solusi: inilah siklus penyusunan kpi

SIKLUS KEY PERFORMANCE Indicator (KPI)

Oleh:Mohamad Rojana Hamdan, ST., MM.

Pengalaman Konsultan di1) LKPP

2) Ranti Moslem Family3) PT Permodalan Siak

4) ReIndo5) etc.

Apa Itu Key Performance Indicators (KPI)?

Key Performance Indicator• Key Performance Indicators (KPI) adalah serangkaian indikator

kunci yang bersifat terukur dan dapat memberikan informasi sejauh mana sasaran strategis (suatu organisasi)sudah tercapai.

Oleh karena itu: KPI merupakan suatu performance metric yang secara nyata dan jelas terkait dengan sasaran strategis organisasi yang mampu mendorong organisasi sehingga menerjemahkan strateginya ke dalam terminologi yang bisa dikuantifikasi.

Selain itu KPI pun memiliki “SIKLUS”

Bagaimana kah Siklus Key Performance Indicators

(KPI) itu?

Siklus KPI

Cascading Key Performance Indicator

• Setelah dilakukan cascading dilanjutkan pembobotan dan diajukan ke manajemen

• Setelah disetujui dibuatlah kontrak manajemen.

Pendekatan Penyusunan KPI• Balanced Scorecard (BSC)• Six sigma• ISO 9001• Malcolm Baldridge• Kriteria Penilaian Kinerja Unggul (BUMN)• Penilaian Kinerja untuk organisasi nirlaba

Mengenali KPIKPI sebagai alat ukuran pengontrol, misalnya hasil

produksi per jam, volume penjualan setiap area, tingkat persediaan dan sebagainya.

Menunjukkan apa yang akan diukur, bukan berapa banyak atau kearah mana.

Karena itu memberikan suatu ukuran bukan sasaran atau standar yang sebenarnya.

Indikator umumnya praktis dan feasible (layak) agar mudah dikenal serta monitor terhadap keberhasilan.

Berarti indikator merupakan fakta berdasarkan data & kondisi di lapangan, bukan mengada-ada.

Contoh:KPI Berbasis Balanced

Scorecard

Arah tidak jelas Terlalu banyak arah Arah satu dan jelas

• Mengapa penting menentukan KPI ?

Direksi Direksi Direksikaryawan

karyawankaryawan

• Isinya apa?- Arah dan Pengembangan Organisasi- Sasaran, ukuran, Target, inisiatif/Program,

budget ,PIC

VALUE-CREATING PROCESS

TANGIBLE ASSETS

INTANGIBLE ASSETS

CUSTOMER VALUE

PERSPEKTIF KEUANGAN

PERSPEKTIF CUSTOMER

PERSPEKTIF PROSES

PERSPEKTIF PEMBELAJARAN DAN PERTUMBUHAN Human Capital Information

Capital Organization Capital

Operations Management

Processes

Customer Management

Processes

Innovation Processes

Regulatory and Social

Processes

Customer Value Proposition(More Value-Added)

Long-Term Shareholder Value

Process that produce and

deliver products and

services

Process that enhance customer

value

Process that create new

products and services

Process that improve

community and the

environment

SkillsTraining

Knowledge

SystemsDatabasesNetworks

CultureLeadershipAlignmentTeamwork

Objectives

• Fast ground turnaround

Statement of what strategy must achieve

and what’s critical to its

success

Target

• 30 Minutes• 90%

The level of performance

or rate of improvement

needed

• Cycle time optimization

Key action programs

required to achieve

objectives

InitiativeMeasurement

• On Ground Time

• On-Time Departure

How success in achieving the strategy

will be measured and

tracked

Strategic Theme: Operating Efficiency

ProfitabilityFinancial

Learning

Morecustomers

Ground crew alignment

Lowest prices

Fewer planes

Customer

Internal

Fast ground turnaround

Strategy Map: Diagram of the cause-and-effect relationships

between strategic objectives

Flight Is on time

Pemahamannya.....

KPI

• % Ground crew trained

• % Ground crew stockholders

Objectives Measurement

• Market Value• Seat Revenue• Plane Lease

Cost• FAA On Time

Arrival Rating• Customer

Ranking (Market Survey)

• On Ground Time

• On-Time Departure

Strategic Theme:Operating Efficiency Initiative

• Cycle time optimization program

• ESOP• Ground crew

training

• Quality management

• Customer loyalty program

Target

• 30% CAGR• 20% CAGR• 5% CAGR

• #1

• #1

• 30 Minutes• 90%

• yr. 1 70%yr. 3 90%yr. 5 100%

ProfitabilityFinancial

Learning

MoreCustomers

Ground Crew Alignment

Lowest Prices

Fewer Planes

Customer

Internal

Fast Ground Turnaround

Flight Is on Time

• Profitability• More

Customers

• Fewer planes• Flight is on -

time• Lowest prices

• Fast ground turnaround

• Ground crew alignment

Contoh : Penentuan KPI di Maskapai Penerbangan

KPI

• SOP for all level

• Controling/ make sure SOP done

Contoh Bad KPI• Judul KPI/ Objectives: Meningkatkan Penjualan • Definisi: perubahan penjualan dari perbulan• Pengukuran/ Measure: Total Penjualan di semua

region • Target: meningkat setiap bulan

Contoh Good KPI Judul KPI/ Objectives: Turnover Karyawan Definisi: total jumlah karyawan yang resign ditambah jumlah

karyawan yang diberhentikan dibagi total karyawan pada awal tahun.

Pengukuran/ Measured: dinyatakan dalam nilai indeks atau prosen (%).

Target: mengurangi Turnover Karyawan sebesar 5% per tahun.

KAMI MELAYANI• Jasa Studi Kelayakan• Jasa Survey Kepuasan Konsumen• Jasa Survey Kepuasan Karyawan • Jasa Evaluasi Sistem dan Metode Dalam Proses

Bisnis/Produksi• Jasa Job Analysis, Job Description dan Job Evaluation• Jasa Work Load Analysis (WLA) atau Analisa Beban Kerja (ABK)• Jasa Key Performance Indicator (KPI)• Jasa Standard Operating Procedure (SOP)• Pelatihan dan Pengembangan Manajemen/Staf

PENGALAMAN KAMI • Standar Operational Prosedur (SOP): Yayasan Pendidikan Indonesia

(bimBA – aiueo); Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang Jasa Pemerintah (LKPP); Kantor Dinas Pelayanan Pajak DKI Jakarta; PT Citra Busana Indonesia (Ranti Moslem’s Family)

• Monitoring dan Evaluasi Pelaksanaan SOP: Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang Jasa Pemerintah (LKPP)

• Job Analysis – Job Evaluation: PT. Kanaya• Work Load Analysis (Analisis Beban Kerja): PT. ReIndo• Key Performance Indikator (KPI) Dengan Balanced Scorecard: PT. KCJ• Evaluasi Proses Pengadaan B/J: Fakultas Kedokteran UI• Employee Satisfaction Survey: PT. Pandu Selamat Utama; PT Surya

Mandistrindo; PT Petrojaya Boral PlasterBoard; PT AMEC Berca Indonesia; PT (Persero) Pelabuhan Indonesia II

• Olah Data Statistika (SPSS / Eviews): RSCM; FKUI; Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang Jasa Pemerintah (LKPP)

• Dst...

Menghubungi KamiPT. Solusi Bina Utama (SBiU)Jl. Komarudin II No 63 Jakarta Timur021- 4807678 (Office)021- 4807678 (Fax)085881153889 (Mobile)