil Koordinator Bidang
Administrasi Umum, Kelembagaan dan Ketenagaan melalui Sekretaris;
e. Melalui Kasubag diserahkan ke bagian Tim Penilai Ketenagaan untuk
pemeriksaan berkas, jika berkas belum sesuai akan dikembalikan ke PTKIS
untuk dilengkapi.
Berkas yang telah sesuai, baik secara administrasi maupun Penilaian Angka
Kredit (PAK) akan diterbitkan Surat Keputusan Jabatan Fungsional (SK
Jafung);
f. Proses pengesahan oleh Koordinator melalui paraf Kasubag, Sekretaris,
Bidang Ahli Ketenagaan dan Wakor II Bidang Administrasi Umum,
Keuangan dan Ketenagaan;
6
g. Setelah pengesahan oleh Koordinator, diturunkan melalui Sekretaris dan
Kasubag ke JFU untuk diserahkan ke PTKIS dengan Pembayaran Tarif
Layanan ke Bendahara dan diarsipkan.
7
2. Alur Prosedur Pengajuan Surat Keputusan Jabatan Fungsional (SK Jafung)
KOORDINATORAT PERGURUAN TINGGI KEAGAMAAN ISLAM SWASTA WILAYAH II JAWA BARAT DAN BANTEN
NOMOR SOP 370/KOP.II/B2/06/2019 TGL.PEMBUATAN 14 Juni 2019 TGL. REVISI TGL. EFEKTIF 24 Juni 2019 DISAHKAN 24 Juni 2019 NAMA SOP Tata Persuratan Pengajuan SKTP dan
SK Jabatan Fungsional Dosen Non PNS PTKIS
DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA
1. Undang Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayan Publik; 2. Undang Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang sistem Pendidikan Nasional; 3. Undang Undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi; 4. Peraturan Pemerintah Nomor 4 Tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Perguruan
Tinggi; 5. Keputusan Menteri Agama RI Nomor 155 Tahun 2004 tentang Kopertais; 6. Keputusan Menteri Agama RI Nomor 156 Tahun 2004 tentang Pemberdayaan, Pembinaan, Pengendalian dan
Pengawasan PTAIS; 7. Keputusan Menteri Agama RI Nomor 168 Tahun 2010 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur
Di lingkungan Kementerian Agama; 8. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi RI nomor 35 Tahun 2012 tentang
Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan; 9. Keputusan Dirjen Pendidikan Islam Nomor: Dj. I/494/2007/Tahun 2007 tentang Pembentukan Koordinator Kopertais
Wilayah II Jawa Barat dan Banten; 10. Surat Keputusan Koordinator Kopertais Wilayah II Jawa Barat dan Banten Nomor: Un.05/II.2/KP.07.6/306/2015
tentang Pemberhentian dan Pengangkatan Wakil Koordinator, Sekretaris dan Bidang Ahli pada Kopertais Wilayah II Jawa Barat dan Banten.
1. Memiliki kemampuan pengolahan data sederhana. 2. Mengetahui tugas dan fungsi Sistem dan Prosedur Tata
Persuratan. 3. Mengetahui tugas dan fungsi mekanisme pengajuan Surat
Keputusan Jabatan Fungsional.
KETERKAITAN PERALATAN PERLENGKAPAN
1. SOP Pengajuan Surat Keputusan Jabatan Fungsional 2. Pendokumentasian Surat Keputusan Jabatan Fungsional
1. Lembar Kerja / Rencana Kerja. 2. Komputer/Printer/Scanner. 3. Jaringan Internet.
PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN
Apabila berkas belum sesuai dan terlambat, untuk surat pengajuan dan berkas SK Jafung maka akan menunda pelaksanaan penerbitan SK tersebut ke periode berikutnya.
- Disimpan sebagai data elektronik dan manual
8
No Tahapan
Pelaksanaan Kegiatan
Uraian Kegiatan
Pelaksanaan Mutu Baku Keter.
PTKIS
KOPERTAIS
JFU Kasubag Sekretaris Wakor II Koordinator Tim
Penilai Keleng kapan
Waktu Out Put
1 Pengajuan Surat
PTKIS mengajukan ke Kopertais dan diterima oleh JFU persuratan dan di disposisikan;
Mulai Surat
Ajuan dan berkas
1 Hari Disposisi
Disposisi surat diketahui oleh Kasubag Bina PTKIS diparaf dan di sahkan oleh sekretaris Kopertais untuk diajukan ke Koordinator;
Surat Ajuan dan
berkas 1 Hari yang sama
Disposisi
Koordinator menurunkan disposisi ke Wakil Koordinator Bidang Administrasi Umum, Kelembagaan dan Ketenagaan untuk diproses melalui Sekretaris;
Disposisi
2 Hari
Disposisi
Disposisi surat turunan dari Koordinator Kopertais ke Sekretaris dan disahkan oleh Kasubag, kemudian selanjutkan ke tim penilaian berkas;
Disposisi
1 Hari yang sama
Disposisi
2 Pemeriksaaan dan penilaian berkas Jafung
a. Oleh Tim Penilai/Ketenagaan dilakukan pemeriksaan berkas. * Berkas yang telah sesuai, baik secara administrasi maupun Penilaian Angka Kredit (PAK) akan diterbitkan Surat Keputusan Jabatan Fungsional (SK Jafung) melalui Kasubag ke JFU Ketenagaan. ** Berkas belum sesuai akan dikembalikan ke PTKIS untuk dilengkapi.
SK JAFUNG
2 Hari
Disposisi
9
3 b. Proses SK Jafung
Proses pengesahan oleh Koordinator melalui paraf Kasubag, Sekretaris, Bidang Ahli Ketenagaan dan Wakor II Bidang Administrasi Umum, Keuangan dan Ketenagaan;
SK JAFUNG 2 hari Disposisi
Setelah pengesahan oleh Koordinator, diturunkan melalui Sekretaris dan Kasubag kemudian oleh JFU diserahkan ke PTKIS dengan Pembayaran Tarif Layanan ke Bendahara
Selesai
SK JAFUNG
1 hari
SK JAFUNG
Bandung, Juni 2019 Koordinator Prof. Dr. H. Mahmud, M.Si NIP.1962041988031001
10
Contoh Surat Permohonan Pengajuan SKTP
Kepala/Kop surat PTKIS
tempat, tanggal - bulan - tahun
Nomor : …………………………………………… Lampiran : …………………………………………… Hal : Permohonan Penerbitan SKTP
Kepada Yth, Koordinator Kopertais Wilayah II Jawa Barat dan Banten Di
Bandung
Assalamu’alaikum Wr.Wb
Bersama ini kami sampaikan usulan penerbitan Surat Keputusan Tenaga Pengajar
(SKTP) dosen di PTKIS ,……………………………………………………………………………………
Untuk menjadi bahan pertimbangan, kami sampaikan lampiran berkas sebagai berikut :
1. SK Dosen Tetap Yayasan;
2. Ijazah S1 sampai dengan Ijazah terakhir dan Transkrip yang dilegalisir;
3. Daftar Usulan Penerbitan SKTP (Terlampir).
Demikian surat pengajuan penerbitan Surat Keputusan Tenaga Pengajar (SKTP) ini kami sampaikan semoga dapat diproses sebagaimana mestinya.
Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Ketua PTKIS……..
………………………………… NIP.
Lampiran
NO NAMA DOSEN TEMPAT, TANGGAL
LAHIR PENDIDIKAN
NOMOR INDUK YAYAYASAN
PRODI MATA KULIAH YANG DIAMPU
KETERANGAN
1
2
3
4
5 Dst…
Ketua PTKIS……..
…………………………………… NIP.
Contoh Surat Permohonan Pengajuan SK Jafung
Kepala/Kop surat PTKIS
tempat, tanggal - bulan - tahun
Nomor : …………………………………………… Lampiran : …………………………………………… Hal : Permohonan Penerbitan SK JAFUNG
Kepada Yth, Koordinator Kopertais Wilayah II Jawa Barat dan Banten Di
Bandung
Assalamu’alaikum Wr.Wb
Bersama ini kami sampaikan usulan penerbitan Surat Keputusan Jabatan Fungsional (SK
Jafung) dosen di PTKIS ,……………………………………………………………………………………
Untuk menjadi bahan pertimbangan, kami sampaikan lampiran berkas sebagai berikut :
1. SK Dosen Tetap Yayasan;
2. Ijazah terakhir;
3. SK Jafung sebelumnya (bagi yang pernah mengajukan);
4. Daftar Usulan Penilaian Angka Kredit (DUPAK) jabatan fungsional dosen;
5. Berkas sesuai bidang A, B, C dan D (Sesuai Tri Dharma Perguruan Tinggi).
Demikian surat pengajuan penerbitan Surat Keputusan Jabatan Fungsional (SK Jafung) ini kami sampaikan semoga dapat diproses sebagaimana mestinya.
Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Ketua PTKIS……..
………………………………… NIP.
Lampiran
NO NAMA DOSEN NIDN PRODI MATA KULIAH YANG
DIAMPU
BERKAS
KET.
A B C D
1
2
3
4
5 Dst…
Ketua PTKIS……..
…………………………………… NIP.
top related